XP 113 NL

i n s p i r a t i e vo o r l i ve c o m m u n i c a t i o n e n eve n t m a r ke t i n g

113 Driemaandelijks Juli - Augustus 2021 V.U.: Jean-Paul Talbot Afgiftekantoor: Gent X – erkenning: P904117

VAN ONLINE TERUG NAAR FYSIEKE EVENTS… OF TOCH NIET HELEMAAL? AGENCIES

BEA AWARDS

BUTIK EN FAST FORWARD SLAAN DE HANDEN IN ELKAAR

DE COMPETITIE GAAT OPNIEUW VAN START

SUPPLIES

EVENT DESTINATIONS

PLATFORM VOOR EFFICIËNTE SAMENWERKING TUSSEN AV-LEVERANCIERS

BRUSSEL ZET IN OP VEILIGE EVENTLOCATIES

www.act-events.com

#connectingthedots

Het Edito van…

Bartel Van Iseghem

BESTE LEZERS, “Onze vleugels moesten worden afgeknipt voordat we beseften hoe graag we vlogen”. Het was in één van die donkere lockdown nachten of ergens tussenin, dat Ilja Leonard Pfeijffer deze woorden schreef. Alleen al voor z’n meesterwerk Grand Hotel Europa zou een mens elke zin van deze schrijver moeten lezen. Het opiniestuk is niets meer dan een ode aan het leven en aan alle franjes van dat leven die het zo de moeite waard maken.

Na het lezen loop ik naar buiten, de straat op, de nacht in… ik weiger om m’n mondmasker op te zetten in de binnenstad. Het moet ergens mijn eigen kleine verzet zijn op dat moment.

Omdat het allemaal zo ‘unfair’ aanvoelde. Want wat vlogen we graag en hoog als sector en hoe onwezenlijk was het dat het zo plots niet meer kon. We hebben ongetwijfeld elk met onze frustraties moeten worstelen in het voorbije jaar. Iedereen zal wel zijn of haar mening hebben gehad over wat we wel of niet hadden moeten doen. We hebben als sector geprobeerd. Maar in een wereld die geleid werd door een aantal medici en angstig volgende beleidsmakers is dat bijna onmogelijk. Een politiek establishment dat vol in de remmen gaat zonder veel nadenken en dan al even snel vol de rem lost, althans voor sommige zaken. In theorie gestaafd door ‘cijfers’, in de praktijk door economisch of eigen electoraal belang.

Maar de mens is niet gemaakt om opgehokt te zitten of solitair te leven. Een simpele hoofdknik zal nooit die handdruk of kus kunnen vervangen. Een webcam is een te klein venster op de eindeloze wereld erachter. We worden als sector gesteund door wat het leven de moeite waard maakt. Overvolle dansvloeren, veel te late feestjes, zweterige backstages, lachende gezichten en motiverende speeches… niets of niemand kan onze zin om vol te leven afnemen. ‘Zonder franjes is er geen reet aan’ zou Pfeijffer zeggen.

We zullen dus zelf kunnen opstaan. Onze vleugels werden niet geknipt, godzijdank.

Hoogstens voelen ze wat stram aan na meer dan een jaar comateus overleven. We beseffen meer dan ooit hoe graag we vliegen, hoeveel hoogtes we nog niet konden ontdekken. Laat ons daar boven terug veel lawaai maken, tonen hoe schoon onze sector is en als het even kan af en toe een zwerm vormen… het zal ons in toekomstige crisissen alleen maar helpen. (voor de geïnteresseerden, het opiniestuk van Pfeijffer staat in De Standaard avond van 23 februari 2021, het kan uw dag goedmaken)

Bartel Van Iseghem MeetMarcel

Colofon COVER - Event Lounge EXPERIENCE MAGAZINE Experience magazine is het inspirerende vakblad in de Benelux voor evenementen en event marketing.

OPLAGE 7.000 exemplaren VERSPREIDING België, Frankrijk, Luxemburg en Nederland (version française sur simple demande) FREQUENTIE Driemaandelijks UITGEVERIJ LEO BVBA Rue du Thier 8, 4122 Neupré Tel.: +32 (0)486 13 13 08 E-mail: jp@eventbox.be HOOFDREDACTIE Jean-Paul Talbot jp@eventbox.be REDACTIE Jacques Legros, Jeroen Coteur

REDACTIONELE MEDEWERKERS Wim Vander Haegen, Ruud Van De Locht, Jesse Van Daele ART DIRECTOR Bert Wagemans ABONNEMENTEN Valérie Laforgia val@eventbox.be Een abonnement op Experience Magazine kost € 130 per jaar (excl. BTW). Bij verzending buiten de Benelux en Frankrijk komen hier nog portkosten bij. Het tarief voor een studentenabonnement is € 70 per jaar (incl. BTW). Een kopie van de studentenkaart is hiervoor verplicht. Aanvragen van een abonnement kan schriftelijk met vermelding van naam, functie, bedrijfsnaam en verzendadres. Abonnementen worden afgesloten voor een jaar en tot wederopzegging verlengd. Opzegging van abonnementen dient twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode schriftelijk te worden ingediend.

PRODUCT MANAGER Christophe De Clercq GSM: +32 (0) 477 46 31 05 E-mail: cdc@eventbox.be TRAFFIC Hilde De Ridder E-mail: Traffic.leo@telenet.be DRUK Drukkerij Hendrix (Geel) COPYRIGHT Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van de uitgever. LEO is behalve van Experience Magazine ook uitgever van Belgian Event Manager Guide.

ISSN: Verzending België Verschijnt vier keer per jaar in de BeNeLux en Frankrijk.

Afgiftekantoor: Gent X. Erkenning: P904117 VU: Jean-Paul Talbot, Rue du Thier 8, BE 4122 Neupré

4

Inhoud INSIDE NEWS

EVENT MANAGEMENT

006 EventNews De actualiteit uit de Belgische eventscene

028 Een eerste stap in de heropening van de eventsector In een recordtempo werd, in samenwerking met Event Masters en onderzoekers van de Universiteit Antwerpen en het expertisecentrum Publieke Impact van Karel de Grote Hogeschool, het testevent ‘Van scherm naar CERM’ uit de grond gestampt.

016 Hybride events: een meerwaarde in de communicatiemix Tom Bellens legt in een column uit waarom we ook na de coronacrisis online en hybride evenementen zullen blijven zien.

AGENCIES 018 Balthazar Events verlegt grenzen met hybride event voor DEME Onder de slogan ‘Breaking boundaries’ organiseerde Balthazar Events een hybride doopceremonie voor ‘Spartacus’.

021 “Herfst 2021, het begin van de event-lente…”

Voor Alexandre Velleuer, Managing Director van VO Event & VO Citizen, is het recept voor een succesvol herstel gebaseerd op verschillende ingrediënten, zoals fysieke aanwezigheid, digitaal, herverbinding, plezier en creativiteit.

024 “Expertises samenbrengen om de klant een betere oplossing aan te bieden” Onder de noemer ‘neXt’ bundelen Fast Forward en Butik de krachten om hun klanten een breder en completer verhaal te kunnen aanbieden.

18

28

032 “Aandacht voor de mens achter de medewerker” Sophie Van Ham, HR Manager bij IT-bedrijf Eurofins Digital Testing, vertelt ons over de uitdagingen van haar beroep, en geeft ook haar kijk op enkele actuele HR-problemen binnen de eventsector.

036 “Indruk maken zonder opzichtig te zijn…”

Alexandra Dankelman (51) kan putten uit een rijke ervaring, opgedaan bij toonaangevende reclamebureaus zoals Air, Grey, BBDO en Publicis. Aan de hand van onze vragen komen we meer te weten over haar functie als Head of Event bij bpost...

BEA AWARDS 038 The BEA’s are back!

Na meer dan een jaar wordt de competitie terug op gang getrokken. Op 1 december krijgt de sector opnieuw zijn vertrouwde en langverwachte award- en netwerkavond.

48

5

Inhoud

SUPPLIES

VENUES & DESTINATIONS

042 “Een tool die ons werk eenvoudiger maakt, en meer business genereert” AV-KLOUD wil de AV-sector een duwtje in de rug geven. Dit gloednieuwe platform – dat zijn inspiratie haalde bij o.a. Uber, TripAdvisor en Booking.com – wil AV-leveranciers helpen om hun materialen makkelijker te delen en efficiënter in te zetten.

048 “Geen limiet op creativiteit” Studio 100 en CityCubes sloegen de handen in mekaar en investeerden in een high-tech immersieve eventlocatie waar bezoekers worden meegenomen in een indrukwekkende 360° audiovisuele ervaring.

044 “Investeren en groeien, ondanks corona” Heel wat event suppliers hebben het afgelopen jaar noodgedwongen wat gas teruggenomen. Niet zo bij PFL Group uit Beerse. Het bedrijf zag zijn Multihub-concept voor virtuele events boomen, nam met WIMEC een locatie over en begon met PFL-iberia ook nog eens aan een nieuw, internationaal verhaal.

050 Brussel is klaar om u opnieuw te verwelkomen In Brussel is er de voorbije maanden hard gewerkt om de heropstart van alle event- en meetingactiviteiten voor te bereiden. Zo werden er labels ontwikkeld voor veilige locaties, werd er geïnvesteerd in digitale en hybride infrastructuur, en werd er nog meer ingezet op duurzaamheid.

6

EVENTNEWS.be

Spektakel in de lucht: Art of Confusion en 7theaven lanceren droneshows

M

et Matrix Droneshows introduceren Art of Confusion en 7theaven een nieuwe afdeling binnen hun groep. Deze is gespecialiseerd in shows met zogenaamde swarm drones, een zwerm van lichtgevende drones met elk hun eigen vliegpatroon, aangestuurd vanuit één centrale unit. Met dit product willen ze hun klanten een spectaculair alternatief voor vuurwerk aanbieden.

Ondanks de professionele aanpak van bedrijven zoals 7theaven liggen vuurwerkshows de laatste jaren steeds vaker onder vuur bij overheden. “Ze halen daarbij verschillende factoren aan, zoals brandveiligheid, geluidsoverlast en milieu”, aldus Tom Winkelmans. “Met Matrix Droneshows proberen we hierop een antwoord te bieden.

Onze drones kunnen uitgerust worden met pyrotechnische modules om zo een mix te brengen tussen licht, drones en vuurwerk, dit allemaal met de nodige veiligheidsprotocollen. Na corona zal samen met de heropstart van grote evenementen ook het spektakelgehalte toenemen. Met de lichtshows van onze swarm drones gaan we ongetwijfeld een bijdrage kunnen leveren.”

Veiligheid is prioriteit De lichtshows met swarm drones zijn een technisch huzarenstukje waarbij er zo’n 150 tot 200 drones de lucht in gaan. Net als bij een traditionele vuurwerkshow is veiligheid hierbij een topprioriteit. “Met ‘Geofence’ voorzien we op de locatie een virtuele koker”, vertelt Tom Van Landeghem. “Daarrond bevindt zich ook nog een tweede veiligheidsperimeter, de zogenaamde ‘dode cirkel’. Wanneer een drone daarbuiten komt, gaat hij onherroepelijk naar de grond. Er wordt tevens gewerkt met een dubbele radiocommunicatie op verschillende frequenties waarbij te allen tijde kan worden ingegrepen, mocht er iets mislopen. Slecht functionerende drones kunnen worden gecorrigeerd of worden uit de lucht gehaald via een killswitch. Er zijn ook voortdurend twee medewerkers bij de activiteit betrokken, met name een operator en een observator die alle data van iedere drone in het oog houdt. Zij hebben allebei een doorgedreven opleiding genoten.”

Nieuw in België Met de introductie van Matrix Droneshows vervullen Art of Confusion en 7theaven een pioniersrol in België. “Dit is allemaal nieuw voor ons land en wij zijn dan ook bezig om hiervoor protocollen uit te schrijven, in samenwerking met de daartoe bevoegde instanties.

Voorlopig mag er dan ook enkel op afgesloten en toegestane terreinen worden geopereerd. Er zijn veel factoren waarmee rekening dient te worden gehouden en daarvan moet een grondige analyse worden gemaakt.”

Compacte drones met tal van mogelijkheden De drones van Matrix Droneshows zijn van een topniveau, wat enkele enorme voordelen oplevert. “Aangezien onze drones klein zijn, hebben ze slechts een beperkte take-off zone nodig,” stelt Tom

Winkelmans. “Ze kunnen met 9 per vierkante meter opstijgen. Op 65 m2 kunnen wij dus 100 drones laten opstijgen en landen en dit op een veilige manier. Andere types drones vereisen minstens 2 meter afstand tussen elke drone. Daarnaast zijn onze modellen spatwaterbestendig, zodat we kunnen blijven opereren bij druilerige regen of mist. Ook op vlak van verlichting springen onze drones er bovenuit.

De volledige casing aan de onderkant van de drone is verlicht, en dus niet enkel een lampje onderaan de buik. Ten slotte kunnen de drones ook worden uitgerust met rookpatronen, zodat je ook overdag actief kan zijn.”

Show op maat Nu er licht aan het einde van de coronatunnel schijnt, hopen Tom Winkelmans en Tom Van Landeghem binnenkort Matrix Droneshows te kunnen inzetten voor grote events. “Ik denk aan publieks- of privé-events, steden en gemeenten die een vervangmiddel zoeken voor hun klassiek vuurwerk. Of een vuurwerk gecombineerd met droneshow of lichtspektakel. Maar evengoed B2B of particulier, zoals bijvoorbeeld aankondigingen met het bedrijfslogo, of een persoonlijke liefdesverklaring. Er is een brede waaier van mogelijkheden.

Afhankelijk van het budget kan er gewerkt worden met reeds voorgeprogrammeerde of op maat gemaakte shows. De kost van dergelijke droneshow zit namelijk niet in de drone zelf, maar eerder in de programmering ervan, die soms een lange voorbereidingstijd vergt.”

www.matrixdroneshows.be

a next chapter

ZORGENLOZE TECHNIEK KAN OOK VOOR U !

Service is ons belangrijkste product.

Wij komen onze afspraken na en leveren ten allen tijde wat we beloven. +1400 producties afgelopen jaar liegen er niet om.

AUDIO LICHT

VIDEO

PFL bvba, Rouwbergskens 8, 2340 Beerse www.PFL.be │ info@PFL.be │ +32 14 44 08 70

EVENTNEWS.be

Vernieuwde eventlocatie in Antwerpen: The Market

D

e voorbije maanden heeft The Market in Antwerpen dankbaar gebruik gemaakt van de uitzonderlijke periode om alles op punt te stellen voor de heropening. De verwachtingen zijn hooggespannen en The Market ambieert de ultieme high-end eventlocatie te worden in de Antwerpse binnenstad.

The Market is gelegen op de historische site van de oude vismijn van Antwerpen. Met een aantal baanbrekende renovaties werd het gebouw in zijn volle glorie hersteld tot een unieke en inspirerende eventlocatie. Ideaal voor businessevents, vergaderingen of seminaries.

The Market beschikt over verschillende ruimtes die alle mogelijkheden bieden voor uiteenlopende activiteiten en events. The Dome is een flexibele ruimte met veel glaspartijen om gasten stijlvol te ontvangen. De ruimte is uitgerust met een lounge en bar. De capaciteit ervan is geschikt voor walking dinners, productlanceringen, netwerkrecepties en dergelijke. The Square is een configureerbare ruimte voor verschillende type events: van team offsites tot verjaardagsparty’s of boeiende seminars. The Arena biedt een auditorium met een capaciteit tot 60 personen voor presentaties en seminaries.

