Control seguimiento by Latinco

CONTROL Y SEGUIMIENTO

Mapa de Procesos

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS

CODIGO: FP-O-07

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS OBJETIVO

RECURSOS HUMANOS  Personal profesional Establecer la metodología para la realización de contratos con TECNOLOGICOS terceros para la ejecución de una obra civil o la prestación de un  Equipos de Cómputo e servicio de asesoría, consultoría, medición o cualquier otro impresoras asociado a la actividad de construcción como transporte de  Uno EE materiales y/o elementos e insumos en obra, cumpliendo con los requerimientos de ley, especificaciones del cliente, y disposiciones ambientales, de seguridad y salud en el trabajo.

PROVEEDORES  Dirección de obra  Terceros (contratistas)

MEDIO  Físico  Correo electrónico

 

  



ENTRADAS Datos principales del contrato. Obligaciones del contratista frente a las disposiciones en seguridad, salud, ambiente y calidad Especificaciones técnicas. Responsabilidad. Documentación establecida en el procedimiento solicitada a los terceros. Actas de Obra y facturación

SALIDAS  Contrato firmado por todas las partes con sus respectivos soportes  Facturas ingresadas al uno EE para proceder a cobro  Acta de inicio y modificaciones al contrato

VIGENCIA: 30-DIC-2016

REQUISITOS Especificaciones del cliente Estudios y diseños del proyecto Leyes de Contratación Políticas integrales y de comportamiento sano, seguro y ambiental  Matriz de cumplimiento legal  Requisitos legales de pago de parafiscales  Sistema de Gestión en salud y seguridad en el trabajo – SGSST    

MEDIO  Físico  Correo electrónico

CLIENTE  Director de obra  Terceros (contratistas)

FICHA DE CARACTERIZACIÓN CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PHVA P P H H H V V V

ACTIVIDADES Planea la ejecución del contrato Recibe propuesta o cotización Realiza solicitud de contrato con tercero Elabora y legaliza el contrato con el tercero Emite y legaliza Acta de Inicio Hace seguimiento contractual Pago de Actas parciales Elabora Acta de Entrega y Recibo de Obra

Elabora Acta de Liquidación del Contrato

RESPONSABLES  Gerente de Proyectos  Gerente de Operaciones  Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control  Jefe Control Contractual  Director de Seguimiento y Control  Director de Obra  Director Jurídico  Administrador de Obra  Encargado de mediciones  Residente de obra

DOCUMENTOS  PR-O-12 Control y Seguimiento a Terceros.  DA-O-12-01 Matriz contratación con terceros.  Actas de Inicio de Contrato.  Modificaciones al contrato.  Pólizas de garantía.

CODIGO: FP-O-07 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

REGISTROS  FO-O-12-01 Solicitud de contrato con Tercero  FO-O-12-02 Revisión mensual y criterio de cumplimiento contratistas.  FO-S-52-1 Trazabilidad de Facturación  Actas de Obra con Terceros  Archivo 1. Seguimiento Cantidades de Obra ( para cada obra)  Archivo 2. Subcontratos ( Reporte de Documentos de Compra 1E Para cada obra)  Archivo 3. Informe Cierre de Materias Primas  Planeación de Obra  Contrato legalizado con Tercero  Garantías  Actas Parciales de Obra con Terceros  Actas Parciales de Obra con Terceros  Consolidado de Proyectos

FICHA DE CARACTERIZACIÓN CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS RIESGOS DEL PROCESO No se cuenta estandarizado el procedimiento en el Sistema de Gestión Integral para consulta de la documentación solicitada para elaboración de documentos evitando re procesos por pérdida de tiempo y perdidas económicas. (Sobre Costos, Retraso, Deficiente Desarrollo Proceso) Falta de comunicación de las actividades en el momento en que se inician o programan trabajos realizados por terceros. (Sobre Costos, Retraso, Deficiente Desarrollo Proceso) Inicio de actividades con terceros sin previa información al área líder del proceso (control y seguimiento) sin tener contratos legalizados ni pólizas que blinden a la empresa ante cualquier eventualidad. (Multas, Retrasos, Sobre Costos Y Daño De Imagen De Empresa) Problemas económicos con terceros al momento de la liquidación de contratos evidenciando que no se pactaron los lineamientos desde su inicio (se negoció sin autorización del área líder) y durante la liquidación no se llegan a acuerdos. (Sobre Costos, Desfinanciamiento, Retrasos, Perdidas) Cambios en los requisitos de ley que no sean notificados, desencadenando pérdidas económicas para la organización. (Multas, Juicios, Retrasos, Sobre Costos Y Daño De Imagen De Empresa) Falta de socialización de los requisitos legales a los terceros al momento de la negociación. (Multas, Juicios, Retrasos, Sobre Costos Y Daño De Imagen De Empresa) Sobre carga a la organización en asumir riesgos que son directa responsabilidad de terceros (contratistas) generando posibles multas y perdidas económicas a la organización. (Multas, Juicios, Retrasos, Sobre Costos Y Daño De Imagen De Empresa) La no implementación de las exigencias por parte de los terceros, lo cual conlleva a que la organización asuma responsabilidades que no son propias de esta (Sobre Costos, Desfinanciamiento, Retrasos, Perdidas)

CODIGO: FP-O-07 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

TRATAMIENTO Creación y divulgación del procedimiento de control y seguimiento a terceros en el cual se establezcan los parámetros para la ejecución de las actividades inmersas en este desde la solicitud del contrato hasta la liquidación del mismo a satisfacción de las partes del mismo. Divulgar a los líderes del procedimiento de planeación que la información elaborada en este proceso es entrada para el proceso de control y seguimiento a terceros, con el fin de iniciar a tiempo con la creación de contratos de labores sub contratadas.

Capacitación y retroalimentación a las gerencias, directores y administradores de obra sobre las consecuencias que puede representar iniciar labores con terceros in tener los contratos con toda la documentación pertinente que blinda a la organización en caso de un siniestros, así como negociaciones que se realizan en obra sin previa consulta o autorización de la gerencia.

Estar a la vanguardia de los cambios normativos y programar capacitaciones para las actualizaciones respectivas.

Citación y divulgación a terceros sobre los requisitos que se deben cumplir al momento de realizar trabajos para la organización.

CODIGO: FP-O-07

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS

INDICADOR N.A

FRECUENCIA

VIGENCIA: 30-DIC-2016

MEDIR

SEGUIMIENTO

ANALIZAR

META

N.A

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROYECTOS

NOMBRE DEL PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS

         



CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

LIDER Jefe de Control Contractual

PARTICIPANTES Gerente de Proyectos Gerente de Operaciones Asistente Gerencia de Proyectos - Seguimiento y Control Jefe Control Contractual Director de Seguimiento y Control Director de Obra Director Jurídico Administrador de Obra Encargado de mediciones Residente de obra

OBJETIVO Establecer la metodología para la realización de contratos con terceros para la ejecución de una obra civil o la prestación de un servicio de asesoría, consultoría, medición o cualquier otro asociado a la actividad de construcción como transporte de materiales y/o elementos e insumos en obra, cumpliendo con los requerimientos de ley, especificaciones del cliente, y disposiciones ambientales, de seguridad y salud en el trabajo.

ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los contratos de obra civil y de servicios que se hagan con terceros en LATINCO S.A y sus asociaciones donde la empresa asuma el desarrollo administrativo del proyecto. Su alcance aplica desde la selección, evaluación y estructuración de la propuesta contractual, cumplimiento de obligaciones y requerimientos legales, técnicos y contractuales, hasta la liquidación a satisfacción de las partes del contrato.

ACCIONES A CONTRARRESTAR EL RIESGO:  Creación y divulgación del procedimiento de seguimiento y control a terceros en el cual se establezcan los parámetros para la ejecución de las actividades inmersas en este desde la solicitud del contrato hasta la liquidación del mismo a satisfacción de las partes del mismo.  Divulgar a los líderes del procedimiento de planeación que la información elaborada en este proceso es entrada para el proceso de control y seguimiento a terceros, con el fin de iniciar a tiempo con la creación de contratos de labores sub contratadas.  Capacitación y divulgación a los líderes de los proceso en obra sobre las instrucciones que en este se registran, así como el compromiso que se necesita en la obra con el primer filtro que se le hace a la información con el fin de evitar que esta llegue incompleta evitando re procesos y pérdida de tiempo.  Capacitación y retroalimentación a las gerencias, directores y administradores de obra sobre las consecuencias que puede representar iniciar labores con terceros in tener los

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROYECTOS

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

contratos con toda la documentación pertinente que blinda a la organización en caso de un siniestros, así como negociaciones que se realizan en obra sin previa consulta o autorización de la gerencia.  Estar a la vanguardia de los cambios normativos y programar capacitaciones para las actualizaciones respectivas.  Capacitación y divulgación a terceros sobre los requisitos que se deben cumplir al momento de realizar trabajos para la organización.  Garantizar los lineamientos estipulados en el procedimiento del área, frente a la selección de terceros confiables los cuales estén en condiciones de respaldar cualquier tipo de eventualidad, así como capacitar y demostrar el por qué la importancia de cada documento que se solicita al momento de una negociación, de cómo protege el patrimonio de la organización.

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROYECTOS

D O  No se cuenta estandarizado el  procedimiento en el Sistema de Gestión Integral para consulta de la documentación solicitada para elaboración de documentos evitando re  procesos por pérdida de tiempo.  Falta de comunicación de las actividades en el momento en que se inician o programan trabajos realizados por  terceros.  Falta de socialización de los requisitos legales a los terceros al momento de la negociación.  Falta de compromiso por parte de la administración y los auxiliares en la  revisión de la documentación para la elaboración de un contrato o pago de actas lo cual genera re procesos y pérdida de tiempo ya que el primer filtro no está siendo el más adecuado.  Inicio de actividades con terceros sin previa información al área líder del proceso (seguimiento y control) sin tener contratos legalizados ni pólizas que blinden a la empresa ante cualquier eventualidad.  Problemas económicos con terceros al momento de la liquidación de contratos evidenciando que no se pactaron los lineamientos desde su inicio (se negoció sin autorización del área líder) y durante la liquidación no se llegan a acuerdos.  No se realiza una selección relevante al momento de escoger los proveedores con el fin de que se selecciones aquellos que tengan más garantías de respaldo al momento de presentarse alguna novedad o siniestro.

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

Mejorar los tiempos de revisión del proceso por cada uno de los involucrados en cada parte del mismo, esto con el fin de dar agilidad en el proceso. Implementación y la estandarización del procedimiento y sus registros asociados, el cual garantice el cumplimiento del objetivo del proceso. Socialización y acompañamiento a los administradores de obra del nuevo procedimiento de consulta para evitar reprocesos por desconocimiento de documentos y actividades que se desarrollan en el proceso.

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROYECTOS

F A  El recurso humano del área de control y  seguimiento a terceros, es gratia en el conocimiento del tema y está en constante investigación cada vez que se implementa un nuevo cambio en los requisitos de ley o de las partes  interesadas.  Sin tener un procedimiento documentado en el sistema de gestión integral, se han implementado las herramientas necesarias  para dar cumplimiento a los requisitos de ley y blindar a la organización frente a posibles multas económicas.  La comunicación constante con las áreas que interviene en el proceso en pro de implementar los nuevos requisitos exigidos por la ley o implícitos por las partes interesadas. 

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

Sobre carga a la organización en asumir riesgos que son directa responsabilidad de terceros (contratistas) generando posibles multas y perdidas económicas a la organización. Cambios en los requisitos de ley que no sean notificados, desencadenando pérdidas económicas para la organización. La no implementación de las exigencias por parte de los terceros, lo cual conlleva a que la organización asuma responsabilidades que no son propias de esta.

