JUIL - AOÛT - SEPT 2024
• TO THE POINT EVENTS POURSUIT SA ROUTE AVEC TROIS CAPITAINES • MY IMPACT TOOL GAGNE EN POPULARITÉ • INTERVIEW DE PETRA DE ROOS (ACC) • MIF2025 : SALON D’EXPORTATION DIGITAL • JADA EVENTS FÊTE LES 75 ANS DE FAMILIEHULP
Pour les visiteurs, un événement est généralement synonyme de musique, d’ambiance et de bons moments partagés. Ce qui passe souvent inaperçu, c’est le travail effectué en coulisses pour assurer la sécurité d’un événement. Or ce travail, assuré par une équipe de professionnels dévoués, est un aspect crucial de chaque organisation.
L’organisation d’un grand événement public nécessite une foule de mesures de sécurité, mises en place et contrôlées par une armée invisible d’experts. Le personnel de sécurité, les équipes médicales, les experts en logistique et les spécialistes techniques travaillent pendant des mois sur l’évaluation des risques, les plans d’urgence et les dispositifs de sécurité tels que les extincteurs et les sorties de secours. Ces professionnels vérifient que le lieu ou le terrain choisi réponde à toutes les normes de sécurité et se préparent pour différents scénarios d’urgence.
Même lorsque l’événement est plus modeste, la sécurité reste une préoccupation importante, nécessitant une réflexion détaillée. Même si les risques semblent moindres, les situations d’urgence peuvent là aussi avoir de graves conséquences. Il suffit de suivre ne serait-ce qu’un peu l’actualité internationale pour s’en rendre compte : même une simple fête d’anniversaire peut tourner au drame lorsque le château gonflable n’est pas correctement ancré.
Mieux nous sommes préparés aux situations d’urgence, moins les risques sont perceptibles pour les visiteurs. Cela peut donner l’illusion qu’il n’y a que peu ou pas de risques alors que ce calme apparent est au contraire le résultat de mesures de sécurité efficaces. Ce paradoxe de la préparation ne doit en aucun cas entraîner un relâchement en matière de sécurité. Lorsque les visiteurs ne remarquent aucun souci de sécurité, c’est un signe que les préparatifs et les mesures préventives ont parfaitement fonctionné.
On note par ailleurs une tendance positive dans le secteur : de plus en plus d’agences événementielles B2B investissent dans les formations de sécurité pour leur personnel. Ces formations améliorent la perception et les compétences des différents collaborateurs, et contribuent à améliorer le niveau de sécurité sur les événements. Cette approche proactive reflète un sens du professionnalisme et de la responsabilité au sein du secteur.
La prochaine fois que vous assistez à un événement, pensez au travail immense mis en place en amont pour garantir votre sécurité. Un fondement discret mais essentiel, qui vous permet de profiter de la musique, de l’ambiance et de bons moments partagés l’esprit tranquille. Ce travail invisible mérite notre appréciation et notre reconnaissance.
06 Le navire TTPE poursuit sa route avec trois capitaines
10 La vision de MediaMixer sur la professionnalisation du secteur
26 Rencontre avec Simon De Paepe, jeune loup de Bevas Events
12 way2events fait vivre à Cegeka une soirée sous le signe de l’élégance et du mystère
14 WMH Project a offert aux visiteurs une expérience immersive lors du NEB Festival
16 Les entreprises flamandes en vedette lors de MIF2025, le salon d’expor tation digital
18 JADA events met Familiehulp à l’honneur avec un événement en grande pompe
22 My Impact Tool, premier outil belge pour vous accompagner dans votre tr ansition durable
28 Wim Kegelaer s aborde la sécurité des données des clients
30 Chr is De Smet (To B-Seen) passe en revue différents points importants de la prépar ation d’un événement sûr
32 Les choses à faire et à éviter en matière de sécurité événementielle selon fielddr ive
34 Petra De Roos est la nouvelle directrice d’ACC depuis cette année
38 Les brèves de la scène événementielle belge
To The Point Events (TTPE) est un nom bien connu sur la scène événementielle belge depuis 2007. L’agence limbourgeoise est réputée pour son approche personnalisée ciblée sur le client. Afin de continuer à fournir la même qualité de service à l’avenir, son directeur Bart Koninckx a accueilli à bord deux associés, Reinhilde Degros et Robin Paesen. Rencontre avec les trois capitaines du navire TTPE.
L’équipe de TTPE est en plein rush quand nous les rencontrons. Car 2024 est à nouveau une année faste pour l’agence, avec des performances opérationnelles impressionnantes. «La semaine dernière, par exemple, nous avions plus de 4 000 m² de chapiteaux déployés pour différents projets», raconte Robin Paesen. «C’est assez impressionnant. Ces dernières années ont été jalonnées de pics d’activité intenses. Nous avons de nombreux clients nationaux, qui préfèrent ne rien planifier pendant les vacances scolaires. Et comme il y a désormais un décalage entre les vacances en Flandre et en Wallonie, certains événements B2B ont tendance à tomber en même temps.»
EXPERTISE NUMÉRIQUE
Depuis sa création en 2007, TTPE a connu une croissance régulière. «Nous sommes un acteur stable du marché depuis 17 ans», affirme Bart Koninckx. «Nous nous sommes développés de manière très progressive, mais continue. Même le coronavirus n’a pas pu nous arrêter. Durant la deuxième année de la pandémie, TTPE a même réalisé sa meilleure année, en se concentrant sur la télévision d’entreprise.» Reinhilde Degros
ajoute : «Nous avons analysé la situation afin de trouver des solutions à offrir à nos clients. Nous avons investi dans le numérique et le storytelling, pour trouver de meilleures façons de faire vivre nos histoires aux clients. Nous nous sommes largement formés aux événements hybrides, une initiative dont nous récoltons encore les fruits aujourd’hui. Car actuellement, bon nombre de nos clients alternent toujours les événements hybrides/numériques et les événements physiques, après avoir pris conscience des nombreux éléments positifs de ces alternatives virtuelles. Le temps est précieux et il veulent l’exploiter au mieux.»
Grâce à cette approche efficace, TTPE a encore accentué sa croissance durant la période post-corona. «Je me suis demandé comment ancrer cette progression sur le long terme», intervient Bart Koninckx. «Pendant cette période, nous avons travaillé nuit et jour. Mais il fallait trouver un moyen de poursuivre cette activité de manière durable afin que chacun puisse garder une vie normale. Je me suis donc tourné vers Reinhilde, qui travaille
avec nous depuis 14 ans, et Robin, qui a 6 ans d’expérience chez TPPE, afin de les nommer associés. D’un côté, c’est une reconnaissance de toute le travail déjà accompli. D’autre part, c’est aussi une façon de garantir la continuité de notre entreprise à long terme. Les responsabilités seront désormais partagées avec Robin et Reinhilde, qui vont aussi mettre la main à la pâte à d’autres niveaux. Ce qui est d’ailleurs déjà dans leur nature.»
Le trio est en outre particulièrement complémentaire. Robin Paesen : «Reinhilde et moi-même assurons la gestion des projets sur mesure, et nous nous complétons bien dans ce domaine. Elle est plus dans l’aspect conceptuel et moi dans les enjeux logistiques. Elle s’occupe souvent des événements intérieurs, et moi extérieurs.» «Je me concentre davantage sur les chiffres, la stratégie et le développement de l’entreprise», reprend Bart Koninckx. «Et je suis aussi évidemment à leur écoute, et leur plus grand supporter. Il m’arrive aussi souvent de venir sur le terrain pendant les événements, comme un invité mystère, enfin pas si mystère.»
Les événements réalisés par To The Point
«LES RESPONSABILITÉS SERONT DÉSORMAIS PARTAGÉES AVEC ROBIN ET REINHILDE, QUI VONT AUSSI METTRE LA MAIN À LA PÂTE À D’AUTRES NIVEAUX. CE QUI EST D’AILLEURS DÉJÀ DANS LEUR NATURE.»
Events sont 100 % sur mesure. «Pour chaque projet, nous partons d’une page blanche», précise Reinhilde Degros. «Nous essayons toujours de composer le puzzle idéal, en fonction de la demande. De plus, nous ne voulons pas nous reposer exclusivement sur nos propres matériaux. Nous cherchons constamment la meilleure solution en fonction du client et du moment.» «Notre équipe est notre plus grande force», affirme Bart Koninckx. «Nous avons des compétences très variées parmi nos collaborateurs, qui se mélangent à la perfection. Nous parvenons toujours à composer une équipe en fonction des besoins du projet.»
Outre les événements personnalisés sous le pavillon TTP Original, TTPE a deux autres départements spécialisés. «Inspire Your Tribe est notre département dédié au teambuilding», explique Bart Koninckx. «Il s’agit de projets à plus petit échelle, mais plus réguliers. Nous avons aussi un
département MICE/DIGITAL, avec lequel nous réalisons, entre autres, des congrès et des événements numériques/hybrides. Ces deux départements ont encore un large potentiel de développement car ils se prêtent mieux à une approche plus standardisée et ce sont souvent des projets moins intenses que nos événements sur mesure.»
LE CLIENT AVANT TOUT
TTPE a à son actif de nombreux clients fidèles. «Certains sont même là depuis le tout début», se réjouit Bart Koninckx. «Ce succès, nous le devons principalement au bouche-à-oreille, grâce aux clients satisfaits qui reviennent vers nous et qui parlent de leur expérience autour d’eux. À une époque où le service et le souci du client perdent souvent en qualité, c’est vraiment une façon de se démarquer. Car pour chaque client, son événement est le grand moment de l’année.» Robin Paesen : «Nous sommes vraiment dans une optique extrême du client avant tout. Une
«NOTRE
fois, il est même arrivé à Reinhilde d’aller acheter des lacets pour un client qui portait des chaussures blanches dont les lacets étaient sales. Un détail qui a énormément marqué le client. Et nous travaillons toujours pour lui.» Reinhilde Degros : «Nous avons remarqué que si le courant passe bien au niveau personnel avec le client, on réalise des choses magnifiques. Ces lacets n’ont fait pas le succès de l’événement évidemment... Mais c’est le genre de situation qui tisse un lien personnel.»
L’équipe de TTPE rassemble divers professionnels talentueux, qui constitue une unité harmonieuse. «Nous pouvons aussi compter sur une sélection de freelances et de flexi jobs compétents», note Robin Paesen. «Eux aussi partagent nos valeurs. Ensemble, nous formons vraiment une communauté soudée.» Bart Koninckx : «Comme l’illustre parfaitement le groupe WhatsApp, où les équipes partagent constamment des photos sur les différents projets et s’encouragent. Il règne une ambiance d’entraide, sans la moindre jalousie.»
ARCHITECTES
Le rôle de l’équipe de base de TTPE a évolué au fil des ans. Robin Paesen : «Avant, nous étions les premiers arrivés sur une production, et les derniers à partir. Ce n’est plus le cas, car nous avons toute confiance dans nos freelances. Cela nous permet d’optimiser nos activités et de garantir un certain confort de travail et une vie privée à tout le monde. «Nous nous voyons comme une équipe d’architectes et de maîtres d’ouvrage», continue Bart Koninckx. «Nous pouvons recruter les personnes adéquates pour le volet opérationnel, en fonction du projet. En parallèle, nous voulons aussi continuer à investir dans nos
propres connaissances et compétences. Continuer à se former est essentiel. Tous les deux ans, il y a une formation de secourisme, presque tout le monde a un permis cariste, nous avons quelqu’un qui possède un brevet de pilotage de drone, trois de nos collaborateurs sont conseillers en prévention niveau 3, etc.»
SPORT DE HAUT NIVEAU
La fonction la plus particulière au sein de TTPE est sans conteste celle de Chief Happiness Officer. Bart Koninckx : «Notre secteur est un sport de haut niveau. À chaque événement, nous devons répondre présent car nos clients méritent le meilleur de nousmêmes. Mais comment rendre les autres heureux si vous n’êtes pas bien dans votre peau, si vous n’avez pas cette énergie, cette vibe, cette envie ? C’est pour cette raison que nous avons créé
ce rôle il y a quelques années, quelqu’un qui veille sur tout le monde, qui vérifie que tout va bien.» «Anouck veille au bonheur de l’équipe au quotidien, à travers toutes sortes de petites choses», détaille Robin Paesen. «Quand quelqu’un fête son anniversaire, son poste de travail est décoré, après une période de rush, elle improvise un lunch surprise... Des petits détails qui rendent le travail plus agréable. En outre, sa positivité est contagieuse.»
