Driemaandelijks JULI - AUG - SEPT 2024
Afgiftekantoor: Gent X Erkenning: P904117
• TO THE POINT EVENTS VAART VERDER MET 3 KAPITEINS • MY IMPACT TOOL
KRIJGT STEEDS MEER AANHANG • INTERVIEW MET PETRA DE ROOS VAN ACC • MIF2025: EEN DIGITALE EXPORTBEURS • JADA EVENTS VIERT 75 JAAR FAMILIEHULP
Bij het bezoeken van een evenement denken de meeste bezoekers aan de muziek, de sfeer, en de gezelligheid. Wat vaak onopgemerkt blijft, is het werk dat achter de schermen plaatsvindt om een evenement veilig te maken. Dit werk, uitgevoerd door een toegewijd team van professionals, is echter een cruciaal onderdeel van elk event.
Het organiseren van een groot publieksevenement brengt een scala aan veiligheidsmaatregelen met zich mee, uitgevoerd door een onzichtbaar leger van experts. Beveiligingspersoneel, medische teams, logistieke experts en technische specialisten werken maandenlang aan risicobeoordelingen, noodplannen, en de installatie van veiligheidsvoorzieningen zoals brandblussers en nooduitgangen. Deze professionals zorgen ervoor dat de eventlocatie of het terrein voldoet aan alle veiligheidsnormen en ze bereiden zich voor op verschillende noodscenario’s.
Ook voor events met een kleinere omvang is het geen overbodige luxe om grondig over veiligheid na te denken. Hoewel het misschien lijkt dat de risico’s minder groot zijn, kunnen noodsituaties ook daar ernstige gevolgen hebben. Het volstaat om de internationale media in het oog te houden om dat te beseffen: zelfs een bescheiden verjaardagsfeestje kan omslaan in een drama wanneer het springkasteel niet volgens de regels van de kunst is verankerd.
Hoe beter we voorbereid zijn op noodsituaties, hoe minder zichtbaar de risico’s lijken voor de bezoekers. Dit kan leiden tot de misvatting dat er weinig tot geen veiligheidsrisico’s zijn, terwijl het juist de effectieve veiligheidsmaatregelen zijn die zorgen voor deze schijnbare rust. Deze paraatheidsparadox mag niet leiden tot het vieren van de teugels op vlak van veiligheid. Wanneer bezoekers geen veiligheidsproblemen opmerken, is dat een teken dat de voorbereidingen en preventieve maatregelen succesvol zijn geweest.
Een positieve trend binnen de eventsector is dat steeds meer B2B-event agencies investeren in veiligheidsopleidingen voor hun personeel. Deze opleidingen vergroten het bewustzijn en de vaardigheden van medewerkers, wat leidt tot een hoger veiligheidsniveau op evenementen. Deze proactieve aanpak is een teken van professionaliteit en verantwoordelijkheid binnen de sector.
De volgende keer dat u een evenement bezoekt, denk dan even aan het immense werk dat verricht is om uw veiligheid te garanderen. Het is een stille, maar cruciale prestatie die zorgt dat u onbezorgd kunt genieten van muziek, sfeer en gezelligheid. Dit onzichtbare werk verdient onze waardering en erkenning.
JEROEN COTEUR - EXPERIENCE MAGAZINE
06 Het TTPE-schip vaart verder met drie kapiteins
10 De visie van MediaMixer op de professionalisering van de sector
26 Kennismaking met Simon De Paepe, een jonge wolf van Bevas Events
12 way2events bezorgt Cegeka een avond vol elegantie en mysterie
14 WMH Project bood bezoekers een meeslepende ervaring tijdens het NEB-festival
16 Vlaamse bedr ijven in de kijker tijdens de digitale exportbeurs MIF2025
18 JADA events zet Familiehulp in de bloemetjes met groots event
22 My Impact Tool, de eerste Belgische tool die u ondersteunt bij uw duurzame tr ansitie
28 Wim Kegelaer s over de veiligheid van klantengegevens
30 Chr is De Smet (To B-Seen) overloopt enkele aandachtspunten tijdens de voorbereiding van een veilig evenement
32 Do’s & don’ts omtrent event security volgens fielddrive
34 Petra De Roos is sinds dit jaar toegetreden tot het management van ACC
38 Kor te nieuwtjes uit de Belgische eventindustrie
To The Point Events (TTPE) is al sinds 2007 een vertrouwde naam binnen de Belgische eventwereld. Het Limburgse agentschap staat voor een klantgerichte aanpak op maat. Om deze service ook in de toekomst te blijven garanderen, heeft zaakvoerder Bart Koninckx met Reinhilde Degros en Robin Paesen twee medevennoten verwelkomd. Tijd voor een gesprek met de drie kapiteins van het TTPE-schip. bieden voor onze klanten. We hebben geïnvesteerd in het digitale, en in storytelling om verhalen beter tot bij de mensen te brengen. We hebben heel wat kennis opgebouwd omtrent hybride events, en daar plukken we ook vandaag nog steeds de vruchten van. Want we hebben heel wat klanten die ook vandaag nog afwisselen tussen hybride/digitale events en fysieke events. Omdat ze toch heel wat positieve elementen hebben ontdekt bij dat digitale alternatief. Tijd is immers schaars, en die willen ze dus optimaal besteden.”
We treffen het team van TTPE in een drukke periode. Want 2024 loopt opnieuw als een trein voor het agentschap en operationeel worden er weer indrukwekkende prestaties geleverd. “Vorige week was er bijvoorbeeld een moment waarop we meer dan 4000 m² tenten hadden staan voor verschillende projecten”, zo vertelt Robin Paesen. “Dat is toch wel indrukwekkend. Er zijn de voorbije jaren echte piekmomenten ontstaan. We hebben veel nationale klanten, die graag niets plannen in de schoolvakanties van beide landsdelen. En omdat de Waalse en Vlaamse vakanties niet langer gelijklopen, zien we dat B2Bevents steeds meer gaan samenvallen.”
DIGITALE EXPERTISE
TTPE bestaat sinds 2007 en heeft sindsdien een stabiele groei doorgemaakt. “We zijn al 17 jaar een heel stabiele speler”, aldus Bart Koninckx. “We zijn heel geleidelijk maar continu blijven groeien. Zelfs corona heeft ons niet kunnen afstoppen. In het tweede coronajaar draaide TTPE zelfs zijn beste jaar ooit, door zich te richten op bedrijfstelevisie.” Reinhilde Degros vult aan: “We hebben ons toen afgevraagd hoe we oplossingen konden
Door die succesvolle aanpak is TTPE post-corona stevig gegroeid. “Ik heb mij de vraag gesteld hoe we dit op lange termijn konden verankeren”, zegt Bart Koninckx. “We hebben in die periode immers dag en nacht gewerkt. Maar we wilden dit verderzetten op een duurzame manier, zodat iedereen toch nog een normaal leven heeft. Daarom heb ik heb besloten Reinhilde, die al 14 jaar bij ons aan boord is, en Robin, met 6 jaar TPPE-ervaring, allebei medevennoot te maken. Enerzijds is het een beloning voor wat ze al gedaan hebben. Anderzijds is dit ook een
manier om de continuïteit van ons schip op lange termijn te garanderen. Robin en Reinhilde zullen nu mee het gewicht dragen en ook de rest mee op sleeptouw nemen. Iets wat ze eigenlijk al van nature deden.”
Bovendien is het vennoten-trio bijzonder complementair. Robin Paesen: “Reinhilde en ik staan in voor het projectmanagement van de projecten op maat, en daar vullen we elkaar goed aan. Zij is meer bezig met het conceptuele, terwijl ik meer naar de logistieke uitdaging zal kijken. Zij werkt vaak aan de indoor events, terwijl ik de evenementen in open lucht op mijn bord krijg.” “Ik ben eerder bezig met de cijfers, de strategie en business development”, zegt Bart Koninckx. “Daarnaast ben ik natuurlijk ook hun klankbord en hun grootste supporter. En ik duik vaak ook op tijdens de evenementen zelf, als een niet-zo-mysterieuze mystery guest.”
De events die To The Point Events aflevert, zijn stuk voor stuk maatwerk. “We beginnen onze projecten telkens opnieuw met een leeg blad”, zegt Reinhilde Degros. “We proberen telkens de ideale puzzel te leggen, in functie van het project. Daarbij
“ROBIN EN REINHILDE ZULLEN NU MEE HET GEWICHT DRAGEN EN OOK DE REST MEE OP SLEEPTOUW NEMEN. IETS WAT ZE EIGENLIJK AL VAN NATURE DEDEN.”
willen we bijvoorbeeld niet afhankelijk zijn van materialen die we zelf hebben. We zoeken steeds de beste oplossing voor onze klant op dat moment.” “Ons team is onze grote kracht”, aldus Bart Koninckx. “We hebben zeer gevarieerde teamcompetenties die we heel mooi laten blenden. We kunnen steeds een team samenstellen in functie van de noden van het project.”
Naast de maatwerk-evenementen onder de vlag TTP Original, heeft TTPE nog twee gespecialiseerde afdelingen. “Inspire Your Tribe is onze teambuildingafdeling”, aldus Bart Koninckx. “Dit zijn kleinere projecten, maar ze worden wel regelmatiger gedaan. Daarnaast hebben we ook nog een afdeling MICE/DIGITAL waarmee we onder andere congressen en digitale/hybride events afleveren. In deze twee afdelingen kunnen we makkelijk nog groeien omdat je hier meer gestandaardiseerd kunt werken, en deze projecten vaak ook minder intensief zijn dan onze maatwerk-events.”
EXTREEM KLANTGERICHT
TTPE kan rekenen op een hele schare trouwe klanten. “Sommige gaan zelfs al mee van in ons eerste jaar”, zegt Bart Koninckx. “Wij moeten het dan ook vooral hebben van mond-aan-mondreclame: tevreden klanten die zelf terugkomen en hun ervaring doorvertellen. In een tijd waarin service en klantvriendelijkheid overal vaak wat minder zijn, val je daar mee op. Want voor elke klant is zijn event natuurlijk hét moment van het jaar.” Robin Paesen: “We zijn extreem klantgericht. Reinhilde is ooit zelfs last-minute veters gaan kopen voor een klant die toekwam met witte schoenen met vuile veters. Dat is de klant enorm bijgebleven. En we zijn voor hem blijven werken.” Reinhilde Degros: “We merken dat zodra er een persoonlijke match is met de klant, dat je tot de mooiste realisaties komt. Die veters maken het evenement natuurlijk niet… Maar zo’n situatie versterkt wel die persoonlijke band.”
“ONZE SECTOR IS EIGENLIJK TOPSPORT. OP ELK EVENEMENT MOETEN WIJ ER STAAN, WANT ONZE KLANTEN VERDIENEN DE BESTE VERSIE VAN ONSZELF.”
COMMUNITY
Het team van TTPE bestaat uit een diverse groep getalenteerde professionals, die samen een harmonieuze eenheid vormen. “Daarnaast hebben we ook een brede pool van zorgvuldig geselecteerde freelancers en flexiwerkers”, aldus Robin Paesen. “Ook zij dragen ons DNA. Allemaal samen vormen we een echte community.” Bart Koninckx: “Een mooie voorbeeld daarvan is de WhatsApp-groep waar de teams op verschillende projecten voortdurend foto’s doorsturen en elkaar succes wensen. Er is een grote bereidheid om elkaar te helpen schitteren, zonder jaloezie.”
ARCHITECTEN
De rol van het TTPE-kernteam is in de loop der jaren geëvolueerd. Robin Paesen: “Vroeger waren wij zelf als eerste op een productie aanwezig, en vertrokken wij als laatste. Dat is nu anders, omdat we echt op onze freelancers kunnen vertrouwen. Zo optimaliseren we onze werking en kunnen we ook iedereen een aangenaam privéleven bieden.” “We zien onszelf als een team van architecten en bouwheren”, gaat Bart Koninckx verder. “De operationele mensen, die kunnen we inhuren, afhankelijk van het project. Tegelijkertijd willen we ook blijven investeren in onze eigen kennis en vaardigheden. Opleidingen zijn dan ook heel belangrijk. Om de twee jaar is er een EHBO-cursus, bijna iedereen heeft een heftruckrijbewijs, we hebben iemand met een brevet van dronepiloot, drie van onze mensen zijn Preventieadviseur niveau 3, etc.”
De meest bijzondere functie binnen TTPE is zonder twijfel de Chief Happiness Officer. Bart Koninckx: “Onze sector is
eigenlijk topsport. Op elk evenement moeten wij er staan, want onze klanten verdienen de beste versie van onszelf. Maar hoe kan je andere mensen gelukkig maken als je zelf niet goed in je vel zit, als je niet die energie, die vibe, die goesting hebt? Daarom hebben we enkele jaren geleden deze rol geïntroduceerd, iemand die oog heeft voor iedereen, en checkt of alles ok is.” “Anouck zorgt voor de kleine werkgelukjes in ons team”, gaat Robin Paesen verder. “Als er iemand jarig is wordt zijn of haar werkplek versierd, na een intense periode is een plots een verrassingslunch,… Allemaal kleine dingen die het werk een stuk aangenamer maken. Bovendien is haar positivisme heel besmettelijk.”
