Comunicaciones by Latinco

ÁREA DE

COMUNICACIÓNES

Mapa de Procesos PROCESOS DE SOPORTE

Comunicaciรณn

CODIGO: FP-S-23

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL OBJETIVO  Lograr una comunicación fluida, asertiva, clara, y concreta al interior de la organización y hacia afuera.

PROVEEDORES  Socios  Gerencia General  Gerente de Proyectos  Gerencia de Desarrollo  Gestión Humana  Administración Oficina Medellín y Bogotá  Empleados  Consorcios  Empresas asociadas  Comunidades impactadas

MEDIO  Audiovisuales  Impresos  Digitales

    

RECURSOS HUMANOS Analista de Comunicaciones TECNOLOGICOS Computador Software de diseño Software de edición Dron Cámara fotografica

ENTRADAS  Planeación Estratégica de la organización  Manual de identidad corporativa  Necesidades de información y comunicación de todas las Gerencias de la organización  Necesidades de información y comunicación de Gerencia General y Gerente de Proyectos  Seguimiento de las obras  Necesidades de información y comunicación de las comunidades impactadas por las obras

SALIDAS  Política de comunicación  Plan de comunicaciones  Manual de imagen corporativa  Estrategia Digital  Comunicaciones internas  Publicaciones externas en medios digitales e impresos  Informe de Gestión Empresarial Anual  Flujograma de comunicaciones  Medios internos de comunicación

VIGENCIA: 20-FEB-2017

REQUISITOS  Legales y reglamentarios  Derecho de imagen  Norma ISO 9001: 2015 # 7.4 comunicación.  Derechos de Autor  Requisitos internos de la organización

MEDIO  Audiovisual  Impreso  Digital

CLIENTE  Socios  Gerencia General  Gerente de Proyectos  Gerencia de Desarrollo  Gestión Humana  Administración Oficina Medellín y Bogotá  Empleados  Consorcios  Empresas asociadas  Comunidades impactadas  Público externo

CODIGO: FP-S-23

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL PHVA

H V

ACTIVIDADES RESPONSABLES Elaboración Política de Comunicación  Socios Elaboración del Plan de Comunicaciones  Analista de Elaboración del Manual de imagen corporativa comunicaciones Elaboración de Estrategia de redes sociales Elaboración de cronograma de seguimiento  Asesores audiovisual a las obras externos Ejecutar Plan de comunicaciones Ejecutar acciones de información y comunicación para Latinco S.A y sus empresas Realizar seguimiento a las acciones del proceso Análisis de hallazgos de auditoría Realizar seguimiento audiovisual a las obras

VIGENCIA: 20-FEB-2017

DOCUMENTOS  DA-E-04-12 Mapa de Riesgos  DA-E-04-14 Política de Comunicaciones

Tomar acciones correctivas y preventivas

 FO-S-57-1 Listado Inventario equipos audiovisuales  FO-S-57-2 Acta de Entrega

 DA-S-57-1 Mapa de Públicos

 FO-S-57-3 Bitácora de Comunicación

 DA-S-57-2 Manejo de Comunidades y Medio ambiente

 FO-S-57-4 Plan de Comunicaciones

 DA-S-57-3 Política uso del correo electrónico  DA-S-57-4 Manual de Medios Internos

REGISTROS

 Registro Audiovisual/Campañas  Piezas Gráficas

 DA-S-57-5 Kit de Comunicaciones  DA-S-57-6 Manual de Imagen Corporativa  DA-S-57-7 Manual para la Gestión de la Comunicación en Crisis

RIESGOS DEL PROCESO No se garantiza la comunicación efectiva en la organización. Desconocimiento de la clasificación de la información frente a los diferentes tipos de público. No se tienen establecidos los canales para trasmitir los mensajes a los diferentes tipos de público. Falta de planeación para establecer las necesidades comunicacionales en un periodo determinado.

TRATAMIENTO Generar un flujo en la comunicación que permita trasmitir los mensajes de forma asertiva, directa y eficaz, diferenciando los niveles en la trasmisión de la información. Establecer y diferenciar los canales para trasmitir la información según el tipo de público y la importancia del mensaje, mediante los diferentes mecanismos de comunicación, bien sean interpersonales, digitales o escritos. Establecer una planeación a corto, mediano y largo plazo que garantice la ejecución de los procesos comunicacionales.

CODIGO: FP-S-23

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

VIGENCIA: 20-FEB-2017

Posicionar el área de comunicaciones ante los públicos, generando la Desconocimiento de los públicos frente a la existencia del necesidad la necesidad de búsqueda del área de comunicaciones a la hora de proceso comunicacional de la empresa. comunicar. Establecer políticas de comunicación para generar una interacción positiva con El manejo de las comunicaciones con las comunidades las comunidades a intervenir. Garantizar que la comunicación con los públicos sea efectiva y clara, No se trasmite la información a los diferentes públicos. generando a su vez una retroalimentación para lograr una comunicación activa entre las dos partes. La cultura comunicacional de los públicos interesados no sea Generar cultura sensibilizando a los públicos internos para obtener una acorde al direccionamiento estratégico generando una comunicación acorde a los lineamientos de las políticas de comunicación interferencia con los públicos externos. establecidas en el direccionamiento estratégico.

INDICADOR IMPACTO DE LA INTRANET: Sumatoria de opiniones positivas de los usuarios / total de usuarios INTERACCIÓN CON LA RED SOCIAL TWITTER GENERAR CULTURA FRENTE AL USO ADECUADO DE LOS DIFERENTES MEDIOS DE COMUNICACIÓN. CREAR LA RED DE MULTIPLICADORES DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN. (ADMINISTRADORE, SOCIALES Y SISO)

FRECUENCIA MEDIR

META

SEGUIMIENTO

ANALIZAR

Trimestral

90% de los usuarios de la intranet satisfechos

Número de personas que consultan la información (seguidores o no seguidores) de las publicaciones en twitter.

Mensual

Aumento de los seguidores en la red de twitter en un 25 % en el primer año

Tipo: impacto Grado de apropiación de los medios

Mensual

90% de los usuarios con uso y apropiación de los medios

Semestral

90% de los empleados conocer y participan de la red de multiplicadores

En términos de tiempo

# de empleados que participan en la red de multiplicadores/ # de empleados esperados

FICHA DE CARACTERIZACIÓN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL DIVULGAR EL PROCESO DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA

Tipo: Impacto # de empleados que conocen el proceso de comunicación/ # de empleados del área administrativa

Anual

CODIGO: FP-S-23 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 20-FEB-2017

90% de los empleados conocen el proceso de comunicación corporativa

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS COMUNICACIÓN

VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

NOMBRE DEL PROCESO COMUNICACIONES

CODIGO: N.A



LIDER Analista de Comunicaciones

PARTICIPANTES 

Todos Los usuarios del SIG

OBJETIVO

ALCANCE La comunicación de Latinco S.A inicia dese la necesidad de comunicar y transmitir la información, hasta la materialización del Lograr una comunicación fluida, asertiva, mensaje, por medio de un canal que clara, y concreta al interior de la organización garantiza la trasmisión activa del mensaje a y hacia afuera los diferentes tipos de públicos de la organización.

ACCIONES A CONTRARRESTAR:  Generar un flujo en la comunicación que permita trasmitir los mensajes de forma asertiva, directa y eficaz, diferenciando los niveles en la trasmisión de la información.  Establecer y diferenciar los canales para trasmitir la información según el tipo de público y la importancia del mensaje, mediante los diferentes mecanismos de comunicación, bien sean interpersonal, digital o escrito.  Establecer una planeación a corto, mediano y largo plazo que garantice la ejecución de los procesos comunicacionales.  Posicionar el área de comunicaciones ante los públicos, generando la necesidad la necesidad de búsqueda del área de comunicaciones a la hora de comunicar.  Establecer políticas de comunicación para generar una interacción positiva con las comunidades a intervenir.  Garantizar que la comunicación con los públicos sea efectiva y clara, generando a su vez una retroalimentación para lograr una comunicación activa entre las dos partes.  Generar cultura sensibilizando a los públicos internos para obtener una comunicación acorde a los lineamientos de las políticas de comunicación establecidas en el direccionamiento estratégico.

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS COMUNICACIÓN

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

D O  No se garantiza la comunicación efectiva  Identificar las necesidades para fortalecer en la organización. el proceso comunicacional.  Desconocimiento de la clasificación de la  Establecer los diferentes canales para la organización frente a los diferentes tipos trasmisión de los mensajes. de público.  Generar una cultura organizacional que  No se tienen establecidos los canales para garantice la implementación de la trasmitir los mensajes a los diferentes comunicación de una forma asertiva, clara tipos de público. y directa.  No se cuenta con la planeación para  Generar políticas, procesos que garanticen establecer las necesidades una comunicación jerárquica, horizontal y comunicacionales en un periodo trasversal. determinado.  Generar un impacto asertivo de las  Desconocimiento de los públicos frente a comunicaciones, a través de las técnicas la existencia del proceso comunicacional de diseño gráfico y audiovisual. de la empresa.  Apoyar los procesos de las diferentes áreas a través de la comunicación.  Establecer el flujo de la comunicación para que sea acorde al direccionamiento estratégico.  Crear y posicionar el área de comunicaciones en la organización.  Posicionar la imagen de la organización ante sus públicos. F A  La destinación de los recursos por parte  El manejo de las comunicaciones con las de la alta gerencia para desarrollar una comunidades. comunicación asertiva.  Que no se trasmita la información a los  Sin tener un plan de comunicación diferentes públicos. definido, se esmera por mantener  La cultura comunicacional de los públicos informado a sus públicos. interesados no sea acorde al  Existencia de una comunicación directa direccionamiento estratégico generando entre personal operativo y estratégico. una interferencia con los públicos externos.  Generar una imagen negativa la organización por la falta de comunicación con los públicos externos.

COMUNICACIÓN COMUNICACIONES

CÓDIGO: PR-S-57 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 20-FEB-2017

OBJETIVO:

Lograr una comunicación fluida, asertiva, clara, y concreta al interior de la organización y hacia afuera 2.

ALCANCE:

La comunicación de Latinco S.A inicia dese la necesidad de comunicar y transmitir la información, hasta la materialización del mensaje, por medio de un canal que garantiza la trasmisión activa del mensaje a los diferentes tipos de públicos de la organización. 3. 

DEFINICIONES: Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. NOTA 1: Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos. NOTA 2: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad. Riesgo combinación de la probabilidad de que ocurran una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos.



Riesgo Alto: Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias.



Riesgo Medio: El evento podría ocurrir en algún momento.



Riesgo Bajo: El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales.



Gestión del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo.



Canal: Es el medio físico a través del cual fluye o circula el mensaje, corresponde generalmente a estímulos sensoriales.



Canal de distribución: Es la ruta que toma la propiedad de un producto, se busca la mejor manera de llagar al consumidor. El canal incluye al productor y al consumidor, así como a todos los intermediarios involucrados en la trasferencia de la propiedad.



Comunicación: Es el acto que realizan dos o más personas donde existe un emisor y un receptor. 1

CÓDIGO: PR-S-57

COMUNICACIÓN COMUNICACIONES

VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 20-FEB-2017



Material publicitario: Son las obras audiovisuales y gráficas, así como todas las partes componentes de las mismas que constituyen los mensajes publicitarios de las campañas difundidas a través de cualquier medio y soporte considerados convencionales.



Medios de difusión: Son los medios de comunicación social o de publicidad en cuyos espacios o tiempos debe difundirse la campaña.



Comunicación No Verbal: consiste en transmitir significados en la forma de mensajes por medio de gestos acciones y proxémica



Comunicación Verbal: La comunicación verbal no puede ser aislada de una serie de factores para que sea efectiva, lo que incluye la comunicación no verbal, las habilidades de escucha y la clarificación.



Emisor: Es la persona que se encarga de transmitir el mensaje. Esta persona elige y selecciona los signos que le convienen, es decir, realiza un proceso de codificación; codifica el mensaje.



Receptor: La persona a quien va dirigido el mensaje; realiza un proceso inverso al del emisor, ya que descifra e interpreta los signos elegidos por el emisor; es decir, descodifica el mensaje.



Mensaje: En el sentido más general, es el objeto de la comunicación. Está definido como la información que el emisor envía al receptor a través de un canal de comunicación o medio de comunicación determinado.



Situación o Contexto: Es la situación en el que se desarrolla el acto comunicativo.



Marco de Referencia: Es el entorno que enmarca la situación.



El Newsletter: es una publicación digital más bien informativa que se distribuye a través del correo electrónico con cierta periodicidad (diaria, semanal, mensual, bimensual o trimestral). Normalmente contienen artículos de interés sobre la marca y del ámbito en que la misma se desenvuelve.



Replicadores de Información: Son aquellas personas que actúan como multiplicadores de la información en los sitios (obras, plantas) donde el analista de comunicaciones no tiene alcance presencial

COMUNICACIÓN COMUNICACIONES

CÓDIGO: PR-S-57 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 20-FEB-2017

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA     

ISO 9001:2015 Plan Estratégico de Comunicaciones DA-E-04-12 Mapa de Riesgos Rubí Consuelo Mejí Quijano, Administración de riesgos, Un enfoque empresarial, Medellín, Fondo Editorial Universidad EAFIT, 2006, pp. 37-39 Guía para la administración del riesgo, Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites.

5. PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO    

Gerencia General Analista de Comunicaciones Usuarios del proceso Medios de comunicación externos

6. RIESGOS DEL PROCESO 6.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

CÓDIGO: PR-S-57

COMUNICACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIONES

VIGENCIA: 20-FEB-2017

6.2 Matriz de Riesgos Clase de riesgo Tipo de riesgo

Riesgo Estratégico

Interno (Empresa)

Externo (Entorno)

No se garantiza la comunicación efectiva en la organización.

Riesgo Estratégico X

Riesgo Reputación Riesgo Estratégico Riesgo Operativo

Riesgo Estratégico

Riesgo Estratégico Riesgo Operativo

Calificación Riesgo

Desconocimiento de la clasificación de la información frente a los diferentes tipos de público. No se tienen establecidos los canales para trasmitir los mensajes a los diferentes tipos de público. Falta de planeación para establecer las necesidades comunicacionales en un periodo determinado. Desconocimiento de los públicos frente a la existencia del proceso comunicacional de la empresa.

Probabilidad

Impacto

Evaluación Riesgo

Riesgo Alto

Riesgo Medio

Opciones de Manejo

Acciones

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Generar un flujo en la comunicación que permita trasmitir los mensajes de forma asertiva, directa y eficaz, diferenciando los niveles en la trasmisión de la información.

Asumir el Establecer y diferenciar los Riesgo, Reducir canales para trasmitir la el riesgo información según el tipo de público y la importancia del mensaje, mediante los diferentes mecanismos de comunicación, bien sean Asumir el Riesgo, Reducir interpersonales, digitales o escritos. el riesgo

Riesgo Medio

Establecer una planeación a Asumir el corto, mediano y largo plazo Riesgo, Reducir que garantice la ejecución de el riesgo los procesos comunicacionales.

Riesgo Medio

Posicionar el área comunicaciones ante Asumir el públicos, generando Riesgo, Reducir necesidad la necesidad el riesgo búsqueda del área comunicaciones a la hora comunicar.

de los la de de de

CÓDIGO: PR-S-57

COMUNICACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIONES

VIGENCIA: 20-FEB-2017

Riesgo No sistemático Riesgo Estratégico

Riesgo Reputación Riesgo Estratégico Riesgo Reputación

El manejo de las comunicaciones con las comunidades

No se trasmite la información a los diferentes públicos.

La cultura comunicacional de los públicos interesados no sea acorde al direccionamiento estratégico generando una interferencia con los públicos externos.

Riesgo Medio

Riesgo Alto

Establecer políticas de Asumir el comunicación para generar Riesgo, Reducir una interacción positiva con el riesgo las comunidades a intervenir.

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Garantizar que la comunicación con los públicos sea efectiva y clara, generando a su vez una retroalimentación para lograr una comunicación activa entre las dos partes.

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Generar cultura sensibilizando a los públicos internos para obtener una comunicación acorde a los lineamientos de las políticas de comunicación establecidas en el direccionamiento estratégico.

Riesgo Operativo Riesgo No sistemático Riesgo Estratégico Riesgo Operativo

Riesgo Alto

CÓDIGO: PR-S-57

COMUNICACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIONES

VIGENCIA: 20-FEB-2017

7. COMPONENTE SST (18001) 7.1 Objetivo Asegurar las condiciones sanas y seguras dentro del proceso de comunicaciones de la empresa ayudando a minimizar y controlar los riesgos asociados a sus actividades. 7.2 Elementos de Protección Personal Se utilizarán los elementos de ergonomía requeridos para crear y documentar la información. En el caso, que el personal responsable de las comunicaciones visite una obra o planta, el área SST o almacén deberán suministrar los EPP requeridos para el correcto desarrollo de la actividad. 7.3 Gestión de Riesgos SST ACTIVIDAD

PELIGRO

Identifica la necesidad de la comunicación o información interna o externa Revisa y valida la información a difundir

Biológico: Virus, baterías, hongos.

Selecciona información Determina modalidad comunicación

la la de

Genera el material de apoyo Identificación de los replicadores de la información Verifica la eficacia de la comunicación y difusión Retroalimentación para receptor activo

MEDIDA DE CONTROL  Implementación de los programas de higiene y seguridad en el trabajo.

Físico: Iluminación (luz visible por exceso o deficiencia) Químico: Polvo mínima cantidad.

REGISTRO

 Aplicación del SVE Osteomuscular y visual corporativo.

 Utilización de los kit de ergonomía suministrados por la empresa (Pad mouse, reposa muñecas, reposa pies, base para portátil, teclado auxiliar, elevador de pantalla), silla ergonómica

Psicosocial: Características de la organización y grupo social del trabajo. Biomecánico: Postura prolongada. Condiciones de seguridad: Mecánico, locativo, tecnológico, público.

 Orden y aseo puesto de trabajo

Fenómeno natural: Sismo, terremoto, vendaval y lluvias.

del

 Ejecución del programa de pausas activas.

 Registro de capacitaciones  Entrega de kit de ergonomía  Registro orden y aseo en zonas de trabajo  Registro de implementación de los sistemas de vigilancia epidemiológica SVE

CÓDIGO: PR-S-57

COMUNICACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIONES

VIGENCIA: 20-FEB-2017

7.4 Personal y Entrenamiento El personal involucrado en este proceso deberá seguir los programas de capacitación, sensibilización y formación establecidos por la empresa. De acuerdo a las actividades descritas el personal deberá hacer énfasis en la formación frente a:    

Identificación de peligros, evaluación y medidas de control de riesgos. Ergonomía e higiene postural. Pausas activas Sistemas de vigilancia epidemiológicos osteomuscular y visual

8. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ACTIVIDAD

Planea la estrategia de comunicación de la empresa

Identifica la necesidad de la comunicación o información interna o externa

DESCRIPCIÓN Realizado el diagnostico de comunicaciones se planea as estrategias a realizar para fortalecer el buen uso y maneo de las comunicaciones de Latinco  Política de Comunicación  Plan de Comunicaciones  Manual de Imagen corporativa  Flujograma de comunicación  Mapa de Públicos Una vez realizado el análisis comunicacional (necesidades que se quiere comunicar) por parte de los emisores, y mediante:  Correo electrónico  Reuniones  Comités  Comunicados  Comités Primarios  Juntas Se comunica el analista en comunicaciones la necesidad de comunicar a toda la organización o a los diferentes tipos de público un mensaje. 7

RESPONSABLE

Socios Analista de Comunicaciones

Líderes y/o usuarios de proceso involucrados en la comunicación del mensaje Analista en comunicaciones

REGISTRO

Fases del proceso FO-S-57-4 Plan de Comunicaciones

Correo Electrónico FO-S-01-3 Acta de reunión

CÓDIGO: PR-S-57

COMUNICACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIONES

Revisa y valida la información a difundir

Selecciona la información

Determina la modalidad de comunicación

Una vez se realiza la recepción de la información por parte del analista del área de comunicaciones, se procede a validar en la información su:  Veracidad  Información actualizada – estudio de medios.  Cuidado de la imagen corporativa  Buen nombre de la organización  Privacidad de la información  Derechos de autor Una vez aprobado el filtro en la información se procede a consultar con la Gerencia General o con el líder del área implicada, buscando la aprobación y continuidad del proceso. Una vez seleccionada y aprobado que se va a comunicar, mediante la implementación del DA-01-XX Mapa de Públicos, se identifica:  Cuando Comunicar (información permanente divulgación)  A quien comunicar (Tipos de público)  Como Comunicar  Quien comunica (Replicadores de información) Una vez identificados los diferentes lineamientos descritos en el DA-S-57-1 Mapa de Públicos se procede a identificar el medio por el cual se va a enviar el mensaje mediante la implementación del DA-S-57-4 Manual de Medios Internos, algunos de esos pueden ser:  Boletines  Carteleras  Intranet  Página Web  Whatsapp  Twitter 8

VIGENCIA: 20-FEB-2017

Analista de Comunicaciones Gerencia General / líder del área implicada

N.A

Analista de Comunicaciones Líder del área implicada en comunicar la información

Analista en comunicaciones Líder del área implicada en comunicar la información

N.A

Boletines Carteleras Intranet Página Web Whatsapp Twitter Videos Fotografías Informes de gestión

CÓDIGO: PR-S-57

COMUNICACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIONES

Genera el material de apoyo

Identificación de la Red de Multiplicadores de la Información

Compra e Inventario de Equipo audiovisual

 Videos  Fotografías  Informes de gestión Importante cruzar la información con el DA-S-57-1 Mapa de Públicos ya que previa identificación de los públicos a divulgar la información se identifica el medio. Cuando la información necesite ser compartida por correo electrónico institucional se debe seguir los paramentos del DA-S-57-3 Política uso del correo electrónico Una vez seleccionado el público y el medio, se procede a materializar la idea mediante el uso de herramientas tecnológicas, piezas publicitarias y herramientas de mercadeo que garanticen la eficacia en la comunicación a los públicos que va a ser dirigida. Una vez se tiene listo el material o los materiales de apoyo se procede a identificar DA-S-57-1 Mapa de Públicos y DA-S-57-2 Manejo de Comunidades y Medio ambiente que personal será el apoyo del área para divulgar la información a los públicos a los cuales se quiere trasmitir el mensaje, importante saber identificar quienes son los replicadores de la información basándose en:  El conocimiento del tema.  Ubicación en las obras.  Posicionamiento en el organigrama.  Relación con los clientes y/o comunidad (si es directa o indirecta).  Medio externo por el cual se divulgara la información El Analista de Comunicaciones es la única persona autorizada 9

VIGENCIA: 20-FEB-2017

Piezas Publicitarias Analista de Comunicaciones

Registros audiovisuales Campañas de comunicación

Analista de Comunicaciones Red de Multiplicadores de la Información

Analista de Comunicaciones

N.A

FO-S-57-1

CÓDIGO: PR-S-57

COMUNICACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIONES para la compra audiovisuales.

VIGENCIA: 20-FEB-2017

de equipos

Listado Inventario equipos audiovisuales

El Analista es el responsable de controlar los equipos por medio del inventario, una vez se adquiere el equipo se le asigna un código en consecutivo Estructura del Código: XXX-Y-ZZ XXX: Letras asignadas según el prefijo del nombre de equipo. Y: Letra asignada al propietario del equipo “L” (Latinco) ZZ: Consecutivo con el cual se enumeran a partir del 01 todos los equipos, (este consecutivo no se repetirá) El Director de Obra y/o Administrador es el encargado por medio de correo electrónico o del SIESA de solicitar al Área de Comunicaciones los equipos audiovisuales que la obra requiere.

Realiza préstamo de equipos audiovisuales

El área de comunicaciones, es de asignar los equipos audiovisuales (cámaras fotográficas y de vídeo) en las obras, revisar la necesidad técnicas y su costo, de igual forma realizar un seguimiento y un mantenimiento a estos equipos. Una vez determinado cuales son los equipos asignados a la obra el Área de comunicaciones por medio de acta de entrega los envía a la obra, la cual es entregada a la Almacenista y/o Administrador según sea el caso, ellos proceden a la entrega final a los responsables, estos últimos deben firmar el recibo en el acta de entrega. 10

Analista de Comunicaciones Usuarios

FO-S-57-2 Acta de Entrega

CÓDIGO: PR-S-57

COMUNICACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIONES

Verifica la eficacia de la comunicación y difusión

Elabora Bitácora de seguimiento en medios

Retroalimentación para receptor activo

Una vez divulgada o entregada la información a los destinatarios se procede a la implementación de herramientas que buscan verificar la eficacia en la recepción del mensaje, algunas de estas son:  Google Docs.  Formularios  Revisiones internas y externas (auditorias)  Encuesta de satisfacción del Cliente/Comunidad  Memorandos  Comunicados externos Cliente/Comunidad Se realiza periódicamente la actualización de un Bitácora donde se tiene un registro y un seguimiento a las publicaciones de realizadas por Latinco o en las que se hable de Latinco, esto con el fin de realizar un seguimiento sobre la imagen de la empresa. Cada vez que se genere una participación activa entre emisor y receptor se genera una retroalimentación entre las partes que permite generar:  Felicitaciones  Cuestionamientos  Oportunidades de mejora  Mayor información sobre el tema Una vez identificada la información solicitada por el receptor, se procede a determinar la modalidad de comunicación y el proceso sigue su conducto regular.

VIGENCIA: 20-FEB-2017

Líderes de proceso involucrados en la comunicación del mensaje Red de Multiplicadores de la Información

N.A

Analista en comunicaciones

Analista de Comunicaciones

Líderes de proceso involucrados en la comunicación del mensaje Analista en comunicaciones

FO-S-57-3 Bitácora de Comunicación

Correo Electrónico

CÓDIGO: PR-S-57

COMUNICACIÓN

VERSIÓN: 01

COMUNICACIONES

VIGENCIA: 20-FEB-2017

9. REGISTROS ALMACENAMIENTO CÓDIGO

TIEMPO DE

NOMBRE

RESPONSABLE

ACCESO

Forma archivo

Orden

Ubicación

Conservación

Disposición

Listado Inventario equipos audiovisual es

Analista de comunicaciones

Clasificado

Magnético

Cronológico

Computador Analista de comunicaciones

Durante su vigencia

Se elimina

Acta de Entrega

Analista de comunicaciones

General

Magnética y física

Cronológico

Computador Analista de comunicaciones

Durante su vigencia

Se elimina

Bitácora de Comunicaci ón

Analista de comunicaciones

Clasificado

Magnético

Cronológico

Computador Analista de comunicaciones

Durante su vigencia

Se elimina

Plan de Comunicaci ones

Analista de comunicaciones

General

Magnético

Cronológico

Computador Analista de comunicaciones

Durante su vigencia

Se elimina

Acta de reunión

Analista de comunicaciones

General

Carpeta orden A-Z

Cronológico

Archivo Analista de comunicaciones

Durante su vigencia

Se elimina

N.A.

