Metodología para hacer una base de datos sencilla Luz María Silva ______________________________________________________________
Metodología para hacer una base de datos sencilla Luz María Silva Socióloga Métodos de Trabajo Social, UPAEP 2012-01-19 luzmariasilva09@gmail.com En nuestra época tener ordenada la información es requisito indispensable para generar conocimiento. Ese orden permite reutilizarla, enriquecer el trabajo a partir de esfuerzos ya hechos y agregar nueva información. Para aprovechar toda la información que vamos recopilando sobre un tema hay que hacer una base de datos o banco de datos. Esos dos conceptos son dos maneras de referirnos a lo mismo: una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos que sirven de apoyo para usar la información después. Digamos que es como guardar nuestros trabajos en un archivero. A ese archivero recurrimos cuando queremos algo de esos trabajos. Todos conocemos, hacemos y usamos bancos o bases de datos. Por ejemplo, un directorio telefónico es una base de datos que nos llega ya hecha. Nuestro directorio personal, es una que hacemos nosotros y que actualizamos cuando es necesario. Si vamos a la biblioteca y usamos el fichero, usamos un banco de datos y otro cuando consultamos un diccionario o un catálogo. Los archivos y los bancos de datos se hacen ahora por computadora. Se consideran la única solución posible para manejar la gran cantidad de datos que se generan minuto a minuto. Hay bases muy elaboradas, que se hacen y comparten entre diferentes personas y otras muy sencillas, como la que haremos nosotros para nuestra materia en UPAEP Online, Modelos de Trabajo Social. La misma metodología se puede usar para bases de datos que manejan fundamentalmente encabezados de fichas bibliográficas, nombres de esquemas, títulos de tablas e información similar. El objetivo de hacer una base de datos es aprender a utilizar la información que vayamos obteniendo en las diferentes actividades para aprovecharla en las siguientes y, a largo plazo, para tener información básica e irla actualizando y complementando. Si siempre guardamos la información de la misma manera, se puede tener acceso a ella ahora, mañana y dentro de
2 Metodología para hacer una base de datos sencilla Luz María Silva medio siglo. La forma de hacer una base de datos que les propongo es muy sencilla. La he usado durante muchos años: es una tabla de Excel formada por filas y columnas que alimento con la información que saco de mis lecturas y de los documentos que hago. Me la enseñaron a hacer cuando estaba en la universidad, como ustedes ahora. Ahí aprendí a fichar todo lo que leo y escribo. En ese entonces, hacía todo a mano porque no se usaban las computadoras. Usaba tarjetas para escribir las fichas y cuadernos para las bases de datos. Ahora hago las fichas en Word y los bancos de datos en Excel. Hacer las fichas en la computadora es fácil y rápido, sobre todo si el texto que leemos es digital y permite que copiemos y peguemos su contenido. Si no es así, o si estamos leyendo algo en papel, debemos teclear lo que queremos guardar o bien escanearlo en OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), como texto, porque de otra manera sería como si tuviéramos una fotocopia: debemos teclearlo. Cuando hacemos un documento para fichar un texto, por ejemplo un libro, dejamos en blanco la primera página. Ahí haremos el índice de todas las fichas. Debemos capturar la información de la misma manera. Saber siempre que en la primera página de un documento en Word está el índice de su contenido es muy cómodo. Por ejemplo, el índice del documento FICHAST es el siguiente: Año
1963 1971 1988
Título con la idea principal de la ficha Trabajo Social de Grupo definición Trabajo Social de Grupo utilidad Trabajo Social de Grupo y de casos similitud Trabajo Social de Grupo definición de Konopka Trabajo Social de Grupo clasificación de Kisnerman Trabajo Social de Grupo, Grupos de ayuda mutua Trabajo Social de Grupo objetivos de A. Brown Etapas del estudio social del grupo Principios del trabajo social de grupo Comunidad definición de Ander Egg Desarrollo de la comunidad definición de Ander Egg Desarrollo de la comunidad definición de la ONU Desarrollo de la comunidad pasos Técnicas en trabajo social comunitario Bibliografía
documento FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST FICHAST
p. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
El título de cada ficha lo ponemos nosotros. Debe reflejar la idea principal de la ficha. Con ese título haremos el índice. También el índice lo hacemos con los mismos criterios:
3 Metodología para hacer una base de datos sencilla Luz María Silva Empieza siempre con el año que sea más significativo para los datos. Si no tienen año, hay que poner tabulador para que la máquina deje el espacio. Tener siempre los años en la misma columna nos permitirá manejar con rapidez nuestra información en la base de datos en Excel. Trabajo Social de Grupo y de casos similitud FICHAST 4 1963 Trabajo Social de Grupo definición de Konopka FICHAST 5 Los títulos se hacen con tabulador para después convertirlos en tabla. Así, como vemos en el ejemplo de arriba, el índice contiene: Año
Título con la idea principal de la ficha
documento p.
