High Profile locatieonderzoek 2013

HIGH PROFILE LocatieOnderzoek 2013

Editie 2013

Locatieonderzoek onder 977 opdrachtgevers van meeting en event locaties

+ 44 brand new venues + tips en inspiratie van experts

HIGH PROFILE Locatieonderzoek 2013

Locatieonderzoek onder 977 opdrachtgevers van meeting en event locaties

2

COLOFON High Profile Locatieonderzoek 2013 Jaarlijks onderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties High Profile Locaties helpt u bij het vinden van de juiste locatie voor meetings en events.

Voor elke situatie de juiste locatie

inhoud 06

Online

Locaties.nl, LocatieFlash, Locatiemarkt

Locaties App, Greatervenues.com Inspirerendelocaties.nl Print Jaarboek Locaties – Inspirerende locaties voor ­meetings en events, High Profile Locatieonderzoek High Profile Locaties bv Franz Zieglerstraat 34 A-B | 1087 HN Amsterdam T 020 398 1585 | info@locaties.nl Uitgevers Oscar Krechting, Ronnie Witjes Team High Profile Locaties bv Sylvia Baars, Laura van den Berg, Brigitte Geurtsen, Annemieke Heersping-Wiegers, Andy Hendriks, Marja de Hoon, Alex Koens, Debbie van Rooijen, René Stoop, Sher de Veer, Roos Witjens HOOFDRedactie Barbara van Baarsel Uitvoering onderzoek Effectmeting – Willem Visser - effectmeting.nl Vormgeving en opmaak Spore Creation bno Fotografie cover Explore, Muiden / Hier Radio Kootwijk / Mooirivier Hotel & Congres, Dalfsen Drukwerkbegeleiding New Energy Drukwerk Aan deze uitgave werkten tevens mee Angelique Aalders, Petra van Barneveld Met speciale dank aan Alle opdrachtgevers die meewerkten, Leon Kruitwagen, directeur van het Genootschap voor Eventmanagers

Bij de samenstelling van deze uitgave is zo zorgvuldig mogelijk te werk gegaan. Uitgever en auteurs aanvaarden dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor schade van welke aard dan ook, die het gevolg is van handelingen en/of beslissingen die gebaseerd zijn op de opgenomen informatie. Het auteursrecht op de afzonderlijke bijdragen berust bij de desbetreffende auteurs, deelnemers of hun opdrachtgevers, fotografen en anderen die materiaal ter beschikking stelden. Gebruikmaking hiervan is alleen mogelijk na schriftelijke toestemming van de uitgever.

10

HIGHLIGHTS LOCATIEONDERZOEK ONDER OPDRACHTGEVERS VAN MEETING EN EVENT LOCATIES Maar liefst 977 opdrachtgevers werkten dit jaar mee aan het High Profile Locatieonderzoek editie 2013. Deze beslissers vertegenwoordigen­ 22.000 evenementen en zijn goed voor 135 miljoen euro omzet. De totale uitgaven voor evenementen, de groepsgrootte (van 138 naar 191 man) en het budget per persoon (van 60 naar 69 euro) zijn hiermee gestegen ten ­opzichte van vorig jaar, de eisen zijn daarmee op sommige gebieden ook aangescherpt. Zo is het, meer dan in 2012, een vereiste dat goede kwaliteit geleverd wordt. Opdrachtgevers geven aan dat locaties hier niet altijd aan kunnen voldoen; ook storen zij zich aan een trage respons.

VIJF OPDRACHTGEVERS UITGELICHT Om een gezicht te geven aan de grote groep opdrachtgevers die mee heeft gewerkt aan het High Profile Locatieonderzoek 2013, hebben­wij er vijf bereid gevonden dieper op de vragen in te gaan: waarom werkten zij mee aan het onderzoek, wat zijn de budgetten­voor locaties, hoeveel evenementen­organiseren zij en wanneer­ boeken zij een locatie zeker niet? De beslissers­bij Jumbo Supermarkten, KPN Hi, Achmea, ABN Amro en Hago Zorg geven u meer inzicht in hun wensen en eisen.

Irma Perik,

Relatiemarketeer, divisie Pensioen en Leven bij Achmea:

“Bij een slechte bereikbaarheid en een slechte prijs-kwaliteitverhouding, boek ik een locatie zeker niet.”

3

HIGH PROFILE LOCATIE­ONDERZOEK 2013 16

56

Het jaarlijkse Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties. De wensen en eisen van 977 opdrachtgevers in kaart.

PREMIUM SUPPLIERS

How to: tips, inspiratie en learnings van experts uit het evenementenvak

58 Bazelmans AVR: De valkuilen van techniek 60 Crowd Support: Vaker en meer aandacht voor veiligheid 62 Effectmeting: De toenemende behoefte aan data 64 Héman Verhuurservice: Van behoeftevraag tot eindresultaat 66 Improve: De juiste sfeer maken is de kunst van verbeelden 68 IQ Events: De kracht van een goede voorbereiding 70 Momice: Het doolhof van communicatiestromen 72 Photonic: Een lach voor optimaal resultaat

74

BRAND NEW VENUES: 44 NIEUWE EN GERESTYLDE LOCATIES

Uit het Locatieonderzoek blijkt dat opdrachtgevers sterk geïnteresseerd zijn in nieuwe en gerestylde meeting en event locaties. Wij hebben er 44 voor u op een rij gezet.

77 Supernova - Jaarbeurs Utrecht

4

Overzicht titels High Profile Locaties

Voor elke situatie de juiste locatie Locaties.nl Alle locaties voor feesten, ­e venementen, meetings en ­vergaderingen

• Grootste locatiesite van Nederland • Snel en gemakkelijk een locatie vinden en vergelijken • Mooie en duidelijke presentaties met foto’s en filmpjes op Locatie-TV • Uitgebreid aanbod met ruim 4.500 locaties • Eenvoudig in contact komen met de locatie • Plaats gratis uw zoekopdracht op de Locatiemarkt en ontvang direct offertes en reacties van locatiehouders

LocatieFLASH

INSPIRERENDELOCATIES.NL

Wekelijkse digitale locatie nieuwsbrieF

Alle locaties voor meetings, brainstormsessies, vergaderingen, heisessies en private dinners

Is deze nieuwsbrief niet leesbaar? Klik hier voor de online versie

LOCATIE FLASH

Week

21

Nieuwsbrief over Evenementenlocaties

NBC Congrescentrum organiseert Summerschool Events 2013 Nulla facilisi. Nulla libero. Vivamus pharetra posuere sapien. Nam consectetuer. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Morbi commodo, ipsum sed pharetra gravida, orci magna rhoncus neque, id pulvinar odio lorem non turpis. Nullam sit amet enim. Suspendisse id velit vitae ligula volutpat condimentum. Aliquam erat volutpat.

LEES VERDER

NBC Congrescentrum organiseert Summerschool Events 2013 Nulla facilisi. Nulla libero. Vivamus pharetra posuere sapien. Nam consectetuer. Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Morbi commodo, ipsum sed pharetra gravida, orci magna rhoncus neque, id pulvinar odio lorem non turpis. Nullam sit amet enim. Suspendisse id velit vitae ligula volutpat condimentum. Aliquam erat volutpat.

LEES VERDER

Héman

MCI

Live solutions

Inspiratie voor elke locatie.

We create the atmosphere you want.

MCI´s creativity: Change your perspective.

Elk merk heeft een uniek verhaal.

• Laatste locatienieuws • Arrangementen en aanbiedingen

NBC Congrescentrum organiseert Summerschool Events 2013

• Intieme, mooie en inspirerende locaties • Voor bijzondere, kleinere bijeenkomsten • Uitgebreid aanbod met ruim 1.100 locaties

5

Greatervenues.com Special event and meeting venues

Nieuw • Dé inspirerende locatie nieuwssite • Uitgebreide venue reports • Know how van experts • Checklists en dossierartikelen

Locaties app De app voor opdrachtgevers op zoek naar een geschikte locatie voor een zakelijk evenement

• Kosteloos beschikbaar voor iPhone, iPad of Android.

• Vind snel en efficiënt de geschikte locatie.

• Uitgebreid ­aanbod van event en meeting locaties.

JAARBOEK LOCATIES Inspirerende locaties voor meetings en events

• 175 toplocaties voor meetings en events • Prachtig vormgegeven, inspirerende sfeerbeelden • Handige checklists • Interviews met opdrachtgevers

6

977 opdrachtgevers goed voor 135 miljoen euro

Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties Editie 2013

Trots presenteren wij u de tweede editie van het jaarlijkse High Profile Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties.

van het Genootschap voor Eventmanagers en organisatiebureaus werkten mee en hebben het onderzoek volledig ingevuld. Dit groot aantal respondenten toont aan dat de behoefte om kennis te delen groot is.

Het onderzoek is ten opzichte van de eerste editie (2012) geoptimaliseerd en uitgebreid, met meer (open) vragen en meer diepgang. De respons van de opdrachtgevers overtrof de verwachtingen: maar liefst 977 toonaangevende opdrachtgevers van zowel multinationals, kleine en middelgrote ondernemingen, overheidsinstellingen, leden

Dankzij het High Profile Locatieonderzoek 2013 worden trends en ontwikkelingen in de bestedingen en behoeften van opdrachtgevers van meeting en event locaties in kaart gebracht.

Met de resultaten kunnen locaties hun voordeel doen en hun dienstverlening beter afstemmen op de verwachtingen van hun potentiĂŤle klant.

Wensen en eisen van 977 opdrachtgevers in kaart

Spoorwegmuseum

7

Opzet onderzoek

De vragenlijst is tot stand gekomen door een online vooronderzoek waaraan 423 meeting en event locaties hebben deelgenomen.

In dit onderzoek gaven locaties aan wat zij van hun (potentiële) opdrachtgevers zouden willen weten.

Deze input hebben wij meegenomen in de formulering van de vragen van het High Profile Locatie onderzoek 2013. De complete vragenlijst is vervolgens in juni 2013 digitaal verspreid onder 5.500 opdrachtgevers (multinationals, kleine en middelgrote ondernemingen, overheidsinstellingen, leden van het Genootschap voor Eventmanagers en organisatiebureaus). Daarvan hebben 977 opdrachtgevers het onderzoek volledig ingevuld. Dit is een respons van 18%. De gemiddelde invultijd van de vragenlijst was 16 minuten.

Het onderzoek is uitgevoerd door marktonderzoekbureau Effectmeting.nl

“Ik boek geen locatie als er ongemotiveerd

Vergelijking met 2012 en de tijdsgeest

personeel rondloopt!”

waarin we leven

Er zijn interessante resultaten uit het onderzoek gekomen. Dankzij het grotere aantal open vragen zijn ook markante antwoorden gegeven die relevant kunnen zijn voor het beleid dat locaties voeren. Denk daarbij aan hoe belangrijk de opdrachtgever het vindt om reviews te kunnen lezen. Maar ook geeft hij in dit onderzoek duidelijk aan wanneer hij een locatie absoluut niet zou boeken: “als de locatie vies is, dat komt nog regelmatig voor”, “als de locatiehouder arrogant is”, “als er ongemotiveerd personeel rondloopt,” zijn slechts enkele reacties.

Ook andere vragen uit het onderzoek hebben opmerkelijke antwoorden opgeleverd. Niet alleen vanwege de vergelijking met de resultaten van het High Profile Locatieonderzoek 2012, ook vanwege de tijdsgeest waarin we leven en de aannames die wij hebben met betrekking tot bijvoorbeeld MVO, reisafstand en het ‘gevoel’ dat een opdrachtgever wil hebben bij een locatie, want met name de sfeer kan doorslaggevend zijn voor het boeken van een locatie (55%).

Praktische informatie: is een Green Keycertificering wel zo belangrijk voor de opdrachtgever?

De resultaten van het onderzoek geven ook inzage in praktische zaken zoals bijvoorbeeld het offertegedrag van opdrachtgevers en het belang van een Green Key-certificering bij het boeken van een locatie. Dit laatste lijkt namelijk niet heel gewichtig voor opdrachtgevers: 33% geeft aan dat een Green Key status niet van belang is bij de keuze van een locatie.

