O passo-a-passo para implantação do Planejamento e Acompanhamento Orçamentário em sua empresa.
Guia - Orçamento Empresarial na prática
GUIA – ORÇAMENTO EMPRESARIAL NA PRÁTICA
O que esperar deste guia............................................................................... 2 O que é Orçamento Empresarial..................................................................... 3 Elaboração do Planejamento Orçamentário ..................................................... 6 Projeção de Faturamento ..................................................................... 6 Projeção de Deduções sobre Vendas ................................................... 11 Projeção de Custos Variáveis .............................................................. 15 Orçamento de Despesas Operacionais ................................................. 22 Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) Projetado ............................. 27 5 Indicadores de Desempenho fundamentais na Gestão Empresarial .............. 30 Ticket médio ..................................................................................... 30 Margem de Contribuição .................................................................... 30 Ponto de Equilíbrio ............................................................................. 31 Lucratividade (%) .............................................................................. 31 EBITDA ............................................................................................. 32 Simulações de Cenários – Criando alternativas para seu negócio .................... 32 Acompanhamento e Controle Orçamentário .................................................. 34 Para concluir... ............................................................................................ 37 Sobre o Treasy............................................................................................ 37
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O QUE ESPERAR DESTE GUIA Quais são os planos de sua empresa para os próximos anos? Qual sua previsão de faturamento? Quais serão os custos e despesas para manter a operação? Isto é viável? Qual o lucro que sua empresa vai obter desta forma? E o que pretende fazer com esse lucro? Vai expandir? Contratar mais pessoas? E que retorno espera ter com essas ações? Desconhecer as respostas para estas perguntas é como sair para viajar sem saber a que destino quer chegar. O mundo dos negócios mudou e hoje realizar o planejamento de suas ações de forma estratégica não é mais um luxo reservado apenas às grandes organizações e sim uma necessidade de qualquer empresa, independente do porte ou setor de atuação. Cada vez mais, as empresas tem buscado o aprimoramento de seus processos, tendo em vista a necessidade de tomada de decisões rápidas, que assegurem o atendimento de seus objetivos de crescimento. E o orçamento empresarial é o GPS que mantém sua empresa no rumo correto, levando-a ao destino escolhido. Nas próximas páginas veremos de forma prática, cada um dos passos necessários para adoção desta metodologia que auxiliará sua empresa a criar uma base sólida de informações para a tomada de decisão mais estruturada, com uma significativa redução dos níveis de incertezas em relação ao futuro, levando claro, a melhorar continuamente seus resultados financeiros. Este guia está recheado de dicas para melhorar os resultados de sua empresa que podem ser facilmente colocadas em prática e traz um passo-a-passo detalhado de como adotar o orçamento empresarial como ferramenta de previsão, análise e melhoria contínua dos resultados financeiros. Ele está dividido em 06 partes:
Introdução ao orçamento empresarial Elaboração do planejamento orçamentário o orçamento de vendas o orçamento de deduções o orçamento de custos o orçamento de despesas operacionais; Consolidação dos resultados (elaboração do DRE Projetado) Análise de 05 indicadores indispensáveis à gestão facilmente obtidos no DRE Simulação de cenários alternativos Acompanhamento e controle orçamentário
O simples fato de realizar seu planejamento econômico-financeiro auxiliará sua empresa a reduzir custos, eliminar despesas desnecessárias e enxergar novas formas de elevar seu faturamento, levando claro, ao aumento do lucro líquido. Mãos a obra! contato@treasy.com.br
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O QUE É ORÇAMENTO EMPRESARIAL Dentro de um novo contexto de gestão, o orçamento empresarial é uma valiosa ferramenta, não apenas de planejamento, mas útil também para análise e controle das operações da empresa. O orçamento empresarial estabelece, de maneira prática e precisa, como se espera que transcorram os negócios da empresa, proporcionando uma visão clara da situação futura desejada. E não há como realizar um bom planejamento estratégico sem alinhar as metas e objetivos ao orçamento empresarial. Costumamos dizer que o orçamento empresarial é a tradução do planejamento estratégico em números e que com ele é possível estabelecer metas e objetivos tangíveis, estimando como se espera que transcorram os negócios da empresa, gerando um plano preciso das ações que cada pessoa na empresa precisa executar para atingir os objetivos globais da organização. Sua principal finalidade é projetar os resultados das atividades programadas, bem como verificar em que medida o lucro (ou o prejuízo) foi atingido, se comparados aos objetivos de rentabilidade fixados como meta. Desta forma, a empresa pode identificar oportunidades e restrições, tanto no âmbito interno quanto externo da organização para o período que está sendo planejado e se preparar para isto.
COMPOSIÇÃO DO ORÇAMENTO EMPRESARIAL Sinteticamente, temos o planejamento econômico-financeiro de uma empresa geralmente composto por:
Projeção de vendas: quanto à empresa estima faturar com cada um de seus produtos e em cada um de seus canais de distribuição; Orçamento de deduções de vendas: fretes, comissões, impostos, e outras taxas que serão pagas sobre o faturamento; Orçamento de custos da produção: gastos com matéria-prima, insumos e mão-de-obra para fabricação dos produtos que serão comercializados; Orçamento de despesas operacionais: recursos necessários para manter a empresa operando, como aluguéis, água, luz e telefone.
Além disto, temos o orçamento de investimentos e o orçamento de custos financeiros, que devido sua complexidade, decidimos abordar em um e-book separado, que você pode baixar clicando aqui.
SAÍDAS DO ORÇAMENTO EMPRESARIAL Após a elaboração do orçamento pelas áreas de forma colaborativa, com as informações disponíveis é possível a geração dos relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa. Entre eles está o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) Projetado, que vamos abordar aqui neste guia, um pouco mais a frente. O DRE é um relatório que dá uma prévia dos resultados que serão alcançados contato@treasy.com.br
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se tudo for executado como planejado e o mais importante, servirá de base para acompanhar os resultados realizados mês a mês e saber ao menor sinal de desvio que ações corretivas serão necessárias.
HORIZONTE DAS PROJEÇÕES O mais comum nas empresas é encontrarmos o planejamento estratégico criado para um prazo de 01 a 03 anos, sendo o orçamento empresarial elaborado de forma anual. Mas este horizonte pode chegar até algumas décadas. Isto é mais comum em empresas que atuam com grandes investimentos para recuperação em um longo prazo, como é caso das concessões (pedágios, portos, aeroportos etc.) e empresas de exploração (petróleo, mineração etc.). Já no caso de empresas com negócios mais voláteis (como em setores ligados a moda ou inovação), é comum que o orçamento empresarial seja realizado e revisado semestralmente, e em alguns casos até trimestralmente.
QUEM PODE UTILIZAR O ORÇAMENTO EMPRESARIAL? A prática do orçamento empresarial é uma das técnicas administrativas mais utilizadas pelas grandes instituições empresariais (nacionais e multinacionais) e está se tornando cada vez mais presente também na administração de empresas de pequeno e médio porte, já sendo utilizado até mesmo em microempresas. Mas ainda é comum encontrar casos em pequenas e médias empresas, que por pensar que isso não faz parte da sua realidade, têm relutado em utilizar o orçamento empresarial como forma de gerir e prever resultados futuros. E exatamente estas empresas, acabam ficando muito vulneráveis às mudanças do ambiente e, por isso, precisam desenvolver ferramentas de planejamento, como o orçamento empresarial, que possibilitem agilizar as decisões e se prepararem para mudanças de cenários. O orçamento empresarial é um instrumento de gestão dos mais “democráticos”, como você pode ver nesta pequena lista de benefícios por porte de empresa que separamos abaixo:
Pequenas empresas, startups e novos empreendimentos: o planejamento econômico-financeiro por meio do orçamento empresarial permite que empresas ainda em estágios iniciais possam avaliar a viabilidade do negócio, com projeções e simulações que vão auxiliar a tirar boa parte da “nebulosidade” muito comum ao iniciar um empreendimento. Além disto, o orçamento serve de guia, para que a empresa possa definir suas metas de faturamento e limite de gastos e seguir acompanhando continuamente se está caminhando em um sentido que a fará chegar a seus objetivos;
Médias empresas: neste estágio, a empresa já possui um produto e mercado validado, processos internos desenvolvidos (ou em desenvolvimento) e passa a buscar formas de dar velocidade a sua
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expansão e também aumentar a lucratividade e rentabilidade. Apesar de já bem mais estruturadas, estas empresas ainda não estão completamente consolidadas e possuem altos riscos associados a seus negócios e o orçamento empresarial pode servir como uma poderosa ferramenta para auxiliar a empresa a planejar seus próximos passos e reduzir os níveis de incerteza em relação ao futuro.
