XP 123 NL

Driemaandelijks APR - MEI - JUN 2024

Afgiftekantoor: Gent X Erkenning: P904117

DE CRUCIALE ROL VAN EMOTIE TIJDENS

EVENTS • INTERVIEW MET CREATIVE SERVICE PROVIDER STEVEN MARTIN • CITYCUBES VIERT TIENDE VERJAARDAG MET VERSTERKT MANAGEMENTTEAM • EEN TERUGBLIK OP ECHO24 • DE GENTSE EVENT AGENCIES ROND DE TAFEL • DE HOOGTEPUNTEN UIT 20 JAAR WAY2EVENTS

EDITO GUEST COLUMN

Hallo, aangenaam kennismaken. Ik ben “de nieuwe”. Hoewel ik zeker ben dat mijn tienerkinderen het oneens zullen zijn om de term “nieuw” op mij te kleven, bij de ACC voel ik me na mijn eerste drie maanden echt nog zo.

Er zijn natuurlijk veel aspecten van de communicatiewereld die ik best wel goed ken, maar een aantal disciplines kennen ook nog heel wat geheimen voor me (denk ik). Spannend en boeiend vind ik dat. De eventsector is er één van. Als partner & belever heb ik uiteraard vaak gezien en gevoeld welke magie en onvergetelijke herinneringen een event kan creëren. De ontegensprekelijke kracht van beleving.

En dat hoorde ik afgelopen donderdag ook. Kristel Vanderlinden – oprichter FutureKind - presenteerde voor het eerst in België haar – in Nederland bekroonde - PIMs Trendrapport. En ik mocht daar als één van de gelukzakken bij zijn. Ze presenteerde 3 grote trends en hun tegentrend in haar rapport dat “De clash van het zijn” heet. En eentje daarvan is op het lijf van de eventsector geschreven.

In een wereld waar technologie ons in staat stelt om met “betrekkelijke zekerheid” succes te boeken door een bestaande formule te reproduceren, is er nood aan extreme verwondering. Het verrast worden, het prikkelen van zintuigen, het ouderwets van onze sokken geblazen worden: daar zijn we naar op zoek. En in deze trend van extreme verwondering benoemt Kristel iets waarvan ik denk dat het de essentie van een succesvol event is: Collectieve bruis. Geef toe, als je het leest, dan voel je wat het betekent. Nog eens: Collectieve bruis. Ik zou het willen installeren als een nieuwe KPI om onze events op te beoordelen. “En hoe was het event van vorige week? Echt schitterend: we hadden een Collectieve Bruis van 9.”

Ik heb al zin in de zomer.

Bruisende groet,

PETRA DE ROOS - MANAGING DIRECTOR ACC (A.K.A. “DE NIEUWE”)

INHOUD

EVENT MANAGEMENT

06 “Als je alle zintuigen kunt r aken, creëer je herinneringen”, de werkwijze van Steven Martin

AGENCIES

12 “Creativiteit gekoppeld aan een sterke organisatie”, een terugblik op twee decennia way2events

14 Tien jaar CityCubes: de pop-up rebel die uitgroeide tot een volwassen eventbureau

19 midnightcoffee: once in a lifetime events

28 Debat met zeven Gentse event agencies: “Meer dan ooit een creatieve hotspot”

CASES

20 JADA events zorgt voor geslaagde medewerkersdag Schoenen Torfs

23 Folks onder steunt de aanpassing aan de klimaatverandering

26 De evolutie van MoJuice, aan de hand van twee projecten

INDUSTRY EVENTS

34 Kennismaking met Eventure, de nieuwe vakbeurs voor de eventsector.

37 Star tschot voor de BEA 2024 is gegeven!

38 Echo bevestigt zijn waarde tijdens tweede editie

40 Kor te nieuwtjes uit de Belgische eventindustrie

“ALS JE ALLE ZINTUIGEN KUNT RAKEN, CREËER JE HERINNERINGEN”

Als specialist in het vormgeven van emoties heeft Steven Martin in drie decennia een waanzinnig palmares opgebouwd, met daarbij het regisseren en/of creëren van een Olympische ceremonie, grote stadionshows, memorabele herdenkingsevents, spectaculaire main stage shows op Tomorrowland, en nog zoveel meer. Met zijn labels Architect of EMOTION en The Cintamani Stone probeert hij op een ambachtelijke wijze de dromen van klanten in binnen- en buitenland waar te maken. Experience Magazine ging bij hem op bezoek voor een boeiend gesprek over zijn carrière, zijn visie en zijn professionele dromen.

Nadat hij tien jaar ervaring had opgedaan met het creëren en produceren van events bij bureaus als De Kie, Any Performance en Twins, stond Steven Martin in 2004 op een kruispunt in zijn carrière. “Ik ben toen op zoek gegaan naar mijn ‘ikigai’ en heb mezelf de vraag gesteld: Wat doe ik graag? Wat kan ik goed? En waar kan ik mijn brood mee verdienen? Het antwoord was: alles wat creatief is en zich op en rond het podium afspeelt. Ten tijde van Any Performance had ik een show van Luc Petit gezien aan de Ringvaart in Gent. En ik was zo ontroerd, echt wauw. Toen wist ik: dit wil ik doen. Luc Petit is echt wel een voorbeeld geweest in mijn beginjaren, evenals Dirk Decloedt, die mij ook de weg heeft gewezen. Maar ik besefte wel: om te kunnen wat die mensen kunnen, moet ik echt wel een database opbou¬wen binnen de artistieke wereld, en investeren in research naar nieuwe technologieën en ideeën.”

TOOLBOX VAN SERVICES

In zijn zelfstandige activiteit ging Steven Martin zich dus toeleggen op de rol van creative service provider. “De naam die daarbij hoorde was Architect of EMOTION. Een architect is geen kunstenaar, maar hij is vaak wel heel kunstzinnig en creatief bezig. Alleen moet hij ook rekening blijven houden met de wetten van de fysica, anders valt het gebouw in elkaar. Maar hij kan deze wetmatigheden wel gebruiken en ombuigen om heel speciale dingen te doen. Architect of EMOTION staat voor een toolbox van creatieve services die ik aanbied: conceptontwikkeling, stage design, scenografie, visualisatie, storyboarding, scripting, ghostwriting, regie, coaching van sprekers, creatie van acts, opnameleiding,… Wat je ook nodig hebt van creativiteit: ik ken de juiste mensen of ik doe het zelf.”

FOCUS BEHOUDEN

Heel wat bureaus hebben zelf een pak creatief talent in huis. Waarom zouden ze dan nog een externe artistiek/creatief producer bij hun project betrekken?

“Het draait om focus en kennis. Er zijn veel agentschappen die magnifiek goede dingen produceren en heel goede ideeën hebben. Maar soms is er nood aan meer focus. Als manager van een eventkantoor heb je een afspraak met de boekhouder, maar moet je ook nog zes projecten begeleiden. Je bent bezig met de tafels en stoelen, de begroting, de vergunningen… En dan verlies je de focus. En het is net mijn job om die focus wel te hebben. Als er teveel op je bord ligt, kies

je te makkelijk voor wat je al kent. Maar dat is niet wat je zoekt. Als tien mensen denken aan de logische oplossing, is het vaak de minder logische optie die realistischer is.”

CO-CREATIE

De taakverdeling tussen Steven Martin en de agentschappen loopt altijd heel vlot. “Het werkt heel goed in co-creatie. Over het algemeen is het tijdens de eerste job altijd een beetje zoeken. Maar vanaf dan is het evenwicht gevonden. En na verschillende producties ontstaat er een natuurlijke verdeling en ben ik eigenlijk part of the team. Dat is ook mijn sterkte naar de agencies toe. Ik heb eigenlijk maar een achttal klanten. En als er eentje wegvalt, komt er een nieuwe in de plaats. Maar ik moet de klant voelen. De bureaus waarmee ik samenwerk hebben eigenlijk een beetje dezelfde soort mentaliteit. Met heel veel menselijke waarden, en heel veel respect voor elkaar. Er zijn verschillende manieren van werken. Sophie Naze van KonseptS houdt er bijvoorbeeld van om zelf alle ingrediënten bij elkaar te zoeken, waarmee ik – als een soort van chefvervolgens mag beginnen koken. Andere klanten kiezen voor volledig maatwerk in mijn beheer. Alles is mogelijk. De meeste van die samenwerkingen gaan ook al snel decennia mee, zo was TCS-AoE één van de eerste creatieve partners van bij de opstart van MediaMixer. En vandaag werken we nog steeds samen, met telkens zeer creatieve uitdagingen.”

TEAM VAN EXPERTS

Hoewel Steven Martin als freelancer werkt, kan hij rekenen op een uitgebreid netwerk van collega-freelancers met tonnen ervaring. “Als een klant bijvoorbeeld een musical wil maken over zijn bedrijf, dan heb ik vijf mensen met musical-ervaring die ik meteen kan opbellen. Zoals bijvoorbeeld bij het evenement rond 100 jaar Calesberg. Ook voor andere noden kan ik rekenen op de juiste specialisten. Ik ben dan ook blij dat ik het vertrouwen krijg van de echte topper s binnen de sector. Het is mijn grootste trots dat mensen van dat kaliber met mij willen samenwerken. Als ik een opdracht binnenkrijg, dan stel ik mijn team samen en dan gaan we aan de slag.”

EMOTIE STAAT CENTRAAL

20 jaar geleden was Steven Martin een van de eersten die de termen emotie

“IK ZEG ALTIJD TEGEN MIJN KLANT: DURF TE DROMEN. WAT ZOU JE ÉCHT WILLEN VOOR JE EVENEMENT?”

en storytelling gebruikten. “Dat is echt wel een rode draad in de shows die ik creëer. Ik denk bijvoorbeeld aan het feest rond 75 jaar Bevrijding, waar ik door Sylvester werd ingeschakeld voor een lichtspektakel op het Antwerpse stadhuis. Ter voorbereiding heb ik enorm veel research gedaan. Ik ben naar kazerne Dossin geweest, naar Breendonk, ik heb gesproken met de Joodse gemeenschap... Ik ben gekomen met een concept met een bizarre scenografie – met een podium van 40m

breed en 2,5m diep - waarin foto’s tot leven kwamen. We wilden de Antwerpenaar echt laten voelen wat de mensen in 1942 hebben gevoeld: het akelige gevoel van de nazi’s die door je straat lopen. Met een budget-efficiënte show met niet-professionele acteurs – wat volgens ons een stuk oprechter overkwam - hebben we de Antwerpenaren echt stil gekregen. Daar zit mijn waarde: in het in elkaar laten passen van emotie en beleving. Als je de vijf zintuigen kunt raken, dan creëer je herinneringen. Dan heb je iets dat wordt doorverteld en blijft voortleven. Of het nu gaat om de lancering van een auto, een herdenking of een voorlichtingscampagne… Emotie is altijd een belangrijke versterkende factor.”

CREATIEF MET KLEINERE BUDGETTEN

Steven Martin staat misschien bekend om grote shows, maar dat betekent niet dat hij de kleinere opdrachten links laat liggen. “Kleine shows zijn zeker even uitdagend, en misschien zelf moeilijker! Ik zeg altijd tegen mijn klant: durf te dromen. Wat zou je écht willen voor je evenement? Als ik dat weet, kunnen we dingen realiseren, ook als we maar een beperkt budget hebben. Als een klant zegt dat hij droomt van een Cirque du Soleil dinnershow, dan kan ik bijvoorbeeld een Belgische artiest boeken die aan een touw naar beneden komt en vervolgens een act met Cirque du Soleil-technieken opvoert. Of voor een klant die graag een evenement onder water wil: een strook LED met waterbeelden, en af en toe een walvis die voorbij zwemt. Dat geeft ook een onderwatergevoel, voor niet veel budget. Het zijn soms simpele ideeën, maar je moet eraan gedacht hebben.”

VERSCHILLENDE TARIEVEN

Het klopt niet dat het werk van een creatief producer per definitie heel duur is. “Natuurlijk heb je wel wat budget nodig om een volledige showproductie te doen. Maar voor services als regie etc. ben ik niet duurder als iemand anders. Bovendien heb ik mijn eigen studio, waarmee ik zelf schermcontent kan maken. Daardoor kan ik voor een redelijk budget al

“IK VIND HET ZONDE DAT ALLES TEGENWOORDIG ZO CLEAN IS GEWORDEN. WAAROM VERSTOPPEN WE DE MOOISTE KANT VAN ONZE JOB?”

heel mooie decor content aanleveren. Ik werk trouwens niet met één enkel tarief. Wanneer ik echt een show vanuit het niets moet creëren en ik moet gaan researchen… dan hanteer ik mijn duurste tarief. Maar dat betaal je maar voor één of enkele dagen. Alles wat daarna volgt – de creatieve preproductie – ligt iets lager. En de eventproductiedagen, die zijn nog een beetje lager. Ik aligneer mij op de markt wat deze tarieven betreft. En ik merk dat klanten dat een eerlijke manier van werken vinden. Ik heb nog nooit commentaar gekregen op mijn showcreatietarieven. Omdat ze er maar voor een of enkele dagen instaan. Dat model werkt dus goed.”

THE CINTAMANI STONE

Naast Architect of Emotion werkt Steven Martin ook nog onder een tweede label: The Cintamani Stone. “Oftewel de Steen der Dromen. The Cintamani Stone is eigenlijk het showproductieluik, waarmee ik vooral in het buitenland actief ben. Dit kan gaan van op maat gemaakte dinershows, musicals, herdenkingsevenementen, concerten, innovatieve productlanceringen, modeshows tot zelfs grootschalige stadionshows en openings- of sluitingsceremonies. De klant blijft verantwoordelijk voor de locatie, branding, media, hostessen, crew, catering… Maar alles wat zich op het podium of in de ‘zaal’ of het speelvlak afspeelt, dat is mijn domein, van start tot finish. Op die manier creëren we shows op maat binnen een totaalevenement.”

EEN GESLAAGDE SHOW

Maar wanneer is een show of event nu écht geslaagd voor Steven Martin? “Dat is een moeilijke vraag. Wanneer ik kan zeggen dat het een sans-fautes is geweest. Wanneer alles wat we gepland hebben ook is uitgevoerd zoals we het gepland hebben, met de omstandigheden als tolerantiemarge. Anderzijds is het voor mij pas echt geslaagd als

ik na het event niet het gevoel heb van ‘dat had ik anders gedaan, nu ik het gezien heb’. En dat heb ik niet dikwijls. Meestal zie ik toch wel ergens een scène waar er nog iets beter kon. Gelukkig heb ik leren inzien dat er een verschil is tussen mijn waardeoordeel en dat van het publiek en de klant. Ik ben minstens 20% strenger, wat ergens wel een luxe is.”

