Revista Organizaciones, Tecnologia, Ciencia y Gerencia

Organizaciones Tecnología, Ciencia y Gerencia

Universidad Yacambú Venezuela Año 1

Nro. 01

Marzo 2016

Sumario

Sistemas Organizacionales

Las Organizaciones

7

5 Complejidad de las Organizaciones

8 10

12 Teor铆a Organizacional

Principios de la Organizaci贸n

Gerencia en Venezuela

14

Equipo

Director Dra. Lisbeth Campins

Edición y Redacción MSc. Lorymar Chirinos

Diseño Grafico MSc. Lorymar Chirinos

Contacto con la Redacción Teléfonos: 0414-8146345, 0426-5800582 E-mail: lorymarchirinos@gmail.com

Las Organizaciones Lorymar Chirinos 1 Las organizaciones son estructuras de índole social que existen como medio de gestión del talento humano y que pueden tener como fin objetivos de índole económico, social o político.

Las organizaciones suelen comprender departamentos con su propia orden y con fines supeditados a la consecución de la finalidad mayor.

Así, cuando se habla de una organización se hace referencia a un grupo de personas con funciones específicas y una determinada jerarquía regidas por una cooperación sistemática tendientes a producir bienes, servicios o alcanzar fines sociales o políticos.

TIPOS DE ORGANIZACIONES

Existe una gran variedad de organizaciones: empresas industriales, comerciales, organizaciones de servicio (bancos, universidades, hospitales, tránsito, etc.), militares, públicas, que pueden orientarse hacia la producción de bienes o productos; éstas ejercen presión sobre la vida de los individuos y hacen parte integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, satisface sus necesidades.

Organización Formal

Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente.

Cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo, para la conservación del objetivo primordial.

Propósitos:

Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecución de los objetivos primordiales de una empresa.

Eliminar duplicidad de trabajo Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas.

Una excelente organización permite el establecimiento de canales de comunicación adecuados.

La organización formal es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa.

1 Magíster en Ciencias Administrativas Mención Finanzas. Doctorando en Ciencias Gerenciales de la Universidad Yacambú.

Organización Informal Pueden distinguirse dos etapas principales:

Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal.

Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes:

Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre sí.

La estructuración o construcción del mismo.

Consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo para lograr los fines propuestos.

En una empresa debe analizarse los elementos que la forman:

Recursos Humanos.

Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la política de la empresa

Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente.

Elementos activos de la empresa, es decir, aquellos cuyo trabajo es de categoría más intelectual y de servicio.

Recursos Materiales.

Grupos pequeños de tres relacionados íntimamente.

y

cuatro

personas

Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

Lo integran sus edificios y las instalaciones que en éstos se realizan para adoptarlas a la labor productiva.

Recursos Técnicos.

Organizaciones Sociales

Grupo de personas constituido formalmente para alcanzar, con mayor eficiencia determinados objetivos en común que individualmente no es posible lograr.

Sus objetivos son los fines o metas que pretenden alcanzar mediante el esfuerzo colectivo.

Son las relaciones estables en que deben coordinarse las diversas cosas, personas o éstas con aquéllas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa.

Sistemas Organizacionales Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos.

Existen dos tipos de sistemas:

Sistema Abierto: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.

Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados.

Un sistema consta de cuatro elementos primordiales:

a. Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición.

b. Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados

c. Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema envía el producto resultante al ambiente externo.

d. Retroalimentación: Constituye una acción de retorno; es positiva cuando la salida por ser mayor estimula y amplía las entradas para incrementar el funcionamiento del sistema, es negativa cuando la salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema.

Sistema Cerrado:

Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto).

Denominado también mecánico o determinista.

No existe un sistema totalmente cerrado, ni uno totalmente abierto.

Todo sistema depende en alguna medida del ambiente.

Complejidad de las Organizaciones La sociedad moderna está conformada por organizaciones de las cuales tienen sistemas muy complejos y diferentes. Ejemplos: industrias, empresas comerciales y de servicios, organizaciones militares y gubernamentales, instituciones públicas y privadas, iglesias, entre otros.

Éstos reflejan diversas actividades susceptibles de realizar y varios niveles: personajes, pequeños grupos, intergrupos, normas, valores, actitudes. Éstos existen bajo un patrón muy complejo y multidimensional. La complejidad permite comprender los fenómenos organizacionales que dificulta las actividades. A medida que las organizaciones crecen y prosperan, aumenta el persona, esto conlleva a un enfrentamiento entre los miembros y los objetivos, por lo tanto el crecimiento conduce hacia la complejidad.

Características

Existen organizaciones altas y bajas.

Las grandes organizaciones tienen un gran número de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las personas a través de la interacción indirecta.

