Tesis / 0237 / I.I by MAOSABO

PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA EN CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL EN LA FERRETERÍA MULTIPERFILES CON BASE EN LAS NORMAS ISO 9001-2008, NTC-OHSAS 18001-2007

CARLOS ANDRÉS GUTIÉRREZ CAMACHO Estudiante Ingeniería Industrial carut_86@hotmail.com

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL INSTITUTO DE INVESTIGACIONES BOGOTÁ D.C. 2.014

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN ..................................................................................................................... 9

MÉTODO GENERAL .................................................................................................. 12 2.1.

PROBLEMA A SOLUCIONAR .................................................................................... 12

2.2.

JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 13

2.3.

OBJETIVOS ............................................................................................................. 15

2.3.1. Objetivo General ............................................................................................... 15 2.3.2. Objetivos Específicos........................................................................................ 15 2.4.

MARCO DE REFERENCIA ........................................................................................ 16

2.4.1. Sistema Integrado de Gestión (SIG.): ............................................................... 17 2.4.2. Planeación Estratégica ...................................................................................... 17 2.4.3. Planeación Operativa ........................................................................................ 18 2.4.4. NORMA ISO 9001:2008 .................................................................................. 19 2.4.5. NTC-OHSAS 18001:2007 ................................................................................ 19 2.4.6. Guía Técnica Colombiana GTC-45 - 2012 ....................................................... 20 2.4.7. Sistemas de Gestión de la Calidad y Otros Sistemas de Gestión ...................... 20 2.4.8. Enfoque Basado en Procesos ............................................................................ 21 2.4.9. Mapa de Procesos ............................................................................................. 22 2.4.10. 3.

Política de la calidad y objetivos de la calidad ............................................. 22

DESARROLLO ............................................................................................................ 23

3.1.

DIAGNÓSTICO DE LA FERRETERÍA MULTIPERFILES EN FUNCIÓN DEL CUMPLIMIENTO

DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LA NORMA ISO 9001 - 2008, NTC-OHSAS 18001-2007

23 3.1.1. NORMA ISO 9001 - 2008: ............................................................................... 23 3.1.2. NORMA, NTC-OHSAS 18001-2007 ............................................................... 25 3.2.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA LA FERRETERÍA MULTIPERFILES EN FUNCIÓN DEL

CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LA NORMA ISO 9001 - 2008, NTC-

OHSAS 18001-2007 ................................................................................................................. 26 3.2.1. MISIÓN PROPUESTA: ................................................................................... 28 3.2.2. VISIÓN PROPUESTA: .................................................................................... 28 3.2.3. VALORES ........................................................................................................ 28 3.2.4. POLÍTICA PROPUESTA: ............................................................................... 28 3.2.5. OBJETIVOS PROPUESTOS: .......................................................................... 29 3.2.6. FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN: ......................................... 30 3.3.

PLANIFICACIÓN OPERATIVA EL SGI BAJO LAS NORMAS ISO 9001 - 2008, NTC-

OHSAS 18001-2007 EN EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN ................. 32 3.4.

PLAN DE ACCIÓN PROPUESTO PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA DE

GESTIÓN INTEGRADA EN EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE LA FERRETERÍA MULTIPERFILES CON ENFOQUE EN LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008 Y NTC OHSAS 18001:2007................... 37

CONCLUSIONES ........................................................................................................ 39

RECOMENDACIONES ............................................................................................... 41

REFERENCIAS ............................................................................................................ 42

LISTA GRÁFICOS

GRÁFICO 1. CUMPLIMIENTO REQUISITOS NORMA ISO9001:2008 .................................................. 23 GRÁFICO 2.CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA, NTC-OHSAS 18001-2007 ......... 25 GRÁFICO 3. MAPA DE PROCESOS ................................................................................................... 30 GRÁFICO 4. PROCESO ALMACENAMIENTO ..................................................................................... 32

LISTA TABLAS

TABLA 1 ANÁLISIS DOFA .......................................................................................................................................................... 27 TABLA 2 OBJETIVOS PROPUESTOS ............................................................................................................................................... 29

LISTA FIGURAS

FIGURA 1. CONVENCIÓN RIESGO CALIDAD .................................................................................... 33 FIGURA 2. CRITERIOS DE PONDERACIÓN ........................................................................................ 36

ANEXOS

ANEXO 1: CHECK-LIST DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA ISO-9001:2008 ANEXO 2: CHECK-LIST DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA, NTC-OHSAS 18001-2007 ANEXO 3: MATRIZ RIESGO DE CALIDAD PROCESO ALMACENAMIENTO ANEXO 4: MATRIZ DE RIESGOS SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL ANEXO 5: MATRIZ PLAN DE ACCIÓN ANEXO 6: CARACTERIZACIÓN PROCESO ALMACENAMIENTO

1. RESUMEN

Esta propuesta pretende plantear la planificación de un sistema de gestión integrada en calidad, seguridad y salud ocupacional diseñada para las necesidades y recursos de ferretería Multiperfiles con base en las normas NTC ISO 9001:2008 y NTC OHSAS 18001:2007. Se desarrollara la planificación operativa del proceso de almacenamiento, proceso misional identificado en la estructura del sistema y que presenta una mayor necesidad de intervención en gestionar sus tareas a la luz de OHSAS 18001:2007.