AMBITIES

Ondanks zijn indrukwekkend palmares, heeft Steven Martin nog enkele professionele dromen die hij graag zou afvinken. “Ik zou bijvoorbeeld graag eens meewerken aan een show als de Oscars. Gewoon om te zien hoe alles daar verloopt. Ik zou ook graag in Azië binnenraken met mijn activiteiten als full-show creator. Maar ik heb tijdens de covidperiode een wijze levensles geleerd, en dat is dat ik al een heel mooi parcours heb afgelegd, en al heel mooie dingen heb kunnen doen. Het draait er mij niet

om dat mijn naam op een affiche staat. Het draait er mij wel om dat ik op mijn 52ste kan zeggen dat ik eigenlijk nog geen dag gewerkt heb. En dat is echt wel hoe ik mijn job beleef.”

PROFESSIONALISERING

Ook Steven Martin heeft de eventsector enorm zien veranderen gedurende de voorbije 20 jaar. “De professionaliteit is op alle niveaus heel erg gestegen. Twintig jaar geleden kon een show charmant zijn. Maar dat is in niets te vergelijken met wat er vandaag wordt gebracht, ook omdat de technologie toen nog vrij basic was. Van contentproductiehuizen was er 20 jaar geleden nog geen sprake. Regie, dat was gewoon iemand die zei wat we gingen doen. Intussen beseft men dat een regisseur een dirigent is, een belangrijk deel van de organisatie. Ten slotte heb Crafting unforgettable emotional experiences for your concepts and events.

met 3D-visuals, met Photoshop, stalen van materialen en textiel… Ik werk ook niet vanuit mijn mailbox, maar vanop een tafel, om het ateliergevoel te creëren. Ik vind het zonde dat alles tegenwoordig zo clean is geworden. Wij zijn niet trots genoeg op onze sector. Waarom verstoppen we de mooiste kant van onze job, die het meest laat zien dat wij experts zijn? Het lijkt wel of een klant niet mag weten hoe wij werken. Ze krijgen enkel het afgewerkte product te zien. Ik vind het net waardevol om de opdracht- gever te betrekken in het haast ambachtelijke proces. Ik laat hen voelen dat we aan het werken zijn, aan het creëren, stap voor stap. En zo bouwt de klant echt mee aan het project”, aldus Steven Martin.

“CREATIVITEIT GEKOPPELD AAN EEN STERKE ORGANISATIE”

De carrière van Ruben Schroyen leek aanvankelijk een totaal andere weg op te gaan. Maar een toevallige ontmoeting op het WK voetbal in 1998 gaf zijn professionele leven een compleet nieuwe wending en leidde tot de oprichting van een eigen agentschap. Vandaag, meer dan twee decennia later, is way2events een gevestigde naam op vlak van corporate events, incentives en hospitality.

Way2events werd 20 jaar geleden opgericht als een specialist in hospitality. “Aan het begin van mijn carrière werkte ik als IT-specialist in de banksector”, zo vertelt Ruben Schroyen van way2events. “Op het WK 1998 in Frankrijk kwam ik toevallig in contact met een Nederlandse ondernemer die incentives en hospitality verzorgde rond voetbalwedstrijden. Dat sprak mij wel aan. Met Euro 2000 voor de deur heb ik toen besloten om zelf ook hospitality te gaan doen. De eerste jaren nog in combinatie met mijn eigen IT-bedrijf, maar vanaf 2004 full-time. Toen is way2events geboren.”

CREATIEF ÉN

ORGANISATORISCH

STERK

Al snel werd het aanbod van way2events verder uitgebreid met events, incentives, teambuildings en sports travel. “Op vlak van events proberen we steeds te zorgen voor een combinatie van het creatieve met een sterke organisatie. We proberen het op beide vlakken high-end te doen, zowel qua creativiteit, als qua opvolging en organisatie. Vaak zie je dat agentschap-

pen vooral in één van beide aspecten uitblinken. Een saai congres bijvoorbeeld, dat veel praktische organisatie vraagt, daar proberen wij toch een creatieve twist aan te geven, zodat het voor de deelnemers extra aangenaam wordt. Dat kan zich op verschillende manieren uiten, van social media, over de aankleding, tot de gastsprekers.”

CONSTANTE BELEVING

Way2events probeert de zaken high-end en net iets anders te doen. “Ik denk dat wij een van de eersten waren die de term ‘corporate festival’ hebben gebruikt. Iets wat je intussen meer bedrijven ziet doen. Wij hebben destijds bij Cegeka voor een kruisbestuiving gezorgd, waarbij de dingen die je in de festivalwereld ziet, geïntegreerd werden op een corporate event. Een ander mooi voorbeeld is ons werk voor SD Worx. Dat was vroeger meer een standaard evenement, waar de cijfers werden besproken, gevolgd door een receptie en een dansfeest. Wij hebben samen met de klant een meer trendy concept bedacht, zodat alles mooi in elkaar

vloeide. Zo ontstond er een vlot geheel waarbij er constant beleving is. Maar daar moet de klant natuurlijk voor openstaan.”

LAT HOGER LEGGEN

Ook op vlak van incentives probeert way2events zich te onderscheiden van de collega’s. “Wij proberen incentives te koppelen aan een mooi concert of evenement. Dat geeft een extra dimensie voor de genodigden. Vijf dagen in Brazilië is sowieso al speciaal. Maar als je dan ook nog eens de Rode Duivels in actie kunt zien… Of een incentive met een concert van Robbie Williams op Milton Keynes. Of bedrijven die overal in Europa naar U2 gaan kijken. Dat onderscheidt ons van andere incentivebureaus. En dat spreekt klanten echt wel aan. Je kan wel vier dagen in een stad gaan eten en drinken, maar zo’n evenement geeft toch extra pigment aan de incentive. Nu, als een groep gewoon voor enkele dagen naar Barcelona wil, dan zullen we daar met plezier voor zorgen. Maar ik leg de lat graag nog net iets hoger.”

GEVARIEERDE JOB

Afhankelijk van de periode werkt way2 events met een team van 10 à 15 personen. “Dat is dan een combinatie van freelancers, stagiaires en vaste medewerkers. Wij hebben een breed productportfolio, wat maakt dat het voor medewerkers ook leuk en gevarieerd blijft. Hier doen ze niet de hele dag hetzelfde. Uiteraard heeft iedereen zijn specialiteiten. Uiteindelijk is de basis van een goed evenementenbureau de combinatie van mensen die organisatorisch de teugels in handen houden, en mensen die creatief sterk zijn. Maar wij hebben intern geen eilandjes. Iedereen kan eens mee naar het buitenland, en iedereen kan eens meehelpen aan een bedrijfsfeest.”

HOOGTEPUNTEN OVER DE HELE WERELD

In 20 jaar way2events zijn er heel wat mooie projecten de revue gepasseerd. “We zijn met groepen naar de WK’s in Duitsland, Zuid-Afrika, Brazilië, Rusland en Qatar geweest. Vooral 2014 in Brazilië was onvergetelijk: het mythische Maracana-stadion, een mooie corporate groep, en bij aankomst een cocktail uit een kokosnoot op de Copocabana. Leuke anekdote is dat we toen ook nog twee verdwaalde bv’s aan een kamer hebben kunnen helpen. Verder heb ik goede herinneringen aan mooie incentives naar o.a. Libanon,

Tel Aviv, IJsland, Moskou en Sint-Petersburg. Voor de 100ste verjaardag van een FMCG-bedrijf organiseerden we 3 avondfeesten in Barcelona: op een rooftop, in een klassieke zaal, en op het strand. Deelnemers kwamen uit verschillende steden met maar liefst 25 vluchten.

FEESTEN, INHULDIGINGEN… EN HULPVERLENING

“Voor de opening van een warehouse van 36.000 m² organiseerden we op drie dagen drie feesten voor drie verschillende doelgroepen. De nieuwe site van Baxter hebben we ingehuldigd met een tentoonstelling en bezoek van de toenmalige premier. Ook ons allereerste feest voor Cegeka, met het gewaagde Steampunk-concept, zal altijd bijblijven. En voor 30 jaar Cegeka hebben we Dimitri Vegas & Like Mike voor de allereerste keer na corona terug op het podium gebracht. Dat was heel spectaculair. En natuurlijk was het ook heel bijzonder om het team van FC Barcelona voor de allereerste keer te begeleiden bij hun Europese uitmatch in Eindhoven. Verder hebben we ook beurzen en roadshows georganiseerd voor verschillende grote bedrijven. In 2015 waren we verantwoordelijk voor de CSR Europe meeting, enkele dagen na de aanslagen in Parijs. Omdat de koning aanwezig zou zijn, hebben we toen nauw samengewerkt met de staatsveiligheid. Enkele maanden later, na de aanslag in Zaventem is heel ons team logistiek en administratief gaan bijspringen in de sporthal van Zaventem, wat zelfs te zien was op een foto in The Washington Post.”

STORYTELLING

Met twee decennia ervaring is way2events goed geplaatst om de evolutie van de eventsector te schetsen. “Saaie, academische events zijn tegenwoordig hip en trendy geworden. Ik denk dat de sector vooral veel creatiever is geworden. Waar ons werk vroeger puur praktisch was, moet er gezorgd worden voor storytelling, waarin de waarden en normen van het bedrijf vertaald worden. Er gaat binnen een bedrijf ook

meer aandacht naar het evenement. Iedereen is immers op zoek naar personeel, en de jonge generatie is niet meer zo makkelijk in te pakken. Een 21-jarige van vandaag heeft vaak al een stuk van de wereld gezien. Ze verwachten dan ook dat je als werkgever iets te bieden hebt, met name een leuke bedrijfsomgeving. En daar horen events zeker bij. Aan de andere kant zien we wel dat we meer dan ooit zaken op korte termijn moeten realiseren. De trend van de e-commerce, met de filosofie van ‘morgen geleverd’, zet zich ook door in onze sector.”

BELGISCHE STRIKTHEID

Ruben Schroyen ziet echter ook nog enkele belangrijke uitdagingen om goed te kunnen blijven werken. “Het is essentieel dat we events kunnen blijven organiseren. Want het wordt in ons land steeds moeilijker om vergunningen te krijgen. De regels zijn heel strikt. In België is het ook bijzonder moeilijk om een nieuwe eventlocatie vergund te krijgen, wat maakt dat potentiële investeerders hun heil in andere sectoren gaan zoeken. Nochtans hebben we nood aan goede nieuwe locaties, want geen enkel bedrijf wil drie jaar na mekaar een feest op dezelfde locatie. Wij komen vaak in het buitenland, en we merken toch dat er daar op dat vlak meer mogelijk is.”

REALISTISCH GROEIEN

Als we hem vragen naar zijn ambities voor de toekomst, denkt

Ruben Schroyen niet meteen aan de cijfers. “Ik doe wat ik graag doe, en het is mijn ambitie om dat ook te blijven doen. Ik hoop dus dat we nog veel leuke, creatieve events mogen en kunnen organiseren. In binnen- en buitenland. En met een leuke ploeg. Natuurlijk probeer je als ondernemer altijd te groeien. Maar je moet ook realistisch zijn. We zitten niet in de Verenigde Staten of in Dubai. Er is een bepaalde schaalgrootte die samenhangt met onze regio. We blijven dus realistisch, en gaan onszelf niet rijk denken”, zo besluit Ruben Schroyen.

“HET IS ESSENTIEEL DAT WE EVENTS KUNNEN BLIJVEN ORGANISEREN. WANT HET WORDT IN ONS LAND STEEDS MOEILIJKER OM VERGUNNINGEN TE KRIJGEN.”

DE POP-UP REBEL DIE UITGROEIDE TOT EEN

VOLWASSEN EVENTBUREAU

CityCubes viert dit jaar zijn tiende verjaardag. Wat tien jaar geleden begon als een origineel activatieconcept in leegstaande winkelpanden, is vandaag uitgegroeid tot een award-winnend activatie- & evenementenkantoor dat van alle markten thuis is. Experience zat rond de tafel met Dieter Veulemans, Isabelle Pacquée en Tess De Belie – drie van de vier partners van CityCubes, voor een gesprek over het verleden, het heden én de toekomst van het jarige agentschap.

Dieter Veulemans kreeg de smaak voor de eventsector te pakken tijdens een studentenjob op de festivals. “Daar heb ik kennisgemaakt met het backstagegebeuren en raakte ik gefascineerd door hoe alles georganiseerd werd. In diezelfde periode werd op de Karel de Grote Hogeschool de opleiding Event- en projectmanagement gelanceerd, wat voor mij de aanleiding was om van studie te switchen. En tijdens mijn studentenjob bij een eventkantoor is mijn liefde voor de sector alleen nog maar gegroeid. Het is altijd mijn bedoeling geweest om een eigen kantoor te starten, maar ik besefte dat het een heel concurrentiële markt was. Ik moest dus op zoek naar een goede USP, iets waarin we anders waren dan de rest.”

POP-UPS

In die tijd waren er verschillende festivalklanten die aangaven dat ze ook graag in

de steden aanwezig wilden zijn met hun activaties. “Maar dat bleek praktisch onmogelijk, omdat steden commerciële activiteiten op openbaar domein zoveel mogelijk probeerden te verhinderen. Op een dag viel mijn oog op een leegstand pand in de stad. Ik dacht: als ik dit nu eens huur, en daarin mijn actie opzet. Mijn toenmalige baas vond dat geen goed idee, maar ik geloofde er wel in, dus ben ik er zelf voor gegaan. Zo is CityCubes geboren. Na een half jaar ben ik Gil Dejonghe tegengekomen, die ons bedrijf de nodige structuur en strategie heeft bijgebracht. Zo zijn we beginnen groeien.”

AANKOMENDE

TRENDS SPOTTEN

Al snel evolueerde CityCubes van een pop-upspecialist naar een volwaardig activatie- en evenementenkantoor. “Vandaag zijn pop-ups nog maar een klein stukje

van wat we doen. Pop-ups zijn een trend geweest, en we hebben er veel kunnen bouwen, voor grote merken. Maar die trend is intussen gaan liggen. In plaats daarvan zijn er andere trends gekomen waarop we hebben kunnen inspelen. Ik denk bijvoorbeeld aan het belang van instagrammability, waaruit Smile Safari is ontstaan. Bij CityCubes proberen de trends voor te zijn, en nieuwe dingen als eerste in België te implementeren. Popups, instagrammability, immersive belevingen… Ook nu weer, willen we voorop lopen met A.I., wat wij zien als een enorme opportuniteit. Alles zal zoveel sneller en efficiënter kunnen verlopen. Ik denk dat het omarmen van A.I. ons verhaal en het verhaal van onze klanten alleen maar kan versterken en verbeteren.”

STRATEGISCHE PARTNER

Van een creatief uitvoerend agentschap

is CityCubes vandaag gegroeid naar een partner die ook strategisch meedenkt. “Ik denk dat wij onze klanten veel beter en veel breder kunnen servicen dan vroeger het geval was”, aldus Isabelle Pacquée. “Vroeger keken we enkel naar ons stukje van het verhaal. Nu bekijken we alles veel breder en zoeken we uit welke partners we kunnen betrekken om het gewenste effect te bekomen.” “Ons team is ook opgesplitst in een projectmatig team en een strategisch-creatief team”, vult Dieter Veulemans aan. “Elk voorstel dat nu buiten gaat is strategisch onderbouwd. Wij volgen bijvoorbeeld heel wat trendrapporten die wij gebruiken om onze voorstellen te ondersteunen.”