Fases del proceso

Analista de comunicaciones

Clasificado

Medio Magnético

Cronológico

Computador Analista comunicaciones

Durante su vigencia

Se elimina

N.A

Piezas Gráficas

Analista de comunicaciones

General

Magnético Impresos

Cronológico

Computador Analista de comunicaciones

Durante su vigencia

Se elimina

N.A

Registro Audiovisual/ Campañas

Analista de comunicaciones

Clasificado y general

magnético

cronológico

Computador Analista de comunicaciones y You tube

Durante su vigencia

Se elimina

FO-S-57-1

FO-S-57-2

FO-S-57-3

FO-S-57-4

FO-S-01-3

10. ANEXOS         

DA-E-04-12 Mapa de Riesgos DA-E-04-14 Política de Comunicaciones DA-S-57-1 Mapa de Públicos DA-S-57-2 Manejo de Comunidades y Medio ambiente DA-S-57-3 Política uso del correo electrónico DA-S-57-4 Manual de Medios Internos DA-S-57-5 Kit de Comunicaciones DA-S-57-6 Manual de Imagen Corporativa DA-S-57-7 Manual para la Gestión de la Comunicación en Crisis 12

COMUNICACIÓN COMUNICACIONES

CÓDIGO: PR-S-57 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 20-FEB-2017

11. RAZON DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO Julio de 2016: Revisión y ajuste incluyendo los requisitos de la GUÍA RUC y Decreto 1072/2015 12. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN Analista de Comunicaciones

Junta Directiva

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

POLITICA DE COMUNICACIÓN COMUNICACIONES

CÓDIGO: DA-S-57-2 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 20-FEB-2017

POLÍTICA DE COMUNICACIÓN LATINCO

TABLA DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN ............................................................................. 2

OBJETIVO DE COMUNICACIÓN....................................................... 2

ROL DEL COMUNICADOR ................................................................ 2

FLUJOS DE COMUNICACIÓN ........................................................... 3

CANALES DE COMUNICACIÓN ........................................................ 4

MEDIOS DE COMUNICACIÓN .......................................................... 5

IMAGEN INSTITUCIONAL ............................................................... 6

GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN CRISIS .................................. 7

MANEJO DE COMUNIDADES Y MEDIO AMBIENTE ........................... 7

WWW.LATINCO.CO

POLITICA DE COMUNICACIÓN COMUNICACIONES

CÓDIGO: DA-S-57-2 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 20-FEB-2017

1. INTRODUCCIÓN La comunicación es un componente indispensable que aporta de manera significativa a la consecución de los objetivos organizacionales de una entidad y, por ende, al éxito de su gestión. Es por ello que Latinco formaliza una Política de Comunicación que permita la construcción de una visión compartida y el mejoramiento de las relaciones humanas de la entidad con sus públicos. La Política de Comunicación establece procedimientos que permiten regular los flujos de información entre los miembros de la organización, así como la interacción comunicativa con su público externo, informando oportuna y verazmente, recogiendo y resolviendo las demandas informativas para alinearlos con los objetivos de la organización. De igual manera, define las estrategias de desarrollo y manejo de los diferentes medios de información, a la vez que fortalecerá la cultura y los valores institucionales, a fin de optimizar la identidad y el clima organizacional.

2. OBJETIVO DE COMUNICACIÓN Según el Direccionamiento Estratégico, consiste en lograr una comunicación fluida, asertiva, clara, y concreta al interior de la organización y hacia afuera.

3. ROL DEL COMUNICADOR El comunicador en Latinco debe velar por el cumplimiento de la política de comunicación y por el desarrollo adecuado del procedimiento establecido tanto para la comunicación interna como externa. La comunicación depende directamente de la Gerencia General, porque es allí donde se genera la toman de decisiones y se produce la información que debe compartirse de manera descendente con todos los empleados para el correcto WWW.LATINCO.CO

POLITICA DE COMUNICACIÓN COMUNICACIONES

CÓDIGO: DA-S-57-2 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 20-FEB-2017

funcionamiento de la empresa. Al mismo tiempo el comunicador es un canal directo entre los gerentes y el Gerente General para la comunicación ascendente. Igualmente el comunicador tiene la responsabilidad de atender las necesidades de comunicación de las diferentes gerencias y debe ser consultado para el desarrollo de cualquier campaña interna tendiente a generar cambios conductuales en el recurso humano o informar cambios en los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad. Los diferentes medios de comunicación oficiales son administrados por el comunicador siguiendo los parámetros del Manual de Medios Internos y el Manual de Identidad Corporativa, siendo responsable, tanto del diseño como de los contenidos. Así mismo, debe realizar acompañamiento en los diferentes Comités o Juntas (canales oficiales), para garantizar una comunicación fluida, asertiva, clara, y concreta al interior de la organización y hacia afuera.

4. FLUJOS DE COMUNICACIÓN En las organizaciones la información viaja en todas las direcciones y su origen e intención comunicativa depende del nivel jerárquico.  Comunicación descendente:  Los mensajes que se dan desde los socios en cabeza de la Gerencia General hacia las demás gerencias.  Comunicación ascendente:   Los mensajes que se dan desde el personal operativo en obras y en oficinas, hacia las gerencias y desde las gerencias hacia la Gerencia General y los socios.  Comunicación horizontal: Es la comunicación entre iguales dentro de los equipos de trabajo de cada una de las gerencias.

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5. CANALES DE COMUNICACIÓN ● Asamblea General de Accionistas: Es un órgano colectivo o colegiado de carácter necesario, de dirección, interno y discontinuo, se constituye por la reunión de accionista debidamente convocado para decidir asuntos internos del ente social, que tiene que ver más por el control estratégico de la empresa que con la actividad operativa de la misma. La asamblea se integra por los accionistas inscritos en los libros de la sociedad o sus representantes debidamente acreditados mediante poder. ● Comité Familiar: Es un órgano social o colegiado, el cual no es de obligatorio cumplimiento dentro de una sociedad por acciones, pero si es muy recomendado dentro de una sociedad de familia. Este órgano permite la discusión o el debate de temas netamente familiares, esto con la finalidad de mejorar o recomponer las relaciones familiares dentro de una compañía familiar. ● Junta Directiva: Es un órgano social o colegiado de administración interna y en las sociedades por acciones es de obligatoria existencia. La Junta Directiva es elegida por la Asamblea General de Accionistas para períodos determinados y sus miembros pueden ser reelegidos o removidos libremente por la Asamblea en cualquier tiempo. De ella se puede decir que es una especie de vocera o delegada de la Asamblea General de Accionistas para la administración de la sociedad. ● Comité de Socios Junior: Es un órgano social o colegiado, el cual no es de obligatorio cumplimiento dentro de una sociedad por acciones. Este órgano permite el aprendizaje de las futuras generaciones en el manejo de la organización para que entre los mismos jóvenes se capitalice la información adquirida. Es un órgano de discusión o debate, y aunque en algunos momentos podrá llegar a ser administrativo esta no será su actividad principal. WWW.LATINCO.CO

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● Comité Primario de Gerentes: Es una organización conformada por miembros que comparten igualdad o similitud en jerarquía y autoridad. Tienen un sistema de comunicación formal e informal y a través de la autoridad su líder, el cual juega el papel de colaboración y enlace con su nivel inmediatamente superior, así como, en una relación horizontal. La finalidad de esta reunión es el establecimiento de comunicación entre gerencias, consulta, exposición de problemas en su área, generación de sinergia, establecimiento de prioridades, plantear ideas, entender el funcionamiento de gerencias.

6. MEDIOS DE COMUNICACIÓN ●

Boletín Territorio: El boletín es de uso interno de la organización, con el propósito de formalizar la información para evitar rumores y dinamizar los flujos de comunicación descendente, ascendente y horizontal.

●

Boletín Seguridad y Salud en el Trabajo: El boletín es de uso interno de la organización, con el propósito de informar las novedades referente al gestión de la seguridad y salud en el trabajo, tal y como lo indica la Ley.

●

Carteleras: Brindar información de interés general tanto para el público interno como externo. Permite la centralización de la información en puntos de circulación continua. La cartelera sirve para reforzar la identidad corporativa de la empresa al verse reflejada en ella el logo, valores y políticas.

●

La Intranet: Es de uso interno de la organización, a partir de la vinculación de un usuario a través del correo electrónico. Es el principal medio de comunicación de los empleados, porque allí encuentran información relativa a los beneficios laborales, noticias de las obras, WWW.LATINCO.CO

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directrices de los jefes, noticias sociales y culturales y campañas internas. ●

Página web: Es un medio para público externo, que contiene información corporativa oficial. Debe servir como referente para que los usuarios de la web identifiquen el tipo de empresa, sus productos o servicios, ubicación geográfica, clientes, historia e información de contacto.

●

WhatsApp: Es una aplicación de mensajería instantánea para teléfonos inteligentes, que envía y recibe mensajes mediante Internet. A nivel empresarial es un medio para público interno, que contiene información corporativa oficial.

●

Twitter: Es un medio de comunicación externa que busca dos fines principales: contar un suceso de manera oficial y noticiosa y crear red con formadores de opinión pública.

7. IMAGEN INSTITUCIONAL Como parte de su Plan Estratégico, Latinco adoptó una nueva identidad visual, a través del Manual de Identidad Corporativa. De acuerdo con lo anterior se orientan acciones en los siguientes aspectos: ●

Articular la Identidad Institucional: Se unifica la identidad gráfica mediante el uso fundamental del nuevo logo.

●

Normalizar todo el material y modelos impresos: Se normaliza la utilización del material impreso y digital a nivel interno y externo, a través del uso de formatos estandarizados.

●

Posicionar la imagen: Se hace uso de la nueva imagen en todos los proyectos en los cuales participa Latinco y en las diferentes líneas de negocio. WWW.LATINCO.CO

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8. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN CRISIS Latinco es consciente de la importancia de la buena gestión de la comunicación en momentos de crisis, ya que a través de esta es posible evitar que algunas crisis internas salgan a la luz pública y al mismo tiempo en caso que se conozca públicamente, sea la voz de la empresa la que predomine en los medios de comunicación masiva, con el apoyo de los periodistas aliados. Es por ello que se ha creado el manual “Gestión de la Comunicación en Crisis”, que contempla la preparación, los parámetros de acción de los socios y demás miembros de la compañía, en todo lo que tiene que ver con integridad de la información, voceros y relacionamiento con medios masivos de comunicación en casos de crisis o atención a situaciones especiales.

9. MANEJO DE COMUNIDADES Y MEDIO AMBIENTE Para los socios de la compañía es de gran relevancia generar relaciones estrechas con las comunidades impactadas por los proyectos de ingeniería civil, así como la protección del medio ambiente, por ello desde el Direccionamiento Estratégico en el propósito de la empresa se expresa “Somos una empresa próspera, que enfoca sus esfuerzos a construir soluciones sostenibles de ingeniería, para el confort de los usuarios y la transformación de la sociedad” y en los Objetivos Estratégicos está “Tener un manejo social y ambiental responsable y sustentable en cada uno de los procesos”. Estas declaraciones de la empresa deben cuidarse desde el relacionamiento continuo, las acciones preventivas y la gestión de la comunicación cuando se presenten crisis que puedan deteriorar las relaciones con las comunidades, para que con su debido manejo no se quebrante la imagen de Latinco. Es así como se ha creado el manual “Gestión de la Comunicación en Crisis”.

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Socios Estratégicos Junta de Accionistas Grupo de Gerentes Gobierno Familias de los empleados

Vínculos posibilitadores

Empleados vinculados Empleados Contratistas Proveedores Practicantes Consorcios Vínculos funcionales

Grupos políticos Gremios Otras constructoras Empresas Estatales Otras empresas asociadas a las líneas de negocio

Usuarios de las obras Clientes mayoritarios

Vínculos normativos

Comunidades impactadas por las obras civiles Medios de Comunicación Interventores Corporaciones autónomas ambientales

Vínculos difusos

ico

ocios atégicos

upo de rentes

pleados culados

Cómo me perciben?

Como una empresa responsable, sólida financieramente y consciente de todo lo que abarca el negocio.

Como una empresa familiar, sólida, con tradición, responsable y conocedora del sector económico donde se encuentra.

Como una empresa buena para trabajar, donde aprenden y ascienden.

Qué quiero lograr con él?

Una mejor cohesión e integración a la toma de decisiones

Empoderamient o para la toma de decisiones, ejecución y manejo de los equipos de trabajo

Enlazar la comunicación para lograr efectividad y celeridad y cumplir los objetivos del direccionamient o estratégico

Qué mensajes quiero darle a mi público?

Dónde lo encuentro?

Quién d relacionar él?

La importancia de implementar utilizar constantemente los flujos de comunicación para que coincida la comunicación con la jerarquía del organigrama.

En la compañía, en las reuniones dispuestas para ellos, en el correo electrónico y vía telefónica.

Correlació n entre ellos mismos.

En las oficinas de la compañía ubicadas en Medellín y Bogotá.

El Preside Gerente G y el comunicad

En todos los sitios de acción de la compañía y en las obras.

Los geren cada equi directores coordinad jefes y ent colaborad

La importancia de utilizar constantemente los flujos de comunicación para que coincida la comunicación con la jerarquía del organigrama de manera ascendente y descendente. Empoderamiento para la toma de decisiones. Cada persona es responsable de su comunicación generando retroalimentación y haciendo seguimiento a las solicitudes de los demás.

pleados tratistas

Evitar la obviedad y el sentido común para explicar los procesos. Utilizar adecuadamente los canales y los medios de comunicación dispuestos por la organización.

