29

Introductie Maatwerk

AUTEUR Eduard Codde

Ooit was een loon gewoon een vast bedrag op het eind van de maand. Doorheen de jaren kwamen daar echter diverse componenten bij, zoals een dertiende maand, groepsverzekeringen, hospitalisatieverzekeringen, enzovoort. Vandaag wordt ‘mobiliteit’ steeds meer een bepalende looncomponent, ongeacht sector, functie of leeftijd.

De ‘War for talent’ is vandaag een grote bekommernis voor bedrijven. Zij proberen jonge professionals met de juiste opleiding en attitude aan te werven die snel kunnen bijdragen aan de verwezenlijking van het businessplan voor de volgende jaren. Maar door de grote uitstroom van pensioengerechtigden zij zijn even noodzakelijk om de continuïteit van de organisatie te verzekeren. Een recente enquête van Walters People, gespecialiseerd in het rekruteren van zowel tijdelijke als permanente medewerkers binnen financiële en business support-functies, gaf aan dat 48 procent van de bevraagde ondernemingen verwacht moeilijk de gekwalificeerde werknemers te vinden voor openstaande vacatures. In veel gevallen vormt de personeelsadvertentie het eerste contact tussen een kandidaat-werknemer en een bedrijf. Liefst 85 procent van de bevraagde kandidaten verwacht in de vacature informatie te vinden over de verloning, terwijl 80 procent van de bevraagde organisaties deze juist niet vermeldt. Een opvallend detail is dat de ‘droomwerkgever’, waar iemand uit persoonlijke overtuiging het liefst bij zou werken, steeds meer ondergeschikt wordt aan de looneisen en andere verwachtingen van de sollicitant.

Verschillende generaties, zelfde mobiliteitsprobleem ‘War for talent’ betekent ook dat men probeert om de minder jonge werknemers aan boord te houden. Verschillende generaties hebben verschillende verwachtingen van hun werkgever. Zo zijn de zogeheten ‘millennials’ (ook gekend als generatie Y, geboren tussen 1980 en 2000) veeleisender en durven ze sneller en gemakkelijker te zeggen wat ze verwachten. Flexibele werktijden en thuiswerken zijn zeer belangrijk voor generatie Y. ‘Babyboomers’ (de generatie ervoor) zijn veel minder geneigd ontslag te nemen als ze niet tevreden zijn. Allerhande pensioenformules spreken hoofdzakelijk sollicitanten aan die al een zekere carrière hebben uitgebouwd. Jongere werkkrachten leven vandaag en liggen nog niet zo wakker van hun pensioen, al beseffen ze veelal dat ze er zelf zullen moeten voor zorgen. Mobiliteit staat echter bovenaan de verlanglijst van alle sollicitanten. Steeds vaker blijkt dat kandidaten na een succesvol selectietraject toch afhaken omwille van te veel voorspelbare mobiliteitsstress.

Meer dan een loonfiche

In theorie biedt een sociaal secretariaat diensten in salarisadministratie en personeelsbeleid, naast sociaaljuridisch advies. Ruim 9 Belgische bedrijven op 10 maken gebruik van de diensten van een sociaal secretariaat. Waar loonberekening - inclusief bedrijfsvoorheffing, vakantiegeld, eindejaarspremies, opzegvergoedingen en het opmaken van de bijhorende sociale documenten - lange tijd de kerntaken uitmaakten, spelen sociale secretariaten vandaag steeds meer een adviserende rol bij de uitwerking van mobiliteits-, cafetaria- en andere plannen die fiscaal en sociaal correct moeten worden verwerkt. Verloning wordt vandaag immers vanuit een dubbele invalshoek benaderd: strategisch beloningsmanagement voor de werkgever en inkomensmanagement voor de werknemer. n

Partners van de mobility manager Mobiliteit is een sturende component bij verloning

“Fileleed en lange pendeltijden blijven een grote bron van frustratie,” klinkt het bij SD Worx, het grootste sociaal secretariaat in België, dat één derde van alle lonen in de privésector verwerkt. “We moeten de files terugdringen en pendelaars oplossingen bieden waardoor hun tijd in de auto verkort en hun jobtevredenheid stijgt”.

