Tesis / 0402 / I.C. by MAOSABO

INGENIERIA CIVIL

DIAGNOSTICO Y MODIFICACION DEL MANUAL DE CONTRATACION DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA COMFABOY

LUIS ALEJANDRO CETINA HERNANDEZ LEONARDO ADRIAN SUSANO MARTINEZ

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL BOGOTA D.C ENERO 2015

INGENIERIA CIVIL

DIAGNOSTICO Y MODIFICACION DEL MANUAL DE CONTRATACION DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA COMFABOY

LUIS ALEJANDRO CETINA HERNANDEZ COD: 2006512 LEONARDO ADRIAN SUSANO MARTINEZ COD: 2005512 Trabajo presentado al Ingeniero: JONATHAN ESTUPIÑAN RONDÓN

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL BOGOTA D.C ENERO 2015

INGENIERIA CIVIL

Contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 1 1.

OBJETIVO GENERAL ................................................................................................ 2

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS...…………………………………………………………………2 3.

JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................ 2

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 2

ASPECTOS GENERALES DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR ............... 4

5.1. CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA................................................ 4 5.2. OBJETO………………………………………………………………………………………..4 5.3. ORGANIGRAMA DE COMFABOY………...………………………………………………..5 5.4 PROGRAMAS……...…………………………………………………………………………..6 6. MARCO LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA………………………….…………6 7. DIAGNOSTICO MANUAL DE CONTRATACION DE COMFABOY…………………...…..8 8. MODIFICACION DEL MANUAL DE CONTRATACION…………………………………….8 CONCLUSIONES ............................................................................................................ 16 Bibliografía....................................................................................................................... 16 9. ANEXOS…………………………………….……………………………………………………………………………………..…..17

INTRODUCCIÓN Con el fin de contar con un herramienta útil, eficaz e idónea que establezca las reglas de los procesos contractuales que realice la Caja de Compensación Familiar de Boyacá (Comfaboy), es necesario, adaptar las instituciones jurídicas contenidas en el actual Estatuto General de Contratación y las normas que lo aclaran, adicionan o modifican a las nuevas realidades económicas, jurídicas y tecnológicas, para el cumplimiento de las funciones que garanticen el logro de los objetivos para la consecución de su misión, teniendo especialmente presente el régimen especial que rige a la Caja de Compensación, premisa excepcional para diagnosticar y modificar el Estatuto General de Contratación de Comfaboy. Para cumplir con el objeto social Comfaboy requiere del uso de procedimientos ágiles y seguros en la celebración de la contratación con terceros, efectuando los pagos en forma oportuna con celeridad y eficiencia. Es necesario establecer relaciones contractuales armónicas con los distintos proveedores de bienes y servicios; relaciones que se rigen según el tipo de contrato, por la normatividad propia del derecho civil y comercial aplicables para Comfaboy. La suscripción de contratos debe realizarse con un previo proceso de negociación de sus condiciones generales, estipulando claramente los aspectos fundamentales que deben regir toda relación contractual, como son: Identificación de las partes, objeto del contrato, cuantía o valor, plazo, forma y términos de pago, obligaciones de las partes, tipo y valor de las pólizas, vigilancia e interventoría del contrato, cláusula penal de incumplimiento, terminación del contrato, independencia del contratista para la realización del contrato, exclusión de la relación contractual, cesión del contrato, domicilio contractual de las partes, cláusula compromisoria, cláusulas adicionales, y la forma como deberán resolverse las controversias que se susciten en relación con el contrato celebrado. Este trabajo suministra herramientas conceptuales y operativas para realizar los procesos de contratación entre Comfaboy y los distintos proveedores o prestadores de servicios como contratistas, de manera que se suscriban contratos de suministro o de prestación de servicios justos, equitativos y claros que permitan mantener el equilibrio financiero de ambas partes. De acuerdo con lo anterior, Comfaboy aplicara estrategias y formas de contratación que le permiten asegurar a la Corporación y a sus afiliados la prestación de los servicios a su cargo con calidad suficiente y adecuada, procurando el equilibrio entre las partes, a través de un sistema de seguimiento y control a los términos de los contratos para tomar oportunamente las acciones correctivas a que haya lugar.

1. OBJETIVO GENERAL Diagnosticar y modificar el manual de contratación de la caja de compensación familiar de Boyacá (Comfaboy). 2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. 2. 3. 4.

Levantar la información Realizar el análisis de la información Realizar el diagnostico Modificar el manual de acuerdo a lo diagnosticado

3. JUSTIFICACIÓN Se hace necesario que para la contratación de obras e interventoría cuente la caja de compensación con un manual específico que abarque aspectos que tiene que ver con esta parte de la contratación y la interventoría de obras. 4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La caja de compensación familiar de Boyacá (Comfaboy) es una corporación que presta servicios de subsidio, salud, educación, atención al adulto mayor, turismo, deportes y crédito. Razón por la que debe generar confianza a las diferentes partes interesadas como contratistas trabajadores beneficiarios afiliados a los entes fiscalizadores emitiendo seguridad razonable sobre la información financiera presentada y en especial en la contratación teniendo en cuenta que en las diferentes intervenciones que ha realizado la Superintendencia de Subsidio Familiar a la Caja de Compensación ha encontrado algunas observaciones en cuanto a la contratación como : falta de planeación en la aplicación de los recursos y exagerado costo que se pretende cancelar por estudios y diseños de algunos proyectos; también se puede evidenciar el manejo inadecuado de anticipos, perdida del interés causado por estos recursos dados en calidad de anticipo. Antes de la intervención en reiteradas oportunidades el Consejo Directivo, solicito la modificación del reglamento de Contratación de la Entidad, con el fin de dotar a la caja de una efectiva herramienta de control, circunstancia que el anterior

Director no cumplió, ignorando las instrucciones del consejo Directivo y las disposiciones del numeral 19 del art 40 de los estatutos de Comfaboy. Con lo anterior podemos darnos cuenta que imagen corporativa de la Caja ante la comunidad en general en especial en el Departamento de Boyacá se ha visto debilitada imagen que debemos cambiar a como dé lugar teniendo en cuenta que Comfaboy a diferencia de otras cajas es la única en el departamento por ende es la única opción que tienen los empleadores para hacer el pago de sus aportes parafiscales a sus trabajadores en ultimas ellos serán los beneficiados de esos aportes en vivienda educación etc. Por tal motivo se hace necesario contar con un buen manual de contratación que sea específico para construcción de obras civiles remodelaciones e interventorías, teniendo en cuenta que es allí donde se hace la mayor inversión de los recursos de la caja con esto se contribuye a mejorar la imagen de la entidad volviendo a generar confianza en nuestros afiliados y contratistas sabiendo la importancia que juegan ellos con sus aportes la utilización de los servicios.

5. ASPECTOS GENERALES DE LA CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA 5.1 CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA

Esta corporación se denomina Caja de Compensación Familiar de Boyacá, cuya sigla es COMFABOY; con personería jurídica reconocida por la Gobernación de Boyacá, mediante Resolución No. 428 del 17 de agosto de 1961”. La Caja de Compensación Familiar de Boyacá COMFABOY, es una Corporación Autónoma de derecho privado, sin ánimo de lucro, con patrimonio y personería jurídica propios de las contempladas en el libro 1º título 36 del Código Civil Colombiano, tiene carácter permanente y su duración es indefinida”. “Su domicilio principal es la ciudad de Tunja, capital del departamento de Boyacá, carrera 10 No.16-81, su radio de acción abarca todos los municipios del departamento”. 5.2 OBJETO “El objeto principal de la Corporación es la promoción de la solidaridad social entre los empleadores y trabajadores, atendiendo a la defensa de la familia como estructura y núcleo fundamental de la sociedad, desde el punto de vista del cumplimiento de los deberes de sus miembros, de su preparación para la vida y de su protección económica por medio del otorgamiento del subsidio en dinero o especie, la ejecución de obras y la prestación de servicios sociales, para lo cual organizará, hará las inversiones y ejecutará los actos necesarios al desarrollo del mismo”. 5.3 ORGANIGRAMA DE COMFABOY

FIGURA No. 1 ORGANIGRAMA COMFABOY ASAMBLEA GENERAL

Revisor Fiscal

CONSEJO DIRECTIVO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Jefe Departamento Planeación e Informática

