SYLVESTER ZET IN OP EEN COMBINATIE VAN EXPERTISES

Met de 30ste verjaardag in zicht maakte Sylvester onlangs een stevige groeispurt door. Het team werd de voorbije jaren meer dan verdubbeld om te kunnen voldoen aan de vraag op vlak van (digitale) events en videocontent. Daarnaast wil Sylvester ook inzetten op een hybride dienstverlening, waarbij de verschillende expertises van het huis elkaar gaan versterken. CEO Geert Vanoverschelde en Head of Events Ben Laloux geven meer uitleg over deze evolutie.

Sylvester heeft een bijzonder druk jaar achter de rug. “Zoals bij veel andere bureaus is 2022 het jaar van de knaldrang geweest”, zegt Geert Vanoverschelde. “We hebben ondervonden dat iedereen snakte om fysiek terug samen te komen. De eerste maanden van 2022 waren nog vrij rustig, maar nadien ging het hek van de dam en was het een uitdaging om de aanvragen bij te houden.”

Blijven Verbinden

Opmerkelijk is dat het ook tijdens de coronaperiode bij Sylvester al alle hens aan dek was. “Bij het uitbreken van de pandemie hebben we heel snel een knoop doorgehakt: onze missie is mensen verbinden, en dat moesten we blijven doen, op om het even welke manier. Omdat we natuurlijk al technische video-expertise en scenariële televisie-expertise in huis hadden, hebben we heel snel de switch kunnen maken naar streaming en digitale evenementen. In september 2020 stonden we klaar met een heel arsenaal voor digitale events. Toen de tweede coronagolf uitbrak, bleken wij zowat de enige speler die dit allemaal in huis had. We zijn dan ook overspoeld met aanvragen.”

Online Belevingsplatform

Een belangrijke troef binnen het digitale aanbod van Sylvester is MEEPLE. “We vonden het belangrijk om ook online voor de nodige beleving en interactie te kunnen zorgen”, zegt Ben Laloux. “Zo konden mensen die de hele dag thuis zaten, toch het gevoel krijgen dat ze ergens aanwezig waren. In het buitenland bestonden al bepaalde platformen, maar die misten de beleving van een evenement. Daarom hebben we beslist om zelf een platform te bouwen: MEEPLE. Intussen hebben we al zo’n 150 events op het platform gehad: van kleine events van 2u, tot grote events die een week duren. Ik denk bijvoorbeeld aan de World Choir Games, zeg maar de olympische spelen van de koorzang. Gedurende 10 dagen was MEEPLE een soort online dorp, waar men inzendingen kon bekijken, lezingen kon volgen, reageren, spelletjes spelen… Voor D’Ieteren hebben we dan weer een B2B-autosalon georganiseerd gedurende een week. Ook daar omvatte het platform veel inhoud en presentaties die op een plezierige manier gebracht werden. MEEPLE is dus een mooi alternatief om mensen te verbinden.”

Kruisbestuiving

Tot voor corona werd er binnen Sylvester gewerkt met autonoom werkende divisies. “Ad hoc werd er wel eens iets samen gedaan, maar in feite stond elke expertise op zich”, zegt Geert Vanoverschelde. “De voorbije jaren zijn we echter gaan beseffen dat er veel meer muziek zit in een kruisbestuiving tussen onze verschillende expertises. Aan de hand van een strategisch traject zijn we gaan kijken hoe we ons konden positioneren naar de toekomst. Daar is een hybride positionering uitgekomen, met een sterke kruisbestuiving tussen de drie expertises. Bij een opdracht wordt nu gekeken hoe we onze expertises maximaal kunnen inzetten om te komen tot een optimaal resultaat. Een event is al lang niet meer iets van één dag. Er is een voortraject en een natraject, met heel wat integratie van video. Het is een enorme troef om al die expertises in huis te hebben en dit niet te moeten uitbesteden. Zo hebben we het proces beter in de hand, en we kunnen sneller inspelen op last minute vragen.”

Managementteam

De stroom aan aanvragen tijdens en na de coronaperiode heeft er ook voor gezorgd dat het bedrijf sterk gegroeid is. “Begin 2020 hadden we een 20-tal mensen vast in dienst”, aldus Ben Laloux. “Intussen zijn we met meer dan 40. Die extra krachten waren nodig om een antwoord te kunnen geven op alles wat op ons afkwam. Gelukkig hebben we de aanwervingen geleidelijk en gespreid kunnen doen, waardoor het niet voelde als een plotse verdubbeling.” “Toch heeft die groei een belangrijk gevolg”, vult Geert Vanoverschelde aan. “Als CEO heb ik natuurlijk maar twee handen. 20 mensen aansturen lukt nog net, maar bij 40 ligt dat anders. In januari 2022 heb ik dan ook beslist om een managementteam op te richten, waarbij er vier mensen rond mij telkens een bepaalde afdeling leiden. Dat maakt dat die uitwisseling tussen de expertises nu ook op bedrijfsniveau ingekapseld zit, dankzij tweewekelijkse meetings.”

Organische Verandering

De oprichting van het managementteam is heel organisch gebeurd. “Het gaat om mensen die al jaren collega’s zijn”, gaat Ben Laloux verder. “Gedurende zes maanden hebben we dit met een groep uitgewerkt. En we hebben dit geleidelijk laten groeien. Je kan niet van de ene op de andere dag zeggen: vanaf nu hebben zij de leiding.” Geert Vanoverschelde: “We hebben een heel specifieke bedrijfscultuur. Een nieuw orgaan out-of-theblue zou niet werken. Ik heb bewust gekozen voor mensen van binnen het bedrijf, die onze waarden en cultuur kennen. Er is dan ook geen wrevel ontstaan. Sinds het begin van de coronaperiode is er trouwens nog maar 1 persoon die het bedrijf verlaten heeft. En dat ondanks het feit dat er regelmatig aan mouwen wordt getrokken, want overal zoeken ze goede mensen.”