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

1. OBJETIVO Establecer la metodología para la realización de contratos con terceros para la ejecución de una obra civil o la prestación de un servicio de asesoría, consultoría, medición o cualquier otro asociado a la actividad de construcción como transporte de materiales y/o elementos e insumos en obra, cumpliendo con los requerimientos de ley, especificaciones del cliente, y disposiciones ambientales, de seguridad y salud en el trabajo. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los contratos de obra civil y de servicios que se hagan con terceros en LATINCO S.A y sus asociaciones donde la empresa asuma el desarrollo administrativo del proyecto. Su alcance aplica desde la selección, evaluación y estructuración de la propuesta contractual, cumplimiento de obligaciones y requerimientos legales, técnicos y contractuales, hasta la liquidación a satisfacción de las partes del contrato. 3. DEFINICIONES  Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. NOTA 1: Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos. NOTA 2: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad. Riesgo combinación de la probabilidad de que ocurran una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos.  Riesgo Alto: Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias.  Riesgo Medio: El evento podría ocurrir en algún momento.  Riesgo Bajo: El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales.  Gestión del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo.

CÓDIGO: PR-O-12

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

 Propuesta/Cotización: Es la relación de las actividades a ejecutar en un contrato con tercero cada una con su costo, los cuales se discriminan a través de un análisis de precios unitarios. Cuando se requiera, son presentados por el contratista, y se recomienda el análisis de precios de la Dirección de la obra o su concepto sobre los precios presentados por el contratista.  Contrato: Acuerdo comercial y jurídico entre dos o más personas naturales y/o jurídicas.  Contrato Principal: Acuerdo comercial suscrito entre la entidad contratante cliente y LATINCO S.A., sus socios y/o sus empresas asociadas.  Contrato con Terceros: Acuerdo mediante el cual se contrata la ejecución de algunas actividades de la obra o la prestación de un servicio a una empresa o persona diferente del titular del contrato principal. En él recaen todas las obligaciones contractuales y legales establecidas inicialmente.  Programa de Grandes Beneficiarios: Es un convenio de contratación y expedición de todas las garantías de cumplimiento y responsabilidad civil extracontractual, acorde con las coberturas exigidas en el contrato principal, las cuales son requeridas en los contratos suscritos con terceros por la Gerencia de Auditoría y Control de Proyectos, las cuales son revisadas y aprobadas como requisito previo de legalización del respectivo contrato. Este programa se suscribe a través del intermediario definido por la Compañía y cubre a los terceros que adquieren las garantías con dicho intermediario.  Minuta de Contrato: Modelo de documento contractual elaborado por el área de control y seguimiento de proyectos, donde se definen las condiciones bajo las cuales se desarrollarán las obras y/o servicios contratados con terceros. Dado que existen dos tipos de minuta de contrato que se aplican de acuerdo a las condiciones particulares de la contratación. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 

Especificaciones del cliente



Estudios y diseños del proyecto



Planos de diseño y construcción



Manual de seguridad y salud en el trabajo para Contratistas



Matriz de cumplimiento legal



Requisitos legales de pago de parafiscales



Sistema de Gestión en salud y seguridad en el trabajo – SGSST

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

5. PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO El proceso lo lidera la Gerencia Proyectos y la Asistente Seguimiento y de Control          

Gerente de Proyectos Gerente de Operaciones Asistente de Gerencia de Proyectos - Seguimiento y Control Jefe Control Contractual Director de Seguimiento y Control Director de Obra Director Jurídico Administrador de Obra Encargado de mediciones Residente de obra

6. RIESGOS DEL PROCESO 6.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

CÓDIGO: PR-O-12

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

6.2 Matriz de Riesgos Tipo de riesgo

Riesgo Operativo

Clase de riesgo Interno (Empresa)

Riesgo Operativo X Riesgo Legal

Externo (Entorno)

Calificación Riesgo Probabilidad Impacto

Evaluació n Riesgo

No se encuentra estandarizado el procedimiento en el Sistema de Gestión Integral para consulta de la documentación solicitada para elaboración de documentos evitando re procesos por pérdida de tiempo y perdidas económicas. (Sobre Costos, Retraso, Deficiente Desarrollo Proceso)

Riesgo Medio

Falta de comunicación de las actividades en el momento en que se inician o programan trabajos realizados por terceros. (Sobre Costos, Retraso, Deficiente Desarrollo Proceso)

Riesgo Alto

Inicio de actividades con terceros sin previa información al área líder del proceso (control y seguimiento) sin tener contratos legalizados ni pólizas que blinden a la empresa ante cualquier eventualidad. (Multas, Retrasos, Sobre Costos Y Daño De Imagen De Empresa)

Riesgo Alto

Opciones de Manejo

Acciones

Creación y divulgación del procedimiento de control y seguimiento a terceros en el Asumir el cual se establezcan los Riesgo, parámetros para la ejecución Reducir el de las actividades inmersas en riesgo este desde la solicitud del contrato hasta la liquidación del mismo a satisfacción de las partes del mismo. Divulgar a los líderes del procedimiento de planeación Reducir el que la información elaborada Riesgo, en este proceso es entrada Evitar, para el proceso de control y Compartir o seguimiento a terceros, con el Trasferir fin de iniciar a tiempo con la creación de contratos de labores sub contratadas. Capacitación y retroalimentación a las Reducir el gerencias, directores y Riesgo, administradores de obra sobre Evitar, las consecuencias que puede Compartir o representar iniciar labores con Trasferir terceros in tener los contratos con toda la documentación

CÓDIGO: PR-O-12

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS Problemas económicos con terceros al momento de la liquidación de contratos evidenciando que no se pactaron los lineamientos desde su inicio (se negoció sin autorización del área líder) y durante la liquidación no se llegan a acuerdos. (Sobre Costos, Desfinanciamiento, Retrasos, Perdidas)

X Riesgo Económico Riesgo Legal X

Riesgo Legal

Riesgo Económico

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Cambios en los requisitos de ley que no sean notificados, desencadenando pérdidas económicas para la organización. (Multas, Juicios, Retrasos, Sobre Costos Y Daño De Imagen De Empresa) Falta de socialización de los requisitos legales a los terceros al momento de la negociación. (Multas, Juicios, Retrasos, Sobre Costos Y Daño De Imagen De Empresa) Sobre carga a la organización en asumir responsabilidades que corresponden al tercero (contratistas) generando posibles multas y perdidas económicas a la organización. (Multas, Juicios, Retrasos, Sobre Costos Y Daño De Imagen De Empresa) La no implementación de las exigencias por parte de los terceros, lo cual conlleva a que la organización asuma responsabilidades que no son propias de esta (Sobre Costos, Desfinanciamiento, Retrasos, Perdidas)

VERSIÓN: 01

pertinente que blinda a la organización en caso de un así como Reducir el siniestros, negociaciones que se realizan Riesgo, en obra sin previa consulta o Evitar, Compartir o autorización de la gerencia. Trasferir

Riesgo Alto

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Estar a la vanguardia de los cambios normativos y programar capacitaciones para las actualizaciones respectivas.

Capacitación y divulgación a terceros sobre los requisitos que se deben cumplir al momento de realizar trabajos para la organización.

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

7. COMPONENTE SST (18001) 7.1 Objetivo Asegurar las condiciones sanas y seguras dentro del proceso de contratación con terceros ayudando a minimizar y controlar los riesgos asociados a sus actividades. Además garantizar el cumplimiento normativo de acuerdo a las exigencias del Decreto 1072 de 2015. 7.2 Elementos de Protección Personal Se utilizarán los elementos de ergonomía requeridos para crear y documentar la información. En cuanto a la ejecución del contrato, tanto la empresa como el contratista deberán garantizar el uso adecuado de los EPP asociados a las diferentes actividades y/o cargos, (ver matriz de EPP).

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

7.3 Gestión de Riesgos SST ACTIVIDAD Planea la ejecución del contrato Recibe propuesta o cotización Aprueba propuesta o cotización Realiza solicitud de contrato con tercero Elabora y legaliza el contrato con el tercero Generar la afiliación y aporte al sistema general de riesgos laborales Firma del Contrato Ejecución del contrato Pago de Actas parciales Elabora Acta de Entrega y Recibo de Obra Elabora Acta de Liquidación del Contrato

MEDIDA DE CONTROL

PELIGRO

Biológico: virus, baterías, hongos. Físico: Iluminación (luz visible por exceso o deficiencia)

 Implementación de los programas de higiene y seguridad en el trabajo.  Aplicación del programa Osteomuscular, visual y SVE auditivo corporativo.

Químico: Polvo en mínima cantidad. Psicosocial: Características de la organización y grupo social del trabajo. Características del grupo social de trabajo (relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en equipo).

 Utilización de los kit de ergonomía suministrados por la empresa (Pad mouse, reposa muñecas, reposa pies, base para portátil, teclado auxiliar, elevador de pantalla), silla ergonómica

Biomecánico: Postura prolongada. Condiciones de seguridad: Mecánico, locativo, tecnológico, publico.

REGISTRO

 Registro de capacitaciones  Entrega de kit de ergonomía  Registro orden y aseo en zonas de trabajo  Implementación de los sistemas de vigilancia epidemiológica SVE

 Orden y aseo del puesto de trabajo  Ejecución del programa de pausas activas

Fenómeno natural: sismo, terremoto, vendaval y lluvias.

7.4 Personal y Entrenamiento El personal involucrado en este proceso deberá seguir los programas de capacitación, sensibilización y formación establecidos por la empresa. De acuerdo a las actividades descritas el personal deberá hacer énfasis en la formación frente a: 7

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

    

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Identificación de peligros, evaluación y medidas de control de riesgos. Ergonomía e higiene postural. Pausas activas SVE Sistemas de vigilancia epidemiológico osteomuscular, auditivo, visual Demás capacitaciones establecidas en el plan general de capacitaciones que se consideren necesarios.

DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ACTIVIDAD

Planea la ejecución del contrato

Recibe propuesta o cotización

Aprueba propuesta o cotización

Realiza solicitud de contrato con tercero

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Cuando surge la necesidad de contratar actividades de obra civil inherentes a la ejecución del proyecto se contactan los contratistas que tengan la experiencia en la actividad y se les entrega el cuadro de cantidades y actividades para la generación de la propuesta o cotización. El contratista hace entrega de la propuesta o cotización a la Gerencia de Control y Seguimiento o al Director de Obra con el análisis de precios unitarios adjunto, para ser analizados, revisados, negociados y aprobados. De acuerdo a la cuantía y tipo de contrato y a la evaluación de las propuestas (servicios y obra civil) se define el contratista que adelantará la actividad, obra o servicios. El administrador de obra con el aval del Director realiza la solicitud de elaboración del contrato con tercero a la Gerencia de Control y Seguimiento, a través del formato Solicitud de Contrato con Tercero. Dicha solicitud debe hacerse con mínimo 15 días hábiles previos al inicio de las actividades.

