28
event Management
EEN EERSTE STAP IN DE HEROPENING VAN DE EVENTSECTOR Nadat het overlegcomité van 14 april het licht op groen zette voor het uitwerken van testprojecten binnen de cultuur-, event- en sportwereld, schoten Toerisme Vlaanderen en bevoegd minister Zuhal Demir meteen in actie. Zij gaven de opdracht voor het uitwerken van een eerste testcongres, gericht op mensen uit de event- en toerismesector. In een recordtempo werd, in samenwerking met Event Masters en onderzoekers van de Universiteit Antwerpen en het expertisecentrum Publieke Impact van Karel de Grote Hogeschool, het event ‘Van scherm naar CERM’ uit de grond gestampt.
E
r waren drie belangrijke redenen om dit testcongres op te zetten”, zo vertelt Peter Decuypere van Event Flanders. “Allereerst was het een kwestie van ‘practice what you preach’. Als je als overheid zegt dat er testevents georganiseerd kunnen worden, dan moet je zelf ook tonen dat dit mogelijk is en het goede voorbeeld geven. Het testevent was gebouwd op wetenschappelijk onderzoek, namelijk de nauwkeurigheid van verschillende telmethodes in kaart te brengen. Dit is ook relevant voor toekomstige evenementen.Ten tweede hadden we net een nieuw Covid Event Risk Model ontwikkeld, dat we hiermee meteen in de praktijk konden brengen. Ten slotte was het congres een gelegenheid om een pak relevante informatie te delen met de volledige sector.”
ORGANISATIE IN SNELTEMPO Het agentschap Event Masters kreeg de opdracht om het congres te realiseren in het Flanders Meeting and Convention Center Antwerp. “De grootste uitdaging bestond erin om een venue die je eigenlijk heel goed kent, helemaal opnieuw in te delen volgens de richtlijnen die we hadden gekregen”, zo vertelt Jan Van den
Broeck, Head of PCO & DMC bij Event Masters. “We konden 200 personen verwelkomen in een zaal die eigenlijk voor 800 mensen bedoeld is. Bovendien moest alles georganiseerd worden in amper 10 dagen.”
ENKEL BINNEN MET EEN NEGATIEVE TEST Een van de voorschriften was dat de 200 deelnemers en de volledige crew vooraf een sneltest zouden ondergaan. “We zijn mensen van ’s ochtends zeven uur beginnen testen, van zodra de technische ploeg is toegekomen”, zegt Jan Van den Broeck. “De 200 deelnemers werden in 4 slots van 50 opgedeeld, zodat er bij de ingang geen wachtrij ontstond. We hebben niemand moeten weigeren, en ook bij de tweede test na een week, was iedereen negatief. We hadden echter wel scenario’s voorzien voor het geval er iemand positief testte, om deze persoon dan veilig naar buiten te begeleiden. Maar die hebben we gelukkig niet moeten gebruiken. Toch hebben we omtrent deze sneltests bepaalde dingen bijgeleerd. Het genereren van de codes voor de opvolgtest verliep namelijk iets te traag. Daar had de flow beter gekund.
Die kennis nemen we nu mee naar toekomstige organisaties.”
NETWORKING MET STRIKTE SPELREGELS Het event zelf bestond uit een plenaire sessie én een netwerkmoment in de Foyer. “Het spreekt voor zich dat networking niet evident is in deze tijden”, zegt Peter Decuypere. “Toch vonden we het belangrijk om hier een oplossing voor te vinden. We hebben hiervoor in nauw overleg gestaan met het coronacommissariaat dat onze voorstellen beoordeelde en bijstuurde. Uiteindelijk zijn we zo gekomen tot een systeem met vier zones en vier kleuren. De deelnemers mochten binnen hun zone van tafel veranderen, maar dan wel onder begeleiding van een host.” “Natuurlijk verliep de networking nog niet zoals vanouds”, aldus Jan Van den Broeck. “Deelnemers zagen plots bekende gezichten die men meer dan een jaar niet meer gezien had, maar dan zaten die toevallig bij een andere kleur, waardoor ze er niet meteen bij konden gaan zitten. Dat was soms wel even dubbel. Maar de afspraak met het commissariaat was duidelijk: één zone, één kleur.”