Grandes empresas: nas grandes organizações os problemas passam a ser outros. Muita gente está envolvida no processo decisório (o que é ótimo), mas isto acaba ocasionando alguns efeitos colaterais em relação à gestão e organização das informações. Neste ponto, o orçamento empresarial, assistido por metodologias como o orçamento colaborativo surge para agilizar o processo de planejamento, descentralizando a geração do orçamento empresarial por setores ou centros de custo. Além disto, os gestores podem acompanhar os resultados de suas áreas em tempo real e agir pró-ativamente para melhorar os resultados da companhia como um todo.
VANTAGENS DE UTILIZAR A GESTÃO ORÇAMENTÁRIA EM SUA EMPRESA Além dos benefícios que comentamos no tópico anterior, confira mais algumas vantagens de adotar o planejamento orçamentário em sua empresa:
A simples formalização dos planos e responsabilidades é um poderoso exercício de gestão, que naturalmente força os administradores a pensar no futuro; O estabelecimento de expectativas dá a base de avaliação do desempenho posterior; Os setores passam a atuar de forma coordenada, focando os esforços, de forma que os objetivos globais da empresa possam ser atingidos e evitando trabalhos e gastos duplicados.
É por meio do planejamento, traduzido em números no orçamento que se estabelece metas com a equipe, dando assim, uma visão objetiva de onde a empresa pretende chegar dentro daquele período de tempo. Sem a realização do orçamento de médio e longo prazo, sua empresa trabalha pensando somente no dia-adia e nos resultados do mês (faturamento) e não são muito raras as equipes em que os gerentes e supervisores não conhecem os objetivos e as metas da empresa e não sabem o que devem fazer para melhorar a lucratividade da companhia. Além disso, o orçamento empresarial utiliza de metodologias colaborativas de gestão, envolvendo praticamente todos os setores da empresa no processo planejamento. O melhor disto, é que uma vez tendo participado da confecção do orçamento, todos passam a conhecer as metas e os objetivos da empresa, no mínimo para um ano, e passam a ter muito mais engajamento com estas metas, pois agora são relevantes a todos na empresa. Por se tratar de uma série de previsões, que serão feitas com base no que se espera acontecer em cada setor e no mercado em geral, sempre levando em consideração os dados históricos, fatos ocorridos no passado, o orçamento empresarial permite realizar a previsão dos recursos com o máximo de precisão possível, sendo uma excelente forma de reduzir os níveis de incerteza em relação ao futuro e preparar a empresa para aproveitar oportunidades existentes e evitar riscos eminentes. contato@treasy.com.br
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ELABORAÇÃO DO PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO Sinteticamente, temos o orçamento de uma empresa geralmente é composto por:
Projeção de faturamento; Orçamento de deduções de vendas; Orçamento de custos da produção; Orçamento de despesas operacionais;
Vamos ver cada um destes pontos mais detalhadamente e de forma bem prática na sequência. OBSERVAÇÃO: de agora em diante, vamos utilizar em nossos exemplos uma indústria de confecções, mas você deve abstrair os exemplos e aplicar os conceitos ao modelo de negócios de sua empresa.
PROJEÇÃO DE FATURAMENTO Independente do tamanho, porte, setor ou ramo de atividade, toda empresa tem um fator comum: precisa vender, tem que faturar! Seja com a venda de produtos (indústria), revenda de mercadorias (comércio) ou prestação de serviços, toda empresa precisa vender o suficiente para poder pagar seus custos, despesas, investimentos, e claro, gerar lucro. Sendo assim, ao iniciar seu planejamento econômico-financeiro, um dos pontos fundamentais é que sua empresa tenha uma boa noção de sua Previsão de Vendas para poder então realizar a Projeção de Faturamento para o período futuro que está elaborando o planejamento, seja de um mês, um semestre, um ano ou até mais. A projeção de faturamento é uma das estimativas mais importantes para empresa, pois em posse deste número é que será possível mensurar se os custos (CPV, CMV ou CSV, que vamos ver o que são mais a frente, no tópico sobre custos) vão permitir uma margem de contribuição positiva, se a empresa terá como pagar os gastos fixos da operação e claro, se vai sobrar algum dinheiro para remunerar os sócios e também para realizar novos investimentos. Na sequência apresentamos um passo-a-passo de como realizar o orçamento de vendas, esta importantíssima etapa do planejamento econômico-financeiro de sua empresa.
01 - DEFININDO OS CANAIS DE DISTRIBUIÇÃO QUE SUA EMPRESA ATUA A primeira coisa a fazer é entender quais são os Canais que sua empresa utiliza para chegar até seus clientes e distribuir seus produtos e serviços. Alguns exemplos de canais mais comuns:
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Lojas físicas (PDV ou ponto de venda); Lojas virtuais (site, e-commerce, Mercado Livre, Facebook, etc.); Revendedores (podem ser tanto pessoas jurídicas, como pessoas físicas); Representantes ; Distribuidores; Clientes: se a análise por cliente for relevante para sua empresa, ele deve ser considerado aqui também;
Entre outros canais que vão variar de acordo com cada modelo de negócio. Abaixo temos um exemplo dos canais de distribuição utilizados em uma indústria de confecções:
DICA: durante esse processo, vale a pena realizar uma reflexão se sua empresa está explorando todos os canais possíveis e também se há canais que não trazem o retorno esperado e talvez devam ser fechados. Se você quiser saber mais sobre Canais de Distribuição, recomendamos este artigo.
02 - LISTANDO OS PRODUTOS QUE SUA EMPRESA COMERCIALIZA O próximo passo é criar uma relação de todos os itens que sua empresa tem em seu catálogo de vendas, de preferência subdividindo os itens comercializados em agrupamentos que façam sentido para sua empresa e ajudem a melhorar o nível de análise das vendas.
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Você pode utilizar para isto famílias de produtos, linhas de produtos, categorias, segmentos, marcas, modelos, ou qualquer outra segmentação, como no exemplo abaixo:
Assim fica muito mais fácil realizar analises e compreender quais são os itens com maior volume de vendas, quais possuem a melhor margem, qual a sazonalidade do negócio, etc. DICA: nesta etapa é comum em empresas com um número muito grande de itens comercializados, o impasse entre detalhar a estrutura de produtos para obter um melhor nível de análise ou resumi-la para obter mais agilidade nas projeções e simulações. Infelizmente não há uma fórmula mágica. É preciso avaliar cada caso para chegar ao modelo que mais equilibre estes dois pontos.