REGISTRO

Gerente General Gerente De Control y Seguimiento

Planeación de Obra

Director de obra Gerente General

Propuesta o Cotización

Gerente De Control y Seguimiento

Análisis de Precios Unitarios

Gerente General Gerente de Control y Seguimiento

Administrador de Obra Director de Obra

Visto bueno en la propuesta o cotización

Solicitud de Contrato con Tercero FO-O-12-01

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

Elabora y legaliza el contrato con el tercero

La elaboración del contrato debe especificar puntualmente:  Lugar y fecha de celebración  Nombre contratante e identificación de representante legal  Nombre contratista e identificación de representante legal  Descripción de la obra  Lugar o zona donde se realizará la obra  Fecha estimada de inicio de obra  Plazo de ejecución  Valor estimado  Cuadro de valores y cantidades  Forma de pago  Garantías  Obligaciones del contratista frente a las disposiciones en seguridad, salud, ambiente y calidad  Especificaciones técnicas  Responsabilidad  Interventoría  Seguimiento y control  Suspensión  Indemnidad  Responsabilidad por daños y perjuicios  Terminación del contrato  Cesión del contrato  Liquidación. Una vez aprobada la propuesta se le notifica al contratista y se procede a elaborar y legalizar el contrato. Se le solicita al contratista la documentación para la legalización del contrato:  RUT  Fotocopia de la cédula del representante legal  Certificado de Cámara de Comercio con una vigencia menor a dos meses  Certificación Bancaria

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Gerente de Proyectos Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control Director de Obra Jefe Control Contractual

Contrato legalizado con el tercero

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

El Jefe de Control Contractual envía correo solicitando al Administrador de Obra los documentos requeridos según el tipo de contrato, después de tener la documentación el Administrador los envía escaneados al área de Control y Seguimiento, estos quedan en Medio Magnético o impreso de ser necesario

Documentos requeridos para la legalización del contrato

Para el caso de contratos de obra civil que involucre el uso de maquinaria se deberán enviar los siguientes documentos:  El contratista debe acreditar la inscripción de la actividad CIIU 4390 en el RUT (Otras actividades especializadas para la construcción de edificios y obras de ingeniería civil: El alquiler de maquinaria y equipo de construcción con operadores).  Tarjeta de Registro de Maquinaria. Si esta tarjeta no se encuentra a nombre del contratista, enviar documento de compraventa o poder autenticado en notaria.  Factura de Compra-Venta.  Declaración de Importación.  Póliza todo riesgo vigente con cobertura de responsabilidad civil extracontractual.  Historial de Mantenimientos (últimos cinco eventos). Si incluye Operador (es):  Hoja de Vida del operador.  Cédula de ciudadanía del operador.  Certificado de trabajo donde acredite la operación.  Licencia de Tránsito en Categoría C2/C3.

Administrador Obra Jefe de Control Contractual

Carpeta de documentación por contrato

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS Para el caso de contratos de transporte de materiales, la documentación a anexar será la siguiente:  El contratista debe acreditar la inscripción de la actividad CIIU 4923 en el RUT (Transporte de carga por carretera); adicionalmente para cada vehículo, soportar:  Matricula Pública a nombre de quien se realiza el contrato, de lo contrario documento de compraventa, o poder autenticado en notaria, donde autorizan al tercero a utilizar el vehículo y recibir los dineros provenientes del contrato suscrito.  Seguro Obligatorio Accidentes de Tránsito –SOAT- vigente.  Revisión Técnico Mecánica Vigente.  Póliza todo riesgo vigente con cobertura de responsabilidad civil extracontractual.  Tarjeta de Operación.  Tarjeta de Afiliación.  Resolución del Ministerio de Transporte a la empresa que afilia el vehículo. Si incluye Operador (es):  Hoja de Vida del operador.  Cédula de ciudadanía del operador.  Certificados de trabajo donde acredite la operación.  Licencia de Tránsito en Categoría C2 ó C3.

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

IMPORTANTE. Cuando en un Contrato de Transporte de Materiales se presente el uso de varias unidades de transporte se deberá presentar la documentación por cada uno de los vehículos y sus respectivos operadores Las condiciones particulares de los contratos serán definidos por el Gerente General y/o la Gerencia de Control y Seguimiento y/o el Director de la Obra

Generar la afiliación y aporte al sistema general de riesgos laborales

NOTA: Todos los contratos de obra sin excepción deben estar revisados y avalados por el Director de obra, luego pasan a la Gerencia de Control y Seguimiento para aprobación Si el tercero es persona Jurídica solamente se procederá a la verificación de los pagos de seguridad y parafiscales del personal a cargo de las labores de acuerdo con el procedimiento Si el tercero es personal natural, se debe proceder a la afiliación al sistema de riesgos y generación del aporte al sistema.

Administrador de Obra Afiliaciones Asistente de Compensación

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CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Cuando se han realizado los contratos la Gerencia de Control y Seguimiento a través del Jefe Contractual procede a identificarlos de la siguiente manera: Ej: RTS- CT-T-44-12, donde: Identifica el contrato

RTS: Prefijo de identificación del centro de operación ( para el ejemplo Rehabilitación Transversal del Sur) CT: Contrato con Terceros T: Modalidad del contrato (T: transporte, S: servicios, O: obra civil) ##: Consecutivo otorgado por la Gerencia de Control y Seguimiento de Proyectos YY: Año de firma del contrato con el tercero

Jefe de Control Contractual

Contrato Codificado e identificado

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

Firma del Contrato

La Gerencia de Control y Seguimiento a través del Jefe de Control Contractual hace llegar al Administrador de la obra el respectivo contrato codificado para firma, visto bueno del Director de Obra y constitución de garantías (cuando aplique), elaboración de cuenta de cobro del anticipo (si aplica), programa de inversión del anticipo. Una vez reunida la anterior documentación en la obra, se envía a la Oficina Central para el visto bueno del Gerente de Control y Seguimiento y finalmente la firma del Representante Legal. Para que se genere la orden de inicio deben estar previamente aprobadas las garantías. Para el desembolso del anticipo debe de estar aprobada la cuenta de cobro del anticipo por el Gerente de Control y Seguimiento y ordenado por la Gerencia de Proyectos, posteriormente se tramita ante el área contable y financiera el anticipo correspondiente, cuyo soporte es la cuenta de cobro.

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Gerente de Proyectos Gerente de Operaciones Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control Director de Obra

Contrato Firmado Garantías Cuenta de Cobro del Anticipo

Jefe Control Contractual Representante Legal

Los tipos de pólizas se describen en el Anexo 1

Emite y legaliza Acta de Inicio ( Si Aplica)

En los casos que el contrato establezca, una vez revisadas y aprobadas las garantías, se procede a elaborar el acta de inicio del contrato de acuerdo con la plantilla preestablecida por la Gerencia de Control y Seguimiento la cuál debe ser firmada por los Representantes Legales.

Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control Jefe de Control Contractual Representante Legal contratante Representante Legal contratista

Acta de Inicio Firmada

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Iniciado la ejecución del contrato, el Director de obra debe verificar que el contratista cumpla con:

Ejecución del contrato

- Especificaciones del cliente - Especificaciones ambientales - Implementación de medidas SST - Obligaciones Laborales ( firma de contratos de personal, pago de nóminas, cumplimiento de parafiscales) - Asignación de dotación del personal - Entrega de EPP al personal En caso de observar anomalías, como en casos de incumplimiento del contrato o violación a los términos del mismo que den o podrían dar lugar a la terminación del contrato o una reclamación por perjuicios, el Director de obra toma los correctivos del caso, si están a su alcance o informa a la Gerencia de Control y Seguimiento para emprender acciones

Director de Obra Administrador de Obra Responsables del sistema de gestión integral en obra

FO-O-12-02 Revisión Mensual y cumplimiento de criterios contratistas de obra

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

Hace seguimiento contractual

En la oficina central la Gerencia de Control y Seguimiento en conjunto con el Jefe de Control Contractual realiza un seguimiento constante al desarrollo de cada uno de los contratos con terceros (plazo, amortizaciones del anticipo, vigencia de documentos contractuales, porcentajes de ejecución y saldos, retenidos en garantía. En coordinación con el Director de la obra se define la necesidad de realizar modificaciones al contrato (prorroga, adición, suspensión, reanudación, terminación) Cualquiera de los trámites anteriores se realiza en la oficina central y deben ser informados con mínimo 5 días hábiles de anticipación a la elaboración de los documentos y de ser necesario, la modificación de las garantías. Este plazo nunca será inferior a 15 días antes de vencerse el contrato. Con la copia de las actas de cada contratista el Jefe de Control Contractual, el Asistente de Control y Seguimiento registran mes a mes, la ejecución de cada contrato con el fin de hacer el seguimiento en saldos de anticipo, contrato, suministros de almacén, análisis de rendimientos, avance y revisión del programa de obra y facturación. Para el seguimiento y control SST del tercero de acuerdo a las disposiciones contractuales y del SGSST se procede de acuerdo Manual de seguridad y salud en el trabajo para Contratistas.

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Medio Magnético Consolidado de Proyectos

Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control Director de Obra Jefe de Control Contractual Jefe de Control Contractual/ Director de Seguimiento y Control

Medio Magnético Cuadro comparativo ejecución vs contratación Actas de Obra con Terceros Archivo 1. Seguimiento Cantidades de Obra (para cada obra) Archivo 2. Subcontratos (Reporte de Documentos de Compra 1E Para cada obra) Archivo 3. Informe Cierre de Materias Primas

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Después de que la obra presenta el acta de obra principal al cliente, se liquidan las actas a los terceros de obra civil, para los demás dependerá del tipo de negociación pactada. Las actas y los soportes son elaborados por el Encargado de Mediciones. Para el efecto del pago el tercero debe presentar:

Pago de Actas parciales

 Factura o cuenta de cobro por el monto liquidado en el acta de obra del contratista, de acuerdo a los requisitos de ley.  Formato Revisión Mensual y cumplimiento de criterios del tercero de obra FO-O-12-03, completamente diligenciado y cuantificado en todas sus variables, firmado por el Director de obra y el tercero. Los soportes de pago de salud, pensión y parafiscales deben ser verificados en la obra por el Administrador de Obra o por quien este delegue.  Acta y pre-acta de obra autorizada Estos documentos deben estar en la Gerencia de Control y Seguimiento máximo 10 días calendario después de haber cerrado el acta de obra del contrato principal. Para el caso de pagos parciales y definitivos de los contratos de servicios realizados (Asesoría, Consultoría y Diseño), debe adjuntarse un acta de conformidad emitida por el Área Técnica. El Administrador de Obra envía la factura del contratista a la oficina central al Gerente de Control y Seguimiento quien revisa, verifica y aprueba el acta para pago, posteriormente la Gerencia de Proyectos ordenar el pago.

Gerencia de Proyectos Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control Director de Obra Encargado de Mediciones Administrador de Obra Contratista Jefe de Control Contractual Representante Área Técnica

Acta de Obra con Terceros Factura y/o Cuenta de Cobro FO-O-12-02 Revisión Mensual y cumplimiento de criterios contratistas FO-S-52-1 Ruta 5 Trazabilidad de Facturación Acta de Conformidad Dpto. Control y Diseño Técnico

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

Elabora Acta de Entrega y Recibo de Obra (contratos de obra civil)

Esta factura se relaciona en el formato de trazabilidad de facturación. Se revisa que el acta esté conforme con las condiciones del contrato y se hace la amortización del anticipo. Ordena, y se procede a contabilización y pago. Cuando el contrato ha sido ejecutado en su totalidad, el Director de obra procede a recibir las obras objeto del contrato mediante la suscripción del acta de recibo donde se detalla la obra que se recibe, las condiciones del recibo si tiene restricciones de tipo técnico o no, ejecución de cada uno de los ítems, tiempos de ejecución y amortización del anticipo. Con la suscripción de este documento se procede a modificar la garantía de estabilidad.

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control Director de Obra Jefe de Control Contractual

Acta de Entrega y Recibo de Obra con Terceros Garantía de Estabilidad (cuando aplique)

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS Una vez se ha cancelado la totalidad de las facturas y/o cuentas de cobro se elabora el acta de liquidación del contrato, donde se detalla los (ajustes) realizados, impuestos pagados y descontados, el anticipo amortizado y el valor final pagado por cada una de las facturas. Al final se especifica que las partes quedan a paz y salvo por todo concepto en lo concerniente al contrato en liquidación.

Elabora Acta de Liquidación del Contrato

El Administrador de Obra deberá solicitar al tercero la liquidación de seguridad y salud del personal soportada por los siguientes documentos al interior del cierre de la hoja de vida del personal:  Acumulación de liquidación  Record de soporte transacciones de pago  Liquidación definitiva  Certificado de retiro de la ARL del tercero  Examen de Egreso o constancia de orden firmada por el empleado.