Como una oportunidad laboral con una empresa sólida, seria, comprometida y estructurada donde su bienestar y labor son tenidos en cuenta. Además de la oportunidad de aprender y contribuir al desarrollo de su región impactada por las obras civiles.

Que se acojan a las instrucciones dispuestas en las obras y proyectos, que utilicen todos los elementos de seguridad y comprendan los conocimientos que la empresa les da.

Que se acojan a las políticas de la organización. Y que durante el tiempo de la duración de su contrato se sientan parte de la organización.

En las obras civiles.

El director obras, el administra de obras, SISO.

nta de onistas

eedores

Cómo me perciben?

*****

Qué quiero lograr con él?

***

Qué mensajes quiero darle a mi público? Que se pueda generar instrucciones sobre la jerarquía de la información, cómo se bajan las decisiones y cómo se ejecutan los planes de la compañía con el resto de la organización. La importancia de implementar utilizar constantemente los flujos de comunicación para que coincida la comunicación con la jerarquía del organigrama.

Como una empresa transparente, que paga sus cuentas aunque en ocasiones debido a las contingencias pueda

Estandarizar y mejorar los procedimientos de compras, los protocolos y la negociación comercial y el relacionamiento

Tranquilidad, confianza, estabilidad y credibilidad en el proceso de negociación, así como seguridad y respaldo de la

Dónde lo encuentro?

Quién relaci con

En las reuniones de juntas que se hacen periódicamente para la toma de decisiones.

El Presid de la comp el rest socios

En las obras en cada región, en Bogotá y en Medellín.

El Depar to de Comp Mede

ventores

demorarse.

Como una organización que cumple con todos los compromisos contractuales generalmente a un 100%. Además se estima que es una organización que se puede recomendar para ejecución de proyectos y venta de material en calidad y cumplimiento.

comercial.

Que sean aliados de los cumplimientos de Latinco en las obras

presas das a las eas de gocio

*** preguntar a los directores de cada área y distinguir la percepción de cada uno

Brindar un servicio desde el área de comunicación para la realización de piezas

sorcios

Como una organización que cumple con todos los compromisos contractuales generalmente a un 100%. Además se estima que es una organización que se puede

Que me perciban como una empresa estable, seria y de buenos manejos para lograr asociatividad en los proyectos.

compañía.

Tranquilidad, confianza, estabilidad y credibilidad en el proceso de seguimiento y control, así como seguridad y respaldo de la compañía.

Cuidar la identidad corporativa de LATINCO y de las empresas asociadas. Planeación para solicitar los servicios de comunicación.

Que se pueden asesorar en los procesos de comunicación para acciones estratégicas y tácticas con todos los públicos del consorcio.

direct de ob los almac .

En las obras

En las oficinas de Bogotá y en la planta CAMP, en Medellín y en Ibagué.

En las obras

El Ger Gener Geren Proye los direct de ob

Presid el Ger Gener Geren Proye Geren Logíst Infraes ra y la Direct Desar Estrat Presid el Ger Gener Geren Proye conec coord es y e

icantes

recomendar para ejecución de proyectos y venta de material en calidad y cumplimiento.

Como una empresa donde tienen la oportunidad de aprender y crecer.

Geren Desar

Que hagan bien su trabajo, de modo que generen valor agregado para el cargo y contribuyan al cumplimiento de objetivos.

EEl valor que le da la organización al componente humano, la experiencia y el aprendizaje en el saber específico..

En todos los sitios de acción de la compañía y en las obras.

Los je direct encarg en las de la comp

ico

Gobierno

Grupos políticos

Gremios

Cómo me perciben?

Como una empresa con una excelente reputación, sólida, cumplida y con buena trayectoria.

Como una empresa clave en el relacionamiento con el sector privado y empresarial de Colombia.

Como una empresa que representa el gremio de manera idónea desde su proceder, responsable y sólida.

Qué mensajes quiero darle a mi público?

Dónde lo encuentro?

Quién d relacionar él?

Continuar la relación contractual a través de la figura de licitación y adjudicación de proyectos.

Somos un aliado para el desarrollo del país a través de la construcción de infraestructura.

En todas las instituciones del Estado relacionadas con obras civiles: INVÍAS, ANI, Mintransporte, Fondo de Adaptación, otros Ministerios y autoridades locales.

El Preside la compañ Gerente General, e Gerente d Proyectos Gerencia d Desarrollo

Relacionamiento, legitimidad y colaboración.

Somos un aliado para el desarrollo del país a través de la construcción de infraestructura.

***

El Preside la compañ Gerente G y la Junta socios.

Pertenencia, legitimidad, regulación, respaldo.

Nuestra política de hacerlo bien desde la primera vez para fortalecer el gremio en buenas prácticas generando así el desarrollo sostenible en el sector de la infraestructura

***

El Preside la compañ Gerente General, Gerencia d Desarrollo comunicad

Qué quiero lograr con él?

ico

amilias de los mpleados

munidades mpactadas r las obras Civiles

Cómo me perciben?

Como una empresa que brinda oportunidades de crecimiento personal y económico

Qué quiero lograr con él?

Colaboración, entendimiento e integración.

Qué mensajes quiero darle a mi público?

Dónde lo encuentro?

Quién deb relacionar él?

Mensajes con los valores de la organización.

En los hogares de los empleados y contratistas. En ciertos casos en la misma empresa cuando hay varios miembros de la familia laborando para la compañía.

El comuni y los empl

En las regiones donde están las obras.

El director obra, la ge social, pre ambiental comunicad

Que Latinco es una empresa que cumple lo que promete.

Como una empresa que cumple, que tiene buena reputación y que se le puede creer.

Beneficio, acompañamiento y que legitimen lo que hace la compañía en sus zonas de acción.

Los beneficios que se generan con el desarrollo del proyecto en las regiones geográficas donde se hacen las obras (comfort). Quién es Latinco, qué es elg proyecto y los mecanismos de atención a las inquietudes y solicitudes de la comunidad. La empresa está dispuesta a escuchar

Medios de municación

rporacione Autónomas mbientales

a la comunidad.

Como una de las empresas más sólidas de Colombia, conocedores del negocio. Los medios locales en las regiones donde se encuentran las obras los ven como el progreso.

Que me publiquen lo adecuado, que sean los aliados en la gestión de crisis, que sean plataforma para comunicar los logros y aciertos de la compañía.

Que LATINCo puede ser una fuente de información para ampliar contenido noticioso y de interés para la sociedad. Que son aliados de la LATINCO en sus comunidades para la divulgación de la información relevante sobre las obras.

En todas las cadenas, redes sociales y grupos de medios locales, regionales y nacionales.

El Preside la compañ Gerente general, e director d la gestora y el comunicad

Directa en los casos de obras en la zona de influencia de cada

Gerente General, Gerente d Proyectos

El respeto por los canales de comunicación formal en los momentos de crisis organizacional. Como una empresa que cumple con mla normatividad ambiental y protección de la vía

Hacer evidente el esfuerzo y los logros ambientales en los proyectos

Las buenas prácticas de manejo ambiental en las obras de LATINCO

evistas de consultoría en comunicación integral 2016 at Place to Work 2013 a laboral, realizada por calidad 2014

Corporación

Gerente d Sustentab , Gerente Jurídica, Directora Minero Energétic Directore obra e ingeniero ambienta Geólogos

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CÓDIGO: DA-S-57-2

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VIGENCIA: 20-FEB-2017

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MANEJO DE COMUNIDADES Y MEDIO AMBIENTE LATINCO En LATINCO la estructura para manejar las relaciones con las comunidades impactadas por las obras civiles desde los requerimientos legales, reposa en el Plan de Gestión Social (PGS) de la Gerencia de Sustentabilidad. Como complemento a lo anterior, el área de comunicaciones plantea un esquema denominado Red de Multiplicadores con el propósito de enlazar el trabajo de los gestores sociales con el área de comunicaciones de la compañía y asegurar que en todas las obras se lleve a cabo esta labor bajo los mismos lineamientos. Además, se pretende recopilar la información de las acciones que se ejecutan, de modo que se alimente el Balance Social que se presentará anualmente por parte de la empresa. 1. RED DE MULTIPLICADORES DE COMUNICACIÓN La red de multiplicadores de comunicación, es una estructura de colaboración y extensión operativa del área de comunicación de LATINCO. El fin principal es bajar la estrategia de comunicación a todas las áreas de la compañía, logrando así unificar la oficina Medellín, la oficina Bogotá y las obras. De esta manera, se generará una comunicación ágil, concreta y global desde estrategias y tácticas ejecutando el plan de comunicación, los programas y las campañas para alinear a sus públicos con el objetivo del desarrollo estratégico. Esta estructura propone asumir la comunicación como un asunto integral y vertebral en la administración de la compañía y busca recoger los perfiles afines a la comunicación en las obras, como apoyo a la gestión.

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VIGENCIA: 20-FEB-2017

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VIGENCIA: 20-FEB-2017

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¿CÓMO FUNCIONA? ROL ESTRATÉGICO: El comunicador es el encargado de generar la estrategia de comunicación de toda la organización, como subsistema de apoyo de la Gerencia General, es quien sabe qué norte necesita la compañía. Por ello traza planes anuales según los proyectos urgentes, importantes y programados. ROL TÁCTICO: Son los profesionales que acompañan los cargos sociales, administradores de obra y encargado de SST. Los cuales se distribuirán las acciones puntuales en cada obra y harán las veces de comunicadores in-situ para llevar el mensaje de LATINCO a todas las áreas de acción geográficas y organizacionales. Se hará de la siguiente manera: SOCIALES: Son los que se encargan de la comunicación con comunidades, del Servicio de Atención al Usuario SAU y establecen relaciones con los medios de comunicación locales. ADMINISTRADORES DE OBRA: Son los encargados del manejo del público interno para todo lo que viene dirigido como campañas de Gestión Humana, beneficios, solución de problemas y cultura organizacional. ENCARGADO DE SST: Es la persona a cargo del manejo de recursos de seguridad, protección y salud en el trabajo, apoya campañas de comunicación y bienestar y gestiona el inventario de situaciones especiales y lecciones aprendidas en las obras que se genera desde la administración de la compañía hasta las obras. Deben suministrar la información para generar los boletines de SST que se elaboran en la oficina de comunicación de Medellín. PRODUCTOS SOCIALIZACIÓN: A los Jefes y Directores en las oficinas y en las obras sobre cómo funcionará este proceso y qué requerimos de ellos en términos de la información que se va a recoger y de las funciones según corresponda. CAPACITACIÓN A LOS ROLES INVOLUCRADOS: En una reunión plenaria virtual, se hablará de la red y se indicará el proceso que va a empezar a funcionar en LATINCO. Esta reunión se hará entre la Gerencia de Sustentabilidad y el área de Comunicaciones. En cada una de las obras con la 3 WWW.LATINCO.CO

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Directora de Administradores de obra, la Jefe del área SST y el área de Comunicaciones. INFORME CON EVIDENCIAS DEL PROCESO: este será un informe trimestral que los equipos de multiplicadores entregan por obra al área de comunicaciones. Las fechas de entrega se acordarán para todos al inicio del semestre. 2. KIT DE COMUNICACIONES Para el desarrollo de las actividades vinculadas al proceso de divulgación e información con las comunidades, que realizan los Gestores Sociales, se entrega un conjunto de herramientas de comunicación. 1. Entorno del proyecto y líderes: recolección de la información histórica, social, cultural y general del lugar donde estarán las obras, y el reconocimiento de los líderes en cada una de las zonas donde estará ubicada la obra (el sacerdote, el comandante de la policía, los maestros, líderes de las juntas de acción comunal, líderes sindicales, líderes de gremios). 2. Conceptos básicos de diseño: identificación de las extensiones 3. Cómo organizar la reunión de socialización del proyecto. 4. Cómo tomar fotos. 5. Acercamiento a los medios de comunicación. 6. Acercamiento a los medios de comunicación: pauta, free press y gestión de contenidos. 7. Cómo hacer el inventario de las buenas prácticas: ficha de inventario con foto o video, relato de la actividad. 8. Labor de Reportería: recolección de información para la intranet y para el boletín interno.

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VIGENCIA: 20-FEB-2017

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MANUAL DE USO DEL CORREO INSTITUCIONAL

TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO .........................................................................................................2 2. DESARROLLO ....................................................................................................2 3. RESPONSABILIDADES DE LOS USUARIOS .............................................................2 4. RESTRICCIONES DE LOS USUARIOS ....................................................................3 5. ENVÍO DE CORREOS MASIVOS ............................................................................4 6. FIRMA DEL CORREO Y DISCLAIMER ......................................................................4

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OBJETIVO

Establecer las responsabilidades y lineamientos mínimos que deben cumplir todos los usuarios del correo institucional, con el fin de garantizar el correcto uso del mismo, y asegurar un mejor aprovechamiento como una herramienta de trabajo para beneficio de todos. Así mismo, fomentar responsabilidad, respeto, integridad y la seguridad de la información. 2.

