Isa Maria Sozzi
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Molteplici bisogni con i file pdf Molto spesso abbiamo bisogno di operare cambiamenti sui file PDF. Questo formato è nato per ottimizzare la stampa, passando da computer a computer: non sempre le font usate sono presenti dappertutto o le impostazioni di diverse stampanti creano righe orfane, ad esempio. L’inconveniente è che il file non è facilmente modificabile. Allora che fare? Comunque parto da presupposto di essere in possesso dei diritti di modifica (vedi licenze). Illustro di seguito alcuni tool online, così non si deve installare nulla e si può agire anche su computer di cui non si abbiano i privilegi di amministratore, per: annotare e compilare dividere e unire convertire in altri formati proteggere o sbloccare altre funzioni utili Quali sono gli utilizzi didattici di queste funzionalità? Ecco alcuni esempi: 1. Annotare e compilare. a. Scrivere alla LIM su una scheda b. Aggiungere brevi testi, frecce, riquadri ad una scheda c. Strumento compensativo per DSA d. Ovviamente compilare moduli “mal”fatti 2. Dividere e unire a. Preparare un fascicolo su un argomento unendo diversi file Questo tutorial è pubblicato con licenza CC BY-NC-SA (vedi i termini)
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b. Riordinare le pagine di un file per presentare in altro modo c. Inserire parti di diversi file in un unico documento per realizzare un fascicolo monotematico d. Ridurre il materiale da fornire ai DSA-BES e. Velocizzare la sintesi vocale per DSA 3. Convertire in altri formati a. Trasformare e quindi rendere editabile un documento di testo, foglio di calcolo o presentazione, mantenendo solo il testo oppure anche la formattazione completa b. Estrarre delle immagini o degli schemi in formato modificabile 4. proteggere o sbloccare a. rendere un proprio pdf non modificabile, copiabile o stampabile aggiungendo una password b. togliere le protezioni che impediscono le operazioni sopra descritte (nel caso non si ricordi la password da noi impostata) 5. altre funzioni utili a. trasformare una o più pagine web in un documento pdf unico, ad esempio un blog b. aggiungere numerazioni ed altri elementi ricorsivi In molti casi lo stesso servizio offre tutte o almeno la maggior parte delle funzionalità elencate prima. Come spiegato in altre occasioni, le segnalazioni riguardano molti tool perché spesso alcuni cessano di funzionare o non sono più gratuiti
Suite complete La più recente che ho conosciuto è Sejda. http://www.sejda.com/it/
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Figura 1
Il servizio è in inglese, ma scorrendo la pagina fino in basso è possibile impostare l’italiano come lingua prevalente.
Figura 2
Funziona senza registrazione, con alcuni limiti sulle dimensioni dei file e il numero di operazioni all’ora che, per usi non professionali, sono più che sufficienti. Attualmente, per il futuro non è garantito, si può arrivare fino a 200 pagine o 50 Mb e 3 attività all'ora. I file caricati vengono cancellati dopo alcune ore, ma in fase di download è anche possibile cancellare subito i documenti caricati. La registrazione al servizio, a pagamento, toglie queste limitazioni. Però gli insegnanti, con una procedura descritta più avanti, possono avere un account PRO gratuito.
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Comodissima l’interfaccia. Come si vede nella figura 1 vengono mostrate immediatamente le funzioni disponibili, suddivise in quattro colonne, contraddistinte anche per i colori. Ho evidenziato alcune funzioni, particolarmente utili e, in alcuni casi, difficili da trovare in un solo servizio. La prima colonna da sinistra, in verde, offre tutte le funzionalità per “tagliare” il file pdf, in inglese SPLIT: estrarre pagine da un documento, per ottenere un nuovo file contenente solo le pagine desiderare dell’originale, anche non in sequenza dividere file PDF, per ottenere un file con un gruppo di pagine, in sequenza, prima o dopo un certo punto dividere PDF con i segnalibri, per dividere un documento dotato di segnalibri, utilizzando questi ultimi come indicatori dividere PDF a metà, titolo quanto mai ambiguo, ma molto interessante! In pratica reimpagina automaticamente un file, riducendo il layout delle pagine, da A3 ad A4 o da A4 ad A5, in modo da stampare un libretto, con la piegatura a metà. La funzione è disponibile anche nelle impostazioni di stampa di Acrobat Reader, ma non sempre funziona al primo colpo.
