Tesis / 0184 / Cont by MAOSABO

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL AREA CONTABLE PARA LA EMPRESA CALAIRES SAS

AUTORES CAROLINA MONTENEGRO TRUJILLO ALVARO HERNAN ALFONSO BERMEO

Práctica Empresarial Para optar el título en Contaduría Pública de la Universidad Agraria de Colombia

Tutor Rafael Humberto Pedraza Contador Público

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FALCULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA 2014

RESUMEN Esta práctica empresarial tuvo como objetivo diseñar un sistema de control interno para el área contable de Calaires SAS, la cual se apoyó en los fundamentos teóricos de autores como (Mantilla 2001), (Gaitán 2006), (luna 2011), y (Martínez 2001), la metodología empleada se catalogó como una investigación de campo, la cual parte de información obtenida a través de entrevistas, cuestionarios, instrumentos que fueron empleados en el área contable y cuyo propósito fue conocer el funcionamiento y situación del área, así como conocer al ambiente de control dentro del área. La información recopilada fue analizada a través de la aplicación de herramientas como matriz foda, matriz causa y efecto, matriz de riesgos, y por las cuales se revelaron problemas como la falta de control a nivel interno del área, al no tener estandarizadas, documentadas y reveladas, las políticas, procesos y procedimientos, lo que ocasiona retrasos en la presentación de información, además de tener un escaso material de apoyo para brindar inducciones o capacitaciones para el desarrollo de las actividades principales del área contable, así como reprocesos en la realización de tareas o actividades por falta de medidas de control. Lo anterior motivo al desarrollo de un plan de trabajo encaminado al cumplimiento del objetivo principal del área contable, el cual comprende estrategias claramente definidas que ofrecen actividades de control, de igual manera se documentó las políticas, procesos y procedimientos, para que sean comunicados al área contable y contribuyan al conocimiento y desarrollo de las actividades del área, se realizó el planteamiento de indicadores que permiten evaluar la gestión del personal del área contable. Todo el conjunto de planes, acciones, mecanismos, actividades proporciona un sistema de control interno apropiado para el área contable de Calaires SAS. Palabras Clave Control interno, Sistema de control, Control interno área contable, plan de contabilidad.

CONTENIDO Pág. INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS JUSTIFICACION METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

9 10 12 13 14

1. 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.4.1 1.1.4.2 1.1.4.3 1.1.4.4 1.1.4.5 1.1.5 1.1.5.1 1.1.5.2 1.1.5.3 1.1.5.4 1.1.5.5 1.1.5.6 1.1.5.7 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.1.10

MARCO TEORICO CONTROL INTERNO Definición Objetivos del control interno Importancia del control interno Componentes del control interno Ambiente de control Evaluación del riesgo Actividades de control Sistemas de información y comunicación Supervisión y monitoreo Control interno basado en principios Segregación de funciones Autocontrol De arriba hacia abajo Costo menos beneficio Eficiencia Confiabilidad Documentación Control interno contable Sistema de control interno Manual de control interno Manual de procedimientos Bases legales

17 17 17 18 19 19 19 20 21 22 23 25 25 25 25 25 26 26 26 26 27 27 28 28

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA DATOS GENERALES BASE LEGAL MISIÓN VISIÓN REVISIÓN HISTÓRICA GENERAL DE CALAIRES SAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE CALAIRES SAS ANÁLISIS DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALES

30 30 30 30 30 31 32 33

3. 3.1 3.1.1 3.1.2 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.4 3.5 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.6.1 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.6.5 4.6.6 4.6.7 4.6.8 4.6.9 4.6.10

ANALISIS SITUACIONAL DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE CALAIRES SAS Encuesta de percepción Análisis del diagnóstico al sistema de control interno por componentes IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y EVALUACIÓN LOS RIESGOS EN EL ÁREA CONTABLE DE CALAIRES SAS Matriz para la valoración del riesgo Elementos para completar la matriz para la valoración del riesgo ORGANIGRAMA AREA CONTABLE MATRIZ FODA PARA EL ÁREA CONTABLE CALAIRES SAS ANÁLISIS CAUSA Y EFECTO PARA EL ÁREA CONTABLE DE CALAIRES SAS

34 34

DESARROLLO FUNCIONES DEL ÁREA CONTABLE FUNCIONES GENERALES DEL AREA CONTABLE POLÍTICAS CONTABLES POLÍTICAS ESTABLECIDAS PARA LOS PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON EL ÁREA CONTABLE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON EL ÁREA CONTABLE PLAN DE CONTABILIDAD – CALAIRES SAS Objetivo operacional Objetivo estratégico y actividades Matriz de información e informes Procesos Controles sobre los accesos a los recursos o archivos Introducción al sistema de información Análisis del sistema Administración de fuerza de trabajo – Ordenes de trabajo Medición del trabajo – indicadores de gestión Formatos de autorizaciones y responsabilidades para el área contable

51 51 52 60 64

34 40 43 43 43 46 46 49

72 89 89 89 91 93 94 97 104 106 108 110

SUPERVISION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

5.1 5.2 5.3

EVALUACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO SEGREGACIÓN DE FUNCIONES EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

111 111 113 117

CONCLUSIONES

126

BIBLIOGRAFIA ANEXOS

127 128

LISTA DE TABLAS Pág. Tabla 1.

Encuesta de percepción para el sistema de control interno

Tabla 2.

Categorías de riegos

Tabla 3.

Matriz FODA para el área contable de Calaires SAS

Tabla 4.

Fechas cierre de facturación materia prima

Tabla 5.

Fechas cierre de facturación de gastos

Tabla 6.

Levantamiento de información

Tabla 7.

Descripción de reportes contabilidad

Tabla 8.

Descripción de reportes inventarios

100

Tabla 9.

Descripción de reportes nomina

103

Tabla 10. Actividades en proceso de causación compra de materia 114 prima y proceso de cuentas por pagar Tabla 11. Actividades en el proceso de nomina

115

Tabla 12. Evaluaciones periódicas – segregación de funciones en el 117 área contable Tabla 13. Comparativo antes - después de la implementación del 123 sistema de control interno

LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1.

Estructura organizacional de Calaires SAS

Figura 2.

Organigrama del área contable de Calaires SAS

Figura 3.

Diagrama de causa y efecto Calaires SAS.

Figura 4.

Funciones para el cargo de Contador

Figura 5.

Funciones para el cargo de Analista Contable

Figura 6.

Funciones del cargo de tesorería

Figura 7.

Funciones cargo de auditoria interna

Figura 8.

Flujograma para el proceso de causacion compra de materia prima

Figura 9.

Procedimiento de causación compra de materia prima Calaires SAS

Figura 10.

Flujograma de proceso causacion de gastos fijos Calaires SAS

Figura 11.

Procedimiento de causacion Gastos Fijos Calaires SAS

Figura 12.

Flujograma del proceso de cuentas por pagar Calaires SAS

Figura 13.

Procedimiento cuentas por pagar Calaires SAS

Figura 14.

Proceso solicitud anticipos de varios Calaires SAS

Figura 15.

Proceso para la legalización de anticipos Calaires SAS

Figura 16.

Procedimiento para la solicitud y legalización de anticipos en Calaires SAS

Figura 17.

Proceso solitud viaticos Calaires SAS.

Figura 18.

Flujograma Legalizacion Viaticos Calaires SAS

Figura 19.

Figura 20.

Procedimiento para la solicitud y legalización de viaticos Calaires SAS Proceso de Nomina Calaires SAS

Figura 21.

Procedimiento de nómina Calaires SAS

Figura 22.

Proceso de reembolso de caja menor Calaires SAS

Figura 23.

Procedimiento de reembolso caja menor Calaires SAS

Figura 24.

Objetivo estratégico y actividades

Figura 25.

Entradas de Información al área contable

Figura 26.

Salidas de Información al área contable

Figura 27.

Análisis del flujo del proceso

Figura 28.

Flujograma sistema novasoft

104

Figura 29.

Orden de trabajo – Analista contable Calaires SAS

106

Figura 30.

Indicadores de Gestión para el área contable de Calaires SAS

108

Figura 31.

Evaluación al plan de trabajo del área contable de Calaires 111 SAS

Figura 32.

Indicador de cumplimientos al plan de trabajo

113

Figura 33.

Evaluación de desempeño para los funcionarios del área contable de Calaires SAS.

118

Figura 34.

Informe de resultados

122

LISTA DE ANEXOS . Anexo 1.

Matriz para la valoración de riesgos

Anexo 2.

Legalización de viáticos

Anexo 3.

Reembolso caja menor

Anexo 4.

Arqueo de caja menor

Anexo 5.

Conciliación bancaria

Anexo 6.

levantamiento de información inventario y clasificación de activos de información

INTRODUCCION

En la actualidad un gran número de organizaciones no han definido un esquema de control interno adecuado que les permita responder con controles efectivos ante la materialización de riesgos, fraude y procesos, que amenazan el logro de sus objetivos. Es importante que en una organización (grande, mediana o pequeña) exista un control interno para cada área, con el fin de optimizar procesos, definir responsabilidades y garantizar el cumplimiento de los objetivos. Por esta razón, queremos proporcionar a la empresa el diseño de un sistema de control interno en el área contable, el cual es necesario para guiar, controlar y supervisar el proceso que se esté llevando en el área, con el propósito de obtener una información eficaz y eficiente, debe incluir actividades de control, que implica la forma correcta de cumplir diariamente las actividades asignadas, estos controles serán diseñados para lograr el procedimiento, integridad y confiabilidad de la información, mediante la autorización, validación y aplicación para enviar y recibir la información Para desarrollar este tema, hemos decido tomar la Compañía Calaires SAS, empresa familiar legalmente constituida, que se dedica a la venta y mantenimiento de aire acondicionado automotriz. La problemática que existe en la Compañía, se relaciona con la falta de un control interno en todas las áreas, generando pérdida de tiempo y de recursos, equivocaciones constantes, falta de planificación, de eficiencia y eficacia en los resultados esperados por la junta directiva. Como estudiantes de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia observamos errores en la información que se recibe para los informes contables y tributarios, ya que la información no es entregada a tiempo al área, contienen errores debido a que los empleados no conocen las políticas, procesos y procedimientos. Diseñando un control interno para el área contable de Calaires SAS, obtendremos información oportuna, confiable y útil para la elaboración de los estados financieros e informes tributarios, para la toma de decisiones por parte de gerencia.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La falta de vehemencia en todo intento realizado hasta la fecha por formalizar, estandarizar y documentar un manual de procedimientos y prácticas, así como la debida socialización y capacitación en torno a las nuevas formas y maneras de realizar cierto tipo de procesos y operaciones, es una problemática común en las empresas familiares, a saber, aquellas en las cuales no hay aún un modelo administrativo y de gestión que se ajuste a las particularidades y necesidades propias de la empresa, y que la encamine definitivamente hacia el cumplimiento de sus metas. Tal situación general se transfiere a nivel de los diferentes departamentos, incluyendo el contable, departamento específico sobre el cual se enfoca nuestra propuesta.

Calaires SAS es una organización empresarial pequeña y de tipo familiar, cuyo enfoque actual es dar el paso definitivo de lo familiar a lo estrictamente empresarial, teniendo como meta final la certificación ISO 9001. Esto debido principalmente a la informalidad que en general reina al interior de la compañía, lo que se considera un problema en tanto resulta en un proceso de toma de decisiones incompletas, basadas más en creencias y supuestos, que en procedimientos, protocolos, guiones y formatos claramente definidos e integrados dentro de un mismo sistema coherente y unificado de gestión y control que garantice el acceso a la información pertinente en el momento preciso. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cuáles son las políticas, procesos y procedimientos necesarios para que el área contable de Calaires SAS revele una información confiable para la Toma de decisiones? SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ¿Se tienen definidas las políticas empresariales, se encuentran documentadas y reveladas? ¿Se tienen definidas las políticas contables, se encuentran documentadas y reveladas? ¿Hay un organigrama del área contable de la empresa?

¿Cuáles son los objetivos del área contable de la Compañía? ¿Existe una adecuada estructura de cargos del área contable? ¿Se cuenta con un manual de procesos y procedimientos del área contable? ¿Hay un respectivo control de los procesos y procedimientos del área Contable? ¿Qué inconvenientes se presentan en el proceso de la información contable?

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema de control interno en el área contable para la empresa Calaires SAS, de tal manera que se pueda revelar una información confiable y razonable para la toma de decisiones. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar los mecanismos de control, a través de la investigación teórica que se realice y de acuerdo a los modelos de trabajo del área contable de Calaires SAS. Trasmitir a la entidad, la importancia del sistema de control interno, mediante elementos de control que beneficien al área contable de la empresa Calaires SAS en el mejoramiento continuo de sus procesos. Aumentar las medidas de seguridad en la información y en los procesos contables fomentando el uso de los recursos disponibles para minimizar los riesgos a que está expuesta la información contable.

JUSTIFICACION Dada la falta de control a nivel interno en el área contable de la empresa Calaires SAS, y los problemas que surgen en la entrega de información, sea por el no cumplimiento en tiempos de entrega, o la falta de certeza en la información que suministra el área contable, hacia los demás departamentos o a nivel gerencial, planteamos el diseño de un sistema de control interno para el departamento contable, que garantice la disponibilidad de información precisa, oportuna y fidedigna, con el fin de dar un mejor soporte en la toma de decisiones a nivel general y gerencial. Se considera fundamental ejercer un control adecuado que permita medir los resultados de las actividades laborales, el contraste entre metas propuestas y metas cumplidas, que a su vez posibilite y fomente la realización más efectiva y eficiente de las mismas. Diseñando un sistema de control interno para el área contable de Calaires SAS, se observará que cada cargo tendrá sus propias atribuciones, obligaciones, responsabilidades, el personal estará totalmente involucrado en el manejo del software teniendo en cuenta su rol dentro de la Compañía, los documentos serán entregados a tiempo y bien diligenciados, los controles garantizaran veracidad en la información, permitiendo también ser una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación al personal nuevo. Finalmente, el control que se ejerza sobre la información contable será un mecanismo de vinculación y conducción de las actividades para materializar los objetivos empresariales. concretamente, y como contribución particular al proceso general de cambio que atraviesa Calaires SAS., de una empresa de tipo familiar a una organización formal y culturalmente más profesional, y más acorde a las exigencias y estándares que establece el mercado actual..

METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION

La Metodología de la Investigación se define como la disciplina que elabora, sistematiza y evalúa todo el planteamiento técnico procedimental del que dispone la ciencia, para la búsqueda de datos y la construcción del conocimiento científico. La metodología consiste entonces en un conjunto de técnicas y procedimientos cuyo propósito fundamental apunta a implementar procesos de recolección, clasificación y validación de datos y experiencias provenientes de la realidad, y a partir de los cuales pueda construirse el conocimiento científico.

TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para la práctica empresarial el tipo de investigación que se considera pertinente aplicar es, la investigación de campo.

La Investigación De Campo Corresponde a un tipo de diseño de investigación, que se basa en informaciones obtenidas directamente de la realidad, permitiéndole al investigador cerciorarse de las condiciones reales en que se han conseguido los datos. Las técnicas de investigación de campo son aquellas que le sirven al investigador para relacionarse con el objeto y construir por sí mismo la realidad estudiada. Tienen el propósito de recopilar información empírica sobre una realidad a estudiar y son útiles para estudiar a fondo un fenómeno en un ambiente determinado.

INSTRUMENTOS

Para el desarrollo de la presente investigación, se usaran las técnicas de recolección de información destinadas a verificar el problema planteado. A continuación se mencionan las técnicas a utilizar, los instrumentos y demás Herramientas que se consideren convenientes a los efectos de lograr los objetivos de la investigación.

La observación directa y la entrevista: esta técnica es de utilidad, ya que permite considerar una serie de datos necesarios para el enriquecimiento de la teoría, además en el caso concreto de la observación directa, proporciona involucrarse en las actividades propias del grupo objeto de estudio, lo que permite apreciar el desarrollo de las mismas y obtener más y mejor información de manera rápida. Dentro del marco de este trabajo, se realizaran entrevistas estructuradas al personal del área contables de la empresa Calaires SAS para conocer la situación actual del control interno dentro del área contable, de acuerdo a los resultados obtenidos se realizara un análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA), las causas reales y potenciales de un suceso o problema (Diagrama de causa-efecto), se relacionara la parte teórica con la práctica en la empresa Calaires SAS y se observaran sus procesos contables para plantear evaluaciones a los mismos. Con el fin de relacionar la parte teórica con la práctica se realizara el siguiente tratamiento a la información:

 Observar y verificar los procesos del área contable mediante visitas a las instalaciones y reuniones con las partes involucradas en los mismos.  Realizar encuestas de los procesos actuales a los empleados del área de la empresa, para verificar su coordinación con las diferentes áreas y sus controles.  Solicitar la información necesaria a la organización para realizar el análisis de la misma, y con la ayuda de la investigación teórica, optimizar planes de trabajo.  A partir del conocimiento teórico que se logre y de los diagnósticos realizados, elaborar un plan de trabajo para el área contable, que estipule actividades de control para a los funcionarios y el área contable.

DESARROLLO METODOLÓGICO

El trabajo está planeado de la siguiente manera: Etapa I: Planteamiento del problema, definición de objetivos y justificación. Etapa II: El marco teórico: investigación sobre el control interno, componentes del control, sistemas de control, riesgos, y demás conceptos técnicos, conceptuales y normativos, que contribuyan al conocimiento respecto al tema. Etapa III: Diagnostico a la empresa: recopilación de datos de la empresa. Etapa IV: Análisis situacional a la empresa: conocer el nivel de control existente, análisis a variables internas y externas para revelar situaciones críticas e identificar posibles riesgos, matriz FODA y diagrama causa y efecto del área contable. Etapa V: Desarrollo: Diseño del plan de trabajo, sistemas de control para el área contable, evaluación a las actividades y medidas de control. Etapa VI: Conclusiones, referencias.

1. MARCO TEORICO

1.1 CONTROL INTERNO

1.1.1 Definición. Según estos conceptos que se mencionan a continuación, deduciremos una definición de acuerdo al análisis que se le haga a cada uno de ellos.

El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y medidas coordinados que se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a las políticas prescritas (Mantilla, 2009, pág. 11). Por definición, el Control Interno es el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que mediante sus relaciones e interacción y apropiación por las personas, se convierten en el medio para lograr el cumplimiento de la función administrativa, de los objetivos misionales y de las metas y finalidades que persigue la entidad, permitiéndole generar capacidad de respuesta ante los diferentes grupos de interés de la comunidad (Martínez, 2011). El diccionario de términos de contaduría pública estable que control interno es: Sistema que al interior de cada entidad procura garantizar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen de acuerdo con las normas vigentes y dentro de las políticas trazadas por la dirección, en cumplimiento de las metas y objetivos previstos (Contaduría general de la nación, 2010, pág. 36). El control interno es el proceso efectuado por la junta de directores, la gerencia y el personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las siguientes categorías. Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (luna, 2011). 17

Según los anteriores conceptos, nuestro planteamiento de control interno es: Control interno, es el conjunto de métodos, planes, procedimientos, acciones, mecanismos y medidas coordinadas, que bajo el cumplimiento de las normas y regulaciones vigentes y mediante su adopción e interacción, procuran garantizar, la eficiencia operacional, promover la adherencia de políticas prescritas, brindar confiabilidad en la información, lo que a su vez conduce al cumplimiento de los objetivos y metas propuestas en función administrativa de la organización.

1.1.2 Objetivos del control interno. Los objetivos básicos son:

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.

Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.

Promover la adición a las políticas administrativas establecidas.

Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados (Gaitán, Control interno y fraudes, Enfoque tradicional del control interno, 2006, pág. 19).

Las normas internacionales de auditoria establecen en la NIA - 400 evaluaciones de riesgo y control interno:

Los controles internos relacionados con el sistema de dirigidos a lograr objetivos como:

contabilidad

están

Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica de la administración. Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable apropiado El acceso a activos y registros es permitido sólo de acuerdo con la autorización de la administración. 18

Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos razonables y se toma la acción apropiada respecto de cualquier diferencia (Mejia.,s.f.).

1.1.3 Importancia del control interno. El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad, y prevenir la perdida de los recursos. Puede ayudar a asegurar información financiera confiable, y a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando perdida de reputación y otras consecuencias en suma, puede ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino (Mantilla, 2001, pág. 7).

En esta manera, el control interno optimiza, reduce costos y recursos monetarios y de este modo se evitan errores, además establece medidas para corregir las actividades y de esta forma se logran alcanzar las metas ya determinadas por la empresa.

1.1.4 Componentes del control interno. El control interno consta de cinco componentes que se relacionan entre sí y que provienen de la manera como la administración opera el ente, los cuales se clasifican como:

Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Supervisión y seguimiento A continuación se detallara cada uno de los componentes de control interno. 1.1.4.1 Ambiente de control. Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o

actúan los otros cuatro componentes, a su vez, para la realización de los propios objetivos de control. Otros elementos que influyen en el ambiente de control son, estructura organizativa, delegación de autoridad y responsabilidad, políticas y prácticas del recurso humano. Factores del ambiente de control: La integridad y los valores éticos. El compromiso a ser competente. Las actividades de la junta directiva y el comité de auditoría. La mentalidad y estilo de operación de la gerencia. La estructura de la organización. La asignación de autoridad y responsabilidades. Las políticas y prácticas de recursos humanos. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma como se desarrollan las operaciones, se establecen los objetivos y se minimizan los riesgos. Tiene que ver igualmente en el comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión en general. A su vez es influenciado por la historia de la entidad y su nivel de cultura administrativa.

