Tesis / 0148 / I.I.

DESARROLLO DE UNA NUEVA LÍNEA DE NEGOCIO EN ADMINISTRACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE ARCHIVOS FÍSICOS EN LA EMPRESA BODEGAS, EMPAQUE Y TRANSPORTE BE&T LTDA.

FREDY AGUIAR GARZÓN AURORA JOYA BAUTISTA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA UNIAGRARIA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2011

DESARROLLO DE UNA NUEVA LÍNEA DE NEGOCIO EN ADMINISTRACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE ARCHIVOS FÍSICOS EN LA EMPRESA BODEGAS, EMPAQUE Y TRANSPORTE BE&T LTDA.

FREDY AGUIAR GARZÓN AURORA JOYA BAUTISTA

Trabajo de grado para optar al título de Ingeniero Industrial

Director Ingeniero Industrial Jesús Leonardo Lara Florián

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA UNIAGRARIA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ 2011

Nota de aceptaciรณn: ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________

_________________________ Firma del presidente del jurado

_________________________ Firma del jurado

___________________________ Firma del jurado

Bogotรก, D. C. Septiembre de 2011

A nuestras madres Elvira y Alicia, motivadoras principales de nuestra realizaciĂłn personal.

Dios, fuente de sabidurĂ­a, que nos ha iluminado y guiado toda la vida.

AGRADECIMIENTOS

Expresamos profundo reconocimiento y gratitud por su colaboración a:

Al Ingeniero Industrial Jesús Leonardo Lara Florián. Director de proyecto que con dedicación logro aportarnos sus conocimientos para realizar un muy buen trabajo.

Al Ingeniero Industrial José Ignacio Campos. Quien fuere nuestro primer director de proyecto y desafortunadamente no pudiera seguir con nosotros, agradecemos sus valiosos aportes y le deseamos muchos éxitos en su nuevo trabajo.

Al Administrador financiero Felipe Carbonell. Quien fuere nuestro segundo director de proyecto y desafortunadamente no pudiera seguir con nosotros, agradecemos sus valiosos aportes y le deseamos muchos éxitos en su nuevo trabajo.

Al Ingeniero Agrónomo Rodrigo Álvarez Restrepo. Editor de este proyecto por sus valiosos aportes y orientación en su seguimiento.

A cada uno de los docentes que estuvieron a lo largo de nuestra carrera, por haber compartido su conocimiento.

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN

18

1. TEMA DE INVESTIGACIÓN

20

2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

21

2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

21

2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

23

2.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

23

2.4 VARIABLES DEL PROBLEMA

24

2.4.1 Variables independientes

24

2.4.2 Variables dependientes

24

2.4.3 Variables intervinientes

24

3. OBJETIVOS

25

3.1 OBJETIVO GENERAL

25

3.2 OBJETIVOS ESPECIFÍCOS

25

4. JUSTIFICACIÓN

26

4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA

27

4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA

28

4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA

28

5. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

29

5.1 ESPACIO 5.2 TIEMPO

29 29

5.3 CONTENIDO

29

5.4 ALCANCE

29

6. MARCO DE REFERENCIA

30

6.1 MARCO TEÓRICO

30

6.1.1 Lineamientos generales

31

6.1.1.1 Requisitos administrativos

31

6.1.1.2 Confidencialidad

31

6.1.1.3 Organización y administración

31

6.1.1.4 Personal

32

6.1.1.5 Instalaciones y equipo

33

6.1.2 Organización de archivos

34

6.1.2.1 Recepción

34

6.1.2.2 Distribución

34

6.1.2.3 Trámite

35

6.1.2.4 Organización

35

6.1.2.5 Consulta

36

6.1.2.6 Conservación

37

6.1.2.7 Disposición final

38

6.1.3 Diagnostico

38

6.1.3.1 Descripción de la empresa

38

6.1.3.2 Planeación estratégica 6.1.4 Estudio de mercados

39 39

6.1.4.1 Análisis de la competencia

39

6.1.4.2 Necesidades del mercado

39

6.1.5 Estudio técnico

40

6.1.5.1 Requerimientos físicos

40

6.1.5.2 El proceso del negocio

40

6.1.5.3 El local del negocio

40

6.1.6 Análisis financiero

40

6.1.6.1 Estado de resultados

41

6.1.6.2 Flujo de caja

41

6.1.6.3 Balance General

41

6.2 MARCO CONCEPTUAL

41

6.2.1 Administración de documentos

41

6.2.2 Almacén

41

6.2.3 Análisis del entorno del negocio

41

6.2.4 Archivo

41

6.2.5 Archivo central

42

6.2.6 Archivo de gestión

42

6.2.7 Archivo histórico

42

6.2.8 Archivo total

42

6.2.9 Confidencialidad

42

6.2.10 Conservación de documentos 6.2.11 Conservación de archivos

42 42

6.2.12 Consulta de documentos

42

6.2.13 Custodia de documentos

42

6.2.14 Deposito de archivo

42

6.2.15 Disponibilidad

43

6.2.16 Documento

43

6.2.17 Estantería (Racks)

43

6.2.18 Gestión de documentos

43

6.2.19 Menaje

43

6.2.20 Off-site

43

6.2.21 Ordenación documental

43

6.2.22 Organización de archivo

43

6.2.23 Plan de marketing

43

6.2.24 Plan de operaciones

44

6.2.25 Plan financiero

44

6.3 MARCO INSTITUCIONAL

44

6.4 MARCO GEOGRAFICO

45

6.5 MARCO LEGAL O JURÍDICO

46

6.5.1 Ley 594 de 2000

46

6.5.2 Decreto 2649 de 1993 (art. 134)

46

6.5.3 Acuerdo 007 de 1994

46

6.5.4 Decreto 998 de 1997 6.5.5 Ley 80 de 1989

46 46

6.5.6 Decreto 4124 de 2004

46

6.5.7 Ley 43 de 1913

46

6.5.8 Código Penal Artículo 231

46

6.5.9 Código de Comercio Artículo 54

46

6.5.10 Circular Interna AGN No. 13 de 1999

46

6.5.11 Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10 y 11

47

6.5.12 Decreto 2150 de 1995. Artículo 25

47

6.5.13 Acuerdo AGN 039 de 2002

47

6.5.14 Resolución AGN 081 de 2001

47

6.5.15 Resolución AGN 183 de 2004

47

6.5.16 NTC 4095

47

7. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

48

7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

48

7.1.1 Investigación exploratoria

48

7.1.2 Investigación descriptiva

48

7.1.3 Investigación explicativa

48

7.2 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN

49

7.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

50

7.3.1 Encuestas

50

7.3.2 Visitas y entrevistas

50

8. RECURSOS

51

8.1 RECURSO HUMANO

51

8.2 RECURSOS FÍSICOS

51

9. PRESUPUESTO

52

10. CRONOGRAMA

53

11. DESARROLLO DE UNA NUEVA LÍNEA DE NEGOCIO EN ADMINISTRACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE ARCHIVO FÍSICO

55

11.1 DIAGNÓSTICO

55

11.1.1 Descripción de la empresa

55

11.1.2 Personal

57

11.1.2.1 Calificación

57

11.1.2.2 Política de personal

58

11.1.3 Liderazgo

58

11.1.3.1 Análisis de liderazgo en la empresa

58

11.1.3.2 Tipo de liderazgo que ofrece la empresa

58

11.1.4 Clientes

59

11.1.4.1 Clientes reales

59

11.1.4.2 Otros clientes

59

11.1.4.3 Diagnóstico a clientes

59

11.1.4.4 Competidores

59

11.1.4.5 Planeación estratégica

60

11.1.5 FODA Sistémico 11.1.5.1 FODA

60 60

11.1.5.2 Selección, reducción y neutralización

60

11.1.5.3 Matriz de influencia

61

11.1.5.4 Estructura de efectos

62

11.1.5.5 Esquema axial

63

11.2 ESTUDIO DE MERCADOS

65

11.2.1 Análisis de la situación actual

65

11.2.2 Análisis de la competencia

66

11.2.2.1 SETECSA S.A.

67

11.2.2.2 ALARCHIVO

68

11.2.2.3 MANEJO TÉCNICO DE INFORMACIÓN S.A.

69

11.2.2.4 ALMARCHIVOS LTDA

70

11.2.2 Mercado meta

71

11.2.3 Resultados de la encuesta

71

11.2.4 Servicio de almacenamiento y custodia de archivos

76

11.2.4.1 Misión

77

11.2.4.2 Visión

77

11.2.4.3 DOFA

78

11.2.4.4 Precio

78

11.2.5 Necesidades del mercado

78

11.3 ESTUDIO TÉCNICO

79

11.3.1 Requerimientos físicos 11.3.1.1 Adecuación de las instalaciones

79 79

11.3.1.2 Tecnología

79

11.3.1.3 Escalera tipo avión

79

11.3.1.4 Mano de obra

79

11.3.2 El proceso del negocio

81

11.3.3 El local del negocio

85

11.3.3.1 Adecuación de las instalaciones

85

11.3.3.2 Tecnología

86

11.3.3.3 Escalera tipo avión

87

11.3.3.4 Capacidad de producción

87

11.4 ESTUDIO FINANCIERO

87

11.4.1 Plan económico y financiero. Presupuesto

87

11.4.2 Ingresos proyectados

89

11.4.3 Estado de pérdidas y ganancias

90

11.4.4 Flujo de caja

90

11.4.5 Balance General

90

11.4.6 Tabla amortización préstamo

91

11.4.7 TIR

91

12. METODOLOGÍA A DESARROLLAR EN LA NUEVA LÍNEA DE NEGOCIO

91

12.1 RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

92

12.1.1 Políticas

92

12.1.2 Procedimiento

92

12.2 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

93

12.2.1 Políticas

93

12.2.2 Procedimiento

94

12.3 TRÁMITE DE LOS DOCUMNTOS

94

12.3.1 Políticas

95

12.3.2 Procedimiento

95

12.4 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

96

12.4.1 Políticas

96

12.4.2 Procedimiento

96

12.5 CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

97

12.5.1 Políticas

98

12.5.2 Procedimiento

98

12.6 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

99

12.6.1 Políticas

99

12.6.2 Procedimiento

100

13. RECOMENDACIONES

101

14. CONCLUSIONES

103

15. BIBLIOGRAFÍA

104

16. INFOGRAFÍA

106

ANEXOS

Anexo 1. Ley 594 de 2000 Anexo 2. Tabulaciรณn encuesta Anexo 3. Estado de resultados Anexo 4. Flujo de caja Anexo 5. Balance General Anexo 6. Formato inventario documental

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1. Proceso metodológico

49

Tabla 2. Presupuesto

52

Tabla 3. Cronograma

53

Tabla 4. Matriz FODA de Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

60

Tabla 5. Neutralización matriz FODA de Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

61

Tabla 6. Matriz de influencia de Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

61

Tabla 7. Valores de “x” y “y” para graficar

63

Tabla 8. Análisis DOFA

79

Tabla 9. Precios administración archivo físico

79

Tabla 10. Inversión inicial

80

Tabla 11. Gastos

80

Tabla 12. Plan de inversiones

88

Tabla 13. Resumen inversión inicial

88

Tabla 14. Plan de financiamiento para las inversiones previstas

89

Tabla 15. Ingresos Proyectados

90

Tabla 16. Amortización préstamo

91

LISTA DE FIGURAS

Pág.

Figura 1. Flujo grama del marco teórico

30

Figura 2. Esquema interior de una nave de Self-Storage

45

Figura 3. Organigrama de Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

56

Figura 4. Estructura de efectos de Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

62

Figura 5. Esquema axial para Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

64

Figura 6. Ventas segmento 2009 vs. 2010

67

Figura 7. Etapas del proceso en el manejo de archivo físico

83

Figura 8. Diagrama de flujo proceso manejo archivo físico

84

Figura 9. Ubicación sede Bulevar

85

Figura 10. Ubicación de la estantería

86

Figura 11. Escalera tipo avión y sus características

87

Figura 12. Diagrama de flujo recepción de documentos

93

Figura 13. Diagrama de flujo distribución de los documentos

94

Figura 14. Diagrama de flujo trámite de los documentos

95

Figura 15. Diagrama de flujo organización de los documentos

97

Figura 16. Diagrama de flujo consulta de los documentos

99

Figura 17. Diagrama de flujo conservación de los documentos

100

INTRODUCCIÓN

La característica principal radica en que en Colombia la logística es una de las áreas de las empresas que hasta hace muy poco se les ha independizado, la globalización ha llevado a que las organizaciones busquen soluciones más económicas y también que optimicen los tiempos, los espacios y los recursos.

Todos estos beneficios suelen ser agrupados en: Beneficios estratégicos, los cuales afectan al conjunto de la organización en su labor cotidiana; Beneficios financieros, los cuales inciden directamente en la reducción de costos y aumentan la producción laboral; y Beneficios técnicos, relacionados con la mejora en los aspectos y procesos tecnológicos que se dan dentro de la empresa.

La custodia de la información protege a toda organización de una amplia gama de amenazas, por lo que a fin de garantizar la continuidad de la empresa o institución; la conservación de la documentación impresa o escrita en papel contenida en archivos, tiene como objeto que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos.

Una custodia adecuada de la información impresa y escrita en papel se logra implementando un conjunto de controles, que abarca políticas, procedimientos y prácticas, que integra una organización para atender y dar solución a todo lo relacionado en materia de conservación y almacenamiento de archivos en papel.

Así, los beneficios que pueden esperar las PYMES irán desde los aspectos meramente económicos, ahorro en espacio físico y equipamiento para el almacenamiento de documentos, reducción de costos salariales, administrativos y de los derivados del uso del papel, hasta los puramente estratégicos, mejora en los tiempos, incremento de la ventaja competitiva de la organización, incremento de la moral y satisfacción del personal, sin olvidarnos, obviamente, de las ventajas que aporta a la gestión del sistema documental de la organización (acceso centralizado y consulta distribuida y rápida localización de los documentos).1

1

Tomado de: http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestion-documental

Este documento reúne la metodología a seguir en el desarrollo e implementación de una nueva línea de negocio dentro de una empresa con elementos necesarios tales como definición de actividades a realizar, asignación de responsables de cada actividad, prerrequisitos para desarrollar las actividades la descripción de la situación actual, estudio de mercadeo, técnico, y financiero, en el cual se pretende transmitir la importancia de apoyar las decisiones empresariales y estudiar hasta que punto resulta factible llevar a cabo la aplicación en la organización. Así mismo se presenta un marco jurídico, que reúne la reglamentación archivística que rige para el país.

Por otra parte el presente trabajo de graduación con el cual se desea obtener el titulo de Ingeniero Industrial, describe el desarrollo e implementación de una nueva línea de negocio en administración, almacenamiento y transporte de archivo físico para la empresa Be&T Ltda.

Todo lo anterior propende a que el factor de negociación de los líderes de la empresa Bodegas, empaque y Transporte Be&T Ltda. Es muy importante teniendo siempre en mente lograr una rentabilidad de los capitales y bienes de los propietarios.

1. TEMA DE INVESTIGACIÓN

DESARROLLO DE UNA NUEVA LÍNEA DE NEGOCIO EN ADMINISTRACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE ARCHIVOS FÍSICOS EN LA EMPRESA BODEGAS, EMPAQUE Y TRANSPORTE BE&T LTDA.

2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

2.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para muchas PYMES - pequeñas y medianas empresas - se ha convertido en una misión casi que imposible encontrar cartas, hojas de vida y hasta viejos documentos contables. Expresiones como "Llevo todo el día buscando un papel", "con este desorden es imposible encontrar un documento cuando lo necesito", "tengo la mesa de trabajo repleta de papeles y ya no sé qué hacer"... son muy habituales en nuestro sector, e indican que existen problemas en la gestión de los documentos: éstos se duplican y se acumulan, paulatinamente va aumentando el desorden y la búsqueda de documentos resulta cada vez más complicada, se pierden o extravían...

El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de los procesos, son varias las organizaciones que no poseen un sistema de gestión de documentos que les permita almacenar la información de forma rápida y eficiente. Cada día más empresas buscan satisfacer la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos, es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información, estos documentos son recurso y activo organizacional; como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos un sistema de gestión de documentos para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta.

La gestión documental, al fin y al cabo, tiene una influencia decisiva en el funcionamiento, una gestión eficiente de la documentación implica directamente: La mejora de la eficiencia: si los empleados de la asesoría tardan menos tiempo en encontrar la información, el aumento de su productividad es inmediato.

El compartir información entre los profesionales y empleados de la asesoría, y también con los socios y colaboradores, permite reducir de forma muy significativa los costes de interacción de éstos, al hacer mucho más eficiente el flujo de información.

La mejora de la relación con el cliente puede ser uno de los resultados de esta gestión, al ofrecer unos servicios de mayor calidad y una imagen de eficacia.

