Operaciones logistica by Latinco

SUMINISTROS E INVENTARIOS

Mapa de Procesos PROCESOS DE SOPORTE

Suministros

SUMINISTROS

CODIGO: FC-O-05

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 12

SUMINISTROS OBJETIVO Suministrar a todas las unidades de negocio de la empresa los insumos y servicios necesarios para su operación, ejerciendo un control desde la necesidad del producto o servicio, compra, consumo y su uso apropiado de tal manera que satisfaga los requisitos del cliente y los propios de la organización.

PROVEEDORES  Todos los procesos de Latinco S.A o sus unidades de negocio

MEDIO  1Enterprese  Correo electrónico

ENTRADAS  Solicitud de compra o servicio  Normas o especificaciones del producto  Cotización



  

RECURSOS HUMANOS Personal profesional y técnico en oficinas administrativas y obras TECNOLOGICOS 1Enterprise Equipo de Cómputo. Impresora.

SALIDAS  Factura  Materiales, insumos, productos, equipos, herramientas

VIGENCIA: 30-DIC-2016

REQUISITOS  Norma ISO 9001:2015  Normas Técnicas Colombianas NTC para materiales  Requisitos Legales

MEDIO  Remisión  Entrada de almacén

CLIENTE  Todos los procesos de Latinco S.A o sus unidades de negocio

CODIGO: FC-O-05

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 12

SUMINISTROS PHVA P P

H H H H V V H H H V H H H H H

ACTIVIDADES Identificar la necesidad de compra Planear la compra Verificar Existencia del ítem en el Inventario de Almacén Ingresa la Solicitud de Compra Aprueba la Solicitud de compra Solicita y revisa cotización Generar, aprueba y envía la Orden de Compra Seguimiento a la Orden de compra Recibe Producto Recibe Factura del Proveedor Realiza Traspaso Virtual /Remisiona Productos Recibe la Compra Hace Control de Productos Críticos Realiza Entrada al Almacén/ Ingresa la Factura Hace Control de Productos Críticos Realiza Salida de Almacén Realiza Inventario Elabora informes de la Gestión de Compras

Implementa Acciones de Mejora

RESPONSABLES  Gerente de Operaciones  Director de Logística  Director de Equipos  Director de Obra  Jefe de Suministros  Jefe de Inventarios  Administrador de Obra  Auxiliar de Suministros  Almacenista  Conductor distribución

VIGENCIA: 30-DIC-2016

DOCUMENTOS  DA-S-03-1 Criterio de compras  DA-S-41-1 Condiciones de los materiales  DA-S-56-1 Diseño y layout de Almacenes y Centros de Distribución  DA-S-03-2MAnual de salidas de almacén  PR-S-03 Suministros  PR-S-56 Inventarios

REGISTROS  FO-S-03-7 Solicitud de compra o servicio  SC o SCL o SCS o SSL (Formato del sistema 1E)  Cotización  Orden de compra o servicio OCC- OCROCS-OCA-OSA OCLOSL  Remisión del proveedor  Entrada a Almacén UNOEE  Factura  FO-S-56-4 Lista de chequeo operación almacén  FO-S-03-9 Remisión Elementos Sin SIT  FO-O-07-1 Tratamiento del Producto No Conforme  Informe de Compras y Consumo de materiales críticos

CODIGO: FC-O-05

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 12

SUMINISTROS RIESGOS DEL PROCESO Variación de los precios en el mercado

VIGENCIA: 30-DIC-2016

TRATAMIENTO Realizar negociaciones a largo plazo de productos críticos, repuestos y servicios con base a la planeación de las obras

Variaciones en las condiciones de compra ( confiabilidad, Ejercer monitoreo constante sobre los nuevos proveedores para evaluar si asesoría, condiciones de pago, asesoría entre otros) cumple los requerimientos de la empresa Conocimiento de nuevos proveedores y nuevos productos La operación del centro de distribución, a través de la cual se hacen los Entregas Demoradas debido a la ubicación geográfica de los envió a las diferentes proyectos con previa planificación con el fin de no centros de operación depender de los proveedores, mejorando los tiempos de entrega y logrando mayor cobertura Orden público Situación particular del país

La planificación de los despachos teniendo en cuenta la situación de orden público de la zona, ejerciendo control y seguimiento en el despacho de la mercancía desde el centro de distribución, sin depender de terceros y garantizar la seguridad de los envíos

Productos No conformes en la recepción por falta de claridad en los pedidos que realizan las obras por ausencia o Revisión de los pedidos por parte del área mecánica y el apoyo en las desconocimiento de especificaciones técnicas. asesorías que brinden los proveedores para realizar la compra Productos no conformes por falta de conciencia de parte de los Promover la cultura de optimización del costo y del recurso hacia los Directores de Obra al aprobar las solicitudes de compra sin encargados de solicitar y aprobar los insumos en las obras. revisar o precisar para que se requiera. Incluir en el procedimiento que la dirección de obra indique al área de Llegada inoportuna de materiales o insumos por falta de suministros las fechas para él envió de los insumos. planeación de las compras Establecer políticas en el proceso en cuanto a fechas para solicitud de Tiempos ajustados para realizar pedidos y compras compra. Elevar el perfil del cargo del almacenista de tal forma que tenga una Compras fallidas por falta de competencia de algunas personas formación mínima; las hojas de vida de los aspirantes deben ser revisadas que realizan el proceso por los jefes la área de logística y suministros Demora en el proceso de suministro debido a que La suite Actualización del software interacción con el proveedor para agilizar el comercial del software es muy manual proceso. Crear conciencia del seguimiento a las compras y la comunicación oportuna Compras erradas por falta de comunicación entre las partes con en la oficina en Medellín; incluir en el procedimiento que la obra debe que integran el proceso enviar listado de pendientes mayores a 10 días para seguimiento

CODIGO: FC-O-05

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 12

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Información de cierre de la obra errada por dejar a la deriva el Realizar cierres de almacén planeados previa coordinación del área de cierre del almacén en la obra en su etapa final. logística con la Dirección de Obra Compras no conformes recurrentes no confiables

INDICADOR Tiempo de aprobación solicitud de compra Tiempo de cotización Tiempo de aprobación orden de compra Tiempo de entrega del proveedor Tiempo de transito mercancía entre bodega principal Medellín y obra Tiempo del proceso de compras completo

por uso de proveedores

FRECUENCIA

La implementación de una buena herramienta para la evaluación de proveedores que permita la retroalimentación entre todas las partes que intervienen en el proceso META

MEDIR

SEGUIMIENTO

ANALIZAR

Mensual

Aprobación solicitud de compra igual o menor a 1 día

Mensual

Cotización igual o menor a 2 días

Mensual

Aprobación orden de compra igual o menor a 1 día

Mensual

Entrega del proveedor por Medellín igual o menor a 3 días y local igual o menor a 4 días

Mensual

Tiempo transito mercancía entre bodega principal Medellín y obra igual o menor a 7 días

Mensual

Tiempo proceso de compras Medellín igual o menor a 14 días y local igual o menor a 8 días

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS SUMINISTROS

NOMBRE DEL PROCESO

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

LIDER

SUMINISTRO



Director de Logística

PARTICIPANTES         

Gerente de Operaciones Director de Logística Director de Equipos Director de Obra Jefe de Suministros Jefe de Inventarios Administrador de Obra Auxiliar de Suministros Conductor distribución

OBJETIVO ALCANCE Suministrar a todas las unidades de la empresa los insumos y servicios necesarios para su operación, ejerciendo un control Aplica para todos los suministros de los desde la necesidad del producto o servicio, insumos y/o servicios en las unidades de compra consumo y su uso apropiado de tal negocio de Latinco S.A y/o sus asociaciones. manera que satisfaga los requisitos del cliente y los propios de la organización. ACCIONES A CONTRARRESTAR EL RIESGO:  Realizar negociaciones a largo plazo de productos críticos, repuestos y servicios con base a la planeación de las obras (R1).  Incluir en el procedimiento que la dirección de obra indique al área de suministros las fechas para él envió de los insumos. (R7).  Ejercer monitoreo constante sobre los nuevos proveedores para evaluar si cumple la necesidad de la empresa (R2-3).  La operación del centro de distribución, a través de la cual se hacen los envió a las diferentes proyectos con previa planificación con el fin de no depender de los proveedores, mejorando los tiempos de entrega y logrando mayor cobertura (R4)  La planificación de los despachos teniendo en cuenta la situación de orden público de la zona, ejerciendo control y seguimiento en el despacho de la mercancía desde el centro de distribución, sin depender de terceros. (R5).  Revisión de los pedidos por parte del área mecánica y el apoyo en las asesorías que brinden los proveedores para realizar la compra (R6).  Promover la cultura de optimización del costo y del recurso hacia los encargados de solicitar y aprobar los insumos en las obras (R6).  Elevar el perfil del cargo del almacenista de tal forma que tenga una formación mínima; las hojas de vida de los aspirantes deben ser revisadas por los jefes la área (R8).

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS SUMINISTROS

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

 Reforzar el entrenamiento en el cargo y hacer seguimiento y retroalimentar al personal en mejorar el desempeño de en su función (R9)  Realizar arqueos periódicos del almacén por parte del almacenista y administrador de obra (R10).  Actualización del software interacción con el proveedor para agilizar el proceso (R11).  Crear conciencia del seguimiento a las compras y la comunicación oportuna con en la oficina en Medellín; incluir en el procedimiento que la obra debe enviar listado de pendientes mayores a 10 días para seguimiento (R12).

D  Falta de claridad en los pedidos que realizan las obras por ausencia o desconocimiento de especificaciones técnicas. (R6) (M)  Falta de planeación de las compras. (R7) (A)  Falta de competencia de algunas personas que realizan el proceso (R8) (M).  Omisiones en el flujo del procedimiento (R9) (M)  Falta de conciencia de parte de los Directores de Obra al aprobar las solicitudes de compra (R6) (A).  Ausencia de autocontrol periódico en los almacenes (R10) (A)  La suite comercial del software es muy manual (R11) (M)  Análisis de las diferencias en los inventarios (R9) (M)  Tiempos ajustados para realizar pedidos y compras (R10) (M)  Fallas en la comunicación entre las diferentes áreas y el área de suministro (R12)  Desconocimiento en el manejo del SIESA (R9)  Dejar a la deriva el cierre del almacén en la obra en su etapa final. (R18)  Fallas en el diligenciamiento de los datos en el almacén (R9)  Atraso en el ingreso de entradas de almacén y salidas compras almacén (R10).

O  Establecer políticas en el proceso en cuanto a fechas para solicitud de compra. (R13).  Una buena herramienta para la evaluación y reevaluación de los proveedores. (R14)  La consolidación del área con los cargos que la integran, que permitan mejorar la organización (R15)  Fortalecer al seguimiento al proyecto de la 5” S

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS SUMINISTROS

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

F A  La provisión de los recursos para las obras  Variación de los precios en el mercado de parte de la Alta Dirección. (R1) (M)  El compromiso de algunos actores del  Los riesgos que se tiene al comprar proceso teniendo en cuenta la variación del precio,  Conocimiento del estado del insumo en la confiabilidad y asesoría entre otros.(R2) toda la cadena logística (A)  Conocimiento de nuevos proveedores y nuevos productos (R3) (A)  Ubicación geográfica de los centros de operación (R4) (A).  Orden público (R5) (A)  Situación particular del país (R5) (A)

SUMINISTROS SUMINISTROS

CÓDIGO: PR-S-03 VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

1. OBJETIVO Suministrar a todas las unidades de la empresa los insumos y servicios necesarios para su operación, ejerciendo un control desde la necesidad del producto o servicio, compra consumo y su uso apropiado de tal manera que satisfaga los requisitos del cliente y los propios de la organización. 2. ALCANCE Aplica para todos los suministros de los insumos y/o servicios en las unidades de negocio de Latinco S.A y/o sus asociaciones. 3. DEFINICIONES 

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. NOTA 1: Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos. NOTA 2: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad. Riesgo combinación de la probabilidad de que ocurran una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos.



Riesgo Alto: Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias.



Riesgo Medio: El evento podría ocurrir en algún momento.



Riesgo Bajo: El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales.



Gestión del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo.



Recurso Crítico: Material o servicio, que cumple con lo siguiente: - Incide directamente en la calidad de la obra - Incide directamente en la programación de la obra - Su costo es representativo para la obra

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS SUMINISTROS

VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

- Su cantidad se considera representativa - Tiene características específicas que deben ser controladas 

Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo / prueba o comparación con patrones.



Proveedores: Personas naturales o jurídicas que suministran o comercializan productos con su propia especificación; distribuye, comercializa y suministra materiales, equipos, insumos, o servicios.



Orden de Compra: Se utiliza para autorizar la compra de materiales críticos, insumos, bienes, servicios, equipos, repuestos.



1ENTERPRISE: Es un sistema integrado de información (ERP: ENTERPRISE Resource Planning) que permite manejar la información contable, financiera y comercial de manera integral.



Compras centralizadas: Las compras que se realicen por la oficina administrativa de Medellín



Compras locales: Las compras que se realicen desde la Obra



SC: Solicitud de compra centralizadas desde la oficina de Medellín



SCL: Solicitud de compra local (en la zona de la obra)



SRL: Solicitud de compra repuesto local (en la zona de la obra)



SSL: Solicitud de compra de servicio local (en la zona de la obra)



SCR: Solicitud de compra repuesto



SCS: Solicitud de compra servicio



OCC: Orden de Compra Comercial



OCR: Orden de Compra de Repuestos



OCS: Orden de Compra de Servicios



OSC: Orden de Servicio Subcontratos



OCL: Orden de compra local



OSL: Orden de servicio local



OCD: Orden de compra directa.



