Gestion humana by Latinco

GESTIÃ&#x201C;N HUMANA

Mapa de Procesos PROCESOS DE SOPORTE

Gestiรณn Humana

CODIGO: FP-S-10

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN:12

GESTIÓN HUMANA OBJETIVO Reclutamiento y Selección de personal: Establecer las políticas y estrategias necesarias para vincular personal idóneo, competente y que se ajuste a las exigencias del perfil del cargo vacante y a la cultura de la organización. Vinculación de personal: Velar por el mantenimiento de sanas relaciones entre empleador y empleado, minimizando los riesgos para la empresa garantizando el cumplimiento de la legislación laboral aplicable y dando cumplimiento de los requisitos para la vinculación del personal (documentos, contratos, formatos, exámenes, afiliaciones) hasta su retiro. Inducción, Reinducción y Entrenamiento de personal: Dar a conocer a los colaboradores de la organización, la información corporativa, los procesos, procedimientos y funciones específicas con el fin de garantizar el proceso de adaptación a la empresa Formación y Capacitación: Planear y Ejecutar actividades de formación y actualización, con el fin de proporcionar el conocimiento y el desarrollo de las competencias según los requerimientos del cargo para incrementar, actualizar conocimientos y lograr el cierre de las brechas del perfil

VIGENCIA: 01-MAR-2016

RECURSOS HUMANOS

 Profesionales y Auxiliares con orientación hacia la gestión del recurso humano

TECNOLOGICOS

REQUISITOS FINANCIERO

 Recursos de funcionamiento correspondientes al rubro de Gestión Humana

INFRAESTRUCTURA

 Puesto de trabajo  Hardware: Equipos de cómputo e impresoras.  Software: Internet, infranet.  Fax  Teléfono

OTROS  Comunicaciones físicas (circulares, memorandos), carteleras.

 Código Sustantivo de trabajo  Políticas de Gestión Humana  Descripción de cargos y perfiles  Manuales de Gestión Humana  Programa de Bienestar Laboral

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA Gestión del desempeño: Desarrollar estrategias que permitan alinear los esfuerzos de los colaboradores con las políticas corporativas, las competencias y valores, y con las exigencias y demandas del proceso en el que intervienen Compensación: Procesar y liquidar toda la información de nómina para garantizar oportunamente el pago de acuerdo a los requisitos de ley aplicables a la empresa y a las políticas internas establecidas Bienestar y Beneficios: Crear, mantener y mejorar condiciones que favorezcan el desarrollo integral de los trabajadores y el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia. Así como mejorar el clima laboral y mantener la energía en los equipos de trabajo Incapacidades: Sensibilizar al personal de la compañía de la importancia de reportar las incapacidades a tiempo con el fin de evitar reprocesos y así poder realizar el respectivo control garantizando el cobro eficiente de la cartera generada y así la posterior conciliación

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA Gestión Legal: Velar por el mantenimiento de sanas relaciones entre Empleador Empleado y entre los mismos trabajadores, minimizando así los riesgos para la empresa, garantizando el cumplimiento de la legislación laboral aplicable y de las diferentes obligaciones contractuales y reglamentarias, que nacen desde el momento de la vinculación del personal hasta su retiro, además del cumplimiento por parte del empleador en cada una de sus obligaciones derivadas de las relaciones laborales Desvinculación de personal: Garantizar que la culminación de la etapa laboral de los colaboradores se realice dando cumplimiento a legislación laboral orientando acciones para que el procesos de desvinculación sea lo menos traumático posible.

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

CODIGO: FP-S-10

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN:12

GESTIÓN HUMANA PROVEEDORES  Todos los procesos

MEDIO  Correo electrónico

ENTRADAS  Necesidad de contratación por creación de nuevo cargo o vacante.

       

 Necesidad de formación de la persona



 Novedades del Personal. Requerimientos de documentación.  Mejoramiento de las condiciones y calidad de vida del personal y sus familias  Necesidades de incrementos. Calificación del desempeñó. Necesidades de retención del personal.  Necesidad de garantizar la eficiencia y efectividad del personal



SALIDAS Personal contratado. Hoja de vida. Contrato de trabajo. Afiliaciones a seguridad social. Formato de entrevista. Resultado de Pruebas Psicológicas y técnicas. Registro de inducción. Certificados de educación y formación. Programa de Formación. Listados de Asistencia. Evaluaciones de la capacitación. Evaluaciones de la Eficacia de Capacitación. Políticas y normatividad. Control de ausentismo. Plan de mejoramiento. Programa de Bienestar Laboral. Evaluación del impacto de los programas. Políticas de Compensación y beneficios. Sistema de compensación Variable. Liquidación de la nómina Instrumentos de control.

VIGENCIA: 01-MAR-2016

MEDIO  Contrato de trabajo.

 Evaluaciones de la Eficacia de Capacitación.

  Evaluación del impacto de los programas. 



CLIENTE  Todos los procesos

CODIGO: FP-S-10

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN:12

GESTIÓN HUMANA SUBPROCESOS

PHVA P H H H H V P H V

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL

H P H

ACTIVIDAD RESPONSABLE Diligenciar y dar trámite al formato de requisición de personal Publicación de la convocatoria y consulta de fuentes de reclutamiento Análisis de hojas de vida y preselección Citación de los candidatos Entrevista de selección de personal Consulta de antecedentes, licencias e infracciones de tránsito  Director de Programar y aplicar las pruebas técnicas Gestión de acuerdo al cargo Humana Aplicación de pruebas psicotécnicas  Administrador Referenciación laboral y personal de obra Anunciar al o los candidatos la  Jefe de continuidad en el proceso Desarrollo Organizacional Solicitud exámenes médicos  Auxiliar de Anuncio decisión final del proceso/ Vinculaciones  Solicitante del Solicitud de documentos cargo

Realizar ajustes y mejores al proceso

VIGENCIA: 01-MAR-2016

DOCUMENTOS 

  Personal contratado  Hoja de vida  Contrato de trabajo  Afiliaciones a seguridad social  Formato de entrevista  Resultado de Pruebas Psicológicas y técnicas  Registro de inducción  Certificados de educación y formación  DA-E-04-12 Mapa de Riesgos



REGISTROS FO-S-02-13 Requisición de personal FO-S-02-1 Control de ingreso de personal FO-S-02-39 Entrevista Individual Personal Administrativo FO-S-02-14 Entrevista Individual Personal Operativo FO-S-02-15 Entrevista de preselección grupal FO-S-02-16 Evaluación de conocimientos técnicos para operadores FO-S-02-40 Verificación de referencias laborales FO-S-02-41 Verificación de referencias personales

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA V P H V H V H VINCULACIÓN DE PERSONAL

H H H H

Verificación de datos en el SGSS Diligenciar formato de afiliación a la SGSS Realización de Exámenes Médicos Verificar resultados Exámenes médicos laborales Solicitar documentos de ingreso Verificar documentos solicitados

 Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional Afiliación al SGSS  Administrador de Obra Diligenciar documentos de Contratación  Medico Laboral  Latinco SA Ingresar datos al Sistema de nómina  Medico Laboral IPS Generar documentos de identificación  Gestor SST corporativa  Asistentes y/o Crear Hoja de Vida del empleado Analistas de Compensación

Realizar ajustes y mejores al proceso

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

 FO-S-02-2 Ficha Laboral  FO-S-02-10 Formato Control de ingreso  FO-S-02-11 Formato solicitud documentos de ingreso  FO-S-02-13  DA-S-02-132 Formato Instructivo para el requisición de archivo de hojas de personal  FO-S-22-2 Vida  DA-E-04-12 Mapa Concepto de  Aptitud laboral de Riesgos  Lista de Chequeo para vinculación y registro de personal nuevo  Contrato Laboral  Formato  Consignación de salarios  Informe proveedor de servicios

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA P

Programar Inducción

Programar Reinducción

H H

INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL

H H V H A H

 Dirección Gestión Desarrollar Inducción y Reinducción Humana Realizar presentación del personal nuevo  Líderes de los procesos Entrega formal del perfil del cargo y  Administrador documento de funciones y de Obra responsabilidades en SST  Gestor SST Entrega del Manual de Políticas de  Jefe de Comportamiento y Compensación Convivencia y Beneficios Entrega de Dotación  Jefe de Atracción, Evaluar la eficacia de la inducción desempeño y inducción desarrollo Realizar retroalimentación Organizacional Formular e implementar acciones de mejora Definir áreas, temas y desarrollo del entrenamiento

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

 FO-S-02-18 Ficha de Inducción y Re inducción  FO-S-02-36 Ficha de Entrenamiento  FO-S-02-20 Evaluación de  Requisitos Legales eficacia para la  DA-S-02-1 Perfiles Inducción o Re del cargo inducción  DA-S-02-5  MPCC-S-03 Manual Inducción y Rede políticas y inducción. Comportamiento  DA-E-04-12 Mapa  DA-S-31 de Riesgos (1,2,3,4,5) Funciones y Responsabilidades SST  FO-S-02-12 Entrega de dotación

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA H V

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

Identificar brechas de formación

Identificar facilitadores para formación

P V H H A P H

GESTIÓN DEL DESEMPEÑO

Realizar evaluación de desempeño al personal a cargo Identificar necesidades de formación y capacitación

H H V H

Programar capacitación individual y/o grupal según las necesidades Registrar Asistencia Evaluar la satisfacción de la formación/ capacitación Evaluar el impacto en el desempeño de sus funciones Toma de Acciones Realizar la planeación de evaluación de gestión del desempeño Sensibilizar y formar a los evaluadores (jefes) en técnicas de evaluación de personal Entregar Formatos de Evaluación Realizar Evaluación Realizar retroalimentación de la evaluación Entregar evaluaciones Tabular y analizar resultados generales Hacer seguimiento a los compromisos de todo el personal evaluado

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

 FO-S-02-3 Registro  Gerencias de asistencia  Direcciones  FO-S-02-9 Plan  Jefes de área general de  Fuentes de con personal a Capacitación Información  FO-S-02-4 cargo Externa  Dirección de Evaluación Eventos  Requisitos Legales Gestión de Formación  DA-E-04-12 Mapa  FO-S-02-7 Humana de Riesgos  Administradore Evaluación Gestión s de obra del Desempeño  Empleado  Plan de participante mejoramiento individual



  



 FO-S-02-3 Registro de asistencia Jefe de  FO-S-02-7 Desarrollo Evaluación de Organizacional competencias Dirección de  Fuentes de  FO-S-02-9 Plan Gestión Información General de  Capacitación humana Externa Gerencias  Requisitos Legales  Plan de Direcciones  DA-E-04-12 Mapa mejoramiento Jefes directos de Riesgos individual  Informe con personal a  Consolidado cargo Administradore  de Evaluaciones de s de Obra Desempeño  Cronograma de trabajo

CODIGO: FP-S-10

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN:12

GESTIÓN HUMANA

H H H H H COMPENSACIÓN

H H H H V H H A

VIGENCIA: 01-MAR-2016

Realizar el registro de novedades del personal a cargo y envío al área de compensación. Clasificar información de nómina por cada Centro de Operación Realizar pedido de bonos de alimentación

 Administrador Realizar la liquidación de la nómina de Obra  Analistas y Realizar archivos planos para asistentes de transferencia de pago compensación Montar archivos planos al portal del  Analista y banco asistentes de Enviar colillas de pago y cartas de nomina vacaciones  Tesorería Desvincular (Cuando Aplique)  Analistas contables Contabilizar la nómina procesada Revisar Retención en la fuente Generar información para pago de seguridad social Registrar y generar informe de FIC ante el SENA Realizar ajustes y mejores al proceso

 Fuentes de Información Externa  Requisitos Legales  DA-E-04-12 Mapa de Riesgos  Cartilla laboral  Cartilla de Seguridad Social  Manual de Retención en la fuente

 Novedades de nómina  Informe de nómina  Informe de seguridad social  Informe de retención en la fuente  Informe de FIC  Factura y sello de pagado y soporte de pago

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA V P H H H V H A H H H BIENESTAR Y BENEFICIOS

V H H H H

Identificar necesidades de bienestar Diseñar programa de Bienestar y Beneficios Convocar proveedores externos Planear las actividades del programa de Bienestar y Beneficios Implementar programa definitivo Evaluar y analizar los resultados del programa de bienestar social Realizar informe anual Formular Acciones de Mejora El trabajador elabora la carta El trabajador hace la solicitud del retiro Envió de todos los documentos al área Beneficios y Bienestar Revisión Carta de solicitud de retiro personal y soportes adjuntos Aprobación por parte de la Directora de Gestión Humana Trazabilidad para Gestión Humana Carta para retiro o trámite ante el portal Proceso por Carta por parte de la empresa

Proceso por el Portal de Internet

H H

Desembolso y gasto Cuando el retiro es para Estudio Cuando el retiro es por terminación de contrato laboral Cuando el retiro es para Vivienda El trabajador realiza la solicitud de crédito Entrega de formato de análisis de

H H H H

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

 Jefe de  Encuestas o Bienestar y Diagnósticos  Informe Beneficios  Administrador  De Gestión del año  Fuentes de de Obra anterior Información  Dirección  FO-S-02-45 Internas y Externa  Gestión Formato solicitud  Requisitos Legales Humana de préstamo  DA-E-04-12 Mapa  El trabajador  Plan de bienestar de Riesgos  Analista de año activo Compensación aprobado  Formulario de la y Asistentes de entidad financiera Compensación  Carta laboral

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA

H V H V H H H A H

COBRO Y RECUPERACIÓN DE INCAPACIDADES

V H H H H H H H V A

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

endeudamiento diligenciado Envió de formato a Gestión Humana Revisión de formato de análisis de endeudamiento Correo a entidad Bancaria Análisis de endeudamiento permitida por la empresa Firma de formato de análisis de endeudamiento y libranza Entrega de documentación a la entidad financiera Trazabilidad del equipo de compensación Realizar ajustes y mejores al proceso Recibo de incapacidades por parte de las obras y la oficina Revisión de la incapacidad Ingreso de la incapacidad al sistema Cruce de incapacidades Cobro de incapacidades Informes de incapacidades Pagos de incapacidades Conciliación contable Recobro de la incapacidades Seguimiento y control mensual al cobro de incapacidades Realizar ajustes y mejores al proceso

 Área Compensación  Administrador de obra / Auxiliar Administrativa  Auxiliar Bienestar y Beneficios  Tesorería  Contabilidad

 Fuentes de  Incapacidades Información  Informes de Externa  Requisitos Legales incapacidades  DA-E-04-12 Mapa  Cartas cobros de de Riesgos incapacidades

CODIGO: FP-S-10

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA H

V H V

Recibir la Demanda o la Tutela Asistencia a la conciliación solicitada por la entidad pública (del estado), con previo análisis y estudio de cada caso en particular Se recibe la solicitud de la terminación de contratos con justa causa o sin justa causa y sus previos avisos de terminación cuando lo requieran Liquidar salarios y Prestaciones Sociales de los trabajadores. Recibir embargos para aplicar a los trabajadores y darles la respuesta debida. Recibir carta de reporte de presunta falta disciplinaria Revisión de presunta falta disciplinaria Citación a descargos Analizar los descargos

Determinar la Sanción

Notificación de la sanción

H H H H GESTIÓN LEGAL

H H H

Recepción de solicitud para realizar o revisar el contrato laboral, de prestación de servicios o de aprendizaje Recepción de solicitud para realizar las modificaciones a los contratos, ya sean laborales de aprendizaje o de prestación de servicios Realizar las prórrogas al contrato (laboral, de prestación de servicios y de aprendizaje) Proceso de fallecimiento de un trabajador Proceso solicitud de Horas Extras

VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

 Directora de Gestión Humana  Asistente Jurídica,  Jefe Jurídico  Abogado externo  Nómina  Director de obra  Administrador de obra

 Fuentes de Información Externa  Requisitos Legales  DA-E-04-12 Mapa de Riesgos  Carta de reporte de presunta falta  Citación a la diligencia de descargos  Acta de descargos Contrato laboral a término indefinido.  Contrato laboral a término fijo  Contrato laboral por duración de obra o labor determinada

 Acta y archivo en el área Jurídico laboral de Gestión Humana  Archivo de la terminación dentro de la hoja de vida en la obra o en oficina central  Soporte de la transferencia y el archivo digital del área de nómina  Sanción escrita o terminación de contrato con justa causa  Carta de reporte de presunta falta  Memorando administrativo  Citación Acta de descargos  Acta de descargos  Contratos Laborales

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA H H

H A P H H H DESVINCULACIÓN

H H H V H A

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

Realizar las cesiones de contratos Realizar las modificaciones, vigilancia y control del Reglamento Interno de Trabajo Realizar los derechos de petición a que haya lugar y de igual manera dar respuesta a los allegados a la empresa por parte de los trabajadores, personas naturales o jurídicas Realizar ajustes y mejores al proceso Iniciar Proceso de Desvinculación Entrega de Orden para la realización examen médico retiro Entrevista de Retiro Entrega y envío de documentos de soporte Realizar liquidación definitiva Tramitar y Pagar Liquidación Definitiva Retirar al trabajador de entidades de seguridad social y convenios corporativos Finalizar Desvinculación Envío de Hojas de Vida al Archivo Inactivo Realizar ajustes y mejores al proceso

 Dirección de Gestión  Humana  FO-S-02-17 Carta  Administrador  Fuentes de de paz y salvo de Obra Información  FO-S-02-22  Auxiliar de Externa Entrevista de Retiro  Requisitos Legales Ingresos  Carta Anuncio pago  Medico Laboral  DA-E-04-12 Mapa Seguridad Social  Analista de de Riesgos  Orden Examen Compensación Médico  Jefe de Tesorería  Auxiliar Ingreso

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA SUBPROCESO

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL

RIESGOS DEL PROCESO No contar con el personal a vincular para la fecha requerida por tener pocas hojas de vida que cumplan con los requisitos mínimos establecidos No contar con el personal a vincular para la fecha requerida porque el personal no fue solicitado con el tiempo mínimo requerido para realizar el proceso Selección de candidatos que no cumplan con las competencias necesarias para desempeñar el cargo por causa de una selección apresurada o por vincular personal que no haya pasado por todos los filtros del proceso de selección Selección de candidatos que no cumplan con las competencias necesarias para desempeñar el cargo por la no aplicación de pruebas técnicas y psicotécnicas necesarias durante el proceso de selección Contratar con antecedentes de tipo mental, laboral

VINCULACIÓN DE PERSONAL

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

TRATAMIENTO Construir una base de datos con personal apto para diferentes cargos, de manera que pueda ser consultada cada vez que se requiera cubrir una vacante Concientizar a los líderes de los procesos sobre tiempo en el cual se debe solicitar el personal

Realizar procesos de selección que incluyan evaluación técnica y psicológica, velar porque los jefes directos se sientan seguros del personal que están avalando

Aplicar a todo el personal mínimo una evaluación psicológica. Consultar los antecedentes de todos los candidatos a vincular

No poder validar la información en el SGSS ya que las Contar con el soporte tecnológico para dar apoyo en la páginas de consulta del SGSS se encuentren inactivas o consulta de dichas páginas. en actualización Hacer énfasis al personal encargado, de la importancia Retraso en la afiliación del personal por error al momento de este proceso y si es necesario programar una del diligenciamiento del formulario capacitación sobre el tema. Retraso en la afiliación del personal por causa de la Gestionar con oportunidad, el apoyo del área de entidad prestadora de salud o de pensión ya que no se Gestión Humana en el proceso de afiliación. encuentre disponible en la zona de ejecución de la obra. Retraso en la realización de los exámenes médicos porque el candidato deba viajar a otro municipio o localidad a Garantizar la prestación de los exámenes médicos en realizarse los exámenes de ingreso, porque en su zona no las zonas donde se tiene operación. existe una entidad avalada para este trámite. Desde el proceso de selección informar verbalmente Documentación incompleta porque el candidato no cuáles son los documentos que se requieren para la entregue oportunamente los documentos solicitados vinculación en caso de aprobarse el proceso.

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA

INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

En caso de no cumplir con el plan de inducción en el Inicio de labores del personal nuevo sin la inducción momento inmediato del ingreso, Gestión Humana con pertinente por la premura de los procesos por el ingreso apoyo del jefe inmediato, debe garantizar que éste se del personal requerido para comenzar a ejecutar lleve a cabo como máximo en 15 días posteriores al actividades propias de su puesto de trabajo. ingreso Informar de manera anticipada a las personas Inicio de labores del personal nuevo sin la Inducción involucradas en el proceso de inducción sobre las pertinente por la falta de disponibilidad de tiempo por fechas de los próximos ingresos de personal; esto con parte de las personas encargadas de dictar los diferentes el fin de realizar una programación previa que garantice temas de la inducción la disponibilidad de tiempo para dicha actividad. Se valida de manera previa que el personal asignado para dictar los temas propios del programa de No se logra la efectividad esperada en el proceso de inducción, cuente con amplia experiencia dentro de la inducción, respecto a los conocimientos que debe asimilar organización y esté en la capacidad de resolver las el nuevo persona porque no hay suficiente claridad en los diversas inquietudes que se presenten. Posteriormente expositores se realiza la evaluación de la inducción y se refuerzan aquellos temas en los que se observan brechas. Incumplimiento del plan de entrenamiento establecido En caso de no dar inicio al plan de entrenamiento para el cargo (parcial o total) por la programado en los primeros días luego de haber premura de los procesos por el ingreso del personal ingresado el personal; Gestión Humana, con apoyo del requerido para comenzar a ejecutar actividades propias de jefe inmediato, debe garantizar que éste tenga su inicio su puesto de trabajo. como máximo en 15 días después de haber ingresado. Se informa de manera anticipada a las personas Incumplimiento del plan de entrenamiento establecido involucradas en el plan de entrenamiento sobre las para el cargo (parcial o total) por la fechas y el personal que ingresará; esto con el fin de falta de disponibilidad de tiempo por parte de las personas coordinar de manera previa los espacios y temas, encargadas de dictar los diferentes temas del plan de garantizando de esta manera la disponibilidad de entrenamiento. tiempo. Incumplimiento del plan de entrenamiento establecido Se detectan con anterioridad los temas críticos para los para el cargo (parcial o total) cuales no haya un conocimiento profundo dentro de la porque para algún tema que deba ser abordado en el plan organización, se gestiona la capacitación externa y se de entrenamiento, no existe una persona dentro de la deja documentada la información, para ser utilizada organización que lo domine en su totalidad. nuevamente cuando sea requerida.

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

GESTIÓN DEL DESEMPEÑO

COMPENSACIÓN

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

Desde la planeación de la capacitación, se debe indagar Falta de Efectividad en los procesos de formación del de manera profunda con el proceso que la haya personal por la falta de claridad en el objetivo de la solicitado sobre el propósito, alcance y objetivo de la capacitación misma. Al momento de definir el capacitador encargado Falta de Efectividad en los procesos de formación porque (proveedor externo o persona dentro de la el expositor no posee los elementos esperados para dictar organización), se deben verificar antecedentes que den la capacitación, siendo poco claro o utilizando cuenta de la idoneidad y el nivel de competencia que herramientas poco efectivas ante el público. posee para llevar a cabo la capacitación requerida. Se indaga con los asistentes sobre el motivo por el cual Falta de Efectividad en los procesos de formación porque no hubo una comprensión total de la capacitación y, de los asistentes no logran comprender en su totalidad la acuerdo al común denominador que se encuentre, se aplicabilidad de la capacitación en su quehacer laboral considera si es necesario realizar un refuerzo personal o cotidiano. re-programar la capacitación de forma general. No contar con la objetividad para realizar la Concientizar a los líderes de los procesos sobre las Autoevaluación y evaluación del jefe inmediato para no consecuencias que tiene el no realizar de forma realizar la debida sensibilización del impacto que tiene el objetiva la evaluación del desempeño no ser objetivos al momento de evaluar No programar la evaluación con el tiempo establecido para Contar con la planeación del proceso con seis (6) de su desarrollo anterioridad No ejecutar oportunamente la evaluación, tanto en oficina Realizar cronograma de trabajo para la aplicación de la como en las obras evaluación Concienciar a los líderes de la importancia en el No realizar la respectiva retroalimentación de los diligenciamiento de la evaluación en los tiempos resultados de la evaluación de gestión de desempeño estipulados y realizar seguimiento al cronograma Revisión permanente de la parametrización del programa de nómina y consulta permanente de la Inadecuada parametrización del software del nomina legislación Mayor control en la revisión del tiempo extra en el Pagar menos o mayor valor por concepto de nómina, sistema y capacitación e información constante de los prestaciones sociales y extralegales cambios al personal responsable de ingresar tiempos Solicitar constantemente él envió de las novedades y No contar con las novedades de nómina en el tiempo evaluar las causas del no envió adecuado para establecido por la empresa determinar si se tiene en cuenta en forma extemporánea

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA

Recibir las novedades de nómina con errores Autorizar el retiro de cesantías sin el cumplimiento a requisitos legales Autoriza préstamos de libranza donde se ponga en riesgo el nivel de endeudamiento de cada trabajador. BIENESTAR Y BENEFICIOS

Implementar programa de bienestar que no se ajuste a las necesidades de los trabajadores No ejecutar le programa de Bienestar una vez sea divulgado con los colaboradores

COBRO Y RECUPERACIÓN DE INCAPACIDADES

GESTIÓN LEGAL

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

Revisar cada una de las novedades vs los controles internos que se tiene establecidos en el proceso de compensación Ser estrictos en la revisión de documentos de acuerdo a la establecido en la norma Evaluar con detalle los niveles de endeudamiento de los colaboradores Realiza la encuesta sociodemográfica y aplicación de batería de riesgo psicosocial con el fin de identificar necesidades específicas y consolidar el programa de Bienestar Establecer un cronograma de actividades para dar cumplimiento al mismo de acuerdo al programa divulgado

Que el trabajador se niegue a entregar la copia de su historia clínica para el proceso de transcripción y cobro de Sensibilizar al personal de la importancia de entregar la incapacidad y por lo tanto la empresa no pueda hacer los documentación completa para poder hacer el de las incapacidades y posteriormente no puede respectivo cobro y la posterior conciliación reembolsar ese dinero Informar al trabajador que en el caso que no entrega la Que el gasto de la empresa se incremente a causa de la información completa no se le podrá realizar el pago de no recuperación de las incapacidades la incapacidad En los casos en los que el personal que ingresa Vincular personal que ya se encuentre cotizando al recientemente se incapacita por una cantidad de días sistema de seguridad social, para que haya una superior a 3, la entidad prestadora de salud no hará pago continuidad y así no perder dinero por concepto de de esta, apoyada en “ El numeral 1 y 2 del Artículo 3º del incapacidades Decreto 047 de 2000” Recibir tutelas, demandas, notificaciones para conciliar ante el Ministerio de Trabajo, Defensoría del Pueblo y Garantizar cumplimiento de la legislación diferentes entes públicos Terminaciones de contratos con justa causa o sin justa Garantizar el cumplimiento de la normatividad de la causa y sus previos avisos de terminación cuando lo materia en cada caso particular y seguir los procesos requieran, sin la debida sustentación legal legales cada uno de ellos Implementación de una cultura responsable, tanto Recibir embargos para aplicar a los trabajadores jurídicamente como socialmente

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA

DESVINCULACIÓN

Evadir la normatividad vigente que trata el procedimiento disciplinario (citación acta de descargos y sanciones Realizar las modificaciones a los contratos (laborales, de prestaciones de servicio y de aprendizaje), evadiendo la normatividad vigente que regula la materia Realizar las prórrogas al contrato (laborales, de prestaciones de servicio y de aprendizaje), sin la aplicabilidad de la norma Aplicar el procedimiento de abandono de puesto de trabajo si el cumplimiento del debido proceso impuesto por la ley laboral Aplicabilidad del proceso de fallecimiento de un trabajador sin los lineamiento legales Solicitar le premiso de horas extras omitiendo las normas del Código Sustantivo del Trabajo y normas taxativas del Ministerio del Trabajo Realizar las cesiones de contratos de trabajadores sin el cumplimiento de la normatividad que rige la materia Realizar las respuestas a los diferentes oficios radicados en obras o en la oficina de Medellín o Bogotá provenientes de los trabajadores o de terceros, sin aplicabilidad normativa No realizar de forma correcta la liquidación de las prestaciones sociales No realizar el pago oportuno de la liquidación de las prestaciones sociales

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

Garantizar cumplimiento e la legislación Aplicabilidad del Código Sustantivo del trabajo y a la normatividad que rige la materia Aplicabilidad del Código Sustantivo del trabajo y a la normatividad que rige la materia Aplicar la normativa vigente dela materia laboral Aplicación de los normas laborales que rigen la materia Cumplimiento de todo el proceso impuesto por la Ley Aplicación de los normas que rigen la materia Aplicar debidamente la normatividad vigente Garantizar el cumplimiento de la normatividad aplicada a la parametrización del sistema Proceder con la liquidaciones de prestaciones sociales inmediatamente y realizar trazabilidad en el pago

CODIGO: FP-S-10

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN:12

GESTIÓN HUMANA INDICADOR

MEDIR

FRECUENCIA SEGUIMIENTO

VIGENCIA: 01-MAR-2016

META

ANALIZAR

SELECCIÓN, CONTRATACIÓN Y RETENCIÓN DE TALENTOS CLAVES Cobertura: Numero cubiertas /Numero Requeridas

de de

Requisiciones requisiciones

Oportunidad: Total de requisiciones a cubrir en el mes Inducción - Satisfacción de clientes internos: Número de empleados satisfechos frente al proceso de inducción / Número de empleados ingresados x 100 Retención de Talentos: Número de empleados retirados en el último año / Total de empleados de la empresa) x 100

Esto es en términos de tiempo (Mensual, anual, semestral

en términos de tiempo

90%

PENDIENTE

90%

PENDIENTE

ALINEACIÓN DE PROCESOS DE GESTIÓN HUMANA CON LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO Participación de la Estrategia: Número de metas estratégicas cumplidas que tuvieron participación de gestión humana x 100 Número total de metas estratégicas de la empresa Índice de mejora de competencias corporativas: Número de empleados que mejoraron competencias corporativas x 100 Total de empleados de la empresa

PENDIENTE

80%

PENDIENTE

80%

CAPACITACIÓN Y DESARROLLO Cumplimiento: Nº de actividades ejecutadas x100 Nº de actividades programadas

PENDIENTE

Cumplir con el 80% de las actividades programadas en el cronograma

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA Cobertura: Nº de asistentes Nº de personas convocadas

x 100

Eficacia: Resultados de las evaluaciones de efectividad

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

PENDIENTE

Lograr el 90% de asistencia del personal en las capacitaciones programadas

PENDIENTE

Alcanzar un 90% en la efectividad de las capacitaciones evaluadas

ADMINISTRACIÓN TALENTO HUMANO Evaluación competencias – cobertura: Empleados con evaluación del desempeño / Total empleados x 100

PENDIENTE

80%

Evaluación competencias – eficiencia: Número de empleados con planes de mejora formulados / Número de empleados participantes en evaluación del desempeño x 100

PENDIENTE

Evaluación de clima: Número de empleados participantes en medición de clima x 100 Total de empleados de la empresa

PENDIENTE

Satisfacción del personal: Número de empleados con altos índices de satisfacción laboral (80) x 100 Total de empleados de la empresa

PENDIENTE

COSTOS LABORALES Costo de salarios y prestaciones en relación con costos de la empresa: Valor salarios y prestaciones x 100 Total costos de la empresa Costo de las horas extras como porcentaje del total de las remuneraciones: Costo total horas extras pagadas x 100 Valor total de las remuneraciones

PENDIENTE

BIENESTAR LABORAL

FICHA DE CARACTERIZACIÓN GESTIÓN HUMANA Porcentaje de participantes en programas de bienestar respecto a la población objetivo: Número de empleados participaron en actividades de Bienestar / Número de empleados x 100

PENDIENTE

CODIGO: FP-S-10 VERSIÓN:12 VIGENCIA: 01-MAR-2016

90%

MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN HUMANA

VERSIÓN: 04

GESTIÓN HUMANA

VIGENCIA: 13-MAR-2017

MGH-S-02

MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN HUMANA

VERSIÓN: 04

GESTIÓN HUMANA

VIGENCIA: 13-MAR-2017

MGH-S-02

MANUAL DE PROCESOS GESTIÓN HUMANA

VERSIÓN: 04

GESTIÓN HUMANA

VIGENCIA: 13-MAR-2017

CONTENIDO

I. II.

INTRODUCCIÓN MISIÓN DEL ÁREA DE GESTIÓN HUMANA

III.