Todos necesitan de la información para llevar a cabo actividades laborales, comerciales y personales, en esta era de avances tecnológicos, la información puede ser conseguida a través de diferentes medios como: papel, medios magnéticos, discos duros, Internet e Intranet. Este problema de logística en el manejo y conservación de documentos puede solucionarse con el manejo externo de todos los archivos físicos por una empresa especializada en Sistema de Gestión Documental que facilite el almacenamiento de la información de forma organizada, garantizando así el acceso a ésta en el momento que se requiera.

De acuerdo con Royal Technologies S.A., compañía especializada en gestión documental y administración corporativa de contenido, a través de la correspondencia llega casi el 80% de la información a una compañía a diferencia del archivo manual, la administración y el manejo de los archivos físicos trae beneficios como: - Conocer la trazabilidad de un documento, tenerlo en línea y poder hacerle observaciones sin modificarlo.

- Depurar el archivo y los documentos y evitar que sean eliminados hasta tanto hayan cumplido su ciclo de vida, para ello debe elaborarse una tabla de retención de documentos que, de acuerdo con las disposiciones legales, permita la conservación de los mismos por un tiempo determinado.

- Se evita el deterioro de la información en papel, debido a su constante manipulación.

- Las compañías mejoran su eficiencia en el manejo de archivos y se optimiza el espacio físico empleado en éstos, pues allí se tendrán sólo los documentos con consulta mínima que por las políticas de retención documental deban ser almacenados temporal o permanentemente.

- Se optimizan los tiempos en la búsqueda de información, pues sólo basta con ingresar datos previamente establecidos para ubicar los documentos.

De acuerdo con Rubén Darío Yaima, instructor de gestión de la información y la documentación del SENA, los documentos tienen un ciclo de vida, en el cual adquieren un valor primario y luego secundario el cual se hace a través de un comité evaluador de documentos que define el carácter de cada uno para luego clasificarlos en los distintos tipos de archivos.

Es clave para las empresas antes de iniciar los procesos de mejora en la administración y almacenamiento de su archivo asesorarse por una compañía especializada en el tema, para así conocer la mejor forma de codificar y organizar la información. Los servicios de esta naturaleza están orientados a

brindar a las organizaciones la tranquilidad de saber cuáles son sus recursos de información luego de cumplirse procesos de recolección, clasificación, ordenación, codificación, inventario y ponerlos de esta manera a disposición de quienes necesiten dicha información como apoyo en sus decisiones de tipo administrativo. De igual forma, las empresas pueden contratar servicios orientados a la recepción, radicación, distribución y control y envío de la correspondencia interna y externa, utilizando aplicativos especializados y sistemas de control como los códigos de barras”.2

Por lo tanto se considera importante para la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda., implementar esta nueva línea de negocio debido a que actualmente presenta una limitación en su rentabilidad; desde su creación cuenta con 5.400m3 total de bodegaje tipo piso – techo de acuerdo al objeto de Self-Storage que desarrolla. Se encuentra que la sede Centro Comercial Bulevar Niza cuenta con espacio en la cual se ve la oportunidad de adecuar la estructura interna, acondicionando estanterías metálicas compuestas por conjuntos de bastidores o párales perforados que permiten ubicar los entrepaños a diversas alturas para utilizar la capacidad vertical de la bodega.

Por lo anterior se presenta una metodología para desarrollar e implementar una nueva línea de negocio en administración, almacenamiento y transporte de archivo físico con el fin de atender la necesidad y garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos y esperados que tienen la mayoría de pequeñas y medianas empresas PYMES de manejar adecuadamente su archivo físico y como consecuencia obtener un aumento en los ingresos de los que actualmente se tiene.

2.2

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿En que medida es viable financieramente desarrollar una metodología e implementar una nueva línea de negocio en administración, almacenamiento y transporte de archivos físicos para la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.?

2.3

2

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

Tomado de: http://www.eltiempo.com. suplementos especiales. Organización, administración y custodia de archivos físicos. Publicado el 27 de septiembre de 2008.

1. ¿Qué resultados financieros tendrá para la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. la creación de una nueva línea de negocio en administración almacenamiento y transporte de archivos físicos?

2. ¿La capacidad instalada con la que cuenta la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. será suficiente para poner a funcionar tal línea?

3. ¿La nueva línea de negocios dará respuesta a los espacios provisionales de almacenamiento que requieren los clientes?

4. ¿La mano de obra con la que cuenta la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda., es suficiente para desarrollar la nueva línea de negocio?

5. ¿Para el buen funcionamiento de la nueva línea de negocio la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. tendrá que invertir en más equipos de computo, muebles y enseres?

6. ¿Qué beneficios podría generar el desarrollo y la implementación de la nueva línea de negocio en la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

2.4

VARIABLES DEL PROBLEMA

2.4.1 Variables independientes  Inclusión de una nueva línea de negocio en administración, almacenamiento

y transporte de archivos físicos para la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.  Grado de satisfacción en la prestación del servicio en administración, almacenamiento y transporte de archivo físico para las PYMES.  Adecuación de tecnología para el desarrollo de la nueva línea de negocio.  Solidez financiera para Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

2.4.2 Variables dependientes    

Mejora en el servicio Calidad del servicio Instalaciones apropiadas Estabilidad económica

2.4.3 Variables intervinientes

 Nuevas disposiciones de ley en manejo de archivos  Competencias emergentes  Tasas de interés crediticio vital al momento de buscar capturar nuevos

clientes 3.

OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Establecer la viabilidad financiera a través del desarrollo e implementación de una nueva línea de negocio en administración, almacenamiento y transporte de archivos físicos en la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Desarrollar una metodología para la creación de una nueva línea de negocio administración, almacenamiento y transporte de archivos físicos.

Diagnosticar la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

Identificar las oportunidades y potencialidad del negocio frente al entorno mediante un estudio de mercados.

Describir los requerimientos físicos y funcionamiento del negocio a través de un estudio técnico.

Analizar financieramente la inversión o financiamiento necesario para el desarrollo del negocio.

Realizar un análisis de sensibilidad que permita evaluar el impacto de las variaciones de los factores más importantes sobre los beneficios y sobre la tasa de retorno.

Realizar un análisis de riesgo para identificar las dificultades que se puedan crear en el futuro del negocio.

Implementar una prueba piloto en administración, almacenamiento y transporte de archivos físicos en la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

4.

JUSTIFICACIÓN

Se busca dar a conocer la gestión documental, no solo desde el punto de vista actual, sino logrando mostrar un poco su origen, además se comenta la importancia que alcanza actualmente dentro y fuera de las organizaciones públicas y privadas, no solo en la ordenación y correcto uso de las operaciones archivísticas, sino también al facilitar la difusión de los fondos archivísticos a sus usuarios directos.

Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mejía están de acuerdo en que la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos, alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o institucionales.

Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta explosión llegó a punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el principio de procedencia.3 En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de

3

Tomado de: Mejía Miriam y otros. Guía para la implementación de un programa de gestión documental.

Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación, 2005. (http://www.archivogeneral.gov.co/agora/getfile.php3?key=1138129812&site=agn&bn=agn_priv adoagn).

Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.

En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental: bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental.4

Para cualquier organización la gestión documental es un gran reto, que tarde o temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas y poco actualizadas. Es un reto difícil, ya que es necesario realizar tareas como auditoria de información y gestión electrónica de documentos, entre otras, para lo cual muy pocas personas están capacitadas. Por otro lado se comenta que la gestión documental según Fernández Gil, Paloma (1999) “pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.” 5

4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA

El estudio propuesto busca, mediante el desarrollo de una metodología y la aplicación de conceptos en análisis de mercado, técnico, riesgo y sensibilidad, encontrar alternativas de desarrollo de nuevos horizontes desde el punto de vista financiero a mediano y largo plazo para la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. es una empresa que según el PIB, pertenece a la actividad económica del transporte, almacenamiento y comunicaciones. Este sector presentó un auge entre el año 2003 al 2007 pasando de una tasa de crecimiento de 5.2% en el año 2003 al 11% en el año 2007. En el año 2008 este sector creció a un ritmo notable menor que en los periodos anteriormente mencionados creciendo solo el 4.99% y decreciendo en un 1.99% para el año 2009 como consecuencia de la crisis económica mundial. Para este año el panorama ha venido cambiando de manera

4

Tomado de: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233.

Tomado de: Fernández Gil, Paloma. Manual de Organización de Archivos de Gestión en las Oficinas Municipales. Granada: CEMCI, 1999. (http://www.cemci.org/archivos.pdf) 5

positiva, el DANE en su boletín de prensa del 24 de junio, al analizar el resultado del PIB en el primer trimestre del 2010 comparado con el mismo periodo del 2009 se observa variación del 2.6 para el sector que nos atañe.6

4.2 JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA

Para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos, se acude al desarrollo de una metodología e implementación de una nueva línea de negocio en administración, almacenamiento y transporte como instrumento para evaluar la viabilidad financiera para la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. Buscando mejorar la solidez financiera y prestando un mejor servicio a las PYMES que lo necesiten.

4.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA

La finalidad inicial del proyecto es obtener un título académico y llevar a la práctica los conocimientos adquiridos.

De acuerdo con los objetivos propuestos, el resultado permitirá encontrar soluciones concretas a problemas de rentabilidad y capacidad sub utilizada que inciden en el desarrollo de la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

6

Tomado de: DANE. Tasas anuales de crecimiento de los precios implícitos 2000 - 2007

5.

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

5.1 ESPACIO

El desarrollo de la metodología e implementación de una nueva línea de negocio se llevará a cabo en la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. Ubicada en la ciudad de Bogotá, localidad de Suba en la sede Centro Comercial Bulevar Niza Carrera 52 No. 125ª – 59 costado Norte.

5.2 TIEMPO

Para el desarrollo de la metodología de una nueva línea de negocio se tiene en cuenta las condiciones referentes a duración, estipulada por el grupo de investigación de la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad Agraria de Colombia (12 meses) a partir del mes de agosto de 2010 hasta agosto de 2011 y para la implementación en la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda., un tiempo estipulado de 12 meses empezando en el mes de Septiembre de 2011 y terminando en el mes de Septiembre de 2012.

5.3 CONTENIDO

Se contempla el desarrollo e implementación de una nueva línea de negocio en administración, almacenamiento y transporte de archivos físicos para establecer la viabilidad financiera en la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

5.4 ALCANCE

Se propone exclusivamente el desarrollo de la nueva línea de negocio para pequeñas y medianas empresas (PYMES) ubicadas en las localidades de Barrios Unidos y Suba.

6.

MARCO DE REFERENCIA

6.1 MARCO TEร RICO Figura 1. Flujo grama del marco teรณrico.

Fuente: Autores

6.1.1 Lineamientos Generales. La información es un recurso de alto valor para una organización y por consiguiente debe ser debidamente protegida. La administración, almacenamiento y custodia de la información protege a toda organización de una amplia gama de amenazas, la conservación de la documentación impresa o escrita en papel contenida en archivos físicos, tiene como objeto que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso a la información contenida en los mismos.

Una administración, almacenamiento y custodia adecuada de la información impresa y escrita en papel se logra mediante un conjunto de controles, que abarca políticas, procedimientos y prácticas, que integra una organización para atender y dar solución a todo lo relacionado en materia de conservación y almacenamiento de archivos en papel. La organización debe establecer, documentar e implementar los siguientes aspectos, para la prestación de los servicios de custodia y almacenamiento de archivos: 6.1.1.1 Requisitos administrativos. a) La organización debe ser legalmente identificable. b) La organización debe contar con documentación que describa sus servicios y el alcance de la actividad a desarrollar para la que es competente. c) La organización debe contar con un seguro adecuado a sus responsabilidades contractuales, a menos que la responsabilidad sea cubierta por la organización a la cual pertenezca la información. d) La organización debe cumplir con todas las leyes y reglamentos aplicables a su actividad. e) La organización debe contar con un Manual de Procedimientos que describa las condiciones bajo las cuales opera.

6.1.1.2 Confidencialidad.

La organización debe tener disposiciones adecuadas, consistentes con las disposiciones del Código Civil relativas a confidencialidad para salvaguardar la información obtenida en el transcurso de sus actividades, en todos los niveles de su organización.

6.1.1.3 Organización y administración. Para el desarrollo de sus actividades, la organización debe: a. Tener personal permanente suficiente con la capacitación y experiencia adecuadas para llevar a cabo sus funciones normales de acuerdo con un análisis formal de la propia empresa y la oferta de servicios de ésta. b. Contar con la infraestructura necesaria para ofrecer servicio durante las 8 horas los 6 días de la semana. c. Definir y documentar la estructura organizacional (organigrama). d. Contar con la descripción de cada uno de los puestos de trabajo que afecte la calidad de los servicios que ofrece. Esta descripción de puestos

e. f.

g.

h.

i. j.

k.

debe incluir las responsabilidades, los requisitos referentes a educación, capacitación y experiencia.

Contar con políticas y criterios formales para la selección y contratación del personal.

Definir y documentar su política y objetivos de calidad y seguridad, y debe asegurarse que estas políticas son entendidas, implantadas y mantenidas en todos los niveles de la organización.

La organización debe mantener un sistema de control de toda la documentación, que sean procesados de tal manera que se asegure su oportuna disponibilidad en el lugar apropiado de acuerdo con los procedimientos establecidos por la empresa.

La organización debe contar con planes de contingencia en caso de siniestros o situaciones de fuerza mayor en respuesta a los fenómenos tales como:  Infestación de roedores, insectos o plagas.  Sismos.  Incendios, condiciones climatológicas severas, inundaciones y fugas de agua.  Huelgas, sabotajes y alborotos populares.  Fallas en los sistemas informáticos o de telecomunicaciones.  Colapso de Estantería.  Contingencias sanitarias.

Establecer códigos de identificación únicos, que le permitan la debida rastreabilidad de la información (archivos, cajas, etc.)

La organización debe contar con sistemas de bases de datos debidamente estructurados, los cuales permitan la administración de la información y el control de:  El contenido de los archivos.  La ubicación de los archivos.  El registro de la entrada y salida (préstamo y devolución de archivos).

Asegurarse que los sistemas de cómputo cuenten con:  Licencias de software legal y vigente.  Antivirus y controles de acceso (firewall) actualizados.  Control de acceso de usuarios a los equipos de cómputo con contraseñas y cambio periódico de las mismas.  Un programa de mantenimiento preventivo que asegure su óptimo funcionamiento.

6.1.1.4 Personal. En cuanto al personal, la organización debe: a) Requerir a su personal, la firma de un contrato u otro documento por el cual se comprometa a cumplir con las reglas definidas por la organización, incluyendo aquellas relativas a confidencialidad. b) Prever directrices para el buen comportamiento de su personal.

(Reglamento Interior de Trabajo)

c) Mantener registros de la capacitación y experiencia de todo su personal, dicha capacitación debe incluir cursos sobre seguridad en el trabajo. d) Proporcionar al personal que se involucre en el manejo y transporte de los archivos para su conservación y custodia, el equipo de protección personal necesario.

6.1.1.5 Instalaciones y equipo.

La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conservación y preservación de los archivos. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable: a. Instalaciones (edificios y espacios de trabajo). Contar con instalaciones y equipo suficiente y adecuado para permitir las actividades asociadas con los servicios de custodia y almacenamiento de archivos. b. Equipo diverso. c. Equipo de Transporte. d. Tener áreas destinadas exclusivamente al almacenamiento de archivos, las cuales deben cumplir con lo siguiente:  Tener el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento.  Utilizar estantería metálica, armable, estructuralmente resistente, estable y con la capacidad adecuada de carga que se colocará en estas para evitar posibles colapsos.  Utilizar tarimas con una altura mínima de 10cm para el descanso de archivos a nivel de piso durante su almacenamiento.  Contar con sistemas de protección para evitar exponer al contacto directo de los rayos del sol los documentos a archivar. e. Contar con sistemas de seguridad para:  Tener el control y registro de acceso a las áreas de la organización.  Mantener la vigilancia del inmueble las 24 h, mediante sistema de intrusión con detectores de contacto y/o de movimiento, con respaldo de energía, con monitoreo a distancia.  Detección de incendio. El sistema debe contar con aparatos que funcionen de forma autónoma y contengan un dispositivo de alarma audible y visible que se active al percibir la presencia de combustión, como son calor extremo, humo, flama o una combinación de estas, anunciando una situación de emergencia.  Debe tener sistemas contra incendio (extintores, hidrantes o rociadores) a elección de la empresa y en función del tamaño de la misma.  Contar con sistema de circuito cerrado de televisión (CCTV) con grabación minima de 7 días.

