Ludvika Kommunfastigheter Affärsplan

Affärsplan 2016–2019

Innehåll Ett omsorgsfullt byggande

05

Om Ludvika kommunfastigheter

06 08 10 11

Inledning av VD.

Vision – Det bästa fastighetsbolaget, värdegrund.

Fastigheter som Ludvika kommunfastigheter förvaltar. Ägaren bestämmer syftet med bolaget.

Verksamheten styrs mot mål.

Ekonomi

12

Kund

14

Verksamhet

16

Personal

18 20

Nyckeltal & fakta

22

Sparar energi och pengar, m.m.

Service och värdskap, marknadsföring, m.m.

Styrning och utveckling, fokus på miljö och säkerhet.

Attraktiv arbetsgivare, nöjda medarbetare, fördelar som anställd.

Vi-känsla, personalutveckling, arbetsglädje m.m.

Ekonomi, kund, personal.

Ett omsorgsfullt byggande Ludvika kommunfastigheter AB är sedan 2013 kommunens fastig­ hetsbolag, som ansvarar för alla kommunala fastigheter och lokaler.

Ett av våra viktigaste mål är att ha nöjda kunder och lokalnyttjare, och vi lägger stor möda på att bygga en organisation och en kultur som gör att vi kan nå det målet.

Det byggandet kan liknas vid att bygga ett hus: det ska ha ett attrak­ tivt läge, stå stadigt, ha hög kvalitet och det krävs att alla inblandade i byggandet gör sitt bästa.

Ludvika är idag en attraktiv kommun, med tillväxt, framtidstro och positiva tongångar inom de flesta områden.

Stabiliteten i bygget arbetar vi målmedvetet fram med styrdoku­ ment, värdegrunder, vi-känsla och målstyrning. Vi är en naturlig samar­ betspartner för kommunen när den ska växa och behöver nya bostäder, skolor och arbetsplatser. Då gäller det att vår grund är stadig.

Ett hus ska stå länge. Vår organisa­ tion ska klara många utmaningar.

Byggnadsmaterial, underhåll och kvalitet är därför avgörande. Vi har

”VI BYGGER VÅR ORGANISATION FÖR MÄNNISKOR.” idag en hög kvalitet på kunskap, utbildning och erfarenhet.

Att bygga en organisation eller ett hus är ett lagar­ bete – alla är lika viktiga för att få helheten att fungera, och alla kan bidra med sin yrkeskunskap och erfarenhet.

På samma sätt som hus byggs för människor, bygger vi vår organisation för människor: kunder, hyres­ gäster, lokal­ nyttjare och anställda.

Ulf Rosenqvist VD, Ludvika kommunfastigheter AB

6

LKF Affärsplan Om LKF

Om Ludvika kommunfastigheter VISION – DET BÄSTA FASTIGHETSBOLAGET

Ludvika kommunfastigheters vision ”Det bästa fastighetsbolaget” är ledstjärnan i kontakterna med våra kunder. Vi är en tillgänglig och engagerad serviceorgani­ sation som med rätt kvalitet och nytänkande bygger, anpassar och förvaltar lokaler.

VÄRDEGRUND

Våra värdegrunder ska genomsyra vårt dagliga arbete. De är ledstjärnorna i vårt sätt att bemöta varandra, våra kunder, hyresgäster, lokalutnyttjare och samverkanspartners. Våra värdegrunder sammanfattas med de tre ledorden trygghet, effektivitet och affärsmässighet.

Trygghet, effektivitet & affärsmässighet

FUNKTIONSPLAN LUDVIKA KOMMUN TRYGGHETEN KB LUDVIKA KOMMUNFASTIGHETER AB Styrelse

LUDVIKAHEM AB Styrelse

STORA BRUNNSVIK AB Styrelse Verksamhetsutvecklare

VD

ADMINSTRATION

Affärsutveckling Arkivering Data/IT Diarium Dokumentstyrning Ekonomi och finans Juridik Krav, Inkasso Målstyrning Personal Posthantering Redovisning Styrelseadminstration Utbildning

BYGG

Fastighets­ utveckling Försäkringar Upphandling Investeringar Miljöfrågor Myndighetsfrågor Nybyggnation Underhåll Projektering Årsentreprenörer

FÖRVALTNING

Drift Fastighetsskötsel Fastighetsekonomi Felanmälan Hantverkare Husvärdar Jour/beredskap Lokalvård Markskötsel – sommar/vinter Reparationer Skötsel/tillsyn Säkerhet/lås /larm/brand

MARKNAD

Besiktningar Bobutik Hemsidor Information Kampanjer Kontrakt Kundtidningar Marknadsföring Massmedia Reklam/PR Uthyrning Varumärket

8

LKF Affärsplan Om LKF

MÅNGA OLIKA TYPER AV LOKALER Ludvika kommunfastigheter förvaltar fastigheter med sammanlagt 227 642 kvadratmeters yta (utöver bostäder, som förvaltas av dotterbolaget Ludvika­ Hem). De flesta ägs av Ludvika kommun. En del av lokalerna hyrs, främst en stor del av de särskilda boendeformerna.