03 - ESTIMANDO AS QUANTIDADES QUE SERÃO VENDIDAS Chegou a hora de envolver mais gente no processo e realizar um trabalho “a quatro mãos” com a área comercial! São os vendedores que estão em contato direto com os clientes, conhecem suas necessidades e são essenciais nesta etapa do processo, dando a previsão de vendas de cada produto em cada um dos canais em que atuam. Não se esqueça também que no momento de estimar as quantidades que serão vendidas, é necessário levar em conta a capacidade de cada canal, ou seja, não adianta estimar quantidades de vendas que seus canais não possam absorver (ou mesmo que sua empresa não possa entregar). Veja um exemplo:
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DICA: sua empresa deve trabalhar colaborativamente, mas tomando sempre cuidado para não tornar “refém”, mantendo estas informações apenas com os vendedores. Primeiro que o vendedor pode sair da empresa a qualquer momento, levando com ele todo o conhecimento sobre o comportamento de vendas dos produtos e canais que geria. Além disto, o vendedor, como qualquer ser humano, está sujeito a falhas e pode esquecer informações relevantes ou deixar passar algum detalhe importante. É essencial que sua empresa possua um bom controle gerencial das vendas e mantenha um histórico para ajudar na elaboração da projeção de faturamento, prevendo especialmente movimentos ligados a sazonalidade.
04 - DEFININDO OS PREÇOS DE VENDA Por fim, é hora de informar os preços que serão praticados para cada produto em cada canal. Na elaboração do preço de venda, é necessário saber antes o custo de produção (ou de compra) dos produtos e serviços que estão sendo comercializados para poder trabalhar com uma margem de lucro positiva. Devem ser considerados também fatores relacionados a cada canal de distribuição, como gastos com fretes, comissões e principalmente os impostos que precisarão ser pagos e podem variar de acordo com os canais de distribuição onde o cliente fará a aquisição do produto ou serviço. Por exemplo, se sua empresa analisa as vendas por estado, os impostos como o ICMS podem variar. Além disto, sua empresa deve levar em consideração ainda fatores objetivos, como a concorrência e também fatores mais subjetivos, como a estratégia da empresa em ganhar participação no mercado.
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Veja um exemplo de como isto pode ser feito, precificando seus produtos de acordo com os canais em que serão comercializados:
ESTÁ FEITO, MAS AINDA NÃO ACABOU! Pronto, agora você já tem a previsão de vendas repassada pela área comercial e pode calcular a projeção de faturamento da empresa para o período:
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Mas o trabalho de planejamento não termina aqui e pode ser que outras etapas do orçamento empresarial exijam ajustes no planejamento de vendas. Veja alguns exemplos:
Será que a empresa tem capacidade para produzir a quantidade que está planejando vender (PCP)? Com este volume de vendas, a empresa consegue pagar seus gastos fixos (atinge o ponto de equilíbrio)? O lucro gerado com esta projeção de vendas será suficiente para remunerar os investidores e colocar em prática o plano de expansão da empresa?
Estas são apenas algumas perguntas que você, controller, precisará fazer antes de dar como validado o plano de vendas. Se você quiser se aprofundar no tema, recomendamos também a leitura do artigo perguntas chave para realização de um orçamento empresarial eficaz.
PROJEÇÃO DE DEDUÇÕES SOBRE VENDAS As Deduções sobre Vendas são valores calculados sobre o faturamento bruto dos produtos e serviços vendidos pela empresa, que deverão ser pagos sempre que houver uma venda, como impostos e comissões. Geralmente são percentuais aplicados sobre a receita bruta (Receita Bruta * Dedução / 100), mas podem ser também valores fixos a serem pagos a cada venda realizada. Quando subtraímos os valores de Deduções de Vendas do Faturamento Bruto obtemos a Receita Líquida, conforme exemplificado na imagem abaixo:
UMA DICA IMPORTANTE: sua empresa precisa ter muito cuidado com as deduções sobre vendas na hora de realizar seus planos, pois o dinheiro que realmente terá disponível para pagar seus custos, despesas e realizar investimentos é a Receita Líquida, já desconsiderando as deduções que deverão ser pagas. Geralmente pode-se trabalhar para reduzir das deduções do faturamento, mas a maior parte delas, como os impostos, não tem como fugir, então a melhor coisa é sempre partir da Receita Líquida para realizar as demais projeções. Ótimo! Agora já estamos entendidos sobre o que as deduções representam no resultado da empresa, então vamos ver na prática como elaborar a Projeção de Deduções sobre Vendas de seu negócio! contato@treasy.com.br
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01 – DEFININDO OS CANAIS DE DISTRIBUIÇÃO E PRODUTOS DE SUA EMPRESA Não há como estimar as deduções sobre vendas, sem antes ter realizado a projeção de faturamento, que vimos no capítulo anterior. E durante esta etapa, sua empresa provavelmente já realizou o levantamento dos canais de distribuição em que atua e criou uma lista dos produtos que comercializa. Caso ainda não tenha feito, retorne um capítulo e confira sobre a importância da projeção de faturamento.
02 – LISTANDO AS DEDUÇÕES QUE AFETAM O FATURAMENTO DE SUA EMPRESA O próximo passo é realizar um levantamento de todos os itens que sua empresa paga sempre que realiza uma venda, como esta:
Na imagem acima você tem alguns exemplos de deduções que podem afetar o faturamento da empresa, que geralmente vão se encaixar em algum destes grupos:
Impostos: (federais, estaduais e municipais); Comissões: pagas aos vendedores ou outras pessoas envolvidas nas vendas; Devoluções e Cancelamentos: que são os percentuais de produtos devolvidos com defeito ou por outros motivos; Fretes: valor do envio do produto ao cliente.
Os fretes são um caso comum de se trabalhar com valores fixos por venda ao invés de percentuais sobre o faturamento. Porém para o planejamento orçamentário é muito complicado saber com precisão para onde
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os produtos serão vendidos e enviados, portanto costuma-se utilizar da aplicação de percentuais médios para simplificação dos cálculos e projeções. Existem ainda outras deduções que podem ocorrer, dependendo do negócio e ramo de atuação da empresa. Um caso são os custos financeiros de vendas em empresas que vendem por comercio eletrônico (pagando taxas aos sites em que vendem) ou empresas que recebem de seus clientes por meio de cartões de crédito (que cobram percentuais em cima de cada venda realizada).
03 – INFORMANDO OS PERCENTUAIS DE CADA DEDUÇÃO DE VENDAS Agora que você já tem a estrutura de faturamento e a estrutura de deduções de sua empresa montada, o próximo passo é informar os percentuais que cada item representa sobre a receita bruta da empresa. Muito cuidado aqui! Pode parecer tentador informar um percentual médio sobre o total de faturamento de sua empresa e calcular as deduções de uma vez só. Mas se o seu negócio possuir um pouco mais de detalhamento em sua cadeia de vendas, o ideal é realizar o seu orçamento de deduções um pouco mais detalhado, informando os percentuais (4) levando em consideração sempre o canal de distribuição (1), produto (2) e dedução de vendas (3) que está sendo analisado, como no exemplo da imagem abaixo:
Isto porque um pequeno percentual aplicado errado sobre todo o volume de vendas pode causar um desvio bem grande em seu resultado final, gerando informações inconsistentes e levando a tomada de decisões equivocadas.
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04 – ANALISANDO OS VALORES CALCULADOS E BUSCANDO FORMAS PARA MELHORAR O RESULTADO DA EMPRESA Agora que você já tem a situação das vendas toda mapeada e projetada, é hora de analisar estas informações e buscar maneiras (dentro da lei, claro) para reduzir os percentuais de deduções que incidem sobre o faturamento da empresa, melhorando a receita líquida e consequentemente o lucro da organização.
