E I S S E R MP GAVE I T UI
HIGH PROFILE Locatieonderzoek 2013
Locatieonderzoek onder 977 opdrachtgevers van meeting en event locaties
2
COLOFON High Profile Locatieonderzoek 2013 Jaarlijks onderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties High Profile Locaties helpt u bij het vinden van de juiste locatie voor meetings en events.
Voor elke situatie de juiste locatie
inhoud 06
Online Locaties.nl, LocatieFlash, Locatiemarkt Locaties App, Greatervenues.com Inspirerendelocaties.nl Print Jaarboek Locaties – Inspirerende locaties voor meetings en events, High Profile Locatieonderzoek High Profile Locaties bv Franz Zieglerstraat 34 A-B | 1087 HN Amsterdam T 020 398 1585 | info@locaties.nl Uitgevers Oscar Krechting, Ronnie Witjes Team High Profile Locaties bv Sylvia Baars, Laura van den Berg, Brigitte Geurtsen, Annemieke Heersping-Wiegers, Andy Hendriks, Marja de Hoon, Alex Koens, Debbie van Rooijen, René Stoop, Sher de Veer, Roos Witjens HOOFDRedactie Barbara van Baarsel Uitvoering onderzoek Effectmeting – Willem Visser - effectmeting.nl Vormgeving en opmaak Spore Creation bno Fotografie cover Explore, Muiden / Hier Radio Kootwijk / Mooirivier Hotel & Congres, Dalfsen Drukwerkbegeleiding New Energy Drukwerk Aan deze uitgave werkten tevens mee Angelique Aalders, Petra van Barneveld Met speciale dank aan Alle opdrachtgevers die meewerkten, Leon Kruitwagen, directeur van het Genootschap voor Eventmanagers
Bij de samenstelling van deze uitgave is zo zorgvuldig mogelijk te werk gegaan. Uitgever en auteurs aanvaarden dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor schade van welke aard dan ook, die het gevolg is van handelingen en/of beslissingen die gebaseerd zijn op de opgenomen informatie. Het auteursrecht op de afzonderlijke bijdragen berust bij de desbetreffende auteurs, deelnemers of hun opdrachtgevers, fotografen en anderen die materiaal ter beschikking stelden. Gebruikmaking hiervan is alleen mogelijk na schriftelijke toestemming van de uitgever.
10
HIGHLIGHTS LOCATIEONDERZOEK ONDER OPDRACHTGEVERS VAN MEETING EN EVENT LOCATIES Maar liefst 977 opdrachtgevers werkten dit jaar mee aan het High Profile Locatieonderzoek editie 2013. Deze beslissers vertegenwoordigen 22.000 evenementen en zijn goed voor 135 miljoen euro omzet. De totale uitgaven voor evenementen, de groepsgrootte (van 138 naar 191 man) en het budget per persoon (van 60 naar 69 euro) zijn hiermee gestegen ten opzichte van vorig jaar, de eisen zijn daarmee op sommige gebieden ook aangescherpt. Zo is het, meer dan in 2012, een vereiste dat goede kwaliteit geleverd wordt. Opdrachtgevers geven aan dat locaties hier niet altijd aan kunnen voldoen; ook storen zij zich aan een trage respons.
VIJF OPDRACHTGEVERS UITGELICHT Om een gezicht te geven aan de grote groep opdrachtgevers die mee heeft gewerkt aan het High Profile Locatieonderzoek 2013, hebbenwij er vijf bereid gevonden dieper op de vragen in te gaan: waarom werkten zij mee aan het onderzoek, wat zijn de budgettenvoor locaties, hoeveel evenementenorganiseren zij en wanneer boeken zij een locatie zeker niet? De beslissersbij Jumbo Supermarkten, KPN Hi, Achmea, ABN Amro en Hago Zorg geven u meer inzicht in hun wensen en eisen.
Irma Perik,
Relatiemarketeer, divisie Pensioen en Leven bij Achmea:
“Bij een slechte bereikbaarheid en een slechte prijs-kwaliteitverhouding, boek ik een locatie zeker niet.”
3
HIGH PROFILE LOCATIEONDERZOEK 2013 16
56
Het jaarlijkse Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties. De wensen en eisen van 977 opdrachtgevers in kaart.
PREMIUM SUPPLIERS
How to: tips, inspiratie en learnings van experts uit het evenementenvak
58 Bazelmans AVR: De valkuilen van techniek 60 Crowd Support: Vaker en meer aandacht voor veiligheid 62 Effectmeting: De toenemende behoefte aan data 64 Héman Verhuurservice: Van behoeftevraag tot eindresultaat 66 Improve: De juiste sfeer maken is de kunst van verbeelden 68 IQ Events: De kracht van een goede voorbereiding 70 Momice: Het doolhof van communicatiestromen 72 Photonic: Een lach voor optimaal resultaat
74
BRAND NEW VENUES: 44 NIEUWE EN GERESTYLDE LOCATIES
Uit het Locatieonderzoek blijkt dat opdrachtgevers sterk geïnteresseerd zijn in nieuwe en gerestylde meeting en event locaties. Wij hebben er 44 voor u op een rij gezet.