Närmare en fjärdedel av ytan är skolor och nästan lika mycket är särskilda bo­ende­former. Dessutom ingår exempelvis barnomsorg, förvaltningslokaler, idrottsplatser, fritidslokaler och kulturlokaler.

I KOMMUNEN FINNS

17 skolor 19 förskolor 16 idrottsplatser

28 särskilda boenden 9 förvaltningslokaler

50

SÖRVIK

HÅKSBERG 50

Övre Hillen

BURENS LANDFORSEN

FASTIGHETER SOM LUDVIKA KOMMUNFASTIGHETER FÖRVALTAR

50

ICKORBOTTEN BÄRHOLMARNA

BISKOPSNÄSET LAGGARUDDEN GEORGSBERG

Industri

MO RIK T FAL SVÄ UN G

HAMMARBACKEN

Bebyggelse Väsman

Förvaltade fastigheter

50

IVIKEN

Tätort

MARNÄS

ÅS ER ST 6 VÄ G 6 OT VÄ M IKS R

LUDVIKA CENTRUM

HAGALUND

ABB HÖGBERGET

FINNÄSET

MAGNET RASFALLET HÖGBERGET

O BR 0 RE 5 Ö ÄG T O KSV RI

63

KNUTSBO

LUDVIKA GÅRD

M

50

NOTGÅRDEN

LORENSBERGA KNUTSBO

V

N S

NISSBO

Ö

JÄGARNÄS ÖSTANSBO

10

LKF Affärsplan Om LKF

ÄGAREN BESTÄMMER SYFTET MED BOLAGET Ludvika kommun har valt att föra över drift och förvaltning av sina fastigheter till ett helägt fastighetsbolag, Ludvika kommunfastigheter. Att driva fastighetsförvalt­ ning i aktiebolag ger bättre möjligheter att fatta snabba beslut, ger större handlings­ frihet och ökar anpassningsförmågan.

Att samordna förvaltningen för samtliga kommunens lokaler och bostäder ger ett helhetsperspektiv med möjlighet till en långsiktigt hållbar fastighetsekonomi.

INRIKTNING PÅ BOLAGET Bolaget ska äga, förvalta och hyra ut fastigheter för att alla kommunala verksamheter ska ha tillgång till lokaler. Även andra fastigheter som ägs av kommunen kan förvaltas av bolaget.

Bolaget ska vara en aktiv aktör på fastighetsmarknaden och medverka till att trygga lokalbehovet för näringslivet, främst för småindustri- och tjänsteföretag.

Bolaget ska utöva ägarstyrning av alla bolagen i koncernen så som kom­ munen beslutar.

LEDNINGSGRUPP Ulf Rosenqvist – vd

VERKSAMHETEN STYRS MOT MÅL Ludvika kommunfastigheter arbetar med mål­ styrning i form av balanserade styrkort. Det är en praktisk modell för ledning, styrning och uppföljning av företagets verksamhet. På ett strukturerat sätt omsätts företagets vision till det vardagliga arbetet.

Målstyrningsmodellen bygger på de fyra per­ s­pektiven: EKONOMI KUND VERKSAMHET PERSONAL

De fyra perspektiven måste vara i balans för att på lång sikt upprätthålla och förbättra en god kvalitet och en god ekonomi. Något per­ spektiv får inte bli viktigare än de övriga. Även i sämre tider är det bra med den helhetssynen, eftersom det då blir tydligare var insatserna gör mest nytta.

Målstyrningen utvecklar samspelet, delaktig­ heten och kommunikationen inom personalen och med kund, lokalnyttjare, entreprenörer och ägare.

Mätetalen inom varje perspektiv bestäms med utgångspunkt från styrelsens strategiska ställningstaganden. Strategierna bryts ned i mätbara mål, med sikte på visionen Det bästa fastighetsbolaget. Måluppfyllelsen mäts bland annat genom kvalitetsmätningar i form av en­ käter för personal och brukare av lokaler. Svar­ en på enkäterna styr stora delar av åtgärderna, vilket innebär ett ständigt förbättringsarbete.