Uma boa maneira de fazer isso é realizando simulações de cenários (vamos ver um pouco mais a frente), que vão auxiliar a descobrir como ficaria o resultado da empresa caso um determinado percentual fosse reduzido ou até mesmo eliminado. DICA: na hora de realizar sua projeção de deduções de vendas, não deixe de considerar nenhum item, por menor que seja seu percentual. Como praticamente todas as vendas sofrerão deduções em sua receita, qualquer percentual pode dar uma diferença significativa no lucro da empresa. Inclusive sua empresa pode trabalhar para tentar melhorar seu lucro líquido enxugando deduções mais expressivas. Por exemplo, imagine um comércio eletrônico que fature R$ 50.000 mensais e pague 10% de comissão em todas suas vendas para o site onde tem seus produtos hospedados. Se a loja puder trocar de fornecedor de e-commerce, reduzindo este percentual de 10% para 9%, estará economizando R$ 500 ao mês, ou R$ 6.000 ao ano. Pode parecer pouco, mas este mesmo valor investido em algo mais importante, como em anúncios online, certamente faria grande diferença no volume de vendas da empresa.
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PROJEÇÃO DE CUSTOS VARIÁVEIS DE PRODUÇÃO E ESTIMATIVA DE NECESSIDADES DE MATÉRIA-PRIMA E INSUMOS Uma das frases mais repetidas entre empreendedores de sucesso e que nos ajuda a definir a importância da Gestão de Custos diz que “custos são como unhas, devem ser cortados toda semana”. Infelizmente não conhecemos o autor da frase (se você conhece, nos envie uma mensagem), mas ela certamente deveria ser adotada como mantra em sua empresa também. Os Custos Variáveis, como o próprio nome sugere, são aqueles que variam proporcionalmente com o volume de produção ou atividades produtivas da empresa. Ou seja, seus valores dependem diretamente do volume produzido, que por sua vez vai variar conforme volume de vendas efetivado num determinado período. Alguns exemplos de itens classificados custos variáveis:
Matérias-primas Insumos produtivos (água, energia elétrica, combustíveis, etc.) Embalagens Mão de obra industrial (própria ou terceirizada) Materiais e suprimentos para produção
CLASSIFICAÇÃO DOS CUSTOS DE VENDAS De acordo com as atividades realizadas pela empresa, podemos classificar os custos de vendas de três formas:
CPV – Custo dos Produtos Vendidos CMV – Custo das Mercadorias Vendidas CSV – Custo dos Serviços Vendidos
Neste e-book, vamos detalhar um pouco o mais o CPV, por ser o mais complexo, mas antes vamos ver um pouco sobre cada um deles:
CPV – CUSTO DOS PRODUTOS VENDIDOS Este tipo de classificação do custo de vendas geralmente está associado as indústrias, que fabricam os produtos que vendem. Neste caso, o custo dos produtos será composto de matérias-primas, insumos, mão-de-obra necessária para fabricação e os gastos gerais de fabricação (como energia elétrica e a depreciação das máquinas e equipamentos produtivos). contato@treasy.com.br
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CMV – CUSTO DAS MERCADORIAS VENDIDAS Já o CMV é utilizado no calculo dos custos de vendas de empresas de comércio ou que apenas revendem mercadorias. Para as mercadorias vendidas, o custo será o próprio preço de compra do item que será revendido.
CSV – CUSTO DOS SERVIÇOS VENDIDOS Por fim, temos o CSV, que como o próprio nome ajuda a explicar, é o custo dos serviços prestados. Também conhecido como CSP (Custo dos Serviços Prestados), geralmente este tipo de custeio é utilizado em empresas onde não existe a venda de um produto ou mercadoria, e sim a prestação de um serviço, que pode ser desde horas de uma pessoa (como o caso de uma consultoria, escritórios de advocacia, agências de marketing, etc.), como um aluguel de uma máquina, equipamento ou até mesmo recurso computacional pago mensalmente (exemplo de softwares online, como o Treasy). Sendo assim, o custo dos serviços vendidos é composto do valor dos salários e todos os demais custos ligados ao pessoal que presta os serviços, incluindo valores como aluguéis, energia elétrica e outros gastos de instalação e manutenção que sejam necessários para que os profissionais realizem seu trabalho.
SEPARANDO CUSTOS DE DESPESAS No momento de calcular os custos de sua empresa, é de extrema importância saber diferenciar o que são custos e o que são despesas, pois isto afeta diretamente a composição da Margem de Contribuição dos produtos e serviços que sua empresa comercializa. A grosso modo, os custos estão diretamente ligados aos bens e serviços vendidos, ou seja, se não houver venda, não há custo (se não houver venda, “teoricamente” não há produção e não haverá a necessidade de compra dos itens produtivos). Claro que existe a possibilidade de produção mesmo sem venda para composição de estoques, mas este é um caso particular que não vamos entrar aqui. Já as despesas acontecem havendo ou não havendo vendas. Ou seja, independente do volume de vendas da empresa no período, a empresa continuará tendo as despesas operacionais como aluguel e salários do pessoal administrativo. Até por isto este tipo de despesa é classificado como uma despesa fixa, que não varia com o volume de vendas. Vamos ver sobre as despesas operacionais no próximo capitulo do guia, mas se você quiser saber mais sobre a diferença entre custos e despesas, recomendamos este artigo de nosso blog. E agora que já estamos contextualizados, vamos ver na prática como calcular os custos variáveis de sua empresa. contato@treasy.com.br
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01 - LISTANDO AS MATÉRIAS-PRIMAS E INSUMOS UTILIZADOS NA PRODUÇÃO O primeiro passo na projeção de custos variáveis é fazer uma lista de tudo que sua empresa precisa comprar para produzir dos itens que comercializa (ou os próprios produtos que revende no caso do comercio). Estes itens podem ser matérias-primas, insumos e até mesmo a mão de obra utilizada na produção, seja ela própria ou terceirizada. Veja aqui um exemplo:
DICA: uma dica interessante é realizar essa separação entre matérias-primas, insumos e mão de obra, para que sua empresa possa analisar quais grupos representam seus maiores custos produtivos. Aqui neste link temos um artigo explicando em detalhes a diferença entre matéria-prima e insumos.
02 - INFORMANDO OS PREÇOS DE COMPRA DAS MATÉRIAS-PRIMAS O próximo passo também é bastante simples. Basta informar o preço de compra para cada um dos itens utilizados na confecção dos produtos de sua empresa. DICA: na hora de planejar, cuidado com itens sujeitos a variações de preço causados, por exemplo, pela sazonalidade (estação do ano ou clima) ou por flutuações de cambio (matérias-primas importadas). Na imagem abaixo, temos um caso onde o preço de compras de um tecido está sendo orçado em Reais por metro. Na hora de realizar seus planos de produção, deve-se levar em consideração sempre a unidade de
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medida em que o insumo é comprado e também a unidade de medida em que ele é utilizado, para evitar confusões relacionadas a conversão de unidades de medida.
03 - MONTANDO A COMPOSIÇÃO DE CADA PRODUTO Agora que você já tem uma estimativa do preço unitário cada matéria-prima, é hora de saber o quanto vai precisar de cada uma delas, para que sua empresa possa se preparar para comprar antecipadamente, evitando problemas e claro, negociando melhores condições. Para isto, é necessário que você monte a composição de cada produto. Essa composição, também chamada de ficha técnica, receita de fabricação ou engenharia do produto, é basicamente a uma lista de tudo que é necessário para fabricar aquele item. Veja um exemplo:
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Seguindo no nosso exemplo de uma indústria de confecções, na imagem anterior, estão sendo demonstrados todos os itens necessários para produção de uma calça do tipo sarja.
04 - INFORMANDO A QUANTIDADE DE MATÉRIA-PRIMA NECESSÁRIA PARA CADA PRODUTO Além de o que vai, é preciso dizer também o quanto da matéria-prima ou insumo é necessário para fabricação de uma unidade do produto a ser vendido. Veja no exemplo abaixo, onde está sendo demonstrado que para produção de 01 unidade de calça sarja, é necessário 1,2 metro de tecido.