6.1.2 Organización de archivos. Se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento.

6.1.2.1 Recepción. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: o Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. o Recibo de documentos oficiales. o Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. o Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicación de documentos  Asignación de un número consecutivo a los documentos, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.  Impresión de rótulo de la radicación.  Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos  Recibo de documentos oficiales.  Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.  Constancia de recibo.  Asignación de datos, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.  Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.  Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

6.1.2.2 Distribución. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.

1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

Clasificación de las comunicaciones.

Organización de documentos en buzones o casilleros.

Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

Reasignación de documentos mal direccionados.

Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos enviados  Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.  Control del cumplimiento de requisitos del documento.  Métodos de empaque y embalaje.  Peso y porteo de documentos.  Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.  Control y firma de guías y planillas de entrega.  Control de devoluciones.  Organización mensajería externa.  Registro de control de envío de documentos 6.1.2.3 Trámite. Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

Identificación del trámite.

Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información.

Proyección y preparación de respuesta.

Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.

6.1.2.4 Organización. Los documentos se deben organizar por carpetas de una institución, retirando de ellos todo material que cause daños a los mismos, tales como ganchos de cosedora, ganchos metálicos, cintas, etc. Las carpetas deben organizarse con 100 folios en promedio, conservando de principio a fin su orden de generación (Principio de Orden original). Una vez organizadas las carpetas deberán ordenarse dentro de las cajas. Comprende los procesos de:

1. Clasificación documental. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección).  Identificación de unidades administrativas y funcionales.  Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia.  Conformación de series y subseries documentales.  Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y de los documentos de apoyo.  Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.  Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.  Conformación y apertura de expedientes.  Determinación de los sistemas de ordenación.  Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.  Foliación.

3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.  Análisis de información y extracción de contenidos.  Diseño de instrumentos de recuperación como guías, inventarios, catálogos e Índices.  Actualización permanente de instrumentos.

6.1.2.5 Consulta. Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al funcionario competente. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área responsable del Archivo de Gestión.

La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son:

1. Formulación de consulta  Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.  Determinación de competencia de la consulta.  Condiciones de acceso  Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.  Reglamento de consulta.

2. Estrategia de búsqueda  Disponibilidad de fuentes de información.  Establecimiento de herramientas de consulta.  Ubicación de los documentos.

3. Respuesta a consulta  Atención y servicio al usuario.  Infraestructura de servicios de archivo.  Sistemas de registro y control de préstamo.  Uso de testigos y formatos para el control de devolución.  Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.

6.1.2.6 Conservación. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.

En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:  Diagnóstico integral.  Sensibilización y toma de conciencia.  Prevención y atención de desastres.  Inspección y mantenimiento de instalaciones.  Monitoreo y control de condiciones ambientales.  Limpieza de áreas y documentos.  Control de plagas.  Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.  Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).  Apoyo a la reproducción.  Intervenciones de primeros auxilios para documentos.  Establecimiento de medidas preventivas.  Implantación de Planes de contingencia.  Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

6.1.2.7 Disposición final. Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: 1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.  Recepción de transferencias secundarias.  Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.  Conservación y preservación de los documentos.

2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.  Valoración avalada por el Comité de Archivo.  Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.  Aplicación de método elegido.  Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.7 6.1.3 Diagnostico. Abarca toda la empresa y el entorno, por lo que al aplicarlo logra que esta tenga una proyección de futuro en el negocio, desarrollando capacidad competitiva.

6.1.3.1 Descripción de la empresa. Contiene la información básica del contexto y el concepto del negocio. Debe explicar qué es la empresa y qué hace. Debe incluir la historia sobre como llego al punto o posición en que se encuentra hoy en día y hacia dónde intenta ir en el futuro. Esta sección deberá dividirse en dos, la primera deberá contener la información sobre la empresa y la segunda la información sobre el producto.

7

Tomado de: COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santa fe de Bogotá. 1997.

6.1.3.2 Planeación estratégica. Es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación interna y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos. La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa, por lo que se basa en objetivos y estrategias generales, así como en planes estratégicos, que afectan una gran variedad de actividades, pero que parecen simples y genéricos.

6.1.4 Estudio de mercados. Es un estudio que tiene como propósito demostrar la posibilidad real de participación de un producto o servicio en un mercado determinado. El análisis de mercado busca primordialmente: Definir el tamaño total del mercado.

Estimar el volumen o cantidad que se comercializará del bien o servicio.

Definir el segmento de mercado al cual se va enfocar la empresa.

Identificar la competencia tanto directa como indirecta.

Debido a lo anterior se debe realizar un estudio del entorno a nivel macro y micro. Entendiendo por macro a todas las fuerzas y actores externos a la empresa; y por micro entorno a todos los participantes en la cadena de valor directamente asociados a la empresa: clientes, proveedores, competidores e intermediarios.

6.1.4.1 Análisis de la competencia. Se trata de destacar sus puntos débiles y fuertes, comparándolos con los del negocio en estudio y definida desde diferentes perspectivas: dimensión, medios humanos, zona de influencia, estructura, prestigio, etc., o en el caso de tratarse de un producto completamente nuevo, es necesario hacer un esfuerzo para determinar cómo, hoy en día, se resuelve la necesidad que el producto pensado puede satisfacer.

Hay que identificar los proveedores más importantes que ofrecen un producto o servicio similar al contemplado para el presente negocio y analizar cuál es su cuota de mercado, cómo trabajan, cuáles son sus puntos fuertes y débiles y cómo el mercado los valora. También es necesario estudiar las barreras de entrada existentes, como la existencia de barreras de salida que en ese segmento de mercado pueda haber.

Muchas veces, este tipo de análisis es menos complicado de lo que parece.

Hay que ser imaginativo y emprender acciones tales como: revisar sus catálogos, aproximarse a alguno de sus clientes y si se puede, adquirir alguno de sus productos. Además, debería ver qué facilidad tienen otros posibles competidores de entrar en el mercado y cuáles serían los efectos en nuestro proyecto. Con esta información, lo que se pretende es determinar con mayor facilidad las estrategias de posicionamiento que se deberán seguir para entrar y desarrollarse en el mercado.

6.1.4.2 Necesidades del mercado. Es el proceso que consiste en dividir el mercado total de un bien o servicio en varios grupos más pequeños e

internamente homogéneos. Todos los mercados están compuestos de segmentos y éstos a su vez están formados usualmente por subsegmentos.

6.1.5 Estudio técnico. Describe los requerimientos físicos del negocio, y el funcionamiento de éste. El objetivo es el de mostrar cómo serán las operaciones diarias del negocio, y que quien ha elaborado el plan de negocios, comprende y ha planificado bien dichas operaciones.

6.1.5.1 Requerimientos físicos. Son los necesarios para hacer funcionar el negocio, tales como los edificios, terrenos, maquinaria, equipos, herramientas, vehículos, mobiliario, insumos o materias primas. Lo recomendable es hacer una lista de estos elementos señalando sus respectivos costos.

6.1.5.2 El proceso del negocio. Es una descripción de las etapas que comprenderán las operaciones diarias del negocio, empezando por las compras, pasando por la transformación de los productos, y culminando con el almacenaje y la distribución de éstos. Al describir el proceso del negocio, se debe señalar aspectos que están relacionados con éste y que pueden ayudar a hacer una mejor descripción; por ejemplo, cuál será la política de compras, el tamaño de inventario, los índices o estándares que se tomarán para realizar el control de calidad. Para realizar una mejor descripción del proceso del negocio, lo recomendable es elaborar un diagrama de flujo.

6.1.5.3 El local del negocio. Es una descripción del local del negocio, cuál será su infraestructura, su tamaño, su ubicación y las razones por las que se han elegido dicha ubicación. Se debe señalar aspectos técnicos tales como la capacidad de producción, la capacidad que será utilizada, la localización o disposición de las maquinarias, los equipos y el mobiliario. Para una mejor descripción del local, lo recomendable es hacer uso de planos, ya sea uno que muestre la ubicación del local, uno que muestre la distribución de sus elementos, o ambos.

6.1.6 Análisis financiero. El desarrollo del análisis financiero tiene como objetivos principales el conocer la inversión o financiamiento necesario para el negocio, determinar los ingresos esperados, la tasa interna de rendimiento y de retorno de la inversión, así como el tiempo requerido para alcanzar el punto de equilibrio. Esta es la sección del plan que obtendrá la máxima atención de sus inversionistas. Todas las ideas, conceptos y estrategias expuestos confluyen en un estado financiero y sus proyecciones. Nada interesa más a un inversionista como el saber qué se hará con el dinero y cuando vera ganancias del negocio. El análisis financiero y las proyecciones deben seguir las normas de contabilidad generalmente aceptadas, ya que los inversionistas están familiarizados con dichas normas y esperan verlas reflejadas en el análisis financiero de su plan de negocios. Así que no trate de inventar su propio método y forma de presentación de los estados financieros.

6.1.6.1 Estado de resultados. Esta es una declaración de la posición actual de la empresa en términos de los productos, rendimientos, ingresos, rentas, utilidades, ganancias, costos, gastos y pérdidas correspondientes a un periodo determinado, con objeto de computar la utilidad neta o la pérdida líquida obtenida durante dicho periodo.

6.1.6.2 Flujo de caja. Este documento muestra las salidas y entradas en efectivo que se darán en una empresa durante un periodo determinado, para detectar el monto y duración de los faltantes o sobrantes de efectivo. Se recomienda realizarlo para los primeros 12 ó18 meses de manera mensual detallada.

6.1.6.3 Balance General. Es un documento contable que refleja la situación financiera de la empresa, a una fecha determinada y que permite efectuar un análisis comparativo de la misma; incluye el activo, el pasivo y el capital contable.8

6.2 MARCO CONCEPTUAL

Estos son conceptos relacionados a la gestión documental con lo que se busca ubicar en el contexto del tema que se tratara a lo largo de este trabajo.

6.2.1 Administración de documentos. Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

6.2.2 Almacén. Espacio físico destinado para el almacenaje de archivos en papel. Los almacenes son usados por cualquier institución o empresa que necesite almacenar, conservar y preservar su información impresa.

6.2.3 Análisis del entorno del negocio. A través de este análisis se entiende el sector, la competencia y el mercado en el cual crecerá el negocio. Este estudio mostrará la identificación de oportunidad real que soluciona el problema real del cliente.

6.2.4 Archivo. Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados en un proceso natural en el transcurso de su gestión, conservados respetando el orden que sirva como testimonio e información o fuente de historia.

8

Tomado mercados/

de:

http://www.crecenegocios.com/pasos-para-realizar-una-investigacion-de-

6.2.5 Archivo central. Unidad Administrativa donde se agrupan documentos cuya consulta no es tan frecuente, transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite y que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los particulares en general.

6.2.6 Archivo de gestión. Es aquel en que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que la soliciten los cuales comprende los documentos que son consultados frecuentemente, como comprobantes de egreso, entre otros.

6.2.7 Archivo histórico. A él se transfieren desde el archivo central, los documentos de archivo de conservación permanente como las hojas de vida.

6.2.8 Archivo total. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital; producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.9 6.2.9 Confidencialidad. Garantía de que el acceso a la información, será sólo para aquellas personas autorizadas para hacerlo.

6.2.10 Conservación de documentos. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos, puede ser preventiva o de intervención directa.

6.2.11 Conservación de archivos. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

6.2.12 Consulta de documentos. Derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de las personas en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

6.2.13 Custodia de documentos. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la empresa archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

6.2.14 Deposito de archivo. Espacio destinado a la conservación de los documentos en una empresa archivística.

9

Tomado de: http://www.ezstoragenow.com/self-storage-glossary.html

6.2.15 Disponibilidad. Condición en la que los usuarios autorizados tienen acceso a la documentación o información y a los recursos relacionados con la misma, toda vez que lo requieran.

6.2.16 Documento. Información y su medio de soporte.

6.2.17 Estantería (Racks). documentos.10

Estructura destinada a alojar contenedores de

6.2.18 Gestión de documentos. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

6.2.19 Menaje. Conjunto de objetos que comprenden el ajuar y bienes muebles de una casa que sirvan exclusiva y propiamente para el uso ordinario de una familia, como ropa, libros, libreros, obras de arte o científicas (que no constituyan colecciones completas para exposiciones o galerías de arte).

6.2.20 Off-site. Implica la realización de los procesos en las instalaciones de la compañía que presta el servicio de outsourcing. Comprende acciones como el traslado de documentos, recepción y control de éstos, Las compañías según su infraestructura, decidirán si luego de tener en línea los documentos permitirán la custodia y el bodegaje de los archivos físicos al outsourcing.

6.2.21 Ordenación documental. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

6.2.22 Organización de archivo. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. 11 6.2.23 Plan de marketing. Se ha examinado el entorno del negocio, se ha estudiado la competencia, se sabe cual es el mercado objetivo se ha descubierto la oportunidad y se tiene el servicio a ofrecer. Ahora ¿Cómo se reúne el servicio con el mercado? ¿Cómo se puede incentivar a los clientes para que compren el servicio? Desarrollar, seguir y monitorear un plan de marketing es normalmente la manera más eficaz de lograrlo.

10

Tomado de: GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un diccionario de terminología archivistita. Bogotá, Archivo General de la Nación, 1997.p.62 11

Tomado de: http://www.ezinearticles.com/?Garage-Storage-deas---Glossary-of-Storage

6.2.24 Plan de operaciones. Entrega una visión general del flujo de las actividades diarias del negocio y las estrategias que las sostienen. Debería existir información suficiente para mostrarle al lector que se entiende y que se ha planificado la ejecución diaria del negocio, pero el plan no debería ser muy técnico ni tan exhaustivo como para que el lector no sea capaz de leerlo no esté dispuesto a hacerlo debido a su complejidad. El principal objetivo de esta sección es mostrar que se está centrado en los factores operativos cruciales para el éxito del negocio. Las operaciones constituyen en funcionamiento del negocio; es la transformación de ideas en servicios para ser vendidos al cliente.

El plan de operaciones tiene que ser tan dinámico como el propio proceso de producción para que continúe como una guía vital de la acción de la empresa.

6.2.25 Plan financiero. Es una sección clave para el plan de negocios, porque traduce todas las otras partes del negocio – la oportunidad, el plan operativo, el plan de marketing, el equipo de dirección- a resultados financieros anticipados.

Se recomienda que para empezar con esta sección se busque las necesidades de los inversionistas.12

6.3 MARCO INSTITUCIONAL

Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda es una empresa del sector de servicios logísticos dedicada al servicio de bodegaje, empaque y transporte, dando respuesta a la necesidad de espacios limpios y seguros para guardar temporalmente menajes, muebles y mercancías específicamente mudanzas a nivel local. Cuenta con 4 sedes ubicadas en la ciudad de Bogotá; Primero de Mayo, Avenida Suba, Centro Comercial Bulevar Niza y Toberín, con una capacidad instalada total de 5400m3, Cuenta con personal calificado en la industria, que conforman un equipo de trabajo profesional y especializado para satisfacer las necesidades de un mercado cada vez más dinámico y demandante de calidad.

12

Tomado de: http://www.tuMercadeo.com

Figura 2. Esquema interior de una nave se Self-Storage.

Fuente: http://www.masmetros/imagenes/.com

Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda nace como respuesta a la visión del empresario Jesús María Giraldo a través de sus viajes a Estados Unidos donde observa el modelo de negocio de Self-Storage y es así como decide aplicarlo e implementarlo en la ciudad de Bogotá.

“Teniendo en cuenta esta visión, se decide realizar un análisis de mercado en el año 2005 sobre el comportamiento de la oferta en el segmento de Bodegaje, Empaque y Transporte, el cual arrojó como resultado final la viabilidad para la implementación de este tipo de almacenaje en la ciudad de Bogotá, acompañado con los servicios adicionales de Empaque y transporte, éste último enfocado hacia el transporte de menajes domésticos”13.

6.4 MARCO GEOGRAFICO Se escoge la sede de Centro Comercial Bulevar Niza Carrera 52 No. 125ª – 59 costado Norte. Lo anterior en consecuencia a la capacidad de espacio con la que cuenta esta bodega para poder adecuar la infraestructura necesaria para el desarrollo de la nueva línea de negocio.

13

Tomado de: Análisis de Mercado. Comportamiento de la oferta en el segmento de Bodegaje, Transporte y empaque. Draco Publicidad/DDS Febrero 2005

6.5 MARCO LEGAL O JURÍDICO

Se presentan algunas de las principales normas a tener en cuenta en lo referente al manejo de los documentos.

6.5.1 Ley 594 de 2000. Regula la archivística en el país. De acuerdo con ésta el Archivo General de la Nación es el organismo que dará las normas técnicas y pautas para la conservación de archivos y en ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos en cualquier otro medio. (ver anexo 1).

6.5.2 Decreto 2649 de 1993 (art. 134). Las empresas deben conservar de forma ordenada los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de 20 años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, los documentos físicos pueden destruirse transcurridos diez 10 años.

6.5.3 Acuerdo 007 de 1994. Reglamento General de archivo.

6.5.4 Decreto 998 de 1997. Reglamenta la transferencia de documentación histórica.

6.5.5 Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.

