ASEGURAMIENTO
Mapa de Procesos PROCESOS DE SOPORTE
Aseguramiento
CODIGO: FP-S-22
FICHA DE CARACTERIZACIÓN
VERSIÓN: 01
ASEGURAMIENTO OBJETIVO
Garantizar que los bienes tangibles, intangibles y los colaboradores de LATINCO S.A en todas sus unidades de negocio, se encuentren asegurados de manera idónea que respalde su respectiva retribución económica y verificar que los bienes asegurables que La empresa tenga en sociedad (consorcio, UTP, entre otros) se encuentren asegurados, bajo los acuerdos establecidos.
PROVEEDORES Jefe de Gestión Financiera Gerencia Operaciones y Logística Director obra Administrador Dirección de Gestión Humana
MEDIO Correo electrónico
ENTRADAS Solicitud inclusión, modificación o exclusión de bienes (Póliza MEC maquinaria y equipo, MEC Topografía, MEC subterráneo, Multirriesgo, Hidrocarburos, Vehículo) Solicitud póliza de transporte terrestre y fluvial Inclusión y retiro de Personal
VIGENCIA: 30-DIC-2016
RECURSOS HUMANOS Gerencia de Operaciones Director de Equipos Asistente de Presidencia Dirección Jurídica Dirección de Gestión Humana Dirección Contable Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial Jefe de SST Jefe de Tesorería Jefe de Gestión Financiera Asistente de Compensación Director externo (proveedor) TECNOLOGICOS Microsoft Office. Equipo de Computo. Correo electrónico SALIDAS Inclusión, modificación o exclusión de bienes asegurados Inclusión o retiro de personal
REQUISITOS Factura o proforma Licencia de transito Inspecciones
MEDIO Certificado Documento de endoso
CLIENTE Jefe de Gestión Financiera Gerencia Operaciones y Logística Director obra Administrador Dirección de Gestión Humana
FICHA DE CARACTERIZACIÓN ASEGURAMIENTO PHVA P P H H V V A
ACTIVIDADES RESPONSABLES Solicitud aseguramiento inclusión, modificación y Jefe de Gestión exclusión Financiera Jefe de Entrega documentación requerida Infraestructura y Revisar especificaciones y determinar condiciones Seguridad Vial de aseguramiento inclusión, modificación y Asistente exclusión. Compensación Diligenciar formato respectivo inclusión, modificación y exclusión Revisión certificados y endosos enviados por la aseguradora Revisión unidades aseguradas vs inventarios de activos
CODIGO: FP-S-22 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016
DOCUMENTOS Certificado Documento de endoso Proforma o Factura Declaración importación Matricula Ficha de Homologación
REGISTROS Base de datos Póliza MEC maquinaria y equipo, MEC Topografía, Multirriesgo, Hidrocarburos, Vehículo. Base de datos inclusión o retiro de personal.
Toma acciones para la mejora RIESGOS DEL PROCESO
Perdidas económicas Demora en la reclamación Demora en la reclamación Flujo de caja retrasada Multas- Sanciones Reclamaciones
TRATAMIENTO -Sensibilizar de manera adecuada a los usuarios. -Idear estrategias de divulgación a todos los interesados directos (Director de obra, administrador, Ingeniero mecánico, SST y los participantes del proceso) -Visitas a obra -Modificaciones al valor asegurado asociado a los cambios de la TRM. -Definir claramente los roles y funciones de los actores que hacen el proceso a través procedimiento y su consecuente finalización exitosa -Crear un grupo en red social como canal de comunicación que permita canalizar la información de los siniestros -Actualización en la normatividad -Documentar todos los eventos que se presenten y hacer seguimiento a través del comité de siniestros
CODIGO: FP-S-22
FICHA DE CARACTERIZACIÓN
VERSIÓN: 01
ASEGURAMIENTO
INDICADOR
FRECUENCIA MEDIR
SEGUIMIENTO
Cobertura
Unidades
Mensual
Valores asegurados
Pesos
Trimestral
Unidades Reclamaciones
Trimestral Pesos
ANALIZAR
La cobertura total Verificación de los valores vs TRM La efectividad de la reclamación Analizar cuantía de la reclamación
VIGENCIA: 30-DIC-2016
META 100% de unidades cubiertas 100% del valor a nuevo asegurado
100% del total de las reclamaciones presentadas 100% del valor reclamado indemnizado.
CODIGO: N.A
FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS ASISTENTE GERENCIA GENERAL
NOMBRE DEL PROCESO ASEGURAMIENTO
VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016
LIDER Asistente Gerencia General
PARTICIPANTES Gerencia de Operaciones Director de Equipos Asistente Gerencia General Dirección Jurídica Dirección de Gestión Humana Dirección Contable Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial Jefe de SST Jefe de Tesorería Jefe de Gestión Financiera Asistente de Compensación Director externo (proveedor)
OBJETIVO Garantizar que los bienes tangibles, intangibles y los colaboradores de LATINCO S.A en todas sus unidades de negocio, se encuentren asegurados de manera idónea que respalde su respectiva retribución económica y verificar que los bienes asegurables que La empresa tenga en sociedad (consorcio, UTP, entre otros) se encuentren asegurados, bajo los acuerdos establecidos.