MAINTENIR UN GROUPE UNI
Actuellement, TTPE recherche encore de nouveaux talents. «Nous sommes à la recherche d’une onzième personne pour renforcer notre département sur mesure», déclare Bart Koninckx. «Un back-up à part entière, capable de réagir rapidement , pour permettre aussi à Robin et Reinhilde de souffler un peu plus régulièrement.» Robin Paesen : «Cependant, l’objectif n’est pas de prendre plus d’ampleur en soi. À dix, nous formons un groupe soudé, sans bandes à part. Nous venons d’aller à Ibiza pour un incentive, et là aussi, nous sommes restés tous ensemble. Je pense que si la structure augmente, cela entraîne inévitablement une certaine division. Et c’est ce que nous voulons éviter. Tout le monde doit pouvoir s’asseoir à la même table.»
CORDA ARENA
Les travaux de construction de la Corda Arena débuteront après l’été, à proximité du quartier général de TTPE. «Ce lieu
offrira une foule de nouvelles possibilités grâce aux toutes dernières technologies de pointe, un domaine auquel nous nous sommes fortement intéressés ces dernières années. Le design unique du bureau d’architecture londonien Populous – qui s’est fait connaître, entres autres, via le projet The Sphere – s’annonce déjà prometteur. Ce projet va faire connaître le Limbourg à l’échelle internationale. TTPE a pris en charge l’encadrement de la pose de la première pierre, et nous serons également un des partenaires privilégiés du site. Nous avons hâte d’explorer le potentiel de ce nouveau terrain de jeu à deux pas de chez nous, qui devrait être opérationnel en janvier 2026», conclut Bart Koninckx.
La Belgique est réputée pour ses événements. Événements corporate, braderies, fêtes de quartier ou encore festivals, l’organisation fait partie de notre ADN. Notre pays compte de nombreux organisateurs, petits et grands, certains professionnels, d’autres moins, avec ou sans diplôme, salariés ou indépendants… Bref, une communauté variée, aux compétences diverses. Et un véritable atout pour notre pays. Depuis quelques temps, sous couvert d’une « professionnalisation «, de nombreux secteurs sont passés aux mains de grands acteurs (souvent étrangers). Comme certains sites en Belgique, les courses cyclistes, le football professionnel... Faut-il vraiment tout professionnaliser ? Et que veut dire « professionnel « en définitive ? Tom Bellens, PDG de MediaMixer, nous explique comment il perçoit cette évolution…
QUI SONT TOUS CES ORGANISATEURS ?
«L’ambition de l’Event Confederation est de recenser tous les organisateurs du secteur événementiel, d’identifier les différents acteurs et de leur donner la parole», souligne Tom Bellens. «Grâce à leurs compétences en matière d’organisation, de sécurité, de scénarisation et de gestion des risques, les organisateurs sont capables de beaucoup plus que la simple organisation d’événements. Ils peuvent prendre en charge et réaliser des projets complexes, ou même aider les entreprises dans leur transformation.»
ORGANISER EST UN MÉTIER
«Notre secteur affirme à juste titre que nous sommes des « professionnels « de l'organisation. Personne n’est mieux à même d’organiser un événement et d’en assurer la sécurité. C’est vrai. Organiser est un métier, c’est notre quotidien, nous avons donc acquis de solides connaissances et de l’expérience dans ce domaine. Nous sommes tous experts dans la création de scénarios, nous savons comment mener un public, faire face à la loi de Murphy, suivre les exigences imprévisibles des visiteurs…»
«Le secteur événementiel mérite donc absolument la confiance du gouvernement. Mais même dans ce cas, nous devrons nous adapter, professionnaliser notre approche, nous unir et encourager encore plus la formation et le partage des connaissances.»
QU’EST-CE QU’UN ORGANISATEUR
« PROFESSIONNEL « ?
Il y a plusieurs aspects qui différencient l’organisation professionnelle et non-professionnelle, comme par exemple :
Expérience et expertise :
«Les organisateurs professionnels ont souvent acquis une plus grande expérience et expertise dans la planification et l’exécution d’événements. Ils maîtrisent les normes de l’industrie, les
tendances et les meilleures pratiques. Cette expérience et cette expertise font souvent défaut chez les organisateurs non-professionnels, il leur arrive donc de commettre des erreurs ou de rencontrer des problèmes qu’ils auraient pu éviter s'ils avaient été mieux (in)formés.»
Réseau et relations avec les fournisseurs : «Les organisateurs professionnels ont généralement un réseau étendu de fournisseurs et partenaires, incluant des traiteurs, de gestionnaires de sites, des artistes et animateurs, etc. Ils ont aussi souvent de bons rapports avec ces fournisseurs, ce qui peut leur permettre d’obtenir de
organisateurs non-professionnels ont une conscience moins aiguisée des risques potentiels ou n'ont pas les moyens d’y faire face efficacement.»
Tom : «De manière générale, les organisateurs professionnels peuvent offrir des événements de meilleure qualité et une expérience plus fluide, tandis les erreurs et les problèmes sont beaucoup plus fréquents chez les organisateurs non-professionnels. Chez MediaMixer, la sécurité et le bien-être sont une part essentielle de notre culture d’entreprise. Les analyses de risques et les mesures préventives font partie intégrante de chaque projet. Nous sommes d’ailleurs fiers d’être la première agence de communication belge à avoir obtenu la certification ISO 45001, la norme internationale en matière de gestion de la sécurité.»
«Si nous voulons être davantage pris au sérieux à l’avenir, il va nous falloir une approche plus substantielle et plus professionnelle, reflétant mieux la base de la communication : faire passer un message. Ceux qui en prendront conscience verront s’ouvrir tout un trésor de nouvelles opportunités passionnantes. Le succès de cette démarche dépend souvent de la voie que vous empruntez en matière de communication. Nous devons agir beaucoup plus sur le long terme avec nos clients et le gouvernement. Et moins nous focaliser sur tel ou tel événement annuel ponctuel. Les organisateurs doivent acquérir la confiance et l'engagement de leurs clients, afin de les accompagner tout au long de l’année dans leur démarche de communication, en interne comme en externe.»
«Outre le divertissement, l'avenir réside dans les événements avec un contenu plus substantiel et les collaborations à long terme. Ceux qui en prendront conscience verront s'ouvrir tout un trésor de nouvelles opportunités passionnantes.»
«LES ORGANISATEURS SONT LES PLOMBIERS DE NOTRE SOCIÉTÉ. THEY MAKE IT HAPPEN !»
meilleures offres et un meilleur service.
Les organisateurs non-professionnels n’ont pas ce genre de connexions et peuvent avoir des difficultés à trouver des fournisseurs fiables ou négocier des offres intéressantes.»
Planification et organisation :
Les organisateurs professionnels ont des systèmes et des procédures établies pour la planification et l’organisation d’événements. Ils ont souvent une approche structurée, incluant des check-lists, des outils de planification et un personnel expérimenté. Les organisateurs non-professionnels sont moins organisés dans leur approche. Ils peuvent omettre des détails importants, comme les autorisations, les mesures de sécurité ou les éventuels obstacles logistiques.
Gestion des risques :
«Les organisateurs professionnels comprennent les risques inhérents aux événements et ont souvent un plan pour gérer ces risques, incluant notamment des assurances, des procédures d’urgence et des plans de secours pour les imprévus. Les
«Cela implique aussi que vous devez maîtriser les attentes du public. Quelqu’un qui reçoit une invitation intitulée « fête du personnel « va enfiler une tenue festive et s’attendre à une soirée amusante. Si ces attentes ne sont pas satisfaites, c’est la déception assurée. Quand on met en place un concept plus large et plus riche sur une plus longue période, on peut éviter cela et arriver à une communication efficace en termes de clarté, en phase avec la culture d'entreprise, la vision de l'avenir et le message que l’entreprise veut faire passer. Bref : tout ce que nous visons avec les événements reste possible, mais d'une manière différente.»
QUI VEUT PRENDRE L'INITIATIVE ?
«J'encourage donc les entreprises, les organisations et le gouvernement à faire front commun avec notre secteur et à ne pas postposer leurs événements, même si l'avenir est incertain et que le climat économique est loin d'être idéal. C'est précisément maintenant que notre secteur peut faire preuve de leadership. Il est plus important que jamais de communiquer avec toutes les parties prenantes, tant au niveau interne qu'externe. Nous avons toutes les connaissances et l’expérience nécessaires pour bâtir un concept autour de n’importe quel message et lui donner forme tout en respectant toutes les normes de sécurité. Les organisateurs sont les plombiers de notre société. They make it happen !»
Ces dernières années, Cegeka a développé une riche tradition de fêtes du personnel spectaculaires. Cette année encore, l’entreprise a fait appel à way2events qui a développé un événement élégant et surtout mystérieux pour plus de 3.000 participants.
À l’ombre de la Cegeka Arena à Genk, way2events a créé un monde pétri d’élégance, de mystère et d’ombres dansantes pour la fête du personnel intitulée ‘Black Masquerade’. La véritable identité des participants est restée cachée derrière les masques séduisants et intrigants, spécialement conçus sur mesure et qui ont créé une expérience inoubliable.
LE MYSTÈRE ET L’ÉLÉGANCE COMME FIL CONDUCTEUR
La musique joue un rôle important lors des événements du personnel de Cegeka. C’est pourquoi un site de festival a été aménagé à côté de la Cegeka Arena, totalement sur le thème de ‘Black Masquerade’. La finition jusque dans les moindres détails a permis aux visiteurs de vivre une expérience optimale. Les fêtards avaient le choix entre trois scènes, chacune ayant son propre caractère. L’élégant chapiteau de fête proposait des concerts de musique acoustique tandis que la serre en verre servait de piste de danse. Mais l’élément-phare absolu était sans conteste le masque géant sur la scène principale, sur laquelle étaient programmées plusieurs performances de haut vol. Tous les coins du site proposaient des mets à savourer ou des expériences à vivre, avec de nombreux stands de restauration, des bars et des zones de divertissement. Ici aussi, le fil conducteur du mystère et de l’élégance était omniprésent.
ANIMATIONS EN TOUS GENRES
Un large éventail d’animations étaient prévues, pour tous les goûts. Les participants pouvaient partir à l’aventure dans un labyrinthe intrigant, savourer un High Tea anglais raffiné, se laisser
séduire par les tours d’un magicien, participer à des ateliers de danse élégants et se faire maquiller sur un stand de maquillage stylé. À côté de cela, il était aussi possible pour les participants d’embellir leurs propres masques et de participer à un atelier d’escrime particulier. La programmation soignée, le plan détaillé du festival et la campagne réfléchie sur les réseaux sociaux avaient été peaufinés jusque dans les moindres détails afin de maximiser l’expérience le jour ‘J’.
Durant l’événement, les valeurs fondamentales de Cegeka, à savoir la famille, l’étroite collaboration, l’innovation et le professionnalisme, ont été mises en évidence à travers l’intervention des Guar-
dians. Ces gardiens des valeurs, comme le Guardian of Craftsmanship, le Guardian of Silence & Mystery, et le Guardian of Elegance, ont créé des moments inoubliables tout au long de la soirée, chacun dans sa propre zone symbolique sur le site. Ils ont permis aux invités de faire connaissance d’une manière unique et sensée avec l’essence de Cegeka.
L’événement ‘Black Masquerade’ a également proposé une offre culinaire raffinée et particulièrement diversifiée. Les collaborateurs de Cegeka ont par exemple pu déguster des pinsas tendance, des pâtes savoureuses, de l’houmous parfumé ainsi qu’un Black Belgian BBQ chic. De délicieux zakouskis étaient aussi constamment proposés tandis qu’un ‘late night snack’ a permis de ne pas repartir l’estomac vide. L’Atelier V a servi une large gamme de mets, qui s’inscrivaient parfaitement dans le thème ‘Black Masquerade’. Les bars, les comptoirs et les zones de dé-
barrassage avaient eux aussi été parfaitement intégrés dans le thème, permettant aux collaborateurs de se sentir totalement plongés dans un monde de mystère et d’élégance.
DES CONCERTS SPECTACULAIRES
Lors de ses fêtes du personnel, Cegeka accueille toujours un public diversifié, tant belge que néerlandais. Les organisateurs répondent à cette diversité au niveau de l’offre musicale. Dans le chapiteau de fête, les participants ont pu profiter de concerts plus intimes. Quant aux amateurs de rythmes plus soutenus, ils ont pu se défouler dans la serre en verre, où étaient programmés des DJ belges et néerlandais comme Darkraver et Karakals. Les collaborateurs ont également pu se déhancher devant la scène principale, aux sons de Butterfly Effect et Crazy Sir G, entre autres. Ensuite est venu le moment pour les Guardians de se réunir. Après ce moment impressionnant, la tête d’affiche a pris possession de la scène: le super DJ belge Lost Frequencies. La fête s’est terminée par un set particulièrement énergique signé Omdat het Kan Can & Average Rob.