6.5.6 Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

6.5.7 Ley 43 de 1913. oficiales.

Sobre el uso de tinta indeleble para documentos

6.5.8 Código Penal Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.

6.5.9 Código de Comercio Artículo 54. correspondencia comercial.

Obligatoriedad de conservar la

6.5.10 Circular Interna AGN No.13 de 1999. puntas o esferos de tinta húmeda.

No se deben

utilizar micro

6.5.11 Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10 y 11. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

6.5.12 Decreto 2150 de 1995. Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

6.5.13 Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

6.5.14 Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. 6.5.15 Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.

6.5.16 NTC 4095. Norma General para la Descripción Archivística.

7.

MEDOTOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para el adecuado desarrollo del proyecto es necesario tomar herramientas que se ajusten a la realidad del mercado, que permita valorar la viabilidad y la ejecución real en el mediano y corto plazo. El enfoque investigativo que tendrá el proyecto se hará desde tres puntos de vista; estos modelos investigativos propuestos son: investigación exploratoria, descriptiva y explicativa, los cuales permitirán una proximidad a la realidad del plan de negocios.

7.1.1 Investigación exploratoria. Se realiza con el fin de conocer la situación actual de la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. y los problemas que impiden su crecimiento, sobrevivencia o desarrollo. Inicialmente se hará diagnostico integral el cual se basa en un estudio de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas (FODA), además se incluirá en este una descripción general de la empresa, la creación de la misión y visión.

Gracias a este tipo de diagnostico se pueden detectar las causas principales de los problemas, de manera que se puede enfocar los esfuerzos a futuro.

7.1.2 Investigación descriptiva. Se efectúa mediante el desarrollo de un estudio de mercados destacando aspectos importantes tales como: definir tamaño total del mercado, volumen o cantidad del servicio, definir segmento del mercado e identificar la competencia. Adicional a este se realizara un estudio técnico el cual suministrara información como: requerimientos físicos, el proceso del negocio y el local del negocio.

7.1.3 Investigación explicativa. Se realizara mediante el análisis de estudios económico financiero, de sensibilidad y de riesgo teniendo en cuenta aspectos importantes como: PyG, estado de flujo de efectivo B/G, análisis punto de equilibrio, costos fijos y variables, precio de venta, precio, producto, logística, competencia, entorno económico y los riesgos de mercado, técnico y económico. La implementación se realizará mediante una prueba piloto con proyección a un año.

7.2 MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN

Teniendo en cuenta los objetivos específicos planteados a continuación se hace una descripción del proceso a seguir: Tabla 1. Proceso metodológico

OBJETIVO ESPECÍFICO Desarrollar una metodología para la creación de una nueva línea de negocio administración, almacenamiento y transporte de archivos físicos.

Realizar un diagnostico de la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

Realizar un estudio de mercados que busque identificar las oportunidades y potencialidad del negocio frente al entorno.

Realizar un estudio técnico que describa los requerimientos físicos y funcionamiento del negocio

Realizar un análisis financiero y económico para conocer la inversión o financiamiento necesario para el negocio

Realizar un análisis de sensibilidad que permita evaluar el impacto de las

MÉTODO (observación, inductivo y deductivo) El objetivo principal es establecer los lineamientos mínimos a que deberán apegarse las empresas dedicadas a la custodia y almacenamiento de información impresa o escrita en papel para la prestación de sus servicios.

Consiste en la descripción de la empresa, un resumen ejecutivo, crear la misión y la visión y un análisis FODA Recopilar y analizar información procedente del entorno. Se definirá análisis del sector, análisis de la demanda, el tamaño del mercado, el servicio, definir el segmento e identificar la competencia, entre otros.

En esta etapa se mostrara una evaluación que demuestre que el negocio es posible de poner en práctica y de sostenerse mediante la descripción de los requerimientos físicos necesarios para hacer funcionar el negocio y un proceso del negocio que comprenda las etapas de las operaciones diarias.

En esta sección se demostrara que el proyecto es factible económicamente y sobrevivirá, la inversión que se va a realizar esta justificada por la ganancia que se generará, se tendrán en cuenta aspectos como, costos fijos y variables, ventas, punto de equilibrio y estado de flujo de efectivo Se presentara un análisis de flujo de fondos realizado con una serie de

variaciones de los factores más herramientas financieras de importantes sobre los beneficios y evaluación del proyecto de inversión. sobre la tasa de retorno Algunos indicadores financieros que se tendrán en cuenta en el plan de negocios son los siguientes: Valor actual neto (VAN) Tasa interna de retorno (TIR) Realizar un análisis de riesgo para Se tendrán en cuenta los riesgos que identificar las dificultades que se pueda afrontar el negocio por las puedan crear en el futuro del negocio condiciones en las que se desenvuelve como una posible recesión económica y los requerimientos legales que puedan afectar la puesta en marcha, además se realizara un plan para resolver problemas que puedan surgir Fuente: Autores

7.3 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para desarrollar el presente proyecto se hace necesario aplicar dos técnicas de recolección de información que servirán como base en la toma de decisiones para el desarrollo e implementación de una nueva línea de negocio en administración, almacenamiento y transporte de archivos físicos en la empresa bodegas, empaque y transporte be&t Ltda.

7.3.1 Encuestas. Las encuestas servirán como apoyo principal para la recolección de datos referentes a: Posicionamiento de la empresa en el sector.

Identificación de la competencia.

Diferenciar a la empresa de los competidores.

Consumidores del servicio Precio y financiación 7.3.2 Visitas y entrevistas. Se hace necesario hacer visitas y entrevistas a las PYMES ubicadas en las localidades de Suba y Barrios Unidos para recolectar la información necesaria de interés para el desarrollo de la investigación. Para lograr el estudio específico es necesario establecer la cantidad de PYMES con la que se va a contar y sobre la cual se va a indagar.

8.

RECURSOS

8.1 RECURSO HUMANO

Conformado por los autores del proyecto Fredy Aguiar y Aurora Joya Bautista, el director de proyecto Ingeniero Jesús Leonardo Lara Florián, los dueños y funcionarios de la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

8.2 RECURSOS FÍSICOS

Se cuenta con los siguientes recursos para el desarrollo del presente proyecto:        

instalaciones de la empresa.

Computador portátil.

Computador Impresora Internet.

Telefonía Local.

Teléfono celular USB.

9.

PRESUPUESTO

A continuación se relacionan los gastos generales por concepto de transportes, papelería, impresiones y servicio de terceros.

Tabla 2. Presupuesto

CONCEPTO Papel Esferos Impresiones Anillado Transporte Gastos de representación Inversión en libros TOTAL Fuente: Autores

CANTIDAD 500 8 500 5 100 1 2

COSTO UNITARIO 100 600 100 3.500 1.600 150.000 45.000

COSTO TOTAL 50.000 4.800 50.000 17.500 160.000 150.000 90.000 522.300

10.

CRONOGRAMA

Tabla 3. Cronograma Ago-10

Sep-10 Oct-10 Nov-10 Dic-10 Ene-11 Feb-11 Mar-11 Abr-11 1, FASE I ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA DEL PROYECTO

Titulo provisional

x

Justificación Breve descripción del problema

x

Objetivo provisional

x

Recursos disponibles

x

Bibliografía Aprobación de la propuesta

x

Selección y definición del tema

x

x 2, FASE II DISEÑO PROCESO DEL PROYECTO x

Problema de investigación Objetivos de la investigación Justificación de la investigación

x

Marco de referencia

x

Aspectos metodológicos

x

Tabla de contenido

x

Cronograma de trabajo

x

Presupuesto

x

x x

May-11

Jun-11 Jul-11

Ago-11

Recursos Presentación Revisión y correcciones

x x x 3, FASE III DESARROLLO DE LA NUEVA LÍNEA DE NEGOCIO

Desarrollo de la guía

x

Diagnostico de la empresa

x

Estudio de mercados

x

Estudio técnico

x

Análisis financiero

x

Sustentación Fuente: Autores

x

11.

DESARROLLO DE UNA NUEVA LÍNEA DE NEGOCIO EN ADMINISTRACIÓN, ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE ARCHIVO FÍSICO

11.1 DIAGNÓSTICO

11.1.1 Descripción de la empresa. Se realiza un diagnóstico en la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. Ubicada en Bogotá, Colombia, con la finalidad de observar y analizar la situación actual y su entorno. Se presenta en siete divisiones, que va desde la descripción de la empresa hasta el análisis de la matriz FODA. Razón social. Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

Ubicación. Avenida Suba carrera 62 No. 103 – 44 Sector y actividad económica.

Transporte, almacenamiento y comunicaciones en servicios logísticos.

Descripción del servicio. De acuerdo a las necesidades del cliente se alquilan mini-bodegas individuales con espacios limpios y seguros que necesitan las familias o empresas para guardar menajes (mercancía, muebles y enseres en general) por un determinado tiempo (días, semanas, meses, años), de diferentes tamaños que oscilan entre 10m3 a 220m3 con precios que van desde $180.000 hasta $1.980.000; con circuito cerrado de TV., monitoreo las 24 horas, zona de descargue, sensores de humo y movimiento y pólizas contra incendio, terremoto, inundación, sustracción con violencia, etc. Adicional se ofrece el servicio de empaque y transporte especialmente mudanzas a nivel local.

Objetivos. Están definidos por la alta gerencia pero no se encuentran fijados por escrito, estos son: - Mantenerse en el mercado.

- Incrementar las ganancias.

- Aumentar la rentabilidad.

Estos objetivos se han venido logrando mediante el desarrollo de las siguientes actividades: - Ofrecer servicio de empaque utilizando materiales de primera calidad al igual que personal especializado.

- Realizar transporte en camiones cerrados, dotados con cobijas y elementos de amarre.

- Ofrecer bodegas de diferentes tamaños de acuerdo a la necesidad de los clientes.

- Garantizar a los clientes la seguridad de sus bienes consignados en las bodegas.

Historia de la empresa. El señor Jesús María Giraldo después de realizar varios viajes a los Estados Unidos; tuvo la oportunidad de conocer el modelo de negocio de Self-Storage; con su carácter emprendedor decidió fundar su propia empresa en la ciudad de Bogotá, viendo la necesidad de algunos clientes que deseaban dejar todo en manos de una sola organización: mudanzas y alquiler de bodegas, que les diera seguridad y les evitara los constantes reclamos por daños a sus enseres en el momento de ser traslados a otro destino. La empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. fue creada en el año 2005, inicio sus operaciones con 5 empleados y 2 sedes; una en Toberin y la otra en la primera de mayo, con una capacidad instalada total de 2000m3, con la demanda del servicio vio la necesidad de realizar la apertura de 2 sedes más, Centro Comercial Bulevar Niza y Av. Suba 103 aumentando la capacidad total instalada a 5400m3.

Organigrama. La estructura de la empresa Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. esta representada así: (ver Figura 3) Sin embargo, cabe resaltar que como elemento fundamental se encuentra el líder comercial en la cual gira todo el desarrollo de la empresa.

Figura 3. Organigrama de Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

GERENTE

Contabilidad OPERATIVA

ADMINISTRATIVA

Financiero

Auxiliar de bodega

Auxiliar de empaque

Mercadeo

Conductor

Fuente: Autores

Misión. Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. Quiere proveer el servicio de soluciones integrales en el almacenamiento, transporte, empaque, administración y manejo de archivos físicos, generando confianza en nuestros clientes, contando con recursos de excelente

calidad y un equipo humano altamente capacitado y comprometido con las necesidades del cliente.

Visión. Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. al 2012 busca que los clientes que utilicen nuestro servicio integral en almacenamiento, transporte, empaque, administración y manejo de archivos físicos, se sientan seguros y satisfechos para que la empresa se consolide en esta nueva línea de negocio. Comprometidos con las necesidades de nuestros clientes ofreciéndoles el mejor servicio, cumplimiento y confiabilidad mejorando así la calidad de vida de nuestro país y colaboradores.

11.1.2 Personal. La empresa cuenta con un total de 5 personas, los cuales están distribuidos en las áreas administrativa y operativa, con responsabilidades definidas así: - Gerente: fija las políticas operativas y administrativas. Es responsable ante el propietario, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional, planea, dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización y actúa como soporte de la organización a nivel general.

-

Líder comercial: Coordinar, vigilar y supervisar el buen funcionamiento de las actividades operativas de la empresa, teniendo en cuentas las políticas de calidad y servicio de Be&T Ltda. con el fin de proporcionar el mejor servicio a los clientes.

-

Conductor: Realizar el transporte y acomodación en el camión de los menajes, muebles y/o mercancías, garantizando la integridad y seguridad de cada una de éstas al momento de su desplazamiento.

-

Auxiliar de empaque: Realizar las labores de empaque de los menajes, muebles y/o mercancías además del cargue y acomodación, garantizando la integridad y seguridad de cada una de éstas.

-

Auxiliar de bodega: Supervisar la entrada y salida de inventario de menajes, muebles y/o mercancías correspondientes al cliente externo, controlando la entrada y salida de las mismas para llevar el registro respectivo y detallado.

11.1.2.1 Calificación. El personal de Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. se contrata sin capacitación, esta se hace dentro de la empresa mediante la realización de las labores diarias dada la especicidad de los procesos desarrollados, a excepción del conductor.

Los empleados reciben capacitación por parte del líder comercial en actividades como: - Realizar el empaque de menajes, muebles y/o mercancías.

- Realizar inventario inicial del menaje, muebles y/o mercancía a trasladar.

- Hacer el respectivo cargue y descargue de menaje, muebles y/o mercancías, con base en logística de transporte de mercancías.

- Atender las cotizaciones de los clientes que requieran servicio de empaque, bodegaje y/o transporte.

- Mantener en perfecto estado de aseo cada una de las mini bodegas, al igual que las áreas comunes de las mismas.

Prevalece una proporción entre el personal y el volumen de trabajo pero en algunas ocasiones se hace necesaria la contratación de auxiliares de empaque y transporte por turnos.

11.1.2.2 Política de personal. Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

Favorece la participación en las decisiones, promueve acciones formativas y el desarrollo profesional mediante un auxilio económico equivalente al 50% del valor total. Igualmente otorga una compensación económica cuando el volumen de trabajo es alto, esto hace referencia a las jornadas de trabajo extensas, es de aclarar que no se tiene un valor fijo sino que el líder comercial decide el monto a pagar teniendo en cuenta hasta que hora se laboro y a que cliente.

Por otra parte las sanciones que aplica la empresa son las estipuladas en el reglamento interno de trabajo.

11.1.3 LIDERAZGO 11.1.3.1 Análisis de liderazgo en la empresa. Se establece desde la gerencia y se extiende al líder comercial el cual guía el trabajo de los demás trabajadores, basado en la experiencia obtenida a lo largo de los años en el manejo de la empresa. Cabe anotar que el poder de decisión esta representado por el gerente seguido del líder comercial.

11.1.3.2 Tipo de liderazgo que ofrece la empresa. Se cuenta con un estilo participativo, en donde el líder comercial utiliza la consulta, para practicar el liderazgo. No delega su derecho a tomar decisiones finales y señala directrices específicas a sus empleados; escucha y analiza seriamente las ideas y acepta sus contribuciones siempre que sea posible y práctico. Impulsa a los empleados a incrementar su capacidad de auto control y pide asumir más responsabilidad para guiar sus propios esfuerzos. Sin embargo, la autoridad final en asuntos de importancia sigue en sus manos. Por otra parte la empresa ofrece estabilidad laborar realizando contratos a termino indefinido.

11.1.4 Clientes. Actualmente Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

Cuenta con 130 clientes; 22 representan el 40% de los ingresos y 108 representan el 60%.

11.1.4.1 Clientes reales - Proyectar valores S.A. - Fianza - Cámara Colombiana del libro - Hospital de Kennedy - ANDI - ASTAF - Gaspro - RC Induquímicas - Mundial seguros - Prisma Diammond - Fedevalores - Taller del éxito - Casa sobre la roca - Naciones Unidas 11.1.4.2. Otros clientes - Gonzalo Navarro - Mariana Cortes - Luz Helena Restrepo - María Constanza González - Mercedes Pulido - Miguel Olarte Pinzón - Orlando Daza - Hernán Cortez 11.1.4.3 Diagnóstico a clientes. La empresa no realiza entrevistas de mercado, periódicamente evalúa la competencia desde el punto de vista de precios. Este proceso se hace telefónicamente o a través del directorio de páginas amarillas, y se realiza entre el líder comercial y el gerente. Otro medio utilizado es la Internet para identificar nuevas empresas de la competencia.

11.1.4.4 Competidores. Se considera competencia igual o más grandes en el negocio de Self –Storage a las siguientes empresas: - U-Storage - Mudanzas chico - Mudanzas el Nogal - Oikos Storage - Store room - Bodegas aliadas - Santamaría trasteos Ltda.