ALCANCE

IV.

OBEJETIVOS

ENFOQUE DE GESTIÓN

VI.

MODELO CONCEPTUAL Y ESTRUCTURA DEL ÁREA

VII.

COMPONENTE DE GESTIÓN INTEGRAL

VIII.

PROCESOS

Reclutamiento y Selección de personal 2. Vinculación de personal 3. Inducción, Reinducción y Entrenamiento de personal 4. Formación y Capacitación 5. Gestión del desempeño 6. Compensación 7. Bienestar y Beneficios 8. Cobro y recuperación de Incapacidades 9. Gestión Legal 10. Desvinculación de personal 1.

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INTRODUCCIÓN

Las Políticas y los Procesos de Gestión Humana para Latinco S.A, se han diseñado de manera que orientemos todo el esfuerzo organizacional, a integrar un equipo humano acorde con la cultura, valores, principios y objetivos de la Compañía. La Empresa requiere, para el logro de sus objetivos, contar con un equipo humano que se caracterice por sus cualidades personales, por sus aptitudes, por su dedicación al trabajo y por su actitud íntegra ante compañeros, familia y Empresa. La estrategia corporativa debe estar soportada por las diferentes áreas de la organización, con el fin de asegurar sostenibilidad en el largo plazo; la presente actividad se enfoca en el área de Gestión Humana, la cual alberga los procesos que intervienen directamente a un grupo de interés fundamental para la organización, que es el talento humano. Es este, a través de su desempeño, el que posibilita el alcance de las metas organizacionales y el éxito empresarial, es por esto que LATINCO S.A deberá dirigir sus esfuerzos hacia los empleados, con el fin de garantizar condiciones dignas, equitativas y favorables que redunden en la consecución de la estrategia del negocio.

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II. MISIÓN DEL ÁREA DE GESTIÓN HUMANA Coordinar las diferentes actividades conducentes a conformar grupo humano altamente competente, motivado y comprometido, para brindarle la posibilidad de crecer y proyectarse dentro de la organización, alineado a las políticas de la compañía y a los estándares ambientales y de seguridad en el trabajo.

III. ALCANCE El macroproceso abarca desde la confirmación de la necesidad de cubrir una vacante, pasando por la selección, la incorporación del nuevo empleado a la empresa, la ejecución de las actividades asociadas con el bienestar del personal y el cumplimiento de requisitos legales en la relación laboral, el cumplimiento de requisitos legales en cuanto a seguridad y salud en el trabajo, la gestión del talento y el desarrollo de competencias, la ejecución de actividades para el desarrollo de la cultura organizacional, el establecimiento de políticas para conservar el conocimiento de la organización en la organización y no en las personas, hasta la adecuada desvinculación del personal al momento de su retiro.

IV. OBJETIVOS ESPECIFICOS

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Competencias: Conocimientos y habilidades que generan valor al negocio. Deben estar al servicio de un resultado. “Los roles representan lo que hacen las personas, y las competencias determinan cómo lo hacen”. Compromiso: Firme dedicación al trabajo y a las responsabilidades asignadas. Interesado porque todo salga bien. Motivación: Sentir gusto por lo que se hace y querer hacerlo. No significa tener ánimo sino tener motivos.

V. ESTRATEGIA DE GESTIÓN La gestión del talento humano se constituye no en una de las estrategias del negocio, sino en la estrategia del negocio.

La GH se involucra desde la formulación estratégica. Encadena prácticas de gerencia de recursos humanos con los procesos de gerencia estratégica de la organización.

La responsabilidad sobre la gestión del talento humano no es exclusiva del proceso de Gestión Humana, ES RESPONSABILIDAD DE TODO EL NIVEL DIRECTIVO, Gestión Humana es un proceso asesor, que debe enseñar y acompañar a los líderes de la Organización.

LÍDERES Responsables Gestión de las personas: Desarrollo, Motivación, Desempeño. Lidera con el Ejemplo. Es facilitador de la gestión del conocimiento.

GESTIÓN HUMANA Asesor estratégico Diseño e instrumentación de procesos y herramientas. Asesor, Facilitador, Acompañamiento a líderes.

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Los procesos relacionados con el personal son administrados por los dueños directos de los procesos. Son ellos quienes verdaderamente deben ser los gerentes de sus recursos humanos. Los dueños de procesos se involucran directamente en los temas relacionados con selección, inducción, seguimiento, capacitación, desarrollo, evaluación del desempeño y compensación de todas las personas asignadas a su proceso. El rol funcional de Recursos Humanos se modifica hacia uno de “asesor interno”, especializado en apoyar a los dueños directos de los procesos, en lo relacionado con los temas de recursos humanos.

VI. CADENA DE VALOR DEL MACROPROCESO DE GESTIÓN HUMANA

VII.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ÁREA DE GESTIÓN HUMANA

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1. PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL 1.1 OBJETIVO: Establecer las políticas y estrategias necesarias para vincular personal idóneo, competente y que se ajuste a las exigencias del perfil del cargo vacante y a la cultura de la organización. 1.2 ALCANCE: El proceso inicia con la necesidad de cubrir una vacante y finaliza en el momento en que el candidato cumple con todos los requisitos finales que formalizan el vínculo laboral (examen médico de ingreso y entrega de documentos). 1.3 POLITICAS PARA EL RECLUTAMIENTO Y LA SELECCIÓN DEL PERSONAL 

Todo proceso de reclutamiento inicia con el requerimiento de personal por parte del área que presenta el cargo vacante, siguiendo el proceso establecido.



La necesidad de vinculación de nuevos colaboradores puede presentarse por las siguientes circunstancias:  Cuando las gerencias identifican la necesidad de una nueva vinculación o contratación ya sea por la adjudicación de un nuevo proyecto, la ampliación de otro ya existente, o la renuncia y/o reemplazo de un colaborador.  Cuando los responsables de área reportan la necesidad de vinculación o contratación debido a reemplazos, o por vencimiento de términos de los contratos.  Cuando se hace necesario la creación de un nuevo cargo dentro de la estructura organizacional.



La vinculación de un candidato a la compañía por creación de cargo, cubrimiento de un cargo permanente o trabajo temporal, deberá ser aprobada previamente por la Gerencia de Operaciones o la Gerencia de Proyectos, o en su defecto por la Gerencia Gerencial.



Con el fin de velar por oportunidades de desarrollo y promoción para nuestros colaboradores, siempre que se presente una vacante, deberá darse preferencia al personal interno; toda vez que cumplan con los parámetros exigidos por el cargo.

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

Cuando se habilita una vacante y se pretende cubrirla con personal interno; se debe garantizar que cumplan con todas las etapas del proceso de selección.



Cualquier proceso de selección deberá realizarse con mínimo dos (2) candidatos. Ello permite obtener mejores parámetros de comparación para la toma de decisiones.



Sólo por excepción, previamente consultado con la Gerencia de Operaciones o la Gerencia de Proyectos, se permitirá el reingreso de personal y la vinculación de familiares.



Todo proceso de selección a nivel de los centros productivos en obras, se hará con la participación directa de las siguientes personas: Asistente Administrativo, Administrador de obra y Director de obra. Finalmente la Dirección de Gestión Humana aprueba el ingreso del personal una vez el candidato cumpla con todas las etapas del proceso de selección que apliquen para obra.



Se debe procurar que el ingreso de personal se haga efectivo los días 1 y 16 de cada mes.



Todo proceso de selección debe estar basado en el perfil del cargo y en los requisitos exigidos para el desempeño de la labor y no podrá contener requerimientos que no estén asociados a la función.



Una vez finalizado el proceso de selección, se debe informar a los candidatos que no fueron favorables, el resultado del proceso, mediante llamado telefónico o correo electrónico.



En el proceso de selección de personal administrativo, participa de forma directa la Dirección de Gestión Humana y la Gerencia que presenta la vacante. El ingreso de este personal debe contar con el aval de la Gerente de proyectos y/o Gerente de Operaciones.



Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana promover, asesorar y hacer seguimiento a la implementación y efectiva ejecución del proceso de reclutamiento y selección de personal.



Cualquier modificación a los formatos y manuales correspondientes al proceso de selección, deberá ser gestionada a través del equipo de Gestión Integral para su respectivo análisis, validación y formalización.

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

En caso de cargos vacantes correspondientes a reemplazo o suplencias, para los cuales ya se cuente con candidatos que hayan desempeñado labores similares, se podrá prescindir de desarrollar un nuevo proceso de selección, toda vez que exista registro del proceso de selección y del desempeño que valide su idoneidad para el cargo.



Se debe garantizar que el personal a vincular, apruebe las etapas del proceso de selección, con base en el procedimiento de reclutamiento y selección.



Personal de Obra: Cuando el salario del cargo a cubrir es igual o superior a un $ 1.500.000, el ingreso del candidato debe ser aprobado inicialmente por la obra y luego por el Gerente de Proyectos y/o Gerente de Operaciones. Para los casos con salario inferior a $ 1.500.000, el ingreso será avalado inicialmente por la obra y posteriormente por la Directora de Gestión Humana.



Personal Administrativo: Todos los ingresos deben ser aprobados por el Gerente de proyectos y/o Gerente de Operaciones



Cuando el candidato a vincular, no cumple con alguno de los criterios de aceptación (perfil, proceso de selección, entre otras), pero se decide su contratación por solicitud expresa del Gerente o Director del área, se debe registrar en el formato: control de ingreso del personal, el visto bueno del Gerente de Proyectos y/o Gerente de Operaciones

1.4

DEFINICIONES • Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. NOTA 1: Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos. NOTA 2: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad. Riesgo combinación de la probabilidad de que ocurran una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos. • Riesgo Alto: Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias.

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• Riesgo Medio: El evento podría ocurrir en algún momento. • Riesgo Bajo: El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales. •

Gestión del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo. • Competencia: Nivel de conocimiento de una persona valorada a partir de su educación, formación, experiencia y habilidades. • Competente: Persona experta o conocedora de su disciplina o técnica, con capacidades y aptitudes para ocuparse de ella. • Conocimientos: Aprendizajes adquiridos durante la experiencia que permiten complementar saberes frente a una disciplina certificada (constituyen conocimientos en idiomas, manejos de software, cultura). • Convocatoria: Anuncio en el cual se especifican las condiciones del cargo y se invita a las personas que cumplen con el perfil a participar en un proceso de selección. • Educación: Proceso multidireccional mediante el cual se transmiten conocimientos, valores, costumbres y formas de actuar frente a una disciplina o técnica debidamente certificado por una institución en profesional, técnico, tecnólogo y escolar. • Examen de ingreso: Es la evaluación médica general que se le hace a cada trabajador para saber en qué condiciones se encuentra, constatar que esté debidamente sano, o con mínimas alteraciones de la salud y que las tareas a realizar no lo afecten. • Experiencia: Forma de conocimiento o habilidad derivados de la observación, de la vivencia de un evento o proveniente de las cosas que suceden en la vida laboral. Se refiere al conocimiento procedimental (cómo hacer algo) adquirido durante el tiempo laboral. • Formación: Estudios y aprendizajes encaminados a la inserción de conocimientos, actualización laboral y complemento educativo, con el fin de aumentar y adecuar el conocimiento y habilidades actuales aumentando las competencias que le permitan una actualización permanente del trabajador al puesto de trabajo que desempeña. • Grado de ajuste al perfil: Nivel en el cual se encuentra una persona para desempeñar un cargo, de acuerdo con los requisitos del mismo. 13

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• Idóneo: Persona que cumple con los requisitos necesarios para ejercer un determinado cargo. • Proceso de referenciación: Verificar las referencias laborales que relaciona el candidato en su hoja de vida para conocer el concepto de sus anteriores empleadores frente a su desempeño y verificar la causa de retiro. Así mismo se verifican referencias personales para validar el concepto de las personas allegadas al candidato. • Proveedor: Personas naturales o empleadores externas como head hunters, empresas temporales, que participan en el proceso de selección cuando sea requerido, participación en cuanto a pruebas psicotécnicas, assessment center, entrevistas en el caso de cargos de alto nivel y de acuerdo a decisiones gerenciales. • Prueba de conocimiento o de capacidad: Constituyen las pruebas técnicas, psicométricas, pruebas de personalidad y técnicas de simulación. Estas pruebas son realizadas de acuerdo a la categorización de cargos y características del mismo. • Reclutamiento: Conjunto de procedimientos utilizados candidatos con potencial para ocupar los cargos vacantes.

para atraer a los

• Requerimiento de personal: Solicitud de personal a ocupar un cargo determinado de acuerdo a las necesidades generadas e identificadas al interior de la obra o sede administrativa. • Selección: Proceso mediante el cual se elige la persona indicada, que se destaca en otras por la competencia que tiene para desempeñar un cargo. • Vacante: Cargo a cubrir dentro de la organización. • Visita domiciliaria: Sirve para confrontar lo visto en los puntos anteriores del proceso y conocer de primera mano sobre la calidad de vida y las relaciones del aspirante en su hogar.

1.5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 

Rubí Consuelo Mejí Quijano, Administración de riesgos, Un enfoque empresarial, Medellín, Fondo Editorial Universidad EAFIT, 2006, pp. 37-39



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Guía para la administración del riesgo, Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites.

1.6 FUENTES DE INFORMACIÓN EXTERNA CONSULTA DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN QUE SE REQUIERE CONSULTAR

FUENTE DE INFORMACIÓN

Bolsas de empleo

Universidades Hojas de vida

Referidos/ convocatoria interna

Consulta de infracciones de tránsito y comparendos

UBICACIÓN O RUTA DE ACCESO

FRECUENCIA DE RESPONSABL CONSULTA E

www.elempleo.com www.computrabajo.co m Agencia pública de empleo SENA Bolsa de empleo y páginas web de diferentes Cada vez que se universidades de la reciba la ciudad. requisición de gestionhumana@latinco personal. sa.com

Líder a quien se le asigna el proceso

Para el caso de obras, las hojas de vida se envían al correo electrónico del administrador y/o director de la obra.

La consulta se https://www.medellin.g realiza a los ov.co/qxi_tramites/Con candidatos que SIMIT (Sistema sultarHistorialConducto aplican a los integrado de r.do#. cargos de: información sobre conductores de multas y vehículo http://www.terysoftwar sanciones por (camioneta, e.com/tramites/simitinfracciones de volqueta) y por-cedula.html tránsito) operadores de equipos, mensajero)

Líder a quien se asigna el proceso

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Consulta de antecedentes

Informe proveedor

Verificación de referencias laborales y personales

Información suministrada por el candidato y que se encuentra relacionada en su hoja de vida.

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Se realiza la consulta cuando el candidato Dirección de El informe se recibe por avanza Gestión correo electrónico positivamente en Humana el proceso de selección. La verificación de Este proceso debe referencias se realiza realizarse con los Líder a quien vía telefónica. candidatos que se asigna el Formato de verificación más se ajustan al proceso perfil (máximo 2). de referencias Cada vez que reciba requisición personal o creación de nuevo cargo.

se la de Líder la proceso un

Manual de descripción y análisis de cargo

Carpeta pública

Drive

Informes de procesos de selección tercerizados

Informe proveedor

Informe de selección, Dirección entregado por el Cada vez que se Gestión proveedor (correo solicita el servicio Humana electrónico e impreso).

1.7 REQUISITOS LEGALES: REQUISITOS LEGALES NORMA/AÑO OBJETO DE EMISIÓN

TEMA Disposiciones generales para la Protección de datos personales Ley de Habeas Data: toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

Ley Estatutaria 1581 de 2002

Protección personales Data)

Decreto reglamentario 1377 de 2013

datos (Habeas

"Desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma".

AUTORIDAD QUE LA EMITE

Congreso de la República

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1.8 RIESGOS DEL PROCESO 1.8.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

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1.8.2 MATRIZ DE RIESGOS Clase de riesgo Tipo de riesgo

Riesgo Operativo

Interno (Empresa)

Externo (Entorno)

Calificación Riesgo Probabilidad Impacto No contar con el personal a vincular para la fecha requerida por tener pocas hojas de vida que cumplan con los requisitos mínimos establecidos No contar con el personal a vincular para la fecha requerida porque el personal no fue solicitado con el tiempo mínimo requerido para realizar el proceso Selección de candidatos que no cumplan con las competencias necesarias para desempeñar el cargo por causa de una selección apresurada o por vincular personal que no haya pasado por todos los filtros del proceso de selección Selección de candidatos que no cumplan con las competencias necesarias para desempeñar el cargo por la no aplicación de pruebas técnicas y psicotécnicas necesarias durante el proceso de selección

Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Acciones

Construir una base de datos con personal apto para diferentes cargos, de manera que pueda ser consultada cada vez que se requiera cubrir una vacante

Concientizar a los líderes de los procesos sobre el tiempo en el cual se debe solicitar el personal

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Realizar procesos de selección que incluyan evaluación técnica y psicológica, velar porque los jefes directos se sientan seguros del personal que están avalando

Riesgo Operativo

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Contratar con antecedentes de tipo mental, laboral.

Riesgo Medio

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Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Aplicar a todo el personal mínimo una evaluación psicológica. Consultar los antecedentes de todos los candidatos a vincular

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1.9 DESARROLLO DEL PROCESO ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

Identificar la necesidad de personal para el cargo requerido. En obra el administrador, divulga la necesidad con los requerimientos específicos del perfil y se da inicio al proceso de reclutamiento de hojas de vida. Diligenciar y dar trámite al formato de requisición de personal (Personal Administrativo de Obra oficinas) y/o control de ingresos (obras)

Publicación de la convocatoria y consulta de fuentes de reclutamiento

El líder de área o responsable del proceso comunica la necesidad de personal mediante el formato de requisición de personal (Personal Administrativo de Obra oficinas)) y/o control de ingresos (obras), a la Dirección de Gestión Humana, quien revisa el contenido y valida que el formato cuente con el visto bueno del Gerente de Proyectos, Gerente General y/o Director de obra. En obras se define el proceso con el candidato más opcionado, avalado por el Director de obra. Validar que en la obra, existan hojas de vida de personal referido o de la zona. De acuerdo al perfil solicitado se debe validar sí existen colaboradores internos que puedan suplir la vacante. En oficina Central de acuerdo al perfil se habilitará el proceso a través de promoción interna o fuentes de reclutamiento externo definidas por la empresa.

En oficinas: Área solicitante del cargo a cubrir En obras: Administrador de obra

En oficinas: Jefe de Desarrollo Organizacional

En obras: Administrador de obra

FO-S-02-13 Formato de requisición de personal

FO-S-02-10 Control ingreso de personal

Correo electrónico Comunicado interno Fuentes de reclutamiento

Análisis de hojas de vida y preselección de candidatos

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Las hojas de vida preseleccionadas, ya sea por convocatoria interna, fuentes de reclutamiento, personal referido o de la zona, deberán ser consistentes con el perfil del cargo (formación, experiencia, habilidades). En caso de seleccionarse una hoja de vida que no se ajuste al perfil, esta deberá contar con la aprobación del Director de obra y/o Gerente General o de Proyectos. Luego de preseleccionadas las hojas de vida, se debe contactar a los candidatos a través de llamada telefónica.

Citación de los candidatos preseleccionados

Para el caso de las obras, el administrador debe garantizar que los candidatos citados, diligencien el formato consentimiento informado antes de dar inicio al proceso Realizar entrevista grupal o individual según el caso, en oficinas y obras. Registrar los resultados en el formato establecido.

Entrevista de selección de personal

Tener en cuenta a que cargos le aplica la realización de la entrevista según tabla de niveles de cargos. Ver documento de apoyo DA-S-02-4 Valoración y niveles de cargo. Durante la entrevista es importante validar que el candidato tenga definida su situación militar y que cuente con los documentos requeridos para la vinculación en caso de aprobar el proceso (cédula,

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En oficinas: Jefe de Desarrollo Organizacional /Dirección de Gestión Humana / Área solicitante

N/A

En obras: Administrador de obra

En oficinas: Jefe de Desarrollo Organizacional

FO-S-02-42 Consentimiento informado

En obras: Administrador de obra

En oficinas: Jefe de Desarrollo Organizacional Dirección de Gestión Humana / Área solicitante

En obras: Administrador de obra

FO-S-02-39 Entrevista individual Personal operativo FO-S-02-14 Entrevista individual personal administrativo FO-S-02-15 Entrevista de preselección grupal

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licencia otras).

conducción,

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entre

De acuerdo al caso se pueden realizar entrevistas individuales y grupales en compañía del jefe inmediato. - Consulta de licencias e infracciones de tránsito: Para el caso de conductores y operadores, los Administradores de obra deben validar el estado de la licencia y consultar si el candidato cuenta con infracciones de tránsito. El resultado de la consulta debe archivarse en la hoja de vida del empleado, con base en el DA-S02-132. Instructivo para el archivo de hojas de vida

Consulta de antecedentes, licencias e infracciones de tránsito

Para estos cargos se le debe enviar a la Auxiliar de vinculación la copia de la licencia de conducción, al momento de enviar el control de ingresos. - Si el candidato cuenta con la documentación (licencia vigente y sin infracciones) completa, el Administrador de obra debe enviar al correo de la Auxiliar de vinculación, copia de la cédula del candidato (legible, ampliada al 150%), a través del formato de control de ingreso. Este formato debe estar diligenciado en su totalidad. - Consulta de referencias sociales: se realizará a través de Gestión Humana con el apoyo de un tercero. Este tiempo empieza a contar desde el momento en que la Auxiliar de vinculación radica la solicitud en el sistema.

En oficinas: Auxiliar de Vinculaciones

FO-S-02-10 Control ingreso de ingreso

Copia del reporte virtual del SIMIT En obras: Administrador de obra

Copia de la licencia de conducción

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El Administrador de obra debe garantizar, que los candidatos al cargo conductor y operador de maquinaria realicen las pruebas técnicas correspondientes. En caso de que la prueba no este creada, se debe solicitar a la DGH la formalización de la prueba en compañía del responsable del área de operaciones. Programar y aplicar las pruebas técnicas de acuerdo al cargo

Para la aplicación de las pruebas técnicas se debe tener en cuenta el formato DA-S-02-4 Valoración y niveles de cargo. Tanto en oficinas como en obras, las pruebas se deberán calificar y analizar en un tiempo inferior a una semana. El solicitante del cargo analizará los resultados de la prueba y comunicará la continuidad o no del candidato, al área de gestión humana. Teniendo en cuenta que en las obras no existe un proveedor avalado para la aplicación e interpretación de las pruebas, no será necesario su uso. Tener en cuenta el formato DA-S-02-4 Valoración y niveles de cargo.

Aplicación de pruebas psicotécnicas

La DGH, aplicará las pruebas psicotécnicas para el personal de oficina y de obra cuando sea necesario, con base en el formato DA-S-02-4 Valoración y niveles de cargo. La responsable de Gestión Humana analizará los resultados de las pruebas psicotécnicas y comunicará la continuidad o no

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En oficinas: Jefe de Desarrollo Organizacional Área de Equipos /Solicitante del cargo

En obras: Administrador de obra/ Solicitante del cargo

En oficinas: Jefe de Desarrollo Organizacional

En obras: Administrador de obra

FO-S-02-23 a FO-S-02-44 Evaluación de conocimientos técnicos para operadores

Carta de agradecimiento

Pruebas psicotécnicas Carta de agradecimiento

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del candidato, a través de la carta de agradecimiento o llamada telefónica Se deben consultar como mínimo las 2 últimas referencias laborales y 2 referencias personales. Este proceso solo aplica para el personal de oficinas y personal administrativo en obra. Ver documento de apoyo DA-S-02-4 Valoración y niveles de cargo. Referenciación laboral y personal

Anunciar al o los candidatos la continuidad en el proceso

Solicitud exámenes médicos

Para el caso de las referencias laborales se debe garantizar la consulta del desempeño del candidato, preferiblemente a través de quien fue su jefe inmediato. Para el caso de las referencias personales se debe evitar la consulta a familiares

Informar a los candidatos que fueron seleccionados, el proceso a seguir para la vinculación a la empresa

En obra, una vez el candidato aprueba las etapas anteriores del proceso de selección, el Administrador de obra debe gestionar la realización de los exámenes médicos. El resultado de los exámenes médicos debe enviarse al área de SST para su revisión. Deben remitirse al correo de la Médica laboral con copia a la Auxiliar de vinculación Ella tendrá 24 horas hábiles para emitir el resultado

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En oficinas: Jefe de Desarrollo Organizacional

FO-S-02-40 Verificación de referencias laborales FO-S-02-41 Verificación de referencias personales

N.A

En obras: Administrador de obra

En oficinas: Auxiliar de vinculaciones N.A En obras: Administrador de obra

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Una vez el examen médico aprobado, se le anuncia candidato su elección, telefónica, acordando fecha ingreso para programar vinculación.

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es al vía de su

Se envía solicitud de documentos y se continúa con las afiliaciones correspondientes.