EA: Entrada de Almacén, es con la cual se afecta el inventario en el sistema incrementando la existencia, se pre-contabiliza una factura y se causa un servicio



EI: Entrada de Inventario, es una devolución al inventario



SCA: Salida de Consumo de Almacén

SUMINISTROS SUMINISTROS

CÓDIGO: PR-S-03 VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016



CC: Centro de Costos, se utiliza para identificar en el sistema los diferentes destinos a los que van los insumos o materiales o repuestos que salen del almacén



CO: Centro de Operación, es la identificación contable de la obra en el sistema operativo



UN: Unidad de Negocio



SIT: Transferencia en tránsito de elementos entre centros de operación.



Proyecto: Es la manera de identificar en el sistema operativo, el destinatario de los insumos o materiales o repuestos (Ej: Cuando se le entrega cemento a un tercero, se le asigna a través del sistema como proyecto el nombre del tercero o el número del contrato, si la obra la ejecuta LATINCO, el nombre del proyecto será LATINCO). Permite proporcionar información de manera ágil sobre el consumo de los contratistas o terceros, para los descuentos que apliquen en las actas que facturan.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA       

Especificaciones Técnicas generales para la construcción de carreteras Términos de Referencia y Especificaciones del Cliente Catálogos, fichas técnicas y fichas de seguridad de materiales, insumos y servicios Certificados de conformidad de productos (Calidad y ambiental) PR-S-52 Procedimiento de Pago a Proveedores Rubí Consuelo Mejí Quijano, Administración de riesgos, Un enfoque empresarial, Medellín, Fondo Editorial Universidad EAFIT, 2006, pp. 37-39 Guía para la administración del riesgo, Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites.

5. PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO          

Gerente de Operaciones Director de Logística Director de Equipos Director de Obra Jefe de Suministros Jefe de Inventarios Administrador de Obra Auxiliar de Suministros Almacenista Analista de bodega

SUMINISTROS SUMINISTROS

 

CÓDIGO: PR-S-03 VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Auxiliar de bodega Conductor distribución

6. RIESGOS DEL PROCESO 6.1 Objetivo Asegurar la implementación de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluación del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del procedimiento.

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS

VERSIÓN: 11

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

6.2 Matriz de Riesgos: Tipo de riesgo

Clase de riesgo Interno Externo (Empresa) (Entorno)

Calificación Riesgo

Variación de los precios en el mercado Riesgo Financiero (Riesgo de Mercado) Riesgo Estratégico

Variaciones en las condiciones de compra ( confiabilidad, asesoría, condiciones de pago, asesoría entre otros)

Probabilidad Impacto

Evaluación Riesgo

Opciones de Manejo

Acciones

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Realizar negociaciones a largo plazo de productos críticos, repuestos y servicios con base a la planeación de las obras

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Ejercer monitoreo constante sobre los nuevos proveedores para evaluar si cumple los requerimientos de la empresa

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

La operación del centro de distribución, a través de la cual se hacen los envió a las diferentes proyectos con previa planificación con el fin de no depender de los proveedores, mejorando los tiempos de entrega y logrando mayor cobertura

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Conocimiento de nuevos proveedores y nuevos productos

Riesgo Operativo

Riesgo Social

Entregas Demoradas debido a la ubicación geográfica de los centros de operación

Orden público Situación particular del país

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS

VERSIÓN: 11

SUMINISTROS

Riesgo Operativo

Productos No conformes en la recepción por falta de claridad en los pedidos que realizan las obras por ausencia o desconocimiento de especificaciones técnicas. Productos no conformes por falta de conciencia de parte de los Directores de Obra al aprobar las solicitudes de compra sin revisar o precisar para que se requiera.

Llegada inoportuna de materiales o insumos por falta de planeación de las compras Tiempos ajustados para realizar pedidos y compras

Riesgo Operativo

Compras fallidas por falta de competencia de algunas personas que realizan el proceso

Riesgo Operativo X Riesgo Tecnológico

Demora en el proceso de suministro debido a que La suite comercial del software es muy manual

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Revisión de los pedidos por parte del área mecánica y el apoyo en las asesorías que brinden los proveedores para realizar la compra Promover la cultura de optimización del costo y del recurso hacia los encargados de solicitar y aprobar los insumos en las obras.

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Incluir en el procedimiento que la dirección de obra indique al área de suministros las fechas para él envió de los insumos. Establecer políticas en el proceso en cuanto a fechas para solicitud de compra.

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Elevar el perfil del cargo del almacenista de tal forma que tenga una formación mínima; las hojas de vida de los aspirantes deben ser revisadas por los jefes la área de logística y suministros

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Actualización del software interacción con el proveedor para agilizar el proceso.

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS

VERSIÓN: 11

SUMINISTROS Compras erradas por falta de comunicación entre las partes que integran el proceso Riesgo Operativo

Riesgo Operativo Riesgo Económico

Información de cierre de la obra errada por dejar a la deriva el cierre del almacén en la obra en su etapa final.

Compras no conformes recurrentes por uso de proveedores no confiables

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Riesgo Alto

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Realizar cierres de almacén planeados previa coordinación del área de logística con la Dirección de Obra

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

La implementación de una buena herramienta para la evaluación de proveedores que permita la retroalimentación entre todas las partes que intervienen en el proceso

Crear conciencia del seguimiento a las compras y la comunicación oportuna con en la oficina en Medellín; incluir en el procedimiento que la obra debe enviar listado de pendientes mayores a 10 días para seguimiento

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

SUMINISTROS SUMINISTROS

CÓDIGO: PR-S-03 VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

COMPONENTE SST (18001)

7.1 Objetivo Asegurar las condiciones sanas y seguras dentro de las actividades asociadas a la compra, consumo y uso de productos y servicios requeridos por la empresa, ayudando a minimizar y controlar los riesgos asociados a sus actividades. 7.2 Elementos de Protección Personal Se deberán utilizar todos los elementos de protección personal requeridos para recibir, entregar los productos y para su respectivo uso, de igual forma se utilizaran los elementos de ergonomía al momento de documentar la información.

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS

VERSIÓN: 11

SUMINISTROS

7.3

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Gestión de Riesgos SST ACTIVIDAD

PELIGRO

MEDIDA DE CONTROL

REGISTRO

Identificar la necesidad de compra Planear la compra Verificar Existencia del ítem en el Inventario de Almacén Ingresa La Solicitud de compra (Pedido) Aprueba la Solicitud de compra – Administra pedidos Solicita Cotización Revisa cotizaciones Generar la Orden de Compra (Insumos, Materiales y servicios) Aprueba y Envia Orden de compra Solicita Certificados de Calidad, fichas técnicas, fichas de seguridad, certificación ambiental del producto. Seguimiento a Orden de compra

Recibe producto Recibe la compra Almacena productos

Biológico: Virus, baterías, hongos, parásitos, picaduras, mordeduras. Físico: Ruido, iluminación, temperatura extrema. Químico: Polvos orgánicos, fibras, líquidos, gases y vapores, humos y material particulado. Psicosocial: Características de la organización y grupo social del trabajo (relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en equipo). Biomecánico: Postura prolongada, movimiento repetitivo, esfuerzo, manipulación manual de cargas. Condiciones de seguridad: Mecánico, locativo, tecnológico, publico. Fenómeno natural: Sismo, terremoto, vendaval, inundación y lluvias.

Elabora informes de la Gestión de Compras

 Implementación de los programas de higiene y seguridad en el trabajo.  Aplicación del programa Osteomuscular, visual y SVE auditivo corporativo.  Uso adecuado de los EPP  Utilización de los kit de ergonomía suministrados por la empresa (Pad mouse, reposa muñecas, reposa pies, base para portátil, teclado auxiliar, elevador de pantalla), silla ergonómica  Orden y aseo del puesto de trabajo  Ejecución del programa de pausas activas  Ayudas mecánicas para cargue y descargue de productos pesados

 Registro de capacitacione s  Entrega de EPP  Registro orden y aseo en zonas de trabajo  Implementaci ón de los sistemas de vigilancia epidemiológic a SVE

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS

VERSIÓN: 11

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

7.4 Personal y Entrenamiento El personal involucrado en este proceso deberá seguir los programas de capacitación, sensibilización y formación establecidos por la empresa. De acuerdo a las actividades descritas el personal deberá hacer énfasis en la formación frente a: • • • •

Identificación de peligros, evaluación y medidas de control de riesgos Ergonomía e higiene postural Transporte manual de cargas y ayudas mecánicas Pausas activas

8. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ACTIVIDAD

Identificar la necesidad de compra

DESCRIPCIÓN Se identifica la necesidad de compra (materias primas, insumos, bienes, servicios, entre otros) y este deberá registrarse en el formato Solicitud de Compra FO-S-03-7 el cual se debe entregar en almacén para el respectivo ingreso del pedido el mismo día de la solicitud. Sin el diligenciamiento de la solicitud de compra en el formato físico no se montarán solicitudes de compra (pedidos). Las solicitudes físicas en obra solo están autorizadas para generar los encargados de cada frente y/o residentes, y/o jefes de área.

RESPONSABLE

REGISTRO

Director de Obra Residente de Obra Encargado de obra Administrador de Obra Jefes de área en obras y oficinas administrativas

FO-S-03-7 Solicitud de Compra (Formato del Sistema) SC/SCR/SCL/SRL /SCS/SSL

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS SUMINISTROS Cuando se trate de una adquisición estratégica que requiera un proyecto para la conveniente ejecución de la obra, ésta se debe gestionar por parte de la Gerencia General, la Gerencia de Proyectos, o la Gerencia de Operaciones o por quien ellos designen, con el fin de tener un control directo sobre este tipo de adquisiciones (lotes para zonas industriales, servidumbres, zonas para explotación, negociaciones con plantas de externos para maquila de pétreos o de mezcla asfáltica).

Planear la compra

El Director de Obra de cada proyecto suministra la planeación de la Obra (cantidades de productos críticos) a la Gerencia de Seguimiento y Control, para que ellos la entreguen al Jefe de Inventarios para proceder a registrarla en el 1ENTERPRISE

VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Gerencia General Gerencia de Proyectos Gerencia de Operaciones

Escritura Licencias Títulos Mineros Permisos de Servidumbre

Director de Obra Gerencia de Seguimiento y Control Jefe de Inventarios

N.A

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS SUMINISTROS

Verificar Existencia del ítem en el Inventario de Almacén

El almacenista al momento de recibir la solicitud de compra, revisa si el ítem se encuentra en el inventario de almacén consultando el módulo de EXISTENCIAS A LA FECHA POR BODEGA siguiendo la ruta inventario/consultas y reportes /existencias a la fecha por bodega, se bebe realizar la consulta a nivel de todos los CO. En caso de que se cuente con la existencia el Almacenista, Jefe de Suministro o Auxiliar de Suministro se debe comunicarse con la obra para confirmar y solicitar el despacho. Si no hay existencias se procede a montar la solicitud de compra, ya sea de un insumo, material o servicio. Para hacer esta verificación es fundamental tener al día las entradas y salidas de almacén para evitar compras innecesarias.

VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Jefe de Inventarios Jefe de Suministros Analista de Suministros Auxiliar de Suministros

En 1ENTERPRISE: Inventario/Consu ltas y Reportes /Existencias a La fecha por Bodega

Almacenista

Cuando el ítem no se encuentre creado en el sistema 1ENTERPRISE, el Almacenista, Analista de Suministro o Auxiliar de Suministro, lo monta en el módulo de ITEMS para ser activado a través del sistema por el personal responsable de administrarlo en la oficina central. Una vez creado el ítem se procede a generar la solicitud de compra.

Ingresa La Solicitud de Compra (Pedido)

En el sistema, se genera la solicitud de compra SC - SCR - SCS si la compra se va a realizar por Medellín, o SCL, SRL - SSL si la compra se hace por obra. Para montar la solicitud de compra se sigue la ruta compras/solicitudes/directas. Para los servicios se debe montar la solicitud de servicio. En oficina principal no se montan solicitudes de servicio, se montan la OCD.

Almacenista Auxiliar de almacén Director de Equipos

FO-S-03-7 Solicitud de compara Formato del sistema SC - SCR - SCS SCL, SRL – SSL Plataforma 1ENTERPRISE

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS SUMINISTROS

VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

El Almacenista, es el encargado de crear la solicitud de compra, luego en sistema el Administrador de obra da un VoBo y el Director de obra aprueba.

Aprueba la Solicitud de compra – Administra pedidos

La administración de pedidos, en el UnoEE el Jefe de Suministro centrándose en continuar el trámite de las SC- SCR- SCS, no obstante puede consultar las SCL-SSL-SRL y si considera que a alguno debe darle trámite por Medellín puede hacerlo sin restricción informándole a la obra para que no se repita el proceso. El Director de Obra informa al Jefe de Suministros la planeación de la Obra, para establecer fechas de despacho de los materiales críticos.

Director de Obra Director de Equipos Jefe de Suministro

Plataforma 1ENTERPRISE

Administrador de Obra Almacenista

Los pedidos de repuestos y servicios son aprobados por el Director de Equipos. Se cotiza con el fin de establecer criterios de comparación en cuanto a precios, tiempo de entrega, descuentos, calidad, entre otros y se solicitan mínimo 2 cotizaciones de la solicitud. Las cotizaciones se ingresan al sistema de forma manual.

