Anteproyecto de práctica

Anteproyecto

Laura Hernández Cadavid Código: 201129101112

Universidad EAFIT McCann Erickson Medellín Planeación estratégica 2015-1

CONTENIDO

A. TEMA 1 B. JUSTIFICACIÓN 1 C. OBJETIVO PRINCIPAL 3 D. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3 E. RECURSOS 3 F. CRONOGRAMA 4 G. REFERENCIAS 5

TEMA

A

JUSTIFICACIÓN

B

Extranet McCann Erickson Medellín

McCann Medellín es una agencia líder en materia de promoción publicitaria en la región. Con aproximadamente 42 empleados, maneja en sus cuentas compañías de gran relevancia en el contexto nacional como Grupo EPM, Compañía de Galletas Noel, Compañía Nacional de Chocolates y Grupo Gana. La empresa hace parte de la red global de agencias de McCann Erickson, siendo una de sus tres sucursales en Colombia y una de las 180 filiales que la firma de publicidad tiene repartidas en cerca de 120 países.

De modo general, se puede clasificar el personal de la oficina de acuerdo a sus funciones: Gerente, Directores (Directores Creativos, Directores de Cuenta) Ejecutivos de Producción, Ejecutivos de Cuenta, Ejecutivos BTL, Coordinadores (soporte de sistemas, administración y finanzas), Creativos (Redactores, de Arte, Digitales, Artefinalistas), Planner, Billing Assistant y Secretaria.

Los procesos de comunicación en la sucursal fluyen en dos estancias: al interior de la oficina (entre los empleados que pertenecen a diferentes dependencias y que ejecutan funciones muy distintas) y al exterior (interacciones con los clientes de la agencia).

Para posibilitar la comunicación interna, existe un conjunto de discos duros que contienen información de la empresa y que por ser de carácter corporativo son de acceso común a todos los funcionarios de McCann Colombia. Así mismo, existe una carpeta pública, bajo el nombre de Public, a la que los creativos pueden ingresar desde sus ordenadores personales para compartir archivos entre sí. Por último, la aplicación Microsoft Outlook, al proporcionar servicio de correo electrónico, calendario, contactos y tareas, posibilita la comunicación y la programación de actividades individuales y grupales entre los empleados de la compañía.

Pese a la existencia de dichas fuentes de información colectiva, se presentan en las instalaciones de Medellín algunos inconvenientes relacionados con el acceso a la información y con la comunicación eficiente, no solo entre los miembros del personal, también entre la agencia y sus clientes; inconvenientes que entorpecen los procesos de la filial.

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Entre los obstáculos hallados se encuentran: • Desconocimiento de algunas características de los clientes de McCann Medellín: contexto empresarial, información corporativa, portafolio de marcas, entorno competitivo, entre otros aspectos que son necesarios para el planteamiento de estrategias y propuestas. Este obstáculo ocurre especialmente cuando se involucran nuevas personas en el equipo.

• Desconocimiento general del histórico de la agencia: los proyectos, investigaciones y campañas ya ejecutadas. La falencia se presenta tanto por parte de los trabajadores de las distintas áreas de McCann, como por parte de los clientes cuando estos manejan solo una parte de la cuenta (una marca específica) e ignoran los procesos que ejecutan los demás miembros de su equipo de trabajo en otras áreas, cuentas o marcas.

• Desconocimiento general de los proyectos que están siendo ejecutados actualmente desde las distintas áreas de la compañía y en las múltiples marcas. Esto aplica para ambos públicos: interno (empleados) y externo (clientes).

Ante la detección de tales problemas de información y de comunicación, surge la necesidad de encontrar una solución relevante y factible en este contexto. En principio, se consideró como alternativa la creación de una intranet para McCann Medellín, entre otras cosas porque tal interfaz “es una herramienta indispensable en la mejora de la comunicación y el acceso centralizado y simplificado a la información” (Marcotte, 2014). Además, porque los beneficios que ofrece podrían remediar las dificultades detectadas: “Una intranet, cuando está correctamente configurada, ahorrará a su negocio grandes cantidades de tiempo. Suavizará todas esas frustraciones innecesarias que surgen de forma natural en las organizaciones complejas de la actualidad” (Papyrs).

Sin embargo, las ventajas que una intranet proporciona no eliminaría los problemas de comunicación con el público externo de la agencia, concretamente con sus clientes. Por tal motivo, se propone en este anteproyecto la configuración de un sitio web que funcione a modo de extranet y cuyo acceso exija validación de usuario. De este modo, el proyecto proporcionaría los mismos beneficios de una intranet, pero los extendería a los clientes de la firma: “Una extranet debe ser más eficiente [que una intranet] porque todo el mundo tiene acceso a los mismos datos en el mismo formato” (Schofield, 2012).

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OBJETIVO PRINCIPAL

C

Construir tanto el esquema general como la plataforma web preliminar de una extranet para McCann Erickson Medellín que proporcione un acceso simple, rápido y protegido a la información de interés general para públicos internos (personal de la oficina) y externos (clientes).

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

D

• Centralizar la información de la agencia, de sus clientes y sus campañas, de modo que el personal y los clientes puedan hacer consultas ágiles.

• Facilitar el proceso de adaptación de las personas que ingresen a la empresa.

• Agilizar la interacción con el cliente puesto que ambos públicos podrán consultar el sitio por su cuenta, omitiendo los tiempos de espera y las comunicaciones innecesarias.

RECURSOS

E

• Discos de información compartida usados en McCann (Disco T de ejecutivos y Disco O de todos los empleados).

• Información de los clientes: estrategia por marca, campañas por marca, actividades o eventos por marca y otros documentos estratégicos importantes.

• Investigación de mercado y Benchmarking.

• Histórico y proyectos ejecutados.

• Investigaciones y presentaciones realizadas por practicantes anteriores.

• Compra de dominio para sitio web.

• Ilustrator, Photoshop, Indesign, Wix • Cibergrafía de apoyo para recopilar la información: sitios web de Noel, EPM, Gana, Trendwatching y Competencia Plus.

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F

CRONOGRAMA

Cronograma Etapas

1 Propuesta

Marzo

Actividades

15

30

Abril 15

30

Mayo 15

30

Junio 15

30

Presentación de idea Entrega anteproyecto Esquematización general del contenido

2 Investigación

Recopilación del contenido Validación del contenido

3 Arquitectura

de información

4 Diagramación de información

5 Montaje Wix

Estructuración del contenido Validación de arquitectura Construcción de wireframes Validación de wireframes y ajustes generales Construcción y montaje del sitio web en Wix Entrega a mentora

6

Presentación del proyecto

Entrega a McCann y capacitación de uso

Retroalimentación McCann

Actividad ejecutada

Actividad por ejecutar

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REFERENCIAS

G

Marcotte, P. (2014, diciembre 8). Do You Really Need an Intranet Solution? Recuperado el 7 de marzo de 2015, de Intranet Connections: http://www.intranetconnections.com/ blog/do-you-really-need-an-intranet-solution/

Papyrs. Do you need an intranet? Recuperado el 7 de marzo de 2015, de Papyrs: http:// papyrs.com/solutions/do-you-need-an-intranet/

Schofield, J. (2012, septiembre 9). What are intranets and extranets? Recuperado el 10 de marzo de 2015, de Webwise: http://www.bbc.co.uk/webwise/guides/intranets-and-extranets

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