Tesis / 0187 / Cont by MAOSABO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO EMPRESA DE SEGURIDAD DELFOS

DIANA LOPEZ RIVILLAS

UNIVERSIDAD AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA SANTAFE DE BOGOTA 2014

SISTEMA DE CONTROL INTERNO EMPRESA DE SEGURIDAD DELFOS

DIANA LOPEZ RIVILLAS

Monografía de grado para optar por el título de CONTADOR PÚBLICO

DIRECTOR Dr. JUAN CARLOS RUIZ

UNIVERSIDAD AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA SANTAFE DE BOGOTA 2014

Nota de Aceptaci贸n --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

__________________________ Firma del presidente del jurado

___________________________ Firma del jurado

____________________________ Firma del jurado

Bogot谩, Junio de 2014

DEDICATORIA

Dedico este proyecto de grado a Dios, ya me ha acompañado en todo momento dándome la oportunidad de salir adelante en todos mis proyectos.

A mis padres por ser las guías en todo momento, por luchar día a día para brindarme un buen futuro, por estar ahí cuando me sentía decaer, ustedes han estado ahí con una voz de aliento y un fuerte abrazo para impulsarme a no rendirme y luchar por mis metas, por el orgullo que sienten por mí que es lo que me hizo ir hasta el final. Gracias a ustedes soy lo que soy hoy.

A mi hermano por servirme de guía por apoyarme siempre y más por ser mi amigo incondicional.

A mis abuelitos, tíos, novio y amigos por creer intelectualmente y como persona en mí, por impulsarme a concluir esta meta.

AGRADECIMIENTOS

A la Universidad AGRARIA DE COLOMBIA, y en especial a la Facultad de Contaduría Pública en donde tuve la aceptación y oportunidad de formarme como profesional. Al profesor y director de trabajo de grado, Juan Carlos Ruiz, por el tiempo compartido y por impulsar el desarrollo y culminación de este trabajo; y demás maestro que contribuyeron a la formación profesional Gracias a todos por apoyarme y fomentar en mi deseos de superación y triunfo.

CONTENIDO AGRADECIMIENTOS .................................................................................................... 5 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 11 1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................... 13

Pregunta de Investigación ............................................................................................. 14 CONCEPTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE CONTROL ..................... 15 2.1

Marco Referencial ............................................................................................ 24

La Empresa.................................................................................................................. 24 Objetivo general........................................................................................................... 24 Misión .......................................................................................................................... 25 Visión ........................................................................................................................... 25 3. DIÁGNOSTICO DE LA SITUACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE DE LA EMPRESA DE SEGURIDAD DELFOSLTDA. .............................................................................................. 28 3.1 Breve reseña ........................................................................................................... 28 3.2 Organigrama del área contable financiera................................................................ 28 3.2 Generalidades del Departamento de Contabilidad .................................................... 29 3.2.1 Misión: .................................................................................................................................... 29 3.2.2 Visión. ..................................................................................................................................... 29 3.2.3 Objetivo general. .................................................................................................................... 29 3.2.4 Objetivos específicos. ............................................................................................................. 29 3.2.5 Funciones del área financiera y contable. ............................................................................ 30

3.3. Identificación de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa Seguridad Delfos Ltda. ................................................................................................... 30 3.3.1 Recopilación de antecedentes y entendimiento del entorno .................................. 30 3.3.2 Análisis FODA de la información de la empresa ..................................................... 31 3.3.3 Análisis FODA en el proceso de capacitación y selección de personal ..................... 32 3.3.5. Análisis FODA área proveedores .......................................................................... 34 3.3.6 Análisis FODA compra de propiedad, planta y equipo ............................................ 35 3.3.7 Análisis FODA procesos de área de cuenta de cobro .............................................. 36 3.3.8. Análisis FODA al proceso de compras ................................................................... 37 Aportes al Análisis de las matrices FODA y DOFA de la Empresa. .................................... 39 4. DESARROLLO DEL PLAN DE MEJORA PARA LA EMPRESA DE SEGURIDADDELFOS LTDA 53 4.1 Antecedentes de la propuesta .................................................................................. 53 4.1.1 Tipo de investigación. ........................................................................................................... 53

4.2 Objetivos ............................................................................................................... 54 4.2.1 Objetivo general. ................................................................................................................... 54 4.2.2 Objetivos específicos. ............................................................................................................. 54

4.3 Implementación del plan de mejora........................................................................ 54 4.3.1 ¿Qué es un plan de mejora? .................................................................................................. 54

4.3.2 Metodología para elaborar un plan de mejora .................................................... 54 4.3.3 Diseño de plan de mejora ..................................................................................... 55 4.3.4 Jerarquizar las acciones de mejora (Plan de mejoras) ........................................ 56 4.3.5 Diseño del Plan de Acción ................................................................................... 56 4.3.6 Desarrollo de la propuesta .................................................................................... 56

4.3.6.1. Propiedad, Planta y Equipo. ............................................................................ 56 4.3.6.2. Compras ............................................................................................................. 58 4.3.6.3. Recursos Humanos ........................................................................................... 59 4.3.6.4. Manejo de Información. ................................................................................... 63 4.6.3.5. Proveedores........................................................................................................ 65 Análisis de las Propuestas ............................................................................................ 65 Propiedad, Planta y Equipo. ........................................................................................ 65 Compras ...................................................................................................................... 66 Recursos Humanos ...................................................................................................... 67 Manejo de Información................................................................................................ 67 4.7. Llevar a cabo un seguimiento y evaluación del plan de acción. .............................. 68

CONCLUSIONES……………………………………………………………………..74 BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………76-77 6. ANEXOS DE LA PRÁCTICAREALIZADA EN LA EMPRESA DE SEGURIDAD DELFOS LTDA.............................................................................................................. 78

LISTA DE GRÁFICOS Figurara 1.Modelo Estándar o COSO……………………………………………. ……17 Figurara 2. Modelo COCO……………………………………………………………. 18 Figurara 3.Modelo ACC……………………………………………………………… 18 Figurara 4.Ubicacion geográfica de la empresa………………………………………..25 Figurara 5.Ubicacion geográfica de la empresa………………………………………..26 Figura 6:Estructura organizacional…………………………………………………….27 Figura 7: Organigrama del área contable financiera………………………………........28

GLOSARIO Arqueo de Caja: “consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero” (Portafolio Virtual s/f. p.1). Caja Menor: “Fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.”(Fundación Universitaria de Popayan, s/f, párr. 3)

Competitividad: La competitividad es la capacidad que tiene una empresa o país de obtener rentabilidad en el mercado en relación a sus competidores. La competitividad depende de la relación entre el valor y la cantidad del producto ofrecido y los insumos necesarios para obtenerlo (productividad), y la productividad de los otros oferentes del mercado. El concepto de competitividad se puede aplicar tanto a una empresa como a un país.Gómez Mena citado por (Zona Económica s/f. Párr. 1) Contabilidad: “La Contabilidad, parte integrante del sistema de información de un ente, es la técnica de procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución del patrimonio de dicho ente, los bienes de propiedad de terceros en poder del mismo y ciertas contingencias. Dicha información debería ser de utilidad para facilitar las decisiones de los administradores del ente y delos terceros que interactúan o pueden llegar a interactuar con él, así como para permitir una eficaz vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente”. Fowler citado por (Universidad de la República de Uruguay, s/f, párr. 4) Estructura Organizacional: “Conjunto con las elecciones estratégicas, es determinante de las acciones de transformación organizacional, surge la inquietud de identificar cuál ha sido el grado de apropiación en las organizaciones”.(Marín, 2012, parr.7).

Factura Comercial: Es un documento administrativo que emite el vendedor al realizar la expedición de la mercancía y tiene una función de carácter contable, tanto para el vendedor como para el comprador. Matriz de Riesgo: “La matriz debe ser una herramienta flexible que documente los procesos y evalúe de manera integral el riesgo de una institución.”(Anónimo .s/f, p.54).

RESUMEN

En el presente trabajo de Monografía se pretende mostrar la importancia de la aplicación del Sistema Interno de Control en una organización. Para tal fin se ha realizado una práctica empresarial, por medio de la cual se han detectado debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas de la empresa de Seguridad Delfos Ltda. y de todas las áreas que intervienen en el departamento de contabilidad de la misma, para de tal forma mostrar la importancia de la implementación de un sistema interno de control que permita optimizar los procesos, detectar las fallas, gestionar su solución y realizar el respectivo seguimiento y evaluación de las mismas.

Palabras Clave: Sistema Interno de Control, Matriz de Riesgo, Matriz DOFA, Matriz FODA.

INTRODUCCIÓN En la presente Monografía se pretende identificar la necesidad de la empresa de Seguridad Delfos LTDA, de diseñar un Sistema Interno de Control en el área contable y financiera específicamente, que le permita establecer responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y objetivos que participen en el cumplimiento de la misión institucional propuesta, ya que al implementar dicho sistema la eficiencia y eficacia del área contable y financiera aumenta, reflejando los resultados de este proceso en otros departamentos de la compañía, con lo cual es posible aumentar la competitividad de Seguridad Delfos en el mercado y a través por ejemplo de recuperación de cartera que puede reinvertirse en la compañía, creando un historial de cumplimiento de los proveedores y por tanto estableciendo su perfil de cumplimiento y calidad entre otras medidas.