TROUWE KLANTEN

CityCubes beschikt vandaag over een gevarieerde portefeuille van klanten uit verschillende sectoren. “Zo hebben we economisch kunnen overleven tijdens de coronaperiode”, aldus Tess De Belie. “Als je toen enkel moest rekenen op festival-klanten, dan had je een groot probleem.” Dieter Veulemans: “De meeste klanten waar we tien jaar geleden mee begonnen zijn, zoals bijvoorbeeld Tomorrowland, Lidl en Mediahuis, zijn vandaag nog steeds trouwe klanten. Dat is de mooiste bevestiging die je kunt krijgen. Zij appreciëren onze passie en toewijding, maar ze weten ook dat we altijd met iets nieuws proberen te komen, dat we hen blijven verrassen. Verder merk ik dat experiential marketing echt wel in een hogere schuif ligt bij de nieuwe generatie van decision makers. En dat is natuurlijk wel in ons voordeel.”

“TESS EN ISABELLE WAREN DE IDEALE PARTNERS, OMDAT ZIJ DEZELFDE LIEFDE EN PASSIE VOOR HET BEDRIJF HEBBEN ALS IK IN HET BEGIN HEB GEHAD.”

STRUCTUUR EN LANGETERMIJNAANPAK

De voorbije jaren is CityCubes geëvolueerd van een eerder chaotisch bedrijfje, naar een van de meest gestructureerde agencies van ons land. Isabelle Pacquée: “Corona heeft daarin een grote rol gespeeld. Toen hebben we de tijd gehad om alles te reorganiseren. We zijn toen even van onze sokken geblazen, maar dit was wel een gelegenheid om een plan te maken voor de lange termijn. We hebben daarbij ook geïnvesteerd in diverse systemen. Dat heeft een impact gehad op de professionalisering van de organisatie. Het maakt dat je een beter overzicht hebt van de budgetten en alles wat er binnen en buiten gaat.”

HUMAN CAPITAL

Binnen die organisatie gaat er ook een grote aandacht naar het people-aspect. “Er is een grote evolutie naar mensgerichtheid”, zegt Tess De Belie. “We zijn gaan inzetten op hoe we onze mensen kunnen behouden, en tevreden houden. Uit ervaring hebben we gemerkt dat het opbranden van mensen misschien resultaat geeft op de korte termijn, maar dat je daar op lange termijn niets aan hebt. Intussen hebben we nu al een groot aantal mensen die al heel wat jaren bij ons zijn, wat ook resulteert in een grotere professionaliteit en maturiteit van ons team.” “De uitdaging voor de komende jaren is de ge-

motiveerde nieuwe generatie te vinden”, zegt Dieter Veulemans. “Iedereen weet dat de nieuwe generatie hoge criteria stelt over wat ze van hun job verwachten en hoe ze vergoed worden. Maar ik denk dat we op dat vlak goed bezig zijn. Al blijft het een uitdaging om ze ook doorgroeimogelijkheden te bieden en geprikkeld te houden.”

COMPLEMENTAIR TEAM

Begin 2023 werd het aandeelhouderschap van CityCubes uitgebreid met twee nieuwe partners. “We hebben de kar altijd met twee getrokken, en het was altijd een perfecte samenwerking tussen Gil en mezelf”, aldus Dieter Veulemans. “Maar qua groei zat er een blok op. Om groter te worden heb je gewoon meer schouders nodig. Daarom hebben we nu deze belangrijke stap gezet. Tess en Isabelle waren de ideale partners, omdat zij dezelfde liefde en passie voor het bedrijf hebben als ik in het begin heb gehad. En omdat zij dingen die ik niet kan, perfect kunnen invullen.” “Met de vier partners vormen we dan ook een complementair team”, vult Isabelle Pacquée aan. “Dieter is ons crea-

Email us at info@citycubes.be and let’s start crossing o your bucket list!

tieve salesprofiel die begrijpt wat klanten willen. Tess is productioneel de evenknie van Dieter, en zij houden elkaar mooi in balans. Gil is sterk in het strategische en overkoepelende luik. En ik sta vooral voor de operationele invulling, zeg maar het HR en financiële luik.”

TOEKOMSTDROMEN

Met de nieuwe wind die nu binnen het agentschap waait, is CityCubes klaar voor de toekomst. “Voor mij ziet CityCubes er over tien jaar hetzelfde uit, maar groter, beter en nog stabieler”, zegt Tess De Belie. “Het moet vooral een plek zijn waar we nog altijd graag zijn, en naartoe komen om onszelf te zijn, om ons ei kwijt te kunnen, en onze dromen af te vinken, samen met andere mensen. De trein waar we nu op zitten mag wat langer worden en sneller gaan, maar moet niet per se een andere richting uit.” “Ik sluit mij daarbij aan”, zeg Isabelle Pacquée. “We hebben een goede trein, die inderdaad nog een stukje langer en steviger mag worden. Al vind ik het wel leuk dat er ook zijsporen zijn, en dat we af en toe iets anders kunnen doen.” “Ik zou van onze trein graag een Eurostar of

10 JAAR MEMORABELE PROJECTEN

Thalys maken”, vult Dieter Veulemans aan. “Ik vind het soms jammer dat we in België zitten. Op een kleine markt, waar we met kleine budgetten zotte dingen moeten bouwen. Als ik hoor welke mogelijkheden collega’s in landen zoals bijv. Duitsland hebben, dan prikkelt mij dat enorm. Het is dan ook mijn droom om campagnes te ontwikkelen die in heel Europa kunnen worden uitgerold.”

In tien jaar tijd heeft CityCubes natuurlijk honderden evenementen en campagnes verzorgd. We vroegen Tess, Isabelle en Dieter elk naar het project dat hen het meest is bijgebleven.

“Voor mij zijn dat de immersive diners in de Story Studio die we samen met Studio 100 hebben gebouwd”, zegt Isabelle. “Dat was enerzijds een immersive verhaal dat mensen konden beleven, maar anderzijds ook een dining concept. De laatste avond hebben we dat ook met ons eigen team gedaan. Dat was echt van A tot Z een totaalbeleving, ook al had ik het zelf al zo vaak gezien – zij het dan in stukjes. Het was een perfecte combinatie van verschillende puzzelstukjes die samenvielen en dat in coronatijden.”

“MINI had ons gevraagd om twee locaties te vinden in Antwerpen en Brussel waar ze begin dit jaar hun eigen autosalon konden organiseren voor hun dealers en voor bezoekers”, zo vertelt Tess over haar keuze. “We zijn daar creatief mee aan de slag gegaan en met het idee gekomen om het salon op een boot te houden, en van de ene stad naar de andere te varen. Het budget dat we uitspaarden omdat we slechts één keer moesten opbouwen, gaf ons meer mogelijkheden om te investeren in de beleving van de bezoekers. Het project ademde gewoon wie wij zijn. Wij doen niet gewoon wat er ons gevraagd wordt, maar gaan altijd net iets verder.”

“Ik ga voor de supermarkten die we hebben neergezet op Tomorrowland”, zegt Dieter. “Dat hebben we eerst drie jaar voor Lidl gedaan, en intussen ook al drie jaar voor Carrefour. We hebben dit project binnengehaald met een supergedetailleerd dossier, waarmee we enkele ervaren concullega’s hebben kunnen overtreffen. Het was een belangrijke stap om in de wereld van Tomorrowland, maar ook in de retail binnen te geraken. Dit heeft dan ook nog tot mooie vervolgstappen geleid.”

Cocktails by Tails

BAR-QUALITY COCKTAILS SERVED IN SECONDS

ONCE IN A LIFETIME EVENTS

Op het bruisende Zuid in Antwerpen vindt u midnightcoffee. Geen hippe koffiezaak zoals de naam misschien doet vermoeden, maar een full service eventementenbureau voor B2B Events en incentive reizen met “human touch”, boordevol creatieve uitspattingen.

“EVENTBARISTAS”

Tonnen ervaring, een rugzak vol ideeën en véél goesting. Het team van midnightcoffee is een gezellige bende van ultra creatieve, enthousiaste muggenzifters.

What to expect? Een helder gesprek, persoonlijke aanpak, originele invulling en duidelijke afspraken, afgestemd op uw wensen en budget. U runt uw bedrijf, midnightcoffee profileert het.

EVENTS VAN A TOT Z

Verras uw werknemers met een off-site in de Vlaamse Ardennen in intieme kring, trigger/bedank uw klanten met een groots event met alles erop en eraan, inspireer met een boeiende meeting of motiveer met een incentive travel naar een verre bestemming.. midnightcoffee staat garant voor de organisatie van uw evenement van A tot Z, met franjes maar zonder ‘loose ends’.

“HET EVENEMENT IS AAN U, DE ORGANISATIE AAN ONS.” – MIDNIGHTCOFFEE

Feel the match? Bent u met andere woorden klaar om uw volgend event naar een hoger niveau te tillen?

Let’s pick a date & have a date!

JADA ZORGT VOOR GESLAAGDE MEDEWERKERSDAG SCHOENEN TORFS

De Belgische retailer Schoenen Torfs organiseert twee keer per jaar medewerkersdagen om hun werknemers te inspireren en motiveren voor het aanstormende seizoen. Ook in maart van dit jaar kwamen ze opnieuw samen. Het team van JADA events mocht zijn organisatorisch talent bovenhalen om er een memorabele dag van te maken.

De medewerkersdagen vormen echt een belangrijke afspraak binnen de onderneming. De winkels van Schoenen Torfs waren dan ook uitzonderlijk allemaal gelijktijdig gesloten opdat iedere werknemer zou kunnen deelnemen. Bij de voorbije edities werd de omvangrijke personeelsgroep steeds in twee gesplitst om de permanentie in de winkels te garanderen. Maar aangezien er voor deze voorjaarseditie een wel heel special locatie gekozen was, werd er voor een keer een uitzondering op deze regel gemaakt.

UNIEKE LOCATIE

JADA events, dat in het verleden alle verschillende fijne events voor Schoenen Torfs heeft mogen organiseren, kreeg de opdracht om zich ook over deze medewerkersdag te ontfermen. Als locatie werd er gekozen voor het Flanders Meeting & Convention Center Antwerp, het congrescentrum aan het Koningin Astridplein, in combinatie met een bezoek aan de nabijgelegen Zoo van Antwerpen.

PLENAIR GEDEELTE

De dag werd afgetrapt in het atrium van het congrescentrum, waar de medewerkers konden genieten van een heerlijk, uitgebreid ontbijtbuffet. Vervolgens nam iedereen plaats in de Elisabethzaal, voor een eerste plenaire sessie. Daarbij werden de

cijfers van het afgelopen jaar besproken, en werden de nieuwe strategieën voor de komende periode toegelicht. En natuurlijk was deze plenaire sessie ook het moment om alle werknemers te bedanken voor hun dagelijkse inzet voor het bedrijf.

WORKSHOPS

Dan was het tijd voor een reeks workshops. De medewerkers werden in groepen verdeeld en roteerden elke dertig

minuten tussen de workshops, zodat iedereen op het einde van de dag elke workshop gevolgd zou hebben. De workshops waren gericht op de drie merken die Schoenen Torfs het komende jaar graag in schijnwerpers wil plaatsen, met name Birkenstock, Geox en Tamaris. De andere groepen volgden de workshop ‘boost our sales: winkelpraktijken’. Hierin werd gewerkt rond de aanpak van de winkelervaring. De medewerkers kregen daarbij de opdracht om zich eens in de schoenen van de klant te verplaatsen. Dit gaf hen de mogelijkheid om een aankoop bij Schoenen Torfs eens vanuit een ander perspectief te ervaren.

PICKNICK IN DE ZOO

Wat betreft de lunch koos JADA events ervoor om met de hele groep naar buiten te trekken. Zo werd er gezorgd voor een ideale afwisseling na een hele voormiddag van indoor meetings. Alle deelnemers kregen een picknick-pakket, waarmee ze de Zoo in konden trekken voor een ontspannende wandeling in

een uniek kader, tussen de dieren. Een origineel alternatief voor de klassieke conferentie-lunch.

MODESHOW MET BIJZONDERE MODELLEN

Na de middagpauze werden de workshops hervat. De twee grote groepen werden omgewisseld, zodat iedereen de kans kreeg om alle aangeboden kennis op te nemen. Na het afronden van alle workshops, werd iedereen opnieuw in de Elizabethzaal verwacht voor een fantastische en dynamische modeshow met een bijzonder accent. Want het waren immers de Schoenen Torfs-medewerkers zelf die de nieuwe zomercollectie 2024 mochten presenteren.

AFSLUITEND STREET FOOD FESTIVAL ÉN FEEST

Na een dag met veel inspiratie en informatie was het tijd voor ontspanning… en lekker eten. De deelnemers werden immers getrakteerd op een walking dinner in de vorm van een street food festival, met bijzonder lekkere, en vooral ook duurzame gerechten. Dan was het tijd om te dansen! De 600 enthousiaste medewerkers gooiden nog enkele uren de benen los tijdens de afsluitende party! Zo bewees JADA events nog maar eens dat een medewerkersdag met veel inhoud en informatie allesbehalve saai hoeft te zijn.

PFL-Group

1/2 PUB PFL

De PFL-Group is een totaalaanbieder van audiovisuele materialen, diensten, content en locaties voor feesten, meetings, congressen, evenementen, festivals en producties. Wij leveren audiovisuele ondersteuning op maat, alsook video- en creatieve oplossingen, steeds met zeer vooruitstrevende apparatuur van topkwaliteit en ervaren professionele technici.

Het aanreiken van een breed dienstenpakket om een optimale service te kunnen garanderen aan onze klanten, dragen wij hoog in het vaandel.

Je kan bij ons steeds terecht voor:

Meeting & Event venues

Opnamestudio’s & Infinity Greenkey

Audio, Video, Licht & Screens

Creative Content & Code

Expo Services & Digital signage

Verhuur, Verkoop & Productie

zowel LIVE, HYBRIDE als volledig VIRTUEEL

FOLKS ONDERSTEUNT DE AANPASSING AAN DE KLIMAATVERANDERING

Op 8 en 9 februari was het Palais des Congrès in Luik het toneel voor ‘Climate Chance Europe 2024 Wallonia’, een top omtrent de aanpassing aan de klimaatverandering en oplossingen gebaseerd op de natuur en veerkracht. De organisatie van deze allereerste Europese top omtrent deze aanpassingsuitdagingen, in het kader van het Belgische Voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie, werd toevertrouwd aan het evenementenbureau Folks. Een enorme uitdaging, zo legt Margaux Lempereur, projectmanager bij Folks, ons hieronder uit…

Deze top bracht gedurende twee dagen bijna 1.000 deelnemers samen, met 35 verschillende nationaliteiten. Het waren vertegenwoordigers van heel wat Europese netwerken en organisaties van niet-statelijke actoren zoals bedrijven, onderzoekers, het maatschappelijk middenveld en lokale overheden. Alle facetten van dit zeer gemediatiseerde evenement werden van A tot Z verzorgd door Folks: creatie van de grafische identiteit van het evenement, e-mailcampagne, evenementenwebsite, deelnemersbeheer, logistiek en setup, animatie, online streaming, persrelaties, mediaverslaggeving, hospitality, accommodatie, enz. Deze Europese Top, georganiseerd door de Waalse Ministers van Klimaat en Milieu en de vereniging Climate Chance, was een echt succes, met als apotheose de ondertekening van de Verklaring van Luik – de roadmap voor aanpassing aan de klimaatverandering in Europa –die door meer dan 70 organisaties en netwerken geratificeerd werd.