Solicita Cotización

Los insumos que tienen negociaciones especiales, su compra se realiza a través de una ODC.

EN OFICINA : Jefe de Suministro Analista de Suministro Auxiliar de Suministro EN OBRA: Administrador de Obra Almacenista Auxiliar de Almacén

Cotización del Proveedor

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS SUMINISTROS

VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Director de Obra Dependiendo del ítem a comprar y su cuantía, el responsable de revisar y aprobar las cotizaciones verifica la mejor, en cuanto a precio, calidad y oportunidad.

Revisa cotizaciones

Una vez revisadas las cotizaciones se ingresan al sistema y se elige la más conveniente.

Director de Equipos Jefe de Suministro Analista de Suministro

Cotización del Proveedor en el sistema

Auxiliar de Suministro Administrador de obra Almacenista Una vez seleccionado el proveedor se genera la orden de compra OC (C-RS-L). Si se trata de una compra local la genera el almacenista, si se trata de una compra centralizada la genera el Jefe de Compras o el Auxiliar de Compras, todas, previa creación de la solicitud de compra. Generar la Orden de Compra (Insumos, Materiales y servicios)

Las órdenes de compra bien sean locales o centralizadas deben gestionarse en un margen de tiempo mínimo. Para las ordenes de servicios se debe tener en cuenta lo siguiente: OFICINA PRINCIPAL Y OBRAS: Es válido que se elaboren las órdenes de compra de servicios cuando llega la prefactura o factura de parte del proveedor debido a que en muchas ocasiones es difícil determinar la cuantía final del servicio.

Jefe de Compras Analista de Suministro Auxiliar de Suministro Auxiliar de Compras Almacenista

En 1ENTERPRISE OCC- OCR-OCSOCA-OSA OCL-OSL

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS

VERSIÓN: 11

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Generadas las OC en el sistema, se procede a aprobar. Los montos de aprobación con sus responsables se definen de la siguiente manera: COMPRA LOCAL: Gerente de Operaciones: Montos superiores de cualquier tipo de insumo y/o repuestos $5.000.001 Jefe de Suministro: Aprueba compras locales hasta 5 millones de pesos. COMPRA CENTRALIZADA: Gerente de Operaciones: Aprueba compras mayores a 5 millones de pesos Jefe de Suministro: Aprueba compras hasta 5 millones de pesos Director de Equipos: Revisa da VoBo y Gerente de Operaciones y Jefe de Suministro aprueban en las cuantías correspondientes.

Aprueba y Envia Orden de compra

Gerente de Operaciones Jefe de Suministro Director de Equipos

Una vez aprobada se procede al envío de la OC a través de correo electrónico al proveedor. Las órdenes de compra centralizadas son aprobadas por los responsables de acuerdo a los montos definidos y solo requiere un aprobador de los autorizados. Los tiempos de aprobación de las órdenes de compra deben ser máximo 2 días.

En 1ENTERPRISE OC (C-S-R-A)

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS SUMINISTROS

Solicita Certificados de Calidad, fichas técnicas, fichas de seguridad, certificación ambiental del producto.

El responsable de generar la orden de compra al momento de hacerlo, debe tener claro la norma o especificación técnica que debe cumplir el material o insumo, lo cual debe quedar especificado en la orden de compra para solicitar al proveedor que con la entrega o en tiempo prudencial posterior a ella, adjunte los certificados de calidad o conformidad del producto, fichas técnicas y fichas de seguridad teniendo como referencia el número de lote o trazabilidad de fabricación del producto. Para conocer el estado de la orden de compra, se ingresa a través del módulo de consulta de órdenes de compra y se verifica el estado de la misma, el cual puede ser: En elaboración, aprobado, cumplido (entregado), facturado o anulado, para esto se sigue la ruta: compras/consultas/órdenes de compra

Seguimiento a la Orden de compra

El almacenista cuando lo considere necesario, consultará al área de Suministro el estado de las órdenes de compra que hayan sido centralizadas para hacer seguimiento y garantizar la oportunidad en la entrega. Se puede ayudar del módulo de consultas en compras y exportar el listado a Excel. Para realizar el seguimiento a las orden de compra, existe un Listado de Pendientes no debe ser mayor a 10 días, la obra debe enviado por correo a los Auxiliaros de suministros cada lunes del mes.

VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Jefe de Suministro

En 1ENTERPRISE OC (C-S-R-A)

Almacenista

Director de Obra Director de Equipos Administrador de obra Jefe de Suministro Analista de Suministro Auxiliar de Suministro Almacenista Auxiliar de Almacén

1ENTERPRISE: Módulo de Consultas

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS

VERSIÓN: 11

SUMINISTROS

Recibe producto

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Una vez aprobada la orden de compra, se debe verificar el recibo por parte del proveedor y concretar fecha y lugar de entrega para coordinar la logística de la misma tanto en oficinas como en obra. Todos los proveedores deben estar debidamente notificados para que no hagan ningún despacho sin orden de compra y la factura debe hacerse en las mismas condiciones de la orden de compra situación que le determinará al proveedor la recepción a conformidad de la mercancía despachada Para iniciar con la gestión de pago al Proveedor se le debe exigir sin excepción para proceder al pago:

Recibe Factura del Proveedor

1. Factura en original fotocopia de la factura 2. La Orden de Compra

copia

OBRA: Almacenista Auxiliar de Almacén

Auxiliar Administrativo Analista de Suministro

Al recibir, en la Centro de distribución, el Auxiliar de Compras y en las obras, el almacenista y/o auxiliar de almacén, se asegurarán de que el proveedor haya entregado a conformidad en los siguientes aspectos: Cantidad, Oportunidad y calidad. También debe asegurarse de que le hayan entregado los certificados de calidad, fichas técnicas o fichas de seguridad.

Factura de Compra

Auxiliar de Suministro Almacenista Analista de bodega Auxiliar de bodega Analista de Suministro Auxiliar de Suministro Almacenista de Obra

N.A

Tanto para las facturas que se reciban por Medellín y por Obra se seguirá el procedimiento de pago a proveedores acorde a las determinaciones establecidas por el área financiera

Recibe la Compra

CENTRO DE DISTRIBUCIÓN Analista de Bodega

En 1ENTERPRISE Módulo trazabilidad

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS SUMINISTROS

Hace Control de Productos Críticos

El sistema posee un módulo de trazabilidad a través del cual se puede rastrear el producto crítico comprado y su destino. En el proceso de entrada de almacén, se debe registrar cuando se llama cada ítem para determinar la cantidad que envió el proveedor, en la pestaña de entidad se registran los datos de la ficha técnica y de seguridad de cada ítem crítico comprado. Así mismo en el proceso de salida de almacén al llamar cada ítem en el documento se registra igual en la pestaña de entidad los datos de abscisa y actividad en la que se utilizará el ítem. Para complementar este proceso deben referirse al video que se adjunta al procedimiento. NOTA: Las notas generales si se pueden modificar pero las de entidades donde se pone el número de certificado de calidad NO. Luego del registro de la información con la periodicidad que lo requiera el área de Gestión de Calidad o la Gerencia de Auditoría y Control para su seguimiento y control de materias primas, deben extraerse del sistema los siguientes informes. 1. Compras/Consultas/Documento s de compra por ítem. Deben buscar el reporte con el nombre de “Control de Recepción de Productos”, tener en cuenta actualizar las fechas y CO en el filtro. 2. Inventarios/Consultas y Reportes/Movimientos de inventario. La consulta con el nombre “Control de Despacho de Productos” y de igual forma actualizar el filtro.

VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Almacenista

Auxiliar de Almacén

En 1ENTERPRISE Módulo de Trazabilidad

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS SUMINISTROS

Realiza Control del Producto no conforme

Realiza Entrada al Almacén/ Ingresa la Factura

En caso de que el producto no llegue en óptimas condiciones y se identifique desde oficina central, este se debe notificar y devolver de inmediato al proveedor. Debe informarse de inmediato al Gestor de Calidad en obra y proceder a registrar el Control del Producto no Conforme en el formato respectivo y tomar las acciones del caso. En caso de que se trate de un insumo que se va a devolver al proveedor (rechazo) se debe realizar la salida del inventario. El paso a paso se registra en el procedimiento PR-O-07 Control del producto No Conforme. Después de verificar que lo recibido sea acorde a la orden de compra y a la remisión, se procede a realizar la entrada al almacén utilizando la siguiente ruta: compras/entradas y devoluciones/entrada desde orden de compra. Inmediatamente los insumos quedarán registrados en el inventario. Para los insumos críticos, como soporte de la entrada, el Almacenista debe enviar escaneada al Auxiliar de Suministro la remisión o factura debidamente firmada y sellada por el Almacenista, Administrador de Obra y/o Director de Obra. Este soporte debe ser enviado INMEDIATAMENTE a la oficina central. En caso tal de que la entrega no esté acompañada de la factura deberán realizar EA con la remisión valorizada o con la orden de compra

VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Almacenista de Obra Analista de Suministro Auxiliar de Suministro

FO-O-07-1 Tratamiento del Producto No Conforme

Jefe de Calidad en Obra

Almacenista de Obra Auxiliar de Almacén

Módulo de Compras 1ENTERPRISE

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS SUMINISTROS

VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Se generan los siguientes informes: Informe de compras mensuales x obra x proveedor: se realiza un resumen de las compras que se llevaron a cabo con cada proveedor durante un periodo determinado. Informe Inventarios: Se genera una general y se filtra de acuerdo a la necesidad.

Elabora informes de la Gestión de Compras

Proceso de compras: Se verifica el tiempo que dura todo el proceso de compra desde que se realiza la solicitud hasta que llega a la obra y le hacen la respectiva entrada, esto con el fin de agilizar las compras y tener en las obras los productos en un menor tiempo. Estos informes los verifica el Director de Logística y Jefe de Inventarios Se realizan mensualmente y se entregan al personal de compras en oficinas administrativas y obras, para que se tomen acciones asociadas a: tiempos de compra, negociaciones especiales de acuerdo a volúmenes de compra y toma de acciones de mejora en la gestión de compras, para lo cual se manejan los siguientes indicadores: COMPRAS CENTRALIZADAS: Se cumple con el tiempo de proceso de compras: 90% -100% (tomando como base tiempo máximo de 10 días desde la solicitud de compra hasta la entrada al almacén ) COMPRAS LOCALES: Se cumple con el tiempo de proceso de compras: 90% -100% (tomando como base tiempo máximo de 5 días desde la solicitud de compra hasta la entrada al almacén) Se revisan en reuniones mensuales.

Director de Logística Jefe de Inventarios

Informe de Compras y Consumo de materiales criticos

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS SUMINISTROS

VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Director de logística Jefe de Suministro Jefe de Inventario

Implementa Acciones de Mejora

Con base en los informes de la gestión de compras, seguimientos y auditorías internas y externas, se formulan las acciones correctivas, preventivas y de mejora, para mejorar el proceso

Analista de Suministro Auxiliar de Suministro Almacenista Auxiliar de Almacén Usuarios del Proceso de Compras

FO-S-19-3 Matriz de Mejora

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS

VERSIÓN: 11

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

9. REGISTROS ALMACENAMIENTO CÓDIGO

NOMBRE

RESPONSABLE

FO-S-03-7

Solicitud de Compra

Almacenista, Auxiliar de Almacén

FO-S-03-9

N.A.

Forma archivo AZSolicitud de Compra

TIEMPO DE

Orden

Ubicación

Conservación

Disposición

Por fecha

Archivo Oficina / Archivo Obra/

Año vencido

Se destruye

Año vencido

Se destruye

Año vencido

Se destruye

Según la validez de la oferta

Se destruye

Año vencido

Se destruye

Año vencido

Se destruye

En Oficina: Archivo de bodega

Remisión Elementos Sin SIT

Analista de bodega

SC o SCL o SCS o SSL (Formato del sistema)

Almacenista, Auxiliar de Almacén

AZ Remisiones

AZSolicitud de Compra

Por fecha

En Obra: Archivo ComprasAlmacén de Obra Archivo Oficina / Archivo Obra/ Sistemas Operativos 1enterprise

En Oficina: Jefe de Suministros, N.A.

Cotización

Analista o Auxiliar de Suministros En Obra: Administrador de Obra, Almacenista, Auxiliar de Almacén En Oficina:

N.A

N.A.

Orden de Compra OC (C-S-RA)

Entrada a Almacén EA

Jefe de Suministro, Analista o Auxiliar de Suministros En Obra: Almacenista, Auxiliar de Almacén

En Obra: Almacenista, Auxiliar de Almacén

Medio Magnético Cotizaciones

Por Proveed or/ Por Fecha

Físico: AZ orden de compra En Oficina y en Obra: Medio Magnético Plataforma 1 ENTERPRISE Físico AZ Entrada de Almacén En Oficina y en Obra: Plataforma 1enterprise

En Oficina: Computador Auxiliar de Compras En Obra: Computador Almacenista de Obra

En Oficina: Archivo de Compras Por Fecha

En Obra: Archivo ComprasAlmacén de Obra En Oficina: Archivo de Compras

Por Fecha

En Obra: Archivo ComprasAlmacén de Obra

CÓDIGO: PR-S-03

SUMINISTROS

VERSIÓN: 11

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

ALMACENAMIENTO CÓDIGO

NOMBRE

RESPONSABLE

Forma archivo

En Oficina: N.A.

