Tesis / 0178 / Cont by MAOSABO

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (COSO) PARA LA EMPRESA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

PELAEZ VANEGAS ADRIANA MARIA SUAREZ HERRERA VICTOR ARMANDO

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA 2014

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO (COSO) PARA LA EMPRESA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

PELAEZ VANEGAS ADRIANA MARIA SUAREZ HERRERA VICTOR ARMANDO

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO

DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO: JULY CAROLINA ROJAS GÓMEZ

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA 2014

Nota de Aceptaci贸n _________________________________

_________________________________ _________________________________ _________________________________ _________________________________

_________________________________ Firma del Presidente del Jurado

_________________________________ Firma del Jurado

Bogot谩, Octubre de 2014

La universidad, las directivas y los jurados del presente proyecto no se hacen responsables por los conceptos y aplicaciones expuestas en este.

CONTENIDO

1 1

Contenido

EL PROBLEMA ...................................................................................................................... 1

1.1

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 1

1.2

JUSTIFICACIóN ................................................................................................................................... 3

1.3 EL PROBLEMA .................................................................................................................................... 5 1.3.1 Planteamiento del problema ......................................................................................................... 5 1.3.2 Formulación del problema ............................................................................................................. 6 1.4 OBJETIVOS......................................................................................................................................... 7 1.4.1 Objetivo general. ........................................................................................................................... 7 1.4.2 Objetivos específicos. .................................................................................................................... 7

ASPECTOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S ..... 8

2.1

Contextualización .............................................................................................................................. 8

2.2

Misión ............................................................................................................................................... 8

2.3

Visión ................................................................................................................................................ 9

2.4

Política Integrada .............................................................................................................................. 9

2.5

Estructura Organizacional ............................................................................................................... 10

BASE CONCEPTUAL ......................................................................................................... 12

3.1

MARCO TEORICO............................................................................................................................. 12

3.2

Definiciones de Control Interno. ..................................................................................................... 12

3.3 Conceptos Fundamentales del Control Interno ............................................................................... 14 3.3.1 Proceso ....................................................................................................................................... 14 3.3.2 Personal ...................................................................................................................................... 15 3.3.3 Seguridad Razonable ................................................................................................................... 15 3.4 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO. ........................................................................................ 15 3.4.1 Control Interno Contable ............................................................................................................. 15 3.4.2 Control Interno Administrativo .................................................................................................... 16 3.5

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO ................................................................................................... 17

3.6

Responsabilidad del Control Interno ............................................................................................... 22

3.7

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ................................................................................................ 24

3.8

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ........................................................................................ 30

3.9 Ambiente de Control ....................................................................................................................... 31 3.9.1 Factores del Ambiente de Control ............................................................................................... 31 3.9.2 Compromisos, Convenios y normas de la compañía. ................................................................... 32 3.9.3 Incorporación de personal y Capacitación.................................................................................... 32 3.9.4 Estructura Organizacional y clase de dirección. ............................................................................ 32 3.10 Valoración de Riesgos ..................................................................................................................... 32 3.10.1 Determinación de los Objetivos. .............................................................................................. 33 3.10.2 Identificación de Riesgos. ........................................................................................................ 33 3.10.3 Evaluación de Riesgos.............................................................................................................. 33 3.10.4 Manejo del Riesgo. .................................................................................................................. 33 3.11 ACTIVIDADES DE CONTROL ............................................................................................................. 34 3.11.1 Políticas de la compañía (Financieras y de Operación). ............................................................ 34 3.11.2 Manual de procedimientos. ..................................................................................................... 34 3.11.3 Controles. ................................................................................................................................ 34 3.11.4 Indicadores.............................................................................................................................. 34 3.12 INFORMACION Y COMUNICACIÓN. ................................................................................................. 35 3.12.1 Niveles de Información. ........................................................................................................... 35 3.12.2 Medios de comunicación de la organización. ........................................................................... 35 3.12.3 Sistema de información. .......................................................................................................... 35 3.13 MONITOREO (Ongoing) ................................................................................................................... 36 3.13.1 Evaluaciones del sistema de control. ....................................................................................... 36 3.13.2 Conciliaciones (Información financiera, Información Contable, Información Física). ............... 36 3.13.3 Verificación de cumplimiento de políticas de la entidad. ......................................................... 36 3.13.4 Actividades de supervisión ...................................................................................................... 37 3.13.5 Evaluación del control interno ................................................................................................. 37 3.13.6 Fases de la evaluación del control interno ............................................................................... 37 3.14 TECNICAS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ....................................................................... 38 3.14.1 Cuestionarios. ......................................................................................................................... 38 3.14.2 Diagramas de Flujo. ................................................................................................................. 38 3.14.3 Método Descriptivo ................................................................................................................ 39 3.15

MARCO NORMATIVO Y LEGAL ........................................................................................................ 41

DISEÑO METODOLOGICO .............................................................................................. 42

4.1

METODOLOGIA Y TIPO DE PROYECTO ............................................................................................ 42

4.2

TIPO DE ESTUDIO DE INVESTIGACIÓN. ............................................................................................ 42

4.3 CLASE DE INVESTIGACION ............................................................................................................... 43 4.3.1 Investigación Cuantitativa............................................................................................................ 44 4.3.2 Investigación Cualitativa .............................................................................................................. 44 4.4 Técnicas de Recolección de datos. .................................................................................................. 44 4.4.1 Encuesta ...................................................................................................................................... 45 4.4.2 Trabajo de Campo ....................................................................................................................... 45 4.5 Herramientas de Recolección de la informaciÓn........................................................................... 45 4.5.1 Consulta de textos, informes y conceptos .................................................................................... 46 4.5.2 Recolección de datos en contexto natural ................................................................................... 46 4.5.3 Recolección de los Datos a partir de documentos. ....................................................................... 46 4.5.4 Flujogramas ................................................................................................................................. 47 4.5.5 Diagramas de flujo ....................................................................................................................... 47 4.5.6 Cuestionario. ............................................................................................................................... 47 4.6

Matriz de Riesgos por componente según COSO a Mundo Importaciones S.a.s ............................. 49

5 DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE MUNDO IMPORTACIONES S.A.S ........................................................................................................... 52 5.1

OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN ...................................................................................................... 53

5.2

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ........................................................................................................... 53

5.3 ANALISIS RESULTADOS CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO EN MUNDO IMPORTACIONES S.A.S. ................................................................................................................................ 54 5.3.1 AMBIENTE DE CONTROL .............................................................................................................. 55 5.3.2 VALORACIÓN DE RIESGOS............................................................................................................ 61 5.3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL .......................................................................................................... 69 5.3.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ............................................................................................... 75 5.4 MATRIZ DE RIESGOS POR COMPONENTES APLICADO A LA EMPRESA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S 80 5.4.1 Matriz Componente Ambiente De Control de Mundo Importaciones S.a.s................................. 81 5.4.2 Matriz Componente Evaluación del Riesgo de Mundo Importaciones S.a.s. ................................ 90 5.4.3 Matriz Componente Actividades de Control de Mundo Importaciones S.a.s ............................... 94 5.4.4 Matriz Componente Información y Comunicación de Mundo Importaciones S.a.s ...................... 98 5.5 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EXTERNOS E INTERNOS DE MUNDO IMPORTACIONES S.A.S ......... 102 5.5.1 ANÁLISIS EXTERNO .................................................................................................................... 102

5.5.2 5.6

ANÁLISIS INTERNO ..................................................................................................................... 106 Evaluación Global Sistema de Control interno de Mundo Importaciones S.a.s ............................ 107

5.7 ANáLISIS DE PROCESOS CONTABLES DE MUNDO iMPORTACIONES s.a.s. ................................... 110 5.7.1 Proceso actual Caja Menor. ....................................................................................................... 111 5.7.2 Proceso Actual Cuentas por Cobrar............................................................................................ 113 5.7.3 Proceso actual Preparación de Información Financiera .............................................................. 123 5.7.4 Proceso Actual Conciliación Bancaria ......................................................................................... 125

DISEÑO DEL CONTROL INTERNO PARA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S ..... 127

6.1

MODELO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S ................ 128

6.2

DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S .................. 130

6.3 PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS................................................................................................... 132 6.3.1 CONCILIACION BANCARIA .......................................................................................................... 132 6.3.2 PROCEDIMIENTO CAJA MENOR ................................................................................................. 135 6.3.3 CUENTAS POR COBRAR .............................................................................................................. 141 6.3.4 PROCEDIMIENTO IMPORTACIONES ........................................................................................... 145 6.3.5 PREPARACION DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y ESTADOS FINANCIEROS .................................. 165 6.3.6 PROCEDIMIENTO CUENTAS POR PAGAR .................................................................................... 168 6.4

INDICADORES DE GESTIÓN ............................................................................................................ 171

6.5 ANALISIS COSTO - BENEFICIO ........................................................................................................ 173 6.5.1 COSTO PUESTA EN MARCHA SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MUNDO IMPORTACIONES S.AS. 173 6.5.2 COSTO DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN MUNDO IMPORTACIONES S.A.S. 174 6.5.3 ANÁLISIS DE LOS BENEFICIOS ..................................................................................................... 175

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................. 176

7.1

CONCLUSIONES ............................................................................................................................. 176

7.2

RECOMENDACIONES ..................................................................................................................... 178

7.3 RECOMENDACIÓNES POR COMPONENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SEGÚN CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S ............................................................ 180 7.3.1 AMBIENTE DE CONTROL. ........................................................................................................... 180 7.3.2 EVALUACION DEL RIESGO. ......................................................................................................... 181 7.3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL. ....................................................................................................... 181 7.3.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN. ............................................................................................ 181

7.3.5

MONITOREO. ............................................................................................................................. 182

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 183 ANEXOS ..................................................................................................................................... 186

INDICE DE TABLAS Tabla # 1 Cuadro Comparativo Sistemas de Control Interno ................................ 28 Tabla # 2 Características de la Población ............................................................ 48 Tabla # 3 Matriz de Calificación ........................................................................... 49 Tabla # 4 Estructura Matriz de Riesgos................................................................ 50 Tabla # 5 Pregunta # 1- Ambiente de Control ...................................................... 55 Tabla # 6 Pregunta # 2 - Ambiente de Control ..................................................... 56 Tabla # 7 Pregunta # 3 - Ambiente de Control ..................................................... 57 Tabla # 8 Pregunta # 4 - Ambiente de Control ..................................................... 58 Tabla # 9 Pregunta # 5 - Ambiente de Control ..................................................... 59 Tabla # 10 Pregunta # 5.1 - Ambiente de Control ................................................ 60 Tabla # 11 Pregunta # 5.2 - Ambiente de Control ................................................ 61 Tabla # 12 Pregunta # 1 Valoración del Riesgos ................................................. 62 Tabla # 13 Pregunta # 1.1 Valoración del Riesgos ............................................. 63 Tabla # 14 Pregunta # 1.2 Valoración del Riesgos .............................................. 64 Tabla # 15 Pregunta # 2 Valoración del Riesgos ................................................. 65 Tabla # 16 Pregunta # 3 Valoración del Riesgos ................................................. 66 Tabla # 17 Pregunta # 4 Valoración del Riesgos ................................................. 67 Tabla # 18 Pregunta # 5 Valoración del Riesgos ................................................. 68 Tabla # 19 Pregunta # 5.1 Valoración del Riesgos .............................................. 69 Tabla # 20 Pregunta # 1 Actividades de Control .................................................. 70 Tabla # 21 Pregunta # 2 Actividades de Control .................................................. 71 Tabla # 22 Pregunta # 3 Actividades de Control .................................................. 72 Tabla # 23 Pregunta # 4 Actividades de Control .................................................. 73 Tabla # 24 Pregunta # 5 Actividades de Control .................................................. 74 Tabla # 25 Pregunta # 1 Información y Comunicación ......................................... 75 Tabla # 26 Tabla 24 Pregunta # 2 Información y Comunicación .......................... 76 Tabla # 27 Pregunta # 3 Información y Comunicación ......................................... 77 Tabla # 28 Pregunta # 4 Información y Comunicación ......................................... 78 Tabla # 29 Pregunta # 5 Información y Comunicación ......................................... 79 Tabla # 30 Matriz Identificación Riesgo Ambiente de Control ............................... 81 Tabla # 31 Calificación del Riesgo Ambiente de Control ...................................... 84 Tabla # 32 Análisis Cuantitativo de Datos de los Riesgos de Ambiente de Control ............................................................................................................................. 88 Tabla # 33 Matriz Componente Evaluación del Riesgo de Mundo Importaciones S.a.s .................................................................................................................... 90 Tabla # 34 Calificación del Riesgo Evaluación del Riesgo ................................... 91

Tabla # 35 Análisis Cuantitativo de Datos de los Riesgos de Evaluación de Riesgos…………………………………….. ............................................................ 93 Tabla # 36 Matriz Componente Actividades de Control ........................................ 94 Tabla # 37 Calificación del Riesgo Actividades de Control ................................... 95 Tabla # 38 Análisis Cuantitativo de Datos de los Riesgos de Actividades de Control. ................................................................................................................ 96 Tabla # 39 Matriz Componente Información y Comunicación ............................... 98 Tabla # 40 Calificación del Riesgo Información y Comunicación .......................... 99 Tabla 41 Análisis Cuantitativo de Datos de los Riesgos de Información y comunicación. .................................................................................................... 100 Tabla # 42 Proveedores Nacionales .................................................................. 104 Tabla # 43 Proveedores Internacionales .......................................................... 105 Tabla # 44 Evaluación Global De Mundo Importaciones S.a.s. .......................... 108 Tabla 45 Indicadores de Gestión........................................................................ 172 Tabla # 46 Costo Puesta en Marcha Sistema de Control Interno ....................... 174

INDICE DE ILUSTRACIONES

Ilustración # 1 Estructura Organizacional de Mundo Importaciones S.a.s. .......... 10 Ilustración # 2 Responsabilidades del Control Interno .......................................... 23 Ilustración # 3 Componentes del Control Interno .................................................. 30 Ilustración # 4 Simbología Diagrama de Flujo ...................................................... 39 Ilustración # 5 Modelo Sistema de Control Interno Para Mundo Importaciones S.a.s................................................................................................................... 128 Ilustración # 6 Diseño Sistema de Control Interno Para Mundo Importaciones S.a.s ........................................................................................................................... 130

INDICE DE FLUJOGRAMAS

Flujograma # 1 Caja Menor- Proceso Actual ...................................................... 111 Flujograma # 2 Cuentas por Cobrar Proceso Actual .......................................... 113 Flujograma # 3 Cuentas por Pagar Proceso Actual ............................................ 115 Flujograma # 4 Importaciones Proceso Actual ................................................... 117 Flujograma # 5 Preparación Información Financiera-Proceso Actual ................. 123 Flujograma # 6 Conciliación Bancaria Proceso Actual ....................................... 125 Flujograma # 7 Procedimiento Propuesto Conciliación Bancaria ....................... 133 Flujograma # 8 Procedimiento Propuesto Caja Menor ....................................... 138 Flujograma # 9 Procedimiento Propuesto Cuentas por Cobrar .......................... 142 Flujograma # 10 Procedimiento Propuesto Importaciones ................................. 159 Flujograma # 11 Procedimiento Propuesto Preparación de Información Financiera y Estados Financieros ........................................................................................ 166 Flujograma # 12 Procedimiento Propuesto Cuentas por Pagar .......................... 169

1.1

EL PROBLEMA

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo está dirigido a presentar a la empresa MUNDO IMPORTACIONES S.A.S una alternativa de control para la evaluación y verificación de los procedimientos y controles Internos de acuerdo a las normas constitucionales y legales vigentes, que estén dirigidos a obtener una información clara concisa y concreta que permita la toma de decisiones acordes a las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de la empresa. La finalidad del control interno es velar porque los recursos de la empresa sean administrados de la mejor manera para enfrentar los posibles riesgos que se presenten y los cuales a su vez no permiten el cumplimiento de los objetivos establecidos por la empresa. El trabajo que a continuación se presenta estará estructurado de acuerdo a los lineamientos establecidos por diversos autores y está estructurado en VII capítulos.

El desarrollo del trabajo de investigación inicia con el Capítulo I en donde se realiza el planteamiento del problema de investigación y sus objetivos, en el Capítulo II, se encuentran los aspectos generales de la compañía Mundo Importaciones S.a.s, con lo que se busca conocer de manera más profunda el ambiente en el cual se encuentra la compañía. En el Capítulo III, se abarca el marco conceptual sobre el control interno y el modelo Coso, sus componentes, estructura, responsabilidades y todo lo que involucra su diseño; se continúa con el Capítulo IV en donde se plantea la metodología a seguir en el desarrollo del trabajo de investigación para alcanzar los objetivos establecidos. Después de la aplicación de las diferentes técnicas de investigación y herramientas expuestas en el Capítulo IV, se procede a analizar e interpretar los resultados en el Capítulo V, de esta manera se llega al Capítulo VI en donde todo el trabajo realizado se ve reflejado en la propuesta del nuevo diseño del sistema 1

de control Interno Importaciones S.a.s.

basado en el Modelo Coso para la empresa Mundo

Por último se encuentra el Capítulo VII, en donde como investigadores del proyecto se plantean las conclusiones y recomendaciones a tener para un Control Interno Eficiente y Eficaz, que proteja los recursos de la compañía, que brinde seguridad razonable en la información Financiera y de cumplimiento a las leyes y regulaciones aplicables.

1.2

JUSTIFICACIÓN

MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, es una empresa que pertenece al sector comercializador de repuestos de vehículos automotores del sistema de transporte masivo de la ciudad de Bogotá. La propuesta está enfocada al diseño de un sistema de control interno basado en el informe COSO II publicado en el año 1992 (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992), informe que contiene las principales directrices para el diseño, gestión y control de un Sistema de Control Interno siendo en la actualidad el marco de referencia a todo lo concerniente al control Interno de las compañías, con la evaluación e implementación de los componentes del COSO. Por tal razón, este proyecto pretende mostrar a la compañía MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, la importancia del desarrollo y la aplicación de un sistema de control interno, ya que a futuro, se logrará que la entidad cuente con herramientas que mejoren el funcionamiento interno de las operaciones al interior de todas las áreas funcionales de la organización, la veracidad de la información y su realidad económica. Del mismo modo, identificar los errores o no conformidades, con el fin de establecer y aplicar los respectivos correctivos a las fallas presentadas. De este modo, es importante orientar a la compañía en la implementación y cumplimiento de políticas contables, que fortalezcan la estructura financiera de la empresa, de tal manera que la información referida en los estados financieros sea veraz, confiable y comprensible para los usuarios. El establecimiento de un sistema de control interno permitirá detectar con oportunidad cualquier desviación significativa en el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos, así como orientar a la compañía a la promoción de la eficiencia y eficacia de las operaciones que ayudarán a reducir los riesgos de pérdida de activos, así como dar mayor confiabilidad a la información financiera y proporcionar seguridad al cumplimiento efectivo de las leyes y normas políticas aplicables. Por otra parte, se busca aportar durante el desarrollo del proyecto el conocimiento adquirido durante los años de estudios universitarios con la adquisición de conceptos y conocimientos nuevos relacionados con el control interno y su relación empresarial. Como resultado final, se entregará a MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, un producto que contenga el adecuado manejo del sistema de control interno de las áreas directamente implicadas en el proceso de obtención de la información 3

financiera, contable y administrativa, de sus procesos y procedimientos, que les permitan a los directivos ejercer un mayor control eficiente y eficaz en las operaciones de la compaĂąĂa, de acuerdo al cumplimiento de las leyes, en la confiabilidad de la informaciĂłn financiera y en el alcance de los objetivos establecidos.

1.3

EL PROBLEMA

1.3.1 Planteamiento del problema MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, es una empresa dedicada a la importación y comercialización de repuestos para vehículos de uso masivo, cuenta con 10 años de experiencia en el mercado, cuenta con políticas de calidad, misión y visión corporativas definidas, pero no cuenta con un sistema de control interno que permita el cumplimiento eficaz de los objetivos de la empresa. La falta de controles en los procedimientos, la no delegación de funciones del personal involucrado con la operación de la compañía, la selección errónea del personal de la entidad en cuanto a competencias, la falta de comunicación y los procedimientos erróneos en los departamentos de contabilidad y comercial, hacen que la información reflejada en los estados financieros de la entidad no cumpla con los criterios de confiablidad, veracidad y fiabilidad en la toma de decisiones, lo cual es una herramienta fundamental para el CEO de la entidad. De allí que se hace necesario tener en cuenta que todos los hechos financieros y administrativos deban ser registrados a tiempo para la elaboración y presentación de los estados financieros y por ende mejorar la delegación de autoridad dentro de la estructura organizacional y relaciones jerárquicas para la toma de decisiones. El no contar con un sistema de control interno genera que la empresa no tome las medidas necesarias, preventivas y correctivas, para minimizar los riesgos que trae consigo la no aplicación de un sistema de control interno, tales como implementación de políticas contables que protejan los activos de la compañía, la distribución de funciones de acuerdo a las capacidades del personal y a su nivel de responsabilidad, establecimiento de procedimientos no solo a nivel operativo, si no a nivel contable y administrativo, definición clara y delimitada de las responsabilidades de los trabajadores y por último la falta comunicación, corrección y seguimiento de las operaciones de la entidad.

1.3.2

Formulaci贸n del problema

驴C贸mo ser铆a el Sistema de Control Interno de la empresa MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, para mejorar sus niveles de eficiencia, eficacia y confiabilidad en el desarrollo de las operaciones?

1.4

OBJETIVOS

1.4.1

Objetivo general. Diseñar el sistema de Control interno a nivel financiero y administrativo en la empresa “Mundo Importaciones S.A.S”, que este dirigido a alcanzar la eficiencia y eficacia en las operaciones.

1.4.2

Objetivos específicos. 

Establecer mecanismos de evaluación que permitan detectar, administrar y corregir las deficiencias en el desarrollo de las actividades a nivel administrativo y financiero.



Identificar las características de los procesos administrativos y contables de la entidad.



Evaluar los controles financieros y administrativos existentes y formular procedimientos capaces de fortalecer los procesos de la compañía.

ASPECTOS GENERALES DE LA COMPAÑÍA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

2.1

CONTEXTUALIZACIÓN

La Empresa MUNDO IMPORTACIONESS.A.S, fue fundada el 25 de Marzo de 2003, es una empresa dedicada a la importación y comercialización de repuestos de vehículos para transporte masivo como lo es Transmilenio, en la actualidad presta sus servicios en los patios de la ciudad de Bogotá y tiene como proyección incursionar en la ciudad de Cali. De acuerdo a la clasificación de empresas en Colombia reglamentado por la ley 590 de 2004 el segmento empresarial está distribuido en micro, pequeñas, medianas y grandes empresas, teniendo en cuenta dos aspectos, número de empleados y valor de los activos, Mundo Importaciones S.a.s, se encuentra clasificada como una empresa mediana ya que el valor de sus activos es de $ 6.338.331.634 a Diciembre de 2013, cuenta con una planta de empleados de 21 personas, distribuidas en áreas administrativas y operativas, su estructura organizacional está representada por un Gerente quien es a su vez el representante legal, adicionalmente se cuenta con el Subgerente, Asistente de Gerencia, Revisor Fiscal, Contador, Asesor Jurídico, Asesor HSEQ, Asistente HSEQ, Asistente Administrativo, Auxiliar Contable, Asesor de importaciones Asistente de Licitaciones y Auxiliar de Ventas. En la parte operativa cuenta con el siguiente personal: Supervisor de Logística, Asesor de ventas, Auxiliar de Bodega, Mecánico, Auxiliar Mecánico, Conductor – mensajero, Servicios, Generales, Jefe de Laboratorio y Almacenista.

2.2

MISIÓN

La organización MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, se dedica a la importación y comercialización de repuestos y re-manufactura de repuestos para vehículos de transporte masivo, ofreciendo a sus clientes repuestos originales y remanufacturados de óptima calidad, a través de su laboratorio especializado y certificado por los fabricantes reconocidos a nivel internacional, con precios que generan relaciones mutuamente beneficiosas para la organización, los proveedores, y el medio ambiente.(Mundo Importaciones S.A.S)

2.3

VISIÓN

La Organización MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, se consolidará como empresa líder en el sector de importación, comercialización y re- manufactura de repuestos para vehículos de transporte masivo, fidelizando a sus clientes y ampliando su mercado a nivel nacional e internacional. En el 2014 certificará su sistema de gestión integrado, basado en la mejora continua, la mitigación del impacto ambiental en sus operaciones y la prevención de riesgos para sus trabajadores, con proyección empresarial sólida, que garantice su existencia en el mercado.(Mundo Importaciones S.A.S)

2.4

POLÍTICA INTEGRADA

La organización MUNDO IMPORTACIONES S.A.S., Importa, comercializa y distribuye repuestos para vehículos de transporte masivo, de las fabricas: KnorrBremse, Wabco, Haldex, Meritor, Frasle, Firestone, Farina, Mahle, Sachs, Cofap, VDO y la re manufactura de algunos repuestos del sistema de frenos de aire, a través de su laboratorio certificado por Knorr-Bremse, Wabco, Haldex y Meritor. (Mundo Importaciones S.A.S) Manifiesta su compromiso, mediante la satisfacción de las necesidades de sus clientes y otras partes interesadas, con una atención rápida y eficaz, mediante el cumplimiento de los requisitos del cliente, del producto, los de ley y otros requisitos que la organización suscriba, relacionados además con la prevención de riesgos a la salud de sus trabajadores y la contaminación al medio ambiente en el desarrollo de sus actividades. Contando con personal competente para mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión y el desempeño a nivel Sisoma.

2.5

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Ilustración # 1 Estructura Organizacional de Mundo Importaciones S.a.s.

Fuente: Empresa Mundo Importaciones S.a.s

La estructura organizacional de MUNDO IMPORTACIONES SAS, se presenta de manera vertical y de forma general, se observa que inicia en cabeza de los accionistas y se va desagregando en niveles jerárquicos en forma escalonada, podemos apreciar los niveles administrativos hasta llegar a los niveles inferiores. Se observa que se encuentran distribuidos por colores los niveles y dependencias, se inicia en tono gris los niveles más altos de la compañía, encontramos la junta de accionistas compuesta por un accionista y siguiente el gerente general, quien es la primera instancia ejecutiva, técnica y administrativay le corresponde ejercer 10

funciones de dirección, gestión, supervisión y coordinación de todos los niveles siguientes y dar informe a la asamblea de accionistas. Hacia los lados de la posición del gerente general, encontramos asesores externos, como el Revisor Fiscal, Asesor contable, Asesor HSEQ y Asesor Jurídico, quienes no pertenecen a aun departamento determinado y no tienen bajo su mando personal de la compañía. Continuando con la línea de mando de manera vertical encontramos al Subgerente, quien es el encargado de la vigilancia y supervisión de todas las actividades de los departamentos. En color verde observamos los departamentos soporte de la empresa, como Departamento Administrativo, Departamento Comercial y Departamento de Producción. El departamento administrativo está integrado por tres sub-niveles, Importación y compras nacionales, Contabilidad y Talento Humano cada uno de ellos con sus respectivos responsables de departamento. Al final del organigrama encontramos de color azul las siguientes áreas; Servicios generales y mensajeros los cuales reportan al departamento de Talento humano, el área de logística y auxiliares de bodega bajo el mando del departamento de Bodega y logística, a su derecha en el mismo nivel se ubican los auxiliares de laboratorio y mecánica, los cuales están bajo el mando del Jefe de Laboratorio. De esta manera se encuentra distribuido el personal de la compañía y la relación de sus departamentos.

3.1

BASE CONCEPTUAL

MARCO TEORICO Este proyecto de investigación se desarrollara bajo los principios del control interno y buscara ofrecer a la compañía MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, una guía en la cual los directivos o administradores puedan tener en cuenta para la evaluación del control interno. Para ello, se aclarara conceptos fundamentales sobre el control interno, diferentes sistemas de control interno pasando por conocer las responsabilidades que tiene el personal con el sistema, entendiendo los elementos influyentes para un control interno efectivo y clasificando los riesgos a los que se expone la compañía.

3.2

DEFINICIONES DE CONTROL INTERNO.

Con el fin de contextualizar al lector en el tema, se relacionan a continuación algunas definiciones sobre control interno, los cuales nos permitirán establecer los criterios para el diseño, en la Empresa MUNDO IMPORTACIONES S.A.S. El Control Interno es definido, por (Blanco, 2006), como “ el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos adoptados dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promoviendo la eficiencia en las operaciones.” Por otra parte (Sanchez, 2006) define el control interno, como; “Un conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad”

Según, (Coso II, 1992), lo describe como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable para el logro de objetivos; teniendo en cuenta las siguientes categorías: 12

 Efectividad y Eficiencia de las operaciones.  Confiabilidad de la información financiera.  Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (Mira, Navarro Juan Carlos, 2006) Considera que el “Control Interno comprende la estructura, las políticas, los procedimientos y las cualidades del personal de una empresa-, con el fin de: Proteger su activos; Asegurar la validez de la información; Promover la eficiencia de las operaciones y estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices de la dirección” Por su parte el COSO concibe el Control Interno como un proceso interactivo y multidireccional en el que todos sus componentes influyen en otros, resultando un sistema integrado que responde de manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno interno y externo. (Dorta Velásquez, 2005) Otra institución, precisa el control interno como “Un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable, efectividad y Eficiencia de las operaciones, suficiencia y confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (Consejo Tecnico de la Contaduria, 2007) Por último, (Sarbanes-Oxley Act of 2002 U.S) plantea que el Control Interno es ampliamente definido como un proceso desarrollado por el Directorio de una entidad, por su gerencia y demás personal, designado para proveer razonable aseguramiento relacionado con el logro de objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y Eficiencia de las operaciones; Confiabilidad en la Información Económico-Financiera y Adecuado cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Una vez conocidas las definiciones dadas por los autores referidos anteriormente, se considera pertinente tomar como guía la definición dada por el (Coso II), 1992) dado que este se adapta a las características propias de la empresa. Es entonces, el Control Interno, un proceso integrado entre la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. La responsabilidad del buen funcionamiento del sistema de control interno, no es solamente de la administración, sino de todo el personal relacionado con la entidad dado que permite la verificación y medidas que puede tomar la administración en el desarrollo de todas las actividades, procesos y procedimientos, teniendo en cuenta sus políticas, con el fin de coordinar, dirigir, 13

supervisar a todos los integrantes de la entidad, basándose en su estructura organizacional.

