Frigør dig fra kontoret med den rigtige teknologi Nutidens stærke teknologi tillader i dag danskerne at hjemmefra og knap halvdelen af de 5
der har muligheden, gør brug af den. Det betyder økonomiske besparelser for virksomheden, CO2 besparelser for samfundet og tidsbesparelse for medarbejderen. Af Christian Lindharth
10 Ifølge en undersøgelse fra Interresearch A/S for Dansk Erhverv, mener 91 % af de adspurgte, som anvender hjemmearbejde, at årsagen til større produktivitet ligger i at de ikke bliver forstyrret af kollegerne. Teknologien er i dag god
15
nok til det, lyder det fra Microsoft Danmark, som i år var med til at erklære 2. maj for Danmarks Nationale Hjemmearbejdsdag med mere end 2000 tilmeldte. Den Nationale Hjemmearbejdsdag
20
Den 2. maj er udnævnt som Den Nationale Hjemmearbejdsdag. Blandt arrangørerne er Videnskabsministeriet, Dansk Erhverv og miljøorganisationen 10:10 Danmark, som også ser en fordel i man samtidig skånet miljøet. ”De 2262 tilmeldte beskæftigede er med for at øge
25
produktiviteten i det danske samfund – og er samtidig med til at reducere CO2-emissionen,” fremgår det af Den Nationale Hjemmearbejdsdags egne profil på Facebook. Initiativtageren er Microsoft Danmark, som selv leverer løsninger til at muliggøre en distanceret arbejdsplads fra
30
kontoret. De kan samtidig selv berette i en pressemeddelelse, udgivet d. 4. april 2011, at Danmark er rykket fra en femteplads til trettendepladsen over produktivitet blandt OECD-landende.
Side 1 af 7
”Vi har i dag de teknologiske værktøjer, der kan frigøre os
35
fra kontoret. Målet med National Hjemmearbejdsdag er ikke, at vi altid skal arbejde hjemmefra, men at få virksomheder og medarbejdere til at få øjnene op for gevinsterne ved at arbejde andre steder end på kontoret,” udtaler Microsoft Danmarks administrerende direktør Jørgen Bardenfleth i føromtalte
40
pressemeddelelse. Dansk Erhverv anbefaler hjemmearbejde En hjemmearbejdsdag er en god løsning hvis man vil spare penge i virksomhederne og på transportudgifterne. Men det er
45
ikke alle, som kan arbejde hjemmefra, ”Distancearbejde binder sig unægteligt til de administrative jobs – f.eks. ville man jo aldrig kunne få en kasseassistent til at arbejde andre steder end i butikken,” forklarer Ole Steen Olsen, som er arbejdsmarkedschef i Dansk Erhverv.
50
Dansk Erhverv repræsenterer i dag 17.000 virksomheder Europa over og således også blandt Danmarks største erhvervsorganisationer. De er fortalere for den fleksible hjemmearbejdsløsning, men spørger man Ole Steen Olsen om Dansk Erhverv opfordrer til distancearbejde, er svaret nej. For
55
ham spiller Dansk Erhverv rollen som virksomhedernes øjenåbner. ”Vi opfordrer ikke direkte vores medlemmer til at implementere distancearbejde i deres virksomhed. Men vi ser en fordel i det og vi ønsker at fungere som en øjenåbner for
60
virksomhedernes muligheder,” uddyber Ole Steen Olsen. Teknologiens mange muligheder Det 21. århundredes teknologi giver medarbejderne mulighed for at kunne opretholde samme arbejdsvilkår i hjemmet som på
65
arbejdspladsen. En række nye softwareløsninger har været med til at gøre, at medarbejdere ikke kun kan koble op på deres computer på arbejdet, men også chatte og deltage i virtuelle møder med de andre medarbejdere. Telenor er med, når undersøgelsen af Intersearch A/S viser,
70
at op mod halvdelen af danskerne, der anvender distance-
Side 2 af 7
arbejde, i dag får stillet teknologiske midler til rådighed af deres arbejdsplads. De kender, om nogen, med deres 2000 ansatte i Danmark og 14.000 mennesker på globalt plan, til vigtigheden af velfungerende teknik.