Momenteel is TTPE nog op zoek naar versterking. “We zijn nog op zoek naar een elfde persoon om onze maatwerkafdeling te versterken”, zegt Bart Koninckx. “Een volwaardige back-up, die snel kan meedraaien zodat ook Robin en Reinhilde er eens wat vaker tussenuit kunnen.” Robin Paesen: “Toch is het niet de bedoeling om per se veel groter te worden. Met onze tien mensen vormen wij nu één hechte groep, zonder dat er kliekjes ontstaan. We zijn pas nog op Ibiza geweest als incentive, en dat was ook echt als één groep. Ik denk dat groter worden onvermijdelijk betekent dat je een bepaalde opdeling krijgt. En dat willen we niet. Iedereen zou eigenlijk aan één tafel moeten passen.”
– bekend van The Sphere – is alvast veelbelovend. Dit project zal Limburg op de internationale kaart zetten. Met TTPE hebben wij de omkadering van de eerstesteenlegging verzorgd, en zullen wij ook een preferred partner van de locatie zijn. Wij kijken dan ook heel erg uit naar deze nieuwe speeltuin in onze achtertuin, die vanaf januari 2026 operationeel zou moeten zijn”, zo besluit Bart Koninckx.
Na de zomer begint men vlakbij de thuisbasis van TTPE te bouwen aan de Corda Arena. “Deze locatie biedt tal van nieuwe mogelijkheden dankzij de nieuwste technologieën, iets waar wij ons de voorbije jaren ook heel erg in verdiept hebben. Het unieke ontwerp van het Londense architectenbureau Populous
België staat gekend om zijn events. In ons DNA zit de drive om dingen te organiseren, van corporate events en braderijen tot wijkfeesten en festivals etc. Ons land is rijk aan allerhande organisatoren groot en klein, professioneel en minder professioneel, met of zonder diploma, in vast dienstverband of freelancer,… Kortom, heel gevarieerd en divers. Dit is een echte troef van ons land. Onder de noemer ‘professionalisering’ zijn heel wat sectoren intussen in handen gekomen van grote (vaak buitenlandse) spelers. Denk maar aan een aantal venues in België, de wielerwedstrijden, het profvoetbal,… Moeten we alles professionaliseren? En wat betekent ‘professioneel zijn’ eigenlijk? Tom Bellens, CEO van MediaMixer, legt uit hoe hij kijkt naar deze evolutie…
“Event Confederation heeft de ambitie om de hele eventsector van organisatoren in kaart te brengen, de spelers te identificeren en hen een stem te geven”, zegt Tom Bellens. “Organisatoren hebben met hun kennis over organisatie, veiligheid, draaiboeken en risico’s de capaciteiten om veel meer te doen dan alleen evenementen organiseren. Ze kunnen ook complexe projecten op zich nemen en realiseren, of zelfs bedrijven helpen transformeren.”
“Onze sector stelt terecht dat wij de ‘professionals’ zijn op vlak van organisatie. Niemand kan een evenement beter en veiliger organiseren dan wij. Dat klopt helemaal. Organiseren is een werkwoord, en het is ons dagelijks werk, waardoor we veel kennis en ervaring in huis hebben. Wij zijn stuk voor stuk kanjers in het ontwerpen van draaiboeken, het leiden van een publiek, het beheersen van Murphy, het omgaan met de ongrijpbare grillen van bezoekers, …”
“De eventsector verdient dus zeker het vertrouwen van de overheid. Maar zelfs dan zullen we ons moeten aanpassen, inhoudelijk professionaliseren, verenigen en oproepen tot nog meer actie op vlak van opleiding en kennisdeling.”
WAT IS EEN ‘PROFESSIONELE’ ORGANISATOR?
Het verschil tussen professioneel en niet-professioneel organiseren kan verschillende aspecten omvatten, waaronder:
Ervaring en expertise:
“Professionele organisatoren hebben vaak meer ervaring en expertise opgebouwd in het plannen en uitvoeren van evenementen. Ze begrijpen de industrienormen, trends en beste prak-
tijken. Niet-professionele organisatoren missen vaak deze ervaring en expertise, waardoor ze fouten kunnen maken of problemen kunnen tegenkomen die met meer kennis voorkomen hadden kunnen worden.”
Netwerk en leveranciersrelaties:
“Professionele organisatoren hebben doorgaans een uitgebreid netwerk van leveranciers en partners opgebouwd, zoals cateraars, locatiebeheerders, entertainers, enzovoort. Ze hebben mogelijk ook gunstige relaties met deze leveranciers, wat kan resulteren in betere deals en service.
bewust zijn van potentiële risico’s of hebben mogelijk niet de middelen om ze effectief aan te pakken.”
Tom: “Over het algemeen kunnen professionele organisatoren van evenementen een hogere kwaliteit en meer naadloze ervaring leveren, terwijl niet-professionele organisatoren meer risico lopen op fouten en uitdagingen. Bij MediaMixer maken veiligheid en welzijn een essentieel deel uit van onze organisatiecultuur. Risicoanalyses en preventiemaatregelen vormen een vast onderdeel van elk project. We zijn dan ook fier dat wij als eerste Belgisch communicatiebureau het ISO 45001-certificaat hebben behaald, de internationale standaard voor veiligheidsmanagement.”
“Willen we nog meer ernstig genomen worden, dan ligt de toekomst in het meer professionaliseren en in een meer inhoudelijke benadering die nauwer aansluit bij de basis van communicatie: het overbrengen van een boodschap. Wie dit inziet, opent een groot en bruisend blik vol nieuwe mogelijkheden. Het succes daarbij hangt vaak af van het traject dat je met communicatie aflegt. We moeten veel meer op langere termijn werken met onze klanten en de overheid. We moeten dus minder focussen op dat ‘one shot’ jaarlijkse evenement. Organisatoren moeten het vertrouwen krijgen en meer inzetten om hun klanten 365 dagen per jaar te begeleiden bij het vertellen van hun verhaal, intern en extern.”
“De toekomst ligt naast entertainment in meer inhoudelijke events en een samenwerking op langere termijn. Wie dat inziet, trekt een groot en bruisend blik open vol nieuwe mogelijkheden.”
“ORGANISATOREN ZIJN DE LOODGIETERS VAN DE MAATSCHAPPIJ. THEY MAKE IT HAPPEN!”
Niet-professionele organisatoren missen mogelijk deze brede connecties en kunnen moeite hebben om betrouwbare leveranciers te vinden of goede deals te onderhandelen.”
Planning en organisatie:
Professionele organisatoren hebben gevestigde systemen en processen voor het plannen en organiseren van evenementen. Ze hebben vaak een gestructureerde aanpak, inclusief checklists, planningstools en ervaren personeel. Niet-professionele organisatoren kunnen minder georganiseerd zijn in hun aanpak. Ze kunnen belangrijke details over het hoofd zien, zoals vergunningen, veiligheidsmaatregelen of logistieke uitdagingen.
Risicobeheer:
“Professionele organisatoren begrijpen de risico’s die gepaard gaan met evenementen en hebben vaak een plan om deze risico’s te beheren. Dit kan onder meer verzekeringen, noodprocedures en back-upplannen voor onverwachte omstandigheden omvatten. Niet-professionele organisatoren kunnen zich minder
“Dit houdt ook in dat je het verwachtingspatroon bij het publiek moet bijsturen. Als iemand een uitnodiging krijgt met als titel ‘personeelsfeest’, dan doet die een feestelijke outfit aan en verwacht die een traditioneel fun-feestje. Als die verwachtingen niet worden ingelost, gaat die persoon naar huis met een figuurlijke kater. Wie een breder en inhoudelijk verhaal vertelt op een langere termijn, kan dit vermijden en wél komen tot communicatie die scoort op vlak van duidelijkheid, corporate culture, afstemmen van de toekomstvisie en het overbrengen van een boodschap. Kortom: alles wat we met events willen bereiken blijft mogelijk, maar op een andere manier.”
WIE WIL DE KOP TREKKEN?
“Ik zou hierbij dan ook bedrijven, organisaties en de overheid willen oproepen om niet te wachten om samen te organiseren, zelfs als de toekomst onzeker is en ook het economische klimaat verre van ideaal. Juist nu kan onze sector leiderschap tonen. Communiceren met alle stakeholders is nu meer dan ooit van belang, zowel intern als extern. Wij hebben de kennis en ervaring om elke boodschap te kneden naar een format dat werkt én veilig georganiseerd kan worden. Organisatoren zijn de loodgieters van de maatschappij. They make it happen!”
Cegeka heeft de voorbije jaren een rijke traditie van spectaculaire personeelsfeesten opgebouwd. Ook dit jaar deed het bedrijf opnieuw een beroep op way2events, dat een elegant en vooral mysterieus evenement uitwerkte voor meer dan 3000 deelnemers.
In de schaduw van de Cegeka Arena in Genk creëerde way2events een wereld vol elegantie, mysterie en dansende schaduwen voor het personeelsfeest onder de noemer “Black Masquerade”. De ware identiteit van de deelnemers bleef hierbij verborgen achter de verleiding van intrigerende maskers, die speciaal op maat gemaakt werden en zorgden voor een onvergetelijke ervaring.
RODE DRAAD VAN MYSTERIE EN ELEGANTIE
Muziek speelt een belangrijke rol tijdens de personeelsevents van Cegeka. Daarom werd naast de Cegeka Arena een festivalterrein ingericht, en dit ook helemaal in het thema van Black Masquerade. De gedetailleerde afwerking zorgde daarbij voor een maximale beleving bij de bezoekers. De feestvierders konden terecht bij drie podia, elk met een eigen karakter. De sfeervolle spiegeltent was de plek voor akoestische livemuziek en de glazen serre deed dienst als dansarena. Maar dé blikvanger was ongetwijfeld het reuzenmasker op het hoofdpodium, waar enkele grootschalige optredens gepland stonden. In elke hoek van het terrein viel er wel iets te proeven of te beleven, met tal van eetkraampjes, drankpunten en entertainmentzones. Maar ook hier werd de thematische rode draad van mysterie en elegantie overal aangehouden.
ANIMATIE IN ALLERLEI VORMEN
Op vlak van animatie was er een breed aanbod voorzien, met voor elk wat wils. Deelnemers konden op avontuur gaan in een
intrigerend doolhof, genieten van een verfijnde English High Tea, zich laten betoveren door de kunsten van een goochelaar, deelnemen aan elegante dansworkshops en zich laten opmaken bij een stijlvolle make-up stand. Daarnaast waren er mogelijkheden om eigen maskers te verfraaien en deel te nemen aan een bijzondere schermworkshop. De zorgvuldig samengestelde line-up, het gedetailleerde festivalplan en de doordachte social media-campagne waren tot in de puntjes uitgevoerd om de ervaring op de dag zelf te maximaliseren.
Tijdens het evenement werden de kernwaarden van Cegeka, familie, nauwe samenwerking, innovatie en vakmanschap, in de verf gezet met de introductie van de zogenaamde Guardians. Deze personages, waaronder de Guardian of Craftsmanship, de Guardian of Silence & Mystery, en de Guardian of Elegance, creeerden onvergetelijke momenten gedurende de avond, elk in hun eigen symbolische zone op het terrein. Ze boden de gasten de gelegenheid om hun eigen pad te volgen en op een unieke en betekenisvolle manier kennis te maken met de essentie van Cegeka.
Tijdens de Black Masquerade werd ook uitgepakt met een verfijnd en bijzonder divers culinair aanbod. De Cegeka-medewerkers konden bijvoorbeeld genieten van trendy pinsas, smaakvol-
le pasta, loaded hummus en een chique Black Belgian BBQ. Heerlijke hapjes werden constant rondgedragen en een late night snack maakte de avond compleet. Atelier V serveerde een breed aanbod van gerechten, dat perfect paste binnen het thema van de Black Masquerade. Ook bars, balies en opruimgebieden werden naadloos in het thema werden geïntegreerd, waardoor de medewerkers zich volledig ondergedompeld voelden in een wereld van mysterie en elegantie.
Tijdens zijn personeelsevents verwelkomt Cegeka telkens een divers publiek, met zowel Belgen als Nederlanders. Hier werd op ingespeeld met het muzikale aanbod. In de spiegeltent kon men in alle rust genieten van intieme live optredens. En wie zin had in stevige beats, kon zijn hart ophalen in de glazen serre, waar Belgische en Nederlandse DJ’s zoals Darkraver en Karakals geprogrammeerd stonden. Ook aan het hoofdpodium konden de medewerkers uitbundig meedansen met onder andere Butterfly Effect en Crazy Sir G. Dan was het tijd om de Guardians te laten samenkomen. Na dit indrukwekkende moment, verscheen de hoofdact op het podium, de Belgische top-DJ Lost Frequencies. Heeft feest werd afsloten met een bijzonder energieke set van Omdat het Kan & Average Rob.
Met Black Masquerade 2024 heeft way2events voor Cegeka een magische avond vol weelde, glamour en mysterieuze elegantie neergezet. Het agentschap is bijzonder trots dat het opnieuw een uniek event voor Cegeka heeft mogen organiseren en kijkt met veel voldoening terug op deze bijzondere ervaring. Het werd een onvergetelijke avond waarop elke medewerker van Cegeka heeft kunnen genieten van een betoverende wereld vol mysterie en klasse.