Para tal efecto se han establecido como objetivos específicos los siguientes: Identificar el concepto de Sistema de Control Interno. Establecer la situación actual de la empresa en los aspectos que atañen al Sistema de Control Interno. Proponer un plan de mejoramiento de la empresa de Seguridad Delfos Ltda. frete al sistema de control interno.

Para realizar el presente trabajo de grado se utilizará el método de investigación cualitativa el cual según Sampieri (2006): “usa la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso de interpretación” (p.8).

Es importante anotar que el trabajo investigativo es de tipo exploratorio ya que de acuerdo a la trayectoria de la empresa, y a la problemática que se pretende analizar, este tipo de investigación resulta pertinente en la medida que se tienen en cuenta las variables a estudiar y su interrelación logrando generar una perspectiva holística del contexto de la organización. Además se tomaran algunas gráficas y cifras seleccionadas por su importancia para la presente investigación las cuales permitirán sustentar con más ahínco la argumentación expuesta a lo largo de la misma.

Se relacionará la parte teórica con la práctica en la empresa de Seguridad Delfos para tal efecto se observarán sus procesos financieros y administrativos se examinará y verificará la información, mediante las siguientes acciones: Revisión del sistema de la información administrativa y financiera. Identificar si hay controles y si están siendo utilizados eficazmente para que la información sea confiable. Revisar si hay manuales de procedimientos establecidos y son manejados por los miembros de la organización.

Además para lograr el complemento teórico-práctico esperado, el tratamiento a la información será efectuado de la siguiente manera: Se deberá solicitar la información legal de la organización. Entendimiento de la organización y sus objetivos. Conocer el

área administrativa y financiera. Se observara y se verificaran los procesos de la información, con visitas a las instalaciones. Se realizaran listas de chequeo de los procesos actuales a los empleados de la organización, para verificar su coordinación con las diferentes áreas y sus controles. Identificación de los riesgos del negocio y de fraude aplicando matrices DOFA y matrices de riesgos

La presente Monografía se conforma por cuatro capítulos en los cuales se desarrolla el tema partiendo del marco conceptual necesario para comprender el sistema de control interno. Posteriormente se realizará un diagnóstico de la empresa en materia contable y financiera, finalmente se presenta un plan de mejoramiento de las condiciones de la empresa teniendo en cuenta el sistema de control interno. Después de poner el claro la metodología es importante tener en cuenta un contexto general que permitida justificar el presente trabajo.

Cada día las empresas están cambiando en torno a la personalización, siendo más competitivas por lo tanto crece al mismo ritmo de la necesidad de un mejor control a través de la función de auditoria interna, que se convierte en una actividad de evaluación de la organización mediante la revisión sistemática de la contabilidad, finanzas, procedimientos y otras operaciones para efectos de proteger no solo el normal y eficaz funcionamiento de la empresa de Seguridad Delfos Ltda., sino además garantizar su continuidad y asegura la más eficiente utilización de los recursos.

Teniendo en cuenta lo expuesto es importante conocer que la empresa de seguridad Delfos Ltda. no tiene claramente definidas políticas, guías, procedimientos y normas enfocado a los procesos de control interno dentro de la compañía, no hay limitaciones de responsabilidad para los funcionarios de esta empresa, falta la aplicación de recomendaciones para el mejoramiento continuo, los métodos de control y evaluación de gestión con el fin de que la empresa sea eficiente y productiva no son suficientes, faltan bases para la elaboración de procedimientos y determinación de correctivos que sirvan como elementos de auditoría y control.

Por lo tanto la propuesta de implementar un sistema de control interno administrativo y financiero permitirá una eficiente asignación y administración de los recursos, una eficaz supervisión en los diferentes procesos y una presentación de informes objetivos, confiables, oportunos que permita a la administración una mejor toma de decisiones.

Dentro de las entidades el proceso de diseñar el sistema de control interno, es la base más importante para poder desarrollar adecuadamente sus operaciones o actividades, estable corresponsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y objetivos que participen en el cumplimiento con la misión institucional propuesta.

En razón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para cualquier

entidad, se hace necesario realizar el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

El presente trabajo se desarrollará a través de cuatro capítulos; En el primero de los cuales se hace referencia a la conceptualización del Sistema Interno de Control, exponiendo las teorías en las cuales se desarrolla el concepto a nivel organizacional para de tal forma comprender su objetivo y su lógica de aplicación al ámbito empresarial . Posteriormente en el siguiente capítulo se elaborara el marco referencial de la compañía, presentando la información de la empresa Delfos LTDA, con lo cual se realiza una contextualización de su funcionamiento y principales características tales como misión, visión, ubicación, objeto social entre otras. En el tercer capítulo se realizará un diagnóstico de la situación financiera y contable de Delfos LTDA, mostrando así las características y procesos manejados en las áreas mencionadas. Finalmente, en el último capítulo se propondrá un plan de mejora para aplicar a la empresa Delfos LTDA de acuerdo al diagnóstico realizado previamente.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Pregunta de Investigación Teniendo en cuenta la problemática descrita en el apartado anterior se plantea la siguiente pregunta de investigación ¿Cómo puede mejorar la aplicación de un sistema interno de control la parte contable de la empresa Delfos LTDA?

Justificación

El presente trabajo de investigación se realiza como un aporte al tema de Sistema de Control Interno desde una perspectiva teórico - práctica, aplicando el concepto en la estructura organizacional del área contable y financiera de la empresa Delfos LTDA, generando un diagnóstico al respecto y sugiriendo las medidas aplicables en aras de mejoramiento de sus debilidades internas a este respecto.

La investigación reviste gran importancia debido a que permite entender la relevancia de la implementación de un Sistema Interno de Control en el área contable y financiera de la compañía, ya que de tal forma se optimizan los recursos, se aumenta la efectividad y se generan mayores utilidades y competitividad lo cual puede demostrarse con seguimiento y control posterior a las medidas propuestas en el presente trabajo.

Por otra parte es de resaltar el hecho de poder aplicar los conocimientos teóricos a la práctica como profesional, lo cual representa una gran experiencia que permite enriquecer la perspectiva de la realidad en el campo laboral, generando herramientas importantes como la recursividad, el trabajo en equipo y la solución de inconvenientes de diferente índole que puedan presentarse en el ejercicio de la profesión.

CONCEPTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTERNO DE CONTROL

Concepto de Sistema de Control Interno

Para definir conceptualmente el sistema interno de control es necesario tener una perspectiva integral, por lo que se traerán a colación definiciones de diferentes fuentes que aclararan el concepto bajo diversos puntos de vista

Puede comenzarse por describir como se define el control interno en las entidades estatales para lo cual se cita la ley 87 del 29 de noviembre de 1993 establece que el control interno hace referencia a: “El sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos”. Ley 87 (1993). Congreso de Colombia, noviembre 29,1993.

Por otra parte expone la misma definición pero a nivel empresarial se tiene que: Asociación Nacional del Café – Anacafe, (s/f) “Se entiende por Sistema de Control Interno (SCI) o Sistema Interno de Control (SIC), al esquema organizativo y el conjunto de los planes administrativos, con el fin de encaminar que todas las actividades, operaciones y la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas y requerimientos de un código o programa de certificación vigentes y actualizados. Sus planes comprenden las mejoras continuas, métodos, principios, normas, procedimientos, mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad o agrupación.”(párr. 6).

Por lo tanto es claro que aunque cambie el ámbito de aplicación del nivel gubernamental al empresarial los sistemas de control interno tienen la misma importancia a nivel administrativo independientemente del ámbito en que se lleven a cabo.

Teniendo en cuenta los conceptos anteriormente expuestos, es relevante inferir que el manejo del concepto de sistema interno de control dentro de una empresa u organización es un factor determinante para su éxito, ya que una de las estrategias para alcanzar los objetivos propuestos a nivel corporativo para cualquier entidad, es la vigilancia de los procesos que se llevan a cabo a nivel interno, de tal forma que se detecten aciertos o fallas importantes que puedan ser incentivados o corregidos dependiendo sea el caso que se presente.

La aplicación de este concepto permite detectar a tiempo, de forma rápida y eficaz errores del personal o fallas de los equipos que de no ser detectados en el momento adecuado puede causar pérdidas económicas, afectar la imagen de la empresa, generar deterioro en el ambiente laboral o incluso se pueden presentar riesgos para la salud de los trabajadores, por lo que el control juega un papel fundamental en el desarrollo y evolución de la empresa, pues es un factor ineludible que debe estar presente en todas las áreas de la misma

Cada organización establece el esquema al que se quiere apegar para determinar su propio sistema de control interno dependiendo de sus necesidades, su presupuesto y su entorno, sin embargo algunos de estos componentes resultan similares entre una entidad y otra, teniendo como principal objetivo llevar a cabo procedimientos de calidad que aumenten la eficacia y eficiencia de la empresa.

Existen diferentes esquemas o modelos de control interno. A continuación se montarán los más relevantes.

Se hace referencia a este modelo ya que es utilizado para el sector privado, aplicándose al tema de la presente investigación, por lo cual no se profundizara en modelos utilizados por las entidades públicas como el modelo MECI.

1.1.

