UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA UNIDAD ACADEMICA DE CIENCIAS QUIMICAS Y DE LA SALUD CARRERA DE BIOQUIMICA Y FARMACIA
TEMA:
VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL FUNCIONES LOGICAS MACROS PROCESADORES DE TEXTO
VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL
La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de datos. La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.
¿DE QUE FORMA CONFIGURO LOS DATOS? Establezco el tipo de validación que aplicare, si requiero una lista debo crearla y tenerla lista para el siguiente paso 1. Hacer Clic en la celda que deseo aplicar la validación de datos en Excel 2. Ir a Menú Datos y seleccionar la opción “Validación de datos” 3. Configurar el criterio de validación 4. Configurar el mensaje de entrada y mensaje de error 5. Hacer Clic en botón “Aceptar”
¿CUAL ES LA FINALIDAD DE LA VALIDACION DE DATO? De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los
cálculos de nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto. La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.
FUNCIONES LOGICAS
Las funciones lógicas permiten decidir si el curso de una acción si se cumplen o no ciertas condiciones. Puede que queramos aplicar una acción cuando se cumplen todas las restricciones o con que se cumpla una es suficiente. Podemos utilizar las diferentes funciones lógicas para proceder en la base de datos según si los sujetos cumplen o no con ciertas pruebas lógicas. Estas pruebas podrán establecerse de manera directa o mediante referencia a otras celdas Las funciones lógicas de Excel pueden ser utilizados para realizar operaciones que permitan la toma de decisiones dentro de una hoja de cálculo. Por ejemplo la función SI compara dos argumentos, realiza una operación si el resultado es verdadero y otra operación si el resultado es falso. Las principales funciones Lógicas comúnmente utilizadas en Excel son: Y, O y SI ¿PARA Q ME SIRVE LAS FUNCIONES LOGICAS? Las funciones lógicas pueden ser de gran utilidad pues permite realizar comparaciones entre dos valores para ver si se cumple o no una condición algo que utilizaremos para realizar una acción u otra según sea el caso.
DESCRIBA CADA FUNCION LOGICA QUE TIENE EXCEL Y
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO. FALSO Devuelve el valor lógico FALSO. SI Especifica una prueba lógica que realizar. SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
NO Invierte el valor lógico del argumento. O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO. VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.
Ejemplo En una lista de alumnos con puntajes de calificaciones, se requiere establecer en observaciones cuáles está aprobados y cuáles no. Para no realizar manualmente el trabajo, recurrimos a Función Lógica.
Al escribir la función, Excel proporciona la sintaxis correcta de la misma, lo cual facilita insertar los parámetros que requerimos en nuestro caso. La función insertada ayuda a evaluar si el puntaje de calificación obtenido por cada alumno es mayor o igual a 51. Si es verdadero escribirá APROBADO, de lo contrario REPROBADO.
Se copia la función a todas las celdas requeridas y se obtienen los detalles en observaciones para todos los alumnos.
MACRO
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar. Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos. Las macros se escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prácticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello también ampliar la funcionalidad del programa.
Requerimientos que debo considerar para elaborar un macro en Excel Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su funcionamiento. Antes de grabar una macro Compruebe que se muestra la ficha Programador en la cinta de opciones. Dado que la ficha Programador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Personalizar cinta de opciones. 2. En Personalizar cinta de opciones, en la lista Fichas principales, haga clic en Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar. Grabe una macro 1. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Grabar macro y luego haga clic en Aceptar para comenzar a grabar.
1. Realice algunas acciones en la hoja de cálculo como escribir algún texto, seleccionar algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos. 2. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Detener grabación.
Examine La Macro Y Pruébela Al modificar la macro que ha grabado, puede aprender un poco acerca del lenguaje de programación Visual Basic. Para editar una macro, en el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Macros, seleccione el nombre de la macro que ha grabado y haga clic en Editar. Esta acción hará que se inicie el Editor de Visual Basic. Observe el código y vea de qué manera las acciones que ha grabado aparecen como código. Es probable que entienda bien algo del código y que otra parte le resulte un poco misteriosa. Experimente con el código, cierre el Editor de Visual Basic y ejecute la macro nuevamente. Esta vez observe si sucede algo distinto. Cómo crear un macro en Excel
La grabadora de macros, puedes encontrarla en la pestaña ‘Vista’, dentro del grupo ‘Macros’.
También puedes encontrarla en la pestaña ‘Programador’ con muchas más opciones que están dedicadas exclusivamente al desarrollo de aplicaciones en Excel. Si no tienes esta pestaña y quieres activarla en Excel 2010, aquí te muestro cómo hacerlo. El ejemplo. Imagina que tienes unos datos que te descargas diariamente de algún sistema dentro de tu empresa. Estos datos bajan sin formato y tú tienes que hacer, todos los días, lo siguiente:
Pintar los encabezados de amarillo.