The Market ambieert niets minder dan de nummer 1 te worden van de high-end eventlocaties in Antwerpen. Het ervaren team legt de lat hoog, zowel qua hospitality als qua culinaire beleving en storytelling.

Er wordt samengewerkt met partners in mode, design, gastronomie, ... om klanten een ultieme en unieke eventbeleving te bezorgen. www.themarket.co

EVENTNEWS.be

De inschrijvingen voor BEA World Best Event Awards 2021 zijn geopend!

D

e 16de jaarlijkse BEA World Best Event Awards competitie gaat weer van start. Op 17 december ontdekken we welke events in de moeilijke periode 2020-2021 de grootste indruk hebben gemaakt.

De inschrijvingen voor deze internationale wedstrijd zijn intussen geopend.

Deelname staat open voor alle evenementen die hebben plaatsgevonden tussen 1 november 2020 en 5 november 2021. Schrijf je dus nu in en maak deel uit van de Bea World Festival Experience!

Er zijn nieuwe categorieën en nieuwe awards, maar de missie blijft dezelfde: het belonen van bijzondere prestaties in live communicatie, het inspireren met de beste voorbeelden en het aanreiken van geweldige kansen om de activiteiten te boosten. Omdat de gezondheidscrisis nog steeds niet verdwenen is, wordt het hele festival ook dit jaar weer online georganiseerd.

www.beaworldfestival.com/enter-awards

Ecco La Luna pleit voor duurzame ontwikkelingstrajecten voor teams en bedrijven

N

u de versoepelingen weer het een en ander toelaten zijn bedrijven weer volop vragende partij voor teambuildings. Maar zulke activiteiten komen pas helemaal tot hun recht wanneer ze slim worden ingezet binnen een ruimer traject, waarin een team op het juiste moment de juiste prikkel aangereikt krijgt. Geert Debusschere van Ecco La Luna geeft zijn visie op zulke duurzame programma’s.

Ecco La Luna draagt sustainability en Corporate Social Responsibility hoog in het vaandel. “Wij hebben dan ook teambuildingprogramma’s uitgewerkt rond deze thema’s, die heel goed aanslaan bij bedrijven”, aldus Geert Debusschere. “Maar bedrijven die duurzaam willen ondernemen moeten er ook voor zorgen dat ze hun geld op een duurzame manier investeren. Je merkt dat bij veel bedrijven de budgetten om te investeren in team development, coaching en learning verspreid zitten. Wij pleiten ervoor om met bedrijven te gaan samenzitten, te kijken waar die verschillende budgetten zitten en ervoor te zorgen dat ze die budgetten ook kunnen investeren mét impact. Zo zorgt de investering voor een blijvend effect en is ze dus ook duurzaam.”

De juiste prikkel op het juiste moment Het komt er dus op aan om samen een traject uit te tekenen, en te bekijken welke interventie er op een bepaald moment nodig zou zijn. “Dat kan fun zijn, dat kan coaching zijn,... Ik vergelijk het met de voorbereiding van een olympische atleet. Als een atleet te weinig traint en zijn of haar lichaam te weinig prikkels geeft, dan gaat die atleet geen trainingseffect verkrijgen. Anderzijds, wanneer een atleet te veel traint, dat gaat hij/zij overtraind zijn en dan gaat hij/zij

ook niet kunnen presteren. Het komt er dus op aan om op het juiste moment voor de juiste prikkel te zorgen, om een dubbel groei-effect te verkrijgen, wat men in de sport de supercompensatie noemt.”

Betrouwbare partner Ecco La Luna wil een vergelijkbaar traject uittekenen voor bedrijven.

“We zetten een coaching traject op, waarbij we na een bepaalde tijd ook een volgende interventie inplannen. Zo zorgen we ervoor dat hetgeen geleerd is niet verloren gaat en er terug een stap vooruit gezet kan worden. Uiteraard hopen we met Ecco La Luna een betrouwbare partner te zijn, omdat wij dat hele traject in-house kunnen aanbieden. Wij kunnen zowel de fun-provider zijn, maar ook zorgen voor coaching, learning en development”, zo besluit Geert Debusschere.

www.eccolaluna.be

9

EVENTNEWS.be

Rent-Event combineert 25 jaar ervaring met jeugdig enthousiasme

E

nkele jaren geleden werd Rent-Event, al bijna 25 jaar een vertrouwde naam binnen de verhuursector, overgenomen door de familie Everaert. Vader Luc Everaert, die uitgebreide ervaring heeft binnen de standenbouw en de evenementenwereld, wordt bij de leiding van het bedrijf bijgestaan door zijn zonen Thibaut (28 jaar) en Sébastien (29 jaar). Deze mix van jarenlange ervaring en jeugdig enthousiasme resulteert in een snelle, punctuele, flexibele en betrouwbare service.

Door de opkomst van Fine Dining is het creëren van een concept van cruciaal belang voor een feest of evenement. Van het dresseren van leuke borden, over een mooie gedekte tafel, tot originele of stijlvolle meubelen. Rent-Event kiest hierbij als familiebedrijf voor een persoonlijke en klantgerichte aanpak. De bedrijfsfilosofie is dan ook dat elke bestelling wordt behandeld “alsof het voor ons eigen feest zou zijn”.

Om dit bedrijfsmotto te vertalen naar de realiteit, werd er de voorbije jaren sterk geïnvesteerd in kwalitatieve producten zoals Serax, Degrenne, Jars, Cutipol, Rational, etc. Ook het aanbod meubilair wordt voortdurend aangevuld en vernieuwd. Bovendien gaat deze kwaliteit ook gepaard met kwantiteit, want Rent-Event kocht deze materialen ook steeds in grote aantallen aan. Dit zorgt ervoor dat ook grotere feesten geen probleem zijn voor het bedrijf uit Asse. De ervaren logistieke afdeling zorgt daarbij steeds voor de correcte en stipte leveringen van de bestelde materialen. www.rentevent.be

EVENTNEWS.be

Whisk creëert live experiences voor bedrijven

O

ndanks de onzekere tijden in de eventsector, verschijnt er met Whisk een nieuwe naam in de markt van de B2B event agencies. Een nieuwe naam, maar wel met een pak knowhow. ‘Chief Whiskers’ Evita Janssens en Jelle Leplae hebben samen meer dan 25 jaar professionele ervaring in het uitwerken van evenementen van diverse omvang. Ze leerden elkaar kennen bij een vorige werkgever en achten de tijd nu rijp voor een eigen verhaal.

Met de kersverse startup Whisk willen Evita en Jelle vóór hun klanten, maar ook samen mét hen, een totaalbeleving uitwerken. Een ervaring die begint bij de allereerste voorbereidingen en duurt tot ver na het event zelf. “Hiervoor is een nauw persoonlijk contact met de klant van groot belang”, aldus Jelle Leplae. “We gaan tijdens onze verkennende gesprekken echt dieper in op het waarom. Wat willen klanten met dit event bereiken op korte, middellange en lange termijn? Op basis van die vragen werken we voor hen de juiste live beleving uit.”

Het verschil maken Evita en Jelle zijn gepassioneerd, ambitieus en vol vertrouwen. “We weten heel goed wat we doen, waar we aan toe zijn en waar we met Whisk het verschil kunnen maken”, aldus Evita Janssens. “Bedrijven begeleiden in de juiste keuzes voor hun bedrijfs-, personeels- of launch-event is vandaag cruciaal. Met onze Live Experiences kunnen we brands op verschillende manieren helpen.”

Elke vorm van ‘live’ Die live beleving kan zich op verschillende manieren manifesteren. ‘Live’ kan staan voor een event met deelnemers die fysiek aanwezig zijn, maar evengoed wordt er gebruik gemaakt van online en hybride oplossingen. Of het nu gaat om een organisatie met honderden gasten op locatie, een digitaal alternatief met online deelnemers, of een mix. Whisk heeft de kennis en het netwerk om voor elk scenario een sterke en doeltreffende beleving te creëren.

We create live experiences www.whisk.be

11

COM MUNI CA TION

Media Services | Corporate Communications | Press Conferences PR & Public Affairs Projects Cultural Programs

t +32 2 673 81 86 info@eleven-intl.com www.eleven-intl.com

CON SUL TANCY

Product Launches & Shows Staff Events & Parties Conferences & Seminars | Special Events Fairs & Displays | Roadshows Internal Meetings | Team Building Events

Chaussée de Louvain 972 Leuvensesteenweg 1140 Brussels· Belgium

Situation Analysis Strategic Consulting Issue & Crisis Management Brand & Reputation Management Corporate Social Responsibility Project Management

EVENT B to B & B to C

We’ll take you to the next level of show experience

Imagine a whole new way of displaying an emotion, a message, …

Create a moving light-matrix in the sky… yes! the sky is not the limit here…

www.matrixdroneshows.be - info@artofconfusion.be - T : 0032 (3)411.28.75

13

EVENTNEWS.be

EU Green Week 2021 – Virtuele Conferentie in de Event Lounge

E

en 100% digitale editie van de Green Week 2021, georganiseerd door het agentschap Team Work, vond plaats in de Event Lounge.

Dit jaar waren de organisatoren op zoek naar een locatie die zowel milieubewust is, en tegelijkertijd ook vertrouwd is met professionele streamingtechnieken.

De keuze van de locatie viel uiteindelijk op de Event Lounge, die over deze twee troeven beschikt, en daar bovenop ook nog eens een pak ervaring heeft in het organiseren van evenementen. Deze locatie heeft 2 ecologische labels (Green Key en Eco Dynamique **) en biedt een volledig uitgeruste studio van 1.250m² aan. Onder begeleiding van een technisch team (GSP2 & ManyThink) kon de eindklant zijn evenement vol vertrouwen uitvoeren. Voor dit evenement werden 5 studio’s gecreëerd om de 194 sprekers aan het woord te laten, en dit verspreid over 4 conferentiedagen.

De Green Week 2021 stond in het teken van de « zero pollution ambition ». De Green Week 2021 is een gelegenheid om met alle belanghebbenden en geïnteresseerde burgers te bespreken hoe we kunnen samenwerken om de ambitie van een milieu zonder vervuiling en gifstoffen waar te maken. Het zal ook andere relevante Europese Green Deal-initiatieven onderzoeken, zoals klimaatinitiatieven, de volgende strategie voor chemische producten, evenals initiatieven op het vlak van energie, industrie, mobiliteit, landbouw, visserij, gezondheid en biodiversiteit. www.eventlounge.be

H R B us iness Pa r t ner

Pro j ec t M a na ger Ev ent s & B ra nd A c t i va t i on F R/N L Fr eel a nc e Event M a na ger ( + 5 j er va r i ng) M a na gem ent A ss ist a nt

Interested? Let’s talk!

Contact us on hr@panamagroup.be

panamagroup.be/work

14

EVENTNEWS.be

FlyAway lanceert streamingplatform Vizual

T

ijdens de coronacrisis hebben online events een welgekomen oplossing geboden. Maar ook na deze moeilijke periode zullen online en hybride events een plek op de markt blijven behouden.

FlyAway heeft met Vizual een zeer toegankelijk platform ontwikkeld waarmee organisatoren hun online of hybride events naar een hoger niveau kunnen tillen.

In maart 2020 zag de eventwereld zich plots genoodzaakt om digitaal te gaan en overal ten velde doken de online event studios op.

FlyAway heeft meteen de keuze gemaakt om zich niet te profileren als een one stop show maar ook hier hun huidige klanten te blijven ondersteunen met hun expertise en materaal.

“Initieel hebben we dit platform opgestart om onze eigen producties op te hosten”, aldus Kenzo Van Cotthem van FlyAway. “Maar het afgelopen jaar is dit geëvolueerd naar zo’n mooi product, dat we besloten hebben om dit ook in de markt te zetten, onder de naam Vizual.”

Modulair platform

Voortdurend nieuwe functies Vizual is bovendien een product dat constant evolueert en nieuwe functionaliteiten toevoegt.“Er kunnen on-demand sessies op gehost worden, registratie, datareports… alles zit erin. Daarnaast wilden we ook de functionaliteit open houden naar de platformen van eindklanten. Eender wat kan geïntegreerd worden. Klanten komen ook steeds met nieuwe vragen en suggesties, en zo worden er nieuwe functies ontwikkeld. Ten slotte is alles ook heel schaalbaar: van een alleenstaande livestream van een uurtje tot heel enorme congressen, met verschillende virtuele zalen.”

Vizual is een heel modulair platform met een brede waaier aan functionaliteiten. “We hebben basisfuncties zoals Q&A, polling en chatbox, die je ook bij de meeste andere platformen ziet. Maar we zijn nog een paar stappen verder gegaan. Vanuit FlyAway doen we vooral captaties, en bij de bestaande platformen misten we op dat vlak eigenlijk nog een aantal zaken. Zoals bijvoorbeeld het integreren van Q&A-antwoorden in de videofeed. Daar hebben we in Vizual voor gezorgd.” www.vizual.be

EXPERIENCE THE DIFFERENCE

Soundfield nv

© Act!events

Atomveldstraat 8 bus 5 l 9450 Denderhoutem l Belgium T +32 53 805 850 l F +32 53 809 088 info@soundfield.be l www.soundfield.be

column

HYBRIDE EVENTS: EEN MEERWAARDE IN DE COMMUNICATIEMIX “Op 13 maart 2020 ging België in lockdown. Ook de eventsector kwam abrupt tot stilstand. Events werden eerst uitgesteld en daarna massaal afgelast maar dat laatste vonden we geen optie.

In mei 2020 organiseerden we het eerste online event voor onze klanten.

Sommige klanten twijfelden. Vandaag zijn ze overtuigd. Ook na corona zullen ze online en hybride events organiseren”.

Tom Bellens, CEO van Push To Talk, legt uit waarom.

«EEN EVENT MOET MEER OPLEVEREN DAN EEN LEUK FEESTJE. HET MOET BIJDRAGEN AAN DE STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN EN DE CULTUUR VERSTERKEN. » ONLINE ONTMOETINGEN IN CORONATIJDEN

HYBRIDE EVENTS VRAGEN PROFESSIONELE AANPAK

ONLINE BELEVENISSEN VERSTERKEN DE CULTUUR

Tom: “Events afgelasten of langdurig uitstellen vonden we een slecht idee.

Juist in tijden van corona willen mensen elkaar ontmoeten, verhalen en emoties delen. Dat is van onschatbare waarde.

Verhalen verbinden mensen en verstevigen de band. Ze wakkeren het vuur aan.

Ze brengen de waarden en ambities van een bedrijf, organisatie of merk tot leven.

Vele bedrijven voeren als gevolg van corona veranderingen door. Medewerkers twijfelen over de toekomst van hun bedrijf of job. Aandeelhouders willen zicht op de financiële impact van de coronacrisis.

Bedrijven willen informatie en kennis delen en bediscussiëren met stakeholders.

Ze willen het vertrouwen in de toekomst herstellen en de interactie en onderlinge band tussen collega’s in stand houden.

Als live communicatie bureau coachen we bedrijven doorheen deze complexe content en begeleiden we hen bij een change management traject of strategische herprofilering. Zo stimuleren we de conversatie, vertalen we de bedrijfsstrategie en -cultuur in emoties en komt de cultuur tot leven.”

De omschakeling van fysieke naar online events was een kleine stap voor Tom en zijn team. Al in de jaren 90 verbond Tom met het communicatie bureau ‘Compane’ via een live satellietverbinding het publiek met sprekers aan de andere kant van de wereld. Dat was toen duur en exclusief.

