Tesis / 0183 / Cont by MAOSABO

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ.

LUISA FERNANDA HERRERA ZAMUDIO JANETH REINA GUZMAN

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FALCULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA CONTABILIDAD DE GESTION Y ADMINISTRATIVA BOGOTA 2014

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ.

LUISA FERNANDA HERRERA ZAMUDIO JANETH REINA GUZMAN

PRACTICA EMPRESARIAL

DIRECTOR JULY CAROLINA ROJAS GÓMEZ DOCENTE CONTADURÍA PÚBLICA

FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FALCULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA CONTABILIDAD DE GESTION Y ADMINISTRATIVA BOGOTA 2014

Nota de aceptación:

Firma del presidente del jurado

Firma del jurado

Bogotá ___Día ___________Mes _______Año

DEDICATORIA

Mi mayor agradecimiento a Dios por haberme guiado durante mi vida y mi carrera profesional, por brindarme sabiduría, experiencia y felicidad a mi ser.

Doy gracias a mis padres Miguel Ángel Herrera y Martha Cecilia Zamudio por su apoyo y fortaleza para seguir adelante, por ser un excelente ejemplo para mí.

A mis hermanas Yuly, Angélica y Daniela por haberme apoyado en las buenas y las malas y por hacer parte de mi vida. A Leo por estar siempre a mi lado, por llenar de alegría mi vida y por su amor incondicional. T.A.M.B

Agradezco a mi profesora July Rojas por compartir sus conocimientos, por su apoyo y dedicación en esta etapa de trabajo.

LUISA FERNANDA HERRERA ZAMUDIO

DEDICATORIA

A mis amadas hijas Paula Alejandra e Isabel Sofía: por ser MI SOL y MI LUNA diariamente, por el incalculable amor que recibo de ellas todos los días y por convertirse en el motivo fundamental de mi esfuerzo y lucha constante para superar problemas y adversidades presentados en el día a día, para que ésta sea una herencia y ejemplo de vida en su futuro profesional.

A mis padres: Rosa Inés Guzmán y Rafael Antonio Reina: Por su sacrificio y apoyo incondicional para que año tras año fuera formándome como persona y por ser fundamento en la formación de mi carácter.

A mis hermanos: Margarita y Horacio por estar siempre presentes y haber sido mi apoyo moral, por brindarme su mano cuando sentía que el camino se terminaba, por su comprensión. .

A mis sobrinos: Marcela, Diana, Andrés, Diego, Manuel, Santiago y mi cuñada Luz, por la grandeza de sus corazones.

JANETH REINA GUZMAN

AGRADECIMIENTO

Los autores expresan sus agradecimientos a:

A Dios Todo Poderoso por habernos acompañado y brindarnos fortaleza en cada paso, por la sabiduría concebida durante la carrera profesional que llena de orgullo y satisfacción nuestras vidas.

A la Fundación Universitaria Agraria de Colombia por permitirnos ser parte de tan distinguida institución y por ser uno de los pilares fundamentales en la formación nuestra profesión.

A nuestros distinguidos catedráticos que con su conocimiento y experiencia contribuyeron con nuestro desarrollo profesional; Nuestra inmensa gratitud a nuestra Directora, July Carolina Rojas quién con sus conocimientos supo direccionar de la mejor forma el desarrollo del proyecto de grado.

TABLA DE CONTENIDO

LISTA DE CUADROS ........................................................................................... 11 LISTA DE TABLAS .............................................................................................. 14 LISTAS DE FIGURAS .......................................................................................... 15 LISTAS DE ABREVIATURAS .............................................................................. 16 LISTA DE FORMULAS ......................................................................................... 17 INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 18 1. MARCO REFERENCIAL .................................................................................. 22 1.1 MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ........................................................... 22 1.1.1 Evolución Del Sistema De Control Interno. ............................................... 22 1.1.2 Modelos De Control Interno. ..................................................................... 26 1.1.3 Estructura Del Sistema De Control Interno. .............................................. 34 1.1.4 Elementos De Control Interno. .................................................................. 36 1.1.5 Principios Del Control Interno.................................................................... 38 1.1.6 Componentes del Control Interno. ............................................................ 40 1.1.7 Valoración De la Matriz del Riesgo. .......................................................... 42 1.1.8 Sistemas De Control Interno En Las Pymes. ............................................ 43 1.1.9 Teoría De La Contabilidad y El Control. .................................................... 45 1.1.9.1 Microteoría ......................................................................................... 46 1.2 MARCO LEGAL ............................................................................................. 50 2. DISEÑO METODOLÓGICO .............................................................................. 53 3. DIAGNOSTICO Y ANÁLISIS DE RIESGOS ..................................................... 56 3.1 ETAPAS DIAGNOSTICO Y ANÁLISIS DE RIESGOS .................................. 56

3.2 OBJETIVO ..................................................................................................... 56 3.3 ALCANCE ...................................................................................................... 57 3.4 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ............................................................ 57 3.4.1 Procesos Administrativos. ......................................................................... 58 3.4.2 Procesos Operativos. ................................................................................ 59 3.4.3 Procesos Contables. ................................................................................. 61 3.5 IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS .............................................. 62 3.6 APLICACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS ................................................ 63 3.7 RESULTADO DEL ANÁLISIS Y DIAGNOSTICO DE RIESGOS .................. 68 4. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO I EN LA EMPRESA BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S. ................. 70 4.1 ETAPAS DISEÑO SISTEMA DE CONTROL INTERNO................................ 71 4.2 COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ......................... 72 4.2.1 Ambiente De Control. ................................................................................ 73 4.2.1.1 Objetivos Del Componente Ambiente De Control ............................... 73 4.2.1.2 Políticas Componente Ambiente De Control ....................................... 74 4.2.1.3 Procedimientos Componente Ambiente de Control ............................ 75 4.2.2 Valoración Del Riesgo. .............................................................................. 79 4.2.2.1 Objetivos Del Componente Valoración Del Riesgo. ............................ 79 4.2.2.2 Políticas Componente Valoración Del Riesgo .................................... 81 4.2.2.3 Procedimientos Componente Valoración del Riesgo .......................... 82 4.2.3 Actividades De Control. ............................................................................. 84 4.2.3.1 Objetivos Componente Actividades de Control. .................................. 85 4.2.3.2 Políticas Componente Actividades De Control .................................. 86 4.2.3.3 Procedimientos Componente Actividades de Control. ........................ 87 4.2.4 Información Y Comunicación. ................................................................... 90 4.2.4.1 Objetivos del Componente Información y Comunicación .................... 90 4.2.4.2 Políticas Componente Información Y Comunicación. ......................... 91 4.2.4.3 Procedimientos Componente Información y Comunicación. ............... 92 4.2.5 Monitoreo de Control. ................................................................................ 95 4.2.5.1 Objetivos Componente Monitoreo de Control. .................................... 95 4.2.5.2 Políticas Componente Monitoreo De Control. ..................................... 96

4.2.5.3 Procedimientos Componente Monitoreo de Control ........................... 97 4.3 DESCRIPCIÓN POR PROCESOS DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A IMPLEMENTAR EN LA EMPRESA BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S ............................................................................. 100 4.3.1 Procesos De Contabilidad. ...................................................................... 100 4.3.1.1 Solicitud De Papelería ...................................................................... 100 4.3.1.2 Caja Menor ....................................................................................... 103 4.3.1.3 Solicitud De Gastos .......................................................................... 107 4.3.1.4 Causación. ........................................................................................ 111 4.3.1.5 Facturación. ...................................................................................... 115 4.3.1.6. Conciliaciones Bancarias. ................................................................ 118 4.3.1.7 Control y Pago de Impuestos. ........................................................... 121 4.3.1.8 Legalización de Gastos ..................................................................... 124 4.3.2 Procesos Administrativos. ....................................................................... 127 4.3.2.1 Selección Evaluación De Proveedores ............................................. 127 4.3.2.2 Selección y Evaluación De Clientes.................................................. 131 4.3.2.3 Orden De Compra Control Externo. .................................................. 134 4.3.3 Proceso Operativo. ................................................................................. 137 4.3.3.1 Desarrollo Y Fabricación ................................................................... 137 4.3.3.2 Inventarios y Bodega. ....................................................................... 140 5. AVANCES DE LOS RESULTADOS DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION ............................................................................................................................ 143 5.1 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S., BASADO EN EL MODELO COSO ................................................................................................. 143 5.1.1 Generalidades. ........................................................................................ 143 5.1.2 Objetivos. ............................................................................................... 148 5.1.2.1 Objetivo General. .............................................................................. 148 5.1.2.2 Objetivos Específicos. ....................................................................... 148 5.1.3 Responsables De La Implementación. .................................................... 148 5.1.4 Herramientas Para La Implementación Del Sistema. ............................. 149 5.2 RESULTADO DE LA IMPLEMENTACION .................................................. 150 5.2.1 Proceso Contable.................................................................................... 150 5.2.1.1 Procedimiento Solicitud De Papelería. .............................................. 150 5.2.1.2 Procedimiento Solicitud De Gastos................................................... 150

5.2.1.3 Procedimiento Manejo Y Control De Caja Menor. ............................ 151 5.2.1.4 Procedimiento De Causación. .......................................................... 151 5.2.1.5 Procedimiento De Facturación. ......................................................... 152 5.2.1.6 Procedimiento De Conciliaciones Bancarias. ................................... 152 5.2.1.7 Procedimiento Manejo Y Pago De Impuestos. ................................. 152 5.2.1.8 Procedimiento Legalización De Gastos. ........................................... 153 5.2.2 Procesos Administrativos. ....................................................................... 153 5.2.2.1 Procedimiento Selección Y Evaluación De Proveedores. ................. 153 5.2.2.2 Selección Y Evaluación De Clientes. ................................................ 153 5.2.2.3 Procedimiento Orden De Compra Y Control Externo........................ 154 5.2.3 Procesos Operativos. .............................................................................. 154 5.2.3.1 Desarrollo Y Fabricación Del Producto. ............................................ 154 5.2.3.2 Inventario y Bodega. ......................................................................... 154 CONCLUSIONES ............................................................................................... 155 LISTA DE ANEXOS ............................................................................................ 160 BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 161

LISTA DE CUADROS

Pág.

Cuadro 1: evolución del sistema de control interno en el tiempo………………. 21 Cuadro 2: modelos del control interno……………………………………………...25 Cuadro 3: comparativo equivalencia modelos COSO y MECI…………………...27 Cuadro 4: comparativo modelos del control interno……………………………….29 Cuadro 5: elementos del control interno…………………………………………....34 Cuadro 6: principios de control interno……………………………………………...36 Cuadro 7: componentes del control interno…………………………………………38 Cuadro 8: etapas diagnóstico y análisis del riesgo………………………………..53 Cuadro 9: matriz de riesgo por áreas Bonnet Farmacosméticos S.A.S………....62 Cuadro 10: etapas diseño sistema de control interno……………………………..68 Cuadro 11: objetivos del componente ambiente de control……………………….71 Cuadro 12: políticas componente ambiente de control……………………………72 Cuadro 13: procedimientos componente ambiente de control……………………74 Cuadro 14: objetivos del componente valoración del riesgo……………………..78 Cuadro 15: políticas componente valoración del riesgo…………………………..79 Cuadro 16: procedimientos componente valoración del riesgo…………………..80 Cuadro 17: objetivos del componente actividades de control……………………83 Cuadro 18: políticas componente actividades de control………………………...84

Continúa…

Cuadro 19: procedimientos componente actividades de control………………….85 Cuadro 20: Objetivos Del Componente Información y Comunicación……………88 Cuadro 21: Políticas Del Componente Información y Comunicación. …………..89 Cuadro 22: Procedimientos Del Componente Información………………………..90 y Comunicación Cuadro 23: Objetivos Del Componente Monitoreo De Control……………………93 Cuadro 24: Políticas Componente Monitoreo De Control…………………………94 Cuadro 25: Procedimientos Componente Monitoreo De Control………………….95 Cuadro 26: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Contable Solicitud de Papelería……………………………………………………….99 Cuadro 27: Explicación Procedimiento Contable Manejo y Control De Caja Menor……………………………………………………………….99 Cuadro 28: Documentos De Registro y Control Procedimiento Contable Caja Menor………………………………………………………………….101 Cuadro 29: Explicación Procedimiento Manejo Y Control De Caja Menor……..102 Cuadro 30: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Contable Solicitud De Gasto………………………………………………………….106 Cuadro 31: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Contable Causación……………………………………………………………………………….106 Cuadro 32: Explicación Del Procedimiento Contable Causación………………...110 Cuadro 33: Documentos De Registro Y Control Procedimiento de Facturación......................................................................................................113 Cuadro 34: Explicación Del Procedimiento Contable de Ingresos……………….114 Cuadro 35: Documentos De Registro y Control Procedimiento de Conciliación Bancaria………………………………………………………………117 Continúa…

Cuadro 36: Explicación Procedimiento Contable de Conciliación Bancaria……117 Cuadro 37: Documentos de Registro Y Control Procedimiento Contable Pago de Impuestos…………………………………………………………120 Cuadro 38: Explicación Del Procedimiento Contable de Control y Pago De Impuestos…………………………………………………………………………..121 Cuadro 39: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Contable……...123 Cuadro 40: Explicación Procedimiento Contable Legalización De Gastos……..124 Cuadro 41: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Administrativo Selección y Evaluación De Proveedores…………………………………………….127 Cuadro 42: Explicación Del Procedimiento Administrativo de Evaluación y Selección de Proveedores…………………………………………………………….128 Cuadro 43: Documentos de Control y Registro de Selección y Evaluación de Clientes………………………………………………………………………………130 Cuadro 44: Explicación Del Procedimiento Administrativo Selección y Evaluación de Clientes………………………………………………………………131 Cuadro 45: Documentos De Registro Y Control de Procedimiento Administrativo Orden de Compra Control Externo…………………………………………………..133 Cuadro 46: Explicación Del Procedimiento Administrativo de Orden de Compra Control Externo…………………………………………………………………………134 Cuadro 47: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Operativo Desarrollo y Fabricación……………………………………………………………….136 Cuadro 48: Explicación Del Procedimiento Operativo de Desarrollo y Fabricación…………………………………………………………...137 Cuadro 49: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Operativo Inventarios y Bodega…………………………………………………………………..139 Cuadro 50: Explicación del Procedimiento Operativo Inventarios y Bodega. ….140 Cuadro 51: Fases De La Implementación Del Sistema De Control Interno…….144

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1: Contribuciones Y Derechos De Varios Agentes…………………………44 Tabla 2: Rangos De Efectividad……………………………………………………..60

LISTAS DE FIGURAS

Pág.

Figura 1: Diferencia Control En Las Organizaciones Y Control de Las Organizaciones………………………………………………………………..43 Figura 2: Flujograma Procedimiento Contable Solicitud De Papelería…………100 Figura 3: Flujograma del procedimiento Contable manejo y control de caja menor…………………………………………………………………104 Figura 4: Flujograma Del Procedimiento Contable de Solicitud De Gasto……..108 Figura 5: Flujograma Del Procedimiento Causación……………………………...112 Figura 6: Flujograma del Procedimiento De Facturación…………………………115 Figura 7: Flujograma del Procedimiento Contable de Conciliación Bancaria…..118 Figura 8: Flujograma Del Procedimiento Del Control y Pago De Impuestos……122 Figura 9: Flujograma Del Procedimiento De Legalización De Gasto…………….125 Figura 10: Flujograma del Procedimiento Administrativo de Evaluación de Proveedores…………………………………………………………………………….129 Figura 11: Flujograma del Procedimiento Administrativo selección y Evaluación de Clientes………………………………………………………………132 Figura 12: Flujograma del Procedimiento Administrativo Orden de Compra Control Externo…………………………………………………………...135 Figura 13: Flujograma Del Procedimiento Operativo Desarrollo y Fabricación……………………………………………………………….138 Figura 14: Flujograma del Procedimiento Operativo de Bodega Inventarios (Ingreso)…………………………………………………………………………………141

LISTAS DE ABREVIATURAS

AAA: American Accounting Association (Asociación Americana de Contabilidad) AICPA: American Institute of Certified Public Accountants (Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados)

FEI: Financial Executive Institute (Instituto Ejecutivo Financiero) IIA: Institute of Internal Auditors (Instituto de Auditores Internos) IMA: Institute of Management Accountants (Instituto de Administración Contable) COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway MECI: Modelo Estándar de Control Interno ERM: Estaciones de Regulación y Medida COBIT: Control Objectives for Information Systems and related Techonology (Objetivos de Control para Tecnología de Información y Tecnologías relacionadas) SEC: Sociedad Española de Calidad BPM: Buenas Prácticas de Manufactura

LISTA DE FORMULAS Formula1: “Σ (suma) de los datos de efectividad “/ “número de controles” = “Promedio de efectividad”. Formula 2: “nivel del riesgo” / “promedio de efectividad” = Valor del Riesgo Residual. Formula 3: Nivel del riesgo/ Promedio de Efectividad = Riesgo Net

INTRODUCCIÓN

La empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S es una entidad de capital privado, que comercializa productos farmacéuticos de la línea humana, clasificados como medicamentos y cosméticos; ofrece productos a entidades a nivel local y nacional como cadenas de droguerías, establecimientos de salud como gimnasios, instituciones de prácticas deportivas como Ligas, entidades prestadoras de salud.

En el trabajo de campo realizado evidenciamos debilidades en procesos operativos, contables y administrativos. Frente a los procesos administrativos y operativos, la estructura organizativa no cuenta con procedimiento definido ni se tienen definidas ni segregadas las funciones para cada cargo, lo que implica que no se realiza periódicamente análisis de las mismas con el fin de determinar el cumplimiento de las funciones. Además no cuentan con un control documental de la información que se maneja en la empresa.

La administración no tiene claridad referente a la normatividad aplicables a este tipo de organización y que se encuentra principalmente reglamentada por el Instituto Nacional De Vigilancia De Medicamentos Y Alimentos -INVIMA y la Secretaria Distrital de Salud; por esta razón existe un riesgo de incumplimiento a la normatividad que puede derivar en sanciones, multas o afectar negativamente algún producto en cualquier etapa de desarrollo, fabricación y comercialización. En el área contable se evidencian falencias en algunos procesos: no se realiza arqueos de caja, no se realiza el presupuesto anual de ingresos y gastos, no existen políticas frente a la verificación y control de pagos a proveedores, no se realizan inventarios a los activos fijos, no existen formatos contables.

En vista de las debilidades mencionadas anteriormente, resulta de gran importancia poseer un sistema de control interno; que permita contar con mecanismos de control escritos para mejorar el desarrollo de sus actividades, fortalecer la adecuada toma de decisiones, facilitar a la empresa asumir el manejo y control de su negocio, el uso de sus ingresos y la administración de sus gastos; con el fin de que las funciones sean más efectivas, evitar un riesgo de fraude, un inadecuado manejo en la contabilidad, fortalecer la administración interna y llevar a cabo una transparencia en las operaciones del Bonnet Farmacosméticos S.A.S, permitiendo así un aprovechamiento de las potenciales oportunidades en el mercado , crecimiento financiero, productivo, humano y competitivo. Por tanto se plantea que el Sistema de Control interno puede aportar favorablemente al mejoramiento de los procesos operativos, contables y administrativos de la organización.

Con lo anterior, surge una pregunta ¿Cómo diseñar un sistema de control interno en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S en la ciudad de Bogotá, que permita evaluar sus procesos operativos, contables y administrativos?

Una herramienta como el sistema de control interno comprende la estructura organizativa, políticas, el plan de organización, el conjunto de métodos y procedimientos, que le permite a las empresas y de manera particular a Bonnet Farmacosméticos S.A.S., ejercer acciones para manejar los riesgos. Esta herramienta le permite adicionalmente contar con mecanismos de control escritos para optimizar la calidad de procesos en el desarrollo de sus actividades, asumir el manejo y control de su negocio, controlar el uso de sus ingresos y la administración de sus gastos, evitar un riesgo de fraude, un inadecuado manejo en la contabilidad, fortalecer la administración interna, delegar autoridad y asignar responsabilidades en los diversos departamentos de la organización y llevar a cabo una transparencia en las operaciones, evitar asumir sanciones, multas y demás, por falta de cumplimiento de reglamentaciones: impositivas, laborales, ecológicas, contables, societarias, que pueden significar un decremento de su patrimonio.

Como contribución y a fin de contrarrestar esta y otras falencias encontradas durante el desarrollo de la investigación, se presenta este documento, cuyo objetivo es diseñar e implementar un sistema de control interno que conduzca a mejorar los procesos administrativos, operativos y contables de la organización, permitiendo así un aprovechamiento de los recursos, potenciar las oportunidades en el mercado, permitir crecimiento financiero y productivo. El modelo de Control interno que se eligió para la empresa BONNET FARMACOSMETICOS S.A.S es el COSO, sus componentes están generalizados y regidos con estándares internacionales. Para desarrollar el tema planteado “Diseño e implementación de un sistema de control en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S en la ciudad de Bogotá”, se realizó la investigación en cinco capítulos.

En el capítulo uno se desarrolla el marco referencial, el cual contiene el marco teórico y conceptual donde se exponen las nociones fundamentales referentes al control interno como principios, objetivos y demás. Del mismo modo, se realiza un comparativo de los diferentes modelos de sistema de control interno aplicados a nivel internacional, para finalizar con el planteamiento del modelo escogido COSO, que comprende cinco componentes en su estructura a saber: Ambiente de Control, Evaluación del riesgo, actividades de control, Información y comunicación y por último Monitoreo de las actividades. Finalizando con este marco teórico y

conceptual, se desarrolla un aparte del texto Teoría de la contabilidad y el control, sobre el cual se realiza un comparativo entre el control de las organizaciones y el control en las organizaciones, siendo este último el enfoque dado en el planteamiento y desarrollo del presente proyecto. Continuando con el marco referencial, dentro de él igualmente se encuentra el marco legal, en el cual se sitúa al lector en el contexto legislativo y normativo de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S.

El capítulo segundo hace referencia a la metodología de investigación y recolección de información, teniendo en cuenta que corresponde a una práctica empresarial, del nivel integrativo, siendo un tipo de investigación proyectiva de un estudio de caso en procesos operativos, contables y administrativos. Como herramientas se usaron entrevistas, observación y análisis documental. Teniendo en cuenta el nivel de crecimiento de la empresa, en el desarrollo de este documento se emplearon como fuentes primarias de información entrevistas realizadas en la fase de diagnóstico y entrevistas en la fase de implementación,

El tercer capítulo presenta el diagnóstico de la situación de la empresa, el análisis de los factores de riesgo se desarrolló por cada proceso así: operativos, contables y administrativos de la organización. Estos riesgos fueron identificados mediante visitas de campo y entrevistas directas en la empresa, se plantearon los riesgos haciendo uso de la matriz de riesgos, donde por cada proceso se realiza un análisis de los factores de riesgos y se categorizó cada uno según su nivel de riesgo.

En el capítulo cuarto se plantea el diseño del sistema de control interno para la empresa basado en el modelo COSO, teniendo en cuenta el análisis del anterior capitulo etapa de diagnóstico de riesgos, abordando cada componente del sistema y describiendo las políticas y las actividades para cada uno.