Las empresas pequeñas las actividades las realizan interactuando directamente con las personas.

2. Complejidad: Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.

3. Anonimato: Son procesos y canales de comunicación que existe en un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar subcolectividades o grupos informales, manteniendo una acción personalizada dentro de ellas.

4. Rutina estandarizada: Configuran una organización informal cuyo poder, en algunos casos, son más eficaz que las estructuras formales.

5. Estructura especializada no oficiales: Pretende distanciar la autoridad formal de las de idoneidad profesional o técnicas, las cuales necesitan un modelo extraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden.

6. Tendencia a la especialización y a la proliferación de funciones:

7. Tamaño:

Va depender del número de participantes y dependencias.

Según el enfoque de Katz y Kahn:

•La importación-transformación-exportación de energía:

Las organizaciones obtienen insumos del ambiente, necesita refuerzos energéticos de otras instituciones y de otras personas, ningunas son auto sostenidas ni autosuficientes. El ciclo de importación-procesamiento y exportación constituye la base fundamental en el sistema abierto y la interacción con el ambiente.

•Sistemas son ciclos de eventos:

Todo intercambio de energía tiene un carácter cíclico.

•Entropía negativa: Es un proceso por el cual las formas organizadas convergen en el agotamiento, desorganización, desintegración y conduce a la muerte.

•Equilibrio: Se observa en el proceso homeostático, lo cual regula la temperatura corporal. Sobre la base de (Kurt Lewin), manifiesta que los sistemas responden a los cambios o se anticipan ante ellos.

•Equifinalidad: Tiene condiciones y caminos diferentes, existen varios modos y métodos para alcanzar un objetivo y así conseguir mejores resultados.

Principios de la Organización Según Melinkoff (1987)

El principio del objetivo. Toda organización y cada parte de la misma debe constituir una expresión de objetivo de la empresa, o carecerá de significado, siendo por lo tanto redundante.

El principio de especialización. Las actividades de cada uno de los miembros de un grupo organizado deberán confinarse, en todo lo que sea posible, a la ejecución de una sola función.

El principio de coordinación. El objetivo de la organización de por sí, a diferencia del objetivo de la empresa es facilitar la coordinación; unidad del esfuerzo.

El principio de autoridad. En todo grupo organizado, la autoridad suprema debe descansar en alguna parte. Deberá existir una clara línea de autoridad que emana de la autoridad suprema a cada uno de los individuos del grupo.

El principio de responsabilidad. La responsabilidad de un superior por los actos de sus subordinados es absoluta.

El principio de definición. El contenido de cada puesto, tanto en lo que se refiere a los deberes que implica como a la responsabilidad y autoridad que en el mismo radican y a sus relaciones con otros puestos, deberá ser claramente definido por escrito y dado a conocer a todos aquellos a quienes concierna.

El principio de reciprocidad. En todo puesto, la responsabilidad y autoridad deben ser equivalentes.

El ámbito de control. Ninguna persona deberá supervisar a más de cinco, o como máximo seis subordinados directos, cuyos trabajos se relacionan entre sí.

El principio de equilibrio. Es esencial que las diversas unidades de organización se mantengan en equilibrio.

El principio de continuidad. La reorganización es un proceso continuo; en toda empresa deberán efectuarse previsiones específicas a este respecto.

Principios de la Organización Según Terry (1986): Principios de organización dinámica. La organización debe ser dinámica; debe tomar en cuenta los cambios de la empresa.

Principio de funciones. Las funciones son las principales entidades en cuyo derredor forma el gerente una eficaz estructura orgánica

Principio del aumento de las relaciones orgánicas. Cuando se agregan personas a una estructura de organización el número de relaciones orgánicas aumenta en una proporción mucho mayor que el número de personas agregadas.

Principio de sencillez. Al organizar, sólo hay que incluir las actividades y manejarlas con la mayor sencillez práctica.

Principio que rige los canales definidos de supervisión. Para cualquier empresa, las diversas unidades de organización deben estar conectadas por canales de supervisión claramente definidos.

Principio de autoridad y responsabilidad. Para lograr relaciones de organización, la autoridad de un funcionario debe ser proporcionada a su responsabilidad, y viceversa, su responsabilidad debe ser proporcionada a su autoridad.

Principio de responsabilidad definida. En un tiempo dado una persona hará más cuando se le asigne la responsabilidad de realizar una tarea definida.