UN CLIENT CONTENT ET UNE AGENCE
Avec ‘Black Masquerade 2024’, way2events a créé pour Cegeka une soirée magique placée sous le signe de l’opulence, du glamour, du mystère et de l’élégance. L’agence est particulièrement fière d’avoir pu à nouveau organiser un événement unique pour Cegeka et tire une grande satisfaction de cette expérience particulière. Ce fut une soirée inoubliable au cours de laquelle chaque collaborateur de Cegeka a pu profiter d’un monde enchanteur, débordant de mystère et d’élégance.
En avril dernier s’est tenue à Bruxelles la deuxième édition du Festival du Nouveau Bauhaus européen (New European Bauhaus, NEB). Ce festival fait partie intégrante de l’initiative globale du Nouveau Bauhaus européen, lancée par la Commission européenne en 2021, qui vise à relier le Green Deal européen à nos espaces de vie quotidiens, invitant tous les citoyens à imaginer et à construire ensemble un avenir plus beau, durable et inclusif. Le défi d’un tel événement ? Rassembler le grand public et le sensibiliser à cette thématique, en mettant en lumière les projets et les avancées qui montrent déjà la voie en intégrant les valeurs clés de la beauté, la durabilité et l’inclusion. Mais comment ouvrir cette perspective à un public plus large ? Comment impliquer et faire participer le grand public à un événement qui est initialement perçu comme une thématique de «niche» ? La communication autour de l’événement a joué un rôle essentiel, comme nous l’explique l’agence WMH Project.
Pour y parvenir, WMH Project a en effet pu compter sur la collaboration entre ses équipes aux talents et expertises variés : de la planification à la logistique, en passant par la relation avec les différents influenceurs presse et social media. WMH Project a ainsi offert aux visiteurs une expérience immersive à travers une variété d’activités telles que des workshops, des expositions, des performances artistiques, ou encore un défilé de mode durable.
Et pour garantir le succès de cet événement, en plus d’une organisation créative et logistique sans faille, tous les départements de communication de WMH Project ont uni leurs forces pour concevoir une campagne de communication à 360°, aboutissant ainsi à une véritable success story dans chaque domaine. La communi-
cation s’est avérée cruciale pour que tout ce qui a été mis en place dans le cadre de l’événement ait un véritable sens pour le public cible, que les messages soient bien intégrés par celui-ci et, surtout, .... pour s’assurer que ce public soit présent lors des festivités !
3 MOIS DE PREPARATION, 5 JOURS D’EVENEMENT, DES MILLIERS DE PARTICIPANTS
En seulement trois mois d’efforts et de préparation minutieuse, le Festival du Nouveau Bauhaus européen a enfin vu le jour. Plus de 50 artistes belges et européens et des centaines d’intervenants et d’experts internationaux ont convergé, mettant en lumière 80 projets durables. Structuré autour des pôles Fest, Fair, Forum, il a attiré des milliers de partici-
pants* , profitant de plusieurs dizaines de concerts, de performances théâtrales, de soirées cinéma et bien d’autres.
En parallèle, une soixantaine de workshops ont offert aux participants une découverte de thématiques diverses. Des débats animés par des experts ont stimulé les échanges et les réflexions sur les enjeux de durabilité et d’inclusion, rassemblant des centaines de personnes déterminées à façonner un avenir meilleur. Enfin, des projets remarquables du point de vue de leur durabilité en Europe et au-delà ont aussi été présentés sous forme d’une exposition.
*1300 visiteurs actifs par jour au Musée, soit entre 6000 (par jour en semaine) et 13 000 (le samedi) personnes sur l’ensemble du site du Festival.
Pour attirer les foules au Festival et diffuser largement les valeurs et missions du NEB, WMH Project a dépassé les frontières nationales. « Grâce à notre réseau d’agences de communication pan-européen WMH Network, une campagne de relations publiques a été déployée dans 12 pays européens et plus de 40 communiqués de presse ont été distribués, générant un intérêt considérable de la part des médias et une visibilité accrue au NEB Festival, atteignant une audience de plus de 100 millions de personnes », déclare Vincent Morrens, Head of Media Relations chez WMH Project.
En outre, une centaine d’interviews ont été réalisées, avec la participation de près de 100 journalistes sur place. Des partenariats ont été établis avec d’importants médias européens tels que EFE, RAI, Agerpres et BTA, ainsi qu’avec des médias locaux tels que BX1 et Bruzz.
De la création d’un programme média sur mesure à l’invitation personnalisée de journalistes européens, en passant par un accompagnement quotidien sur le terrain et bien d’autres, l’équipe de Relations Publiques de WMH Project n’a pas ménagé ses efforts. Résultat ? Une couverture médiatique à grande échelle en seulement quelques semaines, avec plus de 2000 articles publiés à travers toute l’Europe, propageant ainsi les valeurs et l’impact de cet événement bien au-delà de nos frontières. Et ce, en plus d’une campagne Out Of Home avec des affiches et displays, ainsi que des spots radio et télévisés, qui ont été lancés pour accroître la visibilité de l’événement en Belgique.
« La communication autour d’un événement est cruciale pour en garantir son succès », ajoute Vinciane Morel de Westgaver, General Manager chez WMH Project. « Ce projet était un véritable défi, et nous sommes très satisfaits des résultats obtenus sur cette courte période de temps. Notre réseau d’agences a grandement contribué à cette réussite, permettant à chaque expert local de réagir avec une grande rapidité aux besoins de chaque pays. Forte de plusieurs années de collaboration, notre équipe a su maintenir une fluidité et une efficacité remarquables. »
INFLUENCE, SOCIAL MEDIA, CAMPAGNES ADS : AU SERVICE DE L’ENGAGEMENT
« Inutile de souligner l’importance de la communication digitale aujourd’hui dans l’information, la sensibilisation et l’engagement des publics, n’est-ce pas ? » continue Laura Bini, Head of Digital Communications chez WMH Project. Ainsi, pendant trois mois, WMH Project a dynamisé les réseaux sociaux du New European Bauhaus avec des centaines de contenus sur Instagram, Facebook, LinkedIn et Threads, capturant l’attention et l’engagement de milliers de personnes, du grand public aux professionnels du design, de la mode et de l’architecture.
Ce travail, combiné à des campagnes ciblées sur des plateformes telles que YouTube et Google, a généré un total cumulé de plus de 58 millions d’impressions à travers l’Europe. En parallèle, une campagne d’influence percutante a été mise en œuvre, avec la collaboration de 10 influenceurs belges et européens, qui ont brillamment réussi à mobiliser leur communauté autour des valeurs du NEB.
Et Vinciane Morel de conclure : « Cette combinaison entre une organisation méticuleuse et une communication stratégique à 360 degrés, impliquant la collaboration étroite de chaque département, a donné naissance à un événement qui a dépassé les attentes de la Commission européenne. L’engagement, la créativité débordante et la flexibilité de nos équipes ont été les ingrédients essentiels de ce succès, illustrant une fois de plus l’importance cruciale de la communication dans la réalisation d’un événement d’envergure européenne. Nous pouvons être fiers de chacun de nos collègues, qui ont donné le meilleur d’eux-mêmes pour obtenir un résultat si positif ».
Pendant toute l’année 2025, les entreprises flamandes seront mises à l’honneur à l’échelle internationale lors de Made in Flanders, ou MIF2025. Le lieu de rendez-vous ? MIFWorld, un environnement virtuel développé par Three dee World. À travers cette initiative, l’entreprise – rejointe depuis peu par entre autres Lode Peeters, président d’Agoria, la fédé ration belge des entreprises technologiques– entend démontrer que l’événement numérique/ hybride a parfaitement sa place dans le paysage événementiel belge , comme l’explique le PDG Diego Dupont.
En 2020, juste avant la pandémie, Threedee World s’est lancé dans la création d’environnements 3D virtuels destinés à accueillir des événements. «Cette plateforme se prête parfaitement aux conférences, salons, événements musicaux, salons de l’emploi…», contextualise Diego Dupont. «Elle a été énormément sollicitée durant la pandémie car il n’y avait pas d’autre alternative. Mais à partir de la deuxième moitié de 2022, la Belgique est pratiquement entièrement repassée à l’organisation d’événements physiques. Pour les organisations événementielles belges, les événements numériques sont souvent classés dans les « T » (Threats) des analyses SWOT. Un contraste frappant avec ce qui se passe dans les pays voisins, en particulier en France, où l’organisation d’événements hybrides est progressivement devenue la norme... et rencontre d’ailleurs un franc succès. Là, les événements numériques sont classés dans les « O » (Opportunities).»
Pourtant, les événements numériques et hybrides peuvent avoir un impact véritablement positif. «Je cite souvent en exemple le salon Viva Technology à Paris. En 2020, l’événement a dû être annulé pour les raisons que l’on connaît, or en 2019, il avait accueilli 124 000 visiteurs physiques. En 2021, les organisateurs ont décidé de maintenir l’événement mais en passant à une organisation hybride. Cette année-là, il y a eu 26 000 personnes en présentiel – avec le protocole en vigueur à l’époque : masques, distances de sécurité, créneaux horaires, etc. –, et en plus 114 000 visiteurs virtuels (payants !). Après la pandémie, ils ont décidé de conserver cette formule. Avec pour résultat une hausse constante du public : 91 000 personnes en live et 300 000 personnes en virtuel en 2022 et 150 000 personnes en live et 405.000 en virtuel en 2023. L’édition de cette année a même passé le cap du demi-million de participants. Le salon a donc quadruplé son public en l’espace de trois ans. Contrairement à l’opinion répandue en Belgique, à savoir que les événements numériques cannibalisent les visiteurs physiques, le nombre de visiteurs en présentiel a continué d’augmenter en France. Ce qui est normal car les visiteurs virtuels ont envie de venir voir sur place de temps en temps.»
Cette réussite française, entre autres, a inspiré des initiatives similaires en Belgique. «Nous constatons qu’il y a de la demande ici aussi. Je pense notamment aux participants des salons professionnels. De nombreuses entreprises ne sont plus prêtes à payer des locations onéreuses et voient dans le numérique une façon efficace d’entretenir les contacts avec les clients potentiels et établis. Et comme il n’y a rien d’organisé en ce sens par l’industrie événementielle, nous nous
sommes dits : on va le faire nous-mêmes. De plus, quand on veut toucher un public international, on n’a pas d’autre choix que d’organiser des événements numériques ou hybrides. FTI SuperNova, par exemple, a été un superbe événement mais également une opportunité manquée. Notre ambition n’est pas de développer un circuit parallèle, car nous sommes avant tout une entreprise technologique. Mais nous voulons démontrer que ce qui se fait en France est également possible en Belgique.»
C’est dans cet état d’esprit que Threedee World lance aujourd’hui MIF2025. «MIF est l’abréviation de Made in Flanders. Depuis la pandémie, l’export flamand enregistre un recul dans de nombreux secteurs. C’est pourquoi nous voulons mettre les entreprises flamandes à l’honneur sur la scène mondiale. À Viva Technology, nous avons eu des visiteurs virtuels de 178 pays. Nous savons donc parfaitement comment procéder. C’est un projet ouvert aux entreprises flamandes, avec un soutien financier de la Flandre. Par conséquent, une participation à MIF2025 ne coûte pas plus de quelques centaines d’euros. De plus, nous allons aider les exposants dans leurs demandes de subsides et nous travaillons avec diverses fédérations sectorielles... Car MIF couvre plus de 60 secteurs. C’est donc un événement de grande envergure.»
APP
MIF2025 est constitué de deux volets. «Il y a d’une part l’app MIF, spécifiquement développée pour l’événement, qui va être lancée en octobre de cette année. Elle est comparable à une app de réseaux sociaux comme Instagram ou Facebook, avec les mêmes fonctionnalités, pour stimuler les contacts entre professionnels (B2B). La différence majeure, c’est que vous n’avez pas besoin de scroller sans fin, vous pouvez cibler vos recherches sur des entreprises et des secteurs particuliers. Vous pouvez suivre des entreprises, chatter avec elles, partager des contenus, faire des appels vidéo, etc. L’app restera d’ailleurs active après MIF2025.»
