6 minute read
Een eerste stap in de heropening van de eventsector
Nadat het overlegcomité van 14 april het licht op groen zette voor het uitwerken van testprojecten binnen de cultuur-, event- en sportwereld, schoten Toerisme Vlaanderen en bevoegd minister Zuhal Demir meteen in actie. Zij gaven de opdracht voor het uitwerken van een eerste testcongres, gericht op mensen uit de event- en toerismesector. In een recordtempo werd, in samenwerking met Event Masters en onderzoekers van de Universiteit Antwerpen en het expertisecentrum Publieke Impact van Karel de Grote Hogeschool, het event ‘Van scherm naar CERM’ uit de grond gestampt.
Er waren drie belangrijke redenen om dit testcongres op te zetten”, zo vertelt Peter Decuypere van Event Flanders. “Allereerst was het een kwestie van ‘practice what you preach’. Als je als overheid zegt dat er testevents georganiseerd kunnen worden, dan moet je zelf ook tonen dat dit mogelijk is en het goede voorbeeld geven. Het testevent was gebouwd op wetenschappelijk onderzoek, namelijk de nauwkeurigheid van verschillende telmethodes in kaart te brengen. Dit is ook relevant voor toekomstige evenementen.Ten tweede hadden we net een nieuw Covid Event Risk Model ontwikkeld, dat we hiermee meteen in de praktijk konden brengen. Ten slotte was het congres een gelegenheid om een pak relevante informatie te delen met de volledige sector.”
ORGANISATIE IN SNELTEMPO
Het agentschap Event Masters kreeg de opdracht om het congres te realiseren in het Flanders Meeting and Convention Center Antwerp. “De grootste uitdaging bestond erin om een venue die je eigenlijk heel goed kent, helemaal opnieuw in te delen volgens de richtlijnen die we hadden gekregen”, zo vertelt Jan Van den Broeck, Head of PCO & DMC bij Event Masters. “We konden 200 personen verwelkomen in een zaal die eigenlijk voor 800 mensen bedoeld is. Bovendien moest alles georganiseerd worden in amper 10 dagen.” ENKEL BINNEN MET EEN NEGATIEVE TEST
Een van de voorschriften was dat de 200 deelnemers en de volledige crew vooraf een sneltest zouden ondergaan. “We zijn mensen van ’s ochtends zeven uur beginnen testen, van zodra de technische ploeg is toegekomen”, zegt Jan Van den Broeck. “De 200 deelnemers werden in 4 slots van 50 opgedeeld, zodat er bij de ingang geen wachtrij ontstond. We hebben niemand moeten weigeren, en ook bij de tweede test na een week, was iedereen negatief. We hadden echter wel scenario’s voorzien voor het geval er iemand positief testte, om deze persoon dan veilig naar buiten te begeleiden. Maar die hebben we gelukkig niet moeten gebruiken. Toch hebben we omtrent deze sneltests bepaalde dingen bijgeleerd. Het genereren van de codes voor de opvolgtest verliep namelijk iets te traag. Daar had de flow beter gekund. Die kennis nemen we nu mee naar toekomstige organisaties.”
NETWORKING MET STRIKTE SPELREGELS
Het event zelf bestond uit een plenaire sessie én een netwerkmoment in de Foyer. “Het spreekt voor zich dat networking niet evident is in deze tijden”, zegt Peter Decuypere. “Toch vonden we het belangrijk om hier een oplossing voor te vinden. We hebben hiervoor in nauw overleg gestaan met het coronacommissariaat dat onze voorstellen beoordeelde en bijstuurde. Uiteindelijk zijn we zo gekomen tot een systeem met vier zones en vier kleuren. De deelnemers mochten binnen hun zone van tafel veranderen, maar dan wel onder begeleiding van een host.” “Natuurlijk verliep de networking nog niet zoals vanouds”, aldus Jan Van den Broeck. “Deelnemers zagen plots bekende gezichten die men meer dan een jaar niet meer gezien had, maar dan zaten die toevallig bij een andere kleur, waardoor ze er niet meteen bij konden gaan zitten. Dat was soms wel even dubbel. Maar de afspraak met het commissariaat was duidelijk: één zone, één kleur.”