Auditoría Interna

Departamento Vivienda e Infraestructura

Jefe Grupo Sistemas

Secretario General

Jefe Departamento Mercadeo y Comunicaciones

Jefe División Financiera

Jefe Departamento Contabilidad

Jefe División Operativa

Jefe Departamento Social

Gerente EPS-S Jefe Oficina Jurídica

Jefe Grupo Gestión Humana

Jefe Departamento Aportes y Subsidio

Grupo de Crédito y Cartera

Gerente IPS

Jefe Departamento Educación, Cultura y Biblioteca

Jefe Grupo Logístico

5.4 PROGRAMAS • • • • • • • • • • • • •

SUBSIDIO MONETARIO SUBSIDIO PARA VIVIENDA DE INTERES SOCIAL SUBSIDIO AL DESEMPLEO SALUD IPS SALUD EPS-S DEL REGIMEN SUBSIDIADO PROGRAMA DE EDUCACION ESPECIAL Y REHABILITACION PARA EL MENOR DISCAPACITADO COMFABOY – FUNDIFERENTE PROGRAMA DE ATENCION INTEGRAL AL ADULTO MAYOR – COMFAVIDA INSTITUTO PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO E INFORMAL INSTITUTO DE EDUACION FORMAL CON ENFASIS EN FORMACION EMPRESARIAL TURISMO – COMFATOURS AGENCIA DE VIAJES DEPORTES JORNADAS ESCOLARES COMPLEMENTARIAS COMFACREDITO

6. MARCO LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA La contratación en COMFABOY estará regulada por normas generales de derecho civil, como por normas específicas relacionadas con Subsidio Familiar así: · Ley 25 de 1981, por la cual se crea la Superintendencia del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones. · Ley 21 de 1982, por la cual se modifica el régimen del subsidio familiar y se dictan otras disposiciones. · Decreto 341 de 1988, por el cual se reglamentan la ley 25 de 1981 "por la cual se crea la superintendencia de subsidio familiar y se dictan otras disposiciones", y la ley 21 de 1982 "por la cual se modifica el régimen del subsidio familiar y se dictan otras disposiciones”. · Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral de salud y se dictan otras disposiciones. · Decreto reglamentario 1804 de 1999 por el cual se expiden normas del régimen subsidiado.

· Ley 789 de 2002, por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del código sustantivo de trabajo. · Decreto reglamentario 827 de 2003, por el cual se reglamentan los artículos 6, 7, 10, 11, 16, numerales 8 y 13, 20, 21; numeral 2 y 24 de la ley 789 de 2002, en lo relacionado con la administración y gestión del fondo para el fomento del empleo y protección al desempleo. · Resolución aeb-080 del 27 de abril de 2005, se adiciona parcialmente el procedimiento y aprobación de contratos de Comfaboy. · Resolución 030 del 23 de diciembre de 1.998, por la cual se adopta el procedimiento de elaboración y aprobación de contratos de Comfaboy. · Resolución aeb 069 del 23 de diciembre de 1.998, por la cual se adoptan las políticas y el reglamento de contratación de vivienda y construcciones. · Circular externa 023 del 23 de diciembre de 2003 de la superintendencia del subsidio familiar, regula algunas obligaciones que deben cumplir las cajas de compensación familiar. · Jurisprudencia administrativa de la superintendencia de subsidio familiar. · Circular reglamentaria da-10-004 del 25 de febrero de 2004, por la cual el director administrativo determina que las decisiones de carácter administrativo como circulares reglamentarias, procesos disciplinarios, contratos, ordenes de servicio, ordenes de compra y ordenes de publicidad que debe firmar el director administrativo deben llevar previamente el aval del auditor interno y del jefe del departamento jurídico. · Circular reglamentaria da-10-015 del 24 de junio de 2004, el director administrativo delega en el secretario general de la entidad la ordenación de gastos y autorización de pagos hasta 15 S.M.L.M.V. Para compra de suministros internos y gastos que se originen de las actividades normales de cada área. El director administrativo es el único funcionario autorizado para la firma de contratos, ordenes de servicio, ordenes de trabajo, órdenes de compra, convenios y conciliaciones de cobro y autorizaciones de crédito a terceros, para montos superiores a 15 S.M.L.M.V. y hasta por los montos autorizados por la asamblea general de afiliados. · Decreto 2463 de 1981, en el cual se establece el régimen de inhabilidades e incompatibilidades para contratar.

7. DIAGNOSTICO MANUAL DE CONTRATACION DE COMFABOY

Teniendo en cuenta que un Manual de Contratación es un documento que establece la forma como opera la Gestión Contractual de una Entidad y da a conocer a los operadores del sistema de gestión contractual la forma en que opera la misma, siendo a la vez, un instrumento de gestión estratégica cuyo propósito principal consiste en el apoyo al cumplimiento de la misión de la Caja de Compensación Familiar de Boyacá. El manual deberá estar orientado a que en los procesos de contratación se garanticen los principios que enmarcan las Cajas de Compensación Familiar y teniendo en cuenta que la Comfaboy tiene un régimen especial de contratación, el Manual constituirá el instrumento que por excelencia contendrá y definirá los procedimientos de selección de los contratistas. Uno de los aspectos más relevantes de la gestión de las Cajas de Compensación, por incidencia directa en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales que le son asignadas y en la inversión y correcto manejo de los recursos públicos, es el desarrollo contractual. Las faltas disciplinarias cometidas en esta materia devienen, entre otros factores, de la inaplicación del principio de planeación, que es la concreción de los principios de economía, eficacia, celeridad e imparcialidad, consagrados en el artículo 209 del Constitución Política Nacional, como guías fundamentales de la función pública; planear antes de ejecutar, es una frase que pareciera resumir los principios enunciados. Por lo anteriormente expuesto, es de vital importancia la modificación, actualización y unificación inmediata del Estatuto General de Contratación contenida en el acuerdo número 008 de 2003 y demás normas reglamentarias o complementarias.

8. MODIFICACION DEL MANUAL DE CONTRATACION La presente modificación involucra las tres etapas contractuales: precontractual, contractual y post contractual plasmando la parte modificada así: •

Régimen de transición: En los procesos de selección en los cuales, la fecha de entrada en vigencia del presente manual de Contratación, haya

sido expedido el acto administrativo de apertura continuaran sujetos, hasta su culminación, a las normas vigentes al momento de su apertura. •

ETAPA DE PLANEACIÓN La etapa de planeación y estructuración, es decir la que antecede cualquier contratación, determina en buena medida el éxito de los procesos de selección y de los contratos que se deriven de los mismos. El presente numeral desarrolla el principio de la planeación como presupuesto fundamental de la contratación en general, de tal manera que la etapa previa y de estudios previos, se convierta en materialización de dicho principio. Inicia con la identificación de la necesidad en el plan anual de inversiones y finaliza con la solicitud de aprobación al Consejo Directivo. La Caja de Compensación Familiar de Boyacá planea sus adquisiciones de forma sistemática y comprometida con el objeto que tanto los responsables de la contratación como la comunidad, conozcan y dimensionen hacia donde se dirige en materia contractual. Con una antelación suficiente realizara la planeación de sus compras. Durante este tiempo se van desarrollando diferentes actividades con el fin de perfilar las necesidades de adquisición, obteniendo el producto principal el Plan Anual de Inversiones que es elaborado, analizado, ajustado y aprobado.

•

Análisis del Sector Económico: El análisis del sector económico es el estudio detallado del sector relativo al objeto del proceso de contratación, buscando conocer a profundidad el sector desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgos, del cual se deberá dejar constancia en los documentos del proceso.

•

Evaluación del riesgo: De acuerdo con los manuales y guías expedidos por Colombia Compra Eficiente se debe evaluar el riesgo que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de las metas y objetivos de Comfaboy.