DICA: peça ajuda dos gerentes industriais para realizar esta parte do processo. Como eles tem “na ponta da língua” o que é necessário para fabricar cada produto, poderão ajudar na criação das engenharias e dar bastante velocidade a criação da projeção de custos.
05 - ANALISANDO OS RESULTADOS Pronto! Agora é só analisar os resultados gerados e seguir em frente com a produção ou realizar os ajustes necessários para melhorar a rentabilidade. São inúmeras as decisões que podem ser tomadas com base na projeção gerada, mas vamos listar aqui três que consideramos bem importantes e deixamos como convite a reflexão:
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CPV (custo do produto vendido) – O CPV calculado com base na engenharia dos produtos, quando comparado ao preço de venda, gera uma Margem de Contribuição positiva o suficiente para que sua empresa possa pagar as despesas operacionais e acumular lucro?
Volume de Produção – Sua área de vendas pode vender, mas será que sua área industrial está preparada para produzir todo o volume de produtos que está sendo demandada? Além disto, as vendas estão bem distribuídas ao longo do ano aproveitando a capacidade produtiva da empresa ou acumulada em períodos específicos, sobrecarregando a produção em alguns períodos e deixando ociosa em outros? Pode ser o momento de avaliar a implantação de um PCP (Planejamento e Controle de Produção)!
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Volume de Compras – também baseado nas vendas e na capacidade produtiva, sua empresa agora sabe os insumos e matérias-primas que precisará comprar para produzir tudo que será vendido. Mas há capital de giro suficiente para a compra? E espaço para estocagem? Quais são os fornecedores? E quais são os fornecedores backup? Pode parecer simples, mas são perguntas que sua empresa precisa se responder para evitar problemas e até mesmo deixar de entregar o que está planejando vender, comprometendo o resultado financeiro e também a imagem da empresa.
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ORÇAMENTO DE DESPESAS OPERACIONAIS O Orçamento de Despesas Operacionais é constituído por todos os gastos necessários para manter a organização em funcionamento e que irão incorrer no período que está sendo projetado, exceto os custos de produção, que vimos no capítulo anterior. Ou seja, o orçamento de despesas administrativas trata todos os gastos necessários para administrar e vender os produtos ou serviços aos clientes da empresa e geralmente compreende:
Os gastos de administração pertinentes ao pró-labore da diretoria, salário do pessoal administrativo e materiais de expediente; As despesas comerciais tudo que é necessário antes, durante e depois do evento de venda, incluindo marketing e propagandas; As despesas financeiras oriundas de operações de crédito de curto e longo prazo, como juros e taxas pagas aos bancos e instituições financeiras; Além das despesas tributárias representadas pelas taxas e tributos a recolher pela empresa no período orçado (não confundir com impostos, que já vimos no tópico Deduções de Vendas). Veja aqui a diferença entre tributos e impostos.
O orçamento de despesas operacionais geralmente estará relacionado a itens classificados como gastos fixos, ou seja, que acontecerão independente da empresa vender ou não, como alugueis, salários, etc., e por isto geralmente a análise dos dados históricos da própria empresa constitui-se em boa fonte para sua estimativa. Vamos ver na prática então como elaborar o orçamento de despesas operacionais de sua empresa!
01 - LISTANDO AS FILIAIS E UNIDADES DE NEGÓCIOS DA EMPRESA As Unidades de Negócios podem ser definidas como subdivisões da empresa por área de negócio, linha de produto, localização geográfica, segmento de atuação de mercado, ou qualquer outro fator que seja importante para a gestão da organização. Geralmente, a sua estrutura de unidades de negócios será composta por:
Unidades fabris (sejam plantas físicas separadas ou até mesmo na mesma planta); Lojas físicas (PDV ou ponto de venda); Lojas virtuais (site, e-commerce, Mercado Livre, Facebook, etc.). Segmentos de Negócios (quando uma empresa atua em negócios muito distintos, como, por exemplo, a Yamaha que vende motos e instrumentos musicais é interessante criar segmentações por Unidades para que se possa analisar os resultados dos negócios separadamente);
Então o que você precisa fazer é basicamente realizar um levantamento de quais são as unidades de negócio que sua empresa possui e criar uma estrutura de filiais e unidades de negócios como esta: contato@treasy.com.br
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Este primeiro passo é provavelmente o mais simples e rápido dentro do orçamento de gastos operacionais, a não ser que sua empresa possua uma cadeia muito ramificada de filiais e unidades de negócios. DICA: Caso esteja em dúvida, parta para o mais simples, criando apenas uma unidade de negócio inicialmente e depois você pode detalhar os negócios de sua empresa para medir os resultados por unidade.
02 - CRIANDO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DE CENTROS DE RESULTADO Os Centros de Resultado, amplamente conhecidos também como Centros de Custos ou ainda Centros de Responsabilidade, apesar do nome pomposo, nada mais são do que as subdivisões da empresa em setores, para que seja medir os resultados de cada área individualmente. Para aumentar ainda mais o nível de análise, você pode classificar os centros de resultados de sua empresa também em:
Produtivos: que são as áreas que impactam diretamente da produção e venda dos produtos e serviços da empresa, como por exemplo, a fabricação e o departamento comercial. Não produtivos: que são os setores que não influenciam diretamente da produção dos produtos ou serviços da empresa, como o departamento administrativo e departamento de marketing.
Além disto, se sua empresa trabalha com projetos de longa duração, pode ser uma boa listar cada um destes projetos como um centro de resultados para medir seu desempenho individualmente. Só tome cuidado para não confundir centros de resultados (áreas e departamentos), com as Unidades de Negócios que acabamos de ver. São conceitos completamente diferentes. contato@treasy.com.br
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Veja um exemplo de estrutura de centros de resultados:
DICA: aqui também não tem muito que inventar! Uma forma bem fácil de elaborar sua estrutura de centros de resultados é partir do organograma que sua empresa provavelmente já possui desenhado em algum documento ou apresentação corporativa.
03 - ESTRUTURANDO UM PLANO DE CONTAS CONSISTENTE Agora chegamos a um dos pontos mais importantes para que sua empresa tenha um bom nível de análise, portanto é essencial dedicar algum tempo para estruturar um plano de contas de acordo com as necessidades de detalhamento que precisará e que seja útil para tomar decisões. O Plano de Contas, também conhecido como Modelo Contas, Estrutura de Contas ou Elenco de Contas, é uma lista que apresenta as contas necessárias para que a empresa possa registrar todos os eventos e movimentações econômicas e financeiras que acontecem durante suas atividades e operações. Da mesma maneira que os centros de resultados são uma forma de dividir e organizar sua empresa em setores, o plano de contas é uma forma de dividir e organizar as despesas de sua empresa em uma hierarquia lógica e estruturada. Veja aqui um exemplo de algumas contas comumente presentes em um plano de contas:
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Se você quiser saber um pouco mais sobre o plano de contas, confira este artigo de nosso blog. E se sua empresa ainda está elaborando seu primeiro plano de contas, colocamos a disposição dois modelos (um simplificado e um mais detalhado) que podem ser baixados gratuitamente aqui. DICA: ao elaborar o plano de contas, deve-se tomar o cuidado de não deixa-lo muito detalhado, pois vai ficar mais complexo de usar e dar manutenção, mas também não se deve deixa-lo muito resumido, pois sem os detalhes necessários, as análises ficarão prejudicadas. A dica aqui é sempre buscar o equilíbrio!