Vandaag organiseert iedereen van thuis uit of vanop het werk een live meeting over het internet met goedkopere tools.

Tom: “De kwaliteit van zelfgeorganiseerde online events laat vaak te wensen over. Bedrijven vinden het lastig om hun publiek te engageren of om te netwerken.

Daarnaast is het een uitdaging om een unieke en memorabele ervaring aan te bieden aan de aanwezigen.

Een digitaal event organiseren is specialistenwerk. Push To Talk organiseert al jaren kwaliteitsvolle events met een boodschap.

Soms klein, soms groot tot zeer groot.

Een event moet meer opleveren dan een leuk feestje. Het moet bijdragen aan de strategische doelstellingen en de cultuur versterken.”

“We leggen de lat altijd zeer hoog. Strategie, regie, inhoud, camerawerk, live streaming en digitaal platform bezorgen de virtuele bezoekers een wow-gevoel. Het online event streeft eenzelfde beleving na als een spraakmakend event met straffe content.

Het verhaal komt tot leven in een interactieve televisieshow aangevuld met online content, interviews, live telefoongesprekken, reportages, muzikale intermezzo’s, een keynote speaker, online break-outsessies, interactieve debatten, chats, polls …

Boeiend, afwisselend en relevant. Mooie verhalen van en voor mensen versterken de cultuur.”

HYBRIDE EVENTS HALEN GROTER BEREIK Online en hybride events halen vaak een groter bereik dan de fysieke edities van voorgaande jaren. Ze brengen medewerkers bij elkaar die elkaar zelden fysiek ontmoeten. Denk aan zorginstellingen of

15

16

column

« ER GAAT GEEN TIJD VERLOREN DOOR VERPLAATSINGEN. OOK INTERNATIONALE OF DRUKBEZETTE SPREKERS EN CONGRESGANGERS HAAL JE MAKKELIJKER OVER DE STREEP. » veiligheidsdiensten die de klok rond of in ploegen werken. Of aan bedrijven met vestigingen of werven over het hele land of de hele wereld. Zelfs deelnemers met een fysieke beperking sluiten met kleine technische aanpassingen vlot aan.

De locatie is voor iedereen met een internetverbinding bereikbaar. Zo gaat geen tijd verloren door verplaatsingen. Ook internationale of drukbezette sprekers en congresgangers haal je makkelijker over de streep. Bovendien is het aantal deelnemers ongelimiteerd.

En toch krijg je dat unieke live gevoel.

Dankzij livestreaming delen alle deelnemers een unieke ervaring op hetzelfde moment. De presentatie zit boordevol schwung, diepgang en dynamiek. Live in-

terviews wisselen af met opgenomen interviews, video’s of muzikale intermezzo’s zonder afbreuk te doen aan het live karakter. De live conversatie en netwerking verloopt via tools zoals online chats, polls …. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Nagenieten kan ook. Een online of hybride event levert leuke video’s, foto’s, verhalen en keynotes op om te delen op het intranet, op de website of in een gedrukt magazine. Zo gaat de conversatie verder en groeit het bereik dag na dag aan.

Een professioneel digitaal event organiseren heeft zijn prijs, maar is doorgaans wel goedkoper dan een fysiek event. De kosten voor de zaalhuur, de catering, het onthaal, de hostesses, de techniek en het transport vallen weg. In een professionele

opnamestudio staan de geavanceerde apparatuur en eigen technici ter plaatse klaar om zonder zorgen op te nemen. In vergelijking met een fysiek event, zijn belichting, geluid en opnames meestal van een zeer hoge kwaliteit tegen een lagere prijs.

Kortom, online en hybride events zullen blijven bestaan. Ze vormen een ideale aanvulling op fysieke events. Na corona zal de eventsector nog meer bruisen dan ooit.

Tom Bellens www.pushtotalk.be

18

agencies

BALTHAZAR EVENTS VERLEGT GRENZEN MET HYBRIDE EVENT VOOR DEME

O

p 21 mei doopte DEME een nieuw baggerschip. Met de toepasselijke naam ‘Spartacus’ is het meteen het krachtigste baggerschip ter wereld. De doopceremonie van een schip verloopt volgens een eeuwenoude traditie, die rederijen met veel trots in stand houden. Na de officiële rede van de doopmeter, knalt een fles Champagne tegen de boeg. Voor een rederij is de doop van een schip een belangrijke gebeurtenis en dat vier je liefst met zo veel mogelijk mensen.

Maar hoe doe je dat in een tijd met strenge coronamaatregelen? Onder de slogan ‘Breaking boundaries’ organiseerde Balthazar Events een hybride doopceremonie voor ‘Spartacus’.

Het live event met beperkt publiek, kreeg een digitaal vervolg met groot bereik.

Vicky Cosemans (Head of Communications DEME): “Dit hybride eventformat was de ideale manier om het grensverleg-

agencies 19

gend karakter van DEME op vlak van duurzaamheid, innovatie en menselijke waarden tot leven te brengen voor een groot publiek.”

ON STAGE AND SCREEN De fysieke doopceremonie vond plaats in de haven van Vlissingen. In een glazen opnamestudio kregen prominente sprekers de kans om een coronaveilige toespraak te houden.

Nadien volbracht Annik Penders, de echtgenote van Eerste Minister Alexander De Croo, haar taak als doopmeter. Dit alles werd vastgelegd op video.

De Belgische elektroband ‘The Compact Disk Dummies’ creëerde een meeslepende soundtrack voor onder andere het videoverslag van de doopceremonie. Maar het digitale vervolg beperkte zich niet enkel tot een aftermovie. DEME klanten en stakeholders ontvingen een ‘Spartacus’ gift box met 3D-geprint schaalmodel van het schip en een link naar een op maat gemaakte video on demand pagina. Daar vonden ze verschillende moodmovies en informatieve videocontent met het volledige verhaal én kunnen van ‘Spartacus’. In de hoofdrol de DEME medewerkers en hun baanbrekende job. Zo krijgt het iconische schip een hedendaags en menselijk gelaat.

It’s time to rethink our approach, it’s time to go for circularity.

Discover solutions to reduce, reuse and recycle.

Visit the Circular Event Toolkit circular-event.eu

agencies 21

VO Event

“HERFST 2021, HET BEGIN VAN DE EVENT-LENTE…” Net zoals uw favoriete magazine hervat ook de evenementensector, die sinds maart 2020 noodgedwongen werd stilgelegd, haar activiteiten geleidelijk weer. De evenementenagentschappen, die van deze quarantaine gebruik hebben gemaakt om zichzelf en hun beroep opnieuw uit te vinden, stellen hun herstelplan op punt. Voor Alexandre Velleuer, Managing Director van VO Event & VO Citizen, is het recept voor een succesvol herstel gebaseerd op verschillende ingrediënten, zoals fysieke aanwezigheid, digitaal, herverbinding, plezier en creativiteit.

Dit wordt aangevuld met een flinke dosis duurzaamheid en innovatie, zo legt hij ons uit...

« HET WOW-EFFECT DAT DE MYTHE VAN ONS BEROEP HEEFT GECREËERD, IS VEEL GEMAKKELIJKER TE CREËREN TIJDENS FYSIEKE EVENTS. WE ZULLEN NIET ZONDER KUNNEN. FYSIEKE EVENTS ZIJN DUS VERRE VAN DOOD.”»

HET ‘HEDONISTISCHE’ ONTWAKEN De heropleving van de evenementensector wordt duidelijk verwacht voor de periode september-oktober, met de terugkeer van fysieke evenementen.

“Zoals blijkt uit de vele aanvragen, zullen evenementen gedurende de eerste vier of vijf maanden vooral in het teken staan van netwerken, herverbinding en feestelijk plezier. Het wordt de heropstart, en men zal weer willen doen zoals voorheen. Iedereen wil terug samenko-

men en genieten. Men zal proberen om die band, die door telewerken enigszins verloren is gegaan, opnieuw te creëren.

Bedrijven zullen daarom evenementen organiseren zodat werknemers weer met elkaar in contact komen, de sociale banden herstellen en zichzelf weer kunnen terugvinden in of scharen achter het project van het bedrijf. Ze zullen ook opnieuw contact willen maken met hun klanten, met hun stakeholders, met hun sector… “, aldus Alexandre.

HYBRIDE EVENEMENTEN “Hoewel de terugkeer van fysieke evenementen waardig gevierd gaat worden, is het duidelijk dat digitaal de afgelopen maanden een uiterst belangrijke plaats heeft ingenomen in de activiteiten van onze opdrachtgevers, met de organisatie van bijvoorbeeld webinars en presentaties. Puur digitale en sterk aan content gekoppelde evenementen hebben dus een aantal voordelen getoond en zullen daarom niet verdwijnen. Klanten

22

agencies

« DIGITALISERING ZAL NIET ENKEL EEN NIEUWE DIMENSIE AAN ONS BEROEP TOEVOEGEN OP HET GEBIED VAN CREATIVITEIT, HET ZAL OOK INCLUSIE EN DIVERSITEIT BEVORDEREN.”»

lijken echter bereid om de voordelen van face-to-face en digitaal te combineren.

De hele inzet of uitdaging voor het evenementenbureau zal dan ook bestaan in het succesvol combineren van deze twee dimensies. De fysieke dimensie heeft zijn duidelijke voordelen, zoals een sterke emotionele ervaring, een echte ontmoeting, echte networking, een onderlinge verbinding tussen de gasten die zorgt voor een echte herinnering of een echt gevoel, een geweldige culinaire of smaakbeleving... Met fysieke events creëer je op emotioneel vlak een echt momentum. Het brengt mensen dichter bij elkaar, het bevordert het gevoel van eenheid, het creëert iets gedenkwaardigs, een andere en uiterst boeiende relatie. Men moet gebruik maken van deze kwaliteiten, maar men moet ook trachten om ze te combineren met een digitale beleving waarin alle voordelen van digitaal zijn verwerkt. Met name de toegang tot content, de mogelijkheid om aanwezig te zijn zonder fysiek aanwezig te zijn en daarmee de kans om een veel groter publiek te bereiken. Kortom, we gaan richting hybride evenementen.”

TWEE DIMENSIES, ÉÉN BOODSCHAP “De digitalisering zal een nieuwe dimensie aan ons beroep toevoegen die, in termen van creativiteit, zich op een nogal

ongelooflijke manier zal kunnen vertalen. We zullen bijvoorbeeld in staat zijn om fysieke evenementen te organiseren op vijf continenten, die volledig met elkaar verbonden zijn en die unieke ervaringen kunnen bieden voor de personen die eraan deelnemen. De grote uitdaging van deze hybride evenementen bestaat erin om één enkele boodschap over te brengen, maar dan door middel van twee verschillende ervaringen, de ene fysiek en de andere digitaal. De ervaring die de twee doelgroepen zullen beleven, zal hetzelfde gevoel moeten geven, dezelfde boodschap moeten overbrengen, dezelfde stempel moeten hebben, dezelfde waarden moeten benadrukken, enz.”

waarop we evenementen organiseren.

Voor mij past dit binnen het verhaal van duurzame evenementen. Het gaat niet enkel om het organiseren van ecologische evenementen, maar ook over vooruitgaan op sociaal niveau en inclusief zijn in de manier waarop evenementen worden georganiseerd. Of het nu gaat om de mensen die we in dienst hebben, of om de concepten die we aanbieden, we zijn het aan onszelf verplicht om dit altijd voor ogen te houden. En het digitale brengt hier enkele mogelijke oplossingen met zich mee”, voegt Alexandre eraan toe.

INCLUSIE EN DIVERSITEIT

“Als reactie op hybride evenementen zal er zeker ook een sterke neiging zijn om no-tech evenementen te organiseren, dat wil zeggen zonder technologieën en totaal ontkoppeld. Een beetje zoals slow food inspeelde op de komst van fastfood, denk ik dat no-tech zal reageren op digitalisering. Deze organisatie van totaal losgekoppelde ervaringen, waar we geen scherm hebben en waar we ons zullen concentreren op de essentie van een echte menselijke relatie, in een absoluut magische setting, zal een impact hebben op de evolutie van ons beroep. Mensen willen terugkeren naar de essentie van het plezier van het samenzijn. En dat

Digitalisering zal ook inclusie en diversiteit bevorderen. “Hoewel fysiek aanwezige gasten altijd zullen kunnen genieten van dit zeer exclusieve aspect, zal de digitale ervaring een kans bieden om inclusief te zijn ten aanzien van mensen die normaal gezien niet in staat zouden zijn geweest om uitgenodigd te worden of deze evenementen bij te wonen. Dat is interessant omdat de strijd voor de acceptatie van diversiteit en inclusie vandaag alomtegenwoordig is.

Het is een belangrijk onderwerp dat ook een invloed zal hebben op de manier

NO-TECH

agencies 23

« EEN BEETJE ZOALS SLOW FOOD REAGEERDE OP DE KOMST VAN FASTFOOD, ZO ZAL NO-TECH REAGEREN OP DE DIGITALISERING.”»

vereist een minder nadrukkelijke connectiviteit.”

DUURZAAMHEID “Het andere aspect dat volgens mij een grote rol zal spelen bij de heropstart van evenementen en dat we al kunnen voelen in de wensen van bedrijven, is het duurzaamheidsaspect. Het is de integratie van duurzaamheid in het creëren van onze evenementen. Dit is een essentiële (r)evolutie, die bij aanvang van de crisis al aan de gang was en er zelfs nog door werd versneld. Er is een bewustzijn binnen de sector en bij adverteerders met betrekking tot de klimaatcrisis, en dit wordt nog versterkt door de ecologische ramp van Covid. We voelen heel sterk dat onze klanten echte verwachtingen hebben. En ik denk dat we als evenementenbureau de expertise moeten hebben om onze klanten oplossingen te bieden waarmee ze hun MVO-doelstellingen kunnen bereiken en een succesvolle link kunnen leggen met de Duurzameontwikkelingsdoelstellingen.

Dit is echt een strategische as: rvenementen duurzamer en circulairder maken vraagt om extra expertise, expertise die spelers uit de sector bijvoorbeeld kunnen verwerven of verfijnen via onze

Circular Event Toolkit. Ieder van ons moet verder gaan en op dit gebied kunnen innoveren. De tweede hoofdas op dit gebied is om deze duurzaamheid systematisch te integreren. Ik denk dat er ook een echte bewustwording is bij de agentschappen hierover, een echte wil om te gaan werken in overeenstemming met deze verschillende waarden. De sector en alle stakeholders zijn in beweging.

Dit is hoe de transitie zal slagen en zal bijdragen aan een revolutie binnen de sector.”

INNOVATIE Zoals u heeft gemerkt, komt er steeds één woord terug bij de verschillende fasen en verschillende ingrediënten die de heropstart van events zullen ondersteunen: innovatie. “De Covid-crisis had de verdienste om ervoor te zorgen dat elke sector, en de evenementensector in het bijzonder, zichzelf volledig opnieuw moest uitvinden. Dit heeft ons een beetje wendbaarder gemaakt en we hebben nu de capaciteit om met meer innovatieve oplossingen te komen, die beter aansluiten bij wat onze klanten vragen. Innovatie vormt duidelijk een kernwaarde om te integreren in onze werkwijze. Zoals we bij VO proberen te doen, door te investeren in innovatie

op digitaal niveau (met monitoring van innovatieve digitale oplossingen en interne workshops om de 6 weken om ermee vertrouwd te raken), maar ook op het vlak van duurzaamheid (zoals geïllustreerd door de Circular Event Toolkit, maar ook via een tool voor het meten van de impact van events op biodiversiteit, waar we momenteel aan werken).”