L’autre volet repose sur une expérience 3D immersive. «Nous allons appliquer à MIF le monde virtuel que nous avons commencé à bâtir en 2021. MIFWorld
sera lancé le 6 janvier 2025 et restera ouvert jusqu’au 31 décembre 2025. C’est un environnement – équivalent à 814 000 m² – structuré en hexagone, avec un dôme central entouré de 72 bâtiments événementiels. Nous travaillons selon six thèmes/districts : « industrie & production «, « technologie & innovation «, « services «, « durabilité & environnement «, « logistique & transport « et « art, culture & loisirs «. Pour ce dernier point, le Yellow District, nous avons en plus un pavillon spécifiquement dédié à l’event management. Nous y offrons aux organisateurs événementiels la possibilités d’illustrer eux-mêmes qui ils sont et ce qu’ils font.»
500 ÉVÉNEMENTS EN UN AN
Le monde virtuel de MIF regorge véritablement de possibilités. «MIFWorld est entièrement généré à l’aide du moteur Unreal Engine, que l’on connaît notamment à travers le jeu vidéo Fortnite. Dans les showrooms virtuels, on pourra notamment observer des produits ou des machines en 3D, et consulter leurs fiches techniques. Il y a 215 panneaux d’affichage interactifs qui peuvent être adaptés en fonction du profil du visiteur. Il y a des rooftops pour les événements de networking. Tout au long de l’année de MIF2025, la plateforme accueillera environ 500 événements : ateliers, webinaires, tables rondes... De nouvelles technologies y ont également été intégrées, comme les avatars contrôlés par l’I.A., appelés robotars. Ils communiquent avec les visiteurs et les dirigent vers les secteurs et les entreprises qui les intéressent.»
Au total, ce sont environ 900 exposants qui pourront participer à MIF2025. «Nous effectuons un travail très ciblé avec les exposants. Lorsqu’une entreprise recherche un débouché particulier dans une région déterminée, nous examinons avec divers experts en exportation les clients potentiels dans cette région, comment les segmenter et comment faciliter le contact en ligne entre le client et l’entreprise. L’approche n’est pas du tout la même que pour un salon classique, où vous réservez un emplacement, vous montez un stand et vous espérez ensuite avoir une bonne affluence et attirer les bonnes personnes. Ce fonctionnement devient progressivement dépassé... Nous prenons donc le contrepied. À la différence d’un salon physique, nous ne visons pas un nombre de visiteurs spécifique. Car cela n’est absolument pas représentatif. L’important est de définir des objectifs sur mesure pour chaque entreprise participante. Nous n’avons pas besoin d’électricité, de catering, etc. Nous pouvons donc nous concentrer sur ce qui compte vraiment : la qualité des contacts – le bon marché, la bonne région, la bonne personne.»
Avec MIF2025, Threedee World veut explorer et faire découvrir au public tout le potentiel du numérique. «L’objectif est de mettre en place cette initiative à chaque événement international et, à terme, de l’étendre à d’autres pays, afin de créer une sorte de vitrine mondiale plus accessible à tous les types d’entreprises. Mais c’est aussi une formidable opportunité pour l’industrie événementielle. De se faire connaître ou d’expérimenter. Tomorrowland est le premier produit d’exportation de la Flandre et mise depuis des années sur le numérique. C’est pour cela qu’ils sont considérés comme de véritables « pionniers «, en Flandre et bien au-delà de nos frontières. Tomorrow is unstoppable. Il est temps de nous en rendre compte. La Flandre ne doit pas louper le coche cette fois, comme cela a été le cas avec l’industrie de l’e-commerce. Nous avons de quoi être fiers dans notre pays. Il est temps de laisser s’exprimer cette fierté et de nous montrer plus ambitieux. The World has Become our Audience », conclut Diego Dupont.
https://threedee.world https://mif2025.com
Le premier week-end de mai, JADA events a organisé un des plus gros événements de son histoire. Afin de célébrer le 75ème anniversaire de l’organisme flamand d’aide et soins à domicile Familiehulp, l’agence a tout mis en œuvre pour faire vivre une journée inoubliable aux plus de 17.000 participants.
Il y a plus d’un an et demi, JADA events avait été invitée au siège de Familiehulp –à l’instar de plusieurs autres agences événementielles – pour venir présenter ses idées pour célébrer les 75 ans de Familiehulp. JADA events avait proposé d’organiser un family day varié au domaine De Schorre à Boom – un site devenu mondialement célèbre grâce à Tomorrowland. L’idée avait été appréciée, et JADA events avait donc été choisie pour mener ce projet à bien.
AVEC LE CLIENT
Ce choix n’était que le début d’un processus qui allait durer un an et demi. Au cours de cette période, des concertations
ont été régulièrement organisées pour le groupe de travail composé de représentants de Familiehulp, de divers partenaires et de l’équipe de JADA events. Il importait pour le client qu’il s’agisse d’un événement familial agréable, destiné à faire vivre une chouette journée non seulement aux collaborateurs de Familiehulp, mais aussi à leurs partenaires et enfants. À côté de cela, il souhaitait aussi un programme varié, mariant sport, exercice, détente et divertissement.
Deux semaines de montage et démontage ont permis au site d’être parfaitement prêt à accueillir 17.500 invités. Pour l’occasion, le domaine De Schorre a été
totalement transformé en domaine Familiehulp. Le site avait été divisé en cinq grandes zones. Pour les amateurs d’aventure étaient prévues des activités telles que tir à l’arc, escrime, pédalo, parcours BMX et tyrolienne. Pour les plus calmes, des massages étaient disponibles dans un village wellness spécialement aménagé pour l’occasion. Les enfants et les parents pouvaient profiter ensemble d’innombrables initiations et activités.
LA GRANDE ROUE COMME TIREL’ŒIL
La grande roue constituait le véritable tire-l’œil sur le site. Un petit tour permettait aux visiteurs d’avoir une vue impressionnante sur la scène, mais aussi sur l’en-
semble du domaine et ses environs. JADA Events avait en effet eu l’idée d’installer cette grande roue au sommet de la ‘fosse’, augmentant encore ainsi la différence de niveau. Et dès la tombée de la nuit, l’éclairage rendait l’ensemble encore plus spectaculaire.
L’événement comprenait aussi un large programme musical, réparti sur deux scènes. Les plus jeunes ont notamment pu profiter des performances de Samson & Marie, Maya l’abeille et Mega Mindy. Tandis que les concerts d’artistes populaires comme Belle Perez et Natalia ont également aidé à créer une ambiance festive. JADA events a également
réagi au quart de tour lorsque Metejoor s’est désisté en dernière minute, en proposant Regi ft. Pauline Slangen comme remplaçant plus que valable. Les visiteurs, jeunes et moins jeunes, ont dansé toute la journée, même sous la pluie.
UN DÉROULEMENT IMPECCABLE TANT DANS LES COULISSES QU’EN-DEHORS
Malgré la taille de l’événement, tout s’est déroulé de façon impeccable grâce à une équipe bien coordonnée. Chaque zone disposait de son propre responsable et, dans les coulisses également, tout était aussi réglé comme du papier à musique. Grâce aux nombreuses tentes de restauration et bars disséminés sur le site, le
catering, signé J&M Catering, a été servi de façon flexible et sans longues files d’attente. Au total, cet événement unique a mobilisé plus de 75 fournisseurs, 300 collaborateurs polyvalents et 300 collaborateurs pour le catering. Il s’agit d’une des plus grandes organisations confiées à l’agence événementielle anversoise au cours de ses 17 années d’histoire.
N’y avait-il donc aucun point à améliorer? Si. Car, début mai, les dieux de la météo n’ont pas été très cléments à Boom. JADA events a néanmoins fait la différence ici aussi, en prévoyant suffisamment de ponchos pour les invités, ce qui leur a permis de braver la pluie avec beaucoup d’en-
thousiasme. Le développement durable avait également bénéficié d’une attention particulière. Pour l’événement ont été utilisés gobelets et des jetons réutilisables, ce qui a permis de garantir la propreté du site. De plus, en échangeant leur dernier gobelet ou jeton, les visiteurs recevaient un chouette souvenir à ramener chez eux, sous la forme d’un gobelet spécial marqué du logo Familiehulp.
Les 17.500 participants sont en tout cas repartis extrêmement enthousiastes. Comme le montrent également les nombreux messages de remerciement adressés par la suite tant à JADA Events qu’à Familiehulp. «Merci à la direction et à toute l’équipe pour cette fête parfaitement organisée. Vous avez tout simplement pensé à tout.», «Je repense souvent à cette super journée et cela me donne le sourire.» , «Bonne nourriture, gens sympathiques, tout était propre, bons concerts, chouettes activités... 75.000 fois MERCI. Nous sommes très contents d’avoir pu être de la partie.»... Ce n’est là qu’un aperçu des nombreuses réactions des participants présents.
Avec cet événement de grande envergure, JADA events a une fois de plus
montré que l’agence aime se lancer de tels gros défis. «Personnellement, j’aime vraiment les projets d’une telle ampleur», déclare Danny Kayser. «Nous avons entre-temps déjà acquis pas mal d’expérience dans ce domaine. Mais les productions plus petites nous procurent elles aussi tout autant de plaisir. Nous regardons ce qui correspond à l’entreprise et à ses objectifs, puis nous nous lançons!»
Pour cet événement, JADA events avait fait appel à de nombreux partenaires, parmi lesquels HD Ledshine. Basée à Denderleeuw, l’entreprise est spécialisée dans les écrans LED et JADA events lui avait confié l’installation d’un écran géant sur les deux côtés de la scène principale.
Désirant garantir une bonne visibilité aux artistes sur la scène partout sur le site, JADA events a choisi de travailler avec HD Ledshine pour le montage de deux
écrans géants. “Nous avons proposé d’utiliser nos deux plus grandes remorques”, raconte Julie De Schrijver, General Manager de HD Ledshine. “La mise en place est efficace et rapide : il suffit d’une heure et d’un seul technicien. De plus, ces remorques sont spécialement conçues pour pouvoir être placées à gauche ou à droite d’une scène. Elles peuvent supporter un écran allant jusqu’à 144 m² en déploiement hydraulique complet. Pour cet événement, le choix s’est porté sur la version de 117 m². Il s’agit donc d’un système modulable, qui peut être adapté en fonction de chaque événement. Les remorques sont notamment aussi disponibles dans une version de 91 m².”
Les deux écrans de 13 mètres sur 9 offrent une expérience visuelle inégalée avec un contraste profond et une résolution 4K. De plus, ils résistent parfaitement au vent (jusqu’à 7 beaufort) et à la pluie, ce qui s’est avéré un atout précieux lors de cet événement. Il y avait en outre 6 autres écrans HD Ledshine plus compacts répartis sur le site, diffusant diverses informations pour les participants.
Convaincu par l’impact significatif du secteur de l’événementiel et de la communication, My Impact Tool est né avec l’ambition d’émerger comme la première plateforme européenne de gestion d’événements et de campagnes de communication durables, permettant aux acteurs de convertir leurs activités en actions à impact.
LA NAISSANCE D’UNE PERSPECTIVE RÉSILIENTE
À une époque marquée par l’urgence de l’action climatique, My Impact Tool est l’allié idéal pour s’engager sur la voie de la durabilité. L’outil facilite un changement nécessaire dans le secteur, en fournissant des conseils, des outils de mesure et d’analyse avancés, et un accès aux données pour optimiser les actions, en vue d’un impact positif maximal.
connaissances des pratiques durables et devient donc formateur pour toute personne qui l’utilise.
De nombreuses collaborations et partenariats sont nés pour créer cet outil, avec l’objectif de concilier l’expertise d’ingénieurs et doctorants en développement durable et celle d’experts de terrain en marketing, événementiel et en communication. Avant tout, My Impact Tool est un outil dédié aux acteurs du secteur, et accessible à tous quelque soit le background ou la connaissance sur le sujet du développement durable.
Concrètement, My Impact Tool aide les organisateurs d’événements à comprendre, améliorer et communiquer sur la durabilité de leurs projects. L’outil rend des mesures fiables accessibles aux non-experts. Il ne s’arrête pas à la mesure du bilan carbone, il précise où et comment la pollution, les déchets, les émissions de CO2 et la discrimination peuvent être réduits et fait le lien avec les objectifs de développement durable (ODD).
PLUSIEURS ATOUTS À LA CARTE
Prêt à l’emploi sans formation préalable requise, My Impact Tool fournit d’autres atouts aux utilisateurs. En proposant des conseils et un rapport identifiant instantanément les domaines nécessitant des améliorations, il stimule le développement des
Enfin, il répond aux attentes et exigences de plus en plus strictes en matière de reporting environnemental. Il permettra aux entreprises soumises aux nouvelles régelmeentations (CSRD) (et à leur fournisseurs) de satisfaire les besoins de data et de transparance.