Factura del Proveedor

N.A

Certificado Calidad del Producto/ Fichas Técnicas/ Fichas de Seguridad

10.

Orden

En Obra: Administrador de Obra/Almacenista

AZ – Facturas

Por proveed or/Por Fecha

Almacenista de obra/ Jefe de Calidad en Obra/ Jefe SST en Obra

AZ Certificados de Calidad del producto

Por fecha

Jefe de suministros

Ubicación En Oficina: Archivo de Compras En Obra: Archivo ComprasAlmacén de Obra

Almacén de obra

Conservación

Disposición

Durante la duración de la obra

Pasa a archivo inactivo

Duración de la Obra

Pasa a archivo Inactivo

ANEXOS



DA-S-03-1 Criterios de Compras



DA-S-41-1 Condiciones de los materiales



DA-E-04-12 Mapa de Riesgos



Anexo 1 Tiempo Proceso Compra por Medellín



Anexo 2 Tiempo Proceso Compra Local

11.

TIEMPO DE

RAZÓN DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO

Revisión, ajuste de Responsabilidades Revisión y ajuste Revisión y ajuste por integración de normas Revisión y ajuste por incorporación del sistema operativo 1ENTERPRISE e inclusión de nuevos cargos en el proceso Abril 13 de 2015: Se describe la gestión de la compra de servicios y el alcance de los informes de gestión de compras. Cambio del nombre del cargo de Gerente de servicios a Subgerente General, Ingeniero de Gestión de Calidad a Jefe de Gestión de Calidad, Asistente de Gestión de Calidad a Jefe de Calidad en Obra Junio de 2016: Se actualiza el procedimiento de acuerdo a las determinaciones de la

SUMINISTROS SUMINISTROS

CÓDIGO: PR-S-03 VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

norma ISO 9001:2015. Se modifican los nombres de los cargos según organigrama nuevo. Julio de 2016: Revisión y ajuste incluyendo los requisitos de la GUÍA RUC y Decreto 1072/2015

12. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN Departamento de Logística

Departamento de Logística

Gerente de Operaciones

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

SUMINISTROS SUMINISTROS

ANEXO 1

CÓDIGO: PR-S-03 VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

SUMINISTROS SUMINISTROS

ANEXO 2

CÓDIGO: PR-S-03 VERSIÓN: 11 VIGENCIA: 30-DIC-2016

MANUAL DEL FORMATO DE SALIDAS DE ALMACEN

CÓDIGO: DA-S-03-02

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN: 01

Con el fin de dar comprensión al nuevo formato de SALIDAS DE ALMACEN, a continuación se describe la literatura empleada en éste y realizar el proceso de diligenciamiento. El formato de salida de almacén emplea un lenguaje que normalmente se usa en obra, bajo los parámetros contractuales de los pliegos de condiciones del proceso licitatorio. De otra parte, incorpora el lenguaje de la plataforma del paquete informático UNO-EE de la empresa para el manejo de los materiales. El formato en sí, lleva un encabezamiento con unos campos en donde se identifica, la OBRA, la FECHA y un NRO consecutivo, de ahí en adelante, exhibe dos partes, uno asociado al material específicamente –INFORMACION DEL MATERIAL SOLICITADO- y otro que corresponde al destino o trazabilidad del material. Con respecto a la INFORMACION DEL MATERIAL SOLICITADO, este se lee como normalmente se le llaman a los materiales pero en el sistema UNO-EE, este lo solicita de la siguiente manera: 1.- solicita un código asociado al nombre del material y que se entiende como ITEM, luego el nombre del material, que lo entiende con DESCRIPCION ITEM, posteriormente la U.M., que significa unidad de medida y CANT., que por supuesto significa cantidad del material solicitado. En la otra parte, columna siguiente que encabeza ITEM CONTRATO, tiene como significado que allí debe colocarse el número del ítem contractual, que para efectos del sistema UNO-EE, este lo reconoce con el nombre de CENTRO DE COSTOS. Además de esta información, el formato solicita el nombre del CONTRATISTA a quien se le entrega dicho material, pero que para el sistema UNO-EE se entiende como PROYECTO. En ACTIVIDAD, se coloca la actividad constructiva que desarrolla el contratista con el material solicitado y por último, en la LOCALIZACION/ABSCISA, se escribe el lugar geográfico donde se realiza tal actividad. Este formato tiene el doble propósito de aplicar con la implementación del UNO-EE, pero de no contar con el sistema informático, se deberá llenar con la información como se entiende en obra. Ejemplo: LENGUAJE OBRA CODIGO MATERIAL DESCRIPCION MATERIAL: UNIDAD: CANTIDAD: ITEM CONTRATO: CONTRATISTA: ACTIVIDAD: LOCALIZACION/ABSCISA:

LENGUAJE UNO-EE ITEM DESCRIPCION ITEM U.M. CANT.: CENTRO COSTO: PROYECTO ACTIVIDAD LOCALIZACION/ABSCISA

EJEMPLO 102030 CEMENTO TIPO 1 SC (SACO) 50 000-00-000 NP CONSTRUCCIONES CAISSONS KM 10+110 PUENTE CAÑO

Por último, en la parte inferior del formato, se colocan las firmas correspondientes a las personas que participan del procedimiento ante el almacén.

INVENTARIOS

CODIGO: FP-S-18

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

INVENTARIOS OBJETIVO Realizar el control y administración de los almacenes y centros de distribución a través del correcto manejo de las operaciones de ingresos y salidas del almacén por medio del sistema y el conteo físico de materiales, insumos y repuestos críticos que se adquieren para la ejecución de las obras.

PROVEEDORES  Administrador de obra  Almacenista

PHVA H H H P P H H H V A

MEDIO  Correo electrónico

ENTRADAS  Planeación del inventario  Insumos para conteo  Conteo de inventario

ACTIVIDADES Realiza Traspaso Virtual/Transporte/Remisión Productos Almacena productos Realiza Salida de Almacén El Jefe de Inventario planea el inventario anual, envía cronograma al administrador de obra. El Administrador de obra designa fecha y grupos responsables de realizar la toma física Divulga al personal involucrado, las instrucciones para la realización del inventario Realiza el Inventario de materiales y repuestos El administrador y Almacenista generan un informe para entrega al Jefe de Inventario. El Jefe de inventarios procede a revisar el resultado del inventario Cuando se presenten diferencias que no sean justificadas, se notificará al Departamento de Gestión Humana para que realicen las recomendaciones pertinentes.



  

VIGENCIA: 30-DIC-2016

RECURSOS HUMANOS Personal profesional y técnico en oficinas administrativas y obras TECNOLOGICOS 1Enterprise Equipo de Computo Impresora

SALIDAS  Informe de inventario

RESPONSABLES  Director Logística  Jefe de Inventarios  Administrador de Obra  Almacenista  Auxiliar de Almacén

REQUISITOS  Norma ISO 9001:2015  Fichas técnicas y de seguridad de los materiales

MEDIO  Impreso Planilla de Inventario

CLIENTE  Director de Logística  Jefe de inventario  Director de Obra

DOCUMENTOS  DA-S-41-1 Condiciones de los materiales  DA-S-56-1 Diseño y Layout de Almacenes y Centros de Distribución  PR-S-56 Inventarios

REGISTROS  Planilla de Inventario  FO-S-56-1 Informe de Inventario  FO-S-56-2 cronograma inventarios obras  FO-S-56-4 Lista de chequeo almacén  FO-S-56-5 Control surtidor ACPM  FO-S-56-6 Registro activos fijos  FO-S-41-2 Salida de Almacén  FO-S-04-20 Control de combustible 1E

CODIGO: FP-S-18

FICHA DE CARACTERIZACIÓN

VERSIÓN: 01

INVENTARIOS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

RIESGOS DEL PROCESO TRATAMIENTO Omisiones en el flujo del procedimiento. Desconocimiento en el manejo del SIESA. Reforzar el entrenamiento en el cargo y hacer seguimiento y retroalimentar al Fallas en el diligenciamiento de los datos en los registros de personal en mejorar el desempeño de en su función almacén. Realizar arqueos periódicos del almacén por parte del almacenista y Ausencia de autocontrol periódico en los almacenes. Atraso en el ingreso de entradas de almacén y salidas de administrador de obra almacén Elaboración y difusión del documento de apoyo de Diseño y layout de almacén y centro de distribución a las obras nuevas para que desde su inicio el área La falta de un documento de apoyo de organización, logística dispuesta para la adecuación y/o construcción cumpla con las condiciones y operatividad de los almacenes. necesarias para su buen funcionamiento y que las obras existentes adopten el documento y adecuen su almacén. El Almacenista debe informar oportunamente que tiene elementos que no Evaluación oportuna de los elementos que no se requieren están siendo utilizados para que estos queden disponibles y pueden ser para redistribuir. distribuidos a la obra que los requiera y así no aumentar el inventario. El Almacenista debe informar oportunamente los elementos que no están No conocer la cantidad real de repuestos, elementos y siendo utilizados para que estos queden disponibles y pueden ser distribuidos materias primas que se tenga en obra. a la obra que los requiera y así no aumentar el inventario. No realizar el inventario según el cronograma establecido Cumplir y realizar los inventarios según programación que se tenga prevista para la obra. para la obra INDICADOR Diferencias inventario

Variación del inventario bodega central

Cumplimiento entrega informe inventario

FRECUENCIA

META

MEDIR

SEGUIMIENTO

ANALIZAR

Mensual

Diferencia en inventario teórico vs real igual a cero, se mide en el informe de inventarios FO-S-56-1

Mensual

Valor inventario mes anterior < mes actual, se mide la variación de la categoría analizada en el informe de inventarios FO-S-56-1

Mensual

Envío del informe de inventario antes de 5 días

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS SUMINISTROS

NOMBRE DEL PROCESO

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

LIDER

INVENTARIOS

 Jefe de Inventarios PARTICIPANTES

     

Gerente de Operaciones Director Logística Jefe de Inventarios Administrador de Obra Almacenista Auxiliar de Almacén

OBJETIVO Realizar el control y administración de los almacenes y centros de distribución a través del correcto manejo de las operaciones de ingresos y salidas del almacén por medio del sistema y el conteo físico de materiales, insumos y repuestos críticos que se adquieren para la ejecución de las obras

ALCANCE Este proceso aplica para todos los almacenes que poseen LATINCO S.A. en sus unidades de negocio y sus asociaciones. Su alcance se define desde la recepción de materiales, insumos y repuestos críticos como parte de la logística de entrada, hasta la salida, baja o distribución a los centros de operación..

ACCIONES A CONTRARRESTAR EL RIESGO:  Reforzar el entrenamiento en el cargo y hacer seguimiento y retroalimentar al personal en mejorar el desempeño de en su función (R1,2,3,4,5)  Realizar arqueos periódicos del almacén por parte del almacenista y administrador de obra (R1,2,3,4,5)  Elaboración y difusión del documento de apoyo de Diseño y layout de almacén y centro de distribución a las obras nuevas para que desde su inicio el área dispuesta para la adecuación y/o construcción cumpla con las condiciones necesarias para su buen funcionamiento y que las obras existentes adopten el documento y adecuen su almacén. (R6)  El Almacenista debe informar oportunamente los elementos que no están siendo utilizados para que estos queden disponibles y pueden ser distribuidos a la obra que los requiera y así no aumentar el inventario. (R8)  Cumplir con los inventarios según programación que se tenga prevista para la obra (R9)

FICHA DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS SUMINISTROS

CODIGO: N.A VERSIÓN: 01 VIGENCIA: 01-MAR-2016

D  Omisiones en el flujo del procedimiento. (1)  Desconocimiento en el manejo del SIESA. (2)  Fallas en el diligenciamiento de los datos en los registros de almacén. (3)  Ausencia de autocontrol periódico en los almacenes. (4)  Atraso en el ingreso de entradas de almacén y salidas de almacén (5)

O  La elaboración de un documento de apoyo de organización, logística y operatividad de los almacenes. (6)  Evaluación oportuna de los elementos que no se requieren para redistribuir. (7)  El análisis de la información de los indicadores del proceso; se vean materializados en la baja de los inventario.  La consolidación del área con los cargos que la integran, que permitan mejorar la organización.

F  La herramienta informativa para el tema de informes e inventarios.  El compromiso de algunos actores del proceso  La creación del centro de logístico que hace la distribución de los insumos en todas las obras.

A  Robo de elementos.  Fenómenos naturales.  No conocer la cantidad real de repuestos, elementos y materias primas que se tenga en obra. (8)  No realizar el inventario según el cronograma establecido para la obra.(9)

INVENTARIOS SUMINISTROS

PR-S-56 VERSIÓN: 03 VIGENCIA: 30-DIC-2016

1. OBJETIVO Realizar el control y administración de los almacenes y centros de distribución a través del correcto manejo de las operaciones de ingresos y salidas del almacén por medio del sistema y el conteo físico de materiales, insumos y repuestos críticos que se adquieren para la ejecución de las obras. 2. ALCANCE Este proceso aplica para todos los almacenes que poseen LATINCO S.A. en sus unidades de negocio y sus asociaciones. Su alcance se define desde la recepción de materiales, insumos y repuestos críticos como parte de la logística de entrada, hasta la salida, baja o distribución a los centros de operación. 3. DEFINICIONES 

•

Riesgo Alto: Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias.

•

Riesgo Medio: El evento podría ocurrir en algún momento.