¿Cómo gestionar la Ferretería Multiperfiles bajo la norma ISO 9001-2008, NTC-OHSAS 18001-2007 y el proceso de almacenamiento reduciendo los riesgos y peligros identificados en él?

En el proyecto se desarrollarán temas como la importancia de la calidad, la seguridad y salud organizacional, evidenciando los beneficios de trabajar con un enfoque basado en procesos permitiendo la implementación de un sistema que permita gestionar de manera integrada los procesos de la organización.

La metodología que se llevará a cabo para desarrollar la presente monografía consistirá en realizar el diagnostico actual, planificar estratégica y operativamente el SGI de la organización en función de las norma ISO 9001-2008, NTC-OHSAS 18001-2007 y la evaluación de riesgos y

peligros bajo la guía técnica colombiana GTC-45, por ultimo proponer el plan de acción para la puesta en marcha del sistema de gestión.

PALABRAS CLAVES Gestión integrada, Planificación, Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional.

ABSTRACT

This proposal aims to raise planning an integrated management system for quality, safety and occupational health tailored to the needs and resources ofIronmongery Multiperfiles based on the NTC ISO 9001: 2008 and NTC OHSAS 18001: 2007. Operational planning process storage, missionary process identified in the system structure and having a greater need for intervention in managing their tasks in the light of OHSAS 18001 was developed: 2007

¿How to manage Hardware Multiperfiles under ISO 9001-2008, NTC-OHSAS 18001-2007 and storage process reducing risks and hazards identified in it?

The project will develop themes in the importance of quality, safety and organizational health, demonstrating the benefits of working with a process approach allowing the implementation of a system that enables integrated management of the processes of the organization.

The methodology will be conducted to develop this paper consist of performing the actual diagnosis, strategic planning and operational SGI organization according to ISO 9001-2008, NTC-OHSAS 18001-2007 and risk assessment and hazards under Colombian technical guide GTC-45, finally propose an action plan for the implementation of the management system.

KEYWORDS Integrated Management, Planning, Quality, Safety and Occupational Health.

2. MÉTODO GENERAL

2.1. Problema a Solucionar Las organizaciones están compuestas por varios subsistemas que deben están integrados en pro de conseguir un fin común. Un sistema integrado de gestión es de acuerdo a (Gallerano, 2010)"un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear los Subsistemas que lo componen".

El principal problema para las organizaciones y en especial para las pequeñas empresas es identificar qué requisitos o elementos son comunes entre estos subsistemas (calidad, seguridad y salud ocupacional, entre otros) lo cual los hace ver de manera aislada e independiente. Como aparece en (Confederación Granadina de Empresarios, 2010) "una dificultad en las organizaciones para lograr la integración es que las empresas padecen la ausencia de una norma guía para la integración". Sin embargo no hay un diseño de sistema integrado que funcione tanto en una pyme como en una empresa bien organizada "todas las organizaciones son diferentes sin importar su tamaño" como lo indica (Gallerano, 2010).

Pues bien para el caso de la Ferretería Multiperfiles resulta aún más complicado, según la entrevista realizada a la señora Karen Morales, jefe de bodega de la organización. […]"en la empresa no existe norma o guía alguna que permita definir como se debe proceder ante un evento de los trabajadores o del negocio en sí, o como mejorar el funcionamiento de la organización".(Morales, 2014)

La ferretería Multiperfiles se encuentra ubicada en el municipio de Tenjo (Cundinamarca), lleva cuatro años en el mercado y en ella laboran 5 personas. Su actividad principal es proporcionar materiales para la construcción y adecuaciones locativas para obras de infraestructura que cumplan con las exigencias necesarias, en el momento requerido por el cliente. En función de los requisitos legales exigidos para calidad, ambiente y seguridad.

En la Ferretería aunque se realizan varios procesos para cumplir con el objetivo no están definidos claramente, tampoco se evidencia en qué forma interactúan y cuál es el resultado de cual por lo que se hace necesario la elaboración de un mapa de procesos que permita al personal centralizarse en las tareas que debe realizar para cumplir con su labor dentro de la organización

Los factores relevantes de intervención en la organización por su actividad económica están determinados por la gestión de la calidad y la seguridad y salud ocupacional.

Dado el anterior análisis se puede formular la siguiente pregunta. ¿Cómo gestionar los procesos actuales de la Ferretería Multiperfiles bajo la norma ISO 9001-2008, NTC-OHSAS 18001-2007?