Pour s’assurer de sa pertinence pour tous types d’évents et d’acteurs et quel que soit le pays de son utilisateur, My Impact Tool a été testé par des entreprises et organisations durant toute l’année 2023.
Ainsi, le club sportif l’Union Saint-Gilloise a été un des premiers à faire appel à l’outil et utilise My Impact Tool pour mesurer l’impact de tous ses matchs depuis plus d’un an.
Le célèbre organisateur de « talks » TEDxBRUSSELS calcule lui aussi l’impact de ses évènements et l’outil fait son chemin dans le réseau TED notamment en Inde et en Equateur.
Plusieurs membres de 27Names, réseau d’agences événementielles européenes, ont partagé leur l’in-
térêt envers l’outil et il est utilisé en Finlande, Pays-Bas, Luxembourg, Roumanie, ou encore au Portugal.
En ce qui concerne la Belgique, l’ACC et l’Event Confederation ont décidé d’officiellement promouvoir l’outil dans tout leur réseau. Une Masterclass organisée par Event Confederation est d’ailleurs prévue le 27 juillet afin de sensibliser les acteurs à la thématique de la durabilité et aux solutions.
Présenté au BEA World Festival de 2023, au Revolution Festival et élu parmis les
10 pratiques les plus innovantes et durables au salon IMEX à Amsterdam en mai 2024, My Impact Tool fait son chemin et semble convaincre agences comme annonceurs.
POUR PLUS D’INFORMATION et pour un essai gratuit, rendez-vous sur www.myimpacttool.com
My Impact Tool: Enhance, Measure and Report. Be part of the change.
Plusieurs agences événementielles belges ont déjà utilisé My Impact Tool. Nous leurs avons demandé ce qu'elles en ont pensé.
“My Impact Tool est très utile, c’est une bonne base pour les enjeux ESG en ce moment en Belgique. Cela permet à l’organisateur comme au client de se faire une idée de la durabilité de l’événement.”
“L'outil ne fournit pas de garantie mais c’est un instrument de travail. Plus vous l’utilisez, plus vous prenez conscience de ses applications. C’est un outil utile pour notre secteur et les nombreux défis auxquels il est confronté.”
“L’outil My Impact Tool nous aide à nous poser les bonnes questions et à faire des choix conscients, avec nos clients. Nous sommes fermement convaincus par cette nouvelle norme pour notre secteur, qui nous permettra de progresser sur la voie de la durabilité. Plus vite nous adopterons cet outil à grande échelle, plus nous pourrons avoir un impact important, ensemble.”
“Utopia Events a pour mission de créer des expériences inoubliables pour les clients, tout en évitant et en réduisant au maximum l’impact négatif de tels événements. My Impact Tool nous aide à créer des événements durables en détaillant les aspects écologiques et sociaux liés à l'organisation, comme les émissions, l’inclusion et la diversité. Alors que notre équipe se focalise sur le volet créatif et veille aux objectifs de l’événement, l’outil nous aide à faire les bons choix, qui sont mis en lien avec les ODD dans le rapport de durabilité. Après l’événement, l'outil génère un rapport durabilité détaillé pour nos clients, ce qui représente un support de communication précieux avec les collaborateurs, clients, etc. présents à l’événement. Après deux ans de recherche, My Impact Tool constitue pour nous l'outil de gestion durable le plus essentiel et le plus complet dans le secteur de l'événementiel.”
«C’EST UN SECTEUR OÙ L’ON APPREND EN FAISANT...»
NOM : Simon De Paepe
ÂGE : 27 ans
LIEU DE RÉSIDENCE : Serskamp (Wichelen)
AGENCE : Bevas Events
Le secteur événementiel est en pleine cure de rajeunissement rapide. Les jeunes talents bénéficient de nombreuses opportunités au sein des agences. Dans cette rubrique, nous avons voulu leur donner la parole afin d’expliquer comment ils ont vécu leur formation et leurs premières expériences professionnelles. Dans ce numéro, nous sommes partis à la rencontre de Simon De Paepe, une jeune recrue de Bevas Events.
EN QUOI CONSISTENT VOS TÂCHES CHEZ BEVAS EVENTS?
Simon De Paepe: «Ma fonction d’event manager est très vaste. En fait, un événement est comparable à un orchestre dont vous êtes le chef. Il faut être au courant de tout et tout savoir sur tout. De plus, il faut s’assurer que tout se passe bien et au bon moment. Mes tâches vont donc vraiment de A à Z: le briefing des clients, le brainstorming, l’élaboration et la présentation des concepts, la budgétisation,
le suivi des fournisseurs, la planification logistique et, naturellement, l’exécution de l’événement proprement dit et son suivi.»
UN SECTEUR DÉCOUVERT GRÂCE AU GRAND FRÈRE
QUEL VOLET DE CE MÉTIER PRÉFÉREZ-VOUS?
«Pour l’instant, c’est l’événement proprement dit qui me plait encore le plus. Arriver dans un endroit et voir toute la mise
FONCTION : Event manager en place... Attendre l’arrivée du client et voir ses yeux s’émerveiller... Cela reste encore et toujours le meilleur moment.»
POURQUOI AVEZ-VOUS CHOISI LE SECTEUR ÉVÉNEMENTIEL?
«Je dois avouer que ce n’était pas vraiment un choix délibéré. Comme nombre de collègues, j’ai, à un moment donné, succombé aux charmes des événements, et je me suis laissé enrôler... J’étais assez jeune lorsque je suis entré en contact
avec ce secteur. Et ce, grâce à mon frère qui possède une société audiovisuelle et est donc actif dans le secteur événementiel. Je l’ai souvent accompagné; c’est comme ça que j’y ai pris goût. Ce fut pour moi comme une évidence, je voulais continuer dans cette voie.»
QUELLE(S) FORMATION(S) AVEZ-VOUS SUIVIE(S)?
«Je n’ai suivi aucune formation événementielle spécifique. J’ai débuté des études secondaires sportives, dans le basket-ball, puis j’ai continué dans les sciences sportives. En supérieur, je me suis ensuite également orienté vers les activités physiques et sportives. Mais mon intérêt pour les événements était si fort que j’ai plutôt choisi un stage dans ce domaine. J’ai ainsi pu participer à des journées sportives et des teambuildings. C’est par ce biais que je suis entré chez V-Formation, une agence spécialisée dans les teambuildings. Chez Bevas, j’ai maintenant franchi une nouvelle étape, notamment vers les événements B2B.»
BOSSEUR INVÉTÉRÉ
QU’EST-CE QUI VOUS A LE PLUS SURPRIS LORSQUE VOUS AVEZ COMMENCÉ À TRAVAILLER DANS UNE AGENCE ÉVÉNEMENTIELLE?
«Le mot ‘surpris’ est peut-être trop fort... J’y ai plutôt eu une confirmation de ce que j’avais déjà constaté et de ce que je trouvais chouette dans ce secteur: la créativité sans fin. A côté de cela, il y a aussi cette énorme volonté de travailler. Je suis un bosseur invétéré par nature, ce que je retrouve aussi dans notre secteur. Tout le monde partage le même état d’esprit. C’est beau à voir.»
QUAND ON A 20 ANS, EST-IL DIFFICILE DE SE FAIRE RESPECTER?
«Gagner ses galons quand on est jeune est un véritable défi. Mais jusqu’à présent, j’y arrive assez bien. Je pense que pouvoir succéder à mon prédécesseur a été une bonne opportunité. J’ai ainsi pu faire mes preuves dès le début. Je suis l’event manager et on doit m’écouter. Naturellement, il faut parfois un peu forcer les choses. Quand vous êtes nouveau dans le secteur, vous devez toujours créer ces liens. Mais j’ai réussi à prendre correctement la relève de mon prédécesseur.»
DE QUI AVEZ-VOUS LE PLUS APPRIS PROFESSIONNELLEMENT JUSQU’À PRÉSENT?
«Trois périodes me viennent spontanément à l’esprit. Quand j’étais étudiant, j’accompagnais souvent mon frère, et j’ai beaucoup appris de lui dès l’âge de 15 ou 16 ans. Je suis également très reconnaissant à mon mentor de stage Bert, et à mes collègues Gilles et Albrecht de chez V-Formation, car ils m’ont pris sous leur aile à l’âge de 21 ans. J’y ai reçu de belles opportunités ainsi que des responsabilités, ce qui m’a beaucoup appris. Enfin, je pense aussi à Patrick, le directeur de Bevas Events, avec qui je collabore désormais au quotidien. Il m’a appris de nombreuses ficelles du métier au cours des 2,5 dernières années. Actif dans le secteur depuis plus de 25 ans, il constitue donc une source de connaissances intarissable.»
OÙ EN ÊTES-VOUS AUJOURD’HUI PAR RAPPORT À IL Y A 2,5 ANS?
COMMENT AVEZ-VOUS ÉVOLUÉ?
«La plus grande différence réside dans la connaissance du monde de l’événementiel B2B et dans l’expérience accumulée. Nous avons organisé de nombreux événements de A à Z au cours de ces 2,5 dernières années. Et je suis fier de pouvoir affirmer que je me suis constitué un beau bagage d’expérience. Parce que c’est un secteur où l’on apprend en faisant. J’ai donc vraiment fait de grands progrès dans ce domaine.»
DE QUEL ÉVÉNEMENT ÊTES-VOUS LE PLUS FIER JUSQU’À PRÉSENT?
«Il est difficile d’en sélectionner un seul. Mais s’il faut en citer un, je dirais la célébration du centième anniversaire de l’entreprise de construction gantoise Denys, un événement que nous avons réalisé l’an dernier. De véritables montagnes russes émotionnelles. Nous avons travaillé un an et demi sur cet événement de quatre jours. Nous avons entièrement métamorphosé leur site pour organiser un événement clients, une journée portes ouvertes, un family day, une journée pour les étudiants et une fête du personnel. Une très belle production avec, au final, énormément de visages radieux et un client très satisfait. Y repenser me procure un très bon sentiment.»
QUELLES SONT VOS AMBITIONS POUR L’AVENIR?
«Bevas défend deux valeurs que je veux également continuer à prôner moi-même: il y a d’une part l’amour de l’événementiel. Je veux continuer à travailler avec mon cœur. Tout ce que nous accomplissons me rend fier, et cela doit rester ainsi. C’està-dire continuer de réaliser des projets qui vous plaisent vraiment, et dont vous pouvez ensuite dire: c’était ce que je voulais réaliser. L’autre valeur est la suivante: ‘nous commençons là où les autres s’arrêtent’. Tout est dans les détails. Je veux toujours continuer à penser plus loin. Et, donc, ne jamais me contenter de ce que j’ai déjà réalisé. Toujours avoir une longueur d’avance par rapport à la fois précédente ou par rapport aux attentes du client. Personnellement, je veux d’abord continuer à faire davantage mes armes ‘sur le terrain’. Pour ensuite étendre cela plus largement au niveau business. Mon but est de devenir une valeur sûre dans le secteur événementiel.»
Un mail avec pièce jointe par ici, une clé USB par là – on connaît tous cela. Nos informations personnelles peuvent se retrouver sur de nombreux supports, qui circulent encore trop souvent sans réelle considération dans le secteur de la communication. Alors que depuis le 25 mai 2018, le législateur nous enjoint à plus de prudence et de prévoyance dans la manière dont nous traitons les données. On pense notamment au décret du gouvernement flamand qui impose à chaque partenaire gouvernemental de désigner un délégué à la protection des données (DPD).
Nous-mêmes, nous voulons protéger notre identité (en ligne). Prenez par exemple les notifications de cookies lors que vous visitez un site web, qui vous donnent de plus en plus la possibili-
té de les refuser. Une évolution que nous adoptons évidemment tous en masse et qui vient compliquer le travail des agences numériques au niveau du tracking, du (re)marketing... Dès lors, pourquoi exposer délibérément ou involontairement nos clients et leurs partenaires à des risques inutiles ?
Il existe évidemment des initiatives évidentes comme les formations (internes) à la directive NIS2 et au RGPD pour les collaborateurs, l’implémentation de l'authentification multifacteurs (AMF), la sécurisation physique des salles de serveurs, la sécurisation numérique des systèmes et applications par empreinte digitale et reconnaissance faciale... qui apportent une certaine tranquillité d’esprit, mais ce n’est que le début. Un protocole de sécurité efficace et bien pensé est plus que jamais incontournable dans la préparation et l’exécution des projets. C’est la seule façon de garantir la protection des données personnelles.