Anuncio decisión final del proceso/ Solicitud de documentos

A los candidatos que obtuvieron un puntaje inferior en el proceso, se les debe anunciar la respuesta del proceso y agradecer su participación en él, solo después de estar seguros que el candidato seleccionado es apto según exámenes médicos de ingreso. En caso de que el candidato seleccionado no sea apto según exámenes médicos, se le debe anunciar su no aceptación, mediante carta de agradecimiento, verbalmente o a través de llamada telefónica, sin especificar el motivo de descarte. En este caso se retomará el proceso de los candidatos que participaron, en el orden del puntaje obtenido (mayor a menor) para dar continuidad con el proceso de la vacante por cubrir.

En oficinas: Dirección de Gestión Humana

En obras: Administrador de obra

FO-S-02-11 Solicitud documentos de ingreso

Carta de agradecimiento

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1.10 REGISTROS CÓDIGO

NOMBRE Requisición de personal

FO-S-02-13

Control de ingreso de personal Entrevista Individual Personal Administrativo Entrevista Individual Personal Operativo

FO-S-02-10

FO-S-02-39

FO-S-02-14

Entrevista de preselección grupal

FO-S-02-15

Evaluación de conocimientos técnicos para operadores

FO-S-02-16

Verificación de referencias laborales

FO-S-02-40

Verificación de referencias personales

FO-S-02-41

RESPONSABLE Dirección de Gestión Humana Administrador de obra y/o secretaria

Restringido

Dirección de Gestión Humana Clasificado Administrador de obra y/o secretaria. Dirección de Gestión Humana Administrador de obra y/o secretaria Dirección de Gestión Humana Administrador de obra y/o secretaria Dirección de Gestión Humana Administrador de obra y/o secretaria

Dirección de Gestión Humana

ALMACENAMIENTO Forma Orden Ubicación archivo Física en Por tema hoja de en hoja de Oficinas vida vida Física en hoja de Por tema Oficinas vida

ACCESO

General

Física en AZ cuando no Cronológico pasa en AZ. Por proceso. En tema en hoja de hoja de vida cuando vida se vincula Física en AZ cuando no pasa proceso. En hoja de vida cuando se vincula Física en AZ cuando no pasa proceso. En hoja de vida cuando se vincula Física en AZ cuando no pasa proceso. En hoja de vida cuando se vincula Física en AZ cuando no pasa proceso. En hoja de vida cuando se vincula

1.11 ANEXOS 

DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

Oficinas

Obras

Cronológico en AZ. Por tema en hoja de vida

Oficinas

Cronológico en AZ. Por tema en hoja de vida

Oficinas

Cronológico en AZ. Por tema en hoja de vida

Oficinas

Cronológico en AZ. Por tema en hoja de vida

Obras

Oficinas

TIEMPO Conservación Disposición Indefinido en hoja de vida Indefinida

Archivo activo y/o inactivo Archivo activo y/o inactivo

Dos años en AZ. Indefinido en hoja de vida

Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo

Dos años en AZ. Indefinido en hoja de vida

Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo

Dos años en AZ. Indefinido en hoja de vida

Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo

Dos años en AZ. Indefinido en hoja de vida

Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo

Dos años en AZ. Indefinido en hoja de vida

Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo

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2. PROCESO DE VINCULACIÓN 2.1 OBJETIVO Velar por el mantenimiento de sanas relaciones entre empleador y empleado, minimizando los riesgos para la empresa garantizando el cumplimiento de la legislación laboral aplicable y dando cumplimiento de los requisitos para la vinculación del personal (documentos, contratos, formatos, exámenes, afiliaciones) hasta su retiro.

2.2 ALCANCE Este proceso inicia con la confirmación de la vinculación de un nuevo empleado hasta el retiro del mismo. Incluye las actividades de afiliación a la seguridad social, riesgos profesionales, caja de compensación y seguro de vida; firma del contrato laboral y otros documentos que formalizan la relación laboral; definición de política salarial; pago de nómina, prestaciones sociales y extralegales; establecimiento de políticas relacionadas con la administración del personal, su formalización y cumplimiento; atención y control de procesos legales; ejecución de procesos disciplinarios, desvinculación del personal; archivo de historia laboral de los empleados y todas las demás actividades asociadas con la relación entre empleador y trabajador para Latinco S.A y/o sus asociaciones donde la empresa tenga la representación líder.

2.3 POLÍTICAS •

La vinculación de un candidato a la compañía por creación de cargo, cubrimiento de un cargo permanente o trabajo temporal, deberá ser aprobada previamente por la Gerencia de Proyectos, Gerencia de Operaciones o la Gerencia General de la Compañía, o en su defecto por la Gerencia o Dirección que esté involucrada en dicho proceso.

•

Personal de Obra: Cuando el salario del cargo a cubrir es igual o superior a $ 1.500.000, el ingreso del candidato debe ser aprobado inicialmente por la obra y luego por el Gerente de Proyectos o Gerente de Operaciones. Para los casos con salario inferior a $ 1.500.000, el ingreso será avalado inicialmente por la obra y posteriormente por la Directora de Gestión Humana.

•

Personal Administrativo: Todos los ingresos deben ser aprobados por el Gerente de Proyectos o Gerente de Operaciones. 28

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•

Cuando el candidato a vincular, no cumple con alguno de los criterios de aceptación (perfil, proceso de selección, entre otras), pero se decide su contratación por solicitud expresa de las Gerencias o Director del área, se debe registrar en el formato: control de ingreso del personal, el visto bueno de la respectiva Gerencia.

•

Se debe garantizar que el personal a vincular, haya aprobado todas las etapas del proceso de selección, con base en el procedimiento de reclutamiento y selección.

•

Serán requisitos mínimos de ingreso, sin los cuales no podrá considerarse ninguna solicitud, los siguientes:

Edad mínima de vinculación: 18 años de edad. Tener definida la situación militar. Aprobar la consulta de referencias sociales y los exámenes médicos de ingreso. Además de los definidos en el formato FO-S-02-11 Solicitud documentos de ingreso

•

Sólo por excepción, previamente consultado con el Gerente de Proyectos o el Gerente de Operaciones, se permitirá el reingreso de personal y la vinculación de familiares.

•

Se debe procurar que el ingreso de personal se haga efectivo los días 1 y 16 de cada mes.

•

Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana promover, asesorar y hacer seguimiento a la implementación y efectiva ejecución del proceso de vinculación.

•

Cualquier modificación a los procesos o documentos de la Compañía deberá ser gestionada entre SIG y Gestión Humana.

2.4 DEFINICIONES: •

Canal: Es el medio físico a través del cual fluye o circula el mensaje, corresponde generalmente a estímulos sensoriales.

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•

Afiliaciones Sistema General de Seguridad Social (SGSS): Requisito de ley que debe cumplir la empresa con cada empleado vinculado, antes de iniciar labores y así garantizar la atención en el SGSS.

•

Contrato Laboral: Documento escrito que soporta las condiciones laborales pactadas entre el empleado y la empresa, debidamente firmado por las partes.

•

SVE: Sistema de Vigilancia Epidemiológico, programa mediante el cual se controlan los riesgos ocupacionales que pueden afectar la salud del empleado.

•

Vinculación: Proceso mediante el cual se incorpora una persona a la empresa, para iniciar las labores requeridas, de acuerdo a las normas establecidas de Ley y requerimiento de la empresa.

2.5 FUENTES DE INFORMACIÓN EXTERNA INFORMACION QUE SE REQUIERE CONSULTAR Afiliaciones al Sistema de Seguridad Social del personal a ingresar

FUENTE DE INFORMACION Sispro Fosiga Ruaf

UBICACIÓN O RUTA DE ACCESO www.sispro.gov.co www.fosyga.gov.co www.ruaf.gov.co

Consulta de antecedentes

Procuraduría Policía nacional

www.procuraduria.gov. co www.policia.gov.co

Actualizaciones en Legislación Laboral

Respuestas Laborales

www.respuestaslaboral es.com.co

Afiliaciones y beneficiarios de subsidio

Página Comfenalco

www.comfenalco.com

FRECUENCIA DE CONSULTA

RESPONSABLE

Cada vez que se habilite el ingreso de personal

Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional

Cada vez que se habilite el ingreso de personal Cuando se requiere consultar temas específicos sobre legislación laboral Cada vez que ingresa personal y cuando el empleado requiere información sobre afiliaciones y cuota monetaria

Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional Auxiliar de Ingreso y Desarrollo Organizacional

Auxiliar de Ingreso y Desarrollo Organizacional

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MGH-S-02

Legislación aplicable

Régimen Laboral Documento impreso Colombiano

Siempre que se requiere aplicar proceso disciplinario o algún tema específico legal

Novedades en Legislación Laboral

Ministerio del Trabajo

www.mintrabajo.gov.co

Mínimo una vez a la semana

Dirección de Gestión Humana

actualícese.com.

Cuando se requiere consultar temas específicos sobre legislación laboral

Dirección de Gestión Humana

Legislación en general

Actualícese

Dirección de Gestión Humana

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MGH-S-02

2.6 REQUISITOS LEGALES Temática Respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de los colombianos Normatividad sobre la relación EmpleadorEmpleado Se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones Acoso Laboral

Comité de Convivencia Laboral

Norma

Número

Año de Emisión

Autoridad que lo emite

Art

Constitución Política de Colombia

N.A.

1991

Asamblea Nacional Constituyente

N.A

Cumplir con los derechos Siguiendo la indicación que fundamentales consagrados exige la constitución en la Constitución

Código sustantivo del Trabajo

N.A.

N.A

Todas las contenidas en el Siguiendo cada una de las Código indicaciones de Código

Ley

Congreso de Colombia

N.A

Todas las contenidas en la Siguiendo cada una de las Ley indicaciones de la Ley

Ley

1010

2006

Congreso

N.A

Resol

652

2012

Ministerio del trabajo

N.A

Obligación Específica

Como se hace el cumplimiento

Capacitando a los líderes de Generar mecanismos de los procesos sobre el acoso prevención al acoso laboral laboral. Divulgando el contenido de la Ley. Conformando el Comité, nombrando los representantes Conformar un Comité de del empleador y por votación Convivencia Laboral y los representantes de ponerlo en funcionamiento, empleado.Realizar reuniones con 2 representantes del trimestrales, atender quejas y empleador y 2 reclamaciones de los representantes del empleado, empleados, realizar con sus respectivos suplentes seguimiento y control a las situaciones que se presenten. Velar por la custodia de la

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información Comité. Comité de Convivencia Laboral

Resolución

1356

2012

Ministerio del trabajo

N.A

Licencia por Paternidad

Ley

755

2001

Ministerio de Medio Ambiente, Vivienda y Dllo

Actualización al Régimen Laboral Colombiano

Ley

789

2002

Congreso de Colombia

Licencia por luto

Ley

1280

2009

Congreso

N.A

Medidas en materia de control a la evasión y la elusión de aportes a la salud y pensión

Ley

1393

2010

Congreso

Art.30

Ley del primer empleo

Ley

1429

2010

Congreso

Art.20 Art.21 Art.22

que

reciba

Modificación Res.652 en Realizando los ajustes con cuanto a la composición, relación a la Resolución que número de Comités y modifica. Periodicidad de reuniones El trabajador debe tener Otorgar 8 días hábiles de mínimo 36 semanas licencia remunerada al ininterrumpidas de cotización trabajador hombre que a salud. Debe presentar recientemente haya tenido Registro Civil de Nacimiento bebé en los primeros 30 días para que sea reconocida por la EPS. Todas las contenidas en la Siguiendo cada una de las Ley indicaciones de la Ley Otorgar licencia por luto según aplique, de 5 días hábiles de licencia remunerada Art. 30. “Los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración”. Art. 20. Posibilidad de compensar vacaciones en dinero, hasta la mitad del tiempo correspondiente.Art.21. Los pagos parciales de cesantías, no requieren autorización del Inspector del

Se otorga licencia en el momento en que el empleado notifica fallecimiento de un familiar Siguiendo cada una de las medidas

Siguiendo cada una de las medidas

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MGH-S-02

Trabajo.Art.22Cambia el nombre del Reglamento Interno de Trabajo por Reglamento de Trabajo Sobre Retención en la Fuente

Ley

1607

2012

Ley de Libranza

Ley

1527

2012

Implementación del CREE / Aportes Parafiscales

Decreto

862

2013

Afiliación a ARL de contratos por prestación de servicios o trabajadores independientes

Decreto

723

2013

Estabilidad Laboral Reforzada

Sentencia

C-470

1997

Ministerio de Arts.4 Determina los ingresos Hacienda y ,5,6, laborales exentos de Crédito Público 331 Retención en la Fuente Deducir de los ingresos de la persona, el valor de la (s) Congreso N.A cuota (s) por libranza que haya adquirido con cualquier entidad A partir del 01 de mayo de 2013, no se realiza % de aporte sobre la nómina para pago de SENA e ICBF, para Ministerio de Arts.1 salarios inferiores a 10 Hacienda y y8 SMMLV. Crédito Público A partir del 01 de enero de 2014, no se realiza aportes en salud para salarios inferiores a 10 SMMLV. Establecer reglas para llevar a cabo la afiliación, cobertura Ministerio y pago de aportes en el Protección N.A sistema general de riesgos Social laborales de contratos por prestación de servicios o trabajadores independientes Proteger el derecho al trabajo Corte de la mujer en estado de N.A Constitucional embarazo. Se prohíbe despedir a un

Validando los ingresos mensuales por cada trabajador Si la persona hace la solicitud, se registra novedad en nómina y se procede con el descuento y el pago a la entidad

Validando el valor ingresos mensuales

los

Si dentro de las tareas a ejecutar por el Contratista (prestación de servicio por más de un mes) éste incurre en alto riesgo laboral, la empresa debe afiliarlo a la ARL No despedir mujer embazada hasta no finalizar su período de lactancia

Estabilidad Laboral Reforzada

Sentencia

C-531

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2000

Corte Constitucional

N.A

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empleado con fuero sindical sin antes haber sido levantado el fuero por un juez. Mientras la incapacidad o discapacidad no impida al trabajador desarrollar una actividad similar y/o acorde con sus capacidades, no se le puede despedir, puesto que la empresa para la cual trabajaba quien sufrió un accidente que lo llevó a ese estado, debe garantizarle la recuperación y ocupación si esto es posible

No despidiendo a una persona con alguna discapacidad si no ha sido pensionada por invalidez o se han surtido los mecanismos de recuperación y se ha declarado levantamiento de restricciones

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2.7 RIESGOS DEL PROCESO 2.7.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

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2.7.2 MATRIZ DE RIESGOS Clase de riesgo Tipo de riesgo

Interno (Empresa)

Riesgo Operativo

Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Acciones

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Contar con el soporte tecnológico para dar apoyo en la consulta de dichas páginas.

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Hacer énfasis al personal encargado, de la importancia de este proceso y si es necesario programar una capacitación sobre el tema.

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Gestionar con oportunidad, el apoyo del área de Gestión Humana en el proceso de afiliación.

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Garantizar la prestación de los exámenes médicos en las zonas donde se tiene operación.

Riesgo Probabilidad Impacto No poder validar la información en el SGSS ya que las páginas de consulta del SGSS se encuentren inactivas o en actualización

Retraso en la afiliación del personal por error al momento del diligenciamiento del formulario

Riesgo Operativo

Externo (Entorno)

Calificación

Retraso en la afiliación del personal por causa de la la entidad prestadora de salud o de pensión ya que no se encuentre disponible en la zona de ejecución de la obra.

Retraso en la realización de los exámenes médicos porque el candidato deba viajar a otro municipio o localidad a realizarse los exámenes de ingreso, porque en su zona no existe una entidad avalada para este trámite.

Riesgo Operativo

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Documentación incompleta porque el candidato no entregue oportunamente los documentos solicitados

MGH-S-02

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Desde el proceso de selección informar verbalmente cuáles son los documentos que se requieren para la vinculación en caso de aprobarse el proceso.

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2.8 DESARROLLO DEL PROCESO ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

Para dar inicio al proceso de vinculación, el administrador de obra, debe enviar a la Dirección de Gestión Humana el formato Control de ingreso FO-S-02-10, adjuntando la copia de la cédula del candidato.

Verificación de datos en el SGSS

En oficinas: Auxiliar de ingreso Para el personal de oficinas, el y Desarrollo proceso de validación, inicia con el Organizacional formato de requisición de personal FO-S-02-13 y con la entrega de los En Obra: otros documentos exigidos para el Administrador de ingreso de personal. Obra

La consulta se hace a través de las páginas del Fosyga y Sispro. En caso de presentarse alguna novedad se procede a contactar al respectivo asesor. Luego de validar la información del SGSS, se diligencia el formulario correspondiente según los siguientes casos: cambio de En oficinas: empleador, ingreso, cambio de Auxiliar de ingreso independiente a dependiente, Diligenciar y Desarrollo reingreso, entre otros. formato de Organizacional afiliación a la Si en la zona donde se ejecuta la SGSS En Obra: obra, no existe cobertura del fondo Administrador de de pensiones y/o EPS, la Auxiliar Obra de ingreso y Desarrollo Organizacional apoyará el proceso de afiliación desde la oficina central.

FO-S-02-10 Control Ingreso Personal FO-S-02-13 Requisición de personal

Correo electrónico Formularios del SGSS

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Se determinan los exámenes ocupacionales que debe realizar el candidato con base en el Profesiograma - DA-S-22-1 Si el cargo no se encuentra definido al interior del profesiograma, se deberá suspender la orden hasta que el Medico Laboral o el área SST determinen qué tipo de valoración deberá hacerse de acuerdo al panorama de riesgos del Cargo.

Realización de Exámenes Médicos

Verificar resultados Exámenes médicos laborales

Una vez definido el tipo de exámenes dentro de los requisitos de ingreso, se envía orden para el examen médico laboral previo a la verificación por parte del Administrador de Obra, del licenciamiento de la seccional de salud, y la competencia de los profesionales como médicos laborales

En oficinas: Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional Medico Laboral Latinco SA Medico Laboral IPS

En obras: Administrador de Obra

Medico Laboral Latinco SA Para el caso de las obras, la valoración médica deberá ser registrada en el documento Medico Laboral IPS FO-S-22-2 Concepto Aptitud Laboral diligenciada en su totalidad con la respectiva validación (Firmas). Este formato debe ser diligenciado por la entidad médica o en su defecto se revisará el registro similar manejado por la entidad de acuerdo a los requisitos de Ley. El resultado de los exámenes médicos debe enviarse al área de SST para su revisión. Deben En oficinas: remitirse al correo Auxiliar de ingreso medico.laboral@latincosa.com de la y Desarrollo Médica laboral con copia a la Organizacional Auxiliar de vinculación. Si el resultado emitido por la entidad, es “Apto con Restricciones” o “Apto con Recomendaciones”, la médica

DA-S-22-1 Profesiograma

Medico Laboral Latinco SA

FO-S-02-11 Orden exámenes médicos

FO-S-22-1 Consolidado Exámenes Médicos

FO-S-22-2 Concepto de aptitud laboral

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laboral debe especificar los riesgos a los que se expone la empresa con la vinculación del personal. Si se decide vincular el personal aún con estas recomendaciones, será responsabilidad del líder del proceso notificar la continuidad del proceso de vinculación. Una vez validado y aceptado el concepto se ingresa la información (Restricciones o Recomendaciones) del cargo en el documento FO-S-22-1. Consolidado Exámenes médicos, con el fin de que el área administrativa y de SST de obra y oficina, puedan garantizar las condiciones sanas y seguras del colaborador frente a los riesgos inherentes a su cargo. Se le hará entrega al colaborador de una copia del concepto de aptitud laboral. Si dentro de las “Recomendaciones” del Concepto de aptitud se define la obligación de un seguimiento o tratamiento médico de alguna preexistencia en el colaborador, la administración de obra conjuntamente con el área SST deberá realizar seguimiento al cumplimiento de las mismas. De igual forma, deberá aplicarse con las “Restricciones” que puedan tenerse con el Colaborador en la ejecución de ciertas actividades inherentes a su Cargo.

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En Obra: Administrador de Obra Gestor SST

FO-S-02-11 Solicitud Documentos de ingreso

Solicitar documentos de ingreso

Verificar documentos solicitados

Afiliación al SGSS

Diligenciar documentos de Contratación

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Se realiza formalmente la solicitud de documentos a la persona seleccionada para el proceso de vinculación formato solicitud documentos de ingreso FO-S-0211. Definir fecha de ingreso para coordinar logística de recepción del empleado nuevo. Se procede a la verificación de cada uno de los documentos recibidos, si están completos, se continúa con el proceso, de lo contrario se suspende el proceso hasta que la persona y/o el asistente de Gestión Humana en Obra u Oficina complete la documentación. Dado que los formularios de afiliación al SGSS, ya están definidos, se procede a radicarlos ante cada entidad por medio de los asesores o directamente en la entidad cuando sea el caso, para garantizar la cobertura y servicio de la persona a vincular. La fecha de ingreso a la empresa en estos formularios debe ser igual a la del contrato laboral y ficha laboral. Diligenciar y tramitar la ficha laboral, contrato laboral, formato de consignación de salarios y prestaciones sociales. En caso de requerirse revisión, ajustes o modificaciones a los contratos laborales estas serán realizadas por la Auxiliar jurídica

En oficinas: Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional En Obra: Administrador de Obra En oficinas: Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional En obras: Administrador de Obra En oficinas: Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional

Digitar toda la información recopilada de la persona vinculada en el sistema de nómina.

FO-S-02-11 Solicitud Documentos de ingreso

FO-S-02-11 Solicitud documentos de ingreso

Formularios SGSS radicados

En obras: Administrador de Obra En oficinas: Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional

FO-S-02-2 Ficha laboral

En obras: Administrador de Obra

Carta Autorización para Consignación salarios

Auxiliar jurídica Ingresar datos al Sistema de nómina

MGH-S-02

En oficinas: Asistentes y/o Analistas de Compensación

Contrato Laboral

Programa de nómina

Generar documentos de identificación corporativa

Crear Hoja de Vida (Carpeta del empleado)

2.9

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Se procede a generar documentos de identidad corporativa para todo el personal vinculado, tanto de obras como de oficinas administrativas (carné, u otro documento de identidad corporativa). Todos los formatos y documentos de ingreso solicitados conforme al formato: documentos de ingreso FO-S-02-11, al igual que los soportes de afiliación, se recopilan para crear la hoja de vida del empleado.

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En oficinas: Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional En oficinas: Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional En obras: Administrador de Obra

FO-S-02-2

Hoja de vida del Empleado A-Z que corresponda al grupo de empleados o carpeta que corresponda al empleado

REGISTROS ALMACENAMIENTO

CÓDIGO

Carné

NOMBRE

RESPONSABLE

Ficha Laboral

Gestión Humana y Administrador es de obra

ACCESO

Restringido

Forma archivo Medio Magnético

TIEMPO DE Conservaci ón

Orden

Ubicación

Cronológico en AZ

Archivo Medio magnético Gestión humana

Permanente

Gestión Humana

Permanente

Gestión Formato Humana y FO-S-02-10 Control de Restringido Administradores ingreso de obra

Físico

Cronológico en AZ Por tema en hoja de vida

Formato solicitud FO-S-02-11 document os de ingreso

Gestión Humana y Restringido Administradores de obra

Físico

Cronológico en AZ

Hoja de vida empleado

Permanente

Formato Gestión Humana y requisición FO-S-02-13 Restringido Administradores de de obra personal

Físico

Cronológico en AZ

Hoja de vida del empleado

Permanente

Disposición Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo

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Obra: Hoja de vida de empleado Concepto de Aptitud laboral

FO-S-22-2

N.A

N,A

Auxiliar de ingreso y Desarrollo Organizacional

Restringido

Lista de Chequeo para Gestión Humana y vinculació Restringido Administradores ny de obra registro de personal nuevo Auxiliar Jurídica, Gestión Contrato Restringido Humana y Laboral Administradores de obra Gestión Formato Humana y Consignaci Administradores Restringido ón de de obra salarios Informe proveedor de servicios

Gestión Humana y Administradore s de obra

General

Medio Magnético

Físico

Físico en hoja de vida

Oficinas Administrat Oficina: ivas Hoja de Vida y copia en AZ Obras Concepto de Aptitud laboral

Cronológico en AZ

Por tema en hoja de vida

Indefinido

Archivo activo inactivo

Permanente

Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo

Hoja de vida empleado

Permanente

Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo

Hoja de vida empleado

Permanente

Activo e inactivo

Dos años en AZ Indefinido en Hoja de vida

Dos años en AZ Indefinido en archivo inactivo

Gestión Humana

Oficinas AZ pestaña Administrat Selección ivas en la hoja de vida Obras

2.10 Anexos  

DA-S-02-132 - Instructivo para el archivo de hojas de Vida DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

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3. INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO DE PERSONAL 3.1 OBJETIVO: Dar a conocer a los colaboradores de la organización, la información corporativa, los procesos, procedimientos y funciones específicas con el fin de garantizar el proceso de adaptación a la empresa. 3.2. ALCANCE: Este proceso aplica para todo el personal vinculado, incluye desde la planificación de la inducción, re–inducción y entrenamiento, hasta la evaluación de las anteriores. 3.3. POLÍTICAS •

Es responsabilidad directa de la Dirección de Gestión Humana o del responsable del proceso en obra, realizar la inducción, re-inducción y entrenamiento específico de los colaboradores.

•

En obra se debe garantizar la inducción en el SGI, en SST y Gestión Ambiental.

•

La inducción general a la compañía se dará a todas las personas que se vinculen y deberá comprender información sobre: historia de la compañía, valores y competencias corporativas, estructura organizacional, misión, visión, clientes proveedores, aspectos normativos (Contrato de trabajo, Manual de políticas de comportamiento y convivencia, Reglamento interno de trabajo, Funciones y responsabilidades en SST, Política en Seguridad y Salud en el trabajo, componente y direccionamiento ambiental, gestión de riesgos, manejo ambiental del puesto de trabajo, plan de emergencias, mapa de procesos del SGI, salario, prestaciones legales y extralegales, préstamos, pólizas establecidas para beneficio del colaborador, entre otras).

•

La inducción se programa 2 veces por mes en oficina central, los cinco primeros días de cada mes (del 1 al 5) o los 3 primeros días de la segunda quincena (del 16 al 18), en caso de tratarse de un ingreso extemporáneo (fechas no establecidas), se programará inducción extemporánea con el personal requerido.

•

Es responsabilidad directa de la Dirección de Gestión Humana y de los Administradores de obra realizar la evaluación de la inducción luego de su ingreso a la compañía. Dicha evaluación pretende medir la atención y capacidad de aprendizaje del empleado, así como el grado de adaptación a la cultura de la empresa, sus costumbres, políticas y demás aspectos vitales. Es 46

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responsabilidad directa del jefe inmediato realizar el entrenamiento específico en el cargo, con el apoyo y orientación de la Dirección de Gestión Humana. El Jefe inmediato es quien debe orientar los resultados de desempeño desde este proceso, por tal motivo deberá elegir a la persona idónea en su área y el tiempo necesario para que el entrenamiento sea efectivo y se pueda garantizar un desempeño exitoso. •

El entrenamiento específico en el cargo se dará a todos los colaboradores vinculados, igualmente se ofrecerá entrenamiento a todas las personas que sean promovidas. Éste proceso pretende analizar la dimensión del cargo en cuanto a: responsabilidades directas, políticas, relaciones de dependencia entendidas como: a quien le reporta y quienes le reportan (si es el caso), procedimientos operativos y administrativos establecidos para el adecuado desarrollo de la gestión que se le está encargando, responsabilidad por presentación de informes, periodicidad, metodología, relaciones con otras dependencias de la compañía, información adicional que requiera conocer la persona con relación a su proceso, gestión que desempeña dentro del conjunto de las actividades del área en particular.

•

Es responsabilidad de Gestión Humana promover, asesorar y hacer seguimiento a la implementación y efectiva ejecución del proceso “Inducción, Re inducción” y/o Entrenamiento de personal.

•

Cualquier modificación a los procesos de la compañía deberá ser gestionada a través del área de Gestión Humana y del Sistema de Gestión Integral para su respectivo análisis, validación y formalización.

3.4 DEFINICIONES: •

Capacitación: Es el conjunto de actividades mediante las cuales se posibilita, transfiere y habilita al talento humano, para la aplicación efectiva del conocimiento y habilidades técnicas, a su puesto de trabajo.

•

Entrenamiento: Asegurar el conocimiento técnico del colaborador sobre las responsabilidades de su cargo y de los procesos en los cuales interviene (por ejemplo: Manejo de software, operación de equipos, ejecución de un trabajo especial, entre otros).

•

Inducción: Es el proceso inicial por medio del cual se proporcionará al nuevo empleado la información básica que le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo, las competencias corporativas de la empresa, misión, visión, objetivos estratégicos, políticas, horarios laborales, días de descanso, días de pago, prestaciones, historia de la empresa, servicios al personal, sistema de 47

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gestión, servicio al cliente, visita a instalaciones, programas especiales y servicio de medicina preventiva, entre otros puntos. Este proceso de adaptación se da tanto en el puesto de trabajo como en la empresa. •

Re-inducción: Es el proceso periódico de retroalimentación sobre todas las generalidades de la empresa, proporcionando a los empleados la información necesaria y actualizada de la empresa, en cuanto a todas las actividades relacionadas en el proceso de inducción, entre otros puntos.