04 - ORÇANDO OS GASTOS E DESPESAS Nós aqui do Treasy somos adeptos do Orçamento Colaborativo, também conhecido por Orçamento Descentralizado ou ainda Orçamento Participativo, uma das metodologias de planejamento que tem ganhado cada vez mais força no ambiente empresarial. E se é colaborativo, é preciso envolver as pessoas! O gestor de cada área deve realizar o orçamento dos centros de resultado de sua responsabilidade, estimando os recursos que precisará para o ano e também as receitas que irá gerar (no caso da área comercial).
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Em alguns casos, como os gastos com pessoal, é comum também que a responsabilidade seja dividida com a equipe de RH, mas cada gestor pode e deve participar, repassando as necessidades de capital humano de sua área. A seguir temos um exemplo prático, onde o orçamento de gastos fixos (4) está sendo realizado por Unidade de Negócio (1), Centro de Resultado (2) e Conta (3):
Envolver as pessoas da empresa na elaboração do orçamento vai ajudar não somente a ganhar agilidade no processo de orçamentação, como também melhorar qualidade da informação, além de gerar muito mais envolvimento e engajamento com os resultados. DICA: o orçamento colaborativo funciona ainda melhor quando utilizado em conjunto com os conceitos de orçamento matricial. Se você seguiu os passos anteriores, sua empresa está com a faca e o queijo na mão para aproveitar todas as vantagens que estas duas metodologias trazem para gestão, desde os ganhos mais visíveis como a velocidade de elaboração do orçamento empresarial, chegando até os ganhos mais intangíveis, como o aumento no engajamento de todos na empresa com os resultados. Para aprender um pouco mais sobre o orçamento colaborativo, confira este post de nosso blog. Já para saber mais sobre o orçamento matricial, você pode ler este artigo e até mesmo baixar aqui um modelo de planilha que elaboramos para sua empresa começar.
ANALISANDO A PROJEÇÃO DE DESPESAS OPERACIONAIS Pronto! Você já tem a previsão de despesas operacionais de sua empresa o período que está sendo projetado.
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É preciso agora analisar com visão crítica se os gastos são condizentes com a capacidade da empresa. Trocando em miúdos, é preciso saber se a empresa terá condições de assumir todos estes gastos fixos considerando a sua projeção de faturamento e já tirando as deduções de vendas e custo de produção. Esta é uma das perguntas fundamentais que o todo controller precisa se fazer. Se você quiser se aprofundar no tema, recomendamos também o artigo perguntas chave para realização de um orçamento empresarial eficaz.
DEMONSTRATIVO DE RESULTADO DO EXERCÍCIO (DRE) PROJETADO De forma bem resumida, podemos dizer que Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) é o relatório que mostra da maneira mais objetiva possível se a empresa está cumprindo seu propósito como atividade econômica: gerar lucro. Ou seja, o DRE organiza as informações referentes às receitas, custos e despesas da empresa em uma forma lógica, mostrando se a companhia está gerando riqueza, o que permitirá remunerar o capital investido pelos acionistas. Se você quiser saber um pouco mais sobre o DRE e como montá-lo, recomendamos este artigo que fala detalhadamente sobre cada linha que compõe este relatório e explica como montar um para sua empresa, incluindo até mesmo um modelo para download.
DRE PROJETADO O DRE Projetado segue a mesma estrutura lógica do DRE Realizado. A diferença é que sua elaboração se dá a partir de dados obtidos com o orçamento empresarial, tais como o orçamento de vendas, orçamento de deduções, orçamento de produção e o orçamento de despesas operacionais e financeiras, conforme vimos nos tópicos anteriores deste guia. O Demonstrativo de Resultado do Exercício Projetado permite a empresa uma previsão do resultado (lucro) a ser alcançado para o período planejado. Ao comparar as receitas, os custos e as despesas, é possível saber se existe a viabilidade do ponto de vista econômico. Em outras palavras, o DRE mostra qual lucro a empresa terá (terá?) se conseguir realizar o que está sendo planejado. Ou seja, o DRE projetado vai consolidar e exibir para você o resultado obtido com o orçamento empresarial. Além disto, este demonstrativo possibilita aos executivos realizar simulações e se preparar para uma variedade de cenários futuros, considerando diferentes alternativas para tomar decisões relacionadas ao tratamento de custos, despesas e investimentos. O DRE Projetado, gerado com base no processo orçamentário é considerado um dos demonstrativos mais importantes para o gestor no processo de tomada de decisão para realização do planejamento econômico, contato@treasy.com.br
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uma vez que informa qual a disponibilidade de recursos da empresa para a realização de investimentos, pagamento de despesas ou simplesmente para a realização de reservas para ações futuras.
COMO MONTAR UM DRE PLANEJADO DE SUA EMPRESA Para montar o DRE de sua empresa, basta seguir a estrutura da imagem abaixo:
Na imagem, estão demonstradas as linhas que compõe o DRE e também está em qual ordem cada informação deve aparecer. O mais importante é atentar aos sinais que demonstram como realizar o cálculo entre cada uma destas informações, obtendo os resultados parciais e o resultado final da empresa. Veja abaixo um exemplo de DRE na prática:
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Neste exemplo, além da informação planejada, há também as colunas com os dados realizados e uma coluna que compara ambas informações, dando ao gestor a visão dos principais desvios planejado x realizado. Este processo de comparar sistematicamente o que está sendo realizado com o que planejado é conhecido como Acompanhamento Econômico ou Controle Orçamentário, que é um dos próximos tópicos que veremos mais a frente.
ANÁLISE PLANEJADO X HISTÓRICO Ao finalizar o processo orçamentário, outra análise simples, mas extremamente importante que sua empresa deve realizar é a comparação dos resultados projetados com os resultados realizados do ano anterior, também chamados de dados históricos.
DICA IMPORTANTÍSSIMA: Se ao final do processo de planejamento, os resultados projetados de sua empresa estiverem iguais ou muito próximos aos resultados obtidos no ano que passou, um sinal de alerta deve acender, pois a empresa não estará se mantendo do mesmo tamanho, e sim diminuindo! Isso mesmo! Lembre-se que toda empresa precisa crescer ano a ano, no mínimo o suficiente para compensar as perdas causadas pela inflação. Em outras palavras, todos os custos, principalmente relacionados a salários, sobem anualmente, portanto sua empresa precisa aumentar seu faturamento proporcionalmente para no mínimo manter a lucratividade. E uma simples análise do seu resultado planejado, comparando- aos resultados do ano anterior ajudará a avaliar se os números que sua empresa está definindo como metas a serem alcançadas fazem sentido. Se não fizerem, a melhor coisa é criar uma Revisão Orçamentária, onde sua empresa deve buscar maneiras de chegar a um resultado mais favorável. Seja reduzindo custos e despesas ou identificando novas formas de vender mais, de nada adianta criar um plano (e segui-lo) se o destino a ser alcançado não é favorável.
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5 INDICADORES DE DESEMPENHO FUNDAMENTAIS NA GESTÃO EMPRESARIAL Dentro da gestão financeira de uma empresa, uma das etapas mais importantes é a análise dos índices de desempenho, que fornecem ao gestor informações que permitem acompanhar a situação econômicofinanceira da empresa em qualquer momento. Por meio destes indicadores é possível tomar as decisões gerenciais necessárias, ajustando desvios que estejam prejudicando o desempenho dos negócios, ou aproveitar as oportunidades destacadas pelos índices. Utilizamos a regra de Pareto e elencamos 05 dos principais indicadores econômicos para gestão empresarial e que ao mesmo tempo são também 05 dos mais simples de serem implantados, pois podem ser obtidos facilmente por meio da análise do DRE que você acabou de projetar para sua empresa. E realizando a avaliação destes indicadores, certamente sua empresa estará tomando decisões gerenciais de forma muito mais adequada e segura, mantendo a boa saúde econômica e financeira do seu negócio. Veja na sequência como é fácil calculá-los e quantas informações importantes você consegue com ajuda destes 5 indicadores fundamentais a gestão econômico-financeira de qualquer empresa.