3.3

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL INTERNO

Se plantea en la publicación de marco integrado (Coso II), 1992), algunos conceptos fundamentales para el entendimiento del Sistema de Control Interno: a. El control interno es un proceso, constituye un medio para un fin, no un fin en sí mismo. b. El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización. c. Del control interno puede esperarse que proporcione solamente seguridad razonable, no seguridad absoluta, a la administración y al consejo de una entidad. d. El control interno esta engranado para la consecución de los objetivos en una o más categorías separadas por interrelacionadas. Los conceptos fundamentales antes mencionados, se analizan de la siguiente manera:

3.3.1 Proceso

El control Interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que penetran las actividades de una entidad. Estas acciones son inherentes a la manera como la administración dirige los negocios. (El control interno hace parte del proceso de los negocios de la entidad porque es una herramienta utilizada por la administración, porque se encuentra entrelazado con las actividades de operación de la entidad…), los controles construidos en los fundamentos de la organización pueden afectar directamente la capacidad de la entidad para alcanzar sus objetivos y soportar las iniciativas de calidad de los negocios”. (Committee of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992, pág. 15) 14

3.3.2 Personal El Control Interno es ejecutado por la alta gerencia y por los administradores quienes son los responsables de establecer los objetivos de la entidad y ubican los mecanismos de control. Directamente el control interno afecta las acciones de la gente, el control interno reconoce que la gente no siempre comprende, comunica o se desempeña de una manera consistente. Por medio del control interno el personal debe conocer sus responsabilidades y sus límites de autoridad. (Committee of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992, pág. 16)

3.3.3 Seguridad Razonable El Control Interno, no tanto como es diseñado y operado, puede proporcionar solamente seguridad razonable a la administración y al consejo de directores con miras a la consecución de los objetivos de una entidad. Existen limitaciones inherentes a los procesos de control interno, estas incluyen la realidad de que los juicios humanos en la toma de decisiones pueden ser defectuosos, las personas responsables del establecimiento de los controles necesitan considerar sus costos y beneficios relativos, y la desintegración puede ocurrir a causa de fallas humanas tales como errores simples o equivocaciones. (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992, págs. 16, 17).

3.4

CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

El control interno puede clasificarse en dos categorías, de acuerdo a sus actividades y al resultado de sus actividades, Controles contables y controles administrativos. 3.4.1 Control Interno Contable Según (Viloria, 2008) en publicación de la revista Actualidad Contable, definición de control contable es:

“Es aquel que se encuentra dirigido a la protección de activos y confiabilidad de los registros contables.” Y por otra parte y compartiendo conceptos para (Viloria, 15

2008, pág. 88)explica “Controles Contables, comprenden el plan de organización y los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables. Por otra parte(Loroña, 2011, pág. 30) Comprende el plan de organización y métodos y procedimientos que persiguen salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros y sistemas contables. Este control no solo abarca las normas de control como fundamento, si no que reúne los procedimientos que afectan la situación financiera de la empresa o de su proceso informativo. En consecuencia este control está diseñado para proporcionar una seguridad razonable de que: 1. Las transacciones se efectúen de acuerdo con la autorización general o específica de la dirección. 2. Las transacciones se registran según sea necesario: a. Para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con las PCGA (Principios de contabilidad Generalmente Aceptados). b. Para mantener el control de los activos. 3. El acceso a los activos está permitido únicamente con la autorización de la dirección. 3.4.2 Control Interno Administrativo Los controles internos administrativos “se encuentran dirigidos a la eficiencia de las operaciones y el apego a las prácticas de la gerencia”. (Viloria, 2008) Mientras que ( Navarro, 2006) , define los controles administrativos como la relación de la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente solo influyen directamente en los registros contables. Por su parte (Loroña, 2011) lo relaciona con normas y procedimientos conexos con la eficacia operativa o la adhesión a las políticas impartidas por la dirección de la entidad. Este control no tiene incidencia directa en los estados financieros, pero nos da a conocer los elementos más relevantes que conforman el control administrativo como lo son: La organización, procedimientos y el personal.

3.5

SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

El control interno surge como una necesidad de las compañías de crear mecanismos de control y supervisión de sus operaciones y contribuir al desarrollo de nuevas herramientas que permitan, implementar y perfeccionar los controles creados, esto es muy importante por cuanto el Control Interno es fundamental para que una entidad logre alcanzar, a través de una evaluación de su misión , visión, políticas y procedimientos , el logro de sus objetivos y metas trazadas, pues de lo contrario sería imposible que se puedan definir las medidas y correcciones que se deben adoptar para alcanzarlos. El desarrollo y evaluación del sistema de Control Interno, ha cambiado con el transcurso del tiempo y de acuerdo a las necesidades de cubrir áreas importantes en las compañías. A continuación se presentan los principales modelos de sistemas de control interno:



MODELO CADBURY

Desarrollado por el llamado Comité Cadbury (UK Cadbury Committee) en 1991, este adopta una interpretación amplia del control, se enfoca básicamente en las políticas del gobierno, analizando los códigos éticos sobre aspectos financieros del gobierno sobre las sociedades. Sus especificaciones se enfocan sobre el sistema de control en su conjunto financiero, este sistema se encuentra enfocado a una responsabilidad corporativa con la economía del país. Sus objetivos se encuentran orientados a proporcionar una seguridad razonable de: a) Efectividad y eficiencia de las operaciones. b) Confiabilidad de la información y reportes financieros. c) Cumplimiento con leyes y reglamentos Los elementos clave de este modelo son en esencia similares al modelo COSO, salvo la consideración de los sistemas de información integrados en los otros componentes y un mayor énfasis respecto a riesgos.



MODELO COBIT

COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) de la Information Systems Audit and Control Foundation) del año 1996. El modelo COBIT habilita el desarrollo de una política clara y de buenas prácticas de control sobre las tecnologías de la Información (TI) a través de organizaciones, a nivel mundial. El objetivo de COBIT es proporcionar estos objetivos de control, dentro del marco referencial definido, y obtener la aprobación y el apoyo de las entidades comerciales, gubernamentales y profesionales en todo el mundo y por tanto, la administración de una empresa requiere de prácticas generalmente aplicables y aceptadas de control y gobierno en TI para medir en forma comparativa tanto su ambiente de TI existente, como su ambiente planeado. COBIT contempla de forma específica la seguridad de la información como uno de sus objetivos De acuerdo con el contexto, COBIT es una herramienta que permite a los gerentes comunicarse y salvar la brecha existente entre los requerimientos de control, aspectos técnicos y riesgos de negocio.



MODELO SAC

SAC (Systems Auditability and Control) del Institute of Internal Auditors Research Foundation), creado en el año 1991. El modelo SAC, es un sistema informático que permite automatizar el proceso de auditoria derivado de un rediseño integral, mediante la clasificación y registro de la documentación generada, procedimientos aplicados, resultados obtenidos en las revisiones, a fin de controlar el grado de avance y tiempos empleados en sus operaciones, así como la eficiencia en la ejecución y supervisión. Este sistema está enfocado al fortalecimiento del control preventivo y el manejo adecuado de los recursos, los cuales son base para unas operaciones eficientes y un comportamiento ético y transparente del personal. Este sistema contiene etapas de auditoria, hasta la integración de los informes resultados de la aplicación de las auditorias.



MODELO COSO

Internal Control - Integrated Framework del Committee Organizations of the Tread way Commission año 1992.

Sponsoring

El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. La seguridad a la que aspira solo es la razonable, en tanto siempre existirá el limitante del costo en que se incurre por el control, que debe estar en concordancia con el beneficio que aporta; y, además, siempre se corre el riesgo de que las personas se asocien para cometer fraudes. De una orientación meramente contable, el Control Interno pretende ahora garantizar: ·

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

Confiabilidad de la información financiera.

Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.

Salvaguardia de los recursos.

El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde algunos de los componentes afectan sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros. A través de la implantación de 5 componentes que son: 

Ambiente de control: Marca el comportamiento en una organización. Tiene influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto al control.



Evaluación de riesgos: Mecanismos para identificar y evaluar riesgos para alcanzar los objetivos de trabajo, incluyendo los riesgos particulares asociados con el cambio.



Actividades de control: Acciones, Normas y Procedimientos que tiende a asegurar que se cumplan las directrices y políticas de la Dirección para afrontar los riesgos identificados. 19



Información y comunicación: Sistemas que permiten que el personal de la entidad capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.



Supervisión: Evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.



MODELO COCO

El modelo COCO fue emitido en 1995 por el Consejo denominado "The Criteria of Control Board", (Comité de Criterios de Control de Canadá) y dado a conocer por el Instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA) a través de un Consejo encargado de diseñar y emitir criterios o lineamientos generales sobre control interno. El cambio importante que plantea el informe canadiense consiste que en lugar de conceptualizar al proceso de control como una pirámide de componentes y elementos interrelacionados, proporciona un marco de referencia a través de 20 criterios generales, que el personal en toda la organización puede usar para diseñar, desarrollar, modificar o evaluar el control. El Informe prevé 20 criterios agrupados en cuanto al:    

Propósito. Compromiso. Aptitud. Evaluación y Aprendizaje.

Propósitos en el Informe COCO:     

Los objetivos deben ser comunicados. Se deben identificar los riesgos internos y externos que afecten el logro de objetivos. Las políticas para apoyar el logro de objetivos deben ser comunicadas y practicadas, para que el personal identifique el alcance de su libertad de actuación. Se deben establecer planes para guiar los esfuerzos. Los objetivos y planes deben incluir metas, parámetros e indicadores de medición del desempeño. 20

Compromiso en el Informe COCO:    

Se deben establecer y comunicar los valores éticos de la organización. Las políticas y prácticas sobre recursos humanos deben ser consistentes con los valores éticos de la organización y con el logro de sus objetivos. La autoridad y responsabilidad deben ser claramente definidos y consistentes con los objetivos de la organización, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado. Se debe fomentar una atmósfera de confianza para apoyar el flujo de la información.

Aptitud en el Informe COCO:     

El personal debe tener los conocimientos, habilidades y herramientas necesarios para el logro de objetivos. El proceso de comunicación debe apoyar los valores de la organización. Se debe identificar y comunicar información suficiente y relevante para el logro de objetivos. Las decisiones y acciones de las diferentes partes de una organización deben ser coordinadas. Las actividades de control deben ser diseñadas como una parte integral de la organización.

Evaluación y Aprendizaje en el Informe COCO      

Se debe monitorear el ambiente interno y externo para identificar información que oriente hacia la reevaluación de objetivos. El desempeño debe ser evaluado contra metas e indicadores. Las premisas consideradas para el logro de objetivos deben ser revisadas periódicamente. Los sistemas de información deben ser evaluados nuevamente en la medida en que cambien los objetivos y se precisen deficiencias en la información. Debe comprobarse el cumplimiento de los procedimientos modificados. Se debe evaluar periódicamente el sistema de control e informar de los resultados.

3.6

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO

La responsabilidad del control interno recae principalmente en cabeza de la administración , pero el buen funcionamiento y adecuada aplicación es responsabilidad de todo el personal, desde el gerente, directores administrativos, departamentos comerciales, departamento contable, hasta la persona con el menor cargo en la estructura organizacional, todas las partes internas de la organización componen el sistema de control interno, cada una de las personas que intervienen en el , tienen sus responsabilidades definidas y lo más importante es que cada una de las personas encargadas sean responsables de sus actividades.(Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) El control interno incluye a todo el personal de la entidad y busca relacionar con el personal las políticas, procedimientos y estrategias creadas con el fin de proteger los recursos de la entidad, brindar información financiera fiable y asegurar el buen funcionamiento de los procesos. (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992)

La responsabilidad del Control interno, la podemos ver en la siguiente figura: Ilustración # 2 Responsabilidades del Control Interno

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

El informe Coso II (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992), expone la responsabilidad del control interno de la siguiente manera: Administración: Es responsabilidad del director ejecutivo, administradores o al máximo nivel el establecimiento de las políticas y normas del control interno y de su posterior evaluación y mejoras, basándose en la naturaleza de las actividades económicas de la entidad. Directores de Departamentos o Jefes de Áreas: La responsabilidad de los encargados de departamentos está enfocada a que el personal conozca sus funciones y sea responsable del alcance de las metas.

Auditores Internos: Los auditores juegan un papel importante en la evaluación de la efectividad del sistema de control interno, su función principal es el monitoreo constante de los controles. Otro Personal: El control interno es responsabilidad de cada integrante de la organización y por tal motivo debe estar involucrado en las funciones desempeñadas por los trabajadores. Todo el personal de la organización es responsable de la comunicación hacia arriba de lo problemas en las operaciones, del no cumplimiento de las políticas establecidas y faltas a las normas.

Por su parte la Responsabilidad del control interno bajo el modelo Cadbury, (Escudero, 2004), se encuentra en el gobierno corporativo que incluye los Accionistas, Directorio, Alta Administración y Comités de supervisión, las funciones de responsabilidad el Sistema Control Interno están encaminadas fortalecer y supervisar las operaciones financieras sobre todo en compañías que cotizaran en bolsa de valores. Por otra parte, bajo el modelo Cobit (Luna, 2011) y bajo el modelo SAC (Escudero, 2004), la responsabilidad del buen funcionamiento del sistema de control interno es de la dirección, el CEO debe encargarse de la respectiva vigilancia y seguimiento al sistema y correcciones detectadas.

3.7

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Es preciso mencionar a los autores que establecen dentro de sus teorías los objetivos del control interno con el fin de rescatar los aportes que puedan dar al proceso de investigación.

Por lo anterior se relacionan a continuación: Los objetivos de la entidad, y por consiguiente su control interno, pueden ser agrupados en cuatro categorías de acuerdo a lo establecido por (International Federation Of AccountantsSmall and Medium Practices (SMP) Committee, 2007)  Información financiera).

financiera

(control 24

interno

sobre

información

 Operaciones (controles operacionales),  Cumplimiento con leyes y regulaciones.  Metas estratégicas, que respaldan la misión de la entidad. Estos objetivos son los mismos en sistemas de control interno como el sistema COSO, (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992), CADBURY (Luna, 2011) y SAC (Escudero, 2004), comparten que el buen funcionamiento del sistema de control interno esta en enfocar el desarrollo de las actividades de la organización en planes que conlleven al cumplimiento de estos tres pilares de control interno. Por su parte (Loroña, 2011) plantea los siguientes objetivos:      

Conducción ordenada y eficiente del negocio Adhesión a las políticas de administración. Salvaguardar sus activos Prevención y detección de errores y fraude Precisión e integridad de los registros contables Oportuna preparación de la información financiera confiable.

Buscando el cumplimiento de metas los objetivos del control interno se agrupan en las siguientes categorías, tales categorías distintas pero interrelacionadas, orientan necesidades diferentes y permiten dirigir la atención para satisfacer necesidades separadas. a. Efectividad y Eficiencia de las operaciones: Orientada a los objetivos básicos de la organización, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos. b. Confiabilidad de la información financiera: Esta relaciona la preparación de Estados Financieros confiables, y todos los datos seleccionados derivados de tales Estados, como lo son las ganancias obtenidas y las informadas públicamente. c. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables: Se refiere al cumplimiento de aquellas leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad. (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992).

Estas categorías distintas pero interrelacionadas orientan las necesidades y pueden ser responsabilidad directa de varios ejecutivos. De un sistema de control interno se puede esperar que proporcione una seguridad razonable para la 25

consecución de los objetivos relacionados con la confiabilidad de la información financiera y con el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Por medio de esta clasificación la entidad puede determinar cuáles son los objetivos y metas propuestas, de acuerdo a sus necesidades y previniendo que cubra todas las áreas de la entidad.

Con lo anterior, el control interno está orientado básicamente al cumplimiento de los siguientes objetivos: 

Preparación de la información financiera confiable.



Identificación y evaluación de riesgos.



Conducción ordenada y eficiente de las operaciones del negocio.

 Cumplimiento con leyes tanto internamente como externa.

regulaciones

establecidas



Justificar la existencia de operaciones efectivas y eficientes.



Adhesión y cumplimiento de las políticas de administración.



Protección de sus activos.



Prevención y detección de errores y fraude.



Reconocimiento razonable de hechos contables.

El objetivo más importante es la identificación y evaluación de los riesgos, la administración debe crear políticas que ayuden a minimizar la aparición de amenazas que puedan llegar a afectar el cumplimiento de los demás objetivos. Las operaciones de la entidad pueden verse amenazadas por factores internos y externos, de allí la procedencia del análisis y evaluación del riesgo y su posterior administración , si la compañía no conoce los riesgos a las que están expuestas sus actividades es muy posible que el alcance sus objetivos se vea inalcanzable, por medio de la evaluación y administración de riesgos la compañía puede asegurar la continuidad del negocio, para ello debe tener una adecuada planeación de que factores pueden llegar a afectar la entidad, como lo son la competencia, las variaciones en el mercado, el desarrollo de nuevas tecnologías, capacitación del personal, distribución de funciones y manuales y procedimientos. 26

Teniendo en cuenta en lo expuesto por los diferentes autores y por los sistemas de control interno expuestos y en la estructura conceptual integrada y los cinco componentes de Coso, quedan claras las pautas a seguir bajo el marco conceptual del Informe Coso, ya que a trav茅s de ellas es posible desarrollar, implementar y mantener en operaci贸n el Sistema de Control Interno.

A continuaci贸n se presenta un cuadro comparativo de los diferentes sistemas de control interno:

Tabla # 1 Cuadro Comparativo Sistemas de Control Interno PUNTOS A EVALUAR

Enfocado A:

CADBURY

Gobierno Corporativo y Auditores Internos

Procesos, efectuado por la dirección, la gerencia y Control Interno visto como demás personal de la entidad

COBIT

SAC

COCO

A la Dirección, usuarios y auditores del Auditores Internos seguridad informática.

Está enfocado a toda la dirección.

Conjunto de procesos incluyendo: Conjunto de procesos , subsistemas y gente

Incluye elementos de una organización, recursos, Procesos, efectuado por la sistemas, procesos, cultura dirección, la gerencia y estructura y metas, que demás personal de la entidad tomadas en conjunto ayudan al cumplimiento de los objetivos.

* Operaciones efectivas y eficientes.

* Operaciones efectivas y eficientes

* Informes financieros confiables.

* Informes financieros confiables

* Cumplimiento de las leyes y regulaciones.

* Cumplimiento de las leyes y regulaciones

Componentes: * Ambiente de control * Manual y automatizado * Procedimientos de control de sistemas

Componentes: * Supervisión * Ambiente de control

Criterios: * Proposito * Compromiso

* Administración de riesgos

* Aptitud

* Politicas * Procedimientos * Practicas * Estructura Organizacional

* Operaciones efectivas y eficientes

COSO

* Operaciones efectivas y

eficientes

Enfocado a todo el personal.

* Confiabilidad Objetivos Organizacionales del CI

* Informes financieros confiables

* Disponibilidad de Información. * Cumplimiento de las leyes y regulaciones * Salvaguardar el patrimonio Componentes:

Componentes , Dominios o Criterios

Abarca Efectividad del CI Evaluado Responsabilidad por el sistema del CI

* Integridad

* Informes financieros confiables

* Vigilancia

* Cumplimiento de las leyes regulaciones. Dominios: * Planeamiento y organización * Adquisición e implementación.

* Ambiente de control

* Entrega y soporte.

* Mayor evaluacion de Riesgos

* Monitoreo

* Actividades de control

* Evaluacion y Aprendizaje

Informacion Financiera

Tecnología Informática

* Información y comunicación. Toda la Entidad

Toda la Entidad

Por un periodo de tiempo

En un momento dado

Dirección

Todo el personal.

Dirección-Comité de Remuneraciones y Auditoria

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992), (Escudero, 2004), (Boletin de la comision de Normas y Asuntos Profesionales del Instituto de Auditores Internos de Argentina, 2003) Elaborado por: El Autor

Como resumen de la revisión de los diferentes Sistemas de Control Interno, se encontró que todos los sistemas están dirigidos al mejoramiento de procesos y consecución de objetivos. Los sistemas Cadbury, Sac, Coco tienen en común sus objetivos, pero hay que resaltar que estos sistemas tienen como base teórica el Sistema de Control Interno COSO, basados en este los demás sistemas han tomado forma en el campo de la auditoria. Si comparamos el campo de aplicación ante las empresas de los diversos sistemas de control, se observa que los sistemas Cadbury, Sac y Cobit están dirigidos a la dirección y a los auditores, el sistema Cobit también dirige su aplicación a los encargados de la seguridad informática, pero los sistemas Coso y Coco enfocan su concentración en toda la dirección, teniendo en cuenta involucrar a todos los miembros de la organización, sin importar los niveles dentro de la estructura organizacional.

En base de la estructura Conceptual Integrada que establece el Informe Coso II (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992), la implementación del sistema de control interno se realizara de acuerdo a las metodologías y procedimientos expuestas y contempladas en dicho Informe, teniendo en cuenta las herramientas necesarias para su implementación y la importancia de cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno de MUNDO IMPORTACIONES S.A.S. Se busca que al implementar el sistema de control interno la compañía MUNDO IMPORTACIONES SAS, obtenga una estructura de control de todas sus operaciones que estén enfocadas al cumplimiento de sus objetivos corporativos. La base de este enfoque es el informe Coso II ya que por medio de este, la entidad puede mejorar su desempeño mediante el fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a cabo en los diferentes departamentos, por lo que es bien sabido el control interno, aunque es dirigido por una sola persona sea Revisor Fiscal o Director de Control interno, es un proceso que vincula a todo el personal. Para ello, se realizara una evaluación sobre la existencia y niveles de controles, el grado de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos del sistema de control que se encuentran actualmente definidos o no en la compañía, como los anteriormente citados según el informe Coso II, Ambiente de control, valoración de riesgos, actividades de control, información y comunicación y monitoreo (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) a fin de establecer el diseño, desarrollo o grado de ajuste necesarios para su implantación y mejora. 29

El modelo de Sistema de Control interno que se adoptara para MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, se basa en una integración de componentes interrelacionados, estos se derivan de la manera como la administración de la empresa dirige sus negocios, y están integrados al proceso de administración, este sistema definido como Estructura Conceptual Integrada (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992). 3.8

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los procesos administrativos los cuales se clasifican:  Ambiente de Control  Evaluación de riesgos  Actividades de control  Información y comunicación  Supervisión Ilustración # 3 Componentes del Control Interno

Fuente. Librand & Coopers. Los nuevos conceptos del control interno 1997. Elaborado por: El Autor

De esta manera se muestran los vínculos existentes entre cada uno de los componentes, bajo la Estructura Conceptual Integrada que establece el Informe Coso II. Se logra identificar que es un sistema que integra varias características singulares y necesarias para su funcionamiento. El control interno no es solo un proceso , es la unificación de diversos elementos que hacen que relacionados uno entre otro brinden a la administración las bases de como dirigir el negocio, al aplicar los componentes del control interno la compañía puede identificar el ambiente laboral y de control en el cual la compañía se desenvuelve, el ambiente en el cual trabajan los empleados, puede a ayudar a identificar por medio de técnicas los riesgos a los cuales está expuesta la empresa en los diferentes sectores del mercado y dar a estos riesgos la administración adecuada y poder reducir de esta manera los impactos de dichos riesgos por medio de políticas y controles y por ultimo tener un monitoreo y un seguimiento continuo del funcionamiento del sistema de control y de las actividades realizadas por las personas que integran la compañía. El sistema de control interno conforme al informe Coso II (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) y su estructura conceptual integrada, describen los componentes del control interno, de la siguiente forma:

3.9

AMBIENTE DE CONTROL

Es un conjunto de elementos que permite el funcionamiento de los demás componentes del sistema de control interno, ya que su base principal es el personal que integra la compañía, la organización debe proveer un entorno en el cual el recurso humano conozca sus responsabilidades y tenga control en sus actividades. El factor humano es parte fundamental del ambiente de control, ya que es el medio de aplicar o no los mecanismos de control. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma como se desarrollan las operaciones, se establecen los objetivos y se minimizan los riesgos de la compañía. (Committee of sponsoring organizations of the tread way commission (Coso II), 1992, págs. 2633). 3.9.1

Factores del Ambiente de Control

Existen factores que influyen en el Ambiente de Control que al ser aplicados en la entidad podrán variar con la empresa. 31

3.9.2 Compromisos, Convenios y normas de la compañía. Hacen parte integrante del ambiente de control, por medio de ellos se estable al personal funciones explicitas de lo que espera la compañía, como lo son los contratos y acuerdos firmados entre trabajador y empleador, en cuanto a normas y conductas que se deben llevar mientras exista el vínculo con la entidad.

3.9.3 Incorporación de personal y Capacitación. Como elemento del ambiente de control el personal forma parte esencial del negocio, la gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.

3.9.4 Estructura Organizacional y clase de dirección. Definición del modo de administrar de la gerencia, asignación de autoridad y responsabilidades de los trabajadores, a través de la estructura organizacional de establecen los canales de mando y definición de políticas. La fijación de actividades para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, la correcta delegación de autoridad forma parte de una administración transparente e integra que coordinados logran el alcance de los objetivos.

3.10

VALORACIÓN DE RIESGOS

Por medio de la relación de varias actividades la entidad podrá evaluar y dar un manejo a aquellos eventos que pueden ser internos y externos y que puedan llegar a afectar en un futuro el cumplimiento de los objetivos corporativos. “La administración debe centrarse en la forma en como administrara los riesgos de todas las áreas de la entidad y tener estrategias que ayuden a su administración”. (Committee of sponsoring organizations of the tread way commission (Coso II), 1992, pág. 39) Para una eficaz administración del riesgo, la entidad debe tener en cuenta la determinación de objetivos y posteriormente la evaluación de los riesgos, para ello 32

se tendrá en cuenta algunas bases, como lo expone (Committee of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992, págs. 40,41; 50).

3.10.1 Determinación de los Objetivos. La empresa debe construir objetivos de puntuales que demuestren cual es el fin de realizar una correcta administración del riesgo y cuáles podrían ser los fines que busca.

3.10.2 Identificación de Riesgos. Por medio de ese elemento de control la empresa puede conocer los riesgos tanto internos como externos a los cuales está expuesta, conociendo su origen y clasificándolos según su causa, efectos y probabilidad de ocurrencia.

3.10.3 Evaluación de Riesgos. Consiste en la medición de los posibles impactos y consecuencias de los riesgos e identificar la probabilidad de ocurrencia, evaluándolos según su importancia y efectos ante la entidad y considerando acciones para ser manejados.

3.10.4 Manejo del Riesgo. Permite generar estrategias que permiten tomar decisiones con el fin de manejar el riesgo, algunas de las técnicas usadas son: evitar, reducir, retener, transferir y compartir el riesgo. 33

3.11

ACTIVIDADES DE CONTROL

Se establecen programas, políticas y procedimientos que aplicadas de manera efectiva ayudan al manejo del riesgo en el alcance de los objetivos de la compañía. El informe (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992), plantea tipos de actividades a desarrollar para este tema:

3.11.1 Políticas de la compañía (Financieras y de Operación). Establece guías a seguir que enmarcan reglamentaciones tanto legales como de orden financiero, define parámetros y actividades que se deben tener en cuenta en la ejecución de proyectos y planes proyectados por la administración. 3.11.2 Manual de procedimientos. Es un instrumento administrativo que apoya el desarrollo de las actividades diarias de las diferentes áreas de una empresa permitiendo un seguimiento secuencial de las actividades ayudan a facilitar las funciones que deben realizar el personal de acuerdo a sus responsabilidades. 3.11.3 Controles. Se encuentra conformado por acciones que están encaminadas a vigilar aquellas situaciones que ponen en riesgo los objetivos de la organización.

3.11.4 Indicadores. Es un elemento de control que se utiliza para medir y evaluar el desempeño de la organización, en cuanto a el cumplimiento de objetivos y políticas, así mismo observar las tendencias de cambio que pueden afectar el ente.

3.12

INFORMACION Y COMUNICACIÓN.

Como componentes del sistema integrado de control, conformado por datos que son clasificados y encausados correctamente para el uso de la información de los interesados tanto internos como externos. “La información y comunicación ayudan a los encargados de la empresa a intercambiar información necesaria e importante para dirigir y controlar las operaciones de la empresa.” (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992, pág. 71). 3.12.1 Niveles de Información. Los datos recolectados por la empresa producen información que se clasifica dependiendo su origen, esta información puede provenir de forma externa (nivel primario) y externa (nivel secundario), por medio de la información la empresa se encuentra en constante contacto con los requerimientos y cambios que afectan de forma directa la empresa,

3.12.2 Medios de comunicación de la organización. Son medios por los cuales la administración puede entregar información a los interesados, estos canales pueden ser orales, escrito o electrónicos.

3.12.3 Sistema de información. Se encuentra conformado por el personal de la empresa y los recursos tecnológicos, los cuales al trabajar de forma conjunta procesan la información.

3.13

MONITOREO (ONGOING)1

El monitoreo asegura que el control interno continúe operando efectivamente, esto implica evaluación constante por parte del personal encargado, del diseño y de la operación de los controles en una adecuada base de tiempo y realizando las acciones necesarias. (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992, pág. 84), a continuación se muestran algunas actividades que se desarrollan en esta etapa.

3.13.1 Evaluaciones del sistema de control. El objetivo principal de la evaluación del sistema de control es verificar, la existencia y el grado de seguridad del control interno en el cumplimiento de los objetivos propuestos por la empresa.

3.13.2 Conciliaciones (Información financiera, Información Contable, Información Física). Son actividades que se realizan con el fin de verificar si la información generada mediante el sistema de información es igual a la información física y contable, se realizan estas acciones con la finalidad de hallar vacíos en el sistema de control y promover una acción correctiva.