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3.5 REQUISITOS LEGALES:

CONTROLES REQUISITOS LEGALES

TEMA

Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional – Requisitos

Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

NORMA/AÑO DE EMISIÓN

OBJETO

AUTORIDAD QUE LA EMITE

OHSAS 18001 - 2007 Norma de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional

Implementación y operación - 4.4.2 Competencia, formación y toma de consciencia " La organización debe identificar las necesidades de entrenamiento asociadas con sus riesgos S&SO y su sistema de gestión S&SO. Debe proporcionar entrenamiento o tomar otra acción para alcanzar estas necesidades, evaluar la efectividad del entrenamiento o acción tomada, y mantener los registros asociados".

ICONTEC

Decreto 1072 de 2015

Capítulo 6 - Artículo 2.2.4.6.11. Capacitación en seguridad y salud en el trabajo – SST. "El empleador o contratante debe definir los requisitos de conocimiento y práctica en seguridad y salud en el trabajo necesarios para sus trabajadores, también debe adoptar y mantener disposiciones para que estos los cumplan en todos los aspectos de la ejecución de sus deberes u obligaciones, con el fin de prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Para ello, debe desarrollar un programa de capacitación que proporcione conocimiento para identificar los peligros y controlar los riesgos relacionados con el trabajo, hacerlo extensivo a todos los niveles de la organización incluyendo a trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión, estar documentado, ser impartido por personal idóneo conforme a la normatividad vigente".

Ministerio del trabajo

Desarrollo y ejecución del SGSSTA

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Guía del sistema de seguridad, salud en el trabajo y ambiente para contratistas/ Diciembre de 2014

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2.5 Capacitación y Entrenamiento " Toda empresa contratista, en armonía con las disposiciones legales, debe demostrar la existencia de su Programa de Capacitación y Entrenamiento en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente. El programa de capacitación y entrenamiento incluye: • Una identificación de las necesidades de entrenamiento en el SG-SSTA, de acuerdo con las competencias requeridas por cargo y su actualización frecuente de acuerdo con las necesidades de la empresa • Registros del personal capacitado, • Contenido de los cursos, • Evaluación de la efectividad del entrenamiento, • Validación en campo de la aplicación de competencias para tareas críticas, de acuerdo con su priorización de riesgos y evaluación de los capacitadores" 2.6 Programa de Inducción y Reinducción en -SSTA"El programa de Inducción y reinducción en -SSTA, que se realiza a todo el personal, debe estar por escrito e incluir como mínimo: generalidades de la empresa, aspectos generales y legales en Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente, políticas de no: alcohol, consumo de sustancias psicoactivas y fumadores, políticas de seguridad, salud en el trabajo y ambiente, reglamento de higiene y seguridad industrial, funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo, plan de emergencia, factores de riesgo y sus controles, aspectos e impactos ambientales inherentes al cargo, procedimientos seguros para el desarrollo de la tarea, derechos y deberes del sistema de riesgos laborales, entre otros. La reinducción debe ser de manera periódica o cuando se

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realiza cambio de sitio de trabajo, cambio de cargo, cambios en los procesos o cuando no se evidencia conocimiento de los aspectos básicos del SG-SSTA. La cobertura de la inducción y reinducción al personal debe ser del cien por ciento enfocada a los aspectos generales de la empresa que no estén incluidos en el programa de reentrenamiento y de esto se deben tener los registros escritos correspondientes. Se debe evaluar la efectividad de la inducción y reinducción de todo el personal"

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3.6 RIESGOS DEL PROCESO 3.6.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

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3.6.2 MATRIZ DE RIESGOS PROCESO DE INDUCCIÓN - REINDUCCIÓN Clase de riesgo Tipo de riesgo

Riesgo Operativo

Interno Externo (Empresa) (Entorno)

Calificación Riesgo Probabilidad Impacto

Inicio de labores del personal nuevo sin la inducción pertinente por la premura de los procesos por el ingreso del personal requerido para comenzar a ejecutar actividades propias de su puesto de trabajo.

Inicio de labores del personal nuevo sin la Inducción pertinente por la falta de disponibilidad de tiempo por parte de las personas encargadas de dictar los diferentes temas de la inducción

No se logra la efectividad esperada en el proceso de inducción, respecto a los conocimientos que debe asimilar el nuevo persona porque no hay suficiente claridad en los expositores

Evaluación Riesgo

Riesgo Medio

Riesgo Alto

Opciones de Manejo

Acciones

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

En caso de no cumplir con el plan de inducción en el momento inmediato del ingreso, Gestión Humana con apoyo del jefe inmediato, debe garantizar que éste se lleve a cabo como máximo en 15 días posteriores al ingreso

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Informar de manera anticipada a las personas involucradas en el proceso de inducción sobre las fechas de los próximos ingresos de personal; esto con el fin de realizar una programación previa que garantice la disponibilidad de tiempo para dicha actividad.

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Se valida de manera previa que el personal asignado para dictar los temas propios del programa de inducción, cuente con amplia experiencia dentro de la organización y esté en la capacidad de resolver las diversas inquietudes que se presenten. Posteriormente se realiza la evaluación de la inducción y se refuerzan aquellos temas en los que se observan brechas.

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3.6.3 MATRIZ DE RIESGOS PROCESO DE ENTRENAMIENTO Tipo de riesgo

Riesgo Operativo

Clase de riesgo Interno Externo (Empresa) (Entorno)

Calificación Riesgo

Incumplimiento del plan de entrenamiento establecido para el cargo (parcial o total) por la premura de los procesos por el ingreso del personal requerido para comenzar a ejecutar actividades propias de su puesto de trabajo.

Incumplimiento del plan de entrenamiento establecido para el cargo (parcial o total) por la falta de disponibilidad de tiempo por parte de las personas encargadas de dictar los diferentes temas del plan de entrenamiento.

Probabilidad Impacto

Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Acciones En caso de no dar inicio al plan de entrenamiento programado en los primeros días luego de haber ingresado el personal; Gestión Humana, con apoyo del jefe inmediato, debe garantizar que éste tenga su inicio como máximo en 15 días después de haber ingresado. Se informa de manera anticipada a las personas involucradas en el plan de entrenamiento sobre las fechas y el personal que ingresará; esto con el fin de coordinar de manera previa los espacios y temas, garantizando de esta manera la disponibilidad de tiempo.

Riesgo Operativo

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Incumplimiento del plan de entrenamiento establecido para el cargo (parcial o total) porque para algún tema que deba ser abordado en el plan de entrenamiento, no existe una persona dentro de la organización que lo domine en su totalidad.

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Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Se detectan con anterioridad los temas críticos para los cuales no haya un conocimiento profundo dentro de la organización, se gestiona la capacitación externa y se deja documentada la información, para ser utilizada nuevamente cuando sea requerida.

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3.7 DESARROLLO DEL PROCESO ACTIVIDADES

Programar Inducción

Programar Reinducción

Desarrollar Inducción y Reinducción

OBSERVACIONES

RESPONSABLE

Una vez se tenga definida la fecha de ingreso del personal, programar con anticipación la documentación, recursos y agenda de inducción. En oficina: Dicha agenda se debe coordinar Dirección con las personas responsables de Gestión Humana cada proceso con el fin de y los líderes de garantizar que la inducción sea los procesos completa y satisfactoria.

REGISTRO

FO-S-02-18 Ficha de Inducción, Reinducción

FO-S-02-36 Ficha de En obra: La programación se dará a conocer Entrenamiento al nuevo empleado y a los antiguos Administrador de Obra por medio del formato FO-S-02-18 Ficha de Inducción, Re-inducción y Documentos de Entrenamiento del documento de apoyo de los lideres apoyo DA-S-02-5 InducciónReinducción Gestión Humana donde se encuentra toda la información general de la empresa. En oficina: Cada vez que la empresa genere Dirección de Gestión cambios estratégicos corporativos o de procesos, se debe realizar una Humana reinducción para compartir los Departamento de cambios obtenidos. FO-S-02-18 Igualmente el grupo de gestión, en Gestión Integral Ficha de compañía del área de Gestión y los líderes de Inducción, los procesos Humana programará una Reinducción reinducción anual para todo el En obra: personal tanto administrativo y de obra con el fin de dar cumplimiento Administrador de Obra al Sistema de Gestión Integral que Gestor SST así lo exige. En oficina: La inducción y re inducción se Asistente Dirección realizará de acuerdo a la programación establecida con el Gestión Humana documento de apoyo DA-S-02-5 y los líderes de los procesos Inducción y Re-inducción.

FO-S-02-18 Ficha de Inducción, Reinducción

Realizar presentación del personal nuevo

Entrega formal del perfil del cargo y documento de funciones y responsabilidades en SST

Entrega del Manual de Políticas de Comportamiento y Convivencia

Entrega de Dotación

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Se enviará correo masivo a todo el personal de la compañía, presentado al nuevo empleado, se especificará su cargo, área y centro productivo donde será asignado. Esta presentación aplica para el nivel administrativo, profesional y técnico.

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En obra: Administrador de Obra Gestor Calidad y Gestor SST En oficina: Asistente Dirección Gestión Humana

N/A

En obra: Administrador de Obra En oficina: Dirección Gestión Humana

MPC-S-02-3 Perfil del cargo

Se entregará al empleado, el perfil del cargo donde se especifican sus responsabilidades y se hará entrega DA-S-37-1 al DAde funciones y responsabilidades en S-37-5 En obra: seguridad y salud en el trabajo, de Funciones y Administrador de acuerdo al nivel del cargo. responsabilidades Obra en SST Gestor SST Dar a conocer y entregar al nuevo En oficina: empleado el Manual de Políticas de Dirección de Comportamiento y Convivencia FO-S-02-19 Gestión MPCC-S-03, con el fin de que Acta de entrega Humana Manual de conozca los parámetros Políticas de disciplinarios con que se controla el Comportamiento y comportamiento del personal y se En obra: Convivencia deja constancia de entrega Administrador de Obra haciendo firmar el acta de entrega de estos documentos. En oficina: Jefe de De acuerdo al cargo y área, se Compensación y entrega al nuevo empleado la Beneficios correspondiente dotación e (según fechas de FO-S-02-12 implementos de protección Entrega de dotación entrega) personal con el fin de asegurar su En obra: adecuado ajuste al cargo. Administrador de Obra

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Los empleados deberán realizar la evaluación del conocimiento adquirido, de acuerdo al formato FO-S-02-20 Evaluación de eficacia para la inducción o re -inducción. Se deberá revisar la evaluación Evaluar la eficacia diligenciada por cada empleado, de la inducción para efectos de verificar la eficacia inducción de la información transmitida.

En oficina: Jefe de Atracción, desempeño y desarrollo Organizacional

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FO-S-02-20 Evaluación de la inducción y re inducción

En obra: Administrador de De acuerdo a los resultados Obra obtenidos se tomarán las respectivas medidas de intervención Gestor SST en los temas que se evidencien dudas. En Oficina: Jefe de Se hace una retroalimentación con atracción, FO-S-02-20 el empleado, donde se analiza el desempeño y Evaluación de la resultado obtenido y las dudas que Realizar desarrollo inducción y re se tengan. retroalimentación Organizacional inducción Se archiva la evaluación de cada empleado en su respectiva hoja de En obra: vida. Administrador de Obra En oficina: Dirección Gestión Humana En caso de que se identifiquen Departamento de Formular e oportunidades de mejora, se Gestión Integral FO-S-19-3 implementar procede a implementar las acciones Matriz control de acciones de correctivas, preventivas y se deben En obra: acciones de mejora mejora registrar en FO-S-19-3 Matriz Administrador de control de acciones de mejora Obra Gestor de Calidad En oficina: Cada líder de área definirá los temas que el colaborador debe Dirección Gestión conocer para garantizar el buen Humana Definir áreas, desempeño de sus funciones, tales Líderes de FO-S-02-36 temas y como formatos, herramientas, proceso Ficha de desarrollo del metodología y documentos de Entrenamiento entrenamiento apoyo. En obra: Director de Obra

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3.8 REGISTRO Almacenamiento Código

Nombre

FO-S-02-18

FO-S-02-36

FO-S-02-20

Ficha de Inducción y Re inducción

Ficha de Entrenamiento

Evaluación de eficacia para la Inducción o Re inducción Manual de políticas y Comportamient o Funciones y Responsabilida des SST

MPCC-S-03 DA-S-31 (1,2,3,4,5)

FO-S-02-12

Entrega de dotación

Responsable

Acceso

Forma archivo

Dirección de Gestión Humana Clasificado Administrador de obra y/o secretaria Dirección de Gestión Humana

Ubicación Conservación Disposición Oficinas

Físico

Por tema Obras

Oficinas Clasificado

Físico

Administrador de obra y/o secretaria Dirección de Gestión Humana Clasificado Administrador de obra y/o secretaria

Por tema Obras

Oficinas Físico

Por tema Obras

Duración del contrato laboral

Archivo Inactivo

Duración del contrato laboral

Archivo Inactivo

Duración del contrato laboral

Archivo Inactivo

Dirección de Gestión Humana

Clasificado

Medio Magnético

Por tema

Oficinas

Duración del contrato laboral

Archivo Inactivo

SST

Clasificado

Medio Magnético

Por tema

Oficinas

Duración del contrato laboral

Archivo Inactivo

Físico

Cronológico

Duración del contrato laboral

Archivo Inactivo

Dirección de Gestión Humana Clasificado Administrador de obra y/o secretaria

Oficinas Obras

3.9 ANEXOS   

Orden

Tiempo

DA-S-02-1 Perfiles del cargo DA-S-02-5 Inducción y Re-inducción. DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

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4. FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN 4.1 OBJETIVO Planear y Ejecutar actividades de formación y actualización, con el fin de proporcionar el conocimiento y el desarrollo de las competencias según los requerimientos del cargo para incrementar, actualizar conocimientos y lograr el cierre de las brechas del perfil. 4.2 ALCANCE Para todo el personal vinculado desde el momento en el que se manifiesta la necesidad, ya sea por parte del líder de proceso o por el empleado, hasta la ejecución y evaluación de los programas de formación y capacitación.

4.3 POLITICAS

• Es responsabilidad de Latinco S.A. propender por la actualización permanente del conocimiento de la organización, mediante el cumplimiento de un Programa efectivo de Formación. Esta gestión será coordinada y centralizada en la Dirección de Gestión Humana.

• Es responsabilidad de cada líder asegurar la capacitación y el desarrollo de las personas a su cargo, mediante programas que se relacionen con las labores que desempeñan, que ayuden a mejorar la productividad y que reduzcan costos e incrementen utilidades.

• Las necesidades de formación serán extraídas de los resultados de la gestión del desempeño, a través de la evaluación de competencias que se realiza anualmente. Así mismo cada Gerencia solicitará extemporáneamente la necesidad de formación que se evidencie para la mejora de procesos o el desarrollo de competencias funcionales o propias del rol según el cargo.

• Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana promover, asesorar y hacer seguimiento a la implementación y efectiva ejecución del proceso de formación y capacitación. 4.4

DEFINICIONES

• Actitud: Es la disposición que tiene una persona de ánimo manifestada exteriormente.

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• Adaptabilidad: Es la propiedad de las Organizaciones que les permite subsistir y acomodarse cuando varían las condiciones del medio donde se desarrollan.

• Aptitud: Es la capacidad que tiene una persona de obrar, ejecutar determinados actos, desempeñar una actividad o cargo, o realizar alguna cosa.

• Capacitación: Es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los empleados en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno.

• Competitividad: Es la eficiencia y capacidad de una organización para hacer frente a las necesidades del mercado, de manera que sus bienes y servicios sean reconocidos y aceptados como óptimos y atractivos frente a los de su competencia, generándole demanda sostenida.

• Conocimiento: Es el entendimiento, inteligencia, razón natural que tiene una persona con respecto a un tema.

• Desarrollo: Implica un aprendizaje que va más allá del conocimiento actual y del puesto de trabajo hoy; tiene un enfoque de más largo plazo. Prepara a los colaboradores para estar al día con la organización a medida que cambia y crece.

• Destreza: Es la agilidad, soltura, habilidad, arte que posee una persona. • Efectividad: Es refiere al logro de los resultados planeados previstos, en

términos de calidad, productividad y oportunidad. Expresa la relación entre lo logrado y lo programado, o entre el resultado y el objetivo, estableciendo el equilibrio entre eficiencia y eficacia.

• Eficacia: Es la obtención de los resultados esperados según las condiciones de especificación y oportunidad planeadas.

• Eficiencia: Se refiere al óptimo aprovechamiento de los recursos: tiempo,

tecnología, capacidad instalada, capital, saber, experiencia y posibilidades ocupacionales del personal; entendida como la relación entre los recursos invertidos y los logros obtenidos. Establece el equilibrio entre calidad y productividad. 62

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• Experiencia: Es el conocimiento que se adquiere con la práctica. • Formación: Es el esfuerzo continuo y planeado de la organización orientado

a mejorar los niveles de conocimiento de sus colaboradores, con el fin de alcanzar niveles educativos cada vez más elevados, por lo general son programas a mediano y largo plazo.

• Habilidad: Es la cualidad que tiene una persona para ser capaz o estar dispuesto para cualquier actividad.

• Medios

de formación: Son recursos especiales que utilizan las organizaciones para potenciar sus programas de formación y para comunicar ideas y conceptos. Medios convencionales incluyen por ejemplo: películas, proyección de diapositivas, la utilización de papelógrafos o pizarrones, dinámicas participativas, videoconferencias, seminarios y/o diplomados según necesidades, entre otros.

• Métodos de formación: Son el conjunto de actividades ordenadas con que

se pretende llevar a cabo la capacitación y el desarrollo de los colaboradores de una empresa; algunos ejemplos de estos métodos son: charlas, cursos, etc.

• Productividad: Es una medida acerca de qué tan bien se están utilizando y combinando los recursos en la empresa para lograr los resultados previstos.

• Resultado: Es el cumplimiento de metas y objetivos establecidos para una

área específica dentro de la organización. Para ello se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: constancia y actitud de logro, compromiso con los objetivos, cumplimiento de indicadores de gestión y actitud permanente de mejoramiento de los resultados.

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4.5 FUENTES DE INFORMACIÓN EXTERNA INFORMACION QUE SE REQUIERE CONSULTAR

Ofertas de capacitación

FUENTE DE INFORMACIÓN

UBICACIÓN O RUTA DE ACCESO

FRECUENCIA DE CONSULTA

RESPONSABLE

Cada que se requiera. De acuerdo con las necesidades de capacitación que se detecten durante el http://www.sai.org.co/ transcurso del año. Luego de la evaluación de http://www.infraestructura.o desempeño, donde se rg.co/ procede a establecer el plan de formación anual. www.pmicolombia.org De acuerdo a las Universidades, requisiciones específicas instituciones, de capacitación que asociaciones, http://camacol.co/ emiten los jefes entidades. inmediatos (ya sea por su http://www.eafit.edu.co/c propia iniciativa o por petición del personal a ec/Paginas/inicio.aspx cargo). En el proceso de entrenamiento, cuando se considera pertinente http://www.unal.edu.co/# que el personal reciba un curso o capacitación externa que le posibilitará un mejor desempeño en su quehacer.

Jefe de atracción, desempeño y desarrollo organizacional

4.6 REQUISITOS LEGALES:

Temática

Actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación

Norma

Ley

Número

Año de Emisión

1990

Autoridad que lo Art emite

Congreso de Colombia

Obligación Específica

Como se hace el cumplimiento

En las empresas con más de Programando cincuenta (50) actividades trabajadores que recreativas, laboren cuarenta culturales, y ocho (48) horas deportivas o de a la semana, capacitación, éstos tendrán durante la derecho a que jornada laboral dos (2) horas de

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dicha jornada, por cuenta del empleador, se dediquen exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación

Actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación

Ley

1990

Congreso de Colombia

En las empresas con más de cincuenta (50) trabajadores que laboren cuarenta y ocho (48) horas a la semana, éstos tendrán derecho a que dos (2) horas de dicha jornada, por cuenta del empleador, se dediquen exclusivamente a actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación

Programando actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación, durante la jornada laboral

4.7 RIESGOS DEL PROCESO 4.7.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

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4.7.2. MATRIZ DE RIESGOS Clase de riesgo Tipo de riesgo

Riesgo Operativo

Interno (Empresa)

Externo (Entorno)

Calificación Riesgo Probabilidad

Falta de Efectividad en los procesos de formación del personal por la falta de claridad en el objetivo de la capacitación

Falta de Efectividad en los procesos de formación porque el expositor no posee los elementos esperados para dictar la capacitación, siendo poco claro o utilizando herramientas poco efectivas ante el público.

Falta de Efectividad en los procesos de formación porque los asistentes no logran comprender en su totalidad la aplicabilidad de la capacitación en su quehacer laboral cotidiano.

Impacto

Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Acciones

Desde la planeación de la capacitación, se debe indagar de manera profunda con el proceso que la haya solicitado sobre el propósito, alcance y objetivo de la misma. Al momento de definir el capacitador encargado (proveedor externo o persona dentro de la organización), se deben verificar antecedentes que den cuenta de la idoneidad y el nivel de competencia que posee para llevar a cabo la capacitación requerida. Se indaga con los asistentes sobre el motivo por el cual no hubo una comprensión total de la capacitación y, de acuerdo al común denominador que se encuentre, se considera si es necesario realizar un refuerzo personal o reprogramar la capacitación de forma general.

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4.8 DESARROLLO DEL PROCESO ACTIVIDADES

OBSERVACIONES

RESPONSABLE En Oficina: Gerencias, Direcciones y jefes de área con personal a cargo Dirección de Gestión Humana

REGISTRO

Realizar evaluación de desempeño al personal a cargo

Según el formato establecido, se realiza auto evaluación y posteriormente evaluación por parte del jefe inmediato para analizar los resultados obtenidos y determinar las brechas en el desempeño y en las competencias con el fin de estructurar el plan de formación, de acuerdo a las necesidades de cada empleado.

Identificar necesidades de formación y capacitación

Desde el proceso de selección y los En Oficina: líderes desde cada una de las áreas, Correo Gerencias, se identificarán necesidades de electrónico formación de acuerdo a los Direcciones y jefes para anunciar de área con resultados de cada proceso y de la necesidades de personal a cargo evaluación de desempeño. Dichas formación Dirección de necesidades se manifestarán a la Dirección de Gestión Humana para Gestión su gestión y se registrarán en el Humana FO-S-02-9 Plan general de capacitaciones. Plan general de FO-S-02-9. En Obra: Capacitaciones Directores, Las formaciones que se realizarán Administradores, serán aquellas que apunten a las jefes con personal necesidades de cada cargo a cargo (seminarios, cursos, entre otros).

La Dirección de Gestión Humana después de evaluar el proceso de selección, generará necesidades de desarrollo del candidato seleccionado con el fin de incluirlo Identificar brechas en el plan general de de formación capacitaciones. De igual manera en los resultados de las evaluaciones se identificarán las necesidades de formación en cada cargo.

FO-S-02-7 Evaluación de competencias

En Obra: Directores, Administradores, jefes con personal a cargo

En Oficina: Dirección de gestión Humana

Resultados pruebas psicotécnicas y técnicas.

FO-S-02-7 Evaluación de competencias

Identificar facilitadores para formación

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De acuerdo a los temas que se requieran, se buscarán los proveedores o facilitadores de formación internos o externos, y el costo beneficio de este proceso, de tal manera que se apunte a los objetivos de la organización

Programar Planificar y ejecutar de forma capacitación individual y/o grupal, la individual y/o capacitación asignada y disponer de grupal según las los recursos necesarios para la necesidades logística de la misma

Registrar Asistencia

Evaluar la satisfacción de la formación/ capacitación

Registrar la asistencia en formato establecido y presentar el certificado otorgado en forma individual al participante asistente.

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En oficina: Dirección de gestión humana

En oficina: Dirección de gestión Humana En Obra: Administrador de Obra

Empleado participante

En oficina y Se debe registrar la satisfacción de Obras la formación recibida ya sea en Gerencias, forma grupal o individual a través Directores, del formato de evaluación de Jefes de áreas con Evaluación eventos de formación. personal a cargo

Brochure Cotizaciones Propuestas

Inscripción o agenda según la modalidad de la capacitación

Certificado de asistencia a capacitaciones FO-S-02-3 Registro de Asistencia FO-S-02-46 Evaluación eventos de formación Evaluación de Desempeño

El impacto que genera la formación y/o capacitación en el desempeño ya En oficina sea en forma grupal o individual, FO-S-02-7 Evaluar el impacto Gerencias, siempre y cuando las temáticas Plan de en el desempeño de Directores, correspondan al ejercicio de la mejoramiento sus funciones Jefes de áreas con labor: Individua y/o personal a cargo - A través del desempeño soportes del - Exponiendo al grupo de trabajo. plan de mejoramiento

Toma de Acciones

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Se generarán compromisos entre Plan de En oficina y las partes al momento de evaluar la mejoramiento Obras: formación, en el caso de haber individual y/o Gerencias, participado en un aprendizaje soportes del específico y después de tener los Directores, plan de resultados se tomarán las acciones Jefes de áreas con mejoramiento respectivas las cuales pueden ser personal a cargo beneficiosas o no para las partes

4.9 REGISTROS

Código

Nombre

Registro de asistencia

FO-S-02-3

Responsabl e Dirección de Gestión Humana/Área Solicitante

Almacenamiento Acceso

Forma archivo

No restringido

Físico

Orden

Cronológico

Administrador de obra

FO-S-02-9

FO-S-02-46

Disposición

3 años

Se elimina

Dirección de Gestión Humana/ Plan de formación Dirección de Gestión Humana/ Plan de formación

Indefinido

Archivo Inactivo

Indefinido

Archivo Inactivo

Jefe de Desarrollo Organizacion al

Confidencial

Físico y Medio Cronológico Magnético

Evaluación Eventos de Formación

Jefe de Desarrollo Organizacion al

Confidencial

Físico y Medio Cronológico Magnético

Confidencial

Físico y Medio Magnético

Instructivo archivo de hojas de vida

Hoja de vida empleado

Indefinido

Archivo Inactivo

Físico

Instructivo archivo de hojas de vida

Hoja de vida empleado

Indefinido

Archivo inactivo

Director de Gestión Humana Administrador de obra

4.10 ANEXOS 

Dirección de Gestión Humana/ Plan de formación

Conservaci ón

Obras

Dirección de Gestión Plan de Humana/Jefe mejoramiento Confidencial Inmediato individual Administrador de obra

N/A

Ubicación

Plan general de Capacitación

Evaluación Gestión del Desempeño

FO-S-02-7

Tiempo

DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

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5. PROCESO DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO 5.1 OBJETIVO Desarrollar estrategias que permitan alinear los esfuerzos de los colaboradores con las políticas corporativas, las competencias y valores, y con las exigencias y demandas del proceso en el que intervienen. 5.2

ALCANCE

Aplica a todos los trabajadores de la organización con el fin de garantizar la productividad organizacional a través del óptimo desempeño de las personas. 5.3 POLÍTICAS

• • • •

• • •

•

La ejecución del Proceso de Gestión del Desempeño es responsabilidad directa de quienes tienen personas a cargo. Es responsabilidad del jefe inmediato realizar la evaluación del período de prueba, la cual se llevará a cabo dentro del tiempo establecido según el tipo de contrato y las determinaciones legales cuando se crea conveniente. El proceso de gestión del desempeño será aplicable a todo el personal de la compañía en oficinas administrativas y en obras, definido en el DA-S-42-2 Cuadro de valoración y niveles de cargo. La gestión del desempeño se efectuará una vez por año, tanto en oficinas como en obras. o Quienes tengan una vinculación superior a tres meses se realizará de forma anual o Si al momento de realizar la evaluación anual existen personas con una vinculación inferior a tres meses se tendrán en cuenta para la próxima evaluación anual de la empresa. De ser requerido se permitirá realizar evaluaciones extemporáneas y se aplicará al personal vinculado con contrato a término indefinido, con mínimo 6 meses de antigüedad. Será soporte fundamental para la adecuada ejecución del proceso de Gestión del Desempeño conocer el contenido de los cargos y procesos por parte del jefe inmediato y colaborador. Es responsabilidad de cada jefe de la compañía analizar los logros de sus colaboradores y definir conjuntamente con ellos las metas, cronograma de seguimiento y compromisos constituyentes de un Plan de Mejoramiento Individual. Es responsabilidad de cada Gerencia, Dirección y/o Jefatura de la compañía resaltar el desarrollo profesional y personal de sus colaboradores como un proceso de mutua responsabilidad. 71

•

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Los resultados en términos del Plan de Mejoramiento y Definición de Compromisos deben ser utilizados y aprovechados directamente por cada Jefe y compartidos con la Dirección de Gestión Humana con el fin de realizar el seguimiento requerido y acompañar correctamente dicho proceso. Todas las personas cuya Gestión del Desempeño dé como resultado una Calificación baja , tendrán un Período de Seguimiento estipulado por las partes para que mejoren las oportunidades de mejora; pasado este Período de Seguimiento, será realizada nuevamente la Evaluación y se tomarán las decisiones correspondientes. Es responsabilidad de cada Gerencia, Dirección y/o Jefatura de la Compañía identificar y poner en consideración de la Dirección de Gestión Humana los requerimientos mínimos de que considere necesarios para el cabal cumplimiento de las Responsabilidades y los Compromisos adquiridos de sus Colaboradores surgidos en dicho proceso. Es responsabilidad de la Dirección de Gestión Humana promover, asesorar y hacer seguimiento a la implementación y efectiva ejecución del proceso de Gestión del Desempeño. Las promociones (recategorizaciones) se realizarán con base en la evaluación que realice el jefe inmediato dando cumplimiento al perfil definido para el cargo al cual será promovido.