•

Riesgo Bajo: El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales.

•

Gestión del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo.



Inventario : Registro total de los materiales críticos, repuestos y otros insumos, realizando una comprobación y recuento de las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas



Inventarios por Categorías: Son aquellos que se realizan cada mes y se concentran en el conteo de un material o producto específico, o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de almacén se mantienen al día.

INVENTARIOS SUMINISTROS

PR-S-56 VERSIÓN: 03 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Para realizar esta operación se debe detener las actividades de almacén bloqueando temporalmente la documentación y el despacho del grupo de materiales o insumos objeto del inventario por el plazo que dure el mismo. 

Inventario General: Es un inventario masivo, incluye a todos los insumos que se encuentran en los almacenes de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza dependiendo de la duración de la obra, como mínimo una vez para obras menores a 6 meses y para obras mayores a 1 año, cuatro veces al año. El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días.



Grupo de control de Inventarios: Son las personas encargadas de realizar los conteos. En las obras está integrado por el Administrador de Obra, y los designados por este para realizar el conteo, diferente al personal del almacén, el personal del almacén debe estar durante el ejercicio. Informe de Inventario: Lo constituyen todas las planillas de inventario con los resultados del conteo.



4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA     

PR-S-03 Procedimiento Logística del Suministro DA-S-41-1 Condiciones de los Materiales DA-S-56-1 Diseño y Layout de almacenes y centros de distribución Rubí Consuelo Mejí Quijano, Administración de riesgos, Un enfoque empresarial, Medellín, Fondo Editorial Universidad EAFIT, 2006, pp. 37-39 Guía para la administración del riesgo, Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), Dirección de Control Interno y Racionalización de Tramites.

5. PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO      

Gerente de Operaciones Director Logística Jefe de Inventarios Administrador de Obra Almacenista Auxiliar de Almacén

INVENTARIOS SUMINISTROS

PR-S-56 VERSIร N: 03 VIGENCIA: 30-DIC-2016

6. RIESGOS DEL PROCESO 6.1 Objetivo Asegurar la implementaciรณn de acciones correctivas y de mejora procedentes de una evaluaciรณn del riesgo, que conlleven al cumplimiento de los objetivos del procedimiento.

PR-S-56

INVENTARIOS

VERSIÓN: 03

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

6.2 Matriz de Riesgos Tipo de riesgo

Clase de riesgo Interno Externo (Empresa) (Entorno)

Calificación Riesgo Omisiones en el flujo del procedimiento. Desconocimiento en el manejo del SIESA. Fallas en el diligenciamiento de los datos en los registros de almacén. Ausencia de autocontrol periódico en los almacenes. Atraso en el ingreso de entradas de almacén y salidas de almacén

Riesgo Operativo

Probabilidad

Impacto

Evaluación Riesgo

Riesgo Alto

Opciones de Manejo

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

X La falta de un documento de apoyo de organización, logística y operatividad de los almacenes.

Evaluación oportuna de los elementos que no se requieren para redistribuir.

Riesgo Medio

Asumir el Riesgo, Reducir el riesgo

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Acciones

Reforzar el entrenamiento en el cargo y hacer seguimiento y retroalimentar al personal en mejorar el desempeño de en su función Realizar arqueos periódicos del almacén por parte del almacenista y administrador de obra

Elaboración y difusión del documento de apoyo de Diseño y layout de almacén y centro de distribución a las obras nuevas para que desde su inicio el área dispuesta para la adecuación y/o construcción cumpla con las condiciones necesarias para su buen funcionamiento y que las obras existentes adopten el documento y adecuen su almacén. El Almacenista debe informar oportunamente que tiene elementos que no están siendo utilizados para que estos queden disponibles y pueden ser distribuidos a la obra que los requiera y así no aumentar el inventario.

PR-S-56

INVENTARIOS

VERSIÓN: 03

SUMINISTROS No conocer la cantidad real de repuestos, elementos y materias primas que se tenga en obra. No realizar el inventario según el cronograma establecido para la obra.

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

El Almacenista debe informar oportunamente los elementos que no están siendo utilizados para que estos queden disponibles y pueden ser distribuidos a la obra que los requiera y así no aumentar el inventario.

Riesgo Alto

Reducir el Riesgo, Evitar, Compartir o Trasferir

Cumplir y realizar los inventarios según programación que se tenga prevista para la obra

PR-S-56

INVENTARIOS SUMINISTROS

VERSIÓN: 03 VIGENCIA: 30-DIC-2016

7. COMPONENTE SST (18001) 7.1 Objetivo Asegurar las condiciones sanas y seguras dentro del proceso de inventarios de la empresa ayudando a minimizar y controlar los riesgos de acuerdo a la manipulación de los insumos. 7.2 Elementos de Protección Personal Se deben utilizar los elementos necesarios que garanticen una postura ergonómica adecuada en cada puesto de trabajo, además se deberán utilizar aquellos elementos de protección personal para la prevención de accidentes de trabajo de acuerdo a la manipulación de los insumos. (Los elementos de protección personal serán suministrados de acuerdo al cargo y matriz de EPP). 7.3

Gestión de Riesgos SST

ACTIVIDAD

PELIGRO

Planea la Realización del Inventario

Físico: Iluminación (luz visible por exceso o deficiencia)

Define la logística del inventario

Biológico: Virus, baterías, hongos.

 Ejecución de programas SST

Realiza el Inventario de materiales y repuestos

Químico: Polvo, particulado.

 Implementación de los programas de higiene y seguridad en el trabajo.

Realiza el Inventario de Combustible Realizar informe de Resultados del Inventario Verifica y Analiza Resultados del Inventario Análisis

Medir el indicador

Toma de Acciones

MEDIDA DE CONTROL

material

Psicosocial: Características de la organización y grupo social del trabajo. Características del grupo social de trabajo (relaciones, cohesión, calidad de interacciones, trabajo en equipo). Biomecánico: Postura prolongada, sobre esfuerzo. Condiciones seguridad: locativo, público.

de Mecánico, tecnológico,

Fenómeno natural: Sismo, terremoto, vendaval y lluvias.

REGISTRO

los

 Aplicación del programa Osteomuscular, visual y SVE auditivo corporativo.  Utilización de los kit de ergonomía suministrados por la empresa (Pad mouse, reposa muñecas, reposa pies, base para portátil, teclado auxiliar, elevador de pantalla), silla ergonómica  Orden y aseo del puesto de trabajo

 Registro de capacitaciones  Entrega de kit de ergonomía  Registro orden y aseo en zonas de trabajo  Implementación de los SVE sistemas de vigilancia epidemiológicos .

PR-S-56

INVENTARIOS

VERSIÓN: 03

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos Sistema de Vigilancia Osteomuscular Plan de emergencias

8. DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ACTIVIDAD

Realiza Traspaso Virtual/Transport e/Remisión Productos

Almacena productos

DESCRIPCIÓN Desde el Centro de distribución se harán los respectivos despachos de aquellos productos que se compren desde Medellín se programa el transporte de la mercancía en los vehículos de la empresa y se realizaran a través del 1ENTERPRISE la transferencia e imprimir. En caso de que el proveedor se encargue de enviar los productos a la obra, el mismo elaborará la remisión respectiva. Consultar la ruta Inventario/documentos/transferencias en tránsito/salidas El procedimiento de recepción y almacenamiento de insumos se encuentra establecido en el Documento de apoyo DA-S-56-1 Diseño y layout de Almacenes y Centros de Distribución

RESPONSABLE Jefe de Suministro Analista de Bodega Almacenista Auxiliar de Almacén Conductor distribución

REGISTRO

En 1ENTERPRISE traspaso virtual, SIT impresa y copia factura. Certificados de Calidad, Fichas Técnicas. Fichas de Seguridad

Almacenista de Obra N.A Auxiliar de Almacén

PR-S-56

INVENTARIOS SUMINISTROS

Realiza Salida de Almacén

Realiza Inventario

Planea la Realización del Inventario

Define grupos de trabajo

Se diligencia el formato físico en el cual se registra la descripción del ítem, la cantidad, el destino en la obra y el centro de costos. El almacenista debe evitar hacer salidas de almacén cuando el solicitante no especifique el destino del insumo y deben estar debidamente firmadas por el encargado de solicitarlos según se haya autorizado por el Director de Obra. Se procede a realizar la salida en el sistema siguiendo la ruta inventarios/documentos/salidas El inventario se realizará conforme a las determinaciones del procedimiento PR-S-56 Control de Inventarios. La planeación del inventario se hará por parte del Jefe de Inventarios, cronograma enviado al inicio de la obra. Para extraer el informe de inventario del sistema 1ENTERPRISE se sigue la ruta inventarios/consultas y reportes/existencias a la fecha por bodega. El inventario se debe exportar valorizado. El Jefe de Inventario planea el inventario anual de las obras y se envía cronograma al administrado de obra, en el cronograma se especifica fechas, tipos de inventarios (inventarios generales y por categorías). El Administrador de obra designa y dispone los grupos responsables de realizar la toma física en las fechas previamente definidas (Nota el almacenista y/o auxiliar de almacén no deben hacer parte del conteo)

VERSIÓN: 03 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Almacenista de Obra Auxiliar de Almacén

En 1ENTERPRISE: Módulo de Inventarios FO-S-41-2 Salida de Almacén

Administrador de Obra Almacenista de Obra

Planilla de Inventario

Jefe de Inventario

FO-S-56-2 Cronograma

Administrador de Obra

N.A

PR-S-56

INVENTARIOS SUMINISTROS

Define la logística del inventario

Divulga al personal involucrado, las instrucciones para la realización del inventario ( secuencia de actividades, recomendaciones principales a tener en cuenta por parte del grupo que hará el conteo físico, logística del inventario, horarios de trabajo, entrega de resultados al final del día, unidades de conteo, entre otros). Con la debida anticipación se informa a los usuarios del almacén si el almacén se va a cerrar para que hagan los retiros de insumos que necesiten, se detienen las salidas y entradas al almacén. El Administrador de Obra se asegurara que se cumple con las siguientes actividades: -Entrega de instrucciones verbales y planillas al grupo de trabajo para registro del inventario. Las planillas son exportadas directamente del sistema.

Realiza el Inventario de materiales y repuestos

-Realiza el conteo y lo registra en la hoja de inventario. -Al final de la jornada las planillas de toma física de inventario deben ser entregadas al líder del inventario Administrador. -Al finalizar el conteo físico el Administrador debe registrar en la hoja de inventario los resultados finales, los cuales deben ser organizados.

VERSIÓN: 03 VIGENCIA: 30-DIC-2016

Administrador de Obra

Jefe de Inventario Administrador de Obra y Colaboradores del Conteo

N.A

Planilla de Inventario

PR-S-56

INVENTARIOS

VERSIÓN: 03

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

INVENTARIO DE COMBUSTIBLE Y ASFALTO

Realiza el Inventario de Combustible y asfalto

Para el inventario de combustibles y asfaltos, en las obras donde la empresa posea tanques propios, se debe revisar el saldo teórico que arroja el sistema operativo y realizar la medición del tanque de almacenamiento utilizando un método apropiado y confiable, antes de realizar entregas.

Almacenista Auxiliar de Almacén

FO-S-04-20 Control de combustibles UNOEE FO-S-56-5 Control Surtidor ACPM.

Semanalmente se debe realizar un chequeo al surtidor de combustible según formato FO-S-56-5 Control calibración surtidor ACPM.

Realizar informe de Resultados del Inventario

El administrador genera un informe que entrega al Jefe de Inventario para su revisión. Se apoyará en el Almacenista para ayudar a generar el informe.

Jefe de Inventario Administrador de Obra

FO-S-56-1 Informe de Inventario Firmado

Almacenista

Verifica y Analiza Resultados del Inventario

Se procede a revisar el resultado del inventario. En caso de encontrarse diferencias, éstas se analizarán en conjunto con el personal de almacén y se solicitarán las justificaciones del caso para establecer las causas de las desviaciones encontradas. Se presentan los Director de Obra.

Análisis

resultados

Posteriormente, y una vez analizado, el informe de inventario se divulga al Gerente Operaciones y Logística y al Director de Logística o su representante para la toma de acciones con respecto a los resultados y para la autorización de los ajustes correspondientes.

Jefe de Inventario Administrador de Obra Almacenista Gerente Operaciones y Logística Director de Logística Director de obra Jefe de Inventario Administrador de obra

N.A

FO-S-56-1 Informe de Inventario

PR-S-56

INVENTARIOS

VERSIÓN: 03

SUMINISTROS El Administrador en conjunto con el Almacenista deben medir el indicador de inventarios cuya meta es cero pesos ($0) de diferencia y entregarlo al Jefe de Calidad de la obra para enviarlo al departamento de calidad debidamente analizado y soportado.

Medir el indicador

 Toma de Acciones

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Cuando se presenten diferencias que no sean justificadas, se notificará al Departamento de Gestión Humana para que realicen las recomendaciones pertinentes.