AUTEUR Eduard Codde

“Flexibel lonen zijn vandaag een belangrijk instrument om medewerkers tevreden te houden,” opent Tine Vinck, Senior Consultant Flex Income Plan™ & Mobility bij SD Worx. “Door werknemers zelf keuzes te laten maken in functie van hun eigen behoeften zijn ze beter gemotiveerd. Het Flex Income Plan™ - kortweg FIP - is vandaag de meest flexibele loonformule die beschikbaar is”. Binnen zo’n flexplan kan een werknemer verschillende keuzes maken, van mobiliteitsoplossingen over een Work-lifepakket tot multimediaoplossingen en/of keuzes voor Health and Insurance. Vaak start een werkgever vanuit een aantal behoeftes en keuzes en gaat hij dan geleidelijk uitbreiden. De combinatiemogelijkheden binnen deze clusters van een flexplan leiden tot een aantrekkelijk loonpakket voor elke werknemer, ongeacht functie of leeftijd. En voor de werkgever brengt dit aanbod geen verhoging van de loonkost met zich mee. Tine Vinck: “Vandaag vinden we vaak tot vier generaties samen op de werkvloer, met elk hun eigen verwachtingen van de werkgever. Een flexplan is daarom ideaal om tegemoet te kunnen komen aan de voorkeuren en interesses van de verschillende generaties.”

Nood aan een mobiliteitsplan Mobiliteitsproblemen zijn het meest opvallend in en rond onze grootste steden, maar breiden zich uit naar steeds grotere gebieden. Dat heeft niet alleen een impact op werknemers die al in dienst zijn, maar het kan ook kandidaat-collega’s ervan weerhouden om te solliciteren. Bedrijven hebben dus nood aan een mobiliteitsplan. Dat kan een systeem op maat van het bedrijf zijn, of de toepassing van het federale mobiliteitsbudget. Dat laatste is er voor wie al een bedrijfsauto ter beschikking heeft of ervoor in aanmerking komt, terwijl het flexplan er voor iedereen is. Dat is niet onbelangrijk, omdat iedereen nood heeft aan oplossingen voor zijn of haar individuele mobiliteitsproblematiek. Elke werkgever kan een mobiliteitsplan uitwerken op maat van zijn onderneming en daarin eigen accenten leggen. “Heel wat bedrij ven staan wel open voor een flexplan, maar schrikken terug voor de administratieve last die dit meebrengt”, stelt Tine Vinck vast. “SD Worx zorgt niet alleen voor de begeleiding van het voortra ject, maar ook voor de volledige implementatie: de installatie van een webtool voor het bepalen van de individuele voorkeuren, de automatische verwerking naar de payroll, de opvolging, enzovoort. Het is belangrijk dat alle aspecten die horen bij de introductie van een flexplan mee worden begeleid, van juridisch advies tot en met de verwerking in de loonlijn.”

“Puur denken in termen van een optimalisering van de loonkosten is een te eenzijdige aanpak.” PATRICK VAN HOOL, BUSINESS UNIT DIRECTOR PARTENA BUSINESS SOLUTIONS

Flexplan blijft flexibel Een flexplan blijft ook na implementatie een flexibele verloningsformule, waar voordelen aan toegevoegd of uit geschrapt kunnen worden. Daarbij moeten uiteraard wel de spelregels worden gerespecteerd, zoals bijvoorbeeld voor lopende (lease)contracten. Het is aangewezen om het flexplan regelmatig te evalueren en te actualiseren. Door het levendig te houden blijft het aantrekkelijk en motiverend. “Bij de invoering van een flexplan is de communicatie naar de werknemers zeer belangrijk”, haalt Tine Vinck aan. “De werkgever bepaalt wat binnen een flexplan wordt aangeboden. Stel vanaf het eerste uur duidelijk wat kan en niet kan, of wat eventuele gevolgen voor de pensioenvorming zijn van bepaalde keuzes. Stimuleer werknemers om na te denken of de gemaakte keuze voor hem of haar wel de meest aangewezen is”.

Ondersteuning van de bedrijfsmissie en van HR Partena Professional is het tweede grootste sociaal secretariaat van het land en stelt 1.700 mensen tewerk. Binnen de koepel vinden we de zusterorganisaties Partena Business Solutions en HR Partners. Het eerste bedrijf telt een 150 consultants gespecialiseerd in payroll en legal support. HR

Een cafetariaplan maakt bijvoorbeeld de combinatie van een bedrijfswagen en een fiets mogelijk.

Kan flexibele verloning de files rond mijn bedrijf aanpakken?