DESARROLLO

El correo electrónico institucional es una herramienta de trabajo que se ha dispuesto con el fin de facilitar las labores propias de los cargos de cada uno de los empleados; teniendo en cuenta esto, es primordial establecer los lineamientos que se deben tener presente de acuerdo con las responsabilidades y restricciones que cada empleado debe tener presente. La empresa en cualquier momento podrá implementar las medidas necesarias en la plataforma del correo institucional, en aras de incrementar los niveles de seguridad y/o de brindar un mejor servicio. La empresa se reserva el derecho de deshabilitar, modificar o eliminar las cuentas de correo institucional, en las cuales se evidencie un uso inadecuado o que incurran en el incumplimiento de los acuerdos plasmados en el presente documento. 3.

RESPONSABILIDADES DE LOS USUARIOS

Los usuarios son responsables de todas las actividades que se realicen desde su cuenta de correo institucional. El correo electrónico como herramienta ofimática (acrónimo de ofi de oficina y mática de informática), permite realizar el envío de documentos de forma digital para compartir información con otros usuarios. Los mensajes de correo electrónico deben ser considerados como documentos formales y deben respetar los lineamientos y recomendaciones para dicho tipo de documentos, tales como:  Iniciar su correo con un saludo formal. Ejemplo: Buenos días Adriana. Cordial saludo  Nombrar al destinatario de correo por su nombre o profesión. 2 WWW.LATINCO.CO

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 Evitar tutear.  No se debe escribir en mayúsculas, ya que puede ser interpretado como un grito u ofensa.  Evitar el uso de palabras que puedan resultar ofensivas.  Escribir puntualmente. No extenderse demasiado.  Al final del correo agradecer por la atención prestada y firmar con los requerimientos establecidos para la firma electrónica institucional (Cómo el envío de correos electrónicos implica el consumo de recursos tecnológicos y demanda tiempo a la persona receptora, por tal razón se debe evitar el envío de correos innecesarios y que no guarden relación con el desempeño de las funciones asignadas). El correo electrónico institucional es una herramienta de trabajo, de uso exclusivamente laboral, por tanto la información contenida en estos es de propiedad de Latinco. En esa medida, la empresa no se hace responsable de la información de carácter personal que los usuarios almacenen en las cuentas institucionales. 4.

RESTRICCIONES DE LOS USUARIOS

El correo electrónico no debe utilizarse para dar instrucciones a los colaboradores o para dar información a clientes externos. Para este tipo de acciones se debe recurrir primero a la comunicación interpersonal, bien sea en reuniones o telefónicamente. Posterior a la comunicación interpersonal se puede hacer uso del correo electrónico redactando en el contenido los acuerdos y se adjuntan los documentos soporte en caso que existan. En ningún caso el correo electrónico reemplaza la comunicación interpersonal, ya que no permite verificar lo entendido por el interlocutor ni llegar a acuerdos. El correo electrónico debe ser utilizado exclusivamente para compartir documentos con clientes internos o externos y para dejar evidencia de labores realizadas. No usar el correo electrónico institucional para el envío de propaganda, ofertas, negocios personales, avisos publicitarios o cualquier información ajena a las labores propias del cargo. Los usuarios no deben utilizar una cuenta de correo electrónico que pertenezca a otra persona. En caso de ausencias o vacaciones, se debe recurrir a mecanismos alternos como redirección de mensajes.

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ENVÍO DE CORREOS MASIVOS

El área de Comunicaciones es la autorizada para el envío de correos masivos, comunicados, etc., y en caso que alguna área, departamento o persona requiera enviar algún correo masivo al personal de la empresa, deberá solicitarlo al comunicador, quien evaluarán la pertinencia o no de dicha solicitud y realizará las actividades pertinentes. La cuenta autorizada para el comunicaciones@latincosa.com

envío

correos

masivos

institucionales

El usuario que realice un envío masivo sin la autorización del área de comunicaciones, se hará un bloqueo preventivo de la cuenta de correo electrónico, hasta que se capacite en el uso de esta herramienta informática.

FIRMA DEL CORREO Y DISCLAIMER

Todos los usuarios del correo institucional deben unificar la firma del correo electrónico y el disclaimer implementando el modelo que se encuentra a continuación. Los usuarios que manejen relación con destinatarios, cuyos filtros de seguridad eliminen las imágenes, como bancos, entidades oficiales y corporaciones financieras, podrán hacer excepción a esta regla previo aviso a comunicaciones.

NOTA DE CONFIDENCIALIDAD: Este correo electrónico contiene información legal confidencial y privilegiada. Si Usted no es el destinatario a quien se desea enviar este 4 WWW.LATINCO.CO

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COMUNICACIONES

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mensaje, le solicitamos abstenerse de distribuirlo, copiarlo o usarlo en cualquier sentido. Así mismo, le agradecemos comunicarlo al remitente y borrar el mensaje PRIVACY NOTICE: This message, including any attachments, contains confidential information. If you are not the intended recipient and received this email by mistake, please refrain from using or revealing it in any way. Please delete it. Any unauthorized use, disclosure or distribution of this message is strictly prohibited. Los colaboradores no están autorizados para utilizar versiones escaneadas de firmas hechas a mano sobre cualquier tipo de comunicación electrónica.

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MANUAL DE MEDIOS INTERNOS COMUNICACIONES

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MANUAL DE MEDIOS INTERNOS

TABLA DE CONTENIDO 1.

BOLETÍN CORPORATIVO ................................................................ 2

BOLETÍN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ............................. 3

CARTELERAS .................................................................................. 4

INTRANET ...................................................................................... 5

PÁGINA WEB ................................................................................11

WHATSAPP ...................................................................................11

TWITTER.......................................................................................12

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BOLETÍN CORPORATIVO

Uso del medio: El boletín es de uso interno de la organización, con el propósito de formalizar la información para evitar rumores y dinamizar los flujos de comunicación descendente, ascendente y horizontal. Nombre: Territorio Público: Empleados en oficinas y obras. Frecuencia: Bimestral Cantidad de páginas: 3 hojas, 6 caras Recolección de información: Reuniones con los socios, participación en reuniones de Gerentes, labores de reportería en cada una de las Gerencias e información brindada por la red de multiplicadores. Distribución: Digital en oficinas e impreso. Estilo: Lenguaje formal pero con terminología comprensible para todos los públicos, con notas breves, rápidas y ágiles. Debe ser ameno tanto visual como en su escritura. El estilo representa una relación entre las directivas de la organización y sus colaboradores. En el boletín se deben contar noticias positivas de la empresa, cambios de personal, ingreso de personal, eventos culturales y sociales, reconocimientos a la efectividad del personal, actividades en las sucursales, campañas internas, cumpleaños, entre otros asuntos. Contenido: Tiro 1 portada, visual/gráfica/fotos, titular general del mes, encabezado, fecha, número de boletín, acontecimiento. Retiro 2: Editorial y parte humana de la organización. Escriben personas que trabajen en la obra del mes o uno de los empleados de las oficinas. Tiro 3: Información operacional (de las áreas administrativas, nuevos proyectos y noticias de avances de obras. Foto de un empleado de obras y descripción personal de lo que hace/personal/pasatiempos/

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Retiro 4: Temas destacados y campañas, juegos y participación. La hora del café (Coffe coach)

BOLETÍN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Uso del medio: El boletín es de uso interno de la organización, con el propósito de informar las novedades referente al gestión de la seguridad y salud en el trabajo, tal y como lo indica la Ley. Nombre: Boletín SST Público: Empleados en oficinas y obras. Frecuencia: Mensual Cantidad de páginas: 2 hojas, 4 caras Recolección de información: Consultas con el área de SST, revisión de las actas de los comités de SST, actualización de la normatividad, labor de reportería con los encargados en obra de SST. Distribución: Impreso Estilo: Lenguaje formal pero con terminología comprensible para todos los públicos, con notas breves, rápidas y ágiles. El estilo representa una relación entre las directivas de la organización y sus colaboradores. Contenido: Tiro 1 portada, visual/gráfica/fotos, titular general del mes, encabezado, fecha, número de boletín. Retiro 2: Lecciones aprendidas sobre SST, aciertos y desaciertos. Casos de obras. Reportaje o crónicas. Tiro 3: Aspectos claves de la normatividad como actualizaciones, recordaciones y campañas específicas. Retiro 4: Estadísticas, seguimiento al progreso sobre eliminación de riesgos y contactos para casos de emergencias. WWW.LATINCO.CO

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CARTELERAS

Uso del medio: Brindar información de interés general tanto para el público interno como externo. Permite la centralización de la información en puntos de circulación continua. La cartelera sirve para reforzar la identidad corporativa de la empresa al verse reflejada en ella el logo, valores y políticas. Nombre: De interés…….. Público: público interno y también externo al ser visto por las personas que visitan las instalaciones del área administrativa y de obra. Frecuencia: Se cambia la información periódicamente cuando se desactualiza o es obsoleta. Se recomienda cambiarla en un periodo de 8 días de acuerdo a las necesidades. Cantidad: 1 tablero por obra u oficina (la ubicación de ir por encima de 90 cm del suelo para facilitar su lectura, además debe estar en un lugar visible y con buena iluminación) Recolección de información: labor de reportería en todas las gerencias y filtro de la información enviada por los empleados. Distribución: Impreso (también se pueden manejar las carteleras digitales). Estilo: Lenguaje formal pero con terminología comprensible para todos los públicos, con notas breves, rápidas y ágiles. Apoyo de contenido visual. Se debe tener especial cuidado con no saturar la cartelera de información. Contenido: Sección 1: Corporativa Sección 2: Campañas Sección 3: cumpleaños y sociales. Sección 4: Noticias, notas informativas y participación de empleados Sección 5: Clasificados

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INTRANET

Uso del medio: La intranet es de uso interno de la organización, a partir de la vinculación de un usuario a través del correo electrónico. Es el principal medio de comunicación de los empleados, porque allí encuentran información relativa a los beneficios laborales, noticias de las obras, directrices de los jefes, noticias sociales y culturales y campañas internas. Nombre: Público: Empleados de Latinco en oficina y en obra con correo electrónico. Frecuencia: Continua Cantidad de sesiones: 10 Recolección de información: Reuniones con los socios, participación en reuniones de Gerentes y labores de reportería en cada una de las Gerencias indagando por los sucesos se necesitan divulgar. Además de la participación por parte de los empleados en las secciones interactivas, así como en la consulta de las herramientas informativas que se disponen. Distribución: Digital y democrático para todas las plataformas (responsive). Plataforma: micrositio de google sites embebida en la página web de Latinco. Estilo: Lenguaje cercano y amigable, con terminología comprensible para todos los públicos. Debe ser llamativo, de uso sencillo y que invite a la interacción. El estilo representa una conversación entre compañeros de trabajo. Contenido: 1 Somos: 1.1 Galería de vídeo 1.1.1 Se deben incrustar videos desde youtube como: 1.1.2 Vídeo principal fijo que hable de Latinco (institucional), además de brindar un espacio para visualizar un vídeo.

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1.2

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Galería Fotográfica:

1.2.1 Espacio para montar cantidad de fotos aprox 50 con display rotativo 1.3 Direccionamiento Estratégico 1.3.1 Propósito 1.3.2 Visión 1.3.3 Valores 1.3.4 Políticas 1.3.5 Objetivos Corporativo 1.4 Reglamento interno (descargable PDF) 1.5 Brochure (descargable PDF) 2

Entérate

2.1 Noticias de interés de Latinco Imágenes Vídeos Vínculos externos (inks traídos de otras páginas) Textos propios 2.1.1 Nuevos Proyectos Imágenes Vídeos Vínculos externos (Links traídos de otras páginas) Textos propios 2.1.2 Reconocimientos a Latinco Imágenes Vídeos Vínculos externos (Links traídos de otras páginas) Textos propios

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2.1.3 Social Imágenes Textos 2.2 Noticias del sector (central informativa) Imágenes Vídeos Vínculos externos (Links traídos de otras páginas) 2.3 Boletín Interno (Este debe de estar el el home, en el menú del lado derecho, cuando se de clic a este en menú debe direccionar a la sección donde aparece Entérate 2.4 Clasificados Latinco Formulario para datos Nombre producto o servicio Valor Ciudad Breve descripción Imagen Contacto 3

Escuela Latinco

3.1 Tips Imágenes Vídeos Vínculos externos (Links traídos de otras páginas) 3.2 Foro Colaborativo Realizar un Foro para temas de discusión, sobre saberes específicos, debates, consultas; siempre sobre temas laborales 3.3 Aprendamos Juntos Crear un formulario: Título Tema (Revista, libro película, turismo, Música) Texto: 3.000 caracteres Imagen Autor

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3.4 Tutoriales Imágenes Vídeos Vínculos externos (Links traídos de otras páginas) Textos propios 4 La hora del café 4.1Cultura organizacional Pilares éticos Mejoramiento continúo Liderazgo Campañas según necesidad de áreas Socializaciones Se compondrá de: Imágenes Vídeos Vínculos externos (Links traídos de otras páginas) Textos propios 4.2 Responsabilidad Social Corporativa - RSC Seguimiento a las acciones sociales de Latinco con las comunidades en las Obras Se compondrá: Imágenes Vídeos Vínculos externos (Links traídos de otras páginas) Textos propios 4.3 Políticas para cultura organizacional Descripción de cada área Se compondrá de: Imágenes Vídeos Vínculos externos (Links traídos de otras páginas) Textos propios 5. Comunícate 5.1 Mercado de ideas Crear formulario: Título WWW.LATINCO.CO