« HET SPREEKT VOOR ZICH DAT NETWORKING NIET EVIDENT IS IN DEZE TIJDEN. TOCH VONDEN WE HET BELANGRIJK OM HIER EEN OPLOSSING VOOR TE VINDEN. »
STERK INHOUDELIJK LUIK
Na de networking was het tijd voor het congresgedeelte van het event. Dit was de gelegenheid om de deelnemers uit de eventsector een pak waardevolle informatie mee te geven. ”Voor een eventmanager is het niet altijd evident om door het bos de bomen nog te zien. Daarom hebben we getracht de beschikbare informatie zo duidelijk mogelijk te presenteren. We hebben onder andere uitleg gegeven over de regels voor het opzetten van een testevent. Verder hebben we ook het aangepaste CERM 2021 gepresenteerd. En Maarten Schram van FieldLab is de resultaten van de Nederlandse testevents komen presenteren.”
STUDIE OMTRENT TELMETHODE
Onderzoekers van IDLab (Universiteit Antwerpen en imec) en het expertisecentrum Publieke Impact (Karel de Grote Hogeschool) hebben het event aangegrepen om een vergelijkende studie van telmethodes uit te voeren. “Door corona is het meer dan ooit belangrijk om te weten hoeveel bezoekers er exact op je event aanwezig zijn, met het oog op crowd control en crowd maONWENNIG MAAR VEILIG GEVOEL
nagement”, aldus Christine Merckx van het expertisecentrum Publieke Impact van de Karel de Grote Hogeschool. “Er bestaan op de markt verschillende telmethodes: bijvoorbeeld via camera’s, via wifi-signalen, via mobiele data, via radiogolven of manueel via kliktellers of met behulp kwadranttellingen. Maar er was nog nooit op zo’n systematische wijze eerder een vergelijkend onderzoek uitgevoerd naar de nauwkeurigheid en de foutenmarges van die methodes. Tijdens dit congres hebben we zes gangen gemonitord, en dat heeft ons heel wat learnings opgeleverd, bijvoorbeeld over de ideale opstelling van camera’s of over de positie van de apparatuur voor wifi- of radiogolfmeting. Tijdens de zomer zullen we nog meer van dit soort crowd countings doen, en daarna zullen we onze conclusies kunnen presenteren.”
Het testcongres was een belangrijke eerste stap in de heropening van de eventsector. Niet alleen voor de organisatoren, maar ook voor de deelnemers was het even wennen. “Ik merkte toch een zekere onwennigheid”, zegt Jan Van den Broeck. “Voor veel mensen was het maanden geleden dat ze nog eens met meer dan vier mensen waren samengekomen.”
Peter Decuypere vult aan: “Het viel mij ook op dat mensen precies vergeten waren hoe ze moesten applaudisseren. Toen Ozark Henry – die het muzikale intermezzo verzorgde - klaar was met zijn eerste nummer, zag je de mensen vertwijfeld naar elkaar kijken.”
“Anderzijds was voor de eerste keer in een lange tijd dat ik in een omgeving was met alleen maar mensen die negatief ge-
test waren”, aldus Christine Merckx. “In een supermarkt heb je die garantie niet. Het was dus eigenlijk een setting die een bijzonder veilig gevoel gaf.”
“We hebben de deelnemers achteraf bevraagd, en hun reacties waren zeer positief. Ze zouden natuurlijk liever hebben dat er geen beperkingen waren, maar zowel over de organisatie, over het veiligheidsgevoel, als over de inhoudelijke invulling waren ze erg tevreden”, besluit Peter Decuypere. SAMENWERKING TUSSEN EVENTSECTOR, OVERHEID EN WETENSCHAP
Voor dit project sloegen eventprofessionals, wetenschappers en overheid de handen in mekaar. Het valt op dat deze drie groepen de voorbije crisisperiode dichter bij elkaar zijn gekomen. “De eventsector is het voorbije jaar toch wel naar mekaar toe gegroeid”, meent Peter Decuypere. “Een mooi bewijs hiervan is de oprichting van de Event Confederation. En ook de samenwerking tussen de eventsector en de overheid is echt goed beginnen lopen.”
“Hetzelfde geldt ook voor de band tussen de eventsector en de wetenschappelijke wereld”, vult Christine Merckx aan. “Er is meer dan ooit het besef dat data heel belangrijk zijn. Zowel op micro- als op macroniveau. Het is met data omtrent de omvang van de sector dat men bij de overheid heeft kunnen aankloppen voor steunmaatregelen. Het is ook een feit dat bedrijven meer strategisch zijn beginnen nadenken over waar ze vandaag staan, waar ze over twee jaar willen staan, hoe ze zich willen herpositioneren,… Terwijl ze voor de coronacrisis toch vooral bezig waren met het operationele en de waan van de dag. Als we ondanks alle moeilijkheden dan toch iets positiefs moeten onthouden van de voorbije periode, dan is het die evolutie.”