Sistema de Control Interno Estándar O (Committee of Sponsoring Organizations of the Tread way Commission), (COSO)

(Mejía, Montes, Montoya, 2007). “Provee un estándar como fundamento para evaluar el Control Interno e identificar las "mejores prácticas" aplicables. Se apoya en las teorías de la auditoría, partiendo de las premisas establecidas en la Teoría General de Sistemas y en la Teoría de la Contingencia y abandona los presupuestos establecidos por Taylor y Fayol”.

Este sistema se compone de tres subsistemas; control estratégico, control de gestión y control de evaluación. Dentro del control estratégico se encuentran tres componentes; la administración de riesgos que se encarga de controlar los elementos de contexto estratégico, identificación, análisis valoración y administración de riesgos. El segundo componente es el direccionamiento estratégico que se encarga de los planes y programas, el modelo de operación por procesos y la estructura organizacional. El tercer componente es el ambiente de control que se encarga de los ambientes, compromisos protocolos éticos, el desarrollo del talento humano y el estilo de dirección. Instituto Tecnológico Metropolitano (Gráfico de Estructura del Modelo Estándar de Control Interno, P.1).

Posteriormente se establece el subsistema de control de gestión. Se compone de actividades de control como establecer políticas de operación, procedimientos, controles, indicadores y realizar el manual de procedimientos. En cuanto al tercer subsistema, este se refiere al control de evaluación. Está compuesto por la autoevaluación de control y de gestión. El otro componente que es la evaluación independiente que se encarga de la evolución del sistema de control interno y auditorio interna. El último componente de este subsistema son los planes de mejoramiento, los cuales se trabajan a nivel institucional, de procesos y mejoramiento individual (Gráfico de Estructura del Modelo Estándar de Control Interno, P.1).

Este modelo es el más utilizado en las organizaciones ya que permite un control efectivo y cubre los lineamientos estratégicos, de gestión y de evaluación de la entidad.

Figura 1.Modelo Estándar o COSO

Figura 1.Estructura del Modelo Estándar de Control Interno. Fuente: Instituto Tecnológico Metropolitano. Recuperado http://www.itm.edu.co/Data/Sites/1/SharedFiles/controlinterno/meci/mecisubsistemas-1.pdf

1.2.

Sistema de Control Interno bajo el Modelo COCO(Criterio of Control Board)

(Mejía, Montes, Montoya, 2007). “Ayuda a las organizaciones a perfeccionar los procesos de toma de decisiones a través de una mejor comprensión del control, el riesgo y la dirección. Se apoya en las teorías del comportamiento; al igual que el modelo

COSO, parte de las premisas establecidas en la Teoría General de Sistemas y de la Contingencia, abandona los presupuestos de Taylor y Fayol pero le da una visión humanista a la organización; reconoce la importancia de los factores sicológicos y sociales que pueden afectar el comportamiento humano.

Figura 2. Modelo COCO Fuente (Mejía, Montes y Montilla) Recuperado de http://www.scielo.org.co/scielo.php?pid=S012359232007000300003&script=sci_arttext)

1.3.

Sistema de Control interno bajo el Modelo Australiano

(Mejía, Montes, Montoya, 2007). “Se resalta el autocontrol y la confianza mutua como factores que potencian la identificación de objetivos, hace énfasis en conocimientos y habilidades requeridos para llevar a cabo las funciones encomendadas, las apoya en medios tecnológicos y procesos de calidad. Tiene una clara influencia de la auditoría interna en su desarrollo.”

Figura 3: Modelo ACC Fuente (Mejía, Montes y Montilla) Recuperado de http://www.scielo.org.co/scielo.php?pid=S012359232007000300003&script=sci_arttext

Como puede observarse, en la actualidad las empresas cuentan con múltiples modelos de control interno, lo importante de ello es tener claras las características de cada organización, sus necesidades, su estructura y sus políticas organizacionales para poder 18

elegir el modelo que se adapte mejor a las mismas y que permita desarrollar con más eficacia y eficiencia la vigilancia de los procesos que se llevan a cabo al interior de la entidad. Armat (citado por Anónimo, s/f) afirma que “El funcionamiento organizativo está ligado tanto a factores externos como internos y está encaminado a la consecución de los fines y objetivos de la empresa. Para alcanzar los fines toda empresa y, en particular, cada una de las unidades y personas que forman parte de ella, establecen una determinada política y realizan una serie de funciones y actividades que se orientan finalmente a la venta de un producto o servicio. Para la realización de estas actividades la empresa obtiene y utiliza una serie de recursos que provienen de su entorno. Con el objeto de lograr su supervivencia la dirección de una empresa trata de asegurarse de que las actividades se realicen de la manera más adecuada y de que el coste de estos recursos sea inferior a los ingresos que obtenga de su transformación y comercialización, es decir, que se produzca un valor añadido. Para ello, es necesario que existan mecanismos de control que faciliten que las actividades internas sean coherentes con los fines de la empresa y las exigencias del entorno”.

Precisamente el autor hace referencia a un factor vital para cualquier empresa y es el entorno, ya que en un era de globalización como la actual en la cual las empresas deben tener los mecanismos suficientes para ser competitivas y adaptarse a los constantes cambios tecnológicos y del mercado que van surgiendo día a día es necesario tener mecanismos de control que permitan una adaptabilidad acorde con las exigencias del contexto actual.

En tal sentido resulta indispensable para la empresa objeto de esta investigación diseñar un sistema interno de control que le permita ser más competitiva, mejorar sus procesos, realizar un seguimiento y evaluación de los mismos, para que de tal forma logre tener claras sus debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (matriz DOFA) al respecto de los aspectos que se manejan en el sistema interno de control que en general son el control estratégico, de gestión y evaluación y logre generar acciones al respecto de los resultados que logre la aplicación del sistema interno de control.

En el siguiente capítulo se hará una presentación de las principales características de la empresa objeto de estudio de la presente investigación para tener una contextualización que permita más adelante en el desarrollo del trabajo generar un diagnostico acerca del estado de la compañía en cuanto sistema de control se refiere.

DISEÑO METODOLÓGICO Para tener una hoja de ruta a nivel investigativo en el presente trabajo es de vital importancia establecer el diseño metodológico a seguir, el tipo de investigación a utilizar y además de las técnicas y practicas necesarias para la recolección de datos.

En tal sentido es pertinente definir el concepto bajo la percepción de diferentes autores, según (Cabrera y Martínez,) “el diseño de la investigación constituye el plan general del investigador para obtener respuestas a sus interrogantes o comprobar la hipótesis de investigación. El diseño de investigación desglosa las estrategias básicas que el investigador adopta para generar información exacta e interpretable. Los diseños son estrategias con las que intentamos obtener respuestas a preguntas como: Contar, Medir y Describir”.

Por otra parte según Pineda, E citado por el (Centro de Investigación del Colegio de Enfermeras del Perú) “el diseño metodológico se conforma de una serie de factores tales como; tipo de estudio, diseño de estudio, área de estudio, estimación de la muestra, técnicas de recolección de datos, el instrumento de recolección de datos y procedimientos planificados para investigar”.

Como puede inferirse el diseño metodológico marca la dirección en la cual debe encaminarse la investigación y define el camino paso a paso de un trabajo de investigación. 1.5 ESTRAGIA METODOLÓGICA

En la investigación actual se utilizara la estrategia metodológica del estudio de caso ya que el trabajo se enfoca en el caso específico de la aplicación del sistema interno de control de la empresa Delfos LTDA.

Pero para comprender mejor este apartado se hace necesario definir el concepto de estrategias metodológicas las cuales afirma (Pérez Gloria, 1994) citada por (Pérez Martínez, 2004) que “Las estrategias metodológicas son las formas de lograr nuestros objetivos en menos tiempo, con menos esfuerzo y mejores resultados. En éstas, el investigador amplía sus horizontes de visión de la realidad que desea conocer analizar, valorar, significar o potenciar”. Por otra parte para Iglesias y Ponce “la estrategia metodológica objeto de estudio aborda específicamente los elementos considerados como básicos en toda acción de investigación y desarrollo en las siguientes fases: identificación del estudio, planeación, diseño y alcance metodológico, índice de contenido y estructura con pertinencia en su presentación. Se incluye como elemento fundamental en toda acción relacionada con metodología de la investigación, la necesidad de establecer criterios rectores para evaluar proyectos de esta naturaleza y la ponderación correspondiente.”

Teniendo claro este concepto, ahora se pasa a definir el estudio de caso el cual es considerado por Yin (1994, pág. 13), como “una investigación empírica que estudia un

fenómeno contemporáneo dentro de su contexto de la vida real, especialmente cuando los límites entre el fenómeno y su contexto no son claramente evidentes. (...) Una investigación de estudio de caso trata exitosamente con una situación técnicamente distintiva en la cual hay muchas más variables de interés que datos observacionales; y, como resultado, se basa en múltiples fuentes de evidencia, con datos que deben converger en un estilo de triangulación; y, también como resultado, se beneficia del desarrollo previo de proposiciones teóricas que guían la recolección y el análisis de datos.” 1.6 MÉTODO En materia investigativa hay varios métodos que pueden utilizarse de acuerdo a las necesidades y objetivos del estudio que se esté realizando siendo entonces los más destacados el método cualitativo, el cuantitativo y el mixto. En cuanto al método cuantitativo se tiene la siguen definición “hace recolección de datos para probar hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico para establecer patrones de comportamiento y probar teorías” (Hernández Sampieri y Mendoza, 2008 P. 5). Mientras que el método cualitativo hace referencia a el que “utiliza la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el procesos de interpretación” (Hernández Sampieri y Mendoza, 2008 P.6).