Administrador Almacenista

Listado maestro de indicadores de obra

Jefe de Calidad Gerente Operaciones y Logística N.A Departamento de Talento Humano

9. REGISTROS

ALMACENAMIENTO CÓDIGO

FO-S-04-20 UNOEE

NOMBRE

Control combustibles

RESPONSABLE

Responsable Mecánica Obra/Almacén

ACCESO

Forma archivo

Orden

Clasificado

Medio Magnético Carpeta Control de Combustibl e

Por Fecha

FO-S-41-2

Salida de Almacén

Almacén

Clasificado

Medio Magnético Carpeta Salida de Almacén

FO-S-56-1

Informe de inventario

Administrador de Obra

Clasificado

AZ- Informe de Inventario

Por Fecha

FO-S-56-2

Cronograma

Jefe de Inventarios

Clasificado

Medio Magnético

Por Fecha

FO-S-56-4

Lista de chequeo Operación almacén

Jefe de Inventarios

Clasificado

Medio Magnético

Por Fecha

Ubicación Computador Archivo Almacén de obra / Computador Auxiliar de Ingeniería /computador responsable mecánica de la obra Computador Archivo Almacén de obra / Computador Auxiliar de Archivo Administración de Obra / Archivo Jefe de inventarios Archivo Administración de Obra / Archivo Jefe de inventarios Archivo Administración de Obra / Archivo Jefe de inventarios

TIEMPO DE Conservación

Disposición

1 Año

Se destruye

1 Año

Se destruye

1 Año

Se elimina

1 Año

Se destruye

1 Año

Se destruye

PR-S-56

INVENTARIOS

VERSIÓN: 03

SUMINISTROS

Control Surtidor ACPM

Administrador de Obra/ Almacenista

FO-S-56-6

N.A

FO-S-56-5

10.   

11.

Clasificado

AZ- Control Surtidor ACPM

Registro Activos Fijos

Área Financiera /Área TICs/ Área suministros

Planilla de Inventario

Administrador de Obra

VIGENCIA: 30-DIC-2016

Por Fecha

Archivo Administración de Obra

1 Año

Se destruye

General

Medio Magnético/ anexo factura

Por Fecha

Computador Publica/Facultativ os/Formatos/car peta por obra y año

1 Año

Conservaci ón magnética

Clasificado

AZPlanillas de Inventario

Por Fecha

Archivo Administración de Obra

1Año

Se elimina

ANEXOS DA-E-04-12 Mapa de Riesgos Anexo 2 Plano Diseño Bodega Almacén Anexo 3 Plano Diseño Bodega Almacén Acero RAZÓN DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO

Abril 08 de 2015 – Se elimina al almacenista del ejercicio de la realización del inventario y se elimina la tarjeta de control. Cambia el nombre del cargo del Gerente de Servicios a Subgerente General Mayo de 2016: Se actualiza procedimiento de acuerdo a las determinaciones de la norma ISO 9001:2015, se modifican los nombres de los cargos según nuevo organigrama. Julio de 2016: Revisión y ajuste incluyendo los requisitos de la GUÍA RUC y Decreto 1072/2015

12. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN Jefe de Inventario

Director de Logística

Gerente de Operaciones

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

OBJETIVO

Describir los lineamientos a seguir para almacenar y preservar los materiales. 2.

ALCANCE

Aplica para el almacenamiento de materiales en obra. 3.

DEFINICIONES: 

Inspección administrativa: El Almacenista de obra o la persona que recibe, chequea que lo remisionado corresponda a lo solicitado en la orden de compra o pedido respecto a cantidad, marca, referencia, figura, peso, etc.



Inspección técnica: El Almacenista de obra o la persona que recibe materiales o insumos críticos, verifica que lo remisionado cumple con lo solicitado en las especificaciones técnicas del contrato o en las especificadas en el plan de calidad de la obra; para esto, se apoya, en los certificados de calidad de los productos emitidos por los proveedores y/o de las especificaciones del producto. En el caso que no se envíen los certificados de calidad del producto y sean o no realmente necesarios, el Director de obra plantea la alternativa de muestreos, los cuales se hacen o no, de acuerdo a lo crítico que sea el producto en cada obra. Esto se plantea en el plan de calidad.



Manejo, almacenamiento y preservación: Los materiales críticos a controlar en las obras de Latinco se definen en el plan de Gestión específico, el manejo de los materiales enumerados en este procedimiento es la base para el control en la obra. (No todos los productos aquí relacionados se tiene que controlar en obra, únicamente los críticos definidos en el plan de Gestión). -

Los materiales más importantes para Latinco a controlar Son: Agregados Asfalto Cemento en sacos o a granel Geotextil Acero de refuerzo Tubería de concreto Mezcla Asfáltica Emulsión Asfáltica

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

- Mallas para Gavión - Neoprenos Nota: Existen otros materiales que no son críticos pero es conveniente efectuarles un control adecuado para garantizar un ambiente de trabajo adecuado y seguro, tal es el caso de: Combustible, Defensas metálicas, Maderas, Formaletería metálica o de madera

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

DESCRIPCIÓN ALMACENAMIENTO

MANEJO

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

AGREGADOS En el sitio de almacenamiento debe observarse Verificación visual de la cantidad de material que en lo posible no haya empozamientos de transportado. agua, de existir, deben retirarse el agua lo más En caso de contaminación solicitarle al operador pronto posible o construir drenajes. que cargue a 20 cm del suelo. En lo posible no permitir que el material se contamine con tierra, basura, ramas, o con el Verificar que las volquetas o elementos en los cuales se va a transportar el material se suelo del depósito, encuentren libres de contaminación. Separar por tipos y tamaños los materiales (Triturado 1/2, triturado 3/4, arena, base, En lo posible carpar las volquetas cuando los recorridos son muy largos. Filler, Etc.)

En lo posible es aconsejable más no indispensable, almacenar el material bajo techo o cubrirlo con plástico o polietileno para protegerlo de la humedad. Los depósitos expuestos a la intemperie se deben conformar en forma de conos invertido o rampas que favorezcan las condiciones de drenaje.

ASFALTO Luego del descargue se cierran herméticamente El asfalto se almacena en tanques herméticos las válvulas de salida de los carros para evitar que eviten la perdida rápida del calor. el riego de material sobre las vías de salida. En la tubería de salida hacia el tambor secador Las medidas de seguridad en el momento de esta ubicado un termómetro para realizar el manejar el material son las relativas a control de temperatura. inflamabilidad y altas temperaturas para evitar Los tanques de almacenamiento deben estar incendios o quemaduras protegidos con un dique en caso de riego, con El asfalto regado debe ser limpiado el fin de no contaminar el medio ambiente. adecuadamente. Los tanques se marcarán con letras que digan En caso de transporte de liga preferiblemente “Asfalto” y la capacidad de almacenamiento en hacerlo en ½ canecas para facilitar su manejo toneladas o galones. por el peso.

La zona estará en lo posible señalizada con letreros de advertencia: Líquidos inflamables, alta temperatura, peligro, etc. Usar elementos de protección personal: Casco, guantes de acuerdo a la actividad a realizar, botas de seguridad según la necesidad y capas impermeables en tiempo de lluvias. Se debe tener un extinguidor en caso de incendio. En lo posible no producir mezcla en caso de lluvia torrencial.

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS ALMACENAMIENTO

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

MANEJO

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

CEMENTO EN SACOS El almacenamiento de los sacos de cemento es bajo techo, en edificaciones que garanticen protección suficiente contra la humedad, se colocan sobre plataformas de madera que los separen del piso por lo menos 10 cm, para Transportarlo en elementos que no tengan salientes que puedan romper el saco. evitar la absorción de humedad. El apilamiento se hace en hileras de una altura tal que no sobrepase de los 10 a los 12 sacos, para evitar que se rompan y se compacten excesivamente.

Los medios sacos de cemento que sobran de un vaciado o lanzado, se empacan en una bolsa plástica y se gastan en el menor tiempo Se coloca cemento. posible.

Se dejan espacios o pasadizos de por lo menos de 50 cm cada 4 0 5 hileras, para proveer una adecuada ventilación y para disminuir la absorción de humedad.

Se tiene identificada la fecha en que entra y se despacha el cemento del almacén, Se debe tener sumo cuidado con el despachándose primero el cemento más viejo. control de la humedad y en lo Cuando los sacos de cemento tienen un tiempo posible en caso de lluvia evitar los mayor de 30 días de almacenamiento, se debe trabajos con cemento.

En lo posible se debe evitar colocar sacos directamente contra las paredes que cierran inspeccionar algunos sacos rompiendo las bolsas si es necesario para chequear que no exteriormente el depósito. presenten grumos, en tal caso se debe aplicar Si existe un almacenamiento provisional de el Procedimiento Control de producto no cemento y es al aire libre, se coloca el cemento conforme. sobre estibas de madera y se tapa con plástico, antes de su uso, se inspeccionan todos los bultos y se retiran los que estén húmedos

letrero

que

diga

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS ALMACENAMIENTO

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

MANEJO

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

CEMENTO A GRANEL El almacenamiento se hace en silos. Los silos son cargados por encima y El almacenista o la persona encargada cuando descargados por debajo, con el objeto de el cemento lleve más de 30 días ensilado, garantizar el gasto del cemento más antiguo revisa si ya presenta grumos o inicio de fraguado, en tal caso se aplica el procedimiento Los silos deben ser preferiblemente metálicos Control de producto no conforme. que garanticen protección suficiente contra la humedad.

Se coloca cemento.

letrero

que

diga

Se debe tener sumo cuidado con el control de la humedad y en lo posible en caso de lluvia evitar los trabajos con cemento.

GEOTEXTIL

Los rollos de Geotextil se suministran con envolturas apropiadas para la protección contra la humedad y la exposición prolongada a radiación ultravioleta antes de su colocación. Cada rollo está etiquetado o marcado para proveer una identificación suficiente del producto para propósitos de inventario y control de calidad.

Es preferible que los rollos se almacenen en un sitio no inundadle, ya que pueden absorber grandes El Geotextil se presenta en rollos según la cantidades de agua aumentando necesidad; para la manipulación del mismo no considerablemente su peso, lo que se requiere entrenamiento especial, sólo dificulta su manipulación. sentido común y destreza manual. En obra se Los rollos se almacenan de tal recomienda no extender el Geotextil demasiado manera que queden protegidos del en el sitio de trabajo ya que la lluvia puede medio ambiente. Si se almacenan dificultar su manejo. en exteriores, se protegen con una cubierta opaca impermeable y que no le entren los rayos ultravioleta En los registros de trazabilidad de almacén emitidos por la luz solar. debe estipular el sitio de destino y el número de identificación del lote al cual pertenece. Los trabajadores deben tener cuidado al cargarlos con el fin de evitar problemas lesiones osteomusculares.

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS ALMACENAMIENTO

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

MANEJO ACERO DE REFUERZO

En forma ordenada y separado según su En el transporte del acero figurado se tiene diámetro y/o su figura. cuidado que no pierda su figura. Colocarlo sobre plataformas, largueros o El conjunto de acero despiezado se identifica soportes de material adecuado (madera, con etiquetas que indiquen el elemento metal) para evitar su contacto con el terreno y estructural al cual correspondan. evitar la oxidación prematura. En caso de contaminación con tierra, aceites y Señalizar con estacones marcados, carteles o cualquier tipo de lubricantes, se limpia el etiquetas su identificación adecuada. elemento antes de su colocación.

Cuando sea posible, bajo techo, protegido de la intemperie para evitar daños mecánicos y deterioro superficial, incluyendo ambientes corrosivos.

ACCESORIOS ELECTRICOS Debe ser almacenado en una estantería, debe Se debe procurar que se almacenen Se debe tener una adecuada protección de los estar bajo techo, de forma segura, de una bajo techo, protegidos del sol y del accesorios eléctricos. manera ordenada. agua. REPUESTOS repuestos deben estar Deben estar en una estantería de manera Los contaminación (polvo, agua). adecuada, no debe estar a la intemperie.

libres

Deben estar almacenados Nota: Para los repuestos mayores (pesados) Si son repuestos nuevos deben estar en su techo y de forma segura. estos deben estar puestos en el suelo para empaque original bien sellados. evitar daños en los repuestos

bajo

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS ALMACENAMIENTO

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

MANEJO

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

LUBRICANTES Los aceites nuevos: Se deben almacenar en un cuarto con piso de concreto y paredes impermeables a una altura de 85 cm con una puerta de 2 metros de ancho para mejor Los aceites nuevos: se manejan con bombas acceso al entrar y sacar canecas. manuales, se empacan en diferentes Los aceites usados: Se deben almacenar en un recipientes según la cantidad requerida. cuarto con piso y techo y con una zona Los usados: se almacenan para su posterior impermeable de 1 metro. entrega a un proveedor externo que los recoge En el acceso para ambos almacenamientos para su disposición final. deben de tener una rampla. Se deben ubicar diques para evitar en caso de derrames la contaminación del medio ambiente.

Los aceites nuevos: El resto de la altura debe ir en una malla a 2.50 metros de altura para permitir la circulación de aire con el fin de dar circulación a los gases que se emiten. Los aceites usados: La zona de aireación es entre cubierta y muro que va perimetralmente va a estar dispuesta con una puerta corrediza de 2 metros.

SEÑALIZACIÓN DE VIA Debe estar en un espacio cubierto para la Se cuentan con señales fijas y de piso las disposición de la señalización en vía, cuales son transportadas a la obra según pedido y requerimiento para la ejecución de la debidamente identificado. obra, se transportan en un camión ya sea de Que estén almacenadas bajo techo Las señales de piso deben ubicarse de forma forma horizontal o vertical según el tipo de para no exponerlas a la intemperie. vertical. señal. Las señales fijas deben disponerse de forma No se requiere de experiencia sino de sentido horizontal. común para su almacenamiento y transporte.