ALCANCE Aplica para: Maquinaria y equipo Edificios Contenidos Inventarios Persona Responsabilidad civil
ACCIONES A CONTRARRESTAR EL RIESGO: Sensibilizar de manera adecuada a los usuarios. (R1, R4) Definir claramente los roles y funciones de los actores que hacen el proceso a través procedimiento y su consecuente finalización exitosa (R2, R3). Idear estrategias de divulgación a todos los interesados directos (Director de obra, administrador, Ingeniero mecánico, SST y los participantes del proceso) (R5). Visitas a obra (R6). Crear un grupo en red social como canal de comunicación que permita canalizar la información de los siniestros (R3) Modificaciones al valor asegurado asociado a los cambios de la TRM (R7). Actualización en la normatividad (R8). Documentar todos los eventos que se presenten y hacer seguimiento a través del comité de siniestros (R9).
FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS ASISTENTE GERENCIA GENERAL
CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016
D Falta de conocimiento de los usuarios sobre los elementos que se pueden asegurar (R1). Falta de comunicación interna entre los actores del proceso (R2). No existe un mecanicismo que garantice la divulgación y el conocimiento del tema de asegurabilidad (R3) Omitir inclusiones (R4)
O Implementarla estructura humana y funcional para atender la asegurabilidad (R3). Creación de canales de comunicación clara (R3) Creación del procedimiento de Aseguramiento (R3) Divulgación para los usuarios de los procesos (R5). Creación de cultura paulatina frente al riesgo (R6).
F Buen respaldo de los proveedores de seguros. Coberturas estructurales ajustadas a las necesidades de la empresa. Reclamación efectiva Cobertura valores a nuevo Personal idóneo para el manejo del tema Asesoría permanente de los proveedores.
A Riesgo Publico Riesgo natural Volatilidad en las tasas representativas del mercado (R7). Riesgos económicos Cambios en la legalización que puedan impactar en las políticas de la aseguradoras (R8) No contestar una demanda – No responder a una reclamación (R9).
ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO
CÓDIGO: PR-S-63 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
1. OBJETIVO Garantizar que los bienes tangibles, intangibles y los colaboradores de LATINCO S.A en todas sus unidades de negocio, se encuentren asegurados de manera idónea que respalde su respectiva retribución económica y verificar que los bienes asegurables que La empresa tenga en sociedad (consorcio, UTP, entre otros) se encuentren asegurados, bajo los acuerdos establecidos. 2. ALCANCE Aplica para:
Maquinaria y equipo Edificios Contenidos Inventarios Persona Responsabilidad civil para terceros (vehículos y obras) Responsabilidad civil y cumplimiento para los contratos Seguros para contratación con terceros
NOTA: Se hará verificación que garantice el aseguramiento de todos los ítems anteriores en donde Latinco S. A. tenga interés asegurable. 3. DEFINICIONES
Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.
NOTA 1: Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos. NOTA 2: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad.
Riesgo: combinación de la probabilidad de que ocurran una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos.
Riesgo Alto: Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias
Riesgo Medio: El evento podría ocurrir en algún momento
Riesgo Bajo: El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales
Gestión del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una 1
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CÓDIGO: PR-S-63 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
organización con respecto al riesgo.
Amparo o Cobertura: Son todos los riesgos o posibilidades de siniestros que están cubiertas por el seguro y por los cuales, las compañías de seguros pagan indemnización cuando ocurren. Ejemplo: si mi casa está asegurada sólo por incendio, pero se inunda por lluvias, el seguro no me indemniza
Artículo: Área de riesgo individualmente valorizada, entendiéndose como tal el conjunto de bienes muebles e inmuebles que se encuentren dentro de una misma edificación o a la intemperie, separado de uno o varios conjuntos, aun cuando se encuentren localizados en un mismo predio, siempre y cuando le hayan sido asignados valores específicos en la póliza. En caso que la póliza no se encuentre valorizada por artículos, el deducible se aplicará al valor asegurable total. También se permite especificar como artículo de la póliza, el valor asegurable
Asegurado: Es el titular del interés, objeto del contrato de seguro, pudiendo ser una persona natural o una persona jurídica, aunque en los seguros de personas, normalmente, tiene que ser una persona natural.