3.13.3 Verificación de cumplimiento de políticas de la entidad. Con estas acciones se busca revisar a través de evaluaciones si la entidad está cumpliendo con reglamentaciones impuestas por agentes externos y si el personal cumple con las políticas y códigos de conducta de la institución

Ongoing: termino técnico que significa estar actualmente en proceso, en continuo movimiento.(Committee Of Sponsoring Organizations, 1992)

3.13.4 Actividades de supervisión Se realizaran actividades como evaluaciones conjuntas y evaluaciones separadas para obtener resultados de la efectividad del sistema de control interno.

3.13.5 Evaluación del control interno “La evaluación del sistema de control interno consiste en realizar un análisis a los procedimientos, actividades, procesos y manuales, que integran la estructura del control, esta evaluación se realiza con el fin de determinar si los controles existentes y las normatividad se enfocan al cumplimiento de los objetivos corporativos”. (Committee of sponsoring organizations of the tread way commission (Coso II), 1992) Para una adecuada evaluación del sistema de control interno, es necesario tener una planeación de lo que se quiere hacer, de esta manera los resultados obtenidos mediante la aplicación de herramientas de evaluación pueden analizarse de forma más rápida y de fácil comprensión.

3.13.6 Fases de la evaluación del control interno

La evaluación del control interno puede ser desarrollada teniendo en cuenta dos fases, fase preliminar y pruebas de cumplimiento, (Mira ,Navarro Juan Carlos, 2006)

Revisión Preliminar: Su objeto es conocer y comprender los procedimientos y métodos establecidos por la entidad. Pruebas de Cumplimiento: Su fin es “obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que están operando tal como se diseñaron, teniendo en cuenta existencia, efectividad y continuidad.” (Mira ,Navarro Juan Carlos, 2006)

3.14

TECNICAS DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Las técnicas de evaluación del sistema de control interno se usan con el fin de obtener información relevante que pueda conducir a obtener evidencia y por ultimo un resultado de los hallazgos encontrados, las herramientas de evaluación van desde entrevistas, cuestionarios, elaboración de flujos, narración de los hechos, mientras más métodos de evaluación se apliquen, la información que se obtenga será más fácil de analizar e interpretar La adecuada aplicación de las técnicas de recolección de datos, hacen que los resultados obtenidos sean fácilmente analizados y cuantificados, dependiendo de la técnica o herramienta que se aplique de ahí parte que la evaluación y el análisis arroje los resultados suficientes para establecer controles nuevos o modificar los existentes.

3.14.1 Cuestionarios. Es un documento constituido por varias listas de preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisión del personal encargado del proceso de evaluación.

3.14.2 Diagramas de Flujo. Este método expone, por medio de cuadros o gráficos las operaciones que a diario realiza la entidad, tiene beneficios ya que es posible conocer el proceso que se realiza y sus actividades, pero en ocasiones puede tener desventajas por lo que es posible que se omitan algunos detalles del proceso. El Flujo grama debe elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que quiénes conozcan los símbolos puedan extraer información útil y relativa de lo que se está tratando. Permite realizar un adecuado análisis de los puntos de control que tiene el sistema en sí, así como de los puntos débiles del mismo que nos indican posibles mejoras en el sistema.

A continuación, se presentan los símbolos más utilizados en el proceso de evaluación gráfica:

Ilustración # 4 Simbología Diagrama de Flujo

Fuente: Hueso, A. (2012). Metodos y Tecnicas cuantitativas de Investigacion. España: Ed, Universidad Politecnica de Valencia.

3.14.3 Método Descriptivo Los métodos descriptivos tienen como principal objetivo describir sistemáticamente hechos y características de una población dada o área de interés de forma objetiva y comprobable. 39

Realizando las comparaciones de las diferentes definiciones de control interno tenemos que es: Un conjunto de procesos y métodos, organizado por la gerencia y administradores con el fin ejercer controles que salvaguarden los recursos de la compañía, muestren confiabilidad y veracidad de la información financiera y el enfoque al cumplimiento de objetivos corporativos. De lo antes indicado, se puede deducir, que los antecedentes que se han determinado, están constituidos por aspectos eminentemente normativos y doctrinados, los que serán conocidos, comprendidos, analizados e interpretados adecuadamente para luego pasar a ser utilizados en el trabajo de investigación. Revisadas las fuentes bibliográficas se toma como referencia para el desarrollo del trabajo la guía presentada por el Marco Integrado Coso II (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992), en donde: Define el control interno como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:   

Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

En la actualidad la implementación de un sistema de control interno a nivel de todas las empresas ha sido de vital importancia a la hora de ejercer una supervisión y un seguimiento a las operaciones y procesos de las empresa, porque ofrece muchos beneficios ya que ayuda a la empresa al cumplimientos de sus objetivos y sus propósitos, teniendo en cuenta el tiempo de realización, la inversión de recursos, el presupuesto dado para cada actividad, la vigilancia y supervisión de riesgos externos e internos, lo que genera más confianza ante terceros, como lo son sus proveedores, empleados, clientes y comunidad en general y sobre todo brindar una información financiera confiable y real con los registros contables de la entidad.

3.15

MARCO NORMATIVO Y LEGAL

Para garantizar una viabilidad normativa, la ejecución del proyecto que se ha planteado en esta práctica empresarial se debe estar acorde con los requisitos legales y normativos de la actualidad. Aunque en Colombia existen pocas normas y regulaciones que orienten a las compañías a desarrollo e implementación de un sistema de control interno, no es ajeno encontrar regulaciones de forma internacional más que nacional, ya que vamos en camino a una estandarización de sistemas contable y posiblemente a una globalización de las normas de auditoría la cuales tienen como base el efectivo manejo de un sistema de control interno. Como referente normativo principal se tiene el Informe COSO II, el cual es un documento que contiene las principales directivas para la implantación, gestión y control de un sistema de control. (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992), existe en la actualidad dos versiones del Informe COSO. La versión del1992y la versión del2004, que incorpora las exigencias de ley Sarbanes Oxley a su modelo. (Sarbanes-Oxley Act of 2002 U.S), El informe coso está diseñado con el fin de identificar los eventos que puedan afectar a la compañía y da pautas para una buen administración de riesgos, uno de los principales enfoques del COSO es proveer seguridad razonable para la administración y para la junta directiva de la organización orientada al logro de los objetivos de la entidad, basándose en cinco componentes estratégicos, los cuales son: el Ambiente de control, Valoración de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación y finalmente el monitoreo. En Colombia, aunque hasta hace muy poco se habla de la importancia de ejercer controles y seguimiento a las actividades operacionales y administrativas buscando la disminución y control de riesgos, el consejo técnico de la Contaduría Publica en su pronunciamiento No 7, hace énfasis en la importancia de la Revisoría Fiscal y el control interno, dando así a conocer el informe COSO, las disposiciones legales en cuanto a la Auditoria de Control Interno (Pronunciamiento No 7, Consejo Tecnico de la Contaduria).

4.1

DISEÑO METODOLOGICO

METODOLOGIA Y TIPO DE PROYECTO

La metodología empleada en este proyecto de investigación está diseñada para cumplir con el objetivo general de implementar un sistema de control interno en MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, con el fin de ayudar a la administración en el entendimiento, seguimiento y control en sus procesos. El desarrollo metodológico del proyecto se fundamenta en siguiente concepto: El control Interno es un proceso diseñado por los directores, administradores o gerencia de la compañía, con el fin de ejecutar de manera eficiente y eficaz las operaciones de la entidad, teniendo como fin el cumplimiento de los objetivos primarios de la compañía y los objetivos de rentabilidad procurando la protección de los recursos institucionales”. (Mantilla, 2003). Este proyecto de investigacion esta basado en la obtencion de datos y de informacion relacionados al desarrollo de las actividades de MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, esta informacion posteriormente sera clasificada , analizada y evaluada, con el fin de determinar el QUE, el POR QUE, el PARA QUE y el COMO de las situaciones alli presentadas.

4.2

TIPO DE ESTUDIO DE INVESTIGACIÓN.

De acuerdo al planteamiento dado por (Hurtado, 2000) donde menciona que el tipo de investigación está dado por el objetivo general, tenemos que el tipo de investigación para el desarrollo del proyecto será proyectiva. 

Investigación Proyectiva Consiste en la elaboración de una propuesta o de un modelo para solucionar problemas o necesidades de tipo práctico partiendo de un diagnóstico de las necesidades del momento. (Hurtado, 2000). 42

La investigación proyectiva obtiene la recolección de datos soportándose de dos tipos de investigación, la descriptiva y la explicativa, esto hace que la obtención de la información sea más compleja.



Investigación Descriptiva

Por medio del estudio descriptivo de los procedimientos se logra detallar datos relacionados con actividades específicas, en el cual es posible relacionar no solo una persona sino a su vez un departamento, las personas encargadas del desarrollo de las actividades, funciones de los trabajadores, entre otros, como, el origen de los documentos soporte de los hechos de la entidad, su contabilización, manejo de documentación según el área encargada. Están dirigidos al personal de diferentes áreas con el fin de obtener puntos de vista diferentes que determinen si existe o no algún nivel de control que pueda afectar los objetivos de la compañía. El desarrollo del proyecto se trabajara bajo los métodos gráfico y descriptivo ya que por medio de estos se logra detectar las debilidades de los procesos actuales y determinar las correcciones necesarias.



Estudio Explicativo

Esta clase de estudio contribuye a determinar las variables del problema de investigación y cómo influyen en otras variables, determinando las relaciones de causa y efecto entre las operaciones de la compañía, dando explicaciones a los hechos que se obtienen de la compañía.

4.3

CLASE DE INVESTIGACION

La obtención de los datos para el desarrollo del trabajo de investigación se realizara teniendo en cuenta una investigación mixta, en donde se involucren la investigación cuantitativa y cualitativa.

4.3.1 Investigación Cuantitativa

Se define la Investigacion Cuantitiva como: “ Los planteamientos a investigar son especificos y delimitados desde el inicio del estudio. Las hipotesis se establecen previamente, esto es, antes de recolectar y analizar los datos. La recoleccion de los datos se fundamenta en la medicion y en el analisis en procedimientos estadisticos. La investigacion cuantitativa debe ser lo mas “objetiva” posible, evitando que afecten las tendencias del investigador u otras personas”. (Sampieri, 2007).

4.3.2 Investigación Cualitativa En la publicación, la metodología de la Investigación Cualitativa, es definida así: …. “la investigación cualitativa estudia la realidad en su contexto natural, tal y como sucede, intentando sacar sentido de, o interpretar los fenómenos de acuerdo con los significados que tienen para las personas implicadas. La investigación cualitativa implica la utilización y recogida de una gran variedad de materiales, entrevista, experiencia personal, historias de vida, observaciones, textos históricos, imágenes, sonidos – que describen la rutina y las situaciones problemáticas y los significados en la vida de las personas” (Rodriguez Gomez, 1996).

4.4

TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.

En cuanto a la recolección de información nos centraremos en aplicar técnicas que nos brinden seguridad en los resultados y que a través de los mismos logremos formar un criterio objetivo para la solución al problema planteado. “Se aplicara bajo este método dos técnicas, técnica de recolección de la información y técnica de análisis de la información recolectada.” ( Hueso, 2012): 44

4.4.1 Encuesta Esta técnica, mediante la utilización de un cuestionario estructurado o conjunto de preguntas, permite obtener información sobre una población a partir de una muestra. (Andres Hueso, 2012). De esta manera, las encuestas pueden realizarse para que el individuo encuestado procese por sí mismo las respuestas y sea libre de dar su opinión.

4.4.2 Trabajo de Campo Es necesario contar con el acceso a la información de la compañía con el fin de centrarse en el campo de estudio, es fundamental la observación y manejo de la información. “Se entiende como un proceso por el que el investigador va accediendo progresivamente a la información fundamental para su estudio” (Rodriguez Gomez, 1996).

4.5

HERRAMIENTAS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Para realizar el proyecto de investigación se manejaron la combinación de varias técnicas de recolección de la información, como el cuestionario en donde las preguntas están enfocadas a todo el personal y basadas en los componentes del COSO II, iniciando por los directivos, área administrativa y operativa, como está observa en la tabla 1.

Otras técnicas de recolección aplicadas al proyecto son el trabajo de campo en el cual se busca conocer las características de la compañía y sus procesos, una vez obtenida toda la información recolectada en el cuestionario y en el trabajo de campo se clasificaran y serán representadas en flujogramas de información.

La utilizacion de medios de recoleccion y conservacion de la informacion es fundamental en el proyecto, para su desarrollo se tomaron como herramientas los siguientes elementos:

4.5.1 Consulta de textos, informes y conceptos A través de esta herramienta el desarrollo del proyecto se enfocó en la ubicación de textos que nos orientaran sobre las diferentes perspectivas sobre el control interno, ubicando material importante y fundamental a la hora de construir los conceptos según los puntos de vista de diversos autores expertos en evaluación e implementación de sistemas de control interno

4.5.2 Recolección de datos en contexto natural Antes de iniciar el proceso de evaluación de la compañía MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, es importante tener conocimiento general de la compañía, como constitución de la empresa, actividad económica, número de empleados, clasificación en el mercado, estructura organizacional, entre otros, para lo cual serán requeridos documentos de uso permanente de la compañía.

4.5.3 Recolección de los Datos a partir de documentos. Como técnica la recopilación de datos facilita el conocimiento del objeto de estudio, tal como es la revisión de políticas, existencia de manuales y procedimientos, entre otros. “Se deben tener en cuenta los criterios de suficiencia y adecuación de los datos. La suficiencia se refiere a la cantidad de datos recogidos, antes que al número de sujetos. La suficiencia se consigue cuando se llega a un estado de “saturación informativa” y la nueva información no aporta nada nuevo. La adecuación se refiere a la selección de la información de acuerdo con las necesidades teóricas del estudio y del modelo emergente” (Rodriguez Gomez, 1996).

Dado que para el cumplimiento del objetivo general planteado, es necesario tener un conocimiento de las situaciones que rodean la compañía MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, se debe recopilar, procesar y analizar información que contribuya a la comprensión de la realidad de la misma. Teniendo en cuenta la importancia de la recopilación de información y el procesamiento de los resultados encontrados, nos enfocaremos en aplicar una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos de investigación.

4.5.4 Flujogramas Por el cual se logra describir las actividades de los procedimientos realizados por el personal de la empresa en diversas actividades, por medio de este método se tiene mayor comprensión de las acciones y aún más la identificación de pasos que pueden sobrar o faltar dentro de los procesos y de esta manera evaluar la falta de controles financieros, operativos y de gestión. 4.5.5 Diagramas de flujo Los diagramas de flujo representan por medio de símbolos y de una secuencia de documentos, las operaciones, movimientos, y procedimientos de archivo concernientes al proceso descrito. 4.5.6 Cuestionario. Es herramienta compuesta por un listado de preguntas con el fin de evaluar el sistema de control interno, las preguntas se enfocan en la evaluación de los componentes del coso. El cuestionario es un formato redactado en forma de interrogatorio con el cual se recolecta información relacionada con el objeto de la investigación. El cuestionario consta de 25 preguntas basadas en los componentes del COSO, estas preguntas son cerradas con el fin de que los encuestados den su opinión. Por contar una población finita es fácil la aplicación del cuestionario y la recolección de la información.

En el Anexo Cuestionario de evaluación del Control Interno Mundo Importaciones S.a.s, se puede observar de forma más detallada la estructura. Población Una población se define como un conjunto finito o infinito de personas u objetos que presentan características comunes. Según, Levin & Rubin (1996), Una población es un conjunto de todos los elementos que estamos estudiando, acerca de los cuales intentamos sacar conclusiones.(Levin &. Rubi, 1996) Mientras que para Cadenas (1974), Una población es un conjunto de elementos que presentan una característica común. Es importante delimitar la población la cual se va a ser objeto de estudio y tener claros los criterios sobre los cuales se evaluaran. Tabla # 2 Características de la Población

POBLACION Directivos Gerente Administrativos Vendedores Laboratorios Mensajeros Almacenista TOTAL

TAMAÑO 1 1 5 5 4 4 1 21

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s Elaborador por: El Autor

La poblacion a la cual se le practicara el cuestionario y tecnicas de evaluacion es una poblacion finita, por lo cual no se require muestra. Según Tamayo, T. Y Tamayo, M (1997), muestra “es el grupo de individuos que se toma de la población, para estudiar un fenómeno estadístico¨ (p.38). Nos indica que esa parte de la población sobre aquella en la que se hará la observación. 48

4.6 MATRIZ DE RIESGOS POR COMPONENTE SEGÚN COSO A MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

Otra herramienta de evaluación de riesgos asociados a la empresa, está representada por una matriz en donde se muestran los riesgos por componentes del control interno.

Tabla # 3 Matriz de Calificación

MATRIZ DE CALIFICACION PROBABILIDAD

VALOR

ALTA

MEDIA

BAJA

IMPACTO VALOR

6 Zona de riesgo moderado evitar el riesgo

12 Zona de riesgo importante Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir

18 Zona de riesgo inaceptable Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir

4 Zona de riesgo tolerable Asumir el riesgo Reducir el riesgo

8 Zona de riesgo moderado Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir

12 Zona de riesgo importante Reducir el riesgo Evitar el riesgo Compartir o transferir

2 Zona de riesgo aceptable Asumir el riesgo

4 Zona de riesgo tolerable Reducir el riesgo Compartir o transferir

6 Zona de riesgo moderado Reducir el riesgo Compartir o transferir

Leve 2

Moderado 4

Catastrófica 6

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

La matriz de calificación está dada por la probabilidad de que suceda el evento a lo cual se le da un valor de Probabilidad alta-3, Probabilidad Medio -2 y Probabilidad Baja de 1, por otra parte se tiene el impacto el cual será así; Leve 2, Moderado 4 y Catastrófico 6.

El reconocimiento de los riesgos por componentes y su clasificación es tenida en cuenta en la matriz de clasificación del riesgo, su estructura es la siguiente:

Tabla # 4 Estructura Matriz de Riesgos

F A C TO R ES D EL C O M P O N EN TE

O B J ETIVO S

C LA S IF IC A C IO N D EL R IES G O O ,F ,C

R IES G O S

P UN TO S A EN F O C A R P O R A C C IO N ES / A C TI VID A D ES D E C O N TR O L.

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

   

Factores del Componente: Corresponde a los elementos que constituyen cada componente del Control Interno Objetivos: Corresponde a los logros de cada uno de los factores de los componentes. Clasificación del Riesgo: Se determina si los riesgos son Operativos, Financieros o de Cumplimiento. Puntos a Enfocar o Actividades de Control: Corresponde a las recomendaciones o acciones que se deben tomar para reducir el riesgo.

Conoceremos si cuentan con políticas y procedimientos de control interno en los diferentes procesos que manejan, como manejo de la caja general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, importaciones, conciliaciones bancarias y preparación de información financiera. Los resultados y análisis de la información se presentan en el Capítulo V, en donde son analizados, procesados, consolidados en cuadros, gráficos e interpretaciones. En el proceso de codificación de la información, indicamos que es un método de detección y corrección de errores, se lo conoce también como limpieza de los instrumentos. Para la elaboración de los cuadros y gráficos se tomó toda la información procesada, y se comenzó a elaborar estadísticamente, estos gráficos, nos indicaron los porcentajes de lo que opinaban los encuestados. Dichos resultados nos servirán para llegar a las conclusiones y aplicar recomendaciones a la empresa. 50

Con lo que respecta al análisis e interpretación de los resultados, se determinara el grado de controles que la empresa MUNDO IMPORTACIONES S.A.S requiere para un adecuado control interno, para que el desempeño de sus colaboradores y la eficacia de su operaciones mejore, y en caso de necesitarlo se utiliza métodos y procedimientos apropiados para tomar acciones correctivas oportunas y adecuadas.

DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

En los últimos años se ha dado gran importancia a establecer la situación real del ambiente de control de las empresas, ya que según diferentes estudios en todo tipo de organizaciones, se ha encontrado una relación directa entre un buen sistema de control con el alcance y cumplimiento de los objetivos empresariales. Para ello se realizara un diagnóstico del Sistema de Control Interno de MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, donde se determine el estado actual del mismo, para la obtención de este diagnóstico se analizara y evaluaran los procedimientos existentes tanto administrativos como financieros. Debemos destacar que la empresa MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, cuenta con un sistema de control interno establecido informalmente, el cual es coherente y brinda la confiabilidad de la información generada requiere de políticas y procedimientos que ayuden a que el sistema de control interno sea eficaz. Esta evaluación consiste en una serie de actividades como la aplicación de encuestas, entrevistas formales e informales, observación de procedimientos y actividades, verificación y revisión de documentos que se realizarán de mano con la administración de Mundo Importaciones y sus trabajadores, teniendo en cuenta el área en la que se desempeñan, de esta forma se lograra obtener la percepción que tienen tanto los altos mandos como los colaboradores, del manejo de la organización y de los controles existentes. Las herramientas utilizadas como medio de evaluación estarán orientadas a la revisión y observación de los siguientes procesos específicamente: Procedimientos contables. Manejo de caja menor. Manejo de cuentas por pagar. Manejo de cuentas por cobrar. Manejo de importaciones. Procedimientos de conciliaciones bancarias. Preparación de información Financiera (Estados Financieros)

Siguiendo el marco conceptual de la estructura conceptual integrada COSO (Mantilla, 2003), buscamos a través de la evaluación de los componentes que lo integran, determinar si se cumplen o no, o es necesario realizar una reestructuración o modificación de ciertos aspectos de la entidad, en cuanto a: d. Efectividad y eficiencia de las operaciones e. Confiabilidad de la información financiera f. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

5.1

OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN

 Diagnosticar la situación actual de la compañía Mundo Importaciones S.A.S respecto los cinco componentes del control interno (COSO).  Verificar si la administración y el personal se encuentran comprometidos con el cumplimiento de los objetivos trazados.  Evidenciar si existen políticas o controles que ayuden a la protección de los recursos y activos de la empresa  Comprobar si existen mecanismos a nivel contable que garanticen una información financiera confiable y veraz.  Evaluar la eficiencia, eficacia, economía de las operaciones para garantizar una correcta ejecución de las funciones y actividades.  Identificación y detección de errores, riesgos e irregularidades.  Crear conciencia de control.

5.2

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

Este diagnóstico es presentado como un medio para la obtención y clasificación de la información del estado actual del sistema de control interno en MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, la información recolectada es el pilar de este proyecto, ya que partiendo de esto se tendrá un conocimiento de la situación actual de la compañía.

La evaluación del sistema de control interno actual de MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, se realiza bajo la utilización de diversas herramientas de evaluación, como flujogramas de procesos, matriz de riesgos, ciclos transaccionales tanto narrativos como simbólicos y la aplicación de un cuestionario, con la intención de dar una valoración de procesos específicos de la compañía, se evaluaran procesos de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, manejo de caja menor, proceso de importaciones, conciliación bancaria y preparación de la información financiera, al igual que dar una apreciación al sistema de control interno en cuanto a eficiencia, cumplimiento de leyes e información financiera Con la finalización de la evaluación se buscara a través de los resultados obtenidos, dar una ayuda a la administración de MUNDO IMPORTACIONES S. A.S, en el mejoramiento de su sistema de control interno y proporcionar un entendimiento común sobre el control interno entre las partes interesadas, esto incluye no solamente a la administración, socios y altos mandos, sino que también a todo el personal de la compañía promoviendo en ellos la responsabilidad por sus funciones y la importancia de las mismas como mecanismo de control. Con los resultados obtenidos, se podrán conocer las acciones correctivas y nuevas normas para la implementación del sistema de control interno, para lo anterior se aplicaran las siguientes herramientas de recolección de información:

5.3 ANALISIS RESULTADOS CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO EN MUNDO IMPORTACIONES S.A.S.

Finalizando el mes de Julio de 2013, se realiza la aplicación del cuestionario que permitirá identificar el grado de control que posee la empresa sobre las actividades llevadas a cabo y el concepto de control que tienen los trabajadores de la misma. A través de la aplicación del cuestionario se evaluaran las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Esta evaluación se encuentra enfocada a la evaluación interna de la compañía basándonos en los cinco componentes del COSO, se cuenta con la participación de 21 personas sin importar sus funciones o cargos.

A continuación se destacan del Proceso de Evaluación del Sistema de Control Interno las siguientes apreciaciones:

5.3.1 AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control, es la base de cualquier negocio, porque en él se relaciona, el personal de la compañía, los valores éticos, las competencias de los trabajadores y en si el clima de control proporciona una atmosfera en la cual el personal conduce sus actividades y cumple con sus responsabilidades.

PREGUNTA N° 1. ¿La empresa tiene una estructura organizacional definida? Tabla # 5 Pregunta # 1- Ambiente de Control

SI 21

NO N/A 0 0

Personas

21 18 15 12 9 6 3 0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

De acuerdo a la respuesta obtenido por el personal encuestado (21), que corresponden al 100% de los encuestados, encontramos que tienen claro que la empresa tiene una estructura organizacional que les permite identificar las líneas de autoridad.

PREGUNTA N° 2 ¿Las funciones y responsabilidades están debidamente delimitadas según cada cargo?

Tabla # 6 Pregunta # 2 - Ambiente de Control

SI NO N/A 10 11 0 21 18 15 12 9 6 3 0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

La delimitación de funciones no es clara, ya que de 21 personas entrevistadas 11 que corresponden al 52.38% dicen que no poseen claridad y precisión de sus funciones y 5 que equivalen al 23.80% para ellos si están claras y delimitadas las funciones y responsabilidades, es preciso que los directores de departamento realicen una nueva inducción del cargo para que conozcan sus funciones y de esta manera se garantice el alcance de las metas.

PREGUNTA N° 3. ¿La empresa tiene un manual de procedimientos administrativos y contables? Tabla # 7 Pregunta # 3 - Ambiente de Control

SI NO N/A 2 19 0 21 18 15 12 9 6 3 0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

De los 21 encuestados, 19 que corresponden al 90.47% mencionan que la empresa no tiene un manual de procedimientos y el restante 9.53% informan que sí, lo que indicia que los empleados no tiene claro la descripción de actividades de acuerdo a sus funciones y de esta manera no permite realizar un control, evaluación y vigilancia de que el trabajo se está realizando adecuadamente.

PREGUNTA N°. 4¿Están bajo la vigilancia y supervisión de los jefes de contabilidad, los empleados del departamento, los libros y registros contables? Tabla # 8 Pregunta # 4 - Ambiente de Control

SI NO N/A 4 11 6 21 18 15 12 9 6 3 0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

El no contar con manuales de procedimientos, de acuerdo a lo manifestado por 11 encuestados que corresponden al 52.38 %, refleja la percepción que tienen los trabajadores del departamento contable y financiero, que no existe supervisión y control de las actividades financieras, mientras que 4 correspondiente al 19.04%, consideran que si existe supervisión es preciso fortalecer estos procesos y unificar los tipos de control que se ejercen a nivel contable. Los 6 equivalentes 28.58% al restantes responde a la encuesta con no aplica dado a que pertenecen al área de producción.

PREGUNTA N°. 5¿Muestra la Dirección interés por la integridad y los valores éticos de los funcionarios?

Tabla # 9 Pregunta # 5 - Ambiente de Control

SI NO N/A 12 9 0 21 18 15 12 9 6 3 0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

De 21 personas encuestadas, 12 de ellas correspondientes al 57.14%, aprecian que la dirección de Mundo Importaciones se encuentra comprometido con la integridad y bienestar de las personas que trabajan para la compañía y el restante que corresponde al 42.86% creen que la dirección no muestra el suficiente interés por la integridad, de esta manera es conveniente para las directivas elaborar el código de ética dirigido a fortalecer la percepción que tiene los empleados sobre los valores éticos y la empresa.

PREGUNTA N°. 5.1 ¿Existe un Código de Ética aprobado por la Entidad? Tabla # 10 Pregunta # 5.1 - Ambiente de Control

SI NO N/A 6 15 0 21 18 15 12 9 6 3 0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

Para los trabajadores de la compañía, 15 que corresponden al 71.42%, consideran que no existe un marco ético a seguir en cuanto a las políticas de la empresa, puede ser por falta de conocimiento de las mismas o por que la compañía no cuenta con normas que regulen los comportamientos de los trabajadores; mientras que 6 que corresponden al 20.58% restante de encuestados manifiestan que si existe, el código de ética es importante en cualquier empresa sin importar su tamaño, ya que por medio de este se supone una normativa interna de cumplimiento obligatorio. Sin un código de ética estipulado por la organización es muy fácil que los funcionarios comenten acciones que pueden llevar al fracaso de la compañía, como; el divulgar información confidencial, la falta de atención a los clientes, la aceptación de sobornos y fraudes, entre otros.

PREGUNTA N. 5.2 ¿El Código de Ética ha sido difundido mediante talleres o reuniones para explicar su contenido?

Tabla # 11 Pregunta # 5.2 - Ambiente de Control

SI NO N/A 0 16 5 21 18 15 12 9 6 3 0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

Se observa que 16 empleados correspondientes al 76.19% no conocen el código de ética y 5 que equivales al 23.81% restante de los encuestados, contestaron que no aplica en este aspecto, es preciso profundizar en el tema, dado que todos los empleados independientemente del área en el que se desempeñen deben actuar de acuerdo al código de ética establecido en la empresa. Se puede considerar que no han escuchado sobre el código de ética lo cual puede incurrir en su comportamiento por no tener conocimiento de los conceptos y de la importancia de su implementación.

5.3.2 VALORACIÓN DE RIESGOS La entidad deber ser consiente de los riesgos tanto internos como externos que pueden afrontar, para ello el control y la valoración de los riesgos es fundamental en el cumplimiento de las metas corporativas, porque no afecta a una sola área de la empresa, si no a todas.

PREGUNTA N° 1. ¿La entidad desarrolla una administración estratégica para el cumplimiento de su misión? Tabla # 12 Pregunta # 1 Valoración del Riesgos

SI 3

NO 18

N/A 0

0 3 SI NO N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

El resultado obtenido en la encuesta nos muestra que 18 personas que corresponden al 85.71%, desconocen las estrategias establecidos para el cumplimiento de los objetivos de la empresa, mientras que 3 que equivalen al 14.29% de los encuestados, manifiestan conocerlos, relativamente la diferencia es notoria por lo que se hace necesario profundizar en los objetivos de manera clara y bien definidos haciendo conocer a los empleados la estrategia establecida para alcanzarlos. Los resultados a esta pregunta son claros, la dirección no cuenta con una estrategia que ayude al cumplimiento de sus objetivos, lo que indica que no se tiene n claros los medios por los cuales se pueden alcanzar los objetivos corporativos.