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Representante Legal Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control Jefe de Control Contractual

Acta de Liquidación del Contrato con Terceros

Director de Obra Administrador de Obra Contratista

En caso de que no haya sido posible la liquidación bilateral dentro de los términos contractuales se procederá a la elaboración de la liquidación unilateral del contrato

Revisar y Ajustar Minutas

Cada que se presente un cambio o ajuste en la ley de contratación y anualmente, al inicio del año, las minutas deben ser revisadas por el área jurídica con el fin de estar actualizados en materia de normatividad legal

Director Jurídico

Minutas de Contratos

CÓDIGO: PR-O-12

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

CÓDIGO

FO-O-12-02

VIGENCIA: 30-DIC-2016

REGISTROS

NOMBRE

RESPONSABLE

Revisión Mensual y cumplimiento de criterios contratistas

Jefe Control Contractual/ Administrador de obra

FO-O-12-01

Solicitud de Contrato con Tercero

FO-S-52-1

Trazabilidad de Facturación Ruta 5

Planeación de Obra

VERSIÓN: 01

Contrato legalizado con Tercero

En Oficina: Jefe de Control Contractual En Obra: Administrador de Obra En Oficina: Jefe Control Contractual En Obra: Administrador de Obra Director de Obra

En Oficina: Jefe de Control Contractual En Obra: Administrador de Obra

ACCESO

Clasificado

ALMACENAMIENTO Forma Orden Ubicación archivo Medio Físico

TIEMPO DE Conservación

Disposición Archivo Inactivo durante el período de Garantías

Con cada acta tercero

Archivo Jefe Contractual

Duración del contrato Principal

Archivo Inactivo durante el período de Garantías

Clasificado

Físico

Cronológico

En oficina: Archivo Jefe Contractual En Obra: Archivo Administraci ón de Obra

Clasificado

Medio Físico

Último Vigente

Archivo Computador Jefe Contractual

6 meses

Se elimina

Clasificado

Medio Magnético

Planeación Vigente

Computador del Director de Obra

Duración del Contrato

Se Respalda en Backup de obra

Duración del contrato Principal

Archivo Inactivo durante el período de Garantías

Clasificado

Medio Físico

Por Obra/Por número de contrato

En oficina: Archivo Jefe Contractual En Obra: Archivo Administraci ón de Obra

Garantías

Jefe control Contractual

Clasificado

Medio Físico

Con cada contrato

Archivo Jefe Contractual

Duración del contrato Principal

Actas Parciales de Obra con Terceros

Jefe Control Contractual

Clasificado

Medio Físico

Por Obra/ Por contratista/ Por fecha

Archivo Jefe Contractual

Duración del contrato Principal

Acta de Entrega y Recibo de Obra

Jefe Control Contractual

Clasificado

Medio Físico

Con cada contrato

Archivo Jefe Contractual

Duración del contrato Principal

Consolidado de Proyectos

Jefe Control Contractual

Clasificado

Medio Magnético

Último Vigente

Archivo Computador Jefe Contractual

Duración del contrato Principal

Archivo Inactivo durante el período de Garantías Archivo Inactivo durante el período de Garantías Archivo Inactivo durante el período de Garantías Backup servidor oficina central

CÓDIGO: PR-O-12

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

N.A

Archivo 1. Seguimiento Cantidades de Obra ( para cada obra)

Analista de Seguimiento y Control

N.A

Archivo 2. Subcontratos ( Reporte de Documentos de Compra 1E Para cada obra)

Analista de Seguimiento y Control

N.A

Archivo 3. Informe Cierre de Materias Primas

Analista de Seguimiento y Control

Clasificado

En medio magnético

Clasificado

En medio magnético

Clasificado

En medio magnético

VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Por Obra

Computador Analista de Seguimiento y Control

Durante la duración de la Obra

Por Obra

Computador Analista de Seguimiento y Control

Durante la duración de la Obra

Por Obra

Computador Analista de Seguimiento y Control

Durante la duración de la Obra

10. ANEXOS    

Tabla de garantías Plantilla Modelo contrato con Terceros DA-O-12-01 Matriz de Contratos con Terceros DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

11. RAZÓN DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO

12. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN Jefe de Control Contractual ELABORÓ

Asistente Gerencia de Proyectos-Control y Seguimiento REVISÓ

Asistente Gerencia de Proyectos-Control y Seguimiento APROBÓ

Archivo Inactivo Medio magnético Backup servidor oficina central Archivo Inactivo Medio Magnético Backup servidor oficina central Archivo Inactivo Medio Magnético Backup servidor oficina central

CONTROL Y SEGUIMIENTO A TERCEROS PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-12 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

ANEXO 1 TABLA DE GARANTÍAS TIPO DE GARANTÍA

CUANTÍA

VIGENCIA MÍNIMA

Manejo y correcta Plazo del 100% del valor inversión del contrato más del anticipo anticipo 40 días 20% del costo Plazo del básico del contrato más contrato 40 días 3 años a Estabilidad de la 30% del valor partir del obra o calidad del final del acta de servicio contrato recibo de obra Pago de salarios, prestaciones 10% del valor Plazo del sociales e total del contrato más indemnizaciones contrato 3 años del personal Cumplimiento del contrato

Mínimo 50 millones de pesos o el 20% Responsabilidad del valor del Plazo del Civil contrato si éste contrato más Extracontractual % supera el 40 días monto de 50 millones de pesos

APLICABILIDAD

OBSERVACIONES

Aplica para todos los contratistas Aplica para todos los contratistas

Todos los Contratos

Dependiendo de la actividad contratada puede variar la vigencia a 1 año o 6 meses

Aplica para todos los contratistas

Aplica para aquello contratistas que tengan equipos o personal bajo su responsabilidad dentro de la obra.

Debe contener los amparos adicionales de responsabilidad civil por: vehículos propios y no propios, patronal, predios, labores y operaciones, de contratistas y subcontratistas independientes y responsabilidad civil cruzada, gastos médicos, daño moral y lucro cesante

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÃ&#x201C;N

CODIGO: FP-O-08

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN:01

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN OBJETIVO    Ejercer supervisión y acompañamiento en la etapa de ejecución de las obras a través del análisis transversales del comportamiento de la planeación, con el fin de tener información actualizada de la operación y su desempeño, como base para el mejoramiento de los procesos y optimización en el uso de los recursos para alcanzar y/o superar las metas de utilidad propuestas.

    

   PROVEEDORES  Gestión comercial

MEDIO  Registros  Comunicación  Documentos

 

  

ENTRADAS Contrato Especificaciones (INVIAS o particulares) Planeación de la Obra Programación de Obra Presupuesto de obra

VIGENCIA: 30-DIC-2016

RECURSOS HUMANOS Gerente de Proyectos Gerente de Operaciones Asistente Gerencia de Proyectos -Seguimiento y Control Director de Producción Dirección de Obra Residente de Obra Director de Seguimiento y Control Analista de Seguimiento y Control TECNOLOGICOS Microsoft Office Equipo de Computo Impresora

SALIDAS  Informe Semanal de Obra  Informe General de Obra  Planeaciones Aprobadas 

REQUISITOS  NTC ISO-9001:2015  Especificaciones y normas de ensayo INV-2013  Especificaciones particulares del cliente  Leyes de contratación Estatal que apliquen

MEDIO  Registros  Comunicación  Informes



  

CLIENTE Ejecución de obra (Infraestructura, PCHS, Minería) Ejecución de Producción Partes interesadas Cliente y su representante

CODIGO: FP-O-08

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN:01

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PHVA P P H V A

ACTIVIDADES Descarga la planeación en la plantilla predeterminada Entrega la plantilla al Director de Obra para diligenciamiento Hace seguimiento a la ejecución a través de los informes de obra Confronta la planeación con la ejecución de obra (se verifica administración, mano de obra, materiales, equipos, terceros) Retroalimenta la obra con base en los resultados

RESPONSABLES  Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control  Director de Seguimiento y control  Analista de Seguimiento y Control  Director de Obra  Director de Producción

Se toman las acciones correctivas y de mejora con base en los resultados de la revisión de los informes

RIESGOS Falta interiorización y concientización por parte de los responsables del proceso en las obras, sobre la importancia del suministro y registro de información confiable y veraz, dado que de ello depende un cierre exitoso. La apropiación de las funciones asociadas a este proceso por parte de los responsables en las obras Falta de acompañamiento desde el punto de vista tributario el cual es necesario para el proceso ( factibilidad de contratos) La dificultad en la adopción del proceso como política empresarial.

 Residente de Obra

VIGENCIA: 30-DIC-2016

DOCUMENTOS  Planeación de Obra  Programación de Obra  PR-O-01 Ejecución de Obra

REGISTROS  Informe Semanal de Obra FO-O9-01-11  Informe General de Obra FO-O-01-12

 PR-O-11 Planeación de Obra  Contrato Principal de obra legalizado  Contratos con Terceros

TRATAMIENTO Sensibilización a los participantes del proceso en cuanto a las políticas de control y seguimiento aplicable a las actividades de ejecución de obra, reforzándolo también en los ejercicios de auditoría interna. Ejercer un control periódico sobre los informe de obra de tal manera que se establezca como cultura El establecimiento de la conciliación mensual de información entre las áreas contable y de seguimiento y control La Retroalimentación oportuna a los responsables del proceso en las obras del resultado de las revisiones de los informes semanales y mensuales de obra.

CODIGO: FP-O-08

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN:01

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN

INDICADOR N.A

FRECUENCIA

VIGENCIA: 30-DIC-2016

MEDIR

SEGUIMIENTO

ANALIZAR

META

N.A

CODIGO: N.A

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROYECTOS

NOMBRE DEL PROCESO

VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

LIDER

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN

 Director de Seguimiento y Control

PARTICIPANTES         

Gerencia de Proyectos Gerencia de Operaciones Asistente Gerencia de Proyectos - Seguimiento y Control Director de Producción Dirección de Obra Residente de Obra Director de Seguimiento y Control Jefe de Materias Primas Analista de Seguimiento y Control

OBJETIVO Ejercer supervisión y acompañamiento en la etapa de ejecución de las obras a través del análisis transversales del comportamiento de la planeación, con el fin de tener información actualizada de la operación y su desempeño, como base para el mejoramiento de los procesos y optimización en el uso de los recursos para alcanzar y/o superar las metas de utilidad propuestas.

ALCANCE Aplica desde la obtención del contrato legalizado, durante la ejecución y hasta la liquidación, para todas las obras de LATINCO S.A. y/o sus asociaciones en las cuales la empresa actúe como responsable de la administración de la obra.

ACCIONES A CONTRARRESTAR EL RIESGO:  Sensibilización a los participantes del proceso en cuanto a las políticas de control y seguimiento aplicable a las actividades de ejecución de obra, reforzándolo también en los ejercicios de auditoría interna.  Ejercer un control periódico sobre los informe de obra, de tal manera, que se establezca como cultura.  La retroalimentación oportuna a los responsables del proceso en las obras, del resultado de las revisiones, de los informes semanales y mensuales de obra  El establecimiento de la conciliación mensual de información entre las áreas contable y de seguimiento y control.