PARTNERSHIPS EN SAMENWERKINGEN “We proberen ook innovatief te zijn op het niveau van collectieve kennis. We zijn er immers van overtuigd dat samenwerking en delen ook kernwaarden zijn van de sector. Veel projecten zullen worden uitgevoerd via partnerships en samenwerkingen, tussen actoren die voorheen misschien concurrenten waren, maar die nu effectief gaan samenwerken en elkaar helpen. De crisis heeft geleid tot een grote golf van empathie.

De sector staat ook meer open voor het creëren van dergelijke partnerships en samenwerkingen die waarde creëren, maar ook expertise en openheid brengen. Ik vind dit heel spannend. Het is het principe van open innovatie”, besluit Alexandre Velleuer.

24

agencies

Nico Ruell & Pascal Cauwelier

neXt

“EXPERTISES SAMENBRENGEN OM DE KLANT EEN BETERE OPLOSSING AAN TE BIEDEN” Heel wat bedrijven binnen de eventsector hebben het voorbije crisisjaar aangegrepen om aan introspectie te doen en zichzelf te gaan herdefiniëren. De resultaten van deze denkoefening worden nu her en der zichtbaar. Een mooi voorbeeld is de nieuwe samenwerking tussen de agentschappen Fast Forward en Butik.. Onder de noemer ‘neXt’ bundelen ze de krachten om hun klanten een breder en completer verhaal te kunnen aanbieden. Zaakvoerders Pascal Cauwelier (Fast Forward Events) en Nico Ruell (Butik Agency) geven uitleg bij dit opvallende partnership.

A

l van voor de pandemie waren we met Fast Forward aan het nadenken over een volgende stap in onze ontwikkeling”, zo vertelt Pascal Cauwelier van Fast Forward. “We zijn heel sterk op evenementieel vlak, maar er worden ook steeds vaker andere expertises gevraagd. De vraag was wat we met die wensen wilden doen. We kon-

den die expertises zelf in huis trachten te halen, of we konden op zoek gaan naar één of meerdere partners om deze expertises toch te kunnen aanbieden.”

Nico Ruell van Butik vult aan: “Ook wij kwamen tot de constatatie dat samenwerkingen kunnen zorgen voor een hefboom om tot betere oplossingen voor

de klanten te komen. Met Butik kregen we steeds vaker evenementiële aanvragen. Maar wij zijn vooral gespecialiseerd in consumer experiences. Het was dus een logische keuze om die corporate experiences te gaan aanbieden via een partner. Met deze samenwerking willen dus eigenlijk meer all-round worden om de klant beter te servicen.”

agencies 25

« IK DENK DAT WE IN HET VERLEDEN EEN GEZONDE JALOEZIE NAAR ELKAAR TOE HADDEN. DAT WE NAAR ELKAARS PROJECTEN KEKEN EN MOESTEN ZEGGEN: ‘DAT IS EIGENLIJK TOCH GOED GEDAAN’ »

COMPLEMENTAIRE KWALITEITEN Dat Butik en Fast Forward elkaar in dit verhaal vonden, is allesbehalve toevallig. “We kennen mekaar al vele jaren”, vertelt Nico Ruell. “We weten heel goed wat we aan elkaar hebben, en wat elkaars sterktes zijn. Het is dus geen cold match.

We geloven erin dat we een zeer goede samenwerking kunnen uitbouwen.”

Pascal Cauwelier: “We zijn dan ook heel complementair als bedrijven. Butik staat meer voor de consumer experience, en wij voor de corporate experience.

Bovendien hebben we ook dezelfde spirit, dezelfde ‘way of work’. Dat maakt dat we ook op dat vlak een zeer mooie match vormen.”

Nico Ruell: “We vinden elkaar in de creativiteit en het niveau van de uitvoering.

Dat is iets wat beide bedrijven typeert.

We gaan allebei tot het uiterste om de uitvoering tot in de puntjes te verzorgen, zoals we dat hebben voorgesteld aan de

klant. Ik denk dat we in het verleden ook steeds een gezonde jaloezie naar elkaar toe hadden. Dat we naar elkaars projecten keken en moesten zeggen: ‘dat is eigenlijk toch goed gedaan’.”

PARTNERSHIP MET DE KLANT IN PLAATS VAN ONE-SHOT De knowhow van beide bedrijven wordt bovendien ook nog eens aangevuld door andere partners uit de BRANDBLOXX groep. Pascal Cauwelier: “Die groep omvat nog andere communicatiebureaus, gespecialiseerd in bijvoorbeeld digitale oplossingen, employee engagement of employer branding. Dat zijn extra troeven die wij kunnen inzetten om er voor de klant een compleet verhaal van te maken.”

Nico Ruell: “Met al die expertise kan je bijvoorbeeld ook veel breder rond een event of een teambuilding gaan communiceren, zodat deelnemers vanaf de

uitnodiging een totaalervaring aangeboden krijgen. Zo krijg je een opbouw naar de activiteit of het event, en een betere afsluiting. Zulke elementen toevoegen maakt het geheel alleen maar sterker, en ook interessanter voor het bedrijf. Zij vragen een evenement, maar zij krijgen eigenlijk veel meer: een volledige deelnemer-journey, waarmee je veel meer beleving kan creëren, over een veel langere periode. Kortom, een betere oplossing.”

Pascal Cauwelier: “Vroeger kwamen klanten bij Fast Forward voor een event of een teambuilding, etc., maar dat was dan vaak een losstaand verhaal. Nu willen we ook andere vragen van de klant kunnen beantwoorden. We willen niet op één evenement werken, maar we proberen de klant overtuigen om het ruimer te bekijken. Als een echte partner.”



26

agencies

« WE WILLEN NIET OP ÉÉN EVENEMENT WERKEN, MAAR WE PROBEREN DE KLANT OVERTUIGEN OM HET RUIMER TE BEKIJKEN. ALS EEN ECHTE PARTNER. »

AGENTSCHAPPEN BEHOUDEN HUN IDENTITEIT

aangenamer. Niemand verliest graag tijd in de auto en in de files.”

Ondanks de intense samenwerking blijven Fast Forward en Butik wel als aparte agentschappen werken. Pascal Cauwelier: “Beide bedrijven blijven hun eigen identiteit houden en hun eigen ding doen, maar we gaan wel werken met een gemeenschappelijke backoffice. HR, financieel, logistiek en planning gaan we samenbrengen en laten versmelten. Dat maakt het voor ons interessant, maar ook voor klanten. Op logistiek vlak bijvoorbeeld, zullen we zo beter en groter kunnen werken.”

KLAAR VOOR DE NIEUWE UITDAGINGEN

Nico Ruell: “We behouden ook onze beide locaties, met Butik in Hemiksem bij Antwerpen, en Fast Forward in Gent.

Maar we zullen wel op een eigentijdse en meer flexibele manier gaan werken.

Mensen van Butik kunnen bijvoorbeeld in Gent gaan werken als ze daar een meeting hebben. Dat maakt alles een stuk

Met dit nieuwe partnership lijken Fast Forward en Butik helemaal klaar voor de toekomst.

Pascal Cauwelier: “Ik denk dat onze sector terug zal opleven, maar dat er heel veel uitdagingen bij de klanten liggen.

Het gebruik van internet, online bestellen, digitaal, thuiswerken… We zijn in een enorme evolutie terecht gekomen, die op veel verschillende vlakken zal inwerken op mensen, bedrijven en de maatschappij. Ik denk dat wij met onze agentschappen klanten kunnen bijstaan in die evolutie. Niet met een eenmalig event of activatie, maar met een veel diepgaander verhaal. Het is onze rol om met klanten naar oplossingen te zoeken.”

Nico Ruell gaat verder: “De challenge voor de bedrijven is zeer groot. Maar wij willen die samen met hen aangaan. We hebben de afgelopen maanden bewezen dat wij met creatieve oplossingen kunnen komen. Fast Forward is als een van de eerste met een digitaal verhaal – Digital Meets Live - gekomen en ze zijn daar echt wel expert in geworden.

En ook met Butik zijn wij meer experiences digitaal gaan aanbieden. Vroeger deden we live acties, en gingen we deze online amplificeren. Nu starten we de experience vanuit het digitale, en is het live stuk daar een uitloper van. Wij hebben de afgelopen periode als bedrijf dus goede oplossingen geboden. Wij hebben onze creativiteit bewezen, en dat willen we in de toekomst blijven doen. De challenge die er is bij onze klanten, willen we dus blijven aangaan, maar dan vanuit een veel sterker verhaal.”

27

PFL biedt u verschillende modulaire studio’s in een veilig kader én met respect voor de social distancing regels.

Ook voorzien wij de nodige faciliteiten zoals catering of een backoffice.

Dit alles bieden we aan in verschillende prijsklasses.

Heeft u graag meer informatie?

We staan voor u klaar via

info@pfl.be

of telefonisch op

+32 14 44 08 70

AUDIO LICHT

VIDEO

PFL bv, Rouwbergskens 8, 2340 Beerse www.PFL.be │ info@PFL.be │ +32 14 44 08 70

NEW!

Evenementen met een hoek af. En liefst twee.

Whatever it takes.

Fast Forward neXt betekent dat wij onze krachten bundelen met BUTIK en toegang krijgen tot een allround flexibel netwerk. Fast Forward neXt blijft gewoon Fast Forward, maar heeft nu directe toegang tot méér. Meer expertise. Meer structuur. Meer inspiratie.

www.fastforward.events

#thrilledtopieces

28

event Management

EEN EERSTE STAP IN DE HEROPENING VAN DE EVENTSECTOR Nadat het overlegcomité van 14 april het licht op groen zette voor het uitwerken van testprojecten binnen de cultuur-, event- en sportwereld, schoten Toerisme Vlaanderen en bevoegd minister Zuhal Demir meteen in actie. Zij gaven de opdracht voor het uitwerken van een eerste testcongres, gericht op mensen uit de event- en toerismesector.

In een recordtempo werd, in samenwerking met Event Masters en onderzoekers van de Universiteit Antwerpen en het expertisecentrum Publieke Impact van Karel de Grote Hogeschool, het event ‘Van scherm naar CERM’ uit de grond gestampt.

E

r waren drie belangrijke redenen om dit testcongres op te zetten”, zo vertelt Peter Decuypere van Event Flanders. “Allereerst was het een kwestie van ‘practice what you preach’. Als je als overheid zegt dat er testevents georganiseerd kunnen worden, dan moet je zelf ook tonen dat dit mogelijk is en het goede voorbeeld geven. Het testevent was gebouwd op wetenschappelijk onderzoek, namelijk de nauwkeurigheid van verschillende telmethodes in kaart te brengen. Dit is ook relevant voor toekomstige evenementen.Ten tweede hadden we net een nieuw Covid Event Risk Model ontwikkeld, dat we hiermee meteen in de praktijk konden brengen.

Ten slotte was het congres een gelegenheid om een pak relevante informatie te delen met de volledige sector.”

ORGANISATIE IN SNELTEMPO Het agentschap Event Masters kreeg de opdracht om het congres te realiseren in het Flanders Meeting and Convention Center Antwerp. “De grootste uitdaging bestond erin om een venue die je eigenlijk heel goed kent, helemaal opnieuw in te delen volgens de richtlijnen die we hadden gekregen”, zo vertelt Jan Van den

Broeck, Head of PCO & DMC bij Event Masters. “We konden 200 personen verwelkomen in een zaal die eigenlijk voor 800 mensen bedoeld is. Bovendien moest alles georganiseerd worden in amper 10 dagen.”

ENKEL BINNEN MET EEN NEGATIEVE TEST Een van de voorschriften was dat de 200 deelnemers en de volledige crew vooraf een sneltest zouden ondergaan. “We zijn mensen van ’s ochtends zeven uur beginnen testen, van zodra de technische ploeg is toegekomen”, zegt Jan Van den Broeck. “De 200 deelnemers werden in 4 slots van 50 opgedeeld, zodat er bij de ingang geen wachtrij ontstond.

We hebben niemand moeten weigeren, en ook bij de tweede test na een week, was iedereen negatief. We hadden echter wel scenario’s voorzien voor het geval er iemand positief testte, om deze persoon dan veilig naar buiten te begeleiden. Maar die hebben we gelukkig niet moeten gebruiken. Toch hebben we omtrent deze sneltests bepaalde dingen bijgeleerd. Het genereren van de codes voor de opvolgtest verliep namelijk iets te traag. Daar had de flow beter gekund.

Die kennis nemen we nu mee naar toekomstige organisaties.”

NETWORKING MET STRIKTE SPELREGELS Het event zelf bestond uit een plenaire sessie én een netwerkmoment in de Foyer. “Het spreekt voor zich dat networking niet evident is in deze tijden”, zegt Peter Decuypere. “Toch vonden we het belangrijk om hier een oplossing voor te vinden. We hebben hiervoor in nauw overleg gestaan met het coronacommissariaat dat onze voorstellen beoordeelde en bijstuurde. Uiteindelijk zijn we zo gekomen tot een systeem met vier zones en vier kleuren. De deelnemers mochten binnen hun zone van tafel veranderen, maar dan wel onder begeleiding van een host.”

“Natuurlijk verliep de networking nog niet zoals vanouds”, aldus Jan Van den Broeck. “Deelnemers zagen plots bekende gezichten die men meer dan een jaar niet meer gezien had, maar dan zaten die toevallig bij een andere kleur, waardoor ze er niet meteen bij konden gaan zitten. Dat was soms wel even dubbel.

Maar de afspraak met het commissariaat was duidelijk: één zone, één kleur.”

event Management 29

« HET SPREEKT VOOR ZICH DAT NETWORKING NIET EVIDENT IS IN DEZE TIJDEN. TOCH VONDEN WE HET BELANGRIJK OM HIER EEN OPLOSSING VOOR TE VINDEN. »

gen gemonitord, en dat heeft ons heel wat learnings opgeleverd, bijvoorbeeld over de ideale opstelling van camera’s of over de positie van de apparatuur voor wifi- of radiogolfmeting. Tijdens de zomer zullen we nog meer van dit soort crowd countings doen, en daarna zullen we onze conclusies kunnen presenteren.”

ONWENNIG MAAR VEILIG GEVOEL

STERK INHOUDELIJK LUIK Na de networking was het tijd voor het congresgedeelte van het event. Dit was de gelegenheid om de deelnemers uit de eventsector een pak waardevolle informatie mee te geven. ”Voor een eventmanager is het niet altijd evident om door het bos de bomen nog te zien. Daarom hebben we getracht de beschikbare informatie zo duidelijk mogelijk te presenteren. We hebben onder andere uitleg gegeven over de regels voor het opzetten van een testevent. Verder hebben we ook het aangepaste CERM 2021 gepresenteerd. En Maarten Schram van FieldLab is de resultaten van de Nederlandse testevents komen presenteren.”

STUDIE OMTRENT TELMETHODE Onderzoekers van IDLab (Universiteit Antwerpen en imec) en het expertisecentrum Publieke Impact (Karel de Grote Hogeschool) hebben het event aangegrepen om een vergelijkende studie van telmethodes uit te voeren.

“Door corona is het meer dan ooit belangrijk om te weten hoeveel bezoekers er exact op je event aanwezig zijn, met het oog op crowd control en crowd ma-

nagement”, aldus Christine Merckx van het expertisecentrum Publieke Impact van de Karel de Grote Hogeschool. “Er bestaan op de markt verschillende telmethodes: bijvoorbeeld via camera’s, via wifi-signalen, via mobiele data, via radiogolven of manueel via kliktellers of met behulp kwadranttellingen. Maar er was nog nooit op zo’n systematische wijze eerder een vergelijkend onderzoek uitgevoerd naar de nauwkeurigheid en de foutenmarges van die methodes.

