High Profile locatieonderzoek 2014

HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK 2014

Editie 2014

LOCATIEONDERZOEK

ONDER 1.010 OPDRACHTGEVERS VAN MEETING EN EVENT LOCATIES

BUDGETTEN, TRENDS EN ONTWIKKELINGEN + GOUDEN TIPS VAN OPDRACHTGEVERS + 46 BRAND NEW VENUES + TIPS EN INSPIRATIE VAN EXPERTS

HIGH PROFILE Locatieonderzoek 2014

Locatieonderzoek

onder 1.010 opdrachtgevers van meeting en event locaties

2

COLOFON High Profile Locatieonderzoek 2014 Jaarlijks onderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties High Profile Locaties helpt u bij het vinden van de juiste locatie voor meetings en events.

Voor elke situatie de juiste locatie

inhoud 06

Online

Locaties.nl, LocatieFlash, Locatiemarkt

Locaties App, GreaterVenues.com Inspirerendelocaties.nl Print Jaarboek Locaties – Inspirerende locaties voor ­meetings en events, High Profile Locatieonderzoek High Profile Locaties bv Franz Zieglerstraat 34 A-B | 1087 HN Amsterdam T 020 398 1585 | info@locaties.nl Uitgevers Oscar Krechting, Ronnie Witjes Team High Profile Locaties bv Sylvia Baars, Laura van den Berg, Brigitte Geurtsen, Annemieke Heersping-Wiegers, Andy Hendriks, Marja de Hoon, Alex Koens, Anouk Meijer, Mike Meijer, Debbie van Rooijen, René Stoop, Sher de Veer, Marloes van Wijk, Roos Witjens Redactie Buro Barcode Uitvoering onderzoek Marktonderzoekbureau Effectmeting.nl Vormgeving en opmaak Spore Creation bno Fotografie cover Media Plaza Jaarbeurs, Utrecht / Landgoed De Salentein, Nijkerk / MartiniPlaza Groningen / Level Eleven, Amsterdam / Corpus Oegstgeest Drukwerkbegeleiding New Energy Drukwerk

10

HIGHLIGHTS LOCATIEONDERZOEK ONDER OPDRACHTGEVERS VAN MEETING EN EVENT LOCATIES Maar liefst 1.010 opdrachtgevers werkten dit jaar mee aan het High Profile Locatieonderzoek editie 2014. Deze beslissers vertegenwoordigen 21.000 evenementen en zijn goed voor 200 miljoen euro omzet. Een positieve trend is merkbaar. Ook na 2014 verwacht 86% van de opdrachtgevers dat de budgetten zullen stijgen of gelijk zullen blijven. 52% van het totaal­ budget voor meetings en events wordt besteed aan de locatie, inclusief catering. Belangrijke aspecten bij de keuze van een locatie zijn nog steeds de bereikbaarheid, service in het offerte­traject en de prijs/kwaliteitsverhouding.

VIJF OPDRACHTGEVERS UITGELICHT Om een gezicht te geven aan de grote groep opdrachtgevers die mee heeft gewerkt aan het High Profile Locatieonderzoek 2014, hebben­ wij er vijf bereid gevonden dieper op de vragen in te gaan: waarom werkten zij mee aan het onderzoek, wat zijn de budgetten­voor locaties, hoeveel evenementen­organiseren zij en wanneer­boeken zij een locatie zeker niet? De beslissers­bij NVRD, Attent Group B.V., Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Philips Meeting Services, en Interface geven u meer inzicht in hun wensen en eisen.

Met speciale dank aan Alle opdrachtgevers die meewerkten, Leon Kruitwagen, directeur van het Genootschap voor Eventmanagers

Stephan Oost

Bij de samenstelling van deze uitgave is zo zorgvuldig mogelijk te werk gegaan. Uitgever en auteurs aanvaarden dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor schade van welke aard dan ook, die het gevolg is van handelingen en/of beslissingen die gebaseerd zijn op de opgenomen informatie. Het auteursrecht op de afzonderlijke bijdragen berust bij de desbetreffende auteurs, deelnemers of hun opdrachtgevers, fotografen en anderen die materiaal ter beschikking stelden. Gebruikmaking hiervan is alleen mogelijk na schriftelijke toestemming van de uitgever.

Head of Philips Meeting Services

“Het mag geen verrassing zijn dat hygiëne een showstopper is bij onze keuze voor een locatie.”

3

HIGH PROFILE LOCATIE­ONDERZOEK 2014 16

66

Het jaarlijkse Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties. De wensen en eisen van 1.010 opdrachtgevers in kaart.

PREMIUM SUPPLIERS

How to: tips, inspiratie en learnings van experts uit het evenementenvak 68 Bazelmans AVR De valkuilen van techniek 70 Crowd Support “Besteed beveiliging uit aan een gespecialiseerde partij” 72 Effectmeting “Gebruik de input van uw klanten” 74 Héman Verhuurservice “Houd bij de keuze van stoelen rekening met de tijdsduur van het evenement.”

76 iQEvents “Zorg dat er altijd een plan B is” 78 ‘a matter of Taste” “Geef de cateraar een inhoudelijke briefing” 80 Momice “Stop de overvloed aan informatie” 82 Photonic “Beschouw fotomarketing als marketingtool” 84 538Events “Wees duidelijk en stel vragen” 86 Verkeersprojecten Nederland (VPN) “Doe geen concessies op het gebied van kwaliteit”

88

BRAND NEW VENUES: 46 NIEUWE EN GERESTYLDE LOCATIES

De interesse naar nieuwe en gerestylde meeting en event locaties blijft onverminderd groot. Opdrachtgevers zijn altijd op zoek naar de nieuwste ‘hot spots’. Vanaf pagina 88 vindt u 46 van deze locaties.

91 De Hallen Studio’s, Amsterdam

93 City Lounge, Apeldoorn

94 Centraal Ketelhuis, Amersfoort

4

Overzicht titels High Profile Locaties

Voor elke situatie de juiste locatie Locaties.nl Alle locaties voor feesten, ­ venementen, meetings en e ­vergaderingen

• Grootste locatiesite van Nederland • Snel en gemakkelijk een locatie vinden en vergelijken • Mooie en duidelijke presentaties met foto’s en filmpjes op Locatie-TV • Uitgebreid aanbod met ruim 4.500 locaties • Eenvoudig in contact komen met de locatie • Plaats gratis uw zoekopdracht op de Locatiemarkt en ontvang direct offertes en reacties van locatiehouders

LocatieFLASH

INSPIRERENDELOCATIES.NL

Wekelijkse digitale locatie nieuwsbrieF

Alle locaties voor meetings, brainstormsessies, vergaderingen, heisessies en private dinners

• Laatste locatienieuws • Artikelen en trends over meeting en event locaties

• Intieme, mooie en inspirerende locaties • Voor bijzondere, kleinere bijeenkomsten • Uitgebreid aanbod met ruim 900 locaties

5

Greatervenues.com Special event and meeting venues

• Dé inspirerende locatie nieuwssite • Uitgebreide venue reports • Know how van experts • Checklists en dossierartikelen

Locaties app De app voor opdrachtgevers op zoek naar een geschikte locatie voor een zakelijk evenement

• Kosteloos beschikbaar voor iPhone, iPad , Android mobile en Android tablet.

• Vind snel en efficiënt de geschikte locatie.

• Uitgebreid ­aanbod van event en meeting locaties.

JAARBOEK LOCATIES Inspirerende locaties voor meetings en events

• 125 toplocaties voor meetings en events • Prachtig vormgegeven, inspirerende sfeerbeelden • Handige checklists • Interviews met opdrachtgevers

6

1.010 opdrachtgevers goed voor 200 miljoen euro

Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties Editie 2014

Trots presenteren wij u de derde editie van het jaarlijkse High Profile Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties.

overheidsinstellingen als leden van het Genoot­ schap voor Eventmanagers en organisatie­bureaus werkten mee en hebben het onderzoek volledig ingevuld. Dit grote aantal respondenten toont aan dat de behoefte om kennis te delen groot is.

Het onderzoek is ten opzichte van de tweede editie (2013) geoptimaliseerd en uitgebreid, met meer (open) vragen en meer diepgang. De respons van de opdrachtgevers overtrof de verwachtingen: maar liefst 1.010 toonaangevende opdrachtgevers van zowel grote multinationals, kleine en middelgrote ondernemingen en

Dankzij het High Profile Locatieonderzoek 2014 worden trends en ontwikkelingen in de bestedingen en behoeften van opdrachtgevers van meeting en event locaties in kaart gebracht.

Met de resultaten kunnen locaties hun voordeel doen en hun dienstverlening beter afstemmen op de verwachtingen van hun potentiĂŤle klant.

Wensen en eisen van 1.010 opdrachtgevers in kaart

Buspro LuxUry lounge by eric kuster

Opzet onderzoek

7

De vragenlijst is tot stand gekomen door een online vooronderzoek waaraan 360 meeting en event locaties hebben deelgenomen.

In dit onderzoek gaven locaties aan wat zij van hun (potentiële) opdrachtgevers zouden willen weten.

Deze input hebben wij meegenomen in de formulering van de vragen van het High Profile Locatieonderzoek 2014. De complete vragenlijst is vervolgens in mei 2014 digitaal verspreid onder 7.040 opdrachtgevers (multinationals, kleine en middelgrote ondernemingen, overheidsinstellingen, organisatiebureaus en leden van het Genootschap voor Eventmanagers). Daarvan hebben 1.010 opdrachtgevers het onderzoek volledig ingevuld. Dit is een respons van 14%. De gemiddelde invultijd van de vragenlijst was 21 minuten.

Het onderzoek is uitgevoerd door marktonderzoekbureau Effectmeting.nl

Onderbuikgevoel

Uit het onderzoek zijn interessante resultaten gekomen waar zowel locaties als opdrachtgevers informatie uit kunnen putten voor hun bedrijfs­ voering. Locatiehouders krijgen inzicht in de harde cijfers en de wensen en behoeften van opdrachtgevers, die op hun beurt kunnen leren van de tips over locatiekeuzes van andere opdrachtgevers. ‘Ga altijd op bezoek bij een locatie voordat je deze boekt’, ‘check of de locatie past bij uw doelgroep’ en ‘zorg voor een goede briefing of draaiboek vooraf’, zijn veelgenoemde tips van opdrachtgevers. Naast de harde waarden, zoals budget, aantal evenementen en deelnemersaantallen, zijn ook zachte waarden, het ‘onderbuikgevoel’, gemeten.

38% de beslissing slechts één à twee maanden van tevoren. Bij de locatiekeuze zijn gemiddeld vier personen binnen de organisatie betrokken.

Mond-tot-mond en internet zijn wederom de belangrijkste bronnen voor het vinden van (nieuwe) locaties. Sfeerfoto’s (82%), informatie over capaciteit (81%), locatiekosten (73%) en beschikbaarheid (60%) zijn de belangrijkste onderdelen waar een opdrachtgever op de website van een locatie graag inzicht in krijgt.

1.010 opdrachtgevers vertegenwoordigen 21.000 evenementen Behoefte aan online transparantie over kosten en beschikbaarheid

Ondanks dat meer dan de helft (51%) van de opdrachtgevers ten minste zes maanden voor een evenement zich oriënteert op de locatie, maakt

Odeon De Spiegel Theaters

8

Goede service in het offertetraject van

Ruim de helft van het budget wordt

groot belang

besteed aan de locatie

Belangrijke aspecten bij de keuze van een locatie zijn nog steeds bereikbaarheid en prijs/ kwaliteitsverhouding. Ten opzichte van 2013 blijkt echter dat de begeleiding en de service in het offertetraject en goede recensies in meerdere mate bijdragen aan de locatiekeuze. Er is dan ook een sterk toegenomen behoefte aan een onafhankelijke beoordelingswebsite, waar 64% van de opdrachtgevers ook zelf aan wil bijdragen door het invullen van reviews. Uit de antwoorden op de open vragen blijkt dat alles bij een locatie moet kloppen, geen shabby uitstraling mag hebben en vooral een ‘feel good’ gevoel moet geven.

Een positieve trend is merkbaar bij de budgetten die opdrachtgevers toegewezen krijgen voor de te organiseren evenementen. Zag in 2012 nog 55% van de opdrachtgevers hun budget gelijk blijven of stijgen, in 2013 was dit percentage al gestegen naar 69% en in dit jaar, 2014, is dat zelfs 76%.

Deze stijgende lijn zet ook na 2014 door; 86% van de opdrachtgevers verwacht dat de budgetten gelijk zullen blijven of zullen stijgen. Meer dan de helft van de budgetten (52%) wordt besteed aan de locatie, inclusief catering. Dit is een stijging van 8% ten opzichte van 2013. Het gemiddelde bedrag dat men per persoon aan de locatie, inclusief catering, besteedt is 69 euro. Aangezien meer dan de helft van de opdrachtgevers locaties veelal boekt voor vergaderingen en brainstormsessies, is deze markt dit jaar voor het eerst apart in kaart gebracht. Gemiddeld besteden opdrachtgevers 36 euro per persoon aan een vergadering, training of brainstormsessie. Het onderzoek heeft dit jaar tevens geresulteerd in een overzicht in het aantal deelnemers per type evenement. Vergaderingen, brainstormsessies, trainingen en workshops kunnen rekenen op een

“Onhygienisch, groezelig of vuil?

Wanneer er geen verzorgde indruk is, boek ik de locatie niet.”

Tevens is er een toenemende vraag naar kleinschalige locaties met uitstraling en exclusiviteit, evenals locaties die zich inzetten voor duurzaamheid, hybride evenementen en gezonde, biologische catering.

De Nieuwe Kerk Media DenPlaza Haag

9

gemiddelde groepsgrootte van 46 personen. Bij congressen, seminars en conferenties is dit aantal 196, bij (personeels)feesten 322. Beurzen en overige evenementen ontvangen gemiddeld 875 bezoekers.

Online recensies en beoordelingen worden steeds belangrijker Belangrijke trends

Oude panden die worden hergebruikt, back to basic en meer transparantie. Het onderzoek geeft inzicht in de trends die opdrachtgevers spotten bij het boeken van locaties. De belangrijkste trends die naar voren komen zijn het aanbieden van biologische catering en een all inclusive aanbod, waarbij de locatie ook service op het gebied van techniek en catering aanbiedt. Ook vroegen we opdrachtgevers naar hun grootste bloopers, waar opmerkelijke en tenenkrommende ervaringen naar boven kwamen: ‘Een ontplofte beamer’, ‘niet voldoende catering’ en ‘een locatie had zich vergist in de datum’, zijn enkele genoemde ervaringen die opdrachtgevers het liefst uit hun geheugen willen bannen.