DE INSTITUTIES UITDAGEN

“Naast de expertise van Folks op het vlak van B2I, B2C en B2B, wisten we ons tijdens de aanbesteding te onderscheiden met onze ongeëvenaarde terreinkennis. Aangezien de roots van Folks in Luik liggen, kenden we niet enkel alle hoeken van het Palais des Congrès, maar ook de lokale spelers. Het gaat om partners met wie we een langdurige relatie hebben. Zo hebben we een bijzonder competitief voorstel kunnen indienen. We hebben echt geprobeerd om de verwachtingen van onze klanten te begrijpen – dat is het DNA van Folks. We hebben gewerkt rond de uitdagingen, de doelstellingen, de impact en de deelnemerservaring, en we hebben geprobeerd om daar veel betrokkenheid en waarde rond te creëren. Folks houdt ervan de instituties uit te dagen. Door alle best practices, nauwkeurigheid, kaders en procedures te behouden, maar er echt een onderscheidende en innovatieve kant aan toe te

voegen. We zorgen voor een grote nabijheid van onze klanten en een grote flexibiliteit, iets wat komt overwaaien vanuit onze B2B-activiteiten, die nog steeds onze core-business vormen”, aldus Margaux.

FOLKS, EEN SOLIDE EN EFFICIËNT TEAM

“De belangrijkste uitdagingen voor dit evenement hadden te maken met de timing (slechts 6 weken voorbereiding) en de hoge verwachtingen van de verschillende belanghebbenden. Aangezien dit het eerste evenement van deze omvang was rond het thema klimaatadaptatie op Europees niveau, was dit ook voor Wallonië een belangrijk evenement op vlak van imago en bekendheid. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, hebben we een solide, efficiënt en ervaren team samengesteld. We hebben een echte vertrouwensrelatie opgebouwd door veel flexibiliteit en transparantie te tonen tegenover onze ‘klanten’.”

EEN DUURZAAM EVENEMENT

Folks is meer dan ooit bezig met duurzaamheid. “Voor zo’n evenement gewijd aan het klimaat speelde duurzaamheid uiteraard een sleutelrol. Het budget liet geen volledige compensatie van de CO2-uitstoot toe, en daarom hebben we ervoor gekozen om de voetafdruk van het evenement zoveel mogelijk te beperken. We hebben dan ook een ‘zero waste’-beleid toegepast, wat inhoudt dat we niets produceren dat niet kan wor-

den gerecupereerd. Alle communicatie en bewegwijzering was 100% digitaal en er werd gebruik gemaakt van energiezuinige apparatuur. Op het vlak van catering moesten deelnemers zich inschrijven voor de maaltijden, wat maakt dat we de te bestellen hoeveelheden heel nauwkeurig konden beheren. Wat betreft vervoer moesten de deelnemers zich inschrijven voor de bezoeken, waardoor we het juiste aantal shuttles konden boeken, met name TEC-bussen. Voor de accommodatie viel de keuze op hotels binnen een bepaalde prijscategorie, die aangepast waren aan alle principes van goed bestuur en duurzaamheid. Omdat het hotelaanbod in Luik heel uitgebreid is, kozen we voor hotels die heel dichtbij lagen, zodat de deelnemers naar het Palais des Congrès konden wandelen.”

ERVARINGEN DELEN

“Naast de verschillende workshops, plenaire sessies en bezoeken op het terrein werd de ‘Climate Chance Europe 2024 Wallonia’ top op de eerste avond ook gekenmerkt door een zeer aangename, informele ontvangst. De bedoeling was dat de deelnemers elkaar echt konden ontmoeten en in gesprek gingen. De uitdaging van de top was dat de deelnemers hun best practices, adviezen, ervaringen en successen zouden delen, zodat deze uiteindelijk zouden worden meegenomen in de Verklaring van Luik, het orgelpunt van de top. Daarom hebben we verschillende conversation starters opgezet, zoals een fototentoonstelling over de overstromingen in Luik in 2021, de plaatsing van conceptueel meubilair gebouwd in samenwerking met de Materiotheek van Intradel, alsook een flashmob. Voor deze act lieten jongeren tussen 12 en 17 jaar, lid van de vereniging Bal Spécial, zich inspireren door de ‘Youth for the climate’ beweging. Deze bijzonder sterke opvoering voegde een emotioneel element toe aan het evenement.”

ZIEL EN COHERENTIE

“Bij dit evenement was er heel wat enthousiasme, investering en inzet – je zou zelfs kunnen spreken van passie – aan de kant van de vele stakeholders. Daarnaast was er ook een sterke samenhang tussen de waarden van de top, de boodschap en de deelnemerservaring die we vooral hebben weten op te bouwen via de conversation starters, de fototentoonstelling, de installatie van meubilair gebouwd in samenwerking met Intradel, de receptie en de flashmob. Deze deelnemerservaring voegde ziel toe en maakte van deze top een uiterst samenhangend evenement, dat zeker een heel aparte herinnering bij de deelnemers heeft achtergelaten. We benadrukken ook de verhouding

tussen het beheer van de deadline en de kwaliteit van dit evenement op hoog niveau. Dit laatste werd onderstreept door de aanwezigheid van verschillende vips, zoals de ministers en Florika Fink-Hooijer, directeur-generaal van het directoraat-generaal Milieu bij de Europese Commissie. Deze kwaliteit werd door iedereen geprezen en toegejuicht, zowel door de vips, de ministers, als de deelnemers. Het feit dat we daar in slechts zes weken tijd in zijn geslaagd, zorgt dan ook voor heel wat trots en voldoening bij het agentschap Folks”, zo besluit Margaux Lempereur.

DE VOORTDURENDE

EVOLUTIE VAN MOJUICE

Al 15 jaar lang wil MoJuice een pionier zijn in de oplossingen die het brengt. Dat betekent dat de diensten van het bedrijf constant in evolutie zijn. Ter gelegenheid van de 15de verjaardag van MoJuice willen we deze evolutie illustreren door twee cases naast mekaar te leggen: eentje uit de beginperiode van MoJuice, en een recent project. Stefan Uytterhoeven geeft ons tekst en uitleg…

Een van de eerste projecten waar MoJuice mee scoorde waren de Axion Banner Concerten. “In 2008 werden we door Boondoggle gecontacteerd met de vraag of we een band konden laten optreden in een webbanner”, zo vertelt Stefan Uytterhoeven. “Dat was toen een hele uitdaging. De meeste cameraformaten waren destijds nog 4:3 of 16:9. Wat betekende dat we het videobeeld dus moesten integreren in de animatie. Dat was toen nog niet vaak gedaan. Maar Geert en ik houden van zo’n uitdagingen, waarbij we tegen onszelf zeggen: ‘hoe gaan we dit nu doen?’.”

ONGEWONE BEELDFORMATEN

Vervolgens werden de bands uitgenodigd in de studio van MoJuice. “Daar had een schrijnwerker voor ons verschillende hou-

ten boxen gemaakt, volgens de formaten van de banners, waarin de band zich kon opstellen. Het concept werd eerst gelanceerd met bekende artiesten, en daarna kregen jonge, beginnende bands de kans om zichzelf te tonen in zo’n webbanner. De Axion Banner Concerts hebben destijds heel wat aandacht en pers gekregen, wat natuurlijk de bedoeling was.”

DIVERSE ONDERSCHEIDINGEN

Met de Axion Banner Concerts heeft MoJuice zich 15 jaar geleden dus echt op de kaart gezet. “In Cannes heeft het reclamebureau toen ook verschillende creative awards gewonnen voor het concept, maar ook voor de technische realisatie. Dat is een pluim die wij mee op onze hoed mogen steken. Vandaag lijkt dit project misschien een ‘piece of cake’, maar toen was

het echt iets ongezien. Video in afwijkende formaten was destijds echt iets nieuws.”

INVENTIEF SCORESYSTEEM

Waar MoJuice bij de Axion Banner Concerts nog een heel afgelijnde opdracht kreeg, zou hun werk in de loop der jaren evolueren naar veel bredere eventoplossingen. Dit blijkt duidelijk uit een project uit 2021. “Samen met Accenture hebben we voor Portima toen de Bonus-Malus Quiz gecreëerd, een event dat perfect aansloot bij de doelgroep van verzekeringsmakelaars. In totaal namen zo’n 2000 verzekeringsmakelaars het per provincie tegen elkaar op in een leuke quiz met een inventief scoresysteem: hoe minder punten, hoe beter. Want zo gaat dat nu eenmaal in de verzekeringswereld.”

STREAMING ZONDER DELAY

De Bonus-Malus Quiz werd uitgewerkt als een hybride event. “Elke provincie had een vertegenwoordiger op het podium, een team in de zaal, maar ook makelaars thuis of op kantoor achter het scherm. Om dit mogelijk te maken hebben we gezorgd voor een livecaptatie en een livestreaming via ons Wavely-platform. De grote bijzonderheid is dat we de quiz zo hebben geprogrammeerd dat de scores per provincie werden samengesteld op basis van de drie groepen. De technologische uitdaging was dus om alles gelijk te laten lopen. Want traditioneel loopt een livestream met een twintigtal seconden vertraging. Voor dit project hebben we alles uit de kast gehaald en voor de eerste keer gestreamd zonder delay.”

VERNIEUWING IN HET DNA

De vergelijking van beide projecten toont aan welke evolutie het aanbod in 15 jaar heeft doorgemaakt. “Het is veel breder geworden. Van camera en beeld zijn we geëvolueerd naar conceptdesign en contentdesign. En daar hebben we een heel pak oplossingen voor evenementen uit gedistilleerd. Het is voor ons als bedrijf belangrijk om mee te gaan met de evolutie van de maatschappij. Je moet niet koppig aan hetzelfde blijven vasthouden. Wij hebben gekozen om te evolueren. Vernieuwing zit in ons DNA.”

A.I. STAAT VOOR DE DEUR

Ondanks de straffe evolutie in de voorbije 15 jaar, denkt Stefan Uytterhoeven dat de meest spectaculaire verandering op dit ogenblik voor de deur staat. “Dan heb ik het over het gebruik van Artificiële Intelligentie. Dankzij A.I. moet je niet meer kunnen designen om te designen. Alles wordt toegankelijker voor iedereen. Terwijl je vroeger voor alles een gespecialiseerde persoon nodig had. Vroeger had je bijvoorbeeld drie mensen nodig om een beeld te maken: een cameraman, een focus pulller en een monteur. Vandaag is dat één iemand die dat zelfs met zijn telefoon kan. Hetzelfde geldt voor animatie. Je moet veel minder kunnen, de technologie doet veel voor je. Maar je moet die technologie natuurlijk wel de juiste opdrachten geven.”

VERSNELLING

Bij MoJuice kijkt men niet met angst naar de introductie van A.I., maar ziet men net de opportuniteiten. “Toen ik begon te werken, was ik de eerste met een internetconnectie. Nu kan je je niet voorstellen hoe het is om te werken zonder internet, en hoe traag alles ging. Het internet heeft dus voor een enorme versnelling gezorgd. En A.I. gaat dat nog een keer versnellen. Daar mag je zeker van zijn. Maar is dat slecht? Neen. A.I. gaat nooit de menselijke creativiteit overnemen. De saaie en herhalende stukken van de job zullen vermeden worden. Dat deel gaat A.I. overnemen. Ik ben er dus niet bevreesd voor.”

KENNIS IN EIGEN HUIS

Bij MoJuice is het integreren van nieuwe technologieën vaak een verhaal van trial & error. “We gaan aan de slag met nieuwe tools, en we kijken wat eruit komt. Ik denk bijvoorbeeld aan onze A.I. photobooth. Die maakt foto’s en kan mensen vervolgens afbeelden als bijvoorbeeld een rockster. Hierbij hebben we verschillende technologieën gecombineerd tot één flow. Vandaag zitten we nog maar aan de start van die A.I.-evolutie. We proberen veel zelf te doen en kennis in huis te houden. Omdat dat de dingen zijn waarmee je het verschil kan maken. Wij investeren voortdurend om daarin bij te leren. We hebben dan ook vier developpers in huis. Puur praktisch zouden we wat we dat misschien ook met de helft kunnen doen. Maar dan heb je niet die investering om nieuwe dingen te vinden. Vernieuwing is voor ons een permanente investering. Want we willen altijd mee in de kopgroep zitten”, zo besluit Stefan Uytterhoeven.

GENT: MEER DAN OOIT EEN CREATIEVE HOTSPOT

Bij het bestuderen van de lijst van Belgische event agencies, valt het op hoeveel bureaus er in Gent gevestigd zijn. Zorgt het samenstromen van de Schelde en de Leie voor een bijzondere bron van creativiteit? Of is er een andere verklaring waarom de stad is uitgegroeid tot een evenementiele hotspot? Experience Magazine nodigde zeven agentschappen met een hoofdzetel of een kantoor in Gent uit rond de tafel in Van der Valk Hotel Gent, om op zoek te gaan naar het geheim van de Arteveldestad, maar ook om het te hebben over de actuele thema’s binnen de sector.

Rondom onze tafel zowel vertegenwoordigers van agentschappen die in Gent werden opgericht, als collega’s die zich nadien in de stad zijn komen vestigen: Olivier Meyskens (Event Masters), Tom Bellens (White Rabbit/MediaMixer), Stefan Czerwatiuk (Act Events), Pascal Cauwelier (Fast Forward Events), Michel Van Camp (New Balls Please), Patrick Vermaerke (Bevas Events) en Thijs Bekaert (Dazzle Events).

ROND DE TAFEL MET EXPERIENCE MAGAZINE

CREATIEVE EN DYNAMISCHE OMGEVING

Anno 2024 lijkt Gent een echte aantrekkingspool voor event agencies te zijn geworden. Maar waarom is deze stad nu zo aantrekkelijk voor eventbureaus?

Olivier Meyskens: “Gent is een van de drie steden van de gouden driehoek. En van die drie steden is het de stad met het grootste hinterland, met name heel West-Vlaanderen.”

Tom Bellens: “Het is een omgeving met veel dynamiek. Hier beweegt iets. Er is ook veel talent aanwezig in Gent. Zelfs al vóór onze overname van White Rabbit merkten wij dat er heel wat van onze sollicitanten uit deze regio kwamen. Dat kan te maken hebben met bepaalde scholen, maar ook met de aanwezige creativiteit tout court.”

Patrick Vermaerke: “Toen ik in de sector begon, was het allemaal in Brussel te doen. Eigenlijk werd er een beetje neergekeken op ons ‘uit de provincie’. Maar de kantoren die toen begonnen zijn, hebben gezorgd voor een kruisbestuiving, en vandaag mogen onze resultaten gezien worden.”