- Bodegas renta espacio

Como competidores medianos tiene a: - Acarreo bodegajes, García Guerrero - Rojas trasteos servicios S.A. - Acarreo bodegas “el especialista” - Agrobetania S.A. - Al país bodegas - Aldia Mudanzas - A3bodegas - Bodegas rentaespacio - Rojas logística servicios 11.1.4.5 Planeación estratégica. En esta parte se logra captar la casi nula existencia de estrategias útiles en el establecimiento de metas a corto y largo plazo. La empresa solo tiene la ventaja de disponer de un conocimiento y definición clara de sus clientes y del servicio que esta ofreciendo.

11.1.5 FODA Sistémico 11.1.5.1 FODA Tabla 4. Matriz FODA de Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda.

FORTALEZAS OPORTUNIDADES 1. Ubicación estratégica dentro de 1. Mercado en crecimiento la ciudad 2. Clientes potenciales derivados de 2. Solidez económica la operación de la empresa 3. Infraestructura para el buen 3. Crecimiento de la oferta desarrollo del negocio 4. Prestigio que nos respalda como empresa de confianza DEBILIDADES AMENAZAS 1. Personal capacitado 1. Aparición de nuevos competidores 2. Cambio de la reglamentación de 2. Tecnología deficiente archivo 3. Falta de experiencia en este 3. Guerra de precios mercado Fuente: Autores

11.1.5.2 Selección, reducción y neutralización. Teniendo la agrupación en la matriz FODA, se procede a reunir los factores con características comunes así:

Tabla 5. Neutralización matriz FODA de Bodegas, Empaque y transporte Be&T Ltda.

FORTALEZAS - Infraestructura - Ubicación DEBILIDADES - Tecnología - Experiencia

OPORTUNIDADES - Crecimiento del mercado AMENAZAS - Nuevos competidores - Reglamentación de archivo

Fuente: Autores

11.1.5.3 Matriz de influencia. Estos grupos se ubicaron de manera vertical y horizontal en siete grupos asignándoles una letra (A, B, C, D, E, F, G). El proceso de ubicación en la matriz se realiza haciendo la pregunta ¿existe una influencia directa del factor A en el factor B? y la respuesta se da entre una escala de 0 a 3 (sin influencia, poca influencia, media influencia, fuerte influencia) distribuidos así: Tabla 6. Matriz de influencia de Bodegas, Empaque y transporte Be&T Ltda.

A

B

C

D

E

F

G

∑ SA

A. Infraestructura

--

3

1

0

0

2

1

7

B. Ubicación

2

--

1

0

0

3

1

7

C. Crecimiento del mercado

0

0

--

2

0

2

2

6

D. Tecnología

0

0

1

--

1

0

3

5

E. Experiencia

0

0

0

1

--

3

1

5

F. Nuevos competidores

1

2

3

0

2

--

1

9

G. Reglamentación de archivo

1

1

0

3

1

1

--

7

∑ SP

4

6

6

6

4

11

9

--

SA X SP 0 1 2 3

28

42

36

30

20

99

63

--

Influencia en : De:

Sin influencia Poca influencia Media influencia Fuerte influencia

Fuente: Autores

Una vez valorados cada uno de los grupos se efectúa una sumatoria tanto en sentido vertical como horizontal. Teniendo estos valores se multiplican (SA X SP), el grupo que presento mayor valor (nuevos competidores) fue el factor que

más influencia posee y el más importante en el que hay que fijar toda la atención ya que es el eje principal del objeto de investigación.

11.1.5.4 Estructura de efectos. Para tener una visualización absoluta se realiza una estructura de efectos, la cual plasma de manera grafica los factores que más influyen entre si y viceversa.

Figura 4. Estructura de efectos de Bodegas, Empaque y transporte Be&T Ltda.

Infraestructura

Crecimiento del mercado

+

-

Ubicación

Nuevos competidores

+

-

Experiencia

-

Tecnología

-

Reglamentación de archivo

-

Fuente: Autores

De lo anterior se puede concluir que: - Debido a la gran importancia que ha cobrado el mercado de archivos de gestión documental se carece de tecnología en sistemas automatizados para archivar la información, pero se cuenta con una infraestructura física bien ubicada a nivel local para ofrecerle a los clientes.

- A pesar de la falta de experiencia se cuenta con personal motivado para capacitarlo en administración, custodia y reglamentación de archivo para ofrecer un buen servicio a los clientes en la gestión de documentos.

- Pese al crecimiento del mercado, Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. Esta a nivel de nuevos competidores con relación a precios, infraestructura física, y servicio observándose positivamente en la fidelidad de los clientes.

- Al tener 4 sedes en Bogotá con buena ubicación, los clientes cuentan con la posibilidad de escoger un lugar más cercano a sus instalaciones.

- Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. Posee una infraestructura física adecuada, para implementar los requisitos necesarios solicitados por la reglamentación de archivo. Se puede facilitar la realización de alianzas estratégicas con los nuevos competidores.

11.1.5.5 Esquema axial. Este permite ubicar los factores dentro de un cuadrante, teniendo como base la siguiente tabla: Tabla 7. Valores de “x” y “y” para graficar.

FACTOR A. Infraestructura B. Ubicación C. Crecimiento del mercado D. Tecnología E. Experiencia F. Nuevos competidores G. Reglamentación de archivo

SA (x) 8 10 8 8 7 12 7

SP (Y) 5 8 8 9 6 13 9

Fuente: Autores

Para construir este esquema se ubica la valoración mas alta de SA (eje X) y SP (eje Y), este valor es la escala hasta donde va cada eje. Teniendo el plano cartesiano, se ubican todos los factores de acuerdo a las coordenadas. El esquema axial se divide en cuatro cuadrantes que nos permite ubicar los factores determinantes, estos son: - Cuadrante activo. Los factores ubicados en este cuadrante no tienen influencia directa sobre los demás, debido a que su interrelación es limitada. En este cuadrante se ubica el factor infraestructura.

- Cuadrante crítico. Los factores ubicados en este cuadrante muestran los puntos críticos sobre los cuales se debe enfocar la investigación, según se puede observar se encuentra la mayoría de los factores (B, C, D, E, F, G).

- Cuadrante pasivo. En este cuadrante se ubican los factores que requieren de una intervención a largo plazo para la obtención de resultados. En este cuadrante no se ubica ningún factor.

- Cuadrante inerte. En este cuadrante se ubican los factores que representan poca influencia en el desarrollo del estudio, pero a la vez impactan en la organización a largo plazo. En este cuadrante no se ubica ningún factor.

Figura 5. Esquema axial para Bodegas, Empaque y transporte Be&T Ltda.

Fuente: Autores

Visualizando el grafico anterior, es posible identificar claramente un subsistema conformado por los factores B, C, D, E, G y F, este ultimo a punto de transformarse en un factor de nivel critico. Los nuevos competidores y los clientes son los factores de mayor importancia al momento de plantearlo como una amenaza para analizar la situación actual de la empresa, siendo la ubicación, crecimiento del mercado, tecnología, experiencia y la reglamentación de archivo factores críticos de éxito. Además de las influencias positivas reciprocas de los factores; experiencia, ubicación, crecimiento del mercado y tecnología, se desprende que el conocimiento y el valor de esta información, son factores de mayor relevancia. Por su parte la infraestructura no tiene mayor incidencia en el sistema. Los resultados obtenidos por la empresa con el sistema que ha manejado hasta ahora han sido buenos para seguir compitiendo, ya que actualmente se encuentra luchando en un mercado maduro el cual ha obligado a la empresa a tomar la decisión de competir con una nueva línea de negocio en administración, almacenamiento y transporte de archivos físicos.

11.2 ESTUDIO DE MERCADO

11.2.1 Análisis de la situación actual. El tema archivístico es un tema relativamente nuevo en nuestro país, ya que solo hasta hace 10 años se cuenta con una ley general para el manejo de los archivos, de esta ley surgen unos lineamientos generales para la administración y custodia de la información que es producida por las empresas, otro punto importante se presenta en el artículo 134 del código de comercio que obliga a las empresas a conservar su información hasta por 20 años.

La ley 594 del año 2000 tienen por objeto establecer las normas y principios generales que regulan la función archivística del estado, ésta no es exclusiva para las empresas del estado y proveedores del mismo, sino que a partir de dicha ley las empresas privadas han tomado estos lineamientos para aplicarlos en las empresas y es por esto que las empresas no solo por cumplir con la ley sino también por su tema de organización y gran parte de éstas para enfocarse exclusivamente al objeto de su negocio han delegado en terceros ya sea a través de outsourcing o como contratación por proveedor el manejo de su información.

Junto con la creación de la ley 594, empezaron a surgir empresas que se dedicaron al almacenamiento, custodia y administración de los archivos de las empresas, pero a pesar de existir hace más de 10 años la demanda de este servicio, solo el 75% de la participación del mercado se encuentra representado en 4 empresas.14 En los últimos años la realidad empresarial ha cambiado a un ritmo vertiginoso, aunque la velocidad de los cambios y los objetivos conseguidos no son iguales entre las grandes empresas y las PYMES, los distintos ámbitos geográficos de actuación y los sectores de actividad, e incluso entre empresas del mismo país, sector y tamaño, podemos reconocer unas tendencias imparables en la gestión empresarial.

En la práctica empresarial las tecnologías de la información y las telecomunicaciones ocupan un lugar muy destacado en cualquier empresa, siendo elementos indispensables de gestión, que requieren un capítulo importante de las inversiones. En el plano teórico, la adaptación a las nuevas circunstancias pasa por la proposición de modelos que se basan en la gestión adecuada de los “activos intangibles” y el “capital intelectual “, lo que globalmente se conoce como la gestión del conocimiento.

14

Tomado de: Base de Datos Cámara de Comercio

En general los empresarios y directivos están de acuerdo con el discurso teórico que concede una gran importancia a la gestión de la información y el conocimiento dentro de las empresas, pero muchas veces se sienten algo perdidos a la hora de poner en práctica acciones o adoptar soluciones relacionadas con el tema.

Desde un enfoque meramente práctico, para conseguir una buena gestión de la información y el conocimiento, las empresas deben organizar y conseguir un buen sistema de gestión documental. Intentar establecer estrategias o programas de gestión del conocimiento sin tener esto resuelto, es como iniciar una reforma con la casa “sin barrer”; lo más probable es que el resultado más visible sea que “salga mucho polvo”.

La gestión documental debe adecuarse a las condiciones existentes en cada entorno empresarial, pero desde la experiencia de muchos años en implantar sistemas de gestión documental, podemos afirmar que hasta la empresa más pequeña puede tener un planteamiento serio en esta materia, sin que obligatoriamente requiera de grandes inversiones en medios informáticos.

Actualmente el perfil de la gestión documental está enfocado en las empresas grandes por lo cual las grandes empresas de la gestión documental se han enfocado en ellas y no han tenido la necesidad de buscar otros segmentos.

Teniendo en cuenta esta premisa, Be&T Ltda. buscará la oportunidad de mercado para el sector de las empresas pequeñas y medianas PYMES, ofreciendo el servicio de custodia y almacenamiento de archivos físicos, esperando crecer al ritmo de éstas.

11.2.2 Análisis de la competencia. El segmento del mercado para el tema de gestión documental es bastante amplio, ya que abarca no solamente la producción de archivos en papel, sino todo el acompañamiento en la recepción de la información producida por la empresa y que a nivel macro lo denominamos Gestión documental. Para Be&T Ltda. es difícil entrar a competir con empresas tan grandes como las que lideran actualmente este mercado, el propósito es competir solo contra una unidad de negocio de estas grandes empresas, en un segmento del mercado que consideramos se encuentra aún por trabajar.

En la siguiente gráfica se observa un comparativo de la participación del mercado para cada una de las empresas:

Figura 6. Ventas segmento 2009 vs. 2010.

VENTAS SEGMENTO 2009 Vs. 2010 60.000.000 50.000.000

40.000.000 30.000.000

20.000.000 10.000.000 ALPOPULAR

SETECSA S A

MANEJO TECNICO ALMARCHIVOS DE INFORMACION INDUSTRIAL DE SA PAPELES LTDA

P & Z SERVICIOS LTDA

TANDEM S.A.

OTROS

Ventas Netas 2009 Cifras en miles $

Ventas Netas 2010

Fuente: Base de Datos Cámara de Comercio 2010

Teniendo en cuenta lo anterior, abarcaremos nuestro análisis principales empresas con sus respectivas características de servicio:

de las

11.2.2.1 SETECSA S.A. Es la empresa líder en Gestión Documental de la ciudad de Bogotá, ofrece todo el sistema de gestión documental que una empresa necesita, adicional está aliado con la multinacional G4S, que es una de las empresas mas grandes a nivel mundial en soluciones de seguridad.

Setecsa cuenta con los servicios de: Archivo Físico. Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos manteniendo la confidencialidad y disponibilidad de la información.

Custodia de Garantías. Ejecución de actividades relacionadas con, centralización, administración, control de pagares y garantías.

Gestión Documental. Administran en las instalaciones de los clientes: centros documentales, archivos activos y centros de correspondencia con avanzadas tecnologías, procedimientos estandarizados.

Medios Magnéticos. Custodia y administración de copias magnéticas (backups), en medios tales como Cintas, Diskettes, Cartridges y

Datacartridges, Discos Opticos, CD's, Discos y rollos de microfilmación entre otros.

Digitalización de Documentos. Servicios especializados de digitalización de documentos, utilizando sistemas de alta producción, compatible con software de imágenes de arquitectura abierta, incluye la preparación de los documentos, su digitalización, indexación y control de calidad.

Microfilmación de Documento.

Servicios especializados de microfilmación, utilizando máquinas rotativas y/o planetarias de alta y baja producción. Procesamiento y duplicación de rollos en instalaciones propias.

11.2.2.2 ALARCHIVO. Unidad estratégica de negocios de Alpopular, con más de 19 años de experiencia en el mercado, se ha especializado en el manejo seguro y efectivo de la información de empresas públicas y privadas, manteniendo su información efectivamente custodiada y bajo todos los parámetros técnicos de almacenamiento exigidos por el archivo general de la nación. Cuentan con modernos sistemas de seguridad física e industrial y condiciones de temperatura y humedad para la conservación adecuada de su información. Los documentos y medios son almacenados e identificados mediante rótulos con código de barras, cuya información se traslada automáticamente a la base de datos, de tal manera que tanto el nombre del propietario de los archivos, como su contenido, permanecen incógnitos para los operarios de bodega. Los servicios que presta Alarchivo son: Organización. Clasificación, Ordenamiento, depuración descripción y codificación de la información.

Tablas de Retención Documental. Asesoramiento en la elaboración de Tablas de Retención y Valoración Documental como táctica para el Control y Racionalización de la Producción y Conservación de los Documentos, aplicando la normatividad vigente. Realizan sensibilización y capacitación a los funcionarios con el objetivo de crear una cultura adecuada respecto al manejo y conservación de la Información a nivel organizacional.

Digitalización y Microfilmación. Ofrece soluciones de digitalización y microfilmación de documentos, que permiten la disminución en los tiempos de respuesta para la gestión administrativa y misional. La captura de las imágenes se realiza a través de equipos de última generación, garantizando imágenes livianas, nítidas y fáciles de consultar.

Almacenamiento.

Almacenamiento, administración y custodia de documentos físicos y medios magnéticos en bodegas especializadas controladas a través de tecnologías de última generación.

11.2.2.3 MANEJO TÉCNICO DE INFORMACIÓN S.A. (MTI).

Es una compañía creada en el 2005 y cuya misión es administrar eficazmente los procesos de información, superando las expectativas en los servicios ofrecidos, asegurando adecuada rentabilidad a los accionistas y generando compromiso, excelencia y bienestar del equipo humano. En la actualidad cuentan con 500 empleados y presencia en Bogotá, Cali, Medellín y Barranquilla. Con una infraestructura de 15.000 mts² de instalaciones que cumplen con todos los estándares impuestos por el archivo general de la nación en cuanto al correcto manejo y archivo de documentos. Los servicios ofrecidos por esta empresa son: GUARDA Y CUSTODIA. Hacen todo lo necesario para que la información se conserve y trascienda en el tiempo. El servicio de Guarda y Custodia se ha especializado en el manejo y la administración de archivos:  Magnéticos. Cuentan con bóvedas acondicionadas con sistemas de seguridad, prevención y control de incendios e inundaciones, acceso restringido, monitoreo 24 horas y controles de temperatura y humedad para almacenar CD´s, Diskettes, negativos, microfilms y demás medios magnéticos de valor para las empresas.  Físicos. No solo almacenan y administran archivos físicos tales como expedientes, garantías, mapas, y demás documentos de las empresas, además ofrecen acceso a dicha información vía web las 24 horas del día 7 días a la semana, ya que cuentan con una plataforma tecnológica para la digitalización de todo tipo de documentos.  Títulos Valores. Gracias a la experiencia de 50 años imprimiendo, administrando y custodiando valores, ofrecen al sector financiero soluciones para custodiar y gestionar títulos valores como garantías, créditos, y demás documentos del área financiera que requieren de los más altos controles de seguridad y confidencialidad.