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROYECTOS

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

D O  Falta interiorización y concientización por  Capacitación y actualización al personal parte de los responsables del proceso en involucrado en el proceso en temas las obras, sobre la importancia del legales, contables y tributarios. suministro y registro de información  Acceso al sistema contable a través de la confiable y veraz, dado que de ello mejora de comunicación entre las áreas depende un cierre exitoso. contable y de control y seguimiento, para  La apropiación de las funciones asociadas la conciliación de la información con una a este proceso por parte de los periodicidad estipulada responsables en las obras.  Falta de acompañamiento desde el punto de vista contable-tributario el cual es necesario para el proceso ( factibilidad de contratos) F A  La creación de la nueva plantilla y de los  La dificultad en la adopción del proceso informes de obra, que han permitido tener como política empresarial la información actualizada y veraz en corto tiempo  La estructura de los informes ha facilitado la revisión y análisis de la información de manera más ágil y facilita la toma de decisiones de manera oportuna.  La información depositada en el informe general de obra, ha permitido no incurrir en reprocesos o duplicidad de información  La provisión de recursos por parte de la Gerencia de Proyectos, su soporte y apoyo para cumplir con el objetivo del proceso.

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-13 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

1. OBJETIVO: Ejercer supervisión y acompañamiento en la etapa de ejecución de las obras a través del análisis del comportamiento de la planeación, con el fin de tener información actualizada de la operación y su desempeño como base para el mejoramiento de los procesos y optimización de los recursos para alcanzar y/o superar las metas de utilidad propuestas 2. ALCANCE: Aplica desde el momento que se tiene un contrato legalizado, su ejecución y liquidación, para todas las obras de LATINCO S.A. y o sus asociaciones en las cuales la empresa actúa con representación líder. 3. DEFINICIONES:  Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. NOTA 1: Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos. NOTA 2: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad. Riesgo combinación de la probabilidad de que ocurran una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos. • Riesgo Alto: Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias. • Riesgo Medio: El evento podría ocurrir en algún momento. • Riesgo Bajo: El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales.  Gestión del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo.  Planeación de Obra: Documento que recopila los aspectos económicos, logísticos, técnicos administrativos, ambientales, sociales, de seguridad industrial, infraestructura y equipos y legales necesarios para emprender la ejecución de un proyecto. La planeación contiene: - Presupuesto y cantidades de obra a ejecutar en un período de tiempo definido - Programación de equipo a utilizar por actividad - Mano de obra a contratar calificada y no calificada 1

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-13 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Actividades a subcontratar en valor ( Cuando aplique subcontratación) Costos de materiales críticos Proyección de personal calificado y no calificado Programa de facturación de obra Definición del objetivo de rentabilidad Proyección facturación de equipos en obra Logística de montajes y adecuaciones de campamentos para oficinas, laboratorio, almacén, plantas de procesamiento, talleres para mantenimiento y viviendas. Planeación de ubicación e intervención de frentes de obra Localización de fuentes de materiales licenciadas Selección y evaluación de proveedores locales y regionales Logística de entrada para almacenes Presupuesto para el manejo de licencias y permisos ambientales Presupuesto para control y seguimiento de seguridad y salud ocupacional. Identificación de entidades de apoyo ambiental y de seguridad regional y local Presupuesto para el seguimiento y control de la gestión social y predial del contrato. Costos por garantías Metas y límites de control de indicadores de gestión integral de obra

 Programación de Obra: obedece a los datos que deben consignarse en el desarrollo del proyecto en los componentes del tiempo y cantidad de obra a ejecutar, contempladas en la ejecución proyectada propiamente de la obra, esta debe ser ingresada por el personal responsable de esta función. La programación de obra es aquella que la dirección de obra haya realizado en la presentación del contrato adjudicado y que luego fue ajustada y verificada para ser parte de uno de los documentos requeridos, solicitados y entregados a la interventoría. Cabe agregar, que esta programación puede ser modificada posteriormente en sus variables de tiempo y cantidades de obra, de acuerdo al desarrollo de la obra  Facturación: Operación mediante la cual, dentro del marco de un acuerdo, una empresa gestiona las cuentas de clientes de las empresas, adquiere sus cuentas acreedoras y se hace cargo del cobro de las mismas.  1ENTERPRISE: Es un sistema integrado de información (ERP: Enterprise Resource Planning) que permite manejar la información contable, financiera y comercial de manera integral. 

Recurso Crítico: Material o servicio, que cumple con lo siguiente: - Incide directamente en la calidad de la obra - Incide directamente en la programación de la obra - Su costo es representativo para la obra - Su cantidad se considera representativa - Tiene características específicas que deben ser controladas 2

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-13 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA      

Contrato Legalizado Planeación de Obra Programación de Obra Especificaciones técnicas Especificaciones particulares DA-E-04-12 Mapa de riesgos

5. PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO        

Gerencia de Proyectos Gerencia de Operaciones Asistente Gerencia de Proyectos -Seguimiento y Control Director de Producción Dirección de Obra Residente de Obra Director de Seguimiento y Control Analista de Seguimiento y Control

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-13 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

6.2 Matriz de Riesgos Tipo de riesgo

Clase de riesgo Interno Externo (Empresa) (Entorno)

Calificación Riesgo Informes de Obra no confiables por falta de interiorización y concientización por parte de los responsables del proceso en las obras, sobre la importancia del suministro y registro de información confiable y veraz, dado que de ello depende un cierre exitoso.

Riesgo Operativo

Información imprecisa e inoportuna por la falta de apropiación de las funciones asociadas a este proceso por parte de los responsables en las obras. Diferencias en la interpretación de los resultados de rentabilidad de las obras por falta de unificación de criterios que permitan a las diferentes áreas obtener los mismos Desacato de los cambios presentados en el proceso por la dificultad en la adopción del proceso como política empresarial

Probabilidad

Evaluación Riesgo Impacto

Opciones de Manejo

Acciones

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Sensibilización a los participantes del proceso en cuanto a las políticas de control y seguimiento aplicable a las actividades de ejecución de obra reforzándolo también en los ejercicios de auditoría interna

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Ejercer un control periódico sobre los informe de obra de tal manera que se establezca como cultura

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

El establecimiento de la conciliación mensual de información entre las áreas contable y de seguimiento y control

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

La Retroalimentación oportuna a los responsables del proceso en las obras del resultado de las revisiones de los informes semanales y mensuales de obra

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-13 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

COMPONENTE SST (18001)

7.1 Objetivo Garantizar las condiciones sanas y seguras para minimizar y controlar los riesgos asociados a las actividades a realizar dentro del proceso de control y seguimiento en la ejecución de obras. 7.2 Elementos de Protección Personal En las áreas de trabajo que se realice control y seguimiento de ejecución de obras se deberán utilizar todos los elementos de protección personal requeridos para el ingreso y recorrido de ser necesario, de igual forma se utilizaran los elementos de ergonomía para documentar la información.

CÓDIGO: PR-O-13

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PROYECTOS

7.3

VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Gestión de Riesgos SST

ACTIVIDAD Recibe Contrato Legalizado Acompaña y revisa la elaboración de la planeación de la obra Configura la planeación en la plantilla de control Realiza seguimiento a la ejecución de la obra Confronta la planeación con la ejecución

Retroalimenta al Director de Obra, Gerencia de Seguimiento y control

PELIGRO Biológico: baterías, parásitos, mordeduras. Físico: iluminación, extrema.

MEDIDA DE CONTROL

Virus, hongos, picaduras, Ruido, temperatura

Químico: Polvos orgánicos, fibras, líquidos, gases y vapores, humos y material particulado. Psicosocial: Características de la organización y grupo social del trabajo. Biomecánico: prolongada.

postura

Condiciones de seguridad: Mecánico, locativo, tecnológico, accidente de tránsito, publico, trabajo en alturas. Fenómeno natural: Sismo, terremoto, vendaval, derrumbe, inundación y lluvias.

REGISTRO

 Implementación de los programas de higiene y seguridad en el trabajo.  Aplicación del programa Osteomuscular, visual y SVE auditivo corporativo.  Uso adecuado de los EPP  Utilización de los kit de ergonomía suministrados por la empresa (Pad mouse, reposa muñecas, reposa pies, base para portátil, teclado auxiliar, elevador de pantalla), silla ergonómica  Orden y aseo puesto de trabajo

del

 Registro de capacitaciones  Charlas de cinco minutos  Entrega de EPP  Permisos trabajo

 Registro orden y aseo en zonas de trabajo  Implementació n de los sistemas de vigilancia epidemiológica SVE

 Ejecución del programa de pausas activas

Identificación de peligros, evaluación y medidas de control de riesgos Uso y cuidado de EPP 6

CÓDIGO: PR-O-13

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PROYECTOS

  

VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Ergonomía e higiene postural Pausas activas Sistemas de vigilancia epidemiológicos osteomuscular y visual

8. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ACTIVIDAD

Recibe Contrato Legalizado

Acompaña y revisa la elaboración de la planeación de la obra

Configura la planeación en la plantilla de control

Realiza seguimiento a la ejecución de la obra

DESCRIPCIÓN El Director Comercial documenta e informa al área de control y seguimiento del paquete de documentos contractuales que nos permiten dar inicio e implementación de la función del control y seguimiento, mediante las plantillas respectivas El Director de la obra con el apoyo del área de Seguimiento y Control y la Dirección de producción elabora la planeación teniendo en cuenta la programación y lo concerniente a la administración, personal, materiales, maquinaria y contratos con terceros El Asistente de Gerencia de Seguimiento y Control revisa, verifica y convalida que la que el registro de la información registrada en la plantilla de la planeación haya sido un ejercicio coherente e integral Se realiza seguimiento a: - Registro de cantidades de obra - Reporte de ejecución diaria semanal y mensual - Avance o retroceso de las actividades ejecutadas a partir de la programación - Registro de la Facturación - Análisis conjunto de indicadores de programación, ejecución y facturación incluye gráfica Y con base en la información anterior se realiza el informe semanal de obra

RESPONSABLE Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control

Director Seguimiento y Control

REGISTRO FO-S-03-5 Acta de Entrega de Documentos Contractuales

Planeación de Obra

Director de Producción Director de Seguimiento y Control Director de Producción

Director de Seguimiento y Control

FO-O-01-12 Informe General de Obra

FO-O-01-11 Informe Semanal de Obra

CÓDIGO: PR-O-13

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PROYECTOS

Confronta la planeación con la ejecución

Retroalimenta al Director de Obra, Gerencia de Seguimiento y control

VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

El análisis de la planeación con el informe mensual de ejecución ( informe semanal acumulado) con el informe general de obra permite establecer comparativamente las variaciones en las cifras e indicadores obtenidos y dar respuesta a los aconteceres de la obra para tomar acciones Los informes se comparten en doble línea para el conocimiento entre la oficina central y la obra propiamente dicha. El Director de producción revisa y propone soluciones al buen desarrollo de la obra

Director de Seguimiento y Control

Director Seguimiento y Control Director de Producción

FO-O-01-12 Informe General de Obra FO-O-01-11 Informe Semanal de Obra FO-O-01-12 Informe General de Obra FO-O-01-11 Informe Semanal de Obra

9. REGISTROS ALMACENAMIENTO CÓDIGO

N.A

NOMBRE

Contrato

Actas de Obra

RESPONSABLE Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control Asistente Gerencia de Proyectos Seguimiento y Control

ACCESO

Forma archivo

Orden

Clasificado

Por Obra en medio magnético y físico

Por Fecha

Clasificado

Por Obra en medio magnético y físico

Por Fecha

Clasificado

Por Obra en medio magnético y físico

Por Fecha

N.A

Planeación de Obra

N.A

Programación de Obra

Director de Obra

Clasificado

Por Obra en medio magnético y físico

FO-O-01-11

Informe Semanal de Obra

Director de Obra/ Residente de Obra/ Encargado de Mediciones

Clasificado

Por obra en medio magnético

Por Fecha

FO-O-01-12

Informe General de Obra

Clasificado

Por obra en medio magnético

Por Fecha

Director de Obra

Ubicación Archivo oficina Área a Seguimiento y Control Archivo oficina Área a Seguimiento y Control Archivo oficina Área a Seguimiento y Control Archivo oficina Área a Seguimiento y Control Archivo oficina Área a Seguimiento y Control Archivo oficina Área a Seguimiento y Control

TIEMPO DE Conservación

Disposición

Durante la duración de la obra y tiempo de garantía

Archivo Inactivo

Durante la duración de la obra y tiempo de garantía

Archivo Inactivo

Durante la duración de la obra y tiempo de garantía

Archivo Inactivo

Durante la duración de la obra y tiempo de garantía

Archivo Inactivo

Durante la duración de la obra y tiempo de garantía

Archivo Inactivo

Durante la duración de la obra y tiempo de garantía

Archivo Inactivo

CONTROL Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN PROYECTOS

CÓDIGO: PR-O-13 VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 30-DIC-2016

10. ANEXOS  

DA-O-13-01 Instrucciones para Manejo Plantilla Magnética Informe Semanal de Obra FO-O-01-11 DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

11. RAZÓN DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO Junio de 2016: Se crea procedimiento de acuerdo a las determinaciones de la norma ISO 9001:2015. Se modifican los nombres de los cargos según organigrama nuevo. Julio de 2016: Revisión y ajuste incluyendo los requisitos de la GUÍA RUC y Decreto 1072/2015

12.