Michel Van Camp: “In de jaren ’90 was het Brusselse Any Performance natuurlijk de referentie. Maar na de implosie van dat kantoor zijn alle sterke accounts hun eigen bureaus beginnen oprichten. In Brussel, maar ook regionaal. Zo waren er ineens veel meer bureaus, die ook veel meer verspreid waren. Gent is

“HET IS ZOALS IN DE HORECA. EEN GOED RESTAURANT TREKT ANDERE GOEDE RESTAURANTS IN DE OMGEVING AAN. HET IS DUS POSITIEF DAT ER MEER AGENCIES NAAR GENT KOMEN.”

voor mij een open-minded stad, met een creatieve inslag.”

Pascal Cauwelier: “Ik zie heel veel collega’s in Gent die creatief zijn. Ik denk dat het zo gegroeid is, en dat we die rol een beetje hebben overgenomen, met Gent als creatieve hub naast de traditionele steden Brussel en Antwerpen.”

KLANTEN

Maar hoe zit het dan met de klantenportefeuille van de Gentse bureaus? Kiezen zij bewust voor een agentschap uit de buurt?

Of speelt dit geen rol?

Stefan Czerwatiuk: “Het geografische is voor ons van geen enkel

belang. Wij zitten al 24 jaar in Gent, en we halen nog geen 10% van onze omzet uit deze regio. Bij ons heeft nog nooit iemand voor ons gekozen omdat we in Gent zitten. Onze klanten kiezen voor ons omwille van onze creatieve competenties.”

Patrick Vermaerke: “Ik geloof wel dat het geografische aspect een rol speelt. Wij hebben bijvoorbeeld geen enkele klant in Limburg. Als je uit dezelfde streek komt, heb je toch eerder het gevoel van ‘wij kennen mekaar’. Op voorwaarde dat het verhaal, de budgetten en de andere voorwaarden kloppen natuurlijk.”

Thijs Bekaert: “Dat gevoel heb ik ook. Wij zijn een Gents bureau, maar als ik naar een West-Vlaamse klant trek, probeer ik toch uit te spelen dat mijn roots in West-Vlaanderen liggen.”

Tom Bellens: “Eigenlijk zou het in ons kleine land niet mogen uitmaken of je van Gent of Antwerpen bent. Maar ik moet erkennen dat het een verschil maakt.”

Pascal Cauwelier: “Het is tweeledig. Voor regionale events zullen klanten eerder lokaal gaan kijken. Voor de opening van een gebouw in West-Vlaanderen, gaat men niet zoeken naar een bureau uit Limburg. Maar de internationale, grotere bedrijven kiezen niet voor een bureau omwille van de locatie, zij gaan echt wel kijken naar de competenties.”

Michel Van Camp: “We werken allemaal voor internationale spelers: they don’t care. Maar voor lokale evenementen is het logisch dat men op zoek gaat naar een lokale speler om de cultuur van het bedrijf of de cultuur van de omgeving mee te nemen.”

Olivier Meyskens: “Toen wij de kans kregen om in Gent iets te kopen, hebben wij een onderzoek laten doen naar onze invloedszone. Daaruit bleek dat die zich beperkte tot een straal van 70km. Dat heeft voor

“WE HEBBEN IN ONS LAND EEN GEBREK AAN LOCATIES, EN ZEKER AAN NIEUWE LOCATIES. WE MOETEN TE VAAK NAAR DEZELFDE PLEKKEN GEGAAN.”

ons de doorslag gegeven om een kantoor te openen in Gent. En wat blijkt: onze op één na grootste opdracht van dit jaar is een Gentse deal. En die zouden we niet gehad hebben, moesten we niet naar hier zijn gekomen.”

TE VEEL COLLEGA’S?

Intussen zijn er dus een heel pak agentschappen in Gent verzameld. Is de vijver groot genoeg voor iedereen?

Pascal Cauwelier: “15 jaar geleden waren wij hier in Gent de ‘new kids on the block’. Dat was een positie die ons comfort gaf als creatief bureau in een creatieve regio. Natuurlijk hebben we wel gevoeld dat er intussen collega’s bij zijn gekomen. We zijn van de uitdager naar de vaste waarde gegaan. Maar we vissen wel in dezelfde vijver natuurlijk, en we komen elkaar tegen. Je merkt ook dat klanten meer gaan pitchen.”

Thijs Bekaert: “Ik ga niet zeggen dat we dit hebben gevoeld, maar ik maak me soms wel de bedenking dat dit misschien wel onze groei wat heeft getemperd.”

Michel Van Camp: “Misschien zijn we wel een beetje het slachtoffer van ons eigen succes. Het is goed mogelijk dat anderen daarom gedacht hebben: daar moeten we ook zijn.”

Patrick Vermaerke: “Ik vergelijk onze sector met de horeca. Een goed restaurant trekt andere goede restaurants in de omgeving aan. Zo is er voor elk wat wils. Ik vind het alleen maar positief dat andere collega’s erbij komen, want dat geeft alleen maar een boost aan de regio.”

VOORTREKKERS OP VLAK VAN DUURZAAMHEID

Ook bij onze Gentse agentschappen speelt sustainability een steeds belangrijkere rol op hun events, alsook binnen hun eigen werking.

Pascal Cauwelier: “Bedrijven zijn steeds meer bezig met sustainability. Daarom willen ze vaak ook samenwerken met lokale leveranciers.”

Tom Bellens: “Zeker bij internationale bedrijven met een Belgische poot is duurzaamheid een heel belangrijk thema. En bij aanbestedingen is het intussen een vast criterium geworden.”

Stefan Czerwatiuk: “De overheid verwacht in een dossier vele pagina’s over sustainability. Wij volgen dat op, maar merken dan dat ze er on the field helaas niet meer naar omkijken.”

Patrick Vermaerke: “Er is inderdaad een groot verschil tussen wat op papier staat en wat in de praktijk gebeurt. Sommigen zijn zeer goed op papier.”

Stefan Czerwatiuk: “Ik merk dat er leveranciers zijn die nog achterop lopen. Er is nog steeds veel greenwashing. Onlangs was ik op een evenement waar men gedurende drie dagen afval gesorteerd had. Maar aan het eind van het event ging alles dezelfde container in. Er is dus nog een groot verschil met wat er voor en achter de schermen gebeurt.”

Pascal Cauwelier: “Wij kunnen een rol spelen. Wij zijn van nature geen sustainable sector. Maar ik denk dat we ons moeten bewijzen. Door klanten op te voeden en leveranciers te laten aansluiten. Het zijn soms kleine dingen waarmee je kan beginnen.”

Thijs Bekaert: “Wij gaan bewust op zoek naar partners die duurzaamheid hoog in het vaandel dragen. We zoeken proactief naar alternatieven op de markt. Bij de klanten zie ik wel nog een groot verschil tussen de multinationals die duurzaamheid bewust onderdeel van hun criteria

maken, en de Vlaamse familiale KMO die hier liever (nog) geen extra budget aan spendeert. Maar ook hen proberen we mee op de kar te krijgen door ons eigen steentje bij te dragen in hun compensatie.”

Stefan Czerwatiuk: “Ik zal de eerste zijn om binnen het ACC een charter te tekenen met voorschriften waaraan we ons moeten houden. Maar gaat iedereen zich daar ook aan houden? Want als puntje bij paaltje komt, en er commerciële belangen zijn, dan gaan sommigen daar toch van afwijken.”

Tom Bellens: “We zitten hier allemaal met mensen die het goed voorhebben. Dat is typisch voor de eventsector. Wij zijn believers. We komen van een situatie waarin duurzaamheid misschien een hol begrip was, maar intussen is het een norm aan het worden. Als eventkantoren moeten we dit stimuleren. Omdat wij bijvoorbeeld allemaal begonnen zijn met vegetarische gerechten op events aan te bieden, is dat voor velen intussen het nieuwe normaal geworden. We kunnen dus een motor zijn.”

DIGITAAL ALS EXTRA

TOOL

Vier jaar geleden was de eventsector noodgedwongen aangewezen op digitale alternatieven.

Michel Van Camp: “Ook vandaag doen wij nog een mooi aantal digitale evenementen. Het gaat dan vooral om een bepaald type klant dat nood heeft aan digitale evenementen in hun communicatiemix. Ik denk aan klanten die duizenden mensen over de hele wereld willen bereiken. Zij kiezen nu voor het digitale alternatief.”

Tom Bellens: “Voor sommige organisaties

is het inderdaad niet eenvoudig al hun mensen fysiek samen te brengen. Dat kost tijd en geld. Het digitale event is intussen ook volwassen geworden. De lat is hoger gelegd, en het zijn echte tv-shows geworden. Want het moet fijn en aangenaam zijn om naar te kijken. Daarnaast zien we dat nu ook het radioformat heel erg in de lift zit.”

Stefan Czerwatiuk: “Wij hebben de voorbije twee jaar ook opvallend meer live streamings van onze events gedaan. Daar hebben we in geïnvesteerd, en die worden ook echt wel goed bekeken. Maar ook onze interne werking is veranderd. Voor corona was ik elke dag in Brussel om klanten te ontmoeten. Het presenteren doe ik nog steeds live, maar de opvolgmeetings doen we online. En dat is een zeer goede evolutie. Wij zien dat ook aan de kilometers van ons wagenpark. Een enorm verschil.”

GEBREK AAN VENUES

Een laatste onderwerp dat op tafel kwam tijdens ons rondetafelgesprek was de dringende nood aan locaties, en de samenwerking met de overheden.

Patrick Vermaerke: “We hebben in dit land een tekort aan venues. Investeringsmaatschappijen begrijpen onze business niet.”

Stefan Czerwatiuk: “Eventlocaties zijn voor hen niet zo lucratief. Appartementen, winkels en bureaus brengen veel meer op.”

Michel Van Camp: “Het businessmodel van een locatie is ook niet zo evident. Als bureaus kunnen wij mits een goede planning vijf events op een dag doen. Een locatie kan je maar zo vaak verhuren als er dagen beschikbaar zijn. Groei is dus onbestaande.”

Pascal Cauwelier: “We hebben een gebrek aan locaties, en zeker aan nieuwe locaties. Er komen geen nieuwe venues bij. We zijn al heel vaak naar dezelfde plekken gegaan. Ze zijn verouderd, renovaties worden uitgesteld… Er is dus een stilstand. En dan zijn ze soms ook nog eens gelegen in een LEZ-gebied, wat maakt dat sommige locaties moeilijk bereikbaar zijn zonder boetes te krijgen.”

Patrick Vermaerke: “In Nederland heb ik onlangs een gloednieuwe venue bezocht, die heel knap in mekaar steekt. Een eventlocatie met daarrond een logistiek centrum voor techniek, meubilair en catering. Als die wind komt overgewaaid uit Duitsland en Nederland, dan gaan wij onze rol moeten herbekijken natuurlijk. Maar qua duurzaamheid zou het wel een stap vooruit zijn.”

HET ENE EVENT IS HET ANDERE NIET

Tom Bellens: “De overheid heeft ook een rol. Ze zeggen te investeren in de eventsector, maar hebben het dan vooral over de entertainmentsector. Wij hebben een perceptieprobleem. Iedereen denkt meteen aan feesten en plezier, maar wij werken voor corporate bedrijven. Wij zijn de vertalers van de visie van overheden, beleidsmakers, instituten etc. Maar de locaties die wij daarvoor nodig hebben, die hebben andere karakteristieken dan bijvoorbeeld het Sportpaleis.”

Olivier Meyskens: “Wij zijn allemaal bedrijven achter de schermen. Wie niet in onze sector zit, kent ons ook niet.”

Patrick Vermaerke: “Het is belangrijk dat wij onze kennis en ervaring ter beschikking stellen. Want nu gebeurt het dat men bij nieuwe locaties plots ontdekt dat de plafonds te laag zijn of dat er geen podium geplaatst kan worden. Zoiets kan voorkomen worden door ons te betrekken. Bij het uitbreken van corona is duidelijk geworden dat onze sector nergens stond, niet voorbereid was, en weinig betekende. De kabinetten denken bij events aan entertainment, aan grote concerten en festivals. Daarom is het goed dat we nu een confederatie hebben, waarmee we ons verhaal beter kunnen uitdragen.”

JA ZEGGEN

Aan het einde van ons rondetafelgesprek ging het kort nog even over het organiseren van events in de stad Gent. Er wordt onder andere geapprecieerd hoe de stad actief probeert om grote congressen naar de stad te halen. Anderzijds valt het de agentschappen op dat er tijdens de evenementen van de stad – zoals de Gentse Feesten – net iets meer wordt toegestaan. Er wordt dan ook gehoopt dat stadsdiensten ook in het kader van B2B-events net iets vaker ja zouden zeggen.

“EEN UNIEKE GELEGENHEID OM BEDRIJVEN TE ONTDEKKEN DIE JE ANDERS MISSCHIEN NOOIT

TEGENKOMT”

Op woensdag 18 en donderdag 19 december verwelkomt Waregem Expo de eerste editie van Eventure, de nieuwe vakbeurs voor de eventsector. Deze wil organisatoren van grote én kleine events een divers en compleet aanbod aan toeleveranciers tonen. Initiatiefnemer Chris Baert van Fairs & Events vertelt ons hoe deze nieuwe vakbeurs ontstaan is en wat we precies mogen verwachten.

Met Eventure wil Fairs & Events inspelen op een leemte die er de voorbije jaren in de markt is ontstaan. “Sinds corona heb ik gemerkt dat we binnen de eventsector veel te weinig weten van elkaar”, zo vertelt Chris Baert. “Zowel van de collega’s die evenementen organiseren, als van de toeleveranciers. Er is té weinig contact. Daarom lopen we al een tijdje met het idee om een platform op te richten om dit contact te stimuleren. Vroeger waren er verschillende evenementenbeurzen, maar die zijn er op vandaag niet meer. Met uitzondering van een Nederlands initiatief, dat vooral focust op festivals en grote evenementen. Uit mijn contacten bleek dan ook dat er behoefte was aan een nieuw initiatief in Vlaanderen.”

HEEL WAT ENTHOUSIASTE EXPOSANTEN

Eventure zet in op een heel brede groep van exposanten. “Iedereen die toeleverancier is van gelijk welk evenement is welkom. Dat gaat heel breed. Artiesten, aanbieders van teambuildings, venues, AV-leveranciers, leveranciers van herbruikbare bekers, vloerbekleding, meubilair, tenten, toiletwagens,… Alles wat komt kijken bij de organisatie van een evenement, hetzij indoor, hetzij outdoor. Eind maart, dus negen maanden voor Eventure, hebben er al bijna 50 exposanten ingetekend. Je voelt dus dat het enthousiasme er is. Dat bevestigt ons gevoel dat er

een tekort is aan een mooi platform voor de eventsector. Maar we willen geen megabeurs zijn. We hebben zo’n 4500 m². Dat is niet gigantisch, maar toch ben ik ervan overtuigd dat we in die zone alles kunnen aanbieden wat aan bod komt in de markt.”