De Nieuwe Kerk Den Haag

Ook vertellen opdrachtgevers uitgebreider over hun goede en minder goede ervaringen en geven zij meeting en event locaties enkele tips. Verder vindt u in deze uitgave praktische informatie van toeleveranciers van evenementen. Wat zijn de tips en tricks van deze experts? Ze vertellen over veelgemaakte fouten en geven hun visie.

Learnings waar u hopelijk iets aan heeft. Als wij gezamenlijk onze kennis delen, kunnen we deze mooie branche naar een hoger niveau tillen. En daar dragen wij graag aan bij, evenals 88% van de opdrachtgevers dat heeft aangegeven in de toekomst mee te willen blijven werken aan het onderzoek.

Oscar Krechting en Ronnie Witjes High Profile Locaties

Centraal Ketelhuis

10

VIJF OPDRACHTGEVERS UITGELICHT

Om een gezicht te geven aan de grote groep van 1.010 opdrachtgevers die mee heeft gewerkt aan dit onderzoek, hebben wij er vijf bereid gevonden uitvoeriger op de vragen in te gaan: waarom werkten zij mee aan dit onderzoek, wat zijn de budgetten voor locaties, hoeveel evenementen organiseren zij en wanneer boeken zij een locatie zeker niet? Last but not least: wat willen zij meeting en event locaties ter verbetering meegeven?

Interviews met: Deborah van Eijck van NVRD, Frans Storm van Attent Group BV, Drs. John van Dijk van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Stephan Oost van Philips, Niels Bouwman van Interface

House of bols Amsterdam

11

NVRD Opdrachtgever: NVRD Geïnterviewde: Deborah van Eijck, Event Manager

Deborah van Eijck is ruim elf jaar werkzaam in de (zakelijke) evenementenmarkt en sinds begin dit jaar Event Manager bij NVRD (Koninklijke Vereniging voor Afval- en Reinigingsmanagement).

Bij de NVRD organiseert ze diverse congressen en seminars in Nederland en zelfs over de grens.

programma iemand van de catering vanuit het niets met een cappuccino aankomt… gewoon omdat ze opletten! Het zijn de kleine dingen die ertoe doen. Personeel dat attent is, dat moet je koesteren!”

Wanneer boekt u een locatie zeker niet?

Waarom is het belangrijk dat de markt transparanter wordt?

“Door de komst van het internet is transparantie niet meer weg te denken. Het maakt het vergelijken veel gemakkelijker. Geen ondoorzichtige toestanden en facturen, producten of diensten meer. Door transparant te zijn creëer je vertrouwen bij je klant.”

“Wanneer de offerte niet overeenkomt met hetgeen ik aanvraag, wanneer er niet snel gereageerd wordt op vragen of wanneer er niet wordt meegedacht. Ook boek ik een locatie niet bij slechte bereikbaarheid of parkeergelegenheid.”

Hoe vindt u nieuwe locaties?

“We organiseren zo’n tien tot twintig events per jaar op verschillende locaties in Nederland.”

“Vaak is er een aantal criteria waarmee ik rekening moet houden, zoals plaats, bereikbaarheid en prijs. Meestal google ik op een regio of vraag aan collega’s in de branche of zij ervaring hebben met locaties in die regio. Ook maak ik wel eens gebruik van regionale bureau’s voor toerisme.”

Verwacht u dat uw evenementenbudget

Wat zou u willen zeggen tegen

voor dit jaar stijgt, daalt of gelijk blijft?

locatiehouders?

“Voor onze evenementen is geen budget vast­ gesteld, voor elk jaar is het zaak kostenneutraal te organiseren.”

“Aandacht en beleving zijn de sleutelwoorden! Het zijn vaak de kleine dingen die het plaatje compleet maken en de ervaring onvergetelijk. Zorg in de offerte dat niet elk lepeltje of kopje wordt door­ berekend. Op dit soort transparantie zit de klant niet te wachten. Laat het opgaan in het koffie­ arrangement.”

Hoeveel evenementen organiseert u per jaar?

Wat is uw slechtste en wat is uw beste ervaring ooit bij een locatie?

“De slechtste ervaring ooit was een locatie die totaal niet geschikt was voor het evenement (veel te kleine ruimte voor plenair deel) en toch kwamen ze met allerlei dubieuze oplossingen om te proberen het evenement binnen te halen.

Gelukkig heb ik daarnaast veel goede ervaringen, zoals wanneer er op een ‘rustmoment’ in het

12

Attent Group BV Opdrachtgever: Attent Group BV Geïnterviewde: Frans Storm, directeur/eigenaar

Frans Storm is, als directeur/eigenaar van Attent Group BV reeds 20 jaar werkzaam in de markt van de business events. Attent Group organiseert met name zakelijke evenementen zoals congressen, introducties, openingen, jubilea, communicatietrajecten, incentives en gala’s voor haar opdrachtgevers.

Waarom werkte u mee aan het onderzoek?

“Dat heeft diverse redenen. Allereerst geven de uitkomsten van het onderzoek zowel aan de zijde van de opdrachtgever als aan locatieverhuurder en eindverbruiker inzicht in de ontwikkelingen.

Daarnaast juichen wij een dergelijk onderzoek toe, omdat het bijdraagt aan verdere professionalisering van onze branche.”

Hoeveel evenementen verwacht u het

was een volledig foutieve briefing gegeven inzake tijdstippen en invullingen. Gelukkig hebben wij deze desorganisatie met veel inzet en flexibiliteit en op basis van onze expertise toch tot een zeer succesvolle bijeenkomst mogen brengen. Eén van onze beste ervaringen bij een locatie was toen, ten gevolge van totaal onverwachte weersomstandigheden, een buitenevenement met prachtige settings in de uitgestrekte tuinen plotsklaps dreigde te mislukken en dat ondanks een drukke bezetting in de locatie met ongekende inzet en betrokkenheid van personeel de bijeenkomst zonder dat de gasten er hinder van ondervonden al snel ‘onderdak’ vond.”

Hoe vindt u nieuwe locaties?

“Uit onze eigen database en gebruik makend van websites en in het bijzonder High Profile Locaties.”

komende jaar te organiseren?

“Dat is op dit moment nog moeilijk in te schatten, omdat de trend is dat beslissingen op veel kortere termijn genomen worden, maar indicatief zal dat liggen op 40-55 bijeenkomsten.”

Verwacht u dat uw evenementenbudget

Wanneer boekt u een locatie zeker niet?

“Wanneer wij geen professionaliteit en betrokkenheid ervaren en er bij het eerste contact al een zekere mate van klantonvriendelijkheid bestaat.

Tenslotte is dat een indicatie dat ook onze gasten daarmee geconfronteerd zullen worden.”

voor dit jaar stijgt, daalt of gelijk blijft?

“Wij verwachten dat het budget voor dit jaar stijgt.”

Wat zou u willen zeggen tegen locatiehouders?

Wat is uw slechtste en wat is uw beste ervaring ooit bij een locatie?

“Onze slechtste ervaring ondervonden wij in een vooraanstaand hotel waar wij een internationale award-uitreiking organiseerden en waar het per­ soneel alles behalve geïnformeerd, gemotiveerd en betrokken was. Door onze contactpersoon

“Toon gastvrijheid, klantvriendelijkheid en zorg dat de locatie er onberispelijk uit ziet.

Beloof geen mogelijkheden, capaciteit en der­ gelijke die in de praktijk niet realiseerbaar zijn.”

13

Ministerie VWS Opdrachtgever: Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Geïnterviewde: Drs. John van Dijk

John van Dijk is sinds 1987 werkzaam bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en sinds acht jaar Chef Kabinet en Protocol bij de directie Bestuurlijke en Politieke Zaken. In deze functie is hij jaarlijks verantwoordelijk voor tien­tallen evenementen, waaronder bijeenkomsten voor de politieke leiding, de bestuursraad, heisessies en (afscheids)recepties tot aan grotere evenementen zoals de huldiging van de Olympische Sporters.

inhoud van deze evenementen als de locaties dragen dan bij aan een mooie ervaring.”

Hoe vindt u nieuwe locaties?

“Wij selecteren locaties met name uit eigen ervaringen en weten daaruit vrijwel altijd een geschikte locatie te vinden die past bij het betreffende evenement.”

Wanneer boekt u een locatie zeker niet?

Waarom werkte u mee aan het onderzoek?

“Als overheid houden we ons zelf ook veel bezig met onderzoeken waarvan de resultaten ons waardevolle informatie opleveren. Waarom dan niet zelf deelnemen aan een onderzoek waar de evenementen- en locatiebranche belangrijke informatie uit kan putten?”

“Wanneer blijkt dat er geen interesse is vanuit de locatie, dan houdt de interesse ook van mijn kant snel op. Bijvoorbeeld als er niet gereageerd wordt na een informatieaanvraag of wanneer ze te lang op een antwoord laten wachten.”

Wat zou u willen zeggen tegen locatiehouders?

Verwacht u dat uw evenementenbudget voor dit jaar stijgt, daalt of gelijk blijft?

“Dat is niet te benoemen. Als zich iets voordoet dat georganiseerd moet worden, dan moet dat ook gebeuren.”

Wat is uw slechtste en wat is uw beste ervaring ooit bij een locatie?

“Slechte ervaringen kan ik niet zo voor de geest halen. Het is zaak om zelf attent te zijn om te zorgen dat zaken die zich voordoen direct gecorrigeerd kunnen worden. Het is ook belangrijk van te voren goed het evenement door te spreken met locatie, catering en leveranciers. De beste ervaringen zijn evenementen zoals de huldiging van de Olympische sporters in de Ridderzaal als ook de huldiging van de Para­lympiërs in de Grote Kerk in Den Haag. Zowel de

“Wanneer u een evenement van de overheid wilt faciliteren, is het belangrijk goed en scherp geprijsd te zijn, aangezien de overheid nu eenmaal terecht kritisch wordt gevolgd bij de besteding van ‘belastinggeld’. Daarnaast zou ik locaties willen meegeven dat ze dichtbij zichzelf moeten blijven en hun eigen identiteit moeten bewaken. Ze moeten een evenement waar kunnen maken binnen hun eigen filosofie, anders komen ze zichzelf op den duur toch tegen.

Beloof niets wat u niet kunt waarmaken.”

14

Philips Opdrachtgever: Philips Geïnterviewde: Stephan Oost, Head of Philips Meeting Services

Stephan Oost is sinds vier jaar werkzaam bij BCD Travel, waar hij onder andere verantwoordelijk is geweest voor de Global SMMP bij ING. Sinds twee jaar is hij werkzaam als Head of Philips Meeting Services bij Philips. Vanuit deze functie is hij jaarlijks betrokken bij de organisatie van meer dan 1.000 evenementen per jaar, variërend van kleine vergaderingen tot evenementen van meer dan 1.000 personen wereldwijd.

Waarom werkte u mee aan het onderzoek?

“Kennis is tegenwoordig overal beschikbaar, het delen stelt iedereen in de gelegenheid om hier gebruik van te maken. Internet geeft voornamelijk het gewenste beeld van de aanbieder, terwijl het delen van ervaringen door gebruikers een veel grotere meerwaarde vertegenwoordigt.”

Hoe vindt u nieuwe locaties?

“Er zijn tegenwoordig veel manieren om aan informatie te komen. Philips werkt exclusief met BCD Travel als bureau, echter wordt er natuurlijk ook door de medewerkers zelf gekeken naar geschikte locaties.”

Wat zou u willen zeggen tegen locatiehouders?

“Het gaat in onze branche om de verhouding tussen prijs en kwaliteit. Service is daarin de doorslag­ gevende factor.”

Welke trends ziet u voor het komende jaar?

“Het heeft er de schijn van dat bedrijven weer meer extern gaan organiseren, aangezien er simpelweg intern niet voldoende faciliteiten zijn door de verschillende bezuinigingsrondes.”

Verwacht u dat uw evenementenbudget

Hoe belangrijk is een Green Key locatie voor

voor dit jaar stijgt, daalt of gelijk blijft?

jullie?

“Het is onze verwachting dat we komend jaar meer dienen te doen met hetzelfde budget.”

“Labels als Green Key geraken een beetje op de achtergrond nu budget de ‘driver’ is geworden voor het vinden van locaties. Ongetwijfeld wordt dat weer anders in de toekomst.”

Wat is uw slechtste en wat is uw beste ervaring ooit bij een locatie?

“Een ontruiming door de politie vanwege een vermeende hennepkwekerij kun je wel beschouwen als een bijzonder slechte ervaring. Mijn beste ervaring was bij een locatie die vanwege het slechte weer de parkeergarage beschikbaar stelde voor een voetbaltoernooi. Gelukkig viel de schade mee.”

Wanneer boekt u een locatie zeker niet?

“Het mag geen verrassing zijn dat hygiëne een showstopper is bij de keuze voor een locatie.”

15

Interface Opdrachtgever: Interface Geïnterviewde: Niels Bouwman, Event Manager

Niels Bouwman is sinds anderhalf jaar werkzaam als Event Manager bij Interface. Daarnaast heeft hij sinds vijf jaar zijn eigen bedrijf: Niels Bouwman Event Management. Jaarlijks organiseert Niels met zijn team bij Interface zo’n 750 evenementen, waaronder vergaderingen, beurzen, productpresentaties, workshops en congressen. De meeste evenementen vinden plaats in het eigen Experience Centre, die over alle benodigde evenementenfaciliteiten beschikt.

Hoe vindt u nieuwe locaties?

Verwacht u dat uw evenementenbudget

Wat zou u willen zeggen tegen

voor dit jaar stijgt, daalt of gelijk blijft?

locatiehouders?

“De plannen voor 2015 zijn nog in de maak, maar de verwachting is dat het evenementenbudget gelijk blijft.”

“De sales attitude van evenementenlocaties hapert.

Onthoud goed dat u als locatie geen meterverkoper bent maar een evenement wilt binnenhalen. Denk proactief mee en maak de vertaalslag van een vlot verkooppraatje naar een fonkelende operatie.”

Wat is uw slechtste ervaring ooit bij een

“Veel locaties kennen we uit eigen ervaring. Ook door zelf op hoogte te blijven van de evenementenwereld door internet en nieuwsbrieven te lezen en beurzen te bezoeken vinden we nieuwe locaties.”

Wanneer boekt u een locatie zeker niet?

“Wanneer prijs en kwaliteit niet met elkaar matchen.”

locatie?

“Het blijkt voor een locatie toch moeilijk om pro­ actief te zijn en werkelijk mee te denken met de klant. Vaker wordt aan yieldmanagement gedacht. Ik ben altijd benieuwd hoe ver een locatie wil gaan om een evenement binnen te hengelen. Om een voorbeeld uit de praktijk te noemen: voor een evenement voor 800 man had ik een afspraak bij een potentiële locatie. Deze venue was op de hoogte van het feit dat mijn opdrachtgever een bedrijf uit de tapijtindustrie betrof. Bij binnenkomst constateerde ik een aantal smerige vlekken in de vloerbedekking en binnen twee minuten had ik het al gezien en geroken: dit ging ‘m niet worden.”