2.2. Justificación Todas las organizaciones tienen sus métodos para tomar decisiones y actuar frente a diferentes situaciones ya sean beneficios, errores en sus procesos, accidentes laborales y

diferentes desafíos que presente el mercado actual. Para (Gallerano, 2010)es importante contemplar la organizacipon como el correcto engranaje de los "diferentes subsistemas de la organización (calidad, seguridad y salud ocupacional, medio ambiente, etc.)"

De acuerdo con (Calidad PUCP, 2012)"La implementación de un Sistema Integrado de Gestión permite a la organización demostrar su compromiso hacia todas las partes interesadas en la misma y no solo hacia el cliente. Pues un Sistema Integrado de Gestión cubre todos los aspectos del negocio, desde la calidad del producto y el servicio al cliente, hasta el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de desempeño ambiental y de seguridad y salud ocupacional aceptables." Para las pequeñas empresas el objetivo apunta en el mismo sentido, lo que les dificulta másel camino es la falta de conocimiento y documentación (no en todos los casos). Por estas razones se genera la necesidad de realizar este trabajo. Según (Morales, 2014) "si en la empresa todos supiéramos como proceder para mejorar en conjunto, seguramente el problema de unos seria de todos". "Nuestros principales problemas son de calidad en el producto - servicio y los riesgos laborales que tomamos los empleados de la empresa”.

Esto es lo que justifica el planificar un sistema de gestión integrado de calidad, seguridad y salud ocupacional que se adapte a las necesidades y recursos actuales de la ferretería Multiperfiles bajo la norma ISO 9001-2008, NTC-OHSAS 18001-2007.

El proyecto pretende definir los criterios para la planificación del Sistema de Gestión Integrada cuyo alcance es del orden estratégico y operativo sin llegar a la determinación de la gestión documental ya que esta es del orden del Hacer en el ciclo PHVA.

2.3. Objetivos 2.3.1. Objetivo General Planificar el sistema de gestión integrada de calidad, seguridad y salud ocupacional que se adapte a las necesidades y recursos actuales de la ferretería Multiperfiles bajo la norma ISO 9001-2008, NTC-OHSAS 18001-2007.

2.3.2. Objetivos Específicos  Diagnosticar el estado actual de la FERRETERÍA MULTIPERFILES en función del cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001 - 2008, NTC-OHSAS 18001-2007  Planificar estratégicamente la FERRETERÍA MULTIPERFILES en función del cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001 - 2008, NTC-OHSAS 18001-2007  Planificar operativamente el SGI bajo las normas ISO 9001 - 2008, NTC-OHSAS 180012007 en el proceso de Almacenamiento de la organización  Proponer el plan de acción para la puesta en marcha del sistema de gestión

2.4. Marco de Referencia Un sistema de gestión integrado persigue principalmente que todos los aspectos e impactos generados durante toda la cadena productiva, ya sean de calidad, ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional y de igual manera contemplar a todas las partes interesadas, el proyecto se debe apoyar en normas estandarizadas y reconocidas para organizaciones de todo tipo y tamaño.

De acuerdo a (Secretaría Central de ISO , 2005) "La familia de Normas ISO se han elaborado para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión de la calidad, ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional eficaces." Por tal razón resulta lógico pensar que a partir de la correspondencia de estas normas ISO y en apoyo de guías técnicas que persiguen un objetivo común "la estandarización", aunque, contemplando diferentes aspectos (calidad, ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional) contienen parámetros y lineamientos comunes que hace de ellas un complemento entre sí para valorar el impacto hacia todas las partes interesadas.

Ahora bien de acuerdo a revisiones de literatura anteriores hechas por (Icontec, 2007)se ha encontrado gran correspondencia entre los requisitos de la ISO-14001 y la NTC-OHSAS-8001 que facilita aún más Interrelacionarnos con la ISO-9001, por último la GTC-45 nos ayuda a la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional con aspectos ocurrentes a nivel nacional. Par poder comprender mejor el tema que se desarrollara en esta monografía es importante apoyarnos en las siguientes bases teóricas:

2.4.1. Sistema Integrado de Gestión (SIG.): De acuerdo a Instituto para la (Calidad PUCP, 2012) Un Sistema Integrado de Gestión (SIG.) es una plataforma que permite unificar los sistemas de gestión de una empresa que anteriormente se trabajaban en forma independiente con el fin de reducir costos y maximizar resultados. Los SIG generalmente comprenden los Sistemas de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y de Salud Ocupacional (también llamado Seguridad Industrial). El más grande impulso para la adopción de los SIG. Ha sido la alineación de las normas OHSAS 18000:2007, ISO 14001:2004 e ISO 9001:2008, lo cual ha permitido no solo simplificar el proceso de implementación sino el desarrollo de una documentación y normativa común para todos los sistemas. Para el caso de la ferretería Multiperfiles se busca integrar ISO 9001:2008 (calidad) Y la OHSAS 18000:2007 (seguridad y salud ocupacional) como respuesta a la problemática que ha venido sucintado en estos 2 aspectos principalmente.