Tijdens dit congres hebben we zes gan-

Het testcongres was een belangrijke eerste stap in de heropening van de eventsector. Niet alleen voor de organisatoren, maar ook voor de deelnemers was het even wennen. “Ik merkte toch een zekere onwennigheid”, zegt Jan Van den Broeck. “Voor veel mensen was het maanden geleden dat ze nog eens met meer dan vier mensen waren samengekomen.”

Peter Decuypere vult aan: “Het viel mij ook op dat mensen precies vergeten waren hoe ze moesten applaudisseren.

Toen Ozark Henry – die het muzikale intermezzo verzorgde - klaar was met zijn eerste nummer, zag je de mensen vertwijfeld naar elkaar kijken.”

“Anderzijds was voor de eerste keer in een lange tijd dat ik in een omgeving was met alleen maar mensen die negatief ge-



30

event Management

« VOOR VEEL MENSEN WAS HET MAANDEN GELEDEN DAT ZE NOG EENS MET MEER DAN VIER MENSEN WAREN SAMENGEKOMEN. » test waren”, aldus Christine Merckx. “In een supermarkt heb je die garantie niet.

Het was dus eigenlijk een setting die een bijzonder veilig gevoel gaf.”

“We hebben de deelnemers achteraf bevraagd, en hun reacties waren zeer positief. Ze zouden natuurlijk liever hebben dat er geen beperkingen waren, maar zowel over de organisatie, over het veiligheidsgevoel, als over de inhoudelijke invulling waren ze erg tevreden”, besluit Peter Decuypere.

SAMENWERKING TUSSEN EVENTSECTOR, OVERHEID EN WETENSCHAP Voor dit project sloegen eventprofessionals, wetenschappers en overheid de handen in mekaar. Het valt op dat deze drie groepen de voorbije crisisperiode dichter bij elkaar zijn gekomen.

“De eventsector is het voorbije jaar toch wel naar mekaar toe gegroeid”, meent Peter Decuypere. “Een mooi bewijs hiervan is de oprichting van de Event Confederation. En ook de samenwerking tussen de eventsector en de overheid is echt goed beginnen lopen.”

“Hetzelfde geldt ook voor de band tussen de eventsector en de wetenschappelijke wereld”, vult Christine Merckx aan. “Er is meer dan ooit het besef dat data heel

belangrijk zijn. Zowel op micro- als op macroniveau. Het is met data omtrent de omvang van de sector dat men bij de overheid heeft kunnen aankloppen voor steunmaatregelen. Het is ook een feit dat bedrijven meer strategisch zijn beginnen nadenken over waar ze vandaag staan, waar ze over twee jaar willen staan, hoe

ze zich willen herpositioneren,… Terwijl ze voor de coronacrisis toch vooral bezig waren met het operationele en de waan van de dag. Als we ondanks alle moeilijkheden dan toch iets positiefs moeten onthouden van de voorbije periode, dan is het die evolutie.”

AV SUPPORT - FURNITURE & DECORATION CUSTOM MADE - TECHNICAL PRODUCTION WWW.P-PRODUCTIONS.BE

“YOU ONLY GET ONE CHANCE TO MAKE A FIRST IMPRESSION” We’ve got you covered www.coverflooring.com

Advertentie Experience Magazine - 185mm x 128mm.indd 1

31-5-2021 11:23:41

32

event Management

“AANDACHT VOOR DE MENS ACHTER DE MEDEWERKER” Goede profielen vinden, behouden en motiveren. De zogenaamde ‘War for Talent’ zorgt ervoor dat deze opdracht voor een organisatie anno 2021 allesbehalve vanzelfsprekend is. Kunnen evenementen en teambuildings een rol spelen in dit verhaal? Wij legden ons oor te luister bij Sophie Van Ham, HR Manager bij IT-bedrijf Eurofins Digital Testing. Ze vertelt ons over de uitdagingen van haar beroep, en geeft ook haar kijk op enkele actuele HR-problemen binnen de eventsector.

A

l zes jaar vervult Sophie Van Ham de functie van HR Manager bij de digitale afdeling van de omvangrijke Eurofins Group. “Eurofins Digital Testing & Cyber Security zorgt voor het testen van digitale toepassingen”, zo vertelt Sophie Van Ham. “Wij helpen onze klanten om de kwaliteit en beveiliging van apps, websites, digitale toepassingen en hardware te verzekeren. We doen dus aan quality assurance. Mijn rol als

HR Manager – verantwoordelijk voor de Benelux en Duitsland, goed voor zo’n 220 werknemers - is een brede functie.

Het belangrijkste aspect is te bepalen welke strategie we gaan hanteren op vlak van people. Maar we gaan ook kijken naar de business-zijde van het verhaal, en nadenken hoe wij daar als HR aan kunnen bijdragen. Rekrutering, talent management, performance management,… het volledige pakket.”

BEVRAGING VAN DE MEDEWERKERS Ook voor het werk van een HR Manager bracht de covidcrisis een kleine aardverschuiving teweeg. “Eerst en vooral op persoonlijk vlak. Ik ben zelf natuurlijk ook van thuis beginnen werken, met remote meetings en alles digitaal. Het was een enorme shift om niet meer rechtstreeks met het team te werken en de medewerkers niet meer in le-

event Management 33

« TIJDENS DE CORONACRISIS MOESTEN WE CREATIEF ZIJN. ZO HEBBEN WE ONZE JUBILARISSEN GEVIERD MET EEN DRIVE-IN, WAARBIJ ZE VANUIT HUN WAGEN EEN GESCHENK ONTVINGEN »

vende lijve te zien. Vanuit HR is zoiets een heel grote omslag. Maar we zijn in maart vorig jaar meteen begonnen met het bevragen van onze medewerkers.

Ze kregen dan een tiental korte vraagjes over een aantal topics. Hieruit hebben we toch wel geleerd waar op dat moment de noden binnen de organisatie zaten.

Dat gaf ons binnen HR een goed beeld van waar we aan konden werken.”

VERSCHILLENDE FASEN Gedurende de hele coronaperiode hebben er zich voor het team van Sophie verschillende uitdagingen aangediend.

“In de eerste lockdown ging het vooral over praktische zaken. Heeft iedereen de nodige uitrusting om te kunnen thuiswerken? Bereikt iedereen elkaar?

Maar na verloop van tijd was er wel een verschuiving van de praktische bekommernissen naar ‘hoe voelt iedereen zich?’. Want remote werken en de hele coronasituatie in het algemeen wegen natuurlijk wel. Hoe zit het met de sfeer in het team? Hoe loopt de relatie met de manager? We zijn daarom begonnen met het inplannen van regelmatige gesprekken, om daarop te anticiperen.

Bij een volgende bevraging zagen we ook meteen een positief effect van die ingrepen. Intussen zitten we weer in een nieuwe fase, waarin we mensen motiveren om terug naar kantoor te komen.”

INVESTEREN IN HAPPINESS OP DE WERKVLOER Tijdens het voorbije anderhalf jaar werkte het HR-team van Eurofins Digital Testing en Cyber Security ook

een programma rond happiness op het werk uit. “Uit onze bevragingen bleek immers dat dit toch wel onder druk kwam te staan. We zijn met een externe firma aan de slag gegaan en gaan kijken welke topics belangrijk waren. Eerst heel laagdrempelig, met seminaries waarbij mensen geïnformeerd werden over thema’s zoals gezonde voeding, een goede slaaphygiëne, beweging, het omgaan met het digitale – bijvoorbeeld: hoe sluit je een thuiswerkdag af? Een brede waaier aan topics, waaruit medewerkers zelf konden kiezen wat voor hen interessant was. Naast informeren ging we ook dieper in op thema’s met workshops.

Ten slotte was er ook nog een derde laag voorzien, waarbij we elke medewerker twee vouchers gaven voor individuele coachingsessies. Zo hebben we getracht op een individuele manier een antwoord te bieden op de noden. Nu, ook los van de coronasituatie is het welbevinden van de medewerkers heel belangrijk voor ons. Zeker ook met het oog op retentie.

We willen aandacht hebben voor de mens achter de medewerker. Ook naar ontwikkeling toe. Waar wil een medewerker naartoe, en hoe kunnen we hem of haar daarin ondersteunen?”

CREATIEVE AANPAK Daarnaast was het een uitdaging om mensen die remote werkten, toch met elkaar te verbinden. “Het was belangrijk om die onderlinge connectie en de connectie met de organisatie te bewaren.

Hiervoor organiseerden we regelmatige contactmomenten, maar ook kleine, soms onverwachte attenties. Er was natuurlijk weinig mogelijk om fysiek

contact te hebben, maar we hebben dat wel zo goed mogelijk geprobeerd.

Het was creatief zijn met wat er kon.

Zo hebben we onze jubilarissen gevierd met een drive-in, waarbij ze vanuit hun wagen een geschenk ontvingen. Die momenten hebben toch wel veel betekend.

Intussen kan er natuurlijk weer iets meer, en nemen we meer initiatieven, zoals bijvoorbeeld eens een frietkraam laten komen. Dan hoor je dat mensen het weer fijn vinden om naar kantoor te komen. Ze hebben er toch wel nood aan, om die connectie te maken.”

REMOTE VS. FYSIEKE AANWEZIGHEID Het voorbije anderhalf jaar gebeurden heel wat activiteiten online in plaats van face-to-face. “We hebben veel bijgeleerd in die periode. We deden bijvoorbeeld ook een tijd lang remote afterwork drinks op vrijdag, maar dat is toch niet hetzelfde. Nu het terug kan, doen we dat opnieuw fysiek. Daar geven we voor zulke activiteiten toch de voorkeur aan. Het online alternatief kan dat niet helemaal vervangen. Al was het natuurlijk wel tof om eens een quiz te doen bijvoorbeeld.

Zulke dingen zullen we ook blijven doen.

Maar als het echt gaat om het ontmoeten van mensen, dan is dat fysieke toch wel belangrijk. Het is wel zo dat we regelmatige updatemeetings binnen het bedrijf wel remote zullen blijven doen. Met collega’s die verspreid zitten – medewerkers die thuiswerken, bij een klant zitten of in het buitenland zijn – zijn remote meetings wel een troef gebleken die we zullen blijven gebruiken.”

34

event Management

Een coronaproof sales meeting bij Eurofins Digital Testing & Cyber Security

« ER ZIT VEEL PASSIE EN ENERGIE IN DE EVENTSECTOR. EN DAT IS EEN ENORME TROEF OM MEDEWERKERS AAN TE TREKKEN. » INHOUD ÉN FUN Binnen Eurofins Digital Testing worden jaarlijks een twintigtal events en teambuildingactiviteiten georganiseerd. “In normale omstandigheden hebben we jaarlijks een nieuwjaarsfeest en een zomerevent met het hele bedrijf. Daarnaast zijn er ook mogelijkheden om per team activiteiten te organiseren. Dat kan gaan van laserschieten tot zeilen. Daar kunnen de teams zelf initiatieven in nemen.

Meestal gaat het om een combinatie van verschillende elementen. We vinden het belangrijk dat er steeds een inhoudelijk stuk in zo’n activiteit wordt opgenomen.

Dat er over de afdeling gesproken wordt, dat de cijfers aan bod komen, de belangrijkste updates… Dus een combinatie van het inhoudelijke en het fun-aspect.”

ACTIVITEITEN MET IMPACT “De tofste events vind ik bijvoorbeeld strategiemeetings begeleid door een externe partner, waarbij je even weg wordt gehaald uit de vertrouwde omgeving.

Waar je wat afstand kan nemen, en tot nieuwe inzichten kan komen. En als je dat kan koppelen aan een leuke aansluitende activiteit, zoals bijvoorbeeld een ritje met de Vespa, dan heb je voor mij een zeer geslaagde teambuilding. We monitoren alles goed, en we zien dat zulke activiteiten hun impact hebben.

Door die constante monitoring kunnen

we meten hoe we presteren op bepaalde topics. Maar het is natuurlijk moeilijk om de exacte ROI van zo’n activiteit te bepalen.”

natie zijn van nieuw talent aantrekken, en aanwezig talent koesteren.”

STERKE PROFIELEN AANTREKKEN EN BEHOUDEN

Een ander probleem binnen de eventsector is het feit dat heel wat medewerkers een jaar stil hebben gezeten. Hoe kan je hen terug activeren? “Binnen de eventsector hebben heel wat mensen natuurlijk echt wel een lange tijd zonder werk gezeten. Dus ik denk dat er wel wat aandacht naar welzijn mag gaan. Wij hebben bijvoorbeeld onze mensen bevraagd of ze nog energie hadden na een werkdag. En op een bepaald moment hebben we daar toch wel verontrustende signalen gekregen. Ik kan mij voorstellen dat dit binnen de eventsector zeker ook het geval was. Als werkgever zou je bepaalde laagdrempelige vormen van ondersteuning kunnen aanbieden, zoals bijvoorbeeld een seminarie rond welzijnsthema’s… Dat hoeft geen grote kost te zijn, maar het kan wel een verschil maken. Er kunnen dan dingen gedetecteerd worden die mogelijk verdere hulp vereisen. Maar de eerste stap kan wel bij de werkgever liggen. Om medewerkers opnieuw te activeren moet je dus goed luisteren: waar zitten ze mee, welke bezorgdheden hebben ze,… En vervolgens kan je daarop anticiperen”, zo besluit Sophie Van Ham.

De eventsector heeft sinds het begin van de coronacrisis heel wat sterke profielen zien vertrekken naar andere sectoren.

Sophie geeft haar kijk op hoe onze sector dit probleem kan aanpakken. “Ook binnen IT heerst er een schaarste en is het moeilijk om goede mensen aan te trekken. Wij proberen dat aan te pakken door de sterkte van ons bedrijf te benadrukken. Wat zijn de USP’s? Wat maakt ons bedrijf speciaal? Waarom wil iemand hier komen werken? Daarbij is het ook heel interessant om te luisteren naar de medewerkers. Waarom vinden zij het tof om hier te werken? Zeker binnen de eventsector kan je dat uitspelen.

Ik werk zelf ook als vrijwilliger op een zomerfestival… En er is toch altijd een bepaalde drive, een bepaalde trots. Er zit veel passie en energie in de eventsector.

En dat is een enorme troef om medewerkers aan te trekken. Anderzijds is het ook belangrijk om aandacht te besteden aan de mensen die er wel nog zijn, en op retentie te werken. Hoe houden we hen aan boord en hoe houden we hen tevreden? En hoe kunnen ze eventueel doorgroeien? Het moet dus een combi-

LUISTEREN EN ONDERSTEUNEN

WWW.BALTHAZAREVENTS.BE /balthazarevents /balthazarevents /company/balthazar-events

36

event Management CORPORATE EVENT MANAGER

“INDRUK MAKEN ZONDER OPZICHTIG TE ZIJN…” Alexandra Dankelman (51) kan putten uit een rijke ervaring, opgedaan bij toonaangevende reclamebureaus zoals Air, Grey, BBDO en Publicis. Ze studeerde af in Servië – het vaderland van haar moeder – met een diploma in communicatie.

Nadat deze actrice ook nog een diploma Woordkunst aan het Koninklijk Conservatorium van Brussel behaalde, begon ze haar carrière als perschef. Maar wat haar op professioneel gebied het meest gevormd heeft, waren de ontmoetingen met heel wat creatievelingen met een enorm potentieel, zoals bijvoorbeeld Eric Hollander, wiens vader, Emmanuel, Alexandra een passie voor communicatie en reclame gaf. Aan de hand van onze vragen komen we meer te weten over haar functie als Head of Event bij bpost...