1.1.4.2 Evaluación de riesgos. Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la misma.

La evaluación de riesgos, debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que están involucrados en el logro de los objetivos. Esta actividad de autoevaluación debe ser revisada por los auditores internos para asegurar que tanto el objetivo, enfoque, alcance y procedimiento han sido apropiadamente llevados a cabo. La fijación de objetivos es el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito. Una vez que tales factores han sido identificados, la gerencia tiene la responsabilidad de establecer criterios para medirlos y prevenir su posible ocurrencia. Las categorías de los objetivos son las siguientes: Objetivos de cumplimiento. Están dirigidos a la adherencia a leyes y reglamentos, así como también a las políticas emitidas por la administración. Objetivos de operación. Son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de las operaciones de la organización. Objetivos de la información financiera. Se refieren a la obtención de información financiera confiable. Técnicas de evaluación de riesgos: Análisis FODA (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y amenazas). Análisis de vulnerabilidad (riesgos del país, crédito, mercado, jurídico, auditoria, etc.). Análisis estratégico de las cinco fuerzas: proveedores, clientes, competencia, productos, sustitos, competidores potenciales (Gaitán, 2006).

1.1.4.3 Actividades de control. Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos. Incluyen actividades preventivas, detectivas y correctivas tales como:  Aprobación y autorizaciones 21

       

Segregación de funciones Salvaguarda de activos Indicadores de desempeño Finanzas y seguros Análisis de registro de información Verificaciones Revisión de desempeños operacionales Control del sobre procesamiento de información.

Las actividades del control son importantes no solo porque en sí mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, si no debido a que son el medio idóneo de asegurar el mayor grado en el logro de los objetivos.

 Tipos de controles:

Detectivos: diseñado para detectar hechos indeseables. Preventivos: diseñado para prevenir resultados indeseables. Correctivos: diseñado para corregir efectos de un hecho indeseable (Gaitán, 2006). 1.1.4.4 Sistema de información y comunicación. Oswaldo explica que los sistemas de información y comunicación “Tiene relación con los sistemas e informes que posibilitan que la gerencia cumpla con sus responsabilidades, y los mecanismos de comunicación en la organización” (luna, 2011, pág. 49). Los sistemas de información están dispersados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos del control. De manera amplia, se considera que existen controles generales sobre los sistemas de información y tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen el control sobre el centro de procedimiento de datos de seguridad física, contratación y mantenimiento del hardware y software. Presentar atención a aquellos controles que:

Establecen un adecuado ambiente de control (conciencia, actitud, disciplina). Influyen en la naturaleza o el carácter de los procedimientos de control sobre clases de transacciones o saldos significativos. Contribuyes al cumplimiento de los controles específicos. Políticas y procedimientos presupuestales. Evaluación con base en control presupuestario. Comunicación: Para todos los niveles de la organización deben existir adecuados canales para que el personal conozca sus responsabilidades sobre el control de sus actividades. Estos canales deben comunicar los aspectos relevantes del sistema de control interno, la información indispensable para los gerentes, así como los hechos críticos para el personal encargado de realizar las operaciones críticas. Elementos de información:      

Sistemas de información Tipo de informes Periodicidad Usuarios Utilización Flexibilidad

1.1.4.5 Supervisión y monitoreo. Proceso diseñado para verificar, calidad y efectividad del sistema de control interno de la entidad, que incluye alguna de las siguientes actividades: Con buen criterio administrativo interno. Supervisiones independientes - Auditoria Externa Auto evaluaciones – Revisiones de la gerencia.

Supervisión a través de la ejecución de operaciones. Como resultado de todo ello, la gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control. Lo anterior no significa que tengan que revisarse todos los componentes y elementos, como tampoco que deba hacerse al mismo tiempo. Ello dependerá de las condiciones específicas de cada organización, de los distintos niveles de efectividad mostrado por los distintos componentes y elementos de control. La realización de las actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están considerando adecuadamente. Evaluaciones independientes: Los objetivos, enfoque y frecuencia en las evaluaciones independientes de control varían en cada organización, dependiendo de las circunstancias específicas. Metodología: La metodología de evaluación comprende desde cuestionarios y entrevistas hasta técnicas cuantitativas más complejas. Sin embargo, lo importante es la capacidad para entender las distintas actividades, componentes y elementos que integran un sistema de control, ya que de ello depende la calidad y profundidad de las evaluaciones. También es importante documentar las evaluaciones con el fin de lograr mayor utilidad en ellas. (Gaitán, 2006) Estos componentes enlazados entre sí, generan una correlación y forman un sistema integrado el cual responde de una manera adecuada a las circunstancias cambiantes del entorno.

1.1.5 Control interno basado en principios 1.1.5.1 Segregación de Funciones. El entendimiento más antiguo de la segregación de funciones señala que ninguna persona debe tener control sobre una transacción desde el comienzo hasta el final. De manera ideal y particularmente en las organizaciones grandes. Complejas, ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción. Ello como mecanismo de protección para esas mismas personas (ya se trate de empleados o de administradores) y de la misma organización. 1.1.5.2 Autocontrol. La dirección, gestión, supervisión evaluación del control interno son resorte de la administración principal (alta gerencia). No hay controles internos que sean externos. El proceso de control interno se controla a sí mismo. El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean desempañados por gente capaz apoyada con tecnología. Ello corresponde a lo menos parecido al control dado que este, entendido como poder, requiere que todos los componentes del sistema se orienten al logro eficaz de los objetivos compartidos. 1.1.5.3 De arriba hacia abajo. Significa que el control interno es una forma de “presión” o “influencia” ejercida por lo máximos niveles administrativos (alta gerencia) de la organización. Una de las formas más como se dio a conocer este componente fue la autorización, donde las transacciones deben ser autorizadas y ejecutadas por personas que actúan dentro del rango jerárquico de autoridad. En una perspectiva estratégica, tiene una marcada influencia en la forma como son estructuradas las organizaciones, lo que conlleva a que esta forma de presión sea originada desde los niveles más altos de las mismas. 1.1.5.4 Costo menos que beneficio. Este componente afianza el hecho sobre el cual el control interno general el valor a la organización, lo cual implica, de salida, que los controles internos no pueden ser más costosos que las actividades que controla ni que los beneficios que proveen. Si el control interno genera sobre-costos o duplicidades, es mejor eliminarlo.

1.1.5.5 Eficacia. Aquí se tiene una gran connotación. Y es que si el control interno no asegura el logro de los objetos organizacionales, sencillamente no sirve. De ahí que la evaluación básica del control interno sea siempre una evaluación (valoración) de su eficacia. Y esta, es sustancialmente diferente del control de gestión y resultados. 1.1.5.6 Confiabilidad. Es la relación que existe entre la efectividad del diseño y operación del sistema de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del control interno. 1.1.5.7 Documentación. Se exponen dos criterios: El primero, hace referencia a que las transacciones deben estar clara y completamente documentas y disponibles para revisión. El Segundo, tiene que ver con los papeles de trabajo. Toda la información relacionada con el control interno debe estar debidamente documentada, de manera tal que pueda ser analizada por cualquier stakeholder interesado, ya se trate de la administración (para efectos de su propia valoración), de los auditores (para efectos de su evaluación o de su dictamen), o de los reguladores (para efectos de su evaluación o de su dictamen), o de los reguladores (para efectos derivados de las acciones de supervisión, inspección, vigilancia y control), (Mantilla, 2009). Como resumen, se puede afirmar que estos principios conllevan un mejor entendimiento el control interno y le dan su caracterización. Los cuales son desarrollados en mayor o menor extensión, por los diferentes criterios de control.

1.1.6 Control interno contable. El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable de que:

Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración. Se registren las operaciones como sean necesarias para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y mantener la contabilidad de los activos.

El acceso a los activos se permite solo de acuerdo con la autorización de la administración. Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia (Mejia, s.f). 1.1.7 Sistema de control interno. Qué es un sistema: Según la definición planteada por escritorio de educación rural, el programa conectar igualdad de la argentina, define: “Un sistema es aquel conjunto donde todos sus componentes están relacionados unos con otros y esas relaciones posibilitan su correcto funcionamiento. El cambio en uno o en una relación entre componentes trae consecuencia en otros y en el funcionamiento general” (Escritorio de educación rural secundaria, s.f). Por tanto, el sistema de control interno compre: el conjunto de métodos, planes, procedimientos, acciones, mecanismos y medidas coordinadas, que bajo el cumplimiento de las normas y regulaciones vigentes y mediante su adopción e interacción, y relación entre ellas, procuran garantizar, la eficiencia operacional, promover la adherencia de políticas prescritas, brindar confiabilidad en la información, lo que a su vez conduce al cumplimiento de los objetivos y metas propuestas en función administrativa de la organización. 1.1.8 Manual de control interno. El concepto planteado por la contaduría general de la nación define al manual como el “Conjunto de instrucciones y explicaciones que aborda los aspectos sustanciales de una materia” (Contaduría general de la nación, 2010, pág. 76). Objetivos de los Manuales. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Agilizar el estudio de la organización. Contribuir a la correcta realización de las labores encomendadas al personal.

Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización. Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones (Jiménez, 2010). 1.1.9 Manual de procedimientos. Manual que comprende el plan de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos establecidos o diseñados por la dirección de una entidad con el fin de alcanzar los objetivos marcados a los sistemas de información contable, en consonancia con los fines generales y la planificación aprobada por la entidad. En términos generales los manuales de procedimientos pretenden asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente. Para lograr este fin el manual comprende sistema de autorizaciones y aprobación de transacciones, segregación de funciones en los diferentes departamentos (Enquidanos, 2008, pág. 144). 1.1.10 Bases legales. Este proyecto Colombiana.

se realizó bajo la normatividad

Resolución 357 del 23 de Julio de 2008. “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación” Artículo 1. Adoptase el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable.  Constitución Política de Colombia 1991. Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. La administración pública, en

todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.  Constitución Política de Colombia 1991. Artículo 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.  Ley 87 de 1993. Artículo 3. Establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad.  Ley 298 de 1996. Artículo 3. Asigna al Contador General de la Nación, entre otras funciones, la de Diseñar, implantar y establecer políticas de Control Interno, conforme a la Ley.  Ley 734 de 2002. Artículo 31. Establece que es deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoria Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen.

2. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA

2.1 DATOS GENERALES

Razón Social: CALEFACTORES Y AIRES SAS Nit: 860.525.232-6 Domicilio: Bogotá D.C. Calle 74 No 24-07 - Los Alcázares (Barrios Unidos) Objeto Social: fabricación, importación, exportación, ensamble, compra y venta de piezas, repuestos, aires acondicionados para vehículos.

2.2 BASE LEGAL

El art. 1 y 2 del Código de Comercio de Colombia, determina que todos los comerciantes y los asuntos mercantiles se regirán por las disposiciones de la ley comercial, así mismo se debe regir a lo dispuesto por el estatuto tributario de la república de Colombia, las normas internacionales de información financiera y demás leyes que rigen las actividades de la compañía como ente constituido jurídicamente.

2.3 MISIÓN

Somos los expertos en el aire acondicionado con más de 27 años de experiencia en el diseño, mantenimiento y servicio post-venta con calidad superior y comprometidos con el medio ambiente.

2.4 VISIÓN

Fase 1: toma de conciencia y re-ingeniería. Fase 2: re- lanzamiento y crecimiento. Fase 3: expansión y consolidación.

2.5 REVISIÓN HISTÓRICA GENERAL DE CALAIRES SAS

Calaires SAS es una empresa fundada el 8 de mayo de 1985, a partir de la alianza entre dos ex empleados colombianos de la reconocida multinacional General Motors/Colmotores, sede Bogotá, quienes valiéndose de las relaciones y el reconocimiento del que gozaban en el mercado nacional automotriz, y leyendo las oportunidades que el mercado abría internamente, optaron por convertirse en la principal productora y ensambladora de aire acondicionado para vehículos a nivel nacional. En 1985 inicia el montaje y operación de la planta de producción y ensamble de aires acondicionados en la calle 17 con carrera 67, planta que desde su nacimiento viene acompañada de grandes contratos pactados con dos de las principales ensambladoras de automóviles en Colombia: Mazda y Colmotores (General Motors). De esta manera, Calaires SAS. Inicia sus labores con la certidumbre de ser el proveedor de equipos originales de Aire Acondicionado para las principales ensambladoras de vehículos en el país, siendo ellas quienes establecían las proyecciones y los requerimientos productivos a partir de los cuales se definía y programaba la operatividad de la organización. Una vez definido el procedimiento productivo, la producción era masiva y en serie, y un aumento en volumen no representaba mayor complejidad. Calaires SAS sigue su curso en el diseño y comercialización de aire acondicionado automotriz, ampliando su participación en el mercado por medio de exportaciones a países como Ecuador y Venezuela, pues si bien la apertura económica representaba ciertas amenazas, también habría otras posibilidades de mercado. Es por ello que para el año 1993 Calaires SAS participa con Proexport - entidad que promueve el turismo, la inversión extranjera y las exportaciones en Colombia- en la unidad exportadora con el mercado chileno como objetivo, y profundiza en la exportación de aires acondicionados a la planta de Mitsubishi en Ecuador, y a la de Mazda en Venezuela. El negocio fue evolucionando, la gama de clientes se fue ampliando, y los negocios fueron adquiriendo cierta regularidad. Así mismo, la gama de posibilidades en torno a dichos productos igualmente se amplió, principalmente en torno a los servicios, razón por la cual los socios deciden crear una nueva empresa especializada en el servicio de control y administración de flotas – Syscaf-. El hardware lo seguía vendiendo Calaires SAS, pero el servicio era ofrecido a través de Syscaf pues, finalmente, Calaires SAS era reconocido ampliamente por su relación con el aire acondicionado automotriz, y no por telemática o computadores a bordo. De tal manera que Syscaf nace inicialmente como subsidiaria de Calaires SAS, y como estrategia de diferenciación.

Para julio de 2012, la junta directiva toma la decisión de separar las empresas definitivamente, trasladando por completo todo el negocio de administración de flotas a Syscaf, desde la venta y comercialización de equipos hasta la prestación de servicios. A partir de la fecha, Calaires SAS retorna a su producto inicial, enfocando sus esfuerzos exclusivamente al negocio del Aire Acondicionado Automotriz, como una empresa independiente y completamente diferente de Syscaf. El crecimiento de la Compañía Calaires SAS y de sus clientes han generado la creación de nuevos empleos, donde la Compañía se ve obligada a crear nuevas responsabilidades, nuevos cargos y esto conduce a la generación de controles, para llegar a la metas y objetivos de la compañía y así satisfacer las necesidades de los usuarios externos e internos.

2.6

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE CALAIRES SAS

En la figura 1 se muestra la estructura organización de Calaires SAS

Gerente General

Revisor Fiscal

Area Administrativa

Area de produccion CIS

Area de ventas

Area contable

Coordinador administrativo

Jefe de taller

Jefe de ventas

Contador

Recusros humanos

Operarios

Coordinador de ventas

Auditoria Interna

Asesor Comercial

Analista Contable

Asistente Administrativo

Servicios generales

Tesoreria

Figura 1. Estructura organizacional de Calaires SAS Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

2.7 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ACTUALES

Actualmente en Calaires SAS, no existe un manual de procesos y procedimientos, es por esta razón que es necesario realizar una propuesta para que sean consignadas en un nuevo documento el cual será verificado por la gerencia. Se pretende mejorar aspectos como: La comunicación y coordinación entre las diferentes áreas de la Compañía. Facilitar labores de auditoría, control interno y su evaluación. Los empleados asuman responsabilidades de sus acciones y decisiones. Generar información oportuna, confiable y eficaz para la presentación de informes financieros y tributarios, para la toma de decisiones.

3. ANALISIS SITUACIONAL

3.1 DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE CALAIRES SAS

El control interno es el conjunto de métodos, planes, procedimientos, acciones, mecanismos y medidas coordinadas, que bajo el cumplimiento de las normas y regulaciones vigentes y mediante su adopción e interacción, procuran garantizar, la eficiencia operacional, promover la adherencia de las políticas prescritas, brindar confiabilidad en la información, lo que a su vez conduce al cumplimiento de los objetivos y metas propuestas en función administrativa de la organización. Para verificar el grado en que se encuentra el sistema de control interno en Calaires S.A.S se elaboró una encuesta de percepción la cual contiene 44 preguntas correspondientes a los 5 componentes de control interno. Ambiente de Control. Evaluación de riesgos. Actividades de control. Sistemas de información y comunicación. Supervisión o monitoreo. A fin de conocer el cumplimiento de los elementos planteados en un sistema de control interno y la necesidad de contar o actualizar normativas, directrices y demás mecanismos, que contribuyan al mejoramiento del sistema de control interno en Calaires SAS.

3.1.1 Encuesta de percepción. La encuesta de percepción se realizó del día 9 de septiembre de 2013 al día 13 de septiembre de 2013 a los funcionarios del área contable, y revelo los siguientes: (Véase la tabla 1)

Tabla 1. Encuesta de percepción para el sistema de control interno

COMPON ELEMENTOS ENTE

FILOSOFIA DE LA DIRECCION

INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS

AMBIENTE DE CONTROL

ADMINISTRACION ESTRATEGICA

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ADMINISTRACION DE RRHH

PREGUNTAS

Su dependencia promueve el establecimiento del control interno, a través de charlas, reuniones, cursos, etc. su dependencia incentiva el desarrollo transparente de las actividades Se ha difundido la “Ley del Código de Ética de la Función Pública”, en su departamento. Se sanciona a los responsables de actos contrarios a la normatividad legal vigente. Se comunican debidamente dentro del departamento, las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones éticas. Su dependencia ha difundido o puesto en conocimiento general la visión, misión, valores, metas y objetivos estratégicos de la entidad. Existen órdenes de trabajo para los funcionarios de su dependencia. La estructura organizacional en su dependencia es adecuada. La escala remunerativa en su dependencia está en relación con el cargo, funciones y responsabilidades asignadas.

Representación porcentual Cumpl No No Cump e cump apli Total le parcial le ca -mente

75%

25%

100%

50%

100%

75%

25% 100%

25%

50%

25%

100%

50%

100%

25%

75%

100%

25%

50%

25%

100%

COMPETENCI A PROFESIONAL

ASIGNACION DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACION DE RIESGOS

EVALUACION DE RIESGOS

IDENTIFICACI ON DE RIESGOS

VALORACION DE RIESGOS

La entidad cuenta con mecanismos, políticas y procedimientos adecuados para la selección, inducción, formación, capacitación, compensación, bienestar social y evaluación de personal. El personal de su dependencia es el adecuado para el trabajo que se realiza La autoridad y responsabilidad del personal están debidamente definidas en los manuales, reglamentos u otros documentos normativos El órgano de control interno realiza acciones de control en su dependencia a fin de contribuir al desarrollo transparente y adecuado de la entidad En su dependencia se tienen identificados los riesgos en los procesos y procedimientos de trabajo. La entidad cuenta y ha puesto en práctica algún plan de administración de riesgos En su Dependencia se ha identificado y documentado los riesgos o problemas presentados. se han utilizado algún método para medir los riesgos así como su impacto en su área de trabajo

100%

25%

75%

100%

25%

50%

25%

100%

25%

75%

100%

Se han establecido las acciones necesarias para monitorear, controlar y afrontar los riesgos evaluados. RESPUESTA En su dependencia se AL tiene un plan de RIESGO contingencias para hacer frente a problemas que pudiesen presentarse durante el desarrollo de una tarea o actividad. Los procesos, actividades y tareas de la entidad se encuentran definidos, y PROCEDIMI- establecidos documentados al igual ENTOS DE AUTORIZA- que sus CION Y modificaciones. APROBACION Los procedimientos que se realizan están documentados en algún manual aprobado. Existe una adecuada SEGREGAseparación de CION DE funciones en su FUNCIONES dependencia. En su apreciación son justificables los ACTIVIDAD controles y ES DE VERIFICACONTROL verificaciones que se CIONES Y realizan con el fin de CONCILIAasegurar que los actos CIONES administrativos logren los resultados esperados. Existen los controles CONTROLES de seguridad SOBRE EL adecuados para el ACCESO A acceso a documentos LOS RECURSOS O y archivos en su Dependencia. ARCHIVOS La entidad cuenta con indicadores de EVALUACION adecuados DE desempeño que DESEMPEÑO permiten medir la eficiencia de la gestión.