2.4.2. Planeación Estratégica Para Arthur (K, 2014) La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación interna y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos. Debido a que la planeación estratégica toma en cuenta a la empresa en su totalidad, ésta debe ser realizada por la cúpula de la empresa y

ser proyectada a largo plazo, teóricamente para un periodo de 5 a 10 años, aunque en la práctica, hoy en día se suele realizar para un periodo de 3 a un máximo de 5 años, esto debido a los cambios constantes que se dan el mercado.

Puesto que la Ferretería Multiperfiles no cuenta con nada de gestión documental ni tampoco existe una Planificación estratégica, es importante establecer el marco estrategico sobre el cual trabajará la organización en pro del cumplimiento de los objetivos que se planteen y demás ideas que fijen el rumbo que desea tomar la organización.

2.4.3. Planeación Operativa La planeación operativa consiste en establecer claramente la aplicación del plan estratégico conforme a objetivos específicos. Al igual que el plan estratégico, la planeación operativa debe ser sencilla, fácil de entender para todos los participantes y permitir que se sepan las actividades que se deben realizar y el tiempo de que disponen para completarlas. Los planes operativos pueden variar desde cronogramas bastante simples que identifican eventos importantes en el proceso electoral hasta planes complejos que señalan con gran detalle lo que tiene que suceder en fechas determinadas.(Rueda, 2013)

La planeación operativa al proceso de almacenamiento de la ferretería Multiperfiles permitirá identificar las actividades que se deben realizar en este proceso para ir orientando a la organización a cerca de como operar.

2.4.4. NORMA ISO 9001:2008 Por ser una norma internacional aplicable a todo tipo de empresa resulta muy útil para planificar un sistema de gestión integrada en la ferretería Multiperfiles.

La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación, y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente. (Secretaría Central de ISO , 2005)

2.4.5. NTC-OHSAS 18001:2007 Esta norma OHSAS (OccupationalHealth and Safety Assessment Series) especifica los requisitos para un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional (S y SO), para hacer posible que una organización controle sus riesgos de S y SO y mejore su desempeño en este sentido. No establece criterios de desempeño de S y SO determinados, ni incluye especificaciones detalladas para el diseño de un sistema de gestión. (Icontec, 2007)

Esta norma OHSAS es aplicable a cualquier organización que desee: a) establecer un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional (SySO) con el fin de eliminar o minimizar los riesgos para el personal y otras partes interesadas que pueden estar expuestas a peligros de S y SO asociados con sus actividades;

b) implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión en SySO; c) asegurarse de su conformidad con la política en S y SO establecida; Todos los requisitos de esta norma OHSAS están previstos para ser incorporados a cualquier sistema de gestión en S y SO. El alcance de la aplicación dependerá de factores tales como la política en S y SO de la organización, la naturaleza de sus actividades, y los riesgos y complejidad de sus operaciones. (Icontec, 2007)

2.4.6. Guía Técnica Colombiana GTC-45 - 2012 Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional nos permitirá identificar los peligros existentes en el proceso de almacenamiento de la Ferretería para con esto tener claridad a que riesgos están expuestos los empleados de la organización.(Icontec, 2010)

Esta guía proporciona directrices para identificar los peligros y valorar los riesgos en seguridad y salud ocupacional. Las organizaciones podrán ajustar estos lineamientos a sus necesidades, tomando en cuenta su naturaleza, el alcance de sus actividades y los recursos establecidos.(Icontec, 2010)

2.4.7. Sistemas de Gestión de la Calidad y Otros Sistemas de Gestión El sistema de gestión de la calidad es aquella parte del sistema de gestión de la organización enfocada en el logro de resultados, en relación con los objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de las partes interesadas, según corresponda. Los objetivos

de la calidad complementan otros objetivos de la organización, tales como aquellos relacionados con el crecimiento, los recursos financieros, la rentabilidad, el medio ambiente y la seguridad y salud ocupacional. Las diferentes partes del sistema de gestión de una organización pueden integrarse conjuntamente con el sistema de gestión de la calidad, dentro de un sistema de gestión único, utilizando elementos comunes. Esto puede facilitar la planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de objetivos complementarios y la evaluación de la eficacia global de la organización. (Secretaría Central de ISO , 2005)

El sistema de gestión de la organización puede evaluarse comparándolo los requisitos del sistema de gestión exigida por la norma frente a los requisitos que dispone la organización para cumplir con temas de calidad en el producto ofertado por la organización.

2.4.8. Enfoque Basado en Procesos "Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso. Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan. La identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en la organización y en particular las interacciones entre tales procesos se conoce como "enfoque basado en procesos" (Secretaría Central de ISO , 2005).