El capítulo quinto desarrolla en forma práctica la implementación del sistema de control interno en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S., detallando esta implementación en tres grandes fases , la primera análisis y aprobación por parte de la gerencia general de la empresa, la segunda socialización de la propuesta de implementación la tercera ajustes y puesta en marcha.

Para finalizar, se detallan las conclusiones basadas en el proceso investigativo y en las fases de desarrollo del proyecto: diagnostico, diseño e implementación y recomendaciones fundamentadas en las observaciones realizadas durante el desarrollo de los procesos contables, administrativos y operativos.

El diseño y la implementación del sistema de control interno basado en el modelo COSO, propuesto le permitirá a la organización, asegurar el logro de los objetivos corporativos, le facilitara el diseño de nuevas políticas y procedimientos que garanticen el uso eficiente de sus recursos.

1. MARCO REFERENCIAL 1.1 MARCO TEร RICO Y CONCEPTUAL 1.1.1 Evoluciรณn Del Sistema De Control Interno. Cuando se menciona el control interno en las organizaciones, es prudente relacionarlo con el principal hecho que conllevรณ a que organismos internacionales y las mismas organizaciones lo contemplaran como mecanismo antifraude. El Cuadro No. 1, detalla la evoluciรณn a nivel internacional del sistema de control interno, a continuaciรณn describiremos cada evento:

CUADRO 1: Evoluci贸n Del Sistema de Control Interno en el Tiempo (Moya, 2010)

Fuente: Ponencia Impacto de la regulaci贸n emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia en el ejercicio de la Revisor铆a Fiscal (Circular Externa 014 de 2009 (Modificada por la Circular Externa 038 de 2009) (Moya, 2010)

El primer suceso inicia en 1972, que de acuerdo a lo narrado en la historia de las relaciones internacionales durante el siglo XX, donde (Ocaña, 2003)relata los sucesos del escándalo político denominado el escándalo de Watergate en Estados Unidos, que reveló actividades ilegales por parte de la administración del presidente Richard Nixon durante la campaña electoral. El escándalo surgió con el arresto de cinco hombres que habían penetrado para espiar, robar documentos, e instalar escuchas electrónicas en los teléfonos de las oficinas del Comité Nacional Demócrata en el hotel Watergate en Washington, con el fin obtener archivos de los demócratas sobre las relaciones comerciales de Donald Nixon (hermano del presidente) con el millonario Howard Hughes.

El anterior evento histórico conllevo a que en 1977 se promulgara la ley de prácticas corruptas extranjeras “FCPA”, ella se crea con el fin de prohibir que las compañías paguen sobornos a oficiales de gobiernos y figuras políticas de países extranjeros para lograr sus negocios. La FCPA tiene dos enfoques principales: el primero es la divulgación, que constituye la primera parte de la ley y contiene disposiciones sobre contabilidad y registros; esta sección establece que una organización debe de mantener registros precisos de todas las transacciones que lleve a cabo. El segundo enfoque es el prohibitivo, donde la ley prohíbe a las compañías Americanas y a sus representantes la utilización de correos para llevar a cabo un pago ilícito a funcionarios extranjeros o políticos en beneficio a la firma Americana o a terceros. (Procopio, 2000)

Con los sucesos históricos que evidenciaron prácticas corruptas en Estados Unidos de América que repercutieron financieramente a nivel mundial, a finales de los 80’s organismos de Auditoria y de Contaduría, según la (Federacion Latinoamericana de Auditores Internos FLAI, 1980) en su Marco Integrado de control interno Latinoamericano MICIL, identifican las necesidades de fortalecer los controles internos de las organizaciones, se gestiona la formación de la Comisión de Organismos Patrocinadores Comité COSO. (Ardila, 2013) Define: “El COSO como una entidad privada conformada por las principales instituciones contables, financieras y de auditoría a nivel mundial”, comité que inició la investigación a nivel internacional sobre el conocimiento, aplicación y diseño del sistema de control interno en las grandes compañías y en las pequeñas y medianas empresas.

Los Organismos que integran el COSO son: · American Accounting Association (AAA) · American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) · Financial Executive Institute (FEI) 24

· Institute of Internal Auditors (IIA) · Institute of Management Accountants (IMA)

Debido a la causa de una serie de fracasos empresariales y errores de auditoría se crea en 1985 La Comisión Nacional sobre informes financieros fraudulentos – Comisión Treadway. De acuerdo al informe de Estudio y evaluación del control interno (Hernandez, Martinez, Tapia, Vargas, Abril 2010), menciona que el principal objetivo de la comisión Treadway era identificar los factores causantes de información financieras fraudulenta y emitir recomendaciones acerca del sistema de control interno para reducir su incidencia. La comisión en sus recomendaciones señala la importancia del entorno de control, los códigos de conducta, la existencia de comités de auditoría involucrados y competentes y una auditoría interna objetiva. Igualmente, reiteró la necesidad de emitir informes acerca de la eficacia del control interno y finalmente la comisión propuso que las organizaciones patrocinadas trabajaran juntas con el fin de integrar los diversos conceptos y definiciones.

Sobre el respecto, en Colombia se emite el pronunciamiento 7 de revisoría fiscal donde afirma: La dedicación, el rigor metodológico y el tiempo invertido por el COSO en el estudio, tuvo como propósito fundamental conseguir un entendimiento más generalizado por parte de todos los interesados en la administración de las empresas acerca de lo que significa el control interno. (Consejo Técnico de la Contaduría Pública, 1993, pág. 3) En el 2001, surgen una serie de escándalos empresariales en los Estados Unidos de América con el caso de Enron y WorldCom, continuó en Europa con la empresa Parmalat en Italia, que origina la necesidad de una profunda transformación a escala mundial en el sector de la auditoria. Según el informe de auditoría y escándalos financieros, (Callero, De Leon, Perez, & Torres, 2011) el primer acontecimiento que dio inicio a la ley Sarbanes -Oxley fue el caso de Enron: Las principales características de este caso fueron el deterioro paulatino del valor de las acciones de la empresa, la ocultación de información financiera y la creación de sociedades secundarias. Las prácticas contables de esta gran corporación no seguían los principios contables generalmente aceptados, destacándose la manipulación contable que permitía mostrar variaciones en la situación patrimonial y no mostrar con claridad los riesgos empresariales que había asumido ocultando pérdidas a través de sociedades secundarias. (Callero, De Leon, Perez, & Torres, 2011, pág. 2) La quiebra de la empresa Enron y Worldcom ocasionó que se crearan nuevas reformas legales en el ejercicio de la auditoria, como es el ejemplo de la ley Sarbanes - Oxley, que según Deloitte en su artículo publicado afirma:

La Ley Sarbanes–Oxley, (…) nació como respuesta a una serie de escándalos corporativos que afectaron a empresas estadounidenses a finales del 2001, producto de quiebras, fraudes y otros manejos administrativos no apropiados, que mermaron la confianza de los inversionistas respecto de la información financiera emitida por las empresas. En Julio de 2002, fue aprobada por el gobierno de Estados Unidos, como mecanismo para endurecer los controles de las empresas y devolver la confianza perdida. (Deloitte Global Services, 2013) Las reformas expuestas por la ley Sarbanes - Oxley, según el libro de contabilidad administrativa (Warren, Reeve, & Fess, 2005)se orientaron en tres áreas principales: La profesión contable, el gobierno corporativo y la revelación en la información financiera.

1.1.2 Modelos De Control Interno. Como consecuencia de los acontecimientos que suscitaron fraudes y corrupción en grandes organizaciones internacionales, se ha implementado el control interno en diferentes países. Las empresas se concientizaron de la importancia del control interno y no limitaron la responsabilidad solo a la profesión contable, asimismo entienden que es un compromiso y responsabilidad del consejo de administración en las entidades.

En el ámbito Internacional, existen diferentes modelos del control interno, en el Cuadro 2, se relacionan algunos modelos del control interno más conocidos, a continuación se describe algunos.

En Canadá, la guía CoCo (Criteria of Control BoardGuidanceon Control) del Canadian Institute of CharteredAccountants que, con un enfoque parecido al de COSO, propone un marco coordinado y un serie de recomendaciones prácticas para la gestión del riesgo y el control interno, teniendo en cuenta dentro de sus parámetros la importancia del aprendizaje y de los procesos de mejora dentro de las organizaciones. (Barrio & Barrio, 2008)

El modelo de control interno Estadounidense es el COSO, que deriva su nombre de la organización con el mismo nombre, orienta sus objetivos a la mejora de la calidad de la información financiera, por medio del fomento de códigos de ética de negocio y a la promoción del control interno y del gobierno corporativo. Igualmente indica que el informe COSO enfoca el Control Interno dentro de un marco de gestión de riesgo empresarial integral y, hoy en día, se puede considerar como el marco de referencia de mayor consideración (Moeller, 2007).

Cuadro 2: Modelos Del Control Interno

El modelo Estándar del control Interno MECI, que por su aplicabilidad en Colombia y porque ha sido construido a partir de los modelos internacionales. Es de seguimiento obligatorio en las entidades del estado en Colombia, de acuerdo al Art 269 de la Constitución Política de Colombia. (Atehortua, Bustamante, & Valencia, 2008, p. 38).

Considerando que el MECI consiste en una adaptación que el Estado Colombiano ha realizado del modelo de control COSO, para su aplicación en las entidades públicas colombianas, por esta razón se decide aplicar el modelo COSO a la empresa BONNET FARMACOMETICOS S.A.S, debido a que sus componentes están generalizados y regidos con estándares internacionales, mientras que el enfoque del modelo MECI va dirigido al sector público.

(Rivas Marquez, 2011) El control interno COSO se consolida como el punto de partida para importantes desarrollos en el área de control interno de los nuevos instrumentos financieros, gubernamental y sistemas de información, y anuncia una nueva orientación a la dirección de una organización que es la administración de su riesgo. (pág. 120)

Los modelos COSO, COCO y MICIL son los más adoptados en las empresas del continente americano, se toma como base el modelo COSO considerando que su finalidad va dirigida a la administración y gestión del riesgo. (Rivas Marquez, 2011) A nivel organizacional, se realza la necesidad de que la alta dirección y el resto de la organización comprendan cabalmente la trascendencia del control interno, la incidencia del mismo sobre los resultados de su gestión, el papel estratégico a conceder a la auditoría y esencialmente la consideración del control como un proceso integrado a las operaciones de la empresa y no como un conjunto de reglas. (pág. 121)

Para concluir acerca de los modelos del Control Interno, la Revista Estrategia Financiera resume: Estos modelos se unen en la definición del Control Interno como un conjunto de procesos cuyo fin es la consecución de una seguridad razonable sobre la capacidad de la empresa para conseguir sus objetivos de negocio. También comparten algunas partes de su metodología. (Blanco, 2008, pág. 25) En el Cuadro 3 se relaciona la equivalencia entre los dos modelos: modelo MECI y Modelo COSO. (Instituto Nacional de Cancerologia ESE, 2013)

Cuadro 3: Comparativo Equivalencia Modelos COSO Y MECI

Fuente: (Instituto Nacional de Cancerologia ESE, 2013)

La necesidad de hallar herramientas que permitan identificar, administrar y mitigar los riesgos de las empresas en un contexto económico variado, ha generado que el control interno se convierta en un instrumento muy importante en la actualidad para la dirección de los negocios de las compañías y los entes reguladores, quienes han acudido a modelos nacionales e internacionales.

Sin embargo, debido a la falta de consenso entre los diferentes modelos frente al concepto y la estructura del control interno, algunas organizaciones han presentado dificultad en la implementación y adaptación. Considerando adicionalmente, que dentro de la legislación colombiana no se cuenta con una norma que defina los estándares de control unificados, que se adapte a los diferentes sectores de la economía, se convierten en obstáculo tanto para la administración de las empresas que requieren hacer uso del control interno como una herramienta que maximice su gestión, como para la profesión contable de manera particular para el Revisor Fiscal quien afronta el reto de evaluar los sistemas de control interno con diferente enfoque.

Tanto en el sector público como en el sector privado, el control interno se fundamenta en pilares de aplicación como son componentes, factores, enfoque, métodos y herramientas.

Una vez analizados los diversos conceptos, objetivos y componentes propuestos por cada uno de los modelos en cuanto al control interno, se pueden encontrar similitud entre ellos, pero no uniformidad, por tanto existen algunas diferencias en los elementos que los definen, lo que dificulta la evaluación del sistema de control interno. En el cuadro 4., se desarrolla un comparativo de tres modelos de control interno: COSO, ERM y MECI. Para la empresa Bonnet Farmacosméticos se realizará la propuesta basándonos en el modelo COSO.

Cuadro 4: Comparativa Modelos De Control Interno COSO (Sponsoring Organizations ERM (administración of the Treadway Commission) empresarial)

CONCEPTO Y OBJETIVOS

Proceso diseñado para proveer seguridad razonable a las entidades, a partir de tres áreas de intervención:  la efectividad y eficiencia en las operaciones.  la confiabilidad de los reportes financieros y  el cumplimiento de leyes y regulaciones. Este modelo está formulado para ser implementado por personas, quienes tienen la capacidad de adaptar los manuales, políticas y funciones que éste contiene, según la particularidad y especificidad de las entidades en las que es ejecutado en cuanto a los objetivos, misión y estrategias.

Riesgo MECI (modelo estándar de control interno)

Como complemento al modelo COSO, EL ERM agrega una cuarta área de intervención, la que denominan estrategia de la organización y adicionalmente incorpora el manejo del riesgo empresarial. El establecimiento de objetivos es agregado dentro de la estrategia de control, como una condición previa para la identificación de eventos, evaluación de riesgos y respuesta al riesgo.

Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Cuadro 4: (continuación)

El modelo COSO establece cinco componentes básicos: Ambiente de control: Marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus empleados frente al control. Evaluación de riesgos: Consiste en la identificación y el análisis de los riesgos. Actividades de control: Son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las directrices de la empresa. informacióncomunicación: La información debe ser identificada, recopilada y comunicada de forma pertinente y oportuna. Monitoreo: Los sistemas de control interno deben ser supervisados, proceso que compruebe que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema.

Este modelo crea un nuevo componente y establece una subdivisión a la evaluación de riesgos, planteada en el sistema COSO. Igualmente, ERM define que para evaluar de una manera integral los riesgos, se requieren tres acciones específicas: identificación de riesgos, para reconocer los eventos potenciales que afectan la implementación de la estrategia de control y el logro de sus objetivos; evaluación de riesgos, tarea en la que la entidad puede establecer el grado de impacto de los eventos potenciales, en la consecución de sus objetivos; y respuesta al riesgo como posibles respuestas de la gerencia al problema identificado, para evitar o minimizar su efecto.

Fuente: Elaboración propia basada en (Rodriguez H, 2013)

Los componentes son bastantes diferentes a los planteados en los dos sistemas internacionales (COSO y ERM.) Así, el modelo define que los componentes: Dirección: en el que se definen las políticas, objetivos y metas institucionales. Planeación: Donde se deben articular y orientar las acciones para el logro de los objetivos institucionales. La organización: en el que se distribuyen las funciones y competencias con miras al logro de los objetivos institucionales. La ejecución: se desarrolladas actividades determinadas en el proceso de planeación; y por último. La evaluación: en el que se verifica y realiza el seguimiento a la gestión, para autoevaluar la entidad.

De acuerdo a la investigación realizada en la Red de Conocimientos de Auditoria de Control Interno AUDITOOL de Bogotá, el Departamento Nacional de Estadística DANE y la Junta Central de Contadores, se evidencia que actualmente en Colombia no existe un informe estadístico de las empresas que han implementado el sistema de control interno bajo la modalidad COSO.

Sin embargo la organización especializada en mercado de valores, AMV Autorregulador del Mercado de Valores de Colombia, sugiere una guía de control interno bajo la modalidad COSO para implementarse en entidades bursátiles y entidades financieras, es el caso de (Bancolombia, 2010) que hoy en día se encuentra basado en los estándares internacionales del Comitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, COSO, y en el marco de referencia Control Objectives for information and related technology, Cobit, este último aplicado a los procesos de tecnología de información.

Bancolombia por contar con un SCI ha logrado disponer de controles adecuados que le permiten presentar apropiadamente su información financiera, reportar en forma oportuna y suficiente la información relevante al mercado, a la administración le ha permitido adelantar planes de acción definidos para subsanar aquellos aspectos que así lo requirieren.

Otras entidades financieras como Av Villas y Corpbanca emiten sus informes del sistema de control interno anual bajo la modalidad COSO.

Del sector Industrial las empresas Carvajal empaques S.A, Alquería, Argos y Ecopetrol han implementado el sistema de control interno COSO. De este último de acuerdo al informe de responsabilidad social de (Ecopetrol, 2006), la contraloría general de la nación en su última auditoría (2005) feneció la cuenta de Ecopetrol, lo cual significa que en su concepto “El Sistema de Control Interno de Ecopetrol obtuvo una calificación de 0,24 encontrándose un nivel de riesgo bajo. Esta calificación indica que el Sistema de Control Interno es efectivo, otorgando confiabilidad a la organización para el manejo de los recursos y el cumplimiento de sus objetivos y metas”. Así, el beneficio que otorga tener un sistema de control interno le permite garantizar que la estrategia, las operaciones y la cultura empresarial se desarrollen y articulen a través de procesos, convirtiéndose en la forma natural de funcionamiento de una empresa.

El control interno en Ecopetrol en 2013 presentó una evolución positiva la cual se basó en los siguientes aspectos: - Consolidación de la vista integral de la operación al interior de la empresa. 33

- Sostenibilidad de los logros alcanzados desde 2008. - Creación de equipos multidisciplinarios o grupos de aseguramiento.

En general, la adaptación del sistema de control interno bajo la modalidad COSO, ha generado los siguientes beneficios a las empresas mencionadas anteriormente:  Concede a la dirección de las empresas una visión del riesgo para proceder a la gestión y administración del mismo a través de análisis general de los procesos.  Les permite implementar herramientas de gestión, garantizando a la gerencia la toma de decisiones, efectividad de los controles y optimización de los recursos humanos, financieros y económicos.  Define una cultura organizacional que contribuye a determinar los objetivos corporativos, políticas y procedimientos de la empresa con el fin de que los riesgos no afecten negativamente los procesos de la entidad.  Reducción de fraudes a través de la implementación, evaluación y verificación de controles en cada uno de los procesos de la empresa.

Según una tesis de la Universidad de San Carlos de Guatemala (CHACÓN SAMAYOA, 2011), el control interno es universal porque se aplica indistintamente en todas las organizaciones, sean estas de carácter empresarial, gubernamental o público y en especial en países con un alto desarrollo gerencial.

1.1.3 Estructura Del Sistema De Control Interno. El dinamismo del ambiente de los negocios y de las operaciones, los continuos avances tecnológicos, la globalización de los mercados, causa que las empresas se desarrollen y sea más difícil la vigilancia personal de sus actividades, de allí en la década de los ochentas surge el interés de organismos internacionales de evitar fraudes de “cuello blanco”, por esta razón se hizo necesario que la administración de las empresas implementaran mecanismos de control y tomaran medidas antifraude.

Al nombrar organismos internacionales, hacemos referencia de manera particular al COSO (Comité de Organización Patrocinante), que a través de su Marco Integrado de control Interno, propone fundamentos para la adopción de un sistema de control interno dentro de las organizaciones. El Marco Integrado ha sido referente para varios autores que lo han difundido mundialmente.

Es en este documento, en el que el COSO, expone sus consideraciones sobre el control interno y define: El control interno se define ampliamente como un proceso ejecutado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proveer un nivel razonable de seguridad en el logro de los objetivos relacionados con la confiabilidad de los estados financieros, el uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad y en el cumplimiento de las leyes y regulaciones. (Committee of sponsoring organizations of the treadway commission COSO, 2003, pág. 14) Este proceso constituye una serie de acciones que penetran las actividades propias de la entidad, tales procesos del negocio son administrados mediante el proceso básico gerencial de la planeación, ejecución y monitoreo.

Estas acciones las proporciona el consejo de directores, aportando una supervisión, dirección y aprobación de políticas dentro de la organización, mientras que la administración por su parte establece mecanismos de control los cuales son ejecutados por el personal en general, donde cada individuo debe conocer sus responsabilidades y límites de autoridad.

El concepto que da el COSO acerca de concepto del Control Interno se enfoca a tres objetivos generales donde involucra no solo a la administración sino que también tiene en cuenta el apoyo del consejo de directores y del personal de la entidad, mientras otro concepto acerca del control interno del autor Rodrigo Estupiñan en su segunda edición del Control Interno y Fraudes, se refiere al control interno como: Aquel que comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices enmarcadas en la administración. (Estupiñan R. , 2006, pág. 19) El enfoque de Estupiñan hace referencia a un solo objetivo centrándose en los procesos contables, tiene en cuenta únicamente lo establecido por la administración y no incluye el cumplimiento de las normatividad aplicable a cada entidad.

En concordancia a lo anterior, la definición más completa es la del COSO, porque abarca los tres objetivos principales que todo el sistema del control interno debería seguir y la administración debe cumplir, como mecanismo de control administrativo, operativo y contable; La confiabilidad de los estados financieros, el uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad y en el cumplimiento de las leyes y regulaciones.

El cumplimiento y orientación de la administración y del consejo de directores, sobre el control interno, hace que proporcione un nivel razonable de seguridad en el logro de los objetivos mencionados a continuación:

El uso efectivo y eficiente de los recursos va dirigido a la actividad operacional de la entidad, es decir participación en el mercado, inversiones o ingreso de nuevas líneas de producto. La efectividad y la eficiencia de las operaciones orientan al cumplimiento de los objetivos, políticas, misión y visión de una entidad, incluyendo los objetivos de desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos.

Los objetivos relacionados con la confiabilidad de los estados financieros, y el cumplimiento de las leyes y regulaciones, hace referencia la preparación de los estados financieros públicos confiables, y el acatamiento que tiene la entidad con las leyes y regulaciones aplicables, tales objetivos están basados en su mayoría en estándares de impuestos por sectores externos. (Committee of sponsoring organizations of the treadway commission COSO, 2003)

1.1.4 Elementos De Control Interno.

(Estupiñan R. , 2006) Hace una explicación técnica de los elementos básicos del sistema de control interno.

De la investigación realizada el único autor que da un valor agregado al control interno es Estupiñan, explicando acerca los cuatro elementos del control interno, diferenciándolos de los cinco componentes del control interno. (CUADRO 5).

Cuadro 5: Elementos Del Control Interno

Organización:

Sistemas y Procedimientos:

Personal:

Supervisión:

• Es un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca líneas claras de autoridad y responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados, y que segregue las funciones de registro y custodia.

• Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimientos seguros para registrar sus resultados en términos financieros.

• Practicas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones para cada unidad de personas, dentro de la organización; Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente; Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.

• Una efectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea posible y factible, de las operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol de las dependencias administrativas y de apoyo logístico.

Fuente: Elaboración propia. (Estupiñan R. , 2006)

1.1.5 Principios Del Control Interno.

Los principios del control interno son preceptos fundamentales que toda organización debe tener en cuenta, con el fin de encaminar su desarrollo y otorgar una orientación estratégica a una toma de decisiones, deben estar presentes en todos los procesos y actividades de la entidad a fin de cumplir sus objetivos corporativos.