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS ALMACENAMIENTO

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

MANEJO

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

TUBERIA DE CONCRETO Agrupan los tubos por cada lote, entendiendo como lote al conjunto de tubos del mismo diámetro nominal, grado de resistencia, sección y tipo de unión que van a ser usados para un mismo fin. Tubos menores de 12 pulgadas:

Al transportar el tubo se debe tener estricto cuidado de no golpearlo contra nada.

Almacenar en un arrume máximo de cinco (5) Los tubos no se deben arrastrar ni rodar. Se hileras, alternando el espigo y la campana. recomienda para el transporte separar la hilera inferior de la superior con lazos gruesos para Colocar cuñas para evitar deslizamiento, no se evitar roce o impacto entre los tubos. puede apoyar la campana, por lo cual existen dos formas de almacenar: sobre tacos de Es conveniente dejar los tubos lo más cerca manera que la campana quede en el aire o en posible al lugar de la colocación. el piso haciendo un pequeño canal. Al descargar los tubos desde el medio de Tubos mayores de 12 pulgadas: transporte se debe prohibir que los hagan caer sobre colchones de material blando como Almacenar horizontalmente o verticalmente de llantas viejas, tierra suelta u otro, ya que este acuerdo a las siguientes recomendaciones: sistema es causa frecuente de fisuras o grietas. Si el almacenamiento es horizontal se debe Los tubos se identifican con la fecha de llegada asegurar que queden bien cuñados, eliminando o número del lote al cual pertenecen. la posibilidad de movimiento. Cuando se requiere almacenar en pilas se debe asegurar que el tubo haya alcanzado mínimo el 70% de la resistencia especificada y sólo se debe almacenar en máximo tres (3) hileras.

La tubería de concreto no tiene problemas ambientales que la perjudiquen, motivo por el cual se puede dejar a la intemperie.

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS ALMACENAMIENTO

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

MANEJO

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

MEZCLA ASFALTICA Revisar el volumen de material que llega, No aplica por que inmediatamente llega el corresponda con lo remisionado. material es colocado en la vía. La volqueta debe estar limpia y su volcó estar Pero en caso de lluvia se debe carpar muy bien recubierto con un poco ACPM o similar, esto la volqueta y en lo posible colocarlo bajo techo, con el fin de evitar que el material se adhiera a hasta que la lluvia. las paredes del volcó.

En lo posible no colocarse en caso de lluvia, para evitar compactaciones a bajas temperaturas.

EMULSION ASFÁLTICA Transportarla en un carrotanque o en una No colocarse bajo lluvia debido a volqueta equipada adecuadamente. que el producto se pierde. En un tanque herméticamente sellado.

Una vez desocupado el Carro tanque este se Limpiar debe limpiar muy bien para evitar grumos en la superficie siguiente colada. emulsión.

adecuadamente antes de aplicar

la la

MALLAS PARA GAVION Es aconsejable para las personas que manipulan las mallas usen guantes de carnaza. Señalizar con estacones marcados, carteles o etiquetas su identificación Por el tamaño de las mismas, es aconsejable adecuada. que sean manipulados por dos personas como El personal que los manipula debe Si va a ser almacenada por largos períodos de mínimo. usar guantes y cuando sea tiempo, almacenar en un lugar protegido Despachar sólo las mallas que se van a colocar necesario gafas y cinturón de contra golpes que puedan alterar sus en la jornada, evitando dejar canastas en la seguridad. condiciones geométricas y en un lugar seguro. vía. Almacenar en forma vertical, preferiblemente en un lugar cubierto, separando los arrumes por las diferentes dimensiones de las canastas que se tengan en obra.

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS ALMACENAMIENTO

MANEJO

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

NEOPRENOS Los apoyos de neopreno se El lugar de almacenamiento debe ser de fácil almacenan bajo techo en un lugar acceso y se almacenan de acuerdo a las Se identifican por tamaños o dimensiones para fresco, limpio y oscuro. No se características o propiedades físicas y/o de esta forma poder clasificarlos mejor. pueden exponer por largos periodos mecánicas. de tiempo a la luz solar. DEFENSAS METÁLICAS Las defensas metálicas se colocan en arrumes de veinte unidades encima de tacos de madera y el lado que se queda viendo una vez instaladas en la vía se coloca hacia arriba. Durante El transporte de las defensas metálicas El lugar de almacenamiento debe ser de fácil acceso y puede ser a la Si va a ser almacenada por largos períodos de no se puede colocar carga demasiado pesada intemperie. encima de éstas, debido a que el exceso de tiempo, almacenar en un lugar protegido peso produce deformaciones. contra golpes que puedan alterar sus condiciones geométricas y almacenar en un lugar seguro e identificando la tornillería que la compone.

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS ALMACENAMIENTO

MANEJO

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

COMUSTIBLES El almacenamiento realizarse:

del

combustible

puede

Se colocan en los sitios de almacenamiento señales de Si el almacenamiento es en tanque, éste va precaución: Líquidos inflamables, En tanques: conectado a un surtidor que registra el número No fumar, Zona de combustibles. En caso de que el combustible se reciba en de galones despachados. Se mantiene dispuesto en un lugar carrotanques, el combustible se almacenará en Se prohíbe fumar cuando se estén manipulando cercano, equipo contra incendio con tanques. combustibles. polvo químico seco. Si la obra tiene un tanque de almacenamiento de acuerdo con las Los recipientes utilizados para transportar el Los tanques de almacenamiento necesidades, este tanque tiene que estar combustible para surtir las máquinas o tanques están libres de material que afecte móviles – provisionales, son de materiales su calidad y se mantienen conectado a tierra. apropiados tales como canecas plásticas, debidamente cerrados en sitios que En tambores: metálicas o zorras metálicas acondicionadas permitan fácil acceso, sean seguros, Los tambores llenos que no están en con trailer y están debidamente sellados para con ventilación adecuada para servicio se almacenan en posición vertical, que al trasladar el combustible se eviten evitar concentración de vapores, lejos del calor, motores que herméticamente cerrados. Los tambores en derrames. produzcan chispas o llamas servicio se mantienen en posición horizontal abiertas. sobre soportes adecuados.

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS ALMACENAMIENTO

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

MANEJO

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

MADERA Demarcar el lugar de identificando claramente almacenado.

almacenamiento, lo que está Revisar la madera almacenada periódicamente, para verificar en qué estado se encuentra y si Almacenar la madera en un sitio Almacenar en un sitio aseado, con buenos puede ser utilizada o no. fresco y seco para evitar. sistemas de drenaje, con buena aireación, Transporte en vehículos: Bien apilada, de preferiblemente bajo techo, protegida de la manera que su transporte sea lo más seguro intemperie. Protegerla de la lluvia y la posible. humedad. Almacenar la madera lejos de cualquier otro Transporte en la obra: se debe evitar tirarla y material inflamable, así como de cualquier arrastrarla, para que no pierdan su fuente de calor. alineamiento y textura.

FORMALETA DE MADERA Las formaletas que requieren ensamblarse en forma de rompecabezas es importante almacenarlas en el mismo orden como se Limpiar todos los tableros con espátula y cepillo utilizan; para facilitar esto, es necesario después de cada uso. marcarlas secuencialmente. Limpiar cada pieza e impregnarla de algún Recubrir con parafina o similar, para preservarlos y lograr un buen Para proteger los bordes de madera desencofrante antes de su uso. contrachapada, se sellan con pintura. Las Los elementos que resulten largos para el mantenimiento. pinturas a base de plomo son excelentes para empleo normal, no se cortan, más bien se En un lugar señalizado y cubierto, este fin. busca la forma de utilizar la pieza sin para garantizar el buen uso de las formaletas y su duración. En el momento de desencofrar una estructura modificarla. evitar al máximo golpearla, posteriormente Siempre que sea posible, colocar un marco a eliminarle las puntillas o clavos que ésta los tableros de madera contrachapada. presente y hacerle el mantenimiento que requiera.

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS ALMACENAMIENTO

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

MANEJO

AMBIENTE DE TRABAJO ADECUADO Y SEGURO

FORMALETA METÁLICA Limpiar cada pieza e impregnarla de algún desencofrante antes de su uso. No lijarlas hasta dejar la superficie demasiada Almacenar sobre una cama de madera, bajo liso, si se tiene una zona muy pulida, basta techo preferencialmente y bien señalizado, permitir que se oxide para resolver el identificando cada uno de los elementos que lo problema. requieran para fácil posterior ensamble. Si es una formaleta de diseño complejo Evitar al máximo que las formaletas sean preensamblarla completamente antes de su golpeadas con elementos que puedan primer uso. deformarlas. Después de cada uso limpiarlas tanto internamente como externamente removiéndoles las capas o residuos de concreto que quedan después de un vaciado.

Si van a estar mucho tiempo a la intemperie, revestirlas con pintura anticorrosiva, con el fin de evitar oxidación y deterioro de las mismas.

CONDICIONES DE LOS MATERIALES SUMINISTROS

CÓDIGO: DA-S-41-1 VERSIÓN: 07 VIGENCIA: 30-DIC-2016

ANEXOS

N.A 6.

ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

Departamento de Logística

Director de Logística

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

DISEÑO Y LAYOUT DE ALMACENES Y CENTROS DE DISTRIBUCIÓN

CÓDIGO: DA-S-56-1

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN: 01

1. OBJETIVO: Describir las pautas necesarias para la distribución óptima de los almacenes y centros de distribución, optimizando el flujo de los materiales, facilitando la rapidez de la preparación de los pedidos, la precisión de los mismos y la colocación más eficiente de existencias, consiguiendo flujos de distribución más rápidos y con mejor servicio al cliente. 2. ALCANCE: Aplica para todos los almacenes de LATINCO S.A de manera independiente y/o en asociación donde la empresa realice la representación Líder, desde el montaje de instalaciones nuevas o adecuación de existentes, hasta la distribución y asignación de áreas al interior de los mismos. 3. DEFINICIONES:  Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. NOTA 1: Un efecto es una desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos. NOTA 2: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su consecuencia o probabilidad. Riesgo combinación de la probabilidad de que ocurran una o más exposiciones o eventos peligrosos y la severidad del daño que puede ser causada por estos.  Riesgo Alto: Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias.  Riesgo Medio: El evento podría ocurrir en algún momento.  Riesgo Bajo: El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales.  Gestión del Riesgo: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo.  Almacén: Espacio, recinto, edificio, o instalación donde se suele guardar la mercancía, pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como por ejemplo el acondicionamiento de productos determinados.  Layout: Corresponde a la disposición de los elementos dentro del almacén, el 1

DISEÑO Y LAYOUT DE ALMACENES Y CENTROS DE DISTRIBUCIÓN

CÓDIGO: DA-S-56-1

SUMINISTROS

VIGENCIA: 30-DIC-2016

VERSIÓN: 01

layout de un almacén debe asegurar el modo más eficiente para manejar los productos que en él se dispongan.  Almacenaje: Se refiere a la administración del espacio físico necesario para el mantenimiento de las existencias asociado a el diseño y gestión operativa de los almacenes y de las diferentes herramientas y tecnologías que deben utilizarse para optimizar la operación  Código de artículo: Entidad numérica, que designa un artículo determinado. Es inherente al artículo y lo diferencia de cualquier otro. Asignado por el sistema 1enterprise.  Entrega de la mercancía: El acto por el cual el operador de transporte pone las mercaderías a disposición del personal responsable del almacenamiento en la obra o planta de producción.  Gestión de almacén: La gestión de almacén concierne a todo lo relativo a los flujos físicos de los artículos en almacén: recepción, verificación, selección, codificación, almacenamiento en el espacio asignado y entrega al cliente interno.  Gestión logística: Es el proceso de planificación, implementación y control del flujo y almacenamiento eficiente y económico de la materia prima.  Logística: El proceso de planificar, ejecutar y controlar de una manera efectiva y eficiente el flujo de materias primas, inventario en curso y producto terminado, así como la información relativa a estos, desde el punto de origen hasta el punto de consumo, con el propósito de cumplir con las necesidades de los consumidores.  Preparación de pedidos: Conjunto de operaciones que permiten sacar del almacén todos los artículos que forman un pedido y, eventualmente, reagruparlos antes del envío.  Stock: Producto almacenado listo para ser distribuido o usado.  Materiales directos: Son todos aquellos que pueden identificarse fácilmente en el producto terminado y representa el principal costo en la elaboración de este producto, un ejemplo materiales directos son agregados y triturados, asfaltos, hierros y aceros, cementos, geotextiles, aditivos, mallas electro soldadas, entre otros. (Productos Críticos)  Materiales indirectos: Son aquellos necesarios y que son utilizados en la elaboración de un producto, pero no son fácilmente identificables, un ejemplo de materiales indirectos son los elementos de ferretería y deposito, señalización vial temporal, equipo menor y herramientas, dotación del personal, seguridad industrial y salud ocupacional, insumos y administración, entre otros.  Operación equipos: Son todos aquellos equipos necesarios para garantizar el 2