Bobs Party & Events

8

977 opdrachtgevers goed voor 135 miljoen euro

Enkele highlights die u niet mag missen in dit onderzoek willen wij daarom alvast aanstippen: Per opdrachtgever is het aantal evenementen in 2013 toegenomen ten opzichte van 2012: van 17 naar maar liefst 24 evenementen per jaar.

De totale omzet van deze bedrijven is gestegen van 111 miljoen euro naar 135 miljoen euro.

Tezamen verwachten de 977 opdrachtgevers in 2013 op een totaal van 22.000 evenementen uit te komen. Saillant detail in deze is dat gemiddeld 44% van het evenementenbudget wordt besteed aan de locatie en dat de CEO dit jaar een grotere beslissingsbevoegdheid heeft dan in het voorgaande jaar.

uur, een goed en duidelijk voorstel na het eerste contact met de locatie: “Soms ontvang je pas na twee weken een offerte, je wilt verkopen of je wilt het niet…” Met name het (eerste) contact is een cruciaal punt: zonder een klik met de contactpersoon van de locatie boekt 66% van de opdrachtgevers deze locatie niet. Snelheid in de respons is bovendien een criterium en dan het liefst telefonisch: “Als de communicatie stroef verloopt, boek ik de locatie niet.” En mocht een opdrachtgever van iemand anders vernemen dat de locatie niet goed gepresteerd heeft, dan zal hij of zij geen interesse meer hebben in de betreffende venue. Ook internet en eerdere ervaringen wegen zwaar in de keuze van een locatie. Kortom, ons devies luidt: locatie koester uw klant en ken zijn wensen.

Koester uw klant

De totale uitgaven voor evenementen, de groepsgrootte (van 138 naar 191 man) en het budget per persoon (van 60 naar 69 euro) zijn gestegen ten opzichte van vorig jaar, echter de eisen zijn daarmee op sommige gebieden ook aangescherpt. Zo is het, meer dan in 2012, een vereiste dat goede kwaliteit geleverd wordt. Ook verwacht de opdrachtgever, het liefst binnen 24

De Nieuwe Kerk Den Haag

44% van budget wordt besteed aan de locatie inclusief catering Opdrachtgever zoekt direct contact met locaties

En dat is juist de reden waarom wij het High Profile Locatieonderzoek uitvoeren; opdat locaties

Mooirivier Congreshotel

9

hun opdrachtgevers nog beter en duurzamer kunnen bedienen. Een opvallende conclusie uit het onderzoek is namelijk dat slechts 11 procent van de respondenten gebruik maakt van een evenementenbureau: 89% legt zelf het contact met een locatie. Misschien juist daarom ziet de opdrachtgever (76%) graag direct de kosten in kaart gebracht op de website van een locatie en wenst hij ook in een handomdraai de beschikbaarheid en cateringmogelijkheden te kunnen zien. Ook fotografie, films en informatie over de zaalcapaciteit zijn belangrijke elementen op een website, zo geeft de opdrachtgever aan.

‘Ik verwacht op de website van een locatie direct de kosten inzichtelijk te krijgen.’

Verdere professionalisering van het vak

Vanaf pagina 10 vertellen vijf opdrachtgevers uitgebreider over hun goede en minder goede ervaringen en geven zij meeting en event locaties enkele tips. Verder vindt u in deze uitgave praktische “how to” informatie van premium suppliers uit het evenementenvak.

Fort St. Gertrudis

Wat zijn de tips & tricks van deze experts? Ze vertellen over veelgemaakte fouten en geven hun visie. Learnings waar u hopelijk iets aan heeft.

Als wij gezamenlijk onze kennis delen kunnen we deze mooie branche naar een hoger niveau tillen.

En daar dragen wij graag aan bij, evenals 83% van de opdrachtgevers die hebben aangegeven in de toekomst mee te willen blijven werken aan het onderzoek.

Oscar Krechting en Ronnie Witjes High Profile Locaties

10

VIJF OPDRACHTGEVERS UITGELICHT

Om een gezicht te geven aan de grote groep van 977 opdrachtgevers die mee heeft gewerkt aan dit onderzoek, hebben wij er vijf bereid gevonden uitvoeriger op de vragen in te gaan: waarom werkten zij mee aan het onderzoek, wat zijn de budgetten voor locaties, hoeveel evenementen organiseren zij en wanneer boeken zij een locatie zeker niet? Last but not least: wat willen zij meeting en event locaties meegeven?

De beslissers bij Jumbo Supermarkten, Hago Zorg, ABN Amro, Achmea en KPN Hi geven u meer inzicht in hun wensen en eisen.

GevangenisKapel Rotterdam

11

Jumbo

Supermarkten

Opdrachtgever: Jumbo Supermarkten Geïnterviewde: Martijn Bögels, Evenementen & Sponsoring

Martijn Bögels vertelt, namens de afdeling evenementen & sponsoring van Jumbo Supermarkten, meer over het locatiebeleid.

De afdeling heeft focus op relatie-, personeelsen consumenten­evenementen, meetings en congressen.

Waarom werkte u mee aan het High Profile Locatieonderzoek 2013?

“Wij werkten mee aan het onderzoek om zelf ook op de hoogte te blijven van de meest accurate marktinformatie met betrekking tot locaties en ontwikkelingen in de evenementenbranche.”

Wat verwacht u direct te kunnen zien op de website van een locatie?

“Het is voor ons van belang dat we direct de capaciteit en parkeergelegenheid kunnen achterhalen.

Veel locaties hebben wel de capaciteit, maar niet de bijbehorende parkeergelegenheid of bereikbaarheid op hun website gepubliceerd. Daarnaast is het ook erg prettig om te zien wat de mogelijkheden zijn om buiten vaste partners om te werken.

Wij werken eigenlijk alleen maar met eigen producten en recepten, en dit vergt veel flexibiliteit vanuit de locatie en diens vaste partners.”

Wat is met name van belang wanneer u

Hoeveel evenementen verwacht u dit jaar

contact legt?

te organiseren?

“Dat er met ons wordt meegedacht met betrekking tot creatieve en ludieke ideeën.”

“Over het algemeen organiseren wij op jaarbasis een kleine honderd evenementen, waarvan het grootste deel gericht is op onze medewerkers.”

Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u een offerte aan?

Boekt u een locatie rechtstreeks of via een bureau?

“Locaties boeken wij in principe zelf, daarom is een online zoeksite en het naslagwerk ideaal voor ons als afdeling. Indien wij een bureau inschakelen om ons te ondersteunen, dan zullen wij altijd nauw betrokken zijn bij de locatiekeuze.”

Welke criteria hanteert u in de zoektocht

“Vanuit bedrijfsbeleid zijn wij genoodzaakt altijd drie offertes aan te vragen.”

Wanneer boekt u een locatie ZEKER niet?

“Wij boeken een locatie zeker niet wanneer men niet met ons meedenkt en een beperkte mate van flexibiliteit naar voren komt. Daarnaast moet de locatie zeker bij de boodschap, het thema en onze waarden passen.”

naar een locatie en waarom?

“Voor ons is het erg belangrijk dat een ruimte flexibel is qua indeling en dat de sfeer van een locatie goed aansluit bij de boodschap en de waarden van Jumbo. Daarnaast zijn een centrale ligging in Nederland, de bereikbaarheid en de parkeergelegenheid erg belangrijke criteria.”

Heeft u nog tips voor event en meeting locaties?

“Jazeker: wees helder, eerlijk, transparant en blijf vooral bij jezelf, zodat je zeker weet dat je een evenement aankunt en de belofte kunt waarmaken.”

12

Hago Zorg Opdrachtgever: Hago Zorg Geïnterviewde: Suzanne Blok, Managementassistente

Suzanne Blok is sinds 9 jaar management­assistente bij Hago Zorg. In deze functie is zij verantwoordelijk voor het organiseren van kleine en middelgrote evenementen voor het personeel. Tevens organiseert zij klanten-/relatiedagen.

Wat verwacht u direct te kunnen zien op de website van een locatie?

“Op de website van een locatie verwacht ik een indruk van de sfeer te kunnen krijgen. Ook vind ik het prettig als ik direct de beschikbaarheid kan checken.”

Waarom werkte u mee aan het onderzoek?

“Om zelf ook op de hoogte te blijven van trends en ontwikkelingen in de meeting en event locatiebranche en om ideeën op te doen voor inspirerende locaties.”

Wat is met name van belang wanneer u con-

Hoeveel evenementen verwacht u dit jaar te

Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u een

organiseren?

offerte aan?

“We rekenen op circa vijf evenementen, kleine en grotere.”

“Om een goede vergelijking te kunnen maken, vraag ik meestal bij drie locaties een offerte aan.”

Denkt u dat het budget voor evenementen

Wanneer boekt u een locatie ZEKER niet?

zal stijgen, dalen of gelijk blijft?

“Ik verwacht dat het budget ongeveer gelijk zal blijven.”

“Als ik het gevoel krijg dat alles ‘standaard’ geregeld wordt. Ook wanneer er niet genoeg rekening wordt gehouden met onze wensen.”

Boekt u een locatie rechtstreeks?

Wat is uw beste ervaring / slechtste ervaring

“Meestal boeken wij een locatie zelf. Alleen bij de grotere evenementen maken wij gebruik van een bureau. Met name vanwege het uit handen geven van werkzaamheden en ook vanwege het netwerk van bureaus in de locatiemarkt.

bij het boeken van een locatie?

Welke criteria hanteert u in de zoektocht naar een locatie en waarom?

“Wij vinden sfeer, bereikbaarheid en parkeergelegenheid belangrijk. Verder is het prettig als er ter plekke wordt meegedacht. Ook zoeken we vaak naar een MVO-locatie.”

tact legt?

“Of het klikt met de contactpersoon en of ik een snelle terugkoppeling krijg.”

“Mijn slechtste ervaring was bij een locatie waar wij ons kerstfeest vierden: ons was beloofd dat het goed verwarmd zou zijn, maar dat bleek niet het geval. De sfeer was er moeilijk in te krijgen aangezien onze gasten in hun prachtige feestkleding aan het kou lijden waren! De beste ervaring tot nu toe was de locatie van ons laatste kerstfeest. Het was precies in de warme kerstsfeer gedecoreerd zoals wij dat in gedachten hadden. De locatie had echt een hoog ‘wow-gehalte’ en iedereen kwam direct in een feeststemming.”

13

ABN AMRO Opdrachtgever: ABN AMRO Geïnterviewde: Laura Starmans, Eventmanager

Laura Starmans is sinds 2,5 jaar werkzaam als Event Manager bij ABN AMRO in Amsterdam. In deze functie organiseert zij veel interne evenementen, zoals informatieve bijeenkomsten, kwartaalsessies en personeelsuitjes. Ook organiseert Laura evenementen voor klanten, zoals conferenties, seminars, roadshows en webinars.

Waarom werkte u mee aan het onderzoek?

“Ik vind het nuttig en van belang om kennis en ervaringen met elkaar te delen zodat er uiteindelijk betere en kwalitatief hogere evenementen worden neergezet, waar klanten en leveranciers trots op kunnen zijn.”

website van een locatie?

“De contactgegevens van de afdeling die over de zakelijke reserveringen gaat! Dat is toch nog af en toe een zoektocht!”

Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u een offerte aan?

“Gemiddeld bij drie locaties vraag ik globale offertes aan, de details komen later wel.”

Wanneer boekt u een locatie ZEKER niet?

“Als er bij het eerste contact al wordt ‘gezucht’ omdat ik lastig zou zijn en als de prijs- kwaliteitverhoudingen absoluut niet kloppen.”

Hoeveel evenementen verwacht u dit jaar te

Wat is uw beste ervaring / slechtste ervaring

organiseren?

bij het boeken van een locatie?

“Ongeveer 40.”

“Bij de aanvraag van de eerste offerte werd mij door een hotel verzekerd dat de verbouwingen aan dat hotel 100% klaar waren bij aanvang van het evenement aangezien er zelfs al meerdere evenementen voor ons gepland stonden. Helaas was dit niet het geval en zaten wij in een halve bouwput… Mijn beste ervaring was bij een locatie die in eerste instantie vooral ver weg leek. Toen ik er daadwerkelijk was werd ik zo hartelijk ontvangen, het gesprek was heel goed voorbereid en er lag al een eerste offerte klaar. Mijn verwachtingen werden op dat moment overtroffen.”