La autora Julia Rosa Martínez (Citado por Bermudez J. , 2000) afirma que: El control interno es una responsabilidad administrativa y como tal, la administración debe establecerlo y ejecutarlo, para ser efectivo se debe tener en cuenta en su diseño algunos principios como lo son:  El control interno debe hacerse en las áreas claves, es decir los puntos críticos de personal, producción, finanzas y ventas.  Las acciones futuras deben ajustarse a la información que se tenga, una división, sección o departamento tiene sus objetivos específicos y sistemas de control.  Los controles deben diseñarse para que mantengan contacto directo el que controla y es controlado.  El control está estrechamente relacionado con la comunicación  En los sistemas de control el factor humano es esencial, ya que las personad responsables pueden evaluar con criterios objetivos y subjetivos.  Debe ser flexible; el sistema de control, cualquiera que sea, debe responder a ciertas condiciones cambiantes. Muchas veces el sistema de control interno necesita que se determinen métodos para mejorarlo.  Adaptable a la organización; los controles deben ser determinados de acuerdo al tipo de organización.  Las unidades administrativas que conforman equipos de trabajo orientados hacia el autocontrol mediante la búsqueda de resultado de grupo, logran mayor eficiencia. (Citado por Bermudez J. , 2000)  Sin embargo, los principios según el autor Samuel Mantilla, van establecidos por cada componente del sistema de control interno como lo relaciona el autor en el Cuadro 6. (Mantilla S. , 2011)

Cuadro 6: Principios De Control Interno

Fuente: (Committee of sponsoring organizations of the treadway commission COSO, 2003)

1.1.6 Componentes del Control Interno. Los componentes representan aquello que se necesita para conseguir los objetivos de una entidad, su interrelación describe el dinamismo del sistema de control interno, es decir la valoración de riesgos no influye solamente en las actividades de control, sino que también puede ser requerida para reconsiderar las necesidades de información y comunicación o las actividades de monitoreo de la entidad, estos componente son aplicados en todas las entidades, pero las compañías pequeñas y medianas pueden implementarlos de forma diferente, debido a que sus controles pueden ser menos o más formales y/o estructurados.

Según el (Committee of sponsoring organizations of the treadway commission COSO, 2003) explica que el control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan de la manera como la administración dirige un negocio, y están integrados en el proceso de administración. (Cuadro 7)

Cuadro 7: componentes del control interno

AMBIENTE DE CONTROL: La esencia de cualquier negocio es su gente-sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en que ella opera. VALORACION DE RIESGOS: La entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos, debe señalar los objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades. ACTIVIDADES DE CONTROL: Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que se están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad. INFORMACION Y COMUNICACIÓN: Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones. MONITOREO: Debe monitorearse los procesos totales, y considerarse como necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.

Fuente: Elaboración propia, basado en (Estupiñan R. , 2006) 41

El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes afecta solo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes. De esta manera, el control interno difiere por ente y tamaño y por sus culturas y filosofías de administración. Así mientras todas las entidades necesitan de cada uno de los componentes para mantener el control sobre sus actividades, el sistema de control interno de una entidad generalmente se percibirá muy diferente al de otra. (Estupiñan G. , 2002)

1.1.7 Valoración De la Matriz del Riesgo.

La valoración del riesgo consta de tres etapas: la identificación, el análisis y la determinación del nivel del riesgo, para lograr esta valoración la Matriz de riesgo es una herramienta que identifica las actividades (procesos) más importantes de la empresa por medio del control y gestión, los cuales arrojan un resultado del tipo del nivel del riesgo que permite evaluar que tan alto es el riesgo en la empresa. (SIGWEB Sistemas Integrado de Gestion, 2011).

Para cada etapa, se debe tener en cuenta la mayor cantidad de datos disponibles y contar con la participación de las personas que ejecutan los procesos. Después de la identificación de las actividades principales y los riesgos que se encuentran expuestas estas actividades, se debe proceder a la valoración del riesgo la cual es determinada mediante la probabilidad de ocurrencia de que el riesgo ocurra en la empresa. La probabilidad de ocurrencia puede efectuarse en términos cualitativos y cuantitativos.

Cualitativa (Elika Fundacion Vasca para la Seguridad Agroalimentaria, 2013) Son tratamientos categóricos o descriptivos de la información. Se lleva a cabo cuando no se dispone de datos suficientes, tiempo y/o los recursos son limitados. También puede ser un primer paso en la evaluación del riesgo, con el fin de determinar si es necesario realizar posteriormente una evaluación cuantitativa.

Cuantitativa Es un análisis matemático de los datos numéricos, si se dispone de los datos y de la información cuantitativa necesaria. Se distinguen dos categorías:

 Determinística: Se trata de una estimación puntual. Usa valores únicos, como medias.  Probabilística: Considera toda la información disponible y utiliza distribuciones probabilísticas para describir los parámetros que contribuyen al riesgo. Las variables son consideradas como un rango de posibles valores, lo que genera una distribución del riesgo o un rango que pueden experimentar un individuo o la población.

1.1.8 Sistemas De Control Interno En Las Pymes.

En todas las empresas sean grandes, medianas o pequeñas empresas es necesario tener un adecuado sistema de control interno, para evitar riesgos y fraudes y proteger los activos y los intereses de las empresas y lograr evaluar la eficiencia de la misma.

En la mayoría de las PYMES no cuenta con el control interno adecuado, ya que en la gran mayoría son empresas familiares y no se cuenta con gente profesional que oriente como debe llevarse el control interno de la empresa, por falta de manuales de procedimiento y políticas son aspectos que puede acarrear a que existan fraudes. Por esta razón es necesario desde un inicio implementar un sistema de control interno adecuado con la finalidad de cumplir los objetivos y propuestos. La encuesta realizada por la firma KPMG, “Corrupción y Fraude en los Negocios – Informe 2007/2008”, sugiere que las empresas, y particularmente las pequeñas y medianas, tienen bastante que hacer en materia de implementación y optimización de sistemas de control interno. (KPMG, 2009)

Algunas conclusiones de la investigación según la encuesta realizada por la firma de auditoría KPMG fueron:  Dos tercios de los consultados cree que su organización podría ser objeto de un acto de fraude o corrupción, no obstante más de la mitad no tomó conocimiento de alguno en su organización durante el año 2007.  La tercera parte de los fraudes se descubrió accidentalmente.  Casi un tercio de los encuestados considera que las irregularidades ocurren por deficientes controles.  La apropiación indebida de activos constituye el principal tipo de fraude (62% de los casos).  El 90% de las empresas de menos de 50 empleados y el 75% de aquellas que tienen entre 50 y 100 no logró cuantificar la pérdida o la desconoce.  Las pequeñas y medianas empresas sólo detectaron casos cuyas pérdidas han sido menores a USD 10,000. Esto no implica que no hayan existido otros de mayor relevancia. 43

 La pérdida media de un fraude se encuentra entre USD 50,000 y USD 100,000.  En la mitad de los casos de fraude transcurrió entre 1 y 12 meses hasta que se descubrió. En el 15% transcurrieron más de 24 meses.  Casi en el 40% de los casos el defraudador cometió el delito porque tuvo la oportunidad.  En el 62% de las veces no se recuperó la pérdida.

Según los resultados de la encuesta realizada por la firma de auditoría, es necesario que las empresas implementen sistemas de control interno que permitan enfrentar el fraude y la corrupción de cuello blanco en las empresas; los procedimientos y las políticas del control interno en las empresas son factores que ayudan a que estos controles sean más eficientes y eficaces y que permitan el cumplimiento de los objetivos corporativos y el control de cada proceso dentro de una organización.

Los controles internos en las empresas, permiten detectar las irregularidades y los riesgos de errores a tiempo y lograr que la gerencia implemente acciones correctivas sobre ellos, por esta razón para las pequeñas y medianas empresas que estén en proceso de crecimiento económico es necesario que posean un sistema de control interno.

Las pymes son una ficha clave para que estudiantes efectúen sus proyectos de control interno e incentiven a las demás empresas a que se beneficien con este sistema.

En la actualidad es necesario que todas las empresas implementen un control interno, para lograr una mayor eficiencia y eficacia del uso de sus recursos y llevar a cabo la continuidad de la organización.

En la red de revistas científicas de América Latina, el Caribe, España y Portugal, los autores (Uc Heredia & García Pérez de Lema, 2011) mencionan que la fuerte competencia que en la actualidad provoca la globalización de los mercados y el cambio tecnológico está motivando a las PYMES a desarrollar SCI en el seno de sus organizaciones.

Para las Pymes en su desarrollo económico es necesario que implementen sistemas de control interno ya que según el autor (Rojo, 2007)Los SCI proveen una valiosa fuente de información a las empresas, les advierten sobre riesgos y les permiten alcanzar sus objetivos. 44

(Berguet, 2005) Menciona que el adecuado desarrollo y manejo de los sistemas de información permite a la empresa obtener fortalezas y hacer la gerencia efectiva. En un mundo globalizado, las empresas deben procurar avanzar competitivamente a los mercados, para cumplir con esta estrategia se hace necesario poseer un sistema de control interno que contribuya al logro de los objetivos corporativos; a la optimización de los procesos, a la toma de decisiones y al crecimiento de la economía nacional.

1.1.9 Teoría De La Contabilidad y El Control.

Según el autor Shyan Sunder, su pensamiento sobre la contabilidad y el control se constituyen en tres ideas fundamentales: la primera de ellas hace referencia a la concepción de las organizaciones como conjuntos de contratos entre individuos, en su segunda idea el autor específica la noción de la contabilidad como un medio que posibilita y permite la estructuración y evaluación de los acuerdos que constituye la organización, como tercer punto plantea su concepto del control señalando que el control en las organizaciones es un balance sostenido o un equilibrio entre los intereses de los participantes y debe distinguirse del control de las organizaciones.

A continuación se detallará la explicación que da el autor sobre las organizaciones como conjunto de contratos: (Sunder, 1997) Una organización es simplemente un conjunto de contratos entre los agentes, los contratos son acuerdos mutuos, formales e informales y los agentes son indistintamente individuos u organizaciones. Cuando en los contratos se usan variables que no son de conocimiento común, pueden surgir disputas y engaños, el conocimiento común es más que la observación de un evento por las partes, también requiere que cada parte sea consciente de su observación de los otros, pues algunos pueden estar tentados de usar tal información para tomar ventaja creando conflictos que se podrían evitar la contabilidad y el control en las organizaciones generan conocimiento común para ayudar a definir los contratos entre los agentes. El concepto de conocimiento común no tiene ninguna representación exacta en el mundo práctico, pues el juego de la ruleta por ejemplo es de información imperfecta porque los jugadores no saben dónde se detendrá la bola en la rueda, todos los jugadores conocen de las reglas del juego y las oportunidades de los diferentes resultados.

De igual forma cuando se piensa en la contabilidad como sistema de información para la toma de decisiones, damos a entender que todas las partes conocen las 45

reglas del juego, y la contabilidad únicamente proporciona información sobre varios eventos y sobre las acciones de los otros.

FIGURA 1: Diferencia Control En Las Organizaciones Y Control De Las Organizaciones.

CONTROL DE LAS ORGANIZACIONES

CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES

Manipulación, incluso explotación de algunos agentes por parte de otros. Implica que la organización es un instrumento de un agente, quienes lo usan para lograr sus objetivos.

Balance y equilibrio entre los intereses de los diferentes agentes.

Fuente: (Sunder, 1997)

1.1.9.1 Microteoría

Los individuos componen las organizaciones, quienes están obligados a aportar recursos y tienen derecho a recibir retribución a cambio.

Cuando el conflicto domina la cooperación, la organización se desintegra, la función de los sistemas de contabilidad y el control es asegurar que el conflicto no domine la cooperación. Este propósito se logra mediante cinco funciones. Estas funciones son:

1. Medir las contribuciones de todos los agentes: todos los agentes aportan recursos a la organización y reciben su compensación a cambio, pero su contribución en la empresa es difícil de medir, por esta razón los sistemas de

control están diseñados de manera que las organizaciones puedan operar eficientemente sin medir directamente la contribución de los agentes y para inducir que ellos cumplan con sus obligaciones laborales y sus compensaciones que se encuentran vinculadas en aquellos datos de la producción que son observables e informan acerca de esta contribución (Sunder, 1997), estos datos son producidos por los sistemas de contabilidad y control.

2. Medir y distribuir los derechos de cada miembro: Los agentes acceden a contratos para mejorar su participación, y estos contratos obligan a cada agente a aportar sus recursos: capital, habilidades o información al fondo común de la organización y en contraprestación, esta le otorga el derecho a cada agente de recibir incentivos del fondo común. La forma, la cantidad y la elección del momento oportuno en que un agente da y recibe los incentivos es tema de negociación entre los agentes. (Sunder, 1997).

Tabla 1: Contribuciones Y Derechos De Varios Agentes

Fuente: (Sunder, 1997)

En la tabla 1. De contribuciones y derechos de varios agentes, se expone la contribución que da el agente a la organización y el incentivo o derecho que el recibe o espera recibir por esta contribución.

Los derechos de algunos agentes como los empleados, vendedores, clientes son medibles por el sistema contable, mientras que otros agentes como el auditor su derecho se fija anticipadamente, haciéndose independientes de la medida de contribución y los accionistas aportan capital y asumen el riesgo, es decir pueden invertir en la empresa sin la garantía de que ellos recibirán el retorno por su inversión.

3. Informar a los miembros sobre el grado de cumplimiento del contrato: Para dar información del grado de cumplimiento del contrato por parte de los agentes, los sistemas contables proporcionan datos que evidencian dicho cumplimiento; por ejemplo los trabajadores por horas, los empleados asalariados dependen de la contabilidad de la nómina para medir sus derechos. Igualmente la contabilidad proporciona a los accionistas información acerca del cumplimiento de los contratos por parte de los demás agentes. Para los acreedores, vendedores y clientes por lo general conocen sus contribuciones y sus derechos sin la ayuda del sistema contable de la empresa, especialmente si sus derechos son independientes de otros, aunque están interesados en la contabilidad y el control de las empresas para ayudar a resolver de forma inmediata cualquier disputa de la información común (Sunder, 1997).

4. Distribuir información a los potenciales miembros para mantener la liquidez de los mercados de factores de los que la organización obtiene sus recursos Las empresas distribuyen información acerca de los derechos, las obligaciones y los registros de rentabilidad de sus participaciones a los compradores potenciales, a través la distribución de la información ellos pueden comprobar la liquidez y la situación financiera de la empresa. Solo la información verificable puede ser efectivamente comunicada y atraer a nuevos agentes contratantes.

Para algunos agentes como: administradores, auditores y consultores no solamente la ganancia de emitir esta información a inversores potenciales, radica en que efectivamente ellos se conviertan en inversores certeros; sino que la ganancia de ellos se constituye en la reputación que adquieren en el medio y que se transforma en un aporte al mercado de sus propios servicios (Sunder, 1997).

5. Distribuir cierta información como conocimiento común para ayudar a reducir el costo de la negociación de los contratos: la información es de revelación pública como lo es la contabilidad, y el compromiso de la contabilidad debe ser reducir la asimetría entre las partes contratantes, con el fin de compartir una base común de información unificada y de dominio público, que pueda ser consultada libremente por cualquier agente y que evite que la información sea parcializada hacia un agente.

Existen dos alternativas en la práctica de renovación de los contratos:  Búsqueda de nuevos participante en el mercado  Introducir contratos inclusivos a corto plazo y permanentes. Para la empresa la primera opción, los factores como incertidumbre, un ambiente cambiable, hacen que la primera opción no sea rentable debido a que los 48

participantes de la empresa adquieren conocimientos de las tareas y técnicas a partir de su experiencia, lo cual se convierte en eficiencia y sea atractivo para otros participantes y deseen retenerlos como parte del conjunto de sus contratos. Los participantes del contrato buscan explotar este conocimiento especial exigiendo una mayor participación en los recursos (Sunder, 1997).

La segunda alternativa depende de la habilidad de los agentes para renovar los contratos ajustándolos al entorno cambiante.

La contratación de habilidades administrativas: Los administradores dentro de una organización son los agentes más visibles, ellos poseen una variedad de habilidades administrativas y características, Estas características permiten definir la importancia en la contabilidad y el control. Primero, se constituyen son capital humano y sus servicios a la empresa son un aporte de capital. Segundo, los servicios y la calidad de ellos son difíciles de medir. Tercero, los administradores se convierten en muchos casos en el contacto de la empresa con otros agentes. Por ello no es conveniente que trabajen simultáneamente para otras empresas, más si son competidores.

La relación existente entre el administrador y la organización es de mutuo beneficio, mientras la organización recibe sus habilidades y sus capacidades laborales, el primero presta sus servicios y por ellos recibe remuneración, beneficios y experiencia laboral, lo que al administrador le aporta a su capital humano y a su futuro mayores posibilidades adquisitivas.

Los administradores en la empresa ocupan el centro del esquema operativo, ellos son los agentes que trabajan en contacto directo con otra clase de agentes. Estando los administradores en el centro de procedimientos de la empresa, les proporciona acceso privilegiado a la información sobre diversos temas. Entre ellos obligaciones contractuales y derechos de los diversos agentes. Este acceso a la información por parte del administrador, crea problemas de selección adversa y riesgo moral.

La selección adversa, consiste en la oportunidad que los administradores tienen para usar esta información en provecho propio. El riesgo moral surge debido a que otros agentes no pueden ver lo que hacen los administradores. Los administradores así pueden evadir sus responsabilidades (Sunder, 1997).

1.2 MARCO LEGAL

Son diversas las normas de orden legal que respaldan los procesos de control interno de manera específica de las organizaciones en Colombia, entre otras referenciamos:

En nuestra Constitución Política de Colombia de 1991, en el artículo 269, se establece: en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno (…) (Congreso de la Republica de Colombia, 1991).

Frente a la normatividad que comprende clasificación como empresa en términos generales, (Cardozo, 1999)Plantea que la Pyme es un estilo de vida y factor determinante de la vida social del emprendedor en un grado tal que muy pocas veces se presenta en un empleado o gerente. Para muchos pequeños empresarios el estado de su empresa determina si propio estatus social.

Algunos autores como (Urbano & Toledano, 2008)consideran que la pequeña empresa es la que ocupa a menos 50 personas y tienen un volumen de negocios o un balance general anual que no supera los 10 millones de euros.

En concordancia a lo anterior, se puede concluir que la pyme es una unidad económica constituida por una persona natural o jurídica independiente, con el propósito de definir un estilo de vida y un factor importante para determinar la vida social del emprendedor y que puede ser clasificada en varios países de acuerdo a sus ventas, número de empleados.

En Colombia, según la Ley para el Fomento de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa, Ley 590 de 2000 (parcialmente modificada por Ley 905 de 2004), las PYMES se clasifica así:  Microempresa: Personal no superior a 10 trabajadores. Activos totales inferiores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes  Pequeña Empresa: Personal entre 11 y 50 trabajadores. Activos totales mayores a 501 y menores a 5.001 salarios mínimos mensuales legales vigentes.  Mediana: Personal entre 51 y 200 trabajadores. Activos totales entre 5.001 y 15.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Sobre el particular, a manera de aclaración la Ley 1450 de 2011, en el artículo 43, afirma:

Definiciones De Tamaño Empresarial. El artículo 2o de la Ley 590 de 2000, quedará así: “Artículo 2o. Definiciones de tamaño empresarial. Para todos los efectos, se entiende por empresa, toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, en el área rural o urbana. Para la clasificación por tamaño empresarial, entiéndase micro, pequeña, mediana y gran empresa, se podrá utilizar uno o varios de los siguientes criterios:

1. Número de trabajadores totales. 2. Valor de ventas brutas anuales. 3. Valor activos totales.

Para efectos de los beneficios otorgados por el Gobierno nacional a las micro, pequeñas y medianas empresas el criterio determinante será el valor de ventas brutas anuales.

PARÁGRAFO 1o. El Gobierno Nacional reglamentará los rangos que aplicarán para los tres criterios e incluirá especificidades sectoriales en los casos que considere necesario.

PARÁGRAFO 2o. Las definiciones contenidas en el artículo 2o de la Ley 590 de 2000 continuarán vigentes hasta tanto entren a regir las normas reglamentarias que profiera el Gobierno Nacional en desarrollo de lo previsto en el presente artículo”.

De acuerdo a lo mencionado, la empresa Bonnet Farmacosméticos se encuentra clasificada como microempresa. Dentro de la clasificación sectorial, se encuentra listada dentro de las actividades económicas comprendidas en la comercialización de fármacos.

El sector farmacéutico nacional en los últimos años se ha enfrentado a cambios significativos, más aun después de la expedición de la Ley 100 de 1993, por la cual se modificó el antiguo régimen de seguridad social A nivel técnico y del sector farmacéutico, la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S., debe, en términos generales, regirse por la normatividad aplicable que el Instituto Nacional de 51

Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA reglamentada frente a los procesos y productos que les aplique, para el caso medicamentos y cosméticos. La legislación farmacéutica está orientada principalmente a garantizar que exista disponibilidad de medicamentos eficaces de buena calidad, y que se suministre información correcta y completa acerca de ellos. Sobre estos propósitos es que las leyes sobre medicamentos deben cumplir su fin.

Dentro de la normatividad que debe ceñirse la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S., se citan algunas de las más representativas: 

 

  

Decreto 677 de 2005. Por el cual se reglamenta parcialmente el Régimen de Registros y Licencias, el Control de Calidad, así como el Régimen de Vigilancia Sanitaria de Medicamentos, Cosméticos, Preparaciones Farmacéuticas a base de Recursos Naturales, Productos de Aseo, Higiene y Limpieza y otros productos de uso doméstico y se dictan otras disposiciones sobre la materia. Ley 212 de 1995, Por el cual se reglamenta la profesión de químico farmacéutico y se dictan otras disposiciones. Decreto 3733 de 2.005. Por el cual se fijan condiciones para la exclusión del impuesto sobre las ventas para materias primas químicas utilizadas en la fabricación de medicamentos, plaguicidas e insecticidas y fertilizantes. Decreto 2200 de 2005. Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones. Decreto 3050 de 2005. Por el cual se reglamenta el expendio de medicamentos. Decreto 3466 de 1982. Por el cual se dictan normas relativas a la idoneidad, la calidad, las garantías, las marcas, las leyendas, las propagandas y la fijación pública de precios de bienes y servicios, la responsabilidad de sus productores, expendedores y proveedores, y se dictan otras disposiciones.

Otro aspecto a tener en cuenta a futuro será la comercialización de los productos a nivel internacional, la perspectiva de la empresa es exportar a países suramericanos y centroamericanos, la regulación frente a este tema la emite el gobierno nacional en cabeza del Ministerio de Comercio Industria y Turismo. Adicional a ello, la empresa debe considerar la regulación que rige en cada país donde considera realizar la exportación.

En Colombia, existen además otra normatividad que respaldan la aplicación de la política farmacéutica nacional, tales como los relativos a patentes y derechos de propiedad intelectual y las leyes tributarias.

2. DISEÑO METODOLÓGICO

Para el proyecto diseño e implementación de un sistema de control en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S en la ciudad de Bogotá, se llevó a cabo el tipo de investigación proyectiva. (Hurtado de Barrera, 2000) Afirma. “son todas aquellas investigaciones que conducen a inventos, programas, diseños o creaciones, que propone situaciones a una situación determinada a partir de un proceso de indagación, implica explorar, describir, explicar y proponer alternativas de cambio”. (pág. 326). Para la empresa Bonnet se optó diseñar e implementar un sistema de control interno que condujo a mejorar los procesos administrativos, operativos y contables en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S de la ciudad de Bogotá, dando solución al segundo objetivo del proyecto.