25%

75%

100%

25%

75%

100%

50%

100%

50%

50% 100%

75%

25%

100%

25%

75%

100%

FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION

La entidad cuenta con procedimientos internos para la rendición de cuentas: legalización de viáticos, reembolsos de caja menor, etc. Los procesos se revisan y mejoran periódicamente en su dependencia. Conoce usted si existe algún procedimiento para la actualización de los sistemas de información que se utilizan en su dependencia. Los sistemas de información que usan cuentan con controles adecuados que eviten el acceso no autorizado (Ej. contraseña, permisos diferenciados, etc.) Su dependencia cuenta con un adecuado servicio en soporte técnico para las tecnologías de información. La información interna y externa que maneja su dependencia es útil, oportuna y confiable para el desarrollo de sus actividades. La entidad está integrada a un sistema de información que se ajusta a las necesidades de sus actividades La información gerencial es seleccionada, analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisiones

INFORMACIO NY RESPONSABILIDAD

Se cuenta con el adecuado suministro 0% de información para el cumplimiento de sus

RENDICION DE CUENTAS

DOCUMENTA CION DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

CONTROLES PARA LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION

CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACION

SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN

SISTEMAS DE INFORMACION

50%

100%

75%

25%

100%

25%

75%

100%

25%

50%

25%

100%

50%

100%

25%

50%

25%

100%

25%

75%

100%

75%

25%

100%

funciones responsabilidades

FLEXIBILIDAD AL CAMBIO

ARCHIVO INSTITUCIONAL

COMUNICACIÓN INTERNA

COMUNICACIÓN EXTERNA

CANALES DE COMUNICACIÓN

SUPERVISION O MONITOREO

ACTIVIDADES DE PREVENCION Y MONITOREO

COMPROMISO DE MEJORAMIENTO

Se revisan periódicamente los sistemas de información y de ser necesario se solicita su modificación para asegurar su adecuado funcionamiento. Su dependencia cuenta con archivo documentario institucional adecuado. La comunicación al interior de su dependencia fluye adecuada y oportunamente. La comunicación con el exterior de su dependencia fluye adecuada y oportunamente. Se han estandarizado los formatos para la comunicación interna y externa, así como los tipos de documentos que deben utilizarse en cada caso: memorándum, correo electrónico, boletines, etc. El desarrollo de sus actividades es supervisado por su jefe inmediato para verificar si se realizan de acuerdo a lo normado. Su dependencia efectúa periódicamente autoevaluaciones de las actividades desarrolladas con el fin de mejorar la gestión.

50%

100%

25%

75%

100%

50%

100%

25%

50%

100%

75%

25%

100%

Cuando se proponen mejoras en su dependencia se realiza el seguimiento 0% 50% respectivo para asegurar que se implementen. Cuando se identifican en su dependencia SEGUIMIENTO oportunidades de DE 25% 50% mejora, se disponen RESULTADOS medidas para desarrollarlas. Se implementan en su dependencia, las recomendaciones que formulan los órganos 25% 50% de Control, a fin de mejorar su gestión. Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014) .

25%

25% 100%

25%

100%

25%

100%

3.1.2 Análisis del diagnóstico al sistema de control interno por componentes. En el componente ambiente del control, refiriéndonos al elemento filosofía de la dirección, la empresa manifiesta al área contable por medio de reuniones la necesidad de incluir medidas de control que revelen el desarrollo transparente de las actividades.

En el elemento Integridad y valores éticos, el área contable no ha puesto en conocimiento normas de ética y valores para el ejercicio de la profesión, sin embargo se sancionan a los responsables en caso de un acto contrariado a la normatividad vigente. En la administración estratégica, un 25% del área contable conoce la visión, misión, metas y objetivos estratégicos del área, más el 75% manifiesta no a ver tenido a su disposición esta información. En la estructura organizacional, no existen órdenes de trabajo documentadas para los funcionarios del área contable, aunque cada empleado conoce su rol dentro del esquema organizacional del área. En referencia al elemento administración del recurso humano, los funcionarios consideran que no se brinda la capacitación e inducción necesaria en el área para el desempeño de sus funciones y responsabilidades asignadas, sin embargo la escala remunerativa de acuerdo a sus funciones satisface en cierta medida al personal del área.

La competencia profesional en el área contable es la adecuada para las necesidades del área contable. La asignación de autoridad y responsabilidad no está claramente definida al no estar documentados procedimientos o manuales que asignen responsabilidades para cada funcionario, además no hay un órgano de control que implemente medidas de control para el desarrollo adecuado de la entidad. Con relación al componente de evaluación de riesgos, el área contable no cuenta con ningún modelo o esquema que identifique y valore los riesgos en los procesos que se ejecutan, solo en cierta medida los riesgos que se van encontrando son tenidos en cuenta para la ejecución de las actividades, aunque no se han establecido las medidas necesarias, para monitorear y controlar los riesgos identificados. Para el componente de actividades de control, en el elemento procedimientos de autorización y aprobación, en mayor medida, las tareas del área contable no se encuentran documentadas. La mitad del personal opina que hay una adecuada segregación de funciones en el área, y la otra mitad considera que no hay una adecuada segregación de funciones. Para el elemento verificaciones y conciliaciones relativas al componente actividades de control, el 50% del área contable considera que los controles existentes se cumplen parcialmente, el otro 50% considera que no aplica, pues a su apreciación no existen controles adecuados para el desarrollo de sus actividades y la generación de resultados. Con respecto al elemento evaluación de desempeño, en el área contable no existen indicadores o evaluaciones que permitan medir la eficiencia de gestión en función del desarrollo de sus actividades. La entidad cuenta con procedimientos internos para la rendiciones de cuentas, ya que existen formatos para legalización de viáticos y reembolsos de caja menor, sin embargo el 50% del personal del área contable, considera que se debe mejorar este aspecto ya que hacen faltan más procedimientos internos. Existen procesos concretos en el área contable, aunque falta un mejoramiento continuo a los mismos.

Con respecto a los controles para las tecnologías de información, ningún funcionario del área contable conoce algún procedimiento para la actualización y manejo de los sistemas de información en el área contable. Aunque si existe control para los usuarios que accedan al sistema de información del área contable, a través de permisos, contraseñas, etc. Dentro del componente de sistemas de información y comunicación, la información interna y externa que maneja el área contable, es útil, oportuna y confiable para el desarrollo de sus actividades. La información que se genera dentro del departamento contable es analizada y evaluada, para la toma de decisiones. Con relación a los sistemas de información, es considerable la necesidad de integrar un sistema que se ajuste en cierta medida a las necesidades del área, de igual manera, la mitad del personal del área contable considera que se deben hacer revisiones periódicas al sistema para asegurar su correcto funcionamiento. Dentro y fuera del área contable la comunicación fluye adecuadamente. La mitad de los funcionarios del área contable considera que hace falta estipular, los canales de comunicación que se manejan, aunque la otra mitad del personal considera que existen canales de comunicación. Para el componente supervisión y monitoreo y con relación al elemento actividades de prevención y monitoreo, en el área contable existe una correcta supervisión de las actividades por los jefes inmediatos, de acuerdo a las tareas y responsabilidades de su cargo. En el elemento compromiso de mejoramiento, el área contable no realiza autoevaluaciones a las actividades o tareas realizadas con el fin de mejorar la gestión. En el componente, seguimiento a los resultados en el área contable, se proponen actividades de mejora, pero no se realiza un adecuado seguimiento a las mismas.

3.2 IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y EVALUACIÓN LOS RIESGOS EN EL ÁREA CONTABLE DE CALAIRES SAS

3.2.1 Matriz para la valoración del riesgo La matriz para la valorización del riesgo se encuentra divida en tres componentes: a) Identificación del Riesgo b) Análisis del Riesgo c) Administración del Riesgo a. Identificación del Riesgo: En él se describe el riesgo asociado a un proceso determinado. Para describir los riegos en la matriz encontramos la siguiente información en las columnas: Descripción del riesgo, causas del riesgo, origen de las causas (Internas o Externas) y consecuencias de la materialización del riesgo. b. Análisis del Riesgo: en él se manejan dos variables, probabilidad e impacto. c. Administración del Riesgo: en esta sección se describen las medidas que deben ser adoptadas para prevenir, retener, transferir o modificar el riesgo ante una eventual materialización. 3.2.2 Elementos para completar la matriz para la valoración del riesgo A continuación encontrara una guía con los aspectos importantes para el diligenciamiento total de la matriz.

Identificación Del Riesgo. a. Clasificación del riesgo: Se cuenta con seis niveles de clasificación, operativo. Financiero, de cumplimiento, tecnológico, estratégico y ocupacional. b. Nombre del riesgo: en esta columna se da el nombre breve del riesgo. c. Descripción del riesgo: en esta columna se describe con una frase breve el riesgo asociado a un proceso determinado.

d. Causas del riesgo y origen de las causas: son aquellos elementos que generan un riesgo. En el origen encontramos donde se ubican los riesgos: Internos (todas las áreas de la empresa) Externos (clientes, bancos, proveedores, etc.) e. Consecuencias del Riesgo: acontecimiento a seguir, después de identificar un riesgo. Conjunto de efectos derivados de la ocurrencia de una situación identificada como riesgosa. Análisis Del Riesgo. Probabilidad: Medida de la posibilidad de ocurrencia de una situación identificada como riesgo. Se cuenta con tres niveles de calificación: A: Alta (3), M: Media (2) y B: Baja (1). b. Impacto: efecto que se tiene de la situación del riesgo, al materializarse, podría afectar el cumplimiento de los objetivos del proceso. Se cuenta con tres niveles de calificación: S: significativo (3), M: moderado (2) o L: leve (1). c. Resultado: Se multiplica la calificación de probabilidad e impacto y de divide el resultado en la máxima puntuación estimada de un riesgo, que es 9. Su fórmula matemática es (Probabilidad x Impacto)/9. Este resultado produce un porcentaje que nos ayuda a determinar la categoría del riesgo. d. Categoría de Riesgo: es la ubicación del riesgo con el objeto de minimizar el riesgo. Se cuenta con tres colores para su calificación: Rojo (atención máxima) entre el 66% y el 100%; Amarillo (con prioridad de atención) entre el 33% y el 44% Verde (con prioridad baja) entre 11% y el 22%.

En la tabla 2 se encuentra las 9 categorías con su respectivo significado: Tabla 2. Categorías de riegos PROBABILIDAD POR IMPACTO BL

DESCRIPCION

Riesgo con probabilidad de 11% ocurrencia baja e impacto leve. ML Riesgo con probabilidad de 22% ocurrencia media e impacto leve. AL Riesgo con probabilidad de ocurrencia alta e impacto leve. 33% BM Riesgo con probabilidad de ocurrencia baja e impacto 22% Moderado. MM Riesgo con probabilidad de 44% ocurrencia media e impacto Moderado. AM Riesgo con probabilidad de 66% ocurrencia alta e impacto Moderado. BS Riesgo con probabilidad de 33% ocurrencia baja e impacto Significativo. MS Riesgo con probabilidad de 66% ocurrencia medio e impacto Significativo. AS Riesgo con probabilidad de ocurrencia alto e impacto 100% Significativo. Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

COLOR Verde Verde Amarillo Verde Amarillo Rojo Amarillo Rojo Rojo

Administración Del Riesgo. a. Medidas para Administrar el Riesgo: conjunto de soluciones por parte del área para para modificar, transferir, prevenir, atender o retener los riesgos identificados. b. Responsable y fecha máxima corrección: se requiere el nombre del responsable del proceso y la fecha máxima de la corrección. (Ver Anexo1. Matriz Para La Valoración Del Riesgo)

3.3 ORGANIGRAMA AREA CONTABLE

En la Figura 2 se muestra el organigrama del área contable de Calaires SAS.

GERENCIA

REVISOR FISCAL

AREA CONTABLE

AUDITORIA

CONTADOR

ANALISTA CONTABLE

TESORERIA

Figura 2. Organigrama del área contable de Calaires SAS. Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

3.4 MATRIZ FODA PARA EL ÁREA CONTABLE CALAIRES SAS

La matriz FODA (Fortalezas-Oportunidades-Debilidades-Amenazas,) identifica los factores Internos (fortalezas y debilidades) y los factores externos (Oportunidades y Amenazas). Es una de las herramientas administrativas y de análisis más importantes en la organización, permite visualizar la situación presente y futura del entorno, como los problemas internos y externos de la organización (para este caso, el área contable). 46

A través de la identificación de estos factores, se desarrollan cuatro tipos de estrategias. Fortalezas - Oportunidades: Usar las fuerzas para aprovechar las oportunidades. Debilidades - Oportunidades: Superar las debilidades aprovechando las oportunidades. Fortalezas - Amenazas: usar las fuerzas para evitar las amenazas. Debilidades - Amenazas: Reducir las debilidades y evitar las amenazas. En la tabla 3, se muestra la matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que se encuentran en el área contable de Calaires SAS y la formulación de las cuatro estrategias planteadas para el área contable de Calaires SAS. Tabla 3. Matriz FODA para el área contable de Calaires SAS

FACTORES INTERNOS

FACTORES EXTERNOS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

• Posee tecnología adecuada, un software contable que se adapta a las necesidades del área contable. • El personal del área contable es idóneo para las actividades que realiza y además cuentan con un alto compromiso y sentido de pertenencia con la empresa. • Contabilización con base en los documentos soportes que permiten una descripción adecuada del hecho. • El lugar de trabajo cuenta con un espacio amplio y bien distribuido. • Disponibilidad del equipo de trabajo • Cumplimiento de las disposiciones legales hacia los entes reguladores.

• Los clientes, proveedores, bancos y áreas internas de la empresa no entregan la información a tiempo. • Falta de capacitación del personal para el uso del sistema contable. • Falta de políticas y procedimientos documentados de los procesos del área contable. • Falta estructurar y mejorar la supervisión y controles adecuados en cada uno de los procesos. • Falta de capacitaciones al equipo de trabajo para el desempeño de algunas actividades. • No se cuenta con un estado financiero para la toma de decisiones (estado de flujo de efectivo). • No están determinados los riesgos del área contable. • No hay indicadores o informes de rendimiento dentro del área.

OPORTUNIDADES

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

DEBILIDADESOPORTUNIDADES

•Asignar al personal del área contable, las funciones, actividades, procedimientos y prácticas que se requieran y contribuyan al proceso de implementación de la ISO 9001 para la empresa Calaires SAS. •Programar conferencias, charlas, capacitaciones que brinden entidades financieras (bancos), o entidades privadas sin ánimo de lucro (cámara y comercio).

•Utilizar el correo electrónico, para notificar a los proveedores, clientes o personal interno, sobre tiempos de entrega de documentos, información, etc. que requiera el área contable. •Emplear los sistemas de información (correo electrónico), para divulgar las políticas que rigen el área contable. •Administrar y segregar las funciones del personal, para garantizar el cumplimiento de todas las actividades a cargo del área contable. •Documentar los procesos y procedimientos del área contable para instruir correctamente al personal nuevo en las actividades a desarrollar.

AMENAZAS

FORTALEZAS – AMENAZAS

DEBILIDADES – AMENAZAS

• Sanciones por parte de los entes reguladores que pongan en riesgo la estabilidad financiera de la empresa. • Rotación de personal en el área contable. • Perdida de información (electrónica, Física: Documentos, Informes, etc.). • Alteración o falsedad de documentos (Soportes físicos, Informes, etc.)

• Cumplir con las disposiciones legales y normativas vigentes, adicional los documentos y demás se encuentran debidamente soportados, para evitar inconvenientes con los entes reguladores. • Utilizar la tecnología para realizar backup de la información financiera y contable.

•Estimular el uso de formatos específicos, para evitar la falsedad de documentos al ser revisados y aprobados por la gerencia. •Documentar manuales de funciones, procedimientos y prácticas, en caso de ausencia del personal de trabajo. •Realizar una revisión periódica sobre el cumplimiento de las actividades del área contable, así como evaluaciones de desempeño que evalúen la actitud de las personas frente al cargo.

• Contribución del área contable hacia la formalización y gestión para la implementación de ISO 9001 (Sistema de gestión de calidad). • Aprovechar las nuevas tecnologías de la información y comunicación. • Identificar recurso humano necesario para la gestión del área contable de Calaires SAS. • Mejorar las capacitaciones e inducciones al personal de trabajo, para un correcto funcionamiento en las actividades del área contable.

Fuente: área contable Calaires SAS. Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

3.5 ANÁLISIS CAUSA Y EFECTO PARA EL ÁREA CONTABLE CALAIRES SAS

La matriz de causa y efecto también conocida como espina de pescado, es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir en un problema. En la figura 3, se representa el problema de falta de control para el área contable y se identifican las posibles causas.

Figura 3. Diagrama de causa y efecto Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Partiendo del análisis de datos recogidos en la técnica (espina de pescado) que se aplicó en el área contable, se llegó a la conclusión: Con lo expresado por los empleados del área contable conformado por 4 personas, se obtuvo los siguientes resultados sobre las causas que más inciden por la falta de control en el área contable.

En primer lugar se indica “la falta de funciones, procedimientos y políticas contables” como problemas centrales que afecta el funcionamiento del área. No están establecidos los tiempos de entrega de información de otras áreas para alimentar la contabilidad, ya que no existen políticas definidas para que los funcionarios de la empresa entreguen información a tiempo. El tiempo para la capacitación de las personas nuevas en el área es muy limitado pues se cuenta con poco personal para dictar capacitación interna de la empresa y del sistema, generando una mala distribución de las cargas laborales y rotación de empleados del área contable. No se posee un manual de manejo del paquete contable, ni de los procesos del área, todo se maneja verbalmente. La tecnología que se encuentra en el área contable no está actualizada pues solo un computador cuenta con todas las herramientas, el procesador del servidor es muy obsoleto, haciendo que la operación de los computadores sea lenta.

4. DESARROLLO

4.1 FUNCIONES DEL ÁREA CONTABLE

El área contable está constituida por el Contador público, Coordinador y/o Analista Contable, Auditor Contable, y Tesorero(a), la supervisión de las funciones es realizada por el Gerente General. Finalidad.

El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión Que describe las funciones de los cargos existentes, así como las funciones a nivel Del cargo específico del área de Contabilidad. Alcance.

Las funciones contenidas en el presente Manual deberán ser cumplidas por todos Los trabajadores que integran el área de Contabilidad. Actualización. Este Manual de Organización y Funciones será actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en los procesos o procedimientos internos del área o si se producen modificaciones en la Estructura de la empresa. Responsabilidad.

El coordinador y/o analista contable es responsable de las funciones que son realizadas por el personal del área. Para asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Manual de Organización y Funciones, el coordinador del área deberá indicar al personal a su cargo, por escrito y en forma detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo al cargo específico que desempeña.

4.2 FUNCIONES GENERALES DEL AREA CONTABLE

Misión Brindar información oportuna y verídica a los usuarios internos y externos de la compañía, velando por el cumplimiento de normas contables y fiscales y garantizando la exactitud de los datos reportados. Funciones generales del Área Contable: a. Informar a través de los Estados Financieros el resultado de las operaciones derivadas del objeto social de la empresa. b. Establecer los procedimientos contables y la dinámica de cuentas para ser aplicadas en función a las diversas operaciones ejecutadas por las áreas de almacén, tesorería, gestión humana y facturación. c. Centralizar y revisar el movimiento contable, derivado de las operaciones que se realizan por la empresa, en coordinación con las diferentes áreas y dictar las medidas correctivas cuando correspondan.

El área contable estará integrado por: Contador (Véase Figura 4) Analista contable (Véase Figura 5) Tesorería (Véase Figura 6) Auditor interno (Véase Figura 7)

CONTADOR Funciones, Actividades Y/O Tareas 1. Dedicado a aplicar, analizar e interpretar la información contable y financiera de una organización, con la finalidad de diseñar e implementar instrumentos y mecanismos de apoyo a las directivas de la organización en el proceso de Toma de decisiones. 2. Elaborar la información financiera que refleja la utilidad de la compañía para ser presentada a la juna de socios.

3. Examinar y evaluar los resultados de la compañía con la finalidad de expresar una opinión objetiva sobre los estados financieros 4. Analizar los resultados económicos, detectando áreas críticas y señalando cursos de acción que permitan lograr mejoras.

Requisitos Morales del Contador Público Serían los valores intangibles que todos los individuos deben de tener, en el caso de un profesional: Independencia de criterio. Es la capacidad para expresar juicios y opiniones imparcialmente, sin alterarlos en sentido alguno por presiones económicas, familiares, sociales o de cualquier naturaleza. La independencia de criterio tiene relevante importancia en el caso del contador porque sus opiniones, expresadas en el dictamen, tienen interés para un núcleo variado de individuos, que –incluso- le serían desconocidos, a los cuales una afirmación contraria a la realidad les podría acarrear graves perjuicios. Integridad. Es la capacidad de ser honrado, en este caso, con un sentido más amplio al que normalmente se le da a este concepto, es decir, ser honrado en las ideas y creencias, con la fuerza suficiente para afirmar lo que se piensa y sostener la verdad por encima de todo. Disciplina. Es este un requisito esencial del hombre con aspiraciones, es la capacidad de adaptar nuestros deseos personales a las necesidades que nos imponen las circunstancias. Ser disciplinado es ser ordenado en nuestra conducta, voluntarioso en el cumplimiento de nuestros propósitos y con alto sentido de responsabilidad hacia nuestras obligaciones. Puntualidad. La puntualidad es signo de buena educación pero además es la materialización del grado de responsabilidad con que aceptamos nuestros compromisos. Ser puntuales es no solo estar a tiempo en una cita, sino además, concluir con nuestros compromisos en la fecha prometida. Trato social y presentación apropiada. Estos requisitos se desarrollan plenamente en el trabajo mismo. El primero se refiere a la manera de comportarse con las personas con quienes se ha de tratar, tanto con el cliente como en la propia oficina; saber ser cortes y enérgico al mismo tiempo; obtener servicios sin causar molestias y, en general, saber causar una buena impresión al desarrollar su trabajo. Cooperar para obtener la cooperación de todos. Figura 4. Funciones para el cargo de Contador. Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

ANALISTA CONTABLE Objetivo General Planificar las actividades del área contable, a fin de ejecutar los planes y programas previstos. Funciones, Actividades Y/O Tareas  Suministra la información contable necesaria a los entes que la requieran sobre la situación financiera de la empresa y de las operaciones que ésta realiza.

