En lille opfordring fra SLA’s sekretariat

SLA’s sekretariat vil benytte lejligheden til at komme med to opfordringer til SLA’s medlemmer.

Sekretariatets første opfordring: Sørg for at sende arkivets opdaterede kontaktdata ind til sekretariatet. Sekretariatet bruger megen tid på at finde og genfremsende mails, fakturaer, OmSLAget m.m. Tiden, der bruges til det, vil vi hellere bruge til andre gøremål til glæde for arkiverne.

Sekretariatets anden opfordring: Hvert enkelt arkiv får en fælles mail. En fælles mail er en fælles indgang til arkivet, som er personuafhængig, men som er knyttet til det lokale arkiv.

En delt fælles mail gør det nemt for en gruppe af personer på arkivet at overvåge og sende mails. Når en person i gruppen besvarer en meddelelse, der er sendt til den fælles mail, ser mailen ud til at være fra den fælles adresse og ikke fra den enkelte bruger. En fælles mail kan også bruges som en delt teamkalender.

Det skal naturligvis være klart, hvem der på det lokale arkiv har adgang og rettigheder til den fælles mail. Det vil derudover være en god idé at få nogle regler for brug af den fælles mail. En enkel og klar administration af den fælles mail vil give arkivet en lettere hverdag. Det kan være markering af, hvem der har svaret på en mail, mulighed for at flytte mail, svare på e-mails automatisk, hvis der ikke mulighed for personligt svar, automatisk arkivering af gamle mails etc. Der findes mange muligheder for administration af en fælles mail.

Det kan også – efter denne coronatid – være en udmærket idé med en klar instruks om, hvordan medlemmer med adgang kan komme på den fælles mail hjemmefra.

Det er vigtigt med en personuafhængig mail, da det vil gøre arkivet mere robust og driftssikkert over for fratræden, sygdom eller dødsfald blandt de aktive medlemmer.

En fælles mail er vigtig i kontakten til ’omverdenen’, men også til vidensdeling af mails og svar, således at arkivets medlemmer kan være oplyste om arkivets aktuelle virke og arbejde.

SLA’s sekretariat vil også være meget taknemmelig for en fælles mail til det lokale arkiv. Det vil være den mailadresse, som SLA benytter til nyhedsmails. Vi sender også gerne nyhedsmails direkte til arkivleders, formands m.fl. private mailadresser. Man skal blot gå ind på vores hjemmeside www.danskearkiver.dk, hvor man kan tilmelde sig til vores nyhedsbreve.

Afslutningsvis skal det nævnes, at det ikke er svært at opsætte/lave en fællesmail. Der findes skridt for skridt beskrivelser af, hvordan det opsættes, på nettet. Ligeledes også videoer, der viser, hvordan det skal gøres.

Postbudet har tilsyneladende problemer med at finde ud af, hvor brevet skal afleveres – foto fra Herning en gang i 1970’erne (Ole Haugsted fot., Lokalhistorisk Arkiv i Herning).