El nivel de investigación utilizado para este proyecto es de nivel integrativo, (Hurtado de Barrera, 2000) menciona que el conocimiento trasciende el campo de las explicaciones para expresarse en acciones concretas que, de manera intencional y planificada, modifican o transforman el evento que se está estudiando (pág. 43). El campo de estudio fue la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S específicamente en los procesos contables, administrativos y operativos, los cuales conllevo a la identificación, análisis y evaluación de los riesgos, que nos permitió implementar el sistema de control interno en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, contribuyendo al mejoramiento y optimización de los procesos contables, administrativos y operativos.

Las variables de análisis de los objetivos que se aplicaron durante el proyecto fueron los procesos operativos, administrativos y contables de la empresa que conllevo a la implementación del sistema de control interno de la empresa debido a las falencias que presentaba, la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, fue la unidad de estudio principal del proyecto en la cual se diseñó e implemento el sistema de control interno bajo la modalidad de los componentes del sistema de control interno COSO, las demás unidades de estudio que son; ambiente de control, actividades de control, valoración del riesgo, información y comunicación y monitoreo de control, que permitió identificar, clasificar, evaluar y supervisar los riesgos evidenciados en los procesos operativos, contables y administrativos de la empresa.

La estrategia de Investigación del proyecto de diseñar un sistema de control interno en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, ubicado en el barrio Pablo VI en la ciudad de Bogotá, se basó en un estudio de caso puesto que se tomaron de base situaciones reales, ya que está dirigido a un lugar y espacio específico de 53

la empresa, a través de la identificación, análisis y gestión de los riesgos en los procedimientos del área contable, administrativo y operativo de la empresa, mediante técnicas y prácticas de recolección de Información y técnicas de análisis de investigación como:

Los instrumentos utilizados para la recolección de información fueron las entrevistas y la observación las cuales se detallan a continuación:

Entrevistas: la práctica principal utilizada para el análisis y evaluación de los riesgos identificados en los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, fue la entrevista semi-estructurada la cual fue aplicada al inicio del proyecto, se formularon preguntas abiertas a personal clave de la empresa, quienes describieron sus funciones, procesos y responsabilidades, adicionalmente se obtuvo información respecto al funcionamiento general de la empresa, manejo contable y administrativo la cual se dejó evidencia en los informes de campo. Los usuarios entrevistados fueron: Alveyda Torres Bonnet, gerente general, Margarita Guzmán y Ligia Orozco asistentes administrativas, la auxiliar contable Julieth Moreno y el contador de la empresa William Vásquez.

Observación: Con la autorización de la Dra., Alveyda Torres Bonnet y la guía asignada de una funcionaria de la empresa se aplicó la práctica de observación durante trece visitas (Ver Anexo P) que se realizaron durante el mes de Septiembre y Octubre del año 2013, que nos permitió visualizar y analizar los procesos contables, administrativos y operativos que se están efectuando en la actualidad y de esta manera se identificaron riesgos que presenta en la empresa Bonnet en cada uno de sus procesos los cuales se dejó evidencia en los informes de campo; Con el desarrollo de esta práctica se logró obtener información general de cada uno de los procesos contables, administrativos y operativos, equipo de trabajo, visualización de activos fijos.

Análisis documental: Una vez realizada la entrevista y la observación, se recolectaron datos sistemáticos directamente de cada una de las áreas de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, a través de la matriz de riesgos se logró identificar, analizar y evaluar los riesgos vinculados en cada una de los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa. Para el proceso contable, se solicitó estados de cuenta de los impuestos ante la DIAN, estados financieros, relación de gastos, extractos bancarios, entre otros. Para el proceso administrativo, se solicitó contratos laborales, listas de contactos comerciales, para el proceso operativo documentación del INVIMA. 54

Recolección documental: Para la obtención de datos precisos a partir de fuentes documentales se obtuvo lo siguiente: Para el proceso contable, se solicitaron comprobantes de egreso, libros de contabilidad, declaraciones de impuestos, facturación, entre otros. Para el proceso administrativo se solicitó contratos laborales, publicidad de los productos, documentación comercial. Para el proceso operativo se solicitó registro de inventario de los productos, documentación del INVIMA.

3. DIAGNOSTICO Y ANÁLISIS DE RIESGOS

El siguiente esquema da cuenta de las etapas que conllevo a dar solución del primer objetivo del proyecto, diagnosticar y analizar los factores de riesgo en los procesos contables, administrativos y operativos en la empresa BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S., así como detalla las herramientas que apoyaron este propósito.

3.1 ETAPAS DIAGNOSTICO Y ANÁLISIS DE RIESGOS

Cuadro 8: Etapas Diagnóstico Y Análisis De Riesgos

3.2 OBJETIVO

Identificar los riesgos en los procesos contables, administrativos y operativos, de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S mediante la recolección de datos, uso de técnicas y aplicación de la matriz de riesgos. 56

3.3 ALCANCE

En la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, se diagnosticará y analizara el área de contabilidad, administrativa y operativa.

Con este diagnóstico se espera identificar y medir los riesgos actuales que enfrentan la empresa en cada uno de los procesos contables, administrativos y operativos, a través de la aplicación de la matriz de riesgos e instrumentos como las entrevistas realizadas al Gerente administrativo y a empleados claves de la compañía.

3.4 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Con el fin de obtener información general de Bonnet Farmacosméticos S.A.S y acerca de los procesos contables, administrativos y operativos, la primera actividad a desarrollar es la recolección de información evidenciados en los informes de campo Anexo B y C.

La información general de Bonnet se solicitó a la gerente administrativa La Dra. Alveyda, quien es actual fundadora de la empresa. Ella nos relata que BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S, inicio sus actividades operativas en fabricación y comercialización de productos farmacéuticos de la línea humana en Enero del 2007, ofrece productos clasificados como medicamentos y cosméticos a entidades a nivel local y nacional. En el 2013 obtuvo el primer registro sanitario de su producto Bonnet’ol, un medicamento para dolores musculares, por tanto hasta la fecha no ha obtenido ingresos operativos.

La empresa por su número de empleados y por sus ingresos se encuentra clasificada como PYME.

Nos manifestó que durante los 6 años de constitución de la empresa, ella en calidad de gerente y socia principal ha estado a cargo de todos los gastos incurridos por Bonnet Farmacosméticos S.A.S., es decir que a la fecha la empresa refleja en sus estados financieros una cuenta por pagar a la socia.

Observamos que la empresa está ubicada en el sector de Pablo VI, actualmente sus instalaciones se encuentra en una zona residencial, en un quinto piso, según 57

lo reflejado en un servicio público que nos facilitó la gerente. Le indagamos si ubicar la empresa en este sector residencial le representa algún tipo de inconveniente. Nos comentó que por el momento no porque tienen proyectado pasarse a otro lugar donde puedan tener la oficina y zona de bodega. Preguntamos, ¿cuántos empleados están vinculados con la empresa? y con ¿cuántas áreas contaba la empresa? Ella nos manifestó que en este momento la empresa tiene 6 empleados vinculados con contrato de prestación de servicios y su operación se encuentra dividida en tres áreas:

La administrativa que a su vez comprende Gerencia general, la administración y una persona que colabora también en la parte técnica. El área contable, a cargo del Contador Público. El área técnica, que denominaremos operativa, en responsabilidad de Un profesional Químico.

Sin embargo la Dra. Alveyda nos comentó que se tiene proyectado empezar con el área comercial y contar con asesores que den a conocer los productos farmacéuticos de Bonnet.

Le preguntamos, en que área fabrican los productos. Nos comentó que la empresa por no contar con planta de producción propia, debe contratar los servicios de fabricación de sus productos con un laboratorio avalado por el INVIMA. Del mismo modo, nos manifestó que se acude a terceros para otros servicios como bodegaje, transporte, publicidad, asuntos legales entre otros. Los cuales están bajo la responsabilidad del área administrativa y algunos de ellos bajo la supervisión del área técnica.

3.4.1 Procesos Administrativos.

Al momento de la visita, observamos que la empresa no cuenta con estructura organizativa definida y formalizada (organigrama). Sin embargo, la gerente nos informó que la Gerencia está a su cargo así como la Representación Legal, y es a quien todos los empleados deben rendir informes.

Debido a que no existe este organigrama definido y teniendo en cuenta su importancia en toda empresa como documento gráfico en el que se estipulan los cargos, su jerarquía y las líneas de mando, sugerimos el siguiente esquema grafico que representaría la estructura organizativa de BONNET. Anexo A.

Dentro de nuestra visita, adicionalmente observamos que en la empresa no existen políticas de ninguna índole, manuales, ni procedimientos del área. La documentación como contratos, oficios y comunicados, no se encuentran organizados y no se encuentran sitio adecuado que brinde seguridad. La nueva administración se encarga de dar asesorías a nivel comercial, organización documental y de procesos internos de la empresa.

La empresa se constituyó hace 6 años y 9 meses, durante estos años su actividad solo se limitó a los trámites de desarrollo de productos, debido a asesorías de terceros anteriores que incidieron en que la obtención de registros sanitarios ante el INVIMA, que normalmente toma un tiempo de 1 año, se extendiera a más tiempo.

Resaltamos que la Gerencia se muestra dispuesta a que las practicantes realicen las sugerencias pertinentes para el beneficio y desarrollo de la empresa.

3.4.2 Procesos Operativos.

Este proceso está ligado al área técnica, que la representa un profesional Químico, con apoyo de una persona que coordina lo referente a la calidad y presentación de los productos a través de terceros, quien a su vez brinda apoyo al área contable.

No existen políticas establecidas, no se hallaron formatos en lo referente a los procesos que se deben llevar a cabo en los terceros contratados.

Debido a que en el momento se planificando el proceso de fabricación, hasta el momento no tienen establecidos formatos básicos como órdenes de producción, ordenes de muestreo, ordenes de análisis, autorizaciones, etiquetas de identificación etc.

Resaltamos también que el personal tanto operativo, administrativo tiene mucha disposición frente a los cambios que puedan ser realizados en pro de una mejora en procesos y tiempos.

La persona encargada de los procesos técnicos de BONNET es la Dra. Sara, es la persona que coordina el desarrollo de productos nuevos de acuerdo a lo que la gerencia indique, sus funciones actuales son:

1. Pasar a la administración la relación de materias primas y material de acondicionamiento requerido para la producción cada lote a fabricar. 2. Generar la documentación técnica de todos los productos (ordenes de producción, ficha técnica, especificaciones de producto en proceso y producto terminado, transcripción de certificados de análisis fisicoquímicos y microbiológicos de materias primas, etiquetas de identificación). 3. Coordinar la realización de análisis de materias primas y de producto terminado 4. Coordinar la fabricación de los productos con terceros y estar presente durante el proceso. 5. Estar pendiente de la documentación técnica que debe entregar el fabricante de cada producción realizada, realizar su revisión y gestionar las correcciones en caso de ser necesario. 6. Permanecer en constante actualización sobre la normatividad aplicable a la empresa y los productos. 7. Programar y realizar las visitas de selección de proveedores y de verificación de calidad.

Los procesos que nos relató la Dra. Sara son los siguientes, cabe resaltar que no se encuentran detallados en manual ni procedimiento y este proceso aplica solo a productos clasificados como medicamentos, para cosméticos es más sencillo se omite el paso 3:

1. Una vez definido que producto se va a desarrollar, se adelanta con varios proveedores la consecución de materias primas para realizar las pruebas hasta obtener la formula final. Durante este proceso se debe revisar la literatura aplicable al tipo de producto para acogerse a la normatividad. 2. Se coordina la realización del producto como lotes pilotos con un fabricante avalado para producir, 3. Se coordina la realización de la estabilidad, que es un proceso que debe cumplir todo medicamento, en este se establece por medio de una equipo denominado cámara la capacidad de la fórmula de permanecer dentro de sus especificaciones físicas, químicas, microbiológicas, terapéuticas y toxicológicas. 4. Cuando se tienen los dos procesos (fabricación y estabilidad), cada proveedor genera un informe sobre estos procesos. Se reúne esta información con otra técnica y legal, que se denomina DOSSIER.

5. Se radica estos documentos ante el INVIMA, cancelando previamente una tarifa. El tramite dura entre 6 meses a 12 meses. 6. Cuando se obtiene el registro sanitario, se puede ya realizar la fabricación para comercializar. Dentro de nuestra visita, adicionalmente observamos que en la empresa no existen manuales, ni procedimientos del área. Sin embargo, por ser muy técnico, la Dra. Sara, nos indica que ella elaborará algunos.

Resaltamos que la Dra. Se muestra dispuesta a que las practicantes realicemos las sugerencias pertinentes para el beneficio y desarrollo de la empresa.

3.4.3 Procesos Contables.

De acuerdo a su Registro Único Tributario-RUT, las obligaciones tributarias nacionales de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S son: Retención en la Fuente a Titulo de Renta, Impuesto de Renta y complementarios régimen ordinario, retención de timbre nacional, ventas de régimen común, informante de exógena y retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas. Así mismo, sus obligaciones tributarias municipales son: Impuesto de Industria y comercio y retención de impuesto de Industria y comercio.

La responsabilidad del área contable recae sobre el contador público, quien se encuentra vinculado con la empresa con contrato por prestación de servicios, Sus servicios los presta únicamente cuando se requiere las presentación de impuestos.

Frente al proceso documental concerniente al área contable, evidenciamos que parte de la documentación no se encuentra en las instalaciones de la empresa, y la que se encuentra en la empresa está desordenada. Los libros contables como Mayor y Balances, Inventario y libro Diario, que por obligación acatando las leyes, la empresa debe conservar impresos y en medio magnético no reposan en las instalaciones.

Recientemente, en el mes de Septiembre del presente año, la administración solicito a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN, un estado de cuenta, donde indican inconsistencias: En responsabilidad IVA, año 2.007 no se reportan seis declaraciones. En responsabilidad IVA, periodo 201104, no existe declaración 61

Saldos excedentes para responsabilidad retención en la fuente, periodos 201303, 201304, 201305 y 201003.

Según lo informado por la gerencia y la administración, el contador Público no ha entregado esta información y durante el presente año se le ha solicitado por escrito en varias oportunidades que entregue físicamente los libros requeridos a lo cual hasta la fecha se ha negado a entregarlos. Adicional a ello, no se encuentran formatos básicos contables como recibos de caja, comprobantes de egreso, conciliaciones bancarias. etc.

La Gerencia considera que es necesario cambiar de Contador público, una vez haga la entrega de sus pendientes.

Se está adelantando una reorganización de archivo para determinar un real inventario sobre el mismo.

La gerencia determino adquirir un software contable, para lo cual debe realizar compra de un equipo de cómputo que cumpla con los requerimientos técnicos para su instalación. Su adquisición requiere ser inmediata, debido a que ya cuenta con resolución para facturar y la fabricación del primer lote de producto está programada para el mes de Octubre y por lo tanto su venta y comercialización será inmediata.

3.5 IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS

Después de realizar un estudio general de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, y haber realizado una observación y una recolección de datos mediante informes de campo de los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa, se identificaron una serie de riesgos en cada una de las áreas.

Estos riesgos expuestos en la recolección de datos descrita anteriormente se clasificaron de mayor a menor impacto por cada área, para proceder a la valoración de cada uno de los riesgos.

3.6 APLICACIÓN DE LA MATRIZ DE RIESGOS

Una vez identificados de las actividades principales de la empresa, los riesgos que se encuentran expuestas a estas, se clasificaron de Mayor a menor impacto, se procedió a la valoración del riesgo la cual es determinada mediante la Matriz de riesgo evaluación y gestión del riesgo presentada en el Cuadro 9.

La Matriz de riesgo según él (SIGWEB Sistemas Integrado de Gestion, 2011) es una herramienta que ayuda a identificar que permite identificar las actividades (procesos) más importantes de la empresa por medio de control y gestión, los cuales arrojan un resultado del tipo de nivel de riesgo que tiene la empresa.

Para establecer los criterios de la valoración de riesgos de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, se realizó una estimación cualitativa de la probabilidad de ocurrencia del riesgo, 1 mediante la medición de los dos parámetros que lo determinan, la magnitud de la pérdida o daño posible y la probabilidad que dicha pérdida o daño llegue a ocurrir. Esta valoración cualitativa en necesaria la precisión de quien construya la matriz tenga conocimiento del negocio y su entorno y se tenga un buen juicio de valor, además es indispensable la participación de cada una de las áreas. La valoración del riesgo contenida en una matriz de riesgo es principalmente de tipo cualitativo y también es utilizado como soporte cuantitativo basado en una estimación de eventos ocurridos en el pasado, con lo cual se obtiene una mejor aproximación a probabilidad de ocurrencia del evento. (SIGWEB Sistemas Integrado de Gestion, 2011) Para la valorización se asignó a los riesgos calificaciones dentro de un rango de efectividad de 1 a 5, los criterios utilizados en la matriz de riesgo fueron: Tabla 2 Rangos De Efectividad EFECTIVIDAD 1 2 3 4 5

Elaboración propia 1

(http://es.wikipedia.org/wiki/Evaluaci%C3%B3n_de_riesgo).

CONTROL Insignificante Baja Media Moderada Alta

En la matriz de Riesgos se aplicaron las siguientes variables:  Actividad: Son los riesgos contables, administrativos y operativos propios a una línea de negocio.  Nivel del riesgo: impacto que proporciona frente a la empresa.  Tipos de Medidas de Control, Efectividad y promedio: estas medidas de control son ejecutadas respecto al riesgo que exista en cada proceso, con su categorización promedio de los datos de efectividad de la gestión del riesgo aplicando la siguiente fórmula: “Σ (suma) de los datos de efectividad “/ “número de controles” = “Promedio de efectividad”.  Valor Del Riesgo Residual: es el promedio total que muestra el perfil global del riesgo de la línea de negocio. Es Resultado de: “nivel del riesgo” / “promedio de efectividad” = Valor del Riesgo Residual  Riesgo Neto Total: es el que muestra el perfil global del riesgo de la línea de negocio. Según él (SIGWEB Sistemas Integrado de Gestion, 2011), El Riesgo neto, resulta de la relación entre el grado de manifestación de los riesgos y la gestión de mitigación de riesgos establecida por la administración. A partir del análisis y determinación del riesgo residual los administradores pueden tomar decisiones como la de continuar o abandonar la actividad dependiendo del nivel de riesgos; fortalecer controles o implantar nuevos controles; o finalmente, podrían tomar posiciones de cobertura, contratando por ejemplo pólizas de seguro. Esta decisión está delimitada a un análisis de costo beneficio y riesgo. El riesgo Neto se determina con la siguiente fórmula: Nivel del riesgo/ Promedio de Efectividad = Riesgo Net

Cuadro 9: Matriz De Riesgo Evaluación Y Gestión Del Riesgo – Proceso Administrativo

Cuadro 9: Matriz De Riesgo Evaluación Y Gestión Del Riesgo – Proceso Contable

Cuadro 9: Matriz De Riesgo Evaluación Y Gestión Del Riesgo – Proceso Operativo

La matriz de riesgo realizada anteriormente tiene como fin dar cumplimiento al primer objetivo del proyecto en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, en la que se busca analizar los factores de riesgo en los procesos operativos, contables y administrativos de la organización, adicional a esto determinar el impacto de los riesgos en cada proceso para proceder a la implementación en el sistema de control interno.

3.7 RESULTADO DEL ANÁLISIS Y DIAGNOSTICO DE RIESGOS

En el Cuadro 9, se evidencia el consolidado de los riesgos de las actividades de los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, el nivel de riesgo de mayor a menor impacto, el tipo de medidas de control con el promedio de efectividad del mismo y finalmente se comprueba el cálculo del riesgo neto utilizando escalas numéricas de posición del riesgo:

En el proceso Administrativo, se evidencia que el riesgo neto es de 6,75%, lo que significa que los controles propuestos a los riesgos de las actividades del área administrativa se han aplicado puesto que se han implementado formatos de creación de proveedores, manuales en cada cargo del área laboral, se ha aumentado la publicidad, creando páginas web y ofreciendo portafolios a nuevos clientes y dando muestras de los productos y finalmente se ha realizado periódicamente evaluaciones del ambiente laboral lo que demuestra que la gestión de mitigación de los riesgos es alta.

En el proceso Contable, se evidencia que el riesgo neto es de 7.00%, ya que la mitigación del riesgo se han utilizado recursos gerenciales como Implementación de formatos contables para arqueo de caja menor, conciliaciones bancarias, solicitud y legalización de gastos, formatos de creación de proveedores y cotizaciones, se procedió a dejar por escrito la descripción de los procedimientos contables y Asignación de persona encargada para la revisión de soportes y libros contables.

En el proceso Operativo, se evidencia que el riesgo neto es de 4,81%, esto debido a que el grado de la gestión de mitigación del riesgo es medio, lo cual significa que en al área operativa presenta atraso en el desarrollo, fabricación y producción del producto, perdida de Materia Prima, lo que ha ocasionado bajo índice de ventas del producto Bonnet’ol. Sin embargo con el diseño de control interno se ha planteado a la gerencia para que en el área operativa se Implemente manuales de los procesos operativos de la empresa Bonnet y se realicen capacitaciones 68

peri贸dicas al personal, dejando evidencias de las mismas con el fin de evitar el atraso del desarrollo, fabricaci贸n y producci贸n del producto, adicional a ello se Implemente manuales y segregaci贸n de funciones.

4. DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COSO I EN LA EMPRESA BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S.

Como se evidenció en el capítulo anterior DIAGNOSTICO Y EVALUACION DE RIESGOS, los riesgos que se evidenciaron fueron:  Distorsión de la información contable  Sanciones por parte de la DIAN  Menor probabilidad de solicitar un crédito  Falta de credibilidad por parte de clientes y proveedores.  Falta de control de Legalización de los anticipos otorgados a los empleados.

Los riesgos diagnosticados pueden incidir en el potencial de los ingresos y por ende de las utilidades de la organización, debido a la necesidad de minimizarlos se plantea el diseño del sistema de control interno

En este capítulo se presenta la propuesta de diseño de un Sistema de Control Interno, basado en el modelo COSO, que dará cumplimiento al segundo objetivo del trabajo, este diseño será de gran utilidad para la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, ya que contribuirá con el mejoramiento de los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa, permitiendo implementar herramientas de control en el desarrollo de sus actividades operacionales y a la administración le admitirá poseer una visión global del riesgo y accionar los planes para su acertada gestión.

Si bien, para las empresas privadas, la aplicación de un Sistema de control Interno basado en el modelo COSO es de carácter voluntario, se constituye en un conjunto de elementos interrelacionados que satisface las necesidades de mejoramiento continuo de sus operaciones y apoya al cumplimiento de sus objetivos y logros.

El diseño de este sistema de control interno permitirá que se aseguren el logro de los objetivos corporativos, facilitara el diseño de nuevas políticas y procedimientos que garanticen el uso eficiente de los recursos humanos, financieros y tecnológicos.