Wat als de sky de limit was? Hoe ziet uw droomlocatie er dan uit?

“Een evenement op de maan organiseren gaat wel heel ver maar een locatie in de woestijn lijkt mij een leuke uitdaging.”

Waarom werkte u mee aan het onderzoek?

“We kunnen wel allemaal commentaar leveren maar als ik serieus mijn bijdrage lever en meer collega’s dit doen heeft iedereen hier baat bij.”

16

17

De wensen en eisen van 1.010 opdrachtgevers in kaart.

High Profile Locatie足onderzoek 2014 onder opdrachtgevers van meeting en event locaties.

Stedelijk museum amsterdam

18

1.010 Opdrachtgevers gaven antwoord op de onderstaande vragen 20

Verdeling respondenten

20 In welke leeftijdscategorie valt u?

21

Wat voor soort opdrachtgever bent u?

21

Hoeveel werknemers telt uw bedrijf?

22

Wat is uw functie?

23

Hoe lang bent u werkzaam in deze functie?

24

Wie beslist er binnen uw organisatie met welke locatie wordt samengewerkt?

25

Hoeveel personen zijn er binnen uw organisatie betrokken bij de locatiekeuze?

25

Hoeveel meetings en/of events verwacht u dit jaar te organiseren?

26 Welk percentage van het meeting en events budget wordt gemiddeld uitgetrokken voor de locatie (inclusief catering)?

26 Wat geeft u gemiddeld uit aan een locatie (inclusief catering) per persoon?

26 Wat geeft u gemiddeld per persoon uit bij een locatie voor een vergadering van 8 uur (inclusief catering)?

27 In welke orde van grootte valt het budget voor evenementen in 2014?

28 De verwachting voor het budget voor 2014 was ...

28 Ik verwacht dat het budget in de toekomst (2015) ...

29 Met welke omvang is het budget van 2014 ongeveer toe- of afgenomen ten opzichte van 2013?

30 Boekt u een locatie rechtstreeks, via een evenementenbureau of via een boekingsplatform / intermediair?

30 Gemiddeld voor hoeveel personen boekt u een locatie?

31 Wat was afgelopen jaar (2013) de gemiddelde groepsgrootte waarvoor u een locatie geboekt heeft?

32 Hoeveel maanden voor aanvang van een meeting/event oriĂŤnteert u zich op de locatie?

32 Hoeveel maanden voor aanvang van een meeting/event beslist u over de locatiekeuze?

33 Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u per meeting/event offertes aan?

33 Hoe snel wilt u dat een locatie reageert op uw offerteaanvraag?

34 Hoe komt u tot de keuze van een locatie?

35 Welke websites gebruikt u bij het zoeken van een locatie?

35 Welke social media gebruikt u bij het zoeken van een locatie?

36 Wat verwacht u direct te kunnen zien op de website van een locatie?

37 Op welke manier neemt u het liefst contact op met een locatie?

38 In welke locatiesoorten bent u het meest geĂŻnteresseerd?

40 Kunt u aangeven waarvoor u een locatie het meest boekt?

19

41 Voor welke groep organiseert u het meest een event?

41 Zijn uw meetings/events meestal eendaags of meerdaags?

42 Welke criteria vindt u belangrijk bij uw locatiekeuze?

43 Wat vindt u bij een locatie belangrijk in uitstraling en sfeer?

44 Wanneer boekt u een bepaalde locatie zeker niet?

46 Bij welke onderdelen verwacht u extra ondersteuning van een locatie, bij de organisatie van een evenement?

47 De aanwezigheid van hotelkamers bij de locatie voor eventuele overnachtingen is belangrijk 47 Uit kostenbesparing gebruiken wij ons eigen kantoor vaker als evenementenlocatie 48 Ik heb voorkeur voor een all inclusive prijs als ik een locatie boek 48 Het maakt mij niet uit als technische middelen extern moeten worden ingehuurd 49 Ik ben bereid meer te betalen als er gebruik wordt gemaakt van streek- en/of biologische producten 49 Ik heb als opdrachtgever behoefte aan locaties die ook per uur te boeken zijn 50 Voordat wij op zoek gaan naar een locatie hebben wij een pakket van eisen samengesteld waaraan een locatie moet voldoen 50 Zonder een klik met de contactpersoon van de locatie boek ik betreffende locatie niet 51 De prijs is voor mij doorslaggevend bij het boeken van een locatie 51 Zonder een positief onderbuikgevoel boek ik betreffende locatie niet 52 Kunt u aangeven wat voor u een positief onderbuikgevoel over een locatie inhoudt?

54 Welke trend ziet u de komende jaren bij het boeken van locaties?

56 Kunt u op een schaal van 1 tot 10 aangeven of MVO een doorslaggevende factor is bij uw locatiekeuze?

57 Welke pijler van MVO vindt u het belangrijkst?

57 Green Key status is een belangrijk criterium bij de keuze van een locatie 58 Welke apparatuur / technologie dient er minimaal op een locatie aanwezig te zijn?

59 Ik bekijk beoordelingswebsites voordat ik een locatie ga boeken 60 Wat is de grootste blooper die u ooit hebt meegemaakt op een meeting/event bij een locatie?

62 Bent u bereid een online evalutatieformulier in te vullen na afloop van een meeting of event waarmee de locatie uw tevredenheid kan meten?

62 Bent u bereid een review over een locatie in te vullen op een onafhankelijke beoordelingswebsite?

63 Bent u bereid volgend jaar weer mee te werken aan dit jaarlijkse onderzoek?

64 Welke learing / advies / tip kunt u meegeven aan een collega opdrachtgever bij de keuze van een locatie?

20

High Profile Locatieonder zoek 2014

Verdeling respondenten

Man

25%

75% Vrouw

IN welke leeftijdscategorie valt u?

20 - 29 jr

8% 23%

30 - 39 jr

36%

40 - 49 jr

27%

50 - 59 jr 60 en ouder

6% 0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2014

Wat voor soort opdrachtgever Bent u?

Anders

Zzp-er evenementenorganisatie

1%

8% Evenementenbureau

11%

80% Bedrijf, instelling of overheid

hoeveel werknemers telt uw bedrijf?

29%

0-9

10%

10 - 24 25 - 49 50 - 99

7% 8% 12%

100 - 249 250 - 499 500 - 999 1000 - 4999 5000 of meer

7% 5%

Bijna de helft (46%) werkt bij een organisatie met nul tot vijftig medewerkers. EĂŠn op de vier opdrachtgevers vertegenwoordigt een bedrijf met meer dan 500 medewerkers.

11% 10% 0 10% 20% 30% 40% 50%

21

22

High Profile Locatieonder zoek 2014

wat is uw functie?

Channel manager Communicatiemanager

0% 2% 14%

DGA / Eigenaar

7%

Directeur / CEO Commercieel Directeur / Director of Sales

1% 12%

Eventmanager

5%

Event coรถrdinator Facility manager Inkoper

1% 0%

Marketingmanager

3%

Personal Assistent

3%

Personeelsmanager / HR

1%

Personeels- / feestcommissie

1% 9%

(Directie)secretaresse Projectmanager Office manager

4% 6% 9%

Management assistent Marketing- en communicatiemedewerker Anders

4% 18% 0 5% 10% 15% 20% 25%

High Profile Locatieonder zoek 2014

hoe lang bent u Werkzaam in deze functie?

0 - 1 jr

7% 33%

2 - 5 jr

28%

6 - 10 jr 11 - 15 jr Langer dan 15 jr

15% 17% 0 10% 20% 30% 40% 50%

23

24

High Profile Locatieonder zoek 2014

wie beslist er binnen uw organisatie met welke locatie wordt samengewerkt?

(Meerdere antwoorden mogelijk)

Channel manager Communicatiemanager

1% 6% 15%

DGA / Eigenaar

34%

Directeur / CEO

8%

Commercieel Directeur / Director of Sales

20%

Eventmanager

8%

Event coรถrdinator Facility manager Inkoper

3% 4% 8%

Marketingmanager Personal Assistent Personeelsmanager / HR Personeels- / feestcommissie

5% 3% 5%

(Directie)secretaresse

12%

Projectmanager

12%

Office manager Management assistent Marketing- en communicatiemedewerker Anders

8% 10% 7% 23% 0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2014

Hoeveel personen zijn er binnen uw organisatie betrokken bij de locatiekeuze?

4

60% van de opdrachtgevers geeft aan dat er 2 Ă 3 personen betrokken zijn bij de locatiekeuze.

(gemiddeld per respondent)

Hoeveel meetings en/of events verwacht u dit jaar te organiseren?

22 (gemiddeld per respondent)

Gemeten in dit onderzoek zijn dit zo’n 21.000 evenementen in 2014.

In 2013 waren dit gemiddeld 24 evenementen per opdrachtgever.

25

26

High Profile Locatieonder zoek 2014

Welk percentage van het meeting en events budget wordt gemiddeld uitgetrokken voor de locatie (inclusief catering)?

52% (2013: 44%)

Dat is 8% hoger dan in 2013.

Een mogelijke oorzaak kan zijn dat de locatie een grotere rol speelt in de organisatie van een evenement (denk hierbij aan techniek en audiovisuele middelen).

Wat geeft u gemiddeld uit aan een locatie (inclusief catering) per persoon?

e69

42% van de opdrachtgevers besteedt maximaal 50 euro per persoon en 32% van de opdrachtgevers besteedt tussen de 75 en 250 euro per persoon.

Wat geeft u gemiddeld per persoon uit bij een locatie voor een vergadering van 8 uur (inclusief catering)?

e36

High Profile Locatieonder zoek 2014

In WELKE ORDE VAN GROOTTE VALT HET BUDGET VOOR EVENEMENTEN IN 2014?

41%

â‚Ź 0 - 9.999

20%

10.000 - 24.999

10%

25.000 - 49.999

8%

50.000 - 99.999

9%

100.000 - 249.999 250.000 - 499.999

4%

500.000 - 999.999

4%

1.000.000 - 1.999.999

2%

2.000.000 - 2.999.999

1%

3.000.000 - 3.999.999

0.5%

4.000.000 - 4.999.999

0.2%

5.000.000 - 7.499.999

0.2%

10.000.000 of meer

0.5%

Het totale budget van de opdrachtgevers die meewerkten aan het onderzoek is minimaal 200 miljoen euro. Dit bedrag is echter een voorzichtige raming. Vermoedelijk vullen sommige opdrachtgevers een lager bedrag in dan ze in werkelijkheid spenderen.

0 10% 20% 30% 40% 50%

27

28

High Profile Locatieonder zoek 2014

De verwachting voor het budget voor 2014 was: (bron: High Profile Locatieonderzoek 2013)

Zakt

21%

Stijgt

17%

Blijft gelijk

62%

Ik verwacht dat het budget in de toekomst足(2015):

Zakt

14%

Stijgt

25%

Gelijk blijft

61%

High Profile Locatieonder zoek 2014

Met welke omvang is het budget van 2014 ongeveer toe- of afgenomen ten opzichte van 2013?

8%

> + 25% 2%

+ 25% 2%

+ 20%

9%

3% 2%

3%

+ 15%

= 2013

2% 4%

+ 10% 2%

5%

4%

+ 5%

De stijging van de budgetten voor 2014 is 8% hoger uitgevallen dan men in 2013 had verwacht.

48%

Gelijk gebleven 3%

- 5%

2%

- 10% 5%

- 15%

8%

6%

4%

5%

- 20%

4%

4%

- 25%

3% 5%

> - 25%

5%

0 10% 20% 30% 40% 50%

51%

29

30

High Profile Locatieonder zoek 2014

boekt u een locatie rechtstreeks, via een Evenementenbureau of via een boekingsplatform / intermediair?

Evenementenbureau / zzp-er

6,7%

Boekingsplatform / intermediair

Net als in 2013 boekt het grootste gedeelte (88%) van de opdrachtgevers een locatie rechtstreeks.

5,2%

88,1% Rechtstreeks

Gemiddeld voor hoeveel personen Boekt u een locatie?

219 (gemiddeld per opdrachtgever)

Dit is een stijging van ruim 15% ten opzichte van 2013.

Toen was het gemiddelde aantal 191 personen.

High Profile Locatieonder zoek 2014

Wat was afgelopen jaar (2013) de gemiddelde groepsgrootte waarvoor u een locatie geboekt heeft voor: Vergaderingen / brainstormsessies / trainingen / workshops

46 Beurzen / Evenementen

875

Feesten

322

196 Congressen / seminars / conferenties

31

32

High Profile Locatieonder zoek 2014

Hoeveel maanden voor aanvang van een meeting/ event oriënteert u zich op de locatie? (vergaderingen buiten beschouwing gelaten)

6

71% van de opdrachtgevers geeft aan zich zes maanden of korter van tevoren op de keuze van een locatie te oriënteren.

Gemiddeld per opdrachtgever

Hoeveel maanden voor aanvang van een meeting/ event beslist u over de locatiekeuze? (vergaderingen buiten beschouwing gelaten)

4 Gemiddeld per opdrachtgever

38% van de opdrachtgevers maakt de beslissing één of twee maanden van tevoren.

High Profile Locatieonder zoek 2014

Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u per meeting/event offertes aan?

In 2013 vroeg een opdrachtgever gemiddeld een offerte aan bij 2,8 locaties.

3 Gemiddeld per opdrachtgever

Hoe snel wilt u dat een locatie reageert op uw offerteaanvraag?

29%

1 dag

46%

2 dagen

17%

3 dagen

7%

4 dagen meer dan 4 dagen

1% 0 10% 20% 30% 40% 50%

33

34

High Profile Locatieonder zoek 2014

Hoe komt u tot de keuze van een locatie?

(Meerdere antwoorden mogelijk)

52%

Zoekmachines

57%

Locatiewebsites Nieuwswebsites / blogs

9% 14%

Social media

13%

Nieuwsbrieven

20%

Vakbladen / magazines Vakbeurzen Lokale pers

Eerdere ervaring, mondtot-mondreclame en internet blijken ook dit jaar weer de belang足 rijkste keuzecriteria.

9% 3% 27%

Jaaruitgaven (boeken) Mond-tot-mondreclame / eigen netwerk

74%

Eerdere ervaring met locatie

75%

Anders

6% 0 20% 40% 60% 80% 100%

High Profile Locatieonder zoek 2014

Welke websites gebruikt u bij het zoeken van een locatie? (Meerdere antwoorden mogelijk)

75%

Locaties.nl

54%

Inspirerendelocaties.nl

18%

Dnls.nl

47%

Vergaderlocaties.nl BuitenBusiness.nl Coolrooms.nl

9% 5% 17%

Inspiratieoplocatie.nl

15%

Anders

0 20% 40% 60% 80% 100%

Welke social media gebruikt u bij het zoeken van een locatie? (Meerdere antwoorden mogelijk)

5%

Twitter

9%

Facebook

6%

LinkedIn Pinterest

1%

Anders

1%

Social media spelen een beperkte rol bij het zoeken naar een locatie.