Wat is hiervoor het budget?

“Dat is verschillend. Wel is duidelijk te merken dat er kritischer wordt gekeken naar elk budget; of het nu om een groot of klein event gaat.”

Boekt u een locatie rechtstreeks?

“Ja, ik boek alle locaties rechtstreeks, omdat ik wil zien waar ik onze gasten naartoe stuur.”

Welke criteria hanteert u in de zoektocht naar een locatie en waarom?

Heeft u nog tips voor event- en

“Flexibiliteit is altijd van belang. Het komt regelmatig voor dat het aantal personen of zalen op een laat moment in het project nog wijzigt, dan willen we nog wel terecht kunnen.”

meetinglocaties?

Wat verwacht u direct te kunnen zien op de

“Zorg dat alle medewerkers zich op elk moment professioneel gedragen. En meedenken met de klant; dat komt elk evenement ten goede. Uiteindelijk zijn we samen verantwoordelijk voor het laten slagen van een evenement.”

14

Achmea Opdrachtgever: Achmea Geïnterviewde: Irma Perik, relatiemarketeer, divisie Pensioen en Leven

Irma Perik is 17 jaar werkzaam bij Achmea en bekleedt nu de functie van relatiemarketeer, divisie Pensioen en Leven. In deze rol organiseert zij evenementen voor bedrijven met collectieve pensioenverzekeringen (50 tot 250 man). Daarnaast is zij soms betrokken bij de organisatie van interne events zoals het Achmea Festival in 2011 voor 11.000 collega’s.

Waarom werkte u mee aan het High Profile

doelstelling passen. Overige indicatoren zijn voor ons bereikbaarheid, sfeer en uitstraling, inspiratie en de prijs-kwaliteitverhouding.”

Wat verwacht u direct te kunnen zien op de website van een locatie?

“Beeldimpressies, de mogelijkheden in termen van omvang en een eerste indicatie in kosten. Prettig daarnaast zijn referenties van eerdere events.”

locatieonderzoek?

“Dat is tweeledig: enerzijds om zelf op de hoogte te blijven en anderzijds vind ik het van belang om zaken te delen. Het delen van zowel positieve als negatieve ervaringen zorgt ervoor dat je uiteindelijk beter werk levert, tijd bespaart en werkt aan je netwerk.”

Hoeveel evenementen verwacht u dit jaar te

Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u een offerte aan?

“Meestal bij twee locaties. Juist omdat je in het voortraject al heel selectief bent geweest richt de keuze voor de locatie zich alleen nog op de wijze van offreren, de prijs, het meedenken en de creatieve oplossingen die aangedragen worden.”

organiseren?

“Voor 2013 en 2014 organiseren we 25 evenementen per jaar.”

Wanneer boekt u een locatie ZEKER niet?

opzichte van vorig jaar?

“Bij een slechte bereikbaarheid, moeizaam parkeren, slechte prijs-kwaliteitverhouding. Maar ook wanneer ik van twee of meer mensen uit mijn netwerk heb vernomen dat zij slechte ervaringen hebben gehad.”

“Een daling. De verhouding 2013-2014 zal wel gelijk zijn.”

Wat is uw beste ervaring bij het boeken van

Is het budget een stijging of een daling ten

een locatie?

Boekt u een locatie rechtstreeks?

“Ik maak voornamelijk gebruik van een preferred supplier van Achmea. Wij beschikken over een aantal prachtige locaties met goede voorzieningen en vele faciliteiten. Vaak bijzonder geschikt voor bijeenkomsten voor klanten, ook vanwege de uitstraling.”

Welke criteria hanteert u in de zoektocht naar een locatie en waarom?

“Een locatie moet bij het label, de doelgroep en de

“Vanwege plotselinge sneeuwstormen kwam het aantal aanwezigen van een evenement uit op 40%.

De locatie paste direct het programma aan op de aantallen, zonder problemen. Meteen daarna liet de locatie weten dat zij uitsluitend het aantal daadwerkelijk aanwezige gasten zouden berekenen en gaf mijn contactpersoon aan dat zij alle begrip hadden voor de situatie. Ik heb uiteraard een nieuwe reservering gemaakt enkele maanden nadien!

15

KPN HI Opdrachtgever: KPN HI Geïnterviewde: Dave Frauenfelder, Manager Merk & Marketingcommunicatie

Dave Frauenfelder is sinds 4,5 jaar werkzaam bij KPN en inmiddels 2 jaar als Manager Merk & Marketingcommunicatie bij Hi. In deze functie is hij onder meer eindverantwoordelijk voor evenementen, primair voor jongeren, aanhakend op bestaande events. En secundair voor interne partijen, zoals merkupdates.

merkactivaties is het voor ons belangrijk dat primair jongeren naar het evenement komen.”

Wat verwacht u direct te kunnen zien op de website van een locatie?

“Ik verwacht direct inzage in de kosten. En zie graag ook een beeldimpressie van de locatie op de website.

Beschikbaarheid zou handig zijn.”

Waarom werkte u mee aan het High Profile Locatieonderzoek?

“Ik vind het zinvol om vraag en aanbod op elkaar te blijven aanpassen en ik vind het belangrijk om gezamenlijk het niveau steeds hoger te krijgen.”

Wat is met name van belang wanneer u contact legt?

“Wanneer er een goede klik is, is het fijn dat er werk ‘uit handen’ genomen kan worden. Snelheid en de manier van terugkoppelen is hierbij belangrijk.”

Hoeveel evenementen verwacht u dit jaar te organiseren?

Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u een

“Dit jaar organiseren we ongeveer 6 à 7 verschillende evenementen.”

offerte aan? Waarom?

Wat is hiervoor het budget?

“Gemiddeld drie, deels vanuit de wensen van KPN en deels om ervoor te zorgen dat we voldoende keuze hebben.”

“Minder dan 500.000 euro. Dit is een daling ten opzichte van 2012.”

Wanneer boekt u een locatie ZEKER niet?

Boekt u een locatie rechtstreeks?

“Wanneer er online weinig informatie beschikbaar is en je actief op zoek moet gaan.”

“We maken gebruik van bureaus als SterkMerkWerk en Brilman & Partners om de productie te verzorgen.

Zij zijn bekend met de Hi merkstrategie en in staat om een Hi-waardige productie te realiseren. Voor onze merkactivaties op Pinkpop, Wish Outdoor, Solar Festival, Lowlands en de SLAM SchoolAwards schakelen wij rechtstreeks met o.a. Mojo en Radio538.”

Wat is uw beste ervaring bij het boeken van een locatie?

“De beste ervaring is meestal wanneer je verwachtingen worden overtroffen en aan alles is gedacht, ook wanneer er iets plotseling verkeerd gaat.”

Heeft u nog tips voor event en meeting

Welke criteria hanteert u in de zoektocht

locaties?

naar een locatie en waarom?

“Zorg voor een goede vindbaarheid online en zorg ervoor dat de website de benodigde informatie heeft.”

“De eerste vraag die ik stel is ‘past het bij het merk en het doel van het event?’ In het geval van onze

16

17

De wensen en eisen van 977 opdrachtgevers in kaart.

High Profile Locatie足onderzoek 2013 onder opdrachtgevers van meeting en event locaties.

BAUT Amsterdam

18

977 Opdrachtgevers gaven antwoord op de onderstaande vragen 20

Verdeling respondenten (man / vrouw)

20

In welke leeftijdscategorie valt u?

21

Wat voor soort opdrachtgever bent u?

21

Hoeveel werknemers telt uw bedrijf?

22

Wat is uw functie?

23

Hoe lang bent u werkzaam in deze functie?

24

Wie beslist er binnen uw organisatie met welke locatie wordt samengewerkt?

25

Wie bepaalt de hoogte van het evenementenbudget?

26

Hoeveel evenementen gaat u dit jaar te organiseren?

26

Welke percentage van het evenementenbudget wordt gemiddeld uitgetrokken

voor de locatie inclusief catering?

27

In welke orde van grootte valt het budget voor evenementen in 2013?

28

Met welke omvang is het budget van 2013 ongeveer toe- of afgenomen

ten opzichte van 2012?

29

Ik verwacht dat het budget in de toekomst (na 2013)

30

Boekt u een locatie rechtstreeks, via een evenementenbureau of via een

boekingsplatform / intermediair?

30

Gemiddeld voor hoeveel personen boekt u een locatie?

31

Wat was afgelopen jaar (2012) de grootste en de kleinste groep waarvoor u

een locatie geboekt heeft?

31

Wat geeft u gemiddeld uit aan een locatie (inclusief catering) per persoon?

32

Wat is de gemiddelde reistijd die u bereid bent te reizen naar een locatie?

32

Het is belangrijk dat een locatie goed met het openbaar vervoer bereikbaar is.

33

Hoe komt u tot de keuze van een locatie?

34

Welke websites gebruikt u bij het zoeken van een locatie?

34

Welk apparaat gebruikt u om bovenstaande websites te bekijken?

35

Wat verwacht u direct te kunnen zien op de website van een locatie?

35

Op welke manier neemt u het liefst contact op met een locatie?

36

In welke locatiesoorten bent u het meest ge誰nteresseerd?

37 Kunt u aangeven waarvoor u een locatie het meest boekt?

19

38

Voor welke groep organiseert u het meest een event?

38 Zijn uw evenementen meestal eendaags of meerdaags?

39

Welke stellingen vindt u belangrijk bij uw locatiekeuze?

40

Welke criteria vindt u belangrijk bij uw locatiekeuze?

41

Wat vindt u bij een locatie belangrijk in “uitstraling en sfeer�?

42

Welke apparatuur / technologie dient er minimaal op een locatie aanwezig te zijn?

42 Aanwezigheid van WiFi is belangrijk bij mijn locatiekeuze.

43

Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u per bijeenkomst offertes aan?

43

Bent u bereid een online evaluatieformulier in te vullen na afloop van een

evenement waarmee de locatie uw tevredenheid kan meten?

44

Wanneer boekt u een bepaalde locatie zeker niet?

46 Kunt u op een schaal van 1 tot 10 aangeven of MVO een

doorslaggevende factor is bij uw locatiekeuze?

47

Welk pijler van MVO vindt u het belangrijkst?

47

Green Key status is een belangrijk criterium bij de keuze van een locatie.

48

Welke trends ziet u de komende jaren bij het boeken van locaties?

50 De aanwezigheid van hotelkamers bij de locatie voor eventuele

overnachtingen is belangrijk.

50

Uit kostenbesparing gebruiken wij ons eigen kantoor vaker als evenementenlocatie.

51

Ik heb voorkeur voor een all inclusive prijs als ik een locatie boek.

51

Het maakt mij niet uit als technische middelen extern moeten worden ingehuurd.

52

Ik ben bereid meer te betalen als er gebruik wordt gemaakt van streek- en/of

biologische producten.

52

Ik heb als opdrachtgever behoefte aan locaties die ook per uur te boeken zijn.

53

Voordat wij op zoek gaan naar een locatie hebben wij een pakket van eisen

samengesteld waaraan een locatie moet voldoen.

53

Ik bekijk beoordelingswebsites voordat ik een locatie ga boeken.

54 Zonder een klik met de contactpersoon van de locatie boek ik betreffende locatie niet.

54 De prijs is voor mij doorslaggevend bij het boeken van een locatie.

55

Bent u bereid in de toekomst vaker mee te werken aan dit onderzoek?

20

High Profile Locatieonder zoek 2013

Verdeling respondenten

Man

27%

73% Vrouw

IN welke leeftijdscategorie valt u?

Jonger dan 20 20 - 29 jr 30 - 39 jr 40 - 49 jr 50 - 59 jr 60 en ouder

0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2013

Wat voor soort opdrachtgever Bent u?

Anders Zzp-er evenementenorganisatie

7%

8% Evenementenbureau

11%

74% Bedrijf, instelling of overheid

hoeveel werknemers telt uw bedrijf?