Para que nos queden en un solo renglón, la idea principal debe ser expresada en pocas palabras y nuestro documento tener un nombre corto, FICHAST en este ejemplo. Si tenemos textos muy pequeños de un tema cuya información se encuentra en varios lugares, podemos hacer un solo documento para todas, con las mismas reglas: índice en la primera hoja, fuentes en la última y encabezados de ficha cortos. Si tenemos un documento en Power Point, o en PDF o por cualquier otra razón no vale la pena hacerle fichas de trabajo al contenido, hacemos un índice en un documento en Word con los mismos pasos que si estuviéramos fichando un libro. Tomaremos de ejemplo el contenido de nuestra primera autoevaluación. Si fichamos un libro muy largo, vale la pena hacer las fichas en uno o varios documentos. El límite máximo de un documento es la cantidad de títulos de fichas que caben en una hoja. Por razones de orden, nuestro índice no debe tener más de una hoja. También por razones de orden, la última página de nuestro documento debe contener la ficha bibliográfica de la fuente consultada, de tal manera que cuando hagamos una bibliografía las tengamos siempre a la mano y en el mismo lugar. Como no vamos a imprimir el documento, sino a manejarlo desde la computadora, por razones de orden es recomendable que vaya una ficha en cada página. Si una ficha es mayor que una página, vale la pena tratar de dividirla porque es casi imposible que no tenga varias ideas, lo que nos obliga a ponerle un gran título, lo que dificulta darle seguimiento. Como la idea es usar la información cada vez que la necesitemos, es mejor escoger lo importante en sí mismo y copiar textualmente las cosas. Si uno prefiere hacer resúmenes y de vez en cuando hacer una cita textual, siempre
4 Metodología para hacer una base de datos sencilla Luz María Silva debe poner “comillas” cuando cita algo. El archivo FICHAST.doc es un ejemplo de cómo fichar un texto y hacerle su documento. Está mostrando las marcas del Word con la idea de ayudar a que se vea cómo está construido. Antes de terminar, vale la pena abordar un punto muy importante del manejo de basas de datos: es indispensable acostumbrarse a respaldar la información. Con frecuencia se dan casos de personas a quienes se les daña su computadora y pierden toda la información que hay en ella. Hay varias maneras de respaldar la información. Entre ellas están: 1. Guardar los archivos importantes en una cuenta de correo-e (mail) dedicada especialmente para eso. Si escoges esta opción: • En tu servicio de correo-e favorito abre una cuenta que sólo uses para eso, para no mezclarla con otro tipo de información. • Usa una contraseña nueva, distinta de la de tus otras cuentas. Es muy inseguro usar el mismo password para varias cuentas. • Sólo tú debes conocer la dirección • Te mandas tus archivos • Los acomodas en carpetas, para encontrarlos más fácilmente • Cuando actualizas una base de datos, borras en tu correo la versión anterior, para no tener archivos viejos. Una versión más elaborada de esta opción es usar los nuevos servicios de “nube” para guardar tus archivos. 2. Tener un dispositivo externo y copiar periódicamente el contenido del disco duro. Si usas esta opción, debes tener el disco duro externo en un lugar diferente de donde está tu computadora, para que tu información esté realmente protegida de cualquier eventualidad que pudiera sufrir el lugar en donde está la máquina. Versiones alineadas a ésta son las de hacer respaldos en DVD o en una memoria USB. Tienen la ventaja de que son más baratos que un disco duro externo, pero su inconveniente es que se descomponen con mayor facilidad y que cuando la tecnología avance, tendrás que cambiar la manera de respaldar, pues están destinados a quedarse obsoletos. Una recomendación es que uses DVD o memorias USB de respaldo sólo para eso y que las guardes con cierto orden. Para redondear conocimientos, consulta la versión en Power Point de estas mismas ideas en torno a las bases o bancos de datos. Está en dos sitios: http://www.slideboom.com/presentations/478237/Base-o-banco-de-datos http://issuu.com/luz_maria_silva/docs/base_o_banco_de_datos