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Nombre Tema Descripción de idea, 3000 caracteres Imagen Video 5.2 Buzón de sugerencias (cuando se envíe formulario siempre debe aparecer el dominio del correo) Crear formulario Colocar opciones, Felicitación, queja, reclamo, sugerencia Nombre Tema Correo Sugerencia 3000 caracteres Imagen Video 6. En Tu obra 6.1 Recordando Ficha técnica de la obra Actividad de obra (Texto, con el objeto contractual de la obra) Periodo de tiempo Nombre del Personal Lugar Imagen 6.2 Proyectos Actuales Actividad de obra (Texto, con el objeto contractual de la obra) Periodo de tiempo Nombre del Personal Lugar Imagen

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7 Cultura 7.1 En la Obra Conocimiento cultural de la obra (días nacionales, monumentos, comida típica, lugares para visitar) Se compondrá de: Imágenes Vídeos Vínculos externos (Links traídos de otras páginas) Textos propios 7.2 Agenda cultural Actividad cultural de las ciudades principales (Medellín, Bogotá, Cali, Santa Marta, Manizales, Ibagué, Armenia) Se compondrá de: Imágenes Vínculos externos (Links traídos de otras páginas) 7.3 Beneficios Caja de Compensación Se compondrá de Imágenes y vínculos. 8 Formatos (por gerencias) Repositorio de Drive y formularios Gerencia Financiera Gerencia Jurídica Gerencia Administrativa y Contable Gerencia de Proyectos Gerencia de Concesiones Gerencia de Sustentabilidad Gerencia de Seguimiento y Control Gerencia de Desarrollo Gerencia General Gerencia de Operaciones Agregados de la Sierra 9. Mis herramientas 10. Calendario Corporativo

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PÁGINA WEB

Uso del medio: La página web es un medio para público externo, que contiene información corporativa oficial. Debe servir como referente para que los usuarios de la web identifiquen el tipo de empresa, sus productos o servicios, ubicación geográfica, clientes, historia e información de contacto. Nombre: No aplica Público: Público externo aunque puede ser también consultada por el público interno. Frecuencia: Cantidad de sesiones: Recolección de información: Distribución: Digital y democrático para todas las plataformas (responsive). Plataforma: dominio www.latinco.co Estilo: Lenguaje formal y oficial. Contenido:

Uso del medio: Es una aplicación de mensajería instantánea para teléfonos inteligentes, que envía y recibe mensajes mediante Internet. A nivel empresarial es un medio para público interno, que contiene información corporativa oficial. Nombre: cada grupo debe identificarse por ejemplo DIRECTORES DE OBRA LATINCO, SOCIALES EN OBRA - LATINCO, SOCIOS LATINCO para evitar enviar la información al grupo incorrecto. Público: Mixto Frecuencia: Diaria Cantidad de sesiones: Un chat por grupo, no deben haber múltiples chats con la misma razón (nombre). WWW.LATINCO.CO

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Recolección de información: En este medio la recolección de información no recae sobre el comunicador, ya que cada participante del chat crea su propio contenido. Generalmente el moderador del chat es el jefe. Distribución: Digital en dispositivos móviles y aplicativos web. Estilo: Lenguaje oficial, informal pero corporativo. Contenido: El contenido en este medio es diverso, ya que depende de los grupos de trabajo que se vayan creando y su intención.

TWITTER

Uso del medio: Es un medio de comunicación externa que busca dos fines principales: contar un suceso de manera oficial y noticiosa y crear red con formadores de opinión pública. Nombre: Cuenta oficial @latinco, @LATINCOSA, @LATINCOOFICIAL, dependiendo de la disponibilidad. Público: Mixto Frecuencia: Diaria, aunque se recomienda hacer dos a tres publicaciones diarias de lunes a viernes. Quien debe gestionar la cuenta debe ser el encargado de comunicación, el practicante de medios y un miembro de la compañía del áre de informática. Estas personas serán las encargadas de responder, enviar información y atender solicitudes. Cantidad de secciones: No aplica Recolección de información: La información es creada a título personal en cada cuenta de usuario, a través de la programación de copies. Distribución: Digital, repost, retweet y reportería Estilo: Lenguaje oficial, informal pero corporativo. Contenido: 1. Mensajes 2. Hashtags 3. Links WWW.LATINCO.CO

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4. 5. 6. 7.

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Seguidores y seguidos Listas de bloqueo Seguridad Acciones de los botones

Finalmente se debe tener en cuenta que el gestor de contenidos de la cuenta oficial, debe comprender a cabalidad la empresa, los públicos y la inmediatez de responder. Los medios son los primeros en acudir a las redes sociales como fuente de información de la compañía, por lo cual debe estar actualizado y dando respuesta a lo inmediato.

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Manual de identidad- Latinco

LATINCO L AT I N OAME R I C AN A DE CO N ST R U CC I O N E S S. A.

MANUAL DE IDENTIDAD

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contenido

INTRODUCCIÓN.....................................................................................................3

OTROS ELEMENTOS

QUIENES SOMOS...................................................................................................4

FUENTES TIPOGRÁFICAS....................................................................................20

IDENTIDAD DE MARCA........................................................................................5

CARTA DE COLOR...................................................................................................21 PATRONES DEL LOGO..........................................................................................22

LOGO Y APLICACIONES

UBICACIÓN DEL LOGO........................................................................................23

LOGO...........................................................................................................................7

FIRMA DIGITAL.........................................................................................................24

FAMILIA DEL LOGO................................................................................................8 ÁREA DE PROTECCIÓN.......................................................................................9

TONO Y LENGUAJE

VARIACIONES DE COLOR..................................................................................10

EL TONO DE LA COMUNICACIÓN / LOS USOS..................................26-30

MONOCROMÍA.......................................................................................................11

USOS PARTICULARES.....................................................................................31-33

USOS INCORRECTOS...........................................................................................12

PRESENCIA EN MEDIOS...............................................................................34-36

APLICACIÓN EN FOTOGRAFÍAS................................................................13-14 APLICACIÓN DEL LOGOTIPO EN OTROS SOPORTES.............................15

SISTEMA VISUAL

APLICACIÓN TRIDIMENSIONAL ......................................................................16

APLICACIÓN EN PAUTA................................................................................38-43

APLICACIÓN EN CERRAMIENTOS Y BACKING...........................................17 APLICACIÓN DEL LOGOTIPO EN PIEZAS DONDE LATINCO ES COLABORADOR, PARTÍCIPE O PATROCINADOR.....................................18

INTRODUCCIÓN

Este manual describe el correcto manejo de la marca Latinco y el uso apropiado del logo en sus diferentes aplicaciones y piezas corporativas. Está dirigido a las personas que tienen responsabilidad sobre el diseño, creación y producción de cualquier material de comunicación.

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QUIENES SOMOS

Innovamos en el territorio para generar progreso. Latinco es una organización que pone el ingenio, la creatividad y el potencial técnico de la ingeniería civil al servicio de la solución de necesidades de las comunidades, para posibilitar prosperidad y mejor calidad de vida. El centro de nuestra operación es el desarrollo de infraestructura en su ciclo completo: promovemos, diseñamos y construimos proyectos; prestamos servicios especializados y realizamos inversiones en obras de infraestructura y en el sector energético. En 1994, a partir de la experiencia del grupo de socios, iniciamos labores trabajando en la construcción de vías y sus obras conexas. Esta fue la semilla de la organización Latinco, que hoy presenta amplia experiencia en la construcción de todo tipo de obras, que son testimonio de nuestro compromiso con en el país: puentes, carreteras, túneles, viaductos, así

como construcciones civiles, pozos, edificios en altura; todas ellas desarrolladas con pasión por la ingeniería y cuidado con los detalles, para garantizar calidad, eficiencia y rentabilidad. En el camino hemos consolidado un importante grupo técnico y gerencial que se rige por el concepto esencial de la calidad, bajo principios éticos y profesionales, y cuyo norte es consolidarnos siempre como verdaderos aliado estratégicos de nuestros clientes del sector público y privado: cumplimento de los cronogramas, calidad técnica, inteligencia en la solución de problemas y relaciones armónicas con las comunidades y el medio ambiente. Somos una organización familiar, que respeta el desarrollo personal, familiar y profesional de las personas. Nos ocupamos de este desarrollo desde el entendido de que la construcción de prosperidad es conjunta y solo cuando genera beneficios para todos, se hace sostenible.

Recibimos el reconocimiento de la organización Great Place to Work, como una de las mejores empresas de ingeniería para trabajar en Colombia. Esto constituyó un compromiso para todos en el mejoramiento continuo. Creemos en el trabajo ordenado y transparente, y en ese sentido, todos nuestros procesos están certificados bajo las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Responsabilidad, desarrollo e innovación, los pilares que han fundamentado a Latinco S. A., y que hoy nos permiten ser reconocidos como uno de los actores importantes en el desarrollo de la infraestructura y el progreso de Colombia. Este reconocimiento es, para nosotros, el mayor de los retos: mantenernos allí, haciendo del nuestro un país mejor, y reconocernos por los valores que nos rigen: seriedad, crecimiento responsable, liquidez, confiabilidad, solidez y gente que trabaje feliz.

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IDENTIDAD DE MARCA

PRISMA • Contemporáneo • Hábil • Creativo • Sincero • Afectuoso

• Masculino • Poderoso • Concreto • Ágil

Físico

• Accesible • Cercano • Confiable • Dedicado

Relaciones

Reflexión del cliente

• Sabe lo que hace • Soluciona • Es muy eficiente

Personalidad

Cultura

• Honesto • Rápido • Cumple la promesa

Proyecciones del cliente

• Me conviene como aliado • Me acompaña a lograr el objetivo

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logo y aplicaciones

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1. LOGO

El logo de Latinco está compuesto bajo los siguientes atributos: 1. La EXPRESIÓN. La línea y su triangulación es el elemento fundamental de la geometría, del diseño, pero es también el horizonte, esto es, el límite sicológico del territorio, sobre el que Latinco genera desarrollo y riqueza. 2. El Ingenio. Una marca cercana y arrojada (capaz de crear y creer). Facultad para inventar con prontitud y facilidad, establece posibilidades de juego con su logosímbolo como un camino de expresión. Tamaño mínimo

3. La geografía _ el territorio. Identificar esquemas, en relación con el territorio, con la tierra, con la geografía nacional. Sobre ese territorio se generan los procesos de transformación. 4. La familia _ el grupo cercano. La corresponsabilidad, el acompañar en el camino de la formación (personal-profesional), trabajar con los nexos de familiaridad expresados, esto es, desde la búsqueda de trabajo en colectivo con afecto y respeto.

3cm de base

1.1 FAMILIA DEL LOGO El logotipo se aplica y expresa en las diferentes líneas de acción de Latinco. De este modo constituye una familia, cada línea de acción sugiere o llama a la otra.

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1.2 Á REA DE PROTECCIÓN El logo debe aislarse de otros elementos para mantener la integridad de su expresión visual. Ningún elemento gráfico diferente debe invadir este espacio para proteger la visibilidad de la marca en todas sus aplicaciones. La unidad de referencia para el área de protección es la altura del y ésta debe ser respetada en cada una de los lados del logo.

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1.3 VARiACIONES DE COLOR Las posibles versiones del logo, respetado la carta de color, son las siguientes: PANTONE 298 U C: 80 M: 0 Y: 0 K: 0 R: 0 G: 185 B: 242 PANTONE 202 U C: 36 M: 93 Y: 95 K: 58 R: 89 G: 19 B: 10 PANTONE 719 U C: 0 M: 2 Y: 4 K: 0 R: 255 G: 248 B: 241

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1.4 MONOCROMĂ?A

Logo blanco sobre fondo negro (75%).

Logo negro (75%) sobre fonde blanco.

Logo blanco sobre fondo negro.

Logo negro sobre fondo blanco.

En caso de usar el logo en monocromĂa, tener en cuenta las siguientes indicaciones y porcentajes de negro.

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1.5 USOS INCORRECTOS

Con el fin de preservar la integridad y coherencia de la imagen de Latinco, es importante seguir las indicaciones de este manual.

El uso del logo es incorrecto cuando está:

Los siguientes ejemplos ilustran posibles usos incorrectos del logo. Distorcionado

Estirado

En contornos

Desproporcionado

En otra proporción

Rotado

En otra posición

En otra dirección

En otro color

Con dos colores

Invertidos sus elementos

Solo el símbolo

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1.6 APLICACIÓN EN FOTOGRAFÍAS

En caso de aplicar el logo sobre fotografías, se debe respetar el área de protección, cuya distancia equivale a 2 elementos de medida, en cada una de las márgenes. Éste debe situarse siempre en las esquinas de la fotografía, buscando el mejor contraste. ] Elemento de medida

1.6 APLICACIÓN EN FOTOGRAFÍAS El logo siempre debe aplicarse en color blanco. En caso de que el fondo de la fotografía no permita la fácil lectura, se debe usar un rectángulo con fondo del color: PANTONE 202 U C: 36 M: 93 Y: 95 K: 58 R: 89 G: 19 B: 10 El rectángulo debe medir 8 de alto y 6 de base.

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1.7 APLICACIÓN DEL LOGOTIPO EN o tros SOPORTES

Cuando sea necesario aplicar el logo sobre otros materiales, diferentes al papel, se debe tener en cuenta las siguientes indicaciones: 1. Cuando el logo sea aplicado sobre soportes rígidos se recomienda aplicarlo con plantillas adhesivas (pintura y stencil). Esto aplica a maquinas, vehículos, etc. 2. Para el uniforme corporativo de Latinco, el logo debe ir bordado o estampado en color: PANTONE 202 U C: 36 M: 93 Y: 95 K: 58. Para uniformes con telas de color oscuro debe ir bordado o estampado en color blanco.