Poner los encabezados en negrita.
Pintar los bordes de todas las celdas para crear una tabla o rejilla.
Imagina que esto debes hacerlo en 20 o 30 archivos similares todos los días. ¡Qué tedioso! ¿No lo crees? Pues ahora vamos a grabar esos pasos con la grabadora de macros, para no tener que repetirlos una y otra vez. ¡Comencemos! Comenzar la grabación. Para comenzar con la grabación, solo debes de pinchar en el botón macros (recuerda que se encuentra en la pestaña ‘Vista’, sección ‘Macros’) y en el menú que aparece, pincha en ‘Grabar macro…’.
Aparecerá una ventana como la de la imagen siguiente. Aquí debes ponerle un nombre a tu macro, yo le pondré ‘FormatearReporte’.
En la sección ‘Método abreviado’ puedes elegir una letra como atajo de teclado (si no quieres, no lo hagas. No es obligatorio), para el ejemplo, yo usaré la ‘F’ de formato, y lo pondré usando la tecla ‘Mayúsculas’. Recuerda que no puedes usar un atajo de teclado que ya esté asignado. En la sección ‘Guardar macro en’, debes elegir ‘Este libro’ para que la macro se guarde en el mismo libro en el que estás trabajando. En la sección ‘Descripción’, debes escribir un texto que te ayude a reconocer la funcionalidad de esta macro, algo que explique para qué sirve. Es buena idea hacerlo, porque cuando tengas muchas macros, va a ser más complicado saber qué hace cada una. Ya que has terminado de llenar todos los campos, presiona en el botón ‘Aceptar’. La macro ha comenzado a grabar todas tus acciones. Realizar los pasos con cuidado. Ahora que Excel está grabando, debes cuidarte de no hacer ninguna acción innecesaria, por eso es buena idea que tengas muy claro lo que vas a hacer desde antes de comenzar a grabar. Debes realizar los pasos en orden, con calma y siempre la menor cantidad de pasos posible. En nuestro caso imaginario, los reportes son similares. Todos tienen ocho columnas. La primera columna es la del código y las otras siete son el reporte de unidades producidas de cada producto. Teniendo en claro esto, los pasos que daremos son los siguientes: Selecciona las ocho columnas.
Haz un doble clic entre la uniรณn de dos columnas para que se ajusten automรกticamente.
Presiona CTRL + 1 y dibuja los bordes de las celdas.
Ahora selecciona los encabezados y píntalos de amarillo. También ponlos en negrita.
Detener la grabación. ¡No haremos más! Creo que has captado muy bien la idea hasta ahora. El siguiente paso es detener la grabación para evitar que se grabe alguna acción que no nos interesa, así que para hacerlo, debes volver a pinchar en el botón ‘Macros’ de la pestaña ‘Vista’ y selecciona la opción ‘Detener grabación’.
Ejecutar la macro. ¡Ya está listo! Ahora puedes pinchar en el mismo botón ‘Macros’ y esta vez seleccionarás la opción ‘Ver macros’.
En la ventana que aparece, verás el nombre de la macro que acabas de crear.
Si quieres poner en acción a tu macro, bastará con que presiones en el botón ‘Ejecutar’, una vez hayas seleccionado el nombre de tu macro. Es posible que aparezcan otras macros listadas, ya sea porque tú has grabado algunas macros o porque otras personas grabaron macros en otros libros que tengas abierto. Si ese fuera el caso, en la sección ‘Macros en:’, selecciona la opción ‘Este libro’. Así solo te aparecerán las macros grabadas en el libro actual, que en este caso, solo es una.