El asegurado puede coincidir con el contratante o tomador del seguro, que es la persona natural o jurídica que celebra el contrato de seguro con el asegurador, asumiendo la totalidad de los derechos y obligaciones que derivan del mismo, salvo aquellos que por su naturaleza únicamente pueden cumplirse por el asegurado, como, por ejemplo, la declaración del estado de salud, como presupuesto de los seguros de personas.
Beneficiario: Que obtiene un beneficio económico al cumplirse lo que dispone un documento legal. "el beneficiario de un plan de pensiones; el beneficiario de un seguro de vida.
Bienes Asegurados: Bienes (edificios, contenidos, existencias, maquinaria y equipo, equipo electrónico y dinero en efectivo y cheques) de propiedad del asegurado, incluyendo aquellos sobre los cuales tenga interés asegurable y cuyo valor se encuentre incluido dentro del valor asegurado
Cobertura: Así se le llama al compromiso aceptado por la aseguradora. Ésta incluye el tiempo de vigencia, los amparos de riesgos, consecuencias económicas y en general, los aspectos pactados de la póliza.
Condiciones Generales: Es el conjunto de cláusulas que establece el asegurador para regular todos los contratos de seguro que emita en el mismo ramo: extensión y objeto del seguro, riesgos excluidos, forma de liquidación de los siniestros, pago de indemnizaciones. Tienen que estar redactadas de forma clara y precisa. Además nunca deben perjudicar a los consumidores, por lo que todas aquellas cláusulas que limiten 2
ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO
CÓDIGO: PR-S-63 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
sus derechos, tienen que resaltarse de una forma especial y estar expresamente aceptadas por el asegurado.
Condiciones Particulares: Son los aspectos específicos de cada póliza en concreto que la individualiza frente a las restantes.
Condicionado Especial: Es el conjunto de cláusulas que resultan de aplicación a cada póliza en concreto.
Endoso: documento contractual que se expide adicional a la póliza para trasladar el beneficio a una persona natural o jurídica.
Exclusión: Riesgo, condición o acción específica que no cubre el seguro, es decir, por los que no pagan indemnización. Éstas se aclaran en la póliza. Ejemplo: el seguro no paga un seguro contra incendios si se comprueba que el asegurado incendió su casa a propósito
Deducible: Es el dinero que el asegurado debe pagar cuando hace una reclamación. Su función principal es hacer al asegurado coparticipe del riesgo asegurado. Esencialmente se busca que los asegurados participen de un comportamiento preventivo.
Gestión del riesgo para equipos: Son todas aquellas coberturas (pólizas, garantías) que la empresa adquiere para asegurar la cobertura de los activos en equipos.
Inclusión: solicitud aceptada para el amparo de un nuevo bien en el que deben figurar la suma asegurada, la vigencia de la póliza y los datos personales del asegurado así como los de los beneficiarios.
Indemnización: Monto de dinero que se entrega a la persona que haga reclamación del seguro, ya sea el asegurado o los beneficiarios. Ejemplos: Mi casa se inunda, el seguro me entregaría un monto de dinero para la reconstrucción, o, si mi carro sufre un accidente recibiría el beneficio de la reparación total de mi carro.
Límite: Todos los valores establecidos como limites en cualquiera de las coberturas de esta póliza adicionan valor asegurado.
MEC: Póliza de Maquinaria y Equipo de Contratista
Modificación: solicitud realizada a la asegurados para realizar cambios o ajustes en los bienes y/o valores asegurados.
Multirriesgo: Todo Riesgo Daño Material
Póliza: Es el nombre que recibe el documento en que se plasma el contrato de seguro y en el que se establecen las obligaciones y derechos tanto de la 3
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CÓDIGO: PR-S-63 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
aseguradora como del asegurado, y donde se describen las personas u objetos que se aseguran y se establecen las garantías e indemnizaciones en caso de siniestro.
Pérdida Total: Es cuando, luego de un accidente, la reparación completa del bien asegurado supera el 75% del valor de adquisición a nuevo. Ejemplo: la suma asegurada es $10´000.000, y el costo de la reparación es $9’500.000 lo cual, supera los $7’500.000 que corresponden al 75% del valor asegurado.
Riesgo: Posible evento futuro e incierto que no depende de la voluntad de tomador, asegurado o beneficiario y cuya realización da origen a la obligación del asegurador.
Reclamación: Solicitud que hace el asegurado o beneficiario, dependiendo del caso, luego de un siniestro, para que la compañía aseguradora pague la indemnización o los beneficios
Renovación: Es cuando el asegurado decide continuar con la misma póliza luego de que el periodo de tiempo pactado termina.
Reparación Mayor: Son aquellas que por su relevancia y costo no pueden ser realizadas por personal de obra ya que necesitan de personal calificado y recursos específicos y adicionalmente deben ser autorizadas por la Gerencia de Servicios.(ej.: Daños en el motor, la servo transmisión, bombas hidráulicas)
Seguro de personas: seguros que cubren un acontecimiento de salud o fallecimiento
Tomador: El tomador es la persona natural o jurídica que contrata y suscribe la póliza de seguro, por cuenta propia o de un tercero, asumiendo las obligaciones y derecho.