5.4 DEFINICIONES

• Clima Organizacional: percepciones compartidas que los miembros desarrollan en relación con las políticas, competencias, valores, prácticas y procedimientos organizacionales, tanto formales como informales. Es un determinante clave en la productividad y la competitividad de la Empresa que incide en los procesos cognitivos, en los juicios y en la motivación, la satisfacción y la acción. La motivación incide directamente en la acción, en el desempeño laboral y la eficiencia. La satisfacción incide en el afecto hacia el trabajo y por lo tanto en el ausentismo, la rotación, las quejas y reclamos.

• Compromiso Organizacional: se refiere a la buena disposición de un Empleado hacia el trabajo, a la buena voluntad, al sentido de lealtad con la tarea, con los resultados o con la Compañía.

• Conducta o Comportamiento: es la forma habitual de actuar de las personas, en el marco de la cultura y los principios individuales y organizacionales.

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• Efectividad: se refiere al logro cierto de los efectos o de los resultados planeados, previstos.

• Eficiencia: Es un término que se refiere a la utilización de los recursos. Tiene que ver con el óptimo aprovechamiento del tiempo, de la tecnología, de la capacidad instalada, del capital, del saber, de la experiencia y de las posibilidades ocupacionales del personal.

• Gestión: es la acción de dirección mediante la cual se manejan en forma integrada recursos, procesos y decisiones en la búsqueda de un objetivo.

• Gestión del Desempeño: nos permite alinear la estrategia empresarial con los objetivos de las personas y mejorar de forma continua el rendimiento de la organización.

• Resultado: es el cumplimiento de metas y objetivos establecidos para una área específica dentro de la compañía. Para ello se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Constancia y Actitud de Logro, Compromiso con los Objetivos, Cumplimiento de Indicadores de Gestión y Actitud Permanente de Mejoramiento de los Resultados.

• Periodo de Prueba: Es la etapa inicial del contrato de trabajo que tiene por objeto, por parte del empleador, apreciar las aptitudes del empleado, y por parte de éste, la conveniencia de las condiciones del trabajo. puede ser terminado en cualquier momento sin ninguna causa, no dura más de dos (2) meses para los contratos a término indefinido y para los contratos a término fijo, no puede exceder la quinta parte del contrato. (representa una cláusula dentro de los contratos).

• Productividad: Es una medida acerca de qué tan bien se están utilizando y combinando los resultados en la empresa para lograr los resultados previstos.

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5.5 FUENTES DE INFORMACIÓN EXTERNA INFORMACION QUE SE REQUIERE CONSULTAR

Perfil de cargos

FUENTE DE INFORMACION

UBICACIÓ N O RUTA DE ACCESO

FRECUENCIA DE CONSULTA

RESPONSABLE

Carpeta pública

Cada vez que se vincula el personal se debe acceder a la descripción del cargo con el fin de identificar brechas para realizar el plan de entrenamiento y observar tipo de cargo para el plan de inducción

Jefe Desarrollo Organizacional

Drive

5.6 REQUISITOS LEGALES:

Temática

Actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación

Norma Número

Ley

Año de Emisión

1990

Autoridad que lo Art emite

Congreso de Colombia

Obligación Específica

Como se hace el cumplimiento

Programando actividades recreativas, culturales, deportivas o de capacitación, durante la jornada laboral

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5.7 RIESGOS DEL PROCESO 5.7.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

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5.7.2. MATRIZ DE RIESGOS Clase de riesgo Tipo de riesgo

Interno (Empresa)

Externo (Entorno)

Calificación Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Acciones

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Concientizar a los líderes de los procesos sobre las consecuencias que tiene el no realizar de forma objetiva la evaluación del desempeño

Riesgo Probabilidad

Impacto

No contar con la objetividad para realizar la Autoevaluación y evaluación del jefe inmediato para no realizar la debida sensibilización del impacto que tiene el no ser objetivos al momento de evaluar

Riesgo Operativo

No programar la evaluación con el tiempo establecido para su desarrollo

Riesgo Medio

Riesgo Operativo

No ejecutar oportunamente la evaluación, tanto en oficina como en las obras

Riesgo Medio

Riesgo Operativo

No realizar la respectiva retroalimentación de los resultados de la evaluación de gestión de desempeño

Riesgo Alto

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Contar con la planeación del proceso con seis (6) de anterioridad Realizar cronograma de trabajo para la aplicación de la evaluación Concienciar a los líderes de la importancia en el diligenciamiento de la evaluación en los tiempos estipulados y realizar seguimiento al cronograma

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5.8 DESARROLLO DEL PROCESO: ACTIVIDADES

OBSERVACIONES

RESPONSABLE

REGISTRO

La planeación se realizará con mínimo 6 meses de anterioridad y en ella se Realizar la definirá las fechas de En oficina y planeación de aplicación de la herramienta, obras: Cronograma de evaluación de fechas de tabulación y análisis Jefe de Desarrollo trabajo gestión del de resultados, fechas de Organizacional desempeño seguimiento y fechas de retroalimentación con los líderes. La Dirección de Gestión Sensibilizar y formar Humana debe preparar al En oficina y a los evaluadores FO-S-02-3 grupo directivo en cuanto a obras: (jefes) en técnicas Registro de técnicas para la efectiva Dirección de de evaluación de asistencia evaluación de su personal a gestión humana personal cargo. La Dirección de Gestión Humana formará a las Gerencias, Directivos y Jefes de áreas en el manejo de la En oficina y obra: FO-S-02-3 Entregar Formatos de herramienta de evaluación y Dirección de gestión Registro de Evaluación explicará su funcionamiento humana asistencia con el fin de que los evaluadores tengan clara la metodología y las técnicas. Cada empelado deberá realizar la autoevaluación y En oficia: posteriormente el jefe directo Gerencias, deberá evaluar según la Direcciones y jefes metodología definida a su directos con FO-S-02-7 personal en el tiempo personal a cargo Realizar Evaluación estipulado. Evaluación de competencias En obra: Los cargos a los cuales aplica Directores, esta actividad se definen en el administradores y documento DA-S-02-4 Cuadro jefes de Valoración y niveles de Cargo Se cita a cada colaborador En oficia: Realizar Plan de para retroalimentarle los Gerencias, retroalimentación de mejoramiento resultados de su evaluación Direcciones y jefes la evaluación individual Y establecer acuerdos de directos con

Entregar evaluaciones

Tabular y analizar resultados generales

Hacer seguimiento a los compromisos de todo el personal evaluado

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mejoramiento. El evaluador deberá diligenciar además de la evaluación el Seguimiento al Plan de Mejoramiento Individual, en el cual quedan registrados los compromisos de mejoramiento. En Obras: Una vez se realicen las evaluaciones y los planes de mejoramiento, se debe enviar el consolidado de resultados a la dirección de Gestión Humana con el fin de reunir y analizar los resultados, y obtener insumos suficientes para consolidar el plan de formación y seguimiento a planes de mejoramiento y compromisos. En Oficinas: El evaluador entregará a la Dirección de Gestión Humana los resultados, para la consolidación de la información. Se tabularán los resultados generales de las evaluaciones y se compartirán dichos resultados con directivos, para la posterior toma de acciones. Aquí se medirá el indicador del procedimiento.

Se deben registrar fechas y compromisos y hacer seguimiento al cumplimiento tanto de jefes como de evaluados con el fin de garantizar el mejoramiento en el desempeño y la continuidad de la contratación.

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personal a cargo En obra: Directores, administradores y Jefes

En oficia: Gerencias, Direcciones y jefes directos con personal a cargo En obra: Directores, administradores y jefes

En oficina: Dirección de Gestión Humana

En oficina: Gerencias, Direcciones, jefes Dirección de Gestión Humana En obra: Directores, Administradores y jefes

Consolidado de resultados de Evaluación

Consolidado evaluaciones de desempeño

Plan de Mejoramiento individual y soportes de evidencia de mejoramiento que se generen en el proceso

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5.8 REGISTROS ALMACENAMIENTO CÓDIGO

NOMBRE

RESPONSABLE

ACCESO

FO-S-02-3

Registro de asistencia

Dirección de Gestión Humana

No restringido

FO-S-02-7

Evaluación de competencias

Jefes con personal a cargo

Plan General de Capacitación

Dirección de Gestión Humana

N.A

FO-S-02-9

Restringido

TIEMPO DE

Forma archivo

Orden

Ubicació n

Conservación

Físico

Cronológico

Gestión Humana

3 años

Medio Magnético Cronológico y físico

Archivo electrónico de gestión humana Hoja de vida de cada empleado Dirección de Gestión Humana

Disposición

Se elimina

Indefinida

Archivo inactivo

Indefinida

Archivo medio magnético

Restringido limitado

Medio Cronológico Magnético

Plan de mejoramiento individual

En oficina: Director de Gestión humana y Jefe Directo

Restringido

Según instructivo para el archivo de hojas de vida

Hoja de vida empleado

Indefinido

Archivo inactivo

Informe Consolidado De Evaluaciones de Desempeño

Dirección de Gestión Humana

Restringido Evaluaciones

Medio Cronológico Magnético

Dirección de Gestión Humana

Indefinida

Archivo medio magnético

Físico

5.9 ANEXOS 

DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

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COMPENSACIÓN

6.1. OBJETIVO Procesar y liquidar toda la información de nómina para garantizar oportunamente el pago de acuerdo a los requisitos de ley aplicables a la empresa y a las políticas internas establecidas.

6.2. ALCANCE Desde el registro de novedades en el sistema de todo el personal tanto de obra como las oficinas administrativas, hasta la entrega del reporte de pago a cada empleado. Aplica a todo el personal vinculado a la empresa (operativo y administrativo).

6.3.

POLÍTICAS

• NOVEDADES DE NÓMINA: Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina. Las Fechas límite para envío de novedades son los días 15 y 30 de cada mes y los reportes de tiempo extra son los días 16 y 1ero de cada mes.

• El administrador es quien recibe las colillas de pago, y quien tiene la tarea de revisarlas antes de entregarlas a los empleados.

• Los soportes de las novedades y el tiempo extra deben ser los mismos relacionados en la carta de novedades y deben estar firmados por el Director y Administrador de obra (ambos) los cuales corresponden a:

o Ingresos: Ficha laboral, contrato, cédula, examen de aptitud, afiliaciones a las diferentes entidades de seguridad social, certificación bancaria y autorización de pago de nómina.

o Incapacidades: Debido al nuevo decreto de Seguridad Social las incapacidades se deben liquidar en nómina con las fechas reales, estas se deben mandar en los periodos correspondientes.

▪ Por enfermedad General: Copia de la incapacidad (Después debe enviarse el original), copia historia clínica. 81

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▪ Por accidente: Copia de la incapacidad (después debe enviarse el original), copia historia clínica, reporte de accidente. ▪ Licencia de Maternidad: Copia de la incapacidad (después debe enviarse el original), registro de nacido vivo, copia de la historia clínica. ▪ Licencia de Paternidad: Copia de la incapacidad (después debe enviarse el original), registro civil y registro de nacido vivo. ▪ En los casos de trabajadores hospitalizados se debe solicitar una constancia donde certifique que el trabajador se encuentra hospitalizado.

o Ausencias: Todas las ausencias deben ser reportadas en el formato de ausentismo tanto en oficina central como en obras:

▪ Compensatorio por festivo laborado: Por ley, a partir del tercer ▪ ▪

▪ ▪ ▪ ▪

domingo laborado dentro del mismo mes, se debe conceder un día compensatorio. Compensatorio por estar fuera de la ciudad de origen: Según lo establecido en cada obra. Licencia Remunerada y no remunerada: Esta licencia debe ser solicitada por el empleado por medio de una carta que contenga número de días, fechas y motivo por el cual se solicita y es el Administrador y El Director quienes definen si se otorga como licencia remunerada o no remunerada. Esta debe ser enviada a Gestión Humana con el visto bueno del Director y Administrador aclarando el tipo de licencia Falta Injustificada: Esta es soportada mediante una carta de descargos o la carta de citación a descargos. Suspensión: comunicado emitido por el Director y administrador informando la decisión emitida en el proceso disciplinario. Licencia por calamidad: el empleado la solicita por escrito contando el motivo y es el Director quien define el tiempo que será otorgada la licencia y se puede otorgar o no. Licencia por luto: Debe ser soportada con una copia del acta de defunción del familiar.

o Modificaciones: ▪ Estas deben ser soportados por escrito en el formato de Control de modificaciones a contratos de trabajo especificando cada uno de los ítems que allí se establece. 82

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▪ El control de modificaciones deberá ser firmado por el director para posterior visto bueno de la Gerencia de operaciones. ▪ Una vez se cuente con el visto bueno de la modificación deberá ser entregada a Nómina para procesar dicha novedad en las fechas establecidas anteriormente.

o Vacaciones: ▪ Cuando son solicitadas por el empleado debe hacerse por escrito mediante carta o correo electrónico al jefe inmediato indicando fechas que desea tomar. ▪ Cuando las vacaciones son colectivas es el empleador quien notifica al empleado cuando será la fecha del periodo a disfrutar tanto inicial como final.

o Retiros: ▪ Deben enviar a Gestión Humana inmediatamente se presente el retiro con los siguientes soportes: -

Carta con la fecha y el motivo de retiro, sea renuncia, terminación de contrato con justa o sin justa causa, terminación del periodo fijo pactado o acta por abandono o periodo de prueba y debidamente firmadas por las partes o por testigos en el caso que el trabajador no firme. Paz y salvo emitido desde la obra. Entrevista de retiro solo aplica para renuncias. Orden de examen de retiro. Formato carta de anuncio de pagos de seguridad social del trabajador.

▪ Después de tener los debidos soportes se procede a realizar la liquidación y se efectúa con el pago, nomina envía los soportes de la liquidación a la obra y son ellos quienes se encargaran de la entrega a cada trabajador.

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6.4 DEFINICIONES

• Procesar: Proceso mediante el cual se registran todas las novedades de los empleados, las cuales son reportadas por las obras al área de talento humano, éstas se registran en el sistema de nómina.

• Liquidar: Proceso que se ejecuta desde el sistema de nómina una vez registradas las novedades, para proceder a la respectiva revisión y verificación.

• Nómina: Registro financiero que una empresa realiza sobre los salarios de sus empleados, bonificaciones y deducciones.

• Pre nómina: Procesa todos los conceptos asociados a la nómina activa en forma de borrador sin generar transacciones en la base de datos. La ejecución se realiza a través de un formulario que provee diversas opciones que facilitan la configuración y rango de valores que serán emitidos

• Novedad: Reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina. 6.5 FUENTES DE INFORMACIÓN EXTERNA INFORMACION QUE SE REQUIERE CONSULTAR

Legislación aplicable

Novedades en Legislación Laboral Legislación en general y cambios en la misma

FUENTE DE INFORMACION

Régimen Laboral Colombiano

Ministerio del Trabajo

Actualícese

UBICACIÓN O RUTA DE ACCESO

FRECUENCIA DE CONSULTA

RESPONSABLE

Documento impreso

Siempre que se requiere consultar temas referentes con la nómina

Director de Gestión Humana Analista de Compensación

www.mintrabajo.gov.co

Mínimo una vez a la semana

actualícese.com.

Cuando se requiere consultar temas Específicos sobre legislación laboral

Director de Gestión Humana Analista de Compensación Director de Gestión Humana Analista de Compensación

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6.6 REQUISITOS LEGALES:

Temática

Norma

Número

Normatividad sobre el pago de Código nómina, sustantivo liquidación del de Trabajo prestaciones sociales.

N.A.

Año de Emisión

1950

Autoridad que lo emite

Art

Obligación Específica

Como se Como se hace hace el el cumplimiento seguimiento

Siguiendo cada una de las indicaciones Todas las Corte del Código y contenidas Constitucional- N.A aplicando en en el Sala Laboral. cada caso Código particular la normatividad vigente.

Dando cumplimiento a las actualizaciones del a Normatividad sobre liquidación y parametrización del sistema de nómina

6.7 RIESGOS DEL PROCESO 6.7.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

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6.7.2 MATRIZ DE RIESGOS Clase de riesgo Tipo de riesgo

Riesgo Legal

Riesgo Financiero

Riesgo Operativo

Interno (Empresa)

Externo (Entorno)

Calificaciรณn Evaluaciรณn Riesgo

Opciones de Manejo

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Probabilidad

Inadecuada parametrizaciรณn del software del nomina

Pagar menos o mayor valor por concepto de nรณmina, prestaciones sociales y extralegales

No contar con las novedades de nรณmina en el tiempo establecido por la empresa

Recibir las novedades nรณmina con errores

Impacto

Acciones

Revisiรณn permanente de la parametrizaciรณn del programa de nรณmina y consulta permanente de la legislaciรณn Mayor control en la revisiรณn del tiempo extra en el sistema y capacitaciรณn e informaciรณn constante de los cambios al personal responsable de ingresar tiempos Solicitar constantemente el enviรณ de las novedades y evaluar las causas del no enviรณ adecuado para determinar si se tiene en cuenta en forma extemporรกnea Revisar cada una de las novedades vs los controles internos que se tiene establecidos en el proceso de compensaciรณn

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6.8 DESARROLLO DEL PROCESO ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Realizar el registro de novedades del personal a cargo y envío al área de compensación.

En cada uno de los proyectos se reúnen las novedades quincenales de cada empleado, (incapacidad, suspensión, horas extras, recargo nocturno, etc.) las novedades se envían en las fechas estipuladas por Gestión humana al personal encargado de liquidar la nómina.

Clasificar información de nómina por cada Centro de Operación

El equipo de compensación clasifica las novedades recibidas por centro de operación para iniciar con el ingreso de las mismas al sistema.

En oficina: Analistas y asistentes de compensación

Clasificación de novedades por centro de operación

Realizar pedido de bonos de alimentación

Se realiza inventario de empleados nuevos y retirados con el fin de solicitar bonos de alimentación que se le otorgan al personal administrativo

En oficina: Analista y/o asistentes de compensación

Solicitud electrónica de pedido y documento de entrega de bonos

Realizar la liquidación de la nómina

Registrar todas las novedades de nómina, ingresos, retiros, ausentismo, tiempo extra, Posteriormente se liquida la nómina completa, se imprimen los informes de prenomina en borrador y se revisa toda la nómina, si hay correcciones se realizan inmediatamente, en caso de que no haya correcciones se imprimen los informes en limpio y se pasan a Contabilidad y financiera (se deja un soporte para el área)

En obras: Administrador de Obra

Novedades físicas reunidas en carta de novedades y envió por correo electrónico

El informe de pre-nomina En oficina: Analista y asistentes de nomina

Financiera Sumario y conceptos Contabilidad Detallado y conceptos

Realizar archivos planos para transferencia de pago

Mediante el sistema de nómina se En oficina: generan los archivos planos de Analistas y todas las empresas. asistentes de nomina

Montar archivos planos al portal del banco

Se toma desde la carpeta del servidor los archivos planos que se generaron desde el sistema de nómina.

REGISTRO

En oficina: Tesorería

Archivo plano

N.A

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Luego de entregar la nómina a Financiera y a contabilidad, se Enviar colillas de sacan los recibos de pago de cada pago y cartas de uno de los proyectos y se envían o vacaciones entregan a cada responsable (administrador) o propiamente al empleado (en oficina) Mediante archivo en Excel se revisan y se corrigen las liquidaciones definitivas luego se imprimen en limpio, se generan, se Desvincular liquidan y se imprimen los soportes (Cuando para las diferentes áreas: Aplique) financiera, contabilidad. Se firman las liquidaciones (quien la elaboró y el responsable) y se envían escaneadas a las obras para su respectiva firma. Se contabiliza la nómina y las Contabilizar la liquidaciones definitivas y se nómina imprimen los informes para procesada contabilidad. Se revisa en las segundas quincenas después de tener la nómina liquidada, se toman los Revisar Retención acumulados de las dos quincenas en la fuente del mes correspondiente. Tener en cuenta que se corre el proceso de retención en enero y en julio. Se realiza mensualmente por medio del sistema nómina y enlace Generar operativo, se identifican las información para diferencias para corregirlas y luego pago de se verifican tanto los archivos de seguridad social nómina con el pago de la seguridad social, se pasa para pago al área financiera.

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En oficina: Analistas, Asistentes de nomina

Correo electrónico

En oficina: Analistas, Asistentes de compensación

Documento liquidación definitiva

En oficina: Analistas contables

Informes medio magnético

En oficina: Analistas y asistentes de compensación

Archivo en Excel

En oficina: Analistas y asistentes de nomina

Informe de pago seguridad social

Registrar y generar informe de FIC ante el SENA

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Esto varía dependiendo de la empresa, hay algunas que se pagan por transferencia electrónica. Se elabora el archivo en Excel y se pasa la liquidación a financiera para programación de pagos y se cierra con el soporte de pago desde financiera.

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En oficina: Analistas y asistentes de nomina

Factura y sello de pagado y soporte de pago

6.9. REGISTROS ALMACENAMIENTO

TIEMPO DE

CÓDIGO

NOMBRE

RESPONSABLE

ACCESO

Forma archivo

Orden

Ubicación

Conservación

Disposición

N.A

Novedades de nómina

Analista y Asistente de Compensación

Restringido

Física

Cronológico

Archivo físico Gestión Humana

Indefinido

Archivo inactivo

N.A

Informe de nómina

Analista/ Asistente Restringido de Compensación

Medio Magnético

Cronológico

Archivo digital de Gestión Humana

Indefinido

Archivo Digital

N.A

Informe de seguridad social

Analista/ Asistente Restringido de Compensación

Medio Magnético

Cronológico

Indefinido

Archivo Digital

N.A

Informe de retención en la fuente

Analista/ Asistente Restringido de Compensación

Medio Magnético

Cronológico

Indefinido

Archivo Digital

N.A

Informe de FIC

Analista/ Asistente Restringido de Compensación

Física

Cronológico

Indefinido

Archivo Digital

6.10 ANEXOS

• • • •

Cartilla laboral Cartilla de Seguridad Social Manual de Retención en la fuente DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

Archivo digital de Gestión Humana Archivo digital de Gestión Humana Archivo digital de Gestión Humana

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7. BIENESTAR Y BENEFICIOS 7.1 OBJETIVO Crear, mantener y mejorar condiciones que favorezcan el desarrollo integral de los trabajadores y el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia. Así como mejorar el clima laboral y mantener la energía en los equipos de trabajo.

7.2 ALCANCE El proceso inicia con el análisis de las necesidades de los trabajadores y sus familias, y va hasta el establecimiento y puesta en marcha de planes de acción que mejoren la satisfacción del personal con la empresa

7.3 POLÍTICAS

• PARA ACCEDER A PRÉSTAMOS POR LIBRANZAS o El trabajador debe tener una antigüedad de 6 meses como mínimo en la empresa. o La capacidad de endeudamiento autorizada por la empresa es del 30% sobre el salario básico. o El trabajador debe realizar la solicitud de préstamo por medio de la Administración de la Obra y en Oficina Medellín a través del Jefe de Bienestar y Beneficios.

• PARA ACCEDER A CRÉDITO DE VIVIENDA DIRECTAMENTE CON LA EMPRESA: o El trabajador debe llevar vinculado en la empresa cinco años. o El trabajador debe tener saldo de Cesantías en el Fondo o en su defecto saldo de ahorro en una entidad financiera. o El trabajador debe hacer préstamo en una entidad financiera para crédito hipotecario. o La empresa prestará al trabajar dependiendo del flujo de caja que se tenga en el momento.

• PARA EL RETIRO DE CESANTÍAS: o El trabajador debe estar afiliado a un Fondo de Pensiones y Cesantías. o El trabajador debe tener saldo de Cesantías en el Fondo. o El trabajador debe realizar la solicitud del retiro a través de la Administración de la Obra y/o Área de Bienestar y Beneficios. 91

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o De acuerdo a la Ley 1429 de 2010 el retiro de las Cesantías se autoriza sólo para tres motivos: ▪ Por terminación de Contrato Laboral. ▪ Para Vivienda puede ser, para compra de nueva, usada o lote, para remodelaciones o mejoras y para abonos extras a crédito hipotecario. ▪ Para Estudio en entidades de educación superior reconocida por el estado ya sea de la Esposa, conyugue o compañera permanente, los hijos y propias del Trabajador. PARA VIVIENDA: Carta del trabajador dirigida a Latinco S.A., al Departamento Gestión Humana donde solicite el retiro de las cesantías. Donde especifique: 1). Es retiro parcial o total, 2). En cuál Fondo tiene las cesantías, 3). Valor que requiere y 4). Para qué necesita las cesantías. Deberá demostrar que la inversión de dicho retiro ser á utilizado en remodelación, reforma, compra o liberación de bines raíces destinados a su vivienda.  Para remodelación o mejoras de vivienda: Debe anexar copia del certificado de libertad de la vivienda, en el caso de no tener el certificado de Libertad (porque no han actualizado los cambios) presentar copia de las escrituras. La vivienda puede estar a nombre de la esposa o conyugue, pero se debe soportar que viven actualmente juntos, cotización de materiales y/o mano de obra de lo que se va hacer.  Para compra de vivienda nueva, usada o lote: Presentar fotocopia de la promesa compra/venta donde aparezca el trabajador como comprador, ésta compra/venta debe estar autenticada en Notaría y adicionalmente la copia del certificado de libertad de la vivienda que se va a comprar. Tener en cuenta: Que se debe presentar copia de los recibos o facturas del pago realizado para cualquiera de los dos casos, así se demuestra que el dinero que se retiró se utilizó correctamente en lo que se dijo en la carta de solicitud. ESTUDIO: Se debe presentar copia de la matrícula o liquidación del semestre ante el Fondo de cesantías, se pueden utilizar las cesantías para estudio del Trabajador, de la Esposa o Conyugue y de los Hijos. En este caso el Fondo hace el cheque directamente a nombre de la institución educativa.

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BENEFICIOS 1. DÍAS COMPENSATORIOS POR ESTAR POR FUERA DE CIUDAD DE ORIGEN: a. La empresa otorga un tiempo remunerado y de descanso a todos los trabajadores de las obras, que se encuentren por fuera de su ciudad de origen. b. Este beneficio aplica para todos los trabajadores de obra que laboren en una zona diferente a la de su residencia y de acuerdo a la política y programación de cada obra. 2. SEGURO DE VIDA a. Este seguro se otorga a todos los trabajadores de la empresa (oficinas y obras), a partir de la fecha de ingreso y hasta la fecha de retiro. b. No genera costo alguno para los trabajadores.

EFEMERIDES: 1. ANIVERSARIO POR TIEMPO TRABAJADO (ANTIGÜEDAD) a. Cada mes se hará un inventario del personal activo y se filtrarán los que cumplen años de trabajo en la empresa. b. Se hará entrega de una tarjeta física a cada trabajador el día de su aniversario, aplica para todos los trabajadores de la empresa (oficinas y obras). c. Para garantizar la entrega del presente, se enviarán las tarjetas en la última semana de cada mes a las obras y así tener el tiempo suficiente para que lleguen y se pueden entregar oportunamente. 2. CUMPLEAÑOS a. Cada mes se hace un inventario de los cumpleaños del personal activo en la empresa. b. Se enviará una tarjeta virtual a todo el personal de la empresa, dando a conocer que está de cumpleaños. 3. CELEBRACIÓN DE QUINQUENIOS a. Cada año en el mes de julio, se reunirá al personal de las oficinas Medellín y Bogotá y obras y hará un homenaje a los trabajadores que cumplen 5, 10, 15, 20 y así sucesivamente años. b. Se hace un inventario de los trabajadores activos al 30 de junio de cada mes.