75
”Med så mange mennesker har det stor betydning, at samarbejde og kommunikation foregår effektivt. Derfor har vi igangsat et organisationsprojekt, som skal effektivisere os. I vores verden hedder projektet Way of Work, fordi det er en ny måde at samarbejde på,” skriver pressechefen for Telenor,
80
Peter Glüsing i en e-mail. Det skal dog understreges, at gode bærbare og intelligente telefoner ikke kan tage al takken for den gode interne kommunikation. Det er uddannelse af mennesket, der er i højsædet og hos Telenor benytter de sig af Unified
85
Communications. ”Unified Communications er 20 pct. teknik og 80 pct. Mennesker – så det er ikke gjort med at rulle værktøjerne ud i organisationen. Der skal følges op med uddannelse og ledelsesopbakning,” forklarer pressechefen.
90
Software programmet Unified Communications er udviklet af Microsoft. ”Reduceret spildtid i forbindelse med transport til og fra møder og arrangementer” og ”direkte besparelser på rejsebudgettet”, er hvad Microsoft programmet slår sig på. Og det er da også hvad Telenor oplever, ifølge Peter Güsling,
95
”På koncernniveau sparer vores 33.000 medarbejdere hver måned 16.000 timer ved brug af chatsamtaler. Det alene sparede i 2010 koncernen for 30 mio. norske kroner. Når man kobler så de tre meget stærke tendenser – samarbejdssoftware, smartphones og hurtige datanetværk – ja så er rammerne på
100
plads til, at vi står midt i en revolution af måden vi kommunikerer og samarbejder på.”
Side 3 af 7
Distancearbejde er ikke så 105
lykkeligt som det kan lyde For livsstilsekspert og kommunikationsrådgiver Henrik Byager, er fænomenet distancearbejde vigtigt. Men fastlægger virksomheden ikke klare
110
rammeaftaler, risikerer virksomheden, at miste den gode virksomhedskultur. Af Christian Lindharth Nielsen
Distancearbejde var for ti år siden det store gennembrud, inden for arbejdsmarkedet. Men distancearbejde er i dag ikke
115
kun muligheden for at skabe et mere fleksibelt liv for medarbejderen, men også en risiko for at skabe distance mellem de ansatte og virksomheden. Derfor er en gennemgående virksomhedskultur og et klarlagt regelsæt vigtige redskaber, når ledelsen skal koble medarbejderen
120
fagligt og socialt til virksomheden. Den gyldne middelvej I den ideelle verden, vil knap to tredjedele af arbejdsstyrken veksle mellem at arbejde hjemme og på kontoret. Det viser en
125
undersøgelse foretaget i Europa af analysefirmaet Vanson Bourne. ”Den optimale vej til velfungerende distancearbejde, er et miks af at være på arbejdspladsen og derhjemme. Det skaber den ønskede fleksibilitet for den ansatte, giver muligheden for
130
at bevare sparring kollegerne imellem og virksomheden kan samtidig vedligeholde dens kultur,” uddyber kommunikationsrådgiver Henrik Byager. Men distancearbejde er en balancegang både for den siddende ledelse og for den ansatte. Mens det for medarbej-
135
deren er hvad Henrik Byager kalder en ”livskabale der skal gå op,” gælder det for ledelsen i virksomheden om, at opstille rammer for hvordan en funktion skal udfyldes.
Side 4 af 7
”Derved slipper arbejdsgiveren for at skulle kigge ansatte over skulderen, hvilket giver tryghed og gensidig tillid,”
140
pointerer Henrik Byager. Et job med den fleksible mulighed for at arbejde hjemmefra er attraktivt på arbejdsmarkedet. I april i år svarede mere end fire ud af ti, som benyttede sig af distancearbejde, at det er for at kunne få arbejde og privatliv
145
til at hænge sammen, når de vælger at arbejde således. Det viser undersøgelsen af Intersearch A/S, som også påpeger, at den fjerde største ulempe ved distancearbejde er, når de ansatte mangler deres medarbejdere til at snakke med.