Valor Asegurado: Es la suma pactada en las condiciones particulares de la póliza tomada.
Valor indemnizado: Monto máximo de dinero que el asegurado o beneficiario recibe luego de una de reparación, reposición o indemnización, producto de algún siniestro cubierto por la póliza
Vigencia: Periodo de tiempo por el que dura el cubrimiento de la póliza. Generalmente es de un año
4
ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO
CÓDIGO: PR-S-63 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Certificados de inclusión, modificación y retiro Rubí Consuelo Mejí Quijano, Administración de riesgos, Un enfoque empresarial, Medellín, Fondo Editorial Universidad EAFIT, 2006, pp. 37-39 Guía para la administración del riesgo, Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites.
5. PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO
Gerencia de Operaciones Director de Equipos Asistente de Presidencia Dirección Jurídica Dirección de Gestión Humana Dirección Contable Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial Jefe de SST Jefe de Tesorería Jefe de Gestión Financiera Asistente de Compensación Director externo (proveedor)
6. RIESGOS DEL PROCESO 6.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del procedimiento.
5
CÓDIGO: PR-S-63
ASEGURAMIENTO
VERSIÓN: 01
ASEGURAMIENTO
VIGENCIA: 08-MAR-2017
6.2 Matriz de Riesgos Proceso
Tipo de riesgo
Clase de riesgo Interno (Empresa)
Externo (Entorno)
CALIFICACIÓN RIESGO
Probabilidad
Impacto
Evaluación Riesgo
Opciones de Manejo
Acciones
Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir
Sensibilizar de manera adecuada a los usuarios. Idear estrategias de divulgación a todos los interesados directos (Director de obra, administrador, Ingeniero mecánico, SST y los participantes del proceso) Visitas a obra Modificaciones al valor asegurado asociado a los cambios de la TRM.
Riesgo Medio
Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo
Definir claramente los roles y funciones de los actores que hacen el proceso a través procedimiento y su consecuente finalización exitosa Crear un grupo en red social como canal de comunicación que permita canalizar la información de los siniestros
Riesgo Alto
Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir
Actualización en la normatividad Documentar todos los eventos que se presenten y hacer seguimiento a través del comité de siniestros
Perdidas económicas 3 Demora en reclamación
la
Demora en reclamación
la
3
Riesgo Alto
Riesgo Operativo X Riesgos Financieros
2 Flujo de retrasada
2
caja
Multas- Sanciones 3
3
Reclamaciones
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ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO
7.
CÓDIGO: PR-S-63 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
COMPONENTE SST
7.1 Objetivo Realizar actividades de inspección y verificar que se realice el respectivo cumplimiento de todos los hallazgos encontrados con el fin de minimizar y controlar los riesgos asociados a las actividades, asegurando condiciones sanas y seguras dentro de la compañía 7.2 Elementos de Protección Personal En caso de ser necesario realizar una visita a campo, se deberá solicitar al área SST o almacén, los elementos de protección personal necesarios para el desarrollo de dicha actividad en las áreas de trabajo. Por ejemplo, laboratorio, frente de obra en vía, zona de taller mecánica y de soldadura, zona de patios, planta de producción de agregados, planta de producción de asfalto, almacén, entre otros.
7
CÓDIGO: PR-S-63
ASEGURAMIENTO
VERSIÓN: 01
ASEGURAMIENTO
7.3
VIGENCIA: 08-MAR-2017
Gestión de Riesgos SST
ACTIVIDAD
PELIGRO
MEDIDA DE CONTROL
Reporte de inclusión y apertura de riesgo Reporte de inclusión, modificación o retiro de empleados (seguro de vida grupo) Apertura póliza responsabilidad civil (RC) Reporte modificación exclusión
y
Apertura póliza transporte terrestre y fluvial Reporte Siniestro Vehículos maquinaria
de
Recolección evidencia
de
y
Entrega de documentos para reclamación ante la aseguradora
Utilización de los kit de ergonomía suministrados por la empresa (Pad mouse, reposa muñecas, reposa pies, base para portátil, teclado auxiliar, elevador de pantalla y silla ergonómica).
Biomecánico: Movimiento repetitivo. Estación sedente. Locativo: Pisos, escalerasdesplazamientos. Psicosocial: Cargas de trabajoresponsabilidad frente al cargo. Físico: Iluminación, niveles de luminosidad. Condiciones seguridad: Incendios, Accidentes tránsito
de de
Fenómenos naturales: Inundaciones, vendavales, sismos.
Reporte afectación póliza personal
REGISTRO
Orden y aseo en puesto de trabajo. Realización activas.
de
el
pausas
Señalización de áreas Análisis de puestos de trabajo. Medicina preventiva: exámenes de ingreso, periódicos.