Via een mobiliteitsbudget en/of een plan op maat van de onderneming krijgt een werknemer zelf de optie om voor alternatieve mobiliteitsoplossingen te kiezen. Wie bijvoorbeeld in de stad woont kan de bedrijfswagen inruilen voor een leasefiets of een abonnement voor het openbaar vervoer. Een andere werknemer kan dan weer een deel van zijn bonus inruilen voor een abonnement voor deelfietsen of deelsteps. Bedrijven kunnen tegemoetkomen aan de huidige mobiliteitsproblematiek door hun werknemers zelf verantwoordelijkheid te geven. Er bestaat momenteel geen wettelijk kader voor de invoering van een mobiliteitsplan op maat van de onderneming of voor het ruimere flexplan. Werkgevers kunnen zo’n plan op maat van hun onderneming uitwerken door bestaande extralegale verloningselementen te benutten, uiteraard met respect voor en binnen de context van de bestaande wetgeving en sectorafspraken. (bron: SD Worx)

Partners biedt complete en geïntegreerde diensten voor soft-HR-problemen. Uniek is dat beide vennootschappen samen en/of afzonderlijk kunnen werken, zelfs voor wie geen Partena-klant is. Veel bedrijven hebben vragen over mobiliteit en het mobiliteitsbudget. “Vaak denken ondernemingen vanuit een optimalisering van de loonkost, maar dat is een te eenzijdige benadering” benadrukt Patrick Van Hool, Business Unit Director van Partena Business Solutions. “Het echte doel moet zijn om de missies van het bedrijf en de HR-afdeling te ondersteunen. Elk bedrijf moet zich toekomstgericht ontwikkelen en heeft een HR-strategie nodig om zijn doelstellingen te halen. Dat lukt niet met er wat extraatjes uit te plukken, maar vereist een goed onderbouwd verloningsplan”. Ruben Lombart, Director van HR Partners: “Inspelen op de individuele noden en verwachtingen van de werknemer is de beste garantie voor motivatie en trouw aan de onderneming. Een cafetariaplan is daarom ideaal, want het biedt maatwerk”. De bedrijfsauto is in het overgrote deel van de gevallen wel degelijk een ‘gereedschap’ om de functie uit te oefenen. Het gaat echter om veel meer dan materiële elementen. “Het faciliteren en het beheer van thuiswerk zijn zeer belangrijke elementen,” benadrukt Patrick Van Hool. “Het vereist wederzijds vertrouwen, aandacht voor cybersecurity en heeft een aanzienlijke impact op het totale mobiliteitsverhaal”.

Technische ondersteuning Mobiliteit is een zeer algemeen gegeven met een grote impact op zowel het professionele als private leven. Daar moeten werkgevers bij stilstaan door moderne technieken

“De groeiende crisissituatie door het coronavirus stimuleert gedragswijzigingen.” RUBEN LOMBART, DIRECTEUR HR PARTNERS

zoals bijvoorbeeld videoconferenties te overwegen. Vaak is een live ontmoeting niet echt noodzakelijk, maar is oogcontact wel gewenst. De techniek is er klaar voor en het gaat nu nog vooral om een mentaliteitswijziging: nadenken over de noodzaak van elke verplaatsing en technische alternatieven durven voorstellen aan werknemers en klanten. Ruben Lombart: “De huidige crisissituatie door het coronavirus stimuleert deze verandering. Persoonlijke contacten en verplaatsingen worden ontraden, wat de belangstelling voor video- en teleconferenties aanwakkert. Het is één van de vele veranderingen in de actuele manier van werken die door HR moeten worden geïmplementeerd en waar Facility Management voor de praktische uitwerking zorgt”.

Iedereen flex “Het cafetariaplan is de meest ideale formule en wordt haast onmisbaar voor de werkgever,” klinkt het overtuigd bij Patrick Van Hool. “Het biedt de grootste flexibiliteit per individu en dus maatwerk. Tegenover een flexibel verloningspakket staat één vast budget. Zo kunnen jongeren kiezen voor bijvoorbeeld veel vakantiedagen en geen auto. Het cafetariaplan heeft een positieve impact op de relatie tussen de werkgever en de werknemer, niet in het minst omdat het motiverend is voor die laatste en fiscaal neutraal uitdraait voor die eerste”. “De paritaire comités bepalen de loonregels per sector en bijgevolg ook de minimumlonen voor elke werknemer. Dat laat toe voor elke medewerker en ongeacht de functiecategorie een vast budget te bepalen om het cafetariaplan te financieren”. Een verloning met enkel een maandloon is haast niet meer denkbaar. Er zijn tot wel 100 mogelijkheden om extraatjes toe te voegen en er komen er alsmaar meer bij. Dat brengt heel wat extra werk met zich mee voor de sociale secretariaten die dat moeten verwerken.

