4M – Avantajele managementului timpului
4M - Avantajele managementului timpului
-2-
Managementul timpului • • • • • •
Definiţie Mod de procedură Hoţii de timp Metoda ALPEN Avantaje Ponturi
4M - Avantajele managementului timpului
-3-
Definiţie • După Lothar J. Seiwert: „aplicarea consecventă şi orientată către obiective a tehnicilor viabile de activitate în practica zilnică, pentru a conduce şi a organiza, adică a administra propria persoană şi propriul domeniu vital de aşa manieră încât timpul disponibil să fie folosit într-un mod raţional şi optim“. 4M - Avantajele managementului timpului
-4-
Mod de procedură • Stabilirea obiectivelor • Planificarea activităţilor după metoda ALPEN • Folosirea instrumentelor pentru organizarea muncii (ex. calendarul de termene, programe) • Învăţarea din erori
4M - Avantajele managementului timpului
-5-
Hoţii de timp • • • • • • • • • • • • •
Stabilirea unor activităţi fără obiective şi fără priorităţi Amânarea lucrărilor până când este aproape prea târziu Organizarea deficitară a documentelor – să se consume prea mult timp la căutare Autodisciplină deficitară, imposibilitatea de a se motiva Dorinţa de a realiza prea mult deodată şi totul de unul singur Planificare zilnică deficitară sau lipsă Deturnarea atenţiei: vizite neanunţate, convorbiri telefonice, discuţii nesemnificative în particular Activitate în condiţii de zgomot Discuţii îndelungi şi prost pregătite Comunicare proastă, neînţelegeri Coordonare deficitară, activitate proastă în echipă Sarcinile nu sunt duse la capăt Grabă şi nerăbdare 4M - Avantajele managementului timpului
-6-
Metoda ALPEN • Activităţi enumerate (prin brainstorming) • Lungime estimată a activităţilor (realistă, bazată pe experienţă) • Perioadă de rezervă (40% pentru lucruri neprevăzute) • DEcizii referitoare la priorităţi, reduceri, delegări: o analiza ABC; o principiul Pareto (20% din timp pentru activităţi „esenţiale“ aduce 80% din rezultate); o regula lui Eisenhower: • sarcinile A: importante şi urgente -> să le faci tu singur; • sarcinile B: importante şi neurgente -> stabilire termen; • sarcinile C: nici importante şi nici urgente -> delegare.
• CoNtrolare ulterioară şi transferarea lucrurilor nerealizate 4M - Avantajele managementului timpului
-7-
ALPEN-Methode Metoda ALPEN ABC Eisenhower Pareto
40 % Planificarea Pufferzeit perioadei de einplanen rezervă
Listarea activităţilor Aktivität
Länge Evaluarea duratei schätzen
auflisten 4M - Avantajele managementului timpului
-8-
Decizia Entscheiden
NachkonControlul ulterior trollieren
Avantaje • • • • • • •
Lucrările sunt rezolvate cu un efort mai redus Activitatea este mai bine organizată Rezultatele în activitate sunt mai bune Mai puţin stres şi aglomeraţie Satisfacţia în muncă este mai mare Motivaţia în muncă este mai mare Presiunea muncii şi a performanţelor este mai redusă • Mai puţine greşeli • Obiectivele sunt atinse mai bine • Competenţă importantă pentru viaţa profesională 4M - Avantajele managementului timpului
-9-
Ponturi • Ziua se începe şi se termină într-un mod pozitiv • Se respectă curba personală a performanţei (ex.: valoare ridicată dimineaţa, valoare scăzută după-amiaza) • Nu se lucrează dintr-o bucată – se planifică pauze • Nu se admite deranjul de la sarcinile importante (ex: decuplarea telefonului) 4M - Avantajele managementului timpului
- 10 -