Resumen de solución SAP Soluciones SAP BusinessObjects Enterprise Performance Management SAP BusinessObjects Spend Performance Management
Gestión del desempeño de los gastos
Maximice los ahorros y reduzca los riesgos del proveedor ¿Cómo racionaliza la base de suministro de su compañía en forma eficaz para generar ahorros visibles y limitar los riesgos, sin dejar de lado las necesidades de las partes interesadas? A medida que los ejecutivos se preparan para el crecimiento en medio de una economía en recuperación, las iniciativas más importantes incluyen reducir los gastos, aumentar los ahorros y gestionar el riesgo de los proveedores. Para poder cumplirlas, los equipos de compras necesitan vincular la información de gastos con las alertas de riesgo del proveedor, los costos de comercialización y la planificación de suministro y, al mismo tiempo, permitir ciertos gastos discrecionales. Los directivos de compras deben dar cuenta del impacto interempresarial, que incluye presupuestos, planificaciones, costos de importación, cumplimiento regulatorio en la comercialización, tendencias del mercado e información histórica sobre gastos, precios y desempeño de proveedores. Contar con herramientas, información y análisis para identificar ahorros y equilibrar los factores de riesgo es un prerrequisito necesario para brindar apoyo a los procesos importantes de la compra al pago, que le permiten reducir los gastos, mitigar y gestionar riesgos asociados con interrupciones de los proveedores, e impulsar el desempeño de la compañía. La aplicación SAP® BusinessObjects™ Spend Performance Management lo ayuda a detectar ahorros importantes con una interfaz de usuario intuitiva que unifica mediciones precisas de volumen de gasto, proveedores o compradores, factores de riesgo del proveedor,
presupuestos, planificaciones y precios en una variedad de dimensiones. Usted puede utilizar la aplicación para establecer indicadores clave de desempeño (KPIs), detectar poder de negociación subyacente y lanzar iniciativas de compra que cumplan los objetivos estratégicos como la reducción de costos y la detección de contratos perdidos y de proveedores con una sola fuente o en riesgo financiero, operativo o legal.
Obtenga visibilidad sobre los gastos: resolviendo el desafío de reunir datos sobre gastos Muchas compañías no pueden utilizar sus datos en forma eficaz o no tienen acceso a los datos que necesitan. Puede que tengan problemas para extraer o agregar datos de pago a proveedores porque están diseminados en toda la compañía, en libros mayores, tarjetas de compra o reportes de viajes y gastos. Puede que los datos estén incompletos o perdidos. Puede que las categorías de gastos no estén completamente definidas o que no se detecten vínculos entre proveedores. Determinar la cantidad de gastos para un proveedor puede ser un problema; por ejemplo, si usted tiene que buscar todas las variaciones del nombre de un proveedor. Con la aplicación de SAP y los servicios complementarios opcionales, usted puede agregar, normalizar, enriquecer y clasificar sus datos de gastos de fuentes de SAP y de terceros. Esto brinda a los usuarios de negocio que se encargan de compras, acceso continuo a información de gastos basada en datos precisos.
* Estos servicios son parte de la solución optativa para la estandarización y enriquecimiento de datos.
Al brindar visibilidad sobre los gastos, la aplicación SAP® BusinessObjects™ Spend Performance Management identifica oportunidades de ahorro y riesgo del proveedor. Reduzca costos, gestione la continuidad del proveedor y aumente la cantidad de gastos bajo control aprovechando el enriquecimiento opcional de datos y la clasificación de servicios de SAP.*
Recopilar datos La aplicación SAP se integra con el software existente de planificación de recursos empresariales (ERP). Con un enfoque integrado de la gestión de datos y fácil de utilizar para el usuario de negocio, incluye herramientas para vincular las fuentes de datos sobre gastos para obtener información comercial relevante y el contexto de negocio para realizar análisis de gastos. La aplicación también facilita el proceso de extracción de datos, ya que extrae, transforma y carga procesos para datos de fuentes de SAP y de terceros. Normalizar y validar sus datos* Una vez que se extrajeron los datos de gastos, el software probado de SAP le permite normalizar los datos de proveedores, resolver contradicciones, asegurar la validez del proveedor con el que usted hace negocios y eliminar información duplicada. Para sacar provecho del gasto total con el proveedor matriz, usted puede organizar la información de proveedores de acuerdo con la relación corporativa padre e hijo. Enriquecer sus datos* Con la aplicación de SAP, usted puede analizar los gastos basándose en los atributos enriquecidos de sus datos (por ejemplo, si un proveedor tiene un estado diverso o si está en riesgo crediticio). Esta información adicional lo ayuda a detectar y elegir proveedores que brinden apoyo a sus objetivos de riesgo del proveedor y gestión del cumplimiento regulatorio. Los datos agregados y enriquecidos de gastos fortalecen a los gerentes de categorías y a los compradores con información relevante. Usted puede obtener detalles sobre compañías subsidiarias o casas matrices para entender cómo se divide el gasto en los distintos grupos de esa compañía de suministros. Además,
puede comparar precios entre distintos proveedores y con el precio del mercado. Todo esto le brinda la información que necesita en la negociación para establecer relaciones estratégicas con los proveedores. Clasificar los datos de gastos* Las transacciones de gastos se asignan a ciertas categorías de acuerdo con la clasificación estándar para productos y servicios. Entre esas clasificaciones se encuentran el Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas (UN SPSC), ecl@ss, el Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte y los códigos de Clasificación Estándar Industrial. También puede utilizar una estructura de clasificación personalizada. Clasificar datos de gastos en una taxonomía que beneficie a los equipos de abastecimiento puede brindarle una buena plataforma de negociación.