2.4.9. Mapa de Procesos El mapa de procesos es una representación gráfica que nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y su interrelación entre ellos. Antes de realizar el mapa de procesos habrá que identificar todos los procesos.(Blanch, 2009)

A pesar de que en la norma ISO 9001 no existe el requisito de desarrollar concretamente un mapa de procesos, se ha convertido una práctica generalizada siguiendo lo establecido en los requisitos generales del apartado 4.1 de la Norma ISO 9001:2000 que establece que la organización debe a) identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización y b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos (mapa).(Blanch, 2009)

2.4.10. Política de la calidad y objetivos de la calidad La política de la calidad y los objetivos de la calidad se establecen para proporcionar un punto de referencia para dirigir la organización. Ambos determinan los resultados deseados y ayudan a la organización a aplicar sus recursos para alcanzar dichos resultados. La política de la calidad proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad. Los objetivos de la calidad tienen que ser coherentes con la política de la calidad y el compromiso de mejora continua, y su logro debe poder medirse. (Secretaría Central de ISO , 2005)

3. DESARROLLO

3.1. Diagnóstico de la Ferretería Multiperfiles en función del cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001 - 2008, NTC-OHSAS 18001-2007 Para dar cumplimiento al presente objetivo se realizará la revisión bibliografía de la norma ISO 9001 - 2008, NTC-OHSAS 18001-2007 a fin de determinar los requisitos exigidos por cada una de las normas a través de sus numerales y el cumplimiento o ausencia de los mismos dentro de los procesos de la organización.

3.1.1. NORMA ISO 9001 - 2008: A partir del numeral 4 es donde se especifican los requisitos que debe cumplir la organización para tener un Sistema de Gestión de Calidad enfocado a la satisfacción del cliente y la mejora continua de procesos. Estos requisitos serán analizados en las actividades que se desarrollan en la Ferretería Multiperfiles a fin de validar si se cumple, no se cumple o se cumple parcialmente lo requerido por la norma. Basados en el Check-List del Cumplimiento de los Requisitos de la Norma ISO-9001:2008(Ver Anexo 1), se identificar el porcentaje de cumplimiento en la ferretería Multiperfiles de los requisitos de la NORMA ISO-9001:2008 el cual se puede ver en el siguiente gráfico. Gráfico 1. Cumplimiento requisitos Norma ISO9001:2008

CUMPLE PARCIAL

NO CUMPLE

CUMPLE

14% 27%

59%

Elaborado por el autor De la anterior grafica se puede concluir que existe una ausencia de requisitos mínimos exigidos por la norma de un 59% dentro del cual encontramos de forma preocupante que no se evalúa la satisfacción del cliente ni del producto; tampoco se realizan revisiones para conocer y buscar solución a situaciones que se presentan en ausencia de la alta dirección aunque nunca se haya realizado una sola selección de personal.

El 27% corresponde al cumplimiento parcial del requisito ya que aunque se cumple no se aplica de manera correcta ejemplo de lo anterior es que existe una asignación de autoridades, no está definida claramente las responsabilidades ni las actividades que deben ser desarrollados por cada uno de ellos lo que concluye en que todos hacen todo y nadie responde por nada. También se evidencia un compromiso por parte de la dirección pero por desconocimiento de aplicación no se hace notoria en la estructura de la organización

Por último el 14% indica el cumplimiento total del requisito dentro de los cuales sobre sale el compromiso de la gerencia por proporcionar la infraestructura, y los recursos tangibles necesarios para desarrollar la actividad comercial.

3.1.2. NORMA, NTC-OHSAS 18001-2007 Basados en CHECK-LIST DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE LA NORMA,NTC-OHSAS 18001-2007(Ver anexo 2) se identifica el porcentaje de cumplimiento en la ferretería Multiperfiles de los requisitos de NTC-OHSAS 18001-2007, el cual se puede ver en el siguiente gráfico.

Gráfico 2.Cumplimiento de los requisitos de la norma, NTC-OHSAS 18001-2007 CUMPLE PARCIAL

NO CUMPLE

CUMPLE

0% 19%

81%

Fuente: El autor

De la anterior grafica se concluye que la alta dirección no se interesa por la seguridad de las personas internas y externas que permanecen en la Ferretería dado que solo se da cumplimiento

y eso parcialmente al 19% de los requisitos exigidos por la norma. Todo esto encaminado a que como no se realiza una selección ni formación al personal apropiada, la alta dirección simplemente ha permitido que las labores sean realizadas de manera empírica y "cómoda" para quienes la realizan aun cuando todos sean responsables y se pudiesen ver afectados por la mala ejecución de sus labores. No existen acciones preventivas aun cuando los peligros han sido identificados, al igual que se han valorado los riesgos y hasta se han planteado controles. La alta dirección debe comprender que no solo se tratada de disponer los recursos es necesario involucrarse más en los procesos, sus resultados, y con quienes los realizan

El 81% demuestra el gran vacío existente en cuanto al cumplimiento de los requisitos de esta norma. Nunca se han dado capacitaciones ni se ha comunicado a las partes interesadas (ni los empleados) que es necesario tomar conciencia de las consecuencias que se pueden generar si no se trabaja de forma segura.