77 Supernova - Jaarbeurs Utrecht
6
977 opdrachtgevers goed voor 135 miljoen euro
Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties Editie 2013
Trots presenteren wij u de tweede editie van het jaarlijkse High Profile Locatieonderzoek onder opdrachtgevers van meeting en event locaties.
van het Genootschap voor Eventmanagers en organisatiebureaus werkten mee en hebben het onderzoek volledig ingevuld. Dit groot aantal respondenten toont aan dat de behoefte om kennis te delen groot is.
Het onderzoek is ten opzichte van de eerste editie (2012) geoptimaliseerd en uitgebreid, met meer (open) vragen en meer diepgang. De respons van de opdrachtgevers overtrof de verwachtingen: maar liefst 977 toonaangevende opdrachtgevers van zowel multinationals, kleine en middelgrote ondernemingen, overheidsinstellingen, leden
Dankzij het High Profile Locatieonderzoek 2013 worden trends en ontwikkelingen in de bestedingen en behoeften van opdrachtgevers van meeting en event locaties in kaart gebracht. Met de resultaten kunnen locaties hun voordeel doen en hun dienstverlening beter afstemmen op de verwachtingen van hun potentiĂŤle klant.
Wensen en eisen van 977 opdrachtgevers in kaart
Spoorwegmuseum
7
Opzet onderzoek
De vragenlijst is tot stand gekomen door een online vooronderzoek waaraan 423 meeting en event locaties hebben deelgenomen. In dit onderzoek gaven locaties aan wat zij van hun (potentiële) opdrachtgevers zouden willen weten. Deze input hebben wij meegenomen in de formulering van de vragen van het High Profile Locatie onderzoek 2013. De complete vragenlijst is vervolgens in juni 2013 digitaal verspreid onder 5.500 opdrachtgevers (multinationals, kleine en middelgrote ondernemingen, overheidsinstellingen, leden van het Genootschap voor Eventmanagers en organisatiebureaus). Daarvan hebben 977 opdrachtgevers het onderzoek volledig ingevuld. Dit is een respons van 18%. De gemiddelde invultijd van de vragenlijst was 16 minuten. Het onderzoek is uitgevoerd door marktonderzoekbureau Effectmeting.nl
“Ik boek geen locatie als er ongemotiveerd
Vergelijking met 2012 en de tijdsgeest
personeel rondloopt!”
waarin we leven
Er zijn interessante resultaten uit het onderzoek gekomen. Dankzij het grotere aantal open vragen zijn ook markante antwoorden gegeven die relevant kunnen zijn voor het beleid dat locaties voeren. Denk daarbij aan hoe belangrijk de opdrachtgever het vindt om reviews te kunnen lezen. Maar ook geeft hij in dit onderzoek duidelijk aan wanneer hij een locatie absoluut niet zou boeken: “als de locatie vies is, dat komt nog regelmatig voor”, “als de locatiehouder arrogant is”, “als er ongemotiveerd personeel rondloopt,” zijn slechts enkele reacties.
Ook andere vragen uit het onderzoek hebben opmerkelijke antwoorden opgeleverd. Niet alleen vanwege de vergelijking met de resultaten van het High Profile Locatieonderzoek 2012, ook vanwege de tijdsgeest waarin we leven en de aannames die wij hebben met betrekking tot bijvoorbeeld MVO, reisafstand en het ‘gevoel’ dat een opdrachtgever wil hebben bij een locatie, want met name de sfeer kan doorslaggevend zijn voor het boeken van een locatie (55%).
Praktische informatie: is een Green Keycertificering wel zo belangrijk voor de opdrachtgever?
De resultaten van het onderzoek geven ook inzage in praktische zaken zoals bijvoorbeeld het offertegedrag van opdrachtgevers en het belang van een Green Key-certificering bij het boeken van een locatie. Dit laatste lijkt namelijk niet heel gewichtig voor opdrachtgevers: 33% geeft aan dat een Green Key status niet van belang is bij de keuze van een locatie. Bobs Party & Events
8
977 opdrachtgevers goed voor 135 miljoen euro
Enkele highlights die u niet mag missen in dit onderzoek willen wij daarom alvast aanstippen: Per opdrachtgever is het aantal evenementen in 2013 toegenomen ten opzichte van 2012: van 17 naar maar liefst 24 evenementen per jaar. De totale omzet van deze bedrijven is gestegen van 111 miljoen euro naar 135 miljoen euro. Tezamen verwachten de 977 opdrachtgevers in 2013 op een totaal van 22.000 evenementen uit te komen. Saillant detail in deze is dat gemiddeld 44% van het evenementenbudget wordt besteed aan de locatie en dat de CEO dit jaar een grotere beslissingsbevoegdheid heeft dan in het voorgaande jaar.
uur, een goed en duidelijk voorstel na het eerste contact met de locatie: “Soms ontvang je pas na twee weken een offerte, je wilt verkopen of je wilt het niet…” Met name het (eerste) contact is een cruciaal punt: zonder een klik met de contactpersoon van de locatie boekt 66% van de opdrachtgevers deze locatie niet. Snelheid in de respons is bovendien een criterium en dan het liefst telefonisch: “Als de communicatie stroef verloopt, boek ik de locatie niet.” En mocht een opdrachtgever van iemand anders vernemen dat de locatie niet goed gepresteerd heeft, dan zal hij of zij geen interesse meer hebben in de betreffende venue. Ook internet en eerdere ervaringen wegen zwaar in de keuze van een locatie. Kortom, ons devies luidt: locatie koester uw klant en ken zijn wensen.
