TUTORIEL AGORA FRANCAS 31

CLAE

LA NOUVELLE PLATEFORME EXTRANET DES CENTRE DE LOISIRS FRANCAS ASSOCIES AUX ECOLES TOULOUSAINES

L’Agora de l’Association Départementale des Francas de la Haute-Garonne est un espace de travail réservé aux équipes des CLAE toulousains. Il a pour vocation de : - Faciliter les échanges entre les équipes CLAE et le siège de l’association.

- Permettre à toutes les équipes de partager autour de leurs outils d’animation, de valoriser ou d’informer sur des actions mises en œuvre au CLAE ou sur le territoire.

- Proposer à chaque groupe de travail un espace de travail collaboratif en ligne.

- Permettre à chacun d’être informé en temps réel de l’actualité de l’association.

L’Agora Francas 31 est un système de partage d'informations et de travail collaboratif en ligne. Il permet l'échange d'informations entre plusieurs personnes distantes. Chaque utilisateur accède au site après s'être identifié par login et mot de passe.

Identifiant

Mot de passe

L’Agora Francas 31 est une application web ; une fois connecté vous pouvez accéder à vos données et à des ressources administratives et pédagogiques dédiées.

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CLAE L’Agora Francas 31 se compose de DIFFERENTS ESPACES ouverts aux utilisateurs :

En survolant avec la souris vous faites apparaitre les différents espaces auxquels vous avez accès.

(Les Espaces qui vous sont proposés dépendent de vos droits)

Chaque Espace est dédié et les personnes qui y sont associées peuvent communiquer entre elles sans partager leurs travaux ou leurs réflexions avec l’ensemble des utilisateurs de l’Agora.

(Voir plus bas le paragraphe sur les droits d’accès) 

ESPACE 3D : Réservé aux équipes de direction.

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ESPACE ANIMATION : Réservé aux équipes d’animation.

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ESPACE INVITE : Réservé aux personnes possédant un code invité.

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ESPACE EMPLOI : Ouvert à tous sans nécessité de se connecter avec un code.

Chaque Espace de l’Agora se compose de plusieurs MODULES que l’on retrouve en haut et à droite des pages de l’Agora :

Chaque module vous permet d’accéder aux différents outils proposés par l’Agora Francas 31.

Par défaut, l’Agora s’ouvre sur la page « Actualités ».

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CLAE ACTUALITES & NOUVEAUX ELEMENTS

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Affiche les actualités.

Certains membres peuvent être autorisés à intégrer leurs propres actualités : l’interface Mashups permettant l’intégration de widgets, videos Youtubes, cartes Google Maps … (en ajoutant du code html) Eléments de l'espace créés dernièrement (aujourd’hui, cette semaine, ce mois, depuis ma dernière connexion…) : nouveaux fichiers, nouveaux sujets forum ... Ainsi que les évènements et tâches en cours (réunion du jour, tâches à réaliser…)

Les actualités archivées peuvent être consultées en cliquant sur « Actualités archivées ».

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Barre du LiveCounter qui affiche les autres utilisateurs connectés en même temps que Vous (voir page ???).

GESTIONNAIRE DE FICHIERS

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Ce module permet de stocker des fichiers dans une arborescence (identique à l'explorateur d'un ordinateur). Les fichiers sont visualisables et téléchargeables en ligne.

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Les fichiers sont stockés dans des sous-dossiers.

Chaque fichier peut être historié ; il peut être stocké sous plusieurs versions.

Les images sont affichées sous forme de vignettes et peuvent être visualisées dans un diaporama.

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En fonction de vos droits dans chaque dossier ou sous-dossier, vous pouvez proposer des fichiers pour enrichir l’Agora (voir plus bas ).

AGENDAS PERSONNELS & PARTAGES

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Chaque utilisateur possède son propre agenda …

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Il est possible d'afficher plusieurs agendas en même temps pour les comparer (utile pour connaître les disponibilités de chacun avant de fixer une réunion de groupe de travail par exemple). Cochez le ou les agenda(s) que vous souhaitez visualiser puis cliquez sur « Afficher ».

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Il est possible d’imprimer les agendas et de créer d’autres agendas pour gérer ses ressources ou ses propres projets par exemple.

Chaque événement peut être placé dans plusieurs agendas. Exemple : la réunion du « Groupe école » peut être affectée à l'agenda de Pierre, d’Amandine et Paul, ainsi que sur l'agenda de réservation d’une Salle de réunion.

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FAVORIS

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Ce module gère les liens Internet (favoris), stockés dans une arborescence (Dossiers / Sous-dossiers).

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Chacun peut proposer ses propres favoris (« Je propose un lien Internet… »). Une fois validés par l’administrateur, ils sont classés dans l’arborescence des favoris où vous pouvez les retrouver facilement.

GESTIONNAIRE DE TACHES

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Ce module permet de gérer des tâches pour organiser les travaux de votre équipe ou échelonner les étapes d’un projet par exemple.

Cliquez sur « Ajouter une tâche » pour créer une nouvelle tâche en ayant la possibilité de préciser une date de début et de fin, un état d'avancement (25%, 50%...), une priorité (basse, normale, haute, critique) ainsi qu’un ou des responsables.

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Vous pouvez modifier chaque tâche, en cliquant sur le stylo « Modifier ».

Les tâche(s) à réaliser vous sont rappelées (aux dates fixées) en haut à gauche de la page « Actualités » de l’Agora Francas 31.