4.1 ETAPAS DISEÑO SISTEMA DE CONTROL INTERNO

En el esquema propuesto del Cuadro 10, Etapas del diseño del sistema de control interno, se plantea bajo el método inductivo, que permite dar uso de este esquema de orientación de derecha a izquierda con el fin de construir conclusiones generales de los riesgos identificados en los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa Bonnet, a partir de observaciones y elementos particulares . Cuadro 10: Etapas Del Diseño Del Sistema De Control Interno

Fuente: Elaboración propia basada en (Committee of sponsoring organizations of the treadway commission COSO, 2003)

El diseño del sistema de control interno en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S., fue una propuesta de las investigadoras, partiendo de los riesgos identificados, de su evaluación y análisis desarrollados en el capítulo 2. DIAGNOSTICO Y ANALISIS DE RIESGOS, teniendo como base que para cada riesgo se deben diseñar estrategias de manejo o de administración de acuerdo a lo investigado.

Posteriormente, se plantearon objetivos para cada uno de los cinco componentes del sistema de control interno, se establecieron políticas y procedimientos de acuerdo a los objetivos planteados anteriormente y se elaboraron formatos para cada uno de los procesos contables, administrativos y operativos. Lo importante es empezar los procesos de diseño, implementación, autoevaluación y evaluación, de esta manera obtener un resultado que permita validar las mejoras introducidas y la adaptación de cada componente.

4.2 COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Como se abordó en el capítulo 1., el sistema de control Interno basado en el modelo COSO, se fundamenta en cinco componentes: Ambiente de Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de control, Información y comunicación y Monitoreo. La integración de los cinco componentes en la pirámide del Cuadro 7. Del sistema de control interno, permite dar cuenta de la relación de dependencia que existe entre cada uno de ellos, y de la manera como la ausencia o la debilidad de uno de ellos afecta a los otros componentes.

Los cinco elementos del sistema de control interno basado en el modelo COSO, se constituyen en la base para estructurar la pirámide, como fundamento para el funcionamiento de la organización de manera participativa, sistematizada, disciplinada como apoyo a la consecución de los objetivos de la organización.

En la medida que en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S., se implemente el sistema de control interno propuesto por las autoras en este capítulo, se ratifica lo expuesto por Sunder en su libro Teoría de la Contabilidad y el control, temática abordada en el capítulo1. Sunder realiza una comparación entre el control de las organizaciones y el control en las organizaciones, siendo el último un balance y equilibrio entre los intereses de los diferentes agentes.

A continuación cada uno de los componentes mencionados, se abordan planteando para cada uno un marco introductorio que permite retomar lo expuesto en el capítulo teórico enfocando su aplicación a la empresa. Del mismo modo, se desarrollan los objetivos del componente. Posteriormente se desarrollan políticas que relacionados a los objetivos propuestos. Finalmente, se plantean procedimientos para cada objetivo planteado.

El planteamiento de los objetivos, políticas y procedimientos definidos para cada componente del sistema de control interno es iniciativa propia de las autoras. 72

4.2.1 Ambiente De Control.

Retomando lo ilustrado en el Cuadro 5 del capítulo anterior, ELEMENTOS DEL CONTROL, las pirámides en su base contienen el soporte fundamental para el funcionamiento de la organización. Así, el ambiente de control establece en su estructura la fortaleza representada en los valores, la ética y los principios de la organización y del personal que la conforman. Además, que favorece el funcionamiento efectivo de los otros cuatro componentes que se soportan sobre él. 4.2.1.1 Objetivos Del Componente Ambiente De Control

Tomando como referencia la matriz de Riesgos elaborada en el Cuadro 9 y los principios del control interno expuestos en el primer capítulo del proyecto, se plantearon los siguientes objetivos que conllevan al diseño del sistema de control interno en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S. Se plantearon los siguientes objetivos: Cuadro 11: Objetivos Componente Ambiente De control

OBJETIVOS

•Informar a los empleados acerca de la empresa, sus objetivos corporativos, integridad y valores éticos e incentivar para cumplimiento de los mismos.

•Conocer acerca del clima laboral de los empleados en cada una de las áreas de trabajo.

•Generar conciencia a los empleados de la necesidad de control en sus actividades con el fin de fomentar cultura y hábitos de control al personal.

4.2.1.2 Políticas Componente Ambiente De Control

Una vez planteados los objetivos descritos anteriormente, teniendo en cuenta las entrevistas que se detallan en los informes de campo- documento que se anexa al presente- y realizadas a los empleados claves de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, se diseñaron las siguientes políticas con el fin de dar cumplimiento al primer componente del sistema de control interno, ambiente de control.

Los aspectos que se tuvieron en cuenta al definir las politicas son los riesgos diagnosticados y clasificados en el capitulo 2. La finalidad de estos objetivos y políticas es tener un conocimiento global del clima laboral del personal, para lograr establecer la relación de un adecuado ambiente de control y el cumplimiento de los objetivos.

Las políticas planteadas son las siguientes: Cuadro 12: Políticas Componente Ambiente De control

A) Comunicar los

valores éticos y objetivos corporativos en un lugar visible para los agentes.

D) Informar al empleado acerca de la historia, mision, vision, valores, objetivos corporativos, servicios y/o productos de la empresa.

B) Evaluar periódicamente el ambiente laboral de los empleados.

E) Fomentar actividades y programas preventivos en salud ocupacional.

C) Facilitar al personal por escrito los roles y funciones de cada cargo.

F) Desarrollar actividades artisticas y recreativas a los empleados Brindar seguridad al empleado, ofrecer servicios medicos y fijar horarios laborales justos.

Para la construcción de los objetivos y las políticas, se retomó lo mencionado en el primer capitulo del proyecto, en lo referente a los principios del control interno; donde se establece que el componente de ambiente de control consta de cinco principios que vincula a todos los usuarios o agentes del sistema de control interno.

Estos principios hacen referencia a: el compromiso con la integridad y los valores éticos por parte de la empresa, la vigilancia que ejerce la junta de directores para el desarrollo y ejecución del control interno, las responsabilidades de la administración para el cumplimiento de los objetivos de la empresa y la alineación que tiene estos objetivos para la retención de personal competente.

Con el planteamiento de las politicas descritas se espera contribuir a minimizar los riesgos que se presentan en la matriz de riesgos del capitulo 2. Diagnostico y analisis de riesgos, de manera particular los asociados a la poca comunicación existente entre las areas de la empresa y a la sobrecarga de funciones en algunos cargos. 4.2.1.3 Procedimientos Componente Ambiente de Control

Con el fin de asegurar el cumplimiento de los valores éticos, objetivos de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, e implementar mecanismo de control en los procesos contables, administrativos y operativos se llevaran a cabo los siguientes procedimientos:

Cuadro 13: Procedimientos Componente Ambiente De Control

Objetivo 1: Informar a los empleados acerca de la empresa, sus objetivos corporativos, integridad y valores éticos e incentivar para cumplimiento de los mismos. No.

Política

A) Publicar los valores éticos y objetivos corporativos en un lugar visible para todos los usuarios

Descripción del Procedimiento

Responsable

Se publicara en la página web de la empresa los valores éticos, la Gerencia importancia de la integridad y los General. objetivos corporativos. Mediante memorandos y reuniones Gerencia se expondrán la importancia de los General y objetivos corporativos, la integridad administrativa. y los valores éticos. Se realizaran actividades por áreas, para conocer las opiniones Gerencia y respecto al cumplimiento de los empleados en objetivos corporativos y los valores general éticos. Al ingreso de personal nuevo se realizará capacitación de inducción, donde se entregará una cartilla el cual contiene información sobre la Área historia de la empresa, misión, administrativa visión, valores, objetivos corporativos, servicios y/o productos.

D) Informar al empleado la historia de la empresa, misión, visión, valores, objetivos corporativos, servicios y/o Se realizará una capacitación con productos. video clips, con el fin de informar al empleado acerca de la empresa.

Área administrativa

Estos procedimientos tienen por objeto establecer actividades, controles y responsabilidades para lograr el cumplimiento y ejecución del sistema de control interno; y para llevar a cabo el primer componente del sistema de control interno, ambiente de Control, se propuso 5 procedimientos en relación con la publicación y actividades de los valores éticos, objetivos corporativos, importancia de la integridad e información general de la empresa. Lo anterior se tomo como referencia el primer objetivo de el Cuadro 11 y las políticas A Y D mencionadas en el Cuadro 12.

Cuadro 13: (Continua)

Objetivo 2: Conocer acerca del clima laboral de los empleados en cada una de las áreas de trabajo. No.

Descripción del Procedimiento Semestralmente la gerencia, seleccionará una persona del área administrativa, para que realice una encuesta relacionada al clima laboral del trabajador, con el fin de B) Evaluar evaluar las condiciones de periódicamente el trabajo y satisfacción laboral clima laboral de los de los empleados. empleados. Trimestralmente se realizará dinámica en grupos, con el fin de observar el trabajo en equipo, la comunicación, liderazgo, innovación y el cambio. Se fomentará mensualmente actividades y programas sobre estrés laboral, seguridad e higiene industrial, con el fin de mejorar las condiciones de trabajo y salud del empleado. E) Realizar Realizar pausas activas en actividades y los empleados una vez en la programas semana. preventivos en salud Desarrollar actividades ocupacional. artísticas y recreativas a los empleados cada vez que existan fechas especiales. Brindar seguridad al empleado, ofrecer servicios médicos una vez al año y fijar horarios laborales justos. Política

Responsable

Gerencia General y área administrativa.

Gerencia y empleados en general.

Gerencia Administrativa y empleados en general.

Gerencia general y área administrativa.

Para la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S es primordial que exista un buen clima laboral, por esta razón para el segundo objetivo del componente ambiente de control de el Cuadro 11, se plantearon cinco procedimientos referente a la satisfacción laboral de los empleados, trabajo en equipo, comunicación, liderazgo, estrés laboral, seguridad e higiene industrial, pausas activas y actividades artísticas y recreativas que se puede brindar al personal de la empresa con el fin de fortalecer la productividad, la estructura organizacional de Bonnet y generar cultura organizacional.

Cuadro 13: (Continua) Objetivo 3: Generar conciencia a los empleados de la necesidad de autocontrol en sus actividades, con el fin de fomentar cultura y hábitos responsables al personal. No.

Política

Descripción del Procedimiento

Al ingreso de nuevo personal en la empresa o exista cambio de cargo o rotación del personal, se dará a C) Facilitar al cada empleado una cartilla con su personal por descripción de cargo, funciones, y horarios con el fin de evitar malos escrito los entendidos y conflictos internos. roles y funciones de Realizar capacitaciones una vez cada cargo. contratado el personal, con el fin de dar a conocer los procesos y funciones de su cargo a desempeñar en la empresa. Desarrollar formatos contables y F) Informar a administrativos, con el fin de llevar los empleados control en las actividades diarias de acerca de los la empresa. formatos contables y Desarrollar canales de administrativos comunicación con el fin de brindar utilizados en una buena atención a los clientes. cada área e Crear urnas virtuales y físicas con el incentivar el fin de conocer acerca de las opiniones, sugerencias e servicio al inquietudes que tienen los cliente y comunicación. empleados sobre el funcionamiento y procesos de empresa.

Responsable

Gerencia Administrativa

Gerencia, administrativa

Gerencia, administrativa Gerencia General

Gerencia administrativa

Para producir mejores resultados y hacer mas eficaz un clima laboral, se plantearon cinco procedimientos relacionados con la descripción de cargos, funciones y horarios de los empleados, capacitaciones, formatos contables, administrativos y operativos esto con el fin de no generar conflictos laborales y llevar un orden de los procesos interno de la empresa. 4.2.2 Valoración Del Riesgo.

La evaluación del riesgo es el segundo componente dentro de la estructura piramidal. Este componente permite realizar un diagnóstico y evaluación de los riesgos relevantes, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (internos y externos) como de la actividad.

Sobre el diagnóstico y la evaluación, se basa el manejo o la administración de los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. Esta evaluación debe tener en cuenta riesgos particulares asociados con el cambio como en normatividad relacionada, en reestructuración, nuevas tecnologías, etc.

Una vez se identificaron los riesgos en BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S, se procedió a realizar el análisis de los riesgos, el cual conlleva a realizar: · Estimar la importancia o trascendencia. · Evaluar la probabilidad de ocurrencia o frecuencia. · Definir el manejo del riesgo.

4.2.2.1 Objetivos Del Componente Valoración Del Riesgo.

Para determinar la forma en que se deben identificar, y analizar los riesgos de los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, se plantearon los siguientes objetivos basado con los principios del sistema de control interno expuestos en el Cuadro 6.

Cuadro 14: Objetivos Del Componente Valoración Del Riesgos

OBJETIVOS

•Evaluar los objetivos de la empresa, con el fin identificar y valorar los riesgos.

•Analizar los riesgos identificados por la organización, que podrían afectar la consecución de los objetivos.

•Identificar y evaluar los cambios que puede afectar el sistema de control interno de manera significativa.

4.2.2.2 Políticas Componente Valoración Del Riesgo

Las políticas diseñadas para el componente la valoración del riesgo abarcan la identificación y analisis de los riesgos relacionados con los objetivos de la empresa y la administración que se pueda hacer sobre ellos.

Cuadro15: Políticas Componente Valoración Del Riesgo

A) Hacer un

seguimiento periódico del cumplimiento de los objetivos.

D) Con el seguimiento periódico de los objetivos, identificar los riesgos contables, administrativos y operativos de la organizacion.

B) Evaluar los riesgos identificados y determinar los mas significativos de la empresa.

C) Hacer revision periodica de los procesos por cada área de la empresa.

B) Realizar una supervisión interna para determinar la forma en que los riesgos pueden ser gestionados.

F) Realizar pruebas de control interno para evaluar los procesos de la empresa.

4.2.2.3 Procedimientos Componente Valoración del Riesgo

Cuadro 16: Procedimientos Componente Valoración Del Riesgo

Objetivo 1: Evaluar los objetivos de la empresa, con el fin de identificar y valorar los riesgos. No.

Descripción del Procedimiento Hacer seguimiento anual a los objetivos de la organización, mediante A) Hacer un indicadores, fecha y seguimiento actividades propuestas en periódico del cada área. cumplimiento de Evaluar anualmente el los objetivos. cumplimiento de los objetivos con las actividades agenda das. Política

D) Con el seguimiento periódico de los objetivos, identificar los riesgos contables, administrativos y operativos de la organización.

Responsable

Gerencia general

Gerencia administrativa

Hacer reuniones mensuales Gerencia se pueda analizar los riesgos administrativa identificados. y personal

Evaluar anualmente la aplicabilidad de la documentación en cada área.

Área administrativa y personal

Los procedimientos propuestos para el primer objetivo del componente valoración del riesgo, hace referencia al seguimiento que debe realizar la gerencia sobre los objetivos de la empresa, con el fin de identificar y evaluar los riesgos. Para dar cumplimiento a lo anterior se realizaran indicadores y actividades por cada área como reuniones y evaluaciones periódicas para verificar la aplicabilidad de los formatos.

Cuadro 16: (Continua)

Objetivo 2: Analizar los riesgos identificados por la organización, que podrían afectar la consecución de los objetivos. No.

Política B) Evaluar los riesgos identificados y determinar los más significativos de la empresa. E) Realizar una supervisión interna para determinar la forma en que los riesgos pueden ser gestionados.

Descripción del Procedimiento

Responsable

Realizar matriz de riesgos anual, con el fin de medir el impacto del riesgo.

Gerencia, área administrativa

Dejar constancia por escrito de los procesos realizados en la evaluación de los riesgos.

Gerencia y empleados en general

Con el resultado de la supervisión, hacer un Gerencia general análisis para proceder a la administración del riesgo.

Para llevar a cabo el analisis de los riesgos identificados por la gerencia, se plantearon tres procedimientos que conllevan a la construcción de una matriz de riesgos que medirá el impacto de los riesgos en cada uno de los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, adicional a esto se dejará constancia por escrito de la evaluación de riesgos realizada para proceder a la gestión del riesgo.

Cuadro 16: (Continua)

Objetivo 3: Identificar y evaluar los cambios que puede afectar el sistema de control interno de manera significativa. No.

Política

C) Hacer revisión periódica de los procesos por cada área de la empresa.

Descripción del Procedimiento

Responsable

Identificar los cambios que puede afectar el sistema de control interno anualmente.

Gerencia general y administrativa

Conservar un checklist de los procesos realizados en cada revisión.

Gerencia general y administrativa

Hacer pruebas anuales de control mediante análisis e Gerencia general inspección de la información y administrativa de la empresa.

F) Realizar pruebas de control interno para evaluar Verificar mediante pruebas los procesos de de control si se está Gerencia general haciendo cumplimiento de la empresa. y administrativa los procesos establecidos en cada área.

Para fortalecer la eficiencia y la eficacia de los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa Bonnet Farmacosméticos se identificará y evaluará los cambios que pueda afectar el sistema de control interno de manera significativa, para esto se realizarán cuatro procedimientos referentes a la verificación de los procesos de cada área, mediante pruebas de control como análisis e inspección de la información de la empresa, conservación de los procesos realizados en cada revisión.

4.2.3 Actividades De Control.

El tercer componente dentro de la estructura es el que comprende las actividades de control: dentro de él se encuentran las acciones, Normas y Procedimientos que aporten al objetivo de asegurar que se cumplan las directrices y políticas de la Dirección para afrontar los riesgos identificados en el anterior componente. Las

actividades de control se deben ejecutar en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión. Una de las actividades de control esenciales en toda organización es referente a las tecnologías de información, se constituyen en fundamento en la gestión.

4.2.3.1 Objetivos Componente Actividades de Control.

Cuadro 17: Objetivos Componente Actividades De Control

OBJETIVOS

•Desarrollar actividades de control , que permitan el seguimiento de las directrices de la organizacion.

•Identificar actividades de control, que puedan ser aplicadas en las areas contables, administrativas y operativas, para respaldar el logro de los objetivos.

•Implantar políticas que contribuyan al logro de los objetivos y a la mitigación de los riesgos.

4.2.3.2 Políticas Componente Actividades De Control

Las políticas diseñadas para el componente Actividades de control, abarcan acciones que puede realizar la gerencia para respaldar el logro de los objetivos. Estas políticas son las siguientes:

Cuadro 18: Políticas Componente Actividades De Control

A) Facilitar al personal la documentación referente al contexto normativo interno y externo de la organización.

B) Establecer los mecanismos de control escritos para cada una de las áreas.

C) Tomar en cuenta el resultado de la evaluación de riesgos.

D) Verificar el uso correspondiente conforme a los documentos establecidos por la empresa

E) Analizar y evaluar los mecanismos de control.

F) Adaptar la política, teniendo en cuenta la normatividad aplicable a la organización.

4.2.3.3 Procedimientos Componente Actividades de Control.

Cuadro 19: Procedimientos Componente Actividades De Control

Objetivo 1: Desarrollar actividades de control, que permitan el seguimiento de las directrices de la organización.

No.

Política

Descripción del Procedimiento

Responsable

Cada área deberá contar A) Facilitar al con procedimientos escritos, Gerencia general con el fin de dar y administrativa personal la cumplimiento a las políticas documentación de la organización. referente al Divulgar al personal contexto oportunamente normativo interno y externo documentación general de la Gerencia general empresa y específica de de la y administrativa organización. cada área para el cumplimiento de sus funciones. A fin de llevar control en las actividades diarias de la Gerencia general D) Verificar el empresa, se revisara cada tres meses el uso adecuado y administrativa uso correspondiente de documentos como conforme a los formatos, informes. documentos Designar a cada jefe de área establecidos por la función de evaluar Gerencia la empresa. trimestralmente la administrativa aplicabilidad de cada documentación establecida.

Para dar cumplimiento al tercer componente del sistema de control interno, actividades de Control y contribuir a la mitigación a niveles aceptables de los riesgos identificados y evaluados en los procesos contables, administrativos y operativos, se plantearon cuatro procedimientos referente a la divulgación de la información de la documentación general de la empresa, llevar control de las actividades diarias de la empresa, hacer revisión del uso de formatos. 87

Cuadro 19: (Continua)

Objetivo 2: Identificar actividades de control, que puedan ser aplicadas en las áreas contables, administrativas y operativas, para respaldar el logro de los objetivos. No.

Política

B) Establecer los mecanismos de control escritos para cada una de las áreas.

E) Analizar y evaluar los mecanismos de control.

Descripción del Procedimiento En las reuniones que se efectúen mensualmente, las sugerencias o comentarios por parte de los directores de área, se someterán a análisis, determinando su efectividad. Coordinar con directores de área y el personal los mecanismos de control convenientes para hacer efectivos los objetivos de la organización. Se programaran evaluaciones de manera semestralmente de los mecanismos de control. Hacer reuniones semestrales con el personal, a fin de evaluar el seguimiento de los mecanismos de control y su aporte al logro de los objetivos

Responsable

Gerencia general y administrativa

Con el fin de respaldar el logro de los objetivos, se construyeron cuatro procedimientos que comprenden mecanismos de control de los cuales se harán seguimiento y se evaluaran de manera periódica en cada una de las áreas de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S.

Cuadro 19: (Continua)

Objetivo 3: Implantar políticas que contribuyan al logro de los objetivos y a la mitigación de los riesgos. No.

Descripción del Procedimiento Dependiendo el resultado de la evaluación de riesgo anual, desarrollar políticas apropiadas con el fin de C) Tomar en administrar el riesgo. cuenta el La organización resultado de desarrollara las la evaluación actividades de control con de riesgos. el fin de mitigar los riesgos a niveles aceptables para el logro de los objetivos. F)Adaptar la Cerciorarse con personal calificado para desarrollar política, teniendo en las políticas acorde al área de influencia. cuenta la normatividad aplicable a la Documentar la política organización desarrollada. Política

Responsable

Gerencia general y administrativa

Gerencia general y administrativa Gerencia general y administrativa

Para dar cumplimiento al tercer objetivo del componente actividades de control, se llevaran a cabo la construcción de políticas que contribuyan a la mitigación del riesgo, adicional a ello se tendrá como base al resultado de la evaluación de riesgos para proceder a gestionarlos en forma adecuada. Estas políticas se desarrollaran con la ayuda de personal calificado acorde al área de influencia.

4.2.4 Información Y Comunicación.

El cuarto componente comprende los sistemas informáticos y de comunicación que le permite al personal intercambio de información relevante y oportuna para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. El compromiso de la alta gerencia frente a este componente es fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicación abierta y efectiva. La comunicación eficiente debe comprender tanto los usuarios internos del sistema como los usuarios externos.

4.2.4.1 Objetivos del Componente Información y Comunicación

Cuadro 20: Objetivos Del Componente Información Y Comunicación

OBJETIVOS

•Asegurar que el proceso de comunicacion e informacion contribuya al cumplimiento de valores organizacionales y objetivos corporativos.

• Verificar que la informacion transmitida a todo nivel , sea suficiente y relevante para el apoyo al funcionamiento de los otros componentes.

•Comprobar la efectividad de la comunicacion de la organizacion con terceros ,en temas que puedan afectar la articulacion de los otros componentes.

4.2.4.2 Políticas Componente Información Y Comunicación.

Las políticas planteadas para el componente de Información y Comunicación abarcan la obtención, generación y uso de información relevante de la empresa, como objetivos y responsabilidades, con el fin de respaldar el funcionamiento de los demás componentes del control interno.

