Técnica de la Entrevista Las entrevistas constituyen el medio para obtener información sobre: los requisitos de usuario, el funcionamiento del sistema actual, la organización del sistema, las responsabilidades y funciones de los usuarios, etc. En muchas ocasiones puede ser conveniente sustituir la tradicional entrevista “cara a cara” con el usuario, por reuniones en grupo con un conjunto de usuarios especializados en las funciones a tratar por el sistema. Esto tiene especial importancia, en el caso de que un sistema abarque distintos sectores de la Organización, como por ejemplo, distintas unidades que realizan funciones similares y el objetivo es crear un estándar para unificar el procedimiento. A continuación se dan unas recomendaciones generales sobre la técnica de entrevistas, haciendo énfasis en dos aspectos esenciales de las mismas: Ø Preparación de los Guiones para la entrevista. Ø Consolidación de la entrevista.
Preparación de los Guiones para la entrevista Antes de realizar una entrevista es imprescindible enviar al usuario a entrevistar, un guión previo sobre los puntos a tratar. Dicho guión ha de ser suficientemente detallado para cubrir todos los aspectos de interés, y dar oportunidad al usuario a preparar documentación sobre el sistema. Sin embargo, debe existir un compromiso en cuanto a la extensión del guión o cuestionario previo, ya que un excesivo detalle en el mismo puede provocar rechazo por parte de los usuarios. ¿Qué preguntar? Es importante elaborar el guión, atendiendo al perfil y a las responsabilidades del usuario a entrevistar. A continuación, se exponen una serie de consideraciones sobre los aspectos a tener en cuenta, en función de dicho perfil de usuarios: 1. Entrevistas a los responsables de área. • • •
Funciones que realiza su departamento o grupo. Sistemas de Información actuales (ya sean manuales o mecanizados): entradas, salidas, funcionalidad. Relaciones o salidas a otros sistemas, definiendo: a) Destino de los datos (departamento o grupo dentro de un departamento, y si es posible el nombre del sistema que recibe la salida). b) Medios empleados (papel, intercambio electrónico de datos, disquete, cinta magnética). c) Frecuencia (tiempo real, varias veces al día, diariamente, semanalmente, etc.). • Nivel de satisfacción técnica con el sistema de información actual. Se establecerá una evaluación global sobre los siguientes aspectos: a) Disponibilidad de los sistemas de información. b) Tiempos de respuesta. c) Facilidad de uso. • Identificar al resto de los usuarios del departamento o grupo que deberá participar en futuras entrevistas. Al final de la entrevista es importante devolver a los entrevistados un acta donde se resuman los puntos tratados. 2. Entrevistas al resto de los usuarios. El objeto de estas entrevistas es detallar aspectos funcionales más concretos. El guión para estas entrevistas debería contemplar: • Situación Actual. Descripción de los sistemas de información actualmente implantados (ya sean manuales o informatizados). Incluir: a) Entorno físico/lógico existente. b) Por cada tipo de entrada describir su origen (departamento, grupo o sistema en caso de que exista, lo genera), los datos involucrados, el soporte utilizado (papel, intercambio electrónico de datos, disquete, cinta magnética) y la frecuencia (tiempo real, varias veces al día, diariamente, semanalmente). c) Procesos y funciones realizados por dichos sistemas. d) Por cada tipo de salida describir el destino (departamento, grupo de departamento o sistema que lo recibe, si existe), los datos involucrados. v Soporte (papel, intercambio electrónico de datos, disquetes, cinta magnética). v Frecuencia (tiempo real, varias veces al día, diariamente, semanalmente, etc.) v Volumen de información manipulada. e) Por sistema de información, detallar los sistemas de almacenamiento de datos involucrados, y para cada uno de ellos especificar: v Tipos de datos implicados.