 Abrir centros de costos con autorización de la Gerencia.  Registrar los reembolsos de caja menor de quienes tienen asignados los recursos de dinero en efectivo.

 Vela por el normal desarrollo de los procesos en el área con el objeto de  Liquidación de Importaciones. garantizar la calidad de la información.  Registro de las operaciones con  Dirige, supervisa y controla el tarjetas de crédito de la compañía. proceso contable de las áreas que tengan relación en el desarrollo de las  Análisis de las cuentas actividades del departamento contable. contables asignadas a su cargo  Comprueba la correcta aplicación de los principios y normas establecidas con respecto a la organización y al sistema de control interno.

 Archivo digital de las compras, costos y gastos de las compañías para revisión de impuestos.

 Planifica, coordina, controla y ejecuta anualmente y conjuntamente con el departamento de Almacén, un inventario general de los bienes activos del patrimonio, comprobando sus costos, existencia física y su localización.

 Clasificar, preparar, registrar cuentas, facturas y otros documentos en el Software contable, de acuerdo con los procedimientos fijados en la empresa.

 Conciliar con el Balance de Comprobación los anexos que  Verifica, controla y supervisa los sustenten los saldos de las cuentas comprobantes de ingreso y egreso. contables elaborados por las diferentes áreas operativas y administrativas.  Mantiene la contabilidad al día, de acuerdo con las normas generales  Interpretar y coordinar la que al efecto le sean impartidas por el implementación de los de informes contador y/o revisor fiscal. requeridos por el contador.

 Realizar Backus digital de las facturas de compras para uso y control  Supervisa, controla y evalúa el interno. personal a su cargo.  Realizar las causaciones de los gastos fijos y variables del mes.  Sugiere conjuntamente con el contador y/o revisor fiscal las medidas

adecuadas sobre sistemas de  Realizar los ajustes o contabilidad, manejo de las áreas etc. reclasificaciones necesarias mediante las notas de contabilidad.  Opera el programa contable  Brindar la información requerida para acceder a la información. por el contador, revisor(a), gerencia.  Cumple con las normas y procedimientos en materia de  Recopilación de documentos para seguridad integral, establecidos por la solicitud de crédito ante los Bancos. organización.  Participar en el conteo físico de  Mantiene en orden equipo y sitio inventarios, con el fin de ajustar el de trabajo, reportando cualquier inventario en unidades o valores. anomalía.

 Atender a las inquietudes de los  Elabora informes periódicos de Clientes. las actividades realizadas (Informe de Garantías, informe de comisiones,  Realiza cualquier otra tarea a fin informe de temporales). que le sea asignada.  Registrar y/o contabilizar la documentación contable en la adquisición de bienes o servicios, y su registro contable de las operaciones, distribuyéndolas en los centro de costos correspondientes.

 Procesar el cierre y reporte mensual de la contabilidad.  Dar apoyo a tareas específicas por instrucción del jefe inmediato, en picos de trabajo.

 .Consolidar diariamente la  Abrir cuentas o sub-cuentas, documentación contable recibida, con autorización del Contador. llevando un adecuado manejo del archivo y su conservación.

Responsabilidad Materiales

Toma de decisiones

Maneja constantemente equipos y Las decisiones que se toman se basan materiales tales como egresos, facturas en políticas y procedimientos, para de venta y compra, recibos de caja etc. lograr objetivos específicos, mejorar métodos, establecer técnicas y estándares, a nivel de área. Relaciones internas

Relaciones externas

El cargo mantiene relaciones continuas con el personal y/o frecuentes con el área Administrativa, Auditoría Interna y con otras unidades administrativas, a fin de ejecutar, coordinar y/o controlar lo relativo al área.

El cargo mantiene relaciones continuas con instituciones bancarias, Revisor fiscal a fin de controlar lo relativo al área contable

Perfil del cargo Educación

Experiencia

A) Técnico o tecnólogo en gestión contable y financiera. B) Profesional en Contaduría Pública. Conocimientos En

Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo, analítico y estratégico en el área contable. Habilidad Para

Técnicas administrativas y técnicas de Tomar decisiones. Solucionar problemas. manejo de grupo. Sistemas contables. Verificar informes contables. Realizar cálculos numéricos. Estados financieros. Destrezas En Manejo del software de computadora

hardware

Figura 5. Funciones para el cargo de Analista Contable. Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

TESORERÍA Objetivo General Controlar y administrar de manera eficiente la ejecución de pagos y cobros de Calaires SAS. Funciones, Actividades Y/O Tareas  Realizar los reembolsos de caja menor y enviarlos a contabilidad.

 Manejo y custodia de la caja menor.  Mantener el archivo al día: Egresos, Anticipos y demás documentos en su poder.  Informar a la Gerencia sobre los pagos pendientes, facturas devueltas, el dinero obtenido por los cobros de contado.  Registro de transferencias bancarias.  Registro de comprobantes de ingresos y egresos  Elaboración de los cheques de pago a proveedores y/o contratistas de acuerdo con los valores reflejados en el sistema contable Novasoft, y las fechas de pago establecidas, con la debida autorización de la gerencia.  Dispersar los valores por pagar a los trabajadores a través del portal de internet de acuerdo con la nómina elaborada y aprobada por la auditoria interna.  Informar a la gerencia con oportunidad, el valor por pagar a las entidades de seguridad social de forma mensual una vez se tenga el visto bueno de la auditoría interna.  Preparación de comprobantes de egreso por anticipos aprobados por la gerencia.



Pago de los reembolsos

 Solicitud a gerencia del movimiento bancario de forma periódica (diaria), a fin de elaborar los comprobantes de egreso de los movimientos efectuados.  Elaboración de Conciliaciones bancarias  Pago a proveedores

 Recepción de correspondencia como: facturas de venta para trámite, extractos y certificados bancarios, y demás documentación que corresponda al área de tesorería.  Control y custodia del libro auxiliar de bancos, y registro puntual y al día de las operaciones bancarias, así como seguimiento a la recepción mensual de los extractos bancarios.  Entrega de recibos de caja de manera consecutiva al cierre de cada mes con su respectivo informe de recaudo (reporte cartera por edades).  Enlace con la entidad bancaria, envío de correspondencia, aclaraciones y estados de cuenta.  Atención a proveedores y notificación de existencia de cheques para pago.

Figura 6. Funciones del cargo de tesorería Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Enlace con la entidad bancaria, envío de correspondencia, aclaraciones y estados de cuenta.  Control y custodia del libro auxiliar de bancos, y registro puntual y al día de las operaciones bancarias, así como seguimiento a la recepción mensual de los extractos bancarios.  Elaboración de flujos de caja proyectados de acuerdo con lo informado por las áreas de ventas y facturación.

 Recepción de correspondencia como: facturas de venta para trámite, extractos y certificados bancarios, y demás documentación que corresponda al área de tesorería.  Atención a proveedores y notificación de existencia de cheques para pago.  Entrega de recibos de caja de manera consecutiva al cierre de cada mes con su respectivo informe de recaudo (reporte cartera por edades).

Responsabilidad Supervisión El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódicamente. Relaciones internas

Relaciones externas

El cargo mantiene relaciones continuas con las áreas de Nomina,

El cargo mantiene relaciones continuas con clientes y proveedores.

Perfil del cargo El Tesorero(a) es la persona encargada de cooperar en las tareas administrativas relacionadas con la operación y manejo de recursos financieros, registro contable y producción de información afín al área, las cuales incluyen entre otras, manejo adecuado de cartera, contacto telefónico con clientes, archivo, correspondencia, pago a proveedores, funcionarios, contratistas, etc. El Coordinador de Tesorería es una persona de entera confianza hacia la gerencia y los directivos, toda vez que maneja uno de los recursos más preciados para la compañía y se relacionará directamente con los clientes, tendrá a su disposición el cobro de facturas, la entrega de pagos hacia terceros y la elaboración de presupuestos financieros. Educación Experiencia Técnico en gestión contable y Un (1) año de experiencia continua financiera. de carácter operativo y analítico. Conocimientos En Habilidad Para Técnicas administrativas. Verificar informes contables. Manejo de dinero. Realizar cálculos numéricos. Sistemas operativos. (Paquetes contables) Destrezas En Manejo del software y hardware de computadora Manejo de proveedores y clientes

AUDITORIA INTERNA Objetivo General Evaluar el cumplimiento de la gestión en políticas, procedimientos y regulaciones y todo relacionado al cumplimiento de los objetivos. Funciones, Actividades Y/O Tareas El Coordinador de Auditoría Interna es una persona que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a la dirección. El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de otros más específicos como los siguientes  Verificar la confiabilidad o grado  Evaluar de forma relativamente de razonabilidad de la información independiente los sistemas de contable, generada en los diferentes organización y de administración. niveles de la organización, como  Realizar una evaluación global y revisión de: nómina, liquidación de objetiva de los problemas de la prestaciones sociales, vacaciones y empresa, que generalmente suelen ser seguridad social previas al pago. interpretados de una manera parcial  Vigilar el buen funcionamiento por los departamentos afectados. del sistema de control interno (lo cual  Poner a disposición de la implica su relevamiento y evaluación), dirección un profundo conocimiento de tanto el sistema de control interno las operaciones de la empresa, contable como el operativo. proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y  Realizar seguimiento a los financieros. desembolsos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán  Tanto en la realización del obligaciones sin autorización de la examen como en la preparación del Gerencia, elaboración de arqueo de informe debe mantenerse el debido caja de quienes tienen asignado el rigor profesional. manejo del efectivo.  Planificar el trabajo  Estimular el seguimiento de las adecuadamente ejerciéndose la debida prácticas ordenadas por la gerencia, supervisión por parte de la Revisoría como es el caso de la legalización de Fiscal de la empresa. los viáticos asignados a las personas  Documentar suficiente que han sido autorizadas para prestar información (mediante inspección servicios en lugares distintos a la sede observación, investigación y principal de la empresa y el control y confirmaciones) como fundamento del seguimiento al cobro de viáticos hacia trabajo. el cliente cuando corresponda. Garantizar un plan de autorizaciones,  Promover y evaluar la registros contables y procedimientos seguridad, la calidad y la mejora adecuados que proporcionen un buen continua de las áreas en que se tiene control contable sobre el activo y el alcance la Auditoría Interna. pasivo, los ingresos y los gastos. El auditor debe mantener una actitud mental independiente. Figura 7. Funciones cargo de auditoria interna. Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

4.3 POLÍTICAS CONTABLES

A continuación se detallan las principales políticas contables que la empresa estima con la información que dispone, serán utilizadas para la preparación de sus estados financieros. Estas conclusiones tienen el carácter de preliminar, por lo cual podrían ser modificadas: Bases de presentación Los estados financieros serán preparados de acuerdo al régimen contable Colombiano establecido por el Decreto Reglamentario 2649 de 1993 y en concordancia con las leyes 145 de 1960 y 43 de 1990. Sus registros se aplican de acuerdo al PUC (Plan único de cuentas) Moneda funcional y de presentación Las partidas incluidas en los estados financieros de la Compañía se valoran utilizando la moneda del entorno económico principal en que la entidad opera (moneda funcional). La moneda funcional de Calaires S.A.S es el Peso Colombiano, que constituye además la moneda de presentación de los estados financieros. Transacciones y saldos Las transacciones en moneda extranjera se convierten a la moneda funcional utilizando los tipos de cambio vigentes en las fechas de las transacciones. Las pérdidas y ganancias en moneda extranjera que resultan de la liquidación de estas transacciones y de la conversión a los tipos de cambio de cierre de los activos y pasivos monetarios denominados en moneda extranjera, se reconocen en el estado de resultados Efectivo y equivalentes al efectivo El efectivo y equivalentes al efectivo incluyen el efectivo en caja, los depósitos a plazo en entidades de crédito, otras inversiones a corto plazo de gran liquidez con un vencimiento original de tres meses o menos y los sobregiros bancarios. En el balance de situación, los sobregiros se clasifican como recursos de terceros en el pasivo corriente.

Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar Las cuentas comerciales a cobrar se reconocen por su valor razonable (valor nominal que incluye un interés implícito). Se registran a valor nominal, debido a que los plazos de recuperación de las cuentas por cobrar son bajos y la diferencia entre el valor nominal y el valor justo no es significativa. Se establece una provisión para pérdidas por deterioro de cuentas comerciales a cobrar cuando existe evidencia objetiva de que la empresa no será capaz de cobrar todos los importes que se le adeudan de acuerdo con los términos originales de las cuentas por cobrar. Efectivo y equivalentes al efectivo El efectivo y equivalentes al efectivo incluyen el efectivo en caja, los depósitos a plazo en entidades de crédito, otras inversiones a corto plazo de gran liquidez con un vencimiento original de tres meses o menos y los sobregiros bancarios. En el balance de situación, los sobregiros se clasifican como recursos de terceros en el pasivo corriente. Existencias Las existencias se valorizan a su costo o a su valor neto realizable, el menor de los dos. El costo se determina por el método costo medio ponderado (PMP). El costo de los productos terminados incluye los costos relacionados directamente con la producción, así como también todos aquellos costos indirectos, fijos y variables de producción. La asignación de los costos indirectos de producción se efectúa sobre la base de la capacidad normal de la planta. Propiedades, plantas y equipos Los elementos de propiedad, plantas y equipos están expuestos, tanto en su reconocimiento inicial como en su medición subsecuente, a su costo histórico menos la correspondiente depreciación. Los costos posteriores (reemplazo de componentes, mejoras, ampliaciones, crecimientos, etc.) se incluyen en el valor del activo inicial o se reconocen como un activo separado, sólo cuando es probable que los beneficios económicos futuros asociados con los elementos del activo fijo vayan a fluir a la empresa y el costo del elemento pueda determinarse de forma fiable. El valor del componente

sustituido se da de baja contablemente. El resto de reparaciones y mantenciones se cargan en el resultado del ejercicio en el que se incurren. La depreciación de los activos fijos Se calcula usando el método lineal para asignar sus costos a sus valores residuales sobre sus vidas útiles técnicas estimadas. El valor residual y la vida útil de los activos se revisan, y ajustan si es necesario, en cada cierre de balance. Cuando el valor de un activo es superior a su importe recuperable estimado, su valor se reduce de forma inmediata hasta su importe recuperable. Las pérdidas y ganancias por la venta de activo fijo, se calculan comparando los ingresos obtenidos con el valor en libros y se incluyen en el estado de resultados.

Activos intangibles Programas informáticos Las licencias para programas informáticos adquiridas, se capitalizan sobre la base de los costos en que se ha incurrido para adquirirlas y prepararlas para usar el programa específico. Estos costos se amortizan durante sus vidas útiles estimadas. Obligaciones con bancos e instituciones financieras Las obligaciones con bancos e instituciones financieras se reconocen, inicialmente, por su valor razonable, netos de los costos en que se haya incurrido en la transacción. Posteriormente, los recursos de terceros se valorizan por su costo amortizado; cualquier diferencia entre los fondos obtenidos (netos de los costos necesarios Para su obtención y el valor de reembolso, se reconoce en el estado de resultados durante la vida de la deuda de acuerdo con el método del tipo de

interés efectivo. El método de interés efectivo consistente en aplicar la tasa de mercado de referencia para deudas de similares Proveedores Los proveedores se reconocen inicialmente a su valor razonable y posteriormente se valoran por su costo amortizado utilizando el método del tipo de interés efectivo. Impuesto a la renta e impuestos diferidos Los impuestos diferidos se calculan, de acuerdo con el método del pasivo, sobre las diferencias que surgen entre las bases fiscales de los activos y pasivos y sus importes en libros en las cuentas anuales consolidadas. El impuesto diferido se determina usando tasas impositivos (y leyes) aprobados o a punto de aprobar se en la fecha del balance y que se espera aplicar cuando el correspondiente activo por impuesto diferido se realice o el pasivo por impuesto diferido se liquide. Beneficios a los empleados Vacaciones del personal La Compañía reconoce un gasto por vacaciones del personal mediante el método del devengo. Este beneficio corresponde a todo el personal de rol general y equivale a un importe fijo según los contratos particulares de cada trabajador. Este beneficio es registrado a su valor nominal. Capital social El capital social está representado por acciones ordinarias. Los costos incrementales directamente atribuibles a la emisión de nuevas acciones se presentan en el patrimonio neto como una deducción, neta de impuestos, de los ingresos obtenidos. Los dividendos sobre acciones ordinarias se reconocen como menor valor del

Patrimonio.

4.4 POLÍTICAS ESTABLECIDAS PARA RELACIONADOS CON EL ÁREA CONTABLE

LOS

PROCEDIMIENTOS

Políticas para el procedimiento de causación compra de materia prima 1. El tiempo establecido para entregar las facturas de compra de materia prima es el siguiente (Véase la Tabla 4). Tabla 4. Fechas cierre de facturación materia prima MES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

DIA 29 26 27 26 27 25 29 28 26 28 27 26

Fuente. Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

1. No se aceptaran remisiones, recibos de caja menor, cotizaciones, etc. por compra de materiales. 2. Si es régimen simplificado se debe realizar el documento equivalente con su RUT. 3. Todo nuevo proveedor debe adjuntar el RUT.

4. Toda factura debe contener los siguientes datos: a. b. c. d. e. f. g. h.

Fecha de facturación Nombre, Nit, dirección y teléfono del proveedor Nombre, Nit, dirección y teléfono del comprador Número de la factura Resolución de facturación vigente Detalle de la compra o servicio Valor total Régimen tributario, tarifa Ica. Tarifa cree.

5. Todas las facturas deben venir con la firma de autorización del Jefe de taller, centro de costo, orden de servicio y con su respectivo sello de causado. 6. Si son facturas mayores a $500.000 deben ser autorizadas por el Gerente General. 7. No se recibirán facturas que no correspondan al periodo. 8. La persona responsable de la compra de material y de la solicitud del dinero será el responsable de almacén. Políticas para el procedimiento causación gastos 1. El tiempo establecido para entregar las facturas de gastos es el siguiente (Véase la tabla 5)

Tabla 5. Fechas cierre de facturación de gastos MES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

DIA 29 26 27 26 27 25

Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

29 28 26 28 27 26

Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

2. No se aceptaran remisiones, recibos de caja menor, etc. Para causación de gastos fijos y variables. 3. Si es régimen simplificado se debe realizar el documento equivalente con su Rut 4. Todo nuevo proveedor debe adjuntar el Rut.

5. Toda factura debe contener los siguientes datos: a) b) c) d) e) f) g) h)

1. Todas las facturas deben venir con la firma responsable de la compra, centro de costo. 2. Si son facturas mayores a $500.000 deben ser autorizadas por Gerencia. 3. No se recibirán facturas que no correspondan al periodo.

Políticas para el procedimiento de cuentas por pagar 1. Los pagos a proveedores se realizara todos viernes de 3pm a 5 pm. 2. Todos los pagos deben ser listos el día anterior. 3. Los términos de pago a proveedores son de 30 días. 4. Toda factura se cancelara en original. 5. Se entregaran los pagos a proveedores con sello. 6. La forma de pago es a través de transferencia o cheque, para lo cual los proveedores deben autorizar un número de cuenta. 7. No se realiza pago a proveedores en efectivo.

Políticas para el procedimiento para la solicitud y legalización de anticipos 1. No se entregara ningún anticipo sin haber legalizado el anterior. 2. No se realizara anticipos si no están autorizados por Gerencia.

3. Los anticipos se deberán legalizar durante los 3 días hábiles.

4. La solicitud del anticipo debe solicitarse por correo electrónico dirigido a gerencia y tesorería.

5. Cuando no se utilice el anticipo se deberá reintegrar de inmediato.

6. Los anticipos son responsabilidad de la persona que los solicita.

7. Los gastos deben pertenecer al periodo solicitado del anticipo y a nombre de Calaires SAS Nit 860.525.232-6 soportados con los respectivos comprobantes o facturas.

8. Los anticipos deben estar firmados por el jefe inmediato al cual se le otorgo el pago, con excepción del gerente general.

9. No se tendrá en cuenta facturas enmendadas, tachadas, rotas, etc. y será responsabilidad de la persona que lo solicito.