PREGUNTA N°. 1.1 ¿Existen estrategias consistentes con la misión de la empresa?

Tabla # 13 Pregunta # 1.1 Valoración del Riesgos

SI NO N/A 3 18 0

0 3

SI NO

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

La percepción que tienen los trabajadores de Mundo Importaciones en cuanto a estrategias que apoyen la misión de la compañía está basada en que 18 que equivalen al 85.71%, consideran que no existen estrategias consistentes con la misión de la empresa, teniendo en cuenta que estas no son lo suficientemente claras, por consiguiente 3 de los encuestados que corresponden al 14.29% de los restantes de encuestados contestaron que si se tiene estrategias consistentes lo que permite concluir que es importante profundizar en este tema.

PREGUNTA N°1.2 ¿Los objetivos de gestión son consistentes con las estrategias vigentes? Tabla # 14 Pregunta # 1.2 Valoración del Riesgos

SI NO N/A 3 18 0

0 3 SI NO N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

18 encuestados que corresponden al 85.71%, manifiestan no tener conocimiento de los objetivos generales de la compañía, seguido de 3 que corresponde al 14.29% restante de encuestados que afirman conocerlos por esta razón las directivas deben tomar medidas correctivas frente a la capacitación de los empleados en cuento a los objetivos generales de la empresa y la responsabilidad que esta inherente en cada cargo para el logro a largo plazo de os objetivos establecidos por la empresa.

PREGUNTA N° .2 ¿La efectividad de los objetivos son comunicados a empleados y accionistas? Tabla # 15 Pregunta # 2 Valoración del Riesgos

SI NO N/A 2 18 1 1 2 SI NO

N/A 18

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

18 de los encuestados que corresponden al 85.71% consideran que la efectividad de los objetivos no son comunicados a los empleados lo que indica que la empresa no tiene establecido un ambiente de confianza que permita respaldar la información entre la gente y su desempeño eficaz hacia el logro de los objetivos. En un nivel más bajo 2 de los encuestados que equivalen al 9.52% informan que si son comunicados, este valor es relativamente bajo con relación al total de encuestados lo que indica que se deberá fortalecer este proceso de comunicación y confianza dentro de la organización. No se presenta comunicación de objetivos de la compañía al personal, la falta de conocimiento general de la empresa por los trabajadores es un error de la dirección, existe total desconocimiento de lo que es y quiere la empresa en el futuro.

PREGUNTA N.3 ¿Hay relación entre los objetivos y estrategias para cumplir los objetivos? Tabla # 16 Pregunta # 3 Valoración del Riesgos

SI NO N/A 2 18 1 1 2

SI NO N/A 18

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

No existen planes, ni estrategias propuestas por la administración para el cumplimiento, 18 encuestados que corresponden al 85.71%, no conoce la visión corporativa y no encuentran relación entre objetivos y estrategias, por falta de comunicación, mientras que 2 encuestados equivalentes 9.52% creen conocerlos, tal vez por su antigüedad ya son asumidos pero estratégicamente no son conocidos claramente.

PREGUNTA N.4 ¿Considera usted que los objetivos por área están vinculados al objetivo general? Tabla # 17 Pregunta # 4 Valoración del Riesgos

SI 12

NO 9

N/A 0

NO 12

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

12 de los encuestados que corresponden al 57.14%, manifiestan conocer los objetivos de su área los cuales están vinculados con el objetivo general el cual busca la satisfacción de la necesidad de sus clientes. Por otra parte los 9 de los encuestados restantes que equivalen al 42.86%, consideran que los objetivos de su área no están vinculados con el objetivo general, es preciso revisar este tema y profundizarlo con todo el personal vinculado dado que la diferencia en los resultados no es grande lo que nos indica que los empleados no tiene claro los objetivos. La falta de información sobre la misión y visión de la compañía por parte de los trabajadores, puede confundir los objetivos por departamento y el objetivo institucional, como resultado a la pregunta determinamos que el personal tiene conocimiento de los objetivos según el área al que pertenecen, pero no encuentran relación con el objetivo general, queriendo decir que desconocen por completo la misión y visión de Mundo Importaciones S.A.S

PREGUNTA N.5 ¿Se efectúa el seguimiento de las estrategias como una herramienta para evaluar la gestión de la entidad?

Tabla # 18 Pregunta # 5 Valoración del Riesgos

SI 3

NO 18

N/A 0

0 3

SI NO N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

No existe en la organización una estrategia para la evaluación de la gestión, de acuerdo al resultado obtenido en la encuesta donde 18 de los encuestados que corresponden al 87.51% manifiestan que no, seguido de los restantes 3 encuestados que equivalen al 14.29% quienes consideran que si, el resultado obtenido nos indica que es indispensable establecer mecanismos que permitan evaluar los logros o los avances de los objetivos trazados y de los resultado esperados en todas y cada una de las áreas de la empresa. Teniendo en cuenta los resultados de anteriores preguntas, es claro que la empresa no cuenta con planes que ayuden a evaluar la gestión de toda la compañía, teniendo en cuenta esto, la empresa puede presentar niveles de riesgo muy altos.

PREGUNTAN°.5.1 ¿Existe información periódica, oportuna y confiable sobre el cumplimiento de metas y objetivos por área para el seguimiento de las estrategias? Tabla # 19 Pregunta # 5.1 Valoración del Riesgos

SI 0

NO 20

N/A 1

0 1

SI NO N/A 20

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

Los datos arrojados nos indican que los 20 encuestados que corresponden al 95.23%, coinciden en que no existe información periódica sobre el cumplimiento de metas, lo anterior indica que la ausencia de estos informes periódicos no les permite medir y mejorar las acciones para el logro de los objetivos. De otra parte esta información periódica debe ser direccionada a todas las áreas con el fin de establecer responsabilidad individual y posibilita para la toma de decisiones. El desconocimiento de objetivos y de estrategias por el personal es muy alto, si no se tienen estrategias conocidas por el personal los riesgos que rodean la organización pueden afectar las operaciones de la compañía, y lo más aun no se podría dar una buena administración de riesgo.

5.3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL No solo es necesaria la identificación y el saber manejar los riesgos, lo más importante es establecer políticas y procedimientos que minimicen estos peligros que afecten la consecución de los objetivos de la entidad. 69

PREGUNTA N. °1 ¿La empresa evalúa periódicamente su desempeño? Tabla # 20 Pregunta # 1 Actividades de Control

SI 2

NO 18

N/A 1

20 15

10 5

0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

De los 21 encuestados 18 que corresponden al 85.71%, informan que la empresa no les realiza una evaluación de desempeño y aunque 2 de los encuestados que equivalen al 9.52% manifestaron que sí, es preciso tener en cuenta que la evaluación del desempeño le permite a la empresa a al empleado conocer las cuestiones relativas a sus responsabilidades y como su trabajo está relacionado con el de los demás, cuales son los comportamientos esperados, de qué manera debe comunicar la información relevante que genere.

PREGUNTA N. °2. ¿Considera usted que las responsabilidades inherentes a su cargo son las apropiadas? Tabla # 21 Pregunta # 2 Actividades de Control

SI 11

NO 9

N/A 1

25 20

0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

Se puede observar que 11 personas que corresponden al 52.38% consideran que se encuentran ejecutando labores correspondiente a su cargo, mientras que 9 personas que equivalen al 42.85% no están de acuerdo con las funciones que desempeñan, En este caso es importante mantener un equilibrio entre las competencias (Conocimientos y Habilidades), de las personas y las necesidades del cargo y que contribuirán al cumplimiento de las responsabilidades para las que fue contratada.

PREGUNTA N° 3 ¿Los canales de comunicación establecidos por la empresa son los adecuados? Tabla # 22 Pregunta # 3 Actividades de Control

SI 5

NO 16

N/A 0

25 20

15 10

5 5

0 0

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

16 de los encuestados que corresponden al 76.20% consideran que no existen canales de comunicación que propendan por la difusión de os valores éticos, así como de la misión, visión, políticas, objetivos y resultados de la gestión y el restante que corresponde al 23.80% consideran que si son los adecuados. Para que el control sea efectivo la empresa debe iniciar un proceso de comunicación abierto, capaz de transmitir información relevante, confiable y oportuna. Aunque exista una estructura organizacional como se evidencio en la pregunta N. 1 de Ambiente de Control, los canales de comunicación internos de la compañía son insuficientes, el personal no reconoce medios de comunicación organizacional.

PREGUNTA N ° 4 ¿La administración solicita a su área informes mensuales de gestión? Tabla # 23 Pregunta # 4 Actividades de Control

SI 2

NO 17

N/A 2

25 20

10 5

0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

17 encuestados que corresponden al 80.9 % mencionan que la empresa no ejecuta un proceso de evaluación periódica, mientras que 2 equivalente al 9.5% mencionan que sí se les efectúan, este último dato no es relevante, por lo tanto se considera que las directivas deben considerar la posibilidad de realizar evaluaciones periódicas en cada una de las áreas con el fin de determinar las acciones correctivas y de fortalecimiento. Uno de los puntos importantes de las Actividades de Control, es el seguimiento continuo de las operaciones de la compañía, la administración no posee un control de sus operaciones, no tiene conocimiento de la labor que están realizando sus funcionarios.

PREGUNTA N° 5 ¿Existen tareas duplicadas o tareas con objetivos similares realizadas por distintas áreas? Tabla # 24 Pregunta # 5 Actividades de Control

SI 8

NO 11

N/A 2

20 15

11 8

0 SI

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

De los 21 encuestados 8 que corresponden al 38.09% consideran que si existen tareas duplicadas o tareas similares, mientras que 11 equivalentes al 52.38% establecen que no, los datos arrojados nos permiten establecer que es conveniente revisar los manuales procedimientos y funciones a fin de identificar y clarificar las funciones ejercidas por cada uno de los perfiles. Al no existir manuales de funciones y de procedimientos, puede que terminen en la realización de tareas repetidas por diferentes trabajadores, como podemos observar 11 de las 21 personas encuestadas, percibe que realiza tareas que otros ejecutan también

5.3.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Los canales de información y comunicación, dan facilidad a la administración de recopilar datos e intercambiarlos con los trabajadores, con el fin de brindar una mejor forma de administrar y controlar el negocio. PREGUNTA N. 1. ¿Los funcionarios que utilizan el sistema de información están conformes con respecto a la confiabilidad y oportunidad de los informes que emiten dichos sistemas?

Tabla # 25 Pregunta # 1 Información y Comunicación

SI 0

NO N/A 9 12

SI 0 NO 9 N/A 12

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

En cuanto al sistema de información y la confiabilidad de los informes: 9 de los encuestados, correspondiente a un 42.85% considera que no genera confiabilidad y los 12 restantes con un 57.14% son de cargos donde no se requiere la emisión de dichos informes. Por consiguiente las directivas deben iniciar procesos de capacitación que le permita al personal la actualización y resolución de inquietudes respecto a los informes que ellos emiten. Se evidencia que el personal no utiliza, o no conoce el sistema de información que posee la empresa, no confían en los informes emitidos por dicho sistema.

PREGUNTA N. 2. ¿Se protegen adecuadamente con copias de seguridad los programas de aplicación y los archivos informáticos generados durante el procesamiento diario de las operaciones?

Tabla # 26 Tabla 24 Pregunta # 2 Información y Comunicación

SI 3

NO N/A 7 13 SI 3 N/A 13

SI NO 7

NO N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

No existe conocimiento por las personas encuestadas (7) equivalente a un 33.33% en cuanto a la protección de la información, puede ser por que no existen políticas de protección de información o por que el personal desconozca que existan.3 correspondiente a un 14.28% mencionan que si existen, por tal razón es preciso realizar la actualización por parte de las directivas sobre este procedimiento en el personal que tiene dicha responsabilidad este debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas para la presentación de informes, el sistema ha de demostrar que ayuda a controlar todas las actividades de la entidad.

PREGUNTA N. 3 ¿La Dirección recibe información analítica, financiera y operativa que le permita tomar decisiones oportunamente? Tabla # 27 Pregunta # 3 Información y Comunicación

SI 4

NO 5

N/A 12 SI 4

SI NO

N/A 12

NO 5

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

De los 21 encuestados; 5 consideran que la información analítica, financiera y operativa no es transmitida a las directivas oportunamente, dato establecido en un 28.80%, 4 si la informan pero en el momento requerido por las mismas lo que equivale a un 19.04%, por la anterior se sugiere evaluar estos canales de emisión de la información y su periodicidad a fin de establecer mecanismos de control y corrección para la toma de decisiones. El resultado de esta pregunta refleja que la información que recibe la dirección no es la más confiable y no logra satisfacer las necesidades de los usuarios de la información.

PREGUNTA N°. 4 ¿La entidad ha comunicado claramente las líneas de autoridad y responsabilidad dentro de la identidad? Tabla # 28 Pregunta # 4 Información y Comunicación

SI NO N/A 6 15 0

N/A 0

SI 6

SI NO

NO 15

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

Para 15 encuestados que corresponden al 71.42%, las líneas de autoridad y responsabilidad no han sido comunicadas formalmente por la empresa, mientras que 6 encuestados correspondiente al 28.57% manifiestan que si conocen sus líneas de autoridad dentro del desempeño de sus funciones. Por consiguiente se sugiere informar a los empleados las líneas de autoridad existentes en la empresa. Al no existir manuales de procedimientos es claro que el personal no identifica sus mandos superiores en caso de comunicar alguna irregularidad u otra situación que requiera la intervención de un superior.

PREGUNTA N°. 5¿Los funcionarios comprenden cómo sus tareas afectan a, y son afectadas por, las tareas de otros funcionarios? Tabla # 29 Pregunta # 5 Información y Comunicación

SI NO N/A 7 14 0

N/A 0

SI 7

SI NO

NO 14

N/A

Fuente: Evaluación Sistema de Control Mundo Importaciones .S.A.S.2013 Elaborado por: El Autor

14 encuestados equivalente al 66.66%, no comprende que sus tareas afectan y son afectados por las tareas de otros funcionarios, mientras que 7 encuestados correspondiente al 33.33% tiene claro que las actividades ejecutadas deben estar coordinadas para que el resultado sea efectivo y que no es suficiente que las unidades alcancen sus propios objetivos sino que deben trabajar asociadamente para que se alcancen los de la empresa. En relación al tema es importante que los jefes de área trabajen coordinadamente con las demás áreas para lograr la integración de adecuada de las mismas. Son pocos los trabajadores que identifican que sus actividades se pueden ver afectadas por las de los demás y de manera viceversa, por lo que se entiende que la falta de asignación de tareas ocasiona que el personal, no reconozca el inicio y final de sus funciones.

5.4 MATRIZ DE RIESGOS POR COMPONENTES APLICADO A LA EMPRESA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

Se ha diseñado una matriz para el análisis de riesgos de la empresa MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, basada en los componentes del COSO (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992), en donde se evaluaran los riesgos a los cuales está expuesta la empresa.

5.4.1 Matriz Componente Ambiente De Control de Mundo Importaciones S.a.s Tabla # 30 Matriz Identificación Riesgo Ambiente de Control MATRIZ DE RIESGOS AMBIENTE DE CONTROL MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

DESCRIPCION DEL COMPONENTE

FACTORES AMBIENTE DE CONTROL

OBJETIVO

CLASIFICACION DEL RIESGO O,F,C O

O,F

INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS Constituye la base en la cual el personal involucrado con la compañía conduce sus actividades y cumple sus responsabilidades. Incluye : FIJACION DE OBJETIVOS Y POLITICAS, ESTRUCTURACION DE ACTIVIDADES Y ADMINISTRACION DE RIESGOS.

Presencia y permanencia de comportamientos integrales y valores eticos en los miembros de la compañía que influyan positivamente en el logro de los objetivos de la empresa en los tres fundamentos del Control Interno: 1. Efectividad y eficiencia en las operaciones; 2. Confiabilidad en la informacion financiera y 3. Cumplimiento de leyes y regulaciones.

Preservar el alcance de los objetivos organizacionales mediante funciones de vigilancia JUNTA DIRECTIVA de el directivo encargado o el Comité de Auditoria, estableciendo O COMITE DE controles sobre la dirección, AUDITORIA supervisando , detectando y evitando desviaciones para alcanzar dichos objetivos

RIESGOS

• El personal no sabe hacia donde va dirigida la empresa

• Actividades y procesos equivocados

• Desviacion de los recursos economicos.

• Surgimiento de actos deshonestos o ilegales y no éticos en los miembros de la empresa.

O,F,C

• Personal tome decisiones que no le corresponden.

F,C

• Sanciones por incumplimiento

O,F

• Perdida de tiempo y uso improductivo de los recursos

• Desviacion de recursos economicos.

• Gastos innecesarios de la administracion que no contribuyen al logro de los objetivos.

• Falta de seguridad razonable en la Informacion financiera.

F,C

• Informacion contable no registrada

F,C

• Posibles sanciones o multas por fallos fiscales.

PUNTOS A ENFOCAR POR ACCIONES/ACTIVIDADES DE CONTROL. La gerencia debe ser la responsable de la fijación de los objetivos globales, los cuales deberan estar definidos de acuerdo a ciertos valores éticos. Definir procedimientos y operaciones con iguales valores éticos, promueve que el personal se sienta identificado y partícipe de los objetivos organizacionales.

Capacitaciones y politicas que contribuyan a que el personal asimile, comprenda e interprete adecuadamente los mismos valores éticos y adopte similar comportamiento que el de la gerencia, de esta manera existirá una razonable seguridad de alcanzar los objetivos organizacionales

Establecer objetivos alcanzables y de facil realización que contribuya a que el personal no caiga en actividades fraudulentas y no eticos.

Creacion de comites de supervision que contribuyan a la tarea del gerente en el momento de controlar y vigilar las actividades de la compañía. Asignar responsabilidades de vigilancia a las personas encargadas del departamento contable , esto con el fin de revisar la gestion de la gerencia en la forma en como se llevan los procesos contables. Contar con asesoramiento externo tanto juridico como fiscal de personas con alto nivel etico y nivel de conocimiento de las leyes que regulan la compañía.

(Continua) Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

Matriz Identificación Riesgo Ambiente de Control

DESCRIPCION DEL COMPONENTE

FACTORES AMBIENTE DE CONTROL

OBJETIVO

CLASIFICACION DEL RIESGO O,F,C C

O,F,C

Constituye la base en la cual el personal involucrado con la compañía conduce sus actividades y cumple sus responsabilidades. Incluye : FIJACION DE OBJETIVOS Y POLITICAS, ESTRUCTURACION DE ACTIVIDADES Y ADMINISTRACION DE RIESGOS.

FILOSOFÍA DE LA ADMINISTRACIÓN Y ESTILO DE OPERACIÓN

Fortalecer los valores, los principios y principales políticas fijadas por la administracion las cuales constituyen la base del sistema de Control Interno.

Realizar jornadas de capacitación para que el personal relacionado, conozca y tenga presente la importancia de contar con un control interno eficaz y eficiente.

• Caer en un estilo de administración y dirección autocratico y adaptativo a las circunstacias.

Buscar que la dirección no tome las desiciones, sin tener en cuenta la informacion que manejan los jefes de departamento, • Desconocimiento de los riesgos que rodean a la empresa. crear un estrategia de integración para que los trabajadores puedan expresar sus ideas y aportes a la empresa.

O,F

• Rotacion de personal de manera excesiva, que afectan las Crear politicas de administracion del riesgo, tanto por operaciónes. departamentos como por toda la organización.

F,C

O,F

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• Desorientacion por parte de la gerencia del enfoque e importancia del control interno.

PUNTOS A ENFOCAR POR ACCIONES/ACTIVIDADES DE CONTROL.

F,C

O,F

Garantizar que las actividades realizadas son planeadas, ejecutadas,controladas y monitoreadas para lograr los objetivos organizacionales.

RIESGOS

O O,F,C

• No tener unos principios contables definidos, por que la gerencia pretende manejar toda las actividades de la compañía, sin delegar responsabilidades.

Supervisar de manera regular la elaboración de la información contable, de esta manera la direccion tiene la certeza de que la información alli contenida es confiable.

• Dificultad ante los cambios que le permitan adaptarse a las Asumir un estilo de direccion formal con politicas escritas, necesidades del mercado. informes, normas y procedimiento que ayuden a cumplir el tercer objetivo del control interno, cumplimiento de las leyes y seguridad razonable en la información. • Informes no confiables por falta de definición de politicas contables y asignación de responsabilidades. • Errores en la trasmision de la informacion en la organización.

• El personal trabaja en forma excesiva y están cumpliendo con las responsabilidades de más de un empleado.

• Dificultad en la resolucion de problemas. • Perdida del enfoque de los objetivos de la empresa.

Definir niveles de autoridad y responsabilidad a todos los trabajadores. Segregacion de funciones según los cargo.

Delegación de responsabilidad y autorización de toma de decisiones a las jefes de departamentos.

Reforzar los canales de comunicación, tratando que esta fluya tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba, de esta manera la comunicación sera más eficiente.

(Continua) Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

Matriz Identificación Riesgo Ambiente de Control

DESCRIPCION DEL COMPONENTE

FACTORES AMBIENTE DE CONTROL

OBJETIVO

CLASIFICACION DEL RIESGO O,F,C O,F.C

Delimitación de autoridad y ASIGNACIÓN DE asisgnaciones de AUTORIDAD Y responsabilidades asignadas por RESPONSABILIDAD la organización. Constituye la base en la cual el personal involucrado con la compañía conduce sus actividades y cumple sus responsabilidades. Incluye : FIJACION DE OBJETIVOS Y POLITICAS, ESTRUCTURACION DE ACTIVIDADES Y ADMINISTRACION DE RIESGOS.

•Ubicación del personal en un nivel equivocado en la estructura organizacional por falta de competencias

O,F,C

• Practicas inapropiadas en el desarrollo del negocio.

POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE RECURSOS HUMANOS

• Estancamiento profesional de los empleados.

• Perdida de tiempo por espera de respuesta en la toma de decisiones, que pueden ser tomadas por otro personal y no solo por el gerente.

• Contratación de personal no calificado

La dirección debe considerar entregar el control de algunas de las operaciones de la empresa, esto puede ser a los jefes de los departamentos.

Enfocar a los trabajadores al cumplimiento de sus funciones , respetando los niveles de autoridad fijados en la estructura • Asignacion de responsabilidades a personal no capacitado organizacional. para ejecutar las funciones.

PUNTOS A ENFOCAR POR ACCIONES/ACTIVIDADES DE CONTROL.

• El personal tome desiciones erroneas y sin autorización de Creación de procedimientos y normas relacionadas con el la gerencia. control.

O,F

Definición de politicas de contratación, orientación, entrenamiento, evaluación, consejo, promoción, compensación y corrección de personal de la compañía.

RIESGOS

• Perdida de tiempo y recursos económicos en la contratación erronea de personal no requerido. • Errores en las operaciones por falta de capacitación y orientación por parte de la empresa.

Establecer políticas y procedimientos para la contratacion de personal. Buscar la confianza en el personal contratado para el desarrollo de un efectivo sistema de control interno. Crear estrategias de entrenamiento del personal.

• Ambiente de trabajo molesto por empleados inconformes. Fortalecer los vinculos de compromiso entre la empresa y los empleados, de esta manera los empleados se sentiran mas comprometidos con las actividades de la entidad si de la dirección recibe el apoyo. • Practicas de reclutamiento equivocadas. Crear politicas de evaluacion de desempeño y de retroalimentación .

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

5.4.1.1 Calificación de Riesgos Ambiente de Control Tabla # 31 Calificación del Riesgo Ambiente de Control

ANALISIS DEL RIESGO -AMBIENTE DE CONTROL DE MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS

FACTORES DE EVALUACION

IMPACTO LEVE 2 MODERADO 4 CATASTROFICO 6

FRECUENCIA O PROBABILIDAD BAJA 1 MEDIO 2 ALTO 3

TOTAL NIVEL DE EXPOSICIÓN

ZONA DE RIESGO

ESTRATEGIA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS SUGERIDA

•El personal no sabe hacia donde va dirigida la empresa.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Actividades y procesos equivocados.

ZONA DE RIESGO TOLERABLE

ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO

• Desviacion de los recursos economicos

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

•Surgimiento de actos deshonestos o ilegales y no éticos en los miembros de la empresa

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Perdida de tiempo y uso improductivo de los recursos

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Desviacion de recursos economicos.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Gastos innecesarios de la administracion que no contribuyen al logro de los objetivos.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Falta de seguridad razonable en la Informacion financiera.

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Informacion contable no registrada

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Posibles sanciones o multas por fallos fiscales.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

RIESGOS

• Personal tome decisiones que no le corresponden.

JUNTA DIRECTIVA O COMITE DE AUDITORIA

• Sanciones por incumplimiento

(Continua) Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

Calificación del Riesgo Ambiente de Control

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

FILOSOFÍA DE LA ADMINISTRACIÓN Y ESTILO DE OPERACIÓN

FACTORES DE EVALUACION

IMPACTO LEVE 2 MODERADO 4 CATASTROFICO 6

FRECUENCIA O PROBABILIDAD BAJA 1 MEDIO 2 ALTO 3

TOTAL NIVEL DE EXPOSICIÓN

• Desorientacion por parte de la gerencia del enfoque e importancia del control interno.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Caer en un estilo de administración y dirección autocratico y adaptativo a las circunstacias.

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Desconocimiento de los riesgos que rodean a la empresa.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Rotacion de personal de manera excesiva, que afectan las operaciónes.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• No tener unos principios contables definidos, por que la gerencia pretende manejar toda las actividades de la compañía, sin delegar responsabilidades.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Dificultad ante los cambios que le permitan adaptarse a las necesidades del mercado.

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Informes fraudulentos por falta de definición de politicas contables y asignacion de responsabilidades.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Errores en la trasmision de la informacion en la organización.

ZONA DE RIESGO ASUMIR EL RIESGO, TOLERABLE REDUCIR EL RIESGO

• El personal trabaja en forma excesiva y están cumpliendo con las responsabilidades de más de un empleado.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Dificultad en la resolución de problemas.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Perdida del enfoque de los objetivos de la empresa.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

RIESGOS

ESTRATEGIA DE ZONA DE RIESGO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS SUGERIDA

(Continua) Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

Calificación del Riesgo Ambiente de Control

ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

FACTORES DE EVALUACION

IMPACTO LEVE 2 MODERADO 4 CATASTROFICO 6

FRECUENCIA O PROBABILIDAD BAJA 1 MEDIO 2 ALTO 3

TOTAL NIVEL DE EXPOSICIÓN

• El personal tome desiciones erroneas y sin autorización de la gerencia.

ZONA DE RIESGO MODERADO

EVITAR EL RIESGO

•Ubicación del personal en un nivel equivocado en la estructura organizacional por falta de competencias

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Practicas inapropiadas en el desarrollo del negocio.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Asignacion de responsabilidades a personal no capacitado para ejecutar las funciones.

ZONA DE RIESGO MODERADO

EVITAR EL RIESGO

• Estancamiento profesional de los empleados.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Perdida de tiempo por espera de respuesta en la toma de decisiones, que pueden ser tomadas por otro personal y no solo por el gerente.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

RIESGOS

POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE RECURSOS HUMANOS

• Contratacion de personal no calificado

• Perdida de tiempo y recursos economicos en la contratación erronea de personal no requerido.

ESTRATEGIA DE ZONA DE RIESGO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS SUGERIDA

• Errores en las operaciones por falta de capacitación y orientación por parte de la empresa.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

• Ambiente de trabajo molesto por empleados inconformes.

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Practicas de reclutamiento equivocadas.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

Los resultados analizados en la matriz de calificación del Componente de Ambiente de Control de MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, arrojan como resultado lo siguiente: De 34 Riesgos asociados al ambiente de control de la compañía y evaluando los factores que influyen en este, como Integridad y valores éticos, Junta directiva o comité de auditoría, Filosofía de la administración, Estructura organizacional, Asignación de autoridad y responsabilidades y Políticas de Recursos Humanos, se obtiene que: El 62% de los riesgo evaluados se encuentran en estado de zona de riesgo Importante e inaceptable zona roja, (Tabla # 2), , por lo que la compañía debe prestar atencion inmediata estos factores de riesgo y crear estrategias de adminstracion del riesgo. Por otra parte el 32% de los riesgos evaluados se encuentran en zona de riesgos Moderado zona Amarilla, lo que quiere decir que la empresa debe buscar la forma de evitar estos riesgos para que un futuro no lleguen a convertirse en riesgos importantes e inaceptables. El 2% correspondiente se encuentra ubicado en zona de riesgo tolerable zona verde, en el cual la compañía puede tomar acciones de prevención o transmitir el riesgo.

5.4.1.1.1 Control

Análisis Cuantitativo de

Datos

de los Riesgos de Ambiente de

Tabla # 32 Análisis Cuantitativo de Datos de los Riesgos de Ambiente de Control

Riesgos Nivel de Identificados Exposicion 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

4 4 6 6 8 8 8 8 8 8 8 8 8 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12 18 18 18 18 18 18 18 18

392

Zona de Riesgos TOLERABLE TOLERABLE MODERADO MODERADO MODERADO MODERADO MODERADO MODERADO MODERADO MODERADO MODERADO MODERADO MODERADO IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE TOTALES

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

Los riesgos identificados en el componente Ambiente de Control, muestran que la media es de 11,53 este valor indica el nivel de exposición que tiene la compañía

MUNDO IMPORTACIONES S.A.S ante la probabilidad y la frecuencia de que ocurran estos riesgos. Se logra identificar que la moda está representada entre 12-18 (relación probabilidad-impacto), ver tabla # 3 Matriz de calificación, los cuales representan que los riesgos se encuentran en zona de riesgo importante, lo que quiere demostrar es que la compañía en el campo de controles, comportamientos éticos, filosofía de la administración y estructura organizacional debe crear estrategias de administración del riesgo.