3.2. Planificación estratégica la Ferretería Multiperfiles en función del cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001 - 2008, NTC-OHSAS 18001-2007

Después de realizar el diagnostico se pudo observar que la Ferretería Multiperfiles carece de planeación estratégica puesto que no se posee una misión, visión, política y objetivos establecidos para el desarrollo del sistema de gestión integrada; por lo tanto se planteará cada una de los anteriores dando cumplimiento al principio estratégico como punto de partida para el establecimiento del sistema a planificar

Para el desarrollo de la planificación estratégica se desarrolla el análisis DOFA el cual permite determinar el estado actual de la organización :

Tabla 1 Análisis DOFA FORTALEZAS DEBILIDADES Ofrece productos a la medida del cliente Ineficiencia en el control de inventarios Variedad de productos Mano de obra no calificada Reconocimiento como una empresa Escasa información de los cliente confiable dado la trayectoria en el municipio Capital de trabajo Ubicación Oferta de marcas escasa Buena relación con los proveedores Fuentes de financiación OPORTUNIDADES AMENAZAS Aumento solicitud licencias de Poca visión dueño, solo busca mantenerse construcción en un 30% para el presente año Toma de decisiones de manera reactiva Ampliación portafolio y marcas Ingreso al mercado municipal de grandes Publicidad compartida con proveedores competidores Reinversión constante Contrabando y corrupción Acceso a nuevas tecnologías Economía nacional Desconocimiento normatividad legal que le aplica Fuente: El autor

Después de realizar el análisis DOFA se encuentra una organización con mucho campo de acción por explotar dado el crecimiento del sector de la construcción en el municipio de Tenjo, pero desafortunadamente la organización advierte que debido a la idea de solo mantenerse podría bajar su participación en este el mercado cambiante, como debilidad principal desde el punto de vista de calidad y SYSO la organización no ha generado perfiles de cargos puesto que la mano de obra no es calificada para la labor que se desarrolla; y su arma más importante y que la hace atractiva es ofrecer productos a la medida de sus cliente generando confianza entre ellos.

La propuesta estratégica para la ferretería Multiperfiles, se determinó a través de la identificación del factor diferenciador que de acuerdo al gerente de la organización es brindar soluciones a la medida de cada cliente.

Esta propuesta estratégica se desarrolló de forma conjunta con el gerente de la organización y contemplando el criterio de gestión integrada para lograr el objetivo del presente proyecto.

3.2.1. MISIÓN PROPUESTA: Somos una empresa que trabaja día a día para brindar soluciones a su medida en el suministro de materiales de construcción, ofreciendo productos de alta calidad, valorando impactos en trabajadores y partes interesadas para prestar un buen servicio en el sector ferretero.

3.2.2. VISIÓN PROPUESTA: Para el 2020 la Ferretería Multiperfiles será reconocida en los municipios de la sabana como la ferretería preferida por su buen servicio personalizado, con solidez y liderazgo en el sector ferretero

3.2.3. VALORES De acuerdo a la información suministrada por la señora (Morales, 2014) la ferretería Multiperfiles basa su labor diaria en la responsabilidad, el Respeto y la Igualdad en cada una de sus actividades. 3.2.4. POLÍTICA PROPUESTA:

FERRETERÍA MULTIPERFILES consiente de la importancia que tiene la satisfacción de nuestros clientes es nuestro éxito como organización y el efecto que genera la realización de actividades y el uso de recursos en la salud y seguridad de las personas se compromete a:prevenir la ocurrencia de accidentes laborales y enfermedades profesionales identificando peligros e implementando actividades que promuevan el trabajo seguro, brindando capacitación constante y asegurando la disponibilidad y buen uso de elementos de protección personal . Garantizar la excelencia operacional de todas las actividades comerciales con proveedores, contratistas, clientes y competidores, con el cumplimiento de los requisitos específicos, legales y asociados que aporten al cumplimiento de las necesidades de los clientes y brinden su satisfacción. 3.2.5. OBJETIVOS PROPUESTOS: Tabla 2 Objetivos Propuestos

Componente de la Política

Objetivo

Responsable

Indicador

Cumplir los requisitos del cliente

Aumentar

Jefe de compras

Quejas y reclamos/número de despachos al cliente.

Mejorar satisfacción del cliente

Reducir las No Conformidades detectadas por el cliente

Jefe de despachos

Número de NC detectadas/número total de despachos * 100

Gerente

Numero de accidentes / mes

Accidentes laborales por uso inadecuado de EPI

Disminuir

Meta

10%

Fecha Oct ubre 2016

10% al 7%

Octubre. 2016

Oct ubre 2016

Mejorar el cumplimiento del requisito legal establecido

Reducir el impacto a la comunidad a causa de generación material particulado

Jefe de almacén

Número de quejas / mes

5a2

Octubre. 2016

Fuente: El autor

3.2.6. FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN: El punto de partida para que la organización comercialice sus productos se da en el Momento que un cliente requiere algo específico, se realizar la venta; si el producto está disponible almacenamiento se encarga de proveer a despachos para su entrega ya sea por mostrador o en el lugar designado por el cliente; Si el producto no está disponible compras debe involucrarse para garantizar a almacenamiento o ha despachos las cantidades requeridas por el cliente. Siempre que se realiza una venta almacenamiento genera una orden de compra para garantizar el stock. Como se muestra en el siguiente gráfico:

Gráfico 3. Mapa de Procesos

Fuente: Elaborado por el autor

Del mapa de procesos propuesto se concluye que existen dos procesos gerenciales o estratégicos que aunque no están bien definidos en la organización se llevan a cobo; una Planeación gerencial a cargo del gerente y una Provisión de Recursos dada por el Líder de administrativo.