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dividere PDF in base alla dimensione, per ottenere diversi documenti più piccoli con dimensioni di file specifici, utile nel caso si debbano caricare/inviare file con limiti di dimensione dividere PDF in base al testo, per estrarre documenti separati quando il testo specifico passa da una pagina all'altra La seconda colonna da sinistra, in arancio e giallo, è forse la più utile. In alto, in arancio, ci sono le funzioni contrarie alle precedenti per unire diversi file in uno solo, in inglese MERGE:
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unire e mixare PDF, per unire due file, uno contenente le pagine pari e l’altro quelle dispari. Le impostazioni però permettono di scegliere altre combinazioni. unire e riordinare PDF, per combinare a piacere e riordinare le pagine di documenti diversi fondere PDF, per unire più file. Questa funzione offre la possibilità di operare anche da cellulare: basta scansire con la fotocamera i documenti ed inviarli per mail all’indirizzo merge@sejda.com per avere in pochi minuti la risposta con il documento unico. In basso, in giallo, ci sono le funzioni adatte per rendere completamente modificabile il contenuto di un file o convertire un .doc in pdf, in inglese OFFICE & PDF: da PDF a Word, da Word a PDF da PDF a Excel, La conversione è veloce e abbastanza accurata, si perdono però molte informazioni per quanto riguarda la formattazione (font e dimensioni in primis) La terza colonna da sinistra, in azzurro, offre tutte le funzionalità per modificare il file pdf, in inglese EDIT & SIGN: editor PDF, per compilare moduli PDF, aggiungendo testo, link, immagini e forme, perfino la firma usando pennino o touchpad. Inoltre si possono modificare le formattazioni di parti di testo ed aggiungere anche pagine. Davvero notevole! ritagliare PDF, per ridurre i margine o ritagliare una parte di pagina cancellare pagine PDF, appunto per eliminare alcune pagine editare intestazione e piè di pagina di PDF, aggiungendo ad esempio i numeri di pagina numerare “bates” PDF, per inserire delle numerazioni di pagina, complesse, a più file contemporaneamente (per esempio una serie di file di un libro, uno per capitolo) ruotare PDF, ovviamente per girare le pagine, magari derivanti da una scansione fatta inavvertitamente a testa in giù riparare PDF, per cercare di recuperare e riparare un file pdf danneggiato. Non è certo infallibile, ma un tentativo vale sempre la pena di farlo. ridimensionare PDF, consente di aumentare i margini di una pagina, permettendo la stampa su un formato di carta diverso dall’originale, senza dover obbligare l’utente a modificare le impostazioni di stampa. Versione 1 – luglio 2017
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inserire una filigrana (watermark) o un marchio nei file PDF, per visualizzare in trasparenza un’immagine o una frase sotto il testo del file La quarta ed ultima colonna da sinistra, sempre in azzurro, offre varie funzionalità per convertire il file pdf, in inglese COMPRESS & CONVERT: Comprimere PDF, per ridurre il peso del file, infatti l'algoritmo di compressione ottimizza le immagini, eliminando immagini duplicate, filetti, anteprime e struttura, font, immagini, ecc. non utilizzati. È possibile personalizzare i livelli di compressione, in base alla risoluzione delle immagini, alla qualità dei colori e alla velocità di compressione; tutte cose che andrebbero verificate in fase di produzione, naturalmente. Convertire PDF in JPG, per ottenere le pagine in formato immagine. convertire JPG a PDF, per ottenere da una o più immagini in formato jpg, png, gif, tiff o bmp, un file pdf, impostando in modo personalizzato margini, orientamento ecc. È anche possibile riordinare la sequenza delle immagini. proteggere PDF, per permettere l’accesso tramite password o disabilitare altre opzioni, come la possibilità di copiare testo e immagini, la stampa, ecc. sbloccare PDF, al contrario del precedente rimuove i blocchi e le restrizioni impostate. Solo per i file di cui possediamo l’autorizzazione, ma di cui abbiamo dimenticato la password! estrarre testo da PDF, per estrarre in un file di testo separato tutto il testo presente nel documento PDF. N-Up PDF, permette di stampare più pagine per foglio, con moltissime opzioni di impaginazione. convertire da HTML a PDF, per salvare una o più pagine web in un documento, anche da siti diversi. Si possono ottenere rapidamente degli opuscoli e materiali di studio, da salvare in formato zip. modificare la scala dei grigi del documento PDF, infine trasforma un documento con i colori in uno in bianco e nero, permettendo di cambiare solo testo, solo immagini o entrambi. I file da elaborare possono essere caricati e salvati direttamente dal proprio computer, oppure da Dropbox o da Google Drive, ovviamente collegandoli al proprio account. Lo stesso servizio offre il software desktop per lavorare off-line, a pagamento.