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Director Seguimiento y Control

Asistente Gerencia de Proyectos – Seguimiento y Control

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

INSTRUCCIONES PARA MANEJO DE PLANTILLA MAGNÉTICA INFORME SEMANAL DE OBRA FO-O-01-11

CÓDIGO: DA-O-13-01

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN: 01

1. OBJETIVO: Establecer medidas de control en la ejecución de las obras, permitiendo el conocimiento de todo el proceso constructivo en cada uno de sus aspectos, de tal manera que facilite la debida realización de cada proyecto que se acometa. El proceso se ha desarrollado bajo una aplicación realizada en una hoja electrónica de Excel, comportándose como matriz, que está diseñada para registrar la información inicial de la obra en oficina central y luego ser alimentada a través de la datos obtenidos en campo, permitiendo en su fase final la generación de un informe semanal de obra 2. DESCRIPCION GENERAL: El mecanismo se realiza a través de una serie de hojas concatenadas o enlazadas entre sí, las cuales se alimentan una a otra sucesivamente. Las hojas concatenadas son las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

FORMULARIO PROGRAMACION PROGRAMACION DE GRANDES PARTIDAS FACTURACION DE ACTAS REGISTRO DIARIO EJECUCION MENSUAL EJECUCION SEMANAL EJECUCION DIARIA INFORME SEMANAL DE OBRA FO-O-01-11

Se debe definir el nombre final de los campos o columnas, ya que estos varían de un archivo a otro. 2.1 DESCRIPCION DETALLADA DE CADA HOJA 2.1.1 FORMULARIO: constituye la fase inicial del proceso de seguimiento y control de proyectos, en este se registra toda la información básica procedente del contrato original de obra a realizar, allí se deben registrar todos los capítulos con sus actividades y su respectiva unidad de medida, cantidad y valor unitario, además de indicar las condiciones iniciales del proyecto como los son los porcentajes del AIU, IVA sobre la utilidad y en sí, la estructura de la propuesta económica. Este proceso se lleva a cabo en la oficina central por personal encargado e idóneo, como paso inicial para su implementación en obra. Los capítulos y actividades a realizar se deben codificar teniendo en cuenta que el Departamento de Sistemas asigna el centro de operación y

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CÓDIGO: DA-O-13-01

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN: 01

a partir de esto se generan los demás códigos de acuerdo a los capítulos e itemes del contrato, como parte indispensable en el funcionamiento de mecanismo de control. Procedimiento de realización: Se elabora a partir del contrato de obra, exactamente del que describe la propuesta económica, sin modificación o variación alguna, por tanto, se realiza la incorporación de datos a la plantilla modelo, llamada FORMULARIO, tal cual como lo dicta dicho documento. Este proceso se hace de la siguiente manera: 1. Se ingresa a la celda, identificada con la descripción completa y detallada del objeto del contrato. 2. Se ingresa en la columna que así lo indica, CAPÍTULOS E ÍTEMS, (tener precisión en esto ya que existen columnas o campos diferentes; es decir capitulo/descripción, ítem, ítem pago y se está refiriendo a “CAPÍTULOS E ÍTEMS” como si fuera un solo campo) la descripción de los capítulos e ítems de obra civil respectivos a ejecutar. 3. Se ingresa en la columna que así lo indica, UNIDAD, la unidad de medida respectiva que le corresponde a cada ítem de obra. 4. Se ingresa en la columna que así lo indica, CANTIDAD, la cantidad respectiva que le corresponde a cada ítem de obra. 5. Se ingresa en la columna que así lo indica, VALOR UNITARIO CONTRACTUAL, el valor unitario respectivo que le corresponde a cada ítem de obra. Cabe subrayar que este valor incluye el valor del AIU contractual (costo básico) y que para algún efecto, debe considerarse esta condición. 6. Se ingresa la columna que así lo indica, ITEM PAGO, la numeración original de pago de cada ítem contractualmente relacionado, el cual estará directamente relacionado con la identificación numérica y consecutiva de los ítems de obra. 7. Se ingresa en la columna que así lo indica, CODE, un código asociado a cada ítem relacionado, este se hace de acuerdo al criterio de quien realiza el proceso inicial del FORMULARIO. 8. Se ingresa la columna que así lo indica, un número consecutivo por cada ítem relacionado, el cual facilitara la identificación de los ítems de obra. 9. En caso de presentarse actividades no contempladas o ítems no previstos, se deben adicionar de igual forma que los contractuales. 2

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CÓDIGO: DA-O-13-01

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN: 01

2.1.2 PROGRAMACIÓN: obedece a los datos que deben consignarse en el desarrollo del proyecto en los componentes del tiempo y cantidad de obra a ejecutar, contempladas en la ejecución proyectada propiamente de la obra, esta debe ser ingresada por el personal responsable de esta función. La programacion de obra es aquella que la dirección de obra haya realizado en la presentación del contrato adjudicado y que luego fue ajustada y verificada para ser parte de uno de los documentos requeridos, solicitados y entregados a la interventoría. Cabe agregar, que esta programación puede ser modificada posteriormente en sus variables de tiempo y cantidades de obra, de acuerdo al desarrollo de la obra. La dirección de obra enviara a la Gerencia de Control y Seguimiento, copia de la programación vigente de la obra para la respectiva aplicación, así como cada una de las variaciones o cambios de programación de la que sea objeto el proyecto, una vez se presenten. Procedimiento de realización: Al cumplirse el procedimiento del FORMULARIO, el sistema genera por defecto, los capítulos e ítems de obra a ejecutar, y por ende a programar. Por tanto, la programación de obra que presenta la dirección de obra indicará la fecha de inicio de labores y las cantidades de obra a realizar por ítem en el periodo indicado de tiempo (mes). El ingreso de los datos a la plantilla se realizara de la siguiente manera: 1. Se ingresa la fecha de inicio de la programación, en el lugar indicado como INGRESAR FECHA INICIAL OBRA, luego por defecto y de manera automática el sistema generara los periodos siguientes de la programación. 2. Se ingresa la cantidad parcial a ejecutar en cada periodo hasta completar la cantidad total contratada y este paso, por cada uno de los ítems de la obra. El sistema por defecto, calculará los valores de la ejecución en cada uno de los periodos del proyecto. Así como el consolidado final, el cual debe coincidir con los valores contractuales, además de los acumulados y porcentajes de avance de obra. 2.1.3 PROGRAMACIÓN DE GRANDES PARTIDAS: representa un resumen por capítulos de la programación general, esta hoja se genera por defecto sin tenerle que suministrar datos o información alguna. 2.1.4 FACTURACIÓN DE ACTAS: representa la información de los valores de las actas de pago que se han realizado en la obra y que relacionan las cantidades de obra que se han cobrado. Esta información se registra con base a la información que se sustrae de las actas presentadas mensualmente a la Gerencia de Control y Seguimiento. Este proceso se lleva a cabo por personal encargado de la oficina central.

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CÓDIGO: DA-O-13-01

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN: 01

Procedimiento de realización: 1. Se ingresa en la columna que así lo indica, CANTIDAD, la cantidad cobrada y reportada en cada uno de los ítems reportados en el acta y en el respectivo periodo de presentación. El sistema por defecto, calcula los totales de las actas, así como los valores acumulados de ejecución, los valores de las cantidades ejecutadas, los valores de las cantidades no ejecutadas y los valores de las cantidades ejecutadas y que faltan por cobrar. 2.1.5 REGISTRO DIARIO: corresponde a la información que se consigna en el formato FO- O-01-12 Informe diario de avance en vía en el cual se registra la información procedente de los datos de obra, de acuerdo a las mediciones de ejecución de obra diaria, estas se deben relacionar en cuanto a la fecha, la actividad y la cantidad de obra: Este proceso constituye por excelencia la esencia del control de obra, de él se desprende y se nutre toda la información que hay en los demás esquemas del sistema de seguimiento y control. Este proceso se lleva a cabo por el personal de obra, quienes deben registrar todas las mediciones hechas en cada actividad, día por día. La información que aquí se consigna, de forma inmediata genera las bases de ejecución diaria, semanal y mensual. Procedimiento de realización: 1. Se ingresa en la columna que así lo indica, FECHA, la fecha de realización del ítem ya ejecutado. 2. Se ingresa en la columna que así lo indica, NRO ITEM, el número asignado al ítem en el FORMULARIO. 3. Se ingresa en la columna que así lo indica, CANTIDAD, la cantidad ejecutada correspondiente a la fecha e ítem. Los registros aquí consignados reflejan el consecutivo de ejecución de la obra en el día a día y representaran la memoria del proceso constructivo en fecha y cantidad por cada ítem de obra. Al término del periodo, en este caso, un mes, exhibirá el avance constructivo de ejecución. 2.1.6 EJECUCIÓN DIARIA, EJECUCIÓN SEMANAL Y EJECUCIÓN MENSUAL, resumen en su periodo de tiempo, la ejecución de obra llevada a cabo, expresando información valiosa, veraz y oportuna en el momento en que se requiera una consulta. Allí se pueden apreciar los comparativos de la obra programada, ejecutada y facturada en el tiempo, mostrando los porcentajes de avance de obra. A estas hojas no hay que suministrarle ninguna información. 4

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CÓDIGO: DA-O-13-01

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN: 01

Por último, se tiene el informe semanal de obra, este representa el objetivo final del presente proceso. 2.1.7 INFORME SEMANAL FO-O-01-11 Hace parte del sistema integrado de gestión, adscrito a la CERTIFICACION DE CALIDAD, BAJO LA NORMA 9001. El informe en si consta de una primera parte, en donde se relaciona la información básica del proyecto. En la segunda parte se realiza el registro fotográfico del periodo referente y en la tercera parte se registra toda la información relacionada con la programación, ejecución y facturación de la obra. 3. ANEXOS N.A 4. RAZÓN DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO

5. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN Director de Seguimiento y Control

Director de Seguimiento y Control

Asistente Gerencia de Proyectos - Seguimiento y Control

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

INSTRUCCIONES PARA MANEJO DE PLANTILLA MAGNÉTICA INFORME SEMANAL DE OBRA FO-O-01-11

CÓDIGO: DA-O-13-01

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN: 01

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CODIGO: FP-O-09

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

CONTROL Y SEGUIMIENTO MATERIAS PRIMAS OBJETIVO Supervisar y controlar el uso de las materias primas, materiales directos e indirectos entregados a la obra y/o producido en ella, asociados a la ejecución de la misma a partir de criterios de diseño particulares, conforme a las especificaciones técnicas de construcción, y así logrando la optimización de los recursos y evitar su uso inapropiado.