De tweede editie van het Festival van het Nieuw Europees Bauhaus (NEB) vond afgelopen april plaats in Brussel. Dit festival maakt integraal deel uit van het overkoepelende New European Bauhaus-initiatief, dat in 2021 door de Europese Commissie werd gelanceerd. Het wil de Europese Green Deal koppelen aan onze alledaagse leefomgeving en alle burgers uitnodigen om samen te fantaseren over en te bouwen aan een mooiere, duurzamere en inclusievere toekomst. De uitdaging van een dergelijk evenement? Het grote publiek samenbrengen en bewust maken van deze thematiek door projecten en vooruitgang te belichten die al toonaangevend zijn. Dit gebeurt door het integreren van de kernwaarden schoonheid, duurzaamheid en inclusie. Maar hoe moet je dit perspectief bij het bredere publiek krijgen? Hoe kan het grote publiek betrokken worden bij een evenement dat in eerste instantie wordt gezien als een ‘niche’ thema? Communicatie rond het evenement speelde een essentiële rol, zo legt WMH Project uit.
Om dit te bereiken kon WMH Project rekenen op de samenwerking van zijn teams, met hun uiteenlopende talenten en expertise: van planning tot logistiek, inclusief de relaties met de verschillende invloedrijke pers en sociale media. WMH Project bood bezoekers een meeslepende ervaring door middel van verschillende activiteiten, waaronder workshops, tentoonstellingen, artistieke optredens en een duurzame modeshow.
Om het succes van het evenement te garanderen, bovenop een vlekkeloze creatieve en logistieke organisatie, sloegen alle communicatieafdelingen van WMH Project de handen ineen om een 360° communicatiecampagne te ontwerpen, resulterend in een echt succesverhaal op elk
gebied. Communicatie was van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat alle acties voor het evenement echt relevant waren voor het doelpubliek, dat de boodschappen goed door hen werden opgepikt en, vooral, .... om ervoor te zorgen dat dit publiek aanwezig was op de festiviteiten!
3 MAANDEN VOORBEREIDING, 5 DAGEN EVENEMENT, DUIZENDEN DEELNEMERS
Na slechts drie maanden van zorgvuldige voorbereiding heeft het Festival van het Nieuwe Europese Bauhaus het daglicht gezien. Meer dan 50 Belgische en Europese artiesten, honderden internationale sprekers en experts kwamen samen om 80 duurzame projecten in de kijker te zetten. Het Festival was ingedeeld in Fest, Fair
en Forum hubs en trok duizenden deelnemers, die konden genieten van tientallen concerten, theatervoorstellingen, filmavonden en nog veel meer.
Tegelijkertijd kregen deelnemers de kans om een breed aanbod aan thema’s te verkennen in ruim zestig workshops. Debatten onder leiding van experts stimuleerden discussie en reflectie over duurzaamheid en inclusie, en brachten honderden mensen samen die vastbesloten waren om een betere toekomst te creëren. Tot slot was er een tentoonstelling over opmerkelijke duurzaamheidsprojecten in Europa en daarbuiten.
Om het publiek naar het festival te krijgen en de waarden en missies van het NEB te verspreiden, ging WMH Project verder dan de nationale grenzen. “Dankzij ons pan-Europese netwerk van communicatieagentschappen, WMH Network, werd er een PR-campagne opgezet in 12 Europese landen en werden er meer dan 40 persberichten verspreid. Dit bracht een enorme mediabelangstelling tot stand, verhoogde de zichtbaarheid van het NEB Festival en bereikte een publiek van meer dan 100 miljoen mensen”, zegt Vincent Morrens, Head of Media Relations bij WMH Project.
Daarnaast werden ongeveer honderd interviews afgenomen en waren er bijna 100 journalisten ter plaatse aanwezig. Er werden partnerschappen aangegaan met grote Europese media zoals EFE, RAI, Agerpres en BTA, maar ook met lokale media zoals BX1 en Bruzz.
Van het maken van een op maat gemaakt mediaprogramma tot gepersonaliseerde uitnodigingen aan Europese journalisten, dagelijkse ondersteuning ter plaatse en nog veel meer, het PR-team van het WMH Project spaarde geen moeite. Het resultaat? Grootschalige media-aandacht in slechts een paar weken, met meer dan 2.000 gepubliceerde artikelen in heel Europa, waardoor de waarden en de impact van dit evenement ver buiten onze grenzen werden verspreid. Dit kwam bovenop een Out Of Home-campagne met posters en displays, evenals radio- en tv-spots, die werden gelanceerd om het evenement in België meer bekendheid te geven.
“Communicatie rond een evenement is cruciaal voor het succes ervan,” verklaart Vinciane Morel de Westgaver, General Manager bij WMH Project. “Dit project was een echte uitdaging en we zijn erg blij met de resultaten die in zo’n korte tijd zijn bereikt. Ons netwerk van agentschappen heeft in grote mate bijgedragen aan dit succes, doordat elke lokale expert zeer snel kon reageren op de behoeften in elk land. Dankzij onze jarenlange samenwerking was ons team in staat om een opmerkelijk niveau van soepelheid en efficiëntie te handhaven.”
INFLUENCE, SOCIALE MEDIA, CAMPAGNES ADS: ENGAGEMENT STIMULEREN
Laura Bini, Head of Digital Communications bij WMH Project, vervolgt: “We hoeven niet te benadrukken hoe belangrijk digitale communicatie vandaag is om het publiek te informeren, sensibiliseren en activeren.” Gedurende drie maanden heeft WMH Project de sociale netwerken van het New European Bauhaus een boost gegeven met honderden contentberichten op Instagram, Facebook, LinkedIn en Threads. Daarmee trok WMH Project de aandacht en betrokkenheid van duizenden mensen, van het grote publiek tot design-, mode- en architectuurprofessionals.
Dit werk, in combinatie met gerichte campagnes op platforms zoals YouTube en Google, genereerde een totaal van meer dan 58 miljoen weergaves in heel Europa. Tegelijkertijd werd een krachtige influencercampagne uitgevoerd met de medewerking van 10 Belgische en Europese influencers, die er glansrijk in slaagden hun gemeenschap te mobiliseren rond de waarden van NEB.
Vinciane Morel besluit: “Deze combinatie van een zorgvuldige organisatie en een 360-graden strategische communicatie, waarbij elke afdeling nauw samenwerkte, resulteerde in een evenement dat de verwachtingen van de Europese Commissie overtrof.
De inzet, grenzeloze creativiteit en flexibiliteit van onze teams waren de essentiële ingrediënten van dit succes en illustreren eens te meer het cruciale belang van communicatie bij het organiseren van een evenement op Europese schaal. We kunnen trots zijn op elk van onze collega’s, die zich volledig hebben ingezet om zo een positief resultaat te bereiken.”
Gedurende het hele jaar 2025 zullen Vlaamse bedrijven wereldwijd in de kijker worden gezet tijdens Made in Flander s, oftewel MIF2025. Plaats van afspraak? De virtuele MIFWorld, die ontwikkeld werd door Threedee World. Met dit initiatief wil het bedrijf - waar ondertussen o.a. Lode Peeters, Voorzitter van Belgische technologiefederatie Agoria, is ingestapt - aantonen dat het digitale/hybride event absoluut zijn plek heeft binnen het Belgische evenementenland schap, zo vernemen we van CEO Diego Dupont.
In 2020, vlak voor de pandemie, begon Threedee World met het opzetten van virtuele 3D-omgevingen waarin evenementen konden plaatsvinden. “Dit platform leent zich perfect voor conferenties, beurzen, muziekevenementen, jobbeurzen…”, aldus Diego Dupont. “Tijdens de pandemie heeft men daar gretig gebruik van gemaakt, omdat er geen alternatief was. Maar vanaf de tweede helft van 2022 heeft België qua eventorganisaties vrijwel volledig teruggegrepen naar het fysieke. Bij Belgische evenementenorganisaties staan digitale events op de SWOT-analyse vaak bij de “T” (Threats). In schril contrast met wat in de omliggende landen gebeurt, en zeker in Frankrijk. Daar zien we dat het stilaan de norm is geworden om evenementen op een hybride manier te organiseren… en met daverend succes. Digitale evenementen staan daar bij de “O” (Opportunities).”
FRANSE SUCCESCASE
Nochtans kunnen digitale en hybride events een succesverhaal zijn. “Ik verwijs graag naar de technologiebeurs Viva Technology in Parijs. In 2020 heeft men dit event om de gekende redenen moeten afgelasten, daar waar men in 2019 nog 124.000 fysieke bezoekers had. Er is toen beslist om vanaf 2021 het event hybride op te zetten. In 2021 had men 26.000 mensen live aanwezig – zij het nog met mondmaskers, afstandsregels, timeslots etc. -, en ook nog eens 114.000 (betalende!) bezoekers digitaal. Na de pandemie heeft men dit recept doorgetrokken. Met als gevolg een stijging naar 91.000 mensen live en 300.000 mensen digitaal in 2022 tot zelfs 150.000 mensen live en 405.000 digitaal in 2023. De editie van dit jaar telde zelfs meer dan een half miljoen digitale deelnemers, dat is dus een meer dan verviervoudiging van het aantal deelnemers op drie jaar tijd. In tegenstelling tot wat men zichzelf in België wijsmaakt, namelijk dat digitale events fysieke bezoekers kannibaliseren, zijn het aantal fysieke bezoekers in Frankrijk mee gestegen. Dat is normaal, want digitale bezoekers willen ook wel eens komen kijken.”
Onder andere dit Franse succesverhaal was een inspiratie om in België iets gelijkaardigs te doen. “We merken dat er ook hier een vraag bestaat. Ik denk bijvoorbeeld aan deelnemers van vakbeurzen. Heel wat bedrijven zijn niet meer bereid zijn om dure vierkante meters te betalen maar willen wel op een digitale manier contacten leggen met potentiële en bestaande klanten. En omdat zoiets niet georganiseerd wordt door de evenementenindustrie, hebben we gezegd: we doen het zelf. Trouwens, als je een internationaal publiek
wil aanspreken dan kan je niet anders dan digitaal of hybride te organiseren. Zo was FTI SuperNova een prachtig evenement, maar tegelijk een gemiste kans. Het is niet onze ambitie om een parallel circuit op te zetten, want wij zijn in de eerste plaats een techbedrijf. Maar we willen tonen dat wat we in Frankrijk kunnen realiseren, ook in België mogelijk is.”
Daarom lanceert Threedee World nu MIF2025. “MIF staat voor Made in Flanders. Sinds de pandemie zien we een terugval van de Vlaamse export in heel wat sectoren. Daarom willen we Vlaamse bedrijven in de kijker willen zetten op het wereldtoneel. Op Viva Technology hadden we digitale bezoekers uit maar liefst 178 landen. We weten dus perfect hoe we dit moeten aanpakken. Het is een project waaraan Vlaamse bedrijven kunnen deelnemen, mét financiële ondersteuning vanuit Vlaanderen. Wat maakt dat een deelname aan MIF2025 niet meer dan enkele honderden euro’s kost. Bovendien gaan we exposanten ook bijstaan bij het aanvragen van die subsidies en werken we samen met diverse sectorfederaties… Want MIF overspant meer dan 60 sectoren. Het wordt dus een groot evenement.”
APP
MIF2025 wordt een evenement dat bestaat uit twee delen. “Er is enerzijds een MIF-app ontwikkeld, die in oktober dit jaar gelanceerd wordt. Deze is vergelijkbaar met een sociale media app zoals Instagram of Facebook, met dezelfde functionaliteiten, om mensen op B2B-vlak met elkaar in contact te brengen. Het grootste verschil is dat je hier niet eindeloos hoeft te scrollen, maar net heel doelgericht op zoek kan gaan naar bedrijven uit bepaalde sectoren. Men kan bedrijven volgen, ermee chatten, content delen, videobellen, etc. Bovendien zal de app ook na MIF2025 blijven bestaan.”
MIFWORLD
Het andere deel is een immersieve 3D-beleving. “De virtuele wereld die wij in 2021 zijn beginnen bouwen, gaan wij nu inzetten voor MIF. MIFWorld wordt gelanceerd op 6 januari 2025, en blijft open tot 31 december 2025. Het is een omgeving - een equivalent van 814.000m² - opgebouwd in een hexagonstructuur, met een centrale dome, omgeven door 72 event-
buildings. We werken met zes thema-districten: ‘industrie & productie’, ‘technologie & innovatie’, ‘dienstverlening’, ‘duurzaamheid & milieu’, ‘logistiek & transport’ en ‘kunst, cultuur & vrije tijd’. In dat laatste segment, het Yellow district, hebben we bovendien een paviljoen heel specifiek voor eventmanagement. We bieden evenementenorganisaties dus de kans om daar zelf te tonen wie zij zijn en wat zij doen.”
De virtuele wereld van MIF biedt echt een waaier aan mogelijkheden. “MIFWorld is volledig gebouwd met de Unreal-engine, bekend van o.a. de videogame Fortnite. In de digitale showrooms kan je bijvoorbeeld producten of machines in 3D bekijken, en de technische fiches raadplegen. Er zijn 215 interactieve billboards die kunnen worden aangepast naargelang het profiel van de bezoeker. Er zijn rooftops voor netwerkevenementen. Tijdens het jaar van MIF2025 zullen er op het platform zo’n 500 events plaatsvinden: workshops, webinars, paneldiscussies… Er zijn ook nieuwe technologieën ingebouwd, zoals A.I.-gestuurde avatars, de zogenaamde robotars. Zij communiceren met de bezoekers en zetten je op weg naar de gewenste sectoren en bedrijven.”