Frente

Atrás

1.8 Aplicaciรณn tridimensional Para la implementaciรณn del logotipo en fachadas y espacios interiores se sugiere el uso de materiales naturales como la madera y el metal, buscando que su expresiรณn no sea muy artificiosa. Se recomienda no usar pinturas de color para que las cualidades del material se destaquen.

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1.9 Aplicaci贸n en cerramientos y backing Para cerramientos se pueden implementar dos tipos de aplicaciones: -El logotipo en color oscuro para soportes claros y el logotipo en blanco para soportes oscuros. -El m贸dulo del logotipo funciona como patr贸n y permite reproducirse en grandes superficies. (backing) *Ver punto 2.3 para el uso del patr贸n.

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2. Aplicación del logotipo en piezas donde L atinco ES colaborador, partícipe o patrocinador. Se sugiere un aplicación en la parte inferior derecha de la publicación y conservando las áreas de protección. Para fondos claros poner sin recuadro, para fondos oscuros usar recuadro. Para utilizar al lado de otros logotipos es importante conservar áreas de protección ya indicadas.

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otros elementos

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2. FUENTES TIPOGRÁFICAS

La familia tipográfica autorizada para todas las piezas de comunicación es la Brandon Grotesque. Los textos siempre deben ir alineados a la izquierda, sólo se aceptará el texto justificado a ambos lados cuando el contenido se use en medios editoriales, como revistas o periódicos.

Bold - 24pt → Medium - 14pt →

Light - 11pt →

Brandon grotesque - Bold

Brandon grotesque - Regular

Brandon grotesque - Light

ABCDEFGHIJ KLMNÑOPQR STUVWXYZ abcdefghijklmn ñopqrstuvwxyz 0123456789

TÍTULO SUBÍTULOS

Atursulvivil hebus verbefest fuis; et; hos hostrum anularion senat, vere ellem confect ussimorum se consulut egilium unum vidic tus cae pos aurionte forte conit. Ite, fuid factu conemus, quem, se contiam is pestorum ut ad facipte riorties niam opulostideo, consum cotiam is, us, condam in Ita int, ex maximo ipiors es stius vidin tam faci publis. Ere ditum et? At gratuis; hilia medo, potalie scidis o prortum scerfit; ne re catora voccii perem, sulicomnequa molum furnulica veriosteris perissit, C. Fir lareissisque esi fur. Em in sed abis ma, cora probsen erfectam it rederte te iam patus, consulegeri spere consulvit, sperorbis; halaterei sim quam teat, ventis moris vivatuast nati publiam vigilius, ca; et; Cat.

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2.1 carta de color

La carta de color de la marca Latinco estĂĄ compuesta Ăşnicamente por los siguientes colores. Se recomienda usar la referencia CMYK para reproducirlos.

PANTONE 298 U C: 80 M: 0 Y: 0 K: 0 R: 0 G: 185 B: 242 #00B9F1

PANTONE 202 U C: 36 M: 93 Y: 95 K: 58 R: 89 G: 19 B: 10 #591309

PANTONE 7506 U AL 80% C: 0 M: 2 Y: 4 K: 0 R: 255 G: 248 B: 241 #FFF7F0

2.2 PATRONES DEL LOGO Con el fin de acompañar gráficamente la imagen de la marca en piezas corporativas y comunicacionales, se puede usar el siguiente patrón para backing o fondos, el cual está conformado a partir del logosímbolo. Éste no puede ser alterado ni modificado y debe aplicarse en los siguientes colores: PANTONE 298 U C: 80 M: 0 Y: 0 K: 0 R: 0 G: 185 B: 242 PANTONE 202 U C: 36 M: 93 Y: 95 K: 58 R: 89 G: 19 B: 10 PANTONE 719 U C: 0 M: 2 Y: 4 K: 0 R: 255 G: 248 B: 241

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2.3 UBICACIÓN DEL LOGO

En caso de emplear el logo en piezas de comunicación que no se encuentren dentro de la papelería de la marca, tomar como referencia los siguientes ejemplos:

Esquina superior derecha

Esquina infeior izquierda

Esquina infeior derecha

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2.4 firma digital

Este caso ejemplifica como debe configurarse la firma digital, la fuente alternativa en caso de que el computador no tenga la tipografía Brandon Grotesque es Verdana.

650px Brandon Grotesque Bold - 17pt → Brandon Grotesque light - 12pt →

175px

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tono y lenguaje

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3. El tono de la comunicación / los usoS

→Audiencia: TODOS LOS PÚBLICOS

Forma: Lenguaje estructurado, preferencia del uso del pronombre de cortesía Usted en las comunicaciones oficiales con los diferentes públicos. Comunicación directa, estructuración tradicional del mensaje [saludo inicial, cuerpo del mensaje, cierre con presentación de disposición personal o corporativa para continuar la comunicación, firma del encargado con todos los datos corporativos] Usos: Cartas, correos electrónicos, todo tipo de relacionamiento con públicos de procesos de contratación, memorandos, comunicados de prensa.

Características: →Todas las comunicaciones deben salir en papelería con información gráfica de Latinco. →Debe emitirse siempre en papelería de Latinco actualizada. →Para cartas de envío a través de canales electrónicos, se cuenta con formato en Word con los elementos de identificación de la compañía. →Para comunicaciones en el cuerpo del correo electrónico no es necesario agregar los protocolos de fecha y ciudad. Sí el nombre de la persona a la que se dirige la comunicación.

3. El tono de la comunicación / los usoS

Ej (Correo Electrónico) Pablo reciba un atento saludo, En referencia al desarrollo del proyecto #001002, referencia Manual de Estilo Corporativo, me permito informarle que el mismo ha sido aprobado. Requerimos de su presentación en las oficinas centrales de Latinco para la firma del convenido (…)

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Ej (Comunicación impresa tipo carta)

Ciudad, fecha Profesión (no Doctor o Doctora. Si no es profesional, Señor o Señora) Nombre de la persona Cargo que ocupa en la empresa Empresa Ciudad en la que está radicado. Respetado PROFESIÓN, reciba un atento saludo. Cuerpo del mensaje, con una idea completa en cada párrafo. Agradezco su amble atención, quedo a su disposición.

Agradezco su amable atención, quedo a su disposición.

Juan Pérez (debe ir siempre con firma. En caso de documento digital, incluir la firma digitalizada) Desarrollo organizacional Latinco

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3.1 El tono de la comunicación / los usoS

→Audiencia: PÚBLICO INTERNO - MENSA JES CORPORATIVOS

Forma: Lenguaje estructurado, preferencia del genérico ‘En Latinco’ y en casos excepcionales, uso del pronombre en primera persona del plural: Nosotros. No se utiliza en las comunicaciones oficiales de la organización el pronombre de cercanía TÚ, este se deja solo para las relaciones persona a persona en los casos en los que exista una confianza ya estructurada. En las comunicaciones internas se enfatiza en la cercanía con respeto. Se da cabida a mensajes que involucran los conceptos de familia y construcción de colectividad. Uso de lenguaje sencillo en los aspectos referentes a terminología. Siempre ante una nueva expresión se utilizará un breve glosario para dar oportunidad a ingresar en los nuevos conceptos. Preferencia de mensajes construidos con intención, en ellos se usará la reiteración de los conceptos o campañas de la organización.

Usos: medios digitales, carteleras, medios impresos (Infolatinco, plegables), rompetráficos, volantes, pantallas electrónicas. Características: →Uso de mensajes cortos y directos →Manejo de contraste en el tamaño de los textos para facilitar el acceso a la lectura →Siempre contar con apoyo gráfico para las informaciones, preferiblemente fotografía (no imágenes vectoriales) →Adecuarse a las características de cada medio (en términos de extensión y enfoque del mensaje) →Reiteración mediática (apoyo de medios múltiples para difusión del mensaje) →Cinco conceptos que deben hacer presencia en los mensajes: Confiabilidad, alianza, solución eficiente, honestidad y progreso. →El vínculo con la familia, en los conceptos y en las comunicaciones es válido.

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3.2 El tono de la comunicación / los usoS

→Audiencia: Comunidades (en las áreas de influencia de los proyectos)

Forma: Lenguaje estructurado, uso reiterado del pronombre en primera persona del plural: Nosotros. Proyección en el mensaje a estar “haciendo en conjunto”. En la medida de lo posible, utilizar los nombres propios (de las personas o de las organizaciones) en los mensajes para las comunidades. Lenguaje accesible, mensajes que buscan explicar y acercar. Incluir el concepto de familia. Usos: impresos, carteleras, pasacalles, tv local, radio local, prensa local.

Características: →Uso de mensajes cortos y directos →Los elementos modulares del logo símbolo estarán presentes en las comunicaciones →Vínculo con los elementos particulares de la región (identificación)

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3.3 El tono de la comunicación / los usoS

→Audiencia: Generadores de opinión

Forma: Lenguaje estilizado, con amplio componente técnico, destacando los siete atributos de la marca: Sólida (concreta, material, ligada a la tierra), Recta (honesta, legal, íntegra), Precisa (puntual, cumplidora, formal, estricta), Sagaz (ágil, intuitiva, despierta, veloz), Cálida (familiar, afectuosa, amable, acogedora) y Próspera (fértil, líquida, adelantada). Estructuración del discurso de manera profesional, manejo de los géneros periodísticos. Presentación de temas específicos (no generalidades de la empresa). Búsqueda de información de interés (técnico, profesional) para las audiencias. Evitar los reportajes genéricos, preferir la profundización para expresar conocimiento específico.

Usos: Medios de comunicación de circulación entre públicos especializados (en campos profesionales técnicos o para tomadores de decisiones) Características: →Ofrecer a los medios de comunicación explicación de temáticas del sector (no solo lo referente a la empresa, sino permitir ser referente del sector) →Establecimiento de agenda propia (con temas de interés para los medios) →Enfoque explicativo de las temáticas **Nota: Latinco debe definir quiénes son voceros de la organización y estructurar un canal unívoco de atención a medios de comunicación.

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3.4 Usos particulares

→Audiencia: Todos los públicos

Forma: Todas las comunicaciones de Latinco deberán estar afinadas con el correcto uso del lenguaje en términos ortográficos y gramaticales. El nombre de la organización se escribirá con mayúscula inicial: Latinco, acompañada, si es el caso, del negocio específico. Unas recomendaciones de lenguaje: → Las profesiones, cuando reemplazan el nombre propio, se escriben con mayúscula inicial, de lo contrario, son sustantivos simples que se escriben con minúscula inicial: Ej. El ingeniero Juan Pérez identificó en el territorio una diaclasa que es necesario estudiar. (Correcto) El Ingeniero ya realizó la intervención planteada. (Correcto) El Ingeniero Zuluaga estuvo aquí (Incorrecto)

→ El uso de mayúsculas sostenidas es un error ortográfico, que además dificulta procesos de lectura y de generación posterior de informes. Ej. REPORTE DE USOS DEL SUELO EN ESTUDIO DE CAMPO PUENTE MADRE LAURA (Incorrecto) Reporte de usos del suelo en estudio de campo proyecto Puente Madre Laura. (Correcto).

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3.4 Usos particulares

→Audiencia: Todos los públicos

Unas recomendaciones de lenguaje: → Cuando se tome información de un reporte ajeno o se plantea información de una norma u otro documento, esta información debe presentarse entre comillas e indicar la fuente de la información. Ej. La norma ISO 14001, en su numeral 3.5, define el concepto de medio ambiente de la siguiente manera: “Entorno en el cual una organización (3.16) opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones”. (Tomado de Norma Internacional ISO 14001 – Traducción oficial)

→ Se recomienda privilegiar el uso del lenguaje activo frente al pasivo. Activo es aquel en el que un sujeto realiza una acción. El pasivo es el que plantea que una acción recae sobre un sujeto. Ej: La retroexcavadora movió la tierra del talud con rapidez. (Voz activa. Prefiera su uso. Permite economía en el lenguaje y propone un mensaje más claro y una gramática ordenada y sencilla) La tierra del talud fue removido por la retroexcavadora con rapidez (Voz pasiva. En ocasiones dificulta la comprensión de las ideas y suele generar estructuras gramaticales complejas y extensas)

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3.4 Usos particulares

→Audiencia: Todos los públicos

Unas recomendaciones de lenguaje: → Prefiera el uso de punto seguido para la construcción de ideas concretas. Reduzca en lo posible el uso de oraciones incidentales que pueden dificultar la comprensión y complejizan la construcción del discurso. Ej. En terreno, en la obra del Puente de la Madre Laura, donde la comunidad ha estado muy involucrada en los procesos, con unos liderazgos importantes, los trabajos han avanzado aún las condiciones del clima. (Uso excesivo de oraciones incidentales que dificultan el proceso de redacción y la comprensión) En la obra del Puente de la Madre Laura la comunidad ha estado muy involucrada y ha presentado unos liderazgos importantes. Allí los trabajos han avanzado a pesar de las condiciones del clima. (Preferencia en el uso de oraciones simples, con conectores. Facilita la comprensión del mensaje).

→ Para la construcción de las ideas, prefiera la estructura básica: Sujeto + Acción + Objeto + Complemento (si lo hay). Tener esta estructura facilita la construcción de informes y mejora las posibilidades de la comunicación. Ej. Los agregados de la planta de Latinco estuvieron presentes en el desarrollo de la construcción del puente. (Dice algo cierto, pero dificulta la comprensión) El puente lo construyó Latinco con el uso de agregados de su planta. (Economía del lenguaje y facilidad para los procesos de comunicación en las obras)

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3.5 Presencia en medios

→Audiencia: Público especializado (interés: tomadores de decisiones en banca y en inversión, funcionarios del sector, profesionales y empresarios del gremio, etcétera)

Presencia de Latinco en la construcción de opinión pública de los temas de ingeniería y obras del país. Hay dos niveles de participación en medios: el local, orientado a la construcción de una reputación con las comunidades en los aspectos claves de la relación social; y el nacional o regional orientado a la construcción de una reputación relacionada con el core del negocio y sus valores fundamentales, y que permite una visibilidad en función del crecimiento del negocio.