LAAGDREMPELIG

Eventure wil de drempel voor exposanten bewust laag houden. “We bieden stands aan van 6, 9 en 12 m². Voor beginnende bedrijven hebben we een all-in formule met tapijt, wanden, verlichting en meubilair inbegrepen. Exposanten kunnen bij wijze van spreken een uur op voorhand toekomen, en de stand staat klaar. Bedrijven die creatief willen zijn, of zelf een stand hebben, kunnen kiezen voor de naakte oppervlakte. We hebben in de tweede hal ook een animatiedorp voorzien, waar we voor 550 € excl. btw standjes van 6 m² aanbieden, die echt gericht zijn op dj’s, artiesten, goochelaars of fotografen die niet veel plaats nodig hebben. Voor 550€ kunnen zij daar twee dagen staan. Als zij elke dag met 20 mensen kunnen spreken, hebben ze echt wel waar voor hun geld gekregen.”

PROFESSIONELE, SEMIPROFESSIONELE EN CORPORATE BEZOEKERS

Aan de bezoekerskant mikt de beurs op drie verschillende pro-

fielen. “Allereerst zijn dat de eventkantoren, bedrijven die professioneel bezig zijn met het organiseren van evenementen voor hun klanten. Maar daarnaast willen we ook de semiprofessionele organisatoren verwelkomen. In Vlaanderen zijn er heel wat initiatieven die georganiseerd worden door mensen die daarnaast nog een vaste job hebben. Ik denk bijvoorbeeld aan wielerwedstrijden zoals de E3 Saxo Classic of festivals zoals Hype’O Dream. Dat zijn organisatoren die hun event ook heel serieus aanpakken, maar die hier niet full-time mee bezig zijn. Ten slotte mikken we ook op corporate bezoekers, dus de mensen die binnen grote bedrijven bezig zijn met het regelen van events. Zij zijn ook altijd op zoek naar nieuwe partners of leveranciers.”

NIEUWE BEDRIJVEN ONTDEKKEN

Eventure biedt ook een kans om verder te kijken dan de traditionele driehoek Gent-Brussel-Antwerpen. “We merken dat de weg tussen Brussel en Antwerpen en de regio Oost- en West-Vlaanderen soms nog ver is. Veel evenementen vinden plaatsen in Brussel en Antwerpen, maar ook in Oost- en West-Vlaanderen is er heel wat knowhow. Onze streek is heel opkomend wat betreft events. Het is dus goed dat een vakbeurs ook eens in een andere provincie wordt georganiseerd. Eventure is dan ook een unieke gelegenheid om bedrijven te ontdekken die je anders misschien nooit tegenkomt. Bovendien is Waregem Expo ideaal gelegen, vlakbij de afrit van de E17. We hebben een grote gratis parking én een hotel op onze site.”

KEYNOTE-PROGRAMMA

Naast een breed aanbod exposanten wil Eventure ook inzetten op een sterk randprogramma met waardevolle content. “We gaan met BESA, Event Confederation en Febelux bekijken hoe we een mooi keynote-programma kunnen opzetten. We stellen ons daarvoor de vraag waar de organisator vandaag van wakker ligt. Er zullen dus tal van relevante thema’s aan bod komen.”

NETWORKINGMOMENTEN

Maar een van dé focuspunten van Eventure is networking. “Dat is voor ons van cruciaal belang. Op woensdagmiddag organiseren we vlak voor de opening van de beurs een walking dinner, exclusief voor de exposanten. Zo zetten we de beurs als het ware in beweging. Iemand die meubilair verhuurt, kan op

zo’n moment in contact komen met een AV-verhuurder. Er kunnen dan dingen tot stand komen die anders niet tot stand zouden komen. Dat vind ik leuk aan dit verhaal. Mensen samenbrengen. Op voorhand gaan we de exposanten ook samenbrengen voor een infomoment, en ook dat is weer een netwerkmogelijkheid. Veel mensen gaan zo al tevreden zijn, nog voor de beurs opengaat.”

TOENEMEND BELANG VAN VAKBEURZEN

De voorbije jaren ziet Chris Baert een duidelijke evolutie in het beursgebeuren. “Met Fairs & Events zien we een duidelijk verschuiving van B2C naar B2B. De B2C-beurzen hebben het moeilijk. Vroeger hadden we een goede tuinbeurs, een goede bouwbeurs, een goede autobeurs… dat zijn dingen die nu achterblijven. Die trend was vóór corona al ingezet. Mensen vinden alles online, en hebben minder behoefte aan consumentenbeurzen. Wat we daarentegen wel zien, is dat het B2B-verhaal wel opnieuw begint te lopen. Mensen hebben de behoefte om terug naar buiten te komen en te netwerken. Dat merken we ook bij ons andere initiatief, Bedrijvencontact, waar de editie van november nu al voor 90% volzet is. Dat heb ik in mijn carrière nog nooit meegemaakt.”

KANS GRIJPEN ALS SECTOR

Maar in december is het dus tijd voor de vuurdoop van Eventure. En ook daar wordt met vertrouwen naar uitgekeken. “Moesten we tussen 100 en 120 exposanten geraken, dan zal ik heel tevreden zijn. En ik ben ervan overtuigd dat dat gaat lukken. Het voelt niet aan alsof wij de organisator zijn. Het voelt meer aan dat we met een aantal collega’s uit onze sector allemaal vragende partij zijn om zoiets te organiseren. Maar we krijgen nu één kans om ervoor te zorgen dat we een Vlaamse beurs hebben voor onze sector. Met iedereen samen moeten we die kans grijpen, en zorgen dat we er staan in december”, zo besluit Chris Baert.

Meer informatie via www.eventure.pro of chris@fairs-events.be

STARTSCHOT VOOR BEA 2024 IS GEGEVEN!

Na vier edities in de provincie Antwerpen verhuizen de BEA Awards dit jaar naar West-Vlaanderen. In december zal Brugge de gaststad zijn voor het evenement dat de beste Belgische eventcases bekroont. Meetmarcel is al volop bezig met het uitwerken van een onvergetelijke avond voor de sector. En ook de inschrijvingen voor de competitie zijn intussen al geopend.

De BEA-competitie 2024 gaat op zoek naar de beste eventprojecten die georganiseerd werden tussen 1 juli 2023 en 30 juni 2024. Naar goede gewoonte worden er opnieuw prijzen uitgedeeld in vier verschillende categorieën: B2B, B2C, B2E en Institutional Events. Nieuw is dat er dit jaar ook een persprijs zal worden uitgereikt, door de leden van de algemene pers. Alle finalisten van alle categorieën komen voor deze extra onderscheiding in aanmerking.

INSCHRIJVINGEN ZIJN GEOPEND

Agentschappen die het afgelopen jaar een straffe case hebben gerealiseerd kunnen intussen al hun project(en) inschrijven via het formulier op www.bea-awards.eu. Op 15 juli 2024 worden de inschrijvingen afgesloten. Daarna gaat de BEA-vakjury, bestaande uit een twintigtal corporate event verantwoordelijken, aan de slag. Tijdens een uitgebreide online selectieronde zullen zij bepalen op basis van de ingediende dossiers welke agentschappen zullen doorstoten naar de finaleronde.

APARTE

DAG VOOR DE CASEPRESENTATIES

De BEA-finale met live presentaties zal dit jaar opgewaardeerd worden tot een apart, volwaardig evenement, op dinsdag 3 december in het Beurs-, Meeting- en Congrescentrum Brugge (BMCC). Tijdens dit event zullen de finalisten gedurende 10 minuten hun case presenteren aan de jury én aan het publiek. Met deze voorstelling van de finalecases én een aantal aanvullende interessante sprekers, belooft deze dag een vat vol inspiratie te worden voor elke eventprofessional, student of andere geïnteresseerde.

AWARDCEREMONIE IN BMCC

De grote ontknoping van de competitie volgt een dag later, op 4 december. Veelvuldig BEA-winnaar meetmarcel krijgt dit jaar de touwtjes in handen van de BEA-awardceremonie. Ook deze zal

plaatsvinden in BMCC, samen met de BOA, BOCA en BORA awards. De verwachtingen zijn alvast hooggespannen voor dit slotevenement. Heeft uzelf interesse om als leverancier een steentje bij te dragen aan dit sectorfeest? Aarzel dan niet om contact op te nemen via info@bea-awards.be

VOORVERKOOP

Laat u zich niet verrassen wanneer de ticketverkoop in september van start gaat, want in 2023 moest al snel het bordje ‘uitverkocht’ worden uitgehangen. Houd dus zeker de verschillende kanalen van de BEA Awards, Experience Magazine en Eventnews in de gaten! De agentschappen die deelnemen met een case krijgen – naast twee tickets per ingeschreven case – alvast toegang tot een exclusieve voorverkoop om bijkomende tickets aan te schaffen.

ECHO BEVESTIGT ZIJN WAARDE TIJDENS TWEEDE EDITIE

Na een geslaagde eerste editie in Antwerpen in 2023, was het op 6 februari de beurt aan Hi! Site in Grimbergen om Echo24, het jaarlijks event van de Event Confederation, te ontvangen. Met bijna 60 sprekers en meer dan 300 aanwezige eventprofessionals heeft Echo het succes van vorig jaar bevestigd.

Het openingswoord van de conferentie was weggelegd voor minister-president Jan Jambon, die vooruitblikte naar FTI en de groeikansen voor de entertainmenttechnologie. Hij wil dat Vlaanderen de internationale koppositie pakt wat betreft de digitale transitie, ook in events. “Het is onze ambitie om de harten te veroveren, en wereldwijd de standaard zetten”, zo klonk het.

TECHNOLOGIE

IN FUNCTIE VAN EVENTS

De tweede spreker in het plenaire openingsgedeelte van de conferentie was Marco Balich, een Italiaanse creatief directeur en producent met een indrukwekkend trackrecord van niet minder dan 16 Olympische en 12 continentale ceremonies. Hij legde uit hoe hij technologie inschakelt in functie van zijn events. “Ik hou ervan om goosebumps te creëren”, zo vertelde hij. “En technologie is een tool die mij daarbij helpt.” Hij sprak ook over verschillende soorten emoties waarmee je een publiek kunt raken: emotie van passie, emotie van inclusiviteit, emotie van gevaar, emotie van spiritualiteit, emotie van immersiviteit… En hij benadrukte: “De krachtigste emoties, zijn gedeelde emoties.” Met Thomas Riedel wist Echo24 nog een tweede internationale topspreker naar Grimbergen te halen. Zijn innovatieve geest en passie hebben hem tot een pionier gemaakt in de entertainmenttechnologie-industrie. Al bijna vier decennia lang heeft hij met moed en creativiteit sport- en entertainmentformats vormgegeven en geherdefinieerd. Hij begon zijn uiteenzetting met de vraag te stellen of de voetafdruk van onze sector niet te groot is. Maar geen events is geen optie, want ook events zijn belangrijk voor de wereld en zijn problemen. “Technologie helpt ons om dromen waar te maken en grenzen te verleggen. Met de juiste technologie, zijn mensen tot heel veel in staat.”

FUTURE-PROOF

De drie eerste sprekers kregen nadien het gezelschap van Tomas Van Den Spiegel van Flanders Classics en Philippe Ben Mohamed van We Are One World, voor een debat over vermenging van live-events, gaming, media en digitale oplossingen. Events zijn vandaag veel meer dan enkel fysieke events. De bezoeker van Tomorrowland verwacht bijvoorbeeld ook een digitale ervaring. “We streven ernaar om digitaal dezelfde emotie te brengen”, aldus Ben Mohamed. En een wielerliefhebber wil de Ronde van Vlaanderen misschien ook zelf kunnen meerijden in zijn huiskamer. “We zijn volop bezig om het traditionele future-proof te maken”, zo verwoordde Van Den Spiegel het mooi.

Na de pauze kreeg de deelnemer de keuze uit drie parallelle trajecten. In de sustainability-zaal kregen deelnemers uitleg over het duurzame model van eventlocatie Domaine de Graux, was er een debat over hoe organisatoren en leveranciers beter kunnen samenwerken, en werden er tips aangeboden om greenwashing te doorprikken. Wie koos voor het human capital-luik, kwam meer te weten over het Europese veiligheidspaspoort voor de podiumen eventsector. Daarnaast waren er ook nog twee debatten over het werken als zelfstandige, en over het statuut van de vrijwilliger.

INSPIRATIE & INNOVATIE

Wij kozen echter voor inspiration & innovation, waar de spits werd afgebeten door Yung Shin Van Der Sype van Crowell & Moring. Zij kwam ons bewust maken over de AI- en data-uitdagingen die er op het bord van de eventsector liggen. “Bouw een duidelijke policy in, en neem deze ook op in de contracten”, zo luidde het advies. Lena Boons van Pukkelpop kwam uitleg geven over het We Care A Lot-project, met betrekking tot gezondheidspreventie op grote events en festivals. “Veel mensen samenbrengen, brengt onvermijdelijk risico’s met zich mee. Het komt er dan ook op neer deze risico’s te analyseren, te reduceren, en aan te pakken.”

Fieldlab Evenementen is een initiatief van de Nederlandse evenementensector dat werd opgestart om samen met weten-

schappers en kennisinstellingen de veiligheid van events in een coronacontext te bestuderen, met tal van interessante learnings tot gevolg. Vandaag kijkt Fieldlab vooruit naar de uitdagingen van de toekomst, en dit zowel op demografisch, ecologisch, socio-cultureel, technologisch, economisch en politiek-juridisch vlak. Olivier Héger (BCOH) en Tom Beke (Circles Group) benadrukten hoe belangrijk het is dat elke eventprofessional nagaat of hij voldoende verzekerd is. “Ik hoor zo dikwijls mensen zeggen ‘ik ben in orde, ik heb al een B.A.-polis’. Maar de realiteit is dat slechts 3% van de claims onder B.A. vallen.”

Het namiddagtraject rond human capital maakte o.a. een vergelijking tussen de paritaire comités PC 200 en PC 304 en brak een lans voor vrouwelijk en inclusief leiderschap. In de zaal inspiration & innovation werd er gedebatteerd over de toestand van de eventinfrastructuur in Brussel. Ook was er een uiteenzetting over prijszetting, alsook een sessie over generatieve A.I., en hoe deze binnen een eventorganisatie kan worden ingezet.

OP NAAR DUURZAMERE EVENTS

Wij switchten ’s namiddags naar het sustainability-traject, dat van start ging met een debat over herbruikbare voedselverpakkingen, waarbij vertegenwoordigers van Live Nation, Paradise City, Wash-It, OVAM en Ecofest aan tafel schoven. Bij Live Nation heeft men bedenkingen over de manier waarop de eerste verplichtingen zijn ingevoerd. “Er is geen overleg met de sector geweest, er zijn capaciteitsproblemen, er wordt geen onderscheid gemaakt tussen grote en kleine initiatieven, en je kan je de vraag stellen of deze situatie wel beter is. We hebben het met tegenzin ingevoerd, maar het had qua milieuwinst meer opgeleverd als we hadden kunnen investeren in het afbouwen van het dieselgebruik.” Ook de firma’s die de bekers wassen,

geven toe dat zij nog in volle ontwikkeling zijn. “We zijn nog een premature markt, maar we leren constant bij, met vallen en opstaan. Het wassen van borden is overigens nog uitdagender dan de bekers.”