10. Los comprobantes deben cumplir con los requisitos fiscales: a.originales b.Fecha de facturación c. Nombre, Nit, dirección y teléfono del proveedor d.Nombre, Nit, dirección y teléfono del comprador e.Consecutivo de facturación f. Resolución de facturación vigente g. Detalle de la compra o servicio h.Valor total i. Régimen tributario, tarifa Ica y tarifa cree.

Políticas para el procedimiento para la solicitud y legalización de viáticos 1. No se realizara anticipos de viáticos si no están autorizados por Gerencia.

2. No se entregara ningún anticipo de viáticos sin haber legalizado el anterior solo en caso contrario de solicitar un anticipo de viáticos para el mismo viaje.

3. Los viáticos se deberán legalizar durante los 5 días hábiles.

4. La solicitud de viáticos debe solicitarse por correo electrónico dirigido a gerencia y tesorería.

5. Cuando no se utilice el viático se deberá reintegrar el dinero inmediato.

6. Los viáticos son responsabilidad del empleado que viaja y su jefe inmediato.

7. Los gastos deben pertenecer al periodo solicitado del viatico y a nombre de Calaires SAS Nit 860.525.232-6 soportados con los respectivos comprobantes o facturas.

8. Los viáticos deben estar firmados por el jefe inmediato al cual se le otorgo el pago, con excepción del gerente general.

9. No se tendrá en cuenta facturas enmendadas, tachadas etc. y será responsabilidad del empleado que solicito el viatico y viajo. 10. Los comprobantes deben cumplir con los requisitos fiscales: a.originales b.Fecha de facturación c. Nombre, Nit, dirección y teléfono del proveedor d.Nombre, Nit, dirección y teléfono del comprador e.Consecutivo de facturación f. Resolución de facturación vigente g. Detalle de la compra o servicio h.Valor total i. Régimen tributario, tarifa Ica y tarifa cree.

11. En el caso de viáticos deben venir con el consecutivo que se generó para el viático ejemplo: VC-001, VC-002.

12. Todos los viáticos deben ser legalizados en el formato de viáticos. Políticas para el procedimiento de nomina 1. La nómina será responsabilidad del área de Gestión Humana, será responsable de informar por escrito el monto de las nóminas. 2. La nómina será realizada por Gestión Humana en el sistema contable Novasoft y será descargada al módulo de contabilidad por Gestión Humana. 69

3. El pago de nómina será quincenal (15 y 30 de cada mes). 4. Las novedades deben ser autorizadas y soportadas por el jefe inmediato de cada área. 5. La nómina será entregada a contabilidad un día antes del pago. 6. Todos los pagos a empleados se harán por transferencia. Políticas para el procedimiento de reembolso caja menor 1. Toda entrega de dineros de caja menor, debe estar respaldada por un documento debidamente firmado por el beneficiario del pago donde conste la compra, el valor y el Nit o la cédula de ciudadanía, o en su defecto la factura original del bien o servicio que se compró por caja menor; sin enmendaduras. 2. Toda compra que se realice por caja menor, debe tener la autorización del Jefe Inmediato.

3. En el evento que sea necesario vales provisionales, estos también deben contener fecha, Valor entregado, nombre del beneficiario, destino del dinero. Al recibir del beneficiario del vale provisional, la factura original, el vale provisional debe ser destruido en presencia del beneficiario. Los comprobantes deben cumplir con los requisitos fiscales: a. b. c. d. e. f. g. h. i.

originales Fecha de facturación Nombre, Nit, dirección y teléfono del proveedor Nombre, Nit, dirección y teléfono del comprador Número de la factura Resolución de facturación vigente Detalle de la compra o servicio Valor total Régimen tributario, tarifa Ica. Tarifa cree.

4. El provisional tendrá una validez no mayor a dos (2) días, en el caso que no sea legalizado estos provisionales no se tomaran como dinero o gasto en el momento del arqueo. 5. Está totalmente prohibido préstamos personales por caja menor y cambio de dinero; los fondos de caja menor no podrán ser utilizados para efectuar préstamos personales a funcionarios de la entidad o ajenos a ella. En la caja menor no deberá guardarse dineros de los responsables. 6. Cuando se haya agotado el fondo en un 50%, se debe proceder a solicitar el reembolso. 7. Los documentos soportes para efectos del reembolso, deben presentarse debidamente Archivados y pegados en hojas de reciclaje por ambas caras con las respectivas firmas de autorización y centros de costos en una relación de todos los soportes entregados para el Reembolso.

8. El dinero de caja menor deberá guardarse en caja de seguridad junto con los vales. 9. Definitivos, provisionales, y facturas no debe retirarse de la oficina. El funcionario debe tomar todas las precauciones necesarias para velar por su custodia cuando no se encuentre en la oficina. 10. No se autorizarán pagos que no cumplan con los siguientes requisitos: a. Concepto y fecha del gasto claramente definida, firma y documento de identificación o Nit del beneficiario, firma de autorización jefe inmediato y centros de costos. b. Las facturas no deben tener enmendaduras, tachones, ni ser remisiones, ni cotizaciones. c. En el evento de que los fondos no coincidan con los recibos y el efectivo; los excesos serán enviados a caja mayor, y en caso contrario el funcionario encargado del manejo de la caja los debe reintegrar inmediatamente o dará permiso para ser descontado de la siguiente nomina sin perjuicio de las sanciones que ello acarrea.

Políticas para el procedimiento de cuentas por cobrar 1. Todo pago realizado con cheque debe ir a nombre de Calaires SAS 2. Todo pago realizado en efectivo debe ser entregado a caja mayor inmediato con su respectivo cheque. 3. Las facturas de venta tendrán como máximo 30 días después de la expedición de la factura para ser cancelada. 4.5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS CON EL ÁREA CONTABLE De acuerdo al plan de trabajo del área contable, se destacan las principales actividades relacionadas con la operación directa de Calaires SAS y relacionadas con el área de contabilidad. Proceso de causación compra de materia prima Calaires SAS (Véase Figura 8)

Figura 8. Flujograma para el proceso de causacion compra de materia prima Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

La figura 9, muestra el procedimiento de causación compra de materia prima.

CONTRO FECHA: L:2014MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 001 PROCEDIMIENTO DE CAUSACION COMPRA DE MATERIA PRIMA CALAIRES SAS INFORMACION DEL PROCEDIMIENTOS

Objetivo: Alcance:

Registrar y controlar de manera oportuna las compras de inventario y/o material Área: Contable Abarcar las obligaciones que contrae la entidad desde el momento de la compra de materiales, hasta el momento de su causación

RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Cargo: Almacenista. Área: Cargo: Jefe de Almacén. Área: Coordinador Administrativo. Cargo: Área: Analista Cargo: contable. Área: Cargo: Tesorero. Área:

Almacén. Almacén. Administración. Contable. Contable.

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE ACTIVIDAD 1) Recibe y revisa la mercancía contra la factura de compra y orden de compra colocando su firma como aprobada.

ALMACENISTA

2) Se ingresa la factura de compra al sistema contable NOVASOFT –EMPRESARIAL en el módulo de compras descargándola automáticamente a contabilidad, la factura que se causa debe tener el sello de contabilizado que nos indica las retenciones practicadas a las facturas.

3) Todas las facturas de compra de material JEFE DE ALMACEN deben ser autorizadas por el jefe de taller, con Y/O COORDINADOR su respectivo centro de costo y orden de trabajo. ADMINISTRATIVO Después debe ser dirigida a contabilidad.

5) Si la facturación es mayor de $500.000 debe ser autorizada por Gerente general para su pago. Luego son dirigidas a contabilidad. 6) Se verifica si la factura de compra cumple con las condiciones: a. Sus respetivas firmas, centro de y ANALISTA CONTABLE costo orden de trabajo

c. b. d. Resolució Fecha Retencione n de de s facturació compra practicadas n

7) Si la factura de compras no cumple con las condiciones se hará devolución al almacén 8 Luego de verificar las facturas de compra se escanean para guardar en el archivo digital. TESORERO

9) Verifica su fecha de pago y hace su respectiva programación.

FIRMAS RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO.-

Almacenista

Jefe de Almacén

Coordinador administrativo

(nombre)

Analista contable Tesorero

Gerente General

(nombre) (nombre) Version:2014-001

(nombre)

Figura 9. Procedimiento de causación compra de materia prima Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Proceso causacion de gastos fijos Calaires SAS. (Véase Figura 10)

Figura 10. Flujograma de proceso causacion de gastos fijos Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

La figura 11, Muestra el procedimiento de causacion Gastos Fijos – Calaires SAS

FECHA:

CONTROL:2014002

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE CAUSACION GASTOS FIJOS CALAIRES SAS

INFORMACION DEL PROCESO Registrar todos los gastos oportunamente que generen por la compra de un bien y/o Objetivo: prestación de servicio Área: Contable Comprende la causación de todos los gastos fijos y variables de Alcance: Calaires SAS. RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO Analista Cargo: contable Área: Contable Cargo: Tesorero Área: Contable DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

ACTIVIDAD 1. Recibe y revisa la factura de compras (gastos fijos y variables). 2. Verifica si la factura de compra cumple con las condiciones: a. Sus respetivas firmas, centro de costo y orden de trabajo

ANALISTA CONTABLE

b. Fecha de compra

c. d. Resoluciรณn Retenciones de practicadas facturaciรณn

3. Si la factura de compras no cumple con las condiciones se harรก devoluciรณn al รกrea responsable. 4. Se ingresa la factura de compra al sistema contable NOVASOFT โ EMPRESARIAL en el mรณdulo de cuentas por pagar descargรกndola automรกticamente a contabilidad, la factura que se causa debe tener el sello de contabilizado que nos indica las retenciones practicadas a las facturas. 5. Todas las facturas de compra o gastos fijos deben ser autorizadas por los jefes responsables de cada รกrea, con su respectivo centro de costo.

TESORERO

6. Verifica su fecha de pago y hace su respectiva programaciรณn.

FIRMAS RESPONSABLES DEL PROCESO

Analista contable

Tesorero

(nombre) (nombre) Version:2014-001

Gerente General (nombre)

Figura 11. Procedimiento de causacion Gastos Fijos Calaires SAS Fuente: Elaboraciรณn Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Proceso de cuenta por pagar Calaires SAS (Véase Figura 12)

Figura 12. Flujograma del proceso de cuentas por pagar Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

La figura 13, Muestra el procedimiento de cuentas por pagar Calaires SAS.

FECHA:

CONTROL:2014003

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO CUENTAS POR PAGAR CALAIRES SAS

INFORMACION DEL PROCEDIMIENTO Registrar, administrar y controlar de manera oportuna, el pago de las obligaciones por la compra y/o prestación de un Objetivo: Área: Contable servicio. Inicia desde la recepción del documento a tesorería del bien y/o prestación de un servicio hasta el pago de la obligación, Alcance: y comprende todas las cuentas por pagar. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Cargo: Tesorero Área: Contable Cargo: Gerente Área: Gerencia General Analista Cargo: contable Área: Contable DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 77

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

TESORERO

1. Recibe y verifica fecha de pago 2. Se dirige las facturas a gerencia para su autorización de pago.

GERENCIA

3. Si no se autoriza el pago por gerencia estas quedaran pendiente para el próximo pago de proveedores. 4. Si se autoriza el pago se confirma el medio de pago (cheque-transferencia) 5. Realizara el egreso según el medio de pago

TESORERO

b. Si es transferencia a. si es se realizara cheque se el egreso y firmara por se imprimirá gerencia la transferencia por detrás

ANALISTA CONTABLE

6. Verifica si el egreso está autorizado por gerencia y entrega el dinero.

c. Si el pago se hace en efectivo el egreso debe ser firmado por gerencia para su pago.

7. Realiza la entrega a recepción para el pago de proveedores

TESORERO FIRMAS RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO

Tesorero

Gerente General

(nombre) (nombre) Version:2014-001

Analista contable (nombre)

Figura No 13. Procedimiento cuentas por pagar Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Proceso de solicitud de anticipos Calaires SAS (Véase Figura 14)

Figura No 14. Proceso solicitud anticipos de varios Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Proceso de legalización de anticipos Calaires SAS. (Véase Figura 15)

Figura No15. Proceso para la legalización de anticipos Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

En la Figura 16, Se muestra el procedimiento para la solicitud y legalización de anticipos.

CONTROL:2014004 LEGALIZACION DE

FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD ANTICIPOS CALAIRES SAS

INFORMACION DEL PROCEDIMIENTO Reglamentar la solicitud del dinero entregado inicialmente al empleado, para la ejecución de actividades, el pago de compras y/o servicios, garantizando el pago oportuno del anticipo y la Objetivo: legalización del mismo. Área: Contable Abarca las relaciones con proveedores y empleados, que requieran el pago anticipado para efectuar adquisiciones en Alcance: actividades relacionadas a la compañía. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Cargo: Tesorero Área: Contable Cargo: Gerente Área: Gerencia General Analista Cargo: contable Área: Contable DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Autoriza el pago del anticipo y confirma el medio de pago (efectivo-transferencia-cheque). GERENCIA 2. Realizara el egreso según el medio de pago

TESORERO ANALISTA CONTABLE TESORERO ANALISTA CONTABLE ANALISTA CONTABLE

a. Si es transferencia se b. si el pago se hace en realizara el egreso y se efectivo el egreso debe ser imprimirá la firmado por gerencia para su transferencia por detrás pago. 3. Verifica si el egreso está autorizado por gerencia y entrega el dinero. 4. Entrega el dinero al proveedor o empleado. 5. Recibe y revisa la factura contra el anticipo. 6.Verifica si la factura de compra cumple con las condiciones:

a. Sus respetivas firmas, centro de costo y orden de trabajo

b. Fecha de compra

c. Resoluciรณn d. Retenciones practicadas de facturaciรณn

7. Si la factura de compras no cumple con las condiciones se harรก devoluciรณn al รกrea responsable. 8. Se ingresa la factura de compra al sistema contable NOVASOFT โ EMPRESARIAL en el mรณdulo de cuentas por pagar descargรกndola automรกticamente a contabilidad, la factura que se causa debe tener el sello de contabilizado que nos indica las retenciones practicadas a las facturas. 9. Todas las facturas de compra o gastos fijos deben ser autorizadas por los jefes responsables de cada รกrea, con su respectivo centro de costo. 10. Luego de causar las facturas de compra se escanean para guardar en el archivo digital. 11. Archiva la factura en el anticipo correspondiente. FIRMAS RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO Tesorero

Gerente General

(nombre) (nombre) Version:2014-001

Analista contable (nombre)

Figura No 16. Procedimiento para la solicitud y legalizaciรณn de anticipos en Calaires SAS Fuente: Elaboraciรณn Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Proceso solicitud de viáticos Calaires SAS (Véase Figura 17)

Figura No 17. Proceso solitud viaticos Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Proceso legalización viaticos Calaires SAS (Véase Figura 18)

Figura No 18. Flujograma Legalizacion Viaticos Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

En la Figura 19. Se muestra el procedimiento para la solicitud y legalización de viaticos Calaires SAS.

CONTROL:2014 -005 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y LEGALIZACION DE VIATICOS CALAIRES SAS INFORMACION DEL PROCESO Establecer los lineamientos para el otorgamiento de viáticos, así como para la rendición o legalización de gastos que realicen los empleados Objetivo: Área: Contable de Calaires SAS. Se aplicara a todos los empleados de Calaires SAS, que realicen actividades específicas fuera de la compañía. Alcance: RESPONSABLE DEL PROCESO Cargo: Tesorero Área: Contable Cargo: Analista contable Área: Contable Cargo: Auditoria Interna Área: Contable Cargo: Gerente Área: Gerencia General Analista gestión Cargo: humana Área: Gestión Humana DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Autoriza el pago del anticipo del viatico y confirma el medio de pago (efectivotransferencia-cheque). 2. Realiza el egreso según el medio de pago: a. Si es GERENCIA transferencia se b. Si el pago se hace en realizara el efectivo el egreso debe egreso y se ser firmado por gerencia imprimirá la para su pago. transferencia por detrás. 3. Verifica si el egreso está autorizado por ANALISTA CONTABLE gerencia y entrega el dinero. 4. Entrega el dinero al empleado. 5. Revisa y verifica causa los viáticos según AUDITORIA INTERNA soportes. FECHA:

ANALISTA CONTABLE

6. Si los viáticos no son correctos se hará la devolución al área responsable.

7. Si el viático esta correcto se causara en el sistema contable NOVASOFTEMPRESARIAL modulo contabilidad. 8. Si la legalización tiene saldo a favor del empleado tesorería hará la devolución del TESORERO dinero con autorización por correo de auditoría interna. 9. Si la legalización tiene saldo a favor de la ANALISTA GESTION empresa Gestión Humana hará el HUMANA respectivo descuento con autorización por correo electrónico de auditoría interna. 10. Si la legalización tiene saldo a favor de la empresa y el empleado entrega el dinero el Coordinador contable y/o analista contable reintegrara el dinero a caja mayor ANALISTA CONTABLE autorizado por auditoría interna. FIRMAS RESPONSABLES DEL PROCESO

Gerente

Tesorero

General

(nombre)

Analista contable (nombre)

Analista de gestión Humana Auditoria interna (nombre) (nombre) (nombre) Figura 19. Procedimiento para la solicitud y legalización de viaticos Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Proceso de nómina Calaires SAS (Véase Figura 20)

Figura 20. Proceso de Nomina Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

. En la Figura 21. Se muestra el procedimiento de nómina – Calaires SAS.

FECHA:

CONTROL:2014006

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE NOMINA CALAIRES SAS INFORMACION DEL PROCEDIMIENTO Verificar y realizar el pago de los salarios en un tiempo establecido, así como el de las prestaciones sociales, seguridad social y parafiscal de los empleados de Objetivo: Calaires SAS. Área: Contable El procedimiento comprende desde el reporte de las novedades de personal, hasta el pago a los empleados, aportes de seguridad Alcance: social y parafiscal. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Cargo: Tesorero Área: Contable Auditoria Cargo: Interna Área: Contable Cargo: Gerente Área: Gerencia General Analista gestión Cargo: Área: Gestión Humana humana 85

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIETO RESPONSABLE ACTIVIDAD 1. Verificara novedades y las ingresa al sistema ANALISTA GESTION contable NOVASOFT –EMPRESARIAL modulo HUMANA nómina. 2. Revisa la nómina según soportes de AUDITORIA INTERNA novedades y autoriza el pago y su descarga al módulo de contabilidad. GERENCIA

3. Verifica y autoriza según medio de pago

b. Si es transferencia c. Si el pago se hace se realizara el en efectivo el egreso egreso y se debe ser firmado por imprimirá la gerencia para su TESORERO transferencia pago. por detrás 4. Realiza el egreso e imprime por detrás la transferencia de los pagos. FIRMAS RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO a. si es cheque se firmara por gerencia

Tesorero (nombre)

Gerente General (nombre)

Analista Gestión Humana (nombre) (nombre)

Auditoria Interna (nombre)

(nombre)

Figura 21. Procedimiento de nómina Calaires SAS. Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Proceso De Reembolso De Caja Menor Calaires SAS (Véase Figura 22)

Figura 22. Proceso de reembolso de caja menor Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

En la figura 23, Se muestra el procedimiento de reembolso caja menor Calaires SAS.

FECHA CONTROL:2014 : -007 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO CAJA MENOR CALAIRES SAS INFORMACION DEL PROCEDIMIENTO Estipular un procedimiento para la apertura, desembolso, legalización y control del dinero disponible para los gastos Objetivo: menores de Calaires SAS. Área: Contable Inicia desde la solicitud de reembolso de caja menor hasta el momento de legalización y formalización del gasto, y se aplicara a las compras y gastos efectuados menores a un Alcance: monto específico ($100.000). RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO Cargo: Tesorero Área: Contable Cargo: Auditoria Interna Área: Contable Cargo: Analista contable Área: Contable DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE ACTIVIDAD

AREA ENCARGADA

1. Realiza el reembolso de caja menor

2. Revisa y verifica el reembolso de caja menor según soportes. 3. Verifica si la factura de compra cumple con las condiciones: a. Sus respetiva b. c. s firmas, Fecha Resolució AUDITORIA INTERNA d. Retenciones centro de de n de practicadas costo y compr facturació orden de a n trabajo 4. Si el reembolso de caja menor no es correcto se hará la devolución al área responsable. 5. Si el reembolso de caja menor esta correcto se causara en el sistema contable NOVASOFT-EMPRESARIAL modulo ANALISTA CONTABLE contabilidad. GERENCIA 6. Autoriza el pago. 7. Realiza el egreso en el sistema contable TESORERO NOVASOFT –EMPRESARIAL en el módulo de contabilidad. 8. Verifica la firma de autorización para el ANALISTA CONTABLE pago y entrega el dinero. FIRMAS RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO

Responsable caja menor

Gerente General

Auditoria Interna

(nombre)

Analista Analista Gestión contable Humana (nombre)

(nombre)

Version:2014-001 Figura 23. Procedimiento de reembolso caja menor Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

4.6 PLAN DE CONTABILIDAD CALAIRES SAS 4.6.1 Objetivo operacional. Facilitar y garantizar la entrega oportuna de la

información financiera y de impuestos de Calaires SAS, para permitir la toma rápida de decisiones.