0 5% 10% 15% 20% 25%

35

36

High Profile Locatieonder zoek 2014

wat verwacht u direct te kunnen Zien op de Website van een locatie? (Meerdere antwoorden mogelijk)

73%

Locatiekosten Standaard drankarrangement

27% 37%

Techniek bij kosten locatiehuur inbegrepen

60%

Beschikbaarheid

59%

Cateringmogelijkheden Afmetingen van de zaal/zalen

60% 81%

Zalenoverzicht/capaciteit

82%

Sfeerfoto’s 360 graden foto’s Video/ film Plattegrond Anders

14% 11%

Sfeerfoto’s, zalenoverzicht/capaciteit en locatiekosten zijn de drie belangrijkste items die een opdrachtgever verwacht 0 20% 40% 60% 80% 100% te zien op de website van een locatie. Bij ‘anders’ werd vaak de parkeergelegenheid aangegeven.

46%

7%

High Profile Locatieonder zoek 2014

Op welke manier neemt u het liefst contact op met een locatie?

48%

Telefonisch

35%

Per e-mail Via een online aanvraagformulier

7%

Via de website van de locatie

7%

Anders

3%

Ondanks alle online mogelijkheden blijkt telefonisch contact nog steeds het meest belangrijk voor een opdrachtgever.

Gevolgd door e-mail contact.

0 10% 20% 30% 40% 50%

37

38

High Profile Locatieonder zoek 2014

In welke locatiesoorten bent u het meest geïnteresseerd? (maximaal 5)

Attractieparken

2% 11%

Beursgebouwen Bioscopen

1% 18%

Boardrooms

16%

Boerderijen, hoeves en molens

34%

Buitenlocaties Casino’s Clubs en discotheken

0% 3% 46%

Conferentie- en congrescentra Dierenparken Forten Golfbanen

2% 6% 3%

Hotels

34%

Industriële locaties

34%

Kastelen, koetshuizen en orangerien

27% 10%

Kerken en kloosters Kookstudio’s

8% 9%

Lofts en (kleine) studio’s Mobiele locaties Musea en galeries

3% 15% 0 10% 20% 30% 40% 50% 60%

High Profile Locatieonder zoek 2014

Vervolg:

12%

Pak- en herenhuizen

10%

Partycentra

7%

Partyschepen en rederijen

26%

Restaurants Schouwburgen en theaters Sportaccommodaties

15% 4% 13%

Strandpaviljoens Studio’s en concertlocaties Tenten Treinen

6% 3% 0% 16%

Villa’s en landhuizen Anders

4% 0 10% 20% 30% 40% 50% 60%

39

40

High Profile Locatieonder zoek 2014

Kunt u aangeven waarVOOR u een locatie het meest boekt? (maximaal 5)

34%

27%

Personeelsfeesten 22%

20%

Bedrijfsuitjes

32%

Teambuilding/ motivatiedag

32%

11%

Beurzen/ tentoonstellingen

9%

44%

Congressen/ seminars

43% 12%

9%

Productpresentaties

21%

22%

Kick-off meetings Dealerdagen

4%

3%

De helft van de opdrachtgevers boekt locaties voor vergade足 ringen en brainstormsessies.

19%

15%

Zakendiners

47%

Vergaderingen/ brainstormsessies 39%

Trainingen/workshops Incentives/groepsreizen Anders

= 2013

41%

35%

Relatie-evenement

43%

5%

3% 5%

6%

0 10% 20% 30% 40% 50%

50%

High Profile Locatieonder zoek 2014

Voor welke groep organiseert u het meest een event?

9%

Directie

17%

Management team

26%

Medewerkers Raad van Bestuur / Commissarissen

2%

Relaties / klanten / leden Anders

38% 8% 0 10% 20% 30% 40% 50%

Zijn uw meetings/events meestal eendaags of meerdaags?

83%

Eendaags Meerdaags

17% 0 20% 40% 60% 80% 100%

Er is een lichte stijging ten opzichte van 2013 in het aantal meerdaagse meetings en events (2.3%).

41

42

High Profile Locatieonder zoek 2014

Welke criteria vindt u belangrijk bij uw Locatiekeuze? (maximaal 5) = 2013

19%

19%

Exclusiviteit 8%

7%

Aanzien/reputatie

15%

13%

Comfort/luxe

61%

57%

Ligging/omgeving

55%

54%

Uitstraling/sfeer

60%

Bereikbaarheid

44%

Parkeergelegenheid

37%

31%

Eten en drinken 27%

Aanwezigheid meerdere zalen/break out rooms

29%

15%

12%

Verzorging/schoonheid

65%

66%

Prijs/kwaliteitverhouding 8%

Begeleiding/service offertetraject

12% 37%

30%

Service op de dag zelf 10%

Grootte van de locatie Goede recensies Anders

68%

43%

3%

6%

15%

We zien met name dat in 2014 de bereikbaarheid, de begeleiding/service offerte足 traject en goede recensies in 0 20% 40% 60% 80% belang zijn toegenomen ten opzichte van 2013.

1%

2%

High Profile Locatieonder zoek 2013 2014

Wat vindt u bij een locatie belangrijk in uitstraling en sfeer?

(Meest gegeven antwoorden van 461 opdrachtgevers)

Goede uitstraling, niet te luxe maar wel representatief

Het ‘feel good’ gevoel: bij binnenkomst moet het kloppen

Men moet zich er thuis voelen Schoon en netjes (met name sanitair)

Verzorgde indruk, kwaliteit, geen shabby uitstraling

Warme en persoonlijke sfeer

Locatie die past bij het beoogde event en de gasten

Een locatie die ‘iets bijzonders heeft’, bijvoorbeeld de aankleding van de zaal of een mooie tuin waar men in de pauze even de benen kan strekken.

Creatief en inspirerend

In groene omgeving

Moet de story van het evenement ondersteunen en versterken

De locatie moet de nieuwsgierigheid van de gast wekken, verrassend zijn en een eigen en speciale sfeer hebben met een professionele uitstraling. Kort gezegd: het WAUW effect!

Sober, daglicht en privacy

Juiste klimaatbeheer (niet te koud / warm)

Zakelijk, maar toch informeel

Vriendelijke medewerkers Ruimte en rust

43

44

High Profile Locatieonder zoek 2014 2013

Wanneer boekt u een bepaalde locatie zeker niet? (Meest gegeven antwoorden van 757 opdrachtgevers)

TOP 5 1. Slechte prijs-kwaliteitsverhouding / te duur 2. Slecht contact in de beginfase / (te) late reactie op aanvraag 3. Locatie niet goed bereikbaar (bijv. per openbaar vervoer) 4. Locatie slecht onderhouden en/of gedateerd 5. Weinig of geen parkeergelegenheid

Bij slechte recensies en geen klik Als er geen flexibiliteit is

Bij slechte catering en niet passende uitstraling

Bij het eerste online contact moet ik al zin hebben om de locatie te bezoeken (foto’s op de website).

Na een slechte (eerdere) ervaring

Wanneer de locatie na bezoek niet blijkt te zijn zoals aangegeven op de website

OnhygiĂŤnisch

Wanneer ik geen vaste contactpersoon heb tijdens de voorbereiding

High Profile Locatieonder zoek 2013 2014

Arrogant, onaardig en onge誰nteresseerd personeel Als er geen wifi is Slecht gastheerschap Slecht offertetraject, geen transparante offerte

Groezelig, onverzorgd of muffe lucht

Als we geen exclusiviteit hebben

Als het er vies en onverzorgd uitziet

Wanneer de locatie mij wordt afgeraden door een bekende

Als de website mij totaal niet aanspreekt

Wanneer er geen ondersteuning is op het gebied van techniek en/of catering

Gedateerd interieur: beschadigde stoelen, vieze rokken om de tafels en oud sanitair

Vieze vloerbedekking

Te donker, geen daglicht

Wanneer afspraken niet worden nagekomen

45

46

High Profile Locatieonder zoek 2014

Bij welke onderdelen verwacht u extra ondersteuning van een locatie, bij de organisatie van een evenement? (vergaderingen buiten beschouwing gelaten)

12%

Geen ondersteuning

70%

Catering

22%

Decoratie en styling Entertainment Evenementenbeveiliging Evenementenfotografie en fotomarketing

8% 9% 1%

Evenementenvervoer en parkeerbeheer Gehele organisatie van het evenement

14% 7% 57%

Techniek Uitnodigingstraject PR en communicatie rondom evenement Anders

1% 3% 4% 0 20% 40% 60% 80% 100%

High Profile Locatieonder zoek 2014

De aanwezigheid van hotelkamers bij de locatie voor eventuele overnachtingen is belangrijk

15%

zeer oneens

20%

oneens enigszins oneens

11% 27%

enigszins eens

17%

eens zeer eens

10% 0 10% 20% 30% 40% 50%

Uit kostenbesparing gebruiken wij ons eigen kantoor vaker als evenementenlocatie

zeer oneens

13% 15%

oneens enigszins oneens enigszins eens

8% 19% 27%

eens zeer eens

18% 0 10% 20% 30% 40% 50%

47

48

High Profile Locatieonder zoek 2014

Ik heb voorkeur voor een all inclusive prijs als ik een locatie boek

zeer oneens

6% 17%

oneens

13%

enigszins oneens

19%

enigszins eens

33%

eens

12%

zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

Het maakt mij niet uit als technische middelen extern moeten worden ingehuurd (en niet op de locatie standaard aanwezig zijn)

12%

zeer oneens

26%

oneens

16%

enigszins oneens

14%

enigszins eens

25%

eens zeer eens

7% 0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2014

Ik ben bereid meer te betalen als er gebruik wordt gemaakt van streek- en/of biologische producten

zeer oneens

4% 19%

oneens

20%

enigszins oneens

37%

enigszins eens

18%

eens zeer eens

2% 0 10% 20% 30% 40% 50%

Ik heb als opdrachtgever behoefte aan locaties die ook per uur te boeken zijn

zeer oneens

8% 24%

oneens

15%

enigszins oneens

20%

enigszins eens

26%

eens zeer eens

7% 0 10% 20% 30% 40% 50%

49

50

High Profile Locatieonder zoek 2014

Voordat wij op zoek gaan naar een locatie hebben wij een pakket van eisen samengesteld waaraan een locatie moet voldoen zeer oneens oneens

1% 4% 6%

enigszins oneens

23%

enigszins eens

48%

eens

18%

zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

Zonder een klik met de contactpersoon van de locatie boek ik betreffende locatie niet

zeer oneens oneens

1% 11% 19%

enigszins oneens

32%

enigszins eens

27%

eens zeer eens

10% 0 10% 20% 30% 40% 50%

High Profile Locatieonder zoek 2014

De prijs is voor mij doorslaggevend bij het boeken van een locatie

zeer oneens

1% 9%

oneens

16%

enigszins oneens

38%

enigszins eens

28%

eens

8%

zeer eens

0 10% 20% 30% 40% 50%

Zonder een positief onderbuikgevoel boek ik betreffende locatie niet

zeer oneens oneens enigszins oneens

1% 5% 14% 26%

enigszins eens

38%

eens zeer eens

16% 0 10% 20% 30% 40% 50%

51

52

High Profile Locatieonder zoek 2014

Kunt u aangeven wat voor u een positief onderbuikgevoel over een locatie inhoudt?

(Meest gegeven antwoorden van 634 opdrachtgevers)

Je moet je welkom voelen, dat ze ‘jouw bedrijf’ graag willen ontvangen; niet als één van de velen.

Men moet meedenken; mijn vragen bij wijze van spreken al beantwoorden voordat ik ze heb gesteld.

Het moet goed voelen, ik moet het idee hebben dat ze snappen wat we willen en er vertrouwen in hebben dat dit goed en serieus wordt opgepakt.

Prettige toon van communiceren en meedenken

De ontvangst bij een eerste locatiebezoek is allesbepalend: vriendelijkheid, bereidwilligheid, openstaan voor ideeën, meedenken en oplossings­ gericht denken. En heel simpel: een lekkere kop koffie.

Het gevoel van vertrouwen, deskundigheid en goed gastheerschap

De locatie moet bij binnenkomst al een bepaalde sfeer ademen, na een rondleiding moet dat meer geworden zijn.

De service naar ons als opdrachtgever zie ik als een visitekaartje. Zo zullen ze ook met onze gasten om gaan.

High Profile Locatieonder zoek 2014

Het gevoel hebben dat het bedrijf de zaken op orde heeft en ik mijzelf als organisatie geen zorgen hoef te maken over de juiste afhandeling van afspraken.

De totale energie van een organisatie.

Van personeel tot deurknop.

Een ‘niet lullen maar poetsen’ mentaliteit

Als ik het gevoel krijg dat er aandacht is voor details van A tot Z en dat men ook echt luistert naar jou als opdrachtgever.

Dat is een optelsom van alle ‘zachte waarden’: uitstraling, zorg voor milieu, aandacht, puur eten, fijn personeel, niet strak, wel professioneel.

Niet zozeer onderbuikgevoel als wel intuïtie moet goed zijn.

Dat valt samen met het enthousiasme van de contactpersoon en het kijken naar mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden.

Het moet senang aanvoelen

“Easy to do business with.” Ik heb niet het gevoel genaaid te worden.

53

54

High Profile Locatieonder zoek 2013 2014

Welke trends ziet u de komende jaren bij het boeken van locaties?

(Meest gegeven antwoorden van 615 opdrachtgevers)

TOP 5 1. Biologische catering 2. All inclusive aanbod 3. Originele / onderscheidende locaties 4. Kleinere locaties 5. Meer nadruk op duurzaamheid

Eenvoudiger (back to basics), maar hogere service Pop-up locaties

Full service, meer klantgericht en flexibeler

Meer meedenken met de invulling van het gehele event Relaxte locaties in de natuur met biologische keuken Locaties met een interessant verhaal (story telling)

High Profile Locatieonder zoek 2013 2014

Meer mogelijkheden op digitaal niveau. Aansluitingen voor webcams en dergelijke, zodat mensen van veraf bij de vergadering kunnen zijn vanaf een andere (buitenlandse) locatie.

Meer transparantie met betrekking tot tarieven

Service is steeds belangrijker.

Afspraken maken en je daar aan houden.