DOELGERICHT WERKEN
In totaal zullen er zo’n 900 exposanten kunnen deelnemen aan MIF2025. “We gaan heel doelgericht om met exposanten. Wanneer een bedrijf op zoek is naar een bepaalde afzetmarkt in een bepaalde regio, dan gaan wij samen met exportexperts kijken wie de potentiële klanten in die regio zijn, hoe we die kunnen segmenteren, hoe we die kunnen bereiken, en hoe we het contact tussen de klant en het bedrijf online kunnen faciliteren. Dat is een hele andere aanpak dan een klassieke beurs, waar je de vierkante meters boekt, je stand opbouwt en vervolgens moet hopen dat er veel volk komt en dat het de juiste personen zijn. Dat model is stilaan passé… Wij gaan dus omgekeerd te werk. In tegenstelling tot een fysieke beurs is het voor ons ook niet belangrijk om een bepaald aantal bezoekers te halen. Want dat zegt eigenlijk niets. Wij willen doelstellingen bepalen op maat van elk deelnemend bedrijf. Wij hebben geen werk met elektriciteit, catering, etc. Dus wij kunnen ons focussen op wat echt telt: de kwaliteit van de contacten: de juiste markt, de juiste regio, de juiste persoon.”
Met MIF2025 wil Threedee World tonen wat er op digitaal vlak allemaal mogelijk is. “Het is de bedoeling om dit initiatief op te zetten telkens wanneer er een wereldexpo is, en dit op termijn ook voor andere landen te gaan doen, om zo tot een soort wereldexpo te komen die toegankelijker is voor alle soorten bedrijven. Maar het is ook voor de evenementenindustrie een uitgelezen kans. Om zichzelf te tonen, of om het te ervaren. Tomorrowland is Vlaanderens export product nummer 1 en zet al jaren zwaar in op het digitale. Ze zijn dan ook niet voor niks op zijn minst ‘toonaangevend’ te noemen, zowel in Vlaanderen als ver daarbuiten. Tomorrow is unstoppable. Het wordt tijd dat men dat inziet. We mogen in Vlaanderen die boot dus niet opnieuw missen, wat ons overkomen is met de e-commerce industrie. We mogen best wat trotser zijn en een pak meer ambitie tonen. The World has Become our Audience ”, aldus Diego Dupont.
https://threedee.world https://mif2025.com
Het eerste weekend van mei heeft JADA events een van de grootste evenementen uit haar geschiedenis georganiseerd. Voor de viering van het 75-jarig bestaan van Familiehulp werd alles uit de kast gehaald om de meer dan 17.000 deelnemers een onvergetelijke dag te bezorgen.
Ruim anderhalf jaar geleden werd JADA events uitgenodigd op het hoofdkantoor van Familiehulp om er – net zoals enkele collega-eventkantoren - hun kijk op de viering van 75 jaar Familiehulp te komen presenteren. JADA events stelde voor om een gevarieerde familiedag te organiseren in De Schorre te Boom – de locatie die wereldberoemd werd dankzij Tomorrowland. Het idee viel in de smaak, en zo werd JADA events uitgekozen om dit project te realiseren.
NAUWE SAMENWERKING MET DE KLANT
Deze keuze was nog maar het begin van een traject van anderhalf jaar. Gedurende deze periode waren er regelmatige overlegmomenten met een werkgroep
van mensen van Familiehulp, diverse partners en het team van JADA events. Voor de klant was het belangrijk dat het een gezellig familiegebeuren zou worden, waarbij niet enkel de medewerkers van Familiehulp, maar ook hun partners en kinderen een toffe dag zouden beleven. Daarnaast wilde men ook een gevarieerd programma, waarbij zowel sport, beweging, relaxatie en entertainment aan bod zouden komen.
Twee weken van opbouw en afbraak zorgden ervoor dat het terrein perfect was voorbereid om 17.500 gasten te ontvangen. De Schorre werd voor deze gelegenheid getransformeerd tot een volledig Familiehulp domein. Het terrein was
daarbij verdeeld in vijf grote zones. Voor de avonturiers waren er activiteiten zoals boogschieten, schermen, waterfietsen, een BMX-parcours en een zipline. Voor degenen die op zoek waren naar rust, waren er massages beschikbaar in een speciaal opgezet wellnessdorp. Kinderen en ouders genoten samen van talloze initiaties en activiteiten.
De absolute eyecatcher op het domein was het reuzenrad. Een ritje gaf de bezoekers niet enkel een indrukwekkend uitzicht op het podium, maar ook over het hele domein en de omgeving. JADA events was immers op het idee gekomen om het reuzenrad helemaal bovenaan de zogenaamde ‘put’ te plaatsen, wat zorgde
voor een bijkomend hoogteverschil. En van zodra de avond viel, maakte de verlichting het geheel nog spectaculairder.
Het evenement bood ook een uitgebreid muzikaal programma, verdeeld over twee podia. De allerjongsten konden genieten van optredens van onder andere Samson & Marie, Maja de Bij en Mega Mindy. En ook de optredens van populaire artiesten zoals Belle Perez en Natalia zorgden voor een feestelijke sfeer. JADA events speelde trouwens kort op de bal toen Metejoor last minute moest afhaken, en Regi ft. Pauline Slangen als meer
dan waardige vervangers werden opgetrommeld. De bezoekers, zowel jong als oud, dansten de hele dag door, zelfs toen er regen viel.
VLEKKELOOS VERLOOP VOOR ÉN ACHTER DE SCHERMEN
Ondanks de grootte van het evenement verliep alles vlekkeloos dankzij een goed gecoördineerde crew. Elke zone had zijn eigen verantwoordelijke, en ook backstage was alles perfect geregeld. De catering, verzorgd door J&M Catering, verliep soepel en zonder lange wachtrijen, dankzij de vele foodtenten en bars verspreid over het terrein. In totaal werkten meer dan 75 leveranciers, 300 crewleden en 300 catering-crewleden mee aan dit unieke
evenement. Meteen een van de grootste organisaties uit de 17-jarige geschiedenis van het Antwerpse evenementenagentschap.
INSPELEN OP DE WEERSOMSTANDIGHEDEN
Was er dan toch iets wat beter had gekund. Jawel. Want de weergoden waren begin mei ook in Boom niet al te best gezind. Toch heeft JADA events ook hier een verschil gemaakt, door voldoende poncho’s te voorzien voor de gasten, wat maakte dat zij met veel goesting de regen trotseerden. Ook aan het duurzaamheidsaspect werd de nodige aandacht geschonken. Er werd gewerkt met herbruikbare bekers en jetons, wat ervoor zorgde dat
het terrein schoon bleef. Bovendien kregen de bezoekers bij het inruilen van hun laatste beker of jeton een leuk souvenir mee naar huis, in de vorm van een speciale beker met het Familiehulp-logo.
De 17.500 aanwezigen waren in elk geval laaiend enthousiast. Dat blijkt ook uit de vele bedankjes die zowel JADA events als Familiehulp achteraf mochten ontvangen. “Dankjewel aan de directie en het ganse team voor het perfect georganiseerde feest. Jullie hebben gewoon aan alles gedacht.”, “Ik zal nog vaak, met een smile, terugdenken aan deze heuglijke dag.”, “Lekker eten, vriendelijke mensen, alles proper, leuke optredens, fijne activiteiten,.. 75.000x BEDANKT. Wij zijn heel blij dat we hier deel van mochten uitmaken.”… het is maar een kleine greep uit de vele reacties van de aanwezigen.
Met dit omvangrijke evenement heeft JADA events nogmaals getoond dat het met veel plezier de tanden zet in zulke grote uitdagingen. “Persoonlijk kan ik echt genieten van projecten met zo’n enorme omvang”, zo vertelt Danny Kayser. “We hebben hier intussen al een pak ervaring in opgebouwd. Maar ook kleinere producties pakken we met evenveel plezier vast. We kijken wat past bij het bedrijf en zijn doelstellingen, en dan gaan we ervoor!”
Een van de vele partners die JADA events tijdens dit event voor Familiehulp hebben ondersteund, was HD Ledshine. Het bedrijf uit Denderleeuw is een absolute specialist in LED-schermen, en werd ingeschakeld om aan beide zijden van het hoofdpodium een reusachtig scherm te voorzien.
Om de artiesten op het podium goed zichtbaar te maken voor het hele terrein, heeft JADA events ervoor gekozen om HD Ledshine in te schakelen voor het
plaatsen van twee gigantische schermen. “We hebben voorgesteld om hiervoor onze twee grootste trailers in te zetten”, zo vertelt Julie De Schrijver, General Manager van HD Ledshine. “Deze kunnen bijzonder snel en efficiënt worden opgesteld, in amper één uur door slechts één technieker. Bovendien zijn deze trailers ook speciaal gemaakt om links en rechts van een podium geplaatst te worden. Deze trailers hebben een maximaal schermoppervlak van 144 m² per scherm wanneer ze volledig hydraulisch uitgeklapt worden. Voor dit event werd er gekozen om ze in de versie van 117m² te gebruiken. Het is dus een aanpasbaar systeem dat in functie van elk event kan worden
aangepast. Zo zijn ze ook beschikbaar in de versie van 91m².”
De twee schermen van elk 13 meter breed en 9 meter hoog leveren een ongeëvenaarde kijkervaring met diep contrast en 4K resolutie. Bovendien zijn deze schermen perfect wind- (tot 7 beaufort) en regenbestendig, wat tijdens dit event echt wel een must was. Elders op het terrein stonden ook nog 6 andere, compactere schermen van HD Ledshine opgesteld, die dienst deden als informatieschermen.
My Impact Tool werd geboren vanuit het bewustzijn van de aanzienlijke impact van de evenementen- en communicatiesector. Het heeft de ambitie om uit te groeien tot het eerste Europese platform voor het beheren van duurzame evenementen en communicatiecampagnes, waarmee de verschillende actoren hun activiteiten kunnen omzetten in impactvolle acties.
HET ONTSTAAN VAN EEN VEERKRACHTIG PERSPECTIEF
In een tijdperk dat wordt gekenmerkt door de urgentie van klimaatactie, is My Impact Tool de ideale bondgenoot om het pad naar duurzaamheid te bewandelen. De tool faciliteert de noodzakelijke veranderingen in de sector en biedt begeleiding, geavanceerde meet- en analyse-instrumenten en toegang tot gegevens om acties te optimaliseren voor een maximale positieve impact.
Er zijn tal van samenwerkingsverbanden en partnerships opgezet om deze tool te creëren. Het doel hiervan was om de expertise van ingenieurs en doctoraatsstudenten op het gebied van duurzame ontwikkeling te linken aan de kennis van de specialisten op het terrein in de marketing-, evenementen- en communicatiesector. In de eerste plaats richt My Impact Tool zich op de spelers binnen de sector. De tool is toegankelijk voor iedereen, ongeacht achtergrond of kennis op het gebied van duurzame ontwikkeling.
Concreet helpt My Impact Tool organisatoren van evenementen om de duurzaamheid van hun projecten te begrijpen, te verbeteren en erover te communiceren. De tool maakt betrouwbare metingen toegankelijk voor niet-experts. Het stopt niet bij het meten van de CO2-voetafdruk, het geeft aan waar en hoe vervuiling, afval, CO2-uitstoot en discriminatie kunnen worden verminderd, en het legt de link met de Sustainable Development Goals (SDG’s).
VERSCHILLENDE TROEVEN
OP DE KAART
My Impact Tool is klaar voor gebruik zonder voorafgaande training en biedt andere voordelen voor gebruikers. Door het aanbieden van advies en een rapport waarin verbeterpunten direct worden geïdentificeerd, stimuleert het de ontwikkeling van kennis over duurzame praktijken. Het is dus bijzonder leerrijk voor iedereen die er gebruik van maakt.
Ten slotte voldoet de tool aan de steeds strengere verwachtingen en eisen op het gebied van milieurapportage. Het zal bedrijven die onderworpen zijn aan de nieuwe regelgeving (CSRD) (en hun leveranciers) in staat stellen om aan de behoeften op het gebied van gegevens en transparantie te voldoen.
GEBRUIKERS MET VERSCHILLENDE
ACHTERGRONDEN
Om de relevantie ervan voor alle soorten evenementen en actoren te garanderen - ongeacht het land van de gebruiker -, is My Impact Tool gedurende het hele jaar 2023 getest door bedrijven en organisaties.
Zo was de sportclub Union Saint-Gilloise een van de eersten die de tool gebruikte. De club gebruikt My Impact Tool al meer dan een jaar om de impact van al haar wedstrijden te meten.
De beroemde organisator van ‘talks’ TEDxBRUSSELS berekent ook de impact van zijn evenementen. Zo vindt de tool zijn weg naar het TED-netwerk, met name in India en Ecuador.
Verschillende leden van 27Names, een netwerk van Europese evenementenbureaus, hebben hun interesse in de tool laten blijken en deze wordt al gebruikt in Finland, Nederland, Luxemburg, Roemenië en zelfs Portugal.