   

PROVEEDORES Gestión Comercial Producción de diseño y desarrollo Laboratorio Ejecución de obras de infraestructura vial y centrales hidroeléctrica

PHVA P P H H V V V V A

  

MEDIO Actas Documentos físicos Correos electrónicos

ENTRADAS  Planificación de Obra  Informe de salidas almacén  Diseños de productos (recetas)  Plan maestro de Producción

ACTIVIDADES Planeación de las Materias Primas y críticos Identifica la necesidad en cantidad de materiales Salidas de almacén y entrega física de las materias primas y criticas Verifica los consumos en la ejecución de obra Compara la facturación y realiza trazabilidad de la obra Realiza trazabilidad a las actas con los terceros y verifica el material suministrado Verifica el uso adecuado de las materias primas Realiza un cierre final de materiales utilizados en obra

  



RECURSOS HUMANOS Personal profesional TECNOLOGICOS Equipos de Computo Sistema Uno EE

SALIDAS Informes trimestrales de seguimiento a control de materias primas Informes finales de seguimiento y control de materias primas

RESPONSABLES  Gerente de Proyectos  Gerente de Operaciones  Asistente Gerencia de Proyectos-Seguimiento y Control  Director de Seguimiento y Control  Dirección de Logística  Director de Producción  Dirección de Obra  Residente de Obra  Almacenista  Analista de Seguimiento y Control Analiza los resultados del cierre y toma de  Jefe de Inventarios acciones  Trazabilidad de Materiales

VIGENCIA: 30-DIC-2016

  

REQUISITOS Planeación de obra Contrato de obra Especificaciones técnicas externas e implícitas de la organización

MEDIO  Físico documentos  Informes  Correos electrónicos

CLIENTE  Gerencia de Proyectos

DOCUMENTOS REGISTROS  Planeación de Obra  PR-O-54  Actas de ejecución Planificación de obra de obra  FO-S-41-2 Salidas  Actas subcontratos de Almacén (terceros)  FO-S-19-3 Matriz  Salidas de almacén control acciones de  Laboratorio mejora Dosificación de productos (Concreto – MDC)  Diseños de productos – Especificaciones técnicas

CODIGO: FP-O-09

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

CONTROL Y SEGUIMIENTO MATERIAS PRIMAS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

RIESGOS DEL PROCESO TRATAMIENTO La ausencia de conciencia para la ejecución de un control de Capacitación al personal de obra sobre la importancia del control de los materias primas en las obras. insumos que la organización suministra para la ejecución de las obra, la importancia del control que se debe ejercer sobre estas, buscando eliminar Falta de autocontrol y verificación de consumos despilfarros y desperdicios los cuales finalmente serán asumidos por la periódicamente. organización. Concientizar a los almacenistas y responsables del proceso sobre la El no diligenciamiento correcto y adecuado de la salida de importancia que estos tiene en el diligenciamiento de los formatos almacén y solicitud de almacén por parte de los responsables establecidos y la importancia de su registro en el sistema para realizar el (Residente – Almacenista) cruce de la información y poder tomar acciones frente a posibles anomalías en el proceso. Mejorar la implementación entre las áreas entre los actores que incurren en el Asignación inapropiada de los centros de costo para la proceso, cada que se tenga un nuevo centro de costo se debe divulgar, así consolidación de la información contable y financiera como también estar en permanente socialización de los mismos Control permanente por parte de los responsables de la obra verificando que solo se retiren de bodega o planta los materiales estrictamente necesarios Ausencia de control interno en la ejecución de la obra que (autorización firmada) para la ejecución de actividades. La entrega de deriva en que a los materiales entregados a los contratistas materiales para la ejecución de obra a los contratistas no exime de la se les dé un uso diferente al asignado responsabilidad de ejercer un estricto control sobre la misma de parte de la Dirección de Obra Concientizar al personal sobre los problemas que desencadena la falta de El uso desmedido e inconsciente de los recursos por parte del control en el manejo de las materias primas y críticos, lo cual puede llevar a personal propio de la obra. la organización a pérdidas económicas La intervención del coordinador de seguridad de la organización en la zona de Hurto de materias primas influencia en la cual se ejecuta una obra o se realiza el traslado de las materias o productos críticos de la obra. INDICADOR N.A

FRECUENCIA MEDIR

SEGUIMIENTO

ANALIZAR

META

N.A

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROYECTOS

NOMBRE DEL PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

           

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

LIDER  Director de Seguimiento y Control

PARTICIPANTES Gerente de Proyectos Gerente de Operaciones Asistente de Gerencia de Proyectos - Seguimiento y Control Director de Seguimiento y Control Dirección de Logística Director de Producción Dirección de Obra Residente de Obra Analista de Seguimiento y Control Almacenista Jefe de Inventarios Trazabilidad de Materiales

OBJETIVO Supervisar y controlar el uso de las materias primas, materiales directos e indirectos entregados a la obra y/o producido en ella, asociados a la ejecución de la misma a partir de criterios de diseño particulares, conforme a las especificaciones técnicas de construcción, y así logrando la optimización de los recursos y evitar su uso inapropiado.

ALCANCE Aplica desde la planeación de la obra, su ejecución y liquidación del contrato en todas las obras de LATINCO S.A. y/o sus asociaciones en las cuales actúa como responsable.

ACCIONES A CONTRARRESTAR EL RIESGO:  Capacitación al personal de obra sobre la importancia del control de los insumos que la organización suministra para la ejecución de las obra, la importancia del control que se debe ejercer sobre estas, buscando eliminar despilfarros y desperdicios los cuales finalmente serán asumidos por la organización.  Concientizar a los almacenistas y responsables del proceso sobre la importancia que estos tiene en el diligenciamiento de los formatos establecidos y la importancia de su registro en el sistema para realizar el cruce de la información y poder tomar acciones frente a posibles anomalías en el proceso.  Mejorar la comunicación entre las áreas para no incurrir en estos re procesos que se producen por falta de comunicación efectiva, cada que se tenga un nuevo centro de costo se debe divulgar, así como también estar en permanente socialización de los mismos.  La implementación de sanciones a contratistas que establezcan un uso inadecuado al material que suministra la organización así como el control permanente por parte de los responsables de la obra verificando que solo se retiren de bodega o planta los materiales estrictamente necesarios (autorización firmada) para la ejecución de

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROYECTOS

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

actividades control permanente en obra, delegar la responsabilidad en la obra no lo exime de la responsabilidad de ejercer un estricto control sobre la misma.  Concientizar al personal sobre los problemas que desencadena la falta de control en el manejo de las materias primas y críticos, lo cual puede llevar a la organización a pérdidas financieras como a multas y sanciones.  La intervención oportuna del coordinador de seguridad de la organización en la zona de influencia en la cual se ejecuta una obra o se realiza el traslado de las materias o productos críticos de la obra.

D  La ausencia de conciencia para la ejecución de un control de materias primas en las obras.  Falta de autocontrol y verificación de consumos periódicamente.  El no correcto y adecuado diligenciamiento de la salida de almacén y solicitud de almacén por parte de los responsables (Residente – Almacenista)  Desconocimiento de los centros de costo para la asignación en el sistema.

O  Se haga autocontrol mensual de las materias primas y de consumos con verificación trimestral de parte del área de Seguimiento y Control – Verificación críticos.  Establecer una planilla o registro de los cierres de obra y para el cierre de la gestión de Seguimiento y Control.  Inventarios a los terceros.  Centralizar la creación de las actas de obra y de la oficina en la gerencia de seguimiento y control.

F A  La metodología de revisión en el cierre  Contratistas que le den un uso diferente al que permite detectar las inconsistencias asignado en la obra, aprovechando la falta en el manejo de las materias primas, de control interno. trazabilidades y realizar el informe a la  Uso inadecuado de los recursos por parte Gerencia. del personal propio de la obra.  Hurto de materiales.

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN:01

1. OBJETIVO: Supervisar y controlar el uso de las materias primas, materiales directos e indirectos entregados a la obra y/o producidos en ella asociados a la ejecución de la misma, a partir de criterios de diseño particulares, conforme a las especificaciones técnicas de construcción, logrando así el uso apropiado y la optimización de los recursos. 2. ALCANCE: Aplica desde la planeación de la obra, programación, ejecución, facturación y posterior liquidación del contrato en todas las obras de LATINCO S.A. y/o sus asociaciones en las cuales actúa como responsable. 3. DEFINICIONES:  Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. NOTA 1: Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos. NOTA 2: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad. Riesgo combinación de la probabilidad de que ocurran una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos.  Riesgo Alto: Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias.  Riesgo Medio: El evento podría ocurrir en algún momento.  Riesgo Bajo: El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales.  Gestión del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo.  Acta de Obra: Es un documento contractual donde queda registrado la ejecutado para el contrato durante un periodo evaluado.  Materias Primas: Es un recurso que se utiliza en las obras para producir y/o ejecutar las diferentes actividades  Materiales directos: Son todos aquellos que pueden identificarse fácilmente en el producto terminado y representa el principal costo en la elaboración de este 1

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN:01

producto, un ejemplo materiales directos son agregados y triturados, asfaltos, hierros y aceros, cementos, geotextiles, aditivos, mallas electro soldadas, entre otros. (Productos Críticos)  Materiales indirectos: Son aquellos necesarios y que son utilizados en la elaboración de un producto, pero no son fácilmente identificables, un ejemplo de materiales indirectos son los elementos de ferretería y deposito, señalización vial temporal, equipo menor y herramientas, dotación del personal, seguridad industrial y salud ocupacional, insumos y administración, entre otros.  Facturación: Operación mediante la cual, dentro del marco de un acuerdo, una empresa gestiona las cuentas de clientes de las empresas, adquiere sus cuentas acreedoras y se hace cargo del cobro de las mismas.  1ENTERPRISE: Es un sistema integrado de información (ERP: Enterprise Resource Planning) que permite manejar la información contable, financiera y comercial de manera integral.  Recurso Crítico: Material o servicio, que cumple con lo siguiente: - Incide directamente en la calidad de la obra - Incide directamente en la programación de la obra - Su costo es representativo para la obra - Su cantidad se considera representativa - Tiene características específicas que deben ser controladas 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA       

Planeación de Obra Actas de ejecución de obra Actas subcontratos (terceros) Salidas de almacén 1enterprise Reporte documento de compra 1enterprise Laboratorio Dosificación de productos (Concreto – MDC) Diseños de productos – Especificaciones técnicas

5. PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO       

Gerente de Proyectos Gerente de Operaciones Asistente Gerencia de Proyectos-Seguimiento y Control Director de Seguimiento y Control Dirección de Logística Director de Producción Dirección de Obra 2

    

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN:01

Residente de Obra Almacenista Analista de Seguimiento y Control Jefe de Inventarios Trazabilidad de Materiales

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN:01

6.2 Matriz de Riesgos Clase de riesgo Tipo de riesgo

Riesgo Operativo

Interno (Empresa )

Externo (Entorno)

Calificación Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Riesgo Alto

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Alto

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Probabilidad

Impacto

La ausencia de conciencia para la ejecución de un control de materias primas en las obras.

Falta de autocontrol y verificación de consumos periódicamente.

El no diligenciamiento correcto y adecuado de la salida de almacén y solicitud de almacén por parte de los responsables (Residente – Almacenista)

Riesgo Alto

Asignación inapropiada de los centros de costo para la consolidación de la información contable y financiera

Riesgo Medio

Ausencia de control interno en la ejecución de la obra que deriva en que a los materiales entregados a los contratistas se les dé

Riesgo Alto

Riesgo Estratégico

Acciones

Capacitación al personal de obra sobre la importancia del control de los insumos que la organización suministra para la ejecución de las obra, la importancia del control que se debe ejercer sobre estas, buscando eliminar despilfarros y desperdicios los cuales finalmente serán asumidos por la organización.