Ces derniers mois, vous avez certainement vu passer sur les réseaux sociaux des vidéos, reposant il est vrai sur une mise en scène, montrant ce que peut entraîner le partage excessif d'informations ou d’une photo de prime abord innocente en ligne. Cela peut avoir des conséquences désastreuses, tant au niveau humain que technologique. Mais nul besoin d’aller jusque-là : chaque citoyen a des droits qui sont repris dans le RGPD/AVG. Un simple passant, par exemple, peut demander à ce que son image et donc une photo soit supprimée s'il apparaît de manière reconnaissable en arrière-plan.
Mais ne risque-t-on pas de tomber dans le travers inverse, vous dites-vous certainement ? Non, absolument pas, au contraire ! Pas si nous relevons le défi ensemble. Tout le secteur doit réfléchir aux possibilités et aux opportunités futures dans ce domaine. La législation change et se durcit constamment. Anticipons et agissons pour garantir à nos clients que leurs données sont en de bonnes mains avec nous. Afin que nous nous sentions tous en sécurité.
Rassembler des centaines, des milliers, voire des dizaines de milliers des personnes comporte inévitablement des risques. La sécurité doit donc figurer en tête des priorités de chaque organisateur. Chris De Smet de To B-Seen, consultant spécialisé dans la sécurité, passe en revue pour nous quelques points importants à suivre lors de la préparation pour garantir un événement sûr.
La première chose à considérer, c’est le cadre juridique (qui reste assez limité). «Il est important de vous informer auprès de la commune ou de la ville où vous organisez l’événement», débute Chris De Smet. «En Belgique, il n’existe pas de politique globale claire en matière d’événements. Les procédures sont différentes selon les villes. En marge de cela, il y a deux législations importantes à prendre en compte. Tout d’abord, l’AR sur les chantiers temporaires ou mobiles : le montage d’un festival est considéré comme un chantier. Ensuite, il y a aussi un AR sur les divertissements actifs, qui stipule que vous devez désigner un responsable de la sécurité et effectuer une analyse de risques.»
Les entreprises de location de salles ont également un rôle important. «Il existe encore des salles qui ne sont pas conformes aux règles de base. Y a-t-il
des extincteurs ? Sont-ils agréés ? L’installation électrique estelle en ordre ? Y a-t-il un éclairage de secours ? Les sorties de secours sont-elles dégagées ? Y a-t-il des pictogrammes ? La salle doit également avoir une politique adéquate en matière de prévention incendie et un plan d’évacuation correct. Il est également important de ne pas dépasser le nombre limite de personnes dans la salle. Vérifiez les règles pour déterminer la capacité maximale. C’est un point qui est encore trop souvent négligé. Lorsqu’on nous contacte pour un site, nous préparons une sorte de cahier de charges de sécurité. Les contrats peuvent également inclure une section sur les règles de sécurité.»
«Ce que l’on constate souvent, c’est que quelque temps après l’ouverture d’un site, la sécurité passe au second plan. Les responsables investissent encore dans l’attrait du lieu, mais plus dans sa sécurité. Et c’est comme cela que l’on en arrive à des installations de sécurité totalement obsolètes. Les pompiers et les services d’urgence externes ne peuvent pas contrôler tout le monde chaque année. La sécurité devrait être une préoccupation inhérente chez les exploitants de salles. Ils peuvent soit s’en occuper eux-mêmes, soit demander de l’aide extérieure mais il faut que cela soit fait.»
Lors de certains événements, il est impératif de garder un œil sur les personnes présentes. «Sur les grands événements impliquant la participation de ministres ou de chefs d’état, il y a souvent un système de screening sur base d’inscription. On l’a vu récemment lors de certains événements organisés dans le cadre de la présidence belge de l’UE. Tous les invités et les collaborateurs devaient fournir leurs informations personnelles au préalable. Celles-ci étaient alors contrôlées et tout le monde recevait un badge avec photo. La politique sur place était stricte : pas de badge, pas d’accès.»
Sur les événements publics classiques, ce genre de contrôle est moins courant. «En Belgique, le screening du personnel est encore peu répandu. On part généralement du principe que les fournisseurs connaissent les personnes qui viennent travailler pour eux. Mais il n’y a pas vraiment de système en place. Néanmoins, les véritables postes de sécurité, tels que les stewards et les agents de sécurité, sont contrôlés par la police. Mais ce n’est pas non plus un système à l’américaine, où tout le monde est soumis à un examen minutieux. On peut difficilement contrôler chaque personne pour chaque festival. Cela exigerait une présence policière beaucoup trop importante.»
GÉRER LES FOULES
Le « crowd control « est un thème essentiel sur les grands événements. «Le facteur de danger numéro un sur un événement,
c’est la foule. En grand groupe, les gens réagissent comme un troupeau. En cas d’erreur ou de problème, une telle masse de gens n’est pas facile à rediriger dans une autre direction. Imaginez qu’il y ait un mouvement de panique ou un incident nécessitant une évacuation, la foule va se comporter en troupeau. Il y a par conséquent des questions clés à vous poser : le site est-il suffisamment grand, y a-t-il assez de sorties de secours, sontelles bien indiquées ? Mais aussi : est-ce judicieux de faire jouer ce grand artiste sur une petite scène secondaire ? Vous devez donc réfléchir à comment garder la foule sous contrôle. Et imaginer des scénarios de secours en cas de problème.»
PAR TOUS LES TEMPS
Il y a 15 ans, les plans d’urgence météorologiques étaient quasiment inexistants. «Aujourd’hui, il y a de plus en plus de plans d’action mis en place en cas de grands vents et les organisateurs savent à quelles vitesses de vent leurs structures peuvent résister. Les scénarios d’urgence en cas d’intempéries, de vents violents... Tout cela n’existait pas avant. Il est essentiel de savoir comment réagir en cas d’incident. Et donc d’avoir des personnes compétentes sur votre événement, capables de prendre la bonne décision au bon moment.»
«Quand on organise un événement, on cherche un bon traiteur, un bon fournisseur AV, de bons artistes.... Mais malheureusement, on ne retrouve pas toujours la même assiduité au niveau de la sécurité. Vous avez un régisseur, quelqu’un qui s’occupe des artistes, un responsable catering... Pensez aussi à mettre quelqu’un en charge de la sécurité. Les autorités locales doivent participer à ce changement de mentalité. Il y a 20 ans, par exemple, beaucoup de food trucks n’avaient pas d’extincteurs. C’est grâce à la multiplication des contrôles que la situation a évolué. Sans contrôle, rien ne change. C’est comme sur la route : nous adaptons notre vitesse parce que nous avons peur des caméras et des radars tronçons.»
Chris De Smet constate que le changement de mentalité est en marche. «Nous sommes déjà beaucoup plus avancés qu’il y a 20 ans. Nous sommes sur la bonne voie. De nombreux organisateurs de festivals sont déjà bien impliqués. Mais les acteurs plus modestes doivent également s’y mettre. C’est pourquoi nous répétons toujours le même message. Si les choses tournent mal lors de votre événement, le tribunal ne posera qu’une seule question : qu’avez-vous fait pour l’éviter ? Si la réponse est « rien «, alors vous êtes dans de sales draps. Préparez donc toujours un plan de sécurité que vous pourrez présenter. Un incident, une erreur peut toujours survenir. Consultez les services d’urgence au préalable et définissez un plan. Pas besoin d’un plan digne de Tomorrowland pour une fête scout, évidemment. Mais soyez vigilant, anticipez et désignez une personne en charge de la sécurité.»
Dans cette rubrique, nous donnons chaque fois la parole à un prestataire événementiel, lui permettant ainsi d’aborder certaines situations dans son domaine d’activité. Dans ce nouvel épisode, voici une série de conseils proposés par fielddrive , fournisseur de technologies événementielles et spécialiste des applications de check-in pour événements.
PME flamande au départ, fieldrive est aujourd’hui devenue un fournisseur mondial de premier plan pour les technologies événementielles sur site. Forte de 70 collaborateurs fixes, cette société soutient chaque année plus de 400 événements dans plus de 50 pays et coordonne des opérations logistiques à partir de 12 hubs sur tous les continents.
Chaque événement apporte son lot de défis en matière de sécurité. Mais pour certains événements de haute sécurité, il est particulièrement important de savoir qui sera présent et qui pourra à accéder à quels lieux. fielddrive est spécialisé dans les systèmes de vérification d’identité étanche et les badges de haute sécurité permettant de protéger les événements. L’entreprise peut s’appuyer sur une large expérience acquise dans le contrôle d’accès numérique dans tous les bâtiments de la Commission européenne et du Parlement européen. Elle propose désormais ces services de sécurité aux organisateurs d’événements du monde entier. Pour nous, fielddrive a accepté d’énumérer sept ‘do’s & don’ts’ intéressants en matière de sécurité événementielle.
DO : ASSUREZ UNE VÉRIFICATION APPROFONDIE DE L’IDENTITÉ DE TOUS VOS SOUS-TRAITANTS
Veillez à ce que l’identité de tous vos sous-traitants ait été vérifiée avant qu’ils ne pénètrent sur le site ou dans le lieu événementiel. En effet, le montage et le démontage sont les phases lors desquelles les événements sont les plus vulnérables. En recourant à l’authentification à deux facteurs et à la reconnaissance faciale, vous pourrez empêcher la transmission des badges et d’autres formes d’abus. Cela s’avère capital pour empêcher les personnes non autorisées d’entrer et ainsi garantir la sécurité de l’événement. Contrôlez systématiquement les fournisseurs et utilisez des méthodes sécurisées comme les contrôles biométriques pour vous assurer que seules les personnes autorisées auront accès aux zones sensibles.
DON’T : NE PAS ACCORDER DE L’ATTENTION À UNE VÉRIFICATION APPROFONDIE LORS DE L’ENREGISTREMENT
Négliger une vérification approfondie lors de l’enregistrement pourra entraîner des risques de sécurité. Utilisez des lecteurs de
passeports MRZ, qui permettent de vérifier la validité de n’importe quel document d’identité ainsi que les falsifications partout dans le monde. Associez à cela un contrôle biométrique pour vous assurer que la personne devant la borne correspond au document. La vérification électronique est beaucoup plus rapide et plus sûre que la vérification manuelle, mais en règle générale, il faudra prévoir 10 secondes supplémentaires par participant pour la vérification des documents. En procédant à cela directement sur les terminaux sans transfert de données vers des serveurs externes, tout reste conforme au RGPD et cela accroît fortement la sécurité.
Offrez aux participants la possibilité de charger une photo récente lors de l’inscription en ligne. À l’arrivée, la borne d’enregistrement vérifiera le profil biométrique du participant, ce qui accélèrera considérablement le processus d’impression et de retrait du badge. Cette reconnaissance faciale pourra être associée à la vérification des passeports pour un enregistrement rapide et pratique. Assurez-vous cependant que la reconnaissance faciale soit toujours facultative afin de vous conformer aux réglementations RGPD. Assurez-vous également qu’aucune photo réelle ne sera jamais enregistrée, mais uniquement des profils biométriques.
DON’T : UTILISER DES BADGES SANS ÉLÉMENTS DE SÉCURITÉ
Évitez d’utiliser des badges sans éléments de sécurité tels que filigranes, hologrammes ou puces RFID. De tels badges augmenteront en effet le risque de falsification et d’accès non autorisé. Ajoutez des éléments qui rendront les badges infalsifiables et assurez-vous que les badges réimprimés seront immédiatement marqués comme duplicatas. Lors de l’interaction avec les points de contrôle et les systèmes d’accès, une alarme de sécurité devra retentir en cas de présentation d’un tel duplicata, ce qui permettra d’identifier rapidement les problèmes de sécurité. Optez aussi, de préférence, pour des badges avec photo, car cela ajoutera un niveau de sécurité supplémentaire et permettra de s’assurer que seules les personnes autorisées auront accès à l’événement.
DO : SÉCURISEZ LES DONNÉES SUR LES BORNES
Pour les événements faisant l’objet d’exigences de sécurité élevées, toutes les données sur les bornes devront être cryptées. Celles-ci ne pourront être décryptées que lors de l’enregistrement. Authentifiez tous les opérateurs qui auront accès aux données afin d’empêcher tout accès non autorisé. Cette opération sera essentielle pour maintenir l’intégrité des informations sensibles et garantir que seules les personnes autorisées auront accès aux données critiques. Le stockage sécurisé des données permettra
d’éviter les fuites de données et, ce faisant, d’augmenter la sécurité globale de l’événement.