Wat België betreft, hebben ACC en Event Confederation besloten om de tool officieel te promoten in hun hele netwerk. Op 27 juli wordt er ook een Masterclass georganiseerd door Event Confederation om het bewustzijn rond het thema duurzaamheid te vergroten.
My Impact Tool werd gepresenteerd op het BEA World Festival in 2023, alsook op het Revolution Festival, en het werd verkozen tot een van de 10 meest innovatieve en duurzame praktijken op de IMEX-show in Amsterdam in mei 2024. De tool boekt dus vooruitgang en lijkt
zowel bureaus als adverteerders te overtuigen.
VOOR MEER INFORMATIE en een gratis test, kunt u terecht op www.myimpacttool.com.
My Impact Tool: Enhance, Measure and Report. Be part of the change.
Intussen zijn er al een heel aantal Belgische event agencies aan de slag gegaan met My Impact Tool. We vroegen hen hoe zij het gebruik van de tool ervaren.
“My Impact Tool is een nuttige, goede basis voor ESG op dit moment in België. Het laat toe om zowel als organisator en als klant een kijk te krijgen waar het event staat op vlak van duurzaamheid.”
“De tool geeft geen garantie maar is een werkinstrument. Hoe meer men deze tool gebruikt – hoe meer men de toepassingen ervan ziet. Deze tool is nuttig voor onze sector en de vele uitdagingen die we kennen.”
“My Impact Tool helpt ons de juiste vragen te stellen en samen met onze klanten bewuste keuzes te maken. Wij geloven sterk in deze nieuwe standaard voor onze sector, waarmee we samen ons duurzaamheidsverhaal kunnen schrijven. Hoe breder en sneller de tool wordt omarmd, hoe meer impact we samen kunnen maken.”
GILLES DE BACKER - UTOPIA EVENTS
“Utopia Events heeft als missie om onvergetelijke belevenissen voor klanten te creëren en daaraan gekoppeld zoveel mogelijk negatieve impact te reduceren en te vermijden. My Impact Tool helpt ons duurzame evenementen te organiseren door ecologische en sociale aspecten, zoals uitstoot, inclusie en diversiteit, in kaart te brengen. Terwijl ons team creatief bezig is en de doelstellingen van de events bewaakt, helpt de tool ons om de juiste duurzame keuzes te maken die in het duurzaamheidsrapport ook gekoppeld worden aan de SDG’s. De tool genereert ook een uitgebreid duurzaamheidsrapport voor onze klanten na het event, wat een waardevol communicatiemiddel is naar medewerkers, klanten, aanwezigen op het event. My Impact Tool is na een zoektocht van twee jaar voor ons de meest essentiële en allesomvattende tool voor duurzaamheidsmanagement in de eventsector.”
“HET IS EEN SECTOR WAAR JE MOET DOEN OM BIJ TE LEREN”
NAAM: Simon De Paepe
LEEFTIJD: 27
WOONPLAATS: Serskamp (Wichelen)
AGENTSCHAP: Bevas Events
FUNCTIE: Eventmanager
De evenementensector is in een snel tempo aan het verjongen. Jonge talenten krijgen volop hun kans binnen de agentschappen. In deze rubriek willen we hen aan het woord laten over hoe ze terugkijken op hun opleiding en hoe ze hun eerste werkervaringen hebben beleefd. In deze editie maken we kennis met Simon De Paepe, de jonge kracht binnen het team van Bevas Events.
HOE ZIET JOUW TAKENPAKKET
BIJ BEVAS EVENTS ERUIT?
Simon De Paepe: “Mijn functie als eventmanager is echt allesomvattend. Een event is eigenlijk als een orkest, en als eventmanager ben je daar de dirigent van. Je moet van alles op de hoogte zijn, en je moet van alles iets weten. Bovendien moet je ervoor zorgen dat alles op het juiste moment gebeurt. Mijn takenpakket gaat dus echt van A tot Z: de klantenbriefing, de brainstorming, het uitwerken en
voorstellen van de concepten, de budgettering, het opvolgen van leveranciers, de logistieke planning, en natuurlijk ook de uitvoering van het event zelf en het natraject.”
SECTOR ONTDEKT DANKZIJ
OUDERE BROER
EN WELK DEEL VAN DE JOB DOE
JE HET LIEFST?
“Momenteel hou ik nog het meest van
het gedeelte op het event zelf. Het toekomen op een locatie, en alles opgebouwd zien worden… Het moment dat de klant toekomt, en je ziet hun ogen open gaan… Dat blijft nog steeds het mooiste moment.”
WAAROM HEB JE VOOR DE EVENTSECTOR GEKOZEN?
“Ik moet zeggen dat het niet echt een bewuste keuze is geweest. Zoals vele collega’s heb ik op een bepaald moment mijn
hart aan events verloren, en ben ik er zo ingerold. Op jonge leeftijd ben ik al met de sector in contact gekomen dankzij mijn broer, die een AV firma heeft en dus in de sector actief is. Ik ben veel met hem mee geweest, en zo heb ik de smaak te pakken gekregen. Toen wist ik al: hier wil ik verder in gaan.”
WELKE OPLEIDING(EN) HEB JE GEVOLGD?
“Ik heb geen specifieke eventopleiding gevolgd. Ik ben het middelbaar begonnen met topsport basket en nadien verdergegaan met sportwetenschappen. Aan de hogeschool heb ik vervolgens ook studies ‘sport en bewegen’ gevolgd. Maar omdat de interesse voor events zo sterk aanwezig was, heb ik gekozen voor een stageplek die in die richting ging. Zo heb ik kunnen meewerken aan sportdagen en teambuildings. Via die weg ben ik aan de slag kunnen gaan bij V-Formation, dat gespecialiseerd is in teambuildings. Bij Bevas heb ik nu de volgende stap gezet, naar vooral de B2B-events.”
HARDE WERKER
WAT HEEFT JE HET MEEST VERBAASD TOEN JE BIJ EEN EVENT AGENCY BEGON TE WERKEN?
“Verbaasd is misschien te sterk uitgedrukt… Ik zag het eerder als een bevestiging van wat ik eerder al had opgemerkt, en wat ik ook leuk vond aan de sector: de eindeloze creativiteit. Daarnaast is er ook die enorme werkdrive. Ik ben van nature een harde werker, en dat vind ik ook terug in onze sector. Iedereen heeft diezelfde mindset. Ik vind dat mooi om te zien.”
IS HET MOEILIJK OM ALS TWINTIGER BINNEN DE SECTOR METEEN VOOR VOL AANZIEN TE WORDEN?
“Het is een uitdaging om als jong persoon je strepen te verdienen, maar tot nu toe is dat goed gelukt. Ik denk dat ik de mooie opportuniteit heb gehad om mijn voorganger te kunnen opvolgen. Zo heb ik mij direct sterk kunnen profileren. Ik ben de eventmanager, en er moet naar mij geluisterd worden. Natuurlijk moet je het wel een beetje afdwingen. Als je nieuw bent in de sector, moet je altijd wel die banden opbouwen. Maar ik heb die positie van mijn voorganger mooi kunnen invullen.”
VAN WIE HEB JE TOT NU TOE HET MEEST GELEERD OP PROFESSIONEEL VLAK?
“Ik denk daarbij spontaan aan drie periodes. Als student ben ik vaak mee geweest met mijn broer, en op technisch vlak heb ik al vanaf mijn 15 à 16 veel van hem geleerd. Ook mijn stagementor Bert, en mijn collega’s Gilles en Albrecht bij V-Formation ben ik heel dankbaar omdat ze mij als 21-jarige mee op sleeptouw hebben genomen. Ik heb daar echt mooie kansen en ook verantwoordelijkheden gekregen, waar ik veel van heb opgestoken. Ten slotte denk ik ook aan Patrick, de zaakvoerder van Bevas Events, waar ik nu dag in dag uit mee samenwerk. De voorbije 2,5 jaar heeft hij mij al veel kneepjes van het vak aangeleerd. Hij zit meer dan 25 jaar in de sector, en hij is dus een onuitputtelijke bron van kennis.”
WAAR STA JE VANDAAG TEN OPZICHTE VAN 2,5 JAAR GELEDEN?
WAARIN BEN JE GEËVOLUEERD?
“Het grootste verschil zit in de kennis van de B2B-eventwereld en de ervaring. De afgelopen 2,5 jaar hebben we al tal van events van A tot Z verzorgd. En ik ben trots om te kunnen zeggen dat ik zo een mooie portefeuille aan ervaring heb opgebouwd. Want het is een sector waar je moet doen om bij te leren. Op dat vlak heb ik dus echt wel grote stappen gezet.”
UITGROEIEN TOT EEN VASTE WAARDE
OP WELK EVENEMENT BEN JE TOT NU TOE HET MEEST TROTS?
“Het is moeilijk om er één uit te pikken. Maar als ik er toch eentje moet aanhalen dan ga ik voor de viering van de honderdste verjaardag van het Gentse bouwbedrijf Denys, die we vorig jaar gerealiseerd hebben. Dat was echt een rollercoaster. Het was een vierdaags event waar we anderhalf jaar aan gewerkt hebben. We hebben hun site helemaal omgetoverd om er een klantenevent, een opendeurdag, een family day, een studentendag en een personeelsfeest te organiseren. Het was een heel mooie productie met als eindresultaat heel veel blije gezichten en een bijzonder tevreden klant. Daar kijk ik met een heel mooi gevoel op terug.”
ZIJN JOUW AMBITIES VOOR DE TOEKOMST?
“Bij Bevas hebben we twee waarden die ik ook voor mezelf wil blijven vooropstellen: enerzijds is dat a heart for events. Ik wil het blijven doen met een hart. Alles wat we neerzetten geeft mij trots, en dat moet ook zo blijven. Dus blijven gaan voor projecten waar je echt een mooi gevoel bij hebt, en waarvan je achteraf kunt zeggen: dat was wat ik wou neerzetten. Een andere waarde is ‘wij starten waar anderen stoppen’. Dat zit in de details. Ik wil altijd verder blijven denken. Dus geen genoegen nemen met hetgeen je al gedaan hebt. Altijd een stap vooruit denken ten opzichte van de vorige keer, of ten opzichte van wat de klant verwacht. Persoonlijk wil ik mezelf eerst nog verder ontwikkelen in het ‘on the field’ deel. Om dit nadien ook breder open te trekken op business vlak. Mijn doel is om echt een vaste waarde te worden binnen de eventsector.”
WIM KEGELAERS, CTO MEDIAMIXER
Een mail met bijlage hier, een USB-stick daar – we kennen het allemaal. Veel gegevensdragers bevatten persoonsgegevens waarmee we in de communicatiesector nog te vaak slordig omgaan. Dit terwijl de wetgever ons sinds 25 mei 2018 verplicht om zorgvuldiger na te denken over hoe we data behandelen. Denk bijvoorbeeld aan het decreet van de Vlaamse overheid dat elke partner van deze overheid verplicht een Data Protection Officer (DPO) aan te stellen.
Zelf willen we dat onze (online) identiteit beschermd wordt. Denk maar aan de cookiemelding bij het bezoeken van websites waarbij je steeds vaker de keuze krijgt om deze ook te weigeren. Waar we uiteraard allemaal massaal op ingaan en wat onze job als digital agencies dan weer moeilijker maakt voor
tracking, (re)marketing,… Waarom zouden we dan zelf onze klanten en hun stakeholders vrijwillig en onbedoeld aan risico’s blootstellen?
Evidente toepassingen zoals (interne) trainingen van medewerkers in het kader van NIS2 en de GDPR, de implementatie van Multi Factor Authentication (MFA), de fysieke beveiliging van serverruimtes, digitale beveiliging van systemen en applicaties met fingerprint en facial recognition, … zorgen dan voor een eerste gemoedsrust, maar uiteraard is dit slechts de start. Een goed en degelijk uitgewerkt beveiligingsprotocol is meer dan ooit mee te nemen in de voorbereiding en uitwerking van projecten. Enkel zo kan je de beveiliging van de persoonsgegevens waarborgen.
De voorbije maanden hebben we allemaal ongetwijfeld op sociale media video’s gezien waarin, toegegeven nog in scène gezet, wordt aangetoond wat er kan gebeuren als je net iets te veel informatie deelt of een schijnbaar onschuldige foto te veel online zet. Zowel op technologisch als menselijk vlak kunnen er dan nare dingen gebeuren. Maar zo ver hoeft het niet eens te gaan; elke burger heeft ook rechten die opgenomen zijn in de AVG of GDPR. Waarbij bijvoorbeeld zelfs een passant in de achtergrond kan vragen om zijn beeltenis en dus een foto te verwijderen als hij of zij toevallig herkenbaar op de achtergrond staat.
Maar slaagt de klepel dan niet een beetje door, hoor ik je vragen? Nee, dat is zeker niet het geval, integendeel! We moeten als sector nu de uitdaging aangaan en nadenken over de toekomstige mogelijkheden en opportuniteiten op dit gebied. De wetgeving verandert voortdurend en wordt steeds strenger. Laten we daarom proactief handelen en onze klanten garanderen dat hun gegevens bij ons in veilige handen zijn. Dat zou ons allemaal een veiliger gevoel geven.