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c. El corte de tiempo se hace del 1 de julio del año anterior al 30 de julio del año vigente, esto para hacer referencia al mes en el que se fundó Latinco S.A. (junio). d. Se hace entrega del bono regalo y del escudo a cada trabajador.

PERMISOS ESPECIALES: La empresa otorgará un tiempo remunerado para que los trabajadores puedan hacer uso de éste en sus trámites personales, familiares y de necesidad en algunas situaciones de su vida, éstos pueden ser: a) Día compensatorio por cumpleaños, la empresa otorga un (1) día libre (remunerado), a cada trabajador por su día de cumpleaños, éste beneficio tiene un plazo máximo de dos meses para que se programe con su jefe directo y se pueda disfrutar, no es acumulable. b) Para las citas médicas y sus controles de salud los trabajadores podrán hacer uso del tiempo requerido para asistir a las mismas siempre y cuando se tenga el debido soporte de la asistencia a la cita c) Para las reuniones escolares se contará con el tiempo necesario para atender los requerimientos que hacen las instituciones educativas a los padres, pueden programar con su jefe directo estos tiempos.

BIENESTAR EMPRESARIAL 1. SEMANA DE LA SALUD a. Cada año en el mes de Abril desde el área de Bienestar y Beneficios se programa y se trabaja en equipo con el área de SST. b. Esta actividad aplica para todos los trabajadores de las oficinas de Medellín y Bogotá. c. En este tiempo y con estas actividades pretendemos llegar a cada trabajador por medio de las charlas, capacitaciones y actividades donde nos brindan información y ayuda que nos hacen ser conscientes de la importancia de los hábitos saludables tanto en nuestro día a día en lo laboral como en lo personal (posturas, alimentación, comportamientos). 2. FIESTA CELEBRACIÓN FIN DE AÑO a. Cada año en el mes de Diciembre la empresa programa la fiesta de fin de año para todo el personal de la empresa.

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• Es Compromiso inicial de las Gerencias no sólo el apoyo, sino también el ejemplo y la participación permanente en los programas de clima y cultura organizacional ya que esto es clave fundamental para conseguir resultados corporativos.

• El clima organizacional se evaluará cada vez que se crea conveniente desde la Dirección de Gestión Humana.

• Se buscarán y gestionarán alternativas de convenios y aportes con las diferentes instituciones (Caja de compensación, entidades financieras, culturales, deportivas, de salud, de vivienda y demás) con el fin de gestionar y poder brindar a los trabajadores oportunidades de descuentos y/o beneficios institucionales, los cuales deben ser consultados directamente con el responsable a fin de aclarar dudas, inquietudes, formas de pago y responsabilidades conjuntas (Empresa, trabajador, entidad), no todos los convenios o acuerdos se autorizan descontarse por nómina, el trato y manejo con cada uno de dichos convenios es diferente según el producto o servicio. 7.4 DEFINICIONES:

• Bienestar: Estado de la persona cuyas condiciones físicas y mentales le proporcionan un sentimiento de satisfacción y tranquilidad.

• Bienestar Laboral: Conjunto de planes, programas y proyectos que se estructuran desde la gestión para dar solución a las necesidades del individuo, que influyen como elemento importante dentro de una comunidad funcional o empresa a la que se pertenece.

• Clima organizacional: Es el ambiente generado por las emociones de los miembros de un grupo o empresa, el cual está relacionado con la motivación de los trabajadores. Se refiere tanto a la parte física como emocional.

• Cultura Organizacional: Describe la psicología, las actitudes, experiencias, creencias y valores (personales y culturales) de una empresa.

• Motivación: Estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones y persistir en ellas para su culminación. Este término está relacionado con la voluntad y el interés para hacer un esfuerzo por alcanzar las metas de la empresa, condicionado por la capacidad del esfuerzo para satisfacer algunas necesidades personales.

• Sentido de pertenencia: Cuando el hombre forma conciencia de grupo, interpreta mejor las necesidades de sí mismo y de su grupo, encontrando maneras eficaces y efectivas de suplirlas.

• Diagnóstico: Es el análisis que se realiza para determinar cualquier situación y cuáles son las tendencias. Esta determinación se realiza sobre la 95

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base de datos y hechos recopilados y ordenados sistemáticamente, que permiten determinar lo que está ocurriendo al interior de la empresa.

• Riesgo Sicosocial: Son las condiciones propias del ser humano, del medio laboral y del entorno extra laboral que influyen en la salud, el desempeño, la satisfacción y la productividad.

7.5. FUENTES DE INFORMACIÓN: 7.5.1 EXTERNA: INFORMACION QUE SE REQUIERE CONSULTAR Portafolios de entidades prestadoras de servicios Servicios de logística

FUENTE DE INFORMACION

UBICACIÓN O RUTA DE ACCESO

Páginas Web

Cada vez que se www.comfenalcoanti realicen eventos Asesores de las oquia.com y actividades diferentes entidades corporativas Cada que hay Asesores de las una fecha diferentes Telefónicamente especial para instituciones celebrar www.proteccion.com www.porvenir.com

Saldos de Cesantías

Fondos de Cesantías

www.colfondos.com Fondo Nacional del Ahorro

Capacidad de endeudamiento

FRECUENCIA DE CONSULTA

Entidades financieras

Asesores Correo electrónico Telefónicamente

Asesores

RESPONSABLE

Jefe de Bienestar y Beneficios Jefe de Bienestar y Beneficios

Cada vez que los trabajadores requieren conocer su saldo para el retiro cesantías

Jefe de Bienestar y Beneficios

Cada vez que los trabajadores requieren un crédito

Jefe de Bienestar y Beneficios

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7.5.2. INTERNA: INFORMACION QUE SE REQUIERE CONSULTAR Fechas especiales para dar aplicación a las celebraciones

FUENTE DE INFORMACION

UBICACIÓN O FRECUENCIA DE RESPONSABL RUTA DE ACCESO CONSULTA E

Base de datos sistema nómina en archivo de Excel Trabajador Directamente Jefe Inmediato

Sistema Uno Enterprise Archivo Físico y digital

Cada vez que se requiera

Jefe de Bienestar y Beneficios

Gestión Humana

7.6 REQUISITOS LEGALES: Temática

Norma

Riesgo Resolución Psicosocial

Número

002646

Año de Emisión

Autoridad que lo Artículo emite

2008

Ministerio de la Protección Social

N.A.

Acoso Laboral

Ley

1010

2006

Ministerio de la Protección Social

Ley de Libranza

Ley

1527

2012

Congreso

N.A.

1948

Primera Asamblea Mundial de

N.A.

Semana de Salud

1950

Obligación Específica

Como se hace el cumplimiento

Cada año se realizan las Aplicación de encuestas con baterías el apoyo de un tercero Atender desde el COPASS, las Según lo pide reclamaciones y especifica la que se Ley reciban por parte de los demandantes Deducir de Si la persona los ingresos hace la del solicitud, se trabajador, el registra la valor de la(s) novedad en cuota(s) por nómina y se libranza que procede con el haya descuento y el adquirido con pago a la cualquier entidad entidad Celebración Se realizan del día actividades y mundial de la charlas a los

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la Salud

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salud

trabajadores para que tengan mayor conocimiento de sus hábitos saludables

7.7 RIESGOS DEL PROCESO 7.7.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

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7.7.2 MATRIZ DE RIESGOS Clase de riesgo Tipo de riesgo

Riesgo Operativo

Interno (Empresa)

Externo (Entorno)

Calificación Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Acciones

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Ser estrictos en la revisión de documentos de acuerdo a la establecido en la norma

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Evaluar con detalle los niveles de endeudamiento de los colaboradores

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Realiza la encuesta sociodemográfica y aplicación de batería de riesgo psicosocial con el fin de identificar necesidades específicas y consolidar el programa de Bienestar

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Establecer un cronograma de actividades para dar cumplimiento al mismo de acuerdo al programa divulgado

Riesgo Probabilidad

Autorizar el retiro de cesantías sin el cumplimiento a requisitos legales

Autoriza préstamos de libranza donde se ponga en riesgo el nivel de endeudamiento de cada trabajador.

Implementar programa de bienestar que no se ajuste a las necesidades de los trabajadores

No ejecutar le programa de Bienestar una vez sea divulgado con los colaboradores

Impacto

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7.8 DESARROLLO DEL PROCESO: ACTIVIDADES

OBSERVACIONES

Realizar diagnóstico de necesidades Identificar a través de encuestas y visitas a necesidades de obras las cuales ayudarán a bienestar diagnosticar necesidades, clima y cultura organizacional

RESPONSABLE En oficina: Jefe de Bienestar y Beneficios

De acuerdo al diagnóstico de necesidades se levanta el plan de bienestar laboral según resultados obtenidos

En oficina: Jefe de Bienestar y Beneficios

Convocar proveedores externos

Se procede a buscar proveedores externos que de alguna manera puedan participar en el desarrollo del programa (Caja de Compensación, Empresas privadas, Entidades financieras, Entidades del SGSS)

En oficina: Jefe de Bienestar y Beneficios

Implementar programa definitivo

Consecución de presupuesto y recursos e insumos, de acuerdo a las actividades a ejecutar

Socializar y aplicar el programa de Bienestar el cual permita generar impacto en la calidad de vida de los trabajadores.

En obra: Administrador de Obra En oficina: Jefe de Bienestar y Beneficios En obras: Administrador de Obra En oficina: Dirección Gestión Humana Jefe de Bienestar y Beneficios En obra: Administrador de Obra

100

Encuestas e informes de Visitas a obras

En Obra: Administrador de Obra

Diseñar programa de Bienestar y Beneficios

Planear las actividades del programa de Bienestar y Beneficios

REGISTRO

Programa de Bienestar y Beneficios

Cotizaciones Convenios

Programa de Bienestar y Beneficios

Programa de Bienestar y Beneficios FO-S-02-3 Registro de Asistencia

Evaluar y analizar los resultados del programa de bienestar social

Realizar informe anual

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Evaluar cada una de las actividades realizadas y corregir posibles fallas

Anualmente se debe presentar un informe, donde se pueda percibir lo planeado, lo ejecutado y los resultados. Tanto el responsable del proceso en oficina central como el responsable del proceso en obra, debe enviar este informe de consolidado y resultados a la Dirección de Gestión Humana. Así mismo se realizará seguimiento al indicador establecido para Riesgo Psicosocial y Medición de clima organizacional.

Corregir y proponer nuevas Formular Acciones alternativas de de mejora al proceso y Mejora al plan de acuerdo a los resultados obtenidos

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En oficina: Jefe de Bienestar y Beneficios En obra: Administrador de Obra

En oficina: Dirección Gestión Humana Jefe de Bienestar y Beneficios

Encuesta de Riesgo Psicosocial de cada año

Informe

En obra: Administrador de Obra

En oficina: Dirección Gestión Humana Jefe de Bienestar y Beneficios

Pre-plan de Bienestar social

En obra: Administrador de Obra

7.9 RETIRO DE CESANTÍAS: ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

El trabajador elabora una carta personal donde solicita a la empresa apoyo para el trámite del retiro de sus Cesantías y El trabajador le adjunta los soportes requeridos según elabora la carta. sea el motivo. La carta debe decir: 1). Si es retiro parcial o total. 2). En cuál Fondo tiene las cesantías. 3). Valor que requiere retirar, si el retiro

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RESPONSABLE

En obras y en oficina: El trabajador

REGISTRO

Carta de solicitud personal y soportes adjuntos

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es parcial. 4). Motivo del retiro, para qué necesita las cesantías. 5). Número de celular actualizado. 6). Especificar si desea que se le consignen las cesantías en su cuenta bancaria, Número de cuenta, tipo y entidad financiera.

El trabajador hace la solicitud del retiro

Envió de todos los documentos al área Beneficios y Bienestar

Adjuntos: Copia de certificado de libertad y tradición (no mayor a un mes), copia compra/venta, copia de cotizaciones, copia de contrato de trabajo, copia de cédula de esposa, copia de certificado de matrimonio El trabajador se dirige a la Administración de la Obra para hacer la entrega de la carta y los respectivos soportes donde se revisan y se verifica si están correctos. El trabajador se dirige al área de Beneficios y Bienestar para hacer la entrega de la carta y los respectivos soportes donde se revisan y se verifica si están correctos Una vez se revise todos los documentos por parte del Administrador, se envían escaneados por correo electrónico a diana.rendon@latincosa.com, quien es la persona encargada de realizar el primer filtro en la Oficina Central

En obras: Administrador de Obra

Carta de solicitud de retiro personal y soportes En oficina: adjuntos Jefe Bienestar y Beneficios

En obras: Administrador de Obra En oficina: Jefe Bienestar y Beneficios

La carta y los soportes son recibidos por Revisión Carta la Jefe de Bienestar y Beneficios, quien En oficina: de solicitud de se encarga de hacer la respectiva Jefe Bienestar y retiro personal y revisión de todos los datos y soportes y Beneficios y soportes que estén correctos para proceder así a Directora de adjuntos solicitar la aprobación por parte de la Gestión Humana Directora de Gestión Humana

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Correo electrónico, Carta de solicitud de retiro personal y soportes adjuntos Correo electrónico, Carta de solicitud de retiro personal y soportes adjuntos

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La Dirección de Gestión Humana una vez revisa la carta verificando cada uno de En oficina: Carta de los soportes los cuales deben dar Directora de solicitud de Aprobación por cumplimiento con lo requerido por la Gestión retiro personal parte de la Ley aprueba con la firma del documento. Humana y Jefe con firma de Directora de Si por alguna razón los soportes Bienestar y aprobación y Gestión Humana adjuntos no cumplen, se hace Beneficios soportes devolución y se anuncia al Administrador adjuntos de la Obra o al trabajador de la oficina central Cuando se hacen solicitudes de retiro, es importante tener un registro para el control de Gestión Humana, es por esto que se creó una archivo en Excel donde se registran algunos datos necesarios para tener en cuenta al momento de dar informe de indicadores Equipo de Trazabilidad En oficina: cómputo, para Gestión Jefe Bienestar y Los datos que se registran son: Fecha de archivo en Humana Beneficios Elaboración carta por parte del sistemas trabajador, Nombres completos, N° de cédula, Empresa, Centro de Operación, Fecha de recibo en Beneficios y Bienestar, Motivo del retiro, Fecha de aprobación, Valor del desembolso y el Fondo Una vez se tiene la firma de aprobación Carta física por parte de la Directora de Gestión con En oficina: Humana, se procede a realizar el trámite nomenclatura Directora de para el retiro que puede ser: de la Gestión Carta para retiro empresa, Humana. o trámite ante el Carta física cuando es para el Fondo Jefe Bienestar y Portal en portal Nacional del Ahorro y Colfondos. Beneficios Internet, Pantallazos Registro en el portal de internet cuando del proceso es Porvenir y Protección. por internet Cuando se requiere que el proceso sea En oficina: por medio de carta, se solicita al Dpto. Jefe Bienestar y Proceso por Mensaje por el de Gestión Documental el consecutivo Beneficios y Carta por parte chat interno del que corresponde a Gestión Humana Auxiliar de de la empresa correo y Carta Gestión (GHM) y la numeración, se elabora la Documental carta por parte de la empresa. Proceso por el Cuando se requiere que el proceso sea En oficina: Portal de Portal de por el portal, se ingresa con el usuario y Jefe Bienestar y Internet de Internet la clave que se tenga asignada para cada Beneficios. cada Fondo,

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Desembolso y gasto

Cuando el retiro es para Estudio

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Fondo, se registran los datos solicitados Impresiones de del trabajador y el motivo del retiro, se pantallazos, imprimen los pantallazos de cada paso Celular que se va realizando para tener de soporte a dicho retiro, se llama al trabajador y le informa que debe estar pendiente del desembolso. De acuerdo a la Ley 1429 de 2010, En obras: donde la empresa es responsable y debe Administrador Copias de velar por el adecuado uso de estos de Obra recibos y dineros, al trabajador se le solicita facturas de presentar recibos de pago y/o facturas En oficina: pago, correo que demuestren que el gasto de las Jefe Bienestar y electrónico. cesantías si fue para lo que se pidieron. Beneficios El trabajador se debe presentar personalmente al Fondo con la copia de la liquidación del pago de Matricula o En obras y en Semestre de la Institución Educativa. El oficina: Copia de Fondo elabora un cheque o realiza El trabajador liquidación transferencia por el valor solicitado o por Jefe Bienestar y Institución el saldo de lo que se tenga y de esta Beneficios y educativa forma se tiene la certeza que el gasto es Directora de realmente para estudio. Gestión Humana Para el FNA si debe presentar carta El trabajador debe presentarse al Fondo con la carta que elabora la empresa para todo el personal retirado y que se envía cada quincena por correo certificado a las obras, en dicha carta se autoriza al Fondo para la entrega de las Cesantías.

Cuando el retiro es por terminación de contrato laboral

También se puede realizar por medio del En oficina: portal de los fondos que lo tienen Equipo de habilitado, en este caso procedemos a trabajo de ingresar al portal, registramos los datos Compensación y del trabajador y que el motivo es Jefe Beneficios terminación de contrato laboral, se y Bienestar verifica que el número de cuenta del trabajador sea la real y se hace el desembolso por parte del Fondo en la cuenta del trabajador, siempre y cuando para este caso el trabajador debe enviar una carta o correo electrónico autorizando el desembolso en su cuenta

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Carta física, Correo certificado y Portal de internet

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bancaria El trabajador debe presentar carta dirigida a Latinco S.A, Departamento Gestión Humana donde solicite el retiro de las cesantías. Para remodelación o mejoras de vivienda: Debe anexar copia del certificado de libertad de la vivienda (no mayor a un mes), en el caso de no tener el certificado de Libertad (porque no ha salido con los cambios) presentar copia de las escrituras. La vivienda puede ser de la esposa o conyugue, pero se debe soportar que viven actualmente juntos mediante acta Cuando el retiro extra-juicio o certificado de matrimonio, es para Vivienda cotización de materiales y/o mano de obra de lo que se va hacer. Para compra de vivienda nueva o usada: Presentar fotocopia de promesa compra/venta donde aparezca el trabajador y/o la conyugue como comprador, ésta compraventa debe estar autenticada en Notaría y copia del certificado de libertad (no mayor a un mes) de la vivienda a comprar. Para abono a crédito hipotecario: Presentar certificado (no mayor a un mes) de la entidad financiera donde se evidencie el saldo de la deuda a la fecha.

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7.10 PRESTAMO A TRAVES DE LIBRANZA ACTIVIDAD

El trabajador realiza la solicitud de crédito

DESCRIPCIÓN El trabajador se dirige a la Administración de la Obra para realizar la solicitud de préstamo. El Administrador de Obra le facilita el formato de “Análisis de Endeudamiento” para poder proceder con el estudio de la solicitud Para los casos de solicitud en oficina se realiza ante Gestión Humana

Entrega de formato de análisis de endeudamiento diligenciado

En obras: Administrador de Obra En oficina: Jefe Bienestar y Beneficios

El trabajador entrega de formato completamente diligenciado al Administrador de Obra quien procede a revisarlo y a dar su visto bueno y el del Director de Obra.

En obras: Trabajador, Administrador de Obra y Director de Obra

En oficina el formato se entrega a Gestión Humana y debe llevar la firma de Visto Bueno de su Jefe Directo

En oficina: Trabajador y Jefe Directo

Una vez se encuentre el formato diligenciado y firmado tanto por el Trabajador, el Administrador, el Director Envió de de Obra y el Jefe Directo, éste se envía formato a por correo electrónico a Gestión Humana diana.rendon@latincosa.com, quien realizar el primer filtro de revisión de la información

Revisión de formato de análisis de endeudamiento

RESPONSABLE

El formato una vez recibido por la Jefe Bienestar Y Beneficios realizará la respectiva verificación de que todos los datos estén correctos, procede a solicitar el pre-aprobado de las entidades bancarias con la cuales se tienen convenio y así verificar cuál da la mejor tasa, en beneficio del trabajador

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En obras: Administrador de Obra En oficina: Jefe Bienestar y Beneficios

En oficina: Jefe Bienestar y Beneficios

REGISTRO

FO-S-02-45 Formato solicitud de préstamo

FO-S-02-45 Formato solicitud de préstamo Correo electrónico

FO-S-02-45 Formato solicitud de préstamo

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Con el fin de dar celeridad al proceso, se solicita al asesor de la entidad financiera que realice un pre-aprobado del crédito, para esto se debe enviar la siguiente documentación del trabajador: Las cuatro últimas colillas de pago, copia de la cédula, el valor solicitado y el plazo que desea Una vez enviada la información el asesor del banco se encarga de verificar que la persona no esté reportada en ninguna central de riesgo y que la capacidad de endeudamiento no supere la permitida por la Ley En caso de cumplir a cabalidad con las Correo a entidad condiciones del banco, éste envía un Bancaria correo con el valor de la cuota mensual por cada tiempo de plazo solicitado y asignada por la entidad financiera

En obras: Administrador de Obra

Colillas de pago, Copia de cédula y Correo En oficina: electrónico Jefe Bienestar y Beneficios

Luego de tener el pre-aprobado los Administradores deben enviar el formulario original de la entidad financiera la firma y huella del trabajador. La Jefe de Bienestar y Beneficios será la encargada de solicitar la carta laboral del trabajador

Análisis de endeudamiento permitida por la empresa

En caso de ser rechazado sólo el trabajador podrá acceder a la información por la cual se generó el rechazo, por medio del asesor dado que es información confidencial Una vez se obtiene la respuesta de la entidad financiera se procede a ingresar la información en la plantilla de excel de control por parte de la empresa ubicada en el Drive, donde se registrará la información financiera del trabajador y la cuota asignada por la entidad financiera para verificar así el porcentaje permitido por la empresa el cual no debe sobrepasar el 30%.

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En oficina: Jefe Beneficios y Bienestar

Plantilla en Google Drive

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Una vez verificada la información en la plantilla de Google Drive, se procede a Firma de formato solicitar la firma de la Directora de de análisis de Gestión Humana, tanto en el formato endeudamiento y solicitud de préstamo como en el libranza formulario de la entidad financiera.

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En oficina: Jefe Beneficios y Bienestar y Directora de Gestión Humana

Formato solicitud de préstamo FO-S-02-45 y formulario entidad financiera

Una vez se tenga la libranza firmada se procede con el envío a través de correo electrónico al asesor de la entidad Correo En oficina: Entrega de financiera para que pase a recoger el electrónico, Auxiliar de documentación a formulario y la carta laboral original, el Formulario de Bienestar la entidad asesor nos firma como constancia de la entidad Laboral y Jefe Beneficios y financiera recibido de dicha documentación en el financiera y Bienestar formato solicitud de préstamo, posterior a Carta laboral esto el asesor anuncia al trabajador cuando se le hace el desembolso El formato de Formato solicitud de préstamo se le entrega al área de compensación para su control, la entidad Formato financiera envía por correo electrónico solicitud de En oficina: cada mes el listado de todos los préstamo Analista de Trazabilidad del trabajadores que tienen préstamo y los Compensación y FO-S-02-045, equipo de valores a descontar por nómina, por lo Asistentes de Carpeta control compensación Compensación tanto el equipo de Compensación será el préstamos y responsable de hacer la trazabilidad de la Correo libranza y aplicar el respectivo descuento electrónico a cada trabajador y pago a la entidad financiera cada mes

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7.11 REGISTROS ALMACENAMIENTO CÓDIGO

NOMBRE

RESPONSABLE

ACCESO

N.A.

Encuestas o Diagnósticos

Dirección de Gestión Humana

No restringido

N.A

Informe De Gestión del año anterior

Dirección de Gestión Humana

No restringido

FO-S-02-45

Formato solicitud de préstamo

Dirección de Gestión Humana

N.A

Plan de bienestar año activo aprobado

Dirección de Gestión Humana

Forma archivo Físico Medio magnético Físico Medio magnético Físico

Restringido

Medio magnético Físico

No restringido

7.12 ANEXOS

• DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

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Medio magnético

Orden

Ubicación

TIEMPO DE conser vación

Disposició n

2 años

Archivo medio magnético

2 años

Archivo medio magnético

2 años

Archivo medio magnético

2 años

Archivo medio magnético

Archivo Bienestar y Dirección de Beneficios Gestión Humana Archivo Bienestar y Dirección de Beneficios Gestión Humana Dirección de Cronológico Gestión Humana Archivo Bienestar y Dirección de Beneficios Gestión Humana

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8. PROCESO DE COBRO Y RECUPERACIÓN DE INCAPACIDADES 8.1 OBJETIVO Sensibilizar al personal de la compañía de la importancia de reportar las incapacidades a tiempo con el fin de evitar reprocesos y así poder realizar el respectivo control garantizando el cobro eficiente de la cartera generada y así la posterior conciliación.

8.2 ALCANCE Este procedimiento aplica para el trámite de todas las incapacidades notificadas a Gestión Humana por los empleados de la compañía.

8.3 POLÍTICAS Es responsabilidad del Área de Gestión Humana hacer seguimiento al cobro de incapacidades y conciliación con contabilidad • Es responsabilidad del Área de Gestión Humana, velar para que todas las incapacidades lleguen en original para su respectivo tramite • Todas las incapacidades deben presentarse con la respectiva copia de historia clínica para poder realizar la transcripción de la misma (La entrega de la historia clínica debe ser autorizada por el trabajador) • El trabajador tendrá un plazo de 48 horas máximo para reportar la incapacidad a la empresa • Las obras deberán enviar quincenalmente todas las incapacidades originales causadas para la nomina • Es obligación del trabajador presentar la incapacidad original a la obra o en oficina según sea el caso

8.4

DEFINICIONES

• ARL: Aseguradora de Riesgos Laborales • EPS: Entidad Promotora de Salud • AFP: Administradoras de Fondos de Pensiones • IPS: Institución Prestadora del Servicio

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• INCAPACIDAD: Estado transitorio o permanente de una persona que, por accidente o enfermedad, queda inhabilitado física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual

• AUXILIO POR INCAPACIDAD: se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las EPS y ARL a sus afiliados

• ENFERMEDAD GENERAL: Alteración de la salud, ocasionada por causas diferentes a la labor realizada en el trabajo. o Se paga con un porcentaje del 66.67% del IBC

• LICENCIA DE MATERNIDAD: Es un beneficio que la ley laboral ha reconocido a la mujer que ha dado a luz un hijo e incluso en caso de aborto, siempre que este sea cotizante del sistema de salud, y que además cumpla con algunos requisitos, beneficio que consiste en 18 semanas de descanso remunerado. o Se paga con un porcentaje del 100% del IBC

• LICENCIA DE PATERNIDAD: Es una licencia remunerada que se le concede al trabajador al nacimiento de un hijo, siempre que este sea cotizante del sistema de salud, y que además cumpla con algunos requisitos, es de 8 días hábiles o Se paga con un porcentaje del 100% del IBC

• ACCIDENTE DE TRABAJO: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte o Se paga con un porcentaje del 100% del IBC

112

8.5

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FUENTES DE INFORMACION EXTERNA

INFORMACION QUE SE REQUIERE CONSULTAR

FUENTE DE INFORMACION

UBICACIÓN O RUTA DE ACCESO

Páginas de EPS

www.cafesalud.co m.co www.nuevaeps.co m.co www.epssura.com

Novedades en el pago de las incapacidades

CST

http://www.alcaldi abogota.gov.co/sis jur/normas/Norma 1.jsp?i=33104

Legislación en general y cambios en la misma

Actualícese

Cambios y actualizaciones en el pago de incapacidades

actualícese.com.

113

FRECUENCIA DE CONSULTA Cuando se requiere consultar temas específicos sobre los cambios realizados al tema de incapacidades Siempre que se requiere consultar sobre cambios en el tema de incapacidades Cuando se requiere consultar temas específicos sobre legislación laboral

RESPONSABLE

Auxiliar de Bienestar y Beneficios

8.6

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REQUISITOS LEGALES REQUISITOS LEGALES TEMA

Disposición general en donde ya no son los primeros tres días sino los primeros dos días los que el empleador debe pagar de incapacidad. En lo demás el concepto de la Supersalud sigue vigente. En el Sistema General de Riesgos Laborales las Administradoras de Riesgos Laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral. Tramite de reconocimiento de incapacidad

NORMA/AÑO DE EMISIÓN

Decreto 2943 del 17 de diciembre de 2013

Decreto 19 de 2012

OBJETO

Artículo 1. Modificar el parágrafo 1° del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999, el cual quedará así: Parágrafo 1°. En el Sistema General de Seguridad Social en Salud serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente. En el Sistema General de Riesgos Laborales las Administradoras de Riesgos Laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral. Lo anterior tanto en el sector público como en el privado.