Aumente la cantidad de gastos bajo control Los gastos bajo control constituyen un KPI que detecta qué parte del gasto de la compañía es visible, se aborda en términos de proveedores estratégicos y los contratos, y se monitorea continuamente. Por lo general, los usuarios de negocio del área de compras no tienen visibilidad sobre su desempeño y se basan en los recursos del departamento de TI para generar reportes como parte de su trabajo diario o para hacer que los datos sean más significativos para la compañía. A menudo, las iniciativas para el análisis de los datos de gastos realizadas en hojas de cálculo o aplicaciones offline no pueden llevarse a las aplicaciones de suminitro estratégico y compras. Por esta razón, es posible que los profesionales de esas áreas no puedan generar su propia vista de datos y
* Estos servicios son parte de la solución optativa para la estandarización y enriquecimiento de datos.
tengan que esperar a que el personal corporativo de TI, que tiene sus propias iniciativas estratégicas para gestionar, genere reportes. La aplicación BusinessObjects Spend Performance Management puede ayudar a los usuarios de negocio a establecer objetivos de desempeño para factores de éxito vitales, descubrir oportunidades que influyan sobre esos factores y generar sus propios tableros y alertas, reduciendo de esta forma la carga para el departamento de TI. La aplicación lo ayuda a: • Establecer objetivos de desempeño en base a factores de éxito importantes y actuar rápidamente cuando se presentan las oportunidades • Gestionar análisis de causa raíz para KPIs rezagados • Generar tableros y establecer alertas con una interfaz intuitiva • Analizar jerarquías de categorías de productos y servicios adquiridos, divisiones empresariales o áreas geográficas, para obtener una visión del gasto a niveles agregados o a nivel más granular • Utilizar filtros avanzados para mostrar sólo el gasto directo o el posible, entre otros • Obtener detalles de los artículos de la línea o los componentes de costo de una orden de compra
Detectar oportunidades de ahorro rápidamente Derivar información de oportunidades de ahorro y falta de cumplimiento regulatorio en base a datos de gastos agregados o enriquecidos es vital para los gerentes de compras, los analistas financieros y los gerentes de línea de negocio. Para obtener el máximo beneficio de la relación con el proveedor y las oportunidades de contratos, los usuarios de negocio tienen que
monitorear e identificar en forma continua contratos fragmentados, bases de suministro diseminadas o contratos múltiples con un mismo proveedor. Además, necesitan analizar fácilmente la distribución del gasto de la compañía y los factores del mercado que podrían afectar el gasto en el futuro, y perder menos tiempo descubriendo esas oportunidades manualmente. Con la aplicación SAP BusinessObjects Spend Performance Management, los usuarios de negocio del área de compras pueden encontrar ahorros potenciales y hacerlos realidad, y también monitorear proactivamente el cumplimiento de los contratos. El software brinda análisis de gasto continuo en dimensiones clave como proveedores, categoría de los productos y servicios adquiridos, área geográfica, unidad de negocio, tipo de gasto o utilización del contrato. Así, la compañía puede identificar oportunidades de ahorro y de racionalización de la base de suministros. La integración con la aplicación SAP Sourcing u otras soluciones web de abastecimiento permite a los usuarios de negocio lanzar iniciativas de abastecimiento a partir de una oportunidad detectada con sólo un clic. La información contextual relacionada a la oportunidad (como volumen de gasto histórico, descripción de proveedores, artículos o servicios, precio o cantidad), se utiliza automáticamente para la iniciativa de abastecimiento y, en consecuencia, ya no se necesitan hojas de cálculo complejas para diseñar un proyecto de abastecimiento.