(Hernández Sampieri y Mendoza, 2008). El método mixto se refiere a la combinación del método cualitativo y cuantitativo, generando herramientas de análisis y de medición.

Teniendo en cuenta lo anterior es importante comprender que el método más adecuado para el presente trabajo es el método mixto, debido a que se realizan mediciones y matrices que utilizan herramientas cualitativas, y por otra parte el análisis de dichos datos y su interpretación requieren de herramientas cualitativas, por lo que el método mixto permite analizar mejor los aspectos del sistema de control interno del área contable y financiera de la empresa Delfos LTDA.

1.7 TÉCNICAS Y PRÁCTICAS

Para el objetivo de la investigación se utilizara la entrevista como principal herramienta técnica para consolidar la información necesaria sobre la empresa, además del análisis de documentos contables y financieros para establecer el diagnostico respectivo utilizando también la observación participante.

Por una parte “la entrevista no se considera una conversación normal, sino una conversación formal, con una intencionalidad, que lleva implícitos unos objetivos englobados en una Investigación “. (Peláez et al.,). Otra técnica para recoger datos es observacional observación participante permite a los investigadores verificar definiciones de los términos que los participantes usan en entrevistas, observar eventos que los informantes no pueden o no quieren compartir porque el hacerlo sería impropio, descortés o insensible, y observar situaciones que los informantes han descrito en entrevistas, y de este modo advertirles sobre distorsiones o imprecisiones en la descripción proporcionada por estos informantes” (MARSHALL & ROSSMAN 1995) citado por Kawulich.

1.8. FASES

Para realizar el diagnostico al área contable y financiera teniendo en cuenta el concepto de sistema interno de control en la empresa objeto de la presente investigación fue necesario establecer unas fases o pasos que concluyeran en una investigación exitosa.

Fase 1: Acercamiento a la empresa: En primera instancia se efectuó un acercamiento a la empresa y sus directivas por medio de una entrevista en la cual se les manifestó la inquietud sobre la posibilidad de realizar las practicas que permitieran posteriormente generar un diagnóstico y recomendaciones pertinentes al respecto del Sistema Interno de Control del área contable y financiera.

Fase 2: Observación del contexto organizacional: Posteriormente a la aceptación por parte de los directivos a la realización de las practicas, se pasa a la fase de observación en primera instancia de la estructura organizacional, el objeto social de la compañía, su misión y visión y la existencia o no de un sistema interno de control en la misma.

Fase 3: Observación del Área contable y Financiera: Ya en el área de interés para el presente trabajo, se realizan entrevistas y revisión de documentos que permitan tener una perspectiva clara del área y su funcionamiento.

Fase 4: Revisión Teórica: Posteriormente y habiendo establecido la estructura del área contable y financiera se determina también si existe un sistema interno de control o no, dependiendo de estos datos se consulta la literatura existente a nivel teórico y se realiza el respectivo análisis que permita determinar cuál es el modelo más adecuado y aplicable al contexto real de la empresa.

Fase 5: Al determinar el modelo que puede aplicarse o mejorarse del sistema de control interno, entonces también se realizan las respectivas matrices DOFA , las matrices de

peligro y demás necesarias que permitan establecer los aspectos a mejorar al interior del área en mención.

Fase 6: En esta etapa, y con todas las herramientas utilizadas se realiza un diagnóstico del área contable y financiera realizando el respectivo análisis de los datos encontrados en su funcionamiento.

Fase 7: En esta fase se realiza un manual en el cual se establecen medidas sugeridas para mejorar los aspectos que se encuentren débiles en el área, y la manera de optimizar sus recursos y procesos.

Fase 8: En este punto se realiza un trabajo de retroalimentación con el gerente de la compañía Delfos LTDA para exponerle la importancia de establecer un consolidado sistema interno de control que le permita detectar de manera más temprana cualquier falla en el área para que de tal forma la empresa logre mantenerse en el mercado y mejorar su competitividad y calidad.

Análisis de la Organización En el presente capítulo se dará a conocer la empresa con la que se realizará la presente investigación, teniendo en cuenta datos importantes que son relevantes para más adelante poder aplicar un sistema interno de control.

2.1 Marco Referencial

La Empresa

La compañía Seguridad Delfos LTDA, ofrece servicios integrados de seguridad privada, caracterizados por la excelencia en el desempeño de todas las labores que implican brindar protección a los ciudadanos de bien, que ven amenazada su integridad ante la difícil situación que atraviesa el país.

Ante esta situación, sus fundadores iniciaron un ambicioso proyecto en 2002 encaminado a crear una compañía de seguridad privada y asesorías, que ofreciera al mercado una opción de contratar personal debidamente calificado; paralelamente fueron realizados estudios que arrojaron como resultado, la necesidad de diseñar y enfocar un plan de capacitación dirigido al personal que desempeña esta labor.

Con el ánimo de atender esta necesidad en el año de 2002 se inicia el proyecto para crear la empresa Seguridad Delfos especializada en ofrecer personal idóneo, para desempeñar la copiosa labor de seguridad privada.

En la actualidad Seguridad Delfos LTDA, continua adelantando gestiones para cumplir con las metas trazadas en materia de seguridad privada, por tal razón y pensando en brindar la mejor atención a sus clientes, cuenta con una sede administrativa ubicada estratégica mente en el norte de la ciudad de Bogotá D.C.

Objetivo general

Brindar seguridad y tranquilidad a todos sus clientes, permitiéndoles desarrollar

libremente sus diferentes actividades, a través del respaldo y la confianza que obtendrán al contratar una compañía sólida que ofrece un servicio integral de seguridad, por medio del mejoramiento continuo, la optimización de sus procesos y su compromiso con la calidad. Misión La satisfacción plena de las necesidades y expectativas de sus clientes, mediante la prestación e innovación de sus servicios, manteniendo la mejor calidad acorde con los principios y valores que rigen a la organización, buscando permanentemente el desarrollo integral y equitativo de su talento humano y niveles de capacitación y productividad que permitan la retribución justa a sus colaboradores y a la sociedad en general Visión Ser una compañía líder en la prestación de servicios de seguridad privada, en el ámbito local y nacional, ubicándose en primera instancia en las principales ciudades del país.

Buscan innovar en el mercado a través de estrategias comerciales, que nos permitan brindar a cada uno de nuestros clientes de manera oportuna y eficaz el mejor servicio, generando la plena satisfacción de contar con un servicio integral de seguridad; por medio de la implantación de recursos tecnológicos, a fin de lograr el fortalecimiento del liderazgo institucional; garantizando así su eficacia en el tiempo para mantenernos como líderes en el arte de la Vigilancia y Seguridad.

1.4.

Ubicación Geográfica

Figura 4: Ubicación geográfica de la empresa CRA 50 N 145ª 60 Barrio Santa Helena de Babiera Norte de Bogotá D.C.

Fuente: Googlemaps

La ubicación geográfica de la empresa es importante para mostrar que es una compañía real, en la cual se aplicaron los conocimientos adquiridos, y en donde se puede comprobar lo expuesto en la presente investigación.

Figura 5: Fotografía fachada empresa

Fuente: Fotografía realizada por la autora de la presente Monografía

Es importante tener en cuenta esta fotografía ya que permite observar el entorno físico de la empresa y comprobar su existencia.

1.5.

Figura 6:Estructura organizacional

Fuente: Empresa de Seguridad DELFOS LTDA

El organigrama es muy importante porque permite observar la existencia a nivel organizacional del área de interés de la presente investigación, evidenciando además su nivel jerárquico y los cargos que en ella se han establecido.

3. DIÁGNOSTICO DE LA SITUACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE DE LA EMPRESA DE SEGURIDAD DELFOSLTDA.

3.1 Breve reseña

Debido al crecimiento de la empresa y a los requerimientos del Estado de llevar una contabilidad organizada y sistematizada, se creó un departamento contable que supliera esta necesidad ya que el gerente de Seguridad Delfos tan solo registraba en una hoja de Excel las salidas y entradas de dinero de su compañía.

De este modo en el año 2009 Janet Avendaño contador público de la empresa implemento un software contable para organizar toda la información financiera y archivar correctamente la información física.

3.2 Organigrama del área contable financiera En este caso el departamento se basa en el organigrama institucional de la empresa Figura 7: Organigrama del área contable financiera

Fuente: Empresa de Seguridad DELFOS LTDA

El organigrama muestra las jerarquías al interior del área contable y financiera y permite tener una perspectiva más integral sobre su funcionamiento.

3.2 Generalidades del Departamento de Contabilidad 3.2.1 Misión:

Definir, consolidar, controlar y mantener actualizados todos los registros contables. Comprobar que dichos registros se lleven de acuerdo con las normas internas, los principios de contabilidad generalmente aceptada y las disposiciones legales. Operaciones contables para un buen ambiente de control.

3.2.2 Visión.

Lograr que el área de contabilidad sea el departamento más activo dentro de la empresa generando y registrando de manera oportuna y confiable la información contable de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

3.2.3 Objetivo general.

Realizar y controlar de manera oportuna y confiable los procesos contables y estados financieros de la empresa dando cumplimiento a normas legales y de control interno.