DO : IMPLÉMENTEZ UN CONTRÔLE D’ACCÈS SPÉCIFIQUE PAR ZONE
Utilisez une plateforme d’enregistrement avancée pour gérer le contrôle d’accès spécifique par zone. Cela permettra d’accorder un accès temporaire à des zones spécifiques pour du personnel ou des athlètes, et d’utiliser des badges partagés pour un accès chronométré aux espaces VIP ou backstage. Ce type de contrôle créera un environnement organisé et sécurisé pendant l’événement, seules les personnes autorisées ayant accès à des zones spécifiques.
DON’T : FAIRE TROP CONFIANCE AUX CONTRÔLES DES BAGAGES
Les contrôles superficiels et aléatoires des bagages ajoutent peu de valeur à la sécurité globale d’un événement et peuvent donner un faux sentiment de sécurité.
Parce qu’il n’y a pas de contrôle par la porte arrière pour les flight-cases, le matériel des traiteurs ou le matériel d’autres fournisseurs ou des exposants acheminés sur place. En cas de contrôles des bagages, assurez-vous que ceux-ci seront minutieux et appliqués de manière cohérente à tous les participants, exposants et collaborateurs. Cela permettra de réduire le risque de présence d’articles interdits sur l’événement et augmentera la crédibilité de vos mesures de sécurité.
Au début de cette année, Petra De Roos a rejoint le comité de direction de l’ACC. Elle va d’abord diriger l’association sectorielle en tandem avec Johan Vandepoel, dans le but, à terme, de lui succéder au poste de CEO. Il était donc grand temps de faire connaissance avec cette femme sympathique, passionnée par le secteur de la communication.
«J’AI TOUT DE SUITE EU UN BON PRESSENTIMENT. JE PENSE QUE LE HASARD N’EXISTE PAS. C’EST POURQUOI J’AI SAISI L’OPPORTUNITÉ.»
Bien que pouvant se targuer de plus d’un quart de siècle d’expérience, la carrière de Petra De Roos jusqu’à présent peut se résumer très simplement. «J’ai obtenu mon diplôme de Marketing à la fin du siècle dernier, et en dernière année, j’ai effectué un stage dans l’agence de communication qui s’appelait alors LDV & Partners. Après mon stage, j’ai pu y effectuer un job de vacances, et ai finalement reçu un contrat à durée indéterminée. Cela me plaisait tellement que j’y ai travaillé jusque l’an dernier, les huit dernières années en tant que Managing Director. LDV United – comme s’appelle désormais l’agence – a donc été mon microcosme au cours des 26 dernières années.»
Très tôt dans sa carrière, Petra De Roos est entrée en contact avec l’association sectorielle de l’époque. «Jadis, nous organisions des portes ouvertes, lors desquelles des groupes d’étudiants venaient découvrir l’agence. Pour ce faire, les agences recevaient une présentation standard de la part de B3A (l’association qui a précédé l’ACC) pour expliquer notre métier. Trouvant qu’il était possible de mieux faire, j’ai demandé à l’association si je pouvais prendre l’initiative de rendre cette présentation plus attirante. Ainsi s’est noué le lien très étroit avec ce qui allait devenir plus tard l’ACC. LDV a également toujours été très impliquée dans plusieurs projets de l’ACC. J’ai par exemple aidé à créer l’identité graphique et le logo actuels de l’association. Lorsque Johan est devenu CEO, j’ai repris à sa place le Centre d’Expertise Advertising – rebaptisé plus tard Sector Challenges. Ce que j’ai finalement fait pendant cinq ans. Après une courte pause, j’ai rejoint le conseil d’administration de l’ACC il y a trois ans.»
CHANGEMENT DE CAP L’an dernier, Petra a décidé, après plus de 25 ans, de quitter LDV United. «En 2023, j’ai fait un burn-out qui m’a clouée à la maison six mois. Je n’ai heureusement pas totalement sombré, mais cela m’a donné l’opportunité de réfléchir à ce que je voulais faire lors de la phase suivante de ma carrière. Johan fut l’une des personnes avec qui je pouvais en parler. En même temps, il m’a aussi signalé qu’il réfléchissait à sa succession et souhaitait tout transmettre de manière bien préparée. Vu mon profil, mon
réseau et mon haut degré d’implication dans l’ACC, il a estimé que je pourrais lui succéder. J’ai tout de suite eu un bon pressentiment. Je pense que le hasard n’existe pas. C’est pourquoi j’ai saisi l’opportunité.»
PASSION IRRÉSISTIBLE
Le passage du relais à l’ACC sera progressif. «Johan ne disparaîtra pas de l’ACC du jour au lendemain. Heureusement. Parce qu’il y a, évidemment, des projets en cours. Nous avons élaboré un scénario par lequel, progressivement, son implication diminuera alors que la mienne augmentera. Nous faisons aussi tous deux plus que ce qui était convenu, mais c’est principalement dû à la passion, qui est difficile à réprimer. Nous nous connaissons aussi depuis plus de vingt ans, et cela aide également à travailler en duo. Nous sommes ici vraiment dans une situation de luxe, qui nous permettra d’assurer une jolie évolution. Mon ambition n’est pas non plus de déclencher une révolution. Il y a beaucoup trop de bonnes choses pour cela.»
Mais quelles sont les qualités que Petra De Roos peut faire valoir pour diriger l’ACC? «Je pense que, à l’image de Johan, je suis une rassembleuse et une bâtisseuse de ponts. Mais nous sommes différents, naturellement. Celui qui veut être une copie ne sera jamais aussi bon que l’original. Mais j’ai beaucoup d’admiration et de respect pour le travail qu’il abat tous les jours. La plus grande différence entre nous résidera plutôt dans le style personnel. Au début, il y aura encore des segments que je devrai apprendre à mieux connaître. Mais heureusement, je suis très curieuse. Les personnes qui m’ont déjà rencontrée auront remarqué que je pose beaucoup de questions. D’un autre côté, j’ose affirmer que je sais un peu de tout sur tout. Au cours de mes années chez LDV United, j’ai par exemple collaboré étroitement avec des agences événementielles et des agences de relations publiques. Poursuivre un objectif commun qui transcende votre propre agence, en fonction du client, c’est un rôle que j’ai déjà été amenée à jouer dans le passé. Cela revient maintenant à l’ACC, où nous voulons aussi que les gens collaborent positivement.»
«NOUS CONNAISSONS TOUS L’IMPACT FANTASTIQUE DU LIVE ET DE LA CONNEXION DES GENS. CELA CRÉE UNE ‘EFFERVESCENCE COLLECTIVE’.»
POINTS D’ATTENTION
Au cours de cette première phase, Petra veut se concentrer principalement sur l’équipe de l’ACC et sur les Centres d’Expertise. «Notre équipe interne est responsable de la gestion quotidienne, qui comprend les formations, les projets, les documents,... Je veux m’employer à mieux la structurer et l’encadrer. Nos Centres d’Expertise forment le véritable cœur de l’ACC. L’ACC chapeaute plusieurs Centres d’Expertise qui couvrent toutes les disciplines – tels les Centres d’Expertise Finance & Legal, Talent ou Sector Challenges –, mais aussi des Centres d’Expertise axés sur une seule et même discipline spécifique, comme les Centres d’Expertise Event Marketing, Content Marketing, Public & Influencer Relations, etc. D’ailleurs, nous venons de créer un nouveau Centre d’Expertise dédié à l’Em-
ployer Branding. Chaque Centre d’Expertise a ses propres défis spécifiques à relever. Nous avons convenu qu’au début, je suivrai principalement les Centres d’Expertise interdisciplinaires. Tandis que Johan et moi suivrons ensemble pendant encore quelque temps les Centres d’Expertise que je dois apprendre à connaître un peu mieux.»
Outre les Centres d’Expertise, l’ACC possède encore beaucoup plus de connaissances et de savoir-faire. «Les enquêtes forment un pilier important de notre fonctionnement. La profitability survey, la salary survey, la sentiment survey, etc., forment autant d’outils puissants pour évaluer l’état du marché. Les formations représentent aussi un volet essentiel de l’offre de l’ACC. J’aimerais porter un
regard neuf sur celles-ci. Au programme figurent aussi plusieurs gros événements, comme la St-Canneke fin juin. Nous connaissons tous l’impact fantastique du live et de la connexion des gens. Cela crée une ‘effervescence collective’. Plus tard dans l’année suivront naturellement aussi les BOA, BORA, BOCA et BEA. J’aimerais les suivre cette année, mais Johan en assurera encore provisoirement la direction. Enfin, on peut encore citer des projets comme CommToZero, dédié au développement durable. Plusieurs nouvelles initiatives ont également germé de la note de vision de notre nouvelle présidente Karin Corrigan, par exemple en matière d’AI, reputation et client connection. Je suis encore et toujours impressionnée par tout ce que fait l’ACC.»
Travailler pour une association professionnelle implique une dynamique totalement différente par rapport à travailler dans une entreprise privée. «Je viens
d’une société américaine cotée en bourse, où les chiffres et les actionnaires sont également très importants. A l’ACC, ce sont les membres qui sont nos actionnaires. Il nous incombe donc de créer de la valeur pour eux. Ce qui est similaire à mon rôle précédent, par contre, c’est le fait d’agir en bonne ‘mère au foyer’. De réfléchir à la meilleure façon d’utiliser nos budgets. Dans une association sectorielle, vous vous retrouvez avec des gens partageant les mêmes idées qui veulent faire quelque chose de mieux sur la base d’un engagement. Les personnes actives dans les Centres d’Expertise sont en effet
«NOUS REMARQUONS QUE NOS MEMBRES SONT CONFRONTÉS À DE NOMBREUX DÉFIS, PLUS QUE JAMAIS. ILS N’ONT JAMAIS AUTANT RÉFLÉCHI À LA FLEXIBILITÉ DANS LEURS ACTIVITÉS.»
toutes des bénévoles. Il s’agit d’un engagement fantastique de leur part. Mais d’un autre côté, je ne peux pas exiger d’elles qu’elles respectent des délais stricts. La priorité va évidemment à leur propre entreprise. La dynamique est donc différente.»
METTRE L’ACCENT SUR LA VALEUR
Aujourd’hui, le secteur de la communication au sens large va au-devant de défis complexes, dans lesquels l’ACC peut jouer un rôle. «La période n’est pas des plus faciles pour les agences de communication. Les marges sont sous pression dans de nombreux secteurs. Même la créativité, que nous continuerons toujours à défendre comme un levier pour obtenir des résultats, est également mise sous pression. Ce n’est pas pour rien si notre présidente a intitulé sa note de vision ‘WE ARE VALUE CREATORS’. Nous devons renforcer à nouveau cette position et souligner que nous créons de la valeur pour nos clients et pour leurs clients finaux. Nous remarquons que nos membres sont confrontés à de nombreux défis, plus que jamais. Ils n’ont jamais autant réfléchi à la flexibilité dans leurs activités. 11% d’indexation, la pression sur les budgets des clients, le monde qui s’est confiné pendant deux ans... Notre secteur semble lui aussi vivre crises sur crises.»
Un segment de la communication semble se porter remarquablement bien de nos jours: celui de l’event marketing. «Tout le monde ressent que le live est ce dont nous avons besoin en ce moment. Il permet de créer des liens solides, une réelle nécessité. Les rencontres réelles apportent un contrepoids aux technologies et à l’IA. On sent qu’il y a un énorme potentiel et que le secteur événementiel mise fortement sur le live. Il existe deux façons d’utiliser les nouvelles technologies. D’une part, en s’assurant d’être en phase avec elles et en les utilisant. Et, d’autre part, en s’assurant d’apporter des choses que les technologies ne peuvent pas apporter. Je pense que le secteur événementiel a très bien trouvé où se situe ce sweetspot», déclare Petra De Roos.
Organiser un événement d’entreprise peut être compliqué. C’est pourquoi chez Kinepolis Business, vous avez toujours une personne de contact centrale, même lorsque votre événement se déroule dans plusieurs cinémas.
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Que vous projetiez d’organiser une réunion, un lancement de produit ou un congrès, tout doit être soigné dans les moindres
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Belgocatering, acteur de premier plan dans le secteur de la restauration, a acquis le traiteur événementiel renommé Dîner Privé. Connu pour son service exceptionnel et son excellence culinaire, cette acquisition stratégique renforce l’offre de Belgocatering et redessine le paysage du traiteur événementiel en Belgique. Les deux entreprises continueront à opérer sous leurs propres noms.