GESTIÓN DOCUMENTAL. El manejo y la administración de la información requieren de conocimiento, experiencia, soluciones tecnológicas innovadoras, una infraestructura física óptima y personal altamente capacitado y comprometido, facilitar el acceso a la información en tiempo real sin necesidad de traslados, documentos físicos, ó pérdidas de tiempo.

Cuenta con servicios como:  Chequeo documental; Mesas de Control.  Organización y Clasificación de archivos.  Codificación de documentos.  WorkFlow de procesos documentales.  Destrucción confidencial de documentos.

 Elaboración y aplicación de tablas de retención documental.  Elaboración y aplicación de tablas de valoración documental.  Centros de gestión de correspondencia.

TECNOLOGÍA. Ofrece a los clientes procesos ágiles y veraces, en el proceso de almacenamiento, búsqueda y consulta de información. Cuenta con los siguientes servicios tecnológicos:  Digitalización Documental. De acuerdo a las necesidades de los clientes, digitalizan aquellos documentos físicos que así lo requieran, transformándolos en imágenes que pueden ser fácilmente consultadas por los mismos vía web. Los documentos originales son organizados y almacenados en las instalaciones para asegurar la correcta preservación de los mismos.  Consulta de imágenes. Mediante un acceso seguro y controlado los clientes ingresan vía web al sistema de gestión documental. Sistema desarrollado de manera sencilla, intuitiva y funcional para que las labores de consulta y acceso a la información se desarrollen de manera transaccional y así mismo, se obtengan reportes e indicadores de gestión para establecer el comportamiento general del proceso y de las actividades realizadas por cada uno de los usuarios en el sistema.  Captura de formas OCR/ICR. Procesan imágenes con el fin de reconocer las diferentes caligrafías, textos, números y demás signos, logrando capturar los datos para poder manipular dicha información.

TRANSPORTE. El traslado de los archivos magnéticos y documentales se realiza con todas las medidas técnicas y de seguridad necesarias para que la información no sufra ningún tipo de deterioro. cuentan con vehículos no blindados con sistemas satelitales de comunicación y equipos Avantel, permitiendo tener un estricto control sobre la localización y la seguridad de los vehículos y de los documentos.

11.2.2.4 ALMARCHIVOS LTDA. Es una Organización de servicios integrales dedicada a contribuir de manera eficaz y profesional, en la búsqueda de soluciones técnicas y logísticas aplicables a la administración y al manejo de la Información Documental. Uno de las servicios son en el diseño, elaboración, implementación, asesoría, consultoría estratégica y tecnológica en el desarrollo y ejecución de proyectos de Gestión Documental, trabajando en equipo con los clientes para modernizar y mejorar la eficacia de sus operaciones comerciales, industriales y tecnológicas entre otras.

11.2.2 Mercado meta. La población empresarial de la ciudad de Bogotá cuenta con un aproximado de 26.000 empresas registradas según la Cámara de Comercio, de esta población nos enfocaremos en el segmento de las Pequeñas y Medianas Empresas PYMES, siguiendo los criterios de la Ley 590 y 905 que dictan los requisitos para ser consideradas como PYMES, nos enfocamos en una población de 6.000 empresas.

Un estudio reciente efectuado por la Asociación Nacional de Instituciones Financieras – ANIF señala que “Los resultados del primer semestre de la Gran Encuesta PYME reflejaron una pronunciada mejoría en la percepción de los empresarios acerca de la evolución de sus negocios, lo cual va en línea con el leve repunte de la actividad productiva del país durante el último trimestre del año 2009. En cuanto a las perspectivas sobre la situación futura de sus negocios, los últimos resultados reflejan optimismo en el corto plazo en los tres macrosectores que abarca la Encuesta. Por otra parte, en este informe se presenta el Indicador PYME ANIF (IPA), el cual mide el clima de los negocios en el segmento PYME teniendo en cuenta la opinión de los empresarios respecto a su situación actual y las perspectivas en el corto plazo. En esta ocasión, el IPA sugiere que el clima de los negocios para este sector productivo se encuentra en el plano bueno conservando la tendencia creciente registrada desde 2009-II, dadas las perspectivas favorables registradas en la última medición. Sin embargo, dado que ésta es una encuesta de opinión, no de actividad productiva efectiva de las PYMES, la interpretación de sus resultados exige el mayor cuidado.”15

Es importante para el presente estudio de mercado señalar que según la encuesta de la ANIF, las acciones de mejoramiento planteadas por los empresarios de las PYMES se encuentra que en un 32% de importancia, el obtener una certificación de calidad, esto para nuestro objetivo, es una oportunidad ya que directamente obliga a las PYMES a tener organizada su información, por lo cual buscarán en su gran mayoría un tercero que se encargue de la custodia de su información.

11.2.3 Resultados de la encuesta. Teniendo un poco más claro nuestro panorama acerca de la situación de las PYMES en Bogotá, y de sus futuras necesidades, nos enfocamos en un tamaño de muestra de 200 empresas a los cuales aplicamos una encuesta que nos presentara un panorama un poco más enfocado hacia el servicio que queremos ofertar. De la encuesta aplicada a 200 PYMES analizamos cada una de las preguntas con su respectiva incidencia en el servicio que queremos ofertar. (Ver anexo 2)

15

Tomado de: Gran Encuesta PYME, primer semestre de 2010

- PREGUNTA 1 ¿La documentación producida por la empresa se hace en soporte físico o magnético?

Físico: 90% Magnético: 10% FORMA EN QUE SE PRODUCE LA INFORMACIÓN 10% 90%

FISICO

MAGNETICO

Se puede observa que la mayoría de las empresas siguen generando su información en medio físico, lo cual nos presenta un panorama amplio para nuestro objetivo.

- PREGUNTA 2 ¿La documentación en medio físico producida por la empresa en un mes esta entre?

0 a 1ml: 46% 1 a 2ml: 36% >2ml: 18%

La documentación producida por estas empresas con periodicidad mensual está cercana al metro lineal de documentos, esto debido a las características mismas de las pequeñas empresas, pero casi en su misma proporción de empresas producen más documentación de manera mensual, cerca al 2 ml, esto significa un panorama optimista para nuestro servicio a ofertar.

- PREGUNTA 3 ¿Su empresas cuenta con un Sistema de Gestión documental?

Si: 26% No: 64%

N/A: 10%

Entre las empresas encuestadas, el 64% no cuentan con un sistema de gestión documental, ya que lo vienen haciendo de manera tradicional, solamente un 26% cuenta ya con un sistema. Ese 64% lo vemos como un potencial para poder ofertarles el servicio de administración y almacenamiento de su documentación.

- PREGUNTA 4 ¿Su documentación reposa dentro de las instalaciones de la empresa?

Instalaciones: 62% Fuera: 38% SITIO DONDE REPOSA LA INFORMACIÓN

38%

62%

INSTALACIONES

FUERA

Se puede observar que el 62% de la documentación encuentra dentro de las instalaciones de las empresas, lo cual nos muestra una oportunidad para ofrecer el servicio que estamos describiendo.

- PREGUNTA 4.1 ¿Si su respuesta es “NO” ha realizado transferencia de documentos a un archivo central o a un outsourcing?

Archivo central: 16% Outsourcing: 84%

- PREGUNTA 5 ¿La documentación que ustedes producen y que ya cumplió con su tramite se le ha realizado algún proceso de clasificación y/o organización?

Si: 22% No: 68% N/A: 10%

DOCUMENTACIÓN CON PROCESO DE ORGANIZACIÓN 10% 22% 68%

SI

NO

N/A

Muestra que el 68% de la documentación que se procesa en las empresas no cuenta con un sistema que respalde la organziación de la misma, solo el 22% tiene organizada su documentación de manera eficaz.

- PREGUNTA 6 ¿Si su documentación se encuentra dentro de sus instalaciones, esta cuenta con un área específica para el control y custodia de la misma?

Si: 10% No: 52% N/A: 38%

INSTALACIONES ADECUADAS PARA LA INFORMACIÓN 10%

38%

52%

SI

NO

N/A

Se identifica que el 52% de las empresas no cuenta con un espacio adecuado para el almacenamiento de dicha información, solo el 38% cuenta con un espacio para almacenar su documentación.

- PREGUNTA 7 ¿Tiene contratada alguna empresa que le maneje su documentación?

Si: 32% No: 68% N/A: 10%

EMPRESA EXTERNA MANEJA LA INFORMACIÓN 10% 22% 68%

SI

NO

N/A

De acuerdo a las preguntas anteriores se busco identificar si las empresas que cuentan con un sistema integrado de información lo hacen ellas directamente o a través de un tercero, de lo cual podemos identificar que solo el 32% contrata este servicio especializado, y el 68% no lo hace.

- PREGUNTA 8 ¿Estaría dispuesto a contratar administración de archivos con una empresa externa?

Si: 72% No: 28%

el

servicio

de

Esta pregunta clave para el desarrollo de nuestro proyecto nos muestra un panorama optimista ya que presenta un 72% a favor o intención de contratar el servicio objeto del presente proyecto.

- PREGUNTA 9 ¿Estaría dispuesto a recibir una visita información mas detallada?

Si: 52% No: 48%

para recibir

PERMITIRÍA UNA VISITA

48%

52%

SI

NO

11.2.4 Servicio de almacenamiento y custodia de archivos. Es claro que, cada vez más, el tiempo es un factor que juega en contra y que no se está en condición de desperdiciarlo: se necesita optimizarlo al máximo y, para ello, es fundamental que las actividades se concentren en el cumplimiento de los objetivos corporativos. Del mismo modo, toda la concentración debe estar focalizada en el cumplimiento de las tareas asignadas o asumidas acorde con la posición que se tenga en la empresa. No obstante, ¿cuánto de nuestro esfuerzo es invertido en lidiar con las pilas de documentos con las que laboramos día a día, y en mantener esta información en un lugar seguro y ordenado? ¿Y cuánto espacio de nuestra compañía es asignado a cumplir esa

función de depósito seguro, en lugar ser empleado para el mejor funcionamiento de nuestra entidad? ¿Y, nuevamente, cuánto tiempo se nos va en conseguir esta tarea? ¿No sería mejor que vertiéramos nuestras energías en desempeñar la labor por la cual tenemos un rol dentro de nuestra compañía? Sin embargo, ¿no es, por otra parte, de vital importancia el resguardo seguro de la información crucial para la empresa?. Usted y su empresa necesitan que alguien más asuma la labor de protección de esta información de alta importancia y, más bien, contar con ella cuando la requieran para cumplir las funciones que ustedes, como empresa, desempeñan. Be&T le brinda la posibilidad de almacenar estos materiales por ustedes en condiciones óptimas y de facilitarles el acceso a ellos en cualquier momento.

Nuestro sistema de servicios de archivos le ofrece la Administración de documentos y almacenamiento de documentos en cajas de material específicamente diseñadas para la custodia de archivos sin que estos sufran maltrato alguno. La información que usted nos confía se mantendrá aislada en un área libre de humedad y, en sí, especialmente acondicionada para evitar cualquier factor externo que pudiese afectar los materiales documentarios depositados en los referidos recipientes.

La clasificación del material encargado se realiza con un patrón de ordenamiento que permite el rastreo y seguimiento de estos a través de nuestra Base de Datos, y el almacenamiento de las cajas en orden aleatorio protege los documentos de cualquier tipo de hurto o maltrato.

Ciertamente, usted podrá consultar físicamente sus archivos en nuestras instalaciones cuando lo desee y/o solicitar el envío de los documentos por correo electrónico o, si lo desease usted, vía fax.

11.2.4.1 Misión. Prestar un excelente servicio en la custodia, administración y almacenamiento de archivos que producen las pequeñas y medianas empresas de la ciudad de Bogotá, brindando así la oportunidad a éstas de tener acceso a una empresa que se encargue de su archivo.

11.2.4.2 Visión. Ser para el año 2013 una área de Be&T consolidada y financieramente sostenible, con bases sólidas en servicios adicionales y Tecnológicos acordes a la Gestión documental.

11.2.4.3 DOFA Tabla 8. Análisis DOFA.

1.

2.

3.

4.

Fortalezas Tener Pocos Clientes Infraestructura Respaldo Financiero Precio acorde con la competencia.

Oportunidades 1. Crecimiento de las PYMES. 2. Nuevos Tratados de Libre Comercio 3. Dinamismo de la Economía Colombiana.

4. Crecimiento de la cultura del outsourcing.

1.

2.

3.

4.

1.

2.

3.

Debilidades Nuevos en el mercado No prestar todos los servicios de Gestión Documental.

Experiencia.

Tecnología.

Amenazas Crecimiento de la competencia.

Desestimulación del uso del papel.

Cambios en la ley de manejo de archivos.

4.

Fuente: Autores

11.2.4.4 Precio. Nuestra política de precios estará basada en mantener unos precios competitivos acorde al mercado de la ciudad de Bogotá; en el siguiente cuadro se relacionan dichos precios.

Tabla 9. Precios administración archivo físico

DESCRIPCIÓN FASE I Inventario sistematizado FASE II Administración documental CAJAS ATENCIÓN DE CONSULTAS Fotocopias Envío documentos por fax Transporte normal

INGRESO POR VENTAS CTO UNIT. 13.650 950 2.500 100 200 12.500

Fuente: Autores

11.2.5 Necesidades del mercado. El cliente cada vez más necesita de la inmediatez en la respuesta a sus requerimientos y necesidades, tal como se viene manejando en las áreas de bodegaje, empaque y transporte al cliente se

le brinda una oportuna respuesta y acompañamiento necesario en los servicios que éste requiera.

Teniendo en cuenta que esta característica de servicio ha sido un baluarte para Be&T, seguiremos ejecutándola en todos los servicios, es por esto que el cliente sentirá que es importante para Be&T, brindándole la respuesta y apoyo oportuno. Otro punto importante es que al ser nuevos en el sector, inicialmente nos enfocaremos en pocos clientes, lo que nos permitirá crecer juntamente con ellos, generando un ambiente de confianza basado en la retroalimentación.

11.3 ESTUDIO TÉCNICO

11.3.1 Requerimientos físicos. Se encuentra que la sede Centro Comercial Bulevar Niza cuenta con una capacidad libre de 220m3 en la cual se ve la oportunidad de mejora, modificando su estructura interna a través del acondicionamiento de estanterías metálicas las cuales permiten utilizar la capacidad vertical de la bodega. Los requerimientos físicos necesarios para el desarrollo de la nueva línea de negocio son: 11.3.1.1 Adecuación de las instalaciones. La bodega debe estructurar un sistema de distribución del espacio físico que lo asocie a una codificación o numeración, por ejemplo: Áreas, pasillos, columnas, estante, nivel, sección.

Esto permite que el espacio se administre y se adecue de una forma óptima para la operación normal.

11.3.1.2 Tecnología. Para la administración de archivos físicos se realizara el manejo de los documentos, a través del Sistema de Administración Documental S.A.D. software con las más avanzadas prácticas archivísticas.

11.3.1.3 Escalera tipo avión. Permite total movimiento de la carga desde y hacia la estantería.

11.3.1.4 Mano de obra. Persona con amplia experiencia en organización de fondos documentales, realización de inventarios, reempaque, organización de archivos y trascripción de datos.

Tabla 10. Inversión inicial

INVERSIÓN INTALACIONES ESTANTERIA METALICA SEMI PESADA Marcos de 3.00 M. de alto por 0.80 M. de fondo Marcos de 3.00 M. de alto por 0.40 M. de fondo Vigas de 2.80 de largo por 0.10 de alto Vigas de 2.40 de largo por 0.10 de alto Tendidos metálicos de 0.80 M fondo por 2.80 M de largo Tendidos metálicos de 0.40 M fondo por 2.80 M de largo Tendidos metálicos de 0.40 M fondo por 2.40 M de largo TOTAL EQUIPO DE COMPUTO Computador Software S.A.D TOTAL OTROS Escalera tipo avión TOTAL TOTAL INVERSIÓN

UNIDADES

CTO TOTAL

18 12 144 24

1.690.000,00 1.340.000,00 6.012.800,00 1.039.200,00

48

2.280.000,00

24

1.040.000,00

12

876.000,00 14.278.000,00

1 1

1.890.000,00 2.000.000,00 3.890.000,00

1

1.196.000,00 1.196.000,00 19.364.000,00

Fuente: Autores

Tabla 11. Gastos

GASTOS SUELDO Bodeguero TOTAL PRESTACIONES SOCIALES Cesantías Intereses a las cesantías Prima Vacaciones TOTAL PARAFISCALES SENA Caja de compensación ICBF TOTAL SALUD EMPLEADOR E.PS. A.F.P.