3.2.4 Objetivos específicos.

Generar de manera oportuna, confiable y consistente, de acuerdo a la normativa la información contable.

Verificar que se estén cumplimiento las normas de contabilidad de aceptación general y reglamentaciones establecidas.

Capacitar al personal del área para brindar una excelente calidad de servicio y generar estrategias de mejoramiento.

Mantener actualizados los instructivos y manuales contables.

3.2.5 Funciones del área financiera y contable. El área contable se encuentra conformada por tres profesionales que se encargan de la revisión, registro y consolidación de las operaciones de acuerdo con las normas internas, los principios de contabilidad generalmente aceptados y las disposiciones legales. Algunas de las funciones principales que tiene a su cargo son: 

Establecer y vigilar el cumplimiento de las políticas y procedimientos que norman el funcionamiento de las actividades del departamento contable.



Enviar los reportes trimestrales de la información superintendencia de vigilancia



Presentar y liquidar los impuestos de IVA, ICA, Retención en la fuente y CREE ante los organismos de control Dian y Secretaria de Hacienda.



Verificar los comprobantes de egreso, recibos de caja, facturas de venta, órdenes de compra y demás documentos del área contable.



Mantener la contabilidad actualizada



Verificar la efectiva aplicación del software contable de la empresa.



Preparar y presentar periódicamente, los informes que reflejen la situación financiera de la Institución, como: el Balance General, Estados de Resultados, Informes Financieros, Flujos de Caja, Conciliaciones Bancarias, Saldos bancarios, entre otros.

financiera

a la

3.3. Identificación de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa Seguridad Delfos Ltda.

3.3.1 Recopilación de antecedentes y entendimiento del entorno Diagnostico (análisis FODA) Este diagnóstico se utiliza para determinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

3.3.2 Análisis FODA de la información de la empresa FORTALEZAS DEBILIDADES  La empresa posee una misión y una visión establecidas  Las políticas de la empresa están plasmadas en un documento  no tiene manual de funciones  no tiene manual de procedimientos control  Posee escritura de constitución  no cuenta y con unainterno estructura organizacional debidamente establecida  Cuenta con una estructura organizativa  no se tiene controles para monitorear que los empleados cumplan con sus funciones  Posee una adecuada definición de mandos  la planeación de la organización no se adecua a los objetivos de la misma  Tiene visión empresarial  no se lleva seguimiento a la evolución de los objetivos de la empresa  Tiene solvencia económica  No se aplican medidas preventivas sino de carácter correctiva  Posicionamiento en el mercado  Tiene capacidad de negociación  Tiene bien definida su filosofía empresarial  Tiene capacidad para proyectar sus objetivos  Tiene bien definidas sus actividades  Se han establecido de forma documentada los principios de integridad y valores éticos de la organización a través de un código de conducta  Hay flujo de información entre áreas  las políticas manuales y filosofía no son dadas a conocer entre el personal OPORTUNIDADES AMENAZAS  no cuenta con un sistema de gestión de calidadno aplica las NIF  Mejorar los controles internos existentes  la empresa  Monitorear los procedimientos administrativos para sus procedimientos de y financieros contabilidad  Optimizar los recursos a través de acciones preventivas

De acuerdo a lo expuesto en la matriz DOFA es claro que aunque la empresa posea fortalezas muy importantes como solvencia económica, definición de objetivos, misión y visión, y una estructura organizacional definida, posee también vacíos muy importantes en materia de manuales de procedimientos y en la aplicación de su esquema organizacional al no definir concretamente las funciones de cada cargo en especial en la práctica.

Por otra parte, si se tienen en cuenta sus oportunidades de mejorar sus procesos según la matriz expuesta, puede resaltarse que la implementación de un sistema interno de control permitiría optimizar gran parte de sus debilidades y aprovechar las oportunidades planteadas ya que por medio de la correcta aplicación del control es posible vigilar todos los procesos de la empresa, detectar errores y corregirlos logrando una optimización de los recursos y controlando los procesos en las diferentes áreas de la compañía.

En tal sentido se han desarrollado las matrices DOFA que se exponen a continuación por áreas de la empresa para determinar con mayor precisión para lograr establecer un diagnóstico acertado de la empresa.

3.3.3 Análisis FODA en el proceso de capacitación y selección de personal

FORTALEZAS

DEBILIDADES

 se verifican los antecedentes judiciales de los postulantes  las capacitaciones se desarrollan dentro y fuera de la empresa

OPORTUNIDADES

 No se han definido los puestos necesarios para llevar adelante los objetivos esperados  No se han definido las competencias y los perfiles requeridos  No existe un plan de capacitación de la organización que favorezca el mantenimiento y mejora de la competencia para cada uno de los puestos.  No se realiza evaluación de desempeño que identifique las necesidades organizacionales y personales de una mayor capacitación  Los procesos de selección de personal están basados solamente en capacidad y desempeño.  Hay mucha rotación de personal  La empresa brinda capacitación al personal anualmente  No existe un presupuesto anual para el desarrollo de estas capacitaciones AMENAZAS  Se pueden perder clientes ya que al rotar tanto personal generara desconfiancita a los clientes

 Al estar el personal capacitado responderá eficientemente y correctamente ante cualquier eventualidad creando seguridad en los clientes.   Mejores oportunidades en el área laboral para los empleados.  

Desempleo Poco crecimiento de la empresa competencia

En cuanto a esta matriz DOFA lo más relevante en sus enunciados resulta ser la rotación del personal, debido a que uno de los recursos más valiosos de cualquier compañía es el recurso humano, por lo cual es importante detectar la razón por la cual se da tal rotación y corregirla, pues la estabilidad y permanencia del personal no solamente genera

menores costos para la compañía al no tener que capacitar muchas veces a trabajadores nuevos, sin lograr la misma efectividad que puede tener una persona con experiencia en el cargo, sino también genera mayores beneficios en materia de posicionamiento en el mercado y fidelización de clientes.

3.3.4. Análisis de Procesos Área de Salarios FORTALEZAS DEBILIDADES  existen planillas y recibos que amparan el pago de los salarios  Las nóminas son firmadas antes de su  Existe una persona independiente pago por las personas que las preparan, encargada de realizar los pagos revisan y autorizan  En las constancias de pago detallan el salarios ordinarias y extraordinarias cobradas en jornada diurna o nocturna  Están definidas las políticas de indemnización y liquidación anual  se verifica que personal incapacitado no cobre sueldo durante el periodo citado  S e obtiene la constancia de incapacidad del personal que esta accidentado o enfermo  Las nóminas son revisadas en cuanto a sueldos, cálculos, aritméticos, impuestos y otras retenciones por un empleado responsable AMENAZA OPORTUNIDADES  Al generarle confianza al empleado en el  Cambio de normatividad laboral o pago de los salarios, este prestara un mejor tributaria con relaciones a pagos laborales servicio e imagen la compañía.  Inflación , aumento en el precio de los productos de la canasta familiar

Por parte de la matriz de salarios es importante destacar que es relevante desarrollar un control tanto en el momento que se hace el pago para que el respectivo comprobante sea firmado en el mismo momento que se paga la nómina, ya que esto se puede prestar para inconvenientes o incluso disgustos ´posteriores en el ambiente laboral.

3.3.5. Análisis FODA área proveedores

FORTALEZA

DEBILIDADES

 Existen procedimientos para evaluar  La empresa no cuenta con un y verificar los saldos de los proveedores control de cartera de proveedores  la empresa no cuenta con una  la empresa cuenta con una base de persona asignada para el manejo de proveedores locales los proveedores  La empresa recibe estados de cuenta de los proveedores  Existen procedimientos de conciliación entre contabilidad y proveedores  la empresa efectúa procedimientos de confirmación de saldos con los proveedores de la empresa AMENAZAS

OPORTUNIDADES

 Mala calidad en la dotación o productos adquiridos   Robo cuando se hacen anticipos a los proveedores   contrabando 

Tratado de libre comercio Segmentación del mercado Mercados nacionales

En cuanto a la matriz del área de proveedores es bastante preocupante encontrar que no se realice un control interno acerca de la calidad de los productos que se adquieren, la seriedad de los proveedores y peor aún resulta el tema del contrabando, ya que esta es una amenaza muy grave para la empresa que la puede llevar en cualquier momento a asumir graves consecuencias tanto económicas como jurídicas que pueden llevarla a un cese de actividades o al cierre definitivo de la misma.

En este sentido se hace visible una necesidad urgente por cubrir en términos de control interno, ya que además al tener proveedores que distribuyen productos de mala calidad y son incumplidos, esto puede generar muy rápidamente una importante pérdida de credibilidad y clientes.

En este aspecto también es importante que la compañía haga uso de las ventajas de las tecnologías de la información y comunicación, ya que estas pueden resultar muy útiles como estrategia para encontrar nuevos proveedores con un nombre comercial 34

posesionado en el mercado que permita generar más confianza y efectividad al establecer relaciones de comercio con los mismos.

