Simplificación de las labores by Diego Francisco Granja Ruales

¿EL POR QUÉ DE LA SIMPLIFICACIÓN DE LAS LABORES?

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TERCERA REUNIÓN:  Orientación : Economía de movimientos.  Trabajo : Diagrama de sucesión de labores y arreglo de oficina. CUARTA REUNIÓN: Trabajo.

Informe de los grupos de ********

Para comentarios y sugerencias:

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Editor: Diego Francisco Granja Ruales, M.h.Sc. e-mail: granjaruales@andinanet.net Telefax: 593-6-2950-084 Av. Víctor Manuel Peñaherrera 3-51 Ibarra, Imbabura, Ecuador © Derechos Reservados de Autor, Ecuador, 2006

¡ Las Buenas Intenciones nada producen; la acción, sí! TRAMITACIÓN DE LA SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO A NIVEL TOTAL DE LA EMPRESA: A continuación damos a consideración un programa, que comprobado con la práctica genera resultados positivos. El programa consiste en una serie de reuniones de dos (2) horas, y cada una de las tres primeras se divide en dos partes: La primera parte se aprovecha para orientar, y el resto se dedica a mostrar y practicar métodos de simplificación del trabajo. Durante estas reuniones de trabajo a menudo se asignan problemas. La última reunión se dedica a presentar los informes de los grupos encargados de las tareas. A continuación damos un breve resumen de las reuniones: PRIMERA REUNIÓN:  Orientación : Ideología de la simplificación del trabajo.  Trabajo : Gráficos de sucesión de labores.

PRESENTACIÓN En el mundo actual existe la necesidad de economizar trabajo, el crear inventos y lograr las cosas de una manera pronta, fácil y económica. Es necesario también la importancia que debemos tener dentro del ámbito en diferentes sectores empresariales: LA COSTUMBRE DE PREGUNTAR E INVESTIGAR. Esta actitud es buena, porque ayuda a construir un mundo mejor. Cualquier operación que hagamos, sea en el hogar o en el trabajo, puede simplificarse o mejorarse. Esta actitud investigadora, desempeña un papel importante, debido a que constantemente, la simplificación de las cosas o de nuestras tareas, nos recuerda que: “debe existir una manera más fácil de hacerlo” y nos alienta a eliminar la pérdida de tiempo, energía y materiales Atentamente:

SEGUNDA REUNIÓN:  Orientación : participación.  Trabajo jas de registros.

Cómo :

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Examen de ho-

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estimular

guen. b) Reconocer méritos a quienes lo merezcan. ANALIZAR LA SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO DESDE TODOS SUS ÁNGULOS. OBJETIVOS a) Estimular ideas innovadoras o creativas y la activa participación de todos los empleados. b) Mejorar la productividad en cuanto a la calidad y cantidad del trabajo de oficina y de campo. c) Acentuar la responsabilidad que tienen los jefes y los empleados de hacer siempre en mejor forma el trabajo posible a un costo mínimo. d) Impartir a los jefes y empleados los conocimientos y métodos de simplificación del trabajo. e) Mejorar la corriente de comunicación recíproca entre los jefes y los empleados, sobre informes generales, instrucciones y problemas de trabajo.

Al realizar una revisión del método de trabajo, debemos considerar los siguientes puntos: 1. OBSERVAR: a) Con amplitud de criterio. b) Mantenimiento de la actitud investigadora. c) Consultando con otras personas. 1. PENSAR: a) Estudiar hechos, no opiniones. b) Descubrir las causas, no los efectos. c) Actuar con razones, no con pretextos. d) Tomar en cuenta las ideas de otros, no sólo las propias. 1. ACTUAR: a) Seguir un modelo patrón. b) Escribir las ideas y formas del gráfico. c) Aprovechar la experiencia de todos. d) Moverse: trabajar en el problema.

1. ELIMINAR detalles innecesarios. 2. COMBINAR O CAMBIAR EL ORDEN de los detalles en cuanto a tiempo, lugar o persona. 3. SIMPLIFICAR DETALLES. Mostrar hechos y establecer el nuevo método: Antes de instalar el nuevo método, debemos seguir los siguientes pasos: 1. PRESENTAR EL NUEVO MÉTODO: a) Con claridad y concisión. b) Utilizar los gráficos y hojas de registro para comprobar el nuevo método con el viejo. c) Mostrar los gastos de instalación y los ahorros que se prevén. 1. RECONOCER LOS FACTORES HUMANOS INVOLUCRADOS: a) Resistencia a los cambios. b) Resentimiento por la crítica. 1. PONERLO A PRUEBA: a) Idear una operación más fácil. b) Dedicar tiempo a contestar preguntas de los empleados. 4.- PONERLO EN VIGOR: a) Alentar a los empleados a que usen el nuevo método y lo juz12