Lars Thoreus – förvaltningschef Jan Hedberg – byggchef Anette Lindberg – administrativ chef Hans Gustavsson – marknads­chef Gunilla Hultin – verksamhetsutvecklare STYRELSELEDAMÖTER Ingvar Henriksson (s), ordförande Mikael Hjort (mp), vice ordförande Jörgen Hammarin (s) Gaby Back (m) Conny Bringås (v) Fredrik Trygg (sd) Bengt Åkman (bop) STYRELSE­ SUPPLEANTER Monica Åhlén (s) Kurt Josefsson (s) Elin Lundström (mp) Alexander Trygg (sd) Torbjörn Åker (m) Per-Ragnar Fredriksson (v) Mauritz Bropetters (c) ARBETSTAGAR­ REPRESENTANTER Magnus Svensson, ordinarie (Vision) David Helsing, ersättare (Vision) Leila Swedin, ordinarie (Kommunal) Gun Liljedahl, ersättare (Kommunal)

12

LKF Affärsplan Ekonomi

Ekonomi

Det övergripande målet är att Ludvika kommunfastigheter ska bedriva en aktiv och effektiv förvaltning av kommunens fastigheter samt redovisa vinstresultat och kon­ solidera bolaget.

Det är svårt att jämföra det ekonomiska utfallet mellan kommunal förvaltning och den nuvarande i aktiebolagsform. Inriktningen är att besparingar kan göras tack vare att administration och förvaltning sker gemensamt i stället för i två parallella organisationer (som tidigare var kommunens fastighetsavdelning och LudvikaHem). En gemensam fastighetskoncern för hela Ludvika kommun ger en effektivare organisation med ökad produktivitet. Dessutom förändras rutiner för att kommunens lokaler ska kunna användas ännu mer effektivt.

SPARAR ENERGI OCH PENGAR Driften av värme- och ventilations­ anläggningar optimeras för att minska energiförbrukningen och värna miljön, med bibehållet eller bättre inomhus­ klimat.

”Bra överblick över temperaturer och verkningsgrader.”

– Fredrik Helsing, drifttekniker

– Vi har styrsystem som gör att vi har en bra överblick över exempelvis temperaturer och verkningsgrader, säger Fredrik Helsing, som arbetar med värme och ventilation inom driftgruppen.

– Dels är det viktigt med underhåll och rengöring samt injustering av ventiler och flöden. Dels byter vi ut exempelvis pumpar och fläktar mot mer energisnåla varianter.

MÅL Ett långsiktigt resultat på i genom­snitt minst en och högst två procent av netto­ omsättningen.

14

LKF Affärsplan Kund

Kund

Det övergripande målet är att koncernens kunder, nyttjare och hyresgäster ska vara nöjda med bolagets arbete.

När de verksamhets- och lokalansvariga inom kommunens skolor, förskolor, äldreboende och förvaltningslokaler svarade på den senaste kundenkäten gav det ett sammanlagt nöjd kund-index, NKI, på 68. Service och bemötande fick ge­ nomgående höga betyg, liksom säkerhet och trygghet.

FOKUS PÅ SERVICE OCH VÄRDSKAP Att få ännu fler nöjda kunder kräver ett långsiktigt arbete som är hållbart över tid. Att verksamheten fungerar väl är ett självklart krav, men lika viktigt är att kunden känner trygghet. Där ingår att känna sig väl mottagen av samtliga med­ arbetare från fastighetsbolaget man kan komma i kontakt med. Därför ska alla anställda vara väl insatta i begreppet värdskap, och det förhållningssättet ska genomsyra hela verksamheten.

Fastighetsskötare, lokalvårdare och hantverkare möter ofta även kundens kund i sitt arbete, till ex­ empel barn och tonåringar på förskolor och skol­ or samt psykiskt sjuka eller dementa som bor på särskilda boenden. Varje arbetssituation är unik, och det är viktigt att vara bra människokännare och visa respekt. Allt detta kräver duktiga och serviceinriktade medarbetare.

MÅL Genomföra kundenkät vartannat år.

Nöjd kund-index, NKI 75.

KONTAKT PÅ MÅNGA SÄTT Kundens personliga kontakter hos Ludvika kom­ munfastigheter är i allmänhet lokalvårdaren eller fastighetsskötaren. Kommunikationen med dem som använder lokalerna sker också via hemsidan och tidningen LokalNytt. Där finns bland annat kontaktuppgifter, lediga lokaler och byggprojekt på gång.

LokalNytt LokalNytt INFORM ATION

TILL DIG SOM

FINNS I LUDVIK

A KOMMU

NS LOKALE

R NR. 2

Juni 2015 |

ludvikakf.se

INFORMA TION TILL

DIG SOM

FINNS

I LUDVIKA

KOMMUN

S LOK

ALER

NR. 3

September 2015

| ludvi

kakf.se

Information som når fram!