FO-S-02-3 Registro de Formación y/o registro fotográfico cuando aplique. Estudios puestos trabajo
de de
Investigación de accidentes e incidentes laborales cuando aplique.
Sistemas de vigilancia epidemiológicos. Equipos de respuesta ante evento naturales o antrópicos (brigada para atención de emergencias – equipos de prestación primer respondiente)
7.4 Personal y Entrenamiento El personal involucrado en este proceso deberá seguir los programas de capacitación, sensibilización y formación establecidos por la empresa.
8
CÓDIGO: PR-S-63
ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO
VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
8. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
En los siguientes casos el Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial será el encargado de gestionar las inclusiones en las pólizas. Correo electrónico
EQUIPO NUEVO: El área Financiera informa al de la adquisición del activo, mediante correo electrónico enviado al Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial: Área Financiera VEHICULO O MAQUINARIA NUEVO: Se requieren los siguientes documentos: Factura de compra o proforma, matrícula y formato de inclusión; si el equipo está en leasing solicitar endoso, se cuenta con cobertura a partir de la fecha del envío de la solicitud.
Reporte de inclusión y apertura de riesgo
EQUIPO USADO: El área de Operaciones informa de la adquisición del activo que puede provenir de repartición de Consorcio, UTP o de un tercero, por medio de correo enviado al Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial: VEHICULO O MAQUINARIA USADO: Se requieren los siguientes documentos Factura, matrícula o Tarjeta registro maquinaria y formato inclusión; si el equipo está en leasing solicitar endoso, se cuenta con cobertura después de realizada la inspección. COBERTURA SUBTERRANEA: El Director de obra o Administrador la solicitan mediante correo electrónico manifestando la necesidad que la obra por sus propias actividades requiere contar con esta póliza. EQUIPO ELECTRONICO: El área TIC´s informa de la adquisición del activo, mediante correo electrónico enviado al 9
Director de obra Área de Operaciones Área TIC´s Jefe de control contractual Jefe de inventario Jefe de Calidad Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
Proforma Factura de compra Matricula o Listado equipo electrónico actualizado Listado actualización inventario Formato inclusión vehículo y maquinaria Formato inclusión riesgo Formato inclusión hidrocarburos
ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial, adjunta: Factura de compra, Listado equipos electrónicos actualizados, Formato de inclusión EQUIPO DE TOPOGRAFÍA: El Jefe de Calidad oficina informa de la adquisición del activo, mediante correo electrónico enviado al Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial, adjunta: Factura de compa, Formato inclusión EQUIPO LABORATORIO: El Jefe de Calidad oficina informa de la adquisición del activo, mediante correo electrónico al Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial, adjunta: Factura de compra, Formato inclusión PREDIO: El área de Control y Seguimiento de Proyectos, en cabeza del Jefe de control contractual informa la apertura de una nueva obra (riesgo), mediante correo electrónico enviado al Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial. OBRAS DE ARTE (Elementos Decorativos Instalaciones): La Dirección Administrativa e Informática informa de la compra, mediante correo electrónico enviado al Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial. Factura de compra, Formato inclusión INVENTARIO OBRA: El Jefe de inventario debe enviar cada tres meses listado de actualizado del valor del inventario de cada obra RESPONSABILIDAD CIVIL HIDROCARBUROS Y MERCANCIAS PELIGROSAS: El Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial envía correo al corredor el formato relacionando el vehículo con los siguientes datos: Tipo de vehículo 10
CÓDIGO: PR-S-63 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
CÓDIGO: PR-S-63
ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO
Cobertura de los bienes en asociaciones
Reporte de inclusión, modificación o retiro de empleados (seguro de vida grupo)
VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
Marca y/o clase Placa Modelo Capacidad en Galones Código interno del equipo
El Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial, verifica que los bienes asegurables que Latinco S.A tenga en sociedad (consorcio, UTP) se encentren asegurados, según los acuerdos establecidos.
Correo electrónico Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
Certificado aseguradora
EN OFICINA: Para las inclusiones de la póliza se debe de diligenciar la solicitud para seguro de vida grupo (el cual es obligatorio) inmediatamente al ingreso de cada persona y se radica en la aseguradora, a la cual se envía por correo electrónico un archivo en Excel de forma trimestral donde se informa de los ingresos y retiros que se tuvieron en el período, posterior a esto se recibe la facturación donde se debe chequear que las novedades presentadas hayan sido aceptadas. EN OBRA: Para las inclusiones de la póliza se debe de diligenciar el formulario para la designación de beneficiarios (este es opcional) inmediatamente al ingreso de cada persona y se radica en la aseguradora a la cual se envía por correo electrónico un archivo en Excel de forma trimestral donde se informa de los ingresos y retiros que se tuvieron en el período, posterior a esto se recibe la facturación donde se debe chequear que las novedades presentadas hayan sido aceptadas.