EN LA ESCALA LOCAL BÚSQUEDA DE PRESENCIA EN MEDIOS LOCALES (en las zonas de incidencia de los proyectos que realizan). Información relacionada con las obras de impacto para las comunidades. Planteamiento desde las necesidades reales de la comunidad. Lenguaje cercano y sencillo. Evitar protagonismo de la empresa, preferir protagonismo de las comunidades. Apoyo con pauta publicitaria en los medios locales (revisando previamente el origen de los mismos, para garantizar no presencia en medios de carácter conflictivo)

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3.5 Presencia en medios

→Audiencia: Público especializado (interés: tomadores de decisiones en banca y en inversión, funcionarios del sector, profesionales y empresarios del gremio, etcétera)

EN LA ESCALA NACIONAL PARTICIPACIÓN EN LOS MEDIOS ESPECIALIZADOS. Camino: proponer agenda, esto es, plantear temas de interés para los periodistas que cubren las temáticas de desarrollo, de infraestructura. Para ello debe estructurarse un plan de medios que permita generar clima de opinión ante la llegada de los proyectos específicos. El plan debe ser anticipatorio. Para los casos de coyuntura se plantea desde lo noticioso.

→ Definición clara de voceros → Estructuración de protocolo de presentación (tipo de tomas, presencia de logo símbolos, color de los atuendos). → Definición de proyectos o procesos clave que permitan entrar en concursos internacionales que permitan dar notabilidad a los mismos (siempre que amerite) → Participación planeada con pauta en medios impresos especializados. Identificar espacios e incidencia. Buscar aquellas que incidan en los públicos de interés específico según los proyectos integrales de la compañía (en sus diferentes marcas) (se recomienda levantar un inventario de medios locales, nacionales y regionales para realizar la planeación)

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3.5 Presencia en medios

→Audiencia: Público especializado (interés: tomadores de decisiones en banca y en inversión, funcionarios del sector, profesionales y empresarios del gremio, etcétera)

CONTROL DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DE REDES SOCIALES. La conectividad y la presencia de información gráfica fomentan el conocimiento de la marca, que debe tener un control desde la estrategia de la marca. Instagram: Protocolo claro de tipo de fotografías que expresen los valores de la marca: seguridad en el trabajo, personal satisfecho, proyectos innovadores. Calidad de la fotografía. Perfil de visita pública con control de comentarios. Imágenes con marca de agua para garantizar la presencia de la marca en los diversos escenarios.

Facebook: No se recomienda establecer comunicaciones a través de este tipo de red social porque puede hacer vulnerable la reputación de la compañía. A través de este tipo de medios las personas se sienten protegidas para plantear cualquier tipo de asuntos, de manera pública, y en muchos casos sacados de contexto, pero cuyos efectos pueden ser difíciles de remontar. Página web: Posibilitar la recepción de comentarios en contáctenos, privado. Responder a todos los comentarios que lleguen por este canal, en un lenguaje que corresponda al mencionado en el primer aparte del presente manual. Establecer en la web la información completa de la organización. Un lenguaje amplio y con elementos de creatividad, que permita expresar formalidad en la acción y sagacidad en la búsqueda de soluciones.

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SISTEMA VISUAL

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4. APLICACIÓN EN PAUTAMEDIA PÁGINA

LADO IZQUIERO En las publicaciones y piezas editoriales es muy importante la presencia de la imagen y la identidad de la marca. Es por ello que todas las fotografías deben tener el logotipo dispuesto como se indicó en la página 13 de este manual. - En caso de que la publicación sea en formato media página disponer el texto, el logotipo, los elementos gráficos y fotográficos como se indica en el siguiente ejemplo:

Nombre del proyecto

3cm Logo

Lugar + Mapa

Imagen

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4. 1 APLICACIÓN EN PAUTAMEDIA PÁGINA

LADO DERECHO En las publicaciones y piezas editoriales es muy importante la presencia de la imagen y la identidad de la marca. Es por ello que todas las fotografías deben tener el logotipo dispuesto como se indicó en la página 13 de este manual.

Nombre del proyecto

Logo 3cm

- En caso de que la publicación sea en formato media página disponer el texto, el logotipo, los elementos gráficos y fotográficos como se indica en el siguiente ejemplo: Imagen Lugar + Mapa

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4.2 APLICACIÓN PAUTAPÁGINA COMPLETA

Título Lugar + Mapa

- En caso de que la publicación sea en formato página completa disponer el texto, el logotipo, los elementos gráficos y fotográficos como se indica en el siguiente ejemplo:

Imagen

3cm Logo

Nombre del proyecto

Área Patrón

Texto

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4.3 APLICACIÓN PAUTAPÁGINA COMPLETA

Título

Logo 3cm

- En caso de que la publicación sea en formato página completa disponer el texto, el logotipo, los elementos gráficos y fotográficos como se indica en el siguiente ejemplo:

Imagen

Lugar + Mapa

Nombre del proyecto

Área Patrón

Texto

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4.4 APLICACIÓN PAUTAPÁGINA COMPLETA

LADO IZQUIERO- DOS FOTOGRAFÍAS En las publicaciones y piezas editoriales es muy importante la presencia de la imagen y la identidad de la marca. Es por ello que todas las fotografías deben tener el logotipo dispuesto como se indicó en la página 13 de este manual.

Título Lugar + Mapa

- En caso de que la publicación sea en formato página completa disponer el texto, el logotipo, los elementos gráficos y fotográficos como se indica en el siguiente ejemplo:

3cm

Imagen 1

Logo

Nombre del proyecto Texto

Imagen 2

Área Patrón

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4.5 APLICACIÓN PAUTAPÁGINA COMPLETA

LADO DERECHO- DOS FOTOGRAFÍAS En las publicaciones y piezas editoriales es muy importante la presencia de la imagen y la identidad de la marca. Es por ello que todas las fotografías deben tener el logotipo dispuesto como se indicó en la página 13 de este manual.

Título

Logo

3cm

- En caso de que la publicación sea en formato página completa disponer el texto, el logotipo, los elementos gráficos y fotográficos como se indica en el siguiente ejemplo:

Imagen 1

Lugar + Mapa

Nombre del proyecto Texto

Imagen 2

Área Patrón

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LATINCO L AT I N OAME R I C AN A DE CO N ST R U CC I O N E S S. A.

MANUAL PARA LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN CRISIS

CÓDIGO: DA-S-57-7

COMUNICACIONES

VIGENCIA: 20-FEB-2017

VERSIÓN: 01

MANUAL PARA LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN CRISIS

Tabla de contenido 1. MAPA DE RIESGOS ........................................................................... 2 2. ADMINISTRACIÓN DE LA CRISIS ..................................................... 2 3. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN MOMENTOS DE CRISIS ............ 3 PRE-CRISIS: ........................................................................................ 3 CRISIS ................................................................................................. 5 POS-CRISIS ......................................................................................... 5

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MANUAL PARA LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN CRISIS

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Dentro de la planeación de la comunicación y entendiendo la imperante necesidad de establecer programas para todos los públicos, gestionar la comunicación de crisis, se convierte en parte vital del cumplimiento de los objetivos de desarrollo estratégico. El siguiente, es un derrotero de actividades en el ámbito de comunicación para enfrentar las crisis de la organización, de modo que se gestione de manera preventiva, activa y evaluativa ante cualquier de estas situaciones, plausibles en cualquier escenario organizacional. 1. MAPA DE RIESGOS RIESGO: El riesgo es considerado como la posibilidad de que ocurra un contratiempo o una desgracia que alteren el quehacer organizacional. CRISIS: Una crisis se configura como toda situación que saca a la organización de su funcionamiento habitual, de modo que se dispongan todos los recursos para solucionarla y que hace evidente la versión de la organización en dos “el antes de la crisis” y el “después de la crisis. De la misma manera, se entiende por crisis todas aquellas situaciones de atención especial donde se materializan los riesgos que le suceden a la organización en cada uno de sus procesos. 2. ADMINISTRACIÓN DE LA CRISIS Con el apoyo de el Sistema de Calidad y el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se utilizan los recursos que tiene la compañía para afrontar cualquier escenario problema o de crisis y convertirlo en lecciones aprendidas. Las crisis se tipifican desde las siguientes áreas: FACTOR HUMANO: Ocurre cuando cualquier procedimiento afecta directamente al personal de LATINCO tanto en la construcción de obras civiles como en el quehacer dentro y fuera de la compañía, tan es así que se pueden presentar eventos como pérdida de colaboradores, accidentes, ataques de orden público, afectaciones económicas, cambio en la normativa y políticas del gobierno y factores sicológicos que impidan el desempeño.

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FACTOR TÉCNICO: Se determina como un fallo en cualquiera de los proceso y procedimientos de la compañía que afecten el factor humano, la imagen o el relacionamiento con los clientes, como accidentes, incidentes y contingencias desde desplazamiento de maquinaria, suministros y compras de insumos, acceso al personal cualificado, fallo de información, demoras en el trámite y firma de contratos, dilatación de los tiempos en el cronograma de las obras por factores ajenos a la compañía y cambios sustanciales en los diseños que no se puedan resolver por intervención de terceros. IMAGEN PÚBLICA: Ocurre cuando cualquiera de los sucesos mencionados anteriormente amenazan el buen nombre, reputación y confianza que ha generado la compañía a través de su funcionamiento y transparencia durante su trayectoria, por ejemplo solicitud de responder ante un hecho noticioso, dar la cara ante los medios para explicar un rumor, responder cuando se menoscabe la integridad y el buen nombre y atención a las necesidades de las comunidades impactadas por las obras civiles. CLIENTES: Se limita al relacionamiento, satisfacción y cumplimiento de la labor con nuestros clientes en las líneas de servicio tanto privados como públicos, y se ve afectada cuando no se pueden cumplir los compromisos contractuales, bien sea por fallo interno o por factores externos controlados o no controlados. 3. GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EN MOMENTOS DE CRISIS PRE-CRISIS: Preparación de la Mesa de Crisis 

Miembros que la conforman: Ing. Ramiro Pérez, Ing. Sergio Ramírez, Ing. Carlos Ramírez, Alejandra Pérez, Camila Pérez, Daniel Castrillón y una persona del área encargada donde esté sucediendo la crisis.



Voceros: Gerente para ser la voz de la información sobre la solución de la crisis y comunicador para la firma de comunicados, boletines y piezas de información que saldrán para públicos internos o externos. En caso de que no se pueda hacer presencia con estas dos personas, debe determinarse, dependiendo de la crisis, quien lidera la solución y quien

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emite la respuesta, se recomienda que estas contemplado entrenamiento de manejo de medios. 

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personas

tengan

Instrucciones a todos los colaboradores para atender canales de comunicación internos y externos. Campañas de manejo de crisis descritas en le plan de comunicación y que funcionan como simulacros que se deben hacer al menos dos veces en el año para tener la información fresca en los colaboradores al respecto de estas situaciones.

 Manejo de los medios de comunicación: 1. Determinar la frecuencia de envío de información para el primer día de la crisis, para los siguientes tres días y posteriormente para el resto del mes. 2. Acudir a la base de datos de medios para envío de comunicados, no siempre es suficiente las redes sociales y debe redactarse listo para publicarse. 3. Hacer un ejercicio anual para entrenar el equipo de voceros en manejo de medios en caso de una aparición con la prensa. 4. Rueda de Prensa: los medios citan solicitando a la empresa aclaraciones y respuestas al respecto de un evento de crisis. 5. Conferencia de prensa: la empresa invita a los periodistas para que atiendan a recibir información intencional y específica. 6. Determinar el responsable de las respuestas en las redes sociales. 7. Determinar quien firma las piezas informativas que se publican, se recomienda que se ala misma persona pero nunca un miembro del staff gerencial.  Base de datos de periodistas: Ver adjunto de bases de datos.  Observador externo: Para crisis mayores, que requieran intervenciones mayores, es conveniente elegir un observador externo que hará las veces de perito objetivo. Este puede ser técnico, operativo relacionado con el problema, o comunicador, que en el caso de Latinco represente una persona competente para la toma de decisiones objetivamente, ya que por la premura y la forma como se involucran los miembros de la mesa en el día a día, es normal que se nublen o se subjetiven las decisiones. Este observador será un polo a tierra con una segunda opinión. 4 WWW.LATINCO.CO

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CRISIS: En esta etapa se utiliza el paso a paso de este manual. Si bien la comunicación no resuelve las crisis de la compañía en momentos donde el riesgo es operativo, si mitiga el manejo, el rumo y la información de qué se está haciendo para enfrentarla. Cuando son crisis de comunicación se actúa de la misma manera, solamente que en este caso es el encargado de la comunicación quien gerencia la solución de acuerdo con las políticas de la empresa, tal es el caso de problemas en las redes sociales, información que se filtra, problemas de reputación o relacionamiento, manejo de comunidades que detienen una obra por un pliego de peticiones. POS-CRISIS: Evaluación de la crisis dando respuesta a las preguntas: qué sucedió, por qué sucedió, que costos generó este problema, que costos generó solucionarlos, cómo actuar de forma preventiva, qué aprendimos.

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