Work-lifebalans als doel “Een optimale work-lifebalans is het uiteindelijke doel en dat heeft een impact op zowel de organisatie als de samenstelling van het verloningspakket” merkt Charlotte Thijs op, legal consultant Acerta. Een werknemer wil verplaatsingen en dagelijkse trajecten zo goed mogelijk kunnen organiseren. Vaak moeten mensen een aaneenschakeling van bestemmingen aandoen, zowel professionele als andere. Zij staan daarom vaak open voor meer bewuste keuzes, zoals het combineren van transportmodi, met vooral een positieve houding tegenover de fiets. “De voorkeur voor de fiets (in Vlaanderen) hangt samen met

een sterk verbeterde fietsinfrastructuur, het verbeterde imago van de tweewieler en de doorbraak van de elektrische fiets, die langere verplaatsingen mogelijk maakt”, analyseert Charlotte Thijs. Ook werkgevers zoeken naar meer duurzame keuzes. Het op 21 maart 2019 officieel in het Staatsblad bekrachtigde mobiliteitsbudget schrikt wel nog veel bedrijven af door de administratieve belasting die ermee gepaard kan gaan. “Bedrijven met een goede ontsluiting via het openbare vervoer kunnen er hun voordeel mee doen, maar als weinig variatie in transportmodi beschikbaar is, dan biedt een cafetariaplan voor alle betrokkenen een meer aantrekkelijke oplossing”, verduidelijkt Charlotte Thijs. “Het aanbieden van zo’n plan op maat maakt een bedrijf tot een aantrekkelijke werkgever. De fiets is vandaag vrijwel standaard opgenomen in alle cafetariaplannen. Wanneer een bedrijf voor het principe kiest, is de focus op multimodale mobiliteit daar altijd mee in opgenomen”. Omdat zo’n plan uitgesproken maatwerk is, kan elke werknemer vrij kiezen tussen de auto, het openbaar vervoer en de fiets, al dan niet enkelvoudig of gecombineerd en naar eigen goeddunken verdeeld over het jaar (bijvoorbeeld fietsen in de zomermaanden en een combinatie van auto en openbaar vervoer in de winterperiode).

“Op de werkvloer kunnen vier generaties naast elkaar werken, elk met hun eigen verwachtingen van hun werkgever. Een flexplan is ideaal om rekening te houden met hun uiteenlopende interesses.” TINE VINCK, SENIOR CONSULTANT FLEX INCOME PLAN & MOBILITY BIJ SD WORX

“Een optimale work-lifebalans is het uiteindelijke doel en dat heeft een impact op zowel de organisatie als de samenstelling van het verloningspakket.” CHARLOTTE THIJS, LEGAL CONSULTANT BIJ ACERTA

“Werknemers vragen steeds nadrukkelijker naar een fietsbeleid, wat haalbaar is voor elke organisatie, ongeacht de schaalgrootte”, zo meent Charlotte Thijs. “Soms evolueert een fietsplan na enige tijd tot een cafetariaplan”.

De auto dreigt een vergiftigd geschenk te worden Sociale secretariaten evolueren mee met de wet. Mobiliteit en alles wat ermee samenhangt is daar inherent mee verbonden. “Bedrijfsauto’s worden jaarlijks duurder. Sinds op 1 januari de nieuwe fiscale regels zijn ingevoerd, hebben hun kosten zelfs een aanzienlijke sprong gemaakt,” merkt Yves Labeeu op, een zeer ervaren Tax & Legal consultant voor Attentia. “Volgend jaar dreigen de autokosten nog eens stevig te verhogen wanneer de WLTP-meetcyclus als norm wordt ingevoerd voor fiscale berekeningen. De steeds strengere milieunormen van Europa kosten telkens meer geld. Bedrijven beseffen heel goed dat een bedrijfsauto alsmaar duurder wordt en kijken dus uit naar andere opties”. Het mobiliteitsbudget zet aan om nieuwe, meer milieuvriendelijke wagens te kiezen. Zo wordt de auto een vergiftigd geschenk, want het aanbod aan elektrische modellen is nog beperkt en de laadmogelijkheden in stedelijk gebied zijn ontoereikend, om niet te zeggen onbestaand. Yves Labeeu: “Dat het mobiliteitsbudget toelaat keuzes te maken, is een goede zaak. Duurzame keuzes zijn vrij van RSZ en vallen fiscaal interessant uit. Maar dat laatste is eigenlijk dode letter, want het bevoordelen van duurzame keuzes is ook buiten het mobiliteitsbudget een feit”.