0 - 49 50 - 99 100 - 249 250 - 499 500 - 999 1000 - 4999

Bijna de helft (45%) werkt bij een organisatie met nul tot vijftig medewerkers. Bijna ĂŠĂŠn op de vier opdrachtgevers (24%) vertegenwoordigt een bedrijf met meer dan 500 medewerkers.

5000 of meer

0 10% 20% 30% 40% 50%

21

22

High Profile Locatieonder zoek 2013

wat is uw functie?

Channel Manager Communicatiemanager DGA / Eigenaar Directeur / CEO Commercieel Directeur / Director of Sales Financieel Directeur / CFO Eventmanager Event coรถrdinator Facility Manager Marketingmanager Personal Assistent Personeelsmanager Personeels- / Feestcommissie Productmanager (Directie)secretaresse Projectmanager Anders

0 5% 10% 15% 20% 25%

High Profile Locatieonder zoek 2013

hoe lang bent u Werkzaam in deze functie?

0 - 1 jr 2 - 5 jr 6 - 10 jr 11 - 15 jr Langer dan 15 jr

0 10% 20% 30% 40% 50%

23

24

High Profile Locatieonder zoek 2013

wie beslist er binnen uw organisatie met welke locatie wordt samengewerkt?

(Meerdere antwoorden mogelijk)

1%

= 2012

Channel Manager 9%

Communicatiemanager 18%

DGA / Eigenaar 31%

Directeur / CEO 10%

Commercieel Directeur / Director of Sales

5%

Inkoper 9%

Marketingmanger 5%

Personal Assistent 3%

Personeelsmanager 6%

Personeels- / Feestcommissie 2%

Productmanager Financieel Directeur / CFO

3% 25%

Eventmanager 11%

Event coรถrdinator 3%

Facility Manager 16%

(Directie)secretaresse Projectmanager 19%

Anders

0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2013

wie bepaalt de hoogte van het evenementenbudget?

(Meerdere antwoorden mogelijk)

1%

= 2012

Channel Manager 6%

Communicatiemanager 17%

DGA / Eigenaar 40%

Directeur / CEO 11%

Commercieel Directeur / Director of Sales

3%

Inkoper 10%

Marketingmanger 1%

Personal Assistent 2%

Personeelsmanager Personeels- / Feestcommissie

3% 2%

Productmanager 10%

Financieel Directeur / CFO

12%

Eventmanager 4%

Event coรถrdinator 2%

Facility Manager 5%

(Directie)secretaresse Projectmanager 19%

Anders

0 10% 20% 30% 40% 50%

25

26

High Profile Locatieonder zoek 2013

Hoeveel evenementen gaat U Dit jaar organiseren? (respondenten hebben hier een exact aantal ingevuld)

24

Gemeten in dit onderzoek zijn dit zo’n 22.000 evenementen in 2013.

In 2012 waren dit gemiddeld 17 evenementen per respondent.

(gemiddeld per respondent)

Welk percentage van het evene­menten­budget wordt gemiddeld uitgetrokken­voor de locatie inclusief catering?

44%

High Profile Locatieonder zoek 2013

In WELKE ORDE VAN GROOTTE VALT HET BUDGET VOOR EVENEMENTEN IN 2013?

â‚Ź 0 - 9.999 10.000 - 24.999 25.000 - 49.999 50.000 - 99.999 100.000 - 249.999 250.000 - 499.999 500.000 - 999.999

Dat is rond de 135 miljoen euro. Dit bedrag is echter een voorzichtige raming.

Vermoedelijk vullen sommige opdrachtgevers een lager bedrag in dan ze in werkelijkheid spenderen.

1.000.000 of meer

0 10% 20% 30% 40% 50%

27

28

High Profile Locatieonder zoek 2013

Met welke omvang is het budget van 2013 ongeveer toe- of afgenomen ten opzichte van 2012?

= 2012

3%

> + 25% 1%

+ 25% 1%

+ 20%

21% ziet het budget dit jaar toenemen (waarvan zelfs 8% met 25% over meer).

2%

+ 15% 3%

+ 10% 2%

+ 5% 43%

Gelijk gebleven 12%

- 5% 10%

- 10% 5%

- 15% 7%

- 20% 6%

- 25% 5%

> - 25%

0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2013

Ik verwacht dat het budget in de toekomst足(na 2013):

Zakt

21%

Stijgt

17%

Gelijk blijft

62%

29

30

High Profile Locatieonder zoek 2013

boekt u een locatie rechtstreeks, via een Evenementenbureau of via een boekingsplatform / intermediair?

Evenementenbureau

7% Boekingsplatform / intermediair

Net als in 2012 boekt het grootste gedeelte (bijna 89%) van de respondenten een locatie rechtstreeks.

4,4%

88,6% Rechtstreeks

Gemiddeld voor hoeveel personen Boekt u een locatie?

191 (gemiddeld per respondent)

Dit is een stijging van ruim 38% ten opzichte van 2012.

Toen was het gemiddelde aantal 138 personen.

High Profile Locatieonder zoek 2013

Wat was afgelopen jaar (2012) de grootste en de kleinste groep waarvoor u een locatie geboekt heeft?

Gemiddeld grootste groep

Gemiddeld kleinste groep

38 652

Wat geeft u gemiddeld uit aan een locatie (inclusief catering) per persoon?

< e 25 p.p. e 25 - e 49 e 50 - e 74 e 75 - e 99 e 100 - e 149 e 150 - e 249

Het gemiddelde bedrag is â&#x201A;Ź 69 per persoon. Dit was in 2012 â&#x201A;Ź 60 per persoon.

> e 250 p.p.

0 10% 20% 30% 40% 50%

31

32

High Profile Locatieonder zoek 2013

Wat is de gemiddelde reistijd Die u bereid Bent te reizen naar een locatie?

0 - 29 minuten 30 - 44 minuten 45 - 59 minuten 60 - 89 minuten 90 minuten of meer

0 10% 20% 30% 40% 50%

het is belangrijk dat een locatie goed met het openbaar vervoer Bereikbaar is

zeer oneens oneens enigszins oneens

Meer dan de helft van de opdrachtgevers (55%) vindt het belangrijk dat een locatie goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.

enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2013

Hoe komt u tot de keuze van een locatie?

(Meerdere antwoorden mogelijk)

Internet Vakbladen/magazines Vakbeurzen Locale pers Jaaruitgaven (boeken)

Eerdere ervaringen, mond tot mond reclame en internet zijn veruit de belangrijkste keuzecriteria.

Mond tot mond reclame/eigen netwerk Eerdere ervaring met locatie Anders

0 20% 40% 60% 80% 100%

33

34

High Profile Locatieonder zoek 2013

Welke websites gebruikt u bij het zoeken van een locatie? (Meerdere antwoorden mogelijk) = 2012

52%

Locaties.nl 32%

Inspirerendelocaties.nl 11%

Dnls.nl Net als in 2012 spelen social media als Twitter, Linkedin en Facebook nauwelijks een rol bij het zoeken naar een locatie.

Vergaderlocaties.nl 5%

Twitter 5%

Facebook 7%

Linkedin 75%

Google 2%

Youtube 22%

Anders

0 20% 40% 60% 80% 100%

Welk apparaat gebruikt u om bovenstaande websites te bekijken?

PC / Laptop Tablet Smartphone

0 20% 40% 60% 80% 100%

High Profile Locatieonder zoek 2013

wat verwacht u direct te kunnen Zien op de Website van een locatie? (Meerdere antwoorden mogelijk)

Locatiekosten Standaard drankarrangement Techniek bij kosten zaalhuur inbegrepen Beschikbaarheid Cateringmogelijkheden

Ook werd veelvuldig aangegeven dat sfeerimpressies (fotoâ&#x20AC;&#x2122;s / video) en zaalcapaciteit belangrijke elementen zijn op een locatiewebsite.

Anders

0 20% 40% 60% 80% 100%

Op welke manier neemt u het liefst contact op met een locatie?

Telefonisch Per e-mail Via een online aanvraagformulier Via de website van de locatie

Ondanks alle online mogelijkheden blijkt telefonisch contact het meest belangrijk.

Op de voet gevolgd door e-mail.

Anders

0 10% 20% 30% 40% 50%

35

36

High Profile Locatieonder zoek 2013

In welke locatiesoorten bent u het meest geĂŻnteresseerd? (maximaal 5) 4%

= 2012

Attractiepark 12%

Beursgebouw 1%

Bioscoop 33%

Buitenlocatie 1%

Casino 4%

Club/discotheek 58%

Congres- en vergaderlocatie 2%

Dierenpark 5%

Golfbaan 32%

Hotel 33%

IndustriĂŤle locatie 42%

Kasteel, landof herenhuis 14%

Kerk/Klooster 14%

Museum/galerie 13%

Partycentrum 28%

Restaurant 9%

Schip/rederij 16%

Schouwburg/theater 7%

Sportaccommodatie 16%

Strandpaviljoen

0 10% 20% 30% 40% 50% 60%

High Profile Locatieonder zoek 2013

Vervolg: 11%

Studio/concertlocatie 6%

Tent 2%

Trein 10%

Anders

0 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Kunt u aangeven waarVOOR u een locatie het meest boekt? (maximaal 5)

34%

Personeelsfeesten 24%

Bedrijfsuitjes

32%

Teambuilding/ motivatiedag 11%

Beurzen/ tentoonstellingen

39%

Congressen/ seminars 11%

Productpresentaties

21%

Kick off meetings Dealerdagen

3%

Bijna de helft (47%) van de respondenten boekt locaties voor vergaderingen en brainstormsessies.

16%

Zakendiners

44%

Vergaderingen/ brainstormsessies 38%

Trainingen/workshops Incentives/groepsreizen Anders

= 2012

40%

Relatie-evenement

6% 7%

0 10% 20% 30% 40% 50%

37

38

High Profile Locatieonder zoek 2013

Voor welke groep organiseert u het meest een event?

Ondernemersraad Management Team Medewerkers Relaties Anders

0 10% 20% 30% 40% 50%

Onze evenementen zijn meestal:

Eendaags Meerdaags

0 20% 40% 60% 80% 100%

High Profile Locatieonder zoek 2013

Welke stellingen vindt u belangrijk bij uw Locatiekeuze? (maximaal 5)

Leveren goede kwaliteit Komen met goede voorstellen Komen de afspraken na Zijn klantgericht Werken effectief Geven strategische adviezen Hebben passie voor ons merk Hebben focus op eindresultaat Hebben een flexibele instelling Hebben een sterk inlevingsvermogen Hebben affiniteit met onze branche Dagen me uit Hebben een transparante kostenstructuur Hebben een prettige mentaliteit Hebben een goede kostenbewaking Hebben veel talent in huis Werken tegen lage kosten Houden me goed op de hoogte Hebben ongeremde creativiteit Zijn punctueel Gaan snel te werk

Kwaliteit, afspraken nakomen, klantgerichtheid en flexibiliteit worden hoog gewaardeerd, meer nog dan het hebben van een transparante kostenstructuur.

Doorbreken codes van de markt (onorthodox) Geven goede executionele begeleiding aan technische haalbaarheid Anders

0 20% 40% 60% 80%

39

40

High Profile Locatieonder zoek 2013

Welke criteria vindt u belangrijk bij uw Locatiekeuze? (maximaal 5)

Exclusiviteit Aanzien/reputatie Comfort/luxe Ligging/omgeving Uitstraling/sfeer Bereikbaarheid Parkeergelegenheid Eten en drinken Aanwezigheid meerdere zalen/break out rooms Verzorging/schoonheid Prijs/kwaliteitverhouding Begeleiding/service offertetraject Service op de dag zelf Grootte van de locatie Goede recensies Anders

De prijs/kwaliteit-verhouding is het belangrijkste criterium bij de locatiekeuze. In 2012 was dit de sfeer en uitstraling 0 20% 40% 60% 80% van een locatie.

High Profile Locatieonder zoek 2013

41

Wat vindt u bij een locatie belangrijk in uitstraling en sfeer?

