BELGIAN / RONDETAFELGESPREK IT-BUDGETTEN
STRATEGY
Wat is de plaats van een it-departement binnen een bedrijf, wordt het beheerd als een cost of als een profit center, en hoe verreken je de it-kosten naar de business toe? Soms heel prangende vragen waarop moeilijk te antwoorden valt, tenzij je natuurlijk een aantal doorwinterde specialisten rond de tafel brengt die het allemaal al meegemaakt hebben.#Frans Godden
I
t en financiën is dansen op een slappe koord, dat is nooit anders geweest, daarover zijn al onze gesprekspartners het eens. Het is dan ook niet echt verwonderlijk dat de meesten onder hen in de loop der jaren van hun it-departement een afzonderlijke entiteit hebben gemaakt, net zoals Vandemoortele (zie kader). Zo ook bij ADMB, de sociale en hr-dien-
niet kunnen profileren als een profit center, maar echt met een cost center moeten werken en enkel de kosten kunnen doorrekenen die effectief gemaakt zijn - dus erg complexe doorrekeningsmechanismen.”
Geen individuele aankopen meer
Ook Philippe Niesten van Her-
dure volgen via de informaticadienst en dat remt de meest impulsieve wel af. Als het materiaal niet door onze diensten aangekocht werd, installeren we het gewoon niet en komt het nooit op het netwerk. Dat was wel een beslissing die heel slecht ontvangen werd, maar een gevolg is wel dat onze kosten de jongste jaren erg stabiel gebleven zijn.”
Is IT een profit of cost center? stenleverancier. Koen Van Loo, informaticadirecteur van de ADMBgroep: “Wij hebben ook een aparte entiteit, het personeel werkt onder mijn verantwoordelijkheid maar wordt wel op de payroll van de business units gezet als ze dedicated voor hen werken, waardoor we een stukje van de complexiteit van de doorrekening vermijden. Er is natuurlijk nog altijd gemeenschappelijk personeel dat wel doorgefactureerd moet worden, en dat is
Philippe Niesten maakt hier wel van de gelegenheid gebruik om te waarschuwen voor verborgen kosten. “Wat vaak vergeten wordt bij een ontwikkelingsproject is wat je eigen personeel gaat kosten. Als je verantwoordelijk bent voor de informatica, dan weet je wat een programmeur of een analist of een projectmanager je ongeveer zullen kosten, zodat je kan berekenen hoe duur een project zal worden. Maar wat je niet kan berekenen is hoeveel mensen je moet vrijmaken voor het project, hoeveel zij kosten, blijven ze heel de tijd op het project zitten, enzovoort. Het gaat hier soms over 20-30 mensen die erbij betrokken zijn, soms deeltijds, maar als je alles optelt, kan dat uiteindelijk nog duur uitvallen.”
Afzonderlijke budgetten
Francesco Spadavecchia van Tenneco komt hier wel met een pertinente vraag: “Wat als de budgetten overschreden worden, wie draait er dan op voor de kosten de business?”. Voor Luc Delombaerde is het duidelijk: “In principe betaalt de business voor time and material, maar er is wel een
stal Group laat zich in dezelfde zin uit. “Bij ons was alles voordien per business unit georganiseerd, nu hebben we het terug gecentraliseerd op het vlak van kosten. Geen enkele kost is nog direct gebonden aan een business unit, we herfactureren alles maandelijks en maken op het einde van het jaar de balans op. Op een bepaald moment hadden we geen controle meer over de informaticakosten in alle business units omdat ze verschil-
“Wat als de budgetten overschreden worden, wie draait er dan op voor de kosten - de business?” wel een complex gegeven. We werken vandaag voor meer dan 20 business units met elk specifieke eigenschappen, en daarnaast ook nog voor externe klanten die ook op onze infrastructuur zitten. Een bijkomende complexiteit voor de interne klanten is dat wij ook zeer sterk afhankelijk zijn van overheidsregulering waardoor we it 22
DATA NEWS NR 10 • 14/5/2010
lende budgetten gebruikten voor hun aankopen en dat was uiteindelijk voor ons niet meer te beheren. Dus hebben we vijf jaar geleden het beleid volledig omgegooid, alles gecentraliseerd en op die manier onze kosten serieus kunnen terugschroeven. De mensen kopen nu veel minder aan want ze moeten een hele proce-
Hendrik Deckers, stichter en afgevaardigd bestuurder CIOnet.