Teoría Organizacional La extensa variedad de concepciones existentes sobre las organizaciones, nos indica, por una parte la dificultad de acuerdo que se deriva del carácter polifacético y complejo de las organizaciones, situación que como indican Ramió y Ballart (1999), nos ha llevado a un estado de confusión y fragmentación teórica. Sin embargo de todas las visiones y perspectivas con que se trata a las organizaciones, (si se revisa la bibliografía utilizada queda patente la enorme cantidad de definiciones y tipologías) es posible extraer cierto s principios y paradigmas aplicables y validos, ya que la organización como entidad compleja, admite variedad de tratamientos, por lo que más que existir corrientes validas o erradas, lo que existe es ausencia de estudios de las organizaciones desde una perspectiva global.

Las organizaciones constituyen realidades conformadas por múltiples dimensiones.

De esta afirmación pueden extraerse algunas conclusiones: por una parte su estudio ha generado diversas corrientes o visiones. En segundo lugar, las organizaciones constituyen el objeto de estudio de diversas disciplinas, de allí que la teoría de la organización sea considerada como una ciencia social de segunda generación y su campo como señala Zan (1989 en Ramió y Ballart, 1993. Vol. II) no sólo se limite a empresas y organizaciones económicas, sino que abarque partidos, asociaciones, iglesias y la administración pública.

Por último, que nos encontramos ante un campo de estudios bastante joven. En otro sentido se observa que desde el surgimiento de las posiciones de Taylor, Fayol y Weber hasta nuestros días, el cuerpo teórico de las organizaciones ha ido adquiriendo sentido práctico, aunque las distintas corrientes han incurrido en el error de basar sus posturas en enfoques parciales, como únicos, sin considerar otras dimensiones importantes de las organizaciones, aspecto que si fue interpretado por la Teoría General de los Sistemas, que comprendió que las organizaciones como fenómenos multidimensionales deben analizarse integralmente.

Teoría Organizacional

A juicio de autores como Pfeffer (1982) y Roberts, Hulin y Rousseau (1978, en Ramió y BaIIart) esto es consecuencia de los distintos niveles de análisis que emplean las disciplinas que estudia a las organizaciones, así la sociología, la ciencia política y la economía tienden a estudiar a las organizaciones como unidad, desde una visión macro, mientras que la psicología ha tomado generalmente al individuo miembro de una organización como unidad de análisis.

Otro factor a considerar, es la importancia que han adquirido las organizaciones en el mundo actual. En la medida en que fueron adquiriendo peso específico en la sociedad y la economía, dejaron de ser objeto de estudio exclusivo en si mismas, y se comenzó a indagar sobre los efectos que sus actuaciones podían tener en los individuos, la sociedad y la economía del espacio geográfico donde tuvieran su influencia.

La Teoría de la Organización, busca “reconstruir, mediante un análisis empírico las regularidades en el comportamiento que caracterizan a las relaciones entre una pluralidad de variables organizativas. Todo esto partiendo de la convicción... de que independientemente de los fines que cada organización persiga y de los sectores específicos en los que opere, esta tendrá en todo caso comportamientos típicos y recurrentes, precisamente por ser una organización.”

En cuanto a la definición de organización, es notable la dificultad de un acuerdo entre los teóricos. Sin embargo, de la revisión de algunas nociones encontramos como elementos caracterizador es: las finalidades u objetivos, el entorno, y la forma como se organizan y estructuran los comportamientos individuales dentro de las organizaciones, entre otros. Todos estos y otros elementos pueden tener aplicación general en el ámbito de la administración pública.

Para finalizar este punto puede ser útil resaltar los elementos que delimitan a las organizaciones: 1. Un grupo de personas asociadas.

2. para el logro de un fin común; 3. que establecen entre ellas, a tal fin, relaciones formalizadas: 4. con pretensión de continuidad en el tiempo; 5. legitimadas por el sistema social externo, y 6. con la posibilidad de sustituir a sus propios miembros sin que peligre la supervivencia de la propia organización.

De esta enumeración puede intuirse la existencia de ciertas dimensiones organizacionales fundamentales, que han sido estudiadas por la teoría de la organización, dándoseles según la corriente de que se trate mayor peso a unas en detrimento de otras, lo que a nuestro juicio constituye un error, ya que para una comprensión global de la organización, todas son importantes.

Gerencia en Venezuela La realidad venezolana presenta actualmente un escenario incierto, que hace necesario adentrarnos en el rol que debe desempeñar la gerencia a fin de contribuir a que las empresas afronten los actuales retos, garanticen productividad, eficiencia.

Numerosos modelos representan y personifican a las empresas y a los líderes competitivos y exitosos de hoy. Uno de estos modelos, es el referente a la organización plana, focalizada, modular, estructurada por procesos y dividida en equipo multidisciplinarios.

Es quizás la más representativa y la mejor conocida, pero no pasa de ser una de tantas opciones disponibles para llegar a los atributos que brindan mayor vigencia comercial.