Koester uw klant
De totale uitgaven voor evenementen, de groepsgrootte (van 138 naar 191 man) en het budget per persoon (van 60 naar 69 euro) zijn gestegen ten opzichte van vorig jaar, echter de eisen zijn daarmee op sommige gebieden ook aangescherpt. Zo is het, meer dan in 2012, een vereiste dat goede kwaliteit geleverd wordt. Ook verwacht de opdrachtgever, het liefst binnen 24
De Nieuwe Kerk Den Haag
44% van budget wordt besteed aan de locatie inclusief catering Opdrachtgever zoekt direct contact met locaties
En dat is juist de reden waarom wij het High Profile Locatieonderzoek uitvoeren; opdat locaties
Mooirivier Congreshotel
9
hun opdrachtgevers nog beter en duurzamer kunnen bedienen. Een opvallende conclusie uit het onderzoek is namelijk dat slechts 11 procent van de respondenten gebruik maakt van een evenementenbureau: 89% legt zelf het contact met een locatie. Misschien juist daarom ziet de opdrachtgever (76%) graag direct de kosten in kaart gebracht op de website van een locatie en wenst hij ook in een handomdraai de beschikbaarheid en cateringmogelijkheden te kunnen zien. Ook fotografie, films en informatie over de zaalcapaciteit zijn belangrijke elementen op een website, zo geeft de opdrachtgever aan.
‘Ik verwacht op de website van een locatie direct de kosten inzichtelijk te krijgen.’ Verdere professionalisering van het vak
Vanaf pagina 10 vertellen vijf opdrachtgevers uitgebreider over hun goede en minder goede ervaringen en geven zij meeting en event locaties enkele tips. Verder vindt u in deze uitgave praktische “how to” informatie van premium suppliers uit het evenementenvak.
Fort St. Gertrudis
Wat zijn de tips & tricks van deze experts? Ze vertellen over veelgemaakte fouten en geven hun visie. Learnings waar u hopelijk iets aan heeft. Als wij gezamenlijk onze kennis delen kunnen we deze mooie branche naar een hoger niveau tillen. En daar dragen wij graag aan bij, evenals 83% van de opdrachtgevers die hebben aangegeven in de toekomst mee te willen blijven werken aan het onderzoek. Oscar Krechting en Ronnie Witjes High Profile Locaties
10
VIJF OPDRACHTGEVERS UITGELICHT
Om een gezicht te geven aan de grote groep van 977 opdrachtgevers die mee heeft gewerkt aan dit onderzoek, hebben wij er vijf bereid gevonden uitvoeriger op de vragen in te gaan: waarom werkten zij mee aan het onderzoek, wat zijn de budgetten voor locaties, hoeveel evenementen organiseren zij en wanneer boeken zij een locatie zeker niet? Last but not least: wat willen zij meeting en event locaties meegeven? De beslissers bij Jumbo Supermarkten, Hago Zorg, ABN Amro, Achmea en KPN Hi geven u meer inzicht in hun wensen en eisen.
GevangenisKapel Rotterdam
11
Jumbo
Supermarkten
Opdrachtgever: Jumbo Supermarkten Geïnterviewde: Martijn Bögels, Evenementen & Sponsoring
Martijn Bögels vertelt, namens de afdeling evenementen & sponsoring van Jumbo Supermarkten, meer over het locatiebeleid. De afdeling heeft focus op relatie-, personeelsen consumentenevenementen, meetings en congressen. Waarom werkte u mee aan het High Profile Locatieonderzoek 2013?
“Wij werkten mee aan het onderzoek om zelf ook op de hoogte te blijven van de meest accurate marktinformatie met betrekking tot locaties en ontwikkelingen in de evenementenbranche.”
Wat verwacht u direct te kunnen zien op de website van een locatie?
“Het is voor ons van belang dat we direct de capaciteit en parkeergelegenheid kunnen achterhalen. Veel locaties hebben wel de capaciteit, maar niet de bijbehorende parkeergelegenheid of bereikbaarheid op hun website gepubliceerd. Daarnaast is het ook erg prettig om te zien wat de mogelijkheden zijn om buiten vaste partners om te werken. Wij werken eigenlijk alleen maar met eigen producten en recepten, en dit vergt veel flexibiliteit vanuit de locatie en diens vaste partners.” Wat is met name van belang wanneer u
Hoeveel evenementen verwacht u dit jaar
contact legt?
te organiseren?
“Dat er met ons wordt meegedacht met betrekking tot creatieve en ludieke ideeën.”
“Over het algemeen organiseren wij op jaarbasis een kleine honderd evenementen, waarvan het grootste deel gericht is op onze medewerkers.”
Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u een offerte aan?
Boekt u een locatie rechtstreeks of via een bureau?
“Locaties boeken wij in principe zelf, daarom is een online zoeksite en het naslagwerk ideaal voor ons als afdeling. Indien wij een bureau inschakelen om ons te ondersteunen, dan zullen wij altijd nauw betrokken zijn bij de locatiekeuze.” Welke criteria hanteert u in de zoektocht
“Vanuit bedrijfsbeleid zijn wij genoodzaakt altijd drie offertes aan te vragen.” Wanneer boekt u een locatie ZEKER niet?
“Wij boeken een locatie zeker niet wanneer men niet met ons meedenkt en een beperkte mate van flexibiliteit naar voren komt. Daarnaast moet de locatie zeker bij de boodschap, het thema en onze waarden passen.”
naar een locatie en waarom?
“Voor ons is het erg belangrijk dat een ruimte flexibel is qua indeling en dat de sfeer van een locatie goed aansluit bij de boodschap en de waarden van Jumbo. Daarnaast zijn een centrale ligging in Nederland, de bereikbaarheid en de parkeergelegenheid erg belangrijke criteria.”
Heeft u nog tips voor event en meeting locaties?
“Jazeker: wees helder, eerlijk, transparant en blijf vooral bij jezelf, zodat je zeker weet dat je een evenement aankunt en de belofte kunt waarmaken.”
12
Hago Zorg Opdrachtgever: Hago Zorg Geïnterviewde: Suzanne Blok, Managementassistente
Suzanne Blok is sinds 9 jaar managementassistente bij Hago Zorg. In deze functie is zij verantwoordelijk voor het organiseren van kleine en middelgrote evenementen voor het personeel. Tevens organiseert zij klanten-/relatiedagen.
Wat verwacht u direct te kunnen zien op de website van een locatie?
“Op de website van een locatie verwacht ik een indruk van de sfeer te kunnen krijgen. Ook vind ik het prettig als ik direct de beschikbaarheid kan checken.”
Waarom werkte u mee aan het onderzoek?
“Om zelf ook op de hoogte te blijven van trends en ontwikkelingen in de meeting en event locatiebranche en om ideeën op te doen voor inspirerende locaties.”
Wat is met name van belang wanneer u con-
Hoeveel evenementen verwacht u dit jaar te
Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u een
organiseren?
offerte aan?
“We rekenen op circa vijf evenementen, kleine en grotere.”
“Om een goede vergelijking te kunnen maken, vraag ik meestal bij drie locaties een offerte aan.”
Denkt u dat het budget voor evenementen
Wanneer boekt u een locatie ZEKER niet?
zal stijgen, dalen of gelijk blijft?
“Ik verwacht dat het budget ongeveer gelijk zal blijven.”
“Als ik het gevoel krijg dat alles ‘standaard’ geregeld wordt. Ook wanneer er niet genoeg rekening wordt gehouden met onze wensen.”
Boekt u een locatie rechtstreeks?
Wat is uw beste ervaring / slechtste ervaring
“Meestal boeken wij een locatie zelf. Alleen bij de grotere evenementen maken wij gebruik van een bureau. Met name vanwege het uit handen geven van werkzaamheden en ook vanwege het netwerk van bureaus in de locatiemarkt.
bij het boeken van een locatie?
Welke criteria hanteert u in de zoektocht naar een locatie en waarom?
“Wij vinden sfeer, bereikbaarheid en parkeergelegenheid belangrijk. Verder is het prettig als er ter plekke wordt meegedacht. Ook zoeken we vaak naar een MVO-locatie.”
tact legt?
“Of het klikt met de contactpersoon en of ik een snelle terugkoppeling krijg.”
“Mijn slechtste ervaring was bij een locatie waar wij ons kerstfeest vierden: ons was beloofd dat het goed verwarmd zou zijn, maar dat bleek niet het geval. De sfeer was er moeilijk in te krijgen aangezien onze gasten in hun prachtige feestkleding aan het kou lijden waren! De beste ervaring tot nu toe was de locatie van ons laatste kerstfeest. Het was precies in de warme kerstsfeer gedecoreerd zoals wij dat in gedachten hadden. De locatie had echt een hoog ‘wow-gehalte’ en iedereen kwam direct in een feeststemming.”
13
ABN AMRO Opdrachtgever: ABN AMRO Geïnterviewde: Laura Starmans, Eventmanager
Laura Starmans is sinds 2,5 jaar werkzaam als Event Manager bij ABN AMRO in Amsterdam. In deze functie organiseert zij veel interne evenementen, zoals informatieve bijeenkomsten, kwartaalsessies en personeelsuitjes. Ook organiseert Laura evenementen voor klanten, zoals conferenties, seminars, roadshows en webinars. Waarom werkte u mee aan het onderzoek?
“Ik vind het nuttig en van belang om kennis en ervaringen met elkaar te delen zodat er uiteindelijk betere en kwalitatief hogere evenementen worden neergezet, waar klanten en leveranciers trots op kunnen zijn.”
website van een locatie?
“De contactgegevens van de afdeling die over de zakelijke reserveringen gaat! Dat is toch nog af en toe een zoektocht!” Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u een offerte aan?