UNIDADES CTO TOTAL 1

863.600,00 863.600,00 71937,88 719,38 71937,88 33.280,00 177.875,00 17.272,00 34.544,00 25.908,00 77.724,00 68.000,00 96.000,00

A.R.P. TOTAL OTROS CAJA X-200 Administración Agua Teléfono Luz Outsourcing (mercadeo) TOTAL TOTAL GASTOS

4.176,00 168.176,00 500 1.050.000,00 237.500,00 30.000,00 67.000,00 60.000,00 700.000,00 2.144.500,00 3.431.875,00

Fuente: Autores

11.3.2 El proceso del negocio. Para llevar a cabo el servicio de manejo y administración de archivos físicos tales como expedientes, facturas, recibos y demás documentos de su empresa se pretende realizar tres tipos de operaciones: a. Guardia y custodia. Tiene como función principal la conservación desarrollar un sistema de recepción, mantener el archivo físico en buenas condiciones, tenerlas inmediatamente disponibles cuando se precise. b. Tecnología. Consiste en transformar el proceso de almacenamiento, búsqueda y consulta de información en imágenes para poder enviar por correo electrónico, buscando ofrecerles a los clientes procesos ágiles y veraces para que puedan ser de fácil consulta. c. Transporte. Consiste en trasladar los archivos y documentos con todas las medidas técnicas y de seguridad necesarias para que la información no sufra ningún tipo de deterioro.

Esta es una descripción de las etapas que comprenden los tipos de operaciones diarias de la nueva línea de negocio por las que atraviesan los documentos:

1. Recepción. Asegurar la pronta recepción de toda la información que llega a Bodegas, Empaque y Transporte Be&T Ltda. por primera vez mediante la elaboración de relaciones (de quien entrega), verificación (quien recibe), firmar en conformidad y conservar esos registros para posteriores revisiones.

2. Clasificar y ordenar. Una vez recibidos los documentos, se debe proceder a identificar su contenido al que hace referencia la información allí registrada de manera que se puedan conservar y consultar oportunamente. Concluido el proceso de clasificación, los documentos se reúnen para llevarlos a su correspondiente sitio, teniendo en cuenta unos criterios de ordenación que son: cronológico (fechas), numérico (número del documento), Alfabético (letras iníciales de nombres), toponímico (por ubicación) y geográfico (por lugar).

3. Archivar. La siguiente actividad, será la de conformar expedientes (carpetas, legajos, folders, AZ), estos se archivan en cajas o directamente en estantes (integrando series), las cajas se archivan en estantes. Al momento de archivar, se debe identificar la unidad de almacenamiento con un nombre, un número, un productor y un asunto con el fin de poner en conocimiento de los demás los aspectos que identifican el objeto de descripción.

4. Conservación. Esta función se refiere a brindar las mejores condiciones medioambientales para la preservación de los documentos. Implica la colocación de los documentos en la estantería o entre las cajas, mantener los depósitos limpios, no acumular objetos o cosas dentro del archivo, supervisar condiciones de seguridad (accesos, riegos de incendio, inundación, prevención contra roedores, insectos...)

5. Generación de documentos. Establecer servicios de consulta, por correo electrónico mediante el scanner de documentos según lo requiera el cliente.

6. Despacho. La empresa realizara este servicio puerta a puerta en el menor tiempo posible.

Figura 7. Etapas del proceso en el manejo de archivo fĂ­sico.

Fuente: Autores

Figura 8. Diagrama de flujo proceso manejo archivo físico.

INICIO

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVAR DOCUMENTOS

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

DESPACHO O GENERACIÓN DE DOCUMENTOS

FIN

Fuente: Autores

11.3.3 El local del negocio. La bodega seleccionada esta ubicada en la sede Centro Comercial Bulevar Niza; carrera 52 No. 125ª – 59 costado norte, cuenta con 220m3 libres para acondicionar estantería semi-pesada, tiene sistema de seguridad, prevención y control de incendios e inundaciones, acceso restringido, monitoreo las 24 horas acceso 6 días a la semana, en horario de 8:00am a 5:00pm.de lunes a viernes y los sábados de 08:00am a 12:00m.

Figura 9. Ubicación sede Bulevar.

Fuente: http://www.bogotamiciudad.com/directorio/Mapa.aspx?BMC=121669&L

11.3.3.1 Adecuación de las instalaciones. Consta de los siguientes elementos con sus respectivas características técnicas: 12 módulos de estantería super-carga de 0.80 metros de fondo por 2.80 metros de frente por 3.00 metros de alto, 6 módulos de 0.40 metros de fondo por 2.80 metros de frente por 3.00 metros de alto y 3 módulos de 0.40 metros de fondo por 2.40

metros de frente por 3.00 metros de alto con cuatro niveles de almacenamiento cada uno.

- Marcos. Fabricados en lámina de acero cold-rolled calibre 14 con ventanilla geométrica cada 2", sin ángulos rectos o agudos para darle mejor anclaje y vitar la fatiga de los materiales, pintura electrostática horneable color azul.

- Vigas. Fabricadas en lámina de acero cold-rolled calibre 14 con dos pernos de anclaje en cada extremo en acero redondo de 10cm de espesor, la capacidad de carga es de 1.500kg; por nivel, pintura electrostática color anaranjado.

- Tendidos. Fabricados en lamina galvanizada calibre 22.

Figura 10. Ubicación de la estantería.

Fuente: Autores

11.3.3.2 Tecnología. Sistematizar el inventario es una tarea fundamental que se debe desarrollar en los archivos generales, con el fin de garantizar la recuperación de la información y como objetivo esencial, facilitar el rápido y ágil acceso a la información que contienen, para la realización del inventario, utilizaremos el formato de inventario único documental, que contiene los elementos necesarios para la identificación de los grupos y/o series documentales existentes en los archivos, los campos que se describirán son: Unidad Administrativa o Dependencia.

Serie o Agrupación Documental.

Titulo de la Unidad de Almacenamiento.

Fecha Inicial Unidad de Conservación (Carpeta, az, libro, legajo, otro) No de Caja No de Estante No de Entrepaño 11.3.3.3 Escalera tipo avión. Base con ruedas que permite su fácil desplazamiento entre las estanterías, peldaños con estrías antideslizantes que generan seguridad y sistema de freno mecánico que no permite que la escalera se deslice durante su uso.

Figura 11. Escalera tipo avión y sus características.

Fuente: Autores

11.3.3.4 Capacidad de producción. Esta bodega representa el 30% del total de la sede bulevar, con capacidad para almacenar 3072 cajas x200 de dimensiones 0.26M de alto x 0.20M de ancho x 0.40 M de fondo.

11.4 ESTUDIO FINANCIERO

11.4.1 Plan económico y financiero. Presupuesto. Antes de montar la nueva línea de negocio en la empresa Be&T Ltda, es necesario analizar y definir los montos adecuados de inversión que habrá que realizar para poder operar adecuadamente, dentro de un mercado, en el que los competidores ya

establecidos cuentan con la infraestructura y equipo suficiente, se debe ser cuidadoso en la estimaciรณn de los costos y gastos en que se incurrirรก. Estos costos deberรกn incluir los activos y gastos de operaciรณn, se deberรกn considerar los siguientes aspectos para cuantificar la inversiรณn inicial: Arrendamiento y adecuaciรณn del local en el que funcionarรก la bodega.

Compra de equipo de cรณmputo y software, para realizar el procesamiento de la informaciรณn en administraciรณn de archivos.

Compra de inventario inicial de cajas con la imagen corporativa de la empresa.

Adquisiciรณn de equipo para manejo del producto en la bodega.

Pago sueldo y prestaciones.

Pago de outsourcing (mercadeo).

Tabla 12. Plan de inversiones

CONCEPTO

FORMA DE VALOR (%) IVA IVA TOTAL PAGO 50% INICIAL Y 50% 12.308.621 16% 1.969.379 14.278.000 FINAL

1. Adecuaciรณn de bodega 2. Equipo de computo y software 3.353.448 3. Administraciรณn, agua y luz 327.500 4. Telรฉfono 57.759 5. Escalera tipo aviรณn 1.031.034 6. Cajas X-200 905.200 7. Sueldo 1.287.375 8. Outsourcing (mercadeo) 700.000 TOTAL 19.970.937

16%

536.552

3.890.000 Contado

0% 16% 16% 16% 0%

0 9.241 164.966 144.800 0

327.500 67.000 1.196.000 1.050.000 1.287.374

0%

Contado Contado Contado Contado Contado

0 700.000 Contado 2.824.938 22.795.874

Fuente: Autores

Como puede observarse, la inversiรณn inicial necesaria se dividirรก en dos tipos, el primero, son las inversiones en Activos que formarรกn parte del patrimonio de la empresa y se podrรกn depreciar y/o recuperar parte de lo invertido, el segundo estรก compuesto por aquellos gastos que se destinarรกn a actividades de operaciรณn, ya que esta parte de la inversiรณn inicial no es recuperable los cuales serรกn proyectados a un aรฑo en el estado de resultados, ya que esta parte de inversiรณn inicial no esta sujeta a depreciaciรณn ni a amortizaciรณn.

Tabla 13. Resumen inversiรณn inicial.

CONCEPTO

UNIDADES

COSTO

INVERSIร N

UNITARIO ACTIVOS GASTOS DE OPERACIÓN TOTAL

REQUERIDA 19.364.000 3.431.875 22.795.875

Fuente: Autores

Luego de analizar el cuadro de inversión necesaria, se toma la decisión de contar con un préstamo que el dueño de la empresa Bodegas, empaque y transporte Be&T Ltda. Hará, el cual será de $24.000.000 millones de pesos pagando un interés del 11% anual por un año, para poder costear dicha inversión.

Tabla 14. Plan de financiamiento para las inversiones previstas.

CONCEPTO Prestamos socio TOTAL

VALOR DISPONIBILIDAD 23.500.000 Inmediata 23.500.000

Fuente: Autores

11.4.2 Ingresos proyectados. Una vez determinada la inversión inicial necesaria para montar la nueva línea de negocio en administración, almacenamiento y transporte de archivo físico, es necesario proyectar los ingresos que se percibirán de dicho proceso, por lo que se elabora una proyección mensual de ventas totales, la cual debe partir del análisis y combinación de los siguientes factores:  Inventario sistematizado  Administración documental  Cajas x-200  Atención de consultas (servicios adicionales) Para realizar este paso, se debe tener un conocimiento del mercado, servicios, competencia, precios y la capacidad de almacenamiento con la que cuenta la empresa, la cual equivale a 3072 cajas. Para proyectar los ingresos se toma como promedio almacenar 256 cajas mensuales desglosándolas en 2 fases así: 1. FASE I INVENTARIO SISTEMATIZADO - Recibir las cajas con el archivo físico - Trasladar las cajas a la bodega - Realizar inventario sistematizado de los documentos - Reempacar en cajas x-200 2. FASE II ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

-

-

Almacenamiento de las cajas en la estantería, este proceso contemplara la zonificación del deposito, dentro de esta las filas, estantes y entrepaños.

Ingresar la información correspondiente a la signatura topográfica a la Base de Datos.

Guardia y custodia

- Atención de consultas - Fotocopia servicio normal - Envío documentos por fax o correo electrónico - Transporte normal Tabla 15. Ingresos proyectados

INGRESOS PROYECTADOS PROYECIÓN MENSUAL DE VENTAS

DESCRIPCIÓN FASE I Inventario sistematizado FASE II Administración documental CAJAS ATENCIÓN DE CONSULTAS Fotocopias Envío documentos por fax Transporte normal TOTAL

INGRESO POR VENTAS CTO CAN CTO UNIT. T. TOTAL

13.650

256

950 2.500

256 256

100

500

3.494.400

CTO DE OPERACIÓN %

TOTAL

MARGEN BRUTO DE VENTA %

TOTAL

53% 1.987.375 47% 1.507.025

243.200 640.000 84%

537.600

16%

102.400

120.000

40%

80.000

50.000 60%

200

500

100.000

12.500

4

50.000 4.577.600

2.644.975

1.689.425

Fuente: Autores

La nueva línea de negocio en administración, almacenamiento y transporte de archivo físico, según el análisis del cuadro de ingresos proyectados, se estima una venta mensual de $4.577.600 realizando el proceso a 256 cajas por mes.

Se manejará un margen promedio de utilidad bruta en venta de 36.9%, lo que generará una utilidad bruta (sin considerar costos de operación) de $1.689.425 mensuales en promedio.

11.4.3 Estado de pérdidas y ganancias. Se hace una proyección a un año y se presenta en informes trimestrales. (ver anexo 3).

11.4.4 Flujo de caja. Se hace una proyección a un año y se presenta en informes trimestrales. (ver anexo 4).

11.4.5 Balance General. Se hace una proyección a un año y se presenta en informes trimestrales. (ver anexo 5) 11.4.6 Tabla de amortización préstamo Tabla 16. Amortización préstamo.

VP $ 23.500.000,00 PLAZO 12 mensual In 11,00% MV No. CUOTA VALOR CTA INTERES A.K. SALDO 0 0 0 0 23.500.000 1 2.076.969 215.417 1.861.552 21.638.448 2 2.076.969 198.352 1.878.617 19.759.831 3 2.076.969 181.132 1.895.837 17.863.994 4 2.076.969 163.753 1.913.216 15.950.778 5 2.076.969 146.215 1.930.754 14.020.025 6 2.076.969 128.517 1.948.452 12.071.573 7 2.076.969 110.656 1.966.313 10.105.260 8 2.076.969 92.632 1.984.337 8.120.922 9 2.076.969 74.442 2.002.527 6.118.395 10 2.076.969 56.085 2.020.884 4.097.511 11 2.076.969 37.561 2.039.408 2.058.103 12 2.076.969 18.866 2.058.103 0 Fuente: Autores

11.4.7 Tasa Interna de Retorno Periodo Periodo 0 Periodo 1 Periodo 2 Periodo 3 Periodo 4 Periodo 5 Periodo 6 Periodo 7 Periodo 8 Periodo 9 Periodo 10 Periodo 11 Periodo 12

TIR

Valor (23.500.000) 370.963 654.025 1.855.502 1.493.008 2.422.112 2.059.814 2.989.117 2.627.020 3.556.524 3.194.632 4.124.342 4.315.419

3%

12. METODOLOGÍA A DESARROLLAR EN LA NUEVA LÍNEA DE NEGOCIO

Una metodología de gestión de documentos se entiende como un proceso archivístico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación. En este programa intervienen, el funcionario responsable del área encargada de la administración de los documentos, apoyado decididamente de todos los estamentos ejecutivos, directivos, profesionales, técnicos y operativos de la organización para garantizar la funcionalidad.

OBJETIVOS a) La racionalización y la normalización de la documentación hasta su destino final. b) La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una política informativa total. c) La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción d) La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información. e) a normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción total.

Esta metodología contiene los conocimientos básicos relacionados con la Gestión Documental. En primer lugar, se muestra cómo debe ser la organización de documentos en el archivo, de manera física (manual). En segundo lugar dedicado a la realización de una gestión documental de manera

eficaz; tipos de documentos existentes, a los elementos que conforman un documento y cómo deben realizarse correctamente los archivos.

12.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

En este proceso, se reciben los documentos para revisar, verificar y realizar su respectiva lista de chequeo, de todos los documentos procedentes de las dependencias de cada empresa.

12.1.1 Políticas. Se establecen las siguientes: 1. Todo documento que ingrese, debe ser recibido con una relación detallada, con el fin de obtener un soporte de ingreso de los documentos. (Ver anexo 6).

2. Se debe realizar una verificación de los documentos.

3. Todo documento deber ser entregado al funcionario para el cual está dirigido o a aquel que corresponda dar trámite al mismo.

4. Una vez realizado el trámite del documento, éste deber ser enviado al Archivo de Gestión para su correspondiente Almacenamiento.

12.1.2 Procedimiento. El procedimiento a seguir se puede observar en el siguiente diagrama de flujo:

Figura 12. Diagrama de flujo recepción de documentos

INICIO

Se reciben los documentos

Se hace la revisión de los documentos que ingresan para verificar los anexos, el destino y los datos de origen que las remite, dirección y asunto correspondiente

Se registra y radica en la planilla formato de inventario los documentos, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite

FIN Fuente: Autores

12.2 DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se tienen actividades como:  Clasificación de las comunicaciones.  Organización de documentos en buzones o casilleros.  Enrutamiento de documentos.  Registro de control de entrega de documentos recibidos.  Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.  Control del cumplimiento de requisitos del documento.

12.2.1 Políticas.

1. Todos los documentos serán distribuidos desde la bodega hacía el exterior de la empresa relacionada para su correspondiente distribución.