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correcto funcionamiento de los equipos utilizados en la obra, ya sea durante sus mantenimientos preventivos o correctivos o cada que se presenten varadas en estos, un ejemplo de elementos de operación de equipo son combustibles, aceites y lubricantes, filtros, repuestos y accesorios, llantas, elementos de desgaste, entre otros.  Servicios: En términos generales es la condición de servir, de dar o prestar apoyo a la organización valiéndose de medios materiales o inmateriales, un ejemplo de servicios son las calibraciones de los equipos, toma de mediciones atmosféricas, capacitación de entes externos, adecuación de espacios, reparaciones mayores a equipos, entre otras.  Inspección administrativa: El Almacenista de obra o la persona que recibe, chequea que lo remisionado corresponda a lo solicitado en la orden de compra o pedido respecto a cantidad, marca, referencia, figura, peso, etc.  Inspección técnica: El Almacenista de obra o la persona que recibe materiales o insumos críticos, verifica que lo remisionado cumple con lo solicitado en las especificaciones técnicas del contrato o en las especificadas en el plan de calidad de la obra; para esto, se apoya, en los certificados de calidad de los productos emitidos por los proveedores y/o de las especificaciones del producto. En caso de que se presenten dudas respecto a la calidad de un material, insumo o servicio, pueden ordenarse muestreos para la aceptación o no del producto o servicio, por parte de los responsables de las áreas técnicas de la obra.  Manejo, almacenamiento y preservación: Los materiales críticos a controlar en las obras de LATINCO S.A. se definen en el plan de Gestión específico, el manejo de los materiales enumerados en este procedimiento es la base para el control en la obra. 4. PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO       

Gerente de Operaciones Director de Logística Director de Obra Jefe de Inventarios Administrador de Obra Almacenista Auxiliares de Almacén

5. DESCRIPCIÓN El objetivo principal de un almacén se enfoca en la optimización del área que ocupa y en la asignación estratégica de espacios para los diferentes materiales e insumos que permitan hacer una manipulación eficiente de los mismos para tener un flujo rápido. 3

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A través de este documente se pretende abordar las pautas necesarias para la consecución de un almacén óptimo. 5.1 LAYOUT Y SU OBJETIVO El layout corresponde a la disposición de los elementos dentro del almacén. El layout de un almacén debe asegurar el modo más eficiente para manejar los productos que en él se dispongan. Cuando se realiza el layout de un almacén bien sea una construcción nueva o la adecuación de una unidad ya existente, se debe considerar la estrategia de entradas y salidas del almacén y el tipo de almacenamiento que es más efectivo, dadas las características de los productos. Se cuenta con cuatro categorías definidas en la plataforma 1enterprise para clasificación de los materiales de obra, las categorías con las que se cuentan son:    

01-Materiales Directos 02-Materiales Indirectos 03-Materiales Operación Equipos 04-Servicios

5.2 RECOMENDACIONES PARA LA ADECUACIÓN DEL ALMACEN:      



Se deben tener presentes las caracteristicas de los elementos a apilar como las dimensiones, deterioro, humedad, entre otros. Las estanterías con una altura superior a 2 mts, se unirán entre sí como seguridad adicional a la estabilidad transversal. Toda la estanteria siempre debe permanecer correctamente identificada, ordenada y limpia. En las estanterías se colocaran carteles de señalización en lugares visibles, preferiblemente en las cabeceras de las estanterías, donde se indiquen por escala, su distribución y la separación entre niveles. En el caso de que en una misma estanteria existan diferentes configuraciones de productos, se han de colocar los carteles de tal forma que el trabajador/a pueda identificar de forma fácil y fiable todas los elementos de cada estantería. Establecimiento de un plan de inspecciones periódicas para la detección y registro de anomalías fácilmente visibles en las estanterias tales como: orden y limpieza de las áreas de almacenamiento, vías de circulación y la verticalidad de la instalación de todos los niveles de las estanterias. Como norma general se debe situar las luminarias fuera del alcance de los materiales o elementos situados en la parte superior de las estanterias. Se 4

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deben proteger especialmente contra los golpes y no obstaculizar su iluminacion. Los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse de tal manera que minimicen el trabajo que se efectúa al desplazarlos y almacenarlos. Los espacios altos deben usarse para artículos predominantemente ligeros y protegidos. Todas las estanterías deben estar debidamente identificadas y cada artículo marcado con el código asignado en el sistema 1enterprise Los materiales inflamables y peligrosos o sensibles al agua y al sol deben almacenarse en alguna bodega auxiliar en el exterior del almacén, dependiendo de su tamaño y condiciones que requiera. Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artículos que lo requieran. Todos los elementos de seguridad y contra incendios deben estar situados de acuerdo a las indicaciones dadas por el Jefe SST de la obra. El piso debe ir demarcado, mostrando los pasillos de circulación con el fin de que no sean obstaculizados. La zona de recepción y despacho deben ser independientes y deben estar demarcadas. Sólo se debe autorizar el acceso al personal autorizado para evitar que personas ajenas al proceso, tengan acceso al inventario. Se deben asignar horarios de entrega y deben estar debidamente socializados y publicados. Todos los registros de almacén (solicitud de compra, salidas de almacén, entrega de dotación, etc) deben ser debidamente diligenciados. Se deben situar los sistemas de iluminación por encima de los pasillos de forma que se tenga una iluminación suficiente sobre las zonas de trabajo y evitar el deslumbramiento de los almacenistas y sus auxiliares y la creación de zonas de sombra. Toda instalación de alumbrado rota, sucia, deteriorada o que presente luminarias fundidas será inmediatamente sustituida o reparada.

Deacuerdo a la clasificacion de los materiales de obra, la estanteria en lo posible se debe codificar en su señalizacion siguiendo los lienamientos descritos a continuación, en lo posible cada vez que se registren nuevos elementos en sistema 1enterprise, se deben describir en las observaciones la ubicación de este material en determinada estantería o si se encuentra almacenado en bodegas auxiliares, esto con el fin de que el personal involucrado en el proceso del almacén identifique en qué lugar se almacenen los materiales de obra.

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5.3 DISEÑO INTERNO DE ALMACENES Y CENTROS DE DISTRIBUCIÓN En todo almacén y centro de distribución existen tres zonas que deben de estar perfectamente delimitadas, estas son: recepción, almacenamiento, y despacho de materiales, es muy común encontrar que estas zonas se subdividan en una o varias áreas en función de las actividades que se realicen, el volumen de la mercancía, del número de referencias, entre otras. DISTRIBUCIÓN INTERNA DEL ALMACÉN RECOMENDACIONES Libre de obstáculos Se debe contar con los equipos y mano de obra necesaria para realizar el desembarque de la Zona de descargue mercancía Utilización de todos los elementos de protección personal pertinentes Se debe realizar una pre inspección por parte del almacenista y sus auxiliares, en la cual se defina si le material que llega a la obra corresponde a lo descrito en la remisión. Zona de recepción de materiales Cuando sea necesario en compañía de las áreas codificación solicitantes de los materiales se debe realizar el control de calidad a los materiales que se reciben en el almacén. Una vez se identifiquen Productos No Conformes 7 ZONA

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Zona de almacenamiento

Zona de despacho

Zona de aceites nuevos (Bodega Auxiliar)

Zona de aceites usados (Bodega Auxiliar)

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(CPNC), en compañía del área solicitante se realizara la respectiva descripción y toma de acciones. En el área de clasificación se procederá a separar la mercancía para proceder a su codificación. Antes de pasar los materiales a la zona de almacenamiento, absolutamente todos los materiales se deberán codificar con el número asignado por el sistema. Es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a él. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado. Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena. El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos. Para el almacenamiento de los EPP se debe consultar el documento de apoyo DA-S-09-1 Especificaciones de los EPP. Zona de espacio libre en la cual se realiza la separación de los materiales, se busca aprovechar el tiempo frente a la programación de las salidas de productos del almacén y reducir los tiempos en su despacho. Se deben almacenar en un cuarto con piso de concreto y paredes impermeables a una altura de 85 cm con una puerta de 2 metros de ancho para mejor acceso al entrar y sacar canecas. El resto de la altura debe ir en una malla a 2.50 metros de altura para permitir la circulación de aire con el fin de dar circulación a los gases que se emiten. En el acceso para ambos almacenamientos deben de tener una rampla. Se deben ubicar diques para evitar en caso de derrames la contaminación del medio ambiente. Se debe consultar el documento de apoyo referenciado en el área de sustentabilidad sobre la adecuación de una zona de aceites nuevos. Se deben almacenar en un cuarto con piso y techo y con una zona impermeable de 1 metro. La zona de aireación es entre cubierta y muro que va perimetralmente va a estar dispuesta con una puerta corrediza de 2 metros. 8

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Zona de acopio de cemento en sacos (Bodega Auxiliar)

Zona acopio de acero (Zona o Bodega Auxiliar)

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En el acceso para ambos almacenamientos deben de tener una rampla. Se deben ubicar diques para evitar en caso de derrames la contaminación del medio ambiente. Se debe consultar el documento de apoyo referenciado en el área de sustentabilidad sobre la adecuación de una zona de aceites usados. El almacenamiento de los sacos de cemento es bajo techo, en edificaciones que garanticen protección suficiente contra la humedad, se colocan sobre plataformas de madera que los separen del piso por lo menos 10 cm, para evitar la absorción de humedad. El apilamiento se hace en hileras de una altura tal que no sobrepase de los 10 a los 12 sacos, para evitar que se rompan y se compacten excesivamente. Se dejan espacios o pasadizos de por lo menos de 50 cm cada 4 0 5 hileras, para proveer una adecuada ventilación y para disminuir la absorción de humedad. En lo posible se debe evitar colocar sacos directamente contra las paredes que cierran exteriormente el depósito. Si existe un almacenamiento provisional de cemento y es al aire libre, se coloca el cemento sobre estibas de madera y se tapa con plástico, antes de su uso, se inspeccionan todos los bultos y se retiran los que estén húmedos Para bodegas auxiliares de materiales directos, se tendrá como referencia el plano Anexo 2 Plano Diseño Bodega Almacén, con la variación de que no se realizara cerramiento en malla galvanizada y se realizara completamente con cerramiento en ladrillo o bloque a la vista. En forma ordenada y separado según su diámetro y/o su figura. Colocarlo sobre plataformas, largueros o soportes de material adecuado (madera, metal) para evitar su contacto con el terreno y evitar la oxidación prematura. Señalizar con estacones marcados, carteles o etiquetas su identificación adecuada. Cuando sea posible, bajo techo, protegido de la intemperie para evitar daños mecánicos y deterioro superficial, incluyendo ambientes corrosivos. Para bodegas auxiliares de materiales directos, se tendrá como referencia el plano Anexo 3 Plano Diseño Bodega Almacén Acero, con la variación de que se podrán realizar todos los 9

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Zona acopio tubería y geotextil (Bodega Auxiliar)

5.4 DISTRIBUCIÓN EXISTENTES

PLANTA

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módulos o solo los que se consideren necesarios, dependiendo la demanda de acero a utilizar en la obra, en la parte superior se acopia tubería de PVC. Los rollos de Geotextil se suministran con envolturas apropiadas para la protección contra la humedad y la exposición prolongada a radiación ultravioleta antes de su colocación. Cada rollo está etiquetado o marcado para proveer una identificación suficiente del producto para propósitos de inventario y control de calidad. Es preferible que los rollos se almacenen en un sitio no inundadle Los rollos se almacenan de tal manera que queden protegidos del medio ambiente. Si se almacenan en exteriores, se protegen con una cubierta opaca impermeable y que no le entren los rayos ultravioleta emitidos por la luz solar. Para bodegas auxiliares de materiales directos, se tendrá como referencia el plano Anexo 2 Plano Diseño Bodega Almacén en el cual se imparten unas determinaciones a considerar.

PARA

ADECUACIÓN

ESTRUCTURAS

Es importante evitar en lo posible instalaciones construidas a acondicionar como almacén, con el fin de que las instalaciones de almacén se creen desde cero para garantizar un flujo adecuado que evite reprocesos en este. Tipos de distribución:

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DISTRIBUCIÓN PARA UN FLUJO EN "U"

DISTRIBUCIÓN PARA UN FLUJO EN "T"

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DISTRIBUCIÓN FLUJO EN LÍNEA RECTA

5.5 DISTRIBUCIÓN EN PLANTA PARA ADECUACIÓN DE ESTRUCTURAS NUEVAS Para obras en donde se realicen adecuaciones para almacenen o centros de distribución nuevos se deben apoyar en documento de apoyo DA-S-56-1 Diseño y layout de almacén y centro de distribución en el cual se describen las dimensiones a utilizar y las adecuaciones pertinentes para contar con un almacén bien distribuido que garantice el objetivo del presente documento. 6. ANEXOS    

DA-S-41-1 Condiciones de Los Materiales DA-S-56-1 Diseño y layout de almacén y centro de distribución Anexo 2 Plano Diseño Bodega Almacén Externa Anexo 3 Plano Diseño Bodega Almacén Acero

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7. RAZÓN DEL CAMBIO RAZÓN DEL CAMBIO

8. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN Jefe de Inventarios

Director de Logística

Gerente de Operaciones y Logística

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

C Malla Galvanizada

Cubierta en Zinc

Mamposteria Ladrillo a la Vista

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En esta zona se deja abierta para el acopio de hierro figurado cuando se deba custodiar, malla electro soldada, malla galvanizada o chipas de acero que se necesiten en la obra.

A Dependiendo de la longitud del acero que llegue a la obra se acopiar en la adecuada para esta de forma horizontal para acero con dimensiones mayores a 6mts y para longitudes iguales o menores a 6mts se acopiaran de forma vertical el plano.

Se debe acomodar el acero de manera ascendente en las tubulares o soportes de acero que se dispongan para su en la parte superior se

Cubierta en Zinc

NOTA: Como la

de los aceros se les realiza la inmediata en la zona de trabajo, se debe informar con al encargado de obra para que este proceda a adecuar un espacio en la obra con el fin de mantener

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