Direct online de beschikbaarheid kunnen checken

Kleinschalige locaties met uitstraling en exclusiviteit

Oude panden die worden hergebruikt

Meer aandacht voor bijzondere catering

Cultuur- en kunstlocaties met historische elementen

Maandagen en vrijdagen komen steeds meer in trek als potentiĂŤle dagen voor bijeenkomsten

Locaties die meegaan op het gebied van innovatie zullen het redden

Vriendelijkheid, behulpzaamheid en een fijne atmosfeer

Korter, hybride, gezond en duurzaam

Inspirerende locaties, inspirerende plekken

55

56

High Profile Locatieonder zoek 2014

Kunt u op een schaal van 1 tot 10 aangeven of MVO een doorslaggevende factor is bij uw locatiekeuze? (waarbij 1 niet en 10 zeer van doorslaggevende rol is)

8%

1

3%

2

6%

3

7%

4

Gemiddeld is dit 5.7%. MVO is niet een doorslaggevende factor, maar het belang ervan laat wel een lichte toename zien ten opzichte van vorig jaar (gemiddeld 5.3%).

16%

5

17%

6

22%

7

18%

8 9 10

1% 2% 0 5% 10% 15% 20% 25%

High Profile Locatieonder zoek 2014

Welk pijler van MVO vindt u het belangrijkst?

34%

MVO People: staat voor de prestaties van een bedrijf op ‘sociaal ethisch’ gebied.

52%

MVO Planet: houdt in dat rekening wordt gehouden met het effect van de bedrijfsactiviteiten op het milieu, ofwel de planeet.

14%

MVO Profit: kijkt naar de economische effecten van de bedrijfsactiviteiten op de omgeving.

0 20% 40% 60% 80%

Green Key status is een belangrijk criterium bij de keuze van een locatie.

zeer oneens

= 2013

5%

5% 17%

13%

oneens

11%

enigszins oneens

16% 48%

48%

enigszins eens 17%

16%

eens zeer eens

3%

2%

34% van de opdrachtgevers geeft aan dat een Green Key status niet van belang is.

0 10% 20% 30% 40% 50%

57

58

High Profile Locatieonder zoek 2014

Welke apparatuur / technologie dient er minimaal op een locatie aanwezig te zijn? (Meerdere antwoorden mogelijk)

92%

Wifi

82%

Beamer en projectiescherm

25%

TV/plasmascherm

54%

Flipover Smartboard

9% 18%

Laptop

65%

Geluidsinstallatie/ microfoons Videoconferencing

7% 36%

Sfeerverlichting Anders

5%

Los van de aanwezigheid van wifi is de bandbreedte/capaciteit van de 0 20% 40% 60% 80% 100% verbinding van groot belang. Dit wordt vaak als probleem ervaren.

High Profile Locatieonder zoek 2014

Ik bekijk beoordelingswebsites voordat ik een locatie ga boeken

ja

30%

nee

70%

59

60

High Profile Locatieonder zoek 2014

Wat is de grootste blooper die u ooit hebt meegemaakt op een meeting/event bij een locatie?

(Meest gegeven antwoorden van 572 opdrachtgevers)

Stroom viel uit vlak voor aanvang event voor 1.000 personen.

De ingang van de entree stond verkeerd om...

Tweehonderd man via één kleine lift naar zevende verdieping krijgen.

Ingebroken in diverse auto’s op parkeerplaats tijdens evenement. Jaar daarop wel weer de locatie geboekt, maar ditmaal met parkeerwachten.

Wifi was niet toereikend genoeg voor alle gasten, waardoor de gasten geen reviews achter konden laten op Twitter etc.

De techniek viel uit tijdens een presentatie

Coffee break voor 500 mensen met beschikking over slechts twee espresso apparaten

Bij de locatie stond een naambordje met ons logo en daaronder ‘klachtendag’ in plaats van ‘klantendag’.

Bij een congres viel het filmpje stil, maar gelukkig uitgerekend op een zeer geschikt moment, waardoor de zaal zeer hard moest lachen.

De beamer ontplofte

Een magician ingehuurd. De act ging mis en de kleding van zijn assistente vloog in brand. Het water in de bloembakken in de coulissen werd gebruikt om haar te blussen.

High Profile Locatieonder zoek 2014

61

Dat er bij een bedrijfsfeest één uur voor het einde het bier op was.

Dat er te weinig kamers geboekt waren, waardoor gasten bij elkaar op de kamers moesten slapen.

Gênant.

Een dienblad vol drankjes viel over de gasten heen

Vergeten de zaalindeling op maat te laten uitvoeren.

Van de 240 gasten hadden slechts 200 een plek.

Niet voldoende catering.

Snel de keuken leeg getrokken. Bitterballen en friet gebakken.

Iedereen blij.

De drank niet afgekocht en er wérd gedronken!

De rekening liep volledig de pan uit.

Natte kussens in de stoelen buiten, waardoor mensen een tijd met een natte bips hebben rondgelopen.

Een vergaderzaal zonder daglicht gereserveerd.

Iedereen kwam er verhit uit.

Verstopping van het riool. Toiletten liepen over. Putlucht in het gebouw.

Te weinig catering bij een personeelsevenement.

Daardoor ontstonden afschuwelijk lange wachtrijen.

Dronken directeur

De locatiehouder vergiste zich in de datum. Terwijl de bussen voor het uitje aan kwamen rijden, hees hij zich daarom in een Middeleeuws kostuum en voerde op het voorplein een langgerekte theatershow op.

Parkeerwachters die onze gasten tegenhielden bij de parkeerplaats en ze wegstuurden op botte wijze

62

High Profile Locatieonder zoek 2014

Bent u bereid een online evaluatieformulier in te vullen na afloop van een meeting of event waarmee de locatie uw tevredenheid kan meten? nee

14%

ja

86%

Bent u bereid een review over een locatie in te vullen op een onafhankelijke beoordelingswebsite?

nee

36%

Recensies en beoordelingen worden steeds belangrijker.

ja

64%

High Profile Locatieonder zoek 2014

Bent u bereid volgend jaar weer mee te werken aan dit jaarlijkse onderzoek?

nee

12%

ja

88%

63

64

High Profile Locatieonder zoek 2014 2013

Welke learning/advies/tip kunt u meegeven aan een collega opdrachtgever bij de keuze van een locatie?

(Meest gegeven antwoorden van 544 opdrachtgevers)

Top 5 1. Ga altijd op bezoek bij de locatie 2. Check of de locatie past bij de doelgroep 3. Zorg voor een goede briefing/ draaiboek vooraf en controleer dan of de locatie voldoet aan de wensen die vooraf bepaald zijn 4. Volg je gevoel 5. Informeer bij derden naar ervaringen met de locatie

Zorg dat je op de dag zelf weet wie er aanwezig is en de contactpersoon is.

De staat van onderhoud en hoe schoon en netjes een locatie is, is een excellente graadmeter voor hoe men werkt op zo’n locatie en wat voor service je kunt verwachten.

Test geluid en techniek voordat de meeting begint.

Controleer altijd de toiletten als je voor het eerst gaat kijken.

Verzamel een team van specialisten om je heen en gebruik de leden als klankbord

Laat niets aan het toeval over en ga altijd van tevoren kijken bij een locatie voordat u deze boekt.

Ga na hoe snel men met de catering is

High Profile Locatieonder zoek 2013 2014

Bekijk goed de annulerings­ regeling. Die is niet overal redelijk.

Controleer altijd op geur- en geluidshinder.

Vraag altijd naar foto’s en plattegronden van de locatie en sta erop dat je een vaste contactpersoon hebt tijdens de voorbereiding en de uitvoering van het evenement, de vergadering of de training.

Neem alles stap voor stap door.

Manage de verwachtingen en check, check en nog eens check.

Internet/wifi, check deze van tevoren met de apparatuur en presentatie waar je wifi voor nodig hebt. De verbinding is niet altijd even goed.

Check hygiëne van de keuken en de toiletten.

Let op wat de mogelijkheden zijn voor branding, zodat je de locatie volledig kunt claimen en je onderscheidend bent.

Vraag altijd naar een 06 nummer van je contactpersoon.

Een van de belangrijkste meetpunten van een bezoeker aan een meeting is de catering. De cate­ ring van de locatie moet key zijn.

Check van tevoren welke partijen op dezelfde dag ook een event hebben op de locatie. Hoe is het geluidsoverlast met de aangrenzende zalen?

Breng eens onverwacht een bezoek aan de locatie en kijk hoe je ontvangen wordt. Hoe gastvrij is men in werkelijkheid?

Zorg voor goede bewegwijzering, zowel binnen als buiten de locatie.

65

Wij maken voor elk event een draaiboek. Zodoende weet iedereen wat van hem of haar wordt verwacht.

66

PREMIUM SUPPLIERS

68 Bazelmans AVR

“Vergelijk ‘appels met appels’, wanneer u meer offertes naast elkaar legt.”

70 Crowd Support

“Besteed de beveiliging van een evenement uit aan een partij die daartoe gespecialiseerd is.”

72 Effectmeting

“Gebruik de waardevolle input van uw klanten om de strategie voor 2015 gefundeerd vorm te geven.”

74 Héman Verhuurservice

“Houd bij de keuze van stoelen rekening met de tijdsduur van het evenement.”

76 iQEvents

“Zorg dat er altijd een plan B is om onvoorziene omstandigheden op te vangen.”

78 ‘a matter of Taste”

“Geef de cateraar een duidelijke, inhoudelijke briefing, zo ontvang je de meest heldere offerte.”

80 Momice

“Blijf je bezoeker niet spammen met onnodige of reeds bekende informatie.”

82 Photonic

“Geef de bezoekers een tastbare herinnering mee om het event te verlengen.”

84 538Events

“Verlies het doel niet uit het oog. Het blijft gaan om de boodschap.”

86 Verkeersprojecten Nederland (VPN)

“Zorg voor een flexibele opstelling, maar doe geen concessies op het gebied van kwaliteit.”

67

How to: tips, inspiratie en learnings van experts uit het evenementenvak

CitySense, Utrecht

68

HOW TO

De valkuilen van techniek “We zijn verwend. De nieuwste snufjes en de mooiste en grootste full-hd schermen staan in menig huiskamer. Dat heeft ook effect op de kwaliteit die opdrachtgevers -en bezoekers- op een event verwachten,” aldus Wiljan Bazelmans, eigenaar van Bazelmans AudioVisual Rentals.

YouTube- gezien heeft en die hij vervolgens graag in zijn presentatie wil verwerken op één van onze 103” full HD schermen. De opdrachtgever beseft vaak niet wat er qua techniek achter zit en welke gevolgen dat heeft voor de content.”

Geen zorgen over ontwikkelingen

Techniek en content op elkaar afgestemd

“Jaren geleden mocht het allemaal veel simpeler.

Er was een presentatie, een scherm, wat licht en geluid en dat voldeed aan ieders verwachtingen.

Vandaag de dag is dat anders. Men kijkt om zich heen en ziet dat het ook anders kan. Er wordt ook meer verwacht van presentaties.

Kortom, er is sprake van een veranderende behoefte: het moet flitsender en meer prikkelen, vooruitstrevend en innovatief zijn. Een ‘gewone’ powerpointpresentatie is niet meer voldoende.

Regelmatig komt een opdrachtgever bij ons aan met een filmpje die hij ergens -bijvoorbeeld op

“De opdrachtgever weet zich -in de meeste gevallen- geen raad met de techniek.

Ontwikkelingen gaan zo hard dat dat niet bij te houden is. Daarom zitten wij graag zo vroeg mogelijk met een opdrachtgever om de tafel om de gehele setting, de presentatie en het totale event door te spreken, opdat alles tot in de puntjes verzorgd en geregeld is. Hoe vroeger wij om de tafel kunnen, des te beter zijn de wensen af te stemmen en kunnen wij de opdrachtgever bij staan op elk aspect van zijn presentatie. Één van onze kernwaarden is dan ook: ontzorgen.

Nadat wij met de opdrachtgever op locatie

69

EXPERT AUDIOVISUEEL

de setting besproken hebben, maken wij de tekeningen ondersteund door 3D-animaties zodat de opdrachtgever een goed beeld krijgt van wat wij met zijn event voor ogen hebben. Vervolgens maken we een offerte die besproken en waar nodig aangescherpt wordt.”

TOP 3 TIPS 01

Vergelijk “appels met appels”, wanneer u meer offertes naast elkaar legt.

02

Maak gebruik van de expertise van een leverancier. Hij is op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.

03

Kies voor ‘one-stop-shopping’partijen en voorkom discussies over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Do’s

Ga in een vroeg stadium met uw leveranciers om de tafel en stem daarmee vroegtijdig de invulling en content van uw evenement af.

Informeer of een leverancier uw evenement aankan. Daarbij is het belangrijk dat hij de aangeboden apparatuur ook uit eigen voorraad kan leveren.

Don’ts:

Kiest u voor een (nieuwe) locatie, lees dan de voorwaarden goed door. Het kan voorkomen dat u vast zit aan een vaste techniekleverancier, die wellicht qua prijsstelling helemaal niet zo interessant is. Voorkom verrassingen en laat u goed informeren.

Laat niets aan het toeval over, bespreek alles met uw leverancier.

Bazelmans AVR

De Run 4545 5503 LT Veldhoven T (040) 2544 222

De Kuiperij 3 1185 XS Amstelveen T (020) 4415 060

info@bazelmans.com www.bazelmans.com

70

HOW TO

Voldoet de beveiligings­ organisatie aan úw wensen en eisen?

Vergunningverleners die zich beperken tot de wettelijke eisen en per gemeente met andere maten meten. Als het gaat om het kwalificeren van een goede partij voor de beveiliging van uw evenement, kiezen steeds meer locatiebeheerders ervoor zelf het heft in handen te nemen om het kaf van het koren te scheiden.

Steeds meer locaties stellen zelf hun eigen voorwaarden aan een beveiligingsorganisatie.

Komt u als evenementenorganisator met een eigen partij, dan moet deze voldoen aan de eisen die de locatiebeheerder hanteert. ‘Een ontwikkeling die wij alleen maar toejuichen’, aldus Mari van Dorst, directeur bij Crowd Support, ‘als er iets mis gaat op een evenement, straalt dit ook af op de locatiebeheerder. Met een eigen accreditatie en door het stellen van eigen voorwaarden kunnen zij de kwaliteit van

de beveiligingsorganisatie die zij welkom heten bewaken. Het stelt ze ook in staat om verder te kijken dan de wettelijke eisen. Denk hierbij aan de interne processen van een beveiligingsorganisatie of aanvullende -niet verplichte- opleidingen van het beveiligingspersoneel. Dit komt de kwaliteit alleen maar ten goede. Omdat niet alle beveiligingsorganisaties aan deze specifieke aanvullende eisen zullen voldoen, is het bijkomende voordeel dat de geaccrediteerde organisaties een verhoogde kennis van de locatie hebben en daarmee de beveiliging efficiënter in kunnen zetten.’