Apertura póliza responsabilidad civil (RC)
La póliza de responsabilidad civil general de la organización es gestionada desde la Dirección de Desarrollo Estratégico
Reporte modificación
Mediante correo electrónico enviado al Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial, las áreas Financiera, Equipos, TICS, Calidad e inventarios informan si se requiere realizar algún tipo de modificación de los bienes asegurados indicando: No. de serie, valores 11
Listado de bienes
Asistente Compensación
Correo electrónico Listado personal
Asistente de Presidencia
Correo electrónico
Jefe de Gestión Bancaria
Correo electrónico
Director de Equipos
Formato modificación vehículo y maquinaria
CÓDIGO: PR-S-63
ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO asegurados, ubicaciones del activo, entre otros, El Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial envía el formato de modificación a la aseguradora.
VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
Director de Informática Jefe de Calidad Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
Formato modificación riesgo Formato modificación hidrocarburos
Jefe de Inventarios Jefe de Gestión Bancaria
Reporte de exclusión
Mediante correo electrónico enviado al Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial, las áreas Financiera, Operaciones, TICS, Calidad e inventarios informan si se requiere realizar algún tipo de exclusión de los bienes asegurados indicando: No. de serie, valores asegurados, ubicaciones del activo, entre otros, el Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial envía el formato de modificación a la aseguradora.
Director de Equipos Director de Informática
Correo electrónico Formato exclusión vehículo y maquinaria,
Jefe de Calidad Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
Formato inclusión riesgo Formato inclusión hidrocarburos
Jefe de Inventarios TRANSPORTE TERRESTRE: la Dirección de Desarrollo Estratégico, definirá las coberturas según las actividades propias de la organización para cada vigencia. Apertura póliza transporte terrestre y fluvial
TRANSPORTE FLUVIAL: El Director de obra o Administrador manifiesta la necesidad mediante correo electrónico que la obra por sus propias actividades requieren contar con esta póliza, quien en conjunto con la Dirección de Desarrollo estratégico definirá las coberturas.
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Asisten de Presidencia Director de obra Administrador Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
Correo electrónico
CÓDIGO: PR-S-63
ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO Cuando ocurre un evento de tránsito con daños materiales de los equipos y/o vehículos con lesionados y/o muertos se debe informar inmediatamente a los responsables de mecánica y SST de la obra. Una vez esta persona llegue al sitio de ocurrencia del evento, procederá a dar aviso de la siguiente manera:
Reporte de Siniestro Vehículos y Maquinaria
Para la atención del vehículo y maquinaria: se llamará a la oficina central en Medellín y se contactará con el responsable del PESV para atención del vehículo o maquinaria. Oficina PESV Medellín Teléfono: 444 47 44 Ext: 179 Celulares: 320 696 96 51 320 561 98 86 La persona encargada del PESV, llamará a la aseguradora vía telefónica (#888), según aplique. Para atención y asesoría legal se contactara al área jurídica; dichas personas le indicaran cómo proceder según sea el caso. Oficina jurídica Medellín Teléfono: 444 47 44 Ext: 147 Celulares: 310 458 77 03 - 321 639 13 22 Tan pronto se reporte el accidente de tránsito, se procede a tomar todas las evidencias posibles de las circunstancias que rodean el evento, con el fin de tener información clara y veraz para diligenciar el formato FO-S-20-4 Informe de Investigación de Accidente o Incidente de Transito y a su vez le permite al área Jurídica de LATINCO S.A tener bases legales ante las autoridades que diriman sobre el hecho de tránsito.
