Gestion contractual by Latinco

GESTIÃ&#x201C;N CONTRACTUAL

Mapa de Procesos

Gestiรณn Contractual

CODIGO: NA

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROYECTOS

NOMBRE DEL PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL

     

VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

LIDER  Director Gestión Contractual.

PARTICIPANTES Director Gestión Contractual Gerente de Proyectos Gerente de Desarrollo Gerente Financiero Asistente Gerencia de Proyectos - Seguimiento y Control Director de Operaciones en Concesiones y PCH´S

OBJETIVO Ejercer una representación de la compañía ante el cliente y/o su representante en los tramites de:  Actas de obra, facturación y cobro,  Actas de suspensión,  Actas de modificación, ampliación, prorrogas, adiciones  Actas de recibido de Obra  Actas Liquidación de Obra  Apoyar nuevos proyectos Con el fin de que el flujo de operación contractual del proyecto se encuentre dentro de los tiempos establecidos

ALCANCE

Aplica para todos los contratos de LATINCO S.A de manera independiente y/o en asociación donde la empresa tenga la representación líder en las etapas de inicio de la obra, ejecución y liquidación.

ACCIONES A CONTRARRESTAR EL RIESGO:  Mejorar el cumplimiento en los tiempos de elaboración y envió de las actas por parte de los Directores de Obra.  Establecer como política empresarial, la oportunidad de la entrega en la documentación  Fortalecer la comunicación con el cliente para estar prestos a los cambios que puedan presentarse  Ejercer un seguimiento constante sobre el pago de las actas minimizando los reprocesos de parte de la empresa para el cobro de las actas ágil, oportuno y eficaz  Fortalecer el apoyo administrativo el desarrollo del proceso.

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS PROYECTOS

D  Demora en el trámite que realiza el Director contractual para el cobro y pago de las actas por la demora en el envío de las actas por parte de los Directores de Obra.  Demora en el trámite de cobro y pago de actas debido a falta de apoyo logístico y administrativo para adelantar la labor del Director de Gestión Contractual.  Demora para la liquidación de los contratos debido a que la información para la liquidación de los contratos en ocasiones se dificulta por parte de los Directores de Obra.  Demora en los pagos de algunos clientes en los casos en que la empresa actúa como subcontratista. F  El flujo de comunicación establecido por la Dirección Gestión Contractual, con los participantes del proceso.  La gestión realizada por la Directora de Gestión Contractual hace que el pago por parte de los clientes sea ágil, oportuno y eficaz.  Las buenas relaciones con los clientes y sus representantes.  Conocimiento del proceso de cobro de las facturas de las actas por parte del líder del proceso

CODIGO: NA VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

O  Mejorar el cumplimiento en la elaboración y envió de las actas por parte de los Directores de Obra.  Asistencia para el desarrollo del proceso.  Establecer como política empresarial, la oportunidad de la entrega en la documentación.

A  Cambio en las políticas de contratación pública por las entidades estatales  El incumplimiento de pago por parte de los clientes  Cambios en las políticas de pago de las entidades clientes

CODIGO: FP-O-16

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

GESTIÓN CONTRACTUAL OBJETIVO Ejercer una representación de la compañía ante el cliente y/o su representante en los tramites de:  Actas de obra, facturación y cobro,  Actas de suspensión,  Actas de modificación, ampliación, prorrogas, adiciones  Actas de recibido de Obra  Actas Liquidación de Obra  Suspensiones  apoyar nuevos proyectos PROVEEDORES  Proceso Ejecución de Obra

MEDIO  Escrito  Verbal

ENTRADAS  Actas de Obra  Análisis de precios unitarios

RECURSOS HUMANOS  Personal profesional TECNOLOGICOS  Celular  Computador  Impresora

  

   PHVA P P P H V H H V H

ACTIVIDADES Contrato de legalización Orden de inicio del proyecto Establecer corte para generar actas Hacer seguimiento a la elevación del acta Revisión acta y anexos Firma del acta Radicar factura Seguimiento y gestión al pago de la factura Envió soporte pago factura al área financiera

VIGENCIA: 01-MAR-2016

SALIDAS Actas de obra, facturación y cobro, Actas de suspensión, Actas de modificación, ampliación, prorrogas, adiciones Actas de recibido de Obra Actas Liquidación de Obra Suspensiones

RESPONSABLES  Gerente de Proyectos  Director de Obra  Director de Gestión Contractual

REQUISITOS  Requisitos legales del cliente  Requisitos de la organización

MEDIO  Escrito

DOCUMENTOS  Documentos contractuales

CLIENTE  Proceso de Ejecución de obra

REGISTROS  Facturas de cobro  Actas de Obra

CODIGO: FP-O-16

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA: 01-MAR-2016

RIESGOS DEL PROCESO TRATAMIENTO Retraso en el pago de las actas por demora en él envió de las Mejorar el cumplimiento en los tiempos de elaboración y envió de las actas actas por parte de los Directores de Obra. por parte de los Directores de Obra. Retraso en la liquidación del contrato por demoras en la Establecer como política empresarial, la oportunidad de la entrega en la gestión de los Directores de Obra. documentación Cambio en las políticas de contratación pública por las Fortalecer la comunicación con el cliente para estar prestos a los cambios que entidades estatales puedan presentarse Ejercer un seguimiento constante sobre el pago de las actas minimizando los reprocesos de parte de la empresa para el cobro de las actas ágil, oportuno y El incumplimiento y/o demora en los pagos de las actas de eficaz parte de los clientes. Fortalecer el apoyo administrativo el desarrollo del proceso.

INDICADOR N.A

FRECUENCIA MEDIR

SEGUIMIENTO

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