150
En stærk virksomhedskultur betyder stærk tilknytning Når de ansatte på en arbejdsplads giver udtryk for, at de ser det som en væsentlig ulempe, at de savner at snakke med deres kolleger, er det et spørgsmål om manglende sparring, når man arbejder hjemmefra. Det er hvad Intersearch A/S
155
påviser, når mere end én tredjedel af respondenterne svarer, at de har sværere ved at motivere sig selv, som grund for at de arbejder mindre produktivt ved distancearbejde. Netop dette kan også være et eksempel på en ikke velfungerende virksomhedskultur. For Henrik Byager er sparring på
160
arbejdspladsen nemlig et spørgsmål om dialog og kontakt, som gør at man kan føle sig som en del af virksomheden. ”En virksomhed har et sæt værdier, kulturer og mål – det er afgørende for medarbejderens fremtoning udadtil og er vigtigt for kunderne. Derfor kan man ikke have satellitter
165
siddende rundt omkring der arbejder selvstændigt,” understreger Henrik Byager. Da man for et årti siden nåede et teknologisk niveau der for første gang tillod medarbejderen at sidde derhjemme og arbejde, spåede man fremtidens arbejdsplads til at være i
170
hjemmet. ”For 10 år siden forventede man at distancearbejde kunne sørge for at man aldrig behøvede at møde op på kontoret,” siger Henrik Byager. Men realiteten af udviklingen til i dag, er en helt anden.
Side 5 af 7
175
”Det var utopi at forestille sig, at medarbejderen skulle kunne agere egenhændigt. Medarbejderen er virksomhedens ansigt udadtil, og det viser sig at fungere bedst, når man omgås hinanden,” uddyber han.
180
Små virksomheder er bedst
Når det kommer til hvem der bedst imødekommer medarbejdernes ønsker om et fleksibelt arbejde, scorer de små og mellemstore virksomheder højest. Vanson Bournes undersøgelse om fleksibelt arbejde, viser klart 185
at virksomheder med ti medarbejdere eller derunder, har størst tendens til at lade sine ansatte arbejde andre steder end på kontoret. Samme undersøgelse påviser en tilbøjelighed til at des større en virksomhed bliver, jo mere besværligt bliver det at have adgang til systemer
190
og teknologier, som på arbejdet. Det er hele 25% af de adspurgte hos virksomheder med mere end 500 ansatte, der oplever denne tendens, mens det kun er over 15% i de små virksomheder. Billedtekst:
195
Som livsstilsekspert, strategisk rådgiver indenfor kommunikation og PR og tidligere journalist, holder Henrik Byager foredrag rundt om i landet – blandt andet om image og branding.
200
205
Gode råd om hjemmearbejde. Til medarbejderen
Side 6 af 7
•
Forbered dig på at arbejde hjemme præcis på samme måde, som du forbereder din næste dag på kontoret. Tjek hvilke aftaler du har dagen inden og læg de ting klar, du har brug for.
210
•
Fortæl dit team og din chef, hvornår du arbejder hjemmefra. Skriv i din arbejdskalender, at du arbejder hjemmefra, så andre ikke booker fysiske møder den dag.
•
Vær sikker på, at du har adgang hjemmefra til de arbejdsdokumenter du har brug for, eksempelvis via VPN-opkobling til firmaets netværk, og at du har internetforbindelse og mobiltelefon, så kollegaer, kunder og partnere kan komme i kontakt med dig.
215 •
Definér hvor meget du skal nå på en effektiv arbejdsdag derhjemme. Lav en to-doliste og vurdér derefter, hvor meget du nåede, og hvor effektiv din dag var.
•
Sørg for, at du har et rum eller afsnit af dit hjem, hvorfra du kan arbejde uforstyrret. Hvis du har børn eller familie derhjemme, skal de vide, at du arbejder.
220
•
Præcis som på kontoret bør du give dig selv små pauser og en frokostpause. Husk at bevæge dig og gå gerne en tur i den friske luft.
Til lederen •
Hav det teknisk udstyr i orden. Medarbejderne skal have internetforbindelse, mobiltelefon og VPN-opkobling, så de kan arbejde og kommunikere som vanligt.
225
•
Hold styr på, hvem der arbejder hjemmefra. Du skal have nok medarbejdere på kontoret til at klare de daglige gøremål.
•
Kommunikér klart til dine medarbejdere, at hjemmearbejde er et tilbud, som virksomheden bakker op omkring.
•
Stil klare forventninger til medarbejderens opgaver og dine forventninger til medarbejderen.
230 •
Arranger eventuelt et virtuelt møde eller konferencekald – det er en god måde at starte dagen på, og så kan alle få vænnet sig til den måde at kommunikere på.
•
Del dine oplevelser om hjemmearbejde, så resten af organisationen kan lære af dem.
Kilde: www.hjemmearbejdsdag.dk 235 Tegn: 11.396
Side 7 af 7