4.6.2 Objetivo estratégico y actividades. En la figura 24, se muestran las

principales actividades para el cumplimiento del objetivo operacional del área, así como las actividades a desarrollar para el cumplimiento del mismo. ACTIVIDAD PRINCIPAL

1. Control, revisión y causación de los gastos diarios y demás transacciones a cargo del área contable.

OBJETIVO ESTRATEGICO

Registrar las operaciones conforme a las directrices y procedimientos establecidos por la compañía, hacia el área contable, controlando la recepción de todos los documentos en su forma, contenido y tiempos de entrega, los cuales se ajusten a requisitos legales.

Analizar, verificar, conciliar y depurar cada una de las cuentas del balance por tercero y movimiento versus los informes 2. Control emitidos por las diferentes áreas depuración y y por las entidades involucradas. conciliación de cuentas contables

ACTIVIDADES DESARROLLO

 Establecer tiempos de entrega de documentación para nuestros clientes internos y externos.  Establecer Formatos específicos para el control de los documentos, autorizaciones y responsabilidades.  Realizar análisis y verificación de la información contabilizada en el área. (validación de autorizaciones, revisión de los documentos, soportes y contabilización)  Realizar el seguimiento de las partidas conciliatorias en cada cruce, solicitando los informes, estados de cuenta y/o soportes a cada área o entidad. (extractos bancarios, cartas de confirmación).  Efectuar la entrega y aprobación de conciliaciones y demás informes en los tiempos señalados.

Velar por la correcta y oportuna presentación de la información 3. Elaboración de de carácter tributario y financiero impuestos e a los entes reguladores y usuarios de la información. informes.

Proporcionar y garantizar la presentación oportuna de la información financiera de la empresa para una toma oportuna de decisiones, 4. Presentación reflejando una información de estados depurada, confiable y acorde a la financieros e realidad de los hechos informes. económicos que se desarrollan en la empresa.

El sistema tecnológico – Software debe involucrar de manera integral todos los macro procesos de la empresa, y está orientado hacia la optimización 5. Proceso de de tiempos en el proceso, así como a la reducción de recurso sistematización humano asociado a Calaires SAS, garantizando la eficiencia y oportunidad en los procesos. Figura 24. Objetivo estratégico y actividades Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

 Retroalimentación y actualización de las normas contables, tributarias y financieras.  Revisión de todas las causaciones y respectiva liquidación de sus impuestos y retenciones.  Ejecución de la liquidación de los impuestos y retenciones, de acuerdo a las imputaciones contables previamente registradas.  Aplicar las políticas contables y procedimientos de control que garanticen el cumplimiento de las normas contables y tributarias.  Generar los informes y estados financieros solicitados al área contable (Balance General, Estado de resultados y Flujo de efectivo).  Verificar toda la información financiera, con los informes generados en el área, o demás áreas.  Actualizar el documento de necesidades en el ámbito tecnológico, por parte del área contable de Calaires SAS, y remitirlo al área de sistemas, para que esta sea el canal frente al proveedor.

4.6.3 Matriz de información e informes. a. Entradas de información (Véase

Figura 25)

INFORMACION Almacén

INFORMES

Inventario Base de datos pendiente por facturar Área de ventas Cuentas de cobro de las comisiones Documentos de concesionarios Relación comisiones internas Facturación

de Base de datos

ENTRADAS

Los consecutivos de Informe facturación, facturas facturación anuladas. Nomina

FUENTE Tipo De Fuente Interna

REGULARIDAD Tiempos de Entrega Mensual

Tipo De Tiempos Fuente Entrega Interna

Diario

Interna

Mensual

Tipo de Tiempos Fuente entrega de Interna Mensual

Tipo de Tiempos Fuente entrega

Planillas para realizar el pago de Base de datos nómina, seguridad social y prestaciones.

Interna

Figura 25. Entradas de Información al área contable. Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Mensual

b. Salidas de información (Véase Figura 26)

INFORMACION Gerencia El valor de garantías realizadas a clientes.

INFORMES las Informe garantías los

SALIDAS

El valor de venta y el valor del costo por cada factura de venta. El valor de cada empleados por temporal.

FUENTE Tipo De Fuente de Int ern a

Informe costo de facturación Interna por venta

REGULARIDAD Tiempos de Entrega Mensual

Mensual

Informe de Interna temporales

Mensual

El valor de las Informe de Interna comisiones comisiones pagadas a los vendedores de concesionarios.

Mensual

El valor de los Informe de Interna gastos de gastos de representación representación (comisiones vendedores Calaires SAS y gastos de gerencia).

Mensual

Informe general de la situación financiera de la empresa.

Trimestral Según Requerimiento

Balance General Estado resultados

Interna y Externa de

Figura. No 26. Salidas de Información al área contable. Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

4.6.4 Procesos

Análisis del flujo del proceso El área de contabilidad cuenta con 3 subprocesos (Véase Figura 27), que se consideran los principales para el adecuado funcionamiento financiero de la empresa. a. Elaborar y presentar los estados financieros de la empresa. b. Elaboración y presentación de impuestos nacionales IVA, declaraciones de retención en la fuente, a título de RENTA, ICA, IVA, CREE, así como la elaboración de información exógena nacional y distrital. c. Elaboración y presentación de Informes generales, según requerimientos.

Contabilidad

Estados Financieros

Impuestos

Informes Generales

Figura 27. Análisis del flujo del proceso Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

La presentación de esos informes garantiza hacer una revisión del desarrollo financiero de la empresa y tomar decisiones de manera oportuna y rápida. Factor de éxito Presentación adecuada y a tiempo de toda la información financiera, confiable, objetiva, oportuna y segura.

Costo El cumplimiento de las actividades que se realizan en el are de contabilidad, se desarrollan con un total de 4 funcionarios, entre un auditor interno, un contador, un analista contable y un tesorero. Calidad El área de contabilidad desarrolla políticas para custodiar todos los registros y la información pertinente para poder tomar decisiones, para identificar, medir y comunicar la información económica que permite formular juicios y decidir en determinada situación. De igual manera está encaminada a proporcionar la información financiera de la empresa a las personas y entidades (los administradores de la empresa, los accionistas, el gobierno, las entidades crediticias, los proveedores y empleados) que están autorizadas y que estén interesadas en sus resultados operacionales y en su situación financiera. La información está administrada en las bases de datos, es actualizada de acuerdo a los cambios que se realicen. El programa que utiliza el área de contabilidad es Novasoft que principalmente lo que hace es llevar un registro de las operaciones de la empresa y se lleva de acuerdo a los documentos fuente (facturas, recibos de caja, cheques, entre otros). La realización de informes y de entregas de información es actualizada y verificada, para no tener contratiempos a la hora de revisar el proceso.

4.6.5 Controles sobre los accesos a los recursos o archivos El área contable debe ser muy estricta, porque la información financiera que se maneja, es estrictamente confidencial, solo se da esta clase de información a las personas de la empresa que estén autorizadas y que necesiten algún dato importante.

Es importante para la organización realizar un inventario de la información que maneja el área de contable, y controlar quien debe tener acceso y uso de la información, ya que la información que se maneja en contabilidad es altamente confidencial. Para lo anterior se diseña un control sobre los accesos a los recursos o archivos de información, el cual clasifica el tipo de información que maneja el área contable, calificando el tipo de información y atribuyéndole un valor al activo de información para la empresa tal como se observa en la tabla 6. Tabla 6. Levantamiento de información Inventario Y Clasificación De Activos De Información PROPIEDAD DETALLE Nombre Activo de Información Forma como se reconoce el activo en la Institución Descripción Información adicional que permita identificar de manera única el activo de información o su importancia dentro de la entidad o proceso. Por ejemplo, Información de contratos” Propietario Es la persona, proceso, grupo que tiene la responsabilidad de definir quienes tienen acceso y que pueden hacer con la información y de determinar cuáles son los requisitos para que la misma se salvaguarde ante accesos no autorizados, modificación, pérdida de la confidencialidad o destrucción deliberada y al mismo tiempo de definir que se hace con la información una vez ya no sea requerida y los tiempos de retención asociados a la misma. Custodio Técnico Es la persona o área encargada de administrar y hacer efectivos los controles de seguridad (Toma de copias de seguridad, asignar privilegios de: Acceso, Modificaciones, Borrado) que el propietario de la información ha definido, con base en los controles de seguridad disponibles en el cliente.

TIPO Datos

Aplicaciones Servicios

Tecnología

Instalaciones ACCESO Usuarios

Derechos de Acceso UBICACIÓN Físico

Electrónico

DETALLE Todos aquellos datos (en cualquier formato - físico) que se generan, recogen, gestionan, transmiten y destruyen en la organización. El software que se utiliza para la gestión de la información. Servicios internos, aquellos que una parte de la organización suministra a otra (por ejemplo la gestión administrativa), como los externos, aquellos que la organización suministra a clientes y usuarios (por ejemplo la comercialización de productos). Los equipos utilizados para gestionar la información y las comunicaciones (servidores, PC, teléfonos, impresoras, etc.) Lugares en los que se alojan los sistemas de información (oficinas, edificios, vehículos, etc.) DETALLE Cualquier persona o área que genere, obtenga, transforme, conserve o utilice información de la Institución en papel o en medio digital, físicamente o a través de las redes de datos y los sistemas de información de la empresa. (L) lectura, consulta. (E) escritura, (M) modificación. (B) borrado, eliminación. DETALLE Para este campo de información se debe escribir el nombre del sitio físico en donde se encuentra el activo, esto puede ser el nombre de una oficina, el nombre de un archivo, caja fuerte, escritorio, A-Z, etc. Para este campo de información se debe escribir el recurso en donde se encuentra el activo disponible, esto puede ser el nombre de un servidor de archivos, base de datos, sistema de gestión de documentos, etc.

ATRIBUTOS 96

Activo de información de terceros o de clientes que debe protegerse. Activo de información que debe ser restringido a un número limitado de empleados. Activo de información que debe ser restringido a personas externas. Activo de información que puede ser alterado o comprometido para fraudes o corrupción. Activo de información que es muy crítico para las operaciones internas. Activo de información que es muy crítico para el servicio hacia terceros. Activo de información que ha sido declarado de conocimiento público por parte de la persona con autoridad para hacerlo o por alguna norma jurídica. VALOR DETALLE Confidencialidad Impacto que se tendría si el activo de información fuera accedido por personas no autorizadas. Integridad Impacto que se tendría si la exactitud y estado completo de la información y métodos de procesamiento fuera alterado. Disponibilidad Impacto que se tendría si los usuarios autorizados no tuvieran acceso a los activos de información en el momento que lo requieran. CLASIFICACION Nivel OBSERVACIONES

DETALLE Especificación del activo Publica, de uso interno, restringido, altamente restringido. Otra característica que posea el activo.

Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

4.6.6 Introducción al sistema de información. Elección de tecnología – Control Situación actual Se maneja Novasoft, para la causación y aplicación de pagos de clientes y pagos proveedores. Sin embargo para presentación de informes gerenciales se maneja como herramienta tecnológica Microsoft Office.

Descripción del sistema de información - Sistema contable Novasoft La empresa cuenta con un sistema contable Novasoft versión Empresarial 6, está compuesto por módulos encargados de controlar eficientemente las áreas Administrativa, Financiera y de Recursos Humanos de la empresa, de una manera sencilla y fácil de operar. El sistema contable Novasoft está compuesto por las siguientes aplicaciones:        

Contabilidad fiscal. Contabilidad NIIF. Cuentas por Pagar. Cuentas por Cobrar. Inventarios. Facturación. Nómina. Compras.

Explicación de los Módulos Contabilidad fiscal. En el módulo de contabilidad Fiscal se alimenta a través de la información ingresada de los módulos, también se pueden encontrar base de datos y reportes para lograr un óptimo manejo de la información contable de su empresa.

El Sistema de Contabilidad cuenta con los tipos de documentos necesarios para la clasificación de su información como lo son:         

Facturas Notas Débito Comprobantes de Ingreso Notas Crédito Anticipos Comprobantes de Egreso Comprobantes de Ajustes Comprobantes de Cierres Comprobantes de Diferidos

Dentro de los reportes con que cuenta el sistema, se encuentran (Véase Tabla. 7.) Tabla 7. Descripción de reportes contabilidad DESCRIPCION DE REPORTES Plan de Cuentas Listado Alfabético Terceros, Código Listado General Centro de Costos Listado General Tipo de Documento Auxiliar Contabilidad General Consecutivo Documento General Comprobante Diario General Comprobante Diario por Sucursal Balance de Prueba General Estado de Ganancias y Pérdidas Acumulado Estado de Ganancias y Pérdidas Mensual Estado de Ganancias y Pérdidas Mes – Acumulado Certificado de Retención en la Fuente Certificado de Retención de IVA Certificado de Retención de ICA Libro Oficial Cuenta - Tipo Libro Mayor y Balance Fuente: Sistema contable Novasoft

Contabilidad NIIF. En el módulo de contabilidad NIIF actualmente se encuentra en diseño por parte del proveedor. Cuentas por pagar. En el módulo Cuentas por Pagar, se causa toda la información de los gastos fijos y variables, también encontramos información básica del proveedor. El Sistema de Cuentas por Pagar maneja los siguientes tipos de documentos:

     

Facturas de Compra. Notas Crédito. Comprobante de Egresos. Notas débito. Anticipos de pago. Cheques Posfechados.

Inventario. En el módulo de inventario, se causa todos los ingresos y salidas de material, también encontramos información básica de cada ítem.

Dentro de los procedimientos con que cuenta el sistema para almacenar la información de los ítems están:

El Sistema de Inventarios maneja los siguientes tipos de documentos:        

Saldo inicial. Traslados. Ventas y Compras. Entradas y salidas de mercancía. Inventario Físico. Ajustes por sobrantes y faltantes en unidades. Ajustes por sobrantes o faltantes en pesos. Devoluciones en compras y ventas.

Dentro de los reportes con que cuenta el sistema, se encuentran (Véase la tabla 8) Tabla 8. Descripción de reportes inventarios DESCRIPCION DE REPORTES Listado Ítems Código Listado Grupos Listado Subgrupos Listado Bodegas Listado Vendedores Listado Tipos de Documentos Listado Códigos alternos 100

Listado Validación Consecutivos Listado Clientes - Inventarios Listado Proveedores - Inventarios Listado Sucursales - Inventarios Listado Centro de Costos – Inventarios Listado de Series Listado de Precios Listado Consecutivo de documentos Tipo-Número Listado Consecutivo de documentos Sucursal-Bodega-Tipo-Número Listado Auxiliar Documentos Sucursal Ítem Listado Auxiliar Documentos Ítem Listado Kardex Unidades mensual Sucursal - Bodega Reportes Compras - Devoluciones Reportes Ventas – Devoluciones Balance Unidades Sucursal – Bodega – Ítem Balance Unidades Global por Ítem Fuente: Sistema contable Novasoft

Facturación. En el módulo de inventario, se causa todas las facturas de venta. Este sistema se basa sobre los archivos de movimientos de inventarios para almacenar los pedidos, despachos y facturas.

Este sistema puede realizar una interface con el sistema de Cuentas por Cobrar para generar el documento de factura en dicho programa.

El Sistema maneja los siguientes tipos de documentos:     

Pedidos. Despachos sobre pedidos. Devolución sobre despachos Cotizaciones ventas. Ventas (Factura). 101

 Devolución sobre ventas  Cancelación saldos pedidos Compras. El módulo de compras para utilizar este módulo es indispensable manejarse con el módulo de inventarios. Este sistema puede realizar una interface con el sistema de Cuentas por Pagar para generar el documento de factura en dicho programa.

El Sistema maneja los siguientes tipos de documentos:       

Órdenes de compra. Despachos sobre órdenes de compra. Devolución sobre despachos. Cotizaciones compra. Factura de compra. Devolución sobre compras. Cancelación saldos órdenes de compra.

Nomina. En el módulo de nómina, podemos encontrar información básica de los empleados y el histórico de las nomina anteriores. El Sistema de nómina maneja los siguientes tipos de documentos: Novedades concepto empleado y Novedades empleado concepto.

El sistema de nómina cuenta con los siguientes conceptos de liquidación:             

Salario básico. Auxilio de transporte. Cesantía (Régimen antiguo y ley 50). Retención en la fuente (métodos 1 y 2). Prima. Provisiones. Apropiaciones. Ley 100. Indemnizaciones. Licencias no remuneradas y sanciones. Licencias por enfermedad general y maternidad. Vacaciones disfrutadas y en dinero. Horas extras. 102

Con respecto a los reportes con que cuenta el sistema podemos nombrar algunos de ellos los cuales se describen en la tabla 9. Tabla 9. Descripción de reportes nomina DESCRIPCION DE REPORTES Listados de Autoliquidación de aportes Listado de concepto Listados de empleados Listados de fondos Listado de novedades Listado prima legal y extralegal Planilla de Devengos Sucursal – C.Costo Planilla de Deducciones Sucursal – C.Costo Planilla de Devengos y Deducciones Sucursal – C.Costo Planilla histórica de Devengos Sucursal – C.Costo Planilla histórica de Deducciones Sucursal – C.Costo Planilla histórica de Devengos y Deducciones Sucursal – C.Costo Listado de horas extras Pre nómina Listado de horas extras Histórica Listado de pre nómina por empleado Listado de pre nómina por concepto Listado de pre nómina por centro de costos Apropiaciones de pre nómina por ciudad Total provisiones por mes – C.Costo Total apropiaciones por mes – C.Costo Neto Pagado Formato de Vacaciones Registros de vacaciones Vacaciones pendientes

103

Liquidación contrato Cupón de pago pre nómina Cupón de pago histórico Formato anticipo de cesantías Causación anual de cesantías Bases de liquidación de cesantías Consolidados de Cesantías por sucursal y sucursal-C.Costo Fuente: Sistema contable Novasoft

En la figura 28. Se representa el flujograma del sistema novasoft.

Figura 28. Flujograma sistema novasoft Fuente: Sistema contable Novasoft

4.6.7 Análisis del sistema. En esta área se analizan aspectos tales como:    

Capacidad del sistema Control Accesibilidad de la información Complejidad

104

Capacidad: El sistema posee retrasos entre el momento en que se presenta un evento y el procesamiento de datos asociados con él. Se escalona actividades por tanto el tiempo en terminar tareas es mayor. Control: Se indago y verifico y todos los pasos para realizar un proceso son realizados correctamente. Complejidad: El sistema es fácil de entender y manejar. Programación del área contable En el plan de trabajo, se especifican las actividades que se desarrollaran durante el año, se especifican tiempos de realización y se asignan a las personas que hacen parte del área, son estos funcionarios quienes deben responder por esas tareas puestas; de esta manera se desarrolla a lo largo del año unas acciones encaminadas a cumplir con las metas y objetivos propuestos. De acuerdo a este plan de trabajo y de acuerdo a la división de las tareas y actividades, los funcionarios son evaluados para ver que se cumpla con las funciones por cargo. Dentro del plan de trabajo del área, se encuentran principalmente las siguientes estrategias.  Control revisión y causación de los ingresos y gastos diarios de la compañía de acuerdo a los centros de costos.  Control, depuración y conciliación de cuentas contables.  Elaboración de impuestos e informes.  Presentación de estados financieros e informes.  Proceso de sistematización. Fuerza De Trabajo El organigrama del área contable cuenta con 6 funcionarios, y está definido de la siguiente manera.    

Gerencia Revisor Fiscal Auditoria Contador

105

 Analista contable  Tesorería 4.6.8 Administración de fuerza de trabajo – Ordenes de trabajo Para contabilidad se desarrolló una orden de trabajo, con el fin de describir y especificar las funciones y/o actividades del personal, teniendo en cuenta tiempos para desarrollarlas e indicadores de gestión que permiten evaluar la veracidad de cada una de ellas. En la figura 29, Se muestra la orden de trabajo para el cargo de analista contable.

Elaborado Por: CALAIRES SAS Fecha : 15 Funcionario: No.

5 6

FORMATO Revisado Por: ORDEN DE TRABAJO Aprobado Por: 11 2013

Versión O.T.15.10.13 Cargo: Analista Contable REGULARIDAD INDICADOR DE ENTREGA DE GESTION

DESCRIPCION/ACTIVIDAD Suministra la información contable necesaria a los entes que la requieran sobre la situación financiera de la empresa y de las operaciones que ésta realiza. Dirige, supervisa y controla el proceso contable de las áreas que tengan relación en el desarrollo de las actividades del departamento contable. Verifica, controla y supervisa los comprobantes de ingreso y egreso. Planifica, coordina, controla y ejecuta conjuntamente con el departamento de almacén, un inventario general de los bienes activos del patrimonio, comprobando sus costos, existencia física y su localización. Opera el programa contable para acceder a la información. Elaboración del informe de Garantías de las actividades realizadas.