“Gemiddeld bij drie locaties vraag ik globale offertes aan, de details komen later wel.” Wanneer boekt u een locatie ZEKER niet?
“Als er bij het eerste contact al wordt ‘gezucht’ omdat ik lastig zou zijn en als de prijs- kwaliteitverhoudingen absoluut niet kloppen.”
Hoeveel evenementen verwacht u dit jaar te
Wat is uw beste ervaring / slechtste ervaring
organiseren?
bij het boeken van een locatie?
“Ongeveer 40.”
“Bij de aanvraag van de eerste offerte werd mij door een hotel verzekerd dat de verbouwingen aan dat hotel 100% klaar waren bij aanvang van het evenement aangezien er zelfs al meerdere evenementen voor ons gepland stonden. Helaas was dit niet het geval en zaten wij in een halve bouwput… Mijn beste ervaring was bij een locatie die in eerste instantie vooral ver weg leek. Toen ik er daadwerkelijk was werd ik zo hartelijk ontvangen, het gesprek was heel goed voorbereid en er lag al een eerste offerte klaar. Mijn verwachtingen werden op dat moment overtroffen.”
Wat is hiervoor het budget?
“Dat is verschillend. Wel is duidelijk te merken dat er kritischer wordt gekeken naar elk budget; of het nu om een groot of klein event gaat.” Boekt u een locatie rechtstreeks?
“Ja, ik boek alle locaties rechtstreeks, omdat ik wil zien waar ik onze gasten naartoe stuur.” Welke criteria hanteert u in de zoektocht naar een locatie en waarom?
Heeft u nog tips voor event- en
“Flexibiliteit is altijd van belang. Het komt regelmatig voor dat het aantal personen of zalen op een laat moment in het project nog wijzigt, dan willen we nog wel terecht kunnen.”
meetinglocaties?
Wat verwacht u direct te kunnen zien op de
“Zorg dat alle medewerkers zich op elk moment professioneel gedragen. En meedenken met de klant; dat komt elk evenement ten goede. Uiteindelijk zijn we samen verantwoordelijk voor het laten slagen van een evenement.”
16
17
De wensen en eisen van 977 opdrachtgevers in kaart.
High Profile Locatie足onderzoek 2013 onder opdrachtgevers van meeting en event locaties.
BAUT Amsterdam
18
977 Opdrachtgevers gaven antwoord op de onderstaande vragen 20
Verdeling respondenten (man / vrouw)
20
In welke leeftijdscategorie valt u?
21
Wat voor soort opdrachtgever bent u?
21
Hoeveel werknemers telt uw bedrijf?
22
Wat is uw functie?
23
Hoe lang bent u werkzaam in deze functie?
24
Wie beslist er binnen uw organisatie met welke locatie wordt samengewerkt?
25
Wie bepaalt de hoogte van het evenementenbudget?
26
Hoeveel evenementen gaat u dit jaar te organiseren?
26
Welke percentage van het evenementenbudget wordt gemiddeld uitgetrokken
voor de locatie inclusief catering?
27
In welke orde van grootte valt het budget voor evenementen in 2013?
28
Met welke omvang is het budget van 2013 ongeveer toe- of afgenomen
ten opzichte van 2012?
29
Ik verwacht dat het budget in de toekomst (na 2013)
30
Boekt u een locatie rechtstreeks, via een evenementenbureau of via een
boekingsplatform / intermediair?
30
Gemiddeld voor hoeveel personen boekt u een locatie?
31
Wat was afgelopen jaar (2012) de grootste en de kleinste groep waarvoor u
een locatie geboekt heeft?
31
Wat geeft u gemiddeld uit aan een locatie (inclusief catering) per persoon?
32
Wat is de gemiddelde reistijd die u bereid bent te reizen naar een locatie?
32
Het is belangrijk dat een locatie goed met het openbaar vervoer bereikbaar is.
33
Hoe komt u tot de keuze van een locatie?
34
Welke websites gebruikt u bij het zoeken van een locatie?
34
Welk apparaat gebruikt u om bovenstaande websites te bekijken?
35
Wat verwacht u direct te kunnen zien op de website van een locatie?
35
Op welke manier neemt u het liefst contact op met een locatie?
36
In welke locatiesoorten bent u het meest ge誰nteresseerd?
37 Kunt u aangeven waarvoor u een locatie het meest boekt?
19
38
Voor welke groep organiseert u het meest een event?
38 Zijn uw evenementen meestal eendaags of meerdaags? 39
Welke stellingen vindt u belangrijk bij uw locatiekeuze?
40
Welke criteria vindt u belangrijk bij uw locatiekeuze?
41
Wat vindt u bij een locatie belangrijk in “uitstraling en sfeer�?
42
Welke apparatuur / technologie dient er minimaal op een locatie aanwezig te zijn?
42 Aanwezigheid van WiFi is belangrijk bij mijn locatiekeuze. 43
Bij gemiddeld hoeveel locaties vraagt u per bijeenkomst offertes aan?
43
Bent u bereid een online evaluatieformulier in te vullen na afloop van een
evenement waarmee de locatie uw tevredenheid kan meten?