Recolección de evidencia
Las evidencias pueden ser: Registro fotográfico, videos, declaraciones voluntarias escritas con firmas, fotocopia de los documentos de los vehículos. Nota: NO se debe dar ninguna declaración ni asumir ningún tipo de responsabilidad ante las autoridades de tránsito o policía, ni realizar arreglos con los terceros involucrados hasta no contar con el acompañamiento de un 13
VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
Responsable Mecánica Responsable SST Responsable PESV
N.A
Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial Área Jurídica
Área Jurídica Administrador de Obra Responsable Mecánica Responsable SST
FO-S-20-4 Informe de Investigación de Accidente o Incidente de Transito
CÓDIGO: PR-S-63
ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO
VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 08-MAR-2017
abogado, ya sea de la compañía de seguros y/o del área jurídica de la empresa El informe debe enviarse a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de ocurrido el accidente, incidente de tránsito. Una vez se determine que la póliza se va a afectar para la reparación del vehículo y/o la maquinaria, el Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial procede a enviar los documentos requeridos por la aseguradora: Según sea el caso de la oficina se envían email al intermediario de la aseguradora, luego se debe radicar el siniestro ante la aseguradora con los siguientes documentos: Administrador de Obra
RECLAMACION MEC Y/O MULTIRRIESGOS:
Entrega de documentos para reclamación ante la aseguradora
Ing. Mecánico
Acta de descargos a los involucrados Documentos de propiedad del equipo Informe técnico de los daños, este puede ser emitido por el Ing. mecánico de la obra o un externo. Cotización de valor a nuevo del equipo afectado al proveedor del mismo. Cotización de la reparación. Carta de radicación del siniestro firmada por el representante legal. Copia de la cámara de comercio y/o acuerdo consorcial y/o unión temporal. RECLAMACION VEHICULOS LIVIANOS O PESADOS: Acta de descargos a los involucrados autenticada Documentos de propiedad del equipo (matricula - SOAT - RTM - Empresa de transporte - permisos de carga) Informe técnico de los daños, este puede ser externo o por el Ing. mecánico de la obra Cotización de valor a nuevo del equipo afectado al proveedor del mismo 14
Director de Equipos N.A Analista de equipos Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
CÓDIGO: PR-S-63
ASEGURAMIENTO
VERSIÓN: 01
ASEGURAMIENTO
Reporte afectación póliza personal
Cotización de la reparación. Carta de radicación del siniestro firmada por el representante legal Copia de la cámara de comercio y/o acuerdo consorcial y/o unión temporal Copia Cédula del conductor de la empresa Documentos del tercero afectado si los hubo y todos los documentos del mismo y el vehículo Desde oficina Medellín se informa por medio de correo electrónico a la aseguradora el evento, la cual nos devuelve el número de radicado que se asignó al caso y según el hecho se nos informa que solicitud de reclamación se debe de diligenciar y los documentos que se debe adjuntar.
VIGENCIA: 08-MAR-2017
Asistente Compensación
Correo electrónico Número de radicado
9. REGISTROS
ALMACENAMIENTO CODIGO
NOMBRE
RESPONSABLE
ACCESO
N.A
Inclusión, modificación y exclusión de vehículo y maquinaria
Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
N.A
Inclusión, modificación y exclusión de riesgo
Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
Clasificado
N.A
Inclusión, modificación y exclusión de Hidrocarburos
Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
Clasificado
FO-S-20-4
Informe de Investigación de Accidente o Incidente de Transito
Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
Clasificado
N.A
Listado Actualización Inventarios
Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
Clasificado
Clasificado
Forma archivo Carpeta en medio magnético Inclusión, Modificación y exclusión Carpeta en medio magnético Inclusión, Modificación y exclusión Carpeta en medio magnético Inclusión, Modificación y exclusión Carpeta en medio magnético Drivecarpeta Siniestro Carpeta en medio magnético
15
Orden
Por Fecha
Por Fecha
Por Fecha
Por evento
Por fecha
Ubicación Carpeta en medio magnético Operaciones y Logística en publica Carpeta en medio magnético Operaciones y Logística en publica Carpeta en medio magnético Operaciones y Logística en publica Carpeta en medio magnético Drivecarpeta Siniestro Carpeta en medio magnético Operaciones y Logística en publica
TIEMPO DE Conservación
Disposición
Hasta la renovación póliza del siguiente año
Se elimina
Hasta renovación póliza del siguiente año
Se elimina
Hasta renovación póliza del siguiente año
Se elimina
Indefinido
Archivo Inactivo
Hasta renovación póliza del siguiente año
Archivo Inactivo
CÓDIGO: PR-S-63
ASEGURAMIENTO
VERSIÓN: 01
ASEGURAMIENTO
N.A
Listado Actualización equipo de Informática
Jefe de Infraestruct ura y Seguridad Vial
N.A
Listado Actualización Inventario equipo de Laboratorio y Topografía
Jefe de Infraestruct ura y Seguridad Vial
N.A
Listado Personal Póliza Vida
10.
Asistente Compensaci ón
Clasificad o
Carpeta en medio magnético
Clasificad o
Carpeta en medio magnético
Por fecha
Clasificad o
Carpeta en medio magnético Póliza Seguro
Por fecha
Por fecha
VIGENCIA: 08-MAR-2017 Carpeta en medio magnético Operaciones y Logística en publica Carpeta en medio magnético Operaciones y Logística en publica Carpeta en medio magnético Gestión HumanaPóliza Seguro
Hasta renovación póliza del siguiente año
Archivo Inactivo
Hasta renovación póliza del siguiente año
Archivo Inactivo
Indefinido
Archivo Inactivo
ANEXOS
DA-E-04-12 Mapa de Riesgos Reporte e Investigación Accidentes de Tránsito
11.
RAZÓN DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO
12.
ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN
Jefe de Infraestructura y Seguridad Vial
Asistente Gerencia General
Asistente Gerencia General
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
16
PROCEDIMIENTO DE REPORTE E INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE DE TRANSITO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
Ing. Mecánico/Gestor SST/Responsable PESV
N/A
Ing. Mecánico/Gestor SST/Responsable PESV
N/A
Se debe informar inmediatamente al Ingeniero mecánico y al Gestor SST. Una vez esta persona llegue al sitio de ocurrencia Cuando ocurre del evento, procederá a dar aviso de la siguiente manera: un evento de transito con 1. El ingeniero mecánico llamará a la oficina daños central en Medellín para contactarse con el materiales de responsable del PESV el cual le indicará cómo los equipos o proceder. vehículos sin Oficina PESV Medellín lesionados ni Teléfono: 444 47 44 Ext: 179 muertos Celulares: 320 696 96 51 - 320 561 98 86 2. La persona encargada del PESV, llamará a la aseguradora vía telefónica (#888), según aplique. Se debe informar inmediatamente al Ingeniero mecánico y al Gestor SST. Una vez esta persona llegue al sitio de ocurrencia del evento, procederá a dar aviso de la siguiente manera: 1. Para la atención del vehículo: se llamará a la oficina central en Medellín y se contactará con el Cuando ocurre responsable del PESV para atención del un evento de vehículo. transito con Oficina PESV Medellín daños materiales de Teléfono: 444 47 44 Ext: 179 los equipos y/o Celulares: 320 696 96 51 - 320 561 98 86 vehículos con lesionados y/o La persona encargada del PESV, llamará a la aseguradora vía telefónica (#888), según aplique muertos 2. Para atención y asesoría legal se contactara al área jurídica; dichas personas le indicaran cómo proceder según sea el caso. Oficina jurídica Medellín Teléfono: 444 47 44 Ext: 147 Celulares: 310 458 77 03 - 321 639 13 22
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
Administrador de Obra/Gestor SST/Ing. Mecánico
N/A
Tan pronto se reporte el accidente de tránsito, se procede a tomar todas las evidencias posibles de las circunstancias que rodean el evento, con el fin de tener información clara y veraz para diligenciar el formato de investigación y a su vez le permite al área Jurídica de Latinco S.A tener bases legales ante las autoridades que diriman sobre el hecho de tránsito. Recolección de evidencias
Las evidencias pueden ser: Registro fotográfico, videos, declaraciones voluntarias escritas con firmas, fotocopia de los documentos de los vehículos. Nota: NO se debe dar ninguna declaración ni asumir ningún tipo de responsabilidad ante las autoridades de tránsito o policía, ni realizar arreglos con los terceros involucrados hasta no contar con el acompañamiento de un abogado, ya sea de la compañía de seguros y/o del área jurídica de la empresa.
Registrar la investigación del Accidente de Transito
Realizar en el formato interno FO-S-20-4 Informe de Investigación de Accidente o Incidente de Transito la respectiva investigación, registrar la información del lugar de los hechos y de los vehículo involucrados en el evento. Describir detalladamente los hechos, con una redacción lógica è interpretación real. Plasmar las evidencias de la circunstancia que Gestor SST y/o FO-S-20-4 rodearon el evento, con el objetivo de hallar Ing. Mecánico hipótesis asertivas. Detallar afectaciones naturales presentadas. Establecer y describir las actividades propias ejecutadas a la hora de ocurrida la eventualidad. Nota: Este informe debe enviarse a más tardar a los cinco (5) días hábiles siguientes de ocurrido el accidente, incidente de tránsito.
ACTIVIDAD
DESCRIPCIร N
RESPONSABLE
REGISTRO
Tan pronto se halla diligenciado el formato de informe de investigaciรณn de accidente de trรกnsito, este se debe enviar para revisiรณn a los correos: Revisiรณn y firmas del informe de investigaciรณn de Accidente de Transito
andres.ruiz@latincosa.com, liliana.garcia|@latincosa.com rafael.higuita@latincosa.com Al terminar la revisiรณn, la investigaciรณn se devolverรก al gestor SST y/o Ing. Mecรกnico, para tomar las firmas solicitadas por el formato y devolverlo nuevamente firmado con los anexos (evidencias) a los correos anteriores.
Gestor SST/Analista SST/Jefe de FO-S-20-4 Seguridad/Respo nsable PESV
Reporte del accidente de trรกnsito en el informe mensual PESV
Despuรฉs de tener el informe de investigaciรณn de accidente de trรกnsito diligenciado, revisado y Gestor SST firmado, se debe hacer el reporte del mismo en el informe mensual PESV.
Custodia del informe de investigaciรณn de Accidente de Transito
El informe de investigaciรณn de Accidente de Trรกnsito original se le deberรก dar custodia en una Gestor SST/Ing. A-Z en orden cronolรณgico y conservar el Mecรกnico documento con anexos hasta el final de la obra.
Informe Mensual PESV
N/A