(Meest gegeven antwoorden van 445 respondenten)

Men moet zich prettig voelen bij een locatie (licht, ruimte).

De uitstraling en sfeer moeten aansluiten bij het doel van de dag en uitstraling van het bedrijf.

Prettig, comfortabel, een goede vibe.

Iedereen moet zich op zijn gemak voelen.

Goed daglicht.

Sfeer wordt bepaald door inrichting en medewerkers.

Smaakvol, modern. Aan tijdsgeest aangepast.

De WOW-factor van de gasten bij binnenkomst.

Niet te luxe, niet â&#x20AC;&#x153;over the topâ&#x20AC;?

Vanaf het moment van binnenkomen moeten mijn klanten zich voelen alsof ze thuiskomen.

Verzorgd en representatief.

Modern, stijl, fris.

Creatief en inspirerend.

Gastvrijheid. Men moet zich welkom voelen.

Het mag absoluut niet shabby zijn of vergane glorie uitstralen.

Niet te kil en te klinisch.

Geen TL-verlichting.

De ruimte moet een knus en warm gevoel geven.

Schoon, netjes, ruim en licht.

Een prettige, warme, vriendelijke maar wel zakelijke sfeer.

42

High Profile Locatieonder zoek 2013

Welke apparatuur / technologie dient er minimaal op een locatie aanwezig te zijn? (Meerdere antwoorden mogelijk)

Wifi Beamer of led/lcd/ plasmascherm Flipover Laptop Tv Geluidsinstallatie / microfoons Videoconferencing anders ...

0 20% 40% 60% 80% 100%

Aanwezigheid van WiFi is belangrijk bij mijn locatiekeuze.

zeer oneens oneens

De aanwezigheid van WiFi is een noodzaak voor een locatie.

enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2013

Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u per bijeenkomst offertes aan?

1 2 3 4 Een opdrachtgever vraagt gemiddeld een offerte aan bij 2,8 locaties.

5 6-9 10 of meer

0 10% 20% 30% 40% 50%

Bent u bereid een online evaluatieformulier in te vullen na afloop van een evenement waarmee de locatie uw tevredenheid kan meten? nee

13%

ja

87%

Er is een grote bereidheid om het evenementenvak naar een hoger level te tillen.

43

44

High Profile Locatieonder zoek 2013

Wanneer boekt u een bepaalde locatie zeker niet? (Meest gegeven antwoorden van 831 respondenten)

Slechte ervaringen van anderen.

Bij slechte recensies, boeken we zeker niet.

Te duur.

Niet goed schoon.

Vieze ruimtes.

Rommelig.

Slechte website. Als eerste impressie niet overtuigt.

Slecht offertetraject. Geen transparante offerte.

Slechte catering.

Wanneer we een budget aangeven en daar in de offerte zwaar overheen gegaan wordt.

Als er niet snel wordt gereageerd op een aanvraag.

Wanneer de prijs/ kwaliteit verhouding niet deugt.

Wanneer er teveel tussenpersonen bij betrokken worden.

Onprofessioneel personeel.

Als de bereikbaarheid per openbaar vervoer slecht is.

Afspraken niet nakomen of vergeten.

High Profile Locatieonder zoek 2013

Als ik in het offertetraject al twijfels heb. Bijvoorbeeld door slechte communicatie.

Wanneer de locatie zich in een slechte staat bevindt.

Indien betrokkenheid / passie voor het vak ontbreekt.

Wanneer er weinig tot geen parkeermogelijkheden zijn.

Draaiend op routine.

Wanneer de prijs/kwaliteit verhouding niet deugt.

First contact. If thatâ&#x20AC;&#x2122;s not good, that says enough for me.

Als ik moet blijven vragen om de offerte.

Als de contactpersoon een chagrijn is.

Als alles standaard is en geen ruimte voor creativiteit en maatwerk.

Ouderwetse uitstraling, vergane glorie.

Niet meedenken, niet flexibel.

Na een slechte eerste ervaring.

Niet centraal gelegen, te ver.

45

46

High Profile Locatieonder zoek 2013

Kunt u op een schaal van 1 tot 10 aangeven of MVO een doorslaggevende factor is bij uw locatiekeuze? (waarbij 1 niet en 10 zeer van doorslaggevende rol is)

1 2 3

MVO lijkt geen doorslaggevende factor, een gemiddelde van 5,3 op een schaal van 1 tot 10.

4 5 6 7 8 9 10

0 5% 10% 15% 20% 25%

High Profile Locatieonder zoek 2013

Welk pijler van MVO vindt u het belangrijkst?

MVO People: staat voor de prestaties van een bedrijf op sociaal ethisch gebied.

MVO Planet: houdt in dat rekening wordt gehouden met het effect van de bedrijfsactiviteiten op het milieu, ofwel de planeet.

MVO Profit: kijkt naar de economische effecten van de bedrijfsactiviteiten op de omgeving.

0 20% 40% 60% 80%

Green Key status is een belangrijk criterium bij de keuze van een locatie.

zeer oneens oneens

22% van de opdrachtgevers geeft aan dat een Green Key status niet van belang is.

enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

47

48

High Profile Locatieonder zoek 2013

Welke trends ziet u de komende jaren bij het boeken van locaties?

(Meest gegeven antwoorden van 466 respondenten)

Dat we meer in-house gaan doen.

Kwaliteit voor een juiste prijs.

Scherpere prijzen.

Meer low budget.

Locatie voor enkele uren te boeken.

Kleinschaliger.

Meer huiskamer locaties.

Back to basic.

Steeds “groener”. Meer MVO en biologisch.

Locaties gaan vaker de rol van een evenementenbureau overnemen.

Inspirerende plekken.

Alternatieve locaties. Locaties die je niet verwacht.

Industriële plekken die goed zijn aangekleed.

Direct beschikbaarheid kunnen checken. Meer digitaal kunnen boeken.

Vernieuwender.

Niet standaard.

High Profile Locatieonder zoek 2013

Met minder geld hetzelfde voor elkaar krijgen.

Prijs doorslaggevend. Maar er wordt wel meer service en flexibiliteit verwacht.

Rekening houden met WiFi voor alle bezoekers.

Rol van online (internet) zal toenemen.

We opereren steeds internationaler.

Meer all-in tarieven. Package deals en special offers.

Buitenlocaties zijn erg in trek en biologische en streekproducten.

Arrangementen per persoon.

People factor: gastvrijheid, bekwaamheid, professionaliteit, betrokkenheid.

Flexibiliteit

Social Media

Buiten de kaders denken om te overleven.

Last minute.

Kortere meetings, maar wel meer per jaar.

49

50

High Profile Locatieonder zoek 2013

De aanwezigheid van hotelkamers bij de locatie voor eventuele overnachtingen is belangrijk

zeer oneens oneens enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

Uit kostenbesparing gebruiken wij ons eigen kantoor vaker als evenementenlocatie

zeer oneens oneens enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2013

Ik heb voorkeur voor een all inclusive prijs als ik een locatie boek

zeer oneens oneens

Maar liefst 66% geeft in meer of mindere mate aan een voorkeur te hebben voor een all inclusive prijs.

enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

Het maakt mij niet uit als technische middelen extern moeten worden ingehuurd (en niet op de locatie standaard aanwezig zijn) zeer oneens oneens enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

51

52

High Profile Locatieonder zoek 2013

Ik ben bereid meer te betalen als er gebruik wordt gemaakt van streek- en/of biologische producten

zeer oneens oneens enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

Ik heb als opdrachtgever behoefte aan locaties die ook per uur te boeken zijn

zeer oneens oneens enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2013

Voordat wij op zoek gaan naar een locatie hebben wij een pakket van eisen samengesteld waaraan een locatie moet voldoen zeer oneens oneens

75% van de opdrachtgevers heeft in meer of mindere mate het pakket van eisen klaar voordat er naar een locatie wordt gezocht.

enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

Ik bekijk beoordelingswebsites voordat ik een locatie ga boeken

zeer oneens oneens enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

61% van de opdrachtgevers bekijkt in meer of mindere mate beoordelingswebsites 0 10% 20% 30% 40% 50% voordat er geboekt wordt.

53

54

High Profile Locatieonder zoek 2013

Zonder een klik met de contactpersoon van de locatie boek ik betreffende locatie niet

zeer oneens oneens enigszins oneens enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

De prijs is voor mij doorslaggevend bij het boeken van een locatie

zeer oneens oneens enigszins oneens

Bij 79% is de prijs van doorslaggevend belang bij de locatiekeuze.

enigszins eens eens zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2013

Bent u bereid in de toekomst vaker mee te werken aan dit onderzoek?

nee

12%

ja

88%

De behoefte aan kennis足 deling is ruimschoots aanwezig.

55

56

PREMIUM SUPPLIERS

58 Bazelmans AVR

“Maak gebruik van de expertise van een leverancier.

Zij zijn op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.”

60

Crowd Support “Behandel evenementen niet routinematig, het ene evenement is het andere niet.”

62 Effectmeting

“In deze economische en kritischere tijden is evalueren en aanscherpen belangrijker dan ooit.”

64

Héman Verhuurservice “Laat bestelde materialen niet last minute afleveren.

Voorkom stress en vervroeg de afleverdatum met 1 dag.”

66 Improve

“Ga vroeg in het proces om tafel zitten met het technisch team.”

68

IQ Events “Houd de timeline goed in de gaten: plan ruim van tevoren en werk met een backplanning.”

70 Momice

“Denk niet altijd groot, een mobiele event-site is ook inzetbaar voor evenementen voor kleinere groepen.”

72 Photonic

“Fotomarketing gaat verder dan het event, beschouw dit medium als marketingtool.”

57

How to: tips, inspiratie en learnings van experts uit het evenementenvak

De Fabrique, Utrecht

58

HOW TO

De valkuilen van techniek “We zijn verwend. De nieuwste snufjes en de mooiste en grootste full-hd schermen staan in menig huiskamer. Dat heeft ook effect op de kwaliteit die opdrachtgevers -en bezoekers- op een event verwachten,” aldus Wiljan Bazelmans, eigenaar van Bazelmans AudioVisual Rentals.

YouTube- gezien heeft en die hij vervolgens graag in zijn presentatie wil verwerken op één van onze 103” full HD schermen. De opdrachtgever beseft vaak niet wat er qua techniek achter zit en welke gevolgen dat heeft voor de content.”

Geen zorgen over ontwikkelingen

Techniek en content op elkaar afgestemd

“Jaren geleden mocht het allemaal veel simpeler.

Er was een presentatie, een scherm, wat licht en geluid en dat voldeed aan ieders verwachtingen.

Vandaag de dag is dat anders. Men kijkt om zich heen en ziet dat het ook anders kan. Er wordt ook meer verwacht van presentaties.

Kortom, er is sprake van een veranderende behoefte: het moet flitsender en meer prikkelen, vooruitstrevend en innovatief zijn. Een ‘gewone’ powerpointpresentatie is niet meer voldoende.

Regelmatig komt een opdrachtgever bij ons aan met een filmpje die hij ergens -bijvoorbeeld op

“De opdrachtgever weet zich -in de meeste gevallen- geen raad met de techniek.

Ontwikkelingen gaan zo hard dat dat niet bij te houden is. Daarom zitten wij graag zo vroeg mogelijk met een opdrachtgever om de tafel om de gehele setting, de presentatie en het totale event door te spreken, opdat alles tot in de puntjes verzorgd en geregeld is. Hoe vroeger wij om de tafel kunnen, des te beter zijn de wensen af te stemmen en kunnen wij de opdrachtgever bij staan op elk aspect van zijn presentatie. Één van onze kernwaarden is dan ook: ontzorgen.

Nadat wij met de opdrachtgever op locatie

59

EXPERT AUDIOVISUEEL

de setting besproken hebben, maken wij de tekeningen ondersteund door 3D-animaties zodat de opdrachtgever een goed beeld krijgt van wat wij met zijn event voor ogen hebben. Vervolgens maken we een offerte die besproken en waar nodig aangescherpt wordt.”

TOP 3 TIPS 01

Vergelijk “appels met appels”, wanneer u meer offertes naast elkaar legt.

02

Maak gebruik van de expertise van een leverancier. Hij is op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.