•

Etapa de selección: Esta etapa del proceso de contratación inicia con la publicación del pliego de condiciones o invitación hasta el Acto administrativo de adjudicación o carta de aceptación de la oferta en la modalidad de mínima cuantía. 9

•

La Minuta del Contrato: La minuta debe contener como mínimo las siguientes clausulas:  Elementos esenciales del contrato: valor, plazo de ejecución, forma de pago.  Daros de contrato del contratista y Comfaboy: Dirección, teléfono, correo electrónico.  El bien obra o servicio a contratar: Objeto  El Sitio de entrega de los bienes o de prestación de los servicios, el lugar de ejecución.  Obligaciones de las partes.  Especificaciones Técnicas.  Supervisión y/o interventoría del contrato con las obligaciones.  Sanciones (multas, incumplimiento y caducidad cuando aplique).  Clausula penal pecuniaria.  Indemnidad.  Clausulas excepcionales cuando aplique.  Garantías  Certificado de Disponibilidad presupuestal. El contrato se perfecciona con la firma de las partes, es importante señalar que el mismo se debe elevar a escrito en medio físico o atraves del uso de medios electrónicos acordes con la Ley 527 de 1999 o la norma que la modifique, reglamente, adicionen o complemente y debe ser firmado por parte del ordenador del Gasto y por el representante legal del contratista, o de su apoderado si se trata de persona jurídica, consorcio o unión temporal; o por la persona natural que demuestra la capacidad para obligarse.

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FUNCIONES DE LA SUPERVISION E INTERVENTORIA  Función Técnica: Vigilancia y control sobre las labores encaminadas a determinar si las obras, servicios o bienes, se ajustan a las cantidades, especificaciones y calidades establecidas en los pliegos de condiciones del contrato; o si las obras se ejecutan con sujeción a los diseños, proyectos y planos previamente aprobados.  Función Administrativa: Comprende las actividades encaminadas a impulsar la ejecución del contrato y a verificar el cumplimiento por parte del contratista de los tramites diligencias que debe realizar. 10

 Función Contable y Financiera: Comprende las actividades dirigidas a controlar el buen manejo e inversión de los recursos del contrato; y autorizar el pago de subcontratistas, trabajadores o proveedores, según se establezca en el contrato.  Función Jurídica o Legal: Comprende las actividades dirigidas a asegurar que las conductas de las partes durante la ejecución del contrato se ciñan a la ley.

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FACULTADES Y INTERVENTORES

DEBERES

LOS

SUPERVISORES

Los supervisores y/o interventores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informado al ordenador del gasto de los hechos o circunstancias que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o cuando tal incumplimiento se presente.  Facultades: Solicitar informes, aclaraciones, explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual (Todos los registros deberán constar por escrito).   Deberes: Mantener informado al Ordenador del Gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

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ACTIVIDADES GENERALES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR Todas las comunicaciones y requerimientos que se presenten en el desarrollo de la ejecución del contrato, deben constar por escrito, el seguimiento de estas actividades deberá dejarse documentado a través de informes de supervisión o interventoría y reposaran en el expediente contractual y en los sistemas de información que apoyan el proceso.  Elaborar y suscribir el acta de inicio, luego de verificar los documentos requeridos para tal fin.

 Exigir cuando aplique la afiliación del contratista al sistema de seguridad social integral.  Informar a las aseguradoras sobre el inicio del contrato para la actualización de la garantía.  Verificar informe conforme a la propuesta, el personal que laborara en la ejecución del contrato.  Entregar por parte de la entidad mediante acta todos los insumos pactados.  Exigir y verificar el cumplimiento de los cronogramas de ejecución establecidos.  Elaborar informes parciales del seguimiento de las funciones asignadas según el caso, técnica, administrativa, financiera, contable o jurídica.  Generar actas de recibo parcial o recibo a satisfacción, y dar trámite a los pagos correspondientes, previa verificación del pago de los aportes al sistema de seguridad social integral.  Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones del contratista, para suscribir o proyectar los requerimientos correspondientes, conforme a su competencia.  Autorizar el pago a través de actas de la mayor cantidad de obra, con cargo a los mismos recursos del contrato y a los precios convenidos para el respectivo ítem, en los contratos a precios unitarios o tarifas unitarias, toda vez que estas no darán lugar a celebrar contratos adicionales, sin perjuicio de los limites por razón de la disponibilidad presupuestal.  Elaborar y suscribir el acta de terminación del contrato  Informar de manera oportuna los bienes muebles e inmuebles adquiridos, mediante el procedimiento definido.  Informar oportunamente al ordenador del gasto sobre los avances del a ejecución del contrato.  Recomendar oportunamente al Ordenador del Gasto las modificaciones necesarias al contrato para el cumplimiento del objeto  Cuando existe modificaciones (adición y/o ampliación) al contrato, solicitar al contratista proceder a la actualización de las garantías.  Elaborar y gestionar cuando aplique el acta o acto administrativo de la liquidación del contrato.  Informar oportunamente al Ordenador del Gasto, documentar la materialización de riesgos posteriores a la liquidación del contrato e iniciar los procesos de garantías, según el caso. 12

 Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de Información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la etapa de ejecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación.

•

REQUERIMIENTOS FRENTE A LA ENTREGA DE ANTICIPO: 1. Plan de inversión del anticipo por parte del contratista al iniciar el contrato. 2. Revisar la cuenta de cobro presentada por el contratista. 3. Verificar y registrar cronológicamente los pagos y deducciones del contrato.  Verificar la devolución de los rendimientos de financieros de los recursos desembolsados, de acuerdo con el procedimiento establecido.  Verificar la existencia de disponibilidad presupuestal para la ejecución de trabajos o actividades extras o adicionales que impliquen aumento del valor del contrato.  Tramitar los pagos pactados, previo recibo a satisfacción y verificación del paz y salvo con el sistema de seguridad social integral.  Verificar que los valores facturados correspondan a los precios pactados, con sus respectivos impuestos y deducciones.  Verificar que los anticipos sean amortizados en cada factura de forma proporcional a lo establecido.  Gestionar los pagos, recibos a satisfacción, entrada de mercancía conforme a las reglas del proceso de hacienda pública.  Gestionar en contabilidad y orientar al contratista en cuanto a las retenciones realizada en los pagos del contrato.  Verificar que los precios propuestos para las adiciones correspondan con los pactados en el contrato inicial.  Certificar el cumplimiento contractual para la gestión de pago.  Verificar la presentación de los informes periódicos en los términos pactados o en cualquier momento en cado de fuerza mayor o evento circunstancial que lo amerite.  Convocar al contratista a las reuniones necesarias para lograr la debida ejecución del contrato y elaborar las actas requeridas para la adecuada comunicación y documentación. 13

 Elaborar informes periódicos de ejecución administrativa, financiera y contable del contrato e informar al Ordenador del Gasto cuando se presenten incumplimientos, adicionalmente documentar con evidencia las irregularidades.  Rendir informes administrativos, financieros y contables a los organismos de control y a la auditoria interna.  Reportar los bienes adquiridos al proceso de Administración de bienes, conforme con el acuerdo de nivel de servicios establecido.  Resolver con oportunidad las consultas administrativas, financieras y contables que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente.  Elaborar acta de reanudación del contrato, suscrita por el contratista y el Ordenador del Gasto, dejando constancia del tiempo total de suspensión y del vencimiento del contrato.  Elaborar el informe final de supervisión y/o interventoría que servirá como fundamento del acta de liquidación del contrato.  Llevar a registros de la liquidación con base en lo ejecutado y lo que falta por ejecutar, esto toma importancia en cado de cambio de interventor o supervisor.  Elaborar y gestionar las firmas del acta de liquidación, suscrita entre el Ordenador del Gasto y el contratista, además dejar constancia de las reclamaciones presentadas y de los desacuerdos insuperados, en todo caso deberán cuantificarse debidamente. Toda vez que esta acta presta merito ejecutivo.  Elaborar el acta de recibo y terminación, lo que significa que el contrato cesa con la ejecución de las actividades y/o entrega de productos.  Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la etapa de Ejecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación. •

LIQUIDACION Por regla general, la liquidación, constaran los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. 14

Para la liquidación se exigirá al contratista, de ser necesario, la ampliación de la vigencia de los amparos cubiertos por la garantía única de cumplimiento del contrato, con el fin de ajustarla a lo pactado en el contrato y si es el cado, avalar las obligaciones que deba garantizar con posterioridad a la terminación del mismo. Las determinaciones que se adopten en el documento definitivo de la liquidación que no sean objetadas por ninguna de las partes dentro de los tiempos legales, constituyen la cesación definitiva de la relación contractual. Las formas de llevar a cabo la liquidación de los contratos son: •

DE MUTUO ACUERDO Se realizara dentro del término indicado en el contrato o en el máximo permitido por la norma vigente, es decir hasta cuatro (4) meses de terminado el contrato. En el evento en que el contratista haga salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, el Ordenador del Gasto igualmente procederá a la liquidación.