EL POR QUÉ DE LA SIMPLIFICACIÓN DE LAS LABORES: Deberá preocuparnos realmente la pérdida de tiempo, energía y materiales, especialmente en lo que concierne el trabajo de oficina. La labor primordial consiste en tramitar cada día miles de papeles en forma de facturas, estados de cuenta, memorándums, cheques o giros y una multitud de otros documentos y papeles complementarios. Cualquier simplificación de nuestro trabajo que se ponga en vigor y proporcione un servicio más rápido, mejor más económico, será una contribución importante hacia el logro de las metas de los departamentos y finalmente a la productividad general y costeabilidad de la empresa. LAS PERSONAS Y EL TRABAJO EFICAZ: El mayor obstáculo para simplificar el trabajo no está en los aspectos técnicos, sino más bien en las mentes de quienes ejecutan el trabajo, pues a menudo creen que ya están utilizando los mejores métodos posibles. En el momento en que una persona dice que una labor no puede mejorarse, se da por vencido, no importa cuánto sepa ni que sea un experto. Sin embargo esto sucederá hasta que tal persona desee cooperar y quiera hacer su mayor aportación aprendiendo nuevas y mejores hábitos de trabajo.

Las actitudes, los sentimientos, la adaptabilidad, el espíritu de cooperación, son factores poderosos que influyen sutilmente en las personas y que les ayudan o les estorban para HACER UN TRABAJO EFICAZ. TRABAJO EFICAZ, CLAVE DE LA PRODUCTIVIDAD: El trabajo puede definirse como el gasto o empleo útil de tiempo, energía y materiales. El trabajo eficaz elimina la pérdida de tiempo, energía y material. El desperdicio o despilfarro ves una de las mayores amenazas A NUESTRO NIVEL DE VIDA Y A NUESTRA MANERA DE VIVIR; reduce el poder adquisitivo de la familia, disminuye las ganancias de la empresa y es materia de preocupación para todos nosotros, porque a nadie estorba el progreso de todos. La PRODUCTIVIDAD influye directamente en nuestras vidas. Tenemos que trabajar eficazmente si hemos de sobrevivir en esta era de competencia creciente. Debemos prestar mejor servicio, no solo a los demás departamentos de la empresa, sino a nuestros clientes. Debemos hacerlo más rápido y económicamente, si queremos salir delante de nuestros competidores. SENTIDO COMÚN EN LAS SITUACIONES COTIDIANAS:

Debemos continuar con nuestra investigación, empleando siempre las siguientes interrogantes, QUÉ, DÓNDE, CUÁNDO, QUIÉN, CÓMO. Ejemplo:      

¿Por qué es necesario esto? ¿Qué objeto tiene? ¿Dónde deberá hacerse? ¿Cuándo deberá hacerse? ¿Quién está mejor preparado para hacerlo? ¿Cómo podremos encontrar un modo mejor de hacerlo?

Al examinar los pasos o detalles del método, tendremos que trabajar con HECHOS, no con opiniones. Las opiniones nos meten en DISCUSIONES; los hechos nos llevan a CONCLUSIONES. Debemos tratar de trabajar sobre las CAUSAS, no sobre los EFECTOS. Una sombrilla bajo un techo que gotea no es un remedio; hay que reparar el techo. También debemos trabajar con razones, no con excusas ni pretextos. Las excusas soslayan las preguntas y a menudo pasan por alto los hechos. Deseamos razones que nos digan por qué cada detalle se maneja como se maneja. Idear un modo más fácil; desarrollar un nuevo método: Nos da la oportunidad de pensar creativa y apreciativamente. Aplicando estas preguntas en el paso anterior, tendremos algunas ideas respecto a dónde poder: 11

están haciendo de la mejor manera posible. Ahora bien, lo que se trata y no se pide que se cambie la manera de actuar en el trabajo; pero se les está alentando a sacudirse cualquier costumbre o hábito que causen pérdidas de tiempo, energía y materiales en el trabajo. “La SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO HACE NUESTRAS LABORES MÁS FÁCILES Y MÁS PRODUCTIVAS.”

