Tutorial 1 Comment écrire un Procès Verbal ?
Un procès-verbal (PV) est un document écrit rapportant ce qui se passe lors d’une réunion : discussions, décisions, tâches et personnes chargées de les effectuer. Le procès-verbal est utile à ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion, aux futurs membres de l’association mais aussi parce qu’il est possible de s’y référer.
Auteurs: Amina HADJI Anès HOUARI Souâd BESAADA
Qui rédige le procès-verbal
Page 2
Normalement le procès-verbal est rédigé par le(la) secrétaire général (SG) ou le secrétaire général adjoint (SGA). Mais au sein de l’association «Les Nomades Algériens » cette tâche est prise en charge par les différents membres à tour de rôle. Rédiger un PV fait donc partie du minimum nécessaire qu’un nomade doit maîtriser, pour assurer une bonne polyvalence.
But d’un procès-verbal Il est important de garder des traces écrites et accessibles de la vie de l’association. Il est donc indispensable de rédiger des PV clairs, ordonnés et faciles d’accès qui puissent aussi être présenté aux autorités administratives ou judiciaires à la demande éventuelle de ces dernières. Outre le caractère obligatoire du procès-verbal, il permet de :
Contenu du procès-verbal Ce qui doit y être noté :
•
Interdictions
Le document diffusé par le secrétaire ne doit contenir aucune inexactitude ou propos injurieux.
• La date, l’heure, le lieu et le type de réunion. • Les noms de toutes les personnes présentes, membres et invités. • L’ordre du jour. • Les informations pertinentes discutées lors de la réunion. • Les décisions prises. • • Les actions à effectuer. l’heure et la date de la prochaine réunion si possible. Ainsi, •tousLe leslieu,membres en seront informés à l’avance. • La signature du SG et du président.
Le PV ne doit pas contenir des informations personnelles sur les membres.
Association «Les Nomades Algériens» - Tutorial: Comment rédiger un PV ?
Garder une trace écrite du déroulement des réunions, des avis •proposés et des décisions prises. • Informer les membres absents. • Permettre l’orientation des nouveaux membres de l’association. • Fournir un moyen utile d’évaluation du travail de l’association. • Offrir des explications sur les actions faites. Renseigner les successeurs sur les procédures, les tâches, la manière •d’agir et les actions accomplies. la preuve de la régularité des réunions et donc de l’activité •deApporter l’association.
Comment rédiger un PV
Page 3
Avant la réunion :
Choisissez votre support pour prendre des notes (papier et crayon, •ordinateur portable, …). Vous pouvez également vous servir d’un magnétophone durant la réunion pour compléter vos notes.
Soyez préparé. Il faut s’enquérir de l’ordre du jour et de tous les •documents de référence qui feront l’objet de discussions durant la
réunion. Ayez le procès-verbal de la dernière réunion sous la main pour vous y référer au besoin. Cela est particulièrement important si vous avez l’intention de participer activement à la réunion.
Durant la réunion :
Notez les présences. Si vous ne connaissez pas tous les noms, •demandez aux participants de se présenter ou faites circuler une feuille de présences.
•
N’essayez pas de tout écrire, le PV doit être concis et pertinent. Contentez-vous de noter les idées générales du sujet discuté, les principaux points soulevés, les décisions prises et qui s’engage à les exécuter.
Mettez en valeur les actions requises dans le procès-verbal en les •soulignant ou en les mettant en caractères gras. Ou encore joindre au
Info Site web: nomades-algeriens.com facebook: facebook.com/lesnomadesalgeriens twitter: @nomadealgerien
procès-verbal une feuille d’actions requises. Il est important que dans le PV figure les actions à effectuer ET les personnes devant s’en charger.
Après la réunion :
Rédigez le procès-verbal aussitôt que possible (48 heures au maximum •après la réunion), pendant que votre mémoire est encore imprégnée de tous les détails.
Demandez de l’aide si vous en avez besoin. Il peut être utile qu’une •autre personne ayant assisté à la réunion relise le procès-verbal avant qu’il ne soit distribué, pour vous assurer que vous n’avez rien oublié.
• Envoyez le PV au SG afin qu’il en vérifie l’exactitude. Mettez le PV à disposition de tous les membres de l’association en •fonction du canal de communication utilisé. Cas des nomades : postez le PV sur le forum dans le topic Procès-verbaux.
Adoption du procès-verbal Le secrétaire général corrige et conserve ensemble tous les procèsverbaux, par ordre chronologique, dans le registre des PV, après qu’ils aient été signés par le président.
Association «Les Nomades Algériens» - Tutorial: Comment rédiger un PV ?
Soyez aussi précis que possible et ne donnez pas vos opinions •subjectives. Le procès-verbal doit être objectif et factuel.