Honderden, duizenden of zelfs tienduizenden mensen samenbrengen brengt onvermijdelijk risico’s met zich mee. Veiligheid moet dan ook helemaal bovenaan de agenda van elke organisator staan. Chris De Smet van To B-Seen, specialist in veiligheidsadvies, overloopt voor ons enkele aandachtspunten tijdens de voorbereiding van een veilig evenement.
Allereerst is er het (beperkt) wettelijk kader waarmee men rekening dient te houden. “Het is heel belangrijk om je te gaan informeren bij de gemeente of stad waar je het event organiseert”, zegt Chris De Smet. “In België is er geen eenduidig beleid rond evenementen. In verschillende steden zijn er verschillende procedures. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met twee belangrijke wetgevingen. Allereerst het KB tijdelijke of mobiele bouwplaatsen: als je een festival opbouwt, wordt dat gezien als een bouwwerf. Daarnaast is er een KB actieve ontspanningsevenementen, dat zegt dat je een veiligheidsverantwoordelijke moet aanstellen en een risicoanalyse moet opmaken.”
VEILIGE VENUES
Ook voor zaalverhuurders is er een belangrijke rol weggelegd. “Er zijn nog altijd zalen die niet in
orde zijn met de basisregels. Hangen er brandblussers? Zijn deze ook gekeurd? Is de elektrische installatie in orde? Is er noodverlichting? Zijn de nooduitgangen vrij? Zijn er pictogrammen? Een zaal moet dus zorgen voor een adequaat brandpreventiebeleid, en een goed evacuatieplan. Het is ook belangrijk dat men de zaal niet overbevolkt. Ga na wat de regels zijn en bepaal op basis daarvan de maximumcapaciteit. Daar wordt nog veel te weinig rekening mee gehouden. Als wij voor een locatie gecontacteerd worden, zullen wij daar een soort veiligheidslastenboek voor opmaken. In de contracten kan dan ook een rubriek rond veiligheidsvoorschriften worden opgenomen.”
“Vaak zien we dat enige tijd nadat een locatie is geopend, veiligheid op de achtergrond verdwijnt. Men investeert nog wel in de aantrekkelijkheid van de locatie, maar niet meer in de veiligheid ervan. Zo krijg je veiligheidsinstallaties die hopeloos verouderd zijn. Je kan nooit verwachten dat brandweer en externe hulpdiensten elk jaar iedereen gaan controleren. Het veiligheidsbewustzijn zou er bij uitbaters ingebakken moeten zijn. Ofwel moet men dat zelf onder controle houden, ofwel moet men zich laten helpen.”
Voor sommige evenementen is het ook belangrijk om in het oog te houden wie er allemaal op het event aanwezig is. “Als er grote evenementen zijn met ministers of staatshoofden, dan wordt er dikwijls met een screeningsysteem gewerkt waarbij iedereen zich moet registreren. Zoals recent het geval was bij enkele evenementen in het kader van het Belgische EU-voorzitterschap. Alle genodigden en medewerkers moesten op voorhand hun gegevens doorgeven. Die werden dan gescreend en iedereen kreeg een badge mét foto. Er was een strikt beleid: geen badge, niet naar binnen.”
Op gewone publieksevenementen is zo’n screening minder courant. “Naar medewerkers wordt in België nog weinig gescreend. Er wordt meestal vanuit gegaan dat de toeleveranciers weten wie er voor hen komt werken. Maar het is niet dat daar een heel sluitend systeem voor is. De echte veiligheidsfuncties, zoals stewards en security, worden wel via de politie gescreend. Maar uiteraard hebben wij geen Amerikaanse toestanden waarbij iedereen aan een soort onderzoek onderworpen zal worden. Je kan moeilijk voor elk festival iedereen gaan screenen. Daarvoor heb je te veel politiecapaciteit nodig.”
Een essentieel thema op grote events is crowd control. “De allergevaarlijkste factor op een evenement is de massa mensen. In een grote groep gaan mensen reageren als een kudde. Als
daar fouten gemaakt worden, kan je die massa niet zomaar een andere richting uitsturen. En stel dat er paniek uitbreekt, of er een incident is waardoor je moet evacueren, dan zal die massa ook als een kudde reageren. Daarom zijn deze vragen belangrijk: is het terrein groot genoeg, zijn er genoeg nooduitgangen, zijn die goed aangegeven? Maar ook: plaats ik die grote artiest wel op dat kleine zijpodium? Je moet je dus afvragen: hoe houd ik mijn massa onder controle? En welke zijn mijn noodscenario’s voor als het fout loopt?”
15 jaar geleden waren er bijna geen noodplannen voor weersomstandigheden. “Nu zien we meer en meer dat er windactieplannen gemaakt worden, en dat een organisatie weet tot welke windsnelheden de structuren bestand zijn. Noodscenario’s voor onweer, harde wind… Dat bestond vroeger niet. Het is belangrijk te weten hoe je kan reageren als er iets gebeurt. En dus is het belangrijk om competente mensen op je evenement te hebben, die op dat moment de juiste beslissing kunnen nemen.”
“Iedereen die een evenement organiseert, die zoekt een goede cateraar, die zoekt een goede AV-leverancier, goede artiesten… Maar jammer genoeg is niet iedereen bezig met het veiligheidsverhaal. Je hebt een stagemanager, iemand die zich om de artiesten bekommert, een verantwoordelijke voor de catering… zorg dan ook dat er iemand is die zich op veiligheid focust. De lokale overheden moeten mee zorgen voor deze mentaliteitswijziging. Twintig jaar geleden waren er bijvoorbeeld nog veel foodtrucks die geen brandblussers bij zich hadden. Het is omdat men daar op is gaan controleren dat dit veranderd is. Zonder controle verandert er niets. We rijden ook trager omdat we schrik hebben voor camera’s en trajectcontroles.”
Toch ziet Chris De Smet dat de mentaliteitsverandering is ingezet. “We staan al veel verder dan twintig jaar geleden. We zijn op de goede weg. Veel festivalorganisatoren zijn er echt wel mee bezig. Maar ook de kleinere spelers moeten hierin meegaan. Wij geven altijd dezelfde boodschap mee: stel dat het op jouw event verkeerd loopt, dan zal de rechter maar één vraag stellen: wat heb je gedaan om dit te voorkomen? Als het antwoord dan ‘niets’ blijkt te zijn, dat heb je een groot probleem. Zorg dus dat je altijd een veiligheidsplan hebt, dat je kan voorleggen. Er kan altijd iets mislopen. Overleg vooraf met de hulpdiensten, en zorg dat je een plan hebt. Men hoeft natuurlijk geen Tomorrowland-plan te voorzien voor een Chirofuif. Maar zorg dat je hebt nagedacht over veiligheid, en dat je iemand dedicated hebt, die daar mee bezig is.”
In onze rubriek ‘do’s en don’ts’ laten we telkens een eventleverancier aan het woord, die enkele situaties uit zijn vakgebied bespreekt. In deze nieuwe aflevering krijgen we een reeks tips van eventtechnologieprovider en check-in specialist fielddrive
fieldrive is vanuit een Vlaamse KMO gegroeid naar een globale toonaangevende supplier voor on-site eventtechnologie. Met 70 vaste medewerkers ondersteunen zij jaarlijks meer dan 400 events in ruim 50 landen en coördineren zij logistieke operaties vanuit 12 hubs over alle continenten.
Elk evenement brengt veiligheidsuitdagingen met zich mee. Maar bij sommige high-security events is het bijzonder belangrijk om goed op te volgen wie er aanwezig zal zijn en wie er toegang mag krijgen tot welke plekken. fielddrive is gespecialiseerd in het leveren van waterdichte ID-verificatie en hoogbeveiligde badges die om evenementen te beschermen. Het bedrijf kan bouwen op een uitgebreide ervaring die is opgedaan bij digitale toegangscontrole in alle gebouwen van de Europese Commissie en het Europees Parlement. Het breidt deze veiligheidsdiensten nu uit voor organisatoren van evenementen over de hele wereld. Voor ons zet fielddrive zeven interessante do’s en don’ts omtrent event security op een rijtje.
DO: ZORG VOOR GRONDIGE
IDENTITEITSCONTROLE VAN AL
Zorg ervoor dat al je aannemers ID-geverifieerd zijn voordat ze het terrein of de locatie betreden. Evenementen zijn immers het meest kwetsbaar tijdens de opbouw- en afbraakfase. Door gebruik te maken van duale verificatie en gezichtsherkenning, kun je het doorgeven van badges en andere vormen van misbruik voorkomen. Dit is cruciaal om onbevoegden buiten de deur te houden en de veiligheid van het evenement te waarborgen. Controleer leveranciers systematisch en gebruik beveiligde methodes zoals biometrische checks om te verzekeren dat enkel de juiste personen toegang krijgen tot gevoelige gebieden.
DON’T: GEEN AANDACHT SCHENKEN AAN EEN GRONDIGE VERIFICATIE BIJ DE CHECK-IN
Het overslaan van grondige verificatie bij het inchecken kan leiden tot veiligheidsrisico’s. Maak gebruik van MRZ-paspoortscanners, dat elk identiteitsdocument van overal ter wereld op geldigheid en vervalsing kan controleren. Combineer dit met een biometrische check om ervoor te zorgen dat de persoon voor de kiosk overeenkomt met het document. Elektronische verificatie is veel sneller
en veiliger dan handmatige verificatie, maar als vuistregel moet u rekening houden met een extra 10 seconden per deelnemer voor de documentverificatie. Door dit proces direct op de terminals uit te voeren zonder dataoverdracht naar externe servers, blijft alles GDPR-compliant en wordt de veiligheid aanzienlijk verhoogd.
DO: MAAK GEBRUIK VAN GEZICHTSHERKENNING VOOR SNELLERE CHECK-IN
Bied deelnemers de optie om tijdens de online registratie een recente foto te uploaden. Bij aankomst verifieert de check-in kiosk het biometrische profiel van de deelnemer, wat het proces voor het printen en het ophalen van de badge enorm versnelt. Deze gezichtsherkenning kan worden gecombineerd met paspoortverificatie voor een snelle en handige incheckervaring. Zorg er wel voor dat gezichtsherkenning altijd optioneel is om te voldoen aan GDPR-regelgeving. Zorg er ook voor dat er nooit feitelijke foto’s opgeslagen worden, maar enkel biometrische profielen.
DON’T: GEBRUIK BADGES ZONDER BEVEILIGINGSELEMENTEN
Vermijd het gebruik van badges zonder beveiligingselementen zoals watermerken, hologrammen of RFID-chips. Deze verhogen het risico op vervalsing en onbevoegde toegang. Voeg elementen toe die de badges vervalsingsbestendig maken en zorg ervoor dat badges die opnieuw worden afgedrukt onmiddellijk worden gemarkeerd als duplicaten. Bij interactie met checkpoints en toegangssystemen moet een veiligheidsalarm afgaan bij het detecteren van een duplicaatbadge, wat helpt bij het snel identificeren van beveiligingsproblemen. Kies bij voorkeur ook voor fotobadges, want dit voegt een extra beveiligingslaag toe, en helpt ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het evenement.
DO: ZORG VOOR BEVEILIGDE DATA OP KIOSKEN
Voor evenementen met hoge veiligheidsvereisten moeten alle data op de kiosken versleuteld zijn. Deze mogen alleen worden ontsleuteld bij check-in. Authenticeer alle operatoren die toegang krijgen tot de data om onbevoegde toegang te voorkomen. Dit is essentieel om de integriteit van gevoelige informatie te behouden en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot kritieke data. Beveiligde data-opslag helpt bij het voorkomen van datalekken en verhoogt de algehele veiligheid van het evenement.
DO: IMPLEMENTEER
ZONE-SPECIFIEKE TOEGANGSCONTROLE
Gebruik een geavanceerd registratieplatform om zone-specifieke toegangscontrole te beheren. Hierdoor kan tijdelijk toegang worden verleend tot specifieke gebieden voor personeel of atleten, en kunnen gedeelde badges worden gebruikt voor tijdsgebonden toegang tot VIP- of backstage-zones. Dit type controle zorgt voor een georganiseerde en veilige omgeving tijdens het evenement, waarbij alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot specifieke zones.
DON’T: TE VEEL VERTROUWEN OP BAGAGECONTROLES
Oppervlakkige en willekeurige bagagecontroles voegen weinig waarde toe aan de algehele veiligheid van een evenement en kunnen een vals gevoel van veiligheid geven. Want via de achterdeur wordt er niet gecontroleerd op flightcases, cateringmateriaal of andere materialen van leveranciers of exposanten die de locatie binnen worden gesleept. Als u bagagecontroles uitvoert, zorg dan dat ze grondig zijn en consistent worden toegepast op alle deelnemers, exposanten en personeel. Dit helpt om het risico van verboden voorwerpen binnen het evenement te verminderen en verhoogt de geloofwaardigheid van uw veiligheidsmaatregelen.
“IK BEN ZELF ONDER DE
WAT
Begin dit jaar is Petra De Roos toegetreden tot het management van ACC. Ze leidt de vakorganisatie in een tandem met Johan Vandepoel, met de bedoeling om op termijn de rol van CEO van hem over te nemen. Hoog tijd dus voor een diepere kennismaking met deze sympathieke vrouw, met een groot hart voor de communicatiesector.
