Servicio de realización de pruebas especiales por Laboratorio Echevarne
Barcelona, 14 de septiembre 2015
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1. Presentación de servicios El objetivo esencial es prestar un servicio de calidad ajustado a las necesidades de MEDAS. Para ello, Laboratorio Echevarne plantea un modelo de servicio orientado a garantizar los siguientes objetivos:
- Dar un soporte adecuado ofreciendo un servicio de calidad y garantizando una comunicación rápida y fluida.
- Alcanzar un modelo de informatización capaz de gestionar la totalidad de los procesos y actividades del laboratorio e intercambiar la información a tiempo real. De manera general, el servicio de laboratorio de referencia establece:
- Aportación de material necesario para la correcta remisión y envío de las -
muestras. Tiempo de respuesta. Solicitud informática de pruebas Sistema de transmisión informático de los resultados Mejoras adicionales propuestas por Laboratorio Echevarne
2. La solicitud de servicio La solicitud de pruebas se efectuarán vía Petición on line a través del Portal de Gestión Acceso Web Profesionales (ver apartado 8. Sistema de información y comunicación). Las peticiones deberán ser cursadas por el personal de MEDAS. La transferencia de datos garantizará en todo momento las normas de protección de datos de carácter personal. Toda solicitud de servicio deberá contener la información esencial para la identificación del paciente, el solicitante y las pruebas solicitadas.
1. Información demográfica y administrativa: - Fecha nacimiento - Sexo - Nº de petición - Nº de referencia externo - Fecha de toma de las muestras 2. Las pruebas/perfiles solicitados
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3. Identificación de muestras Laboratorio Echevarne suministrará las etiquetas código de barras para la identificación única de las muestras del paciente. Todas las muestras deben estar correctamente identificadas mediante el sistema de etiquetas para incorporarlas a la solicitud on line.
4. Condiciones de preparación y conservación de las muestras Las condiciones de preparación y conservación de las muestras se pueden consultar en el catálogo de pruebas a través del Portal de Gestión Acceso Web Profesionales (ver apartado 8. Sistema de información y comunicación). El Catálogo permite a los profesionales conocer los detalles de cada prueba: . Tipo de muestra . Contenedor primario . Volumen . Condiciones de extracción . Condiciones de transporte . Condiciones de conservación . Plazo máximo de respuesta . Técnica . Valores de referencia En el Portal de Gestión Acceso Web Profesionales se pueden consultar los cambios realizados en el Catálogo (alta/baja pruebas, cambios en los intervalos de referencia y modificaciones en la preanalítica) ver la fecha del cambio y el cambio producido. Asimismo, se introducirá un link en el nombre de la prueba para acceder de forma instantánea a la ficha técnica de la misma
5. Preparación de las muestras para el transporte Respecto a las condiciones del transporte, éste se realizará en recipientes estancos, herméticamente cerrados, a diferentes temperaturas según las pruebas solicitadas (refrigerado, congelado, temperatura ambiente, etc.) y siempre teniendo en cuenta el cumplimiento de la normativa ADR vigente. Las muestras se enviarán de acuerdo al sistema de contención triple básico:
- Recipiente primario, adecuados a cada característica de la muestra en cuestión
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- Embalaje secundario. Como embalaje secundario se utilizarán bolsas de polietileno cerradas con pinza y contenedores de tubos. En caso de muestras congeladas se colocarán en los sistemas contenedor/petaca que deberán permanecer en el congelador 24 horas antes de su utilización.
- Embalaje/envase exterior o terciario: Laboratorio Echevarne utiliza para sus envíos contenedores especiales que cumplen normativa (Instrucción de embalaje P650 de la ADR) y etiquetado UN 3373 con leyenda Muestra Biológica Categoría B. Su fabricación garantiza que en las condiciones normales de transporte no se produzcan roturas debidas a vibraciones o a cambios de temperatura, de humedad o de presión. Asimismo, dentro del embalaje secundario deberán introducirse las muestras con una esponja cuya función principal es de absorber, así como amortiguador al objeto de garantizar la integridad de las muestras durante su transporte. El embalaje terciario incorpora una etiqueta código de barras que garantiza su trazabilidad, así como un sistema de seguridad tipo brida que garantiza la no manipulación de las muestras.