Una vez que has pinchado el botón ‘Ejecutar’, se ejecutará tu macro
Ejemplo de macro La automatización de tareas mediante macros vba en Excel nos otorgan numerosas ventajas como lo son la erradicación de errores de cálculos humanos, ahorro de tiempo de trabajo, resolución de cálculos complejos, eficacia En la primera fila tenemos el nombre del producto, en la fila inferior la referencia del producto, la fila posterior el precio y finalmente la siguiente fila esta en blanco, así sucesivamente hasta 500 productos:
Formato inicial. El informe a presentar se ha de agrupar todos los productos en una única columna, representado en las columnas contiguas la referencia y precio de cada producto:
Formato final. Analizando el proceso, si se realizara manualmente dicho trabajo deberíamos de hacer los siguientes pasos para cada producto: 1. Seleccionar la referencia del producto 2. "Cortar" la referencia 3. Pegarla en la celda contigua a la del nombre del producto 4. Seleccionar el precio del producto 5. "Cortar" el precio
6. Pegarlo en la celda contigua a la referencia del producto 7. Seleccionar las filas que estén en blanco 8. Borrar las filas
Cada paso supone un clic de ratón a la vez que un esfuerzo visual y de concentración para realizar dicha tarea , asumiendo que por cada operación invertimos una media de 3 segundos, obtenemos que para adecuar el formato requerido, por cada producto tardamos 24 segundos, que por los 500 productos que existen obtenemos que invertiríamos en realizar dicho trabajo 3 horas y 20 minutos, sin parar de realizar dichos pasos. Si ejecutamos la macro en apenas 5 segundos esta realizado el trabajo, además de asegurarnos que no existe ningún error, cosa que con la mayor posibilidad nos ocurra si lo hacemos manualmente.
Procesador de texto El procesador de texto es un tipo de aplicación informática para la creación, edición, modificación y procesamiento de documentos de texto con formato (tal como el tipo y tamaño de la tipografía, adición de gráficos, etc.), a diferencia de los editores de texto, que manejan solo texto simple. Los procesadores de textos son una clase de software con múltiples funcionalidades para la redacción, con diferentes tipografías, tamaños de letras o caracteres, colores, tipos de párrafos, efectos artísticos y otras opciones. Funciones Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades, ya sean tipográficas, semánticas, organizativas o estéticas; con algunas variantes según el programa informático de que se disponga. Como regla general, todos pueden trabajar con distintos tipos y tamaños de letras o caracteres, formato de párrafo y efectos artísticos; además de brindar la posibilidad de insertar tablas, imágenes u otros objetos gráficos dentro del texto. Como ocurre con la mayoría de las herramientas informáticas, los trabajos realizados en un procesador de textos pueden ser guardados en forma de archivos, usualmente llamados documentos, así como impresos a través de diferentes medios. Los procesadores de texto también incorporan correctores de ortografía y gramática, así como diccionarios multilingües y de sinónimos o tesauros, que facilitan en gran medida la labor de redacción.
5 PROCESADORES DE TEXTO
MICROSOFT WORD: De todos los procesadores de texto conocidos hasta el momento, el del paquete Microsoft Office se ha convertido en poco menos que un estándar de referencia casi obligada, dado el elevado porcentaje de usuarios que lo han instalado en su ordenador y lo utilizan. LOTUS WORD PRO: Una de las alternativas más populares a Microsoft Word es este procesador de textos, incluido en el paquete de software de escritorio de Lotus. Para gustos se pintan colores, pero lo cierto es que los usuarios que se decanten por este producto no estarán haciendo una mala elección. WORD PERFECT: En su día llegó a ser el más popular de su género entre los usuarios, hasta mediados de los noventa. El procesador de textos de la suite de Corel presenta un despliegue de innovadoras características que demuestran el interés por parte de sus promotores en volver a hacer de este programa un producto puntero capaz de competir en el mercado con Microsoft Word. WORD PAD: Instalado por defecto en todas las versiones de los sistemas operativos de Windows, se le podría considerar el "hermano pequeño" de Microsoft Word. Es la opción ideal para aquellos usuarios que necesitan de forma esporádica un procesador con el que dar cierto estilo estético a sus escritos, sin buscar un acabado de apariencia profesional ni excesivas florituras ornamentales. BLOCK DE NOTAS: También presente por defecto en todas las instalaciones del sistema de Windows, independientemente de la versión, este programa se muestra como la opción ideal para usuarios austeros. Al tratarse de una aplicación de posibilidades reducidas, no tendrán que familiarizarse con un complejo entorno lleno de funciones que nunca van a utilizar.
Características de los procesadores de texto
Dependiendo del programa y el equipo que se use, los procesadores de textos pueden mostrar los documentos bien en modo texto, usando selección de texto, subrayado o colores para representar cursiva, negrita y otros formatos, o bien pueden mostrarlos en modo WYSIWYG, en el que los formatos y las distintas fuentes aparecen en la pantalla tal y como lo harán en la página impresa. Todos los procesadores de texto ofrecen funciones para dar formato a los documentos, como cambios de tipo de letra, presentación de página, sangría de párrafos y similares. Muchos procesadores de textos pueden también comprobar la ortografía, encontrar sinónimos, incorporar gráficos creados en otros programas, alinear correctamente fórmulas matemáticas, crear e imprimir tipos de letras estándar, realizar cálculos, mostrar documentos en pantalla en varias ventanas y permitir a los usuarios realizar macros que simplifican operaciones difíciles o repetitivas.