44
Wanneer boekt u een bepaalde locatie zeker niet?
46 Kunt u op een schaal van 1 tot 10 aangeven of MVO een
doorslaggevende factor is bij uw locatiekeuze?
47
Welk pijler van MVO vindt u het belangrijkst?
47
Green Key status is een belangrijk criterium bij de keuze van een locatie.
48
Welke trends ziet u de komende jaren bij het boeken van locaties?
50 De aanwezigheid van hotelkamers bij de locatie voor eventuele
overnachtingen is belangrijk.
50
Uit kostenbesparing gebruiken wij ons eigen kantoor vaker als evenementenlocatie.
51
Ik heb voorkeur voor een all inclusive prijs als ik een locatie boek.
51
Het maakt mij niet uit als technische middelen extern moeten worden ingehuurd.
52
Ik ben bereid meer te betalen als er gebruik wordt gemaakt van streek- en/of
biologische producten.
52
Ik heb als opdrachtgever behoefte aan locaties die ook per uur te boeken zijn.
53
Voordat wij op zoek gaan naar een locatie hebben wij een pakket van eisen
samengesteld waaraan een locatie moet voldoen.
53
Ik bekijk beoordelingswebsites voordat ik een locatie ga boeken.
54 Zonder een klik met de contactpersoon van de locatie boek ik betreffende locatie niet. 54 De prijs is voor mij doorslaggevend bij het boeken van een locatie. 55
Bent u bereid in de toekomst vaker mee te werken aan dit onderzoek?
E I S S E R P E M I V A TG UI
High Profile Locatieonder zoek 2013
Wat voor soort opdrachtgever Bent u?
Anders Zzp-er evenementenorganisatie
7%
8% Evenementenbureau
11%
74% Bedrijf, instelling of overheid
hoeveel werknemers telt uw bedrijf?
0 - 49 50 - 99 100 - 249 250 - 499 500 - 999 1000 - 4999
Bijna de helft (45%) werkt bij een organisatie met nul tot vijftig medewerkers. Bijna ĂŠĂŠn op de vier opdrachtgevers (24%) vertegenwoordigt een bedrijf met meer dan 500 medewerkers.
5000 of meer
0 10% 20% 30% 40% 50%
21
26
High Profile Locatieonder zoek 2013
Hoeveel evenementen gaat U Dit jaar organiseren? (respondenten hebben hier een exact aantal ingevuld)
24
Gemeten in dit onderzoek zijn dit zo’n 22.000 evenementen in 2013. In 2012 waren dit gemiddeld 17 evenementen per respondent.
(gemiddeld per respondent)
Welk percentage van het evenementenbudget wordt gemiddeld uitgetrokkenvoor de locatie inclusief catering?
44%
High Profile Locatieonder zoek 2013
Ik verwacht dat het budget in de toekomst足(na 2013):
Zakt
21%
Stijgt
17%
Gelijk blijft
62%
29
56
PREMIUM SUPPLIERS
58 Bazelmans AVR
“Maak gebruik van de expertise van een leverancier. Zij zijn op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.”
60
Crowd Support “Behandel evenementen niet routinematig, het ene evenement is het andere niet.”
62 Effectmeting
“In deze economische en kritischere tijden is evalueren en aanscherpen belangrijker dan ooit.”
64
Héman Verhuurservice “Laat bestelde materialen niet last minute afleveren. Voorkom stress en vervroeg de afleverdatum met 1 dag.”
66 Improve
“Ga vroeg in het proces om tafel zitten met het technisch team.”
68
IQ Events “Houd de timeline goed in de gaten: plan ruim van tevoren en werk met een backplanning.”
70 Momice
“Denk niet altijd groot, een mobiele event-site is ook inzetbaar voor evenementen voor kleinere groepen.”
72 Photonic
“Fotomarketing gaat verder dan het event, beschouw dit medium als marketingtool.”
57
How to: tips, inspiratie en learnings van experts uit het evenementenvak
De Fabrique, Utrecht
58
HOW TO
De valkuilen van techniek “We zijn verwend. De nieuwste snufjes en de mooiste en grootste full-hd schermen staan in menig huiskamer. Dat heeft ook effect op de kwaliteit die opdrachtgevers -en bezoekers- op een event verwachten,” aldus Wiljan Bazelmans, eigenaar van Bazelmans AudioVisual Rentals.