Experience Magazine: Wat houdt uw functie bij bpost precies in?

Alexandra Dankelman: “16 jaar geleden heeft bpost, dat nog De Post heette, mij aangesteld om het hele communicatieteam op te zetten. Daarna werkte ik gedurende 6 à 7 jaar voor B2B, om daarna bij de Mail Business Unit terecht te komen. Zo kwam ik heel dicht bij de verkoopteams te staan.

Ik denk dat communicatieverantwoordelijken tegenwoordig niet meer puur aan communicatie doen, maar ook een marketing & sales rol moeten hebben. Als Head of Event in de Mail-divisie zorg ik nu voor het hele B2B-gedeelte, maar ook voor alles wat ‘content’ is: sites, blogs... En het een gaat niet zonder het ander. Evenementen gaan niet alleen over mensen samenbrengen om een glas te drinken.

Het gaat erom dat je ze ook iets kan bijbrengen. Ik ben ook verantwoordelijk voor de positionering van de campagnes voor onze afdeling, en dus voor de communicatie in het algemeen. Ik heb dus een vrij brede pet: hoe denk je een evenement uit en hoe creëer je content voor de site om adverteerders te inspireren? Want het uiteindelijke doel is om de brievenbus te positioneren voor B2B-adverteerders.”

Welk aandeel hebben evenementen binnen de marketingmix van bpost?

“Ze vertegenwoordigen 1/3 van onze marketingmix. Deze evenementen bestrijken heel België, maar dan in B2B. We richten ons daarbij op de 500 grootste bedrijven in België, maar ook op de kleinere. Afhankelijk van het doel gaan we voor meer leerzame of meer ‘inspirerende’ evenementen.”

NOOD AAN SOCIALE CONTACTEN Welke doelstellingen streeft u na met deze evenementen?

“Het einddoel is duidelijk het genereren van ‘leads’, dus contactmogelijkheden voor onze verkopers. Ik ben niet per se op zoek naar een brede zichtbaarheid aangezien ik in B2B zit, met een vrij specifieke doelgroep. Ik wil vooral bewustzijn creëren rond de hybride oplossingen van bpost en de rol van de brievenbus. Laten zien hoe dit adverteerders dichter bij de consument kan brengen, en waarom ze moeten nadenken over het opnemen van de brievenbus in hun marketingmix.”

Welke zijn de meest recente evenementen die u heeft georganiseerd?

“Omwille van Covid was het afgelopen jaar nogal moeilijk.

In september 2020 besloot de UBA om haar jaarlijkse Trends Day (de hoogmis van de nieuwste trends op het gebied van communicatie, consumentenkennis, merken en media) virtueel te organiseren. Aangezien de eerste lockdown achter de rug was, en het dus toegelaten was, organiseerde ik samen met UBA een hybride evenement waarbij enkele van onze klanten deze virtuele Trends Day face-to-face konden bijwonen. Het was praktisch een van de enige B2B-evenementen waar mensen elkaar weer konden ontmoeten. Hoe je het ook draait of keert, face-to-face is en blijft heel belangrijk, want we hebben sociale contacten nodig. Uiteraard hebben we ook enkele virtuele evenementen georganiseerd, zoals bijvoorbeeld meer educatieve evenementen en ronde tafels.

Maar het virtuele zal het face-to-face contact nooit vervangen, omdat bepaalde dingen virtueel niet voelbaar zijn. Het virtuele biedt niet dezelfde sfeer.”

event Management 37

«HET VIRTUELE ZAL HET FACE-TOFACE CONTACT NOOIT VERVANGEN, OMDAT BEPAALDE DINGEN VIRTUEEL NIET VOELBAAR ZIJN.»

Alexandra Dankelman

Op welk evenement bent u het meest trots en waarom?

“De lancering van het merk Welcome Media, een regie van In-Home Advertising, in 2017. Samen met Pierre Bertrand, tegenwoordig aan de slag bij Cofidis, zijn we erin geslaagd om van Welcome Media een merk te maken, en dit met weinig budget. Onze positionering ging uit van de kracht van de post, omdat deze het hart van huizen bereikt. We wilden deze ervaring laten zien aan adverteerders, creatieve bureaus en media. Dit evenement was bijzonder succesvol vanwege de locatie die we hadden gevonden - een villa in Sint-Genesius-Rode - en wat we op dat moment deelden, wat een beetje onverwacht was. Ook voor de uitnodiging hebben we de brievenbus gebruikt. Impact creëren gebeurt niet alleen op het moment van het evenement, het moet ook vooraf, via de uitnodiging, tijdens en na het evenement gebeuren. Voor de uitnodiging stuurden we een doos met een met helium gevulde ballon die bij het openen samen met de uitnodiging opsteeg. Na het evenement stuurden we een bedankkaartje met een gegevensdrager waarop een filmpje van het evenement te zien was. We wilden ook laten zien dat papier innovatief kan zijn door naar het internet te leiden en daardoor een uitstekende online/offline combinatie mogelijk maakt. Kortom, indruk maken zonder opzichtig te zijn…”

PASSIE GEVEN Wat zijn volgens u de belangrijkste eigenschappen van een goede eventmanager?

“Je moet visionair en creatief zijn. Je moet een goed begrip hebben van het merkuniversum en een beetje kennis hebben van alle media om ze goed te kunnen gebruiken. Verder moet je ook goed nadenken: hoeveel moet je investeren, hoe kan je de impact echt meten... Maar je moet ook kunnen coördineren. In feite moet je passie geven. Je moet de teams passie geven. Je moet één zijn met het team om iedereen naar hetzelfde doel te laten werken. En ik denk dat je ook veel flexibiliteit nodig hebt.”

Hoe ziet u de evenementen van morgen?

“Ik hoop dat ze nog steeds face-to-face zullen zijn, hoewel hybride evenementen aan terrein zullen winnen. Maar ik denk dat fysieke events altijd meer ervaring zullen bieden.

Zodat ze iets toevoegen aan het individu. Het zal daarom noodzakelijk zijn om kwaliteit boven kwantiteit te verkiezen. En minder conventioneel te zijn. Ik denk dat we ook in B2B op weg zijn naar kleinere evenementen met meer intieme formules. En dat is geen slechte evolutie. Want zo komen we terug bij de essentie van evenementen, namelijk de één-op-één relatie”, zo besluit Alexandra.

38

BEA Awards

THE BEA’S ARE BACK! In maart 2020 was de BEAceremonie een van de eerste events die noodgedwongen in de ijskast verdwenen na het uitbreken van de coronapandemie. Nu, meer dan een jaar later, wordt de competitie terug op gang getrokken. Op 1 december krijgt de sector opnieuw zijn vertrouwde en langverwachte award- en netwerkavond.

D

e Belgian Event Awards keren dit najaar terug met een dubbeleditie. De organisatie vindt het immers belangrijk dat de inspanningen die de deelnemende agentschappen in de aanloop naar de geannuleerde editie hebben gedaan, niet zomaar verloren gegaan. De 26 cases die in 2020 de voorronde succesvol doorkwamen en dus een finaleticket op zak hadden, behouden daarom hun plek en zullen op 1 december hun case – eindelijk – live mogen verdedigen voor de jury. Naast deze reeds gekwalificeerde cases wordt het eerste luik van de competitie ook opengesteld voor ‘nieuwe’ cases die hebben plaatsgevonden tussen 8 december 2019 (de einddatum van de uitgestelde editie) en 13 maart 2020. Deze nieuwe inschrijvingen zullen uiteraard wel het voorrondetraject moeten doorlopen, met name een online jurybeoordeling in de loop van de maand september. De cases die de puntenlimiet halen, worden

toegevoegd aan de eerder geselecteerde finalisten.

periode 1 of periode 2) in te schrijven, via www.bea-awards.eu.

TWEE PERIODES

VIER CATEGORIEËN

Vanaf maart 2020 zag de eventrealiteit er plots helemaal anders uit. Fysieke events werden door de vele beperkingen quasi onmogelijk, en bedrijven en agentschappen moesten op zoek naar - veelal digitale - alternatieven. Omwille van deze nieuwe situatie werd er besloten om de datum van 13 maart 2020 – het begin van de eerste lockdown in ons land – te gebruiken als de start van een tweede competitieperiode. Dit zorgt ervoor dat alle cases binnen elke periode met gelijke wapens strijden. Voor deze tweede periode – die loopt tot en met 30 juni 2021 - is het eenvoudig: alle ingeschreven cases worden in september voorgelegd aan de jury voor een online beoordeling. Agentschappen hebben tot 30 augustus de tijd om hun case (voor

Naar goede gewoonte worden de cases opnieuw opgedeeld in 4 verschillende categorieën, met name BtoB Events (voor zakelijke partners), BtoC Events (voor eindconsumenten), BtoE Events (voor medewerkers) en Institutionele Events (door publieke organisaties). In elke categorie zal zowel voor periode 1 als voor periode 2 telkens één Gouden Award uitgereikt worden, wat maakt dat er in totaal acht gouden beeldjes op het spel staan. Bovendien heeft de jury de mogelijkheid om ook Speciale prijzen toe te kennen, voor projecten die zich hebben onderscheiden op een specifiek gebied.

BEA Awards 39

Jan de Wieuw – JADA events

LIVE PRESENTATIES IN LAMOT In oktober wordt er bekend gemaakt welke cases tijdens de online voorronde een voldoende hoge score hebben gehaald om door te stoten naar de finaleronde.

De geselecteerde agentschappen worden op 1 december verwacht in het Congresen Erfgoedcentrum Lamot, waar zij tijdens een live presentatie zullen trachten de jury helemaal over de streep te trekken. Deze presentaties van de finalecases zullen net als in 2019 opnieuw toegankelijk zijn voor het publiek. Voor elke marketingverantwoordelijke, eventprofessional en student is dit een unieke gelegenheid om een blik achter de schermen te krijgen bij ’s lands beste evenementenagentschappen.

Meer zelfs, na elke presentatie zullen de aanwezigen via een app zelf punten kunnen toekennen aan de case, en deze scores zullen meetellen als één stem in de uiteindelijke jurydeliberatie. Gratis inschrijven voor het bijwonen van deze presentaties kan vanaf 15 juli 2021 via www.bea-awards.eu.

JADA EVENTS AAN HET ROER Terwijl de jury nog volop aan het beraadslagen is in Lamot, openen enkele kilometers verderop de deuren van de Nekkerhal, waar de apotheose van deze BEA-competitie zal plaatsvinden: de uitreiking van de awards. Na het organiseren van een geslaagde ‘Share The Spotlight’-editie in 2019, geeft

Event Masters de fakkel nu door aan Antwerpse agentschap JADA events.

“We hebben deze kans met beide armen aangenomen”, zo vertelt zaakvoerder Jan de Wieuw. “De BEA’s zijn toch wel een prestige-evenement, en het is mooi om daar onze naam onder te kunnen zetten.

Daarnaast is het ook een boeiende uitdaging. Als bureau heb je vaak geprefereerde partners, waar je vertrouwd mee bent. Voor de BEA’s zullen we echter ook samenwerken met partners die we nog niet zo goed kennen, maar die natuurlijk ook professionals zijn. We zullen elkaar inspireren en het concept vormgeven.

Uit de BEA kunnen dus nieuwe samenwerkingen komen, en dat is toch een meerwaarde. Ten slotte willen we er ook onze schouders onder zetten, omdat het voor ons een manier is om de sector in dit moeilijke jaar te ondersteunen.”

ROARING 2020’S Uiteraard kijkt iedereen heel erg uit naar welk concept JADA events op 1 december uit de hoed zal toveren. “Uiteraard is het nog heel vroeg om daar veel details over prijs te geven. Ik kan wel al verklappen dat we ‘The Roaring 2020’s’ als thema naar voren zullen schuiven. Het afgelopen jaar is bijzonder woelig geweest, en dat zal ook nog even zo blijven, want de storm is nog altijd niet volledig gaan liggen. Ook in de vorige eeuw was er een grote depressie, maar daarna volgde er wel een gigantisch feest. Dat is uiteindelijk toch wel hetgeen we op het oog

hebben. In december willen we kunnen zeggen: we zijn er nog als sector. We hebben het zwaar gehad, maar laat ons toch vooral het positieve benadrukken.

Vandaar dus de link naar de ‘roaring twenties’ uit de vorige eeuw. En er zijn met dat thema wel een aantal toffe dingen te doen.”

“DEELNEMERS PROBEREN TE RAKEN” Voor elk organiserend agentschap zijn de BEA Awards een bijzondere ervaring.

Je doet je werk immers onder de neus van alle concullega’s. “Dat zal zeker voor wat extra spanning zorgen. Ik heb natuurlijk al een aantal edities meegemaakt, en uiteraard geven collega’s wel eens opmerkingen over wat zij anders gedaan zouden hebben. Maar ik merk wel dat we door de crisis misschien wat milder zijn geworden voor elkaar. Je kan perfectie nastreven, maar er kan altijd ergens iets haperen. Laat het ons dus menselijk houden, en het vooral langs de positieve kant bekijken. We zullen het alvast zeer professioneel aanpakken. Ik zal tevreden zijn wanneer productioneel alles goed is verlopen en wanneer de gasten een fijne tijd hebben gehad. Of beter: wanneer zij iets hebben meegemaakt.

Een lach, een traan, een emotie… Als je mensen emotioneel kan bewegen, dan is een evenement voor mij geslaagd. En hoe meer mensen we kunnen raken, hoe gelukkiger ik zal zijn”, besluit Jan de Wieuw.



40

BEA Awards BEA, BOA ÉN BOCA Dit jaar zullen de BEA Awards het podium delen met twee andere competities uit de communicatiesector. Op 1 december worden in Mechelen namelijk ook de BOA’s en de BOCA’s uitgereikt. De Best of Activation Awards zijn een initiatief van het Expert Center Brand Activation van de acc, en bekronen de beste activatiecampagnes van het afgelopen jaar.

De Best of Content Awards worden georganiseerd door Custo, de vakvereniging van de Content Marketing-bureaus, en gaan op zoek naar de beste content marketeers. Door het samenbrengen van de drie competities zetten de drie partijen een volgende stap in het promoten en bekronen van de verschillende specialismes binnen het communicatievak. And last but not least: om het Corona-tijdperk definitief van ons af te schudden, levert deze samenwerking een spetterende Award Night. Een ideaal moment om te netwerken en elkaars knowhow beter te leren kennen.

1 GROOT NETWERKEVENT Die Award Night wordt het moment waar de hele sector meer dan een jaar naar heeft uitgekeken: een (zittend) diner, gepresenteerd door enkele van ’s lands beste cateraars, een spannende awardshow en natuurlijk ook de kans om uitgebreid te networken met collega’s, leveranciers, klanten en prospects. Een niet te missen afspraak voor iedere eventprofessional. Aarzel dus niet om snel jouw plaats voor dit event te reserveren via www.bea-awards.eu.

Belangrijke opmerking: de tickets die reeds werden aangekocht voor de geannuleerde awardshow in maart 2020, blijven geldig voor de editie op 1 december 2021.

De BEA-agenda 30 augustus 2021: deadline inschrijving cases periode 1 (08/12/19 – 12/03/20) en periode 2 (13/03/20 – 30/06/21). september 2021: online beoordeling van de ingediende dossiers door de vakjury

oktober 2021: bekendmaking van de finalisten van de BEA 2020-2021 1 december 2021 – overdag: live presentatie van de finalecases in Congres- en Erfgoedcentrum Lamot (Van Beethovenstraat 8-10, Mechelen), gratis toegankelijk voor het publiek (mits inschrijving via www.bea-awards.eu).