3.3.6 Análisis FODA compra de propiedad, planta y equipo

FORTALEZAS  La empresa de seguridad DELFOS lleva auxiliares del activo fijo  El método de políticas de valuación, actualización y depreciación están aprobadas por la gerencia.  La empresa utiliza la cuenta de depreciación para acreditar a la cuenta de activos fijos y cargar a la depreciación.  La empresa tiene establecidos procedimientos para informar y registrar con rapidez la eliminación de activos fijos  Las tasas de depreciación que utiliza la empresa de seguridad Delfos son las más adecuadas

DEBILIDADES

 no se hacen oportunamente los traslados al activo fijo de las instalaciones en proceso  no se requiere una aprobación por escrito para la venta, retiro o desecho de los activos fijos por parte de la gerencia

 No se realizan inventarios físicos del activo fijo  No se ajustan los registros contables como consecuencia de los recuentos físicos  No se informa a la gerencia general  El método y las tasas de depreciación las diferencias resultantes o son aplicadas de un año a otro inconsistencias encontradas en el manejo uniformemente de activos fijos.  Existe una adecuada protección de los bienes OPORTUNIDADES AMENAZAS  

   

Nuevas Tecnología Mercados internacionales

Robo Contrabando Inflación competencia

Frente a las debilidades expuestas en la materia de propiedad, planta y equipo es claro que hace falta organización en la forma como se llevan a cabo los procedimientos a este respecto, por lo tanto en esta área también se hace necesario implementar un manual de procedimiento regido por un sistema de control interno, que permita generar un inventario, y el establecimiento de una persona encargada de manejar las autorizaciones y demás aspectos que necesiten ser analizados con respecto a la propiedad planta y equipo, además de establecer los sistemas de seguridad que deban fortalecerse para evitar pérdidas a la empresa por robos internos o externos.

3.3.7 Análisis FODA procesos de área de cuenta de cobro FORTALEZAS

DEBILIDADES

 No se efectúan conciliaciones entre la  Existe un personal responsable en la suma de auxiliares y la cuenta de mayor custodia física de los documentos de correspondientes con relación a la cuenta de cuentas de cobrar. cuentas por cobrar.  Existen controles permanentes que permiten evaluar la existencia de cuentas por cobrar con problemas de recuperación.  La empresa cuenta con una base de datos nombres, teléfonos, direcciones, de los clientes que tienen pagos pendientes.  La empresa hace la respectiva causación de las cuentas por cobrar en los libros de contabilidad AMENAZAS

 No se efectúan arqueos periódicos y sorpresivos de los documentos que amparan las cuentas por cobrar.

OPORTUNIDADES

 Robo por parte del cliente   Situación económica en la que se encuentra el país inflación

Mejor control en el flujo de efectivo

Con relación a las cuentas de cobro es claro que se necesita un control contable más estricto que permita llevar a cabo una auditoria adecuada a los procedimientos establecidos a este respecto ya que se puede correr el riesgo de que el cliente no pague y se generen perdidas a la empresa por falta de ejercer este control interno.

3.3.8. Análisis FODA al proceso de compras

FORTALEZAS

DEBILIDADES

 Son aprobadas por gerencia los siguientes detalles a la hora de comprar dotación o artículos para la empresa Precio, Cantidad y artículo, Proveedor, Plazo de entrega, Condiciones  El departamento de compras se encuentra de pago. descentralizado  No se emiten órdenes de compra por todas las adquisiciones que se realizan las compras que se realizan se hacen por el sistema de caja menor.  Los proveedores no son confiables  No hay exploración de mercados internacionales  La empresa no se mantiene en contacto con nuevas tendencias AMENAZAS OPORTUNIDADES  

Contrabando  Tratado de libre comercio Mala calidad en los productos  Oferta nacional  Préstamos bancarios  Facilidades de pago que brindan algunos proveedores

La presente matriz DOFA concerniente al área de compras muestra variados aspectos importantes que deben ser objeto de atención de las directivas de la empresa y son sujetas a fortalecerse por medio de la implementación de un sistema de control interno ya que por ejemplo la calidad de los materiales y mercancías siniestradas por los proveedores ya han salido a colación dos veces en el presente análisis lo que muestra que es un factor al cual se le debe dar prioridad en las medidas de mejoramiento que se tomen en la empresa

Por otra parte, el no tener en cuenta el factor de internacionalización ya sea para

consecución de proveedores o de clientes, es una oportunidad muy importante que en un contexto de globalización, no puede dejarse a un lado, pues la calidad y los precios de algunos productos pueden llegar a ser más atractivos en el exterior.

Además también cabe resaltar que en este mismo contexto el factor tecnológico y de innovación juega un papel relevante para la competitividad de la compañía. 3.3.9. Análisis FODA área de tesorería

FORTALEZAS

DEBILIDADES

 Hay una persona asignada para el manejo de efectivo de la  La empresa no posee una cuenta empresa bancaria  Se le prohíbe a terceras personas a que tengan acceso a  Todos los pagos efectuados por la los fondos de caja menor empresa son realizados en efectivo.  Los desembolsos de caja  No se le hace arqueos de caja a la menor son consignados en recibos persona que maneja el efectivo de la de caja y comprobantes de egresos. empresa  Los desembolsos de efectivo son aprobados por gerencia  Hay faltantes de dinero  El registro contable de las operaciones son registradas oportunamente. AMENAZAS

OPORTUNIDADES

 Robo a la empresa o a los empleados ya que la nómina se le paga a los empleados en la  Adquirir una cuenta de ahorros o empresa corriente  Pagarle a los empleados mediante cuenta de nomina  Inflación  Facilidad de préstamos con tasas de  El tener una cuenta bancaria da una 38

En cuanto al área de tesorería es de resaltar que la empresa no posea una cuenta bancaria, puesto que no solo representa un riesgo en materia de seguridad, sino que también se pueden hacer más complicadas las operaciones financieras, además de que se pierde la oportunidad de solidificar una vida crediticia que permita posteriormente acceder a préstamos que para tecnificación e innovación de la misma, o incluso se pueden perder oportunidades de negocio con clientes o proveedores que solo utilicen como medio de pago o transacción una cuenta bancaria.

Aportes al Análisis de las matrices FODA y DOFA de la Empresa.

Según el análisis realizado a la empresa de Seguridad Delfos Ltda., se pudo concluir que la empresa tiene grandes fortalezas, como misión, visión establecida tiene objetivos claros, una estructura organizacional y una buena definición de mandos. Por otra parte tiene bien definidas sus actividades. Una de las cosas más significativas fue encontrar que tiene en forma documentada los principios de integridad y valores éticos de la organización mediante un código de conducta.

Hay flujo de información entre áreas, hay manuales de conducta que a su vez son dados a conocer al personal.

Por otra parte podemos concluir que tiene grandes debilidades en cuanto al manejo de información de la empresa, ya que al no tener un manual de funciones y procedimientos establecido, los empleados no tienen bien definidas sus actividades y esto perjudica el poder llegar a los objetivos esperados ya que no hay un debido control interno. Al tener tantas fortalezas se puede concluir también que la empresa cuenta con varias oportunidades como mejorar los controles internos existentes, monitorear los procedimientos administrativos y financieros permitiendo así una mejor toma de decisiones, una optimización en los recursos estableciendo acciones de carácter preventivo y no correctivo.

En cuanto al análisis realizado al área de capacitación y recursos humanos se observó que tiene más debilidades que fortalezas porque a pesar de que la empresa verifica la documentación de los postulantes, y tienen capacitaciones dentro y fuera de la misma, no se han definidos los puestos necesarios para llevar a cabo los objetivos de la organización, tampoco se tienen claras las competencias y los perfiles requeridos.

No existe un plan de capacitación que favorezca el mantenimiento y mejora de los puestos, no tiene un presupuesto establecido anual provocando mucho desempleo, poco crecimiento de la empresa y al haber tanta rotación de personal desconfianza de los clientes y los inversionistas. Esto provoca ser menos competitivos ante otras empresas 39

con el mismo objeto social.

Analizando el proceso del manejo de proveedores se encontró que existen procedimientos para evaluar y verificar los saldos de los mismos, la empresa cuenta con una base de proveedores locales, dentro de sus manejos se solicita estados de cuentas de los mismos.

La empresa efectúa procesos de confirmación de saldos permitiendo así la conciliación entre proveedores y contabilidad, una de las debilidades con la que cuenta este proceso es que no hay una persona asignada para el mismo.

Por otra parte analizando el mercado externo se encontró que hay amenazas que pueden perjudicar los procedimientos de la empresa, como la mala calidad en los productos, hurtos cuando se hacen anticipos a los proveedores y contrabando.

Analizando este proceso se encuentra que hay varias oportunidades que deben ser tenidas en cuenta como lo es el tratado de libre comercio con Estados Unidos y la variedad de los mercados nacionales.

Las fortalezas con las que se cuenta en materia de propiedad, planta y equipo con son; Se llevan auxiliares de activo fijo, el método de políticas actualización y evaluación está debidamente actualizado por gerencia, las tasas de depreciación empleadas por la son muy adecuadas y son aplicadas de un año a otro uniformemente, además de esto tienen establecidos procedimientos para informar y registrar la eliminación de activos fijos de la compañía con la mayor rapidez.

Por otra parte los activos fijos de esta empresa están muy bien resguardados y asegurados.

Una de las falencias más grades en este proceso es que no se necesita una aprobación por escrito por parte de la gerencia para la venta y desechos de activos fijos, y el hecho de que no se le informe a la gerencia, las diferencias o inconsistencias encontradas en el manejo de tales activos.