5.4.2 Matriz Componente Evaluación del Riesgo de Mundo Importaciones S.a.s. Tabla # 33 Matriz Componente Evaluación del Riesgo de Mundo Importaciones S.a.s DESCRIPCION DEL COMPONENTE

FACTORES VALORACION DE RIESGOS

OBJETIVO

CLASIFICACION DEL RIESGO O,F,C O,F,C

O,F

OBJETIVOS GLOBALES DE LA EMPRESA

Contar con objetivos claros y definitivos, de esta manera la administración puede identificar y tomar las acciones en la administracion de riesgos y amenazas.

O,F,C

RIESGOS

• Perdida de control de la empresa por falta de planes estrategicos. • Estrategias de ventas y financieras mal enfocadas que hacen que la empresa pierda dinero. • Tener que tomar decisiciones sobre la marcha por falta de un plan que apoye los objetivos generales.

PUNTOS A ENFOCAR POR ACCIONES/ACTIVIDADES DE CONTROL. Definir hacia donde se quiere llevar la empresa y su forma de administracion.

Establecer objetivos sobre los cuales la dirección pueda orientar al personal sobre, hacia donde se quiere ir y lo que la empresa desea conseguir.

Fortalecer los canales de comunicación, para que tanto los trabajadores como los jefes de departamento o administradores esten enterados de las actividades que esta realizando la direccion en pro de la consecucion de las metas.

Trabajar en un plan anual de negocios que incluya actividades para el alcance de los objetivos.

La compañía debe identificar y analizar los riesgos que son relevantes en la consecucion de los objetivos y el alcance de metas, para ello debe implementar estrategias de que hacer y como administrarlos.

OBJETIVOS A NIVEL DE ACTIVIDAD.

Establecer objetivos en las areas mas influyentes de la empresa, tales como ventas, contabilidad y financiero, atencion a cliente. Etc, que ayudan a facilitar la valoración de riesgos.

• Desconocimiento de las actividades que se realizan en la empresa

• Perdida de informacion por no existir relacion entre los objetivos de la empresa y las actividades.

Tener en cuenta las fallas para crear estrategias de mejora.

O,F,C

F F,C

RIESGOS

Administracion de los riesgos que amenazan a la empresa tanto internos como externos y tomar acciones para administrarlos.

Establecer objetivos para cada una de las actividades o por departamentos mas representantivos para la empresa.

• Practicas inadecuadas por desconocimiento de las actividades a realizar. • Desperdicio de recursos. • Perdida y ocultamiento de informacion por que los empleados buscan otros beneficios.

• Perdida de recursos financieros.

• Quedar fuera del mercado por incompetencia.

O,F,C

La adminsitracion debe contar con un plan y un presupuesto para lograr alcanzar los objetivos según las areas.

Crear mecanismos para identificacion de riesgos de fuente externos, atraves de estudios de mercado, nuevas tecnologias, leyes y normas vigentes y condiciones economicas.

• No saber que accion tomar en caso de una amenaza inminente. Dar importancia y relevancia al proceso de analisis de riesgos.

• Actividades mal desarrolladas por falta de capacitacion o por contrataciones equivocadas

• Desaprovechamiento de la información por un sistema que no se adecua a los requerimientos de la empresa.

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

Involucrar a todo el personal en el analisis de los riesgos según las actividades que desarrollan teniendo en cuenta el cargo.

5.4.2.1 Calificación de Riesgos Evaluación del Riesgo Tabla # 34 Calificación del Riesgo Evaluación del Riesgo

RIESGOS

OBJETIVOS A NIVEL DE ACTIVIDAD.

OBJETIVOS GLOBALES DE LA EMPRESA

FACTORES DE EVALUACION

RIESGOS

FRECUENCIA O IMPACTO PROBABILIDAD LEVE 2 BAJA 1 MODERADO 4 MEDIO 2 CATASTROFICO 6 ALTO 3

TOTAL NIVEL DE EXPOSICIÓN

ZONA DE RIESGO

ESTRATEGIA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS SUGERIDA

• Perdida de control de la empresa por falta de planes estrategicos.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Estrategias de ventas y financieras mal enfocadas que hacen que la empresa pierda dinero.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Tener que tomar decisiciones sobre la marcha por falta de un plan que apoye los objetivos generales.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Desconocimiento de las actividades que se realizan en la empresa

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Perdidad de información por no existir relacion entre los objetivos por actividades.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

• Practicas inadecuadas por desconocimiento de las actividades a realizar.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Perdida y ocultamiento de información por que los empleados buscan otros beneficios.

ZONA DE RIESGO TOLERABLE

ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO

• Perdida de recursos financieros.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Quedar fuera del mercado por incompetencia.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• No saber que accion tomar en caso de una amenaza inminente

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

• Actividades mal desarrolladas por falta de capacitacion o por contrataciones equivocadas

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Desaprovechamiento de la informacion por un sistema que no se adecua a los requerimientos de la empresa.

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

Los resultados analizados en la matriz de calificación del Componente de Evaluación del Riesgo de MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, arrojan como resultado lo siguiente: Teniendo en cuenta 12 riesgos asociados a la empresa y basados en los factores de Objetivos Globales de la empresa, Objetivos a nivel de actividad y Riesgos, los resultados obtenidos arrojaron lo siguiente: El 9 riesgos correspondientes al 75% de los evaluados se encuentran en zona de riesgo roja, lo que indica que son riesgos importantes e inaceptables, la compañía debe tomar medidas inmediatas para mitigarlos, 2 de los riesgos que corresponden al 17 % se encuentran en zona de riesgo moderado color amarillo y 1 de los riesgos evaluados corresponde al 8% se encuentra ubicado en zona verde, lo que indica que es un riesgo que no amenaza de manera inminente a la compañía.

5.4.2.1.1 Riesgos.

Análisis Cuantitativo de Datos de los Riesgos de Evaluación de

Tabla # 35

Análisis Cuantitativo de Datos de los Riesgos de Evaluación de Riesgos.

# Riesgos Nivel de Zona de Riesgos Identificados Exposicion 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

4 8 8 12 12 12 18 18 18 18 18 18

164

TOLERABLE MODERADO MODERADO IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE TOTALES

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

Para el componente Evaluación del riesgo se identificaron 12 riesgos asociados a este componente, que incluye los factores de Objetivos globales de la empresa, Objetivos de actividades y Riesgos, tal como se puede observar en la tabla # 33, el análisis de los resultados muestra que la media es de 13,66 lo que indica que el nivel de exposición de todos los riesgos es Importante ya que se ubican en esta zona de Riesgos, la moda indica que los 12 de los riesgos deben ser tomados en cuenta por la administración para efectuar planes de mejora .

5.4.3 Matriz Componente Actividades de Control de Mundo Importaciones S.a.s Tabla # 36 Matriz Componente Actividades de Control

DESCRIPCION DEL COMPONENTE

FACTORES ACTIVIDADES DE CONTROL

OBJETIVO

CLASIFICACION DEL RIESGO O,F,C

RIESGOS

•Procedimientos innecesarios o duplicados en el desarrollo de las actividades.

•El personal puede realizar funciones que no son consecuentes con el cumplimiento de la actividad.

PUNTOS A ENFOCAR POR ACCIONES/ACTIVIDADES DE CONTROL.

Realizar la distribucion de funciones por medio de manuales. Enfocar a los trabajadores al cumplimiento de los objetivos, basandose en los procedimientos establecidos por la direccion. Delegar funciones.

O,F,C

• Transacciones sin autorizacion del personal encargado.

F,C

• Informacion contable no confiable y por ende toma de decisiones equivocadas.

O,F,C LAS ACTIVIDADES DE CONTROL Asegurar que se estan ESTAN Las actividades de tomando las acciones CLASIFICADAS EN control son politicas y necesarias para manejar los TRES procedimientos que riesgos que afectan el CATEGORIAS: ayudan a la asegurar a la alcance de los objetivos. administracion que se ACTIVIDADES DE Estas acciones pueden ser estan cumpliendo las OPERACIONES, preventivas,de deteccion, actividades propuestas ACTIVIDADES DE controles manuales o con el fin de manejar los INFORMACION computarizados y controles riesgos. FINANCIERA Y administrativos. ACTIVIDADES DE CUMPLIMIENTO.

F F,C

• Información no disponible o incoherente acerca de actos irregulares u otras actividades impropias por parte de los trabajadores.

Delimitar el ingreso de informacion relevante solo al personal capacitado y autorizado. Revisar regularmente la información del sistema para asegurarse de que hagan los cambios necesarios en la compañía. Desarrollo de planes estratégicos que incorporen la visión de los administradores acerca de la compañía.

•Perdida de registros en el desarrollo de las actividades. • Información incompleta o incoherente acerca de los cambios que afectan a la entidad, como competencia, productos, preferencias de los clientes o cambios legales.

Establecer comunicación arriba, abajo y a través de la organización, para permitir la pronta identificación y solución de problemas que pueden impedir el logro de los objetivos estratégicos. Implementación y monitoreo de un cógido de conducta.

•Los empleados no entienden el código de conducta. Asociación del código de conducta y monitoreo constantes.

F,C

• La administración no está al tanto de los requerimiento legales • Acceso no autorizado a los registros y a la información almacenada. • Personal no esta al tanto de las leyes aplicables, las regulaciones, las reglas o los acuerdos. • Personal no autorizado tengo acceso a la información financiera

El departamento encargado debe revisar las nuevas leyes, regulaciones, decisiones y otros eventos que puedan impactar a la entidad. Numeración y contabilización de todos los documentos y reportes recibidos. Examinar los documentos que soportan las transacciones de la compañía.

Retener al personal competente que esta informado y tiene experiencia con las leyes aplicables, las regulaciones o las reglas que afectan a los reportes financieros externos de la entidad.

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado Por: El Autor

5.4.3.1 Calificación de Riesgos Actividades de Control

Tabla # 37 Calificación del Riesgo Actividades de Control FACTORES DE EVALUACION

LAS ACTIVIDADES DE CONTROL ESTAN CLASIFICADAS EN TRES CATEGORIAS: ACTIVIDADES DE OPERACIONES, ACTIVIDADES DE INFORMACION FINANCIERA Y ACTIVIDADES DE CUMPLIMIENTO.

IMPACTO LEVE 2 MODERADO 4 CATASTROFICO 6

FRECUENCIA O PROBABILIDAD BAJA 1 MEDIO 2 ALTO 3

TOTAL NIVEL DE EXPOSICIÓN

ZONA DE RIESGO

ESTRATEGIA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS SUGERIDA

•Procedimientos innecesarios o duplicados en el desarrollo de las actividades.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

•El personal puede realizar funciones que no son consecuentes con el cumplimiento de la actividad.

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Transacciones sin autorizacion del personal encargado.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Informacion contable no confiable y por ende toma de decisiones equivocadas.

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Información no disponible o incoherente acerca de actos irregulares u otras actividades impropias por parte de los trabajadores.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

•Perdida de registros en el desarrollo de las actividades.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Información incompleta o incoherente acerca de los cambios que afectan a la entidad, como competencia, productos, preferencias de los clientes o cambios legales.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

•Los empleados no entienden el código de conducta.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Empleados deshonestos.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• La administracion no está al tanto de los requerimiento legales

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Acceso no autorizado a los registros y a la información almacenada.

ZONA DE RIESGO INACEPTABLE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Personal no esta al tanto de las leyes aplicables, las regulaciones, las reglas o los acuerdos

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Personal no autorizado tengo acceso a la información financiera

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

RIESGOS

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado Por: El Autor

Los resultados analizados en la matriz de calificación del Componente de Actividades de Control de MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, arrojan como resultado lo siguiente: Se evaluaron 13 riesgos teniendo en cuenta los factores que influyen en este componente, como Actividades Operacionales, Financieras y de Cumplimiento. Los resultados obtenidos: El 77% que corresponde a 10 de los 13 riesgos evaluados, se encuentran en zona de riesgos roja, importante e inaceptable, la administración debe considerar de manera inmediata crear una estrategia para reducir los riegos y crear planes para reducir los impactos en este campo. El correspondiente al 23% que son 3 de los 13 riesgos evaluados se encuentran en zona de riesgo Moderada, zona verde, aunque actualmente no representan amenaza alta es necesario que la administración considere crear políticas para prevenir. 5.4.3.1.1 Control.

Análisis Cuantitativo de Datos de los Riesgos de Actividades de

Tabla # 38 Análisis Cuantitativo de Datos de los Riesgos de Actividades de Control.

Riesgos Nivel de Zona de Riesgos Identificados Exposicion 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

8 8 8 12 12 12 12 12 18 18 18 18 18

174

MODERADO MODERADO MODERADO IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE TOTALES

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado Por: El Autor

Identificados 13 riesgos en el componente Ambiente de Control, se observa que 10 de los riesgos evaluados se encuentran en zona de riesgos importante con una media de 13,38, lo que indica que el nivel de exposiciĂłn de la compaĂąĂa es alta ante la ocurrencia de alguno de estos riesgos.

5.4.4 Matriz Componente Información y Comunicación de Mundo Importaciones S.a.s Tabla # 39 Matriz Componente Información y Comunicación DESCRIPCION DEL COMPONENTE

FACTORES INFORMACION Y COMUNICACIÓN

INFORMACIÓN

OBJETIVO

Reconocer que clase de información tanto externa como interna intervienen en el funcionamiento de la compañía y extraer la más relevante que contribuya al logro de los objetivos.

RIESGOS

CLASIFICACION DEL RIESGO O,F,C

PUNTOS A ENFOCAR POR ACCIONES/ACTIVIDADES DE CONTROL.

F,C

• Desconocimiento del mercado al que pertenece la compañía

Realizar planes de conocimiento de mercado.

O,F

• Mecanismos de recolección de informacion equivocados y poco utiles.

Definir las fuentes de ingreso de la informacion.

O,F

• Perdida de tiempo y de recursos economicos

• Incumplimiento y ineficiencia de las responsabilidades

• Error en la toma de decisiones por falta de información.

F,C

• Suministro de informacion inoportuna y poco detallada

Interrelacional las actividades de los departamentos atravez del buen uso de la informacion.

Determinar los sistemas de informacion que en realidad sirvan a la compañía.

Integrar las operaciones de la empresa.

La empresa debe identificar y obtener informacion relevante, la cual sea trasmitida a todo el personal de forma efectiva para facilitar el cumplimiento de las responsabilidades.

COMUNICACIÓN

Trasmision y recepcion de la informacion importante a todos los niveles de la organización, atravez de mensajes claros y efectivos.

• la información recibida por los departamentos puede ser diferente

• Actividades al interior de la compañía no relacionadas

• El personal desconoce sus funciones

• Insuficiencia en las vias de comunicación.

• Recepcion de información equivocada y por ende errores Establecer canales de comunicación tanto de arriba hacia abajo en las actividades. como de abajo hacia arriba.

• Los empleados no conocen los objetivos organizacionales.

• Afectación de las actividades de otras areas.

• Problemas sin resolver

• Rumores y generación de mal ambiente laboral.

Evaluacion continua del personal

Contar con reuniones por departamentos para revisar los alcances y posteriormente comunicar las sugerencias y conclusiones a la adminsitracion.

Tener un procedimiento para la resolucion de conflictos.

O,F,C

•La falta de comunicación entre departamentos trae problemas a nivel externo e interno

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado Por: El Autor

Enfocar la compañía en la creacion de talleres y capacitaciones sobre la importancia de una comunicación efectiva.

5.4.4.1 Calificación de Riesgos Información y Comunicación

Tabla # 40 Calificación del Riesgo Información y Comunicación

COMUNICACIÓN

INFORMACION

FACTORES DE EVALUACION

IMPACTO LEVE 2 MODERADO 4 CATASTROFICO 6

FRECUENCIA O PROBABILIDAD BAJA 1 MEDIO 2 ALTO 3

• Desconocimiento del mercado al que pertenece la compañía

• Mecanismos de recolección de informacion equivocados y poco utiles.

• Perdida de tiempo y de recursos economicos

TOTAL NIVEL DE ZONA DE RIESGO EXPOSICIÓN

ESTRATEGIA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS SUGERIDA

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

ZONA DE RIESGO TOLERABLE

ASUMIR EL RIESGO, REDUCIR EL RIESGO

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Incumplimiento y ineficiencia de las responsabilidades

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Error en la toma de decisiones por falta de información

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Suministro de información inoportuna y poco detallada

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• la informacion recibida por los departamentos puede ser diferente

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Actividades al interior de la compañía no relacionadas

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• El personal desconoce sus funciones

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Insuficiencia en las vias de comunicación.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Recepcion de informacion equivocada y por ende errores en las actividades.

ZONA DE RIESGO MODERADO

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Los empleados no conocen los objetivos organizacionales.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Afectacion de las actividades de otras areas.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Problemas sin resolver

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

• Rumores y generacion de mal ambiente laboral.

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

•La falta de comunicación entre departamentos trae problemas a nivel externo e interno

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE

REDUCIR EL RIESGO, EVITAR EL RIESGO, COMPARTIR O TRANSFERIR

RIESGOS

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado Por: El Autor

Los resultados analizados en la matriz de calificación del Componente de Información y Comunicación de MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, arrojan como resultado lo siguiente: Se evaluaron 16 riesgos relacionados con Información y comunicación de la compañía, obteniendo el siguiente análisis: 10 de los riesgos evaluados que corresponden al 63% se encuentran en zona de riesgo roja, zona importante e inaceptable, la dirección debe tomar acciones inmediatas para reducir los impactos, 5 de los riesgos corresponden al 31 % se encuentran en zona de riesgo moderada, zona amarilla y por ultimo 1 de los riesgos se encuentra en zona tolerable.

5.4.4.1.1 Análisis Cuantitativo de comunicación.

Datos

de los Riesgos de Información y

Tabla 41 Análisis Cuantitativo de Datos de los Riesgos de Información y comunicación.

# Riesgos Nivel de Zona de Riesgos Identificados Exposicion 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

4 8 8 8 8 8 12 12 12 12 12 12 12 12 12 12

164

TOLERABLE MODERADO MODERADO MODERADO MODERADO MODERADO IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE IMPORTANTE TOTALES

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado Por: El Autor

100

El análisis de los datos del componente Información y Comunicación, muestra una media de 10,25 que indica que el nivel de exposición que tiene la compañía frente a la relación de probabilidad- impacto. Con relación a la moda los riesgos identificados se localizan en zona de riesgos importante.

101

5.5 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EXTERNOS E INTERNOS DE MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

La identificación de riesgos de Mundo Importaciones S.A.S, se realizó teniendo en cuenta varios factores tanto financieros y operativos, al lograr identificar los riesgos a los cuales está expuesta la compañía, podemos clasificarlos de tal manera que no afecten de manera potente la estabilidad corporativa. Para tal fin recolectamos y analizamos datos, que procesados en una matriz de riesgos, obtuvimos una mayor comprensión de las exposiciones que suponen los mayores riesgos y que pueden llegar a afectar la empresa, y de esta manera poder implementar las técnicas de mitigación apropiadas.

5.5.1 ANÁLISIS EXTERNO 

Clientes

Es de importancia para la Empresa contar con los servicios que satisfacen la necesidad de los clientes, en cuanto a repuestos, mantenimientos y otros servicios, el cual garantice la calidad requerida por los clientes. Todo esto se integra en una estrategia de diferenciación y permite a la Empresa posicionarse en su mercado, permitiendo así una cercanía con el cliente. El conocimiento del cliente, sugiere el desarrollo de nuevas prácticas de servicio que permitan identificar sus necesidades y expectativas, al igual el estar haciendo comparaciones en el tiempo para determinar si la empresa está ante un proceso de mejora continua del Servicio al Cliente. En el caso de la empresa Mundo Importaciones S.A.S, existen tres líneas: 

Clientes que requieren suministro de repuestos para su flota de transporte: Son clientes a los cuales se les suministran los repuestos requeridos para tener de forma apta su flota de transporte, estos pueden estar disponibles en bodega, como existen otros que es necesario solicitarlos importados.



Clientes que requieren el servicio de mantenimiento: clientes que requieren el servicio de mantenimiento y reparaciones de repuestos. 102



Otros clientes que solicitan el servicio de laboratorios de repuestos: Clientes que requieren un análisis de algunos repuestos con el fin de determinar su estado o falla.



Segmentación del Mercado

La actividad desarrollada por Mundo Importaciones S.A.S., está enfocada a sus clientes ubicados en la ciudad de Bogotá. Riesgos:  El no contar con los repuestos a tiempo en el caso de los clientes del grupo 1 y que estos deban traerse del exterior, puede ocasionar cancelación de pedidos por el tiempo de entrega, es necesario que el departamento de mercadeo realice un sondeo de cuáles son los repuestos con mayor rotación y crear un plan de la mano del departamento de importaciones para mantener unidades en stock. 

Competencia

La competencia directa de Mundo Importaciones S.A.S, se encuentra en concesionarios multinacionales, estas compañías, tienen un gran reconocimiento en el mercado automotriz por su historia y calidad. En el mercado colombiano, y más centrándonos en el segmento de mercado en el que se mueve la compañía Mundo Importaciones, estas compañías acaparan el mercado con campañas publicitarias y estrategias de ventas costosas, que afectan de manera directa el desarrollo de la actividad de mundo importaciones, las principales son:   

Volvo Mercedes Scania

Riesgos:  

Pérdida de clientes por falta de estrategias de ventas. Precios altos comparados con los ofrecidos por los concesionarios.

103

Proveedores Nacionales Tabla # 42 Proveedores Nacionales

PROVEEDOR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

CHANEME CODINTER DISTRIBUIDORA DE RODAMIENTOS GABRIEL PULIDO NEIRA HIDROFRENOS IMPORTACIONES DIESEL INNOVATEQ LUGO HERMANOS MANTENIMIENTOS ESPECIALIZADOS MILENIO IMPORTACIONES MULTIPARTES MUNDIAL DE PARTES PROPARTES SERVIBERLINAS SURTIRETENES Y RODAMIENTOS TC IMPORTACIONES

CONDICIÓN DE PAGO 30-45 DIAS 30 DIAS 30 DIAS 30 DIAS 30 DIAS 30 DIAS 60 DIAS 30 DIAS 30 DIAS 30 DIAS 30 DIAS 30-45 DIAS 30 DIAS 30 DIAS 30 DIAS 30 DIAS

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s. Elaborado Por: El Autor

Análisis de proveedores: Mundo Importaciones S.A.S, cuenta con proveedores estratégicos, los cuales llevan varios años en el mercado, las alianzas nacionales son fundamentales ya que soportan el requerimiento de la compañía en caso tal, las importaciones esperadas se retarden. Entre los proveedores nacionales con los que cuenta en la actualidad el 70% otorga crédito a 30 días, pero en realidad las obligaciones se cancelan a 60 días por lo que no se tienen en cuenta las fechas de vencimiento para la programación de pagos.

104

Proveedores Internacionales Tabla # 43 Proveedores Internacionales

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

PROVEEDOR AIR FREN S.L AAFINIA AUTOMOTIVIA LTDA BRIDGESTONE CALL EXPORT COJALI CONTINENTAL ETTP FARINA FEBI FRASLE GENERAL PRODUCTS HALDEX KNORR MAGNETTTI MARELLI MERITOR MERLIN DIESEL SYATEM LTDA NEW WORLD AIR BRAKE PACAEMBU SHOUT POWER SYSTEM TRUCK MAX VOLVO TRUCK WABCO ZF ARGENTINA ZF SERVICE ZF BRASIL

PAIS ZARAGOSA-ESPAÑA SAO PAULO -BRASIL SAO PAULO -BRASIL BRASIL ESPAÑA BRASIL BELGICA BRASIL ALEMANIA BRASIL BRASIL BRASIL SAO PAULO -BRASIL BRASIL BRASIL/ALEMANIA INGLATERRA INGLATERRA BRASIL ORLANDO MIAMI MADRID-ESPAÑA BRASIL ARGENTINA ALEMANIA BRASIL

CONDICIÓN DE PAGO anticipado 30 DIAS anticipado anticipado anticipado anticipado anticipado 45 DIAS 30 DIAS anticipado anticipado 30 DIAS 30 DIAS 60 DIAS 30 DIAS anticipado anticipado 30 DIAS anticipado anticipado anticipado anticipado anticipado anticipado anticipado

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s. Elaborado Por: El Autor

La relación con los proveedores extranjeros, se convierten en una oportunidad de mercado que hay que saber aprovechar, manteniendo en buenos termino comerciales y teniendo en cuanta la rotación de inventarios, se puede llegar a un acuerdo de precios entre las partes. Cuentan con 25 proveedores del exterior los cuales 17 exigen pago anticipado de los pedidos para que estos sean despachados en los plazos acordados de entrega, con 6 de los proveedores se tiene un acuerdo de pago con crédito a 30 días fecha de factura y los 2 restantes vencimientos entre los 45 y 60 días. 105

Es importante tener en cuenta que muchas de estas obligaciones son canceladas con operaciones (créditos) con las entidades bancarias como Bancolombia y Davivienda, los cuales tienen vencimientos de un año por parte de Bancolombia y seis meses con Davivienda. Para cada banco se tiene un cupo establecido para los pagos al exterior, a medida que se van cancelando se abre cupo para seguir trabajando. Riesgos  La empresa puede perder clientes por el incumplimiento en las entregas, dado el caso que los proveedores nacionales no tengan los repuestos solicitados.  Que los repuestos salgan de mala calidad.  El aumento en el valor de la moneda extranjera en las importaciones puede afectar el costo de los repuestos ofrecidos a los clientes, por ello es necesario contar con stock de las referencias más solicitadas.  Los costos de financiación son altos debido a la alta rotación de créditos, estos costos incrementan los precios de los repuestos.

5.5.2 ANÁLISIS INTERNO Factores Tecnológicos Mundo Importaciones S.A.S, maneja unas tecnologías que le permiten ofrecer la venta de repuestos y la prestación de servicios a un menor costo que la competencia, el contar con proveedores del exterior que garantizan calidad y buenos precios, hace que la compañía tenga oportunidades de esparcimiento. El software que maneja la empresa permite tener control de los procesos internos y externos de la empresa, aunque no se aprovechen de manera eficaz, la compañía está enfocada al mejoramiento de equipos tecnológicos del laboratorio, de igual manera se busca la ampliación de la infraestructura de la empresa.

Riesgos:  El sistema contable Word Office no es manejado de manera correcta, presenta fallas de manipulación por los operarios. 106

 Se pueden presentar riesgos de disponibilidad al perder el servicio de los clientes por errores tecnológicos.  La empresa puede verse con riesgo de infraestructura, debido a que las necesidades de la empresa, actuales y a posteriores, no puedan verse sostenidas de manera satisfactoria por la infraestructura tecnológica de la organización.

5.6 EVALUACIÓN GLOBAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE MUNDO IMPORTACIONES S.A.S Teniendo en cuenta los diferentes resultados en la evaluación de riesgos para la compañía, se realiza un análisis global con base en los componentes del control interno evaluados.

107

Tabla # 44 Evaluación Global De Mundo Importaciones S.a.s.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

CONCLUSIONES PRELIMINARES ACCIONES NECESARIAS

CONSIDERACIONES ADICIONALES

AMBIENTE DEL CONTROL

La delimitación de funciones no es clara, no hay claridad y La dirección transmite adecuadamente el mensaje de precisión de sus funciones.La falta de procedimientos que que la integridad no puede ser comprometida? Existe ayuden al desarrollo de las actividades es notable, por ello Definittavmente la entidad debe una positiva naturaleza del control, por medio de la cual la falta de identificación de funciones y error continuo en los realizar cuanto antes la elaboracion hay una actitud consciente del control a través de la procesos laborales de la compañía.El no contar con de sus manuales de funciones y organización, y un “Tone at the Top” positivo? Es la manuales de procedimientos muestra los trabajadores no procedimientos de acuerdo al competencia de las personas que pertenecen a la reconozcan sus responsabilidades y menos sus cargo, la creacion de politicas que entidad proporcionada con sus responsabilidades? Es errores.Los trabajadores pueden ver afectadas sus relacionen toda la entidad, puede apropiado el estilo de la dirección operativa, la forma de actividades por las falta de manual de funciones, por lo que ser beneficiosa , en terminos de como asigna autoridad y responsabilidad y organiza y se entiende que la falta de asignación de tareas ocasiona alcance de nuevos objetivos. desarrolla su personal? Proporciona la junta el nivel que el personal, no reconozca el inicio y final de sus adecuado de atención? funciones.

VALORACIÓN DE RIESGOS

Son establecidos y vinculados los objetivos globales de la entidad con los objetivos a nivel de actividad? Son los La desinformación de la visión y visión de la compañía por riesgos internos y externos los que influyen en el éxito o parte de los trabajadores, puede confundir los objetivos por en el fracaso de los objetivos identificados y evaluados? departamento y el objetivo institucional, el personal tiene Están los mecanismos en su lugar para la identificación conocimiento de los objetivos según el área al que de los cambios que afectan la habilidad de la entidad en pertenecen de esta manera desconocen los riesgos a los cuanto a la realización de los objetivos? Son las que esta expuesta la compañia. políticas y procedimientos modificados como van siendo necesarios?

No solo basta con la creacion de objetivos por areas,es necesario que la entidad establezca los objetivos corporativos.

(Continua) Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado Por: El Autor

108

Evaluación Global De Mundo Importaciones S.a.s

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

CONCLUSIONES PRELIMINARES ACCIONES NECESARIAS

CONSIDERACIONES ADICIONALES

ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control han sido diseñadas e implementadas para ejecutar los riesgos relacionados con Se deben fijar control y Están las actividades de control en su lugar para un determinado departamento y una unidad de procedimientos de evaluacion del asegurar adherencia a las políticas establecidas y llevar objetivos.No existe conocimiento por parte del personal de personal y de sus actividades. a cabo las acciones para tratar los riesgos relacionados? los objetivos generales de la compañía, de esta manera la Hay actividades de control apropiadas para cada una de aplicación de estrategias con miras a cumplir estos Se deben nombrar funcionarios las actividades de la empresa? objetivos son fallidas. La administración no posee un responsables de la evaluacion de control de sus operaciones, no tiene conocimiento de la las actividades. labor que están realizando sus funcionarios.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Están los sistemas de información en su sitio para identificar y capturar la información pertinente - financiera y no financiera, relacionada a los eventos externos e Podemos evidenciar que el personal no utiliza, o no La entidad debe prestar mas internos - y llevarla al personal de manera que les conoce el sistema de información que posee la empresa, atencion a los canales de permita llevar a cabo sus responsabilidades? La comuni- no confían en los informes emitidos por el sistema informacion, ya que los riesgos que cación de la información relevante toma posesión? Es contable, Al no existir manuales de procedimientos es claro afectan la empresa deben ser claro el respeto a las expectativas y responsabilidades que el personal no identifica sus mandos superiores en comunicados a la gerencia, si no de los individuos y los grupos y el reporte de los caso de comunicar alguna irregularidad u otra situación fluye la informacion los objetivos se resultados? La comunicación ocurre hacia abajo, hacia que requiera la intervención de un superior. ven amenazados. arriba y a través de la organización, tan bien, como entre la entidad y otras partes?