03

Kies voor ‘one-stop-shopping’partijen en voorkom discussies over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Do’s

Ga in een vroeg stadium met uw leveranciers om de tafel en stem daarmee vroegtijdig de invulling en content van uw evenement af.

Informeer of een leverancier uw evenement aankan. Daarbij is het belangrijk dat hij de aangeboden apparatuur ook uit eigen voorraad kan leveren.

Don’ts:

Kiest u voor een (nieuwe) locatie, lees dan de voorwaarden goed door. Het kan voorkomen dat u vast zit aan een vaste techniekleverancier, die wellicht qua prijsstelling helemaal niet zo interessant is. Voorkom verrassingen en laat u goed informeren.

Laat niets aan het toeval over, bespreek alles met uw leverancier.

Bazelmans AVR

De Run 6821 5504 DW Veldhoven T (040) 2544 222

De Kuiperij 3 1185 XS Amstelveen T (020) 4415 060

info@bazelmans.com www.bazelmans.com

60

HOW TO

Vaker en meer aandacht voor veiligheid “Evenementenbeveiliging en crowd management bij evenementen is heel wat anders dan bijvoorbeeld beveiliging van een winkel of bedrijventerrein. Gelukkig worden steeds meer opdrachtgevers zich hier langzamerhand van bewust: het is een specialisatie.”

“Opdrachtgevers lijken steeds vaker en meer aandacht te hebben voor de veiligheid van een evenement en de evenementenlocatie. En terecht, want het is niet vanzelfsprekend dat het goed gaat. Het is belangrijk om goed voorbereid te zijn op een incident, door middel van het beoordelen van de benodigde maatregelen tegen de meest waarschijnlijke incidentscenario’s. Geen evenement is hetzelfde, de risico’s die samengaan met een evenement zijn daarom ook nooit standaard. Daarom maken wij altijd graag voor ieder evenement een risicoanalyse, waaruit de meest waarschijnlijke incidentscenario’s kunnen worden opgemaakt. Op basis daarvan wordt

bekeken hoe de scenario’s voorkomen kunnen worden of hoe de impact van een risico -mocht deze zich onverhoopt toch voordoen- verkleind kan worden.”

Crowd management en publieksstromen

“Een voorbeeld van een incidentscenario is dat bezoekers zich niet gelijkmatig verdelen over de evenementenlocatie, waardoor het op enig moment op een bepaalde plaats te druk wordt.

Om dit te voorkomen dient de organisator zich goed te laten adviseren over de inrichting van de locatie, alsmede op het sturen van de publieksstromen.”

Aandacht voor kwaliteit

“Schenk bij het kiezen van uw leverancier zowel aandacht aan de kwaliteit van de organisatie als die van de uitvoering. Opdrachtgevers lopen vandaag de dag aan tegen de verdringingsmarkt onder de leveranciers. Niet iedereen heeft altijd

61

EXPERT veiligheid

de aandacht voor kwaliteitscriteria, zowel voor wat betreft de bedrijfsvoering als de uitvoering.

Juist door onze integrale kwaliteitszorg, zijn wij voortdurend bezig om de dienstverlening verder te verbeteren, met de focus op de wensen van de opdrachtgever. Wij raden opdrachtgevers aan om het Keurmerk Evenementenbeveiliging in de vereisten op te nemen, maar ook om te vragen naar een toelichting bij de voorgestelde maatregelen of inzet. Een visie gaat verder dan het inzetten van medewerkers. Een partnerschap die de beveiliging inhuurt is dan ook dermate van belang.”

TOP 3 TIPS 01

Maak een risico-analyse van een evenement of evenementenlocatie.

02

Behandel evenementen niet routinematig, het ene evenement is het andere niet.

03

Laat maatregelen en inzet aansluiten op het evenement.

Do’s

Kies niet direct de laagste inzet, maar schenk vooral aandacht aan de efficiëntie van de inzet.

Let op de kwaliteit van zowel de organisatie als de dienstverlening. Laat dit vooral ook aantonen, door middel van een keurmerk of ervaring.

Don’ts:

De organisatie die de verantwoordelijkheid krijgt op het gebied van veiligheid beschouwen als een ‘uitzendbureau’. Vraag niet zomaar beveiligingsmedewerkers uit, maar laat u adviseren over de inzet.

Een beveiligingsorganisatie inzetten die niet in evenementen gespecialiseerd is.

Crowd Support

Loggerweg 7 (hoofdkantoor) 8042 PG Zwolle

Zekeringstraat 1 1014 BM Amsterdam

T (020) 355 2600 desksupport@crowdsupport.nl www.crowdsupport.nl

62

HOW TO

De toenemende behoefte aan data Data, data en nog eens data. In deze economische en onzekere tijden is evalueren en aanscherpen belangrijker dan ooit. Waarom is het vergaren van informatie en meningen van bezoekers van een event nu eigenlijk zo belangrijk? En wat zijn de valkuilen bij dergelijke onderzoeken?

Groeiende belangstelling voor onderzoek

“Weten wat de bezoekers van uw evenement nu eigenlijk willen, dat is hét belang van onderzoek uitvoeren,” aldus Willem Visser van Effectmeting. nl. “Nog steeds worden regelmatig evenementen georganiseerd die niet onderbouwd zijn door een onderzoek naar de wensen en meningen van de bezoeker, terwijl dat voor het succes van het evenement juist van essentieel belang is.

Het uitvoeren van onderzoek is men echter niet altijd gewend. Ze denken dat het veel tijd en werk kost. Ze twijfelen of bezoekers er wel op zitten te wachten. En dat terwijl onderzoek van ons onlangs heeft aangetoond dat maar liefst 90% van opdrachtgevers die evenementen organiseren bereid is om aan een dergelijk onderzoek

mee te werken. Daarmee is dus waardevolle feedback te verzamelen. In deze economische tijden waarin men kritischer kijkt naar de te organiseren evenementen is wel een toename aan belangstelling voor onderzoek waarneembaar.

Evenementen worden serieuzer genomen en zijn vaker onderdeel van een volledige communicatiecampagne waardoor onderzoeken -en ook 0-metingen- nog belangrijker worden.”

Uitbesteden

“Locaties en evenementenbureaus vinden het vaak nog ingewikkeld om onderzoek uit te voeren. Het kost ze veel tijd, er moeten vragen en mailteksten opgesteld worden, etcetera. Onze tip is dan ook om dit uit te besteden. De komst van gratis online tools heeft er wel toe geleid dat men bekender is geraakt met onderzoek uitvoeren.

Effectmeting onderscheidt zich echter van deze online tools, omdat wij als onafhankelijke partij het onderzoek uitvoeren. Een bezoeker is dan eerder geneigd het onderzoek (naar waarheid) in te vullen. Daarnaast gaan wij - met onze hands on

63

EXPERT MARKTONDERZOEK

mentaliteit - direct met de opdrachtgever aan de slag en bieden wij veel ervaring op het gebied van vraagstelling en analyses.”

Do’s

Zorg dat uw bezoekerslijst met emailadressen op orde is.

Verstuur het onderzoek binnen één á twee dagen na het event, zodat het bij de bezoeker nog ‘top of mind’ is.

Don’ts:

Stel niet een te lange vragenlijst op, maak het de bezoeker zo makkelijk mogelijk om aan het onderzoek deel te nemen.

TOP 3 TIPS 01

Formuleer goede doelstellingen, alleen dan is het uitvoeren van onderzoek zinvol;

02

Zelf onvoldoende kennis of tijd om goede vragen en teksten te formuleren? Besteed het dan uit;

03

Gebruik de waardevolle input om een volgend evenement te organiseren die de wensen van de bezoeker tegemoet komt.

Verstuur het onderzoek bij voorkeur niet zelf, zorg voor een onafhankelijke afzender en geef de mogelijkheid het onderzoek anoniem in te vullen.

Effectmeting

Zeestraat 84 1942 AT Beverwijk

T (0251) 822769 contact @effectmeting.nl www.effectmeting.nl

64

HOW TO

Van behoeftevraag tot eindresultaat “What you see is what you get”. Bij opdrachtgevers heerst een groeiende behoefte aan duidelijke afspraken, flexibiliteit en datgene leveren waar men naar verlangt. Voor sommige partijen heeft dit geleid tot een transformatie: van leverancier naar partner.

Oplossingen binnen no time

Verkeerd bestelde stoelen, site crew die tijdens de opbouw met vieze handen de mooie wit gestoffeerde stoelen vuilmaakt. Als opdrachtgever wilt u zich hier geen zorgen over maken. Sterker nog, u wilt dit niet eens constateren. Er zijn wel belangrijker zaken waar u zich tijdens de uitvoering mee bezighoudt. “Het komt wel

eens voor dat een opdrachtgever pas tijdens de uitvoering opmerkt dat hij de verkeerde stoelen heeft besteld, of dat stoelen tijdens de opbouw vies zijn geworden. Dan kunnen wij, vanwege ons brede assortiment, binnen korte tijd nieuwe producten leveren. Wat telt is het eindresultaat zoals dat vooraf is besproken,” vertelt Frank Sissingh van Héman Verhuurservice, een van de grotere spelers in de markt.

Van inventarisatie tot uitvoering

“Ga daarom al in een vroeg stadium met uw leverancier om de tafel om uw wensen in kaart te brengen, zodat direct kan worden ingespeeld op de behoeftevraag én kan worden meegedacht

65

Expert verhuur over de invulling. Dan wordt al snel duidelijk of er behoefte is aan een basis- of luxe assortiment, of een combinatie hiervan. Als opdrachtgever heeft u dan ook al vroeg een beeld bij wát de mogelijkheden zijn én hoeveel dat gaat kosten.

Begonnen als verhuurpartij, leveren wij steeds vaker tevens een bijdrage aan het intekenen van plattegronden en verzorgen wij bovendien de op- en afbouw. De combinatie van actief op de vloer aanwezig zijn en de knowhow van de eigen materialen neemt de opdrachtgever veel zorgen uit handen. Bij elk evenement komen last minute zaken voor. Het is voor een opdrachtgever dan belangrijk om samen te werken met een partner die snel schakelt en alle zorgen uit handen neemt.

Door gebruik te maken van ons eigen transport of vaste koeriersdiensten, kunnen wij binnen korte tijd (aanvullende) artikelen naar de locatie brengen.”

Begin vroeg met de bespreking van uw wensen

De leverancier kan dit dan direct vertalen naar de realisatie.

TOP 3 TIPS 01

Voorkom ‘second choices’

02

Laat de expertises

03

Maak additionele

Houd bij de keuze van stoelen

Reserveer de materialen nog voordat de definitieve gastenaantallen bekend zijn en geef later de definitieve aantallen op.

rekening met de tijdsduur

Hoe langer uw gasten van de stoelen gebruik maken, hoe comfortabeler de stoel moet zijn.

Laat bestelde materialen niet last minute afleveren

Voorkom stress en vervroeg de afleverdatum met één dag.

Vermijd vervelende situaties bij afleveren

Bespreek vooraf de levermogelijkheden.

Een grindpad kan het afleveren van rollend materiaal vermoeilijken.

waar ze horen

De leverancier kent zijn eigen materialen. Deze partij laten open afbouwen optimaliseert zowel het resultaat als de snelheid én bespaart kosten.

wensen kenbaar

De leverancier kan dit vaak direct of indirect oplossen.

Héman

Joan Muyskenweg 34 1099 CK Amsterdam

T (020) 668 68 58 info @heman.nl www.heman.nl

66

HOW TO

De juiste sfeer maken is de kunst van verbeelden Sfeer maak je door met kennis van zaken en een grote dosis creativiteit te schilderen met licht en beeld. In die kennis en creativiteit schuilt het vakmanschap. “Het klinkt misschien wat vreemd, maar mijn collega’s en ik zijn sfeerschilders met licht en beeld. Net als een schilder heb ik veel instrumenten tot mijn beschikking en net als een schilder heb ik verstand van verfsoorten - in mijn geval de verschillende lichtbronnen - en van kleur en beeld. Maar licht is een bizar fenomeen: je kunt het niet zien! Dat klinkt absurd, maar toch is het zo. Licht en projecties worden pas zichtbaar door interactie met materie. Pas als het ergens opvalt, ervaar je het. Als vakvrouw op het gebied van licht, beeld en sfeer heb ik dus ook kennis nodig van decor, materialen, kostuums en hoe je die ervaart als je er licht op zet en hoe ze elkaar door hun reflecties beïnvloeden,” aldus Antoinette Wijffels, directeur Improve.