Reduzca el riesgo de los proveedores Un departamento de compras eficaz debe identificar los riesgos del
proveedor y gestionar relaciones estratégicas con él en forma proactiva. Las compañías globales deben asegurarse de que su cadena de suministro no se vea interrumpida por proveedores que tengan dificultades o que quizá hasta estén en bancarrota. De la misma manera, no se puede determinar la exposición de una compañía al riesgo del proveedor con los datos del sistema interno únicamente. La aplicación SAP BusinessObjects Spend Performance Management lo ayuda a identificar en forma proactiva los riesgos del proveedor así como a priorizarlos por volumen de gastos y centros de compra afectados. Usted puede utilizar la aplicación SAP para incorporar información externa a su evaluación de riesgos. La solución de SAP no depende del proveedor en la evaluación de riesgo, pero los datos externos de riesgo del proveedor están disponibles gracias a los partners de SAP. La aplicación lo ayuda a decidir si es necesario incorporar un acuerdo maestro con un proveedor con descuentos por volumen o identificar fuentes alternativas para evitar o mitigar los riesgos.
Opciones de implementación rápida Usted puede implementar el software in-house, o elegir una opción de implementación alojada o un modelo por suscripción ofrecido por nuestros partners para comenzar rápidamente. Cuando llegue el momento de la expansión global, podrá migrar de una implementación alojada a una on-premise. Tendrá acceso a los mejores consultores y partners de SAP para la gestión de proyectos y otros servicios para incluir al personal. A través de SAP y sus partnes, usted
también tendrá acceso a soporte técnico, servicios de configuración, capacitación y evaluación de oportunidades de abastecimiento.
Un enfoque repetible y accesible para la gestión de desempeño de gastos SAP también ofrece la solución de rápida implementación SAP BusinessObjects Spend Performance Management, consiste en una oferta pre configurada que lo ayuda a empezar de a poco, con un alcance limitado, probar el valor de la solución y, luego, a medida que lo necesite, expandirse hasta obtener el alcance completo de la solución, con múltiples sistemas de fuentes. El área de TI ayuda a las compañías de abastecimiento a sacar provecho de los sistemas existentes para obtener los datos necesarios, a la vez que brinda una solución independiente y de fácil implementación a la que se puede acceder desde la compañía y gestionarla desde allí, con control del departamento de TI. Al combinar el software y los servicios de SAP, esta solución de fácil implementación lo ayuda a maximizar los ahorros y reducir el riesgo de los proveedores. Para obtener más información sobre esta solución de fácil implementación, por favor visite www.sap.com /spend-performance-RDS.
Descubra más Para descubrir más sobre cómo puede obtener el máximo valor de sus gastos corporativos, llame a su representante SAP o visítenos en www.sap.com/sapbusinessobjects /spend_performance_management.
Resumen
www.sap.com /latinamerica/contactsap
Resumen La aplicación SAP® BusinessObjects™ Spend Performance Management brinda visibilidad completa del gasto directo e indirecto para detectar proactivamente oportunidades de ahorro y riesgos del proveedor. Esto le permitirá estar mejor posicionado para reducir costos y asegurar la continuidad del suministro, aumentando de esa forma la cantidad de gastos bajo control. Desafíos de negocio • Generar una visión completa de gastos de toda la compañía • Detectar sistemáticamente oportunidades de ahorro en el área de compras • Determinar los riesgos de los proveedores antes de que suceda algo, resguardando a la empresa de las interrupciones de los proveedores • Aumentar la cantidad de gastos bajo control • Reducir los gastos aleatorios y los contratos perdidos Características clave • Detección de ahorros: Presente ahorros potenciales y oportunidades de racionalización de proveedores • Gestión de desempeño cooperativo: Obtenga objetivos de desempeño, factores de contribución y un resumen de las oportunidades de ahorro • Identificación proactiva del riesgo: Identifique riesgos del proveedor y priorice estrategias de proveedor alternativas • Validación y enriquecimiento sobre datos de gasto y proveedores: Vincule datos de gastos de todas las vistas de datos de negocios; normalice, valide y enriquezca datos sobre proveedores y asigne estructuras de clasificación • Apoyo a los procesos de negocio: Brinde apoyo a los procesos de análisis de riesgo del proveedor con flujos de trabajo, metadatos y experiencia en la industria, y realice un análisis detallado de las compras con los datos de sistemas back-office y mensajes en tiempo real de noticias, calificaciones crediticias e indicadores financieros Beneficios para el negocio • Obtenga visibilidad completa de los gastos automatizando capturas de datos de sistemas dispares y mejorando la precisión de lo datos • Identifique rápidamente las oportunidades de ahorro a través de la detección de ahorros potenciales y las oportunidades de racionalización de proveedores • Reduzca los riesgos de los proveedores detentando dependencias de un único proveedor y analizando sus factores de riesgo • Aumente la cantidad de gastos bajo control estableciendo objetivos de desempeño para factores de éxito vitales y cooperando para actuar según la información obtenida Para más información Llame a su representante de SAP o visite nuestra página web en www.sap.com/sapbusinessobjects/spend_performance_management.
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