MONITOREO Se encuentran los procedimientos en su lugar para el monitoreo en una base ongoing, o periódicamente se No existen procedimientos que ayuden a la entidad al debe evaluar el funcionamiento de los otros la direccion debe realizar procesos seguimiento de las actividades del personal, las componentes del control interno? Son reportadas las de retroalimentacion a los errores deficiencias encontradas son del dia a dia y no son tenidas deficiencias al personal encargado? Son modificadas presentados en las actividades en cuenta en la correccion de errores. las políticas y los procedimientos a medida que se van necesitando? Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado Por: El Autor

109

5.7 ANÁLISIS DE PROCESOS CONTABLES DE MUNDO IMPORTACIONES S.A.S. Para realizar un análisis más profundo y analítico de las actividades de la empresa MUNDO IMPORTACIONES, nos enfocamos en la observación de los procesos descritos en la parte inicial del análisis, de esta manera agrupamos de forma ordenada las operaciones y procedimientos de la empresa, para lograr determinar si los controles existente son los convenientes o si es necesario la implementaciones de mecanismos que contribuyan al buen funcionamiento de los procesos.

110

5.7.1

Proceso actual Caja Menor.

Flujograma # 1 Caja Menor- Proceso Actual ASISTENTE ADMON/ASESOR DE IMPORTACIONES

RESPONSABLE CAJA MENOR

OBSERVACIONES

AUXLIAR CONTABLE

SUBGERENTE

PROVEEDOR EXTERNO

INICIO

1. Compuesta por un monto de $ 1.000.000.

Compra definida como Caja Menor o Pagos en Efectivo?

2. De Caja Menor: compras que no superan los $200.000.

3. Se solicitara reembolso cuando se halla gastado el 70% del valor de la caja.

Compra de Papelería, onces, suministros, etc. que no superen los $200.00 y/o compra de repuestos, arreglos locativos, o sumas de mayor cuantía

Factura de compra con los requisitos exigidos

N°1.

N°2. Diligenciamiento del recibo de caja menor

Recibos de Caja Menor Consecutivos

Formato reembolso de caja menor FT01PR01-CT

Diligenciamiento del formato Reembolso Caja Menor y/o Reembolso de Pago en Efectivo

N°3 .

N°4.

Aprobacion de

Reembolso, segun

requisitos exigidos

Contabilizacion

Desembolso de dinero

N°5 .

Informe con frecuencia diaria, del consumo y saldo diario

N°6. N°7.

Correo

FIN

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s Elaborado Por: El Autor

111

Verificacion de Informacion y solicitud de nuevo saldo para caja mejor cuando corresponda

5.7.1.1 Análisis Proceso Actual Caja Menor

Una vez analizado el proceso de caja menor encontramos las siguientes falencias: 1. Los requisitos estipulados en el Código de Comercio en el Artículo 774, no se cumplen a cabalidad. 2. El diligenciamiento del documento de recibo de caja no se cumple, a pesar de que existe el formato de manera física, este no es utilizado. 3. La compañía cuenta con el formato FT01-PRO1-CT, de reembolso de caja pero no es utilizado. 4. En ocasiones el Subgerente da la aprobación a gastos cuyas facturas no son válidas y no cumplen requisitos legales. 5. El informe de registros diarios que maneja la empresa en la actualidad para control de la caja no se realiza. 6. El responsable de la caja menor no envía la información a tiempo y no hace uso de las vías de comunicación.

112

5.7.2 Proceso Actual Cuentas por Cobrar. Flujograma # 2 Cuentas por Cobrar Proceso Actual INICIO

Au xi l iar cue ntas por Cobra r WO

Verifica r Origina l Fa ctura Venta

N°1 Crédito

Conta do

vencimiento de fa cturas

N° 2 Se re a liza s e guimiento hasta su fe ch a d e ve ncimien to

Ll a mada p ara confi rmar fecha

Ll a mada para confi rmar fecha de pa go

Re ci bos de Ca ja

N°3

Se guimiento para confi rmar pago

Confirma pa go

Informe Ba nca rio s oporte

Re ci b os de Ca ja

Ve ri ficar p ago (Re te nciones Apl i cadas)

De s cargue de Factura con s u s oporte

FIN

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s Elaborado Por: El Autor

113

5.7.2.1 Análisis Proceso Actual Cuentas por Cobrar

En el Flujograma elaborado se encontró que dentro del proceso de cuentas por cobrar existen riesgos que no permiten dar cumplimiento a los objetivos establecidos en el Control Interno los cuales fueron identificados así: 1. Facturas de contado. Estas facturas son elaboradas desde un principio para que sean canceladas de inmediato, pero se pudo identificar que no es así, ya que no se están obteniendo los recaudos de inmediato. Por otra parte, a los clientes que cancelan de contado no se les está entregando el recibo de caja como soporte de pago de la factura de venta. 2. Llamada para confirmar pago. En este aspecto se encontró que las facturas denominadas de contado, se deba hacer llamadas de cobro para que están sean canceladas. 3. Informe Bancario Este informe está a cargo de la subgerente, quien emite el reporte que se descarga del banco para luego ingresar el pago de cada cliente y tener el respectivo soporte. De igual manera de encontró que:  No existe personal definido el cual sea el encargado de realizar los cobros de la compañía, las funciones de cobranza es realizada por el departamento contable y en algunos casos por los vendedores.  Se realizan notas débitos o crédito, en el momento de realizar los cobros pendientes, se debe aclarar que las notas contables se deben realizar y aplicar , antes de las fechas de vencimiento, la contabilización de nuevas notas de contabilidad puede modificar los plazos de vencimientos de los clientes y de esta manera afectar el flujo de efectivo de la empresa.  Se debe emitir un listado semanal de las cuentas pendientes de cobro, de esta manera se obtiene control de los clientes morosos.  No es clara el medio de pago, se debe identificar si es efectivo, transferencia electrónica o retiro de cheques.

114

5.7.2.2 Proceso Actual Cuentas por Pagar

Flujograma # 3 Cuentas por Pagar Proceso Actual INICIO

Auxi l iar cue ntas por Pa ga r WO

Verificar Original Factura compra y/o servicio

N° 1 Realiza notas Dedito

N° 2 Existen Inconsistencias

Se revizan prioridades

ve ri ficación de de s cuentos

Corrección

Si e s corre cto

Se revisan Descuentos

Se realiza comprobante de Egreso

Genera Cheque

Firma de Autorización

FIN

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s Elaborado Por: El Autor

115

5.7.2.3 Análisis Proceso Actual Cuentas por Pagar De acuerdo al análisis realizado, en el proceso de cuentas por pagar existen riesgos que no permiten dar cumplimiento a los objetivos establecidos en el Control Interno los cuales fueron identificados así:

1. Realiza Notas Debito. Se evidencio que en algunas situaciones quedan pendientes pagos por realizar, debido a que las notas que deben ser descargadas al sistema son remitidas al departamento de contabilidad fuera de las fechas establecidas. 2. Dentro de la clasificación de pagos, no se tienen en cuenta aquellas facturas que tiene fechas de pago inmediato o que están próximas por vencer.

116

5.7.2.4 Proceso Actual Importaciones. Flujograma # 4 Importaciones Proceso Actual DESCRIPCION

CLIENTE EXTERNO Y/O INTERNO

ASESOR DE VENTAS

PROVEEDOR NACIONAL Y/O EXTRANJERO

ALMACENISTA

JEFE DE COMPRAS

ASESOR IMPORTACIONES

SUPERVISOR DE LOGISTICA

INICIO

N째 1

Solicitud de producto, por cliente externo o por stock en Inventarios

Solicitud de producto por necesidad identificada

Solicitud de repuestos FT02-PR01-VT

N째 2

Dentro de las diferentes solicitudes, existen dos posibilidades: 1. Que se tenga informacion completa. 2. Que la informacion no sea completa

Consulta de caracteristica s a clientes

Muestra Grafica o fotografica

Falta conocimie nto del repuesto y requiere muestra? No

Verificacion en sistema WO, establecer caracteristicas para la compra

Inventario en el WO

N째 3

Cotizar, segun necesidades especificas

Correo electronic

(Continua) Cuadro comparativo FT01-PR02-IC

Aprobacion de compra con el maximo de beneficios econocimico s y de calidad?

117

Ingreso de Inventario a traves de WO

Factura del Proveedor

ra producto Extranjero

En caso de compra producto Nacional

Fuente: Mundo Importaciones Elaborado Por: El Autor

Verificaciones de S.a.s cotizaciones

Solicitud de mercancia al

Factura Proforma. del

Importaciones Proceso Actual

El proceso, se divide en compras nacionales y/o extranjeras. Para cada caso la responsabilidad se centra en cargos diferentes

Verificaciones de cotizaciones

Cuadro comparativo FT01-PR02-IC

Ingreso de Inventario a traves de WO

Factura del Proveedor

Informe a Ventas para facturar

Procedimiento de Ventas

PROVEEDOR NACIONAL Y/O EXTRANJERO

ALMACENISTA

JEFE DE COMPRAS

ASESOR IMPORTACIONES

SUPERVISOR DE LOGISTICA

Aprobacion de compra con el maximo de beneficios econocimico s y de calidad?

N° 4

En caso de compra producto Extranjero

En caso del no recibo de cotizaciones optimas según necesidad, se devuelve la solicitud al mismo o mas proveedores, en caso contrario se sigue con el proceso

ASESOR DE VENTAS

CLIENTE EXTERNO Y/O INTERNO

En caso de compra producto Nacional

DESCRIPCION

Solicitud de mercancia al proveedor Extranjero

Factura Proforma. del Proveedor autozada y revisada

Definicion de forma de pago / anticipado o a credito N° 5

Cotizacion y eleccion de transporte

Cotizacion de Embarcador es/Correos electronicos al embarcador

Embarcador y proveedor coordinan la entrega de mcia en el extranjero

Correos electronicos al proveedor

Seguimiento del mcia, determinacion con proveedor y embarcador de

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s Elaborado Por: El Autor

118 Confirmaci on arribo de mcía y verificacion de documento s

Swift Factura Proforma. o Factura Definitiva del proveedor Extranjero

Contabilizar la factura del proveedor

Llamadas Telefonicas, correos electronicos

Cuadro general del importaciones del año en curso

World Office WO

(Continua)

Importaciones Proceso Actual DESCRIPCION

CLIENTE EXTERNO Y/O INTERNO

ASESOR DE VENTAS

PROVEEDOR NACIONAL Y/O EXTRANJERO

ALMACENISTA

JEFE DE COMPRAS

ASESOR IMPORTACIONES Llamadas Telefonicas, correos electronicos

Seguimiento del mcia, determinacion con proveedor y embarcador de

Los pagos de facturas, se realizan diferente: Para compras nacionales, el pago lo realiza el Area Contable (proceso independiente al de compras). Para el proceso de importaciones, lo realiza el Asesor de Importaciones

Cuadro general del importaciones del año en curso

Contabilizar la factura del proveedor

Confirmaci on arribo de mcía y verificacion de documento s

De acuerdo al embarcador se tiene que cancelar por la liberación o no

World Office WO

Consignacion Bancaria/ Factura de Compra

Pago en banco despues de recibido por parte de la SIA las declaraciones correspondientes

Liquidacion y pago de Bodegaje, reporte a la SIA de pagos correspondiente s

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s Elaborado Por: El Autor

SUPERVISOR DE LOGISTICA

Verificación de mercancía en Almacén e informe de

Comprobante de Egreso, Copia de la declaración de importación

Comprobante de Egreso, Factura de compra y cuadro general de

(Continua)

Verificacion del estado de la liberacion y envio de documentos al Sup. Logística

Llamada telf/ Control de entrega de doc

Liquidacion de Importaciones

Formato de liquidación de importaciones

119 Verificación de

Copia de factura de proveedor firmada

Coordinación de transporte, de horario y de personal encargado para recoger la mercancía.

Llamada telefonica /

Importaciones Proceso Actual DESCRIPCION

ASESOR DE VENTAS

CLIENTE EXTERNO Y/O INTERNO

PROVEEDOR NACIONAL Y/O EXTRANJERO

ALMACENISTA

Verificación de mercancía en Almacén e informe de

JEFE DE COMPRAS

N° 6

Verificación de

ASESOR IMPORTACIONES

Verificacion del estado de la liberacion y envio de documentos al Sup. Logística

Llamada telf/ Control de entrega de doc

Liquidacion de Importaciones

Formato de liquidación de importaciones

Copia de factura de proveedor firmada

Contabilizacion Factura de compra Extranjera

Pago de factura a proveedor extranjero en caso de otorgamiento de credito

Control de Compras vs Extranjeras

Para Finalizar el proceso, el Analista de Compras, realiza una consolidacion de la informacion, para tanto compra nacionales como extranjeras

Control de back orden de los pedidos realizados

Informe de Compras FT02-PR02-IC

N° 7

FIN

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s Elaborado Por: El Autor

120

WO Factura de compra extranjera

Swift Comprobante de Egreso WO

SUPERVISOR DE LOGISTICA

Coordinación de transporte, de horario y de personal encargado para recoger la mercancía.

Llamada telefonica /

5.7.2.5 Análisis Proceso Actual Importaciones Después de analizar el proceso actual de Mundo Importaciones, hemos identificado las siguientes fallas: 1. Son solicitados los repuestos sin previo estudio y se realizan las compras por reacción. 2. El personal encargado del área de compras no está acostumbrado a diligenciar el formato de solicitud de repuestos lo que se refleja en la rotación de los inventarios. 3. No se tienen establecidos otro tipo de proveedores que ofrezcan precios de acuerdo a la calidad del producto que la empresa suministra, por otra parte la falta de reportes sistematizados no permite que se tengan registros históricos de las compras nacionales para poder hacer el análisis respectivo, de manera que se determine el proveedor nacional más conveniente para la empresa. 4. El cuadro comparativo se realiza solo con las compras extranjeras lo que minimiza la visualización de los movimientos generales del departamento de compras 5. No se tiene en cuenta dentro de la cotización con proveedores del extranjero las condiciones de pago, ya que estas pueden ser por anticipado, crédito ò de contado, lo que facilitaría la toma de decisiones. 6. La falta de control de que la mercancía física sea igual a la mercancía descrita en la factura de compra hace que en ocasiones se encuentre mercancía en mal estado y es difícil establecer las responsabilidades del daño por parte del transportador o incluso desde el exterior generando pérdidas a la empresa. 7. La ausencia en el diligenciamiento del formato de compras genera en ocasiones la compra de mercancía ya existente en el stock y omitiendo algunas mercancías que son de importancia comprar.

Adicionalmente se obtuvo:  No es claro, quien autoriza los pagos a la Sia, ni quien liquida los respectivos gastos de nacionalización.  Falta de definición de actividades dentro del proceso, tales como revisión, de documentos de importación y verificación de mercancías. 121

 Al no tener de manera clara el proceso de importación, es posible que se presente muchos inconvenientes durante su gestión, por falta de conocimiento.  Las actividades de liquidación de la mercancía no se encuentra clara para los funcionarios, es necesario el diseño de un proceso de liquidación de importación.

122

5.7.3 Proceso actual Preparación de Información Financiera Flujograma # 5 Preparación Información Financiera-Proceso Actual

INICIO

N° 1 Verificación de documentos descuadrados

Listado de Balance de comprobación

Verificación de saldos

Ajustes

Correcciones

Preparación de Estados Financieros

N° 2 Preparación al Gerente y subgerente

Firmas de Certificación

FIN

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s Elaborado Por: El Autor

123

La compañía tiene como estipulado que se preparen estados financieros intermedios, cada tres meses, con el fin de ser presentados a las entidades financieras, mas no como un medio de información a la administración y a los usuarios.

5.7.3.1 Análisis Proceso Actual Preparación información financiera y Estados Financieros

La preparación de la información financiera , no solo parte de la idea de preparar, para ello debe existir un seguimiento y un adecuado manejo a las operaciones contables y económicas que realiza la empresa, los estados financieros reflejan el pasado, el presente y el futuro de la compañía, nuestro análisis refleja lo siguiente:  La transcripción de la información financiera a Excel, con lleva a manipulación de la cifras, no se da un correcto uso a programa contable  Errores aritméticos o de transcripción en los registros y datos contables.  Inadvertencia o interpretación incorrecta de hechos.  Identificamos aplicación incorrecta de principios y normas contables.  No existen controles en la información generada por los registros contables, ya que al ser procesada en otro sistema estos registros pueden ser alterados.  Supresión u omisión de los efectos de transacciones en los registros o documentos.  Registro de operaciones ficticias.  Aplicación indebida e intencionada de principios y normas contables.

124

5.7.4 Proceso Actual Conciliación Bancaria Flujograma # 6 Conciliación Bancaria Proceso Actual INICIO

Auxi l iar Ba ncos WO

Extractos Bancarios

Diferencias

Forma to conci liación Excel

N°1

Conta bilizamos Ga s tos Bancarios

N°2 Cheques pendientes x Cobra r

Documento WO

Proces o de conci liacion WO

FIN

Fuente: Mundo Importaciones S.a.s Elaborado Por: El Autor

125

5.7.4.1 Análisis Proceso Actual Conciliación Bancaria

De acuerdo al análisis realizado se describen a continuación lo riesgos encontrados: 1. Dentro del análisis se evidencio que el formato que se tiene para las conciliaciones bancarias no se está diligenciando en su totalidad ya que hay partidas de la conciliación que se deberían registrar para tener un control de estas. 2. En el análisis se evidencia que en el formato donde se realiza la conciliación contable no se tiene el registro de los cheque pendientes de cobro, estos son reclasificados directamente en el comprobante de egreso y son identificados en el sistema contable WO.

126

DISEÑO DEL CONTROL INTERNO PARA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

Después de realizar el respectivo análisis de la información recolectada, se ha llegado a la conclusión de elaborar documentos soportes como formatos y procedimientos, que incluyen las principales actividades y funciones de los empleados, esto con el fin de contribuir al cumplimiento de los objetivos. Estos documentos son elaborados con el fin de otorgar al personal de Mundo Importaciones S.a.s, instrucciones, responsabilidades e información de políticas adoptadas por la dirección para el buen desarrollo de sus actividades.

127

6.1 MODELO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S Ilustración # 5 Modelo Sistema de Control Interno Para Mundo Importaciones S.a.s.

COMPONENTES DEL CONTRO INTERNO CUMPLIMIENTOS DE OBJETIVOS

EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA EN LAS OPERACIONES

CONFIABILIDAD DEN LA INFORMACION FINANCIERA

CUMPLIMIENTO DE LEYES

Políticas y Normas

Comportamientos éticos

Comunicación de deficiencias

Evaluaciones puntuales

EVALUACION Y MONITOREO (Supervisión del control interno, toma de acciones preventivas o correctivas)

AMBIENTE DE CONTROL (Entorno que estimula las actividades del personal, es la base del control interno)

INFORMACION Y COMUNICACIÓN (Sistemas informáticos, comunicación organizacional)

VALORACION DE RIESGOS (Identificación, análisis y administración de riesgos externos y internos)

Canales de Comunicación Evaluación de Impactos Procesamiento de información

ACTIVIDADES DE CONTROL (Políticas, procedimientos que aseguran el cumplimiento de los objetivos)

Revisión de operaciones y actividades

Evaluaciones de Desempeño

Manual de Funciones

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

128

De acuerdo a los cinco componentes establecidos en el control interno se puede establecer la forma como la empresa da cumplimiento a los objetivos, de esta manera se encuentran determinados por la efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de leyes. Así mismo se tuvo en cuenta los autores referenciados en la Página 30 y 31 del capítulo II. Dentro del ambiente de control se establece que es el entorno que estimula las actividades del personal con el fin de dar cumplimiento a las normas y políticas de la empresa y su sentido de pertenencia con la misma las cuales se fortalecen a través de las capacitaciones que se generen al interior de la empresa basados en la estructura organizacional y clase de dirección establecida. En cuanto a la Valoración de riesgos se tiene en cuenta la identificación, análisis y administración de los riesgos externos e internos que permitirán determinar en un futuro los objetivos corporativos. De otra parte se tendrá en cuenta la evaluación de los impactos que comprende la determinación de los objetivos, identificación, evaluación y manejo de los riesgos. En las actividades de control se establecen los programas, políticas y procedimientos, los cuales permiten asegurar el cumplimiento de los objetivos teniendo en cuenta la revisión de operaciones y actividades, evaluación de desempeño y manual de funciones. De otra parte en la información y Comunicación se tiene en cuenta los sistemas informáticos y comunicación organizacional establecida por los canales de comunicación internos y manejo de la información. Finalmente encontramos la evaluación y monitoreo que comprende la supervisión del control interno a través de la toma de acciones preventivas o correctivas las cuales se controlaran a través de la comunicación de las deficiencias y evaluaciones puntuales de las mismas.

129

6.2 DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S Ilustración # 6 Diseño Sistema de Control Interno Para Mundo Importaciones S.a.s

DISEÑO DEL CONTROL INTERNO ETAPA 1 Conocimiento General de la empresa

ETAPA 2 Diagnostico Valoracion de los procesos actuales de la empresa

Mision, Vision , Politicas,Descripci on del objeto social, actividades que desarrollan

Valoracion de la perpestiva de Control interno al interior de la empresa

Identificacion y analisis de Riesgos ETAPA 3 Presentación de informe final. Diseño de Procedimientos y Manuales de Funciones

ETAPA 4

Designación de Responsabilidades y Responsable segun actividades.

Monitoreo y Evaluación

Determinación de Controles Evaluaciones al personal

Verificación de Cumplimiento de Funciones Valoración continua del Sistema de Control Interno Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

130

Para la elaboración del diseño del Control Interno de MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, se tuvo en cuenta cuatro etapas para la elaboración de este: En la primera etapa, se llevó a cabo el conocimiento general de la empresa desde su misión, visión, políticas, objeto social y la actividad económica que desarrolla. Posteriormente en la etapa dos se realizó el diagnostico a través de la aplicación del cuestionario el cual estaba dirigido a identificar los procedimientos actuales de la empresa, valoración de la perspectiva del control interno por sus empleados y finalmente la identificación de los riesgos y su análisis. En la etapa tres se realizan el diseño de procedimientos y manuales de funciones, designación de responsabilidades y responsables de acuerdo a sus actividades y finalmente determinación de controles los cuales se compendian en la presentación del informe final. Por último la etapa cuatro comprende el monitoreo y evaluación donde se tiene en cuenta la evaluación del desempeño de cada uno de los empleados, verificación en el cumplimiento de funciones y la valoración continua del sistema de control.

131

6.3

PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS.

Teniendo en cuenta los resultados obtenidos en el capítulo V, se recomienda realizar cambios en los procedimientos, por los cual se proponen los siguientes: 6.3.1 CONCILIACION BANCARIA

PROCEDIMIENTO CONCILIACIÒN BANCARIA

1. OBJETIVO Tener un control diario de las entradas y salidas de dinero en la cuentas de bancos. 2. ALCANCE Verificar diariamente las consignaciones y transferencias que los clientes realizan a las respectivas cuentas de la compañía, igualmente verificar el egreso de dinero por diferentes pagos efectuados a proveedores, empleados y acreedores. 3. RESPONSABLE Asistente Contable 4. DEFINICIONES CONSIGNACIONES: es el ingreso de dinero efectuado en diferentes formas efectivo o en cheque, a una cuenta corriente o ahorros. NOTAS DEBITO BANCARIAS: es disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos como la cuota de manejo, o por gastos bancarios. NOTAS CREDITO BANCARIAS: que emite el banco, sí es un ingreso para la empresa, puesto que con ésta el banco ha consignado en la cuenta valores como por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la cuenta.

132

GASTOS BANCARIOS: son los gastos relacionados con el mantenimiento de las cuentas en las entidades financieras, tales como servicios de tarjetas, cheques, intereses de mora, en fin todo concepto que el banco le cobre por servicios 5. PROCEDIMIENTO O FLUJOGRAMA Flujograma # 7 Procedimiento Propuesto Conciliaci贸n Bancaria

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABL E

REGISTR O

Se debe emitir el libro auxiliar de los bancos (11100501, 11100502, 11100503) del programa contable WORD OFFICE.

Asistente Contable

Auxiliar Word Office

Asistente Contable

Extractos Bancarios

Asistente Contable

Libro Auxiliar WO Extractos bancarios

INICIO

Auxiliar Bancos WO

Extractos Bancarios

Formato conciliaci贸n Excel

Se reciben los extractos del mes anterior y son entregados al asistente contable.

En este formato se registran las diferencias encontradas entre la comparaci贸n entre el libro auxiliar de la cuentas (11100101,11100502 y 11100503) y los extractos bancarios.

Cotejamos los movimientos reflejados por en el libro auxiliar 133

Contabilizamos Gastos Bancarios

Cheques pendientes x Cobrar y/o consignaciones

Documento WO

Proceso de conciliación WO

contra los asentados en el estado de cuenta del extracto como lo son interese de sobregiros, gravamen de movimientos financieros y demás gastos bancarios.

Se verifican los comprobantes de egreso revisando consignaciones y cheques realizados teniendo en cuenta las fechas.

Se realiza la contabilización de : 1. Gravamen movimiento financiero. 2. Intereses de sobregiro 3. Comisiones 4. Iva de comisiones y demás gastos financieros. Por último se registran los debidos ajustes.

Se corre el proceso de contabilización del programa contable WO para verificar que los saldos sean exactos a los de los extractos.

Una vez revisado y aprobada la conciliación se procede a firmar y archivar.

FIN

Elaborado por: El Autor

134

Asistente Contable

Extractos Bancarios

Asistente Contable

Extractos Bancarios

Asistente Contable

Gastos Bancarios

Asistente Contable

6.3.2 PROCEDIMIENTO CAJA MENOR

PROCEDIMIENTO MANEJO DE CAJA MENOR

1. OBJETIVO Este procedimiento comprende la definición de las políticas de manejo de la caja menor para Gastos de Menor cuantía inferiores a $200.000 y caja de pagos en efectivo de la Organización que superan los $200.000 y no poseen límite superior para compras.

2. ALCANCE Este procedimiento inicia con las actividades para asegurar el correcto manejo de los gastos en efectivo por menor y mayor cuantía, para imprevistos y demás pagos; su legalización y termina con la elaboración del egreso del concepto que se requiera.

3. DEFINICIONES Caja menor: rubro establecido por la empresa para gastos de cuantías menores, tales como: onces, parqueaderos, peajes, combustible, taxis y buses y otros. Caja de pagos en efectivo: rubro establecido por la empresa para pago de servicios y productos de la organización por valores superiores a $200.000. Retención en la fuente: es un impuesto que se aplica a las compras y servicios dependiendo de la base establecida por la DIAN. Documento equivalente: aplica únicamente para las personas que se encuentran entre el régimen simplificado. 135

Formato caja menor consecutivo: proforma elaborada exclusivo para la empresa “recibo de caja menor”. Formato caja de pagos en efectivo: pro forma elaborada exclusivo para la empresa “recibo caja en efectivo”. Reembolso caja menor: es la relación de los gastos efectuados por menor cuantía sustentados con los debidos soportes, para hacer efectivo el reintegro del rubro asignado para el gasto del periodo siguiente.

4. GENERALIDADES 4.1. BASE DE LAS CAJAS El monto total de la CAJA DE PAGOS EN EFECTIVO será de DOS MILLONES DE PESOS M/CTE (2´000.000) fijo y variable cuando hayan cambios considerables en el Sistema de Gestión Integral tales como: apertura de una nueva sede, ampliación de instalaciones, cliente con flota de buses nuevos y de los cuales no se tenga experiencia en el conocimiento de los repuestos a suministrar. El monto de la CAJA MENOR EN EFECTIVO será de UN MILLÓN DE PESOS M/CTE (1´000.000) fijo.

4.2. MONTO MAXIMO Y MINIMO MONTO MAXIMO A GASTAR POR CAJA MENOR: Las compras y gastos realizados no podrán ser mayores a DOSCIENTOS MIL PESOS ($200.000). MONTO MINIMO A GASTAR POR CAJA DE PAGOS EN EFECTIVO: compras superiores a DOSCIENTOS MIL UN PESO ($200.001), no posee tope superior, pero requerirá siempre aprobación del responsable de la caja. MONTO A REEMBOLSAR: La CAJA DE PAGOS EN EFECTIVO se reembolsará periódicamente cuando el importe se haya consumido parcialmente hasta el 70% de esta.

136

4.3. COMPROBACION DEL GASTO La comprobación del gasto o compra que se efectúe se hará a través de las FACTURAS O RECIBOS ORIGINALES, debidamente cancelados, fechados, firmados y sellados por los beneficiarios de los pagos y aprobación del responsable asignado por la gerencia mediante memorando interno. La relación de reintegro debe ser clara y las cifras que se escriban en los formatos deben ser las mismas que se soportan con los recibos. Igual que los soportes de cualquier pago, éstos deben tener NOMBRE, NIT, CONCEPTO, VALOR, adjunto se diligencia el recibo de: De caja menor proforma establecida para la empresa que va con consecutivo que debe incluir el CONCEPTO, NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA COMPRA, la persona encargada de contabilizar la caja menor asignará el CENTRO DE COSTOS Y FIRMARA EL REEMBOLSO DE LA CAJA MENOR. De caja de pagos en efectivo pro forma establecida para la empresa que van con consecutivo que debe incluir CONCEPTO, NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA COMPRA, importante todos las facturas de compra deben estar dirigidos a nombre de la empresa y se deben contabilizar dentro del mes de efectuada la compra.