Schoenmaker blijf bij je leest

Deze ontwikkeling bevestigt eveneens dat evenementenbeveiliging meer is dan het neerzetten van beveiligingspersoneel bij de toegang of op posities die bewaakt moeten

71

EXPERT veiligheid

worden en dat er steeds meer behoefte is aan gespecialiseerde bedrijven. De kwaliteit van de (interne) organisatie, het maken van risicoanalyses en incidentscenario’s en het goed voorbereiden op mogelijk in te zetten maatregelen wordt in de aanloop naar het evenement als steeds belangrijker ervaren.

‘Binnen elk aspect van veiligheid, of het nu gaat om medische zorg, beveiliging of crowd management, is het belangrijk om een specialist in te schakelen. Anders dan veel andere beveiligingsorganisaties die naast evenementen

TOP 3 TIPS

bijvoorbeeld ook de beveiliging van winkels en bedrijventerreinen verzorgen, houden we ons bij Crowd Support dag in dag uit bezig met niets anders dan evenementenveiligheid.‘ Do’s:

Besteed de beveiliging van een evenement uit aan een partij die daartoe gespecialiseerd is en laat hen, door middel van een ‘toetredingstoets’, aantonen geschikt te zijn.

Controleer de partij waarmee u samenwerkt regelmatig. Neem een kijkje in de keuken en toets of de (interne) organisatie nog altijd in orde is.

01

Kies voor een partij die over het Keurmerk Evenementenbeveiliging beschikt.

Don’ts:

02

Maak een eigen wensen- en eisenlijst en toets de partijen daarop.

Een organisatie inschakelen op basis van wat hij in zijn ‘etalage’ tentoonstelt. Check of de achterliggende kennis en processen ook deugen!

03

Blijf in dialoog met de gekozen organisatie, controleer hen periodiek of zij nog aan de gestelde eisen en wensen voldoen.

De opdracht neerleggen bij een organisatie die normaliter uitsluitend winkels of bedrijven beveiligt. Kies voor een organisatie gespecialiseerd in evenementenbeveiliging.

Crowd Support

Loggerweg 7 (hoofdkantoor) 8042 PG Zwolle

Zekeringstraat 1 1014 BM Amsterdam

T (020) 355 2600 desksupport@crowdsupport.nl www.crowdsupport.nl

72

HOW TO

Tevredenheidsonderzoek als sales tool én om re­ views te verzamelen.

Klanttevredenheidsonderzoek maakt steeds vaker onderdeel uit van de strategie van bedrijven. Het is namelijk van groot belang te weten hoe uw klanten denken over uw organisatie en wat uw positie is ten opzichte van uw concurrentie.

Maar wist u dat tevredenheidsonderzoek ook een uitstekende sales tool is én gebruikt kan worden om reviews te verzamelen?

Sales Tool

Online onderzoek is een contactmoment met uw klant. Door extra vragen toe te voegen aan de vragenlijst krijgt u inzicht in welke diensten of producten uw klant op korte termijn interesse heeft.

Reviews

Uit recent onderzoek is gebleken dat 33% van opdrachtgevers een locatie boekt na het bekijken van beoordelingswebsites. Daarnaast geeft meer

dan 70% van de opdrachtgevers aan bereid te zijn een review te schrijven. Goede reviews zorgen dus voor een hogere omzet voor uw organisatie.

In het online tevredenheidsonderzoek geeft uw klant al cijfers over bijvoorbeeld de bereik­baarheid, ligging, omgeving, catering, service en prijs/ kwaliteitsverhouding. Door in het onder­zoek te vragen of de antwoorden op deze vragen mogen worden gepubliceerd genereert u tientallen nieuwe reviews te gebruiken op uw website, social media en andere communicatie uitingen.

Uitbesteden

Locaties en evenementenbureaus vinden het vaak nog ingewikkeld om onderzoek uit te voeren. Het kost ze veel tijd, er moeten vragen en mailteksten opgesteld worden, etcetera. Onze tip is dan ook om dit uit te besteden. De komst van gratis online tools heeft er wel toe geleid dat men bekender is geraakt met onderzoek uitvoeren. Effectmeting

73

EXPERT MARKTONDERZOEK

onderscheidt zich echter van deze online tools, omdat wij als onafhankelijke partij het onderzoek uitvoeren. Uw klant is dan eerder geneigd om het onderzoek (naar waarheid) in te vullen. Daarnaast bieden wij veel ervaring op het gebied van vraagstelling en analyses.

TOP 3 TIPS 01

Nodig ook klanten uit voor het online onderzoek die wat langer geleden producten en/of diensten van u hebben afgenomen. Wellicht kunt u meteen iets voor de klant betekenen;

Beloon uw klant voor deelname aan het onderzoek, dit verhoogt de respons.

02

Gebruik de waardevolle input van uw klanten om de strategie voor 2015 gefundeerd vorm te geven;

Don’ts:

03

Wanneer u een eventlocatie bent, kunt u via High Profile Locaties/ Toptrouwlocaties.nl in samenwerking met Effectmeting deelnemen aan het klanttevredenheidsonderzoek inclusief benchmark waarvoor reeds een standaardvragenlijst is ontwikkelt.

Do’s

Zorg dat uw klantenlijst met e-mailadressen op orde is.

Stel niet een te lange vragenlijst op, maak het uw klant zo makkelijk mogelijk om aan het onderzoek deel te nemen.

Verstuur het onderzoek bij voorkeur niet zelf, zorg voor een onafhankelijke afzender en geef de mogelijkheid om het onderzoek anoniem in te vullen.

Effectmeting

Oude Parklaan 111 1901 ZZ Castricum

T (0251) 822769 contact @effectmeting.nl www.effectmeting.nl

74

HOW TO

Van behoeftevraag tot eindresultaat “What you see is what you get”. Bij opdrachtgevers heerst een groeiende behoefte aan duidelijke afspraken, flexibiliteit en datgene leveren waar men naar verlangt. Voor sommige partijen heeft dit geleid tot een transformatie: van leverancier naar partner.

Oplossingen binnen no time

Verkeerd bestelde stoelen, site crew die tijdens de opbouw met vieze handen de mooie wit gestoffeerde stoelen vuilmaakt. Als opdrachtgever wilt u zich hier geen zorgen over maken. Sterker nog, u wilt dit niet eens constateren. Er zijn wel belangrijker zaken waar u zich tijdens de uitvoering mee bezighoudt. “Het komt wel

eens voor dat een opdrachtgever pas tijdens de uitvoering opmerkt dat hij de verkeerde stoelen heeft besteld, of dat stoelen tijdens de opbouw vies zijn geworden. Dan kunnen wij, vanwege ons brede assortiment, binnen korte tijd nieuwe producten leveren. Wat telt is het eindresultaat zoals dat vooraf is besproken,” vertelt Frank Sissingh van Héman Verhuurservice, een van de grotere spelers in de markt.

Van inventarisatie tot uitvoering

“Ga daarom al in een vroeg stadium met uw leverancier om de tafel om uw wensen in kaart te brengen, zodat direct kan worden ingespeeld op de behoeftevraag én kan worden meegedacht

75

Expert verhuur over de invulling. Dan wordt al snel duidelijk of er behoefte is aan een basis- of luxe assortiment, of een combinatie hiervan. Als opdrachtgever heeft u dan ook al vroeg een beeld bij wát de mogelijkheden zijn én hoeveel dat gaat kosten.

Begonnen als verhuurpartij, leveren wij steeds vaker tevens een bijdrage aan het intekenen van plattegronden en verzorgen wij bovendien de op- en afbouw. De combinatie van actief op de vloer aanwezig zijn en de knowhow van de eigen materialen neemt de opdrachtgever veel zorgen uit handen. Bij elk evenement komen last minute zaken voor. Het is voor een opdrachtgever dan belangrijk om samen te werken met een partner die snel schakelt en alle zorgen uit handen neemt.

Door gebruik te maken van ons eigen transport of vaste koeriersdiensten, kunnen wij binnen korte tijd (aanvullende) artikelen naar de locatie brengen.”

Begin vroeg met de bespreking van uw wensen

De leverancier kan dit dan direct vertalen naar de realisatie.

TOP 3 TIPS 01

Voorkom ‘second choices’

02

Laat de expertises

03

Maak additionele

Houd bij de keuze van stoelen

Reserveer de materialen nog voordat de definitieve gastenaantallen bekend zijn en geef later de definitieve aantallen op.

rekening met de tijdsduur

Hoe langer uw gasten van de stoelen gebruik maken, hoe comfortabeler de stoel moet zijn.

Laat bestelde materialen niet last minute afleveren

Voorkom stress en vervroeg de afleverdatum met één dag.

Vermijd vervelende situaties bij afleveren

Bespreek vooraf de levermogelijkheden.

Een grindpad kan het afleveren van rollend materiaal vermoeilijken.

waar ze horen

De leverancier kent zijn eigen materialen. Deze partij laten open afbouwen optimaliseert zowel het resultaat als de snelheid én bespaart kosten.

wensen kenbaar

De leverancier kan dit vaak direct of indirect oplossen.

Héman

Joan Muyskenweg 34 1099 CK Amsterdam

T (020) 668 68 58 info @heman.nl www.heman.nl

76

HOW TO

De kracht van een goede voorbereiding Het organiseren van een evenement valt of staat bij een kwalitatief concept en een goede uitvoering. Daar is tijd en expertise voor nodig.

Het inschakelen van een bureau die zowel conceptueel, en coördinerend als adviserend en sturend optreedt, kan dan enorm veel kopzorgen besparen.

Wees proactief

“Wat mij nog steeds regelmatig verbaast, is hoe laat opdrachtgevers -in enkele gevallen- concreet starten met het organiseren van een belangrijk event”, aldus Micha van Herk, iQ Events. “Vaak zitten deze evenementen al maanden in de pijplijn, maar wordt pas twee maanden van tevoren concreet tot actie over gegaan. Bij iQ Events proberen we dat voor te zijn. Bij onze vaste opdrachtgevers hebben we inmiddels zo’n relatie opgebouwd dat wij nog voordat een event bedacht is, al op de adviserende stoel zitten. Deze proactieve instelling helpt de opdrachtgever bij het maken van de juiste keuzes en het bepalen van de doelstellingen voor het event. Dit alles op

een wijze waarbij een gezonde interactie tussen bureau en opdrachtgever centraal staat.”

Expertise, kwaliteit en innovatie

“Durf als bedrijf de organisatie van een evenement uit handen te geven. Laat de expertise over aan het bureau dat u inschakelt. Opdrachtgevers hebben vaak geen -of weinig- beeld bij hoeveel tijd het nu kost om een event te organiseren, maar ook hoeveel tijd er gaat zitten in budgetteren en plannen. Betrek het bureau op tijd. En maak gebruik van hun adviserende en sturende rol. Wij zorgen, met passie voor het vak, vol enthousiasme voor een kwalitatief goed -en innovatief- concept en een logistieke goede uitvoering.”

Externe factoren de baas

“Er zijn altijd factoren bij het organiseren van een evenement waar geen grip op is. Door een risico analyse te maken, kunnen we bepaalde scenario’s in kaart brengen en daarop ons back up plan baseren. Het is dan ook zaak om altijd een ‘back up plan’, een Plan B, uitgedacht te hebben,

77

EXPERT ORGANISATIEBUREAU

waarin u het risico minimaliseert of uitsluit. Als belangrijke voorwaarde geldt dat het event team de vaardigheden heeft om dit op tijd -gedurende

het event- te signaleren en daarop flexibel en professioneel te handelen zonder daarbij het proces te verstoren ”

Do’s:

Houd de timeline goed in de gaten: plan ruim van tevoren en werk met een backplanning.

Maak gebruik van de diverse expertises van het bureau dat u inschakelt.

Dont’s:

Probeer als bedrijf niet te veel zelf op te pakken, zorg dat uw medewerkers de kans krijgen om hun eigen werk goed te blijven uitvoeren.

TOP 3 TIPS 01

Vertrouw op het bureau, betrek het bureau bij conceptontwikkeling, planning en budgettering

02

Zorg dat er altijd een plan B is om onvoorziene omstandigheden op te vangen.

03

Sta open voor innovatieve en vernieuwende concepten, technische innovaties kunnen zelfs kostenbesparend zijn.

Laat u niet direct verleiden door de ‘prijsvechters’, een kwalitatief goed concept is veel waard.

IQ Events

Buitenwatersloot 333 2614 GS Delft

T (015) 219 5499 info@iq-events.nl www.iq-events.nl

78

HOW TO

De conceptmatige, persoonlijke touch van eventcatering Catering is meer dan alleen het serveren van een hapje en een drankje. Het zijn de kleine dingen, de details en de persoonlijke aandacht die een culinaire invulling van een evenement onderscheidend maken. ‘Ons motto is dan ook niet klaarzetten en uitvoeren, maar klaarstaan en verrassen’, aldus Lisette de Jong, ‘a matter of TASTE’.

‘Ieder voorstel is maatwerk, dus wij raden opdrachtgevers aan om ook ons, de cateraar, bij het begintraject te betrekken. Vaak wordt onderschat dat wij een meerwaarde kunnen zijn bij een evenement. Door vroegtijdig mee te denken ontstaan de mooiste ideeën, welke aansluiten op de doelgroepen en de doelstelling van het evenement.

Wij denken mee in het totaalconcept, maar ook in details die het onderscheid maken.

Openheid

Het is dan ook belangrijk dat opdrachtgevers ook de cateraars openheid geven over het budget. ‘Als opdrachtgever wilt u niet een voorstel lezen waar u helemaal enthousiast van wordt om vervolgens tot de conclusie te komen dat dit niet binnen uw kostenbegroting past. Door openheid te geven kan de cateraar rekening houden met het budget zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. Door kleine, relatief minder kostbare, details toe te voegen kunt u een evenement net die extra touch geven waardoor de beleving uniek is. Een recent voorbeeld is een diner bij een opdrachtgever in de eigen tuin, waarbij we op de borden knalgroene appels plaatsten voorzien van een persoonlijke boodschap. Iets kleins, maar de reacties hierop zijn groots.’

79

Expert Catering Het prikkelen van zintuigen

Oog voor detail, het is een ontwikkeling die ‘a matter of TASTE’ ook bij opdrachtgevers constateert. ‘Naast oog voor detail is er ook weer meer budget. De financiële crisis hebben we achter ons gelaten en er is weer meer vraag naar totaalconcepten die een evenement versterken. Cateraars gaan steeds meer conceptmatig werken als gevolg van deze ontwikkeling. We werken meer samen met derde partijen om een product te versterken door meerdere zintuigen te prikkelen, bijvoorbeeld op het gebied van meubilair of techniek maar ook bijvoorbeeld de inzet van modellen als aanvulling op onze eigen kwalitatieve service.’