YouTube- gezien heeft en die hij vervolgens graag in zijn presentatie wil verwerken op één van onze 103” full HD schermen. De opdrachtgever beseft vaak niet wat er qua techniek achter zit en welke gevolgen dat heeft voor de content.” Geen zorgen over ontwikkelingen
Techniek en content op elkaar afgestemd
“Jaren geleden mocht het allemaal veel simpeler. Er was een presentatie, een scherm, wat licht en geluid en dat voldeed aan ieders verwachtingen. Vandaag de dag is dat anders. Men kijkt om zich heen en ziet dat het ook anders kan. Er wordt ook meer verwacht van presentaties. Kortom, er is sprake van een veranderende behoefte: het moet flitsender en meer prikkelen, vooruitstrevend en innovatief zijn. Een ‘gewone’ powerpointpresentatie is niet meer voldoende. Regelmatig komt een opdrachtgever bij ons aan met een filmpje die hij ergens -bijvoorbeeld op
“De opdrachtgever weet zich -in de meeste gevallen- geen raad met de techniek. Ontwikkelingen gaan zo hard dat dat niet bij te houden is. Daarom zitten wij graag zo vroeg mogelijk met een opdrachtgever om de tafel om de gehele setting, de presentatie en het totale event door te spreken, opdat alles tot in de puntjes verzorgd en geregeld is. Hoe vroeger wij om de tafel kunnen, des te beter zijn de wensen af te stemmen en kunnen wij de opdrachtgever bij staan op elk aspect van zijn presentatie. Één van onze kernwaarden is dan ook: ontzorgen. Nadat wij met de opdrachtgever op locatie
59
EXPERT AUDIOVISUEEL
de setting besproken hebben, maken wij de tekeningen ondersteund door 3D-animaties zodat de opdrachtgever een goed beeld krijgt van wat wij met zijn event voor ogen hebben. Vervolgens maken we een offerte die besproken en waar nodig aangescherpt wordt.”
TOP 3 TIPS 01
Vergelijk “appels met appels”, wanneer u meer offertes naast elkaar legt.
02
Maak gebruik van de expertise van een leverancier. Hij is op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.
03
Kies voor ‘one-stop-shopping’partijen en voorkom discussies over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Do’s
Ga in een vroeg stadium met uw leveranciers om de tafel en stem daarmee vroegtijdig de invulling en content van uw evenement af. Informeer of een leverancier uw evenement aankan. Daarbij is het belangrijk dat hij de aangeboden apparatuur ook uit eigen voorraad kan leveren.
Don’ts:
Kiest u voor een (nieuwe) locatie, lees dan de voorwaarden goed door. Het kan voorkomen dat u vast zit aan een vaste techniekleverancier, die wellicht qua prijsstelling helemaal niet zo interessant is. Voorkom verrassingen en laat u goed informeren. Laat niets aan het toeval over, bespreek alles met uw leverancier.
Bazelmans AVR
De Run 6821 5504 DW Veldhoven T (040) 2544 222
De Kuiperij 3 1185 XS Amstelveen T (020) 4415 060
info@bazelmans.com www.bazelmans.com
60
HOW TO
Vaker en meer aandacht voor veiligheid “Evenementenbeveiliging en crowd management bij evenementen is heel wat anders dan bijvoorbeeld beveiliging van een winkel of bedrijventerrein. Gelukkig worden steeds meer opdrachtgevers zich hier langzamerhand van bewust: het is een specialisatie.” “Opdrachtgevers lijken steeds vaker en meer aandacht te hebben voor de veiligheid van een evenement en de evenementenlocatie. En terecht, want het is niet vanzelfsprekend dat het goed gaat. Het is belangrijk om goed voorbereid te zijn op een incident, door middel van het beoordelen van de benodigde maatregelen tegen de meest waarschijnlijke incidentscenario’s. Geen evenement is hetzelfde, de risico’s die samengaan met een evenement zijn daarom ook nooit standaard. Daarom maken wij altijd graag voor ieder evenement een risicoanalyse, waaruit de meest waarschijnlijke incidentscenario’s kunnen worden opgemaakt. Op basis daarvan wordt
bekeken hoe de scenario’s voorkomen kunnen worden of hoe de impact van een risico -mocht deze zich onverhoopt toch voordoen- verkleind kan worden.” Crowd management en publieksstromen
“Een voorbeeld van een incidentscenario is dat bezoekers zich niet gelijkmatig verdelen over de evenementenlocatie, waardoor het op enig moment op een bepaalde plaats te druk wordt. Om dit te voorkomen dient de organisator zich goed te laten adviseren over de inrichting van de locatie, alsmede op het sturen van de publieksstromen.” Aandacht voor kwaliteit
“Schenk bij het kiezen van uw leverancier zowel aandacht aan de kwaliteit van de organisatie als die van de uitvoering. Opdrachtgevers lopen vandaag de dag aan tegen de verdringingsmarkt onder de leveranciers. Niet iedereen heeft altijd
61
EXPERT veiligheid
de aandacht voor kwaliteitscriteria, zowel voor wat betreft de bedrijfsvoering als de uitvoering. Juist door onze integrale kwaliteitszorg, zijn wij voortdurend bezig om de dienstverlening verder te verbeteren, met de focus op de wensen van de opdrachtgever. Wij raden opdrachtgevers aan om het Keurmerk Evenementenbeveiliging in de vereisten op te nemen, maar ook om te vragen naar een toelichting bij de voorgestelde maatregelen of inzet. Een visie gaat verder dan het inzetten van medewerkers. Een partnerschap die de beveiliging inhuurt is dan ook dermate van belang.”
TOP 3 TIPS 01
Maak een risico-analyse van een evenement of evenementenlocatie.
02
Behandel evenementen niet routinematig, het ene evenement is het andere niet.
03
Laat maatregelen en inzet aansluiten op het evenement.