•

UNILATERAL Si el contratista no se presenta a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga el supervisor y/o interventor, o si las partes no llegan a un acuerdo sobre su contenido, Comfaboy mediante acto administrativo, procederá a la liquidación unilateral del contrato dentro del término permitido por la normativa vigente, es decir hasta dentro de los dos (2) meses siguientes al término del plazo de mutuo acuerdo. En todo caso, si vencidos los plazos establecidos no se ha realizado la liquidación del contrato, la misma podrá realizarse, de forma bilateral o unilateralmente, en cualquier tiempo dentro de los dos (2) años siguientes al término del plazo de mutuo acuerdo. Analizada el acta con sus antecedentes, y si se presentan observaciones a la misma o hace falta algún documento, se regresa al supervisor y/o interventor, a fin de que aporte la información faltante. Si no presentan observaciones, el supervisor procede a su envió para consideración y firma del Ordenador del Gasto.

CONCLUSIONES

El diagnóstico y modificación del manual de contratación se elaboró con el propósito de mejorar las condiciones contractuales que sean más claras y a su vez tengan más transparencia y que a su vez genere confianza en los contratistas y la comunidad en general mejorando la imagen de la Caja de compensación Familiar de Boyacá. Las cajas de Compensación tienen como obligación implementar Sistemas de Gestión de Calidad y medir el cumplimiento de sus objetivos y metas institucionales. Esto ha llevado a que estandaricen sus procesos con el fin de hacerlos eficientes y eficaces para lograr competitividad y credibilidad en la población en general. Las actualizaciones de la normatividad de la contratación ha permitido que el proceso contractual ya no sea solamente presencial, si no también se hace de una manera descentralizada por medio de internet. La implementación de cambios en los manuales de contratación, ha ayudado a garantizar la transparencia en la parte contractual de las empresas, y de ellos depende en cierta forma el éxito de cada proceso contractual que se desarrolla en la Caja de Compensación Familiar de Boyacá.

Bibliografía • • • • • • • •

Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 Decreto 2474 de 2007 Buenas prácticas de transparencia en la gestión contractual, Programa De Las Naciones Unidas Para El Desarrollo, Bogotá, Diciembre de 2011. El derecho de la contratación pública en Colombia. Análisis y comentarios al decreto 1510 de 2013, Iván Darío Gómez Lee. Colombia Compra Eficiente. Régimen Contractual En Colombia. Lineamientos generales para la expedición de Manuales de Contratación.

9. ANEXOS

GUIA: MANUAL DE CONTRATACIÓN PARA LA CODIGO: G-17-001 GESTIÓN DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS FECHA: 06/Jul/2011 PROCEDIMIENTO: N.A PROCESO: GESTIÓN COMPRAS VERSION: 1 DE BIENES Y SERVICIOS 1. OBJETIVO INTRODUCCION El presente Manual de Contratación servirá como herramienta de consulta para los Ordenadores del Gasto pertenecientes a la Caja de Compensación Familiar de Boyacá “COMFABOY”, en cuyo contenido se contemplan los procesos precontractuales, contractuales y postcontractuales de los diferentes Contratos celebrados por COMFABOY como resultado de procesos de invitación a ofertar o de Contratación Directa. 2. ALCANCE El contenido del presente Manual de Contratación contempla los siguientes aspectos: Generalidades, Etapa precontractual, Etapa contractual o de ejecución y Etapa postcontractual o de liquidación de los contratos. 3. JUSTIFICACION 4. DESARROLLO 1. RESPONSABILIDAD La responsabilidad de la aplicación de los procedimientos de esta guía de contratación, será de todos los trabajadores encargados de los procesos de adquisición de bienes, servicios y obras que adelante COMFABOY. Con base en lo anterior, todos los trabajadores encargados de la actividad contractual, deberán cumplir con el procedimiento establecido en esta guía, de acuerdo a las necesidades de adquisición. 2. ALCANCE El presente Manual de Contratación pretende que el usuario del mismo, ejecutores del gasto, trabajadores de apoyo, organismos de control y los contratistas en general, cuenten con un instrumento ágil y sencillo que ilustre de manera clara el proceder de la CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA “COMFABOY” en su actividad contractual. Aplicará a todos los procesos que adelante COMFABOY, excepto aquellos que tengan reglamentación especial o particular que no permitan su aplicación, por prevalecer la normatividad de carácter general o nacional.

3. GENERALIDADES

3.1 PRINCIPIOS La CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE BOYACA “COMFABOY” es una Corporación Autónoma de Derecho Privado, sin ánimo de lucro, con patrimonio y personería jurídica propios, de las contempladas en el libro primero título 36 del Código Civil Colombiano, tiene carácter permanente y su duración es indefinida, como tal ha establecido sus propias reglas de contratación, las cuales, sin desconocer la normativa nacional, pretenden fortalecer los procedimientos contractuales para una mayor eficacia en el cumplimiento de sus objetivos sociales. Como respeto a la legalidad, las actuaciones de todos los trabajadores que participen en los procesos de contratación deben regirse por los siguientes principios: 3.1.1. Selección Objetiva: consiste en que se debe escoger a quien mejor pueda cumplir con la prestación, el que otorga mayores garantías, en comparar las ofertas entre sí, teniendo en cuenta lo establecido en las invitaciones a proponer u ofertar y comparándolas con los precios del mercado. En el evento de presentarse una sola propuesta, esta debe ser comparada con lo establecido en la invitación y con los precios del mercado y la decisión de aceptarla o no será del Señor Director Administrativo. 3.1.2. Autonomía de la Voluntad: es la posibilidad de negociar cláusulas de forma discrecional, autónoma por las partes, buscando siempre las mejores condiciones para COMFABOY, sin contrariar las normas legales ni el interés general. 3.1.3. Transparencia: En la convocatoria que realice COMFABOY, se indicarán de manera objetiva los requisitos necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección, se definirán reglas objetivas, justas, claras y completas que aseguren la participación y una escogencia objetiva. 3.1.4 Economía: Los recursos destinados para la contratación deben ser administrados adecuadamente en medios, tiempo y gastos de tal manera que se logre la mayor eficiencia y eficacia. 3.1.5. Responsabilidad: Los directivos y empleados de COMFABOY, responderán por las actuaciones y omisiones durante el proceso contractual, igualmente están obligados a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los bienes de la Entidad, del contratista y de terceros que puedan verse afectados con la ejecución del contrato. Todas las personas que intervengan en la planeación, tramitación, celebración, ejecución y liquidación de los contratos, ordenes de suministros, ordenes de Servicios y en las compras, tienen la obligación de proteger los derechos y recursos de la Corporación, de Contratistas y/o Proveedores, de los Afiliados y Beneficiarios. 3.1.6. Reciprocidad: Los contratistas de COMFABOY, deberán estar a paz y salvo con la Corporación por concepto de aportes parafiscales y demás obligaciones exigibles para poder ser adjudicatario, firmar y ejecutar el contrato. En el evento en que la deuda haya sido producto de una auditoría de aportes realizada por COMFABOY y se esté adelantando proceso jurídico de cobro, se podrá aceptar al contratista hasta tanto no se haya producido sentencia en firme. En el evento de ser adversa al Contratista, deberá cancelar el monto ordenado dentro del mes siguiente, caso