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Per i docenti, però, esiste la possibilità di avere gratis il programma e di accedere ai servizi web senza limitazioni. Ecco la procedura: 1. collegarsi alla pagina http://www.sejda.com/teachers 2. compilare il form, inserendo una mail istituzionale e scegliendo una password 3. cliccare sul pulsante verde “create account” 4. dopo alcune ore si riceverà una mail come questa
5. In reply alla mail spiegare il modo con cui si intende usare il tool. 6. In poco tempo si riceve una mail di conferma definitiva e si può accedere sia al servizio web sia scaricare ed attivare il programma, utilizzando il codice fornito. Vediamo allora come usare, in alcuni casi maggiormente utili, attraverso dei video tutorial. Il primo è al seguente indirizzo: https://youtu.be/AV6Z1AiEu9U Gli altri seguiranno sullo stesso canale
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Un altro tool molto efficiente è SmallPDF https://smallpdf.com/it
Il primo pregio di questo tool è senza ombra di dubbio la lingua italiana. Nel caso il link sopra non funzioni, si può impostare la lingua desiderata in fondo all’home-page, a destra. Anche l’aiuto è in italiano, pur nella sua limitatezza. In effetti non servirebbe, tanto è facile l’utilizzo. Non serve registrazione, infatti l’iscrizione avviene solo per gli account PRO, a pagamento. Per l’utilizzo normale basta l’accesso gratuito, che consente di elaborare un massimo di due documenti all’ora. I documenti caricati vengono mantenuti sui server di Smallpdf al massimo per un’ora dopo l’elaborazione e poi cancellati. I file per l’upload possono essere caricati dal computer, da GoogleDrive o da Dropbox Vediamo quali funzionalità interessanti vengono offerte: Comprimere PDF: per ridurre la dimensione dei PDF online ideale per i messaggi email e gli upload sul web Convertire in PDF da word, excell, powerpoint e jpg, ma soprattutto il processo contrario. Ho testato il tool con un pdf derivato da una presentazione: i risultati sono stati eccellenti, non ho trovato variazioni sostanziali con il file originale. Il tempo impiegato per la conversione è stato di pochi secondi, per circa 40 slide. Ottimo anche il risultato con la conversione di un file in word, ricco di immagini, caselle di testo e frecce. Modificare PDF: permette di inserire testo e formattarlo (add text), caricare immagini (Add image) disegnare semplici forme, come frecce e riquadri (Add shape) e scrivere con il mouse o con il touch (Draw), ad esempio la firma
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Dividere PDF: per separare un file in più parti. Viene mostrata l'anteprima delle pagine da estrarre. Si possono selezionare le pagine da dividere con un'interfaccia visuale o inserendo il loro numero. Firma PDF: specifico appunti per apporre la firma, creata con il mouse o con il touch. Gli utenti PRO possono anche salvarla per non doverla rifare tutte le volte.
Sbloccare PDF: come già detto consente, solo se autorizzati, di aprire file di cui si è dimenticata la password. Il servizio però riesce solo se non sono stati usati sistemi di crittografia forti, altrimenti è necessario inserire la password, pur senza usare il software specifico Proteggere PDF: ovviamente svolge le funzioni contrarie del precedente. Nel complesso un ottimo tool
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Un terzo tool interessante è PDF Candy https://pdfcandy.com/ Selezione lingua
Come ogni servizio ha delle opzioni particolari che lo distinguono dagli altri. Nell’immagine sono rappresentate la maggior parte di esse, ma in alto, accanto al titolo si può accedere a tutte, raggruppate per tipologia. Prima cosa da notare: la lingua. Di default appare in inglese, ma cliccando sulla bandierina in alto a destra si può selezionare anche l’italiano, come ho fatto io. Qui non si possono aggiungere testi o firma, cioè non si può compilare un modulo, ma ci sono due possibilità che altri non hanno: convertire e-book in pdf, per chi non ha e-reader, tablet o non vuole/può scaricare il software sul pc. Si perdono le opzioni di formattazione liquida, ma si può ovviare all’inconveniente descritto prima. Le altre funzioni sono evidenti: la conversione in pdf da altri formati non è indispensabile, mentre da pdf si può solo ottenere in word. Comunque la conversione del file di prova è stata di eccellente qualità, anche per quanto riguarda le immagini con forme sovrapposte. Solo le wordart sono risultate poco leggibili. I file da elaborare possono essere caricati direttamente dal proprio computer oppure da Drive o Dropbox. Non è necessaria registrazione e, almeno al momento, non ci sono restrizioni per l’uso gratuito.
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Un ulteriore tool unisce in un’unica interfaccia tutti i comandi: PDFZorro https://it.pdfzorro.com/
L’interfaccia è scarna e meno accattivante delle precedenti, ma la lingua prevalente è l’italiano. Basta caricare il proprio file, direttamente da computer o da URL
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