Genom vår sajt och vårt informationsblad får kunderna den information de söker och behöver.

PLANERAR TILLSAMMANS I sitt arbete som fastighetsskötare på Lorensbergaskolan behöver Jimmy Andersson ha en bra relation med både personal och elever för att arbetet ska fungera smidigt.

– Det gäller att planera tillsammans med personalen, och det brukar inte vara några problem att hitta lösningar, säger han.

”Brukar inte vara några problem att hitta lösningar.”

– Jimmy Andersson, fastighetsskötare

– När något ska göras i ett klassrum går det oftast bra före och efter skoldagen. På förskolan passar det bäst att göra arbeten inne när barnen är ute. Vi undviker att störa när de äter eller sover.

16

LKF Affärsplan Verksamhet

Verksamhet

Det övergripande målet är att vara en framgångsrik fastighetsägare. Ludvika kommun­fastigheter ska ha en föredömlig miljöhantering och ska genomföra sam­ ordnings- och stordriftsfördelar som sammanläggningen till koncern erbjuder.

Ludvika kommun står inför en tillväxt som kan komma att innebära många positiva förändringar, bland annat kommer fler förskolor och bostadsområden att be­ hövas. Investeringar i förändringar, ombyggnader och nyproduktion finansieras av Ludvika kommun, som beställer projektering, byggledning och kontroll av projekten från Ludvika kommunfastigheter.

För att verksamheten i alla lokaler ska fungera bra behövs drift och underhåll, vilket ingår i förvaltningsavtalet med Ludvika kommunfastigheter.

STYRNING OCH UTVECKLING Det ställs en rad krav på en verksamhet som Ludvika kommunfastigheters: Den ska följa alla myndighetskrav. Den kräver planering, upphand­lingar och fram­ förhållning. Fokus på miljö ökar. Dessutom krävs god och anpassad service, till exempel lokalvård, intern service och felanmälan.

Ludvika kommunfastigheter styr upp verksamheten på ett strukturerat sätt, för att vara säkra på att hålla en hög kvalitet och säkerhet, både för med­arbetare och nyttjare, och med så lite avvikelser som möjligt.

MÅL Miljöplan 2016-2019. Äga merparten av de kommunala fastig­ heterna.

Fastställd under­ hållsplan.

Femårig plan för samordnings- och stordriftsfördelar.

FOKUS PÅ MILJÖ I alla byggprojekt, både om- och nybyggnad, läggs stor vikt vid miljöhänsyn. Det handlar om att få en låg energiförbrukning, att välja miljögodkända material och att bygga materialekonomiskt.

”Största utmaningen är att få ner energi­ förbrukningen” – Ulf Adolfsson, projektledare

– Den största utmaningen är att få ner energiförbrukningen, det är både svårt och kostsamt att bygga energieffektivt, säger Ulf Adolfsson, som arbetar med projektering och byggledning.

– Det är allas ansvar att vår planet ska fungera i framtiden, och som offentlig organisation bör vi föregå med gott exempel.

FOKUS PÅ SÄKERHET Att skapa en säker och trygg miljö för både kunder och anställda är en viktig del av företagets verksamhet. David Helsings uppgift är att koordinera det arbetet.

– Hela organisationen ska ha ett säkerhetstänk, och det är viktigt med ett bra samarbete med kunden. Några exempel på vad vi gör är att fastighetsskötarna är säkerhetsutbildade, vi har mycket larm och vi deltar i verksamheternas skyddsronder.

– Och att ”Rent och snyggt är tryggt!” Det är en gammal devis som stämmer än.

”Rent och snyggt är tryggt!”

– David Helsing, säkerhetskoordinator

18

LKF Affärsplan Personal

Personal

Det övergripande målet är att ha kompetent och arbetsglad personal, som trivs med att arbeta hos Ludvika kommunfastigheter.

Medarbetarna är basen i Ludvika kommunfastigheters kundfokuserade verk­ samhet. Ett gott ledarskap och en medveten strategi kring att utveckla med­ arbetarskapet är en framgångsfaktor. Medarbetare som trivs och som tycker om sitt jobb gör en fantas­t isk arbetsinsats.

ATTRAKTIV ARBETSGIVARE Under de närmaste tio åren går många erfarna och duktiga medarbetare i pension.

Därför är en av Ludvika kommunfastigheters största utmaningar att kunna rekry­ tera kunniga, välutbildade och driftiga medarbetare. För att lyckas med det ställs allt högre krav på att arbetsgivare kan erbjuda en attraktiv arbetsplats.