Niet afleiden

“De meeste mensen denken bij licht in de eerste plaats aan het armatuur dat zij ergens zien staan of hangen. Bij evenementen zijn die in principe allemaal zwart. Heel saai, maar met reden, omdat ze zo onzichtbaar worden en niet afleiden van dat waar het werkelijk om gaat , namelijk het licht in zijn interactie met omgeving, decor, sprekers en artiesten. Trouwens, niet iedereen is zich bewust van het feit dat beeld uit een bewegende projector ook een lichtbron is die meedoet in het spel. We noemen dat digitaal licht.” bundels met inhoud

“Je kunt kiezen uit verschillende lichtbronnen en projectoren, verschillende armaturen, kleurfilters, effecten en beeldmateriaal. De keuze voor iedere bundel die ik wil maken begint met de bron. Iedere lamp geeft een andere

67

Expert licht kleur wit licht en een andere samenstelling.

Dat noemen wij ook wel kleurtemperatuur en spectrum. De verschillende soorten lampen geven verschillende sferen. Halogeen licht is bijvoorbeeld een gelig licht dat ook veel warmte uitstraalt en het goed doet bij rood en geelachtig vormgegeven omgevingen. Gasontladingslicht is blauwig wit en oogt koud; het versterkt de blauw pigmenten. Bij LED ontstaat licht op weer een heel andere manier en geeft daardoor op hetzelfde decor een heel andere indruk. De lichtbronnen worden in verschillende armaturen met diverse soorten lenzen verwerkt, zodat ik lichtbundels kan manipuleren en richten. Tel daarbij alle mogelijkheden van projectie op, en het aantal instrumenten dat ons ter beschikking staat. Met filters kleuren we de bundels en met beeldmateriaal geven we de projectiebundels letterlijk inhoud. Ook hier is de keuze enorm.

Tenslotte combineren we de bundels en beelden, spelen we met de grootte, de richting en de intensiteit. Met deze gereedschapskist gaan wij aan het werk om een lichtplan te maken, dat uit te voeren en de mooiste sferen te creëren.”

TOP 3 TIPS 01

Durf te dromen

02

Durf te vertrouwen

03

Ga vroeg in het proces om tafel

Do’s

Er is binnen de randvoorwaarden vaak meer mogelijk dan men voor mogelijk houdt. Denk niet meteen: “dat zal wel niet kunnen of dat is te duur”.

Durf ‘out of the box’ te denken.

Schets duidelijke kaders: wees duidelijk over de wensen en wat u overeenkomt.

Don’ts:

Gebruik budget in eerste instantie niet als leidraad, er is veel mogelijk met bijna elk budget.

In een sfeer van wederzijds vertrouwen ontstaan de beste en meest innovatieve projecten, gun elkaar dat vertrouwen.

zitten met het technisch team

Juist door die interactie ontstaat een helder beeld van de essentie dat leidt tot een krachtig concept en goede creatieve ideeën.

Laat de realisatie niet volledig los, blijf betrokken voor een succesvolle output.

Conceptontwikkeling en event design | integratie van vorm, beeld en licht | verhuur van conventioneel licht, bewegend licht, digitaal licht en projectiemiddelen

Improve

Rotterdamseweg 270 2628 AT Delft

T (015) 262 03 31 info@improve.nl www.improve.nl

68

HOW TO

De kracht van een goede voorbereiding Het organiseren van een evenement valt of staat bij een kwalitatief concept en een goede uitvoering. Daar is tijd en expertise voor nodig.

Het inschakelen van een bureau die zowel conceptueel, en coördinerend als adviserend en sturend optreedt, kan dan enorm veel kopzorgen besparen.

Wees proactief

“Wat mij nog steeds regelmatig verbaast, is hoe laat opdrachtgevers -in enkele gevallen- concreet starten met het organiseren van een belangrijk event”, aldus Micha van Herk, iQ Events. “Vaak zitten deze evenementen al maanden in de pijplijn, maar wordt pas twee maanden van tevoren concreet tot actie over gegaan. Bij iQ Events proberen we dat voor te zijn. Bij onze vaste opdrachtgevers hebben we inmiddels zo’n relatie opgebouwd dat wij nog voordat een event bedacht is, al op de adviserende stoel zitten. Deze proactieve instelling helpt de opdrachtgever bij het maken van de juiste keuzes en het bepalen van de doelstellingen voor het event. Dit alles op

een wijze waarbij een gezonde interactie tussen bureau en opdrachtgever centraal staat.”

Expertise, kwaliteit en innovatie

“Durf als bedrijf de organisatie van een evenement uit handen te geven. Laat de expertise over aan het bureau dat u inschakelt. Opdrachtgevers hebben vaak geen -of weinig- beeld bij hoeveel tijd het nu kost om een event te organiseren, maar ook hoeveel tijd er gaat zitten in budgetteren en plannen. Betrek het bureau op tijd. En maak gebruik van hun adviserende en sturende rol. Wij zorgen, met passie voor het vak, vol enthousiasme voor een kwalitatief goed -en innovatief- concept en een logistieke goede uitvoering.”

Externe factoren de baas

“Er zijn altijd factoren bij het organiseren van een evenement waar geen grip op is. Door een risico analyse te maken, kunnen we bepaalde scenario’s in kaart brengen en daarop ons back up plan baseren. Het is dan ook zaak om altijd een ‘back up plan’, een Plan B, uitgedacht te hebben,

69

EXPERT ORGANISATIEBUREAU

waarin u het risico minimaliseert of uitsluit. Als belangrijke voorwaarde geldt dat het event team de vaardigheden heeft om dit op tijd -gedurende

het event- te signaleren en daarop flexibel en professioneel te handelen zonder daarbij het proces te verstoren ”

Do’s:

Houd de timeline goed in de gaten: plan ruim van tevoren en werk met een backplanning.

Maak gebruik van de diverse expertises van het bureau dat u inschakelt.

Dont’s:

Probeer als bedrijf niet te veel zelf op te pakken, zorg dat uw medewerkers de kans krijgen om hun eigen werk goed te blijven uitvoeren.

TOP 3 TIPS 01

Vertrouw op het bureau, betrek het bureau bij conceptontwikkeling, planning en budgettering

02

Zorg dat er altijd een plan B is om onvoorziene omstandigheden op te vangen.

03

Sta open voor innovatieve en vernieuwende concepten, technische innovaties kunnen zelfs kostenbesparend zijn.

Laat u niet direct verleiden door de ‘prijsvechters’, een kwalitatief goed concept is veel waard.

IQ Events

Buitenwatersloot 333 2614 GS Delft

T (015) 219 5499 info@iq-events.nl www.iq-events.nl

70

HOW TO

Het doolhof van communicatiestromen De communicatie van evenementen is een heel belangrijk onderdeel en omvat veel facetten.

Het begint al bij het uitnodigingstraject, het registratiesysteem en een eventwebsite.

Om vervolgens in deze eventwebsite het programmaboekje, plattegronden, of zelfs een Twitterfeed en speakernotes toe te voegen.

Organisatoren van evenementen willen graag alles -en geef ze eens ongelijk- goed en strak geregeld hebben. Maar men moet ook slimmer met geld omgaan. Waarom gebruiken organisatoren dan nog steeds meerdere tools en software, de één nog ingewikkelder dan de ander, om alle communicatie naar de bezoekers te beheren?

Digitalisering en de spelregels

Opdrachtgevers en organisatoren denken steeds vaker ‘digitaal’, men wil steeds meer digitaliseren.

Dit heeft als direct gevolg dat organisatoren zich moeten richten op andere aspecten. Maar er ontbreekt kennis om dit goed toe te passen.

Kennis die zij vervolgens, tijd- en kostenrovend,

extern moeten inhuren. Moest u met een geprint programmaboekje of plattegrond nog rekening houden met aanleverdata voor drukkerijen, met mobiele- en online applicaties heeft u met heel andere aandachtspunten te maken. De organisator moet nog wennen aan de mogelijkheden en ontwikkelingen. Een voorbeeld van die ontwikkelingen is “Data”. Want als de gegevens van de bezoekers online staan, wilt u ook dat deze alleen voor het evenement gebruikt worden. En niet voor andere commerciële doeleinden.

Eenvoudige stappen

Om tegemoet te komen aan de grotere vraag naar makkelijkere en eenvoudigere communicatie, neemt het gezicht van Momice: muis Mo, organisatoren aan de hand mee in de ontwikkeling van een eigen eventtool, compleet met handige tips. Aan de hand van simpele stappen, doorlopen organisatoren zelf het traject en bouwen zij een eigen branded mobiele eventsite. Ondanks dat partijen al snel voor een app kiezen, heeft Momice er bewust voor gekozen een

71

EXPERT EVENT COMMUNICATIE

mobiele website te ontwikkelen die beschikbaar is voor alle mobiele, tablets en computer devices.

Met de mobiele event-site heeft de bezoeker altijd alle informatie bij de hand en blijft hij altijd up-to-date van de laatste ontwikkelingen van het evenement. De online tool is zelfs gratis uit te proberen: u betaalt pas zodra de mobiele eventsite helemaal naar wens is en u deze publiceert.

Bij vergelijkbare online tools is de software vaak erg ingewikkeld, onvolledig en duur. Met Momice kunt u geheel naar eigen wens een event-site aanmaken en kosten- en tijdbesparend de communicatie rondom evenementen beheren.

In een dermate veilige omgeving waardoor zelfs banken met Momice willen werken. En dat voor maar 350,- euro (exclusief BTW).

Do’s :

TOP 3 TIPS 01 02 03

Ga na of u de communicatie rond een evenement kunt vereenvoudigen.

Overlaad mensen niet met informatie maar houd het kort en bondig.

Zorg voor goede internetvoorzieningen op de locatie.

Ontdek nieuwe mogelijkheden op het gebied van digitalisering.

Don’ts:

Denk niet altijd groot, een mobiele event-site is ook inzetbaar voor kleinere groepen.

Denk niet direct aan een app als u een medium wilt inzetten.

Verdwaal niet in diverse communicatie systemen maar houd de focus door één allesomvattende tool te gebruiken.

MoMice

Zeeburgerpad 72 1019 AD Amsterdam

mo@momice.com www.momice.com

72

HOW TO

Een lach voor optimaal resultaat Fotografie op evenementen, vandaag de dag is het niet meer ‘alleen maar’ het vastleggen van goedgehumeurde bezoekers. Sterker nog: bij het goed inzetten van fotografie als marketingtool tijdens een evenement, is er nog flink rendement uit te halen.

“Omdat fotomarketing met name gezien wordt als een leuke toevoeging op een evenement, worden de marketingdoelstellingen regelmatig verwaarloosd”, aldus Patrick Smits van Waesberghe, Directeur bij Photonic.

“Opdrachtgevers kunnen er veel meer uithalen dan men voor ogen heeft. Evenementen worden steeds vaker vergeleken met andere marketingtools en dan wordt gekozen voor het medium dat het meeste rendement oplevert. Een eventmanager staat sterker als het rendement van het event kan worden aangetoond.

Fotomarketing kan daarin bijdragen, foto’s zijn nu eenmaal converteerbaar: het rendement ervan is aantoonbaar.”

Belangrijke content op social media

“Regelmatig wordt er op fotografie bezuinigd omdat men het belang van de foto’s onvoldoende inschat. Goede foto’s van een evenement verdienen zich terug. Een persbericht met kwalitatief goede foto’s heeft bijvoorbeeld veel meer kans om door redacties geplaatst te worden.

Foto’s zijn de belangrijkste content op social media. De koppeling met deze kanalen is dan ook steeds meer van belang.