Además no se realizan recuentos físicos de activo fijo, y las pocas veces en que se tienen en cuenta, no se ajustan los registros contables; al analizar el mercado externo se observa que hay oportunidades como nuevas tecnologías y mercados internacionales.

También se encontraron amenazas como el contrabando, los hurtos que se pueden presentar de los diferentes equipos que maneja la empresa, el aumento de la inflación es una amenaza constante al comprar equipos de nuevas tecnologías, y la competencia que cada vez es más fuerte y maneja equipos más sofisticados día a día.

Al analizar el proceso de manejo de salarios se encontró que tiene muchas más fortalezas que debilidades, en este proceso las nóminas son revisadas en cuanto a sueldos y cálculos aritméticos, impuestos y otras retenciones por un empleado responsable.

Existe una persona independiente encargada de revisar los pagos y están definidas las políticas de liquidación e indemnización anual.

Por otra parte se obtiene constancia de incapacidad del personal que esta accidentado o enfermo, además se identifica que el incapacitado no cobre sueldo durante el periodo citado.

A pesar de que las nóminas no son firmadas antes de su pago por las personas que preparan, revisan y autorizan, existen planillas y recibos que amparan el pago de los salarios.

Al analizar el mercado externo se encontró que tiene una gran oportunidad y es la generación de confianza al empleado en el pago de salarios, con lo cual este prestara un mejor servicio e imagen de la compañía. Las amenazas que se deben considerar en esta área el cambio de normatividad laboral y tributario en cuanto al pago de salarios, la inflación, y el aumento en la canasta familiar.

En el proceso de manejo de las cuentas de cobro se encontró que existen controles permanentes que permiten evaluar la existencia de cuentas por cobrar, cuentas difíciles de cobrar, existe un personal responsable en la custodia de los documentos físicos de las cuentas por cobrar; tienen una base muy completa de direcciones, teléfonos, nombres de los clientes que están pendientes por pago. Por otra parte la empresa hace la respetiva causación de las cuentas por cobrar en contabilidad. Una gran debilidad en este proceso es que no se realizan conciliaciones entre la suma de auxiliares y la cuenta de mayor correspondiente a las cuentas por cobrar. Otra falencia es que no se hacen arqueos sorpresivos a la persona encargada de la custodia de los documentos que amparan las cuentas por cobrar.

Se encontró que pueden llegar a tener la oportunidad de mejorar el flujo de efectivo, teniendo en cuenta amenazas como huerto por parte del cliente y la economía del país ya que si esta difícil demorara los pagos por parte de los clientes.

Se analizó los proceso de compras los cuales son aprobados por gerencia, detalles como precio, cantidad, proveedor, condiciones de pago y articulo, esta es una de las fortalezas que tiene la compañía, pero también hay debilidades una de las más graves es el hecho de que el departamento de compras se encuentre descentralizado provocando que los proveedores no sea confiables, no se emiten órdenes de compra por todas las adquisiciones que se realizan, todas las compras se realizan por caja menor. No hay exploración de mercados internacionales y la empresa no se mantiene en contacto con nuevas tendencias.

Analizando el mercado externo que hay diversas oportunidades que pueden ser benéficas para este proceso, como son tratado de libre comercio, oferta nacional, préstamos bancarios y las facilidades de pago que brindan algunos proveedores. Y como en todo proceso también hay presentes debilidades como el contrabando y la mala calidad en los productos.

Finalmente se observó el área de tesorería. Las fortalezas más relevantes que encontramos son; Existe una persona asignada para el manejo de efectivo de la empresa, se le prohíbe a terceras personas que tengan acceso a los desembolsos de caja menor y estos son consignados en recibos de caja y comprobantes de egreso, los desembolsos de efectivo son aprobados por gerencia y el registro de las operaciones son registradas oportunamente.

La mayor debilidad encontrada en este proceso es que todos los pagos son realizados en efectivo, la empresa no tiene una cuenta bancaria y debido a esto se están presentando faltantes de dinero, no se hacen arqueos a la persona que maneja el efectivo de la empresa.

La empresa podría tener oportunidades como adquirir una cuenta de ahorros o corriente, pagarles a los empleados mediante una cuenta de nómina, facilidad de tasa de interés bajas, y además el tener una cuenta bancaria da mejor imagen ante clientes e inversionistas. También se pueden presentar amenazas como hurto a la empresa y a los empleados ya que la nómina es pagada en la empresa.

Estrategias a Implementar de acuerdo a los Análisis FODA y DOFA 

Diseñar un Manual de Funciones y Procedimientos de cada cargo del área contable y financiera para lograr definir las labores de cada persona logrando así mayor organización y eficiencia, además de facilitar el control del desempeño de cada empleado y sus responsabilidades frente a las labores realizadas.



Delegar una persona externa que periódicamente realice auditorías a los empleados del área en mención y por ende exista un control, seguimiento y evaluación del trabajo, resultados que serán continuamente compartidos con la gerencia de la compañía.



Establecer un sistema de inventario eficiente que permita tener un continuo conocimiento de los activos de la empresa y de las operaciones que se realizan con los mismos, informando siempre a la gerencia para generar herramientas que permitan una toma de decisiones más efectiva.



De acuerdo al Manual de Funciones y Procedimientos propuesto anteriormente, es necesario generar los perfiles necesarios para cada cargo logrando tener una mejor información de las necesidades de la empresa al momento de seleccionar personal para la compañía.



Diseñar un Plan de Capacitación específico para los empleados dependiendo de las necesidades del mercado y de la mayor inserción de la empresa en el mismo, con un presupuesto anual determinado y con incentivos para los trabajadores generando su estabilidad en cada uno de sus cargos para disminuir la rotación continua de personal.



Es necesario delegar una persona específica para el manejo de los proveedores que garantice la efectividad de las operaciones que se realizan con los mismos, su cumplimiento y calidad en los productos y servicios que brindad a Seguridad Delfos, obteniendo garantías acerca de los anticipos que la empresa genera a los mismos, verificando además la legalidad de las empresas de los proveedores y estableciendo referencias solidas acerca de su seriedad y cumplimiento.



Es importante que la empresa cree un plan de internacionalización que le permita no solamente diversificar obtener y diversificar sus clientes en otros mercados, sino además aumentar el número de proveedores y la variedad de productos, calidad y precios que estos pueden ofrecer.



Obligar a la aprobación por escrito por parte de la gerencia para la venta y desechos de activos fijos, y generar un informe a la gerencia sobre las diferencias o inconsistencias encontradas en el manejo de tales activos.



Ordenar a las personas que preparan y revisan y autorizan el pago de la nómina que la firmen antes de realizar el pago.



Realizar arqueos sorpresivos a la persona encargada de la custodia de los documentos que amparan las cuentas por cobrar.



El departamento de compras debe centralizarse para ser más efectivo.



En el departamento de compras se debe siempre generar órdenes de compra por cada operación que se realice.



Realizar la apertura de una cuenta corriente y otra de ahorros para poder acceder a los beneficios bancarios como préstamos y sobregiros.

Matriz de Riesgo Nivel Bajo de Riesgo: significa que la probabilidad de que ocurra será rara vez. Nivel Medio de Riesgo: significa que el daño ocurrirá en algunas ocasiones. Nivel Alto de Riesgo: significa que el daño ocurrirá siempre o casi siempre. Riesgo muy Leve: No requiere una acción específica urgente. Riesgo Leve: se debe considerar soluciones rentables, o mejoras que no supongan una carga económica importante. Riesgo Moderado: Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo, determinando las inversiones precisas. Las medidas para reducir el riesgo deben implantarse en un período determinado. Cuando el riesgo moderado está asociado con consecuencias extremadamente dañinas, se precisará una acción posterior para establecer, con más precisión, la probabilidad de daño como base para determinar la necesidad de mejora de las medidas de control. Riesgo Grave: No debe comenzarse el trabajo hasta que se haya reducido el riesgo. Puede que se precisen recursos considerables para Controlar el riesgo. Cuando el riesgo corresponda a un trabajo que se está realizando, debe remediarse el problema en un tiempo inferior al de los riesgos moderados. Riesgo muy Grave: No debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se reduzca el riesgo. Si no es posible reducir el riesgo, incluso con recursos ilimitados, debe prohibirse el trabajo.

Matriz de Riesgo Empresa de Seguridad Delfos

PROCESO

ACTIVIDAD TIPO DE RIESGO ESCALA DE RIESGO BAJO MEDIO

No se efect煤an conciliacio nes entre la suma de auxiliares y la cuenta de mayor correspond ientes con relaci贸n a CUENTAS la cuenta de cuentas POR COBRAR por cobrar.

No se efect煤an arqueos peri贸dicos y sorpresivo s de los documento s que CUENTAS amparan las cuentas POR COBRAR por cobrar.

RIESGO DE CONTROL

PONDERACION

MEDIDA DE CONTROL

ALTO

40%

RIESGO DE CONTROL

20%

1.VERIFICAR LA EXISTENCIA REAL DEL DOCUMENTO 2.INSPECIONA R QUE LAS CIFRAS CORRESPOND AN, VERIFICAR QUE NO EXISTAN ALTERACIONE S. 3. VERIFICAR QUE DOCUMENTO S SOPORTAN LAS CUENTAS POR COBRAR

PROCESO

ACTIVIDAD

TIPO DE RIESGO ESCALA DE RIESGO BAJO MEDIO

PONDERACION

MEDIDA DE CONTROL

65%

SE LE DEBE ATRIBUIR A UN SOLO DEPARATAMENT O LAS FACULTADES PARA REALIZAR TODAS LAS OPERACIONES DE COMPRAS ASI RESULATARA MAS SENCILLO ESTANDARIZAR LOS ARTICULOS COMPRADOS

ALTO

El departamento de compras se encuentra descentralizado

COMPRAS

No se emiten 贸rdenes de compra por todas las adquisiciones que se realizan las compras que se realizan se hacen por el sistema de caja COMPRAS menor.