Tegenover meer budget en meer oog voor detail staat de ontwikkeling dat de leadtijden steeds korter worden en opdrachtgevers laat beslissen.

Een flexibele opstelling van de cateraar is dan vereist.

Do’s

Geef de cateraar een duidelijke, inhoudelijke briefing, zo ontvang je de meest heldere offerte.

Geef openheid over het budget.

Don’ts:

Vraag niet teveel offertes aan, beperk het aantal cateraars voor een pitch tot maximaal twee of drie.

Geen opvolging geven aan opties die geplaatst worden. Operationele afdelingen houden dan nog rekening met het evenement.

TOP 3 TIPS 01

Betrek een cateraar al vanaf het beginstadium bij het evenement, de cateraar zal vanaf het begin een toegevoegde waarde zijn.

02

Kies de locatie zorgvuldig, deze moet aansluiten bij het evenement

03

Zoek partners en samenwerkingen voor langere termijn, zodat u al aan een half woord genoeg heeft.

‘a matter of TASTE’

Herenmarkt 99 1013 EC Amsterdam

T (020) 625 7528 www.taste.nl info@taste.nl

80

HOW TO

De nieuwe standaard in communicatie De evenementenmarkt is de afgelopen jaren enorm veranderd; budgetten staan (nog steeds) onder druk, events worden kleiner, inhoudelijker en duren minder lang. Als event manager wil je zoveel mogelijk uit budget halen, dus kostenbesparend werken is ontzettend belangrijk.

Communicatie is een tijdrovend maar zeer belangrijk onderdeel van de organisatie van een evenement. Met de introductie van Momice als communicatietool is dit onderdeel voor veel organisatoren een fluitje van een cent geworden.

de hand, zodat het weinig moeite kost om als bezoeker de juiste informatie te vinden. Snelle en eenvoudige informatie zijn de nieuwe standaard in communicatie. Om dat te realiseren is het goed om eens de communicatie flow voor events te bekijken:

Stop de overvloed aan informatie

1. Aankondiging (save the date) 2. Uitnodiging + registratie 3. Herinnering + registratie 4. Update 5. Praktische informatie 6. Evaluatie / enquête (ROI)

Veel mensen hebben tegenwoordig last van ‘information overload’. Informatie komt via teveel kanalen en vaak versnipperd onze kant op. Hierdoor lezen we geen lange teksten meer, maar scannen alleen de inhoud. Als organisator moet je dan maar hopen dat je publiek de belangrijke zaken eruit pikt. Als je dit weet, kun je je onderscheiden door informatie snel en eenvoudig aan te bieden. Alles is in één klik bij

Op elk communicatiemoment is het belangrijk dát te communiceren wat je bezoeker wil weten.

En dit op de manier waarop hij/zij de informatie tot zich wil nemen. Gebruik daarom korte en duidelijke teksten die enthousiasmeren en informeren. Geef je bezoeker daarbij een medium waar ze de informatie altijd terug kan vinden.

En zorg dat dit medium (app of website) past bij

81

EXPERT EVENT COMMUNICATIE

het gedrag van je bezoeker. Pas als de informatie naadloos aansluit op de behoeftes zal je bezoeker het evenement optimaal beleven.

Een overzichtelijke plattegrond van de locatie, logisch toch?

Momice gelooft in Easy Event Communication.

Naast de gebruiksvriendelijke tool kijkt Momice naar andere onderdelen in de evenementenbranche die eenvoudiger, efficiënter en beter kunnen.

Momice biedt nu de mogelijkheid aan locaties de plattegrond(en) van hun pand éénmalig in 3D in te laten tekenen, zodat iedere organisator deze voor zijn/haar evenement kan gebruiken en gemakkelijk zelf kan bewerken. De plattegrond kan natuurlijk zonder ingewikkelde aanpassingen in een Momice site geüpload worden.

Rutger van Momice: “We komen te vaak tegen dat een plattegrond van een locatie voor ieder

evenement opnieuw ingetekend en aangepast moet worden. Hierdoor verlies je als locatie controle op de uitstraling en bezorg je de klant extra werk. Waarom biedt een locatie niet standaard een gebruiksvriendelijke en makkelijk bewerkbare plattegrond aan?”

Veel locatiehouders beseffen zich nu dat zij zich kunnen onderscheiden door zich in te leven in de behoeftes van hun klanten. Met het aanbieden van een bewerkbare plattegrond bieden zij een extra service die enorm gewaardeerd wordt. Het maakt het leven van de organisator makkelijker.

Bovendien wordt de bezoeker beter, sneller en duidelijker geïnformeerd.

De ArenA, Bilderberg Groep, het Concertgebouw, Postillion Hotels en Passenger Terminal Amsterdam zijn de eersten die de stap hebben gezet. Nu de rest van Nederland nog…

Do’s :

TOP 3 TIPS

Informeer kort en bondig

01

Plan je communicatie van te voren zorgvuldig in.

Wees consistent in je beeld- en tekstgebruik voor herkenbaarheid.

02

Vind het juiste medium voor je bezoekers.

Don’ts:

03

Stuur op de dag van het evenement een SMS met de link naar de event site voor alle relevante informatie.

Blijf je bezoeker niet spammen met onnodige of reeds bekende informatie Neem niet het volle programma in je uitnodiging op. Daar is de event site voor bedoeld.

MoMice

Zeeburgerpad 72 1019 AD Amsterdam

mo@momice.com www.momice.com

82

HOW TO

Verleng je evenement met fotomarketing Fotografie op evenementen, het kan veel meer zijn dan het vastleggen van belangrijke momenten. Door verschillende fotografie mogelijkheden te combineren, kun je meerdere marketing doelstellingen bereiken. Door bijvoorbeeld foto’s direct te printen op locatie geef je de gasten een tastbare herinnering mee.

Zo verleng je het evenement op een sympathieke manier!

Zorg dat de beleving gedeeld wordt

Niek van Photonic: “Vaak wordt er op een foto niets gecommuniceerd. Dit is zonde want als mensen de foto bewaren wil je ook dat je boodschap blijft hangen. Zorg er dus voor dat het fotomoment een beleving wordt en dat de

foto voorzien is van een creatief design. Mensen denken dan met een glimlach aan het moment terug en de foto zal beter bewaard en gedeeld worden!”

Effectieve online marketing

Het is niet altijd duidelijk wanneer, waar of hoe iemand zijn foto online kan terug vinden. Om het bereik te maximaliseren moet de foto zo snel mogelijk beschikbaar zijn. “Met een goede internetverbinding kunnen we dit al tijdens het event. Meestal koppelen wij de foto aan een unieke code om het de bezoeker zo gemakkelijk mogelijk te maken. Het aantal bezoekers op de fotosite en hun gedeelde foto’s op social media kunnen we realtime meten.”

83

EXPERT FOTOMARKETING

Do’s

Gebruik fotomarketing als marketing tool; het versterkt het evenement en verlengt de beleving Zorg er voor dat foto’s snel en gemakkelijk te vinden zijn voor de bezoeker.

Don’ts

Ga er niet vanuit dat de bezoekers zelf wel leuke foto’s maken en delen Denk niet dat printen uit de tijd is; een tastbare foto krijgt nog altijd een mooi plekje in huis

TOP 3 TIPS 01

Geef de bezoekers een tastbare herinnering mee om het event te verlengen en de beleving te versterken

02

Combineer de foto met een uniek design voor extra aantrekkingskracht

03

Zorg ervoor dat de bezoeker zijn foto ook online snel en eenvoudig terug kan vinden en kan delen

Photonic Fotomarketing

Rapenburg 31 1011 TV Amsterdam

T +31 (0)20 3304384 info@photonic.nl www.photonic.nl

84

HOW TO

Een evenement is meer dan een eenmalige belevenis De doelstelling van een klant of merk vertalen naar een zintuiglijke ervaring maakt een strategie sterker. Een evenement zou dan ook een vast onderdeel moeten zijn van de strategie. Of het nu gaat om een branded-, white label of eigen evenement, bij het vertalen van de strategie naar een belevenis komt een flinke dosis expertise kijken.

Een evenement als onderdeel van een strategie vraagt ook om een andere betrokkenheid.

‘Vroeger werd het gehele traject uitbesteed, nu wil de klant het samen doen’, aldus Annet van Wifferen, 538Events. ‘Dit is voortgekomen uit het feit dat opdrachtgevers steeds kritischer naar hun uitgavenpatroon kijken, de betrokkenheid is veranderd. Dit is een goede ontwikkeling: nu werken we samen als partners en maken we optimaal gebruik van elkaars kennis en ervaringen. Een evenement is dan ook meer dan een eenmalige belevenis. Tijdens het vertaalproces van doelstelling naar evenement, zetten wij alle expertise die wij in huis hebben

in om tot een passend evenement te komen.

Als volwaardig business partner en ‘one-stopshop’ bureau zijn we in staat om merken via verschillende kanalen op verschillende manieren te activeren.’

Verwachtingspatronen

‘Opdrachtgevers lopen vaak tegen het feit aan dat ze niet altijd het evenement krijgen wat ze vooraf verwachten. Een evenement is nu eenmaal geen tastbaar product. Stel heldere doelstellingen, zodat duidelijk wordt wat het evenement, kwalitatief en/of kwantitatief moet opleveren.

Dit stelt ons, vanwege onze ruime ervaringen met onze eigen, white label en branded evenementen, in staat om het event zo passend mogelijk te maken. Als 538Events merken we dat opdrachtgevers verwachten een 538 branded event te krijgen. Wij putten echter veel ervaring uit het opzetten van onze eigen events en zijn met deze kennis in staat om hoogwaardige white label events voor klanten op te zetten. ‘

85

EXPERT ORGANISATIEBUREAU

De creatieve draai

Ondanks dat een concept volledig past in de strategie en vervolgens tot in de puntjes uitgewerkt en goed voorbereid is, kunnen er tijdens een event alsnog verrassende en uitdagende situaties ontstaan. ‘Zowel in het voor- als in het natraject kan iets gebeuren wat

Do’s:

Denk bewust na over de inzet van social media. Met één berichtje kan de achterban deelgenoot worden van het event en is live communicatie groter dan één op één contact.

Stel je doelstellingen duidelijk en communiceer deze goed.

Dont’s:

Pitchen = prima, maar nodig niet meer dan vier bureaus uit.

Te lang wachten met het inschakelen van een bureau, we zitten graag zo vroeg mogelijk met de opdrachtgever om tafel, om zo tot een goed passend concept te komen.

van tevoren niet of anders bedacht was. Wanneer tijdens een presentatie onverwacht internationale gasten aanschuiven, hoe wordt de presentatie dan ter plekke vertaald om de beleving goed over te brengen? Of wat als er bij een publieksevenement waar 1.000 tot 10.000 gasten verwacht worden, vijf minuten voor aanvang ineens 30.000 man voor de deur staat? Het is dan zaak om snel te schakelen en alle zeilen bij te zetten. De kunst is om hier een dusdanige creatieve draai aan te geven dat zowel de opdrachtgever als de gast er niets van merkt.’

TOP 3 TIPS 01

Verlies het doel niet uit het oog. Het blijft gaan om de boodschap!

02

Geef bureaus een duidelijke opdracht en tijd mee om met een goed voorstel te komen.

03

Wees duidelijk en stel vragen wanneer het niet duidelijk is. Alles valt en staat met communiceren en vertrouwen.

538Events

Bergweg 70 1217 SC Hilversum

T (035) 538 5 538 538events@538.nl www.538events.nl

86

HOW TO

Vervoer, het vaak ondergeschoven kindje Onderweg naar de start van een evenement kan van alles gebeuren voordat u met alle gasten van start gaat. VervoersProjecten Nederland: ‘Doeltreffend handelen zorgt dat uw gasten met een goed gevoel aan uw evenement beginnen’.

Het fenomeen waar elk evenement mee begint en eindigt

‘Vaak is een evenement een uitzonderlijke gebeurtenis voor de organisator. Men mist hierdoor op verschillende terreinen de ervaring die nodig is om de juiste keuzes te maken. De invulling van het programma, de (feest)locatie en de lijst van genodigden vergen veel aandacht.

Hierdoor is er (te) weinig zorg voor het fenomeen waarmee elk evenement begint en eindigt: comfortabel vervoer. Niet zelden is dit een sluitpost, terwijl een gastvrije en goedverzorgde reis naar het evenement de beste start is en ook de goede sfeer op de terugreis vast houdt. Een bus huren kan iedereen, maar daarmee is het vervoer niet perse geslaagd.’

Goede registratie is de basis

‘Goed en met name efficiënt vervoer valt of staat met goede registratie van de passagiers. VPN levert daarom een geïntegreerd registratiesysteem waarmee we nauwkeurig bepalen welke bus het best bij uw bezoekers passen. Doordat we een afgeschermde registratieomgeving via internet maken, heeft u als organisator dan ook totaal geen omkijken meer hiernaar. Dit terwijl u wel volledig op de hoogte wordt gehouden.’

Combinatie van diensten: recept voor hoogwaardig vervoer

‘Organisatoren zoeken steeds vaker naar een organisatie die een breed scala aan diensten heeft. Sinds de start van onze organisatie hebben wij tal van disciplines ontwikkeld die een unieke combinatie kunnen zijn bij de meest complexe opdrachten. Onze Projectmanagers zijn gewend gedegen verkeer en vervoersplannen te ontwikkelen en zo complexe vervoersstromen te organiseren. Daarnaast besteden we aandacht

87

EXPERT vervoer

aan luxe in de touringcars. Een DVD aan boord biedt mogelijkheden voor promotie en/of een leuke introductie. Onze chauffeurs zijn getrainde professionals die hun rol als gastheer uitstekend vervullen. Ook zaken als duurzaamheid krijgen steeds meer aandacht, zowel bij de vervoerders als bij de opdrachtgevers.’

Kwaliteit is key

‘In de afgelopen jaren is de aanloop naar een evenement aanzienlijk korter geworden. Ook worden beslissingen steeds vaker genomen op financiële gronden. Als organisatie gaan wij hier met een extra flexibele opstelling in mee, echter zonder daarbij concessies te doen aan de kwaliteit. Een geslaagd feest begint en eindigt met perfect geregeld vervoer.’

Do’s:

Ga op tijd in gesprek met een onafhankelijke specialist. In een vrijblijvend gesprek krijgt u handige tips en een beeld van de mogelijkheden en alternatieven.

TOP 3 TIPS 01

Kies een bedrijf dat niet alleen bussen levert, maar ook verstand heeft van alle diensten daaromheen. De beste mix geeft niet alleen het beste gevoel maar ook het beste resultaat.

02

Zorg voor een flexibele opstelling, maar doe geen concessies op het gebied van kwaliteit.

03

Zorg dat u op de hoogte blijft van de ontwikkelingen, een goede vervoerspartner zal frequent met u afstemmen.