“IK HAD ER METEEN EEN GOED GEVOEL BIJ. IK GELOOF DAT TOEVAL IETS IS WAT JE TOEVALT. DAAROM HEB IK DE KANS DAN OOK GEGREPEN.”
Hoewel ze al meer dan een kwarteeuw ervaring heeft, is de carrière van Petra De Roos tot nu toe heel eenvoudig samen te vatten. “Ik ben aan het eind van vorige eeuw afgestudeerd in Marketing, en in mijn laatste jaar heb ik een stage gedaan bij het communicatiebureau dat toen nog LDV & Partners heette. Aansluitend op mijn stage heb ik daar vakantiewerk kunnen doen, en uiteindelijk werd ik ook vast aangenomen. Dat is mij zo goed meegevallen, dat ik daar tot vorig jaar heb gewerkt, waarvan de laatste acht jaar als Managing Director. LDV United – zoals het agentschap intussen heet – is dus de voorbije 26 jaar mijn habitat geweest.”
EEN LANGE GESCHIEDENIS BIJ ACC
Al vrij vroeg in haar carrière kwam Petra De Roos in contact met de toenmalige vakorganisatie. “Er werden destijds zogenaamde open doors georganiseerd, waarbij een groep studenten bij een agency over de vloer kwam. Daarvoor kregen de agencies een standaardpresentatie van de B3A (de voorloper van de ACC) om ons vak voor te stellen. Omdat ik vond dat dat beter kon, heb ik de associatie gevraagd of ik dat initiatief onder handen mocht nemen om het aantrekkelijker te maken. Het was het begin van een hele nauwe band met wat later ACC zou worden. LDV is ook altijd heel erg betrokken geweest bij een aantal ACC-projecten. Zo heb ik bijvoorbeeld de huidige huisstijl en het logo mee begeleid. Toen Johan CEO werd, heb ik het Expert Center Advertising – later omgedoopt tot Sector Challenges - van hem overgenomen. Iets wat ik uiteindelijk vijf jaar gedaan heb. Na een korte tussenpauze ben ik drie jaar geleden toegetreden tot de Raad van Bestuur van ACC.”
CARRIÈREWENDING
Afgelopen jaar nam Petra de beslissing om na meer dan 25 jaar afscheid te nemen van LDV United. “Ik ben in 2023 een half jaar thuis geweest met een burn-out. Ik ben gelukkig niet helemaal gecrasht, maar ik heb wel de kans gehad om na te
denken wat ik wilde doen in de volgende fase van mijn carrière. Johan was één van de mensen waarmee ik daarover kon praten. Tegelijkertijd heeft hij zelf ook aangegeven dat hij nadacht over zijn opvolging, en dat hij alles op een goed voorbereide manier wou overdragen. Gezien mijn profiel, mijn netwerk en mijn hoge betrokkenheid bij ACC vond hij dat ik in aanmerking kwam om hem op te volgen. Ik had er meteen een goed gevoel bij. Ik geloof dat toeval iets is wat je toevalt. Daarom heb ik de kans dan ook gegrepen.”
ONBEDWINGBARE
Het doorgeven van de fakkel bij ACC zal geleidelijk gebeuren. “Johan zal niet van de ene op de andere dag verdwijnen bij ACC. Gelukkig. Want er zijn natuurlijk projecten die doorlopen. We hebben een scenario uitgewerkt waarin hij geleidelijk aan afbouwt, en ik stilaan opbouw. Daarbij doen we allebei wel meer dan is afgesproken, maar dat is dan vooral omwille van de passie, die moeilijk te bedwingen is. We kennen mekaar ook al meer dan twintig jaar, en dat helpt ook wel bij zo’n duobaan. We zitten wat dat betreft echt wel in een luxesituatie, waarbij we kunnen zorgen voor een mooi evolutie. Het is ook niet mijn ambitie om een revolutie te ontketenen. Daarvoor zijn er veel te veel goede dingen.”
NIEUWSGIERIGHEID
Maar welke zijn de eigenschappen die Petra De Roos in de schaal kan leggen voor het leiden van ACC? “Ik denk dat ik net zoals Johan een verbinder en een bruggenbouwer ben. Maar we zijn natuurlijk anders. Als je een kopie wil zijn, dan zal je nooit zo goed zijn als het origineel. Maar ik heb wel veel bewondering en respect voor het werk dat hij elke dag doet. Het grootste verschil tussen ons zal eerder in persoonlijke stijl liggen. In het begin zullen er nog segmenten zijn die ik nog beter moet leren kennen. Maar gelukkig ben ik heel nieuwsgierig. Mensen die mij al ontmoet hebben zullen gemerkt hebben dat ik veel
“WE WETEN ALLEMAAL WAT DE FANTASTISCHE IMPACT IS VAN LIVE, EN VAN MENSEN SAMENBRENGEN. HET ZORGT VOOR EEN ‘COLLECTIEVE BRUIS’.”
vragen stel. Anderzijds durf ik te stellen dat ik overal wel iets vanaf weet. In mijn jaren bij LDV United heb ik bijvoorbeeld nauw samengewerkt met eventbureaus en PR-bureaus. Een gemeenschappelijk doel nastreven dat je eigen agency overstijgt, in functie van de klant. Dat is een rol die ik in het verleden ook al gespeeld heb. Dat komt nu terug bij ACC, waar we ook mensen goed willen laten samenwerken.”
FOCUSPUNTEN
In deze eerste fase wil Petra zich voornamelijk focussen op het ACC-team en de Expert Centers. “Ons interne team is verantwoordelijk voor de dagelijkse werking, met opleidingen, projecten, papers,… Ik wil mij inzetten om hen wat extra structuur te geven, en hen te begeleiden. Onze Expert Centers vormen het kloppend hart van ACC. Er zijn een aantal Expert
Centers die over alle disciplines heen reiken – zoals Finance & Legal, Talent, of Sector Challenges, maar ook Expert Centers gericht op één specifieke discipline, zoals Event Marketing, Content Marketing, Public & Influencer Relations… We hebben trouwens net nog een nieuw Expert Center opgericht, met name Employer Branding. Elk Expert Center heeft zijn eigen specifieke uitdagingen. We hebben de afspraak gemaakt dat ik in het begin vooral de cross-disciplinaire Expert Centers zal opvolgen. De Expert Centers die ik nog wat beter moet leren kennen, daar gaan Johan en ik nog een tijdje samenlopen.”
Maar naast de Expert Centers heeft ACC nog heel wat meer kennis en knowhow in huis. “De surveys vormen een belangrijke pijler binnen onze werking. De profit-
ability survey, de salary survey, de sentiment survey… Het zijn stuk voor stuk krachtige instrumenten om de staat van de markt op te maken. Ook de opleidingen vormen een essentieel onderdeel van het ACC-aanbod. Daar wil ik met een frisse blik naar gaan kijken. We hebben ook een aantal grote events, zoals eind juni nog Sint-Canneke. We weten allemaal wat de fantastische impact is van live, en van mensen samenbrengen. Het zorgt voor een ‘collectieve bruis’. Later op het jaar zijn er natuurlijk ook nog de BOA’s, BORA’s, BOCA’s en BEA’s. Die wil ik dit jaar graag mee volgen, maar daar zal Johan voorlopig nog de leiding op zich nemen. Ten slotte zijn er ook nog projecten zoals bijvoorbeeld CommToZero rond sustainability. En uit de visienota van onze nieuwe voorzitter Karin Corrigan zijn nog een aantal nieuwe initiatieven gegroeid, bijvoorbeeld rond A.I., reputation en client connection. Ik ben zelf nog altijd onder de indruk van wat ACC allemaal doet.”
ENGAGEMENT VAN DE LEDEN
Werken voor een vakorganisatie is natuurlijk een heel andere dynamiek dan voor een privébedrijf. “Ik kom van een Amerikaans beursgenoteerd bedrijf, waar de cijfers en de aandeelhouders ook heel belangrijk zijn. Bij ACC zijn het de leden die onze aandeelhouders zijn. Het is dus onze taak om waarde voor hen te creëren. Wat wel vergelijkbaar is met mijn vorige rol is het handelen vanuit een goed huismoederschap. Nadenken over hoe we onze budgetten zo goed mogelijk inzetten. In een vakorganisatie zit je
“WE MERKEN DAT ONZE LEDEN VEEL UITDAGINGEN HEBBEN, MEER DAN OOIT. ZE ZIJN NOG NOOIT ZO HARD AAN HET NADENKEN GEWEEST OM WENDBAAR TE ZIJN IN HUN BUSINESS.”
samen met gelijkgestemde zielen die vanuit een engagement iets beter willen maken. De mensen in de Expert Centers zijn immers allemaal vrijwilligers. Dat is een fantastisch engagement van hun kant. Maar anderzijds kan ik wel niet van hen eisen dat ze hierbij strakke deadlines moeten naleven. Hun eigen business heeft natuurlijk de prioriteit. Dat is dus wel een andere dynamiek.”
WAARDE BENADRUKKEN
De brede communicatiesector staat anno 2024 voor enkele stevige uitdagingen, waarbij ACC een rol kan spelen. “Het is niet de makkelijkste tijd voor communicatieagentschappen. In veel sectoren staan de marges onder druk. Zelfs de creativiteit, die wij te allen tijde blijven verdedigen als hefboom om resultaten te bereiken, staat mee onder druk. De visienota van onze voorzitter heet dan ook niet voor niets “WE ARE VALUE CREATORS”. We moeten die positie terug versterken, en benadrukken dat we waarde creëren voor onze klanten en hun eindklanten. We merken dat onze leden veel uitdagingen hebben, meer dan ooit. Ze zijn nog nooit zo hard aan het nadenken geweest om wendbaar te zijn in hun business. 11% indexering, de druk op budgetten bij klanten, de wereld die twee jaar op slot ging… Ook voor onze sector lijkt het crisis na crisis.”
Een segment binnen de communicatie dat het vandaag opvallend goed lijkt te doen, is eventmarketing. “Iedereen voelt dat live hetgeen is dat we nu nodig hebben. Daar kunnen we iets sterks neerzetten, waar behoefte aan is. Real life ontmoetingen bieden een tegengewicht voor technologie en A.I.. Je voelt dat er een gigantisch potentieel is en dat de eventsector daar heel goed op inspeelt. Er zijn twee manieren om met nieuwe technologie om te gaan. Enerzijds door te zorgen dat je mee bent en er gebruik van maakt. En anderzijds door te zorgen dat je dingen brengt die technologie niet kan. Ik denk dat de eventsector bij uitstek heel goed heeft gevonden waar die sweetspot ligt”, aldus Petra De Roos.
Er komt heel wat kijken bij de organisatie van een bedrijfsevent. Daarom staat er steeds één centraal aanspreekpunt voor je klaar bij Kinepolis Business, ook als jouw event in meerdere bioscopen doorgaat.
ONTZETTEND VEEL MOGELIJKHEDEN
Bij Kinepolis vind je alles wat je nodig hebt voor élk type bedrijfsevent. Met of zonder film, van 20 tot 36.000 genodigden. Die flexibiliteit is een van onze grootste troeven. We verwelkomen al meer dan 15 jaar bedrijven in één of meerdere van onze bioscopen. Elke bioscoop is vlot bereikbaar, heeft ruime parkeermogelijkheden en is uitgerust met moderne polyvalente ruimtes en comfortabele filmzalen. Je kan naar hartenlust verschillende zalen combineren om de perfecte setting voor jouw event te creëren.
Of je nu een vergadering, productlancering of een congres plant, elk detail moet tot in de puntjes verzorgd zijn. Van locatie en logistiek tot catering en communicatie. Bij Kinepolis Business begrijpen we dat als geen ander. Elk jaar worden er meer dan
800 bedrijfsevents georganiseerd in één van onze bioscopen. Ons team van ervaren B2B Account Managers weet dus wat er allemaal op jouw takenlijst staat - of wat er nog ontbreekt. Die ervaring zetten we in om jouw event vlot te laten verlopen. Organiseer je een event in één van onze tien bioscopen? Je kan altijd terecht bij één centraal aanspreekpunt, ook als je event op meerdere locaties plaatsvindt. Jouw contactpersoon denkt graag met je mee en helpt je om de verwachtingen van jouw genodigden te overtreffen.
https://business.kinepolis.be
De PFL-Group is een totaalaanbieder van audiovisuele materialen, diensten, content en locaties voor feesten, meetings, congressen, evenementen, festivals en producties. Wij leveren audiovisuele ondersteuning op maat, alsook video- en creatieve oplossingen, steeds met zeer vooruitstrevende apparatuur van topkwaliteit en ervaren professionele technici.
Het aanreiken van een breed dienstenpakket om een optimale service te kunnen garanderen aan onze klanten, dragen wij hoog in het vaandel.
Je kan bij ons steeds terecht voor:
Meeting & Event venues
Opnamestudio’s & Infinity Greenkey
Audio, Video, Licht & Screens
Creative Content & Code
Expo Services & Digital signage
Verhuur, Verkoop & Productie
zowel LIVE, HYBRIDE als volledig VIRTUEEL
Belgocatering, een toonaangevende speler in de cateringsector, neemt de gerenommeerde eventcateraar Dîner Privé over. Dîner Privé staat bekend om zijn uitzonderlijke service en culinaire uitmuntendheid. Deze strategische overname versterkt het aanbod van Belgocatering en hertekent het eventcateringlandschap in België. Beide bedrijven blijven onder hun eigen naam opereren.