1 december 2021 – ‘s avonds: uitreiking van de BEA Awards 2020-2021 en networking in de Nekkerhal – Brussels North (Plattebeekstraat 1, 2800).

Tickets via www.bea-awards.eu.

We event your story Scheldestraat 57 2000 Antwerpen +32 3 257 09 13 info@jada-events.be jada-events.be

42

supplies AV-KLOUD

EEN TOOL DIE ONS WERK EENVOUDIGER MAAKT, EN MEER BUSINESS GENEREERT

Na meer dan een jaar in het magazijn, worden de materialen van de Europese AV-leveranciers stilaan weer wat vaker ingezet. Toch zal het nog even duren voor deze sector er weer helemaal bovenop is. AVKLOUD wil de AV-sector een duwtje in de rug geven.

Dit gloednieuwe platform – dat zijn inspiratie haalde bij o.a. Uber, TripAdvisor en Booking.com – wil AVleveranciers helpen om hun materialen makkelijker te delen en efficiënter in te zetten. Jo Van den Wijngaerde, geestelijke vader van het initiatief, geeft tekst en uitleg.

J

o Van den Wijngaerde is een vakman met al bijna 25 jaar ervaring met AV-producties in heel Europa. “Aan het begin van die carrière was er van internet nauwelijks sprake.

Als wij vanuit België een opdracht in het buitenland moesten vervullen, kwam het erop aan om alles tot in de puntjes voor te bereiden. Iets vergeten was dodelijk. Als je bepaald materiaal tekort kwam, was het haast onbegonnen werk om dat ter plaatse nog te gaan zoeken. De tijden veranderen natuurlijk, en dankzij Google kan je proberen om ook lokaal nog bepaalde materialen te vinden. Maar je blijft nog steeds met een pak onzekerheid zitten. Want het is niet omdat je op een leuke website terecht komt, dat je ook met een betrouwbare partner te maken hebt.”

HOGE VERVOERSKOSTEN Toch zijn er in de loop der jaren steeds meer redenen om te gaan werken met lokale leveranciers. “Vroeger zat al het kwaliteitsmateriaal hier in onze regio Benelux-Duitsland-Frankrijk geconcentreerd. Intussen vind je de A-merken in alle uithoeken van Europa. Het is dus onlogisch om je eigen materiaal in een

vrachtwagen doorheen Europa te steken, terwijl diezelfde materialen ginds ook on the spot beschikbaar zijn. Bovendien staan sinds de bankencrisis van 2008 de budgetten meer onder druk, en aanvaardt men niet meer dat je ook de kosten aanrekent voor de periode dat het materiaal onderweg is. Dus dan moet je creatiever worden.“

ONLINE PLATFORM ALS OPLOSSING Zowel op economisch als op ecologisch vlak zijn die grote verplaatsingen van materiaal doorheen Europa dus niet meer te verantwoorden. “Zo zijn we dus op het idee gekomen om een soort van combinatie van Google, Uber, TripAdvisor en Booking.com te ontwikkelen om AV-leveranciers het leven makkelijker te maken. Enerzijds voor de verre producties, maar anderzijds ook om lokale tekorten op te lossen. De leveranciers die bepaalde materialen hebben die jij zoekt, zitten misschien gewoon vlakbij om de hoek. Drie jaar geleden heb ik in Praag de juiste mensen, met de juiste IT-kennis gevonden om dit project te verwezenlijken. Na een dik jaar programmeren stonden we begin 2020 klaar om te gaan beta-testen, maar toen sloeg de coronacrisis toe en werd de lancering on hold gezet. Intussen is alles wel verder ontwikkeld en gefinetuned, en nu staat alles klaar om op de markt los te laten. Het kan een hulpmiddel zijn om onze sector terug op gang te krijgen.”

HOE GAAT HET IN ZIJN WERK? AV-KLOUD is een platform waarop AV-bedrijven zich kunnen aanmelden om onderlinge aanvragen voor materialen te plaatsen of te ontvangen. “Wanneer je met een klant in bijvoorbeeld Spanje een event gaat doen, dan kan je ofwel vanuit België met zes opleggers materiaal vertrekken, of je kan op zoek gaan naar lokale AV-verhuurders. Je geeft dan in het platform aan op welke data je een productie hebt, en welke materialen je nodig hebt.

De bedrijven in de buurt van het event zullen dan een melding van jouw aanvraag krijgen, en ze kunnen vervolgens een offerte

supplies 43

«AV-KLOUD IS EEN TOOL OM BEDRIJVEN MET ELKAAR IN CONTACT TE BRENGEN, OM MATERIALEN TE LINKEN EN OM OVERBODIGE TRANSPORTEN EN KOSTEN TE VERMIJDEN.»

opmaken, voor het volledige project of een deel ervan. Waar je vroeger soms uren moesten rondbellen en rondmailen op zoek naar bepaald materiaal, plaats je je vraag nu gewoon in het platform, en zie je na enkele uren welke beschikbaarheden er zijn.

Vervolgens kan je een keuze maken op basis van de voorgestelde prijs of de rating van het aanbiedende bedrijf. Want net als bij TripAdvisor en Booking.com werken we ook met een ratingsysteem. En dit zowel voor de aanbiedende (waren de geleverde materialen in orde, op tijd geleverd, etc.) als de vragende partij (in welke staat werden de materialen terugbezorgd, waren ze op tijd klaar met de afbouw).”

wat op gang te helpen. Op termijn zal dit evolueren naar een systeem met tokens. Maar hoe meer traffic we kunnen genereren, hoe goedkoper het platform kan werken, want dan zullen we kunnen rekenen op de ondersteuning van fabrikanten. De uitdaging is dus om onze community zo snel mogelijk te laten groeien. Zo kan er een kruisbestuiving ontstaan tussen partijen die op zoek zijn naar materiaal en partijen die materiaal aanbieden. Maar dat kan alleen maar werken als in alle Europese landen zich voldoende bedrijven aansluiten.”

UITGEBREIDE FUNCTIONALITEITEN

AV-KLOUD is een onafhankelijk initiatief dat los staat van elke individuele AV-leverancier. “Het is de bedoeling om bedrijven en onze sector in het algemeen efficiënter te laten werken. Als ik mijn materiaal vanuit België moet meenemen naar Spanje, en ik kan het ginds maar drie dagen doorrekenen, dan ben ik het wel 14 dagen kwijt. Als ik het in Spanje van een degelijke partner kan huren voor de drie dagen dat ik het nodig heb, dan heb ik intussen in België 14 dagen de mogelijkheid om mijn materiaal ook aan te bieden.

Naast het ratingsysteem omvat AV-KLOUD nog tal van andere functionaliteiten om de onderlinge verhuur tussen AV-bedrijven te vergemakkelijken. “Als de techniekers ter plaatse zijn, zien ze in hun app welke materialen ze mogen verwachten en door welke partijen deze worden geleverd. Er is ook een heel eenvoudig systeem om een controle en natelling van de materialen te doen.

Als er problemen zouden zijn, kan je via het platform een foto maken en doorsturen. Op termijn zal er ook de mogelijkheid tot een escrow-betaling zijn, wat een extra zekerheid geeft wanneer twee partijen elkaar nog niet kennen. En voor last-minute aanvragen voorziet het platform zelfs een emergency request optie, waarmee je aanvraag met spoed behandeld wordt.“

COMMUNITY LATEN GROEIEN Iedereen binnen de AV-sector kan zich aanmelden op AVKLOUD. “Momenteel is dit zelfs gratis, om de sector toch weer

ONAFHANKELIJK PLATFORM VOOR DE HELE SECTOR

AV-KLOUD is dus een tool om bedrijven – internationaal, maar ook binnen ons land - met elkaar in contact te brengen, om materialen te linken en om overbodige transporten en kosten te vermijden. Het moet een platform worden dat het werk in onze sector makkelijker maakt en meer business genereert, zodat iedereen er beter van wordt”, zo besluit Jo Van den Wijngaerde.

44

supplies

“INVESTEREN EN GROEIEN, ONDANKS CORONA ” «WE HEBBEN EEN VIJFJARENPLAN OM DE MEEST DUURZAME EVENT SUPPLIER VAN EUROPA TE WORDEN.”.»

C

orona was ook voor ons een zware slag”, aldus Dominic De Gruyter.

“Zeker in het begin, toen de eventsector op slot ging en we in een mum van tijd voor 1,6 miljoen euro opdrachten uit onze agenda zagen verdwijnen. Het zag er dan ook naar uit dat ons team technisch werkloos zou worden. Daarom zijn we met het management gaan kij-

Heel wat event suppliers hebben het afgelopen jaar noodgedwongen wat gas teruggenomen. Niet zo bij PFL Group uit Beerse. Het bedrijf zag zijn Multihub-concept voor virtuele events boomen, nam met WIMEC een locatie over en begon met PFL-iberia ook nog eens aan een nieuw, internationaal verhaal. CEO Dominic De Gruyter blikt terug op een bewogen, maar desalniettemin succesvol jaar.

ken wat er wel kon en waar onze klanten in die nieuwe situatie nood aan hadden.”

MULTIHUB Het antwoord op die laatste vraag bleek PFL al in huis te hebben. “Eigenlijk hebben wij al 2 decennia ervaring met het opzetten van virtuele en hybride events.

Het Multihub-concept van onze dochteronderneming Abbit is bijvoorbeeld een uitstekende tool om mensen vanop verschillende locaties te laten vergaderen of samen een event te laten beleven.

Over deze oplossing, die volgens ons veel efficiënter en duurzamer is, schreven we vijf jaar geleden al een boek. Maar die boodschap kwam toen nog niet overal



45

VACCINATED. WITH SAFE EVENT EXPERIENCES.

Let us take care of your next event.

www.eventmasters.eu

Helemaal back in business • 10 locaties over het hele land en 35.000 zetels • Eenvoudig bereikbaar en ruime parkings • Technologisch hoogstaande Blue Moon studio te Antwerpen • Nationale accountmanager • Uitgebreid aanbod op maat • Volgens de geldende corona-maatregelen

business.kinepolis.be Kinepolis Business Belgium

Kinepolis_Adv_Back_USP_185x128_NL.indd 1

Kinepolis Business

Kinepolis Business Belgium

22/06/2021 11:25

46

Si vouS penSez que l’aventure eSt dangereuSe, eSSayez la routine, elle eSt mortelle Paulo Coelho T E A M B U I L D I N G S - E XC LU S I V E D I N E R S - B U S I N E S S E V E N TS - T H E M E E V E N TS - C O M PA N Y E V E N TS - . . .

I N F O @ F O R M AT P L U S . B E - W W W. F O R M AT P L U S . B E

We’re finally back with beautiful, deliciously instagrammable culinary creations. info@gourmetinvent.be

supplies 47

aan. De coronacrisis zorgde er natuurlijk voor dat dit concept bij een veel breder publiek ingang vond.”

PFL ACADEMY Het team van PFL maakte dan ook probleemloos de switch van fysieke naar virtuele/hybride events. “Er reden het voorbije jaar geen grote vrachtwagens met materiaal uit, maar wel techniekers met laptops, 4G-antennes en back-up apparatuur. We hebben ook geïnvesteerd in menselijk kapitaal. Via onze eigen PFL Academy hebben we onze mensen bijgeschoold en opgeleid om klaar te zijn voor deze nieuwe virtuele/ hybride uitdaging, die nog niet voor iedereen een vertrouwd speelterrein was.”

Limburg hebben we nieuwe studio’s gebouwd, waardoor we nu in totaal over 13 studio’s beschikken. Zo zitten we nu overal in het land en altijd in de buurt van onze klanten. Bovendien hebben onze klanten door de trend van het online vergaderen ook zelf geïnvesteerd in hun infrastructuren. Zo hebben we voor heel wat bedrijven de vergaderzalen en boardrooms mogen inrichten en/of upgraden met online faciliteiten. En ook in culturele centra, polyvalente zalen, tot voetbalstadions hebben we de voorbije maanden nieuwe installaties geplaatst.”

FOCUS OP DUURZAAMHEID

Het afgelopen jaar heeft PFL Group ook de eventlocatie WIMEC in Turnhout overgenomen. “Iedereen verklaarde ons gek dat we in zo’n periode een verlieslatende locatie overnamen. Maar we waren eigenlijk al langer op zoek naar een eigen eventlocatie waar wij onze corporate klanten konden ontvangen.

In WIMEC hebben we meteen drie virtuele studio’s gebouwd, die meteen een waanzinnig succes bleken. De studio’s zijn immers al tot het einde van dit jaar volgeboekt. Eerst met virtuele events, en vanaf het eind van de zomer staan er ook een reeks hybride events gepland.”

Dominic De Gruyter en PFL geloven heel erg in een toekomst met efficiëntere en vooral duurzamere events. “Voor het uitbreken van de pandemie kregen we de opdracht om een groot event voor een multinational te verzorgen, dat normaal gezien zou plaatsvinden in Taiwan. Wij hebben de organisatie toen overtuigd om te werken met het Multihub-concept.

Deelnemers moesten dus niet helemaal naar Taiwan reizen, maar kwamen met 40 tot 80 mensen samen in een eventlocatie in hun eigen regio. In totaal hebben we zo 18 hubs met elkaar geconnecteerd.

De resultaten waren verbluffend. Het event kon rekenen op 800 in plaats van 500 deelnemers, en er werd maar liefst 400.000 euro aan reis- en hotelkosten uitgespaard, goed voor een equivalent van 107 ton minder CO2-uitstoot.”

STUDIO’S IN HEEL HET LAND

INTERNATIONAAL VERHAAL

Het succes van WIMEC was het startsein om dit recept ook elders neer te zetten. “Ook in Brussel, Antwerpen en

Maar de ambitie van PFL reikt nog verder. “In de bovenstaande situatie was het wel zo dat onze techniekers nog steeds

EIGEN EVENTLOCATIE

naar die verschillende hubs moesten vliegen. Daarom willen we nog een stap verder gaan en is het onze ambitie om binnen elke belangrijke congresstad een eigen vestiging te hebben. De eerste stap in dat verhaal was de oprichting van PFL-iberia in Barcelona, een afdeling die nu op gang komt. De grote conferenties worden voorlopig nog vanuit België gestuurd, maar we beginnen er wel steeds vaker voor lokale bedrijven te werken. Het is mooi om die groei zo te zien. Intussen zijn we ook gesprek om hetzelfde te doen in Milaan, Londen, Amsterdam en Riga. We hebben een vijfjarenplan om de meest duurzame event supplier van Europa te worden. Het is in elk geval een heel mooi doel om aan te werken.”

“DANKBAAR VOOR MIJN TEAM” Op dit moment wordt er in Beerse volop gewerkt aan de uitbreiding van het PFLcomplex. “We bouwen hier een permanente TV-studio, extra montageruimtes, een hightech vergaderruimte en ook extra magazijnruimte. We zijn zeer blij dat we ook in dit ongewoon jaar zijn blijven groeien en investeren. Uiteindelijk hebben we qua omzet zelfs niet moeten inboeten ten opzichte van 2019. Dat is een hele prestatie. Ik ben misschien degene die aan het stuur zit, maar het zijn mijn mensen die het moeten doen. We hebben een ongelooflijk tof en gedreven team, dat door het vuur gaat om kwaliteit te bieden en klanten te ontzorgen.