Do’s
Kies niet direct de laagste inzet, maar schenk vooral aandacht aan de efficiëntie van de inzet. Let op de kwaliteit van zowel de organisatie als de dienstverlening. Laat dit vooral ook aantonen, door middel van een keurmerk of ervaring.
Don’ts:
De organisatie die de verantwoordelijkheid krijgt op het gebied van veiligheid beschouwen als een ‘uitzendbureau’. Vraag niet zomaar beveiligingsmedewerkers uit, maar laat u adviseren over de inzet. Een beveiligingsorganisatie inzetten die niet in evenementen gespecialiseerd is.
Crowd Support
Loggerweg 7 (hoofdkantoor) 8042 PG Zwolle
Zekeringstraat 1 1014 BM Amsterdam
T (020) 355 2600 desksupport@crowdsupport.nl www.crowdsupport.nl
74
BRAND NEW VENUES
Uit het Locatieonderzoek blijkt dat opdrachtgevers sterk ge誰nteresseerd zijn in nieuwe en gerestylde meeting en event locaties. Wij hebben er 44 voor u op een rij gezet.
Greatervenues.com Hier vindt u dagelijks de nieuwste locaties.
75
44 nieuwe en gerestylde meeting en event locaties
Explore Muiden
76
br and new venues
Brand new venues Het gonst in Nederland van de brand new venues: nieuwe locaties schieten uit de grond; vier- en vijfsterrenhotels openen hun deuren en renovaties zijn eerder regel dan uitzondering. Hoezo onzekere tijden? De Nederlandse locatie markt trekt zich er kennelijk niet zo veel van aan en de ondernemerszin steekt de kop op. GreaterVenues.com houdt het landschap en alle bouwputten- en kranen goed in het vizier en deelt deze gloednieuwe parels graag met u.
Just opened Papa’s Beach House, Hoofddorp Geopend in april 2013
EXPLORE, Muiden Geopend in mei 2013 De voormalige kruitfabriek in de historische vestingstad Muiden is omgebouwd tot een ruimtelijke en industriële locatie met een intiem gevoel. De locatie biedt ruimte voor evenementen tot 1.000 personen. www.lute.nu
De ‘new and improved’ Papa’s Beach House, dat haar gerenoveerde stranddeuren dit voorjaar opende, is ongedwongen, exclusief en comfortabel. De locatie is geschikt voor evenementen van 40 tot 300 personen. www.claus.nl
Hilton Hotel, Rotterdam Restyled en heropend in juni 2013 Het luxueuze vijfsterren Hilton Rotterdam met uitzicht op het Hofplein is gesitueerd in het hart van de stad aan de Coolsingel. Dit gerenommeerde hotel is eerder dit jaar uitgebreid gerenoveerd. www.hilton.com
br and new venues
Van Koninklijk naar kosmisch in het nieuwe Supernova bij Jaarbeurs Utrecht De ‘Koninklijke’ congresklassiekers van de Jaarbeurs zijn de afgelopen zomermaanden omgetoverd tot een congresgebied met een bijna buitenaardse ambiance. Supernova is hét nieuwe kennisknooppunt van Nederland, waar alles draait om kennisvermenigvuldiging, ontmoeting en de juiste energie.
gebruik en opstelling. De grootste zaal, Progress, heeft een capaciteit van 450 personen. Supernova is daarmee dé nieuwe ontmoetingsplek van Nederland te noemen. Een venue waar men kennis deelt en vermenigvuldigt.
Events van de toekomst Om een voorschot te nemen op congressen en events van de toekomst heeft Jaarbeurs Utrecht een nieuwe omgeving gecreëerd in een parallelle wereld. Een wereld waarin men vooruit kan kijken en waarin andere inzichten zich vanzelf openbaren. In de congreslocaties van Supernova bevindt men zich in een andere dimensie, zo ontworpen, dat men letterlijk los komt van het alledaagse en zich volledig kan focussen op het doel van de bijeenkomst.
Een nieuwe dimensie Het design en het bijzondere lichtplan van Congreszaal Mission geven gasten een ‘boost’ richting ongekende mogelijkheden. De zalen Quest en Expedition zijn échte ruimtecapsules. Hier wordt kennis letterlijk gelanceerd. Congreszaal Progress heeft een design waarin het plafond iets weg heeft van een spaceship. De lijnen van deze bijzondere vorm richten zich naar de voorkant van de zaal: het centrale punt waar kennis wordt gedeeld en vergezichten nieuwe inzichten worden. Alle zalen zijn verbonden met een zeer warm ontvangstgebied, de TransitZone genaamd.
Vier zalen De vier fonkelnieuwe zalen van Supernova zijn voorzien van de meest moderne apparatuur, hebben een spectaculair ontwerp en zijn fl exibel in
Supernova Jaarbeurs Utrecht Tel. 030 295 5881 www.jaarbeurssupernova.nl
77
High Profile Locaties bv
info @locaties.nl
Franz Zieglerstraat 34 AB
www.locaties.nl
1087 HN Amsterdam
www.greatervenues.com
T (020) 398 1585
www.inspirerendelocaties.nl