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INICIO
Elaborar el documento
No
Conoce la normatividad que aplica a este proceso?
Dirigirse a :
Si
Tabla de retención de documentos aprobada por la empresa Ley 594 de 2000
La auxiliar procede a elaboral los documentos
A los documentos se les elabora un rotulo según el soporte
Es objeto de conservació n Ver tabla de retención Si documental y calendario de transferencia documental de la empresa
FIN
No
Ver tabla de retención documental y proceder a la eliminación de documentos
2. RECEPCION DE DOCUMENTOS INICIO
La auxiliar administrativa recepciona la documentación para el gerente administrativo
La auxiliar registra y radica en la planilla de control de correspondencia todos los documentos que llegan con un numero de radicado y firma el recibido para el mensajero
FIN
3. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS INICIO
La auxiliar administrativa es la encargada de la organización de los archivos de gestión además de todo aquello a la transferencia de documentos a la oficina central de archivos
Se organiza de acuerdo al T. R. D
NO
Se remite al T.R.D de la empresa
SI La auxiliar aplica y observa la T.R.D y procede a clasificar los documentos de acuerdo al nivel de conservación
La auxiliar ordena los expedientes en carpetas teniendo en cuanta que en la carpeta no se exceda más de 200 folios y se realiza la respectiva rotulación
NO Es objeto de transferencia
FIN
documental?
SI La auxiliar elabora el inventario documental relacionando la documentaciรณn a transferir y se comunica con archivo central para hacer la respectiva transferencia
FIN 4. CONSULTA DE DOCUMENTOS INICIO
La auxiliar se remite al archivo central para corroborar la informaciรณn y solicitar los documentos que necesita por medio electrรณnico
El archivo central procede a realizar de la informaciรณn y presta la informaciรณn solicitada
FIN