Daar ben ik heel dankbaar voor, en plan -zodra het terug mag – minimaal een feestje om hen te danken!”, zo besluit Dominic De Gruyter.

48

venues & Locations

“GEEN LIMIET OP CREATIVITEIT”

B

ij CityCubes hebben we van de coronacrisis gebruik gemaakt om ons bedrijf te hertekenen”, zo vertelt zaakvoerder Dieter Veulemans. “Op een positieve manier hebben we een nieuw businessverhaal uitgewerkt. Wij blijven een activatiebureau, en we gaan ook evenementen blijven doen, maar we gaan veel meer eigen initiatieven nemen, en ook veel meer eigen expo’s bouwen.

Zoals bijvoorbeeld Smile Safari, het instagrammuseum dat we eind 2019 samen met Hurae hebben opgestart. Dat bleek een schot in de roos, ook tijdens de moeilijke coronaperiode. De expo is non-stop uitverkocht en we krijgen ook de vraag om met dit concept naar andere steden in binnen- en buitenland te komen. We zijn altijd al sterk geweest in het bouwen van pop-ups en het creëren van belevingen. In het begin deden we dit in winkelpanden, maar intussen gaat dit dus veel breder.”

INTRODUCTIE BIJ STUDIO 100 Intussen bouwde CityCubes ook al expo’s voor VRT. Afgelopen jaar kwam daar nog een andere grote naam bij. “Bij de opstart van CityCubes hebben wij ons aangesloten bij Netwerk Ondernemen, een organisatie die jonge bedrijven helpt om verder te groeien. Enkele keren per jaar organiseren zij “Pitchen voor de CEO”. Hierbij kan je in een videopitch een idee voorstellen aan de CEO van een bekend bedrijf. Drie uitgekozen inzendingen mogen dan live hun idee gaan presenteren. Zo ben ik afgelopen jaar – uitgerekend de dag na de geboorte van mijn zoontje – ons idee over bele-

Sinds eind mei kan men op de Antwerpse Meir volledig ondergedompeld worden in de wereld van Atlantis. Studio 100 en CityCubes sloegen de handen in mekaar en investeerden in een high-tech immersieve eventlocatie waar bezoekers worden meegenomen in een indrukwekkende 360° audiovisuele ervaring. Maar naast de eigen shows voor het brede publiek, staat de locatie ook open voor bedrijven en organisaties die hun klanten, prospects en medewerkers een bijzondere ervaring willen aanbieden.

vingsruimtes mogen gaan voorstellen aan Hans Bourlon van Studio 100. Ik heb toen niet enkel een gigantische Bumba voor mijn zoontje naar huis gegaan, maar ook met de afspraak om verder te bekijken hoe wij met onze kennis over technologie en innovatie Studio 100 konden helpen.”

IMMERSIVE ENTRANCE Al vrij snel kwam het tot plannen voor een concrete samenwerking. “Met het oog op een covid-veilige heropening van het Pop-up Theater in Puurs was het de bedoeling om voor elk van de acht tribunes een andere ingang te voorzien.

Maar dit zou dan verlopen via de parkingruimte, die kaal is en geen beleving omvat. Daarom hebben we een concept uitgewerkt waarbij mensen door een black box stappen, waarin er rondom hen geprojecteerd wordt. Zo krijg je een volledig ‘immersive entrance’, waarbij het publiek geanimeerd wordt tijdens het binnenkomen en het eventuele aanschuiven.”

360° AUDIOVISUELE ERVARING De heropening van het Pop-up Theater is er toen – door de aanhoudende strenge maatregelen - niet van gekomen.

“Maar het immersive idee was wel klaar.

Bovendien hadden we ook al de nodige partners gevonden om dit uit te voeren.

Daarom hebben we besloten om niet te wachten en het concept ook al elders op te starten. We hebben een prachtig pand gevonden op de Antwerpse Meir.

Een oppervlakte van 2500 m² met hoge plafonds, verdeeld over twee verdiepingen en vijf ruimtes. Die hangen vol met in totaal 60 beamers, die projecteren op de vloeren, wanden en plafonds. Op die manier stapt de bezoeker gedurende een uur letterlijk doorheen een film. Ik vergelijk het wel eens met een virtual reality ervaring, maar dan zonder VR-bril. Als bonus hebben we op het einde ook nog een stukje Smile Safari voorzien, met 12 kleurrijke booths om leuke foto’s te maken.”

venues & Locations 49

RUIMTE VOOR B2B-EVENTS In totaal hebben Studio 100 en CityCubes deze locatie, die de Studio 100 Story Studio werd gedoopt, 300 dagen ter beschikking. “200 dagen zijn voorzien voor shows, zoals nu Atlantis, en later bijvoorbeeld ook Maya de Bij. De overige 100 dagen is de Story Studio beschikbaar voor evenementen. Bedrijven kunnen de locatie dan huren voor een personeelsfeest of een productpresentatie. Er bestaat geen limiet qua creativiteit. Er is een enorm arsenaal aan technologie waarmee we alles wat we willen kunnen projecteren. Op B2B-vlak verwacht ik nu nog een vrij rustige zomer, maar ik hoop dat we in september een piek krijgen van bedrijven die terug events en productlanceringen willen doen. Hopelijk ook in onze Story Studio.”

EIGEN IMMERSIVE VERHAAL CREËREN Bedrijven kunnen op twee manieren gebruik maken van de locatie. “Enerzijds kunnen ze de bestaande shows komen bezoeken, als een soort van pretparkervaring. Maar anderzijds kan de ruimte ook ingezet worden om een volledig eigen verhaal te brengen. Met 3D-films,

presentaties en 3D-modellen. Voor de traditionele speech van de CEO kan een 3D-wereld worden gecreëerd waar hij of zij in staat. Voor een evenement rond architectuur kunnen we bezoekers door 3D-modellen van gebouwen laten wandelen. Of wat dacht je van een personeelsfeest in het midden van een onderwaterwereld. Er staat geen limiet op creativiteit. Het lijkt misschien allemaal heel duur, maar in feite valt dat goed mee. We hebben technologieën ontwikkeld waarmee men met bestaande beelden ook budgetvriendelijk 3D-content kan aanmaken. Zo kunnen we best wel toffe dingen doen voor ‘normale’ standaardbudgetten.”

COLLEGA’S ZIJN MEER DAN WELKOM Hoewel CityCubes een partner is in dit verhaal, betekent dit niet dat zij Story Studio als hun exclusieve locatie zien.

“We reiken de hand uit naar al onze concullega’s. We willen hen de kans geven om zelf een show te schrijven voor hun klanten en de studio dus gewoon als locatie te huren zonder dat wij ons daarin moeien. Onze sector heeft een vreselijk moeilijk jaar achter de rug. Daarom moeten we sterk naar voren treden, en

elkaar geen mes in de rug steken. Daar wordt niemand gelukkig van. Als eventbureaus moeten we ons als een groep profileren. Daarom wil ik ook dat elk bureau Story Studio voor events moet kunnen gebruiken.”

WAARDEVOL PARTNERSHIP “Het is fijn om als jong bedrijf met een instituut als Studio 100 te kunnen samenwerken. Zeker omdat we het niet in opdracht, maar als evenwaardige partners doen. Wij hebben onze ervaring op vlak van activaties, evenementen en Smile Safari, zij hebben hun expertise als storytellers. En ook naar het buitenland toe is Studio 100 een naam die toch bepaalde deuren opent. We zijn dan ook heel trots om samen met hen onze schouders onder Story Studio te kunnen zetten. Want het is echt een ervaring die in Europa nog nooit op dit niveau is vertoond”, zo besluit Dieter Veulemans.

50

venues & Locations

BRUSSEL IS KLAAR OM U OPNIEUW TE VERWELKOMEN In Brussel is er de voorbije maanden hard gewerkt om de heropstart van alle event- en meetingactiviteiten voor te bereiden. Zo werden er labels ontwikkeld voor veilige locaties, werd er geïnvesteerd in digitale en hybride infrastructuur, en werd er nog meer ingezet op duurzaamheid. Met deze inspanningen is de stad klaar om vanaf deze zomer terug tal van bedrijven, organisaties en associaties in veilige en optimale omstandigheden te verwelkomen.

U

iteraard is veiligheid bij deze heropstart een absolute prioriteit. Afgelopen jaar lanceerden visit.brussels en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest het nieuwe Brussels Health & Safety Label. Dit keurmerk werd opgericht in samenwerking met het wereldwijde certificeringsbedrijf SOCOTEC en heeft tot doel nationale en internationale bezoekers gerust te stellen over de kwaliteit en veiligheid van de Brusselse toeristische, event- en meetinginfrastructuur. De doelstellingen van het label zijn om te informeren over de maatregelen die worden genomen door de locaties en venues en ervoor te zorgen dat de alle geldende regels worden toegepast.

NIEUWE LOCATIES Bedrijven en organisatoren die in 2021 opnieuw naar Brussel komen, kunnen daar een aantal opvallende nieuwe locaties ontdekken. De vernieuwde Skyhall op Brussels Airport, die vorig jaar de deuren opende, kan meer dan 2000 bezoekers ontvangen. Het historische Gare Maritime op de site van Tour & Taxis biedt de perfecte setting voor evenementen, beurzen en lanceringen, en mocht ook al diverse awards ontvangen.

Comet Louise - The Great Escape heeft dan weer een aanbod van 29 vergaderzalen, verdeeld over acht verdiepingen. En de vernieuwing stopt niet. In september opent op het Rogierplein het nieuwe DoubleTree by Hilton hotel (op de site van de voormalige Crowne Plaza). En vlakbij het Ter Kamerenbos worden er nieuwe conferentieruimte voorzien in de Ter Kamerenabdij.

Een ruimer overzicht van nieuwe en vernieuwde locaties vindt u terug in de ‘Let’s Meet in Brussels’ Gids.

OOK VOOR ONLINE OF HYBRIDE EVENTS Het voorbije jaar hebben heel wat mensen kennis gemaakt met online en hybride events. En hoewel live ontmoetingen



51

verhuur feestmateriaal location de matériel de fête

W W W. R E N T E V E N T. B E

UNIEK EN ALTIJD MAGNIFIEK!

Etex

Of we nu Koning Filip ontvangen bij Elia of er met een groep dakdekkers van Etex opuit trekken. Of we nu een familiedag voor ALDI organiseren of een publieksevent voor Mediafin.

We maken er altijd een magnifieke belevenis van. Benieuwd hoe uniek onze eventservice voor jou kan zijn?

Kijk op www.eventique.be.

Elia

Assuralia

Mediafin

Aldi

A World of Audio-visual Rental Events Meetings & Conventions Concerts Fashion Shows Exhibitions Christie Digital DLP & HD Projectors Vista Systems Processors LCD & Plasma Displays Sound & Light

www.adcprod.be info@adcprod.be

Hermesstraat 4c B-1930 Zaventem Tel: + 32 2 725 40 56 Fax: + 32 2 725 37 92

venues & Locations 53

«HOEWEL LIVE ONTMOETINGEN TERUG ZULLEN TOENEMEN, GAAN DIGITALE ALTERNATIEVEN OOK HUN PLEK OP DE MARKT BEHOUDEN. HEEL WAT BRUSSELSE EVENTLOCATIES HEBBEN OP DEZE EVOLUTIE INGESPEELD. » terug zullen toenemen, gaan deze digitale alternatieven ook hun plek op de markt behouden. Heel wat Brusselse eventlocaties hebben op deze evolutie ingespeeld. Ze bieden interne of audiovisuele partneropties voor uw hybride evenement. Bij SQUARE Brussels Convention Centre kunt u gebruik maken van een virtueel platform om uw evenementen volledig digitaal te laten verlopen. Ook andere locaties zoals bijvoorbeeld Tour & Taxis, SILO Brussel, Brussels44Center, Birmingham Event Center, het Constant Vanden Stock Stadion, La Tricoterie en Bluepoint hebben alle apparatuur in huis voor dit soort events.

Naast deze kant-en-klare locaties telt Brussel natuurlijk ook

een reeks gespecialiseerde audiovisuele bedrijven, die u kunnen helpen om ook elders in Brussel een digitaal of hybride event te realiseren.

SUSTAINABILITY Duurzaamheid staat reeds een lange tijd bovenaan de agenda van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Dit engagement werd



54

venues & Locations

zelfs al bekroond met een plek in de top tien van de The Global Destination Sustainability Index (te raadplegen via www.gds. earth). Ook het aantal Brusselse zalen met het internationale Green Key-label blijft uitbreiden, meer bepaald met vijf nieuwe aanwinsten. Daarnaast hanteert Brussel ook duurzaamheidslabels voor hotels, venues, cateraars en organisatoren binnen de MICE-industrie. Verder lanceerde het Brussels Gewest ook het Good Food label, ter promotie van het gebruik van duurzame, lokale voedselproducten in restaurants.

RANDACTIVITEITEN Organisatoren van conferenties en congressen willen natuurlijk in de eerste plaats dat de content van hun evenement helemaal op punt staat. Maar daarnaast is het ook belangrijk dat ze hun deelnemers ook buiten de congresruimte een unieke ervaring kunnen aanbieden. Op vlak van vrijetijdsactiviteiten heeft Brussel heel wat te bieden. Naast de typische bezienswaardigheden en attracties, vindt u in Brussel ook een rijk aanbod van groepsactiviteiten, sociale programma’s, incentives en teambuildingactiviteiten. Een mooi voorbeeld hiervan is het MOVE Congress 2021 van de International Sport and Culture Association (ISCA) dat in november in Brussel zal neerstrijken. Hun congressisten zullen immers kunnen deelnemen aan een dansactiviteit, die wordt georganiseerd in samenwerking met een reeks Brusselse dansscholen.

PROFESSIONELE ONDERSTEUNING Wie een evenement wil organiseren in Brussel, kan een beroep doen op de ondersteuning van het Convention & Association Bureau van visit.brussels. De teamleden hebben de expertise om u te ondersteunen bij het organisatieproces. Het conventiebureau fungeert als uniek contactpunt en schakel tussen u en de stad. Zij kunnen u een gratis complete ‘à la carte’ service en ondersteuning bieden, en nog meer. Allereerst kan men u ondersteunen bij het opstellen van een succesvol kandidatuursdossier, het zogenaamde ‘bidbook’, voor een evenement in Brussel. Daarnaast brengt het Convention & Association Bureau u in contact met de juiste partners in de stad, de juiste instellingen, de meest geschikte venues… Via het Growth Support Programme krijgen events een boost om extra deelnemers aan te trekken. En via de Attendees Welcome Support krijgen organisatoren extra ondersteuning om hun internationale deelnemers in Brussel te verwelkomen.

TOT BINNENKORT IN BRUSSEL! Brussel heeft alles in huis om van uw evenement een unieke ervaring te maken, door het grote aanbod aan evenementen en activiteiten in de stad.

Een culturele wandeling doorheen de stad met thema art nouveau/art déco, een workshop bier brouwen of zelf een boot maken uit karton en op het kanaal varen? Een oneindige lijst van teambuilding- en ontspanningsactiviteiten vindt u in het laatste hoofdstuk van de Let’s meet in Brussels 2021 brochure (www.bitly.com/MeetinBxl2021). U kunt ook steeds het Convention & Association Bureau van visit brussels contacteren (meetings@visit.brussels) voor hulp bij de organisatie van uw evenement.

www.flyawaytv.be

SOLUTIONS FOR EVENTS, STREAMING AND BROADCASTING

STREAMING MADE FLEXIBLE AND EASY

WWW.VIZUAL.BE