106

Según Requerimiento

No medible

Según Requerimiento

No medible

Diario

No medible

Anual

No medible

Diario

No medible

Mensual

Medible

11 12 13 14 15 16

18 19

Elaboración del informe de comisiones (indica el valor de las comisiones pagadas a los vendedores de concesionarios). Informe de temporales (indica el valor de cada empleado por la temporal). Registrar y/o contabilizar la documentación contable en la adquisición de bienes o servicios, y su registro contable de las operaciones, distribuyéndolas en los centro de costos correspondientes. Consolidar la documentación contable recibida, llevando un adecuado manejo de la información física, del archivo, su conservación y confidencialidad. Registrar los reembolsos de caja menor de quienes tienen asignados los recursos de dinero en efectivo. Liquidación de Importaciones. Registro de las operaciones con tarjetas de crédito de la compañía. Control, Análisis, depuración y conciliación de las cuentas contables asignadas a su cargo. Archivo digital de las compras, costos y gastos de las compañías para revisión de impuestos. Interpretar y coordinar la implementación de los de informes requeridos por el contador. Clasificar, preparar, registrar cuentas, facturas y otros documentos en el Software contable, de acuerdo con los procedimientos fijados en la empresa. Realizar Backus digital de las facturas de compras para uso y control interno. Realizar las causaciones de los gastos fijos y variables del mes.

107

||Mensual

Medible

Mensual

Medible

Diario

Medible

Bimensual

Medible

Según Requerimiento

Medible

Mensual

Medible

Diario

No Medible

Quincenal

Medible

Mensual

Medible

Según Requerimiento

No medible

Diario

No medible

Semestral

No medible

Diario

Medible

20 21 22 23 24 25 26

Realizar los ajustes o reclasificaciones necesarias mediante las notas de contabilidad. Brindar la información requerida por el contador, revisor(a), gerencia.

Según Requerimiento

No medible

Según Requerimiento

No medible

Recopilación de documentos para Según solicitud de crédito ante los Bancos. Requerimiento Manejo y administración de la caja Según mayor. Requerimiento Participar en el conteo físico de inventarios, con el fin de ajustar el Según inventario en unidades o valores. Requerimiento Atender a las inquietudes de los Según Clientes. Requerimiento Dar apoyo a tareas específicas por instrucción del jefe inmediato, en Según picos de trabajo. Requerimiento

Figura 29. Orden de trabajo – Analista contable Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

No medible No medible No medible Medible No medible

4.6.9 Medición del trabajo – indicadores de gestión. El área de contabilidad tiene como responsabilidad cumplir con las metas y objetivos propuestos durante el año, para lograr hacer una medición razonable, se proyecta desarrollar y aplicar indicadores de gestión en el plan de trabajo. Estos indicadores permiten evaluar el cumplimiento y obligación que tenga el área de contabilidad como los funcionarios que pertenecen a la misma.

En la Figura 30. Se aprecia que procesos son medibles y para los cuales se plantean fórmulas que hacen medibles la gestión de cada actividad.

Indicadores de Gestión Proceso y/o Actividad Registrar y/o contabilizar la documentación contable en la adquisición de bienes o servicios, y su registro contable de las operaciones, distribuyéndolas en los centro de costos correspondientes.

Formula

(Doc. Totales Digitados - Doc. Corregidos) Doc. Totales Digitados

108

Registrar los reembolsos de caja menor de quienes tienen asignados los recursos de dinero en efectivo. Registro de las operaciones con tarjetas de crédito de la compañía. Archivo digital de las compras, costos y gastos de las compañías para revisión de impuestos. Realizar las causaciones de los gastos fijos y variables del mes. Atender a las inquietudes de los Clientes.

No. De registros contable de caja menor Total reembolsos de caja menor

(Ope. registradas de tarjetas de crédito - Ope. corregidas) Total Operaciones de tarjetas de crédito No. de compras, costos y gastos digitalizados Total de compras costos y gastos (Gastos fijos y variables - Doc. Corregidos ) Total gastos Fijos y variables Cantidad de solicitudes atendidas Total de solicitudes recibidas

Realizar el pago de los reembolsos.

Cantidad de Reembolsos pagados Cantidad de reembolsos autorizados para pago

Elaboración de Conciliaciones bancarias.

No. De conciliaciones realizadas y aprobadas No. Total de cuentas bancarias

Registro de transferencias bancarias.

Cantidad de registros de trasferencia contables Total de transferencias bancarias

Registro de comprobantes de ingresos y egresos.

Comprob. De ingresos y egresos - Comprob. Corregidos Total Comprobantes de ingresos y egresos digitados

Preparación de comprobantes de egreso por anticipos aprobados por la gerencia. Entrega de recibos de caja de manera consecutiva al cierre, con su respectivo informe de recaudo (reporte cartera por edades). Control, Análisis, depuración y conciliación

Comprob. De egresos preparados por anticipos Total de anticipos aprobados por gerencia

Reporte de cartera por edades

Informes y conciliaciones entregadas

109

de las cuentas contables asignadas a su cargo. Figura 30. Indicadores de Gestión para el área contable de Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014) Notas: Doc. = Documentos, Comprob. = Comprobantes, Ope. = Operaciones.

4.6.10 Formatos de autorizaciones y responsabilidades para el área contable. Los siguientes son formatos diseñados para el control de documentos y manejo de información del área contable:

Formato para la legalización de viáticos Para la legalización de los gastos de viajes de los funcionarios de Calaires SAS. (Véase anexo 2) Formato para el reembolso de caja menor Para solicitar el reintegro de los gastos que se han efectuado en una suma total y específica, determinada en el procedimiento de reembolso de caja menor de Calaires SAS. (Véase anexo 3) Formato para arqueo de caja Este consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso de tiempo determinado, y se utiliza para evidenciar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido que se muestra en la contabilidad de la empresa, con respecto a lo que se encuentra físicamente en caja, representado en dinero efectivo, cheques o vales. (Véase anexo 4) Formato para elaboración de conciliación bancaria Se utiliza para confrontar el estado de las cuentas bancarias registradas en la contabilidad de la empresa; puntualmente en los libros auxiliares de bancos de la empresa, frente a los extractos que suministran las entidades. (Véase anexo 5)

110

5. SUPERVISION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

5.1 EVALUACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO

Para verificar y actuar con relación a los planes de trabajo establecidos en el área contable, el encargado debe evaluar el grado de cumplimiento de las actividades para la consecución de los objetivos propuestos en función administrativa. Para ello se diseñó el modelo de evaluación al plan de trabajo, tal como se observa en la figura 31.

PLAN DE TRABAJO ACTIVIDAD PRINCIPAL:

Control, revisión y causación de los gastos diarios y demás transacciones a cargo del área contable.

OBJETIVO ESTRATEGICO:

Registrar las operaciones conforme a las directrices y procedimientos establecidos por la compañía, controlando la recepción de todos los documentos en su forma, contenido y tiempos de entrega, los cuales se ajusten a requisitos legales. ESTRATEGIA No. 1

RESPONSAACTIVIDADES BLES ACTIVIDAD No. 1 Establecer tiempos de entrega de documentación para los clientes internos y externos. (Correos electrónicos, notificaciones, llamadas telefónicas) ACTIVIDAD No. 2 Establecer formatos específicos para el control de los documentos, autorizaciones y responsabilidades. ACTIVIDAD No. 3 Realizar análisis y verificación de la información contabilizada en el área. (validación de autorizaciones, revisión de los documentos, soportes y contabilización)

INDICADOR DE CUMPLIMIENTOS Planeada

Real Planeada Real Planeada Real

Figura 31. Evaluación al plan de trabajo del área contable de Calaires SAS Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

111

El modelo plantea Actividad Principal: La actividad principal que garantiza el cumplimiento de los objetivos, planes, metas, para el área contable.

Objetivo estratégico: El fin al que se desea llegar.

Responsables: Quien está a cargo del cumplimiento de la actividad.

Actividades: Como lo voy hacer.

Indicadores de cumplimiento: el mecanismo para evaluar hasta qué punto o en qué medida se están cumpliendo las actividades.

Al presentarse retrasos de tiempo en la ejecución de las actividades, debemos analizar y evaluar el por qué se presentan y crear planes de mejoramiento, para mejorar en el cumplimiento del objetivo estratégico. En el diseño para la evaluación del plan de trabajo se plantea: Planeado: señalar en qué momento se espera cumplir con la actividad. Real: señalar en qué momento se cumplió con la actividad. Lo anterior se expresa en la figura 32.

112

ESTRATEGI A No. 1 RESP ONSAB LES

ACTI VIDADE S

INDICA ALCANCE DOR DE CUMPLI MIENTOS CRONOGRAMA

PLANES DE EJECUCION

E F MA MJ J A S O N D Plan N E A B A U U G E C O I ejecución E B R R Y N L O P T V C No. 1

Planeada ¿Quién está a cargo ¿Cómo del lo voy cumpli hacer? miento de la activida Real d? Figura 32. Indicador de cumplimientos al plan de trabajo Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

¿Por qué no se cumplan los tiempos, con relación a lo planeado, explicar el por qué?

5.2 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

La segregación de funciones es una parte importante del control interno, como se señala en el marco teórico, ninguna persona debe tener el control sobre un determinado proceso o transacción desde el comienzo hasta el final. Este un requisito muy importante para la mayoría de los controles internos, por eso se debe establecer si parece haber una segregación adecuada de las funciones para que los errores solo puedan ocurrir por la Confabulación entre dos o más. A continuación se hará un análisis de los procesos en el área contable de Calaires SAS, exponiendo las actividades, identificando los responsables de cada proceso desde su inicio hasta el final, y exponiendo posibles riesgos de fraude que se puedan presentar. Para este caso se tomara el proceso de causación compra de materia prima y el proceso de cuentas por pagar, en este proceso se definen las siguientes actividades expresadas en la tabla 10.

113

Tabla 10. Actividades en proceso de causación compra de materia prima y proceso de cuentas por pagar Actividad 1. Recepción de la orden de compra 2. Ingresa al sistema contable la orden de compra 3. Revisa y autoriza la orden de compra 4. Descarga la factura en el modelo de compra de contabilidad 5. Recibe la factura y verifica fecha para su pago 6. La factura es autorizada para su pago 7. Se realiza el pago, comprobante de egreso y contabilización.

Responsable Almacén Almacén Jefe del almacén Analista contable Tesorería Gerencia Tesorería Analista (efectivo)

contable

Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

Control para prevenir el fraude En un adecuado esquema de segregación de funciones, la actividad de compras no debería estar asociada con otras como la de cuentas a pagar, ya que se trata de dos actividades que están relacionadas, porque una es precursora de la otra. Es importante asignar las autorizaciones de las órdenes de compra a otra persona, como en este caso; el jefe de almacén autoriza la orden de compra, y la gerencia autoriza su pago, de esta manera, por más que un comprador genere una orden de compra en principio no autorizada, esta debería ser detectada en otra instancia. Para verificar que las cantidades pactadas en la orden de compra sean exactas a las acordadas, esta función de recepción de bienes se debería asignar a otro usuario. Cuando dos actividades están asociadas entre sí, y son manejadas por una sola persona, no quiere decir que el riesgo se haya materializado, pero si se debe verificar que efectivamente esta actividad no haya sido ejecutada.

114

En el proceso de nómina las siguientes son las actividades principales realizadas en el proceso de nómina para Calaires SAS (véase la tabla 11) Tabla 11. Actividades en el proceso de nomina Actividad 1. Elaboración y preparación de la nomina 2. Revisar y verificar las nomina según sus novedades 3. Verifica y autoriza para el pago de nomina 4. Realiza el pago de la nomina

Responsable Analista de gestión humana Auditoria interna Gerencia Tesorería

Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

En la Tabla 11 se puede concluir que el área contable participa en dos de las actividades de todo el proceso de nómina en Calaires SAS, por lo tanto hay una correcta segregación de funciones para esta transacción. Control para prevenir el fraude El proceso de nómina puede dividirse en tres actividades principales que generan los riesgos.  Vinculación de empleados – El encargado de este proceso es el área de recursos humanos  Contabilización de la nómina – el encargado de este proceso es el área de recursos humanos  Liquidación, autorización y pago de la nómina – el encargado de este proceso es gerencia y el área de tesorería En la evaluación de riesgos en el área contable de Calaires SAS, con relación a las actividades mencionadas anteriormente, se debe tener en cuenta: Liquidación y pago  Novedades para la preparación de la nómina inexactas, no existentes o no integras  Que no se registren las novedades de la nómina de forma íntegra y exacta.  Modificaciones a los salarios no autorizados 115

 Pagos a funcionarios retirados o inexistentes  Pagos de beneficios no autorizados o pagados por un monto inadecuado  Realización de los pagos de nómina por personal no autorizado  Modificaciones en la nómina luego de ser girada.  Liquidación y pago inadecuado de contratos laborales.  Funciones incompatibles

Manejo de efectivo Como mínimo, los empleados que manejan efectivo no deben ser los mismos empleados que completan los conteos de efectivo en caja y auditorías. Plan de acción: Realizar arqueos periódicos de la caja menor, para verificar que el empleado no se apropie con dinero de la empresa, o pueda utilizarlo para otros fines. Cuentas por cobrar Un funcionario de cuentas por cobrar no se le debe permitir que registre los pagos recibidos de los clientes, pues podría utilizar esos pagos, y cubrir ese movimiento mediante ajustes de cuentas de clientes. Plan de acción: Organizar la orden de trabajo para que otros empleados registren los pagos realizados. Cuentas por pagar La función de realizar los pagos y movimientos de las cuentas bancarias y realizar la concilias de las mismas, debe dividirse, pues son actividades de una misma transacción o proceso. Plan de acción: Organizar la orden de trabajo para que otros empleados elaboren las conciliaciones bancarias.

116

Actividades periódicas Se deben hacer evaluaciones periódicas por parte de la gerencia, sobre la distribución de funciones de acuerdo a las órdenes de trabajo establecidas y responder a las preguntas que se indican en la tabla 12. Tabla 12. Evaluaciones periódicas – segregación de funciones en el área contable Preguntas Si ¿Se realiza la separación de las funciones incompatibles en contabilidad? ¿Se mantiene la segregación de funciones durante la ausencia del personal (Vacaciones, enfermedad, o vacantes)

Observaciones

¿Se requiere que todo el personal tome vacaciones? ¿Es adecuada la segregación de funciones en el área para: Las funciones de caja, cobro, depósitos al banco y registro contable? ¿Las responsabilidades de las funciones de formulación de solicitudes de compra, compras y recepción, están segregadas de las funciones de tramitación de facturas, cuentas por pagar y contabilidad? Las responsabilidades de la función de compras están segregadas de las actividades de formulación de solicitudes de compra y recepción Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

5.3 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Se deben realizar evaluaciones de desempeño al personal del área contable, en determinados tiempos, estas aparte de evaluar las funciones señaladas en la orden de trabajo incluyen aspectos personales como, trabajo en equipo,

117

comunicación, iniciativa, orientación a resultados, sentido de pertenencia y compromiso, y generar un informe de resultados para la toma de decisiones. En la Figura 33. Se plante una evaluación de desempeño para los funcionarios del área contable de Calaires SAS.

EVALUACION DE DESEMPEÑO - CALAIRES SAS

INFORMACION DEL EVALUADO Nombre: Antigüedad en el Cargo:

Cargo: Analista Contable Periodo a evaluar de:

Área:

Contable

Hasta :

RESPONSABLE DE LA EVALUACION Nombre: Fecha Evaluación:

Área:

Cargo: de

I. CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS CRITERIOS DE CALIFICACION: Teniendo en cuenta el cumplimiento y desempeño de la orden de trabajo establecida para el cargo, por favor evaluar de acuerdo a los siguientes criterios: Totalmente en desacuerdo: (1) En Desacuerdo: (2) De Acuerdo (3) Totalmente de Acuerdo: (4) ASPECTOS DEL DESEMPEÑO EVALUACIO AUTOSEÑALADOS EN LA ORDEN DE N JEFE EVALUACIO OBSERVACIONES TRABAJO INMEDIATO N Suministra la información contable necesaria a los entes que la requieran sobre la situación financiera de la empresa y de las operaciones que ésta realiza. Dirige, supervisa y controla el proceso contable de las áreas que tengan relación en el desarrollo de las actividades del departamento contable Verifica, controla y supervisa los comprobantes de ingreso y egreso. Planifica, coordina, controla y ejecuta conjuntamente con el departamento de almacén, un inventario general de los bienes activos del patrimonio, comprobando sus costos, existencia física y su localización. Opera el programa contable para acceder a la información.

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Elaboración del informe de Garantías de las actividades realizadas (Contenido del informe) Elaboración del informe de comisiones ( indica el valor de las comisiones pagadas a los vendedores de concesionarios) informe de temporales (indica el valor de cada empleado por la temporal) Registrar y/o contabilizar la documentación contable en la adquisición de bienes o servicios, y su registro contable de las operaciones, distribuyéndolas en los centro de costos correspondientes. Consolidar la documentación contable recibida, llevando un adecuado manejo de la información física, del archivo, su conservación y confidencialidad. Registrar los reembolsos de caja menor de quienes tienen asignados los recursos de dinero en efectivo. Liquidación de Importaciones. Registro de las operaciones con tarjetas de crédito de la compañía. Control, Análisis, depuración y conciliación de las cuentas contables asignadas a su cargo Archivo digital de las compras, costos y gastos de las compañías para revisión de impuestos. Interpretar y coordinar la implementación de los de informes requeridos por el contador. Clasificar, preparar, registrar cuentas, facturas y otros documentos en el Software contable, de acuerdo con los procedimientos fijados en la empresa. Realizar Backus digitales de las facturas de compras para uso y control interno. Realizar las causaciones de los gastos fijos y variables del mes. Realizar los ajustes o reclasificaciones necesarias mediante las notas de contabilidad. Brindar la información requerida por el contador, revisor(a), gerencia. Recopilación de documentos para solicitud de crédito ante los Bancos Manejo y administración de la caja mayor Participar en el conteo físico de inventarios, con el fin de ajustar el inventario en unidades o valores.

119

Atender a las inquietudes de los Clientes. Dar apoyo a tareas específicas por instrucción del jefe inmediato, en picos de trabajo II. VALORACION COMPORTAMENTAL CRITERIOS DE CALIFICACION: Teniendo en cuenta el cumplimiento y desempeño de la orden de trabajo establecida para el cargo, por favor evaluar de acuerdo a los siguientes criterios: Totalmente en desacuerdo: (1) En Desacuerdo: (2) De Acuerdo (3) Totalmente de Acuerdo: (4) JEFE AUTOOBSERVACIONE FACTOR I. TRABAJO EN EQUIPO INMEDIATO CALIFICACION S Escucha, respeta, valora las ideas y propuestas de sus pares cuidando el buen clima entre los miembros de su área. Antepone los intereses colectivos a los personales. Es un miembro activo y tiene disposición de colaborar a los demás miembros del equipo. Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta a los demás miembros del equipo. FACTOR II. COMUNICACIÓN JEFE AUTOOBSERVACIONE EFECTIVA INMEDIATO CALIFICACION S Cuenta con la capacidad de comunicarse de forma clara y concreta, ya sea de manera verbal o escrita. Se dirige a los demás de manera respetuosa y cordial. Brinda información en el momento adecuado, oportuno y con el debido manejo. Utiliza adecuadamente los canales de comunicación establecidos. JEFE AUTOOBSERVACIONE INMEDIATO CALIFICACION S

FACTOR III. INICIATIVA Participa aportando ideas a sus procesos o con los que se relaciona. Resuelve en tiempo y forma oportuna los acontecimientos que impactan directamente sobre su trabajo. Toma la iniciativa y va más allá sin necesidad de estar recibiendo instrucciones constantemente. FACTOR IV. RESULTADOS

ORIENTACION

A JEFE AUTOOBSERVACIONE INMEDIATO CALIFICACION S

120

Muestra interés en realizar sus tareas en el tiempo asignado y con la calidad exigida. Actúa con base en los objetivos y las políticas de la organización. Orienta sus acciones a la mejora de su desempeño. Organiza su tiempo de tal manera que cumple a cabalidad con sus funciones. FACTOR V. SENTIDO DE PERTENENCIA Y COMPROMISO Cumple con el horario establecido y con la jornada laboral. Obedece las normas y el reglamento interno de trabajo establecido. Su manera de vestir cumple con las normas establecidas en el manual de protocolo y comunicación empresarial. Presenta la disposición para colaborar y brindar todo su apoyo en los momentos que requiere la empresa.

JEFE AUTOOBSERVACIONE INMEDIATO CALIFICACION S 2

Teniendo en cuenta la evaluación realizada, por favor especificar los compromisos para la mejora del desempeño: III. COMPROMISOS 1. 2. Según los resultados de la evaluación realizada, por favor especificar las necesidades de capacitación identificadas: IV. NECESIDADES DE CAPACITACION 1.

Figura 33. Evaluación de desempeño para los funcionarios del área contable de Calaires SAS. Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

121

Posteriormente se genera un informe de resultados (Véase Figura 34).