contrario será causal para dar por terminado el contrato o convenio. 3.1.7. Buena Fe: Las partes deben proceder de buena fe en todas sus actuaciones y los contratos obligarán no sólo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a su naturaleza, según la ley, la costumbre y la equidad. 3.1.8. Igualdad: En virtud del principio de igualdad, los interesados, proveedores y contratistas tendrán los mismos derechos y recibirán igual trato por parte de COMFABOY. 3.2 RÉGIMEN APLICABLE Con sujeción a la ley y los Estatutos Vigentes, COMFABOY podrá celebrar todos los contratos permitidos por el derecho privado en especial a lo establecido en los artículos 39 de la ley 21 de 1982 y 78 del decreto 341 de 1988. A todos los contratos se les aplicarán las disposiciones del derecho civil y cuando sea pertinente, las disposiciones del derecho comercial y las disposiciones emitidas por las Superintendencias del Subsidio Familiar y de Salud. Cuando se desarrollen contratos con la administración pública se aplicarán y las normas de derecho público pertinentes. 3.3. COMPETENCIA PARA CONTRATAR. La atribución de la competencia para contratar, está radicada en el representante legal de la Corporación, esto es en el Director Administrativo. Sin embargo, podrá delegar determinados contratos de bienes y/o servicios en los Jefes de División, Secretario General o en los Directivos que él designe, para lo cual se requerirá autorización expresa y escrita, determinando las cuantías. 3.4. PROCEDIMIENTOS LEGALES Y BÁSICOS DE LA CONTRATACIÓN Todo proceso de contratación que se adelante en COMFABOY debe ceñirse a los requisitos exigidos y establecidos en esta guía. Los siguientes son los requisitos que debe cumplir todo proceso según el tipo de contratación que se adelante, según se trate de contratación directa, invitación cerrada de ofertas o propuestas o de una invitación abierta. Todo proceso contractual está comprendido por tres etapas: preparatoria o precontractual, contractual y postcontractual.

4. ETAPA PRECONTRACTUAL 4.1. ETAPA PREPARATORIA La etapa preparatoria constituye la determinación o definición de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso contractual; en esta etapa se debe obligatoriamente como primer requisito tramitar la correspondiente disponibilidad o certificación presupuestal; seguidamente el jefe del área respectiva debe sustentar ante la Dirección Administrativa la conveniencia del objeto a contratar, la dirección administrativa tramitara las autorizaciones y aprobaciones previas requeridas; es decir si por la cuantía requiere de autorización del Consejo Directivo o de quien haga sus veces o de cualquier otro órgano que rija en la Corporación. Sin embargo el

responsable de la contratación será el director Administrativo y será este quien determine la viabilidad de contratar un determinado bien, servicio, obra o interventoría. Adicionalmente se debe cumplir con los siguientes aspectos: 4.1.1 Inscripción De Proveedores. Las personas naturales o jurídicas que desean contratar con COMFABOY deberán estar inscritas en el registro de proveedores de COMFABOY y obtener previamente la calificación respectiva por el área que corresponda de acuerdo con el objeto a contratar. La Corporación se reserva el derecho de aceptar la inscripción e igualmente de exigir documentos adicionales para el proceso de inscripción. 4.1.2 Nombramiento de los Integrantes de los Comités Evaluadores, Jurídico, Técnico y Económico, así como los Supervisores y/o Interventores. Para cada proceso CONTRACTUAL, en el cual se requieran varias propuestas u ofertas o se haga por invitación a proponer u ofertar abierta, la Dirección Administrativa, designará los comités evaluadores. La Dirección Administrativa de COMFABOY designará un supervisor y/o interventor que podrá ser externo, dependiendo de la clase y cuantía del contrato. Los Comités evaluadores, integrados por empleados de la Corporación serán los encargados de la verificación jurídica, operacional, administrativa y financiera, de las condiciones de experiencia, de las evaluaciones técnica y económica, deberán ser idóneos en las áreas correspondientes, sin embargo para casos que requieran conocimientos especializados se podrá contratar asesores externos que integren dichos comités. 4.1.3 Análisis o Estudio de Precios del Mercado. El responsable, jefe del área o la dependencia que designe la Dirección Administrativa, debe realizar un comparativo con los precios del mercado para contratos similares, será un procedimiento obligatorio, unilateral en donde se deben establecer los precios reales del objeto a contratar, los cuales servirán de base para fijar el precio del contrato. Se deben tener en cuenta valores de fletes, seguros y demás gastos en que incurra el proveedor para la entrega de bienes y servicios, las condiciones de pago, los volúmenes y demás factores que afecten el precio del bien o servicio. Si no hay razones o un factor objetivo que justifique diferencia de precios, se debe rechazar la oferta o propuesta. Los precios del mercado se harán antes del proceso de selección y si se presenta una variación razonable en los mismos también se debe hacer después. 4.1.4. Existencia de la Disponibilidad y Reserva Presupuestal. COMFABOY, realizará invitaciones a ofertar e iniciará procesos contractuales, solamente cuando exista la respectiva partida, certificación o disponibilidad presupuestal. Ningún empleado, podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, certificado por el Departamento de Contabilidad y presupuesto de COMFABOY. Sera requisito para legalización del contrato la reserva presupuestal. 4.1.5. Obtención de Permisos y Licencias de Construcción y Ambientales. Cuando se deba cumplir con la obtención de permisos, licencias y demás exigencias normativas para el normal desarrollo del correspondiente contrato,

deberán obtenerse con antelación al inicio del proceso de invitación, selección o a la firma del contrato. Sin Embargo es posible que las mismas licencias hagan parte del objeto contractual caso en el cual no será requisito previo. 4.2 ETAPA DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA En esta etapa definimos la modalidad de selección del contratista si es por invitación cerrada, invitación abierta o por contratación directa, dependiendo de la cuantía del contrato y/o Alianza Estratégica o Convenio. 4.2.1 Invitación abierta. En todos los casos que el valor del contrato sea igual o superior a seiscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (600 SMLMV), o siendo menor cuando el Director Administrativo lo considere conveniente para los intereses de la Corporación. Esta invitación se sustenta en la publicidad o comunicación abierta de las condiciones a proponer u ofertar, para permitir la libre concurrencia de todo aquel que se encuentre interesado en el proceso, a manera de oferente; COMFABOY hará la publicidad a través de su página WEB o por cualquier medio de comunicación masivo. 4.2.2 La invitación cerrada. Aplica para los contratos cuya cuantía sea inferior a la descrita en la Invitación Abierta. Es un procedimiento ágil y de corta duración, sin embargo la selección objetiva debe aplicarse en este proceso en estos casos se pueden tener como única consideración para la selección del contratista, los precios del mercado, requiriendo invitar previamente mínimo dos oferentes o proveedores, elaborando en todo caso un cuadro comparativo de precios. La base serán los precios del mercado. Se utiliza para bienes y/o servicios, obra, consultoría e interventora y demás. 4.2.3 La contratación directa. Sin importar la cuantía, la contratación directa se realizara en virtud a las cualidades de los contratistas así: • Cuando no existe pluralidad de oferentes. • Convenios o contratos financiados con fondos de un tercero o con recursos provenientes de donación o cooperación internacional. • Contratos en los cuales COMFABOY actúa como contratante y no genera erogaciones. • Contratos correspondientes al área de Salud, independientemente de su cuantía. El criterio de selección que primará serán los precios del mercado del sector salud. • Contratos Intuito Persona es decir los que se contratan en virtud de unas cualidades y/o aptitudes de una persona, tales como experiencia conocimientos y/o habilidades. • Los contratos que de no realizarse inmediatamente comprometen la oportunidad en la prestación de los servicios o la preservación de la infraestructura o patrimonio de la entidad. • Arrendamiento. • Contrato de Empréstito. • Prestación de servicios profesionales. • Convenios Interadministrativos. • Contratos de prestación de servicios personales • Negociación Bienes Inmuebles. • Interventoría, diseño, consultoría en obras civiles. Como se puede observar, en este tipo de contratos el consentimiento de las partes se impone a la selección o invitación abierta o cerrada, por las condiciones particulares y

las necesidades de la Corporación, la selección del contratista no amerita concurrencia de otros oferentes. 4.2.4. Alianzas Estratégicas: Se realizarán en forma directa todas las alianzas relacionadas con los servicios que brinda la Corporación, con otras Cajas de Compensación Familiar o a través de entidades o personas especializadas públicas o privadas, sin importar la cuantía, teniendo en cuenta la capacidad financiera y/o técnica y/o experiencia del aliado estratégico.