2. Los documentos que sean distribuidos a las diferentes áreas de la Empresa deberán ser entregados acompañados de una relación, con la firma de recibido de la persona del área correspondiente.

3. Todos los documentos, deben ser clasificados teniendo en cuenta la organización del Archivo de Gestión, para su correspondiente Archivo.

12.2.2 Procedimiento. El procedimiento a seguir se puede observar en el siguiente diagrama de flujo: Figura 13. Diagrama de flujo distribución de documentos

INICIO Generar la planilla para la distribución de los documentos

¿conoce la directriz para la distribución?

NO

Consultar: directriz para la distribución de documentos

SI

Aplicar la directriz para la distribución de los documentos Se deja constancia de recibido de los documentos en la planilla de registros recibidos FIN Fuente: Autores

12.3 TRÁMITE DE LOS DOCUMENTOS

En esta etapa cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, los cuales conformarán la serie Historias Laborales, para lo cual es necesario que durante el ciclo de vida de cada documento se realice la trazabilidad del mismo desde su generación hasta su archivo, teniendo en cuenta que los documentos pueden ser tramitados y/o generados antes de ser archivados y conservados dentro del expediente de cada Historia Laboral. Esta trazabilidad se puede realizar con los diferentes controles y pruebas de ingreso o salida de cada documento (planillas de correspondencia, pruebas de entrega de otras áreas)

12.3.1 Políticas.

1. Todos los documentos distribuidos deben ser relacionados y entregados en el Área de Correspondencia para su correspondiente distribución.

2. Los documentos que sean distribuidos, deberán ser entregados acompañados de una relación, con la firma de recibido de la persona del área correspondiente.

3. Todos los documentos deben ser clasificados teniendo en cuenta la organización del Archivo de Gestión, para su correspondiente Archivo.

12.3.2 Procedimiento. El procedimiento a seguir se puede observar en el siguiente diagrama de flujo: Figura 14. Diagrama de flujo trámite de documentos

INICIO

Se recibe el documento

NO

¿Amerita trámite?

SI

Se entrega el documento al personal competente para que proceda con el trámite; las anotaciones de chequeo y control

El personal competente archiva documento y proyecta respuesta

FIN Fuente: Autores

Se ubica el documento en la carpeta de la serie correspondiente

12.4 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Encaminada a la clasificación, agrupación, descripción y adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de: 1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad.

2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación 12.4.1 Políticas.

1. Identificar la serie documental Historias Laborales como una serie específica.

2. Conocer los tipos documentales que deben formar parte de la serie en la cual se encuentra el listado de los documentos que deben formar parte de un expediente para una entidad, pero ésta puede ser tenida en cuenta para una entidad del orden privado, en cuanto al tipo y orden de los documentos.

3. Los documentos se clasificarán de acuerdo a donde pertenezcan, teniendo en cuenta que para cada funcionario o exfuncionarios se generará un solo expediente.

4. No debe existir duplicidad de documentos dentro de un expediente, por lo cual se debe realizar una selección adecuada de los documentos y eliminar los que se encuentren duplicados.

5. Los documentos se ordenarán cronológicamente, con el fin de plasmar la secuencia del proceso.

6. Los expedientes deben ser foliados de acuerdo con los parámetros de foliación establecidos por el Archivo General de la Nación, en la parte superior derecha, con lápiz negro y con números legibles, lo cual garantizará que no se extravíe ningún documento en el momento de prestar los expedientes.

7. Los expedientes se ubicarán en la estantería.

12.4.2 Procedimiento. El procedimiento a seguir se puede observar en el siguiente diagrama de flujo: Figura 15. Diagrama de flujo organización de los documentos

INICIO Recibe documentos para ser tramitados y archivados

¿Se organizan los archivos con base en las TRD?

NO

Deben Implementar las TDR

SI

Identifica las series y sub series con los documentos señalados Se ordenan series y sub series en expedientes o carpetas siguiendo el método establecido Se ubican los documentos en orden cronológico dentro del expediente carpeta Se remite al archivo primario de acuerdo al formato de inventario Se remite al archivo central de acuerdo con el formato de inventario FIN Fuente: Autores

12.5 CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices.

Las actividades básicas en esta fase son: 1. Formulación de la consulta 2. Estrategia de búsqueda 3. Respuesta a consulta 12.5.1 Políticas.

1. El horario para atención de consultas de los expedientes será durante el horario laboral, es decir, de lunes a viernes de 8:00a.m. a 1:00p.m. y de 2:00p.m. a 5:00p.m.

2. Para realizar la consulta y solicitud de préstamo de los expedientes es necesario diligenciar el formato de solicitud de documentos, el cual debe ser enviado por correo electrónico a la persona encargada del Archivo.

3. El formato de solicitud de documentos únicamente debe ser impresa por la persona encargada del Archivo y se firmará por las dos partes (usuario y encargado del Archivo) en el momento de entregarle los expedientes que se le prestarán.

4. En el momento de la devolución de los documentos, el usuario deberá entregarlos con una relación detallada de los expedientes que devuelve, (en caso de devolver más de tres expedientes a la vez) y cerciorarse de la devolución fue gestionada en la base de datos de préstamos.

5. Los usuarios externos no podrán retirar los expedientes del Área de Archivo, salvo expresa autorización del Gerente del Área.

12.5.2 Procedimiento. El procedimiento a seguir se puede observar en el siguiente diagrama de flujo:

Figura 16. Diagrama de flujo consulta de los documentos.

INICIO

El usuario desea una consulta

El usuario diligencia el formato de solicitud de documentos y lo envía por correo electrónico

¿El documento se encuentra disponible?

NO

Informa al usuario que el documento no se encuentra disponible

SI

Imprime el formato de solicitud de documentos y alista el documento a prestar

Presta el documento al usuario y hace firmar el formato de solicitud

Registra el préstamo en la base de datos

FIN Fuente: Autores

12.6 CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Para garantizar la buena conservación de los documentos se utilizarán carpetas en yute, con sus respectivos ganchos legajadores plásticos y cajas tipo nevera de referencia X-200. se guardaran los documentos en orden numérico y no más de 500 folios por caja.

12.6.1 Políticas.

1. Las carpetas para la conservación de los documentos deben ser de material yute.

2. Los ganchos legajadores deben ser plásticos con el fin de garantizar la buena conservación de los documentos y evitar oxidación posterior de la información.

3. Se debe evitar al máximo que los documentos entren en contacto con elementos metálicos tales como ganchos legajadores, ganchos de cosedora, etc.

4. Las carpetas se conservarán en cajas de archivo tipo X-200, las cuales son ideales para conservación en Archivos de Gestión, con el fin de evitar que los documentos recojan polvo, hongos por humedad, etc.

5. La estantería debe ser la adecuada y con espacio suficiente para conservar las cajas tipo X-200. Preferiblemente con las siguientes medidas: bandejas de 0.90mts. x 0.40mts. y 6 entrepaños de alto.

6. Se debe garantizar que el espacio destinado para la ubicación física del Archivo de Gestión se encuentre en un espacio cerrado, con el fin de restringir el acceso y garantizar la seguridad de la información.

7. El depósito de Archivo del Archivo de Gestión debe ser un espacio iluminado, alejado de la humedad, el frío en exceso.

12.6.2 Procedimiento. El procedimiento a seguir se puede observar en el siguiente diagrama de flujo: Figura 17. Diagrama de flujo conservación de los documentos.

INICIO

Se realiza un análisis de las necesidades del archivo

¿Se cuenta con espacios suficientes?

NO

SI

Se adecua los espacios para comenzar a almacenar los documentos El personal encargado ubica los documentos en las unidades de conservación FIN Fuente: Autores

Se ubican espacios específicos para la instalación del archivo

13.

RECOMENDACIONES

El primer paso para iniciar un proyecto de administración, almacenamiento y transporte de archivo físico en una empresa es contar con el apoyo de la alta dirección, a la que habrá que persuadir de la importancia estratégica que conlleva. La alta dirección es la que otorga al proyecto la legitimidad necesaria y la que puede conseguir que las recomendaciones que se hagan sean puestas en marcha, es un proceso de reorganización de una empresa, necesita un patrocinador situado a bastante altura en la escala directiva y con suficiente autoridad e influencia para movilizar recursos y estimular el entusiasmo por la iniciativa del proyecto.

Una vez conseguido se debe crear un equipo de trabajo encargado de localizar un departamento o un proceso en el que se trabaje con datos y documentos.

Se puede también realizar una lista exhaustiva de todos aquellos en los que se producen y reciben grandes volúmenes de información. A continuación se debe proceder a examinar su funcionamiento, pudiendo seleccionar, por ejemplo, los departamentos más caóticos y posteriormente tener en cuenta las posibilidades que ofrece la tecnología para ofrecer soluciones.

Antes de lanzarse el proyecto en administración, almacenamiento y transporte de archivo físico es conveniente promover una campaña de información en la que no sólo se explique el proyecto y las ventajas que éste puede traer a la organización, sino que además invite a participar a todos sus usuarios. Debe señalarse claramente quién es el responsable del proyecto que es quien se encargará de formar el equipo de trabajo necesario, seleccionando sus componentes entre los diversos departamentos y contando con representantes de recursos humanos, organización, tecnología y documentación, silos hay.

El trabajo propiamente dicho se iniciará con una labor de diagnóstico, documentando y analizando críticamente las patologías existentes con respecto a la organización y uso de la información. Deben documentarse las actividades, recursos, controles, reglas de negocio y flujos de información.

Deben representarse las relaciones entre actividades y realizarse mapas o diagramas que describan el proceso de información y trabajo y los subprocesos asociados.

Es necesario analizar alternativas y seleccionar la plataforma tecnológica más adecuada. Conviene utilizar alguna herramienta de simulación para facilitar la selección de la alternativa a seguir. Antes de la implantación final es recomendable una fase piloto sobre un conjunto de participantes seleccionados para asegurar que no se produzcan problemas durante la implantación final.

Puesto que es habitual que las empresas cuenten con consultores externos que aporten experiencias de este tipo de proyectos en otras compañías, es el momento para convencer a la empresa de la necesidad de contar con personal calificado en la organización de la información.

14. CONCLUSIONES

La utilización del método OSSAD en la implantación de administración, almacenamiento y transporte de archivo físico permite abordar de forma ordenada la problemática que tienen la mayoría de las empresas con respecto a la organización y movimiento de la información al ser concebida inicialmente como una metodología para la gestión de oficinas, cuenta con elementos de análisis y evaluación muy eficaces para los procesos de trabajo, que son básicos para el control de la información que generan las organizaciones.

La necesidad de manejar los documentos que se crean en las empresas, informes periódicos de gestión, estudios realizados a petición de la dirección general así como los datos contables, balances de situación, etc. y el deseo de que su organización y tratamiento se haga de forma integrada, ha dado lugar a una mayor demanda de proyectos de gestión documental. Hablar de gestión de documentos en las empresas significa pensar en todo el sistema administrativo por el que una organización controla la creación, distribución, archivado, recuperación, almacenamiento y expurgo de los documentos que se producen y se reciben.

15. BIBLIOGRAFÍA

Arango Thomas, Bertha Lucía y Molina Raga, Janeth. Gestión del Conocimiento a partir de la gestión archivística en las universidades públicas colombianas. Borrador del proyecto. Junio 2005 Archivo General de la Nación. Guía Implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá: AGN, 2005.

BALLANKO, Grec Dickson. Cómo preparar un plan de negocios exitoso.

Editorial Aspinwall, 2007 Bello, L.; Vázquez, R. y Trespalacios, J.A. (1993): Investigación de mercados y estrategias de marketing. Ed. Cívitas. Madrid.

BORELLO. El plan de negocios. Editorial Mc Graw Hill, 2000 DROZNES, Lazaro. Manual para un plan de negocios. Edit. Autodesarrollo, México, 2005.

GASPAR, Martínez Juan. El plan de continuidad de negocios. Guía práctica para su elaboración. Editorial Díaz de Santos, 2006 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. Documentación. Citas y notas de pie de página. Quinta actualización. Bogotá, D.C.: ICONTEC, 2008. 8 p. NTC 1487.

-------- Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos. Bogotá, D.C. 16 p.

--------.--------. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. Quinta actualización. Bogotá, D.C.: ICONTEC, 2008. 34 p. NTC 1486 --------.--------. Referencias bibliográficas para libros folletos e informes. Quinta actualización. Bogotá, D.C.: ICONTEC. 2008 6 p. NTC 1160 -------- Referencias Documentales para fuentes de información electrónicas.

Bogotá, D.C. 24 p.

ISO IEC 17799 2002 Tecnología de la información Código de práctica para la administración de la seguridad de la información.

Kinnear, Th.C. y Taylor, J.R. (1993): Investigación de mercados. Un enfoque aplicado. McGraw-Hill. Colombia.

Lambin, Jean-Jacques (1997): Marketing Estratégico, Editorial McGraw-Hill.

Martínez Comeche, J. A. “Manual de información y documentación”

MÉNDEZ, Carlos E. Metodología, Diseño y desarrollo del proceso de investigación 3ª Edición. Editorial Mc Graw Hill, 2003

16. INFOGRAFÍA

www.libros-gratis.com.ar/audiolibro-como-armar-un-plan-de-negocios-danilaterragno/ www.myownbusiness.org/espanol/s2/ www.infomipyme.com/.../plandenegocio www.fondoemprender.com/.../guia_plan_de_negocio.xls www.selfstorage.com/ www.cityselfstorage.com/ www.innovateur.com.mx http://www.sba.gov/espanol/Biblioteca_en_Linea/plandenegocios.html www.emprendors-e.gencat.es Emprendors-e 2001. Manual Plan de Negocios.

Versión 1.0 www.emprendedores.cl/plan Guía para el desarrollo de un Plan de Negocios www.dinero.com.ve Danila Terragno y María Lama Lecuona. Cómo armar un Plan de Negocios www.archivogeneral.gov.co/version2/htm/tablas/sem/palabraspa.ht

ANEXOS

ANEXO 1

LEY 594 DE 2000 (Julio 14) Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

El Congreso de Colombia Ver la Circular de la Procuraduría General 035 de 2009, Ver el Documento de la Procuraduría General 1707 de 2009 DECRETA: TITULOI OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO 2º. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTÍCULO 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla; h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva; k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

T I T U L O II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES ARTÍCULO 5º. El Sistema Nacional de Archivos: a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos; b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.

Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura; c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad; d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información

esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva; e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía; f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.

ARTÍCULO 6º. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así: a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales; b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio; c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado; d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

T I T U L O III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS ARTÍCULO 7º. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.

ARTÍCULO 8º. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local;

g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

ARTÍCULO 9º. Los archivos según la organización del Estado. a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Organos de Control; e) Archivos de los Organismos Autónomos.

ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

T I T U L O IV ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

ARTÍCULO 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.

La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.

PARÁGRAFO 1º. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

PARÁGRAFO 2º. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

PARÁGRAFO 3º. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.

ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de

la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.

ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

ARTÍCULO 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

PARÁGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 41 de 2002 TITULOV GESTION DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados; b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 39 de 2002 ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.

ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

T I T U L O VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.

ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

T I T U L O VII SALIDA DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

ARTÍCULO 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos: a) Motivos legales; b) Procesos técnicos; c) Exposiciones culturales.

PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

T I T U L O VIII CONTROL Y VIGILANCIA ARTÍCULO 32. Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de

inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.

ARTÍCULO 33. Organo competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

ARTÍCULO 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.

ARTÍCULO 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así: a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995; c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.

T I T U L O IX ARCHIVOS PRIVADOS ARTÍCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

ARTÍCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.

ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico.

Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural: a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano; b) Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación.

Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.

PARÁGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley.

ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.

PARÁGRAFO. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.

ARTÍCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

TITULOX DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION ARTÍCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.

Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.

T I T U L O XI CONSERVACION DE DOCUMENTOS ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

T I T U L O XII ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION ARTÍCULO 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

T I T U L O XIII DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

El Presidente del honorable Senado de la República,MIGUEL PINEDO VIDAL. El Secretario General del honorable Senado de la República,MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO. La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,NANCY PATRICIA GUTIÉRREZ CASTAÑEDA. El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO. REPUBLICA DE COLOMBIA GOBIERNO NACIONAL Publíquese y ejecútese.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.

ANDRES PASTRANA ARANGO El Ministro de Hacienda y Crédito Público,Juan Camilo Restrepo Salazar.

El Ministro de Cultura,Juan Luis Mejía Arango.

ANEXO 2 Tabulaciรณn Encuesta EMPRESA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

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7 1 1 1 1 1 setecsa 1 1 1 1 1 servis setecsa setecsa 1 1 1 1 1 1 1 servis

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49 50 TOTAL %

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5 26 16 34 10 0,5 0,3 0,7

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36 14 26 24 0,7 0,3 0,5 0,5

ANEXO3