Los procesos misionales o de realización los determina el modo de operar de la empresa y por ultimo se encontraron tres procesos de apoyo que son importantes para que la organización funcione: Mantenimiento que busca que la infraestructura y los vehículos de despachos estén en condiciones apropiadas, Calidad que evalúa los productos y el cliente, Auditoría Interna que comunica los inconvenientes presentados en el día a día con empleados productos o clientes.

De acuerdo a lo anterior se establece el marco estratégico sobre el cual trabajará la organización en pro del cumplimiento de los objetivos propuestos para dar cumplimiento al sistema de gestión integrado y ha la propuesta estratégica anteriormente mencionada.

3.3. Planificación operativa el SGI bajo las normas ISO 9001 - 2008, NTC-OHSAS 18001-2007 en el proceso de almacenamiento de la organización Para el desarrollo de este objetivo se desarrollaron las matrices de riesgo y control para gestionar de forma integrada los criterios de calidad y de Seguridad y Salud Ocupacional en el proceso de almacenamiento, el cual comprende cinco actividades.

El proceso de Almacenamiento consta de 5 actividades como se muestra en el grafico 4. Proceso Almacenamiento

Gráfico 4. Proceso Almacenamiento

Fuente: Elaborado por el autor

Para comprender el proceso de almacenamiento de la ferretería Multiperfiles se generó la caracterización del proceso (ver anexo 6) donde se describe el proceso de acuerdo a la información suministrada por el jefe de bodega y lo evidenciado en la visita a la organización

En la Matriz de Riesgo se encontró las actividades que se realizan en el proceso de almacenamiento, la falla de calidad que se puede presentar en dicha actividad, su consecuencia (lo grave que puede llegar a ser si ocurre), la probabilidad que ocurra esta falla de calidad, los controles existentes en la organización para tratar estas fallas de calidad y por último los controles propuestos para las fallas que presentan más riesgo para la organización.

Para evaluar los resultados del riesgo de cada una de las fallas de calidad se decide apoyar en la Convención Riesgo calidad; donde se encuentran divididos el riesgo en 4 niveles: Inferior, moderado, alto y extremo como se observa en la figura 1. Convención Riesgo calidad

Figura 1. Convención Riesgo calidad

Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC-45 – 2012 Se van a plantear controles para las fallas de calidad que se encuentren dentro del Riesgo Alto y Extremo es decir las que presenten un riesgo mayor a 8 y que requieren la atención del director de acuerdo a la tabla ya que si se decidiera ser menos permisivo sería necesario plantear controles a todas las actividades y la idea es atacar los puntos más críticos inicialmente.

De acuerdo a la información recopilada en la matriz riesgo de calidad proceso almacenamiento Ferretería Multiperfiles (Ver Anexo 3), se concluye que las fallas de calidad que generan un riesgo mayor a 8 se dan en las actividades de recepción de mercancía y al almacenar mercancía en el área asignada y basándonos. En la actividad de recepción de mercancía se evidencia una falla de la calidad de 10 al recibir mercancía en mal estado y en condiciones de negociación que no coinciden con las pactadas a la hora de generar la orden de compra. Los controles propuestos para controlar estas fallas de calidad son:

Cuando se recibe mercancía en mal estado Hacer trazabilidad al producto y notificar al proveedor.

Para cuando las condiciones no coinciden con las pactadas en la negociación: Solicitar Copia de orden de compra antes de autorizar compra respectivamente.

En la actividad de almacenar la mercancía en el área asignada la falla de la calidad se debe a que no hay espacios disponibles, desorden en la bodega y almacenamiento inapropiado para las cuales se plantean estos controles:  No hay espacios disponibles: El control propuesto Disponer de un espacio libre para mercancía que llega antes de organizarla,  Desorden en la bodega: El control propuesto destinar 1/2 hora antes de finalizar la jornada para ordenar  Almacenamiento inapropiado El control propuesto conocer las especificaciones técnicas de almacenamiento de cada producto y cumplirlas.