Jan Verhelle, Managing Director van Dîner Privé: “De krachten bundelen met Belgocatering is een opwindende ontwikkeling voor Dîner Privé. Onze gedeelde toewijding aan kwaliteit en klantentevredenheid maakt deze samenwerking tot een perfecte match. We kijken uit naar een mooie toekomst samen.”
De overname van Dîner Privé komt voort uit het engagement van Belgocatering om zijn aanbod uit te breiden en capaciteiten te verhogen. De reputatie van Dîner Privé op het gebied van hoogwaardige evenementencatering en innovatieve, op maat gemaakte culinaire oplossingen sluit perfect aan bij Belgocatering’s missie om uitzonderlijke culinaire ervaringen aan te bieden.
Dankzij deze overname kunnen beide partijen hun aanbod aanzienlijk uitbreiden. Belgocatering kan nu een breder scala aan cateringdiensten aanbieden, zoals private dining op maat en catering voor grote evenementen. Tegelijkertijd krijgt Dîner Privé toegang tot de expertise en het klantenportfolio van Belgocatering. De samenwerking zorgt voor een hoger niveau van dienstverlening en culinaire verrassingen. Innovatie blijft een speerpunt voor beide bedrijven, wat zorgt voor interessante kruisbestuivingen.
Stefano Teatini, General Manager van Belgocatering: “We zijn verheugd om Dîner Privé te verwelkomen in de Belgocatering-familie. Deze overname is een belangrijke mijlpaal in onze groeistrategie en we zijn enorm enthousiast over de mogelijkheden die ze met zich meebrengt. Samen zullen we nieuwe normen ontwikkelen voor de catering van evenementen.”
Jan Verhelle blijft minstens drie jaar aan boord om de integratie van beide events-units te leiden. De gecombineerde entiteit richt zich op een naadloze integratie van hun activiteiten om klanten een uniforme en superieure cateringervaring te bieden. De directe prioriteiten zijn het uitbreiden van het serviceaanbod en het handhaven van de hoge standaarden waar beide bedrijven om bekend staan. Toekomstplannen omvatten het vergroten van het marktbereik, het verkennen van nieuwe culinaire paden en het verder uitbouwen van sterke relaties met klanten en partners.
www.belgocatering.be
Colofon: Experience Magazine is een driemaandelijkse uitgave van LEO BV
Cover: JADA events
Oplage: 7.000 exemplaren
Verspreiding: België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande)
Uitgeverij: LEO BVBA - Rue du Thier 8, 4122 Neupré - 0032 (0)486 13 13 08
Verantwoordelijke uitgever & Hoofdredactie: Jean-Paul Talbot, Rue du Thier 8, B-4122 Neupré - jp@eventbox.be
Drukwerk: Drukkerij Hendrix, Peer Redactie: Jeroen Coteur, Jacques Legros, Amandine Demal
Vormgeving: Studio Mia - www.studiomia.be - 0032 (0) 495 24 35 23
Product Manager: Christophe De Clercq - cdc@eventbox.be - 0032 (0) 477 46 31 05
Traffic: Hilde De Ridder -Traffic.leo@telenet.be
Copyright: Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever: LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide.
Abonnementen: info@eventnews.be
Een abonnement op Experience Magazine kost €130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Studententarief mogelijk (€70/jaar) bij vertoon van een studentenkaart op naam. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een periode van een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend.
De Bea World Hall of Fame beloont bureaus voor hun creativiteit, innovatieve aanpak, strategisch denken en impact, maar erkent ook hun loyaliteit door de jaren heen. De ranglijst is gebaseerd op de som van de punten die zijn behaald voor elke gewonnen prijs sinds de Best Event Awards in 2017 wereldwijd zijn geworden.
Xsaga, uit Nederland, behoudt zijn positie als het meest bekroonde evenementenbureau sinds de trofee van Europees naar mondiaal veranderde. Op de tweede plaats staat Filmmaster Events uit Italië, dat drie plaatsen stijgt. The Oval Office uit België haalt een mooie 3de plaats.
1. XSAGA (Nederland)
2. FILMMASTER EVENTS (Italië)
3. THE OVAL OFFICE (België)
4. FEELROUGE WORLDWIDE SHOWS / BALICH WONDER STUDIO (Italië)
4. NEXT GROUP / ADVERTEAM (Italië)
6. DO IT! (Duitsland)
6. NINETYNINE (Italië)
8. EGA WORLDWIDE (Italië)
9. LAQSHYA LIVE EXPERIENCES PVT. LTD. (India)
10. FIELDWORK (Noorwegen)
Inzendingen voor de 19de Best Event Awards zijn nu geopend voor alle evenementen die hebben plaatsgevonden tussen 1 september 2023 en 30 september 2024.
Dit jaar werden de categorieën herschikt om beter aan te sluiten bij de huidige markttrends. Daarbij werden drie nieuwe categorieën geïntroduceerd: Festival, Fair & Use of artificial intelligence.
www.beaworld.com
Folks, een toonaangevend bureau op het gebied van events, hospitality, corporate travel en brand activation, heeft een belangrijke managementwijziging aangekondigd. Na enkele jaren van toegewijde dienst verliet Els Librecht haar functie als algemeen directeur. Ze wordt vanaf 28 juni 2024 vervangen door John Jeanquart.
Op basis van zijn ervaring en strategische visie neemt John Jeanquart, voormalig internationaal Sports Marketing Manager bij Redbull, de leiding van Folks over. Het is zijn ambitie om de uitmuntendheid en innovatie na te streven die het bureau altijd hebben gekenmerkt. “Ik ben vereerd om het roer over te nemen van dit bureau op mensenmaat, dat vooral de relatie met zijn klanten waardeert. Mijn doel is om ons dienstenaanbod te blijven ontwikkelen en tegelijkertijd onze positie als vertrouwde partner voor onze klanten te versterken”, aldus Johannes Jeanquart.
Al sinds de oprichting onderscheidt Folks zich met een persoonlijke aanpak en een niet-aflatende toewijding aan klanttevredenheid. Het bureau bedankt Els Librecht voor haar leiderschap en belangrijke bijdragen aan de groei en reputatie van Folks, en wenst haar het allerbeste bij haar toekomstige uitdagingen.
www.wearefolks.be
The Contact Factory organiseert “MICE in Europe” op donderdag 19 september 2024 in het Cardo Brussels, Autograph Collection. MICE EU is een netwerk- en bedrijfsevenement voor specialisten in de meetingindustrie en zakentoerisme.
Deze beurs vindt plaats in CARDO Brussels, een hotel van de Marriott groep die deze zomer opent gaat als een Autograph Collection Hotel. De exposanten van MICE EU zijn o.a. Convention Bureau’s uit verscheidene landen, regio’s en steden, bijzondere boutique hotels, internationale hotelketens, special venues, congrescentra, DMC’s en meer nieuws uit buitenland en eigen land.
Al deze meeting en incentive specialisten uit Frankrijk, Duitsland, Zwitserland, Finland, IJsland, Kroatië, Malta, Estland en België staan ter beschikking voor korte presentaties en uitwisselingen, zij zullen u inspireren en vrijblijvend informeren.
De beurs MICE EU is toegankelijk ‘s namiddags en ‘s avonds tussen 16u00 en 20u30. Het Cardo Team verzorgt de rondleidingen, zo krijgt u de kans om
het grootste conferentie hotel in Brussel te ontdekken.Gratis toegang enkel voor wie betrokken is bij de organisatie van vergaderingen en evenementen: Congres- en Event Managers van Europese Associaties, Corporate Companies, Meeting & Incentives Agencies, PCO’s, AMC’s…
Pauline@thecontactfactory.com
Sinds enkele jaren is de eventsector vertrouwd geraakt met outdoor droneshows. Een spectaculaire visuele attractie die zorgt voor een onvergetelijk moment. Maar intussen heeft men bij Matrix Droneshows al de volgende stap gezet, want daar kunnen nu ook indoor droneshows geboekt worden.
Deze nieuwe indoor toepassing – die Matrix Droneshows als enige in België aanbiedt – werd onlangs weer in de praktijk gebracht tijdens de driedaagse conferentie van een internationaal bedrijf uit de financiële sector. In Gare Maritime, op de site van Tour & Taxis waren gasten van over de hele wereld tijdens het afsluitend event getuige van een spectaculair slotakkoord.
Tijdens deze indoor droneshow – met maar liefst 50 drones –werden allerlei elementen getoond die gelinkt kunnen worden
aan de beurs: een euroteken, een dollarteken, een bel, positieve en negatieve beursgrafieken… De hele show werd aangestuurd via timecode op bijpassende muziek. Het spektakel werd compleet gemaakt met 20 watt lasers en bewegende vuureffecten van 7theaven.
Met deze indoor show heeft Matrix Droneshows iets unieks gedaan. Men is erin geslaagd om een ‘next level show experience’ aan het evenement toe te voegen. En dat uiteraard in de meest veilige omstandigheden. De klant en zijn gasten waren alleszins laaiend enthousiast over het resultaat van deze ongeziene show.
Klant: ICMA, in opdracht van The Boosting Group www.matrixdroneshows.be
Konligo is aan een wereldse opmars bezig: verschillende nieuwe internationale partnerships worden afgesloten. Maar er is meer nieuws, want het bedrijf introduceert nu het nieuwe frontbanner accessoire voor zijn constructies én er is een nieuwe verhuurcatalogus!
In 2024 wil Konligo nieuwe markten gaan verkennen. De deelname aan de internationale beurs Prolight + Sound in Frankfurt heeft alvast zijn vruchten afgeworpen. Er werden contact gelegd met potentiële distributeurs en veelbelovende relaties opgebouwd.
Intussen heeft Konligo al een mooi aantal actieve partnerships over de hele wereld:
• MX Evenement in Frankrijk.
• 25th Group in Spanje.
• Prolight Concepts Group in het VK
• Primus Service Maroc in Marokko
• NISHIO ALL RENT CO. in Japan
• Grupo Tu Andamio in Venezuela
• Mountain Productions in de VS
Deze partners zullen in hun regio verantwoordelijk zijn voor de verhuur of fungeren als distributeur, waardoor de innovatieve en circulaire eventoplossingen van Konligo voor nog meer mensen toegankelijk worden.
De nieuwe frontbanner is ontworpen om naadloos aan de voorkant van de Konligo-structuren te worden bevestigd. Deze strakke banner biedt een verfijnde manier om je merk of boodschap te presenteren. De frontbanner is heel eenvoudig te bevestigen, sluit perfect aan bij het uniforme ontwerp van Konligo-domes en podia, en is aanpasbaar aan uw unieke wensen. Deze nieuwste innovatie zet uw boodschap in de kijker en brengt eventbranding naar een hoger niveau.
VERHUURCATALOGUS 2024
Intussen heeft Konligo ook zijn verhuurcatalogus voor 2024 in een nieuw jasje gestoken. Deze omvat tal van innovatieve oplossingen voor indoor én outdoor events. Laat u verbazen en inspireren door de eindeloze waaier aan mogelijkheden.
www.konligo.com
DB Video en Nimblerr zijn trots op hun rol als vooraanstaande audiovisuele partners van het Europees Parlement bij de recente verkiezingen van 2024. Het project benadrukt hun toewijding aan het leveren van hoogwaardige audiovisuele diensten, inclusief geavanceerde grafische ontwerpen, multi-camera setups, dynamische LED-walls en naadloze streamingoplossingen.
FULL AUDIOVISUAL MEDIA PARTNER
DB Video en Nimblerr hebben gezamenlijk een uitgebreid audiovisueel pakket ontwikkeld om te zorgen voor een vlekkeloze en boeiende productie tijdens de verkiezingen. De video van de behind-the-scenes toont hoe het team de logistiek, technische aspecten en risicobeheer succesvol heeft aangepakt om de hoogste standaarden te waarborgen.
Imponerende statistieken:
• 45 camera’s ingezet voor naadloze dekking
• Uitzending in 24 talen verspreid over 27 EU-lidstaten
• Meer dan 500 lichtarmaturen gebruikt
• Een LED-wall van 193 vierkante meter geïnstalleerd
• 120 nieuwsstand-ups overzien door het team
• Meer dan 250 medewerkers betrokken bij het project
EEN BETROUWBARE PARTNER
“Al jarenlang zijn we een betrouwbare partner voor het Europees Parlement op het gebied van audiovisuele productie,” zegt Robby Thijs, General Coördinator bij Nimblerr.
“Onze uitgebreide ervaring en aandacht voor detail stellen ons in staat om uitzonderlijke kwaliteit en betrouwbaarheid te leveren bij elke uitzending.”
De inzet van geavanceerde technologie en nauwkeurige planning door DB Video en Nimblerr zorgde ervoor dat het evenement soepel verliep, zelfs onder de complexe omstandigheden van de verkiezingen. Het project toont de expertise en het vermogen van de bedrijven om grootschalige evenementen van wereldklasse te beheren en te leveren.
www.dbvideo.tv