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CLAE UTILISATEURS DE L'ESPACE

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Ce module permet de visualiser les utilisateurs autorisés à utiliser l'espace sur lequel vous vous trouvez.

Chaque utilisateur peut afficher les informations renseignées par les utilisateurs de l’espace (adresse physique, coordonnées téléphoniques, courriel…).

Chaque utilisateur peut compléter et modifier son profil (informations personnelles, photo…) en cliquant sur le personnage bleu à l’angle gauche de sa fiche profil, puis sur « modifier ». C’est ici que vous pouvez également modifier votre identifiant et votre mot de passe.

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Différents filtres et modes de tri vous permettent de retrouver facilement un utilisateur.

ANNUAIRE DE CONTACTS

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Ce module permet de stocker tous les contacts utiles, classés dans des sous dossiers thématiques. Les contacts peuvent représenter des personnes, des associations, des organismes...

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Vous pouvez proposer un contact utile dans le cadre de l’animation (loueur de machine à bulles, association de jeux de rôle…) en cliquant sur « Je propose un contact utile… » puis sur « Ajouter un contact ». Une fois validé par l’administrateur, votre contact sera classé dans l’arborescence des contacts.

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CLAE ENVOI DE COURRIEL

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Ce module vous permet d’envoyer des mails avec pièces jointes à des utilisateurs du site et/ou des contacts de l'annuaire.

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Vous pouvez sélectionner un ou des destinataire(s) dans la liste des utilisateurs. Vous pouvez également sélectionner des contacts de l’Agora ou cliquer directement sur un groupe pour envoyer un courriel à l’ensemble des membres du groupe.

MESSAGERIE INSTANTANEE

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En haut à gauche de l’écran, le LiveCounter affiche les autres utilisateurs connectés en même temps que vous.

Vous pouvez échanger entre personnes connectées en cliquant sur l’icône

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Une boite de dialogue s’ouvre ; il est nécessaire de sélectionner (ou désélectionner) la ou les personne(s) avec qui vous souhaitez échanger avant de cliquer sur « envoyer ».

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Cliquer sur le nom pour sélectionner la personne.

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CLAE FORUM

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Certains espaces de travail permettent d’accéder au module Forum. Le Forum est organisé par thèmes de discussions qui concernent l’animation en CLAE ou les métiers de l’animation.

En cliquant sur un sujet vous accéder à la discussion dédiée. Vous pouvez alors participer au forum en postant ou en répondant à des messages.

Vous pouvez également ajouter un sujet en cliquant sur « Ajouter un sujet ».

Les échanges sur le module Forum sont régulés par des modérateurs qui peuvent à tout moment intervenir dans une discussion. Il peuvent supprimer les sujets ou messages qui porteraient atteinte à la vie privée, à l’image de l’association ou d’un de ses partenaires.

Le coordonnateur à pouvoir de supprimer les droits d’accès de certains utilisateurs en cas de non respect de la « charte informatique » de l’association ou de tous manquements aux règles de la Netiquette.

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Pour FAIRE PARAITRE UNE ACTUALITE sur l’Agora Francas 31 faîtes-en la demande à votre Coordonnateur CLAE ou CLSH par courriel en joignant toutes pièces utiles (Photos, vidéo…). * Si vous organisez une manifestation, si vous avez connaissance d’une action en direction de l’enfance/jeunesse ou d’une information que vous souhaitez partager avec d’autres, si vous souhaitez faire savoir ce qui s’est passé dans votre structure… la page Actualités est faite pour vous ! N’hésitez pas à en profiter !

Chaque utilisateur peut CONTRIBUER A ENRICHIR L’AGORA en liens Internet, contacts utiles, fiches de jeux, documents de réflexion, photos d’une manifestation locale …

Pour ce faire, vous pouvez utiliser les RACCOURCIS « Je propose… » en haut à gauche des pages de l’Agora :

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Vous pouvez également DEPOSER DES DOCUMENTS dans le gestionnaire de fichiers (sans passer par les RACCOURCIS) en cliquant sur « Ajouter des fichiers » (Cf pages 3/4).

Lorsque que vous cliquez sur « Ajouter des fichiers », une fenêtre contextuelle s’ouvre pour que vous puissiez déposer vos documents sur l’Agora :

Glissez/Déposez votre fichier ou cliquez sur « Sélectionner les fichiers »

Cliquez sur « Ajouter »

Vous pouvez GERER LES DROITS D’ACCES dans les modules AGENDA et TACHES. Cela consiste à choisir avec qui vous partagez, ce que vous partagez et comment vous le faites.

Pour cela il est nécessaire de cocher les cases qui donnent droit d’accès aux utilisateurs en lecture et/ou en écriture chaque fois qu’il est demandé de le faire.

Par défaut la case « Lecture » pour « Tous les utilisateurs » est cochée.

Dans l'exemple ci dessus, le dossier est affecté en lecture aux utilisateurs de «Espace public» et en écriture à Louis Armstrong et Louis De Funes dans le «Groupe de travail XC700»

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Vous avez des questions ou des remarques, contactez l’administrateur Agora en écrivant à : coordclaetoulouse@francasmp.com

L’Agora Francas 31 existe grâce à Agora Project Agora Project est distribué sous licence GNU / GPL. Ce programme est libre d’utilisation selon les termes de la Licence Publique Générale GNU publiée par la Free Software Foundation : http://www.fsf.org/licensing/licenses/info/GPLv2.html

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