Fotomarketing kruipt uit het ‘leuk-hoekje’

Fotografie wordt bij veel organisatoren wel steeds serieuzer genomen. Wij merken dat opdrachtgevers steeds meer betrokken raken en serieuzer omgaan met deze vorm van marketing.

Fotomarketing kruipt steeds meer uit het ‘leuk-hoekje’. Bij Photonic merken we onder onze klanten dan ook een verschuiving: van evenementenbureaus naar marketingbureaus.

Met onze innovatieve producten bepalen we samen met onze klanten een maatwerk

73

EXPERT FOTOMARKETING

invulling. In eerste instantie stellen we samen de doelstelling van de gewenste actie op, voeren de actie uit, meten en rapporteren. We zorgen dat de ‘return on investment’ van de actie kan worden bepaald waardoor men niet in ‘het was leuk’ blijft hangen.”

TOP 3 TIPS 01

Elke fotomarketing tool heeft zijn eigen sterke punten - vraag advies welke het beste bij uw specifieke situatie passen.

02

Wees indien mogelijk open over het budget: het scheelt beide partijen tijd en moeite en u krijgt een voorstel op maat.

03

Bedenk van tevoren waarvoor u de foto’s wilt gebruiken. Een sfeerreportage vraagt om een andere voorbereiding dan enkele foto’s voor een persbericht.

Do’s

Fotomarketing gaat verder dan het event, beschouw dit medium als marketingtool (en dus ook onderdeel van marketingbudget).

Zet fotomarketing op de checklist voor elk event. Achteraf foto’s maken kan niet.

Don’ts:

Beschouw fotomarketing niet als duizenddingendoekje, het is niet voor elk doel geschikt.

Zie fotografie niet enkel als vorm van entertainment.

Photonic Fotomarketing

Rapenburg 31 1011 TV Amsterdam

T +31 (0)20 3304384 info@photonic.nl www.photonic.nl

74

BRAND NEW VENUES

Uit het Locatieonderzoek blijkt dat opdrachtgevers sterk ge誰nteresseerd zijn in nieuwe en gerestylde meeting en event locaties.

Wij hebben er 44 voor u op een rij gezet.

Greatervenues.com Hier vindt u dagelijks de nieuwste locaties.

75

44 nieuwe en gerestylde meeting en event locaties

Explore Muiden

76

br and new venues

Brand new venues Het gonst in Nederland van de brand new venues: nieuwe locaties schieten uit de grond; vier- en vijfsterrenhotels openen hun deuren en renovaties zijn eerder regel dan uitzondering. Hoezo onzekere tijden? De Nederlandse locatie­ markt trekt zich er kennelijk niet zo veel van aan en de ondernemerszin steekt de kop op. GreaterVenues.com houdt het landschap en alle bouw­putten- en kranen goed in het vizier en deelt deze gloednieuwe parels graag met u.

Just opened Papa’s Beach House, Hoofddorp Geopend in april 2013

EXPLORE, Muiden Geopend in mei 2013 De voormalige kruitfabriek in de historische vestingstad Muiden is omgebouwd tot een ruimtelijke en industriële locatie met een intiem gevoel. De locatie biedt ruimte voor evenementen tot 1.000 personen. www.lute.nu

De ‘new and improved’ Papa’s Beach House, dat haar ­gerenoveerde stranddeuren dit voorjaar opende, is ongedwongen, exclusief en comfortabel. De locatie is geschikt voor evenementen van 40 tot 300 personen. www.claus.nl

Hilton Hotel, Rotterdam Restyled en heropend in juni 2013 Het luxueuze vijfsterren Hilton Rotterdam met uitzicht op het Hofplein is gesitueerd in het hart van de stad aan de Coolsingel. Dit gerenommeerde­ hotel is eerder dit jaar uitgebreid gerenoveerd. www.hilton.com

br and new venues

Van Koninklijk naar kosmisch in het nieuwe Supernova bij Jaarbeurs Utrecht De ‘Koninklijke’ congresklassiekers van de Jaarbeurs zijn de afgelopen zomermaanden omgetoverd tot een congresgebied met een bijna buitenaardse ambiance. Supernova is hét nieuwe kennisknooppunt van Nederland, waar alles draait om kennisvermenigvuldiging, ontmoeting en de juiste energie.

gebruik en opstelling. De grootste zaal, Progress, heeft een capaciteit van 450 personen. Supernova is daarmee dé nieuwe ontmoetingsplek van Nederland te noemen. Een venue waar men kennis deelt en vermenigvuldigt.

Events van de toekomst Om een voorschot te nemen op congressen en events van de toekomst heeft Jaarbeurs Utrecht een nieuwe omgeving gecreëerd in een parallelle­ wereld. Een wereld waarin men vooruit kan kijken en waarin andere inzichten zich vanzelf open­baren. In de congreslocaties van Supernova bevindt men zich in een andere dimensie, zo ontworpen, dat men letterlijk los komt van het alle­daagse en zich volledig kan focussen op het doel van de bijeenkomst.

Een nieuwe dimensie Het design en het bijzondere lichtplan van ­Congreszaal Mission geven gasten een ‘boost’ richting ongekende mogelijkheden. De zalen Quest en Expedition zijn échte ruimtecapsules.

Hier wordt kennis letterlijk gelanceerd. Congreszaal Progress heeft een design waarin het plafond iets weg heeft van een spaceship. De lijnen van deze bijzondere vorm richten zich naar de voorkant van de zaal: het centrale punt waar kennis wordt gedeeld en vergezichten nieuwe inzichten worden. Alle zalen zijn verbonden met een zeer warm ontvangstgebied, de TransitZone genaamd.

Vier zalen De vier fonkelnieuwe zalen van Supernova zijn voorzien van de meest moderne apparatuur, hebben een spectaculair ontwerp en zijn fl ­ exibel in

Supernova Jaarbeurs Utrecht Tel. 030 295 5881 www.jaarbeurssupernova.nl

77

78

br and new venues

Loetje aan ’t IJ, Amsterdam-Noord Geopend in augustus 2013

Dit restaurant met vergaderruimtes en feestzalen is gevestigd in de kop van het havengebouw in Amsterdam-Noord en heeft een fantastisch uitzicht over het IJ en de haven. Rondom het mooie pand liggen vele aanlegsteigers voor gasten die met de boot arriveren. Het restaurant met ruim terras kan tot maximaal 150 personen faciliteren. www.loetje.com

Mainport HotelInNtel Hotels, Rotterdam Geopend in mei 2013 Mainport is één van de meest luxe en moderne vijfsterrenhotels van Rotterdam. Van een exclusieve vergadering tot een galadiner, een congres voor 400 personen of een car launch waarbij een auto in de zaal kan worden geplaatst. www.mainporthotel.com

DE LANDGOEDERIJ, BUNNIK Restyled en heropend in april 2013 Begin dit jaar is De Landgoederij (voorheen Hofstede De Beesde) overgenomen door Brothers Horeca Groep. Na een intensieve verbouwing opende de unieke evenementenlocatie, gelegen aan rivier de Kromme Rijn, in april 2013 opnieuw haar deuren. Een prachtige locatie met een moderne, trendy uitstraling; terwijl de sfeer van vroeger en de oude elementen bewaard zijn gebleven.

Begin september werd het naastgelegen Kasteel Cammingha (foto) bij de exploitatie betrokken; waarmee nu zowel de zakelijke als particuliere gast perfect bediend kan worden. www.delandgoederij.nl

br and new venues

Just opened Landgoed Luchtenberg, Ulvenhout (sinds begin 2013) Spaces, de Rode Olifant, Den Haag (sinds april, 2013) 040 Congress & Events, Van der Valk, Eindhoven (sinds mei 2013) Stadhuis Gouda (sinds mei 2013) Restaurant Belvedere, Nijmegen (sinds juni 2013) MeetingHouse, Dordrecht (sinds zomer 2013) Barbarossa Beach, Den Haag (sinds zomer 2013)

Aitana Hotel - Room Mate Hotels, Amsterdam (sinds augustus 2013) Theater de Maaspoort, Venlo (Restyled en heropend in augustus 2013 Club Abe, Amsterdam (sinds september 2013) WTC Papendorp, Utrecht (sinds september 2013) Fries Museum, Leeuwarden (sinds september 2013) De Loods, Nijkerk (sinds september 2013) Brasss Haarlem, Haarlem (sinds september 2013)

Coming soon Domein Oogenlust, Kempen Opening in april 2014 Deze eigentijdse en inspirerende locatie leent zich uitstekend voor de organisatie van onder andere presentaties, walking diners, brainstormsessies of vergaderingen. De locatie kan ook de aankleding uit handen nemen, aangezien het creatieve team van Oogenlust internationaal bekend staat als sfeermaker met voornamelijk groen en bloem als basisingrediënt. De ruimte is 600 vierkante meter. www.oogenlust.com

SugarCity, Halfweg Opening in 2014 De locatie biedt meerdere mogelijkheden, onder andere vergaderfaciliteiten in de oude suikersilo’s. Eén van de ruimtes is gelegen op de twaalfde etage en biedt uitzicht tot aan de kust. De oude fabriek is opgedeeld in verschillende ruimtes en beslaat in totaal 21.000 vierkante meter. In de toekomst verrijst bovendien een hotel met 400 bedden, wat aantrekkelijk kan zijn voor meerdaagse events. www.sugarcity.com

79

80

br and new venues

TivoliVredenburg, Utrecht Opening juni 2014

Architectuurstudio Herman Hertzberger

Waar in het hart van Utrecht vroeger Muziek­ centrum Vredenburg stond, wordt op dit moment de laatste hand gelegd aan een nieuwe multifunctionele concert- en evenementenlocatie. De locatie telt straks 5 zalen, die zowel logistiek als akoestisch volledig van elkaar gescheiden kunnen worden. Daarnaast zijn er in het gebouw diverse openbare horecaruimtes te vinden. Hoewel het pand van buiten enorm lijkt, hebben de zalen en de bijbehorende omliggende ruimtes allemaal een intiem karakter met eigen look en feel.

De modern gefaciliteerde locatie biedt plaats voor bijeenkomsten en vergaderingen van 25 tot ruim 8000 personen. Voor boekingen en/of meer informatie kunt u bellen met 030 286 2202. www.vredenburg.nl/zakelijk/TivoliVredenburg

Gevangenis Kapel, Rotterdam Opening januari 2014 Een deel van de oude gevangenis aan de Noordsingel in Rotterdam is vanaf begin 2014 tijdelijk te huur voor een ­diversiteit aan evenementen. Het monumentale gevangeniscomplex doorbreekt haar muren en wordt opengesteld voor personeelsfeesten, relatie-evenementen, beurzen, congressen en seminars, trainingen, workshops en filmopnamen. www.gevangenisrotterdam.nl

Coming soon Nhow Rotterdam, Rotterdam (eind 2013) Hotel Zwolle, Van der Valk (eind 2013) RAI Amtrium, Amsterdam (oktober 2013) Het Vondelparkpaviljoen, Amsterdam (voorjaar 2014) Waldorf Astoria, Amsterdam (2014) Hotel Kauwgomballenfabriek, Amsterdam (2014) Brooklyn Hotel, Amsterdam (2014) Fort Vechten, Utrecht (2014) Hotel De Hallen – Vondel Hotels, Amsterdam (mei 2014) Centraal Ketelhuis, Amersfoort (2014) Arsenaal Het Groene Hart, Woerden (2014)

Hotel Veenendaal (Van der Valk), Veenendaal (2014) Infoversum, Groningen (2014) Hyatt Regency, Amsterdam (2015) ROAST Amsterdam (RAI), Amsterdam (2015) Twenty4Amsterdam (Oude Overhoeks gebouw), Amsterdam (2015) Klooster Nieuwstraat wordt vijfsterrenhotel, Breda (2015) Kasteel De Keverberg, Kessel (2015) Hotel met congrescentrum (Van der Valk), Deventer (2016) Hotel Kop Java eiland, Amsterdam (2017)

High Profile Locaties bv

info @locaties.nl

Franz Zieglerstraat 34 AB

www.locaties.nl

1087 HN Amsterdam

www.greatervenues.com

T (020) 398 1585

www.inspirerendelocaties.nl