Ervaring Met Overheidsevents

De voorbije twee edities van de BEA’s wist Sylvester telkens een gouden award te pakken in de Institutional categorie. Ben Laloux: “Hoewel we alle categorieën even belangrijk vinden, is het toch niet helemaal toevallig. Wij hebben een raamcontract met de Vlaamse Overheid, en zijn een regelmatige partner voor evenementen bij Stad Antwerpen. Dat maakt dat we inderdaad regelmatig voor overheden kunnen werken. We hebben er ook al een mooie ervaring en expertise in opgebouwd. Want het is toch een andere manier van werken dan voor een privébedrijf. Er zijn meer personen, depar- tementen en stakeholders bij betrokken. En dat is toch iets waar je mee om moet kunnen gaan. Maar het zijn meestal ook projecten die bij ons passen, waarin we beleving creëren om een groot publiek te enthousiasmeren.”

Erkenning

Het was overigens niet de enige onderscheiding die Sylvester de voorbije maanden mocht ontvangen. “Door Unizo Vlaams-Brabant & Brussel zijn we uitgeroepen tot provinciaal ‘KMO van het Jaar’”, vertelt Geert Vanoverschelde. “Dat heeft ons toch weer wat bijkomende exposure gegeven. Men kent ons verhaal steeds beter, en we krijgen meer vragen van bedrijven die zeggen ‘wat jullie doen, kan voor ons het verschil maken’. Voor de volgende editie van de Dag van Europa, zijn we dan weer gevraagd om vanuit België het best practice project te zijn voor het internationale digitale evenement ‘Skills for Europe’. Ook dat is een toffe erkenning die we heel erg waarderen.”

Trends In De Eventwereld

Met respectievelijk meer dan 30 en 20 jaar ervaring in events, hebben Geert Vanoverschelde en Ben Laloux natuurlijk een goede kijk op de trends in de huidige eventwereld. “Een van de evoluties die we toch wel zien is dat men begint te beseffen dat een event niet iets van één dag is”, meent Geert Vanoverschelde. “Een evenement begin met een save-the-date en eindigt pas na de laatste bedanking of met de inhoud die op een online platform te vinden is. Op die manier zijn er veel meer mogelijkheden om een deelnemer mee te nemen in de beleving en onder te dompelen in het eventtraject. Er zijn dus veel meer touchpoints. Een andere trend is dat evenementen eerder kleiner dan groter worden. In plaats van een groot event van 1000 mensen, zal men eerder drie keer 300 mensen uitnodigen. Zo kan men meer momentum creëren, en het fysieke moment ook beter benutten. En het geeft je de kans om geografisch dichter bij de deelnemers te komen. Mensen worden immers selectiever in hun keuzes, en willen niet in de file zitten.”

Duurzaamheid Is Meer Dan Ecologie

Een andere trend is dat er na vele jaren praten eindelijk een versnelling hoger wordt geschakeld op vlak van duurzaamheid. “We zien dat hier nu echt wel een stap verder in wordt gezet”, aldus Ben Laloux. “Zowel bij de overheid als bij de corporate sector is duurzaamheid meer op de voorgrond gekomen. Dit heeft o.a. te maken met de Europese Green Deal. Van bovenaf wordt dit gepusht, en het gaat dus steeds verder. Het gebeurt bijvoorbeeld al dat catering standaard vegetarisch is, en dat vlees de optie is.” Geert Vanoverschelde: “Tot nu toe was duur- zaamheid vooral een ecologisch verhaal, maar er komt stilaan ook meer focus op het sociale aspect, met aandacht voor inclusie en diversiteit. Ik ben heel blij dat dit wordt meegenomen als een volwaardige pijler binnen duurzaamheid.”

Expertises Verbreden

In het najaar is het tijd voor de 30ste verjaardag van Sylvester. “Die gaan we zeker uitgebreid vieren, maar daar kan ik nu nog niet te veel over verklappen. We willen nu allereerst verder werken aan onze hybride positionering, met het kruisen van de expertises. Daarnaast willen we ook nog meer expertises in huis halen, zoals o.a. influencers en gaming. Van elk profiel dat we aanwerven, willen we een hybride kracht maken. Iemand is niet enkel maar een evenementenexpert of een video-expert. Er moet ook ervaring en scholing zijn op andere vlakken. Zo willen we waarborgen dat we die hybride positionering in ons DNA verankeren.”

LIFE-IN-WORK

Daarnaast wil Sylvester vooral blijven vasthouden aan zijn bedrijfscultuur. “Dat is voor mij belangrijker dan groei. Sylvester staat voor een collegiale, positieve en constructieve manier van werken. We zijn heel open met elkaar, en er is weinig hiërarchie. Maar er zijn wel verantwoordelijkheden, en daar wordt men ook op gechallenged. Een van onze jongste krachten zei me onlangs dat Sylvester aanvoelt als een familie. Dat was een enorm compliment. Want uiteindelijk komt men toch een groot stuk van zijn tijd hier doorbrengen. Ik houd dan ook niet van de term work-life balance. Ik spreek liever over life-in-work, want leven moet je in je werk kunnen integreren”, zo besluit Geert Vanoverschelde.