Peter Decuypere van Globsus kwam een oproep doen om kennis te nemen van de 17 SDG’s (sustainable development goals) van de Verenigde Naties, en deze ter hand te nemen bij het uittekenen van events. “Als je de 17 SDG’s leert kennen, dan zal je vanzelf heel wat opportuniteiten zien om toe te passen op je event”. Decuypere benadrukt ook nog eens dat sustainabilty verder gaat dan alleen maar ecologie en de planeet. Het draait ook om persoonsgebonden thema’s als gezondheid, gelijkheid en diversiteit. Het sustainability-luik werd afgesloten door Bart Busschaert van Scelta Mobility, een studiebureau dat werkt rond mobiliteit rondom events. “Mobiliteit is verantwoordelijk voor 60 tot 80% van de CO2-uitstoot van een evenement”, zo klinkt het. “Mobiliteit is gedrag. Daarom moet je bezoekers aanzetten en ook de mogelijkheid geven om andere keuzes te maken. Een camping is bijvoorbeeld een perfecte mobiliteitsmaatregel.”

(H)ERKENNING VAN DE EVENTSECTOR

Echo24 werd afgesloten met een plenair gedeelte, waarin Vinciane Morel de Westgaver, Voorzitter van de Raad van Bestuur van Event Confederation, het Memorandum voor een bloeiende eventindustrie kwam toelichten. In het document, dat een vertrekpunt moet zijn voor overleg met de overheden, wordt gepleit voor een verdere (h)erkenning van de sector. Er zijn immers nog heel wat uitdagingen op dat vlak: de paritaire comités, de NACE-codes, een goede definitie van de sector… En in de verschillende regio’s zijn er ook nog specifieke zorgen, bijvoorbeeld rond infrastructuur. Maar ondanks deze uitdagingen ziet

Event Confederation een enorm potentieel voor de sector. “De toekomst is veelbelovend, maar we hebben eenieders betrokkenheid nodig!”

OPPORTUNITEITEN EN UITDAGINGEN

Het afsluitende debat, over de impact van technologie op de eventindustrie, bracht Eric Everard (EasyFairs), Thierry Geerts (Google), Wim Thijs (Horst Arts & Music Festival), Laurence Jacobs (Agoria), Katia Segers (Vooruit – Vlaams Parlement), Robrecht Bothuyne (CD&V - Vlaams Parlement) en staatssecretaris Alexia Bertrand (Open VLD) rond de tafel. In de beurswereld blijkt technologie bij te dragen aan een efficiënter en doeltreffender salon, zowel voor bezoekers als voor organisatoren. Data zorgen voor inzicht en kennis over het doelpubliek. “Efficiëntie staat bij ons in het teken van de bezoekers”, aldus Wim Thijs. “Het laat ons toe om vooraf en achteraf te connecteren. Het is de katalysator voor het vormen van een gemeenschap.” “A.I. biedt voor elk terrein opportuniteiten”, zegt Katia Segers. “Maar er zijn ook uitdagingen, bijvoorbeeld op ethisch vlak en rond privacy. Het is ook belangrijk om de menselijkheid te bewaren.” Ook de consument moet beschermd worden te midden deze technologische revolutie. “Ik denk bijvoorbeeld aan een duidelijke prijsaanduiding wanneer er op een event betaald wordt met polsbandjes”, aldus Alexia Bertrand. Toch is het belangrijk dat de hele sector mee op de trein springt. “Het grootste gevaar van A.I. binnen de evenementensector is een concurrent die met A.I. werkt”, zo meent Thierry Geerts.

EVENTNEWS

MEDIAMIXER

HAALT ALS EERSTE

COMMUNICATIEBUREAU HET ISO 45001-CERTIFICAAT VOOR

VEILIGHEID

MediaMixer heeft als eerste Belgisch communicatiebureau het ISO 45001-certificaat behaald, de internationale standaard voor veiligheidsmanagement. Al jaren is veiligheid diep verankerd in de organisatiecultuur van MediaMixer. Het legt de lat voor veiligheid hoog. Complexe evenementen en crossmediale communicatie projecten voor grote bedrijven, organisaties en overheden verdienen namelijk een professionele, creatieve én veilige aanpak.

ISO 45001

Het ISO-certificaat bevestigt dat MediaMixer beschikt over een managementsysteem dat de veiligheid en gezondheid garandeert. Risicoanalyses en preventiemaatregelen vormen een vast onderdeel van elk project. In het personeelsbeleid, de procedures, de instructies, de projectevaluaties, de leveranciersscreenings, … speelt veiligheid altijd een rol.

Veilige werkwijzen zijn ingeburgerd in de dagelijkse praktijk. Dankzij het certificatietraject zijn de procedures nu ook gedocumenteerd en gecontroleerd via een externe audit. Het certificaat is echter geen eindpunt. Het stimuleert het team om de veiligheidsaanpak voortdurend te verbeteren.

BETROUWBARE PARTNER

MediaMixer werkt als contentpartner met complexe opdrachten voor complexe klanten of sectoren en dit voor zowel overheid en private sector. Met klanten als Umicore, Telenet, Lantis en Oosterweelverbinding, Port of Antwerp-Bruges, ASTRID, Greenyard, VDAB, Eneco, NN, Provincie Antwerpen, … en heel wat bedrijven uit de chemische en life sciences sector.

Dat zijn bedrijven en organisaties die belang hechten aan een professionele en veilige aanpak van hun communicatie. MediaMixer vertaalt hun corporate cultuur en strategie naar inhoud en vorm, in beeld en woord. Met authentieke verhalen die inspireren. Content komt zo in beweging.

VEILIGHEIDSCULTUUR

MediaMixer is al jaren een voortrekker inzake veiligheid binnen de communicatieen eventsector. Veiligheid en welzijn maken deel uit van de organisatiecultuur. Zowel de werknemers als het management hebben de reflex om veiligheidsissues te zien en te bespreken en veiligheidsproblemen te melden. Ze zoeken oplossingen en passen hun werkwijze aan als de veiligheid het vraagt. Ze evalueren voortdurend en gaan op zoek naar verbeteringen.

Het certificaat bevestigt en versterkt deze cultuur en maakt het makkelijker om de veiligheidsaanpak te tonen aan nieuwe medewerkers, klanten en leveranciers. Tot slot hebben alle werknemers een VCA-attest. Elke medewerker kent dus de basisprincipes voor veilig werken. Daarnaast haalden ook enkele werknemers het diploma preventieadviseur niveau 2.

Kortom, creativiteit en veiligheid gaan bij MediaMixer hand in hand.

www.mediamixer.be

DE PERFECTE OPLOSSING VOOR ELK

BEDRIJFSEVENT

Of u nu een brainstorm sessie, een familiedag of een congres wil organiseren, bij Kinepolis vindt u alles wat u nodig heeft voor élk type evenement. Met of zonder film, van 20 tot 36.000 genodigden.

En u hoeft er niet eens ver voor te gaan. Kinepolis verwelkomt al meer dan 15 jaar bedrijven in één van zijn 10 bioscopen, strategisch verspreid over heel België. Elke bioscoop is vlot bereikbaar, heeft ruime parkeermogelijkheden en is uitgerust met moderne polyvalente ruimtes en comfortabele filmzalen. Met haarscherp beeld, meeslepend geluid en hoogstaande technologische snufjes helpt Kinepolis u om indruk te maken op uw gasten.

SAMEN AAN DE SLAG

U merkt het al, er is veel mogelijk in de bioscopen van Kinepolis. Flexibiliteit staat dan ook centraal. Of u nu een belangrijke vergadering in beperkte kring of een grootse productlancering plant, het team van Kinepolis staat voor u klaar.

Bij de organisatie van zo een event komt heel wat kijken. Geen nood, ook daar is aan gedacht! U kunt op zorgvuldig geselecteerde partners rekenen voor de lekkerste catering, originele animatie en creatieve inkleding.

Laat uw inspiratie de vrije loop. Een team van ervaren B2B Account Managers denkt graag met u mee zodat u de verwachtingen van uw genodigden kunt overtreffen. business.kinepolis.be

BESA: EEN NIEUWE WIND, EEN NIEUWE WEBSITE

Na al die jaren heeft de BESA website een heel nieuw kleedje aangemeten gekregen. De associatie koos resoluut voor een eigentijdse frisse look & feel met lichte, heldere kleuren en focus op de dienstverlening en de leden.

Neem een kijkje op de nieuwe URL : www.besa.be.

Colofon: Experience Magazine is een driemaandelijkse uitgave van LEO BV

Cover: Architect of EMOTION/KonseptS

Oplage: 7.000 exemplaren

Verspreiding: België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande)

Uitgeverij: LEO BVBA - Rue du Thier 8, 4122 Neupré - 0032 (0)486 13 13 08

Verantwoordelijke uitgever & Hoofdredactie: Jean-Paul Talbot, Rue du Thier 8, B-4122 Neupré - jp@eventbox.be

Drukwerk: Drukkerij Hendrix, Peer Redactie: Jeroen Coteur, Jacques Legros, Amandine Demal

Vormgeving: Studio Mia - www.studiomia.be - 0032 (0) 495 24 35 23

Product Manager: Christophe De Clercq - cdc@eventbox.be - 0032 (0) 477 46 31 05

Traffic: Hilde De Ridder -Traffic.leo@telenet.be

Copyright: Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever: LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide.

Abonnementen: info@eventnews.be

Een abonnement op Experience Magazine kost €130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Studententarief mogelijk (€70/jaar) bij vertoon van een studentenkaart op naam. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een periode van een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend.

MAAK U KLAAR VOOR DE BRAND ACTIVATIONS

DEZE ZOMER!

Zullen uw merk of uw klanten zijn deze zomer aanwezig op Rock Werchter, Ronquières Festival of een ander festival? Priintr kan u helpen om een impactvolle foto-/video-ervaring te ontwikkelen met kant-en-klare of op maat gemaakte oplossingen.

WIE IS DE VOLGENDE DANCING QUEEN?

Plaats een videobooth met een diameter van 100 cm. Druk op de knop, laat de muziek spelen en begin met opnemen. In slechts een paar seconden is de instagrambare video met slomo-, boomerang- of zoomeffecten klaar om te delen!.

IK WAS ERBIJ!

Wat is een betere manier om te onthouden dat “je erbij was” dan met een button met een foto van jou en je vrienden, en de naam van het festival? De button is een accessoire dat een paar jaar geleden een comeback maakte en nog steeds in is.

STUUR AL JE LIEFDE NAAR JE VRIENDEN

Stuur een fotokaart vanop je favoriete festival. Maak een foto, pas een insta-filter toe, print de postkaart en stuur hem per post naar de thuisgebleven.

MEETMARCEL

MOBILE BOOTH

Ga verder het festivalterrein op, ontmoet het publiek en maak leuke videocontent. Met deze op iPad pro gebaseerde mobiele stand heeft u een grote autonomie.

www.priintr.com

Een unieke prestatie van meetmarcel. Als eerste event agency ter wereld haalde het met één en dezelfde case goud op alle belangrijke awards binnen de sector – op nationaal, Europees én wereldwijd niveau.

OKKULT voor JobFIXers (een onderdeel van hr-groep BOEMM!) behaalde in november al goud op de Belgian Event Awards. Amper een week later volgde goud op het BEA World Festival in Rome. En nu is het opnieuw raak, met een gouden onderscheiding tijdens de Heavent Awards in Cannes, en dit ondanks stevige concurrentie van Amerikaanse, Franse, Noorse, Qatarese, Italiaanse en andere bureaus. Als klap op de vuurpijl wist meetmarcel in Cannes ook nog de ‘Grand Prix International du Jury’ mee te kapen.

www.meetmarcel.be

AUVICOM VIERT HALVE EEUW INNOVATIE IN DE AUDIOVISUELE SECTOR

AUVICOM, pionier en toonaangevend speler in de audiovisuele sector, viert dit jaar een mijlpaal van vijftig jaar innovatie, groei en toewijding aan klantenservice. Wat begon als een passieproject in 1974, groeide uit tot een bloeiend bedrijf meer dan 60 medewerkers dat een breed scala aan audiovisuele oplossingen biedt. Het bedrijf realiseerde een omzet van meer dan 11.5 miljoen in boekjaar 22/23 en stevent af op een omzetstijging van meer dan 20% in boekjaar 23/24.

AUVICOM viert haar gouden jubileum, vol vertrouwen in de toekomst. Met diepe wortels in de gemeenschap van zowel Dworp als Halle en een sterk internationaal bereik, blijft AUVICOM streven naar excellentie in alles wat ze doen.

“We zijn dankbaar voor de steun en het vertrouwen van onze klanten en medewerkers gedurende deze halve eeuw,” zegt Bart Van Den Daele, CEO van AUVICOM. “We kijken ernaar uit om samen met hen de volgende mijlpaal te bereiken en het bedrijf klaar te maken voor de volgende generatie”

TWEE GENERATIES GEDREVEN DOOR AUDIOVISUELE INNOVATIE

Op 1 april 1974 richtte Donaat Van Den Daele samen met zijn vrouw Roos Delbeke en broer Bernard Van Den Daele Hi-Fi Studio 44 op. Vanaf het begin was hun doel helder: hoogwaardige audioapparatuur aanbieden en een ongeëvenaarde klantenservice leveren. Dankzij Donaat’s technische kennis en passie voor geluidstechnologie groeide Hi-Fi Studio 44 snel uit tot een gevestigde naam in de audiovisuele industrie.

In de jaren ‘80 breidde Hi-Fi Studio 44 haar assortiment uit met videorecorders en televisies, waardoor het bedrijf een nog breder publiek kon bedienen. De samenwerking met toonaangevende fabrikanten zoals BARCO versterkte de positie van HiFi Studio 44 in de markt en legde de basis voor verdere groei. In de loop der jaren evolueerde Hi-Fi Studio 44 tot AUVICOM, een toonaangevende leverancier van audiovisuele oplossingen

met expertise in projectie, geluid en evenemententechnologie. Met de toevoeging van de Rent-afdeling kon AUVICOM ook audiovisuele apparatuur verhuren voor evenementen en bijeenkomsten, waardoor het bedrijf een veelzijdige partner werd voor klanten.

Na het overlijden van oprichter Donaat Van Den Daele in 2003 nam zijn zoon Bart Van Den Daele de leiding over en zette hij de missie voort om AUVICOM naar nieuwe hoogten te leiden. Onder leiding van Bart, samen met zijn broer Peter en dochter Rani, groeide AUVICOM uit tot een prominente speler in de audiovisuele industrie, met een sterke focus op innovatie en klantenservice.