La simplificación del trabajo es la aplicación organizada del SENTIDO COMÚN para encontrar formas más fáciles y mejores para hacer el trabajo. El uso del sentido común es una manera de pensar un sistema DE VIDA. Inconscientemente lo usamos cada día para resolver nuestros problemas.

Enterarse bien del trabajo y luego dividirlo: Después de escoger un trabajo que debe mejorarse, debemos aprender todos los detalles. Conocidos los detalles, podemos proceder a dividir las labores, paso a paso, en el orden en que se realicen. Se deberá prestar especial atención a las que son sumamente difíciles, tomando el tiempo necesario para escribir una buena descripción de cada detalle que implique ejecutar ese paso o la labor completa. Examinar el método: Una vez que hagamos el paso anterior y hayamos reunido los datos en un cuadro o gráfico, estamos listos para examinar el método. A medida que examinamos cada detalle, deberemos hacernos estas preguntas:

Una manera de aplicar el sentido común en la simplificación del trabajo consiste en aprovechar la EXPERIENCIA de los demás para resolver problemas. Al hacer que todos participen en un acto, estamos reconociendo el hecho de que nadie tiene el monopolio de las buenas ideas.

1. ¿Es necesario este paso? 2. ¿Tiene que hacerse aquí? 3. ¿Tiene que hacerse en este punto? 4. ¿Podría cambiarse el orden? 5. ¿podría combinarse este paso con otro? 10

APROVECHAR LA EXPERIENCIA DE TODOS:

BUSCAR NUEVAS FORMAS DE TRABAJO, FÁCILES Y MEJORES: Si algunas personas progresistas, con buenas ideas para simplificar el trabajo, no las hubieran puesto en práctica, muchas de nuestras comodidades modernas no existirían. Debemos preguntarnos: ¿ Cómo podemos hacer mejor trabajo con menor esfuerzo, en menos tiempo y con menor gasto? PUNTOS IMPORTANTES DE LA SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO: La simplificación del trabajo deberá desarrollarse de una manera informal. DEBIENDO UBICARSE EN LAS IDEAS CREADORAS y en la activa participación de todos los empleados. Tomando como advertencia, que a veces simplificamos nuestras labores, pe7

ro al hacerlo, dificultamos las de otras personas. No espere que el presente escrito se convierta un analista de métodos, en el sentido estricto de la palabra. “No habrá consejeros que nos guíen, ni se harán comparaciones entre grupos o departamentos” “No habrá premios ni recompensas monetarias por participar en nuestro programa.” “Simplificar el trabajo, aumentar la productividad y reducir los gastos constituyen parte de las responsabilidades que asumimos cuando aceptamos un puesto. Cuando hablemos de simplificación del trabajo con nuestros compañeros, tendremos que darnos cuenta, de que la gente no siempre acepta fácilmente un programa de ésta índole. “La gente se resiste a los cambios y se resiente por las críticas.” Nos resistimos a los cambios principalmente porque nos sacan de nuestra complacencia, de nuestro engreimiento en creer que estamos haciendo muy bien; y nos resentimos por las críticas porque lastimamos nuestra vanidad. Carlos Kettering dijo: “Vemos lo malo más bien que lo bueno; deseamos algo que es 90% bueno por algo que es 10% malo.” Deberíamos recordar que nuestras mentes, son como los paracaídas, no funcionan sino se abren.

Si vamos a obtener resultados de nuestro programa, no podremos ser como el proverbio del caballero que “saltó sobre su caballo y salió galopando en todas las direcciones.” Debemos tener una manera sistemática y emplear un patrón o guía que nos ayude a lo siguiente: a) ELIMINAR las partes innecesarias del trabajo o todo el trabajo. b) COMBINAR los diversos pasos del trabajo. c) CAMBIAR EL ORDEN de las operaciones. d) SIMPLIFICAR las partes necesarias del trabajo. MODELO PATRÓN DE CINCO PASOS: Escoger un trabajo para mejorarlo: Para tener una idea de dónde empezar, tendremos que hacernos estas preguntas acerca de nuestros trabajos, de sus fases o labores que ejecutamos: 1. ¿Qué es lo que tarda en hacerse? 2. ¿Se hace con frecuencia? 3. ¿Causa interrupciones? – Es un cuello de botella. 4. ¿Es costoso? 5. ¿Causa desperdicios? 6. ¿Requiere una ardua investigación?

DETENER Y ATACAR NUESTROS PROBLEMAS:

Las costumbres y el hábito hacen las cosas tolerables y cierran las puertas a las correcciones o mejorías que de otra manera se harían sin pensarlo dos veces. También hacen que parezca que las cosas se