Concientizar a los almacenistas y responsables del proceso sobre la Reducir el importancia que estos tiene en el Riesgo, diligenciamiento de los formatos Evitar, establecidos y la importancia de su Compartir registro en el sistema para realizar el o Trasferir cruce de la información y poder tomar acciones frente a posibles anomalías en el proceso. Mejorar la implementación entre las áreas entre los actores que incurren en el proceso, cada que se tenga un Asumir el nuevo centro de costo se debe Riesgo divulgar, así como también estar en permanente socialización de los mismos Control permanente por parte de los Asumir el responsables de la obra verificando Riesgo, que solo se retiren de bodega o planta Reducir el los materiales estrictamente riesgo necesarios (autorización firmada) para la ejecución de actividades. La entrega

un uso asignado

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

diferente

Hurto primas

VERSIÓN:01

El uso desmedido e inconsciente de los recursos por parte del personal propio de la obra.

Riesgo Social Riesgo Operativo

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

materias

de materiales para la ejecución de obra a los contratistas no exime de la responsabilidad de ejercer un estricto control sobre la misma de parte de la Dirección de Obra

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo Reducir el riesgo

Concientizar al personal sobre los problemas que desencadena la falta de control en el manejo de las materias primas y críticos, lo cual puede llevar a la organización a pérdidas económicas La intervención del coordinador de seguridad de la organización en la zona de influencia en la cual se ejecuta una obra o se realiza el traslado de las materias o productos críticos de la obra.

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN:01

COMPONENTE SST

7.1 Objetivo Asegurar las condiciones sanas y seguras dentro de las actividades asociadas al control y seguimiento de materias primas requeridas por la empresa, ayudando a minimizar y controlar los riesgos asociados a sus actividades. 7.2 Elementos de Protección Personal Al momento de recibir y entregar los materiales se deberán utilizar todos los elementos de protección personal tales como: Casco, gafas de seguridad, tapa bocas, guantes y botas de seguridad, de igual forma se utilizará el kit de ergonomía al momento de documentar la información.

7.3

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN:01

Gestión de Riesgos SST

ACTIVIDAD Planeación de las Materias Primas y críticos Identificar la necesidad en cantidad de materiales Salidas de almacén y entrega física de las materias primas y criticas Verifica los consumos en la ejecución de obra Compara la facturación y realiza trazabilidad de la obra Realiza trazabilidad a las actas con los terceros y verifica el material suministrado Verifica el uso adecuado de las materias primas Realiza un cierre final de materiales utilizados en obra

PELIGRO

MEDIDA DE CONTROL

Biológico: virus, baterías, hongos, parásitos, picaduras, mordeduras. Físico: ruido, iluminación, temperatura extrema. Químico: polvos orgánicos, fibras, líquidos, gases y vapores, humos y material particulado. Psicosocial: características de la organización y grupo social del trabajo. Biomecánico: postura prolongada, movimiento repetitivo, esfuerzo, manipulación manual de cargas.

Implementación de los programas de higiene y seguridad en el trabajo.

Condiciones de seguridad: mecánico, locativo, tecnológico, publico.

Orden y aseo del puesto de trabajo.

Fenómeno natural: sismo, terremoto, vendaval, inundación y lluvias.

REGISTRO

Aplicación del programa SVE osteomuscular, visual y auditivo. Uso adecuado de los EPP Utilización de los kit de ergonomía suministrados por la empresa (Pad mouse, reposa muñecas, reposa pies, base para portátil, teclado auxiliar, elevador de pantalla), silla ergonómica

Capacitaciones Entrega de EPP Registro orden y aseo en zonas de trabajo Implementación de los sistemas de vigilancia epidemiológica SVE

Ejecución del programa de pausas activas Ayudas mecánicas para cargue y descargue de materiales pesados.

Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos Ergonomía e higiene postural Uso y mantenimiento de elementos de protección personal Transporte manual de cargas y ayudas mecánicas 7

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN:01

• Pausas activas 8. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ACTIVIDAD

Planeación de las Materias Primas y críticos

Identifica la necesidad en cantidad de materiales

Salidas de almacén y entrega física de los materiales

DESCRIPCIÓN Apoyados en el documento PR-O-54 Planeación de obra, el Director de obra identificará las actividades de obra a ejecutar y las cantidades y consumos y los consumos de materias primas y críticos por el desarrollo del contrato Con base en la planeación de la obra se proyectan los materiales directos e indirectos para la misma con fechas y cantidades, sirviendo este como un sistema de información que gestiona los inventarios de demanda dependiente y programa de manera eficiente los pedidos, garantizando el control sobre las cantidades de materiales de manera adecuada Una vez se cuenta con los insumos en el almacén es sumamente importante que se realice el registro de las salidas de dichos elementos en forma física y se proceda a descargarlos de la plataforma de control, con el fin de verificar en tiempo real cuál es el inventario mínimo de materiales y con qué destino fueron despachados. Es fundamental que la información de la salida de almacén se encuentre completa y claramente diligenciada

RESPONSABLE Coordinador de Obra Director de Obra

Coordinador de Obra

REGISTRO FO-0-01-12 Informe General de Obra

PR-O-54 Planeación de obra

Director de Obra

Residentes de Obra Almacenistas

FO-S-41-2 Salidas de Almacén Uno EE

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN:01

Actas de contrato principal Actas de Subcontrato ( terceros)

Registro de Actas del contrato principal y terceros

Con la información que llega en cuanto a actas de facturación del contrato principal y de terceros, el área de control y seguimiento realiza el registro en el archivo de control del Analista de Seguimiento y de Control teniendo en cuenta modificaciones y descuentos a terceros. Con el fin de verificar el correcto ingreso de dichas actas se chequean las facturas registradas en la plataforma de control mediante el reporte de documentos de compra

Residente de Obra Director Seguimiento y de Control Analista de Seguimiento y de Control

Archivo 1. Seguimiento Cantidades de Obra ( para cada obra) Archivo 2. Subcontratos ( Reporte de Documentos de Compra 1E Para cada obra) Archivo 4. Comparativo Ejecución Vs. Contratos subcontratistas

Verificación y Análisis de Materias Primas

Compara la facturación y ejecución con trazabilidad de los materiales

Acto seguido se analizan las salidas de almacén descargando de la plataforma 1E todos los registros de salidas de materiales, tanto para la obra como para terceros. Se hace un chequeo del correcto ingreso y asignación de los mismos, se organiza la información por tercero y se verifica con la ayuda del área del control logístico el inventario de los materiales críticos

Se realiza el análisis de la información anterior y en primer lugar se chequea que la facturación sea igual o superior a los ítems de los subcontratos que tengan que ver con el ítem del contrato principal

Residente de Obra Jefe de Inventarios Director Seguimiento y de Control

Archivo 3. Informe Cierre de Materias Primas

Analista de Seguimiento y de Control Director Seguimiento y de Control

Archivo 1. Seguimiento Cantidades de Obra ( para cada obra)

Realiza trazabilidad a las actas con los terceros y verifica y valida el suministro y consumo de materiales

Realiza cierres parciales y finales de materiales utilizados en obra

Análisis de resultados y toma de acciones

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Se genera una tabla en la que se comparan los suministros despachados para el tercero y los descuentos efectuados en las actas, comprobando así la correcta disminución o estableciendo los valores a descontar Con el apoyo de los diseños, dosificaciones y cuantías establecidas al inicio de la obra para la producción de materiales, se procederá a analizar la información y constatar que realmente se utilizan las cantidades necesarias descritas en los diseños los cuales garantizan la ejecución real y calidad del producto. De igual manera se evalúa el consumo de materiales suministrados a terceros con lo cual si es el caso se descuentan desperdicios y pérdida de materiales Con base en los resultados que arroje el informe de cierre de materias primas se tomarán las acciones necesarias para que se minimicen las desviaciones y se implementen las mejoras del proceso en las obras

Director Seguimiento y de Control

VERSIÓN:01

Archivo 3. Informe Cierre de Materias Primas Minuta del Contrato

Asistente Gerencia de ProyectosSeguimiento y Control Director Seguimiento y de Control

Archivo 3. Informe Cierre de Materias Primas

Analista de Seguimiento y Control Director Seguimiento y de Control

FO-S-19-3 Matriz control acciones de mejora

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN:01

9. REGISTROS

ALMACENAMIENTO CÓDIGO

N.A

NOMBRE

RESPONSABLE

Contrato Principal

Asistente Gerencia de ProyectosSeguimiento y Control

Minutas Contratos con Terceros

En Oficina: Jefe de Control Contractual En Obra: Administrador de Obra

Actas de Obra contrato principal

Asistente de Seguimiento y Control

N.A

Actas de Obra contrato con terceros

Jefe Control Contractual

FO-O-01-12

Informe General de Obra

Director de Obra

FO-S-41-2

Salidas de Almacén

Almacenista de Obra

N.A

Archivo 1. Seguimiento Cantidades de Obra ( para cada obra)

Analista de Seguimiento y Control

N.A

Archivo 2. Subcontratos ( Reporte de Documentos de Compra 1E Para cada obra)

Analista de Seguimiento y Control

N.A

ACCESO

Clasificado

Forma archivo Por Obra en medio magnético y físico

Medio Físico

Orden Por Fecha

Cronoló gico

Ubicación Archivo oficina Área de Seguimiento y Control En oficina: Archivo Jefe Contractual En Obra:

TIEMPO DE Conservac ión Durante la duración de la obra y tiempo de garantía

Disposición Archivo Inactivo

Duración del Contrato

Archivo Inactivo durante el período de Garantías

Durante la duración de la obra y tiempo de garantía

Archivo Inactivo

Archivo Jefe Contractual

Duración del Contrato

Archivo Inactivo durante el período de Garantías

Archivo oficina Área de Seguimiento y Control Archivo oficina Área de Seguimiento y Control

Durante la duración de la obra y tiempo de garantía Durante la duración de la obra y tiempo de garantía

Archivo Administraci ón de Obra Archivo oficina Área de Seguimiento y Control

Clasificado

Por Obra en medio magnético y físico

Por Fecha

Clasificado

Medio Físico

Cronoló gico

Clasificado

Por Obra en medio magnético y físico

Por Fecha

Clasificado

Por Obra en medio magnético y físico

Por Fecha

Clasificado

En medio magnético

Por Obra

Computador Analista de Seguimiento y Control

Durante la duración de la Obra

Archivo Inactivo Medio magnético

Clasificado

En medio magnético

Por Obra

Computador Analista de Seguimiento y Control

Durante la duración de la Obra

Archivo Inactivo Medio Magnético

Archivo Inactivo

Archivo 3. Informe Cierre de Materias Primas Archivo 4. Comparativo Ejecución Vs. Contratos subcontratist as

N.A

FO-S-19-3

Matriz control acciones de mejora

CONTROL Y SEGUIMIENTO A MATERIAS PRIMAS

CÓDIGO: PR-O-17

PROYECTOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN:01

Analista de Seguimiento y Control

Clasificad o

En medio magnético

Por Obra

Computador Analista de Seguimiento y Control

Durante la duración de la Obra

Archivo Inactivo Medio Magnético

Analista de Seguimiento y Control

Clasificad o

En medio magnético

Por Obra

Computador Analista de Seguimiento y Control

Durante la duración de la Obra

Archivo Inactivo Medio Magnético

Clasificad o

Por Obra en medio magnético y físico

Por Fecha

Archivo oficina Área de Seguimiento y Control

Durante la duración de la obra y tiempo de garantía

Jefe de Calidad

Archivo Inactivo

10. ANEXOS 

DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

11. RAZÓN DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO

12.

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Director Seguimiento y Control

Asistente Gerencia de Proyectos-Seguimiento y Control

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