4.4. PROHIBICIONES

Se prohíbe hacer uso de la CAJA DE PAGOS EN EFECTIVO Y DE CAJA MENOR para fines personales. Se prohíbe cambiar cheques, efectuar préstamos o cualquier otra operación diferente a la finalidad para la cual se creó la CAJA DE PAGOS EN EFECTIVO Y LA CAJA MENOR.

137

5. PROCEDIMIENTO DE CAJA MENOR Flujograma # 8 Procedimiento Propuesto Caja Menor

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABL E

REGISTR O

Asistente Administrativa

Formato de requisición Interna

INICIO

Compra definida como Caja Menor o Pagos en Efectivo?

Factura de compra con los requisitos exigidos por Ley

Diligenciamiento del recibo de caja menor por el funcionario que hace la compra

Se realizará la compra de caja menor de papelería, onces, suministro de botiquín, elementos de protección personal, elementos de aseo, insumos de laboratorio y bodega de uso frecuente y que no superen los doscientos mil pesos ($200.000).

Las compras que se hagan deben estar debidamente soportadas con las facturas de los proveedores

Asistente Administrativa

Se deben diligenciar todos los campos de los recibos de caja menor consecutivos de Mundo Asistente Recibos de Importaciones: Administrativo y Caja Menor Fecha Contable Beneficiario Concepto Valor Nombre y firma de quien realiza la compra con número de la cédula.

138

Diligenciamiento del formato Reembolso Caja Menor y/o Reembolso de Pago en Efectivo

Una vez diligenciado los recibos de caja menor se deben registrar de acuerdo al formato de reembolso de caja menor. El responsable de la CAJA Asistente MENOR deberá abstenerse de Administrativo y efectuar reintegros de Contable. comprobantes que no reúnan las condiciones de legalización del gasto. Se contabiliza de acuerdo al Asistente concepto de cada gasto así: Administrativo y Contable. Las compras de reparos para el laboratorio se deben ingresar a la cuenta 61559003 y el centro de costos del laboratorio.

Contabilización

Los imprevistos se contabilizan a la cuenta del gasto que según corresponda, por ejemplo: 519530 papelerías y fotocopias, 529560 restaurantes, 519545 trasportes y buses, 519535 combustibles, 529525 aseos y 519565 parqueadero. Los gastos asignados por remodelación se debe tener en archivo copia de los soportes y los originales se contabilizan en la cuenta de anticipo 133010 al Contratista y cuando se cuenta con soporte de la compra se contabiliza a la cuenta 515015. Los gastos que tengan IVA se deben contabilizar el IVA a la cuenta debito 24080220 IVA DE GASTOS COMUNES, y afectar los impuestos correspondientes de Retención en la fuente y 139

Formato para reembolso de Caja

Programa contable WORD OFFICE

Reteica, según tabla de bases y tarifas. Estas cuentas va en debito con la contrapartida 11051001 Caja Menor.

Aprobación de Reembolso, según requisitos

Una vez contabilizados cada uno de los gastos estos son revisados y aprobados, para hacer el respectivo reembolso de la caja.

Subgerente

Comproban te de Egreso

exigidos

Verificación de Información y solicitud de nuevo saldo para caja mejor cuando corresponda

Desembolso de dinero

Se verifica que la información esté debidamente ingresada al sistema WO esto conforme a las indicaciones para verificar saldos a desembolsar.

Desembolso del rembolso de la caja menor en cheque.

FIN

6. ANEXOS Tabla de Retención en la Fuente del año en curso. 7. CONTROL DE MODIFICACIONES 140

Asistente Contable

Comproban te de Egreso

Cheque

o. De Revisión

Fecha de revisión

Descripción del cambio

Elaborado por: El Autor

6.3.3 CUENTAS POR COBRAR

PROCEDIMIENTO CUENTAS POR COBRAR

1. OBJETIVO Registrar los pagos realizados por los clientes, con la revisión diaria de los pedidos facturados de contado, los cobros a crédito y los clientes a quienes se les otorgarán crédito. 2. ALCANCE Desde Autorizar Créditos, otorgando plazos y cupos, hasta el registro de los ingresos de cierto periodo. 3. DEFINICIONES RECIBOS DE CAJA: Es un soporte de contabilidad en el que constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. NOTAS CREDITO: Es el documento que emite la empresa a su cliente, con el objetivo de comunicar que se acredita un valor en su cuenta por motivo expresado en la misma. FACTURAS: Es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. Una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial.

141

4. PROCEDIMIENTO O FLUJOGRAMA Flujograma # 9 Procedimiento Propuesto Cuentas por Cobrar

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABL E

REGISTR O

Descargar del programa contable WORD OFFICE el libro auxiliar de cuentas por cobrar ( 13050501)

Asistente Contable

Word Office

Se debe hacer la verificación física de las facturas de venta con relación al libro auxiliar.

Asistente Contable

Word Office y Facturas de Venta

INICIO

Auxiliar cuentas por Cobrar WO

Verificar Original Factura Venta

Vencimiento de

facturas

Crédito

Una vez revisadas las facturas de venta, con el libro auxiliar se debe revisar las fechas de vencimiento para así poder hacer el debido cobro.

Se encontrarán facturas de venta a crédito a 30, 45, y 60 días de vencimiento

142

Asistente Contable

Facturas

Contado

Se realiza seguimiento hasta su fecha de vencimiento

Llamada para confirmar fecha de pago

Confirma pago

Seguimiento para confirmar pago

Informe Bancario Soporte Transferencia

Solicitar Informe a cliente medio electrónico

Asistente Contable

Facturas de contado

Facturas

Cada semana se debe hacer el seguimiento al vencimiento de facturas de crédito para hacer el debido cobro.

Asistente Contable

Vencido el plazo de la factura(s), se procede a contactar, vía telefónica al cliente para programar el pago de esta(s).

Asistente contable

Una vez confirmado el pago se informa a la subgerente de los pagos que van a ser realizados por los clientes.

Asistente contable

Se hace el seguimiento del pago de las facturas al día siguiente.

Asistente Contable

Este informe es solicitado día a día a la Subgerente para así poder verificar que los pagos programados realmente hayan sido hechos por los clientes.

Sub Gerente

Soporte del Banco

Asistente contable

Correo

Una vez verificado el pago realizado por el cliente y al no tener la relación de facturas canceladas procedemos a 143

solicitarle al cliente por medio electr贸nico el soporte de las facturas canceladas.

Recibos de Caja

Verificar pago (Retenciones Aplicadas)

Descargue de Factura con su soporte

Recibido y verificado cada uno de los pagos con el informe del banco se debe hacer el debido descargue de cada uno de los pagos en el programa contable WORD OFFICE, atreves del document贸 RECIDO DE CAJA

Verificamos que los impuestos causados est茅n de acuerdo al pago y si estos no coinciden con el pago hecho por el cliente se deben hacer los respectivos ajustes.

Luego de haber verificado y ajustado los impuestos se aplica a cada factura su respectivo pago para luego ser descargado del programa contable WORD OFFICE.

Se debe archivar cada recibo de caja con sus debidos soporte (factura, informe cliente) en una carpeta por cada mes.

FIN

5. ANEXOS 6. CONTROL DE MODIFICACIONES 144

Asistente Contable

Recibo de Caja Word Office

o. De Revisión

Fecha de revisión

Descripción del cambio

Elaborado por: El Autor

6.3.4 PROCEDIMIENTO IMPORTACIONES

PROCEDIMIENTO IMPORTACIONES

1. OBJETIVO Este procedimiento comprende el trámite en la consecución de los repuestos traídos del exterior por medio de importación y las gestiones que se deben adelantar para pagos, transporte, nacionalización y contabilización.

2. ALCANCE Este procedimiento establece las actividades que aseguran la puesta de un repuesto extranjero para ser comercializado por la organización Mundo Importaciones S.A.S. El procedimiento de importaciones, se divide en 3 sub actividades: Pagos: Primera etapa que inicia con la compra del repuestos al exterior, hasta el envió del comprobante de pago al proveedor extranjero a través de diversos métodos como pago directo, a crédito y combinaciones de los mismos. Transporte de la carga: Corresponde a la segunda parte. Abarca desde el momento en la cual la mercancía esta lista en la fábrica del proveedor extranjero y la gestión del transporte, hasta que llega al almacén de Mundo Importaciones S.A.S. Contabilización: Es la tercera parte del procedimiento, corresponde a toda la documentación que se relaciona y soporta las diversas partes del transporte de carga y finaliza con la liquidación de la importación.

145

3. DEFINICIONES

TERMINO INCONTERMS: Son unas reglas internacionales para la interpretación de los términos comerciales fijados por la Cámara de Comercio Internacional que facilitan las operaciones de comercio internacional y delimitan las obligaciones, disminuyendo el riesgo. EXW: EX WORKS: el vendedor cumple su obligación de entrega cuando pone la mercancía, en su establecimiento (fábrica, almacén, lugar de depósito), a disposición del comprador. El incoterm EXW se puede utilizar con cualquier tipo de transporte o con la combinación de ellos. El comprador asume todos los gastos con esta modalidad. OTM: Tránsito terrestre de la mercancía sin nacionalizar, hasta el depósito Aduanero de destino, zona franca. FCA: FREE CARRIER: El vendedor cumple su obligación de entregar la mercancía cuando la pone despachada en aduana para la exportación, a cargo del transportista nombrado por el comprador o persona designada por él en el lugar o punto fijado, si no es así el vendedor podrá escoger dentro de la zona estipulada el lugar o punto de entrega. El vendedor se compromete a entregar la mercancía en un punto acordado dentro del país de origen (generalmente relacionado con los espacios del transportista). Si la mercancía se recoge en las instalaciones del vendedor este debe asumir los costes y gastos de la carga en el medio de transporte, si es recogida en cualquier otro lugar el vendedor no será responsable de la descarga. FOB: FREE ON BOARD: Término utilizado exclusivamente cuando el transporte de la mercancía se realiza por barco (mar o vías fluviales de navegación interior). El vendedor cumple con su obligación de entrega cuando la mercancía ha sobrepasado la borda del buque en el puerto de embarque convenido. El vendedor tiene que despachar la mercancía de exportación. (Dentro del buque).

CIF: COSTO SEGURO Y FLETE: Término utilizado exclusivamente cuando el transporte de la mercancía se realiza por barco (mar o vías fluviales de navegación interior).

146

El vendedor paga los gastos y el flete necesarios para hacer llegar la mercancía al puerto de destino convenido, si bien el riesgo de pérdida o daño de la mercancía se transfiere del vendedor al comprador cuando la mercancía traspasa la borda del buque en el puerto de embarque. Este término exige que el vendedor despache la mercancía de exportación. (En el puerto, al lado del buque). SIA: AGENCIAS ADUANERAS: Según el decreto 2883 de 2008 las agencias de aduanas son: “Personas jurídicas autorizadas por la DIAN para ejercer el agenciamiento aduanero, actividad auxiliar de la función pública aduanera de naturaleza mercantil y de servicio, orientada a garantizar que los usuarios de comercio exterior que utilicen sus servicios cumplan con las normas legales existentes en materia de importación, exportación y tránsito aduanero y cualquier operación o procedimiento aduanero inherente a dichas actividades”. Conforme con los parámetros establecidos en este decreto, las agencias de aduanas se clasifican en cuatros niveles según el patrimonio líquido que posean y puedan soportar contablemente. La función principal de las agencias de aduanas es actuar como colaboradores ante las tienen autoridades aduaneras en el cumplimiento de las normas legales relacionadas con los procedimientos aduaneros y las actividades de comercio exterior. En el artículo 13 del Decreto 2883 se precisa que los agentes de aduana no están autorizados para realizar las siguientes actividades: .- Consolidación o desconsolidación de carga. .- Transporte de carga. .- Depósito de mercancías, salvo que se trate de almacenes generales de depósito para el último evento.

NACIONALIZACIÓN DE MERCANCÍAS: Instante en que ocurre el pago de los derechos de internación y de los impuestos internos aplicables, tales como el Impuesto al Valor Agregado (IVA), entre otros, que habilitan al importador para ingresar bienes al país. GUIA AEREA: Documento que expide una empresa de transporte aéreo, como constancia de haber recibido del embarcador o del despachador, determinadas mercancías para transportarlas de un aeropuerto a otro. Tiene carácter de contrato de transporte de carga. 147

BL MARÍTIMO: El Conocimiento de Embarque Marítimo o su correspondiente en inglés Bill of Lading (B/L), es un documento de transporte marítimo puerto a puerto que cumple con las siguientes funciones y características: 1) Es un recibo de las mercancías embarcadas y certifica el estado en que éstas se encuentran. 2) Prueba la existencia del contrato de transporte, cuyas condiciones suelen figurar al dorso. 3) Acredita el título de propiedad de la carga transportada a favor de su legítimo tenedor y mediante el cual y exclusivamente se tiene derecho a recibir en el puerto de destino la mercancía. 4) Es negociable y admitido como título de crédito por los bancos en los créditos documentarios. TASA LIBOR: La palabra LIBOR está conformada por las iníciales en inglés de las siguientes palabras: London InterBank Offered Rate. Esto puedo traducirse como tipo de interés interbancario del mercado de Londres, en lo que reside, también, la definición de la tasa LIBOR. Una definición más extensa de la tasa LIBOR aclara que ésta es una tasa diaria, que los bancos de todo el mundo toman como referencia para realizar préstamos interbancarios; la tasa LIBOR actúa, así, como guía de la tasa de interés, que cada banco asigna a los fondos que ofrece a otras instituciones similares. La tasa LIBOR es fijada diariamente, alrededor de las 11:00 de la mañana (hora de Londres), por la Asociación de Banqueros Británicos. De esta asociación participan, no obstante, instituciones bancarias que funcionan en sesenta países alrededor del globo, por lo cual la tasa LIBOR es de importancia internacional. La tasa libor es, en general, un promedio de las tasas de interés que aplican a los préstamos interbancarios los dieciséis bancos más importantes participantes del sistema que son también los que operan con valores más altos. COMPRA DE DIVISAS: En el mercado de cambios se distinguen dos segmentos básicos, en función del tiempo que media entre la contratación y la liquidación y que figuran dos tipos específicos de operaciones y dos precios o tipos de cambio diferenciados: El mercado de contado (spot) En él se realizan las operaciones de compra y venta de divisas contra la moneda nacional, cuya entrega se realiza hasta dos días hábiles posteriores al de contratación de la operación. 148

Mercado a plazo o Seguro de Cambio (forward) Son operaciones de compra y venta de divisas contra moneda nacional, cuyo cambio se fija en la fecha de contratación y su entrega o liquidación se realiza en el futuro, a partir del tercer día hábil posterior al de la contratación.

Las divisas fluctúan constantemente debido a una serie de factores como son: Operaciones de Importación y Exportación. Situación Político-Social Indicadores económicos (Tipos de interés, Inflación) Incidencias en el Mercado Monetario Intervenciones Bancos Centrales Liquidez del Mercado

4. GENERALIDADES En cada carpeta de la importación una vez se efectué el pago de la misma pegada a la carpeta azul se lleva el control de la importación mediante el diligenciamiento del formato CONTROL DE LA IMPORTACIÓN. FT06-PR01-IC.

PAGOS Se identifican los proveedores extranjeros para la compra de repuestos, en el listado de Proveedores Extranjeros en el formato FT01-PR01-IC. Así mismo cada uno de los proveedores está incluido en una base de datos que contiene, procedencia de la carga, término inconterm, la persona de contacto y los datos básicos para efectuar la transferencia de pago. Ubicación del archivo: Documentos/Importaciones/Pagos/ Proveedores Extranjeros. Tipos de pagos La información de la empresa requerida para los pagos como son:  

Datos del Representante Legal Cuentas Bancarias de Mundo Importaciones, se relacionan en el archivo INFORMACIÓN DE PAGOS. Ubicado en la ruta: Documentos/importaciones/pagos/información de pagos.

Los giros o pagos a proveedores, se clasifican en: 149

 

Pago se realice con recursos propios (Pago Debito). Pago se realice con crédito dado por el Banco (Financiado).

Tipos de despachos El pago se realiza, antes de que la mercancía sea despachada por el proveedor extranjero. (Giro anticipado). El pago se realiza, a los 15, 30 o 45 días posteriores a que la mercancía haya sido despachada (Giro mercancía embarcada). El pago se realiza, posterior al vencimiento de la factura de venta, dada por el proveedor extranjero (Giro mercancía embarcada vencida). El pago de un crédito dado por el banco. (Pago de giro al banco).

Combinación de tipos de pagos y tipos de despachos Se detallan las diferentes posibilidades de combinación de pago y despacho: 

Giro Anticipado Debito

Este tipo de giro se realiza con los proveedores descritos en el formato FT01PR01-IC. Y se realiza con recursos propios antes de que la mercancía sea despachada por el proveedor extranjero, se consulta el archivo para esta modalidad. El pago se realiza, una vez sea entregada la factura o proforma aprobada por el asesor de ventas y/o Gerente General al asesor de importaciones. Los pasos a seguir para este pago quedan definidos en el instructivo giro anticipado debito IN01-IC. Documentos/Importaciones/Pagos/Instructivo giro anticipado debito 

Giro Embarcado Débito

Este tipo de Giro se realiza con los proveedores descritos en el formato FT01PR01-IC, y se realiza con recursos propios antes de 30 días de la fecha de guía aérea o BL Marítimo. (Ver detalles en Definiciones) 150

Los pasos a seguir para este pago quedan definidos en el instructivo giro embarcado debito IN02-IC.Documentos/Importaciones/Pagos/Instructivo giro embarcado débito.



Giro Embarcado vencido debito

Este tipo de Giro se realiza con los proveedores descritos en el formato FT01PR01-IC, y se realiza con recursos propios, posterior a los 30 días de vencimiento de la guía aérea o BL Marítimo. (Ver detalles en definiciones)

Los pasos a seguir para este pago quedan definidos en el instructivo giro embarcado vencido debito IN03-IC. Documentos/Importaciones/Pagos/Instructivo giro embarcado vencido débito.



Giro Embarcado Financiado

Este tipo de Giro se realiza con los proveedores descritos en el formato FT01PR01-IC., y se realiza con créditos otorgados por los bancos, el pago se realiza cuando la mercancía ya ha sido embarcada o despachada por el Proveedor Extranjero. Los pasos a seguir para este pago quedan definidos en el instructivo Giro Embarcado financiado IN04-IC.Documentos/Importaciones/Pagos/Instructivo giro embarcado financiado. 

Giro Anticipado Financiado

Este tipo de Giro se realiza con los proveedores descritos en el formato FT01PR01-IC., y se realiza con créditos otorgados por los bancos, el pago se realiza antes de que la mercancía sea despachada por el proveedor extranjero. El pago se realiza, una vez sea entregada la factura o proforma aprobada por el asesor de ventas y/o Gerente General al asesor de importaciones. Los pasos a seguir para este pago quedan definidos en el instructivo Giro Anticipado financiado IN05-IC. Ddocumentos/Importaciones/Pagos/Instructivo giro anticipado financiado. 151



Pago giro financiado

El pago de un giro financiado se realiza cuando se vence el plazo otorgado por el Banco de un crédito, aprobado para el pago de proveedores extranjeros.

Los pasos a seguir para este pago quedan definidos en el instructivo Pago Giro Financiado IN06-IC. Se anexa la prórroga de giro financiado IN07-IC Documentos/Importaciones/Pagos/Instructivo Pago giro Financiado.



SWIFT

El Swift es un documento, emitido por el Banco que corrobora que se ha realizado satisfactoriamente la transferencia del dinero que se indico en los diversos tipos de pagos descritos en el numeral 5.1.2. Este documento debe enviarse de inmediato al proveedor extranjero, con el fin de que este informado del pago y comience el proceso de despacho de la mercancía. Cada Banco envía este documento de diferentes formas, las cuales se enuncian a continuación: SWIFT ENVIADO POR BANCOLOMBIA Bancolombia envía el Swift al correo almacenmundoimportaciones@hotmail.com por medio de un mail identificado como faxmailmed@bancolombia.com. Para ver la información de este mail se requiere una clave, que en el archivo INFORMACION PAGOS, aparece escrita. En estos archivos el Banco también envía otros documentos de soporte donde se detallan gastos bancarios que en el capítulo de contabilización se ampliaran.

SWIFT ENVIADO POR DAVIVIENDA Envió automático que proviene de un correo identificado como soportesmed@davivienda.com, que también se abre con una clave, que aparece en el archivo de INFORMACION PAGOS, y que es enviado por este medio cuando el pago se hace DEBITO ya sea anticipado o embarcado. 

Soportes de los Pagos

152

Los pagos que se realizan a los bancos, generan unos gastos que se incluyen en la contabilización. Cuando el pago es con recurso propio: BANCOLOMBIA: se adjunta el documento por faxmoiles, el cual se consultó con la clave respectiva. DAVIVIENDA: se adjunta los documentos por soportesme@davivienda.com, sin embargo si este documento no llega al mail la persona de contacto es Katherine Pinzón teléfono 3300000 ext. 71130. Cuando el pago es financiado con créditos: BANCOLOMBIA: Los documentos de gastos son enviados por el banco por correo o pueden pedirse al área de contabilidad cuando se imprimen los extractos de movimientos. DAVIVIENDA: Son diversos los funcionarios que envían esta información hasta la fecha el funcionario es Yuli Andrea Castañeda teléfono 3300000 ext.71186. ESTOS 5 PUNTOS, CIERRAN EL CAPITULO DE PAGOS, Y SON LOS QUE SE ENCUENTRAN DETALLADOS EN EL CUADRO GENERAL DE IMPORTACIONES 2012. EN EL CUAL SE CONSIGNAN PASO A PASO LAS ACCIONES REALIZADAS, FECHAS, VALORES, CON EL FIN DE TENER CONTROL DE ESTE PROCESO.

5. TRANSPORTE DE LA CARGA En esta parte del proceso se especifican los diferentes intermediarios con los cuales se realiza el transporte de la mercancía desde el momento en el cual es despachada por el Proveedor extranjero, hasta la llegada a la bodega de Mundo Importaciones. Se manejan diversos tipos de transporte, esto varía de acuerdo a la urgencia con la que se necesite traer la carga. La decisión de la forma de transporte es tomada por el Asesor de Importaciones o el Asesor de Ventas o la Gerencia General.

153



tipos de transporte

AEREO – CURRIER : Es un servicio de transporte de un paquete de un destino a otro, que no se define como importación, según la DIAN, siempre y cuando no incumpla con 1 o 3 determinantes: No pese más de 10 kilos Su valor no exceda los $2.000 dólares No se transporten más de 10 unidades de una misma referencia. Si se incumple con alguna o todas las determinantes anteriores, se considera la carga como importación y debe cumplir el proceso de nacionalización correspondiente. Mundo Importaciones, realiza Currier con Federal Express con quien tiene cuenta (El número aparece en el archivo INFORMACION PAGOS). El instructivo del manejo de un paquete enviado por Currier, se detalla en el instructivo IN08-IC. Además se cuenta con instructivo de transporte directo aerolíneas IN09-IC e instructivo transporte embarcadores IN10-IC.

6. CONTABILIZACIÓN 

Agencia Aduanera BSP-DOST

Dost, es una empresa jurídica, que presta los servicios de nacionalización de las cargas importadas al país. Ellos directamente realizan las declaraciones de importación y los trámites requeridos para poder acceder a la carga.

CONTABILIZACIÓN 1. Se ingresa la cuenta 146520 para terceros, con el valor correspondiente a los pagos efectuados por su cuenta indicados en la factura. 2. Se ingresa la cuenta 146520 propios 11%, con el valor indicado en Comisión de la factura.

154

3. Se ingresa la cuenta 146521 propios 4%, con la suma de los valores relacionados en el diligenciamiento de las declaraciones de importación, andinas de valor y gastos agrupados de tramitación.



Agencia Aduanera LOGIXMEX

Esta empresa presta los servicios de nacionalización de las cargas importadas al país. Ellos directamente realizan las declaraciones de importación y los trámites requeridos para poder acceder a la carga.

CONTABILIZACION Esta empresa emite una factura como ingresos propios y cobrando IVA. Se ingresa el documento en una Factura de Compra, bajo la cuenta 146521 de ingresos propios con el IVA. Actualmente no se les efectúa retención ya que están acogidos a la ley 1429 de 2010, en caso de modificación de la ley se realizarán retenciones.



Declaraciones de Importación

Las declaraciones de importación son los documentos que realizan las agencias aduaneras y autorizadas por la DIAN, en los cuales se describen claramente la mercancía que entra al país, y los valores cancelados en factura, fletes, seguros. Las declaraciones son un documento que emite un valor a pagar, correspondiente a los impuestos. Posterior al pago, se realiza un proceso de incorporación, que da como resultado 2 opciones para retiro de la mercancía: AUTOMATICO: Cuando la mercancía puede retirarse inmediatamente sin más control del depósito aduanero. FISICO: Cuando la mercancía requiere una revisión por parte de un inspector de la DIAN, y posterior a esta revisión, será permitido el retiro de la mercancía del depósito aduanero.

155

CONTABILIZACIÓN De acuerdo al tipo de mercancía, pueden emitirse 1 o varias declaraciones de importación. Se ingresa la cuenta 146520 con el tercero proveedor extranjero y el valor que se coloca, es el que aparece en la casilla 94 de la declaración de importación, si son más de 1, se suman los valores de las declaraciones que hayan (Concepto de aranceles). Se ingresa la cuenta 24080209 con el tercero del Banco y el valor que aparece en la casilla 99 o la suma de las declaraciones que haya. Se ingresa la cuenta del Banco, del cual se pagó. 11100503 para Davivienda 11100502 Colpatria o 11100501 Bancolombia.



Depósito aduanero DAPSA

El deposito aduanero Dapsa, es uno de los 2 depósitos a los cuales llega la mercancía importada. Para obtener el valor del Bodegaje, se llama con anticipación al retiro, para que el Depto. de contabilidad del depósito, indique el valor a pagar. Para esto ellos solicitan, número del documento de transporte, peso total de la mercancía (Indicado en la guía aérea o Bl marítimo), valor Cif en pesos (Valor de la casilla 98 de las declaraciones de importación, si son más de 1 declaración, se suman los valores de esta casilla dando así un valor total), fecha de llegada de la mercancía, la cual aparece en la guía con número de manifiesto y fecha.

CONTABILIZACIÓN El pago del bodegaje se realiza con cheque, para poder retirar la mercancía.

FACTURA DE COMPRA Ingresa la cuenta 146521 ingresos propios 4%, el valor antes de IVA. Se contabiliza la factura de compra original del proveedor. 156

COMPROBANTE DE EGRESO

Se llama la cuenta 233570. Se ingresa la cuenta del banco del cual se giró el cheque (11100501 Bancolombia – 11100502 Colpatria – 11100503 Davivienda) indicando el número del cheque.



Depósito aduanero GREEN CARGO DE COLOMBIA zona franca.

El deposito aduanero Green cargo de Colombia Zona franca, es el deposito donde llegan las cargas que vienen por vía marítima. También cargas aéreas, pueden llegar a este depósito.

La reglamentación de zona franca, permite que la mercancía permanezca sin límite de tiempo, en cualquiera de sus depósitos, sin ser nacionalizada.

CONTABILIZACIÓN El pago del bodegaje se realiza con cheque, para poder retirar la mercancía.

FACTURA DE COMPRA Ingresa la cuenta 146521 ingresos propios 4%, el valor antes de IVA, informado por la persona de contabilidad de GREEN CARGO DE COLOMBIA ZONA FRANCA.

COMPROBANTE DE EGRESO Se llama la cuenta 233570. Se ingresa la cuenta del banco del cual se giró el cheque (11100501 Bancolombia – 11100502 Colpatria – 11100503 Davivienda) indicando el número del cheque. 157



DEPOSITO ADUANERO GREEN CARGO DE COLOMBIA S.A

El deposito aduanero Green Cargo de Colombia S.A, es uno de los 2 depósitos a los cuales llega la mercancía importada. Para realizar el pago, debe comunicarse con el depósito al área contable, con el fin que ellos nos den una pre liquidación y de esta forma pagar con cheque. Para esto ellos solicitan, número del documento de transporte, peso total de la mercancía (Indicado en la guía aérea o Bl marítimo), valor Cif en pesos (Valor de la casilla 98 de las declaraciones de importación, si son más de 1 declaración, se suman los valores de esta casilla dando así un valor total), fecha de llegada de la mercancía, la cual aparece en la guía con número de manifiesto y fecha.

CONTABILIZACIÓN FACTURA DE COMPRA Ingresa la cuenta 146521 ingresos propios 4%, el valor antes de IVA, sin factura original del proveedor no se debe contabilizar.

158

PROCEDIMIENTO O FLUJOGRAMA IMPORTACIONES

Flujograma # 10 Procedimiento Propuesto Importaciones

I. INGRESO DE REPUESTOS AL SISTEMA Y A LA BODEGA FISICA DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSA BLE

REGISTRO

Inicio

El encargado de compras, entrega al asesor de importaciones la factura proforma del proveedor autorizada y revisada.

Factura proforma Asesor de importaciones

Swift

Una vez establecida la forma de pago en la factura proforma, se procede: a. Si el pago es anticipado, a efectuar el pago y enviar el comprobante al proveedor para que autorice el despacho. b. Si el pago es a crédito, continuar con el siguiente paso.

Se hace la cotización de transporte con los diferentes embarcadores para elegir la mejor opción entre precio y tiempo de despacho.

Una vez elegido el embarcador se envían los datos del proveedor al embarcador y los términos de despacho. 1

159

Factura comercial definitiva

Asesor de importaciones

Factura comercialproforma-ó factura comercial definitiva de proveedor extranjero

Asesor de importaciones

Cotizaciones de embarcadores

Asesor de importaciones

Correos electrónicos al embarcador.

Se envía al proveedor los datos del embarcador, las instrucciones de vía de despacho y deposito aduanero.

Asesor de importaciones

Correos electrónicos al proveedor.