De auto als referentie Financieel gezien gaat het mobiliteitsbudget altijd uit van een auto: een bestaande wagen of een voertuig gerelateerd aan de functie die de begunstigde uitoefent. “Elektrische auto’s zijn aanzienlijk duurder dan wat we gewend waren als bedrijfsauto,” stelt Yves Labeeu vast. “Velen die een bedrijfsauto genieten, rijden met premiummerken. Het budget laat echter niet toe om een equivalent elektrisch model te kiezen. Bovendien is het maar de vraag of EV’s wel zo milieuvriendelijk zijn door de productie van de batterijen, de energieproductie enzovoort”. De bedrijfsauto wordt verweten gesubsidieerd te zijn, maar is in werkelijkheid een melkkoe van de staat. De vele verschillende belastingen op de auto en het gebruik ervan zijn zeer gevarieerd en verspreid over leasingmaatschappij,

De huidige crisis dwingt ondernemingen tot experimenten met nieuwe communicatietools om telewerken te vergemakkelijken.

Mobiliteitsweetjes

De TomTom Traffic Index, een rapport over de verkeerssituatie van 416 steden in 57 landen, geeft aan dat de algemene verkeersdrukte in België met 1 procent toenam tussen 2018 en 2019. België kende het voorbije jaar een gemiddelde congestiegraad van 30 procent, een pak meer dan Nederland (24 procent) en Duitsland (27 procent). Brussel was in 2019 even druk als Londen en Rome, met een congestiegraad van 38 procent. Bergen klom op tot tweede drukste stad van België (34 procent), voor Antwerpen (32 procent), Luik, Leuven en Gent. Zowel de ochtend- als de avondspits zijn dramatisch in Brussel, met respectievelijk 75 en 77 procent extra reistijd. Pendelaars doen daar gemiddeld 23 minuten langer over een trip die normaal slechts een half uur zou duren.

werkgever en werknemer, waardoor vooral gebruikers er nog weinig van merken. Yves Labeeu: “Mocht België fiscaaltechnisch een ‘normaler’ land zijn, dan was de bedrijfsauto lang niet zo’n heet hangijzer. In België is het openbaar vervoer zwaar gesubsidieerd - de NMBS ontvangt jaarlijks 3 miljard euro - terwijl de gebruiker er nauwelijks wat voor krijgt. Bovendien biedt het openbaar vervoer in tegenstelling tot in andere landen geen echt alternatief voor de auto. Doordat het netwerk in ons land onbetrouwbaar is, stimuleert het de keuze en de interesse voor de bedrijfsauto. De (vrijwillige) shift van auto naar openbaar vervoer blijft daarom zeer beperkt. Bij treingebruikers zien we steeds meer een upgrade van tweede naar eerste klasse via cafetariaplannen”.

Geen weg terug

Bedrijven hebben vandaag andere mobiliteitsnoden dan enkele jaren geleden, omdat ze op verschillende locaties gevestigd zijn en verschillende generaties tewerkstellen. Daarom hebben zowel werkgevers als werknemers nood aan een vrije mobiliteitskeuze. Het cafetariaplan is een goede optie met respect voor de wetgeving en met opties voor alle betrokken partijen. De werkgever verwacht bijvoorbeeld van ‘Mobility as a Service’ (via mobiliteitskaarten en -apps) een gedetailleerde rapportering voor zowel de boekhouding als de payroll. Van de werkgever wordt discipline verwacht in het gemengd gebruik van de transportmodi en daar is de wetgeving niet klaar voor. Yves Labeeu onderscheidt drie soorten verplaatsingen met elk hun eigen behandeling: “Woonwerkverkeer is vrijgesteld van RSZ, maar niet volledig van belastingen. Professionele verplaatsingen zijn vrij van RSZ en van belastingen. Privéverplaatsingen zijn dan weer onderhevig aan RSZ-bijdragen en aan belastingen. Hier is dringend nood aan vereenvoudiging, bijvoorbeeld via een lage forfaitaire belasting, of nog beter een vrijstelling. Dat zou bovendien de huidige extra administratieve kosten kunnen verlichten of zelfs wegnemen”. Een terugweg naar een verloning met één enkele component - het salaris - ziet Yves Labeeu niet zitten: “Er zijn zoveel fiscale uitzonderingen en aanhangsels ontstaan dat we dan van een blanco blad zouden moeten starten. Enkel wanneer de fiscale druk op lonen aanzienlijk zou dalen, wat een ingrijpende bereidheid tot besparen zou vergen van de overheid, zijn correcties in de samenstelling van het verloningspakket mogelijk”. n