In 2008 verhuisde AUVICOM naar Halle, waar het bedrijf haar groeiende activiteiten kon uitbreiden in een ruimer pand. Door middel van bedrijfsuitbreidingen en strategische overnames heeft AUVICOM haar dienstenaanbod verbreed en haar marktpositie versterkt.

www.auvicom.be

KLEURRIJK, LEVENDIG & JONG: DIT WAS PROLIGHT + SOUND 2024

Eind maart was het beurscentrum in Frankfurt het epicentrum van de technologie-industrie voor evenementen en entertainment. Prolight + Sound 2024 deed de grond trillen met een scala aan activiteiten. Naast vier buitenpodia, ontelbare optredens, liveshows en DJ-sets, bood Prolight + Sound boeiende paneldiscussies, keynotes en presentaties over de nieuwste trends en producten uit de licht-, audio-, podium-, media- en evenementensectoren.

De vakbeurs trok dit jaar opnieuw heel wat internationale evenementenprofessionals en veelbelovende jonge talenten aan. Zo’n 25.000 bezoekers uit vijf continenten en meer dan 100 landen verzamelden zich tussen 19 en 22 maart in de hallen van Messe Frankfurt, waar meer dan 500 exposanten en merken hun topinnovaties en oplossingen toonden.

Het belang van Prolight + Sound als ontmoetingsplaats voor de internationale evenementenindustrie, waar huidige en toekomstige besluitvormers samen-

komen, werd weerspiegeld in de cijfers. Maar liefst 62 procent van de vakbezoekers waren managers, terwijl 25 procent jonger was dan 25 jaar. Dit toont aan dat de beurs met zijn vooruitstrevende formats zowel de huidige besluitvormers als de volgende generatie aanspreekt.

Het programma was strak gevuld met keynotes, optredens en gemeenschapsavonden. Kennisoverdracht stond centraal, met indrukwekkende exposantpresentaties en bijdragen van toonaangevende persoonlijkheden. Een uitgebreid lezingen- en conferentieprogramma behandelde actuele onderwerpen zoals personeelsont-

wikkeling en duurzame evenementen. Onder het “Prolight + Sound College” werden tweetalige seminars aangeboden over AI-toepassingen, immersieve systemen en licht als materiaal.

Ook duurzaamheid stond hoog op de agenda, getuige de vele productpresentaties met recyclable materialen en energiezuinige oplossingen. Bezoekers waren enthousiast over de uitgebreide mogelijkheden in Hal 11.0, met onder andere het Performance + Production Hub en de Immersive Audio Dome.

De positieve trend werd weerspiegeld in de tevredenheid van bezoekers, waarbij 86 procent aangaf tevreden te zijn met hun bezoek en 82 procent tevredenheid met het tentoonstellingsaanbod. Prolight + Sound 2025 staat gepland van 8 tot 11 april, met innovatieve producten en een aantrekkelijk programma ter ere van het 30-jarig jubileum van het evenement.

https://pls.messefrankfurt.com/

KONINKLIJKE BELGISCHE VOETBALBOND GAAT PARTNERSHIP AAN MET EVENT MASTERS

Event Masters is trots om de lancering van hun nieuwste samenwerking met de Koninklijke Belgische Voetbalbond (KBVB) aan te kondigen. Deze exclusieve alliantie, gedoopt als RBFA Experiences by Event Masters, markeert een belangrijke nieuwe mijlpaal in de geschiedenis van Event Masters. Dit voorrecht opent immers de weg naar unieke event mogelijkheden, met de kans voor Event Masters om innovatieve evenementen te organiseren op de site van het Proximus Basecamp.

NIEUWE MOGELIJKHEDEN VOOR BEDRIJVEN OP ICONISCHE VELDEN

Als de officiële en exclusieve eventpartner van de KBVB, zal Event Masters unieke en baanbrekende eventconcepten naar de legendarische velden en faciliteiten van de KBVB brengen. Dit partnerschap belooft ervaringen te leveren op de plekken waar onze nationale helden, de Rode Duivels en de Red Flames, hun kunsten vertonen en uitblinken.

Bert Knuts, CEO van Event Masters, deelt zijn enthousiasme: "Deze samenwerking met de KBVB is een ware game changer voor ons en onze klanten. Het stelt ons in staat om evenemen-

ten op een exclusieve locatie aan te bieden. De unieke sfeer en prestige van de KBVB site vormen de ideale achtergrond om elk bedrijfsevenement een extra dimensie te geven. We zijn fier dat we het vertrouwen krijgen van de RBFA om nieuwe premium eventconcepten te ontwikkelen in Tubize."

MEER DAN ZOMAAR EEN EVENEMENT

Met RBFA Experiences by Event Masters streeft Event Masters ernaar om elke bedrijfsbijeenkomst op het Proximus Basecamp, van teambuildings, over meetings, klantenevents tot bedrijfs sport- en familiedagen, te transformeren in een memorabele gebeurtenis. De associatie met topatleten en een locatie doordrenkt van sportgeschiedenis geeft elk evenement alvast dat tikkeltje extra waarmee je een verschil kan maken.

www.eventmasters.be

NIEUW KANTOOR VOOR STERK GROEIEND EVENT AGENCY THE MEDIA HOUSE

Het Brugse full service event & marketing agency The Media House heeft een nieuwe uitvalsbasis gevonden in Sint-Andries. Het bedrijf kende de laatste jaren een sterke groei en is sinds dit jaar ook een van de vier preferred eventpartners van de Vlaamse overheid. Burgemeester Dirk De fauw huldigde het nieuwe kantoor in. “We zijn al lang geen kleine speler meer en ons nieuwe kantoor moet onze ambities verder kracht bij zetten”, stelt zaakvoerder Christopher Van Hemelryck-Bray.

Full service event- en marketing agency The Media House werd in 2011 opgericht door Christopher Van Hemelryck-Bray. De onderneming kende een sterke start en beleefde in 2017 een eerste hoogtepunt met een bekroning op de Benelux Event Awards: de bronzen trofee in de categorie Fairs & Exhibitions en het bedrijf wordt ook uitgeroepen tot ‘Rookie of The Year’. Nadien volgen tal van andere projecten in binnen- en buitenland, gaande van beurzen tot B2B events.

TROUW AAN BRUGGE

Vandaag heeft The Media House nog steeds de wind in de zeilen. Het kantoor is intussen de vaste eventpartner van Haven Oostende en opende recent met Golfbox ook een eerste hoogtechnologische indoorgolfsimulator in Brugge. “Het is een knap palmares, maar het is de verdienste van een sterk team rond me”, stelt Van Hemelryck. “Na corona zijn we gegroeid van twee naar zes vaste medewerkers, die allemaal ruime ervaring hebben in events en beurzen.”

Al die tijd is The Media House Brugge trouw gebleven. “Een bewuste keuze, want we zien dat het event- en congrestoerisme hier duidelijk in de lift zit en dat creëert heel wat opportuniteiten. Bovendien blijft de stad, ook in de internationale zakenwereld, tot de verbeelding spreken.” De voeling met Brugge wil Christopher in de toekomst dan ook niet verliezen. “Ondanks dat we ook in Brussel en Oostende kantoorfaciliteiten hebben, drong een verhuis zich op, omdat ons voormalig kantoor te klein geworden

was. In de Gistelse Steenweg 465 vonden we uiteindelijk de nodige ruimte om onze groei te consolideren.”

AMBITIEUZE PLANNEN VOOR DE TOEKOMST

De toekomst ziet er alvast rooskleurig uit voor The Media House. “We wonnen een aanbesteding van de Vlaamse Overheid, waardoor we ons twee jaar lang preferred eventpartner mogen noemen. Dat zal voor een vaste instroom aan opdrachten zorgen.” Daarnaast is Christopher met The Media House ook medebestuurder van Threedee.world, een Brugse start-up die in een virtuele wereld bedrijven en hun klanten bijeenbrengt via online seminars en beurzen.

www.themediahouse.be

WMH PROJECT BRUSSELS ONDERGAAT TRANSFORMATIE

WMH Project Brussels, de Belgische tak van de Franse communicatiegroep WMH Project, ondergaat een transformatie in 2024. Een nieuw managementteam, nog meer expertise en de aanwerving van nieuwe medewerkers, het zijn allemaal voorbeelden van de nieuwe energie en sterke ambities van WMH Project in België.

Vinciane Morel de Westgaver wordt General Manager van WMH Project Brussels, terwijl Gauthier Demaret aan boord stapt als Head of Events. Samen met Vincent Morrens en Laura Bini vormen zij vanaf nu het Management Committee. Vincent Morrens en Laura Bini zijn als Head of Public Relations en Head of Digital Communications al jaren verbonden aan WMH Project Brussels.

“We zijn er trots op om voortaan deel uit te maken van een dynamisch team van experts in ons vakgebied, en dit binnen een van Europa's toonaangevende communicatiegroepen. Samen gaan we het agentschap een nieuwe dynamiek geven en laten groeien, waarbij we onze klanten bedienen vanuit alle bedrijfstakken van de groep. Onze eerste commerciële contacten zijn veelbelovend en we zijn momenteel volop nieuwe talenten aan het aanwerven”, zeggen ze samen.

Aangemoedigd door de groei van de Groep, is WMH Project Brussels vastbesloten om in België eenzelfde positieve dynamiek te creëren.

“We zijn erg enthousiast en hebben het volste vertrouwen in de ontwikkeling van WMH Brussels, dat wordt versterkt door de komst van twee fantastische mensen in het managementteam. Met talenten die elkaar aanvullen, zal de Brusselse tak zich zowel qua mensen als qua expertise verder ontwikkelen. Dat is nodig om een belangrijke speler in België te worden en om de sterke ecologische, sociale en maatschappelijke engagementen van de groep te ondersteunen. Zo werd WMH Project Group in 2024 officieel een ‘Entreprise à Mission ’ in Frankrijk”, verklaart Bertrand Biard, Vice President van de WMH Project Group.

WMH Project Brussels heeft reeds een gediversifieerde portefeuille, gaande van de Europese instellingen tot de farmaceutische, automobiel- en fintechsector. Sinds het begin van dit jaar verwelkomt het agentschap nieuwe klanten, voor wie het team campagnes uitrolt die steeds rijker en gevarieerder worden. Deze campagnes combineren communicatieactiviteiten als evenementen, mediarelaties en sociale media, en focussen steeds meer op de uitdagingen van klanten op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

www.wmhproject.be

EEN SPORTIEVE TEAMBUILDING OP OF LANGS DE LEIE

Ontdek samen met Teambuilding Deinze, Deinze Kajakt en Crossfit Woest een buitengewone ervaring langs de majestueuze Leie! Laat je verrassen door de uitgebreide kajak- en go-carttochten, waarbij je op een verfrissende manier de prachtige natuur verkent.

Deinze Kajakt is een bedrijf dat zich specialiseert in kajakverhuur en -tochten op de Leie in Deinze, België. Naast kajakervaringen bieden ze ook go-carts aan, waarmee je naast de Leie op avontuur kunt gaan. Ze bieden verschillende kajakervaringen aan, waaronder individuele verhuur van kajaks, georganiseerde kajaktochten met gidsen en groepsactiviteiten. Het doel is om mensen de kans te geven de prachtige natuur van de Leie te ervaren op of naast de Leie, of het nu gaat om ontspanning, sport of teambuilding.

Crossfit Woest is een fitnesscentrum dat gericht is op de principes van CrossFit-training. Hun aanbod omvat groepslessen, personal training en open gym-sessies. De focus van CrossFit Woest ligt op uitdagende workouts die functionele fit-

ness, krachttraining en cardio integreren om mensen te helpen bij het behalen van hun fitnessdoelen. Bovendien bieden ze diverse leuke workouts aan die doen denken aan de turnlessen van op school, wat zeer aantrekkelijk is voor groepslessen en teambuildingactiviteiten.

Ook op vlak teambuildingcatering zijn deze partners gegarandeerd een schot in de roos. Crossfit Woest staat bekend om zijn op maat gemaakte, gezonde gerechten, terwijl Deinze Kajakt een indrukwekkend palmares heeft wat betreft het organiseren en ondersteunen van talloze evenementen. Samen vormen ze een fantastisch team dat uw teambuildingevenement kan voorzien van magische en aantrekkelijke catering.

www.crossfitwoest.be www.deinzekajakt.be

ECCO LA LUNA PAKT UIT MET STREET OLYMPICS

In het Olympisch jaar 2024 pakt Ecco La Luna uit met een nieuw concept, dat de sfeer van de Olympische Spelen naar elke stad en elke omgeving kan brengen. Street Olympics is een teambuilding met een Olympische twist, waarvoor je geen sportkleren hoeft aan te trekken.

Street Olympics is een interactief spel voor groepen van 5 tot meer dan 1000 deelnemers dat gebruik maakt van de Mobile Adventures app van Ecco La Luna, die ook gebruikt wordt voor online teambuildings en citygames van het agentschap. “Het concept is dat men met teams van 5 à 6 personen de omgeving verkent”, zo vertelt Hans Vanooteghem van Ecco La Luna. “Dat kan een stad, een park of zelfs indoor zijn. Tijdens deze tocht ontgrendelen de deelnemers allerlei vragen en opdrachten die te maken hebben met de Olympische Spelen van vroeger en nu. Het is een mix van trivia-vragen en creatieve ludieke foto- en video-opdrachten, waarbij men in interactie moet gaan met de omgeving. Een mogelijke video-opdracht is bijvoorbeeld dat men een choreografie van synchroonzwemmen moet maken. Deze opdracht zullen we proberen te plaatsen in de buurt van een fontein of een vijver. Het is telkens aan de deelnemers om creatief aan de slag te gaan met wat ze op die plek ter beschikking hebben.”

LEUKSTE BEELDEN PROJECTEREN EN DELEN

De gecreëerde foto’s en video’s worden meteen naar de gamemaster gestuurd, en live beoordeeld. “De teams zien elkaar lopen in de app, en kunnen elkaars scores ook op de voet volgen. Zo wordt de competitie wat aangescherpt. Het laatste half uur worden de scores echter onzichtbaar, zodat de ontknoping toch nog spannend blijft. Na één uur of twee uur – afhankelijk van de gekozen formule - verzamelen we alle teams terug op één locatie. Het afsluitende moment hangt een beetje af van de locatie. Als we in de meetingruimte van een hotel zitten, kunnen we bijvoorbeeld een selectie foto’s en video’s projecteren. We voorzien ook steeds een online gallery, waar de beelden heel makkelijk gedeeld kunnen worden. De apotheose is natuurlijk de bekendmaking van de eindresultaten, waarbij de winnaars een leuke prijs ontvangen.”

INVULLING OP MAAT

Street Olympics is een leuke activiteit die ook nog eens kan worden afgestemd op maat van de klant. “Het is een formule die meer creatief dan fysiek is. Het is niet de bedoeling om dingen zo snel mogelijk te doen, waar wel om een leuke tijd met elkaar te kunnen beleven en zich creatief te kunnen uitleven. Het wordt dus gezien als een rustige activiteit die voor iedereen openstaat. We hebben een heel goed standaardspel, dat overal kan gespeeld worden, maar uiteraard kunnen we de opdrachten ook aanpassen volgens de wensen van de klanten en volgens de mogelijkheden van de omgeving. De teams kunnen het spel spelen op hun eigen smartphones, maar indien gewenst kunnen wij ook iPads voorzien”, zo besluit Hans Vanooteghem.

www.eccolaluna.be

UNLOCK YOUR NEXT EVENT EXPERIENCE