ARTÍCULO 121. TRÁMITE DE RECONOCIMIENTO DE INCAPACIDADES Y LICENCIAS DE MATERNIDAD Y PATERNIDAD. El trámite para el reconocimiento de incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad o paternidad a cargo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, deberá ser adelantado, de manera

114

AUTORIDAD QUE LA EMITE

Congreso de la República

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directa, por el empleador ante las entidades promotoras de salud, EPS. En consecuencia, en ningún caso puede ser trasladado al afiliado el trámite para la obtención de dicho reconocimiento. Para efectos laborales, será obligación de los afiliados informar al empleador sobre la expedición de una incapacidad o licencia. DERECHO AL MINIMO VITAL-Concepto INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD NO PROFESIONALValor no puede ser inferior al salario mínimo legal vigente

Pago de incapacidad por Enfermedad General no puede ser inferior al SMLVM

Sentencia C-543/07

Pago de las incapacidades

Numeral 1 y 2 del artículo 3o. del Decreto 047 de 2000

La Corte considera pertinente distinguir aquellas situaciones en las que el valor del auxilio monetario por enfermedad no profesional sea inferior al salario mínimo legal, en las que se desconocería la garantía constitucional de todo trabajador a percibir el salario mínimo vital, consagrado en el artículo 53 superior, más aún en condiciones de afectación de su salud que no le permiten temporalmente trabajar. En esas circunstancias, la Corte entiende que el porcentaje del auxilio monetario por enfermedad no profesional no quebranta el principio de igualdad y el estatuto del trabajo, siempre y cuando su valor no sea inferior al salario mínimo legal. En consecuencia, la declaración de asequibilidad de las expresiones demandadas del artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo se debe condicionar a que se entienda que dicho auxilio monetario no podrá ser inferior al salario mínimo legal vigente. Artículo 3°. Períodos mínimos de cotización. Para el acceso a las prestaciones económicas se estará sujeto a los siguientes períodos mínimos de cotización: 1. Incapacidad por enfermedad general. Para acceder a las

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Corte constitucional

Congreso de la República

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prestaciones económicas generadas por incapacidad por enfermedad general, los trabajadores dependientes deberán haber cotizado ininterrumpidamente un mínimo de cuatro (4) semanas y los independientes veinticuatro (24) semanas en forma ininterrumpida, sin perjuicio de las normas previstas para el reconocimiento de prestaciones económicas, conforme las reglas de control a la evasión. 2. Licencias por maternidad. Para acceder a las prestaciones económicas derivadas de la licencia de maternidad la trabajadora deberá, en calidad de afiliada cotizante, haber cotizado ininterrumpidamente al sistema durante todo su período de gestación en curso, sin perjuicio de los demás requisitos previstos para el reconocimiento de prestaciones económicas, conforme las reglas de control a la evasión.

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8.7 RIESGOS DEL PROCESO 8.7.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

117

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8.7.2 MATRIZ DE RIESGOS Clase de riesgo Tipo de riesgo

Riesgo Operativo

Riesgo Financiero

Riesgo Legal

Interno (Empresa)

Externo (Entorno)

Calificación Riesgo Probabilidad

Que el trabajador se niegue a entregar la copia de su historia clínica para el proceso de transcripción y cobro de la incapacidad y por lo tanto la empresa no pueda hacer de las incapacidades y posteriormente no puede reembolsar ese dinero

Que el gasto de la empresa se incremente a causa de la no recuperación de las incapacidades

En los casos en los que el personal que ingresa recientemente se incapacita por una cantidad de días superior a 3, la entidad prestadora de salud no hará pago de esta, apoyada en “ El numeral 1 y 2 del Artículo 3º del Decreto 047 de 2000”

118

Impacto

Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Acciones

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Sensibilizar al personal de la importancia de entregar los documentación completa para poder hacer el respectivo cobro y la posterior conciliación

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Informar al trabajador que en el caso que no entrega la información completa no se le podrá realizar el pago de la incapacidad

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Vincular personal que ya se encuentre cotizando al sistema de seguridad social, para que haya una continuidad y así no perder dinero por concepto de incapacidades

Riesgo Medio

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8.8 DESARROLLO DEL PROCESO ACTIVIDADES

OBSERVACIONES

Recibo de Inicia con la entrega de la incapacidad incapacidades por por parte del trabajador a la persona parte de las obras encargada en obra o en oficina y la oficina

Revisión de la incapacidad

Ingreso de la incapacidad al sistema

Cruce de incapacidades

Cobro de incapacidades

El departamento de nómina será el encargado de revisar los soportes de incapacidades, verificando que estas cumplan con los requisitos establecidos para el ingreso al sistema. Los datos a verificar son: Tipo de incapacidad, número de días, fecha de inicio y fecha fin, código diagnóstico. Verificar que la incapacidad no tenga tachones ni enmendaduras y que venga con la firma y sello del medico Luego de verificar que la incapacidad este correcta el área de compensación, se encarga de ingresar las incapacidades al sistema de nómina, verificando el correcto ingreso y liquidación de la misma Una vez se ingresan las incapacidades al sistema de nómina el área de compensación se encarga de entregar todas las incapacidades a la auxiliar Bienestar y Beneficios, para que realizar el seguimiento de las incapacidades y el respectivo cobro ante las entidades

RESPONSABLE

REGISTRO

En oficina: Área Compensación

En oficina: Incapacidad

En obra: En obra: Administrador de Correo obra / Auxiliar Electrónico con Administrativa incapacidades escaneadas

En oficina: Área Compensación En obra: N/A

En oficina: Área Compensación Incapacidades y soportes En obra: N/A En oficina: Área Compensación – Auxiliar Bienestar y Beneficios

Incapacidades y soportes

En obra: N/A

Se clasifica todas las incapacidades En oficina: por empresa, para revisar que no Auxiliar Bienestar y quede faltando ninguna incapacidad Beneficios original de la respectiva quincena, en caso de algún faltante se escribe a En obra: la obra para que realicen él envió de N/A la información

119

Incapacidades y soportes

Carta de cobro a las entidades, Incapacidades y anexos de la incapacidad

Informes de incapacidades

Pagos de incapacidades

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Posteriormente se clasifican las incapacidades por entidad para hacer el respectivo proceso de transcripción y cobro de las mismas. Se hacen cartas de cobros por cada entidad y se envían a radicar con el mensajero, con algunas EPS las incapacidades se cobran por la página. El tiempo estimado para el reconocimiento de las incapacidades por parte de la entidad es de 45 días hábiles Una vez contabilizadas las nóminas que se realizan al mes, se procede a realizar el informe de incapacidades, este contiene información acerca del trabajador, a qué centro de operación está cargado y los valores discriminados tanto los que asume la En oficina: empresa como los que debe pagar Auxiliar Bienestar y cada entidad Beneficios Este informe se envía por correo electrónico, mensualmente a cada En obra: contador asignado por cada empresa N/A También se realiza él envió mensual del informe al área de SST, con datos sobre el diagnostico, cargo que ocupa y la edad del trabajador, esto con el fin que SST pueda hacer los informes de ausentismos Durante el mes el área de tesorería se encarga de anunciarle a la auxiliar de Bienestar y Beneficios sobre los En oficina: pagos realizados por las entidades, Tesorería, Auxiliar estos son notificados por medio de Bienestar y correo electrónico. Beneficios Luego de la notificación del pago, la auxiliar de bienestar y beneficios se En obra: encarga de enviarle a tesorería un N/A correo con el detalle de cada pago, esto con el fin de poder hacer la conciliación bancaria

120

Correo electrónico, archivo en Excel con la información requerida

Correo electrónico, detalle de pago de cada entidad

Conciliación contable

Recobro de la incapacidades

Seguimiento y control mensual al cobro de incapacidades

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Una vez enviada toda la información En oficina: de los pagos realizados por la Contabilidad, entidades se procede a realizar la Auxiliar Bienestar y conciliación con contabilidad, que Beneficios consiste en descargar los pagos realizados por la EPS y hacer En obra: seguimiento a las incapacidades que N/A quedan pendientes Una vez realizado el cobro y esperado el tiempo pactado para el reconocimiento que en este caso es de 45 días hábiles después del cobro, se procede a realizar el recobro y se da una espera de 30 días hábiles En oficina: para el reconocimiento Auxiliar Bienestar y Si pasados 75 días hábiles aún no Beneficios hay reconocimiento se procede con los respectivos derechos de petición a En obra: cada entidad. N/A Radicados los derechos de petición se espera 10 días hábiles, si aún no hay respuesta se procede con la respectiva visita por parte de la auxiliar de beneficios a cada EPS, para culminar con el tema En oficina: Se realizará control mensual al Dirección Gestión informe de cobro de incapacidades Humana con el fin de validar el recaudo obtenido durante cada mes. En obra: N/A

121

Correo electrónico, detalle de pago de cada entidad

Cartas de cobro, recobro y derechos de petición

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8.9 REGISTROS ALMACENAMIENTO CÓDIGO

NOMBRE

RESPONSABLE

ACCESO

Forma archivo

Orden

Restringido

Física

Cronológico

Restringido

En la pública y de forma física

Cronológica o

Restringido

Física

Cronológica o

En oficina: Gestión Humana N.A

Incapacidades En obra: N/A

N.A

Informes de incapacidades

Cartas cobros de incapacidades

En oficina: Gestión Humana En obra: N/A

8.10 ANEXOS

•

DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

122

TIEMPO DE

Ubicació Conservaci Disposició n ón n AZ ubicadas en el Archivo departame Indefinida inactivo nto de Gestión Humana AZ ubicadas en el Archivo departame Indefinida inactivo nto de Gestión Humana AZ ubicadas en el Archivo departame Indefinida inactivo nto de Gestión Humana

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9. GESTIÓN LEGAL 9.1. OBJETIVO Velar por el mantenimiento de sanas relaciones entre Empleador - Empleado y entre los mismos trabajadores, minimizando así los riesgos para la empresa, garantizando el cumplimiento de la legislación laboral aplicable y de las diferentes obligaciones contractuales y reglamentarias, que nacen desde el momento de la vinculación del personal hasta su retiro, además del cumplimiento por parte del empleador en cada una de sus obligaciones derivadas de las relaciones laborales.

9.2 ALCANCE Estos procesos inician desde el momento de la vinculación, es decir desde el momento en que comienza la relación laboral entre el empleador y trabajador hasta la culminación de dicho vínculo laboral. Para el cumplimiento de lo mencionado anteriormente se debe de tener en cuenta que se incluyen las actividades de establecimiento de políticas relacionadas con la administración del personal, su formalización y cumplimiento; atención y control de procesos legales; ejecución de procesos disciplinarios, desvinculación del personal; y todas las demás actividades asociadas con la relación laboral entre empleador y trabajador.

9.3 POLÍTICAS

•

Es responsabilidad de cada Administrador, las Gerencias, los Directores y/o Jefaturas de la Compañía, el gestionar, promover, desarrollar y hacer seguimiento a la implementación y efectiva ejecución del Manual de Políticas de Comportamiento y Convivencia a su personal a cargo. Es responsabilidad de cada Administrador, las Gerencias, los Directores y/o Jefaturas de la Compañía, en cabeza y guiados por el área Jurídico Laboral de Gestión Humana, el desarrollo y seguimiento en la implementación y efectiva aplicación de cada uno de los procesos derivados de dicha relación laboral. Es responsabilidad de cada Administrador, las Gerencias, los Directores y/o Jefaturas de la Compañía, en cabeza y guiados por el área Jurídico Laboral de Gestión Humana la minimización del riesgo de reclamaciones, tutelas y demandas, derivadas del incumplimiento de requisitos legales y de los establecidos por la misma organización.

124

•

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Es responsabilidad de las áreas de Tesorería y Contabilidad, en cabeza del área de nómina de Gestión Humana, el Velar por el cumplimiento oportuno (en tiempo y valor) de los compromisos adquiridos por la empresa (seguridad social, salario, prestaciones sociales, beneficios extralegales) con sus empleados.

9.4.

DEFINICIONES

• Reglamento interno de trabajo: Norma que regula las relaciones internas de la empresa con el trabajador, implementando así las políticas y directrices generales

comportamiento

cumplimiento

las

obligaciones

contractuales y reglamentarias, conforme a la normatividad vigente que regula la materia.

• Manual de Convivencia: Es el manual que reúne el proceso, por medio de lineamientos de integridad y transparencia, incluyendo normas de conducta ética que todos los trabajadores, cualquiera que sea su nivel jerárquico dentro de la empresa, deben seguir y mantener en el desempeño de sus funciones y en el trato con los demás, para ser aplicado a las relaciones laborales.

• Manual de Imagen: Es el conjunto de directrices de presentación personal que el colaborador debe acatar y que van ligadas a la identidad de la compañía, estilo y valores de la misma.

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9.5. FUENTES DE INFORMACIÓN EXTERNA

INFORMACION QUE SE REQUIERE CONSULTAR Actualizaciones en Legislación Laboral

Legislación aplicable

Novedades en Legislación Laboral

FUENTE DE INFORMACION

UBICACIÓN O RUTA DE ACCESO

FRECUENCIA DE CONSULTA

RESPONSABLE

www.legis.com.co

Cuando se requiere consultar temas específicos sobre legislación laboral

Asistente Jurídica

Régimen Laboral Colombiano

Documento físicos y www.alcaldiabogota.gov .co

Siempre que se requiere aplicar proceso disciplinario o algún tema específico legal

Asistente Jurídica

Ministerio del Trabajo

www.mintrabajo.gov.co

Mínimo una vez a la semana

Asistente Jurídica

actualícese.com.; www.gerencie.com y www.ambitojuridico.com

Cuando se requiere consultar temas específicos sobre legislación laboral

Asistente Jurídica

LEGIS

Actualícese, Revista Legislación en Actualidad laboral general y cambios y Seguridad en la misma Social, Gerencia; Ámbito Jurídico

126

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9.6. REQUISITOS LEGALES Temática

Norma

Número

Año de Emisión

Autoridad que lo emite

Artículo

Respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de los colombianos

Constitución Política de Colombia

N.A

1991

Asamblea Nacional Constituyente

N.A

Normatividad sobre la relación EmpleadorEmpleado

Código sustantivo del Trabajo

N.A

1950

Corte ConstitucionalSala Laboral.

N.A

Se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones

Ley

Congreso de Colombia

N.A

Acoso Laboral

Comité de Convivencia Laboral

Ley

1010

2006

Congreso

N.A

Resolución

652

2012

Ministerio del trabajo

N.A

127

Como se hace el cumplimiento Aplicando cada uno de los Cumplir con los reglamentos internos y la derechos normatividad vigente para fundamentales la materia que tienen como consagrados en la base y principio la Constitución Constitución Política de Colombia. Siguiendo cada una de las indicaciones del Código y Todas las contenidas aplicando en cada caso en el Código particular la normatividad vigente. Obligación Específica

Todas las en la Ley

contenidas Siguiendo cada una de las indicaciones de la Ley

Capacitando a los líderes de Generar mecanismos los procesos sobre el acoso de prevención al acoso laboral. Divulgando el laboral contenido de la Ley. Conformar un Comité Conformando el Comité, de Convivencia Laboral nombrando los y ponerlo en representantes del funcionamiento, con 2 empleador y por votación representantes del los representantes de empleador y 2 empleado.Realizar representantes del reuniones trimestrales, empleado, con sus atender quejas y

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respectivos suplentes.

Comité de Convivencia Laboral

Resolución

1356

2012

Ministerio del trabajo

N.A

reclamaciones de los empleados, realizar seguimiento y control a las situaciones que se presenten. Velar por la custodia de la información que reciba el Comité.

Modificación Res.652 en cuanto a la Realizando los ajustes con composición, número relación a la Resolución que de Comités y modifica. Periodicidad de reuniones El trabajador debe tener mínimo 36 semanas Otorgar 8 días hábiles ininterrumpidas de de licencia remunerada cotización a salud. Debe al trabajador hombre presentar Registro Civil de que recientemente Nacimiento en los primeros haya tenido bebé 30 días para que sea reconocida por la EPS. Por el cual se reforma Siguiendo a cada una de la el decreto Ley 2158 de indicaciones del código 1948 el Código procesal Procesal del Trabajo Determina la Siguiendo cada una de las conciliación ante el etapas de la conciliación Ministerio del Trabajo.

Licencia por Paternidad

Ley

755

2001

Ministerio de Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo

Código Procesal del Trabajo

Ley

712

2001

Senado de la República

Arts. 01 al 55

Ley

640

2001

El Congreso de la República de Colombia

Arts. Del 1 al 50

Ley

789

2002

Congreso

N.A

Todas las en la Ley

Ley

1280

2009

Congreso

N.A

Otorgar licencia por Se otorga licencia en el luto según aplique, de momento en que el 5 días hábiles de empleado notifica

Normas generales aplicables a la conciliación Actualización al Régimen Laboral Colombiano Licencia por luto

128

contenidas Siguiendo cada una de las indicaciones de la Ley

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Medidas en materia de control a la evasión y la elusión de aportes a la salud y pensión

Ley

1393

2010

Congreso

Ley del primer empleo

Ley

1429

2010

Congreso

Sobre Retención en la Fuente

Cotizaciones en contrato no laboral, aplicables a los contratistas independientes.

Ley

1607

2012

Decreto

1703

2002

MGH-S-02

licencia remunerada Art. 30. “Los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores Art.30 particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración”. Art. 20. Posibilidad de compensar vacaciones en dinero, hasta la mitad del tiempo correspondiente.Art.21. Los pagos parciales de Art.20Art. cesantías, no requieren 21Art.22 autorización del Inspector del Trabajo.Art.22Cambia el nombre del Reglamento Interno de Trabajo por Reglamento de Trabajo

fallecimiento de un familiar

Revisando cada mesen la nómina el porcentaje de los pagos no salariales

Dando cumplimiento a las disposiciones de la ley

Revisando cada mes en la Ministerio de Determina los ingresos Arts.4,5,6 nómina los ingresos Hacienda y laborales exentos de , 331 laborales exentos de Crédito Público Retención en la Fuente Retención Determina cotizaciones Se solicitan todos los en contratación no soportes a la persona Ministerio de laboral y además como natural con la cual se Hacienda y Art. 23 el contratante deberá firmara el contrato de Crédito Público de verificar la afiliación prestación de servicios de y pago de aportes al la afiliación y pago de Sistema General de aportes al Sistema General

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Seguridad Social en de Seguridad Salud. Por parte del Salud. contratista como persona natural. Sobre persona natural que presta sus servicios de manera independiente.

Implementación del CREE / Aportes Parafiscales

Afiliación a ARL de contratos por prestación de servicios o trabajadores independientes Aplicabilidad del proceso de abandono de

Decreto

2800

862

2003

2013

Decreto

723

2013

Sentencia

27 de Sept

1985

Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Art. 1

Determina aspectos generales de trabajadores independientes.

A partir del 01 de mayo de 2013, no se realiza % de aporte sobre la nómina para pago de SENA e ICBF, para Ministerio de salarios inferiores a 10 Hacienda y Arts.1 y 8 SMMLV. Crédito Público A partir del 01 de enero de 2014, no se realiza aportes en salud para salarios inferiores a 10 SMMLV. Establecer reglas para llevar a cabo la afiliación, cobertura y pago de aportes en el Ministerio sistema general de Protección N.A. riesgos laborales de Social contratos por prestación de servicios o trabajadores independientes La ausencia del Corte Suprema N.A. trabajador no podía de Justicia significar renuncia del

130

Social

Revisando cada mes las personas que tienen contrato por prestación de servicios

Validando cada mes el tope de los 10 smmlv

Si dentro de las tareas a ejecutar por el Contratista (prestación de servicio por más de un mes) éste incurre en alto riesgo laboral, la empresa debe afiliarlo a la ARL Aplicar debidamente la normatividad que rige la materia en el caso del

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puesto de trabajo.

Aplicabilidad al fallecimiento de un trabajador

mismo.

Sentencia

6810

1994

Corte Suprema de Justicia

N.A.

Aplicabilidad a las prórrogas del contrato laboral.

Sentencia

C-588

1995

Corte Constitucional

N.A.

Estabilidad Laboral Reforzada

Sentencia

C-470

1997

Corte Constitucional

N.A.

Estabilidad Laboral Reforzada

MGH-S-02

Sentencia

C-531

2000

Corte Constitucional

131

N.A.

Personas que tienen vocación de recibir los derechos laborales adquiridos y Pendientes del fallecido. El principio de la estabilidad en el empleo no se opone a la celebración de contratos a término definido. Proteger el derecho al trabajo de la mujer en estado de embarazo. Se prohíbe despedir a un empleado con fuero sindical sin antes haber sido levantado el fuero por un juez. Mientras la incapacidad o discapacidad no impida al trabajador desarrollar una actividad similar y/o acorde con sus capacidades, no se le puede despedir, puesto que la empresa para la cual trabajaba quien

abandono trabajo.

puesto

Cumplir todo el procedimiento tal como lo exige la ley Colombia aplicable a este caso en concreto. Realizando las debidas prorrogas a los contratos laborales en el tiempo oportuno y aplicando la normatividad vigente que regula la materia.

No despedir mujer embazada hasta no finalizar su período de lactancia

No despidiendo a una persona con alguna discapacidad si no ha sido pensionada por invalidez o se han surtido los mecanismos de recuperación y se ha declarado levantamiento de restricciones

Procedimientos disciplinarios

Sentencia

C-593

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2014

Corte Constitucional

132

N.A.

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sufrió un accidente que lo llevó a ese estado, debe garantizarle la recuperación y ocupación si esto es posible disciplinarlo del sector privado, debe ser vivo reflejo de lo contemplado en la Constitución Nacional, por ello en la sentencia Aplicar la normatividad en mención, estableció vigente en la materia. claramente los parámetros mínimos que debe contemplar un reglamento en materia disciplinaria

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9.10 RIESGOS DEL PROCESO 9.10.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso.

133

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9.10.2 MATRIZ DE RIESGOS Clase de riesgo Tipo de riesgo

Interno (Empresa)

Riesgo Legal

Riesgo Legal Riesgo Legal

Riesgo Legal

Externo (Entorno)

Calificación Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Acciones

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Garantizar cumplimiento de la legislación

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Aplicabilidad del Código Sustantivo del trabajo y a la normatividad que rige la materia

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Aplicabilidad del Código Sustantivo del trabajo y a la normatividad que rige la materia

Riesgo Probabilidad Recibir tutelas, demandas, notificaciones para conciliar ante el Ministerio de Trabajo, Defensoría del Pueblo y diferentes entes públicos Terminaciones de contratos con justa causa o sin justa causa y sus previos avisos de terminación cuando lo requieran, sin la debida sustentación legal Recibir embargos para aplicar a los trabajadores Evadir la normatividad vigente que trata el procedimiento disciplinario (citación acta de descargos y sanciones Realizar las modificaciones a los contratos (laborales, de prestaciones de servicio y de aprendizaje), evadiendo la normatividad vigente que regula la materia Realizar las prórrogas al contrato (laborales, de prestaciones de servicio y de aprendizaje), sin la aplicabilidad de la norma

Impacto

134

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Garantizar el cumplimiento de la normatividad de la materia en cada caso particular y seguir los procesos legales cada uno de ellos Implementación de una cultura responsable, tanto jurídicamente como socialmente Garantizar cumplimiento e la legislación

Riesgo Legal

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Aplicar el procedimiento de abandono de puesto de trabajo si el cumplimiento del debido proceso impuesto por la ley laboral

Aplicabilidad del proceso de fallecimiento de un trabajador sin los lineamiento legales

Solicitar le premiso de horas extras omitiendo las normas del Código Sustantivo del Trabajo y normas taxativas del Ministerio del Trabajo Realizar las cesiones de contratos de trabajadores sin el cumplimiento de la normatividad que rige la materia Realizar las respuestas a los diferentes oficios radicados en obras o en la oficina de Medellín o Bogotá provenientes de los trabajadores o de terceros, sin aplicabilidad normativa

135

MGH-S-02

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Aplicar la normativa vigente dela materia laboral

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Aplicación laborales materia

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Cumplimiento de todo el proceso impuesto por la Ley

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Aplicación de los normas que rigen la materia

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Aplicar debidamente normatividad vigente

de los normas que rigen la

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9.8. PROCEDIMIENTO 9.8.1. PROCESO DE TUTELAS Y DEMANADAS ACTIVIDADES

Recibir la Demanda o la Tutela

OBSERVACIONES Demandas: se recepciona la citación para notificación personal y si esta no se efectúa se dará la notificación por aviso. Luego de estar notificados dentro del proceso, se le hace un seguimiento continuo y se le tramitará cada etapa del mismo. Tutelas: Recepción de la Tutela y se comienza a recopilar todas las pruebas necesarias para su contestación en los términos definidos por la ley

RESPONSABLE

REGISTRO

En oficina central: Directora de Gestión Humana, Asistente Jurídica, Jefe Jurídico y Abogado externo

Respuesta y archivo en el área Jurídico laboral de Gestión Humana

9.8.2. PROCESO DE CONCILIACIÓN ANTE EL MINISTERIO DEL TRABAJO O CUALQUIER ENTIDAD PÚBLICA ACTIVIDADES Asistencia a la conciliación solicitada por la entidad pública (del estado), con previo análisis y estudio de cada caso en particular

OBSERVACIONES

RESPONSABLE

Se recibe esta citación y de manera inmediata se comienza con la recolección de pruebas y además de los documentos del trabajador que solicitan de la entidad pública

En oficina central: Asistente Jurídica

136

En Obra: Director o administrador

REGISTRO

Acta y archivo en el área Jurídico laboral de Gestión Humana

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GESTIÓN HUMANA

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9.8.3. PROCESO DE TERMINACIÓN DE CONTRATOS ACTIVIDADES

OBSERVACIONES

Recepción de la solicitud de la terminación del contrato ya sea Se recibe la sin justa causa o con justa causa solicitud de la por cumplimiento de la vigencia, terminación de por periodo de prueba o por contratos con incumplimiento de las justa causa o sin obligaciones contractuales y justa causa y reglamentarias. sus previos avisos de Esta solicitud se recibe junto con terminación los documentos contractuales del cuando lo trabajador para entrar a realizar requieran el análisis y la terminación de

RESPONSABLE

En oficina central: Asistente Jurídica En Obra: Director o administrador

REGISTRO

Archivo de la terminación dentro de la hoja de vida en la obra o en oficina central

acuerdo a su estado actual

9.8.4. PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE TRABAJADORES ACTIVIDADES

OBSERVACIONES

Al momento de recepción por parte de las obras o de las Liquidar salarios oficinas Medellín y Bogotá de las y Prestaciones terminaciones de contrato laboral, desde las obras se envía Sociales de los la novedad al área de nómina trabajadores para realizar el trámite de la liquidación del trabajador

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RESPONSABLE En oficina central: Nómina y Directora de Gestión Humana En Obra: Director o administrador

REGISTRO

Soporte de la transferencia y el archivo digital del área de nómina

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9.8.5. PROCESO DE EMBARGOS ACTIVIDADES Recibir embargos para aplicar a los trabajadores y darles la respuesta debida

OBSERVACIONES

RESPONSABLE

Se recibe el embargo y se solicita los documentos contractuales y personales del trabajador, se responde y se envía a la entidad solicitante y luego (si es procedente dicho embargo) se reporta al área de nómina la novedad para que de manera inmediata se apliquen

En oficina central: Asistente Jurídica En Obra: Director o administrador

REGISTRO

La respuesta se archiva en el área Jurídico Laboral

9.8.6. PROCESOS DISCIPLINARIOS: ACTIVIDADES

Recibir carta de reporte de presunta falta disciplinaria

OBSERVACIONES Se realiza por parte de la obra la carta con la descripción de los hechos por el incumplimiento de cualquier directriz, política o norma estipulada en el reglamento interno de trabajo

RESPONSABLE En oficina central: Asistente Jurídica En obra: Administrador o Director

REGISTRO Carta de reporte de presunta falta Carta de reporte de presunta falta a través de correo electrónico

Se reporta el caso al área jurídico laboral y se realiza una revisión a la hoja de vida y de cada una de las pruebas que se tienen.