Es un hecho cierto, que la gerencia venezolana, de muchas de las pequeñas y medianas empresas, la han dirigido ejecutivos con muy pocos conocimientos de la administración, avalado solamente, por lo aprendido de una manera empírica, sin haber pasado por una formación formal universitaria. Amparados además, por ser miembros de la familia de los dueños, y muchas veces por lazos de amistad.

En cualquier parte del mundo, la idiosincrasia determina la plataforma cultural sobre la cual se levantan los estilos interpersonales, que constituyen la trama fundamental de los grupos de gente. Justamente, la cultura define unos patrones de conducta y una forma particular de manejarse en el ámbito colectivo que le son específicos, y hasta endémicos, a cada localidad. Así, las organizaciones japonesas son culturalmente japonesas, al igual que las norteamericanas.

Lo cierto, que los venezolanos tienen su forma cultural y espontánea de trabajar, dirigir y organizarse, y justamente, esta forma mantiene una relación de armonía con las creencias que sirven de base al sistema local de valores.

Sin embargo, partiendo de los rasgos sociales dominantes, se puede construir un perfil del gerente venezolano “natural” que no viene a ser otra cosa que la descripción del estilo de liderazgo preferido por el habitante promedio de estas tierras.

Gerencia en Venezuela Al desempeñarse como dirigente, el venezolano se presentan algunas características como: .- Demora hasta el último minuto las decisiones, sobre todas las complejas, difíciles o impopulares. .- Forma clanes; selecciona sus afines. .- Tiende a ser autoritario, controlador y centralizador. .- Quiere imperios, tanto horizontales como verticales. La necesidad social más importante es también la recompensa más buscada. .- Se rodea de estructura y burocracia. La aversión al riego es motivador principal de este atributo: la estructura brinda una sensación de seguridad; la burocracia protege y acompaña. .- Es excesivamente operativo. Se inmiscuye en las operaciones y descuida las estrategias. .- Es territorial. Protege su departamento o su sección de las influencias externas, cela a sus subordinados y no comparte información con sus pares. Su motivación de poder se opone a la necesidad de apertura. .- Tiende a repetir el pasado. Resiste el cambio. El futuro es riesgoso, el cambio también. .- Su enfoque de planificación es intuitivo e informal. Cuando diseña estrategias, tiende a contaminarlas con expectativas irreales. .- Desconoce los errores, busca culpables y resiente la crítica. .- Busca lo espectacular; se aburre con lo incrementar. Persiste poco. Trata de obtener resultados con unos cuantos golpes gloriosos, y de un día para otro.

Gerencia en Venezuela .- Su lealtad y su identificación se concentran en las personas. La organización, la empresa o el ministerio no son sino representaciones de los individuos que las dirigen. Es solidario con su gente. La institución no es fuente de motivación.

Desde luego, habrán otros factores, no obstante, los anteriores son unos lineamientos que nos permiten darnos una idea de su conducta, personalidad y de su posible comportamiento en las organizaciones.

Los gerentes, en realidad, no hacen sino trabajar en armonía con el sistema de valores- la gente tiene la misma cultura que los jefes y que los jefes de los jefes- y la motivación lógica para cualquier organización, no es oponerse a la cultura de la mayoría sino cuadrarse con ella, especialmente si el sistema de valores encuentra eco en los niveles más altos.

Por lo tanto podemos decir que…

Urge ante los grandes retos que afronta el sector empresarial venezolano, contar con una gerencia más proactiva, preparada, avalada de conocimientos administrativos, gerenciales modernos, visionaria, estratega, que genere los cambios transformaciones que se requieren par activar el sector empresarial que actualmente afronta serios problemas.

Bibliografía HARMON, M Y MAYER, R. (1999).

Teoria de la Organización para la administración Pública.

México. Fondo de Cultura Económica.

MELINKOFF, RAMÓN V. (1987) Los procesos Administrativos. 6ta Edicion Caracas Contexto Editores.

PFEFFER, JEFFREY. (1987).

Organizaciones y Teoría de la Organización. Buenos Aires. El Ateneo

RAMIÓ, CARLES Y BALLART, XAVIER. (1993). Lecturas de Teoría de la Organización. Vols. 1 y 2. Madrid.

Ministerio para las Administraciones Públicas.

TERRY, GEORGE. (1986) Principios de administración.

Continental.

México:

“La mejor organización no asegura los resultados. Pero una estructura equivocada sería garantía de fracaso.”

Peter Drucker UNIVERSIDAD YACAMBÚ VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO DOCTORADO EN GERENCIA SEMINARIO AVANZADO LA GERENCIA Y LAS ORGANIZACIONES DE VENEZUELA