Blijf kritisch

Don’ts:

Uitsluitend kiezen voor de goedkoopste vervoerder, vaak ook zonder keurmerk.

U neemt kwaliteitsrisico’s die niet in verhouding staat tot de kosten van het evenement.

VervoersProjecten Nederland (VPN)

Loggerweg 7 8042 PG Zwolle

T (038) 4256743 contact@vervoersprojecten.nl www.vervoersprojecten.nl

88

BRAND NEW VENUES

De interesse naar nieuwe en gerestylde meeting en event locaties blijft onverminderd groot. Opdrachtgevers zijn altijd op zoek naar de nieuwste ‘hot spots’.

Daarom hebben wij er ook dit jaar weer een aantal voor u op een rij gezet.

GreaterVenues.com Hier vindt u dagelijks de nieuwste locaties.

89

46 nieuwe en gerestylde meeting en event locaties

Centraal Ketelhuis - Amersfoort

br and new venues

Brand new venues Van ultramoderne locaties die hun deuren openden tot oude, industriĂŤle panden die een nieuwe (evenementen)bestemming hebben gekregen. De eventbranche en opdrachtgevers, vragen om nieuwe, verrassende evenementenlocaties die in 2014 en in de (nabije) toekomst uit de grond lijken te schieten. Bestaande, reeds gevestigde meeting en event locaties kiezen voor een volledige restyling. Gloednieuwe onlangs geopende parels, bouwputten- en kranen op evenementenlocatiegrond en gerenoveerde zalen: GreaterVenues.com houdt het locatielandschap in het vizier en deelt deze brand new venues graag met u.

Just opened TivoliVredenburg, Utrecht Geopend in juni 2014

fotografie: Frans van Bragt

90

CHV Noordkade, Veghel Geopend in juli 2014 Een industriĂŤle, breed inzetbare evenementenlocatie, centraal gelegen in het Brabantse Veghel. Daar waar vroeger de voedingsindustrie van Veghel groeide en bloeide, staat nu kunst, cultuur en ontspanning centraal. CHV Noordkade beschikt over negen rauwe en robuuste ruimtes, elk voorzien van originele elementen zoals ongepolijste muren en de originele dakconstructie met mogelijkheden voor bijeenkomsten tot 3.000 personen. www.chvnoordkade.nl

Vijf akoestisch gescheiden zalen, fantastische vergezichten, een groots terras en uitgebreide faciliteiten. Het nieuwe TivoliVredenburg, een unieke samenkomst van twee bijzondere Utrechtse evenementenlocaties, verlegt nieuwe grenzen. Deze multifunctionele en modern gefaciliteerde evenementenlocatie, koninklijk geopend op 3 juli 2014, biedt een grootse doch intieme ambiance voor een diversiteit aan bijeenkomsten. www.tivolivredenburg.nl

br and new venues

Een bruisende hotspot als nieuwe bestemming voor de oude tramremise GEOPEND in SEPTEMBER 2014 In Amsterdam-West, op een steenworp afstand van het Leidseplein, is de voormalige tramremise volledig gerenoveerd. In het bijzondere complex van 16.000 vierkante meter, met een ondergrondse parkeergarage voor 185 auto’s, zitten onder andere een viersterren hotel, een bioscoop met negen zalen, een openbare bibliotheek, het grootste horecacentrum van Amsterdam en De Hallen Studio’s.

De Hallen Studio’s De Hallen Studio’s bestaan uit drie studio’s van respectievelijk 90, 300 en 500 vierkante meter.

Deze authentieke ruimtes kunnen omschreven worden als ‘one of a kind’, karakteristiek, inspirerend en multifunctioneel. Er is een zeer uitgebreid pakket aan voorzieningen aanwezig: van kleed­ kamers en productiekantoren tot state-of-the-art

techniek en ontvangst- en verblijfsruimtes voor crew en gasten.

Minstens zo belangrijk is de uitstekende bereikbaarheid, zowel met het OV als met de auto. Het is slechts acht minuten rijden van de ringweg van Amsterdam en het complex heeft een ondergrondse parkeergarage. Direct naast het pand komen nog twee parkeergarages met in totaal 1.000 plaatsen. De Hallen Studio’s worden verhuurd voor tv producties, evenementen, zoals presentaties, bedrijfsfeesten, congressen, seminars etcetera, concerten en culturele producties.

De Hallen Studio’s, Amsterdam Tel. 020 820 8206 www.dehallenstudios.nl

91

92

br and new venues

Classic Park, Boxtel Geopend in april 2014 Congres- en eventruimtes, subzalen, een lounge en restaurant, het automuseum en op het zuiden gelegen terrassen. Het in april 2014 geopende Classic Park, gelegen in het hart van het Groene Woud, beschikt over ruim 6.000 vierkante meter aan bebouwde oppervlakte voor evenementen. De ruimtes bieden mogelijkheden voor intieme bijeenkomsten van 50 personen tot grootse evenementen voor maximaal 5.000 personen. www.classicparkevents.nl

Infoversum, Groningen Geopend in juni 2014 Een opvallend en duurzaam gebouw als vernieuwend element in de skyline van Groningen. Het ‘ruimteschip’ Infoversum, het eerste full-dome 3D theater van Nederland, beschikt over een bijzondere filmzaal met een enorm scherm in de koepel voor ongekende projectiemogelijkheden. www.infoversum.nl

Nhow Rotterdam, Rotterdam Geopend in januari 2014 Met negen multifunctionele ruimtes, met verplaatsbare muren, biedt dit eerste Rem Koolhaas hotel ter wereld ruimte voor uiteenlopende bijeenkomsten tot 350 personen. De ‘open architectuur’ zorgt voor natuurlijk lichtinval in alle conferentiezalen, die ook nog eens voorzien zijn van state-of-the-art technologie en adembenemende uitzichten over de stad. Op de zevende etage bevindt zich een prachtig buitenterras. www.nhow-hotels.com

br and new venues

Begeef u in een ambiance waar invloeden van chateaus, jazz en trendy wereldsteden samenkomen GEOPEND in MEI 2014

Een unieke locatie, stijlvol interieur, goed gast足 heer足schap, originele gerechten en een vijftigtal ex足 clusieve wijnkelders. Binnen City Lounge Apeldoorn vergeet u vrijwel direct waar u bent; storende invloeden van buitenaf vervagen en maken plaats voor een geest verrijkende ambiance. De eigentijdse locatie biedt plaats aan vergaderingen, seminars en productpresentaties in een rijkelijke en elegante setting van 15 tot 300 personen.

Bijeenkomen in een besloten ambiance In het souterrain van een voormalig bankgebouw, onder het Apeldoornse marktplein, heeft City Lounge de kluis en haar omringende ruimtes omgetoverd tot een eigentijdse meeting en eventlocatie. Elke ruimte heeft een nieuw doel en eigen karakter gekregen. Zo is de Gouden Kluis de ideale ruimte voor een lezing, presentatie of congres, is het Wijnlokaal uitermate geschikt voor een heisessie, vergadering of private dining en kunt u een proeverij, borrel of feestavond uitstekend organiseren in de Champagne Lounge.

Nieuw en trendy businessconcept Een nieuwe manier van zakendoen, een fascinerende locatie als bijzonder verlengstuk van uw eigen kantoor. City Lounge biedt een uniek decor voor diverse business aangelegenheden. Gasten ervaren direct een unieke en exclusieve beleving wanneer ze via de rode deur -die doet denken aan de entree van een jazzclub in Londen- de locatie betreden en zich langs ruim 1.000 flessen wijn naar de 50 unieke, geklimatiseerde wijnkelders begeven. De private wijnkelders zijn omsloten door fraaie loungeruimtes met open haarden, comfortabele banken en fauteuils. De gebruikte materialen, kleuren, achtergrondmuziek en opstellingen zijn zorgvuldig op elkaar afgestemd, waardoor u het gevoel heeft in een trendy stad als Amsterdam, Parijs of zelfs New York te verblijven.

City Lounge Apeldoorn Tel. 055 207 0697 www.citylounge.nl

93

94

br and new venues

De combinatie van een gemoedelijke sfeer tegen een industriële achtergrond GEOPEND in APRIL 2014

Rauwe, ongestuukte muren en betonnen vloeren gecombineerd met natuurlijke materialen zoals linnen, katoen, wol, hout en schapenvachten. In het centraal gelegen Amersfoort is in april 2014 een nieuwe, creatieve hotspot geopend: het Centraal Ketelhuis.

Industrieel rijksmonument Het ‘industriële pareltje van Amersfoort’ is gelegen in de inspirerende omgeving van de Wagenwerkplaats, op loopafstand van het Centraal Station. Het Centraal Ketelhuis werd gebouwd in 1904 en 1917 en dient als voorbeeld voor de kenmerkende fabrieksbouw van rond 1900. De authenticiteit van het pand is nog bewaard gebleven en de gemetselde muren met gietijzeren boogvensters geven het pand nog steeds haar karakteristieke uitstraling. De sfeervolle inrichting in de industriële setting maken de ruimte geschikt voor diverse zakelijke evenementen. De grote ramen zorgen voor veel natuurlijk daglicht en geven een fraai uitzicht op de andere monumentale panden van de Wagenwerkplaats. De locatie beschikt eveneens over een groot, zonnig terras.

Vrouwelijk en stoer Genieten, chillen, dansen en gezellig tafelen. Dat zijn enkele steekwoorden die kenmerkend zijn

voor het Centraal Ketelhuis. Het -door een ontwerpbureau gestylde- interieur creëert een unieke sfeer: vrouwelijk en toch stoer, een industriële omgeving met een warme uitstraling. De locatie biedt een gemoedelijke en unieke ambiance met een hoog gastvrijheidsniveau, die een gevoel creëert alsof u zich in een verlengstuk van uw eigen woonkamer bevindt. De natuurlijke tinten als donker hout, staal en natuurtinten in combinatie met de authentieke industriële elementen geven de locatie een hippe en trendy uitstraling.

De locatie is uitermate geschikt als evenementenlocatie; zoals een zakelijke borrel, diner of feest tot 250 personen.

Centraal Ketelhuis, Amersfoort Tel. 088 000 1595 www.centraalketelhuis.nl

br and new venues

George no.5, Zandvoort Geopend in juli 2014

In het voormalig paviljoen Riche in Zandvoort heeft een begrip uit Amsterdam zich gevestigd.

De stijlvolle franse brasserie met een ‘new yorkse’ stijl heeft in juli een vestiging geopend aan het Zandvoortse strand. www.georgezandvoort.nl

Het Hof, Bergen Restyled en heropend in augustus 2014 Na een grondige renovatie van het Oude Hof in Bergen zijn in augustus haar deuren heropend onder de naam Het Hof. Gesitueerd op een idyllisch landgoed, beschikt deze tot de verbeelding sprekende ontmoetings- en belevingsplek over een aantal stijlvolle ruimtes en boardrooms tot 50 personen. Cultuur, natuur, kunst en gastronomie staan centraal op deze locatie. www.hethof.com

Just opened Van der Valk Uden Veghel Uden (sinds januari 2014) Vondelpark3 Amsterdam (sinds maart 2014) tHUIS aan de AMSTEL Amsterdam (sinds april 2014) Beachclub BLISS Scheveningen (sinds april 2014) Het Fundament Den Haag (sinds april 2014) Hoftrammm Den Haag (sinds april 2014) Waldorf Astoria Amsterdam Amsterdam (sinds mei 2014) Theater Amsterdam Amsterdam (sinds mei 2014) Hotel de Hallen Amsterdam (sinds mei 2014) Mauritshuis Den Haag (sinds juni 2014)

Tolhuistuin Amsterdam (sinds juni 2014) Het Gemeenlandshuis Amsterdam (sinds juli 2014) MS De Waterman Rotterdam (sinds augustus 2014) Volkshotel Amsterdam (sinds augustus 2014) Van der Valk Hoorn (sinds augustus 2014) Vidaa Bergschenhoek (sinds augustus 2014) Artisplein Amsterdam (sinds september 2014) Zuiderstrandtheater Scheveningen (sinds september 2014) Vliegveld Twenthe Enschede (sinds september 2014) Bilderberg Parkhotel Rotterdam (restyled september 2014)

95

96

br and new venues

Coming soon RAI Amtrium, Amsterdam Opening mei 2015 Amsterdam RAI breidt uit met een volwaardig congrescentrum met ontvangstlounge, congreszalen en break-out zalen. Op de parterre komt een ballroom van 550 vierkante meter en een lounge van 676 vierkante meter. Op de eerste verdieping komt een grote vergaderzaal die eveneens op te delen is tot twee vergaderzalen en een ontvangstruimte. Het duurzame congresgebouw zal worden voorzien van een eigen kas, waar groente en fruit voor het restaurant ROAST Amsterdam wordt geteeld. www.rai.nl

A’DAM Toren, Amsterdam Opening begin 2016

fotografie: Marc Driessen

In de voormalige Toren Overhoeks opent begin 2016 de A’DAM Toren. Op deze bruisende locatie worden onder andere een hotel –verspreid over vijf verdiepingen-, een ronddraaiend restaurant met panoramisch uitzicht en twee clubs gerealiseerd. Uniek voor Amsterdam wordt het observatiepunt op de bovenste etages. Daarnaast komt er een grote open ruimte, deels met een dubbele hoogte, die veel mogelijkheden biedt voor (zakelijke) evenementen en tevens de hoogste trouwlocatie van Amsterdam wordt. www.adamtoren.nl

Coming soon Nieuw vergadercentrum Jaarbeurs Utrecht Utrecht (oktober 2014) Key West Beachhouse Utrecht (oktober 2014) Nationaal Militair Museum Soesterberg (december 2014) Van der Valk Veenendaal (eind 2014) Chateau St. Gerlach – Kasteelhoeve Broers Valkenburg aan de Geul (2015) Nationaal Waterliniecentrum (Fort Vechten) Bunnik (2015) Rif010 / Het strandhuis, Rotterdam (mei 2015)

Steigenberger Hotel Amsterdam Zuidoost (juni 2015) Hilton Amsterdam Airport Hotel Schiphol Amsterdam (medio 2015) Hyatt Regency Amsterdam Amsterdam (medio 2015) W Amsterdam, Amsterdam (juli 2015) Apollo Hotels, Groningen (juli 2015) Kasteel De Keverberg, Kessel (2016) Van der Valk, Deventer (2016) Thialf Heerenveen, Heerenveen (restyled 2016) Singer Laren, Laren (restyled 2016) Hotel Jakarta, Amsterdam (start bouw 2016)

The only source of

knowledge is experience ALBERT EINSTEIN

High Profile Locaties bv

info @locaties.nl

Franz Zieglerstraat 34 AB

www.locaties.nl

1087 HN Amsterdam

www.greatervenues.com

T (020) 398 1585

www.inspirerendelocaties.nl