Cuadro 21: Políticas Componente Información Y Comunicación

A) Definir los medios de comunicacion que seran utilizados en la organizacion

D) Definir la relevancia de la informacion de acuerdo a la necesidad de la empresa

B) Establecer que la información suministrada deberá cumplir con las normas internas y externas

E) Brindar apoyo a las areas para la emisión de sus informes

C) Programar reuniones, para establecer funcionalidad de los sistemas de informacion.

F).Proporcionar información adecuada a las areas , con el fin de que cada empleado cumpla con sus funciones

4.2.4.3 Procedimientos Componente Información y Comunicación.

Cuadro 22: Procedimientos Del Componente Información Y Comunicación Objetivo 1. Asegurar que el proceso de comunicación e información contribuya al cumplimiento de valores organizacionales y objetivos corporativos. No.

Descripción del Procedimiento Programar reuniones Definir los semestrales con el personal medios de a fin de determinar la comunicación efectividad de los canales de que serán comunicación. utilizados en la Evaluar semestralmente el organización uso adecuado de los sistemas de información de todas las áreas. Se debe evaluar si la Definir la relevancia de la información suministrada es correcta y oportuna información de La información que acuerdo a la suministra el sistema de necesidad de la información se utilizara para empresa. análisis de toma de decisiones. Política

Responsable

Gerencia general y administrativa

Gerencia general y administrativa Gerencia general y administrativa

Gerencia general y administrativa

Para asegurar que el proceso de Información y comunicación de la empresa Bonnet sea efectivo y contribuya al cumplimiento de los valores y objetivos corporativos, se plantearon cuatro procedimientos relacionados con el desarrollo, revisión y evaluación de los sistema de información por cada área, con el fin de que la información suministrada sea correcta, oportuna y sea utilizada para análisis y toma de decisiones.

Cuadro 22: (Continua)

Objetivo 2. Verificar que la información transmitida a todo nivel, sea suficiente y relevante para el apoyo al funcionamiento de los otros componentes. No.

Política Establecer que la información suministrada deberá cumplir con las normas internas y externas. Brindar apoyo a las áreas para la emisión de sus informes

Descripción del Procedimiento Evaluar semestralmente con cada jefe de área que la información sea oportuna, actualizada, confiable y veraz. En reuniones semestrales se hará seguimiento al contenido de la información, la cual deberá ser apropiada a las necesidades de la organización.

Responsable Gerencia general y administrativa

Gerencia general y administrativa

Verificar semestralmente la Gerencia accesibilidad de los sistemas administrativa y de información por el personal personal. Se evaluaran cada seis meses los sistemas de información, deberán ser debidamente aprobados

Gerencia general y administrativa

Con el fin de verificar que la información emitida sea la necesaria para dar apoyo a los demás componentes del sistema de control interno, se construyeron cuatro procedimientos que indican que Los sistemas de información deberán ser evaluados, aprobados y accesibles al personal autorizado, con el fin de dar cumplimiento con las normas internas y externas de la organización y para dar apoyo a la emisión de información a cada una de las áreas contables, administrativas y operativas de Bonnet.

Cuadro 22: (Continua)

Objetivo 3. Comprobar la efectividad de la comunicación de la organización con terceros, en temas que puedan afectar la articulación de los otros componentes. No.

Política

La administración deberá proveer los recursos necesarios para los sistemas de información adecuados.

Descripción del Procedimiento Programar reuniones cada seis meses, para establecer funcionalidad de los sistemas de información Documentar las opiniones y sugerencias de cada área.

Se establecerá mecanismos de manera permanente para que los empleados suministren recomendaciones de mejoramiento continuo. Se deberá comunicar al inicio del contrato a todos los empleados: los Proporcionar objetivos, los riesgos de información laborales delas actividades adecuada a las diarias, e información áreas, con el fin propia de cada área donde ejecute sus funciones. de que cada Evaluar semestralmente si empleado cumpla con sus el personal de la empresa, está usando los canales de funciones. comunicación para el desempeño de sus funciones laborales y no personales.

Responsable

Gerencia administrativa

Para dar cumplimiento al tercer objetivo del componente información y comunicación del sistema de control interno, se llevó a cabo el diseño de cinco procedimientos, que hacen referencia a los mecanismos de comunicación entre el

empleado y los directivos y viceversa, con el fin de comunicar a los empleados los objetivos, riesgos e informaciones relacionadas con la ejecución de sus funciones en la empresa, adicional a esto proveer recursos necesarios para la existencia de sistemas de información adecuados.

4.2.5 Monitoreo de Control.

La supervisión es un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema en el tiempo. Es un componente importante porque contribuye a determinar si está operando el sistema en la forma esperada y si requiere modificaciones.

4.2.5.1 Objetivos Componente Monitoreo de Control. Cuadro 23: Objetivos Componente Monitoreo De Control

OBJETIVOS

•Supervisar el ambiente interno y externo, que permita evaluar los objetivos y si es necesario redefinirlos.

•Evaluar el desempeño de cada trabajador frente a la consecucion de metas e indicadores.

•Comprobar el cumplimiento de establecidos.

los

procedimientos

4.2.5.2 Políticas Componente Monitoreo De Control.

Para lograr la eficiencia, efectividad y eficacia de los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, se plantearon las siguientes políticas en relación a las evaluaciones que deberá realizar la administración para comprobar el funcionamiento de los componentes de control interno. Y comunicar las deficiencias del mismo para realizar de forma oportuna las acciones correctivas.

Cuadro 24: Políticas Componente Monitoreo De Control

A) Documentar la supervision interna como externa.

B) Permitir las evaluaciones de rendimiento del empleado, considerando sus capacidades

D) Brindar prioridad en atencion a las areas o procesos que representen riesgo

E) Realizar evaluaciones de desempeño, haciendo el uso de indicadores.

C) Realizar la planificacion para evaluar cada procedimiento

F) Analizar los procedimientos establecidos.

4.2.5.3 Procedimientos Componente Monitoreo de Control

Cuadro 25: Procedimientos Componente Monitoreo De Control

Objetivo 1. Supervisar el ambiente interno y externo, que permita evaluar los objetivos y si es necesario redefinirlos. No.

Política

Documentar la supervisión interna como externa.

Brindar prioridad en atención a las áreas o procesos que representen riesgo.

Descripción del Procedimiento

Responsable

Se debe evaluar anualmente el sistema de control interno e informar los resultados.

Gerencia administrativa

Asignar personal calificado para cada una de las labores de supervisión y evaluación.

Gerencia General

Analizar las debilidades encontradas en la auditoría Gerencia interna y externa atreves de la administrativa matriz DOFA. Hacer reuniones para dar Gerencia posibles soluciones a las general y debilidades halladas en la administrativa auditoría interna y externa. Realizar un comparativo entre Gerencia el informe de auditoría y las general y labores diarias. administrativa

En los procedimientos propuestos para el primer objetivo del último componente del sistema de control interno, monitoreo de control, se asignara personal calificado para evaluar y supervisar el sistema de control interno, para verificar si está funcionando adecuadamente y finalmente analizar las debilidades para proceder a la gestión de las mismas.

Cuadro 25: (Continua)

Objetivo 2. Evaluar el desempeño de cada trabajador frente a la consecución de metas e indicadores. No.

Política

Permitir las evaluaciones de rendimiento del empleado, considerando sus capacidades.

. 3

Descripción del Procedimiento Se debe realizar un informe cada seis meses, con el fin de conocer el desempeño del empleado, a través de una descripción exacta y confiable de las actividades y funciones que realizan. Realizar comparaciones entre los empleados con un estándar, esta debe ser independiente a la medición del grupo. Realizar supervisión cada seis meses de la correcta segregación de funciones en los departamentos. Realizar autoevaluaciones anuales a los empleados

Realizar evaluaciones de desempeño, Se realizara una haciendo el uso descripción de actividades de indicadores. y funciones que realiza el empleado. Haciendo una comparación estándar.

Responsable

Gerencia administrativa

Gerencia administrativa Gerencia administrativa Gerencia administrativa

Para llevar a cabo la evaluación de desempeño de cada trabajador frente a la consecución de metas e indicadores, se establecieron procedimientos que abarcan actividades como: informes de funciones y actividades por cada empleado, comparaciones estándar y autoevaluaciones por empleado.

Cuadro 25: (Continua)

Objetivo 3: Comprobar el cumplimiento de los procedimientos establecidos. No.

Descripción del Procedimiento Diseñar un cronograma anual, que contenga las Realizar la fechas en las cuales se planificación realizaran la revisión de los para evaluar procedimientos. cada Contar con programa de procedimiento seguimiento cada tres meses, con el fin de superar las deficiencias y/o limitantes encontradas. Realizar cada año la comprobación de cada procedimiento en forma práctica y teórica. Analizar los procedimientos teniendo en cuenta: si responde a una necesidad Analizar los de la empresa, si es factible procedimiento simplificarlo o realizar s establecidos automatización, reducir el número de veces que se ejecuta el procedimiento. Política

Solicitar cuando sea necesario a todos los empleados la documentación que respalde el procedimiento que han realizado.

Responsable Gerencia general y administrativa

Gerencia general y administrativa Gerencia general y administrativa

Gerencia general y administrativa

Para dar cumplimiento a este tercer objetivo del componente de monitoreo de control, se diseñaran un cronograma para la revisión de los procedimientos, mediante documentación que compruebe los procedimientos de los empleados.

4.3 DESCRIPCIÓN POR PROCESOS DEL DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A IMPLEMENTAR EN LA EMPRESA BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S

4.3.1 Procesos De Contabilidad.

4.3.1.1 Solicitud De Papelería  Objetivo y Alcance

El objetivo de implementar el formato de solicitud de papelería, es llevar un control en los gastos relacionados en este rubro, con el fin de evitar el aumento del presupuesto y atrasos en la entrega de documentación.  Definición

Solicitud De Papelería: Es un formato control que posee una empresa, con el fin de medir los gastos del rubro de papelería por áreas, centro de costos o unidad de negocios.  Dependencias Y Cargos Involucrados

Contabilidad Auxiliar Contable Administración Gerente Administrativa

100

Cuadro 26: Documentos De Registro Y Control de Solicitud de Papelería – Procedimiento Contable

FORMATO

FO-SP-01

NOMBRE RESPONSABLE PERIOCIDAD FISICO SISTEMA Solicitud de Papelería

Auxiliar Contable

Cada dos meses

Causación Auxiliar Contable

Cada dos meses

Cuadro 27: Explicación Del Procedimiento Contable Solicitud De Papelería

Situación Actual

No existe ningún proceso para solicitud de papelería, lo cual ha generado atraso en la entrega de la documentación, debido a que no hay el suficiente material para la impresión de los soportes o documentos contables.

PROCESO CONTABLE SOLICITUD DE PAPELERIA Proyección  Asignar una persona quien se encargue de realizar la solicitud de papelería en las áreas contables, administrativas y operativas de la empresa, el grupo de investigación se sugiere que sea un auxiliar de contabilidad.  Se debe verificar el inventario para los insumos necesarios para proceder a la solicitud.  Para cada solicitud se debe diligenciar el formato FOSP-01 (ver Anexo D) de solicitud de papelería para dejar constancia de las compras realizadas. Una vez diligenciado el formato, deberá ser revisado y aprobado por un superior.  Se enviara la solicitud de papelería por correo electrónico al proveedor.  Una vez el pedido llegue a las instalaciones de la empresa, se verificara que los insumos se encuentren completos y se recibirá la factura la cual se anexara a la solicitud de papelería.  Se procederá a realizar la causación de la factura y el pago de la misma.  La solicitud de papelería se realizara con una periodicidad de dos meses. Y el monto de la misma no debes superar $200.000.

101

Figura 2: Flujograma Procedimiento Contable Solicitud De PapelerĂa

102

4.3.1.2 Caja Menor

 Objetivo y Alcance

Describir las políticas y procedimientos de control para manejo de caja menor establecido por la empresa, que sean de conocimiento Suficiente por parte de los funcionarios responsables de cada una de las áreas.  Definiciones

Caja Menor: Es un fondo de dinero en efectivo que crea las empresas con el fin de manejar pequeños pagos, y se asigna una persona como responsable de sus manejos.  Dependencias Y Cargos Involucrados

Contabilidad -

Auxiliar Contable Contador General

Cuadro 28: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Contable Caja Menor.

FORMATO NOMBRE

RESPONSABLE PERIOCIDAD FISICO SISTEMA Cada vez que Auxiliar Contable se requiere el reembolso

Reembolso Cada vez que de Caja Auxiliar Contable FO-LCMse requiere el menor 01 reembolso

FO-SG01

Solicitud Gasto

103

Cuadro 29: Explicación Procedimiento Contable Manejo Y Control De Caja Menor PROCESO CONTABLE PRO-CON-3 (PROCEDIMIENTO MANEJO Y CONTROL DE CAJA MENOR) Situación Actual Proyección  Asignar una persona que se encargue del manejo y control de la caja menor.  Determine la adecuada protección del fondo, especialmente con medidas de seguridad, como: • Una caja en la cual se depositen los elementos que conforman el fondo. • Se mantiene en un lugar seguro y de único manejo por el encargado. • Se mantiene con llave.  El monto máximo aprobado del fondo es: $500.000 Actualmente la (Quinientos Mil pesos Mon/Cte) empresa Bonnet  El monto máximo aprobado en cada caja menor Farmacosméticos puede ser modificado únicamente con la S.A.S, no tiene el autorización de la Gerente Administrativa de Bonnet control sobre los Farmacosméticos S.A.S. movimientos de  La caja menor debe ser utilizada para los siguientes caja menor lo que gastos menores: ha ocasionado que • Cámaras de comercio, actas y autenticaciones exista desorden en • Pagos por trámites en notarias algunos pagos de • Compra de formularios para pagos de impuestos menor cuantía, • Pago de transportes por diligencias urgentes que debido a que se requieren por operación de la misma empresa. manejarlo por • Refrigerios bancos se hace • Pago servicios de aseo y cafetería complejo y dificulta • Pago de servicios públicos el desarrollo de  Verifique que los documentos que soportan los algunas desembolsos son idóneos. actividades.  Los valores de los gastos no deben superar el 40% del total de la caja menor.  El funcionario debe solicitar el reembolso de caja menor manteniendo una reserva de un 40% como mínimo.  Para solicitar el reembolso, el funcionario debe realizar la legalización de la misma con los diferentes recibos que soportan el recurso utilizado; esta legalización es realizada mediante el formato FO-LCM -01 (ver Anexo E) de legalización y arqueo

104

  



de caja el cual es firmado por el responsable de la caja y aprobado por la gerente administrativa. Los soportes de gasto deben corresponder al periodo que se indica en la legalización de reembolso. El giro del reembolso se realizará a nombre del funcionario encargado de la caja. Cuando el responsable de la caja menor se encuentre de vacaciones, viaje o en caso de renuncia, se debe realizar un arqueo de la caja menor en el momento del recibido y la entrega de la misma dejando constancia del dinero recibido y entregado. Este proceso debe ser supervisado por la gerencia. Cuando exista la revisión mensual de la caja menor por parte del contador o la gerencia, deberá estar con el monto total asignado, ya sea en dinero y/o soportes.

105

Figura 3: Flujograma del procedimiento Contable manejo y control de caja menor

106

4.3.1.3 Solicitud De Gastos  Objetivo Y Alcance

El objetivo es describir el procedimiento de compra de bienes o servicios que requiere los usuarios de las áreas, además el diligenciamiento de los documentos respectivos, para llevar el control de todas las compras de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S.  Definiciones

Solicitud De Gasto: Transacción, que se realiza al interior de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, para adquirir un bien o servicio. Precio: Es el valor en pesos que paga Bonnet Farmacosméticos S.A.S, en una transacción de compra a un proveedor.  Dependencias Y Cargos Involucrados

Contabilidad - Auxiliar Contable Gerencia - Asistente Administrativa Operaciones - Asistente Comerciales

107

Cuadro 30: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Contable Solicitud De Gasto

FORMATO NOMBRE RESPONSABLE PERIOCIDAD FISICO Cada vez que Solicitud se requiera un Auxiliar Contable x de Gastos pago por FO-SG-01 compra Cada vez que Legalizaci se requiere ón de Usuario legalizar un x Gastos pago por FO-LG-01 compra Cada vez que Factura se requiera un de Proveedor x pago por Compra compra

SISTEMA

Cuadro 31: Explicación Del Procedimiento Contable De Solicitud De Gasto

PROCESO CONTABLE SOLICITUD DE GASTOS Situación Actual Proyección  La solicitud de gasto es un documento control de los gastos que incurre la empresa, con este formato se controla el exceso en los La empresa Bonnet gastos y se verifica la aprobación Farmacosméticos S.A.S por la gerencia de Bonnet actualmente no lleva un control Farmacosméticos S.A.S. de los gastos incurridos por cada  El encargado del área una de las áreas, llevar este administrativa generara la solicitud control evita aumentar el de gasto, teniendo en cuenta las presupuesto y ayuda a informar negociaciones realizadas, este que se necesita para mejorar el documento deberá contener el consumo de la empresa y tomar soporte de la solicitud de materiales decisión de que se puede reducir o de insumos así: o eliminar.  La solicitud de gastos aplica para compras de materiales de laboratorio, equipos de cómputo, publicidad, anticipos, tramites que 108

superen el monto de $ 500.000. etc.  El Personal que solicite el gasto deberá diligenciar el formato FOSG-01 (Anexo F) con las firmas de autorización del jefe inmediato o gerente.  En el momento de la causación de la factura deberá tener anexa la solicitud de gastos con la factura original del proveedor.  Una vez se cumplan con los requisitos mencionados anteriormente, se procederá a la causación de la factura y pago de la misma.

109

Figura 4: Flujograma Del Procedimiento Contable de Solicitud De Gasto.

110

4.3.1.4 Causación.  Objetivo Y Alcance

El objetivo de este procedimiento, es establecer las pautas para la causación de facturas y la verificación de los documentos que soportan la compra de bienes y servicios, evidenciando el recibo de los mismos y generando la información requerida por los usuarios internos de la empresa. Debe aplicarse a todos los documentos que se reciben para este trámite. (Facturas, Solicitud de Gastos, Reembolso de Caja Menor, Cuentas de Cobro).  Definiciones

Cuenta: Es la codificación que se le asigna a un catálogo estructurado de acuerdo a las clases que conforman el balance general. Catálogo De Cuentas: contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo patrimonio, ingresos, gastos, y cuentas de orden. Cuentas Por Pagar: es la representación de una obligación que posee el ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual reconoce que en el futuro se deberá trasferir recursos. Solicitud De Gasto: es el procedimiento mediante el cual se autorizan pagos para sufragar los gastos en los que incurre la compañía. Factura: es un documento probatorio de la realización de una operación económica la cual debe tener los requisitos expuestos por las normas fiscales y tributarias vigentes. Reembolso De Caja Menor: Reintegro de dinero que se hace periódicamente con el fin de completar el monto por el cual se constituyó la caja menor de la empresa para cumplir con gastos menores administrativos.  Dependencias y Cargos Involucrados

Contabilidad - Auxiliar Contable - Contador General Administración

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Cuadro 31: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Contable Causación

FORMATO

NOMBRE Solicitud de FO-SG-01 Gasto Legalización FO-LG-01 de Gasto FO-LCM- Reembolso de 01 Caja menor Documento equivalente a la factura. FO-DE-01 Anexo K Comprobante de Causación Factura Cuenta de Cobro Cotización

RESPONSABLE

Auxiliar Contable

PERIOCIDAD Cada vez que se requiera Cada vez que se requiera Cada vez que se requiera

Auxiliar Contable

Cada vez que se requiera

Auxiliar Contable Auxiliar Contable

FISICO

SISTEMA

x x x

Auxiliar Contable Proveedor

Proveedor Proveedor

x x

Cuadro 32: Explicación Del Procedimiento Contable Causación

PROCESO CONTABLE CODIGO: PRO-CON- 2 (PROCEDIMENTO DE CAUSACION) Situación Actual Proyección  Todas las facturas, cuentas de cobro y solicitudes de gasto, deben estar autorizadas por la gerente La documentación de causación administrativa de Bonnet se encuentra en el consecutivo del Farmacosméticos S.A.S, con sistema contable que maneja el excepción de los recibos de servicios contador actual de la empresa, la públicos. gerencia no tiene conocimientos  Cuando el proveedor es nuevo se del programa que se utiliza, y no exige la documentación mencionada existe documentación en físico de en el formato FO-SEP-02 selección y estas causaciones. evaluación de proveedores (ver Anexo J) para crearlo en el sistema contable.

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 Los reembolsos de caja menor deben soportarse con la relación de las facturas de gasto de caja menor y documentos soporte necesarios que evidencien el gasto.  Al momento de realizar el ingreso de los datos solicitados por el sistema World Office para la generación del comprobante se debe tener en cuenta lo siguiente: • Las notas de causación dentro del sistema World Office son identificadas con el prefijo CC. • Las cuentas contables que se utilizan para la causación dependen del origen del gasto se clasifican así: CUENTA DESCRIPCIÓN ORIGEN 23359501 Reembolso De Caja Menor 23359502 Compras de Bienes 23359503 Servicios 23356001 Gastos De Viaje Viáticos 23355001 Servicios Públicos  Para tratamiento de activos fijos se considerara a criterio del contador.  Para el caso de los viáticos, si el funcionario gastó más de lo que se le asigno para el viaje, se hará reembolso del excedente una vez el funcionario entregue los soportes físicos de dichos gastos mediante una legalización de gastos FO-LG-01 (ver Anexo G).

113

Figura 5: Flujograma Del Procedimiento Causaci贸n

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4.3.1.5 Facturación.  Objetivo y Alcance

El objetivo de este procedimiento es llevar un control de las ventas que realicen el área administrativa de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, y las facturas de venta que se expidan a los clientes.  Definiciones

INGRESOS: es el importe que recibe una entidad por concepto de una renta, venta o una prestación de servicios.  Dependencias y Cargos Involucrados

Contabilidad - Auxiliar Contable - Contador General Administración - Asesores comerciales

Cuadro 33: Documentos De Registro Y Control Procedimiento de Facturación.

RESPONSABLE

PERIOCIDAD

FISICO

FO-SEC- Registro de Auxiliar Contable 02 Tercero II

Cada vez que sea necesario

sistema contable

Factura de Venta Auxiliar Contable

Cada vez que sea necesario

FO-RV03

Reporte de Usuario área Ventas operativa

Cada vez que sea necesario

FORMATO

NOMBRE

115

SISTEMA

Cuadro 34: Explicación Del Procedimiento Contable de Facturación

Situación Actual

PROCESO CONTABLE FACTURACION Proyección

 Asignación de persona que se encargue de recibir el reporte de la venta FO-RV-03 (Ver Anexo N) del producto por el área administrativa.  Hacer revisión del reporte de las ventas, teniendo en cuenta firmas de autorización del área administrativa, fecha, Datos del cliente.  En caso de que exista un nuevo cliente, el área administrativa debe pasar el reporte de ventas con el formato FO-SEC-02 (Ver Anexo La empresa Bonnet I) selección y evaluación de cliente, el cual Farmacosméticos S.A.S, debe tener anexo la Copia Registro Único actualmente no ha Tributario RUT, Referencia Bancaria y recibido ingresos, debido Comercial, Certificado de existencia y a que se encuentra en la representación legal, fotocopia del documento fabricación de su nuevo de identidad del representante legal. producto Bonnet’ol.  Una vez se encuentre en orden la documentación del cliente y el reporte de ventas autorizado por la gerencia, se generaran 3 copias de la facturación, las cuales dos de ellas se enviaran al cliente con el fin de que devuelvan una factura con firma o sello de la persona quien la recibió. Para el caso de los envíos nacionales, se anexará el soporte de envió de la trasportadora y su recibido.