Asesor de importaciones

Llamadas telefónicas, correos electrónicos, cuadro general de importaciones del año en curso

Asesor de importaciones

Llamadas telefónicas, correos electrónicos, cuadro general de importaciones del año en curso

Asesor de Una vez confirmado el arribo de la importaciones, mercancía se procede a la liberación de los documentos con el embarcador. Mensajero

Llamadas telefónicas, correos electrónicos, cuadro general de importaciones del año en curso.

Embarcador y proveedor coordinan la entrega de la mercancía en el extranjero.

Se hace el seguimiento de la mercancía con el embarcador, para conocer fechas de reserva ó de zarpe, fecha de llegada a puerto o aeropuerto.

Se determina con el proveedor y con el embarcador si los documentos originales correspondientes al despacho viajan con la carga ó vienen en correo separado: (ya sea directo a MUNDO IMPORTACIONES SAS ó al representante en Colombia del proveedor)

Asesor de importaciones

160 2

Consignación bancaria

De acuerdo al embarcador se tiene que cancelar por la liberación o no.

Factura de compra

Los documentos liberados y/o los documentos originales recibidos son enviados a la SIA, asignada para dar inicio a la nacionalización.

Mensajero

Formato de entrega de documentos.

Asesor de importaciones

Llamada telefónica, correo electrónico del depósito,

Supervisor de logística

Planilla de recorrido diario

Se verifica el arribo de la mercancía al depósito aduanero, y se da instrucciones de pre inspección de la mercancía. Se envían al depósito los documentos de autorización de un funcionario de MUNDO IMPORTACIONES SAS para realizar la pre inspección de la mercancía. Se envía a un funcionario al depósito aduanero para realizar la pre inspección, se adjunta copia de la factura del proveedor extranjero, formato de pre inspecciones de la SIA

Se envía la pre inspección efectuada la SIA

Asesor de importación

Formato de entrega de documentos. Correo electrónico

Una vez la SIA entrega las declaraciones, se genera el cheque para el pago. Se efectúa el pago en el banco.

Liquidar con el depósito el valor de los bodegajes, girar el cheque para el pago y hacerlo llegar a logística. 3

161

Asesor de importaciones Mensajero

Asesor de importaciones

WO Comprobante de Egreso, Copia de la declaración de importación. Factura de compra, comprobante de egreso, cuadro general de importaciones del año en curso.

Se reporta a la SIA el pago de las declaraciones y se envían las copias físicas.

Asesor de importaciones Mensajero

La SIA informa sobre el estado de la liberación: automática o con inspección por parte de la DIAN

Asesor de importaciones

Formato de envío de documentos importación. Cuadro general de importaciones del año en curso.

Llamada telefónica

Se envían los documentos de liberación al supervisor de logística.

Asesor de importaciones

Control de entrega de documentos

Coordinación de transporte, de horario y de personal encargado para recoger la mercancía.

Supervisor de logística

Llamada telefónica y planilla de recorrido diario

Verificación de mercancía en Almacén e informe de novedades.

Almacenista

Copia de factura de proveedor firmada

Si la mercancía viaja vía courrier, solo se necesitan la factura comercial del proveedor extranjero, la factura de fletes y la factura de aranceles, para liquidar la importación.

Asesor importaciones

WO Facturas de compra y notas de contabilidad

Asesor de importaciones

WO Facturas de compra y notas de contabilidad

Si la mercancía viaja vía aérea normal, los documentos necesarios para la liquidación de la importación son: la factura comercial del proveedor extranjero, la factura de fletes

162

(embarcador), las declaraciones de importación, la factura del depósito aduanero, factura de la SIA, para liquidar la importación. Si la mercancía viaja vía aérea en descargue directo, los documentos necesarios para la liquidación de la importación son: la factura comercial del proveedor extranjero, la factura de fletes (embarcador), las declaraciones de importación, factura de la SIA, para liquidar la importación.

Asesor de importaciones

WO Facturas de compra y notas de contabilidad

Si la mercancía viaja vía marítima con OTM a Bogotá los documentos mínimos necesarios para liquidar la importación son: la factura comercial del proveedor extranjero, la factura de fletes extranjeros (embarcador), factura de fletes terrestres (embarcador - del puerto a Bogotá), la factura del depósito aduanero, las declaraciones de importación, factura de la SIA.

Asesor de importaciones

WO Facturas de compra y notas de contabilidad

Si la mercancía viaja vía marítima para nacionalización en puerto: los documentos mínimos necesarios para liquidar la importación son: la factura comercial del proveedor extranjero, la factura de fletes extranjeros (embarcador), factura de fletes terrestres (embarcador - del puerto a Bogotá), las declaraciones de importación, factura de la SIA.

Asesor de importaciones

WO Facturas de compra y notas de contabilidad

Asesor de importaciones

Formato de liquidación de importaciones

Liquidación de la importación

163

Contabilización extranjera

factura

compra

Pago de la factura al proveedor extranjero, cuando sea un proveedor que otorgue crédito.

Asesor de importaciones

WO Factura de compra extranjera Swift

Asesor de importaciones

Comprobante de Egreso WO

Fin

7. ANEXOS No aplica 8. CONTROL DE MODIFICACIONES No. De Revisión

Fecha de revisión

Elaborado por: El Autor

164

Descripción del cambio

6.3.5 PREPARACION DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y ESTADOS FINANCIEROS

PROCEDIMIENTO PREPARACION DE ESTADOS FINANCIEROS

1. OBJETIVO Permitir la Confiabilidad, exactitud, oportunidad y pertinencia de la información contable para la elaboración de los estados financieros. 2. ALCANCE Permite recoger todas las transacciones y hechos en el periodo elaborado hasta determinar la utilidad o pérdida de la compañía. 3. RESPONSABLE Asistente de Contabilidad y Contador. 4. DEFINICIONES ESTADOS FINANCIEROS Son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en la actividad de la empresa a lo largo de un periodo. BALANCE GENERAL Es el documento en el cual se describen la posición financiera de la empresa en un momento dado, indica las inversiones realizadas por la empresa bajo la forma de activos y los medios a través de los cuales se financiaron dichos activos. ESTADO DE RESULTADOS Muestra la utilidad de la empresa durante un periodo, es decir las ganancias y/o pérdidas que la empresa tuvo o espera tener.

165

CONDICIONES   

Los Estados Financieros deben ser elaborados como mínimo cada trimestre. Mensualmente debe correrse el proceso de actualización del costo en el programa contable WORD OFFICE. Revisar que toda la facturación esté debidamente soportada.

5. PROCEDIMIENTO O FLUJOGRAMA

Flujograma # 11 Procedimiento Propuesto Preparación de Información Financiera y Estados Financieros

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

INICIO

Verificación de documentos descuadrados

Listado de Balance de comprobación

Verificación de saldos

Se verifica que los meses estén cerrados, todos los comprobantes se encuentre cuadrados y que tosas las interfaces de Ingresos, costos, compras y ventas se encuentre en el programa contable WO.

Se adquiere del sistema WO un auxiliar del balance de comprobación.

Se obtiene un balance de comprobación se revisa y se analizan las cuentas que dan lugar a una serie de asientos de ajustes. 166

Asistente Contable

Contador Público

Estatuto Tributario, Plan único de cuentas, código de comercio

Correcciones

Se verifican saldos con los documentos físicos, revisando cuenta por cuenta.

Asistente Contable

Y se realizan las correcciones y ajustes correspondientes. Preparación de Estados Financieros

Preparación al Gerente y subgerente

Preparación Financieros

Estados

La presentación de informes que reflejen la situación financiera de la empresa se realizara cada 3 meses.

Contador Público

Firmas de Certificación

La gerencia valida los estados financieros plasmando su firma.

Contador Público y Gerente

Impresión de Libros

Se imprimen los libros auxiliares de acuerdo a las normas establecidas.

Contador Público

Por último se archivan.

FIN

Elaborado por: El Autor

167

Asistente Contable

6.3.6

PROCEDIMIENTO CUENTAS POR PAGAR

3. OBJETIVO Registrar las respectivas cuentas por pagar de acuerdo a su concepto ya sean por Compras, Servicios de mantenimiento, Honorarios entre otras, de manera oportuna y teniendo en cuenta los principios contables. 4. ALCANCE Inicia en la contabilización de las facturas de proveedores, acreedores y finaliza con la entrega a tesorería de los documentos. 5. DEFINICIONES FACTURA: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación y el cual se constata la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos. PROVEEDOR: es una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta. ACREEDORES: es cualquier persona natural o jurídica, que la empresa adeuda un dinero, sea por adquisición de un bien o por un servicio.

168

6. PROCEDIMIENTO

Flujograma # 12 Procedimiento Propuesto Cuentas por Pagar

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

Asistente Contable

Word Office

NICIO

Auxiliar cuentas por Cobrar WO

Verificar Original Factura compra y/o servicio

Se revisan vencimientos

Verificación de descuentos

Contabilizan

Descargar del programa contable WORD OFFICE el libro auxiliar de cuentas por cobrar (220501, 233515, 233525, 233530, 233545, 233550, 233570, 233595.

Se debe hacer la verificación física de las facturas de compra y/o servicios con relación del libro auxiliar.

Se realiza la revisión de las fechas de vencimiento de cada una de las facturas de compra y/o servicio y de esta manera saber que facturas se deben cancelar.

Asistente Contable

Se revisan las facturas que tienen descuentos.

Asistente Contable

Una vez revisadas las facturas se debe hacer la contabilización de los descuentos de cada factura 169

Asistente Contable

Libro Auxiliar del programa contable Word Office, Facturas de compra y/o servicios

Facturas de compra y/o servicio

Comprobante de Egreso

para luego poder generar el pago.

Se realiza comprobante de Egreso

Genera Cheque

Firma de Autorización

Programación de Entrega

Realizamos en el comprobante de egreso la contabilización de los pagos de las facturas una vez revisadas y aplicados los descuentos a que había lugar.

Asistente Contable

Comprobante de Egreso

Luego de la contabilización generamos el cheque.

Asistente Contable

Cheque

Una vez realizado la contabilización y el cheque se debe pasar a la subgerente todos los pagos, para la respectiva firma y autorización de pago.

Asistente Contable Subgerente

Comprobante de egreso Cheque

Realizados y firmados por la subgerente, se realiza la programación de entrega de los pagos.

Subgerente

FIN

7. ANEXOS 8. CONTROL DE MODIFICACIONES

o. De Revisión

Fecha de revisión

Elaborado por: El Autor

170

Descripción cambio

del

6.4

INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización permitiendo medir el alcance de una meta. (Estupiñan, 2006, pág. 279) Se trata de un instrumento que permite medir y evaluar la gestión. Puede definirse como las unidades de medida que permiten el seguimiento y evaluación periódica de las variables clave de una organización, mediante su comparación con sus correspondientes referentes internos y externos. Los indicadores son necesarios para corregir aquellos errores que surgen después de la implementación de un proyecto, siendo medible facilita que la administración pueda ejercer control sobre este y gestionar planes de corrección. Un indicador siempre debe tener relación con los objetivos propuestos a alcanzar, de esta manera se lograr entender si se está cumpliendo de manera adecuada, y si los procesos aplicados son efectivos y eficaces y apuntan al cumplimiento de estos. Se manejaran algunos indicadores de gestión para determinar el éxito o no del sistema de control interno implementado en MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, estos indicadores serán aplicados durante el proceso de implementación del sistema de control interno, con la aplicación de los mismos se evaluara el desempeño y resultado del sistema. Para la selección de los indicadores de gestión que permitirán el seguimiento al sistema de control interno sugerido, se tiene en cuenta la definición dada por Yanel Blanco en su libro Normas y procedimientos de auditoría. (Blanco, Normas y Procedimientos de la Auditoria Integral, 2003) De esta manera los indicadores de gestión se formulan por la Eficiencia y Eficacia definidas de la siguiente manera: La Eficacia de una organización se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos. La Eficiencia viene dada por la relación de los bienes adquiridos o producidos o los bienes prestados, por un lado y los recursos utilizados por otro. El cuadro de indicadores se encuentra establecido de la siguiente manera:

171

Tabla 45 Indicadores de Gestión POR SU NATURALEZA

FORMULA

NOMBRE DEL INDICADOR

PERIODICIDAD

Total Inducciones programadas 100%

= Total Inducciones realizadas AMBIENTE DE CONTROL Total personal contratado

100%

= Total personal retirado

Manuales de procedimientos establecidos ACTIVIDADES DE CONTROL

100%

= Manuales de procedimientos ejecutados

EFICACIA

Objetivos propuestos 100%

= Objetivos alcanzados Total Conciliaciones ingresadas MONITOREO

100%

= Total Conciliacion soportadas Total requisitos legales exigidos

100%

= Total requisitos cumplidos

100%

La administración debe centrarse en la forma en como administrara los riesgos de todas las áreas de la entidad y tener estrategias que ayuden a su administración

Mecanismos de informaciòn ejecutados

EFICIENCIA

Total objetivos propuestos VALORACIÓN DE RIESGOS

= Total objetivos alcanzados

Mensual

Comprende la evaluación constante por parte del personal encargado, del diseño y de la operación de los controles en una adecuada base de tiempo y realizando las acciones necesarias La información y comunicación ayudan a los encargados de la empresa a intercambiar información necesaria e importante para dirigir y controlar las operaciones de la empresa.

Mecanismos de informaciòn programados INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

OBSERVACIONES su base principal es el personal que integra la compañía, la organización debe proveer un entorno en el cual el recurso humano conozca sus responsabilidades y tenga control en sus actividades. Se establecen programas, políticas y procedimientos que aplicadas de manera efectiva ayudan al manejo del riesgo en el alcance de los objetivos de la compañía.

Fuente: (Committe of sponsoring organizations of the treadway commission (Coso II), 1992) Elaborado por: El Autor

Por su naturaleza se clasificaron en eficacia, los componentes del COSO  Ambiente de Control  Actividades de Control  Monitoreo Así mismo para la eficiencia se tienen en cuenta 172

 

Información y comunicación Evaluación del riesgo.

Para el proceso de evaluación y control de estos indicadores se considera prudente realizarlos con una periodicidad mensual que permitan identificar las falencias y tomar las medidas de control necesarias para alcanzar el logro de los objetivos propuestos por la organización.

6.5

ANALISIS COSTO - BENEFICIO

Realizando un análisis de lo costaría llevar a cabo el diseño y la implementación del sistema de Control Interno –COSO, en la Compañía MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, podemos mencionar que resulta alto ponerlo en marcha, sin embargo, se debe tener en cuenta que resultaría más costoso no contar con los controles y procedimientos que garanticen el correcto desarrollo de las actividades. Los costos, gastos o pérdidas en que puede incurrir la compañía MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, por el mal manejo de los recursos y la falta de controles puede llegar a ser mucho más elevado al costos del diseño y posteriormente de la implementación del Sistema de Control Interno. A continuación relacionamos, los costos de implementación del sistema de control interno para la compañía, MUNDO IMPORTACIONES S.A.S:

6.5.1 COSTO PUESTA EN MARCHA SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MUNDO IMPORTACIONES S.AS.

173

Tabla # 46 Costo Puesta en Marcha Sistema de Control Interno

DETALLE Papelería. Copias de cuestionario Transporte Transcripción de informes Transcripción de trabajo final Encuadernación Internet Lapiceros, borradores, otros Llamadas a celulares Imprevistos Subtotal

CANTIDAD

V. UNIT.

VALOR

100

$2.100

6 6

1.500 12.000

$9.000 $72.000

80.000

$80.000

1 2 mes

10.000 30.000

$10.000 $60.000

3.000

$12.000

2 mes

25.000 70.000 231.600

$50.000 $70.000 $365.100

Fuente: Costo Puesta en Marcha Sistema de Control Interno Elaborado Por: El Autor

En la tabla anterior se describen los costos iniciales para poner en marcha el diseño del sistema de control interno para MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, esta fase contiene las actividades de conocimiento de la compañía, evaluaciones y diagnóstico y trabajo final.

6.5.2 COSTO DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN MUNDO IMPORTACIONES S.A.S. Teniendo en cuenta el convenio establecido entre la Fundación Universitaria Agraria de Colombia y la empresa MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, como práctica empresarial y conformado por los dos (2) estudiantes, de la facultad de Contaduría Pública. La prestación de nuestros servicios tendrá un valor de $15.000.000 y se tendría de plazo para la implementación de tres (3) meses, o sea $5.000.000 de pesos mensuales, y no será necesario que la empresa asigne otro funcionario. 174

La utilidad será igual al Ingreso – los gastos operativos UTILIDAD = 15.000.000 – 365.100 = $14.634.900. Los costos se verán minimizados al momento de evidenciar los resultados obtenidos en las evaluaciones del sistema de control interno.

6.5.3 ANÁLISIS DE LOS BENEFICIOS MUNDO IMPORTACIONES S.A.S, es una compañía que en la actualidad realiza sus actividades en base a unos procesos establecidos pero con fallas en algunos puntos y falta de controles, el beneficio principal será contar con una guía integrada por procedimientos que permita a los trabajadores tener pautas para la realización de ciertas actividades. Adicionalmente la compañía tendría otros beneficios como: 

Disminución de errores en los procesos que se venían presentando con no contar con procedimientos contables y financieros.



La información financiera será más confiable, ya que los controles que implemente la empresa contribuirán a que los registros contables sean más confiables.



Se observara un mejor aprovechamiento de los recursos lo cual se verá reflejada en la reducción de gastos.



La comunicación de la compañía también se verá beneficiada, ya que al realizar la implementación mejoraran los canales de comunicación, permitiendo a todo el personal estar al tanto del acontecer de la compañía.

Por lo anterior, la implementación de un Sistema de Control Interno, aportara de manera significativa en el mejoramiento de las operaciones de la compañía MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

175

7.1

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

Después de haber realizado el proceso de investigación, análisis e interpretación de los resultados obtenidos se llegó a las siguientes conclusiones: 

Los procedimientos administrativos y contables son importantes para una empresa dado que permiten garantizar la eficiencia en las operaciones, normas y procedimientos así mismo garantiza la correcta ejecución de las mismas, además es el punto de partida para conocer la eficacia del Sistema de Control Interno.



Los procedimientos propuestos fueron diseñados de manera más sencilla, con el fin de facilitar el uso por los usuarios que tengan acceso al mismo. La Contabilidad no solo permite ver el pasado, presente y futuro sino que permite tener un control general de la empresa para evitar que las estrategias de ventas y financieras generen pérdidas económicas.



Con el fin de mejorar los planes y programas del Control Interno, se dará a conocer a toda la organización los responsables de la ejecución y las actividades involucradas.



La creación de controles administrativos, financieros y contables permitirá la una mayor protección de los recursos de la compañía.



La falta de conocimiento por parte de los empleados sobre los procedimientos en las actividades ejecutadas hace que predominan una serie de incumplimientos en los lineamientos, requerimiento legales que pueden llevar a sanciones los cuales deben impartirse de manera oficial y por escrito (Manual de normas y procedimientos) para que se garantice su cumplimiento de manera exitosa.



El sistema de Control Interno permitirá validar datos, emitir reportes, evaluar las diferentes áreas de la empresa, a través de indicadores de gestión los cuales ayudaran a controlar la información que contable no registrada.

176



No existe una adecuada distribución de funciones en la compañía, lo que permite la duplicidad de actividades y una inadecuada segregación de responsabilidades y funciones.



Mundo Importaciones cuenta con una estructura organizacional definida, sin embargo falta establecer estrategias y políticas que guíen las acciones de las diferentes actividades que desarrolla la compañía.



La correcta implementación del Sistema de Control Interno basado en el modelo Coso, permitirá a la Dirección obtener mayores beneficios de control en todos los niveles de Mundo Importaciones S.a.s.

177

7.2

RECOMENDACIONES



Antes de realizar el diseño de control interno es indispensable revisar los procesos y funciones de cada una de las áreas que comprenden la empresa de manera que se establezcan las debilidades inherentes, conocer los riesgos y de acuerdo a los resultados obtenidos definir las medidas a implementar para reducirlos.



Se recomienda que los procesos presentados en la presente proyecto de grado de socialización en a todos y cada uno de los empleados para su implementación en el desarrollo de sus operaciones habituales.



Se propone establecer un responsable de realizar la evaluación periódicamente los procedimientos que le permitan establecer la correcta ejecución de las operaciones con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia y economía de la empresa de otra parte realizar las actualizaciones necesarias las cuales deberán ser aprobadas por el jefe de cada área.



Para que los procedimientos funcionen adecuadamente es necesario contar con programas de capacitación e inducción que motiven a los empleados a la realización de sus funciones con sentido de pertenencia, de otra parte que la remuneración este acorde al desempeño de sus funciones.



Definir sanciones y correctivos, aplicables y efectivos ante el incumplimiento de controles, de esta manera los demás miembros de la compañía no se sentirán atraídos de cometer actos fraudulentos.



Establecer mecanismos de comunicación en el que intervengan todos los miembros de la compañía.



Contratar personal capacitado o asesores jurídicos que revisen periódicamente las normas, procedimientos que contribuyan al cumplimiento de las leyes y normativas que son aplicables al sector en el que se encuentra Mundo Importaciones S.a.s.



Concientizar a los trabajadores de que cada actividad realizada de manera eficiente y eficaz ayuda al alcance de los objetivos.

178



Realizar reuniones periódicas con los empleados para repasar los objetivos de la compañía, evaluar el trabajo y sugerir alguna mejora o modificación.



Realizar revisiones continuas sobre si se están alcanzando los objetivos por actividades y si estos apoyan el cumplimiento del objetivo general.



Se recomienda generar planes estratégicos de administración de riesgos de forma inmediata, tales como: a. Crear cronogramas de capacitaciones para cada uno de los departamentos haciendo énfasis en los objetivos de cada área y como estos influyen en cumplimento de la misión y visión de la toda la compañía. b. Instituir comités de supervisión que cumplan funciones de evaluación y vigilancia en los puntos críticos de las actividades. c. Fortalecer los canales de comunicación a travez del uso de herramientas como; las carteleras, cartas públicas, manuales del empleado, revistas institucionales, buzón de comunicaciones y reuniones. d. Captar y analizar la mayor cantidad de información para la toma de decisiones. e. Tener capacidad de adaptación al cambio continuo y de generar ideas innovadoras que produzcan progreso y beneficios para la empresa. f. Planificar el presupuesto y el gasto generado por las áreas de la empresa y además de una optimización de costos mediante la planeación y el control estricto de los recursos a partir del presupuesto. g. Aumentar la rentabilidad, a través del uso de las herramientas financieras disponibles, como los presupuestos y flujos de caja que nos entregan información válidas para la asignación eficiente y eficaz de recursos, y así lograr un crecimiento sostenido en la organización, por ende, aumentará la rentabilidad de la empresa.

179



Teniendo en cuenta los análisis realizados y los resultados obtenidos se considera importante la adopción del Sistema de Control Interno para Mundo Importaciones S.A.S, ya que esto proporcionaría niveles de confiabilidad más altos, seguridad y transparencia en la información financiera

7.3 RECOMENDACIÓNES POR COMPONENTE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SEGÚN CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S

7.3.1 AMBIENTE DE CONTROL.

El ambiente de control puede diferir según el tamaño de la empresa, para empresas medianas, los controles pueden no estar definidos y si lo están no se lleva un adecuado control, no quiere decir que la compañía no cuente con conductas adecuadas que enfaticen la importancia de la integridad y determinados comportamientos éticos. Siempre que haya un compromiso visible de los directivos y administradores es posible que el resto de personal sea enterado de las decisiones de gerencia, debido a que existen pocos niveles de administración la comunicación fluye más rápido. De igual manera las políticas de recursos humanos pueden no estar definidos, como lo es en las compañías grandes, la gerencia puede participar de manera directa en la elección del personal a vincular en la entidad, para una compañía mediana e incluso pequeña mantener un control interno externo puede resultar demasiado costoso, por ello se requiere de la definición de procedimientos, políticas que deben ser comunicadas a los trabajadores.

180

7.3.2 EVALUACION DEL RIESGO. La valoración de riesgos en medianas empresa puede ser menos formal y menos estructurado que en compañías grandes, pero queda claro que es un componente que todas las compañías deben tener sin importar su tamaño Puesto que las empresas medianas están más centralizadas y tienen pocos niveles de autoridad, los objetivos pueden ser fácilmente comunicados a todo el personal, por ello la evaluación de riesgos de estas entidades recae en la información que pueda recibir la administración por parte de empleados y de terceros, como lo es la obtención de información de riesgos de manera externa s por parte de los clientes, proveedores, mercado. El proceso de evaluación de riesgos en una entidad mediana puede ser efectivo a causa de la integración entre la gerencia, administradores y otro personal.

7.3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL. Todas las empresas manejan actividades de control sin importar su tamaño, lo único que puede llegar a cambiar es su manera de operar, de acuerdo sus necesidades y a su actividad, pueden existir algunas actividades para empresas grandes relevantes pero para empresas medianas y pequeñas no representan un buen resultado. La distribución de funciones y limitación de responsabilidades puede llenarse de dificultades para las medianas empresas debidas a que existe poco personal y muchas funciones, pero es necesario que la compañía se encargue de agrupar las funciones y responsabilidades de acuerdo a las competencias del personal.

7.3.4

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.

El sistema de comunicación en medianas empresas es menos formal que en las empresas grandes, pero no deja de ser importante. Los sistemas de información compuestos por tecnologías y sistemas operativos informáticos ayudan a la organización al procesamiento de datos de forma más ágil y eficiente.

181

Aunque las empresas medianas cuenten con sistemas de recolección de información y su cultura de comunicación en su estructura organizacional sea buena, depende de la habilidad de los administradores de analizar y monitorear los eventos que se presenten. La comunicación puede ser más fácil de llevar en las entidades medianas, debido a que no existen muchos niveles de autoridad y sus administradores tienen un contacto más directo con el personal, por lo general las comunicaciones se presentan de manera diaria en reuniones poco formales y durante las actividades ordinarias.

7.3.5 MONITOREO. Las actividades de monitoreo y seguimiento del sistema de control interno en medianas empresas, implica directamente a las directivas de la entidad y en ocasiones a los administradores encargados. Las evaluaciones en empresas de esta categoría, son realizadas de manera circunstancial, quiere decir que el monitoreo está en función de las actividades del negocio. En ocasiones la dirección puede asignar al personal del departamento contable los procesos de evaluación y monitoreo.

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tesis

investigaciones

ANEXOS ANEXO # 1 CUESTIONARIO El presente cuestionario contiene preguntas relacionadas con su actividad diaria dentro de la empresa , las cuales están dirigidas a establecer alternativas de mejoramiento . Conteste SI, NO o N/A de acuerdo a su criterio y el porque donde sea requerido. AMBIENTE DE CONTROL

1. ¿La empresa tiene una estructura organizacional definida? 2. ¿Las funciones y responsabilidades estan debidamente delimitadas según cada cargo? 3. ¿La empresa tiene un manual de procedimientos administrativos y contables ? 4. ¿Están bajo la vigilancia y supervisión de los jefes de contabilidad, los empleados de este departamento y los libros y registros contables en toda la oficina? 5. ¿Muestra la Dirección interés por la integridad y los valores éticos de los funcionarios ? * ¿Existe un Código de Ética aprobado por la Entidad? * ¿El Código de Ética ha sido difundido mediante talleres o reuniones para explicar su contenido? VALORACIÓN DE RIESGOS 1. ¿La entidad desarrolla una administración estratégica para el cumplimiento de su misión ? * ¿Existen estrategias consistentes con la misión de la empresa? * ¿Los objetivos de gestión son consistentes con las estrategias vigentes ? 2. ¿La efectividad de los objetivos son comunicados a empleados y accionista ? 3. Hay relacion entre los objetivos y estrategias para cumplir los objetivos? 4. ¿Considera usted que los objetivos por área estan vicunculados al objetivo general ? 5. ¿Se efectúa el seguimiento de las estrategias como una herramienta para evaluar la gestion de la entidad? * ¿Existe información periódica, oportuna y confiable sobre el cumplimiento de metas y objetivos por área para el seguimiento de las estrategias ? * ¿Existe información sobre cambios en el entorno que puedan afectar el cumplimiento de las estrategias? ACTIVIDADES DE CONTROL 1. La empresa evalua periodicamente su desempeño? 2. Considera usted que las responsabilidades inherentes a su cargo son las apropiadas? Porque___________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 3. Los canales de comunicación establecidos por la empresa son los adecuados ? Porque___________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 4. La administración solicita a su área informes mensuales de gestión? 5.¿Existen tareas duplicadas o tareas con objetivos similares realizadas por distintas áreas ? INFORMACIONY COMUNICACIÓN 1. ¿Los funcionarios que utilizan el sistema de información están conformes con respecto a la confiabilidad y oportunidad de los informes que emiten dichos sistemas? * ¿Conocen los usuarios el nivel de confiabilidad de la información financiera y operativa que utilizan ? * ¿Permite el sistema la generación de información financiera oportuna para la toma de decisiones ? 2. ¿Se protegen adecuadamente con copias de seguridad los programas de aplicación y los archivos informáticos generados durante el procesamiento diario de las operaciones ? 3. ¿La Dirección recibe información analítica, financiera y operativa que le permita tomar decisiones oportunamente? 4.¿La entidad ha comunicado claramente las líneas de autoridad y responsabilidad dentro de la entidad? 5. ¿Los funcionarios comprenden cómo sus tareas afectan a, y son afectadas por, las tareas de otros funcionarios?

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N/A

ANEXO # 2 FICHA TÉCNICA DE CUESTIONARIO

FICHA TÉCNICA

OBJETIVO UNIVERSO

AMBITO GEOGRAFICO METODOLOGIA

MEDICION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL DE MUNDO IMPORTACIONES S.A.S. PERSONAL DE MUNDO IMPORTACIONES S.A.S COMPAÑÍA MUNDO IMPORTACIONES S.A.S; CIUDAD DE BOGOTA. CUESTIONARIO ESCRITO INVESTIGADORES DEL PROYECTO.

REALIZADOR DEL ESTUDIO NIVEL DE CONFIANZA OBTENIDO 95% MARGEN DE ERROR 5% FECHA DE REALIZACION JULIO DE 2013

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