INFORME DE RESULTADOS CON RESPECTO A LA EVALUACION DE DESEMPEÑO

Nombre del funcionario

Escriba el nombre funcionario a cargo

Cargo:

Analista Contable

I. CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS RESULTADOS

del

JEFE INMEDIAT O 0,00

Calculo: Calificación / CALIFICACION PROMEDIO 3.5 Total Actividades de trabajo JEFE INMEDIAT II. VALORACION COMPORTAMENTAL O

AUTOCALIFICACIO N 0,00 3.9

AUTOCALIFICACIO N

FACTOR I. TRABAJO EN EQUIPO

3,75

3,50

FACTOR II. COMUNICACIÓN EFECTIVA

3,75

3,50

FACTOR III. INICIATIVA

3,00

3,67

2,75

3,25

2,50

3,15

3,28

FACTOR IV. ORIENTACION A RESULTADOS FACTOR V. SENTIDO DE PERTENENCIA COMPROMISO CALIFICACION PROMEDIO

III. COMPROMISOS 1. 2. 3. 4. IV. NECESIDADES DE CAPACITACION 1.

Figura 34. Informe de resultados Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

122

Comunicación De Los Resultados

Como resultado final es importante destacar las mejorías que tiene para el área contable de Calaires SAS utilizar este diseño de sistema de control interno, por eso se presenta en la tabla 13, un comparativo entre un antes y un después que permite evidenciar el valor agregado que tiene implementar este sistema de control interno al área contable de Calaires SAS. Tabla 13. Comparativo antes - después de la implementación del sistema de control interno ANTES

DESPUES

Pérdida de tiempo en reprocesos. Previene pérdida de recursos. Promueve las evaluaciones de desempeño (entidad, grupal e individual) Evita la duplicación de esfuerzos del personal y el trabajo de poca o ninguna utilidad. Inexistencia de funciones. Segregación de funciones mediante la asignación de roles dentro del área. Inexistencia de procesos y Desarrollo de procesos y procedimientos. procedimientos del área contable. Entrega de información de las Creación de políticas contables para el otras áreas a contabilidad fuera cumplimiento de las fechas de entrega de tiempo de información para usuarios internos y externos. ANTES DESPUES Desconocimiento de las Fomenta la práctica de valores. responsabilidades del personal Impulsa el respeto por la trasparencia del área contable. en el desarrollo y responsabilidad de las actividades. Rotación de personal. Desarrolla motivación a los funcionarios del área contable. Personal adecuado. Ambiente laboral molesto.

Promueve el desarrollo organizacional. Fortalece la disciplina administrativa y económica de la empresa.

123

Carga laboral funciones.

algunas Lograr mayor eficiencia, eficacia transparencia y economía en las operaciones. Fortalece la disciplina administrativa y económica de la empresa. Rotación periódica entre tareas. Ausencia de controles financieros Proporcionar información contable de y operativos manera confiable y oportuna a los clientes internos y externos quienes darán una interpretación eficiente de la misma y los ayudara en la toma de decisiones. Mayor calidad. Perdida de documentación. Protección de los activos. Archivo en estado defectuoso. Controles de acceso a las fuentes del software contable. Realización de backup diarios al software contable. Informes contables presentados Lograr los objetivos y metas fuera de tiempo. establecidos. Pagos realizados autorizaciones.

sin Creación de firmas autorizadas para la realización de pagos.

Inexistencia de políticas. Creación de políticas en todos los Desconocimiento de otras áreas procesos contables de las funciones de contabilidad. ANTES

DESPUES

Causación de gastos en otros Asegura el cumplimiento del marco meses normativo. Falta de análisis de la información Seguridad en la información. financiera y contable. Tecnología antigua. Dotación de buenas herramientas al área contable. Falta o inadecuada capacitación a Capacitaciones al personal nuevo personal nuevo. sobre el manejo del área contable y su paquete contable. Entrenamiento y capacitación lo más permanente posible.

124

Falta de ética y valores.

Confianza ante terceros, empleados y dueños.

Acceso fácil de la información contable para otras áreas de la empresa. Perfiles inadecuados para los cargos actuales.

Control de ingreso documentación.

salida

Proporciona una rápida visualización de la estructura del área contable. Evita perjuicio y demás consecuencias a su reputación.

Fuente: Elaboración Propia. Montenegro C. y Bermeo A. (2014)

125

6. CONCLUSIONES

6.1 CONCLUSIONES

En Calaires SAS es importante destacar la necesidad de implementar un sistema de control interno al área contable, pues es un paso hacia adelante al desarrollo de la organización en aspectos financieros, administrativos de gestión y control. Durante el desarrollo de nuestra práctica empresarial se diagnosticaron varias deficiencias en el área contable, por la falta de conocimiento y medidas de control. Las políticas, procedimientos, procesos y prácticas no se encuentran documentados y estandarizados, por lo que la capacitación al personal del área contable no es la más adecuada. Debe haber limites en responsabilidades (segregación de funciones) inspecciones frecuentes al manual de procedimientos para la actualización de ellas, las políticas deben ser conocidas por los empleados de toda la empresa para evitar retrasos en la información, evaluar las actividades realizadas al personal del área contable con el fin de crear perfiles y funciones claras, que se puedan medir para luego evaluar y mejorar. La falta de tiempo para realizar evaluaciones al sistema de control interno es un problema no solo al nivel del área contable, sino de toda la empresa, pues los empleados no organizan sus actividades, y al no tomar en cuenta estos procesos, están afectando el desempeño de la empresa y a largo plazo se puede evidenciar a usuarios externos. La seguridad en la información contable que se maneja dentro del área, debe controlarse mediante actividades que orienten al manejo de la misma. Es importante que la compañía persiga cumplir con sus objetivos, de una forma eficiente y efectiva, pero a la vez transparente, y es ahí donde nuestro diseño de sistema de control adquiere un papel fundamental dentro la organización para el cumplimiento de los objetivos. Minimizando todo riesgo, que pueda perjudicar el funcionamiento del área contable, lo que conlleva a una entrega de información oportuna, confiable y segura para la toma de decisiones, además genera más confianza ante terceros, ante sus empleados y con sus dueños. Estandarizar en la empresa Calaires SAS un sistema de control para el área contable, abre puertas a nivel interno, el diseño se puede implementar para todas las áreas de la organización, y así lograr mejorar todos los procesos de la empresa, lo que a su vez aporta a conseguir algún tipo de certificación para la organización. Genera credibilidad en la estructura del negocio, lo que a nivel externo facilita la adquisición de nuevos contratos y aporta al crecimiento de la empresa.

126

BIBLIOGRAFIA

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127

ANEXOS

128

IDENTIFICACION AL RIESGO CLASIFICACION

NOMBRE DEL RIESGO

DESCRIPCION DEL RIESGO

CAUSAS DEL RIESGO

INTERNAS

EXTERNAS

CONSCUENCIAS DEL RIESGO

PROBABILIDAD

No se archivan los documentos inmediato, generando perdida.

Operativo.

No se encuentra seguridad en el acceso de la información. 2

Operativo.

Posibilidad que se acceda, Uso indebido de la información. manipule Y/o se divulgue la información del área.

Fraude interno.

Operativo.

Tecnológico.

5 Operativo.

Operativo.

Posibilidad de que la Restricción capacitación dada al personal presupuestales. Capacitación deficiente e del área no cumpla parcial o ineficiente. Capacitación de baja totalmente con las calidad. expectativas. Falta de tiempo. Posibilidad de que se Falta e inadecuado presenten daños o fallas en mantenimiento a los Daños y deterioros del hardware y equipos. el funcionamiento del software. Baja calidad de paquete contable, equipos. documentación digital. Desmotivación del personal. Falta de compromiso por parte del personal de otros procesos para el Perfiles inadecuados. Desinterés o falta de tiempo. cumplimiento de los procesos del Falta de conocimiento área contable. en el proceso. Falla en la infraestructura de la compañía.

Posibilidad de que ocurra daños o colapsos en la infraestructura.

Falta de claridad en los procesos.

Operativo.

Cumplimiento.

Estrategico.

Falta de ética y valores.

Fallas en el proceso de selección. Incumplimiento entrega de informes a usuarios internos y Posibilidad que la externos. información entregada a Fallas en el hadtware Deficiencia en la información de usuarios internos y externos y software. salidas de los procedimiento. no estén bajo los principios Aplicación erronia del contables(confiabilidad,valid procedimiento a,precisa etc.) Falla en el personal con el perfil inadecuado. Desconocimiento de las necesidades del personal. Deficiencia en la planeacion Falta de politicas Falla en el personal estrategica y operativa de la procedimientos, manual de con el perfil Compañía. funciones. inadecuado. Planta de personal reducida. Percepción de Posibilidad de que usuarios Desminucion de la credibilidad de ineficiencia. internos y externos perciban la compañía. Favorecimientos a mala gestion del area. grupos de interés. Situaciones que afecten el Deterioro en el clima Ineficiente asignación comportamiento, organizacional. expectativas y dinámicas del de cargas de trabajo. entorno laboral.

RESULTADO (PxI)/9

CATEGORIA DEL RIESGO

67%

Se realizara planilla de control para la entrada y salida de documentos en el área contable.

100%

Se realizara planilla de control para la entrada y salida de documentos en el área contable.

44%

Se dejan estipulados manuales de funciones y ordenes de trabajo, coordinación con el proveedor del paquete contable para capacitación del personal nuevo si es necesarios.

MEDIDAS PARA ADMINISTRAR EL RIESGO

Pérdidas económicas

Impacto en la tomas de decisiones.

Inestabilidad de los procesos. X Cambio forzado en las decisiones.

X X

Desconocimiento y mala aplicación de los procedimientos.

X X

Rotación del personal.

X X

56%

Se realiza backup diario de la información magnética, se programa mantenimiento de los equipos del área cuando sea necesario.

56%

Se dejan estipulados en las políticas de procedimientos fechas máximas de entrega de información.

100%

La gerencia esta evaluando las modificaciones en la infraestructura.

67%

Se dejan estipulados manual de funciones, procedimientos y ordenes de trabajo.

67%

Se dejan estipuladas politicas de entrega de informacion al area contable.

67%

22%

Se dejan espitulados manuales de funciones y ordenes de trabajo.

22%

Se deja estipulados manuales de funciones, politicas, procedimientos,segregacion de funciones y ordenes de trabajo.

Sobrecostos.

Perdida de información

Reproceso.

Rotación del personal.

Falta de mantenimiento.

Posibilidad de que actos mal Falta de valores. intencionados de los Falta de formación empleados afecten el normal ética. desarrollo de los Falta de compromiso. procedimientos.

IMPACTO

Reproceso

Actos mal intencionados de terceros. Acceso no autorizado a la información.

Posibilidad que los documentos bienes y/o Perdida de documentos, bienes e servicio a cargo del área se Pérdida intencional de información. la información. pierdan, dañen total o parcialmente. Inadecuadas medidas de seguridad para el acceso a archivos de información física y/o en medios magnéticos.

IDENTIFICACION AL RIESGO

ANALISIS DEL RIESGO

ORIGEN DE LAS No

X X X X

Perdida de recursos físicos o de información. X Lesiones a los empleados y clientes. Deterioro de la imagen del área contable y la compañía. Incumplimiento de los términos. Baja calidad en las salidas. Reproceso.

Baja calidad en las salidas.

Desacierto en la toma de desiciones.

Reproceso.

Demora en los tiempos de entrega del producto final. X

Deterioro del clima laboral.

Reproceso.

Se dejan estipulados manuales de funciones y procedimientos.Charlas de concientización sobre la importancia de la planificación estratégica y operativa.

X X

Deterioro de la imagen de la entidad.

X X

Desmotivación de los empleados.

RESPONSABLE

FECHA

CALAIRES S.A.S FORMATO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VIATICOS CENTRO DE COSTOS NOMBRE

CALAIRES

CIS

HOJA No. 1

IDENTIFICACION

FECHA DE INICIO

FECHA LLEGADA

OBJETO DEL VIAJE

DETALLE DE LOS GASTOS DE VIAJE FECHA

BENEFICIARIO

NIT

CONCEPTO

DIA 1- (08)

DIA 2- (09)

DIA 3 - (10)

DIA 4 - (11)

TOTAL -

TOTAL DIARIO

DETALLE DE ATENCIONES Y COMIDAS DE TRABAJO OBJETO

FECHA

VALOR

LUGAR

NIT

OMBRE INVITAARGO INVITADO

Las personas que a continuación firmamos, convenimos que el presente reembolso de gastos no forma parte integral del salario para ningún efecto, Funcionario que Legaliza:

Revisado por: Nombre

Vo.Bo. Firma

Nombre

REEMBOLSO DE CAJA MENOR PERIODO: 22 DE ENERO DE 2014 - 30 DE ENERO DE 2014 #

FECHA

QUIEN SOLICITA

CENTRO COSTO

BENEFICIARIO

NIT/CEDUL A

CONCEPTO

CLIENTE

SUBTOTAL $

IVA

TOTAL $

TOTAL BASE SALDO Funcionario que Legaliza:

CAJA MENOR #CIS - OBSERVACIÓN

0 350.000 350.000

Vo.Bo. Nombre

Firma

Nombre

Firma

CALAIRES SAS

REF: Auditor:

ARQUEO DE CAJA MENOR

Fecha P/T

2014.01 O.E.G. 31/12/2005

A las _______ del día _________ en presencia de _________________________________ se efectuo el siquiente arqueo de caja menor: ARQUEO DE MONEDAS Y BILLETES MONEDA VALOR

BILLETES

CANTIDAD

50 100 200 500 1.000

TOTAL

0 0 0 0 0

TOTAL MONEDAS

VALOR

0 0 0 0 0 0

CANTIDAD

1.000 2.000 5.000 10.000 20.000 50.000

TOTAL

0 0 0 0 0 0

TOTAL BILLETES

0 0 0 0 0 0

TOTAL DE MONEDAS Y BILLETES

ARQUEO DE VALES PROVISIONALES DE CAJA MENOR Fecha

BENEFICIARIO

CONCEPTO

APROBADO

TOTALES

VALOR

ARQUEO DE VALES DE DESEMBOLSOS DEFINITIVOS Los vales definitivos se encuentran fechados desde el día ___ hasta el ___ del mes de _________ del _____________. Los vales definitivos se encuentran aprobados por ________________________________________________________. Los vales definitivos se relacionan en una tira de sumadora donde se coloca el número del vale si lo tiene. TOTAL DE VALES DEFINITIVOS TOTAL DEL ARQUEO DE CAJA MENOR

DIFERENCIA

SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR DE CAJA MENOR El último reembolso de caja menor fue hecho el día _________ y cubrio del día ___ al ___ de ________ de ______. El Fondo anterior fue contado en mi presencia y devuelto a mi entera satisfacción a las _________ del día _______.

Firma del Responsable

CALAIRES S.A.S NIT. 860.525.232

Conciliaci贸n Bancaria Empresa:

Fecha

Banco: Cta Cont. # Cta Corriente:

Saldo Extracto Banco Saldo Cta. Contable

a) Pagos Banco no Contabilidad b) Cobros Banco no Contabilidad c) Pagos Contabilidad no Banco d) Cobros Contabilidad no Banco

0,00 0,00 0,00 0,00

a-b-c+d

0,00

Diferencia

0,00

a) Pagos Banco no Contabilidad i

Fecha

Concepto

Importe

Total

0,00

Observaciones

b) Cobros Banco no Contabilidad i

Fecha

Concepto

Importe

Total

0,00

Observaciones

c) Pagos Contabilidad no Banco i

Fecha

Concepto

Importe

Total

0,00

Observaciones

d) Cobros Contabilidad no Banco

Fecha

Concepto

Importe

Total

0,00

ELABORADA

Observaciones

REVISADA

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN INVENTARIO Y CLASIFICACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

Objetivo:

Levantar la información requerida para poder llevar a cabo el inventario y clasificación de la información del área contable

Fecha

4 de noviembre de 2013

Entrevistado 1 Entrevistado 2 Entrevistado 3

Nombre: Nombre: Nombre:

FORMATO DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN INVENTARIO Y CLASIFICACiÓN DE LA INFORMACIÓN - SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Cargo: Cargo: Cargo:

Instalaciones

ACCESO

Servicios

Tecnología

Datos

No ACTIVO

TIPO

Aplicaciones

PROPIEDAD

Nombre Activo de Información

Descripción

Propietario

Comprobantes de egreso

Contiene los comprobantes, facturas, soportes de pago y demás documentos con reslacion a las salidas de dinero de la empresa

Tesoreria

Área Contable (tesoreria, Analista contable, x Contador, auditor interno)

Área (tesoreria, contable, auditor Gerencia

Recibos de caja

Contiene los soportes entregados al cliente, por la facturacion del ingreso

Facturacion

Área Contable (tesoreria, Analista contable, X Contador, auditor interno)

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador, auditor interno) Facturacion, Gerencia.

(L) (L) (L) (L) (L)

Facturas de venta

son los soportes de la prestacion de un servicio

Facturacion

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador)

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador, auditor interno) Facturacion, Gerencia.

(L) (L) (L) (L) (L)

Conciliaciones bancarias

Extractos bancarios y conciliaciones con sus respectivos auxiliares

Tesoreria

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador)

Notas contables

Archivo de los ajustes realizados por el área contable

Cajas menores

Soporte de las compras

Consignaciones

Consignaciones realizadas de los cheques que los clientes entregan al área contable

Notas debitos y creditos

Archivo fisico de las nota por devoluciones de venta, mayor valor facturado, etc.

Papeles legales

Renta, camaras de comercio, composicion accionaria de la empresa, rut.

Estados Financieros

Balances generales y estados de resultados

Facturas de compra

Documento que detalla los bienes o servicios vendidos o prestados

Base de datos de clientes Datos personales, de los clientes.

Obligaciones Financieras

Detalla los extractos, tablas de amortizaciones, contratos y demás documentos correspondientes a las obligaciones financieras de la empresa

Impuestos

Todos los documentos relacionados con la presentación de impuestos nacionales IVA, declaraciones de retención en la fuente, a título de RENTA, ICA, IVA, CREE

15 Certificados 16 17 18 19 20 21

Certificados de retencion (expedidos o solicitados)

Custodio Técnico

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador)

Analista Contable

Usuarios

UBICACIÓN

Derechos Acceso

Contable (L) Analista (L) Contador, (L) interno) (L)

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador, auditor interno), Gerencia Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador, auditor interno) Gerencia. Analista contable y contador

(L) (L) (L) (L) (L) (L) (L) (L)

A-Z

DE USO INTERNO

A-Z

DE USO INTERNO

(E) (E)

(L) (L)

(E) (B) (B)

(L)

A-Z

COMPUTADOR ESCRITORIO

A-Z

COMPUTADOR ESCRITORIO

y (L) (E) (B) (E) (B)

(L)

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador, auditor interno)

(L) (E) (B) (E) (L)

(L) (L) (B)

(L) (L) (L) (L)

(E) (E)

(E) (B) (B)

contable, (L) Auditor (L) (L)

(E)

(B)

(L) (L) (L) (L)

(E) (E)

(E) (B) A-Z (B)

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador, auditor interno)

Analista contable contador

Analista contable

y (L) (E) (B)

Analista contable

A-Z

Contadora, auditor (L) (E) (B) interno, gerencia (L)

A-Z

Analista contable contador

Analista contador contable.

DE USO INTERNO

Contador

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador, auditor interno)

DE USO INTERNO

Analista Contable y/o contador

Contador

Analista Contable y Contador

Tesoreria, Analista contable, Contador

Tesoreria

DE USO INTERNO

A-Z

Analista Contable

(E) (E)

y (L) (E) (B) (E)

Facturacion

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador, auditor interno)

Área Contable (tesoreria, Analista contable, Contador)

A-Z

Analista contable tesoreria

(E) (B) (B) (L)

COMPUTADOR DE ESCRITORIO

Nivel

(E) (E)

A-Z

Valor (A / M / B / N-A)

(E) (B) (B) (L)

Analista Contable

Electrónico

(E) (E)

Tesoreria

Físico

Clasificación

(E) (B) (B) (L)

Analista Contable

VALOR

Activo de Activo de Activo de información que Activo de información que información que información Confidenciali ha sido declarado de Integridad Disponibilidad puede ser es muy crítico dad que es muy conocimiento público por (4-A /3- M / 2- (4-A / 3- M / 2alterado o para las crítico para el parte de la persona con (4-A/3-M /2B /1- N-A) B /1- N-A) comprometido operaciones B / 1-N-A) servicio hacia autoridad para hacerlo o para fraudes ó internas por alguna norma jurídica terceros corrupción

(E) (E)

Tesoreria

Tesoreria Facturacion

Activo de información que debe ser restringido a personas externas

(B) (B)

Analista Contable

ATRIBUTOS ¿Activo de información que debe ser restringido a un número limitado de empleados?

¿Es activo de información de terceros o de clientes que debe protegerse?

(E) (E)

(L) (E) (B) (E) (B)

(L) (L) (L) (L)

Proceso/Actividad Proceso/Actividad Proceso/Actividad

ANALISTA CONTABLE JR

A-Z

RESTRINGIDA

ALTAMENTE RESTRINGIDA

DE USO INTERNO

RESTRINGIDA

DE USO INTERNO

PUBLICA

COMPUTADOR ESCRITORIO

0 0 0 0 0 0