Revisión de presunta falta disciplinaria

Si la falta es levísima y es cometida por primera vez: se determinar hacer un memorando administrativo, omitiendo así la diligencia de descargos., Aquella en donde exista daño a la propiedad, omisión de procedimientos, pérdida de bienes, accidentes con lesionados, sustracción de bienes o materiales, se solicita apoyo al área técnica para preparar el formulario de preguntas y en caso de no existir este tipo de

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En oficina central: Asistente Jurídica En obra o en oficina central: Administrador y/o Director

Memorando Administrativo

Citación a descargos

Analizar los descargos

Determinar la Sanción

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GESTIÓN HUMANA

VIGENCIA: 13-MAR-2017

daños se analiza la clase de falta si es Leves, graves y reincidencia de levísimas y se continua con la citación a descargos, de ser necesario Cuando un trabajador comete una falta se hace una citación a descargos la persona implicada o de quienes hayan sido testigo de la situación a través de versión libre, así mismo se recopilan las pruebas que se tienen: fotografías, videos, documentos, esta citación se deberá entregar con mínimo un día de anticipación a la fecha de la diligencia de descargos. Sí se presenta el colaborador se lleva a cabo la audiencia y se elabora un acta de descargos la cual hará parte de la investigación, por lo que junto con las pruebas aportadas será la base para tomar la decisión. Si no se presenta el colaborador Se elabora un acta de inasistencia y se continúa con la investigación Se analizan los descargos de la(s) personas implicadas en el proceso y las pruebas aportadas, con el fin de aclarar los hechos y revisar si la conducta encaja en dentro del incumplimiento de las obligaciones contractuales o reglamentarias Se estudia los documentos de la investigación y se revisa si la conducta encaja en las faltas descritas en el reglamento siempre y cuando se haya evidenciado culpabilidad del empleado, de acuerdo al resultado de la diligencia de

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En oficina: Asistente Jurídica

En obra: Director y Administrador

En oficina: Asistente Jurídica

En oficina: Asistente Jurídica En obra y oficina central: Director, Administrador

MGH-S-02

Citaciones y actas de descargos

Acta de no asistencia a la audiencia de descargos

Acta de descargos

Sanción escrita o terminación de contrato con justa causa

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descargos, al Manual de políticas comportamiento y convivencia, Reglamento Interno de Trabajo, así como también el incumplimiento de la legislación laboral aplicable a la materia. Se toma la decisión de la sanción en la que puede caber un llamado de atención por escrito con copia a la hoja de vida, una suspensión que va desde 1 hasta 8 días, o la terminación del contrato laboral con justa causa, todo de acuerdo a la gravedad de la falta o al número de faltas cometidas reiterativamente Para obra la Asistente Jurídica devuelve la carta de sanción al administrador para que gestione la notificación En oficina central la notifica la Directora de Gestión Humana y la Asistente Jurídica.

Notificación de la sanción

Si el colaborador simplemente se niega a firmar, se llaman dos testigos para que firmen como constancia de entrega y se guarda la sanción firmada y se archivar el proceso (los documentos se guardan en la hoja de vida del trabajador). Si la sanción es una suspensión o terminación se deberá de reportar al área de nómina la novedad para ser aplicada. Si el colaborador decide interponer recurso, todos los documentos se envían al Gerente del área correspondiente. Si el colaborador recibe el documento y lo firma como constancia de entrega, se guarda

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y/o Gerencia

En obra y oficina central: Administrador, Director y Asistente Jurídica.

Carta con notificación de Sanción

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la sanción firmada y se archivar el proceso (los documentos se guardan en la hoja de vida del trabajador)

9.8.7. ELABORACIÓN DE CONTRATOS: ACTIVIDADES

Recepción de solicitud para realizar o revisar el contrato laboral, de prestación de servicios o de aprendizaje

OBSERVACIONES Se recibe la solicitud junto con la ficha laboral (la cual elaboran cada una de las obras o en Gestión Humana) y la copia de la cédula, luego se revisa o se construye el documento según sea el caso. Si se trata de un contrato por prestación de servicios o un contrato de aprendiz, se solicitan los documentos necesarios para su aprobación y elaboración.

RESPONSABLE

En oficina central: Asistente Jurídica En Obra: Director o administrador

REGISTRO

Archivo en la hoja de vida del trabajador o en el archivo Jurídico Laboral, según sea el caso

9.8.8. PROCESO MODIFICACIONES: ACTIVIDADES

OBSERVACIONES Se recibe la solicitud junto con los documentos contractuales del trabajador, aprendiz o contratista.

Recepción de solicitud para realizar las modificaciones a los contratos, ya sean laborales de aprendizaje o de prestación de servicios

En el caso del contrato laboral se solicita un control de modificaciones el cual debe ser aprobado por el Ingeniero Carlos Ramírez o el Ingeniero Sergio Ramírez, luego se envía a la obra o a LATINCO Bogotá, el documento en Word aprobado y revisado y el control con el visto bueno, luego desde la obra o desde LATINCO Bogotá se encargan de reportar al área de nómina

141

RESPONSABLE

En oficina central: Asistente Jurídica y Auxiliar Bienestar y Servicios

En Obra y oficina Bogotá: Director o administrador o secretaria

REGISTRO

Control de modificaciones a contratos Archivo en la hoja de vida del trabajador

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dicha modificación del contrato, además deben hacer firmar por las partes el documento en Word

9.8.9. PROCESO DE PRORROGAS: ACTIVIDADES

OBSERVACIONES

RESPONSABLE

Realizar las prórrogas al contrato (laboral, de prestación de servicios y de aprendizaje),

Se recibe la solicitud junto con los documentos contractuales del trabajador, aprendiz o contratista, luego de elaborada se envía para su firma

En oficina central: Asistente Jurídica En Obra: Director o administrador

REGISTRO

Archivo en la hoja de vida del trabajador

9.8.10. PROCESO DE ABANDONO DE PUESTO DE TRABAJO: ACTIVIDADES

OBSERVACIONES

Se recibe la solicitud junto con los documentos contractuales del trabajador y se revisan o se elaboran los documentos y luego se realiza el siguiente proceso: Realizar la -Enviar una Carta a la dirección revisión o la de residencia del trabajador, elaboración de los donde se le comunica que debe documentos para presentarse a laborar. -Se levanta el acta de tramitar el abandono abandono de puesto de trabajo -Se realizar la carta de terminación con justa causa, la cual se envía a la dirección de residencia del trabajador. -Se debe de realizar el reporte al área de nómina de este abandono de puesto de trabajo

142

RESPONSABLE

REGISTRO

En oficina central: Asistente Jurídica

En Obra: Director o administrador

Archivo en la hoja de vida del trabajador

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9.8.11. PROCESO DE FALLECIMIENTO DEL TRABAJADOR: ACTIVIDADES

Proceso de fallecimiento de un trabajador

OBSERVACIONES Se recibe la solicitud proceso de liquidación del trabajador fallecido, junto con los documentos contractuales del trabajador y se revisan o se elaboran los documentos y luego se realiza el siguiente proceso: -Hacer la liquidación de salarios y prestaciones. -Recolección de información de posibles beneficiarios o notificación a familiares -Aviso en la Prensa o Edicto -Pago de la liquidación, el cual se realiza después de efectuado la publicación descrita en el punto anterior, la empresa debe esperar 30 días contados desde el último aviso publicado, no menos, vencido lo anterior, pagará a quienes se presentaron cómo beneficiarios

RESPONSABLE

En oficina central: Asistente Jurídica En Obra: Director o administrador

REGISTRO

Archivo en la hoja de vida del trabajador

9.8.12. PROCESO DE SOLICITUD DE PERMISO DE HORAS EXTRAS: ACTIVIDADES

OBSERVACIONES

Proceso solicitud de Horas Extras

Se realiza y se radica ante el Ministerio del Trabajo la solicitud de permiso de horas extras, el cual deberá de contener lo siguiente: -Solicitud suscrita por el Representante Legal (con algunos requisitos contemplados en la ley) -Una relación de los cargos o actividades para las cuales se solicita la autorización. -Certificado de la ARL a la cual está afiliada la empresa (con algunos requisitos) -Manifestación expresa del

143

RESPONSABLE

En oficina central: Directora de Gestión. Humana

REGISTRO

Archivo de la Resolución en Dirección de Gestión Humana

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Representante Legal de la empresa sobre la existencia o no de Organizaciones Sindicales en la empresa. -Manifestación expresa sobre la existencia o no de Pactos o convenciones Colectivas. -Conformación del COPASO. -Reglamento Interno de Trabajo. -Certificado de Existencia y Representación con una expedición inferior a treinta (30) días

9.8.13. PROCESO DE SECIÓN DE CONTRATOS: ACTIVIDADES

Realizar las cesiones de contratos

OBSERVACIONES Se realiza el análisis de los traslados de un empleador a otro y si es procedente se realiza esta cesión de contrato, solicitando los documentos contractuales y personales del trabajador a la obra, se construye el documento y se realiza el trámite de firmas por las partes que intervienen dentro del proceso. Luego desde la obra se reporta al área de nómina la novedad para que se comience a ejecutar con su nuevo empleador

144

RESPONSABLE

En oficina central: Asistente Jurídica En Obra: Director o administrador

REGISTRO

Archivo en la hoja de vida del trabajador

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9.8.14. PROCESO DE REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO: ACTIVIDADES

OBSERVACIONES

RESPONSABLE

Se debe de realizar la modificación del Reglamento interno de trabajo, en el momento en que se requiera la actualización por la nueva Realizar las normatividad aplicable a las modificaciones, relaciones laborales, además en vigilancia y control el momento en qué se deba de del Reglamento cumplir con nuevos estándares Interno de Trabajo de calidad y servicios de la empresa. Realizar la vigilancia de aplicabilidad por parte de los trabajadores

En oficina central: Asistente Jurídica En Obra: Director o administrador

REGISTRO

Publicación desde la Dirección de Gestión Humana.

9.8.15. PROCESO DE DERECHOS DE PETICIÓN: ACTIVIDADES Realizar los derechos de petición a que haya lugar y de igual manera dar respuesta a los allegados a la empresa por parte de los trabajadores, personas naturales o jurídicas

OBSERVACIONES

RESPONSABLE

Recopilar la información del trabajador solicitada dentro del Derecho de Petición, así mismo los documentos si estos fueron requeridos y finalmente enviar a la obra para que radiquen la respuesta o se envía directamente a la persona natural o jurídica que radico el Derecho de petición

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En oficina central: Asistente Jurídica En Obra: Director o administrador

REGISTRO

Archivo área Jurídico Laboral.

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9.9. REGISTROS ALMACENAMIENTO CÓDIGO

N.A

NOMBRE

RESPONSABLE

ACCESO

Carta de reporte de presunta falta

En Obra: Administrador y Director

Memorando administrativo

En Obra: Administrador y Director

En obra: Citación Acta de Administradores y descargos Asistente de Gestión humana

Acta de descargos

Contratos Laborales

En obra: Administrador y Asistente de Gestión Humana

TIEMPO DE

Forma archivo

Orden

Ubicación

Conservación

Disposición

Restringido

Físico

Cronológico

Hoja de vida del trabajador

Indefinida

Archivo inactivo

Restringido

Físico

Cronológico

Hoja de vida del trabajador

Indefinida

Archivo inactivo

Restringido

Físico

Cronológico

Hoja de vida empleado, notificaciones

Indefinida

Archivo inactivo

Restringido

Físico

Cronológica o

Hoja vida empleado, notificaciones

Indefinida

Archivo inactivo

Restringido

Físico

Cronológico

Hoja de vida del trabajador

Indefinida

Archivo inactivo

En oficina Central: Asistente Jurídica En Obra: Director y Administrador

9.11. ANEXOS 9.11.1. MODELO DE PROCESOS DISCIPLINARIOS: 9.11.1.1 Carta de reporte de presunta falta 9.11.1.2. Memorando administrativo. 9.11.1.3. Citación a la diligencia de descargos. 9.11.1.4 Acta de descargos de descargos. 9.11.2. MODELOS DE PROCESOS DE CONTRATOS LABORALES: 9.11.2.1. Contrato laboral a término indefinido. 9.11.2.2. Contrato laboral a término fijo. 146

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9.11.2.3. Contrato laboral por duración de obra o labor determinada.

•

DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

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148

MGH-S-02

10.

10.1

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MGH-S-02

PROCESO DE DESVINCULACIÓN

OBJETIVO

Garantizar que la culminación de la etapa laboral de los colaboradores se realice dando cumplimiento a legislación laboral orientando acciones para que el procesos de desvinculación sea lo menos traumático posible. 10.2

ALCANCE

El proceso comienza cuando la empresa recibe una carta de renuncia o decide terminar el contrato de alguno de sus empleados, culminando con la entrega y consignación de la liquidación de prestaciones sociales.

10.3. POLÍTICAS La desvinculación del personal se puede dar por: Renuncia voluntaria, terminación de contrato, finalización del periodo de prueba, abandono del puesto de trabajo, por muerte del empleado, por el cumplimiento del porcentaje de la obra, vencimiento del plazo pactado o por el reconocimiento de la pensión de vejez o invalidez. • La desvinculación siempre deberá tramitarse dando cumplimiento al procedimiento y políticas definidos por la empresa • En las obras y plantas es el administrador el responsable de gestionar los documentos para dar cumplimiento al proceso de desvinculación.

10.4

DEFINICIONES:

• Desvinculación: Proceso mediante el cual se hace el retiro definitivo de un empleado, con todo lo establecido por la Ley y políticas de la empresa, donde se da por finalizado la relación laboral. • Paz y salvo: Documento que tiene como objetivo legalizar los pendientes que tiene el colaborador con la empresa. • Liquidación de prestaciones Sociales: Proceso mediante el cual se liquidan los diferentes conceptos que el empleador adeuda al trabajador.

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10.5

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MGH-S-02

FUENTES DE INFORMACIÓN EXTERNA

INFORMACION QUE SE REQUIERE CONSULTAR

FUENTE DE INFORMACION

UBICACIÓN O RUTA DE ACCESO

FRECUENCIA DE CONSULTA

RESPONSABLE

Legislación aplicable

Siempre que se requiere aplicar Documento físicos y Régimen Laboral proceso www.alcaldiabogota Colombiano disciplinario o .gov.co algún tema específico legal

Compensación

Novedades en Legislación Laboral

Ministerio Trabajo

Compensación

10.6

Temática

del www.mintrabajo.go v.co

Mínimo una vez a la semana

REQUISITOS LEGALES

Norma

Respeto de la dignidad Constituci humana, en ón el trabajo y Política la solidaridad de de los Colombia colombianos

Normatividad Código sobre la sustantiv relación o del EmpleadorTrabajo Empleado

Número

N.A.

Año de Emisión

1991

1950

Autoridad que lo emite

Asamblea Nacional Constituye nte

Corte Constitucio nal-Sala Laboral.

150

Art

N.A.

Obligación Específica

Como se hace el cumplimiento

Aplicando cada uno de los reglamentos Cumplir con los internos y la derechos normatividad fundamentales vigente para la consagrados materia que en la tienen como base Constitución y principio la Constitución Política de Colombia. Siguiendo cada una de las indicaciones del Todas las Código y contenidas en aplicando en cada el Código caso particular la normatividad vigente.

Se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones

Ley

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Congreso de Colombia

N.A.

MGH-S-02

Todas las contenidas en la Ley

Siguiendo cada una de las indicaciones de la Ley

10.7 RIESGOS DEL PROCESO 10.7.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proceso

151

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MGH-S-02

10.7.2 MATRIZ DE RIESGOS Clase de riesgo Tipo de riesgo

Interno (Empresa)

Riesgo Operativo

Externo (Entorno)

Calificación Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Acciones

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Garantizar el cumplimiento de la normatividad aplicada a la parametrización del sistema

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Proceder con la liquidaciones de prestaciones sociales inmediatamente y realizar trazabilidad en el pago

Riesgo Probabilidad No realizar de forma correcta la liquidación de las prestaciones sociales No realizar el pago oportuno de la liquidación de las prestaciones sociales

152

Impacto

10.7

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MGH-S-02

DESARROLLO DEL PROCESO

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN Se recibe en la oficina de gestión Humana o en la Administración de la obra el documento soporte del motivo de retiro por Renuncia voluntaria, terminación de contrato, finalización del periodo de prueba, abandono del puesto de trabajo, por muerte del empleado, por el cumplimiento del porcentaje de la obra, vencimiento del plazo pactado o por el reconocimiento de la pensión de vejez o invalidez. El Administrador de obra deberá informar al área de compensación de manera inmediata las novedades asociadas al colaborador que se desvinculará

Iniciar Proceso de Desvinculación

Tanto para oficinas administrativas y obras, el colaborador en caso de renuncia, deberá diligenciar formato FO-S-02-17 Paz y Salvo, para legalizar los pendientes que se tengan con la empresa y devolver pertenencias de la Empresa (documentos de identidad corporativa).

RESPONSABLE

Carta de renuncia Carta de terminación de contrato En oficinas: Dirección de Gestión Humana En obras: Administrador de Obra

En caso de que sea terminación del contrato por parte de la empresa, el área de Gestión Humana y/ o administrador deberá recoger las firmas correspondientes para registrar este formato y dar conocimiento por escrito de que el empleado está a paz y salvo con la empresa en los conceptos que allí se describen con el fin de darle entrada al proceso de liquidación definitiva (en ambos casos). Entrega de Orden para la realización examen médico retiro

Se entrega la orden de examen médico En oficinas: de retiro al empleado. Auxiliar de El plazo máximo de realización del examen por parte del colaborador será Ingresos de 3 días. Medico Laboral

153

REGISTRO

Acta abandono del puesto de trabajo Resolución con la aprobación de la pensión de Vejez o Invalidez

FO-S-02-17 Paz y salvo

Orden Evaluación Médica de Retiro

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MGH-S-02

En obras: El examen médico de retiro es Administrador de voluntario y el resultado deberá ser Obra revisado por la Medica Laboral Medico Laboral Este paso debe hacerse solo en el caso que el empleado sea quien renuncie, En oficinas: tenga contrato indefinido y sea Auxiliar de personal administrativo en oficina y Ingreso FO-S-02-22 obra incluidos operadores y Entrevista de Entrevista de conductores. Retiro En Obra: Retiro Se deja el registro y se envía a la Administrador Dirección de Gestión Humana para su de Obra análisis y propuesta de acciones de mejora a que haya lugar. Cuando se genera el retiro por una de las causales anteriormente mencionadas, el administrador de la FO-S-02-17 obra o responsable del proyecto debe Formato paz y enviar con los demás documentos de En oficinas: salvo retiro, el formato de paz y salvo Auxiliar de debidamente diligenciado y firmado como responsable de que este Ingreso empleado está a paz y salvo por todo Entrega y envío Carta de de documentos concepto con la organización, se En Obras: Anuncio pago de verifican todos los documentos que Administrador Seguridad Social de soporte. soportan el retiro para que se pueda de Obra o proceder a la realización de la asistente liquidación. Carta administrativo Recordar incluir carta de anuncio de terminación o pagos de seguridad social firmada por el renuncia trabajador, orden de examen de retiro y carta de terminación o renuncia pertinente. En la oficina de Gestión Humana se procede a registrar los datos necesarios Realizar En oficinas: Liquidación en el sistema de nómina, para calcular liquidación Analista de todo lo pertinente al pago de la definitiva definitiva Compensación liquidación definitiva, previa verificación de paz y salvo contable. Luego de procesar la información en el En oficinas: sistema de nómina, la liquidación Analista de definitiva con sus respectivos anexos Compensación Liquidación Tramitar y (certificados laborales y cartas de retiro definitiva Pagar de cesantías) se envían todos estos Jefe de Liquidación certificados en original a la obra, así Tesorería Transacción Definitiva mismo se reporta el retiro ante la ARL, electrónica se envía por correo físico para entrega al trabajador y sea firmada.

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Al revisar que la liquidación definitiva esté debidamente firmada por el empleado retirado, se pasa para archivo en la hoja de vida.

Retirar al trabajador de entidades de seguridad social y convenios corporativos

Finalizar Desvinculación

Paralelamente el área de compensación tramita internamente con contabilidad el pago. Se debe realizar retiro a través de la autoliquidación de seguridad social con el fin de registrar la novedad, igualmente retirarlo de todos los planes corporativos que tenga activos el empleado en el momento de su retiro. En las obras solo se hace el retiro de la caja de compensación En la hoja de vida se archiva el soporte de retiro de la ARL, la orden de examen médico ocupacional de retiro con firma del empleado, el formato de paz y salvo, la liquidación definitiva firmada por el empleado y la transacción electrónica de pago Se envía la hoja de vida al archivo inactivo, donde reposan todas las hojas de vida del personal que laboró en la empresa.

Envío de Hojas Cuando el empleado es de obra, la hoja de Vida al de vida con todos sus soportes debe Archivo Inactivo ser enviada inmediatamente a la Oficina Central Medellín Gestión Humana con el fin de que sea completada con su documentación original y clasificada en archivo inactivo (personal retirado)

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MGH-S-02

En obras: Administrador de Obra

En oficinas: Analista de Compensación En obras: Administrador de Obra En oficinas: Analista de Compensación En obras: Administrador de Obra

Notificación de retiro en el sistema

Hoja de vida y soportes del proceso

En oficinas: Auxiliar Ingreso Hoja de vida en archivo inactivo En obras: Administrador de Obra

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VIGENCIA: 13-MAR-2017

MGH-S-02

10.9 REGISTROS ALMACENAMIENTO CÓDIGO

NOMBRE

FO-S-02-17

FO-S-02-22

Carta de paz y salvo

Entrevista de Retiro

Carta Anuncio pago Seguridad Social

N.A

Orden Examen Médico

N.A

RESPONSABLE En Oficina: Auxiliar de Ingreso En Obra: Administrador En Oficina: Auxiliar de Ingreso En Obra: Administrador En Oficina: Auxiliar de Ingreso En Obra: Administrador En Oficina: Auxiliar de Ingreso

ACCESO

Orden

Ubicación

Conservación

Disposición

Confidencial

Física

Cronológico

Hoja de vida del trabajador

Indefinida

Archivo inactivo

Confidencial

Física

Cronológico

Hoja de vida del trabajador

Indefinida

Archivo inactivo

Confidencial

Física

Cronológico

Hoja de vida del trabajador

Indefinida

Archivo inactivo

Confidencial

Física

Cronológico

Hoja de vida del trabajador

Indefinida

Archivo inactivo

En Obra: Administrador

10.10 ANEXOS

•

TIEMPO DE

Forma archivo

DA-E-04-12 Mapa de Riesgos

156

INSTRUCTIVO PARA EL ARCHIVO DE HOJAS DE VIDA GESTIÓN HUMANA

DA-S-02-132 VERSIÓN: 03 VIGENCIA: 01-DIC-2016

IMPLEMENTOS QUE SE REQUIEREN POR CADA HOJA DE VIDA:

  

Un (1) divifolder. Cinco (5) legajadores plásticos. Cinco (5) separadores de cartulina tamaño carta con pestaña.

EL ORDEN Y NOMBRES EN LAS PESTAÑAS DE LOS SEPARADORES DEBEN SER LOS SIGUIENTES: Pestaña 1: VINCULACIÓN (Archivar en el orden enumerado, siendo el documento número 14 la primera información que se visualice cuando abra el divifolder): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Acta de entrega tarjeta de acceso (oficinas). Acta de entrega carné (si aplica). Evaluación de eficacia para la Inducción o Re-inducción. Ficha de Inducción y Reinducción. Referencias personales (si aplica). Referencias laborales (si aplica). Soporte impreso de la revisión del SIMIT (Sistema Integrado de Información de Multas y Sanciones por infracciones de Tránsito), validada por el administrador (solo aplica para operadores, conductores y mensajero). 8. Pruebas técnicas (si aplica). 9. Pruebas psicotécnicas (si aplica). 10.Entrevista individual personal administrativo. 11.Entrevista individual personal operativo (solo aplica para operadores, conductores y aprendices). 12.Consentimiento informado. 13.Hoja de vida (con firma). 14.Requerimiento de personal (oficinas). Pestaña 2: DOCUMENTOS DE INGRESO DOCUMENTOS GENERALES (Archivar en el orden enumerado, siendo el documento número 14 la primera información que se visualice cuando abra la pestaña):

INSTRUCTIVO PARA EL ARCHIVO DE HOJAS DE VIDA GESTIÓN HUMANA

DA-S-02-132 VERSIÓN: 03 VIGENCIA: 01-DIC-2016

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Copia del registro civil de nacimiento del colaborador (si aplica). Copia de la cédula de los padres del colaborador (si aplica). Copia del registro civil de nacimiento de los hijos del colaborador (si aplica). Copia de la tarjeta identidad de los hijos del colaborador (si aplica). Certificado de estudio de los hijos, con sello de radicado por la caja de compensación. Copia de la cédula del compañero(a)/cónyuge. Copia del registro civil de matrimonio. Autorización para consignar pago de nómina y prestaciones sociales. 9. Certificado de la cuenta bancaria. 10.Copia de la libreta militar. 11.Copia de la tarjeta profesional (si aplica). 12.Copia de la licencia de conducción (si aplica). 13.Copia de la cédula. 14.Solicitud documentos de ingreso. AFILIACIONES (Archivar en el orden enumerado, siendo el documento número 6 la primera información que se visualice cuando abra la pestaña): 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Seguro de vida. Caja de compensación. Fondo de pensiones (AFP). Fondo de cesantías. Salud (EPS). Riesgos laborales (ARL).

Pestaña 3: DOCUMENTOS LEGALES CONTRATO Y MODIFICACIONES (Archivar en el orden enumerado, siendo el documento número 4 la primera información que se visualice cuando abra la pestaña): 1. Ficha laboral (diligenciada y con las firmas correspondientes). 2. Contrato original con firma de las tres partes. 3. Modificación u otrosí al contrato laboral (con las firmas correspondientes), se archivan de la más antigua a la más reciente. 4. Documentos de retiro (carta de renuncia, entrevista de retiro, terminación de contrato, acumulados, liquidación definitiva, transacción del pago de la liquidación definitiva, paz y salvo, orden de examen ocupacional de egreso, retiro de la ARL, carta de anuncio al trabajador). PROCESO DISCIPLINARIO (Archivar en el orden enumerado, siendo el documento número 3 la primera información que se visualice cuando abra la pestaña): 1. Cartas de citación a descargos. 2. Actas de descargos.

INSTRUCTIVO PARA EL ARCHIVO DE HOJAS DE VIDA GESTIÓN HUMANA

DA-S-02-132 VERSIÓN: 03 VIGENCIA: 01-DIC-2016

3. Sanciones - llamados de atención. DOTACIÓN (Archivar en el orden enumerado, siendo el documento número 1 la primera información que se visualice cuando abra la pestaña): 1. Formato de entrega de dotación (de la más antigua a la más reciente).Este documento debe estar firmado por el administrador de la obra y el colaborador. CARTA DE VACACIONES (Archivar en el orden enumerado, siendo el documento número 1 la primera información que se visualice cuando abra la pestaña): 1. Carta de vacaciones con las respectivas firmas (de la más antigua a la más reciente). SST (Archivar en el orden enumerado, siendo el documento número 10 la primera información que se visualice cuando abra la pestaña): 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Certificado médico de retiro. Acta de entrega Manual de Políticas Comportamiento y Convivencia. Evaluación de funciones y responsabilidades SST. Funciones y responsabilidades SST. Ficha de entrega de los Elementos de Protección Personal (EPP). Certificado médico de control periódico. Certificado de aptitud médica del personal que realizará trabajo en alturas (en caso de no estar adjunto en el certificado médico de ingreso). 8. Carné de vacunación. 9. Anexos compromisos médicos o notificaciones para atenciones médicas. 10.Certificado médico de ingreso ocupacional.

Pestaña 4: CERTIFICACIONES (Archivar en el orden enumerado, siendo el documento número 13 la primera información que se visualice cuando abra la pestaña): 1. Préstamos - libranzas. 2. Documentos retiro de cesantías. 3. Certificados de experiencia laboral que presente el trabajador de las anteriores empresas donde haya trabajado (del más antiguo al más reciente). 4. Certificado de trabajo seguro en alturas (si aplica). 5. Certificado de operación para maquinaria (si aplica). 6. Certificado de ingresos y retenciones del año anterior (si aplica). 7. Certificado de cuenta AFC (si aplica). 8. Certificado de aportes voluntarios a AFP (si aplica). 9. Certificado de crédito hipotecario (si aplica).

INSTRUCTIVO PARA EL ARCHIVO DE HOJAS DE VIDA GESTIÓN HUMANA

DA-S-02-132 VERSIÓN: 03 VIGENCIA: 01-DIC-2016

10.Certificado de dependientes (si aplica). 11.Certificado de “Soy o no Declarante” (si aplica). 12.Certificado de medicina prepagada (si aplica). 13.Certificados de formación académica, capacitaciones o cursos que haya realizado (del más antiguo al más reciente). Pestaña 5: DESARROLLO Y DESEMPEÑO (Archivar en el orden enumerado, siendo el documento número 5 la primera información que se visualice cuando abra la pestaña): 1. 2. 3. 4. 5.

Perfil del cargo, firmado por el colaborador. Evaluación para la mejora de competencias y el desempeño. Acuerdos de mejora para las competencias y el desempeño. Ficha de entrenamiento. Encuesta sociodemográfica.

NOTA: Las incapacidades NO deben ser archivadas, éstas deben ser enviadas como soportes a la novedad presentada en la carta de novedades de nómina, en el momento en que se causan. RECORDAR: No se recibirán en la oficina central, las hojas de vida que no estén debidamente organizadas de acuerdo con el instructivo.