La matriz integrada de Calidad y Seguridad y Salud Ocupacional se evalúa con base a la norma GTC - 45. 2012, la cual planea una serie de condiciones que permiten evaluar el nivel del riesgo a que se someten las personas en el desarrollo de las cinco actividades del proceso de almacenamiento. El resultado de combinar estos niveles de riesgo indican si Se Acepta el Riesgo (se puede convivir con él) o NO se acepta el Riesgo(hay que actuar puesto que sus resultados son

graves). Para aclara la evaluación de cada riesgo se toma como referencia las siguientes tablas proporcionadas por la GTC- 45: 2012

Figura 2. Criterios de Ponderación

Fuente: Guía Técnica Colombiana GTC-45 – 2012

Con base en la información recopilada en la Matriz de Riesgo (Ver Anexo 4)se concluye que las personas experimentan mayor riesgo en las siguientes actividades:

Almacenar la mercancía en el área asignada, los trabajadores experimentan mayor riesgo (tipo II) Se trata de un Riesgo No Aceptable en este caso Biomecánicos generados por el

transporte manual de material y el esfuerzo por levantamiento manual de mercancía. El control propuesto es fomentarel autocuidado y cumplir con el procedimiento de uso de equipo y para el segundo caso ubicar una Zona de descargue más cercana manejo limitado de cargas, uso de EPI y capacitación.

Otro factor importante para determinar riesgos psicosociales es que en la Ferretería se trabaja jornadas de más de ocho horas (10 horas) lo que puede generar fatiga y estrés en los empleados. El control propuesto para este caso es pausas activas y rotación en la labor diaria en la medida que sea posible.

Se recomienda informar al personal la importancia del uso constante mediante casos que permitan tomar conciencia de las consecuencias que por lejanas o improbables que imaginen se encuentran enfrentados a diario.

3.4. Plan de Acción propuesto para la puesta en marcha del sistema de gestión integrada en el proceso de almacenamiento de la Ferretería Multiperfiles con enfoque en las normas NTC ISO 9001:2008 y NTC OHSAS 18001:2007

En el Plan de acción propuesto para la puesta en marcha del sistema de gestión integrada en el proceso de almacenamiento de la ferretería Multiperfiles con enfoque en las normas NTC ISO 9001:2008 Y NTC OHSAS 18001:2007

(Ver Anexo 5) se proponen las actividades que se

deben desarrollar para dar cumplimiento a los requisitos exigidos por las norma NTC ISO

9001:2008 Y NTC OHSAS 18001:2007, se proponen los controles a implementar y se indica en que parte del ciclo PHVA de la planificación se encuentra, los responsables de cada actividad junto con los líderes que los apoyan para realizar la tarea, la correspondencia entre las normas y el tiempo estimado en días para concluir cada una de las actividades propuestas.

De acuerdo a la matriz del plan de Acción propuesto se puede concluir que se debe trabajar continuamente en las intenciones plasmadas en la Política Integrada asi como en la capacitación y formación del personal y los controles que se deben llevar para gestionar de forma integrada.

Los registros se deben controlar ya que son las evidencias en cualquier etapa del plan de acción Se realizan exclusiones de algunos requisitos que no aplican como Diseño y desarrollo (# 7.3 ISO 9001:2008), Propiedad del Cliente (# 7.5.4 ISO 9001:2008).

4. CONCLUSIONES

 Luego de realizar el Diagnostico de la FERRETERÍA MULTIPERFILES en función del cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma ISO 9001 - 2008 se encontró una brecha de incumplimiento del 86% entre los requisitos exigidos por la norma y los que cumple la organización. Para la NTC-OHSAS 18001-2007 la brecha existente es del 81%.  En la Ferretería Multiperfiles no se han generado perfiles de cargo que se reflejan en personal sin capacitación, formación ni toma de conciencia en cuanto a Calidad y Seguridad Y Salud Ocupacional y una alta dirección despreocupada especialmente en la parte de Salud y Seguridad Ocupacional.  Se comprobó que la Ferretería Multiperfiles no tiene establecido ni mantiene un Sistema Documentado de los Sistemas de Gestión de Calidad y Seguridad y Salud Ocupacional.  En el proceso de almacenamiento las actividades que presentaron mayor riesgo de fallas de calidad fueron la recepción de mercancía con un riesgo alto de 10 y almacenar la mercancía en el área asignada con un riesgo de 12. Para el caso de Riesgos en SYSO la actividad más crítica fue almacenar mercancía en área asignada que genera riesgos Biomecánicos a los trabajadores.  Un sistema de Gestión Integrado pretende ser más rentable y eficiente para las organizaciones permitiendo contemplar en un Sistema de gestión Documental Calidad Y Seguridad y Salud Ocupacional

 En la Ferretería Multiperfiles no se ha generado una selección apropiada de proveedores que se ve reflejado en la irregularidad de tiempo de entrega de mercancía generando desorden en la bodega y la reubicación de productos continuamente.

5. RECOMENDACIONES

 Se recomienda desarrollar los lineamientos para la ejecución de la planificación estratégica propuesta  Se recomienda aplicar las acciones propuestas en el plan de acción a fin de dar continuidad al presente proyecto  Sería conveniente realizar la Planificación del Sistema de Gestión Ambiental a fin de reforzar el plan de Gestión Integrado Propuesto y prepara a la organización para exigencias en este campo  Se recomienda controlar los registros ya que son las evidencias en cualquier etapa del plan de acción

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