Jan Verhelle, Directeur Général de Dîner Privé : “S’associer avec Belgocatering est une évolution excitante pour Dîner Privé. Notre engagement commun envers la qualité et la satisfaction client fait de ce partenariat une alliance parfaite. Nous envisageons un avenir prometteur ensemble.”
L’acquisition de Dîner Privé découle de l’engagement de Belgocatering à élargir son offre et à augmenter ses capacités. La réputation de Dîner Privé pour ses services de restauration événementielle de haute qualité et ses solutions culinaires innovantes et personnalisées s’aligne parfaitement avec la mission de Belgocatering d’offrir des expériences culinaires exceptionnelles.
Cette acquisition permet aux deux parties d’élargir considérablement leur offre. Belgocatering peut désormais proposer une gamme plus large de services de restauration, tels que des dîners privés sur mesure et des services de restauration pour de grands événements. Parallèlement, Dîner Privé bénéficie de l’expertise et du portefeuille de clients de Belgocatering. La collaboration assure un niveau de service supérieur et des surprises culinaires. L’innovation reste une priorité pour les deux entreprises, favorisant des échanges enrichissants.
Stefano Teatini, Directeur Général de Belgocatering : “Nous sommes ravis d’accueillir Dîner Privé dans la famille Belgoca-
tering. Cette acquisition est une étape importante dans notre stratégie de croissance et nous sommes très enthousiastes quant aux opportunités qu’elle apporte. Ensemble, nous fixerons de nouvelles normes pour la restauration événementielle.”
Jan Verhelle restera à bord pendant au moins trois ans pour diriger l’intégration des unités événementielles. L’entité combinée vise une intégration transparente de leurs activités pour offrir aux clients une expérience de restauration unifiée et supérieure. Les priorités immédiates sont d’élargir l’offre de services et de maintenir les normes élevées pour lesquelles les deux entreprises sont connues. Les plans futurs incluent l’extension de la portée du marché, l’exploration de nouvelles voies culinaires et le renforcement des relations solides avec les clients et partenaires.
www.belgocatering.be
Colophon: Experience Magazine est une publication trimestrielle de LEO BV
Couverture: JADA events
Tirage: 7.000 exemplaires
Distribution: Belgique, France, Luxembourg et Pays-Bas (Nederlandse versie op vraag verkrijgbaar)
Maison d’édition: LEO BVBA - Rue du Thier 8, 4122 Neupré - 0032 (0)486 13 13 08
Éditeur responsable & rédacteur en chef: Jean-Paul Talbot, Rue du Thier 8, B-4122 Neupré - jp@eventbox.be
Impression: Imprimerie Hendrix, Peer Rédaction: Jeroen Coteur, Jacques Legros, Amandine Demal
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Copyright: Toute reproduction, publication ou copie du contenu de ce magazine est interdite sans autorisation expresse de l’éditeur. En plus d’Experience Magazine, LEO édite également le Belgian Event Manager Guide.
Abonnements: info@eventnews.be
L’abonnement à Experience Magazine s’élève à 130 € par an (hors TVA). L’envoi en-dehors du Benelux et de la France est soumis à des frais de port supplémentaires. Tarif étudiant possible (70 €/an) sur présentation d’une carte étudiant nominative. Les demandes d’abonnement peuvent se faire par écrit en mentionnant le nom, la fonction, le nom d’entreprise et l’adresse d’envoi. La souscription à l’abonnement se fait pour une période d’un an, renouvelée jusqu’à la résiliation. La demande de résiliation doit être introduite par écrit deux mois avant l’échéance de la période d’abonnement.
Le Bea World Hall of Fame récompense les agences pour leur créativité, leur approche innovante, leur réflexion stratégique et leur impact mais souligne également leur fidélité au fil des années. Le classement est basé sur la somme des points obtenus pour chaque prix remporté depuis le lancement Best Event Awards à l’échelle mondiale en 2017.
Xsaga (Pays-Bas) maintient sa position d’agence événementielle la plus récompensée depuis que le trophée est passé de l’échelle européenne à l’échelle mondiale. En deuxième position, on retrouve l’Italien Filmmaster Events, qui grimpe de trois places. L’agence belge The Oval Office décroche une belle troisième place.
1. XSAGA (Pays-Bas)
2. FILMMASTER EVENTS (Italie)
3. THE OVAL OFFICE (Belgique)
4. FEELROUGE WORLDWIDE SHOWS / BALICH WONDER STUDIO (Italie)
4. NEXT GROUP / ADVERTEAM (Italie)
6. DO IT! (Allemagne)
6. NINETYNINE (Italie)
8. EGA WORLDWIDE (Italie)
9. LAQSHYA LIVE EXPERIENCES PVT. LTD. (Inde)
10. FIELDWORK (Norvège)
Les inscriptions pour les 19e Best Event Awards sont désormais ouvertes à tous les événements organisés entre le 1er septembre 2023 et le 30 septembre 2024.
Cette année, les catégories ont été réorganisées afin de mieux refléter les tendances actuelles du marché. Et trois nouvelles catégories ont été ajoutées : Festival, Fair et Use of artificial intelligence.
www.beaworld.com
Folks, agence de référence dans le domaine de l’événementiel, de l’hospitality, du corporate travel et du brand activation, vient d’annoncer un changement majeur dans sa direction. Après plusieurs années de service dévoué, Els Librecht a en effet quitté ses fonctions de directrice générale et sera remplacée par John Jeanquart en date du 28 juin 2024.
Fort de son expérience et de sa vision stratégique, John Jeanquart, ancien international Sports Marketing Manager chez Redbull, a repris les rênes de Folks avec l’ambition de poursuivre l’excellence et l’innovation qui ont toujours caractérisé l’agence. «Je suis honoré de prendre la tête de cette agence à taille humaine qui valorise avant tout la relation avec ses clients. Mon objectif est de continuer à développer notre offre de services tout en renforçant notre position de partenaire de confiance pour nos clients», déclare John Jeanquart.
Depuis sa création, Folks se distingue par son approche personnalisée et son engagement sans faille dans la satisfaction de ses clients. L’agence remercie Els Librecht pour son leadership et ses contributions significatives à la croissance et à la réputation de Folks, et lui souhaite tout le succès possible dans ses projets futurs.
www.wearefolks.be
The Contact Factory organise «MICE in Europe» le jeudi 19 septembre 2024 au Cardo Brussels, Autograph Collection. MICE EU est un événement de réseautage pour les spécialistes du tourisme d’affaires.
Ce salon professionnel aura lieu au CARDO Brussels, un hôtel du groupe Marriott qui ouvrira ses portes cet été en tant que Autograph Collection Hotel.Les exposants à MICE EU sont des Bureaux de Congrès & Conventions représentant plusieurs pays, régions et villes, des boutiques hotels exceptionnels, des chaînes hôtelières internationales, des lieux événementiels, des centres de congrès, DMC et quelques nouveautés.
Tous ces spécialistes de réunions- de congrès et de l’incentive viennent de France, Allemagne, Suisse, Finlande, Islande, Croatie, Malte, Estonie et Belgique. Ils sont à votre disposition pour de courtes présentations et échanges qui vous inspireront. Ils vous informeront sans engagement.
Le salon MICE U est accessible l’après-midi et le soir entre 16h00 et 20h30. L’équipe
CARDO organisera les visites guidées pour vous faire découvrir le plus grand hôtel de conférence de Bruxelles. L’accès est gratuit (sur invitation) et s’adresse uniquement aux personnes impliquées dans l’organisation de réunions et d’événements de petite à grande envergure: European Associations, Corporate Companies, Agences événementielles, PCO’s, AMC’s....
Pauline@thecontactfactory.com
Depuis quelques années, les spectacles de drones en extérieur se sont implantés petit à petit dans le secteur événementiel. Une attraction visuellement spectaculaire, offrant un moment inoubliable. Aujourd’hui, Matrix Droneshows va encore plus loin en proposant des spectacles de drones en intérieur.
Cette nouvelle offre indoor – que Matrix Droneshows est le seul à proposer en Belgique – a été récemment mise en pratique lors d’une conférence de trois jours organisée par une entreprise internationale du secteur financier. Rassemblés à la Gare Maritime, sur le site de Tour & Taxis, les participants venus du monde entier ont assisté à un événement de clôture spectaculaire.
Le spectacle de drones intérieur – avec 50 drones – était truf-
fé d’éléments liés à la bourse : un sigle euro, un sigle dollar, une cloche, des graphiques boursiers positifs et négatifs… Tout le spectacle était orchestré via time code sur une musique assortie. Le spectacle était complété par des lasers de 20 watts et les effets pyrotechniques mobiles de 7theaven.
Avec ce spectacle en intérieur, Matrix Droneshows a créé quelque chose d’unique, parvenant à ajouter une nouvelle dimension à l’expérience de l’événement. Et cela dans des conditions de sécurité maximales, évidemment. Le client et ses invités ont été particulièrement enthousiasmés par ce spectacle inédit.
Client : ICMA, à la demande de The Boosting Group
www.matrixdroneshows.be
Konligo part à la conquête du monde et a conclu plusieurs nouveaux partenariats internationaux. Mais ce n’est pas tout : l’entreprise présente un nouvel accessoire – une bannière frontale pour ses structures – et un nouveau catalogue de location !
En 2024, Konligo a décidé d’explorer de nouveaux marchés. Sa participation au salon international Prolight + Sound à Francfort porte d’ores et déjà ses fruits. L’entreprise a pu établir des contacts avec des distributeurs potentiels et nouer des relations prometteuses.
Konligo a déjà actuellement plusieurs partenariats actifs aux quatre coins du monde :
• MX Evenement en France.
• 25th Group en Espagne.
• Prolight Concepts Group au Royaume-Uni
• Primus Service Maroc au Maroc
• NISHIO ALL RENT CO. au Japon
• Grupo Tu Andamio au Venezuela
• Mountain Productions aux États-Unis
Ces partenaires se chargeront de la location ou de la distribution dans leur région, ouvrant les solutions événementielles innovantes et circulaires de Konligo à un plus large public encore.
BANNIÈRE FRONTALE
La nouvelle bannière frontale est conçue pour se fixer à la perfection sur l’avant des structures Konligo. Cette bannière élégante permet de mettre en valeur votre marque ou votre message. Elle est très facile à fixer, s’harmonise parfaitement avec le design uniforme des dômes et scènes Konligo et peut s’adapter en fonction de vos souhaits. Cette nouvelle innovation attire l’attention sur votre message et crée un event branding d’un tout autre niveau.
CATALOGUE DE LOCATION 2024
Konligo a également remanié son catalogue de location pour 2024, qui rassemble une large sélection de solutions innovantes pour les événements intérieurs et extérieurs. Laissez-vous surprendre et inspirer par cet éventail infini de possibilités.
www.konligo.com
DB Video et Nimblerr sont fiers du rôle qu’ils ont joué en tant que partenaires audiovisuels de premier plan pour les récentes élections du Parlement européen de 2024. Ce projet vient souligner leur volonté de fournir des services audiovisuels de qualité, notamment des concepts graphiques complexes, des installations multi-caméras, des murs LED dynamiques et des solutions de streaming stables et fiables.
FULL AUDIOVISUAL MEDIA PARTNER
DB Video et Nimblerr ont développé ensemble un programme audiovisuel étendu afin d’assurer une production impeccable et intéressante pendant les élections. La vidéo des coulisses montre comment l’équipe a pris en charge avec efficacité la logistique, les aspects techniques et la gestion des risques pour garantir le respect des normes les plus strictes.
Des statistiques impressionnantes :
• 45 caméras pour une couverture impeccable
• Diffusion en 24 langues dans les 27 États membres de l’UE
• Plus de 500 luminaires
• Un mur LED de 193 m²
• 120 stand-ups d’information supervisés par l’équipe
• Plus de 250 collaborateurs impliqués dans le projet
UN PARTENAIRE FIABLE
«Cela fait des années que nous sommes un partenaire fiable du Parlement européen pour la production audiovisuelle», explique Robby Thijs, General Coordinator chez Nimblerr. «Grâce à notre solide expérience et notre souci du détail, nous garantissons une qualité et une fiabilité exceptionnelles à chaque diffusion.»
L’utilisation de technologies de pointe et la planification méticuleuse de DB Video et de Nimblerr ont permis d’assurer le bon déroulement de l’événement, même dans les circonstances complexes des élections. Ce projet illustre l’expertise et la capacité des deux sociétés à gérer et organiser des événements de grande envergure au niveau international.
www.dbvideo.tv