TICKET MÉDIO O que é: como o próprio nome induz, é o valor médio de cada venda. Como calcular: seu calculo é muito simples. Basta pegar o volume total de faturamento e dividir pelo volume de vendas fechadas: Ticket Médio = Faturamento / Número de Vendas Porque é importante: o ticket médio ajuda a entender melhor seu negócio e descobrir se sua empresa está vendendo itens de maior ou menor valor e descobrir, por exemplo, se deve focar sua estratégia mais na quantidade (caso o carro chefe seja itens de baixo valor) ou na qualidade (se os produtos que mais saem forem de preços mais altos). DICA: faça a análise do ticket médio em sua empresa também por cliente e por vendedor. Assim você vai ficar sabendo quais são os seus clientes mais (e menos) lucrativos, e quem são melhores (e piores) vendedores de sua equipe. Desta forma sua empresa pode segmentar seus clientes e passar a oferecer um atendimento diferenciado, além de poder recompensar os vendedores com melhor desempenho.
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO O que é: a Margem de Contribuição representa o quanto o lucro da venda de cada produto contribuirá para a empresa cobrir todos os seus custos e despesas fixas, chamados de custo de estrutura, e ainda gerar lucro.
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Como calcular: para encontrar a Margem de Contribuição, basta fazer a seguinte conta: Margem de Contribuição = Faturamento – (Custos Variáveis + Despesas Variáveis) Porque é importante: conhecer a Margem de Contribuição que as vendas proporcionam é fundamental para o planejamento de qualquer empresa e essencial para poder tomar decisões relacionadas a investimentos e expansão. Se a MC não for boa o suficiente, a empresa pode estar vendendo bastante e mesmo assim tendo prejuízo. DICA: alguns itens como comissões sobre vendas ou fretes podem ter grande impacto sobre a MC. Conseguir negociar melhores percentuais pode gerar grande aumento na MC de sua empresa, mesmo que às vezes o percentual pareça pouco. Para saber mais, confira este post completo que fizemos sobre a margem de contribuição, e inclusive disponibilizamos uma planilha gratuita para seu cálculo.
PONTO DE EQUILÍBRIO O que é: também chamado de Ponto Crítico de Vendas ou Break-Even-Point, o Ponto de Equilíbrio é o montante mínimo necessário de vendas ou serviços prestados para cobrir todos os custos e despesas da empresa e não ter prejuízo. Portanto, ponto de equilíbrio é quando as vendas igualam-se aos custos e despesas totais, não gerando nem lucro e nem prejuízo. Como calcular: para calculá-lo, basta somar as despesas fixas mais as despesas financeiras e dividir pela porcentagem da margem de contribuição. Ponto de Equilíbrio = Custos e Despesas Fixas / Índice da Margem de Contribuição Porque é importante: o cálculo do Ponto de Equilíbrio auxilia a empresa a saber exatamente qual o mínimo que precisará vender para não dar prejuízo e não há como definir metas de vendas relevantes sem conhecelo. Seu cálculo é extremamente importante antes de se iniciar uma empresa, para saber o mínimo que a empresa precisará faturar para ser viável. Mas também é fundamental em uma empresa já existente, para que defina as metas mínimas de vendas para que a empresa possa gerar lucro e crescer. DICA: neste artigo explicamos em detalhes e passo a passo como calcular o ponto de equilíbrio para sua empresa. Se você estiver iniciando um novo empreendimento ou mesmo planejando um novo exercício em sua empresa atual, não deixe de conferir.
LUCRATIVIDADE (%) O que é: este indicador demonstra o poder de ganho da empresa comparando o seu lucro líquido com relação ao seu faturamento total (que pode ser o total de vendas, de serviços ou ambos), ou seja, qual o ganho que a empresa consegue gerar sobre o trabalho que ela desenvolve. Como calcular: a forma para calcular a lucratividade é: contato@treasy.com.br
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Lucratividade = (Lucro Líquido / Faturamento) * 100 Porque é importante: a lucratividade nos responde se o negócio está justificando ou não a operação, isto é, se as vendas são suficientes para pagar os custos e despesas e ainda gerar lucro. Além disto, como a lucratividade é dada em percentual, torna-se bastante útil para a comparação de empresas, mesmo de tamanhos ou setores distintos, sendo muito usado por investidores e bancos para análise de financiamentos. DICA: cuidado para não confundir com rentabilidade. Confira aqui a diferença entre lucratividade e lucratividade.
EBITDA O que é: o termo EBITDA é o acrônimo em inglês para Earning Before Interests, Taxes, Depreciation and Amortization, ou seja, a sigla por si só, já ajuda bastante a explicar a função do indicador. E fica ainda mais simples se traduzirmos literalmente para português, obtendo o termo LAJIDA, que significa Lucro Antes dos Juros, Impostos, Depreciação e Amortização. Como calcular: o calculo do EBITDA já está em seu próprio nome, mas utilizando uma fórmula teríamos: EBITDA = Lucro Operacional + Depreciações + Amortizações Porque é importante: o EBITDA é um indicador possibilita que seja analisado não apenas o resultado final da organização, e sim o processo de geração de valor com um todo. Até por isto, é um indicador bastante também utilizado no mercado de ações, pois possibilita a comparação direta de empresas, até mesmo de setores diferentes, já que com ele é possível avaliar o lucro referente apenas ao negócio, descontando qualquer ganho financeiro (como contratos derivativos, alugueis ou outras rendas que a empresa possa ter gerado no período). DICA: cada indicador possui uma função específica de análise, com certas “vantagens” e “desvantagens” associadas a essa especialização. E no caso do EBITDA é importante frisar que ele pode dar uma falsa perspectiva sobre a liquidez efetiva da empresa, exatamente por não levar em consideração os possíveis empréstimos e financiamentos tomados para alavancar a operação. Para saber mais sobre o EBITDA, confira este artigo de nosso blog.
SIMULAÇÕES DE CENÁRIOS – CRIANDO ALTERNATIVAS PARA SEU NEGÓCIO Agora que sua empresa já tem pronto o seu planejamento econômico (projeção de vendas, estimativa de deduções, projeção de custos e orçamento de despesas operacionais), gerou um DRE Projetado, extraiu importantes indicadores dele e analisou os resultados comparando ao ano anterior, é hora de avaliar alternativas. É ai que entram as Simulações de Cenários. contato@treasy.com.br
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A simulação e análise de cenários é um importante instrumento na hora de desenvolver novas estratégias para a empresa e avaliar os ganhos e perdas de cada um dos possíveis caminhos que podem ser tomados. De forma geral, este tipo de análise auxilia a explorar os diversos rumos que a empresa pode seguir e então escolher seguir aquele que melhor condizer com os objetivos da empresa. Por este motivo, a análise de cenários também é considerada um instrumento crucial da gestão de uma empresa, pois ela auxilia na previsão de situações futuras diversas, e assim sua empresa pode analisar o ambiente e se preparar, criando planos de ações para os cenários mais prováveis. Empresas que adotam a previsão de cenários reagem melhor a mudanças, são mais preparadas para aproveitar oportunidades e criam melhores planos para solucionar problemas que possam aparecer durante o percurso.