116

Figura 6: Flujograma del Procedimiento De Facturación

FLUJOGRAMA INGRESOS PROCESO CONTABLE

INICIO

Se recibe soporte de consignación o transferencia electrónica

Se revisa el valor cancelado frente a la factura

Se contabiliza el ingreso

Revisión del recibo de caja

Se genera recibo de caja, registrando en él los descuentos e impuestos.

Se firma elaborado, verificado y aprobado.

S I

Archivar en Físico la Documentación

FIN

117

Aprob ación del

N O

Se hace devolución del recibo de caja al auxiliar de contabilidad.

4.3.1.6. Conciliaciones Bancarias.  Objetivo y Alcance

El objetivo de este procedimiento es describir las actividades a realizar para la elaboración, verificación y aprobación de las conciliaciones bancarias; identificar las diferencias éntrelos extractos bancarios y libros de contabilidad, determinar sus causas y efectuar los respectivos ajustes y correcciones de acuerdo a las políticas establecidas por la Bonnet Farmacosméticos S.A.S.  Definiciones

Conciliaciones Bancarias: proceso de control interno del efectivo, que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados contablemente de una cuenta de ahorros o corriente, con el extracto bancario; para luego proceder ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Cheques Girados Pendientes De Cobro: Son aquellos cheques, que la empresa ha emitido, pero al momento de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá abonado en los libros de la empresa y no estará cargado en el extracto bancario hasta que sea cobrado. Notas Crédito: Son todos los abonos efectuados por parte del banco pero que no se han cargado en los libros contables. Nota Débito Extractadas No Contabilizadas: Retiros efectuados en el banco que no fueron contabilizados.  Dependencias Y Cargos Involucrados

Contabilidad - Auxiliar Contable - Contador General Administración

118

Cuadro 35: Documentos De Registro y Control Procedimiento de Conciliación Bancaria

NOMBRE Conciliación Bancaria Extracto Bancario Libro Auxiliar

RESPONSABLE Auxiliar de Contable Auxiliar de Contable Auxiliar de Contable

PERIOCIDAD

FISICO

SISTEMA

Mensual

Cuadro 36: Explicación Procedimiento Contable de Conciliación Bancaria

PROCESO CONTABLE CODIGO: PRO-CON- (PROCEDIMIENTO CONCILIACION BANCARIA 1) Situación Actual Proyección  Debido a que se encuentra un nuevo producto en El área contable no comercialización se hace necesario facilitar a los posee clientes la certificación bancaria a nombre de Bonnet conciliaciones para que los ingresos por ventas sean consignados, Bancarias, debido para evitar recibir dinero en efectivo. a que la cuenta  El encargado del área contable, deberá delegar bancaria a nombre funciones al auxiliar contable para garantizar el control de Bonnet bancos, referente a las consignaciones de clientes, Farmacosméticos pago proveedores y transferencias bancarias. no tiene  El auxiliar contable tendrá que dar uso del formato FOmovimientos hasta CB-01 (ver Anexo J) para conciliación bancaria, y el momento. Los deberá dejar anexo el extracto bancario original y el procesos de libro auxiliar de bancos. compra generados  Se deberá dejar en físico y archivada cada conciliación hasta el momento, bancaria mensual, con el fin de tener a la mano dicha los ha cancelado la información. gerente general.  El contador deberá verificar y dejar firmado cada conciliación bancaria. La cuenta Bancaria que maneja Bonnet Farmacosméticos S.A.S, son de carácter administrativo. La cuenta es: La Cuenta de Corriente No. 037-07578-5 a nombre de BONNET FARMACOSMETICOS S.A.S., con NIT 900.131.156-7 del BANCO AV VILLAS.

119

Figura 7: Flujograma del Procedimiento Contable de Conciliaci贸n Bancaria

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4.3.1.7 Control y Pago de Impuestos.  Objetivo y Alcance

El objetivo de esta norma es establecer las pautas para la elaboración, verificación, aprobación y pago de impuestos, cumpliendo con las políticas establecidas por la empresa.  Definiciones

Impuesto: Los impuesto son prestaciones monetarias de carácter obligatorio, su tarifa es definida por la autoridad competente, hace parte del presupuesto nacional o distrital y son sometidos por control fiscal con el fin de cubrir los gastos públicos del estado. Retención En La Fuente: Es el recaudo anticipado del impuesto de renta y complementarios, impuesto a las ventas y el impuesto de Industria y Comercio, que recauda el gobierno con el fin de facilitar el control de la evasión de impuestos.  Dependencias Y Cargos Involucrados

Contabilidad Auxiliar Contable Contador General

121

Cuadro 37: Documentos de Registro Y Control Procedimiento Contable Pago De Impuestos

NOMBRE

Estatuto tributario nacional, distrital y municipal. Resoluciones y decretos emitido por el gobierno cada año. Declaración tributaria

ENTE

RESPONSABLE PERIOCIDAD FISICO SISTEMA

Guberna Contador mental

Cada vez que se requiera

Guberna Contador mental

Cada vez que se requiera

mensual, bimestral o anual

Contador

Cuadro 38: Explicación Del Procedimiento Contable de Control y Pago De Impuestos

PROCESO CONTABLE CONTROL Y PAGO DE IMPUESTOS Situación Actual Proyección  Los impuestos deben ser elaborados en borrador por el auxiliar contable, y ser aprobados por el contador de la empresa y poder proceder a pago del mismo.  En el área contable se debe delegar una persona que controle el cumplimiento de las obligaciones tributarias. La documentación  El personal debe hacer capacitaciones de tributaria de la información tributaria. empresa es manejada  Se debe preparar y presentar tres días antes de por el contador de la la fecha de vencimiento las declaraciones de los empresa, quien no impuestos para evitar sanciones. informa oportunamente  Antes de ser presentado el impuesto debe ser sobre la fecha de revisado por el contador. presentación de la  Una vez se haga la revisión de la declaración se información y no imprime y se procede para el pago de la misma.

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existen algunos soportes de declaraciones.

 Todos los formularios de declaraciones y pagos deben estar guardados en una carpeta en el área de contabilidad.  Se debe programar semestralmente para ir a la Dirección de Impuestos a solicitar Estado de Cuenta, con el fin de determinar si existen pendientes por declarar o por aclarar.

Figura 8: Flujograma Del Procedimiento Del Control y Pago De Impuestos

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4.3.1.8 Legalización de Gastos  Objetivo y Alcance

La legalización del Gasto tiene como objetivo controlar los anticipos que requieren los usuarios de cada área de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, además el diligenciamiento de los documentos respectivos, llevar el control de cada legalización.  Definiciones

Legalización: Documento control que certifica la cancelación total de un anticipo otorgado en eventos pasados a un empleado, con el fin de cubrir un gasto de representación.  Dependencias Y Cargos Involucrados

Contabilidad - Auxiliar Contable - Contador General Administración - Asesores Comerciales

Cuadro 39: Documentos De Registro y Control Procedimiento Contable

FORMATO FO-LG-01 no aplica no aplica no aplica

NOMBRE Legalización de Gasto Factura – Soporte Recibos de Caja menor Cuenta de Cobro

RESPONSABLE PERIOCIDAD Usuario Cada vez que Auxiliar Contable sea necesario Cada vez que Usuario sea necesario Cada vez que Usuario sea necesario Cada vez que Usuario sea necesario

124

FISICO x x x x

SISTEMA

Cuadro 40: Explicación Procedimiento Contable Legalización De Gastos

PROCESO CONTABLE LEGALIZACIÓN DE GASTOS Situación Actual Proyección  La legalización de gastos es un documento control de los anticipos adquiridos por el personal administrativo en las negociaciones comerciales, estos anticipos abarcan gastos como: viáticos, gastos de representación Para la legalización de anticipos y viajes. la empresa Bonnet  Las legalizaciones deben pasarse Farmacosméticos S.A.S, no al área de contabilidad para lleva un control de los mismos, legalizar el anticipo adquirido por esto debido a que el personal el personal administrativo, este administrativo entrega un recibo formato FO-LG-01(ver Anexo G), de caja menor con el valor total debe tener anexo las facturas del gasto en las reuniones de originales y las firmas de revisión negocio, este recibo de caja de la gerencia. menor no cuenta con soportes  Las legalizaciones de gastos anexos. deben hacerse el mismo mes que se adquirió el anticipo.  En caso de no utilizar el total del anticipo, deberá el empleado consignar el excedente a nombre de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S.

125

Figura 9: Flujograma Del Procedimiento De Legalizaci贸n De Gasto.

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4.3.2 Procesos Administrativos.

4.3.2.1 Selección Evaluación De Proveedores

 Objetivo Y Alcance

El objetivo de la selección y evaluación del proveedor, es garantizar que los bienes y servicios contratados se ajusten a los requerimientos de cada área y las políticas de la empresa.  Definiciones

Fitosanitarias: Reglamentación que hace referencia a la calidad de higiene y de aplicación a normas de higiene y salud. BPM (Buenas Prácticas De Manufactura): Son directrices que permiten la obtención de productos siguiendo normas de higiene y manipulación. Maquila: Proceso subcontratado con un tercero que cumple condiciones específicas de acuerdo a la normatividad.  Dependencias Y Cargos Involucrados

Administración Operación  Asistentes operativos

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Cuadro 41: Documentos De Registro y Control Procedimiento Administrativo Selección y Evaluación De Proveedores

FORMATO FO-SEP02

no aplica

NOMBRE RESPONSABLE PERIOCIDAD FISICO SISTEMA Selección y Evaluación Cada vez que Administración x de se requiera proveedor. Copia Registro Único Tributario (RUT), Referencia Bancaria y Comercial, Certificado Cada vez que de existencia Administración x se requiera y representaci ón legal, fotocopia del documento de identidad del representant e legal.

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Cuadro 42: Explicación Del Procedimiento Administrativo de Evaluación y Selección de Proveedores.

PROCESO ADMINISTRATIVO SELECCION Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Situación Actual Proyección  La selección y evaluación de proveedores estará a cargo de la administración soportando la parte técnica u operativa, esta se obtiene mediante seguimiento al proveedor en aspectos como: •Se verificara que los proveedores tengan actualizados los datos de identidad de la empresa por lo menos una vez al año o en su defecto cada vez que tenga cambio de domicilio. •El área operativa deberá brindar soporte a este Actualmente la proceso, realizando visita a las instalaciones de empresa Bonnet proveedores que incidan directamente sobre los Farmacosméticos productos fabricados (proveedores materias primas, S.A.S, no lleva un proveedores de materiales de acondicionamiento y el control de sus maquilador), con el fin de validar las condiciones proveedores, lo fitosanitarias y el cumplimiento de las (BPM) Buenas que ha práctica de manufactura. ocasionado • Para un nuevo proveedor, el área administrativa perdida de dinero debe solicitar los siguientes documentos: el Copia y riesgo en la Registro Único Tributario RUT, Referencia Bancaria calidad de lo y Comercial, Certificado de existencia y suministrado. representación legal, fotocopia del documento de identidad del representante legal. •La selección y evaluación de proveedor deberá estar registrada en el formato FO-SEP-02 (Ver Anexo H). • En caso de que el proveedor no cumpla con los criterios de selección y evaluación, no prestara sus servicios a la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S.

129

Figura 10: Flujograma del Procedimiento Administrativo de Evaluación de Proveedores.

INICIO

FLUJOGRAMA PROCESO SELECCIÓN Y EVALUACION PROVEEDORES

Se recibe el requerimiento de nuevo proveedor por parte del área . Se solicita documentación al proveedor

Verificación de documentación

Autorización de creación de proveedor

Se hace la devolución de la documentación.

SI Se realiza la creación del tercero en el sistema de informacion EVALUACION DEL TERCERO

FIN

130

4.3.2.2 Selección y Evaluación De Clientes.  Objetivo Y Alcance

El objetivo de la selección y evaluación de clientes, es garantizar y validar la información legal y financiera con el fin de evaluar la viabilidad del cliente para realizar la venta.  Definiciones

Centrales De Riesgo: Entidades del sector bancario que almacenan datos de información financiera y miden el comportamiento crediticio de las personas.  Dependencias Y Cargos Involucrados

Administración Operación - Asistentes operativos

Cuadro 43: Documento de Control y Registro de Selección y Evaluación de Clientes. FORMATO FO-SEC02

no aplica

NOMBRE RESPONSABLE PERIOCIDAD FISICO SISTEMA Selección y Cada vez que Evaluación de Administración X se requiera cliente. Copia Registro Único Tributario (RUT), Referencia Bancaria y Comercial, Certificado de Cada vez que existencia y Administración X se requiera representación legal, fotocopia del documento de identidad del representante legal.

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Cuadro 44: Explicación Del Procedimiento Administrativo Selección y Evaluación de Clientes PROCESO ADMINISTRATIVO SELECCION Y EVALUACIÓN DE CLIENTES Situación Actual Proyección  La selección y evaluación de clientes estará a cargo de la administración soportando la parte técnica u operativa, esta se obtiene mediante seguimiento al cliente en aspectos como: •Cruce contra listas en centrales de riesgo, donde se verificara si el representante legal se encuentra reportado. •Se verificara que los clientes tengan actualizados los datos de identidad de la empresa por lo menos una vez al Debido a que actualmente la año o en su defecto cada vez que empresa no ha generado tenga cambio de domicilio. ventas, no se han • Para un nuevo cliente, el área implementado el formato de administrativa debe solicitar los Selección y Evaluación de siguientes documentos: el Copia clientes. Registro Único Tributario RUT, Referencia Bancaria y Comercial, Certificado de existencia y representación legal, fotocopia del documento de identidad del representante legal. •La selección y evaluación del cliente deberá estar registrada en el formato FO-SEC-02 (Ver Anexo I). Si el cliente no cumple con los criterios de selección y evaluación no se venderá ningún producto de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S.

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Figura 11: Flujograma del Procedimiento Administrativo selección y Evaluación de Clientes

INICIO

FLUJOGRAMA PROCESO CREACION CLIENTES

Se recibe la solicitud de interés de compra por parte del cliente

Se solicita documentación al cliente.

Verificación de documentación

Validación de documentación y verificación en centrales de riesgo

Autorización de creación del cliente

Se realiza la creación del cliente en el sistema de información

FIN

133

Se archiva documentación con informe de negación

4.3.2.3 Orden De Compra Control Externo.  Objetivo Y Alcance

El objetivo es describir el procedimiento de compra de bienes o servicios que requiere los usuarios del área administrativa, este documento es de carácter externo siempre y cuando lo determine el proveedor.  Dependencias Y Cargos Involucrados

Administrativo - Asistente Comerciales

Cuadro 45: Documentos De Registro Y Control Administrativo Orden de Compra Control Externo.

FORMATO NOMBRE RESPONSABLE

FO-OCE02

Orden de Compra

Administración

134

Procedimiento

PERIOCIDAD

FISICO

Cada vez que el proveedor lo requiera

SISTEMA

Cuadro 46: Explicación Del Procedimiento Administrativo de Orden de Compra Control Externo.

PROCESO ADMINISTRATIVO ORDEN DE COMPRA CONTROL EXTERNO Situación Actual Proyección  Asignar una persona quien se encargue de realizar la orden de compra y enviar al proveedor del bien o servicio.  Para el área técnica u operativa, además de la autorización de gasto se deberá anexar orden de producción Las compras de bienes y detallando las cantidades requeridas servicios se realizan de para cada producción, con su manera verbal , lo que respectivo soporte de inventario o genera en algunos casos existencias de cada insumo. confusión y para el  El documento orden de compra formato proveedor es un documento FO-OCE-02 (Ver Anexo L), es de que implica un compromiso y carácter externo, siempre y cuando lo seriedad de la relación determine el proveedor, este formato comercial es independiente al formato de solicitud de gasto, por cuanto es de carácter interno, esta orden de compra debe contener la información del proveedor, el consecutivo, el detalle de los insumos con cantidad, precio unitario, precio total, observaciones especiales y condiciones de pago.

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Figura 12: Flujograma del Procedimiento Administrativo Orden de Compra Control Externo.

INICIO

FLUJOGRAMA PROCESO DE COMPRA

Se recibe del área que solicita la solicitud de gasto autorizada, el área técnica además debe anexar relación de inventario

Verificación de documentación

Autorización de compra

Se hace la devolución de la documentación.

Se realiza la orden de compra

Se envía al proveedor del producto o servicio

FIN

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4.3.3 Proceso Operativo. 4.3.3.1 Desarrollo Y Fabricación  Objetivo Y Alcance

El objetivo es describir el procedimiento de desarrollo y fabricación de productos, el proceso y los documentos necesarios para solicitar una fabricación nueva con un maquilador.  Dependencias y Cargos Involucrados

Operativo - Asesor externo técnico

Cuadro 47: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Operativo Desarrollo y Fabricación.

FORMAT O

NOMBRE

RESPONSABL E

PERIOCIDA D

Ficha técnica especificaciones de producto terminado Especificacione s de materias Cada vez que primas FO – FTPAsesor externo se requiera Orden de 02 técnico una producción producción Procedimiento de manufactura y etiquetas de identificación. Solicitud de dispensación.

137

FISICO SISTEMA

Cuadro 48: Explicación Del Procedimiento Operativo de Desarrollo y Fabricación.

PROCESO OPERATIVO DESARROLLO Y FABRICACION Situación Actual Proyección  Para el área técnica, la persona asignada para realizar las órdenes y procedimientos debe ser profesional química.  Los documentos frente a la Teniendo en cuenta que fabricación que se deben hasta el mes de Julio 2013, estandarizar son: se obtuvo el primer registro Ficha técnica sanitario, no se han especificaciones de producto estandarizado procesos de terminado fabricación. Las etapas de Especificaciones de materias primas desarrollo dependen Orden de producción directamente de la Procedimiento de manufactura y clasificación del producto a etiquetas de identificación. desarrollar. Solicitud de dispensación.  Los documentos internos que se deben manejar bajo formato FO – FTP -02 (Ver Anexo M) son: solicitud de materias primas.

138

Figura 13: Flujograma Del Procedimiento Operativo Desarrollo y Fabricaci贸n

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4.3.3.2 Inventarios y Bodega.  Objetivo Y Alcance

El objetivo es describir el procedimiento de almacenamiento y bodegaje, tanto de ingreso y salida de materia prima como de producto terminado.  Dependencias Y Cargos Involucrados

Operativo - Asesor externo técnico - Auxiliar operativo

Cuadro 49: Documentos De Registro Y Control Procedimiento Operativo Inventarios y Bodega.

FORMATO NOMBRE RESPONSABLE PERIOCIDAD Factura de venta Remisión Certificad Auxiliar operativo Cada vez que Genera os de se requiera sistema calidad World Office

140

FISICO

SISTEMA

Cuadro 50: Explicación del Procedimiento Operativo Inventarios y Bodega

PROCESO OPERATIVO INVENTARIOS Y BODEGA Situación Actual Proyección

Considerando que a la fecha no se ha fabricado comercialmente, aun no se han planteado procedimientos ni formatos en el área de bodega. Los procesos de ingresos se relacionan con materias primas para la fabricación y de producto terminado.

 Asignar una persona para el área de bodega, que se encargue de los procesos de inventario tanto de materia prima como de producto terminado.  Los documentos para ingreso de materia prima e insumos que se deben verificar son : factura, remisiones y certificados de calidad  Los documentos de salida de producto terminado son: factura de venta o remisión de entrega. Nota: Para cada producción La materia prima solo ingresa a bodega por solicitud de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S.

141

Figura 14: Flujograma del Procedimiento Operativo de Bodega Inventarios (Ingreso)

142

5. AVANCES DE LOS RESULTADOS DEL PROCESO DE IMPLEMENTACION

Para hacer efectiva la implementación del sistema de control interno basado en informe COSO en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, es necesario aplicar los objetivos, políticas y procedimientos expresados en el capítulo anterior, con el fin de contribuir al logro de los objetivos y mejoramiento de los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa.

La implementación es la fase final, radica en la efectividad de las acciones implantadas en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S., es decir, el acatamiento de las políticas y procedimientos sugeridos por las autoras de la propuesta; para generar una cultura de control que permita mejorar la gestión y resultados en los procesos de la empresa.

5.1 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA BONNET FARMACOSMÉTICOS S.A.S., BASADO EN EL MODELO COSO

5.1.1 Generalidades.

Para dar cumplimiento al tercer objetivo de Implementar un sistema de control interno en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S y contribuir al logro de sus objetivos y mejoramiento de sus procesos contables, administrativos y operativos se procedió a llevar a cabo los objetivos, políticas y procedimientos expresados en el capítulo anterior y desarrollar las actividades relacionadas en las fases relacionadas en el Cuadro 51.

Para los procesos administrativos, contables y operativos de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, se realizo una reunion el pasado 01 de Febrero con el fin de exponer a la gerencia general los objetivos, procedimientos y politicas diseñadas por el grupo de investigacion de los componentes de sistema de control interno y la proyeccion detallada de cada uno de los prodedimiento de cada area para conllevar un mejoramiento de los mismos.

Una vez realizado el diagnóstico, la identificación de los riesgos y la evaluación de cada riesgo, se procede a proponer un plan de implementación que permitirá a la

143

empresa obtener los resultados por medio de las operaciones realizadas, definidas por procedimientos y controles adecuados para el logro de los objetivos.

En el proceso de implementación del Sistema detallado en el presente capitulo, se consideran los resultados proporcionados en el capítulo 2 Diagnostico y análisis de riesgos. El plan de implementación es el recurso por el cual se definirá el curso de acción a seguir para la implementación del Sistema de Control Interno en Bonnet Farmacosméticos S.A.S., que facilite su adopción y ejecución, estableciendo los lineamientos necesarios.

El propósito es que al implementar el sistema de control interno, la empresa considere las herramientas necesarias a través del proceso, pues se constituye en un recurso importante como contribución a la mejora de la gestión.

Las actividades consideradas en el plan de implementación guardan correlación con los objetivos de la entidad, ello asegura los recursos necesarios y la sostenibilidad del Sistema.

Con el fin de realizar una adecuada implementación, planteamos su desarrollo tomando en cuenta tres fases generales: FASE 1. ANALISIS Y APROBACION, FASE 2. SOCIALIZACION. FASE 3. AJUSTES Y PUESTA EN MARCHA. El Cuadro 51, muestra las fases y su detalle de actividades relacionadas en cada fase del proceso de implementación.

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ACTIVIDADES

Cuadro 51: Fases De La Implementaci贸n Del Sistema De Control Interno PRESENTACIO N DE LA PROPUESTA DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA DIRECCION

ANALISIS Y APROBACION DEL SISTEMA DE CONTROLDIVUL GACION Y CAPACITACION AL PERSONAL INVOLUCRADO EN LA IMPLEMENTACIO N

PRESENTACION

DIVULGACION Y CAPACITACION AL PERSONAL INVOLUCRADO EN LA IMPLEMENTACI ON

IMPLEMENTACIO N DE LOS PROCEDIMIENTO S DEL SISTEMA

SOCIALIZACION

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EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

AJUSTES Y CORRECCION ES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

AJUSTE

FASE 1. ANALISIS Y APROBACION POR PARTE DE LA GERENCIA GENERAL DE LA EMPRESA

Una vez finalizado el diagnóstico y teniendo ya la propuesta final para presentar a la Gerencia de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S., el grupo investigador presentó propuesta de implementación con su correspondiente cronograma Anexo O.