5. ETAPA CONTRACTUAL. Finalizada la Etapa Precontractual a través de la cual se definió la persona natural o jurídica, que COMFABOY, considera presentó la mejor propuesta o la más favorable, se continúa con el proceso contractual por medio de la celebración del contrato y así poder iniciar la ejecución del objeto contractual y surgen así las obligaciones de las partes. 5.1. CELEBRACIÓN DEL CONTRATO La minuta marco debe ser generada por el Departamento Jurídico, ajustado a la normatividad vigente y a las condiciones de la oferta, no puede ser modificado sino por dicha dependencia; luego debe ser conocido y suscrito por el contratista. Una vez suscrito el contrato se debe proceder a la aprobación de la garantía única exigida al contratista y definida en la invitación, sin que supere el término de cinco (5) días. 5.1.1 Garantías. La Garantía Única debe prestarse en todos los contratos que superen la cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes, los amparos se determinarán de acuerdo a la naturaleza del contrato a suscribir. Sin embargo el departamento Jurídico podrá excepcionar o extender dicha obligación de suscribir garantías en virtud del objeto contractual y la parte obligada, para los casos que por conveniencia para la entidad deban someterse a unas condiciones particulares. NOTA: todas las pólizas deben venir acompañadas del recibo de pago o de la certificación expedida por la compañía de seguros de que el tomador canceló el valor correspondiente a las pólizas exigidas o con la anotación de que la póliza no será cancelada por falta de pago. Contempla los siguientes amparos: 5.1.2. Responsabilidad Civil Extracontractual. La póliza de responsabilidad civil extracontractual ampara los daños que puedan ocasionarse a terceros con la ejecución del contrato. Se debe otorgar por el 20% del valor total del contrato y su vigencia igual al término de duración del contrato y cuatro (4) meses más 5.1.3 Anticipo. amparo de anticipo protege COMFABOY contra el uso o apropiación indebida que el contratista haga de los dineros o bienes que se le hayan anticipado para la ejecución del contrato.

Se establece por el 100% del valor dado como anticipo con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro meses más. En el anticipo COMFABOY le entrega al contratista los dineros en calidad de préstamo para que cumpla con las obligaciones del contrato. El contratista realizará la amortización paulatinamente del monto recibido y en la proporción en que vaya ejecutando el contrato. El valor del anticipo no puede exceder el 50% calculado sobre el valor total del contrato. Solo procederá anticipo en los contratos cuyo valor supere los 20 smlmv, y para el desembolso del mismo se exigirá un plan de inversión del mismo, el cual contendrá la programación con los valores y usos a invertir y deberá contar con aprobación del interventor o supervisor del contrato. 5.1.4 Pago anticipado. En el evento que se realicen pagos anticipados el valor girado por concepto de pago anticipado deberá ser garantizado por el valor del 100% dado como pago anticipo con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro meses más.

5.1.5 Cumplimiento del contrato. El amparo de incumplimiento del contrato cubre COMFABOY contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista de las obligaciones emanadas del contrato garantizado. Comprende el pago de multas y el valor de la penal pecuniaria que se haga efectiva. El valor del amparo de cumplimiento será del 20% del valor del contrato. Su vigencia será igual al plazo del contrato y cuatro meses más. 5.1.6 Salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones. Cuando el contratista deba utilizar a terceros para el cumplimiento del contrato, es obligatorio constituir el amparo de pago de salarios y prestaciones sociales para esos trabajadores. Este amparo cubre COMFABOY contra el riesgo de incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista, relacionados con el personal utilizado para la ejecución del contrato. Su vigencia debe ser igual al plazo del contrato y tres años más, su valor debe ser igual al 20% del valor del contrato. 5.1.7 Estabilidad De La Obra. El amparo de estabilidad de la obra cubre a COMFABOY, durante el tiempo estipulado y en condiciones normales de uso, contra los deterioros de la obra imputables al contratista, que impidan el servicio para el cual se ejecutó. Su vigencia comienza a partir de la expedición del acta de entrega de la obra recibida a satisfacción por COMFABOY y debe cubrir los cinco (5) años posteriores, se debe otorgar por el 20% del valor del contrato. Sin embargo el departamento Jurídico podrá excepcionar o extender dicha obligación de suscribir garantías por una mayor o menor término en virtud del objeto contractual, para los casos que por conveniencia de la entidad deban someterse a unas condiciones particulares.

5.1.8 Calidad de los elementos suministrados. El amparo de calidad de los elementos suministrados cubre a COMFABOY, contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista, de las especificaciones y requisitos mínimos contractuales de los bienes suministrados por el mismo. Su vigencia comienza a partir de la expedición del acta de entrega de los elementos recibidos a satisfacción y por un año más, se debe otorgar por el 20% del valor del contrato. 5.1.9 Correcto funcionamiento de los equipos. El amparo de correcto funcionamiento de los equipos cubre a COMFABOY los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista de las especificaciones técnicas contractuales de los equipos que deba suministrar o instalar el mismo. Su vigencia comienza a partir de la expedición del acta de entrega de los elementos recibidos a satisfacción y por un año más, se otorga por el 20% del valor total del contrato. 5.1.10 Calidad del servicio. El amparo de calidad del servicio cubre a COMFABOY contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista sobre las especificaciones y requisitos mínimos del servicio contratado. Se debe otorgar por el término del contrato y un año más y debe cubrir el 20% del valor del contrato. 5.1.11 Seriedad de los ofrecimientos o de seriedad de la propuesta. El amparo de seriedad de los ofrecimientos cubre COMFABOY contra el riesgo de incumplimiento por parte del proponente de las obligaciones establecidas en las invitaciones a cotizar y especialmente la de celebrar el contrato objeto de la invitación, en los términos y condiciones que dieron base a la adjudicación. Equivalente al 10% del valor de la propuesta y por el término de 60 días. 5.2 La Ejecución Del Contrato. Suscrito el contrato, aprobadas de las pólizas y la existencia de la disponibilidad presupuestal, se da inicio a la ejecución. En los contratos que requieran acta de iniciación la misma debe ser suscrita por el contratista y el interventor o supervisor del contrato, la fecha de suscripción define el momento en que empiezan a desarrollarse las obligaciones contractuales. Si en el contrato se pacta anticipo, el mismo no deberá ser superior al 50% y deberá constituirse la respectiva garantía ante Compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. Los pagos siguientes deberán guardar correspondencia con el avance de la obra o servicio y el plan de inversiones presentado. Si durante la ejecución del contrato se hace necesaria una adición, ampliación, modificación o prórroga, se debe presentar la respectiva solicitud, debidamente justificada por el interventor y por el responsable del área, al Señor Director Administrativo, para que imparta la correspondiente aprobación y sea elaborado el documento respectivo por el Departamento Jurídico.

6. ETAPA POST CONTRACTUAL

6.1 LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO La liquidación de los contratos es un acto jurídico por medio del cual se pretende establecer y definir una manifestación de Paz y Salvo entre las partes, dando así por finiquitada la relación o el vínculo contractual entre las partes involucradas. El acta de liquidación debe contener como mínimo: • La relación histórica de la ejecución del contrato o descripción de las cantidades de ejecución de la obra o servicio contratado. • La verificación del cumplimiento de las obligaciones en materia de Seguridad Social. • Reconocimientos y compensaciones. En el acta se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. De igual forma se consagrarán los acuerdos logrados para poner fin a las divergencias entre las partes. • Ampliación de los términos de las garantías de cumplimiento. En este punto es importante que el interventor del contrato en liquidación conceptúe al respecto y que, obviamente, las garantías estén vigentes. 6.1.1 Contratos que se deben liquidar: • Los de tracto sucesivo. • Los contratos de obra. • Cuando Comfaboy lo liquide unilateralmente. • Consultoría e interventoría. 6.1.2 Término para practicar la liquidación • Liquidación de común acuerdo. • Liquidación unilateral. El plazo para proceder a la liquidación se establecerá por COMFABOY en el contrato, o en las invitaciones cerradas o abiertas. Si no se estableció el plazo, en estas instancias, la liquidación procede dentro del mes (1) siguiente a la finalización del contrato. Si no se logró acuerdo sobre el contenido de la liquidación o el contratista no concurre al acto de liquidación, COMFABOY podrá practicar la liquidación unilateralmente dentro de los dos meses siguientes, caso en el cual lo hará a través de un perito con conocimientos específicos en el área respectiva.

7. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

7. PROCEDIMIENTOS. 7.1 ELABORACIÓN DE CONDICIONES DE LA INVITACION Serán elaborados por cada área, conforme a las minutas y directrices que para cada caso establecerá el Departamento Jurídico, para que sean presentadas a la dirección administrativa para su evaluación y aprobación.

7.3 CALIFICACIÓN Comprenderá los criterios de verificación y los criterios de evaluación. 7.3.1 Criterios de Verificación. 7.3.1.1 Jurídicos: Se verificarán los requisitos esenciales de orden legal exigidos en las diferentes invitaciones a cotizar u ofertar, teniendo en cuenta que algunos de ellos pueden o no subsanarse. Para los requisitos subsanables, COMFABOY fijará un tiempo prudencial para que los mismos sean subsanados; en caso, de no aportarse los documentos en el tiempo fijado, serán eliminadas del proceso dichas propuestas. 7.3.1.2 Técnicos: La verificación técnica de las propuestas se adelanta teniendo como marco lo dispuesto en las condiciones de la invitación y realizando: • Verificación de todos los aspectos establecidos como requisitos mínimos técnicos para ejecutar el objeto • El recurso Humano con sus respectivas exigencias. • Equipos y Tecnologías. • Revisión de precios, conforme a los estudios de costos previos. Como conclusión de esta verificación, serán eliminadas del proceso las propuestas que no cumplan los requisitos de carácter técnico. 7.4 CRITERIOS DE EVALUACIÓN. Está dividido en 3 partes: económicos, financieros y experiencia. 7.4.1 Económicos: A las propuestas elegibles se les hará las correcciones aritméticas si hubiere lugar a ellas, siempre que la ley lo permita y no implique un mejoramiento de la propuesta, en el formulario de cantidades y precios. Cuando existen discrepancias entre los precios de la propuesta y sus correspondientes análisis de precios, regirán los precios que aparecen en los análisis de precios, corregidos aritméticamente, si a ello hubiere lugar, tal como se expresó en el párrafo anterior. Verificada la exactitud de los cálculos numéricos requeridos para obtener el valor total de la propuesta, se elabora un cuadro comparativo o acta de evaluación según corresponda del análisis de las propuestas, en el que se define el cumplimiento de los documentos señalados como esenciales, en la invitación. Cuando se trata de invitaciones para la adquisición de bienes o productos de condiciones uniformes (bienes de idéntica calidad)el criterio que primara será el precio y en consecuencia se aplicará la siguiente fórmula: P: X x Pm/Pi Donde: P: Puntaje para el factor precio Pm: Valor de la propuesta por grupo más baja Pi: Valor de la propuesta por grupo comparada X: Puntaje máximo asignado al factor

En caso de decimales, se aproximará por exceso o defecto a la unidad más cercana. 7.4.2 Financieros: La evaluación financiera de las propuestas se realiza con base en los índices financieros calculados para cada proponente y cuyos valores mínimos se han establecido como requerimiento en las condiciones de la invitación. Los índices a considerar serán el índice de liquidez, el capital de trabajo u otros indicadores que para cada invitación se considere pertinente evaluar; los índices financieros son indicadores que le permiten a COMFABOY determinar, conforme a la información aportada, la capacidad y la estabilidad financiera del proponente. Como conclusión de esta evaluación, serán eliminadas del proceso las propuestas que no cumplan los requisitos de carácter financiero. Para los Consorcios, Uniones Temporales u otra forma asociativa, deberán aportar la información financiera antes solicitada de cada uno de sus integrantes y la evaluación, se hará de manera proporcional de acuerdo al porcentaje de participación. 7.4.3 Experiencia: La evaluación de la experiencia se deberá hacer conforme a lo exigido en las invitaciones, podrá evaluarse tanto la experiencia general como la específica del proponente. Como conclusión de esta evaluación, serán eliminadas del proceso las propuestas que no cumplan los requisitos de experiencia. Para la evaluación se exigirán un mínimo de certificados de experiencia, según corresponda por la naturaleza de la contratación u objeto a contratar. NOTA: COMFABOY dependiendo de la naturaleza del contrato a suscribir, podrá modificar estos criterios, incluyendo nuevas fórmulas de calificación. En especial para los contratos de obra, se podrá incluir cualquiera de las fórmulas matemáticas usadas en este tipo de convocatorias. Los convenios o alianzas estratégicas están libres de criterios de contratación 7.5 VALOR DEL PLIEGO DE CONDICIONES COMFABOY, podrá establecer en cada proceso o invitación, un valor como derecho de participación en el proceso, el cual se determinará en cada caso y se incluirá en las condiciones de la invitación, aplicará solo para las invitaciones públicas. 7.6 CONTROL DE LA GESTION CONTRACTUAL 7.6.1 El Director Administrativo. La atribución de la competencia para contratar, en COMFABOY, está radicada en el Director Administrativo de la entidad, es quien posee la competencia para dirigir los procesos contractuales y celebrar los contratos que de éstos se deriven. Celebrará los contratos o actos de disposición o administración necesarias y conducentes al logro de los objetivos de la Corporación, de acuerdo a lo autorizado por la Asamblea General o el Consejo Directivo y ordenará los gastos de la Entidad, dentro de los límites establecidos por la ley y los estatutos. Podrá delegar la gestión contractual según la cuantía en el Secretario General, jefes de división y/o directivos que crea necesario, en lo relacionado con el área respectiva.

7.6.2 El Revisor Fiscal. Asegurará que las operaciones de la Caja se ejecuten de acuerdo con las decisiones de la Asamblea General y del Consejo Directivo y dará oportuna cuenta de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la entidad y en el desarrollo de sus actividades. 7.6.3 Auditoría Interna. Realizará un control posterior y selectivo, el carácter evaluativo será de la gestión de los responsables, implica el control financiero, de gestión y de resultados. El control se debe orientar no sólo a verificar que los bienes y recursos de COMFABOY no sufran desmedro, sino a que se utilicen para los fines según su objeto social y que sus beneficios sean percibidos por los afiliados en general, con eficiencia, economía, equidad y considerando la valoración de los costos ambientales. 7.6.4 Departamento Jurídico. Elaborará las minutas contractuales y realizará el control de la Legalidad de la Contratación, con base en las condiciones aprobadas y los requisitos legales y jurídicos correspondientes. Igualmente llevará un control estricto de la contratación y liquidación e informará oportunamente sobre los vencimientos de los términos de los contratos con el fin de que la Administración decida sobre la terminación o prórroga de los mismos. 7.6.5 Secretario General, Jefes de División, Jefes de Departamento, Jefes de Grupo. Velarán por el fiel cumplimiento de los procedimientos establecidos para la adjudicación, aprobación y ejecución de las actividades objeto de la contratación e informarán oportunamente sobre las irregularidades presentadas a fin de que se tomen las acciones administrativas y legales correspondientes. 7.6.6 Interventor o Supervisor: La persona (s) interna o externa que por parte de COMFABOY ejercen ante el CONTRATISTA todas las funciones inherentes y las demás que le señale COMFABOY en relación con la obra o contrato. Adelantará la interventoría o supervisión de los aspectos técnicos, administrativos y financieros del contrato. Cumplirá entre otras las siguientes funciones: - Suscribir el Acta de inicio del contrato. (Cuando aplique). - Programar y llevar a cabo con el Contratista las reuniones de seguimiento al contrato. Este seguimiento incluye: disponibilidad y competencia del recurso humano, ejecución del presupuesto y avance en el cronograma del proyecto. - Establecer los canales de comunicación entre el Interventor (cuando aplique), Administrador de Recursos y el Contratista. Cuando exista una firma interventora contratada, entregar documentos tales como: propuesta técnica, contrato sobre el cual se adelantará la interventoría, cronograma, presupuesto. Aprobar los informes de contratista y la interventoría para tramitar los pagos establecidos contractualmente. Reportar en forma detallada el estado de cada uno de los contratos supervisados en los informes mensuales para pagos, estos deben contener: número de contrato, objeto del contrato, contratista, fecha de corte del informe, fecha de inicio y vencimiento del contrato, actividades realizadas durante el periodo con los respectivos soportes, indicadores del proyecto, conclusiones y acciones de mejora.