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Registro del envío Al objeto de garantizar la trazabilidad del envío de las muestras, cada envío llevará un documento (F-1192 Control recogida y entrega de muestras diagnóstico) en el que se especificará los siguientes datos:
- Persona de los centros que entrega las muestras, fecha y hora - Identificación de la persona de la empresa de transportes que efectúa la -
recogida Identificación de la persona de la empresa de transportes que efectúa la entrega, fecha y hora Identificación de la persona del Laboratorio Echevarne que recibe las muestras, fecha y hora de recepción de las muestras (en Laboratorio Echevarne)
6. Consulta on line de resultados El Portal de Gestión Acceso Web Profesionales (ver apartado 8) permite:
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Consulta de resultados Visualizar los resultados en pantalla en tiempo real Visualizar la evolución de valores de una prueba de forma gráfica Impresión de resultados Exportación a formato PDF del informe de resultados, totales o parciales i no están finalizadas todas las pruebas Seguimiento on-line del estado de la solicitud. El usuario puede consultar el estado de la petición, así como el estado de las pruebas (Pendiente, En curso, Finalizado). Para cada petición el sistema es capaz de informar de los siguientes estados: Finalizada, Resultados parciales, Falta Documentación, Sin resultados
Plazo de entrega de resultados Los tiempos de respuesta se definen en el Catálogo de pruebas que puede consultar en la web www.echevarne.com Los plazos indican el tiempo transcurrido desde la recepción de la muestra hasta la disponibilidad de los resultados a través del sistema de información
7. Solicitud de material para el envío de muestras Todo el material empleado para la correcta remisión de las muestras que garantice la integridad, la conservación y la trazabilidad de las mismas, y la reposición del mismo será por cuenta del Laboratorio Echevarne. La solicitud de este material se realizará mensualmente de forma programada adjuntando el formulario de Solicitud de material (F-156-04)
1. Cumplimente formulario de Solicitud de material indicando las unidades del material que desee solicitar.
2. Una vez cumplimentado, envíelo a pedido.cliente@echevarne.com especificando los datos del centro (Nombre y dirección)
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8. Sistema de información y comunicación El Portal de Gestión Acceso Web profesionales permitirá que cualquier usuario desde su estación de trabajo pueda:
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Realizar solicitud de pruebas/perfiles on line Consultar y visualizar los resultados en tiempo real Visualizar la evolución de valores de una prueba de forma gráfica Impresión de resultados Exportación a formato PDF del informe de resultados, totales o parciales i no están finalizadas todas las pruebas Seguimiento on-line del estado de la solicitud. El usuario puede consultar el estado de la petición, así como el estado de las pruebas (Pendiente, En curso, Finalizado). Para cada petición el sistema es capaz de informar de los siguientes estados: Finalizada, Resultados parciales, Falta Documentación, Sin resultados Acceso al Catálogo de Pruebas. El Catálogo permite a los profesionales conocer los detalles de cada prueba: . Tipo de muestra . Contenedor primario . Volumen . Condiciones de extracción . Condiciones de transporte . Condiciones de conservación . Plazo máximo de respuesta . Técnica . Valores de referencia Ver los cambios en el Catálogo de Pruebas. En el Portal de Gestión se pueden consultar los cambios realizados en el Catálogo (alta/baja pruebas, cambios en los intervalos de referencia y modificaciones en la preanalítica) ver la fecha del cambio y el cambio producido. Asimismo, se introducirá un link en el nombre de la prueba para acceder de forma instantánea a la ficha técnica de la misma.
- Consulta de documentación adicional de interés. Se podrá acceder al Manual de Fase Preanalítica del Laboratorio y formatos de interés usados en el normal desarrollo de las solicitudes (carta de portes, consentimiento informado…) Dentro del Portal de Gestión, se puede incluir cualquier funcionalidad o necesidad adicional que se precise. Si se considera oportuno, se crearán tantos usuarios de acceso web como sean necesarios.
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9. Servicios adicionales Laboratorio Echevarne ofrece el apoyo necesario al personal facultativo de MEDAS para la puesta a punto de aquellas técnicas que finalmente decidan procesar en sus instalaciones. En este sentido, Laboratorio Echevarne pone a su disposición su conocimiento y participación para la implantación y validación de nuevas técnicas y/o métodos analíticos. La Unidad de Genética molecular del Laboratorio Echevarne está registrada en diversas redes a nivel internacional que favorecen la gestión de pruebas muy específicas, en los mejores centros de referencia. En este sentido, Laboratorio Echevarne realizará las gestiones necesarias para el envío de las muestras de aquellas pruebas no incluidas en su catálogo al/los centro/s de referencia integrado/s en la red internacional, hasta la entrega final del informe a los servicios solicitantes. Laboratorio Echevarne dispone de un servicio de atención que tiene como objetivo brindar atención y respuesta a las consultas realizadas sobre aspectos preanalíticos, analíticos y semiológicos de las magnitudes biológicas del catálogo así como asesoramiento sobre la interpretación y explotación diagnóstica de los informes de resultados.
Responsable: Magda Pujols Teléfono: 902 525 500 E-mail: mpujols@echevarne.com Horario de atención: L a V de 8 a 19h
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