Ludvika kommunfastigheter arbetar på bred front med många olika insatser för att bli den mest attraktiva arbetsgivaren i kommunen. Betydelsefulla ingre­ dienser är till exempel gott ledar­skap, bra löne­ villkor, bra för­ måner, kom­p e­t ensut veck ling , uppmuntran, hälsa och välmående samt möjlig­ het att på­verka sitt ar­ bete.

NÖJDA MEDABETARE Den senaste mätningen av nöjd medarbetar­index gav NMI 75 (för hela kon­ cernen). Resultatet ligger till grund för varje avdel­ nings vidare arbete med frågorna i sina respektive måltavlor.

FÖRDELAR SOM ANSTÄLLD Alla medarbetare på Ludvika kommun­ fastigheter har tillgång till en rad förmåner.

Här är några exempel: Tjänstepension

En timme friskvård på arbetstid per vecka, eller friskvårdsbidrag Tillgång till företagets gym, relax och bastu

Kompetensutveckling utifrån med­ arbetarens behov

Företagskort Ludvika sporthall

Sjukvårdsförsäkring med snabb behandling och insats vid skada

Företagshälsovård

Rikskortet Flextid

20

LKF Affärsplan Personal

VI-KÄNSLAN ÄR VIKTIG Alla anställda är medlemmar i personalföreningen, som har en mängd aktivi­ teter under året. Syftet är att olika yrkesgrupper får tillfälle att umgås för att nätverka och tillsammans skapa vi-känsla.

Bland de återkommande aktiviteterna finns besök på Romme travbana, hockey­ resa och julfest. Prova på golf, gokart och bowling är exempel på annat som har arrangerats. Utöver detta ordnar företaget en årlig personalresa med övernatt­ ning – ett uppskattat inslag i vardagen.

UTVECKLING AV PERSONAL Regelbundet hålls gemensamma utveck­lingsträffar för person­a ­len, bland an­ nat diskuteras vad värdeorden trygghet, effektivitet och affärsmässighet be­ tyder för den enskilde och hur de kan användas som ledord i vardagen. Det har även hållits heldagsutbildning i kommunikation, service och be­ mötande, där medarbetarna fick tips och verktyg att använda i kom­ munikationen med både kunder och arbetskamrater.

Hyresjuridik, projektledarutbild­ ning, entreprenörsjuridik är and­ ra exempel på kurser som med­ arbetarna får möjlighet att delta i.

Under det årliga medarbetarsam­ talet ses den personliga utvecklings­ planen över och utbildningsbehovet kartläggs för att kunna planera vilka kurser som ska genom­föras.

MÅL Nöjd medarbetarindex ska vara minst 84.

100 % medarbetarsamtal.

97 % frisknärvaro.

ARBETSGLÄDJE Den grupp av lokalvårdare som Angeliqua Linnemihl tillhör har många olika typer av lokaler inom sitt område: förskolor, äldreboende, järnvägsstation, bibliotek och reningsverk.

”Jag är stolt över det vi gör” – Angeliqua Linnemihl, lokalvårdare

– Det är trevligt att arbeta på alla olika ställena, tycker jag. Vi har god kontakt med de som använder lokalerna.

Det är viktigt att samarbetet fungerar bra eftersom det är olika typer av hänsyn som måste tas på de skilda arbetsplatserna.

– Jag är stolt över det vi gör och jag trivs väldigt bra med mitt jobb.

22

LudvikaHem LKF Aff채rsplan Om LKF LudvikaHem aff채rsplan

Nyckeltal & fakta EKONOMI: Omsättning

169 miljoner kronor (218)

Årets resultat

4,4 miljoner kronor (-0,9)

Balansomslutning

235 miljoner kronor (197)

Soliditet

23,2 procent (25,3)

Eget kapital

55 miljoner kronor (50)

KUND: NKI, nöjd kund-index

68

PERSONAL: Tillsvidare­ anställda

Kvinnor 54

Totalt i koncernen NMI, nöjd medarbetar-index

Män 41

Totalt 95 142 75

Moderbolaget år 2014 (2013)

LKF Affärsplan Om LKF

• FOTO: • FOTO: MARIAMARIA HANSSON HANSSON • TEXT: • EVA TEXT: WIKSTRÖM EVA WIKSTRÖM & LUDVIKA & LUDVIKAHEM KOMMUNFASTIGHETER

LUDVIKA KOMMUN­FASTIGHETER AB

Box 63, 771 22 Ludvika Telefon: 0240-860 00 E-post: info@ludvikakf.se www.ludvikakf.se