Tramitar cuando corresponda y oportunamente, modificaciones del contrato (adición y/o prórroga, suspensión, reiniciación y liquidación). Participar en la reevaluación de proveedores, cuando aplique. Informar oportunamente al Área Administrativa, Financiera y Jurídica cualquier dificultad de tipo jurídico y financiero. Informar oportunamente al Área que corresponda cualquier dificultad de tipo técnico. LISTA DE VERSIONES VERSION

FECHA

06/Jul/2011

RAZON DE LA ACTUALIZACION Inscripción de Proveedores: Se adicionó la calificación por el área que corresponda de acuerdo con el objeto a contratar. La Corporación se reserva el derecho de aceptar la inscripción e igualmente de exigir documentos adicionales para el proceso de inscripción. Pólizas (Garantías): Se especifica que la Garantía Única debe prestarse en todos los contratos que superen la cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes, los amparos se determinarán de acuerdo a la naturaleza del contrato a suscribir. Sin embargo el departamento Jurídico podrá excepcional o extender dicha obligación de suscribir garantías en virtud del objeto contractual y la parte obligada, para los casos que por conveniencia para la entidad deban someterse a unas condiciones particulares. Se adiciona que que las pólizas se acompañan con certificación expedida por la compañía de seguros. La póliza de responsabilidad civil extracontractual, se modifica su valor quedando por el 20% del valor total del contrato y su vigencia igual al término de duración del contrato y cuatro (4) meses más. En la póliza de anticipo se especifica que: En el anticipo COMFABOY le entrega al contratista los dineros en calidad de préstamo para que cumpla con las obligaciones del contrato. El contratista realizará la amortización paulatinamente del monto recibido y en la proporción en que vaya ejecutando el contrato. El valor del anticipo no puede exceder el 50% calculado sobre el valor total del contrato. Solo procederá anticipo en los contratos cuyo valor supere los 20 s.m.l.m.v., y para el desembolso del mismo se exigirá un plan de inversión del mismo, el cual contendrá la programación con los valores y usos a invertir y deberá contar con aprobación del interventor o supervisor del contrato. Póliza de Cumplimiento del contrato, se amplió su

descripción así: El amparo de incumplimiento del contrato cubre COMFABOY contra los perjuicios derivados del incumplimiento imputable al contratista de las obligaciones emanadas del contrato garantizado. Comprende el pago de multas y el valor de la penal pecuniaria que se haga efectiva. Se modificó el valor del amparo de cumplimiento el cual será del 20% del valor del contrato. Póliza de Salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones, se amplió su descripción y se modificó su valor quedando que su valor debe ser igual al 20% del valor del contrato, Póliza de estabilidad de obra, se separó de la póliza de calidad, quedando así: El amparo de estabilidad de la obra cubre a COMFABOY, durante el tiempo estipulado y en condiciones normales de uso, contra los deterioros de la obra imputables al contratista, que impidan el servicio para el cual se ejecutó. Su vigencia comienza a partir de la expedición del acta de entrega de la obra recibida a satisfacción por COMFABOY y debe cubrir los cinco (5) años posteriores, se debe otorgar por el 20% del valor del contrato. Sin embargo el departamento Jurídico podrá excepcional o extender dicha obligación de suscribir garantías por una mayor o menor termino en virtud del objeto contractual, para los casos que por conveniencia de la entidad deban someterse a unas condiciones particulares. La Póliza Calidad de los elementos suministrados, se modificó y se cambió el tiempo (por un año más). Se incluyó las siguientes pólizas: Correcto funcionamiento de los equipos, Calidad del servicio, Seriedad de los ofrecimientos o de seriedad de la propuesta. Antes se encontraban valores y ahora están principios, incluyéndose las siguientes con su descripción: Selección Objetiva, Autonomía de la Voluntad, Reciprocidad, Buena Fe. En el principio de reciprocidad se incluyó lo siguiente: En el evento en que la deuda haya sido producto de una auditoría de aportes realizada por COMFABOY y se esté adelantando proceso jurídico de cobro, se podrá aceptar al contratista hasta tanto no se haya producido sentencia en firme. En el evento de ser adversa al Contratista, deberá cancelar el monto ordenado dentro del mes siguiente, caso contrario será causal para dar por terminado el contrato o convenio. Se estructuró la guía en etapa precontractual, etapa contractual, etapa postcontractual, describiendo cada una de

ellas. En cuanto a las competencias para contratar se incluyó que el Director Administrativo podrá delegar determinados contratos de bienes y/o servicios en los Jefes de División, Secretario General o en los Directivos que él designe, para lo cual se requerirá autorización expresa y escrita, determinando las cuantías. En lo referente al control de la gestión contractual – Director Administrativo, se incluyó que podrá delegar la gestión contractual según la cuantía en el Secretario General, jefes de división y/o directivos que crea necesario, en lo relacionado con el área respectiva. Para la Auditoria Interno se eliminó la verificación previa y se incluyó que realizará un control posterior y selectivo, el carácter evaluativo será de la gestión de los responsables. Se incluyó al Secretario General en la gestión contractual en los jefes de división, jefes departamento, jefes de grupo. Igualmente se incluyó el interventor y supervisor. En el capítulo de Interventor o Supervisor se incluyó que se puede hacer por persona(s) interna y externa. Se simplificaron las funciones y responsabilidades. Se cambió los tipos de contratación con sus requisitos, así: La invitación cerrada: Aplica para los contrato cuya cuantía sea inferior a 600 SMLMV. Invitación abierta. En todos los casos que el valor del contrato sea igual o superior a los 600 SMLMV, o siendo menor cuando el Director Administrativo lo considere conveniente para los intereses de la Corporación. La contratación directa: Sin importar la cuantía, la contratación directa se realizara en virtud a las cualidades de los contratistas así: Cuando no existe pluralidad de oferentes; Convenios o contratos financiados con fondos de un tercero o con recursos provenientes de donación o cooperación internacional; Contratos en los cuales COMFABOY actúa como contratante y no genera erogaciones; Contratos correspondientes al área de Salud, independientemente de su cuantía. El criterio de selección que primará serán los precios del mercado del sector salud; Contratos Intuito Persona es decir los que se contratan en virtud de unas cualidades y/o aptitudes de una persona, tales como experiencia conocimientos y/o habilidades; Los contratos que de no realizarse inmediatamente comprometen la oportunidad en la prestación de los servicios o la preservación de la infraestructura o patrimonio de la entidad; Arrendamiento; Contrato de Empréstito; Prestación de servicios

profesionales; Convenios Interadministrativos; Contratos de prestación de servicios personales; Negociación Bienes Inmuebles; Interventora, diseño, consultoría en obras civiles. Lo nuevo de la guía es el ítem de Responsabilidad: La responsabilidad de la aplicación de los procedimientos de esta guía de contratación, será de todos los trabajadores encargados de los procesos de adquisición de bienes, servicios y obras que adelante COMFABOY. Con base en lo anterior, todos los trabajadores encargados de la actividad contractual, deberán cumplir con el procedimiento establecido en esta guía, de acuerdo a las necesidades de adquisición. En el principio de selección objetiva se incluyó: En el evento de presentarse una sola propuesta, esta debe ser comparada con lo establecido en la invitación y con los precios del mercado y la decisión de aceptarla o no será del Señor Director Administrativo. Se incluyó el Nombramiento de los Integrantes de los Comités Evaluadores, Jurídico, Técnico y Económico, así como los Supervisores y/o Interventores. También el ítem de Obtención de Permisos y Licencias de Construcción y Ambientales. Se incluyó también el ítem de Alianzas Estratégicas, liquidación del Contrato, elaboración de condiciones de la invitación, calificación, criterios de evaluación, valor del pliego de condiciones. Se eliminó de la guía el capítulo de marco conceptual – definiciones y tipos de contrato. La guía fue aprobada mediante Resolución AEB 139 de 2011.

ELABORO Nombre: Cargo: Fecha:

Administrador del sistema Ninguno 06/Jul/2011

REVISO Nombre:

Cargo: Fecha:

Jaime Fernando Díaz Molina Jefe Departamento de Planeación e Informática 07/Jul/2011

APROBO Nombre:

Cargo: Fecha:

Jaime Fernando Díaz Molina Jefe Departamento de Planeación e Informática 07/Jul/2011