TIPOS DE SIMULAÇÕES DE CENÁRIOS Basicamente, podemos trabalhar com três formas de simulações de cenários:
Cenário Base Zero - É realizada a cópia de toda a estrutura de orçamento (grupos de produtos, canais de distribuição, plano de contas, métodos de custeio, etc.), porém zerando todos os valores na nova simulação. É comum o uso deste tipo de simulação para a geração de um orçamento do zero, repensando criticamente a importância de cada receita, custo e despesa; Cenário Cópia - É realizada a cópia de toda a estrutura do orçamento, bem como os valores da simulação base da cópia. Geralmente utilizamos esta opção para uma Revisão Orçamentária ou um Cenário Comparativo (exemplo Visão Otimista x Visão Pessimista); Cenário Ajustado - Também conhecida como Forecast (inglês), nesta opção é realizada a cópia de toda a estrutura do orçamento e os valores realizados da simulação base são carregados sobrepondo os valores planejados da nova simulação. Esse tipo de simulação é muito útil para realizar uma visão impactada do orçamento. Ou seja, depois que o exercício já está iniciado, onde se refaz o planejamento para os meses restantes, considerando os efeitos valores dos meses que já passaram.
COMO SIMULAR CENÁRIOS EM SUA EMPRESA A prática de simular cenários consiste basicamente em partir de um planejamento base já existente e criar diversos modelos derivados deste, onde são alteradas variáveis chave para o modelo de negócios da empresa e então avaliado os impactos no resultado econômico-financeiro. Estas variáveis podem ser internas (podem ser controladas) ou externas a empresa (não podem ser controladas), e são bastante conhecidas também como premissas orçamentárias. Alguns exemplos de premissas que podem ser utilizadas para simular cenários em sua empresa:
Abertura de novos canais de distribuição (impacto nas vendas); contato@treasy.com.br
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Inclusão ou exclusão de produtos em seu mix (impacto nas vendas); Contratação de novos vendedores (impacto nas vendas e nas despesas); Redução de custos (impacto na rentabilidade); Corte ou contratação de pessoal (impacto na lucratividade); Investimentos de ampliação ou atualização das plantas fabris (impacto na situação patrimonial); Alteração de prazos de pagamento e recebimento (impacto no caixa);
Este tipo de análise, também pode ser utilizado para tomar decisões mais simples, como realizar a aquisição de um novo equipamento ou a contratação de uma pessoa. O importante é que os gestores tenham o hábito construir cenários futuros e avaliar os ganhos e perdas de cada ação, antes de tomar sua decisão. Em nosso blog, você encontra o artigo Perguntas Chave para realização de um Orçamento Eficaz, que traz mais uma série de perguntas que auxiliam na reflexão e definição de variáveis para simular cenários. Mas o fato é que são inúmeras as premissas orçamentárias (variáveis) que podem ser alteradas causando impacto nos resultados planejados. Essas premissas vão variar de acordo com o porte ou ramo de atuação de cada empresa, mas é de extrema importância que você como administrador, conheça quais são as que realmente importam para o seu negócio, e utilize isto para simular cenários e se preparar para os mais prováveis, criando planos de ação para aproveitar oportunidades e minimizar riscos. Os benefícios são evidentes e empresas que adotam a previsão de cenários são mais preparadas para mudanças, conseguem aproveitar melhor as oportunidades que surgem e são mais ágeis para solucionar eventuais problemas.
ACOMPANHAMENTO E CONTROLE ORÇAMENTÁRIO Não basta apenas planejar, é preciso tirar os planos do papel! E um dos erros mais comuns (e também mais graves) na gestão estratégica é realizar o orçamento empresarial e esquecê-lo em uma “gaveta”. Depois dos planos prontos e aprovados pela diretoria, é necessário que a equipe faça o acompanhamento mensalmente, ou seja, comparando o que foi previsto com o que realmente está sendo realizado, sempre de acordo com as responsabilidades atribuídas e compromissos com os resultados assumidos na fase de elaboração do orçamento. A ideia aqui não é punir, mas sim trabalhar de forma colaborativa, buscando a melhoria contínua dos resultados financeiros da empresa, corrigindo e redirecionando as ações afim de assegurar o atingimento das metas e objetivos definidos no planejamento estratégico, e claro, utilizando os desvios ocorridos como uma excelente forma de aprendizado corporativo
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ANÁLISE PLANEJADO X REALIZADO A maneira mais simples de fazer isso é criando mais uma coluna em suas análises e realizar a comparação dos resultados planejados com os resultados realizados, se baseando nas mesmas estruturas que foram utilizadas para as projeções.
Aqui é de extrema importância seguir uma das dicas que citamos várias vezes ao longo deste guia, onde sua empresa deve tomar cuidado ao decidir até que nível detalhará as estruturas orçamentárias. Se a empresa decidiu realizar o planejamento com um nível mais acentuado de detalhamento das estruturas de vendas, custos e despesas, será preciso que seus métodos de controle das informações realizadas (sistemas de ERP, CRM, contabilidade, etc.), estejam preparados para fornecer as informações realizadas no mesmo nível de detalhamento. Caso isto não seja possível, ficará complicado realizar a comparação dos resultados, pois as bases de análise terão aberturas e detalhamentos diferentes, como neste exemplo:
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O contrário também é válido, mas neste caso há como se contornar o problema. Se a sua empresa realizou o planejamento com poucos níveis de detalhe e os dados realizados estão mais abertos, precisará apenas sumarizar as informações realizadas ao mesmo nível dos dados planejados para poder compará-los.
ANÁLISE REALIZADO X HISTÓRICO Também é importante que sua empresa compare os resultados obtidos com os resultados do mesmo período no ano anterior.
Assim é possível verificar se a empresa está crescendo em relação ao ano anterior. contato@treasy.com.br
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PARA CONCLUIR... O orçamento empresarial é uma poderosa metodologia para que companhia possa planejar seus próximos passos de maneira lógica e estruturada, acompanhando resultados mensalmente e medindo se as metas e objetivos estabelecidos estão sendo alcançados, e claro, colocando em prática os planos de ação para melhorar os resultados, aumentando assim sua rentabilidade e lucratividade. Além disto, funciona como uma ferramenta que os gerentes podem usar para monitorar periodicamente o progresso das áreas sob sua responsabilidade, comparando resultados reais com resultados planejados. Esse monitoramento e avaliação do progresso permite que ações corretivas sejam tomadas mais agilmente, quando necessárias. Se, por outro lado, a avaliação periódica mostrar que a organização está no rumo certo, com resultados reais que equivalem aos resultados planejados no orçamento, nenhum ajuste ao plano de ação será necessário e o gestor pode se concentrar em buscar novas oportunidades de melhoria. Mas não basta manter o orçamento apenas no nível da alta administração. Um verdadeiro orçamento precisa envolver todos os funcionários da empresa, principalmente gerentes e supervisores, pois são eles que conhecem as necessidades de recursos e potenciais de ganhos (despesas e receitas) de suas áreas e podem contribuir com informações de extrema importância para auxiliar a empresa a melhorar seus resultados financeiros continuamente. SOBRE O TREASY O Treasy é uma solução completa de Planejamento e Controladoria online, onde sua empresa pode aplicar de forma fácil e rápida todos os conceitos e metodologias abordados neste guia. Confira alguns dos recursos que temos disponíveis para auxiliar sua empresa a melhorar continuamente seus resultados financeiros:
Orçamento Empresarial Simulações e Cenários Acompanhamento Planejado x Realizado Análises Gerenciais Relatórios e Indicadores Integração com seu ERP e contabilidade
Além do software especializado, podemos auxiliar sua empresa também com a adoção da metodologia de gestão orçamentária e implantação das melhores praticas de gestão que estão contribuindo com a melhoria contínua dos resultados financeiros de nossos clientes. Acesse www.treasy.com.br e experimente o Treasy ou nos envie um e-mail (contato@treasy.com.br) solicitando uma consultoria com um de nossos especialistas para avaliação gratuita dos atuais processos de gestão de sua empresa e receber dicas do que pode ser melhorado!
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