Se realizó la presentación de la propuesta de implementación del sistema de control interno, indicando el objetivo tanto general como los específicos, las actividades de la implementación y el responsable de la realización de la actividad. La información fue recibida directamente por la Gerente General la Dra. Alveyda Torres, se deja a criterio para su análisis.

La Gerencia decidió que la respuesta a la propuesta la analizaría y presentaria su concepto al respecto en 3 dias .

Según la propuesta presentada a la Gerencia, al respecto no sugieren cambios en el cronograma Anexo O.

La gerencia accedió para el proceso de implementación en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, el cual se llevó a cabo a partir del 03 de Febrero de 2014.

Se resaltó a la gerencia, la importancia de:  Presentar el sistema ante la dirección.  Delegar por parte de la dirección un comité, quienes tendrán la responsabilidad de llevar a cabo el Plan de Implementación.

FASE 2. SOCIALIZACION DE LA PROPUESTA DE IMPLEMENTACION

Se tomó en cuenta la aprobación por parte de la Gerencia, se realizó una reunión general para explicar el proceso que se realizaría, teniendo en cuenta que es un proceso que requiere constante interacción entre los actores de la implementación y el grupo investigativo.

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En primera instancia, se realizó una reunión general, con la gerencia y los colaboradores, donde se informó a manera general los procesos de diseño, diagnostico e implementación. Posteriormente, mediante reuniones individuales con el encargado de cada área, se entregó la información de los procedimientos y formatos a implementar.

FASE 3. AJUSTES Y PUESTA EN MARCHA

Durante la fase de ajustes, fue importante para el grupo investigador estar presente en los procesos, donde a través de la observación pudimos evidenciar el manejo de los recursos que se implementaron,

En esta etapa, se realizaron reuniones en cada área con el fin de recibir los aportes de cada colaborador, los cuales fueron ajustándose según la necesidad operativa de cada formato.

Para finalizar la fase de ajuste y puesta en marcha se realizó una reunión en las instalaciones de la empresa con personal directivo. En la reunion estuvieron presentes la señora Alveyda Torres Bonnet, Gerente General; dos asistentes administrativas Margarita Guzman y Ligia Orozco y el contador William Vasquez,a quienes se les manifesto la finalidad de la implementacion, de los aportes de cada persona y los ajustes realizados.

Las actividades que comprende la implementación del sistema de control interno se relacionan en el cronograma de implementación, Inicialmente se planteo generar cultura de control que permita mejorar la gestión y resultados en los procesos de la empresa, atraves de las politicas y procedimientos planteados en el componente de ambiente de control del sistema de control interno, se explicó que con este componente se identificaran los aspectos generales de la organización y de los empleados.

Con el enfoque de culturase espera a que se logre un buen nivel de concientización del personal respecto al control, evidenciado en el alto grado de compromiso y a la disposición al cambio.

Con el segundo componente del sistema de control interno, valoración de riesgos se explicó que es el componente base para diagnosticar y evaluar los riesgos identificados en cada proceso contable, administrativo y operativo, para el 147

componente actividades de control se manifestó que es el encargado de imponer acciones, normas y procedimientos que aporten al aseguramiento de las políticas de la empresa y para afrontar los riesgos identificados con la valoración de riesgos. Se expuso acerca del cuarto componente del sistema de control interno, información y comunicación que tiene como objetivo fomentar un ambiente adecuado para promover la comunicación de usuarios internos y externos, la obtención, generación y uso de la información de la empresa con el fin de llevar a cabo los demás componentes del sistema de control interno, finalmente se habló del componente monitoreo de control que supervisa el funcionamiento adecuado de los demás componentes de forma esperada y se requiere de modificaciones.

Una vez expuestos los objetivos, procedimientos y políticas de cada uno de los componentes del sistema de control interno, se expuso la proyección que se tenía por el proceso administrativo, contable y operativo de la empresa y finalmente se dio a conocer los formatos diseñados para la implementación.

5.1.2 Objetivos. 5.1.2.1 Objetivo General. Proporcionar las herramientas para la implementación del sistema de control interno en la empresa Bonnet Farmacosméticos .S.A.S, basado en el modelo COSO, que contribuyan a establecer controles y procedimientos para la gestión administrativa de la empresa.

5.1.2.2 Objetivos Específicos.  

Establecer los parámetros para permitir la implementación del Sistema de Control Interno. Determinar los requerimientos necesarios para la implementación del Sistema.

5.1.3 Responsables De La Implementación. Para el desarrollo y ejecución del presente plan de implementación se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad como se indican a continuación:

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5.3.3.1 Grupo Directivo. Se encuentra conformado por el Comité del Sistema de Control Interno, en coordinación con el grupo de investigación establecen los lineamientos y directrices generales orientados a la implementación del Sistema de Control Interno.

La administración tendrá como responsabilidades: 1. Definir y aprobar políticas y directrices. 2. Asegurar que se establezcan los objetivos, metas en la empresa. 3. Asignar los recursos necesarios para la implementación del sistema de control interno 4. Revisar el avance de la implementación del sistema 5. Aprobar las sugerencias del grupo de trabajo. 6. Presidir las reuniones sobre informes frente a avances de implementación del grupo de trabajo.

El comité interno tendrá como responsabilidades: 1. Asegurar que se implemente y desarrolle el sistema de control interno 2. Informar a la administración acerca del avance y el desempeño de la implementación. Así mismo en caso de requerir recursos. 3. Asegurar y procurar la toma de conciencia en todos los niveles de la empresa acerca de la importancia de la implementación y mantenimiento del sistema de control interno. (sensibilización y socialización) 4. Coordina con todas las áreas de la empresa todos los aspectos concernientes a la implementación del sistema de control interno.

5.1.4 Herramientas Para La Implementación Del Sistema.

En este aparte se hace referencia a todas las herramientas y recursos que se deben utilizar en la ejecución del sistema, se mencionan así: 1. RECURSOS HUMANOS: Es necesario contar con el apoyo de personal que tenga conocimiento de la empresa, de su actividad y operaciones. 2. RECURSOS TECNOLOGICOS: Actualmente es una herramienta que le permite a la empresa contar con reportes oportunos, de fácil comprensión y de utilidad.

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3. RECURSOS ECONOMICOS: Para poner en marcha la implementación del sistema de control interno se propuso un presupuesto el cual se evidencia en el Anexo Q.

5.2 RESULTADO DE LA IMPLEMENTACION

Después de dos meses de haber iniciado el proceso de implementación del sistema de control interno de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, con la autorización de la señora Alveyda Bonnet Gerente General, se evidencio los siguientes logros en el proceso contable, administrativo y operativo de la empresa:

5.2.1 Proceso Contable.

5.2.1.1 Procedimiento Solicitud De Papelería.

Para el procedimiento de solicitud de papelería a la fecha género control de gastos en este rubro, debido a que la solicitud de papelería debe ser aprobada por la gerencia, adicionalmente se han evitado gastos innecesarios de esta clase de insumos y la entrega de la documentación ha sido más rápida. Esta función fue asignada al auxiliar contable para evitar que existan solicitudes repetitivas y para llevar una cuantificación de los gastos de papelería por centro de costos.

5.2.1.2 Procedimiento Solicitud De Gastos.

El formato de solicitud de gasto se ha utilizado en la empresa Bonnet en las área de contabilidad, administrativa y operativa desde el mes de febrero del año 2014, lo que ha generado un control interno sobre las solicitudes diarias de compras, servicios y viáticos que se otorgan a los empleados para los asesores comerciales, ya que antes de realizar el trámite es revisado y aprobado por la gerente administrativa, la señora Alveyda Bonnet. Adicional a esto se ha controlado los excesos de gastos en estos rubros, y se ha creado centros de costos en la contabilidad con el fin de medir los gastos por cada área de la empresa.

Igualmente se ha tenido un orden en el proceso de las causaciones y pagos de las facturas, ya que ahora no se paga ninguna factura si no se encuentra con la 150

solicitud de gastos aprobada por la gerente administrativa y causada por el auxiliar contable.

5.2.1.3 Procedimiento Manejo Y Control De Caja Menor.

La gerencia acepto disponer de una caja menor por un monto de $500.000. Se informó al auxiliar de contabilidad y contador los formatos que deben utilizar para la solicitud de reembolso de caja menor y la legalización de la misma. El encargado de diligenciar los formatos y manejar la caja menor es el auxiliar contable quien tendrá el dinero en una caja fuerte ubicada en la oficina de la gerencia y el contador es quien realiza el arqueo mensual de la caja menor.

Se informó a los empleados en qué circunstancias se puede solicitar dinero de caja menor, adicional a esto se aclaró que no se recibirá copia de los soportes y que todo debe ser en original, para los gastos de transporte se ha diligenciado un recibo de caja menor autorizados por la gerente administrativa.

Lo anterior a controlado los gastos innecesarios por parte de los empleados, se ha evitado que la señora Alveyda Gerente Administrativa cubra esta clase de gastos, ha facilitado la contabilización de los gastos de menor cuantía, se tendrá soportes para respaldar las deducciones tributarias que se pueden tomar por esta serie de gastos y saber en qué se está gastando el efectivo y llevar el control del mismo.

5.2.1.4 Procedimiento De Causación.

Las causaciones de las facturas y cuentas de cobro ahora llevan anexo las solicitudes de gasto, lo cual ha generado más control de la compra de insumos, servicios que se solicitan y viáticos que se otorgan a los empleados, esto debido a que esta solicitud de gastos requiere la aprobación de la gerencia. Adicional a esto se informó y se explicó a los empleados los requisitos de la solicitud de gasto y se creó centro de costos en la contabilidad con el fin de verificar cual es el área en la que incurre más gastos.

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5.2.1.5 Procedimiento De Facturación.  Debido a que la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S se encuentra con un nuevo producto en el mercado llamado Bonnet’ol. Se asignó el auxiliar contable para recibir el reporte de ventas del área administrativa.  Se implementó el formato FO-SEP-02 Reportes de Ventas, se empezó a utilizar el día 01 de Febrero del año 2014 y ha sido esencial para llevar el control de las ventas que han realizado los asistentes comerciales durante este mes, las áreas que tienen acceso a esta información es el área administrativa y contable.  Se implementó el formato FO-SEP-02 Selección y evaluación de proveedor, el cual se encuentra a cargo de la señora Alveyda Bonnet del área administrativa, ella es la persona encargada de enviar debidamente aprobado el formato xx con la documentación anexa al área de contabilidad, para proceder a la creación del tercero en el sistema contable.  La Creación de terceros en la contabilidad la realiza el auxiliar contable, con la autorización y supervisión del contador.  La documentación física se encuentra en el área de contabilidad.

5.2.1.6 Procedimiento De Conciliaciones Bancarias.  A la fecha la cuenta Bancaria número corriente 037-07578-5 del banco Av Villas a nombre de Bonnet Farmacosméticos S.A.S ha recibido abonos por concepto de ventas del nuevo producto Bonnet’ol, lo que significa que para el cierre del mes de Febrero se utilizó el formato FO-CB-01para la conciliación bancaria.  El control de Bancos lo realiza la auxiliar contable y la conciliación bancaria mensual es revisada y aprobada por el contador.  La información física se encuentra en el área de contabilidad y quienes tienen acceso a la información es el área contable y administrativa.

5.2.1.7 Procedimiento Manejo Y Pago De Impuestos.  Para el mes de Febrero, el manejo y pago de impuestos se realizó desde la oficina principal de Bonnet Farmacosméticos S.A.S.  Las declaraciones tributarias en borrador las ha realizado el auxiliar contable y han sido revisadas por el contador general.  Se ha establecido en el área contable un cronograma mensual de vencimiento de los impuestos.

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 La capacitación de información tributaria se encuentra en proceso de aprobación por parte de la señora Alveyda Bonnet, gerente administrativa.

5.2.1.8 Procedimiento Legalización De Gastos.  El formato de legalización de gasto se empezó a utilizar desde el mes de Febrero, con este formato se generó control en los anticipos que se otorgaban a los asistentes comerciales para reuniones, viajes y demás gastos de representación.  La persona asignada para realizar la legalización de los anticipos es la auxiliar contable, quien es responsable de verificar que la legalización se encuentre con el total del anticipo otorgado al empleado, adicional a esto revisa que las facturas estén en original y que se encuentren el mismo mes que fue adquirido el anticipo y finalmente es quien contabilizara la legalización.

5.2.2 Procesos Administrativos.

5.2.2.1 Procedimiento Selección Y Evaluación De Proveedores.

A la fecha con la aplicación del formato de selección y evaluación de proveedores ha generado para la empresa un control en las compras de insumos y servicios de desarrollo y fabricación, ya que ha ocasionado la reducción de costos y devoluciones de mercancías, adicional a esto se ha estandarizado algunos productos con contratistas como tubos de aluminio, caja, códigos de barras y se ha incentivado a una cultura interna de mejora continua y calidad a la empresa Bonnet Farmacosméticos. La persona encargada de esta selección y evaluación de proveedores es la asistente administrativa y gerente administrativa.

5.2.2.2 Selección Y Evaluación De Clientes.

El uso del formato selección y evaluación de clientes ha generado un conocimiento detallado de la información legal y financiera de los clientes, además se han mejorado las relaciones comerciales y las ventas del producto Bonnet’ol. El hacer uso de este formato beneficia a la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, pues no solo se obtiene conocimientos de lo dicho anteriormente sino que

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también se ha generado una cultura de mejora continua, satisfacción y servicio al cliente, una base de datos sólida para ofrecer nuevos productos.

5.2.2.3 Procedimiento Orden De Compra Y Control Externo.

La implementación del formato orden de compra control externo ha generado seriedad en la relación comercial con los proveedores que requieren este documento, formalizando los acuerdos comerciales con los proveedores. Se asignó los asistentes administrativos y comerciales para hacer entrega de este formato. 5.2.3 Procesos Operativos.

5.2.3.1 Desarrollo Y Fabricación Del Producto.

Para este año la empresa Bonnet solicito los servicios de Sara Rodríguez una profesional Química para realizar el procedimiento de desarrollo y fabricación. El formato de solicitud de materia prima controla la adquisición de materiales e insumos, este formato se pondrá en marcha con el desarrollo y fabricación de un nuevo producto.

El manejo de formatos externos como ficha técnica, especificaciones del producto terminado, especificaciones de materia prima, Orden de producción, Procedimiento de manufactura y etiquetas de identificación y Solicitud de dispensación, irán anexos al formato interno de solicitud de materia prima bajo la aprobación de la Gerente General Alveyda Bonnet.

5.2.3.2 Inventario y Bodega. Con el desarrollo, fabricación del producto Bonnet’ol, la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S tomo en arriendo una bodega ubicada en la Esperanza, para el almacenamiento de algunos materiales de la crema Bonnet’ol y muestras de la misma. Se contrató el servicio de una persona de bodega, quien recibe las muestras de la crema Bonnet’ol y lleva el control de las mismas cuando se entregan a los asistentes comerciales.

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CONCLUSIONES  Existen diversos sistemas de control interno como: COBIT, SAC, COSO, COCO, CADBURY, MECI, ERM entre otros, con algunas diferencias en los elementos que los definen, pero encontrando similitud en otros aspectos como la responsabilidad en cabeza de la dirección, analizando el enfoque de cada modelo, el sistema de control interno bajo la modalidad COSO, va dirigido a toda la organización considerándola como un todo y de este modo no limitando su alcance a la seguridad informática como sucede con los modelos COBIT Y SAC.  Considerando que el modelo MECI, es una adaptación que el Estado Colombiano ha realizado del modelo de control interno COSO, para ser empleado en las entidades públicas, se eligió el modelo COSO a la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S, debido a que sus componentes están generalizados y regidos con estándares internacionales.  El control puede enfocarse en dos maneras, control de las organizaciones y control en las organizaciones, se optó por este último considerando que en el existe un balance de los intereses de los agentes vinculados a la organización y no como sucede en el primero donde existe una manipulación de parte de uno de los agentes para su provecho.  El proyecto de investigación que realizamos es una práctica empresarial, se basó en un estudio de caso, porque se tomaron de base situaciones reales y se dirigió a un lugar (la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S) y el espacio específico (Procesos contables, administrativos y operativos). Se realizaron entrevistas, observaciones, evaluación de riesgos mediante la matriz de riesgos, análisis y recolección documental como técnicas y prácticas de recolección de información e investigación.  Durante la etapa de diagnóstico, se observó la división de la estructura organizativa de la empresa en tres áreas, por esta razón el diseño e implementación del sistema de control interno va dirigido a los procesos contables, administrativos y operativos. En esta misma etapa se evidenciaron los siguientes riesgos como los más relevantes: Distorsión de la información contable, Sanciones por parte de la DIAN, Menor probabilidad de solicitar un crédito, Falta de credibilidad por parte de clientes y proveedores, Falta de control de Legalización de los anticipos otorgados a los empleados. Cada uno de los procesos de la empresa, se clasificaron de acuerdo a su nivel de 155

impacto mediante la matriz de riesgo, considerando que esta es una herramienta que permite evaluar el nivel de impacto del riesgo y el tipo de medidas de control con el promedio de efectividad del mismo.  A través de la Matriz de riesgos se evidencio que los principales riesgos se encuentran en el área contable, específicamente en los anticipos otorgados a los empleados, debido a que no existía un control en la legalización de los mismos ya que no se entregaban facturas originales, otro riesgo de esta área era el pago y control de impuestos debido a que no existía un control de pagos en las fechas indicadas, ni control de la documentación.  El diseño del sistema de control interno se estructuro a través de los cinco componentes del modelo COSO: Ambiente de control, valoración de riesgo, actividades de control, información y comunicación y monitoreo de control, siendo la base para la dirección de la empresa que le permite ejercer acciones para gestionar los riesgos; reduciéndolos al implementar el formato de reporte de ventas y evitar duplicación de información por parte del personal del área comercial, eliminándolos al implementar el formato de conciliación bancaria donde se registra toda la información concerniente a los movimientos de cuenta bancarios, controlando el recaudo y los pagos diarios.  Con la implementación de formatos se disminuyeron riesgos en cada uno de los procesos contables, administrativos y operativos de la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S. En los procesos contables se creó una caja menor, de este modo el riesgo de no registrar o registrar mal rubros de menor cuantía a otras cuentas se elimina. Mediante el formato de legalización de gastos se controlan los anticipos otorgados a empleados y proveedores reduciendo así el riesgo de duplicar pagos, de la misma manera se controla el pago de impuestos para de esta manera reducir el riesgo de omisión de pagos de los mismos y afectar financieramente a la empresa por tener que cancelar sanciones e intereses. En el proceso contable se implementó formato para la realización de las conciliaciones bancarias de este modo se controlan riesgos por omisión de pagos al incrementar pasivos inexistentes o por registrar ingresos de este modo dando cumplimiento al principio de prudencia. En los procesos administrativos se controla la Inscripción y evaluación de clientes reduciendo riesgo financiero pues se cuentan con mecanismos para realizar un oportuno y adecuado estudio de crédito para aprobación del mismo y por medio del Formato de selección y evaluación de proveedores se elimina el riesgo financiero , realizando un estudio de condiciones comerciales, de cantidades y demás temas a considerar en las propuestas comerciales, adicionalmente que se disminuye el riesgo de adquirir productos de mala calidad en insumos para las fabricaciones de productos fabricados, máxime 156

cuando son de uso humano. En los procesos operativos se ejerció control sobre el inventario del nuevo producto Bonnet’ol.  La implementación del sistema de control interno le ha permitido a la empresa contar con mecanismos de control escritos, optimizando la calidad de sus procesos en el desarrollo de sus actividades para un mejoramiento continuo de sus operaciones, ejercer un mayor control de sus ingresos y la administración de sus gastos, realizar un adecuado manejo en la contabilidad particularmente en el tema tributario y apoyar al cumplimiento de sus objetivos y logros. Es de resaltar que la etapa de implementación no se ha realizado al 100%, teniendo en cuenta que la empresa hasta la fecha de la entrega y puesta en marcha no ha realizado ventas de productos.

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RECOMENDACIONES  Es importante destacar que la aplicación y consecución con éxito de este proyecto de Diseño e Implementación de un sistema de control Interno para la organización dependerá de todas las personas que integran la misma, de su capacidad y conocimiento y de su asertividad en determinar los errores existentes en los procesos.  Para obtener mejores resultados se debe evaluar las operaciones con el fin de precisar los aspectos que requieren mayor atención, coordinación y comunicación, estas evaluaciones de control interno deberán variar en frecuencia y en alcance se deberá informar oportunamente sobre los resultados de las mismas.  Crear mecanismos para que los empleados suministren recomendaciones de mejoramiento continuo.  Hacer seguimiento periódico del sistema de control interno mediante estrategias de evaluación mensuales del cumplimiento de los objetivos de la empresa, aplicabilidad de los formatos en cada área, evaluación de riesgos mediante la matriz de riesgos. Estrategias de procedimientos mensuales como reuniones para la gestión de los riesgos, informes de los procesos realizados con la administración del riesgo, pruebas de cumplimiento de los objetivos, políticas y procedimientos de la empresa mediante la inspección de información de la empresa y cuestionarios a empleados.  Se aconseja a la dirección realizar monitoreo periódicamente con el fin de validar el cumplimiento de los controles internos y supervisar el cumplimiento de las funciones de sus subordinados, mediante indicadores de gestión donde se evidencie la eficacia del logro de los objetivos de la empresa y el cumplimiento del sistema de control interno e indicadores de desempeño de los riesgos encontrados y la gestión de los mismos.  Capacitar permanentemente a su recurso humano, con el propósito de involucrarlos en avances tecnológicos, en legislación aplicable a la entidad y concerniente a su actividad.

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ď&#x192;ź Los procedimientos y formatos deberĂĄn ser revisados y evaluados y de ser necesario modificados si fuera necesario de manera regular para evitar pasar por alto errores que no fueron detectados. ď&#x192;ź Se debe orientar al personal, para que cumplan con los lineamientos

propuestos en la propuesta, analizando la eficacia de la misma para su perfeccionamiento.

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LISTA DE ANEXOS

A. Organigrama B. Diario de campo Octubre 05 de 2013 C. Diario de campo Octubre 26 de 2013 D. Formato FO-SP-01 Solicitud de Papelería E. Formato FO-LCM-01 Legalización y Arqueo de Caja Menor. F. Formato FO-SG-01 Solicitud de Gasto. G. Formato FO-LG-01 Legalización de gastos H. Formato FO-SEP-02 Selección y Evaluación de Proveedores I. Formato FO-SEC-02 Inscripción y Evaluación de Clientes J. Formato FO-CB-01 Conciliación bancaria K. Formato FO-DE-01 Documento Equivalente a factura L. Formato FO-OCE-02 Orden de Compra control externo M. Formato FO-FTP-03 Ficha técnica producto N. Formato FO-RV-03 Reporte de Ventas O. Cronograma de implementación del sistema de control interno en la empresa Bonnet Farmacosméticos S.A.S. P. Cuadro de visitas Q. Presupuesto de la implementación del sistema de control interno.

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