45%

Los proveedores no son confiables

40%

COMPRAS

No hay exploraci贸n de mercados COMPRAS internacionales

35%

la empresa no se mantiene en contacto con nuevas tendencias

40%

COMPRAS

CREAR UN MANUAL DE FUNCIONES PARA EL DEPARATAMENT O DE COMPRAS

1.LOCALIZAR SELECCIONAR,Y ESTABLECER FUENTES DE ABASTECIMIENT O DE MATERIAS PRIMAS, SUMINISTROS Y SERVICIOS NECESARIOS PARA LA EMPRESA. 2.HACER VISITAS A LOS ESTABLECIMIENT OS DE LOS PROVEDORES 1. EXPLORAR LAS CONDICIONES GENERALES DEL MERCADO. 2. ESTUDIAR PRECIOS,DESCUE NTOS,IMPUESTO S DE IMPORTACION. 3. DISPONIBILIDAD DE TRANSPORTES Y TARIFAS REALIZAR COTIZACIONES MENSUALMENTE PARA SABER QUE NUEVAS TENDENCIAS SE ESTAN DANDO EN EL MERCADO

PROCESO

ACTIVIDAD

Las n贸minas no son firmadas antes de su pago por las personas que las preparan, MANEJO DE revisan y SALARIOS autorizan

TIPO DE RIESGO ESCALA DE RIESGO BAJO MEDIO

RIESGO DE CONTROL

MEDIDA DE PONDERACION CONTROL ALTO

25%

preparar las nominas antes de cierre de mes para tener mejor control sobre las firmas

PROCESO

ACTIVIDAD

la empresa no cuenta con un MANEJO DE manual de INFORMACION funciones

TIPO DE RIESGO ESCALA DE RIESGO BAJO MEDIO

PONDERACION ALTO

DE LA EMPRESA

RIESGO DE CONTROL

35%

la empresa no cuenta con un manual de MANEJO DE procedimiento INFORMACION s y control DE LA EMPRESA interno

RIESGO DE CONTROL

41%

la empresa no cuenta con una estructura MANEJO DE organizacional INFORMACION debidamente DE LA EMPRESA establecida

RIESGO DE CONTROL

MANEJO DE INFORMACION DE LA EMPRESA

no se tiene controles para monitorear que los empleados cumplan con sus funciones

la planeación de la organización no se adecua MANEJO DE a los objetivos INFORMACION de la misma DE LA EMPRESA

no se lleva seguimiento a MANEJO DE la evolución de INFORMACION los objetivos DE LA EMPRESA de la empresa No se aplican medidas preventivas MANEJO DE sino de INFORMACION carácter DE LA EMPRESA correctiva

64%

RIESGO DE CONTROL

25%

RIESGO DE CONTROL

73%

RIESGO DE CONTROL

73%

RIESGO DE CONTROL

70% 50

MEDIDA DE CONTROL Crear e implementar un manual de funciones de acuerdo a las tareas que se realizen Crear e implementar un manual de procesos para obtener un mejor resultado de procesos establecer un sistema para que desarrollen los miembros para trabajar de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. Conocer, determinar y comunicar a los empleados, de la manera más precisa posible, la forma en que están desempeñando su trabajo, sus actitudes, comportamientos y rendimiento laboral.

establecer, con base en los resultados, programas de mejora e implementar políticas objetivas se deben verificar si las estrategia han alcanzado los objetivos a largo plazo. desarrollar un sistema para identificar problemas para tomar una acción inmediata antes de que ocurra la eventualidad

PROCESO

ACTIVIDAD

TIPO DE RIESGO

ESCALA DE RIESGO BAJO MEDIO

La empresa no cuenta con un RIESGO control de DE cartera de CONTRO PROVEEDORES proveedores L la empresa no cuenta con una persona asignada RIESGO para el DE manejo de CONTRO PROVEEDORES proveedores L

PONDERACION MEDIDA DE CONTROL ALTO

66%

1.mantener una historia detallada de los pagos a cada proveedor 2.llevar un cronograma visible donde se evidencie las fechas de vencimiento de las facturas que aun estan por pagar

50%

1.si no hay la posibilidad de contratar un persona solo para esta funcion, capacitar a la auxiliar conable para esta tarea ya que por conocimientos la puede llebar a cabo

Fuente: Empresa de Seguridad Delfos

De la anterior matriz de riesgos expuesta podemos inferir que de 26 aspectos analizados en la misma, tan solo cinco representan bajo riesgo, 11 representan un nivel medio de riesgo y 11 un alto nivel de riesgo, lo que significa que entre las dos categorías más sensibles (media y alta) suman alrededor del 80% del riesgo total existente. Por lo tanto es clara necesidad de establecer un sistema interno de control que permita implementar acciones para reducirlos o eliminarlos en su totalidad, ya que la permanencia de los mismos, especialmente de los más graves, puede poner en riesgo el funcionamiento de la empresa, su competitividad o la fidelización de los clientes

Según la matriz los riesgos más relevantes se encuentran en las áreas de proveedores, manejo de información de la empresa, departamento de compras, tesorería, planta y equipo, lo cual deja en evidencia que gran parte de las áreas de la empresa se encuentran afectados por un riesgo alto, lo que implicaría un cese de actividades para tomar acciones correctivas que permitan continuar con el desarrollo normal de la compañía.

Este resultado demuestra la utilidad de este tipo de matrices, las cuales deben ser

constantemente realizadas, ejecutadas y evaluadas para obtener mejoras en la estructura interna de la compañía, lo cual se verá reflejado en el mejoramiento de los servicios prestados, de la imagen, de la competitividad y de las utilidades.

Teniendo en cuenta el diagnóstico realizado del área contable y financiera en general de la empresa, se evidencian debilidades y riesgos en varios de los procesos realizados, por lo que resulta necesario implementar un Sistema Interno de Control que permita subsanar en el más alto grado posible las falencias existentes ya identificadas y aumentar la calidad y seguridad de las operaciones que se llevan a cabo en la misma, pues sólo mediante el continuo seguimiento y la vigilancia pertinente se puede detectar la existencia de errores y la efectividad de las acciones emprendidas para corregirlos.

4. DESARROLLO DEL PLAN DE MEJORA PARA LA EMPRESA DE SEGURIDADDELFOS LTDA 4.1 Antecedentes de la propuesta

4.1.1 Tipo de investigación. El trabajo investigativo es de tipo descriptivo, ya que de acuerdo a la trayectoria de la empresa, el diseño se realiza sin manipular intencionadamente las variables independientes, puesto que las mismas ya han ocurrido, por lo tanto estas, no pueden ser manejadas. Se relacionara la parte teórica con la práctica en la Empresa de Seguridad Delfos LTDA. Se observaran sus procesos financieros y administrativos se examinara y verificara la información, mediante las siguientes acciones: 

Revisión del sistema de la información administrativa y financiera.



Identificar la existencia de controles y si están siendo utilizados eficazmente para que la información sea confiable.



Revisar la existencia manuales de procedimientos establecidos y son manejados por los miembros de la organización.

Con el fin de relacionar la parte teórica con la práctica se realizara el siguiente tratamiento a la información: 

Solicitar la información legal de la organización.



Entendimiento de la organización y sus objetivos



Conocer el área administrativa y financiera.

Se observara y se verificara los procesos de la información, con visitas a las instalaciones. Se realizaran listas de chequeo de los procesos actuales a los empleados de la organización, para verificar su coordinación con las diferentes áreas y sus controles. Se identificaran los riesgos del negocio y de fraude aplicando matrices DOFA y matrices de riesgos.

4.2 Objetivos

4.2.1 Objetivo general. Diseñar e implementar un sistema de control interno enfocado a evaluar los procesos financieros y administrativos de la empresa de Seguridad Delfos LTDA. 4.2.2 Objetivos específicos. Entender y comprender mediante el control interno el manejo de los principios normas y técnicas. Describir las actividades, proporcionar procedimientos y guías de trabajo con la finalidad de evaluar constantemente la efectividad de los procesos de control interno.

Analizar documentación pertinente para el diseño del sistema de control interno de los procesos y procedimientos para el área financiera y administrativa

Determinar las actividades de control administrativo y financiero para alternativas de solución acordes a la necesidad de la empresa.

encontrar

Definir funciones y responsabilidades para los diferentes cargos del área. Garantizar una información confiable y oportuna que contribuya a una mejor toma de decisiones por parte de la gerencia.

4.3 Implementación del plan de mejora 4.3.1 ¿Qué es un plan de mejora? Un plan de mejora es un conjunto de cambios que toma la empresa para mejorar su rendimiento. Son instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas para corregir los riesgos encontrados en el sistema de control interno.

4.3.2 Metodología para elaborar un plan de mejora Primera Fase:   

Analizar las debilidades o necesidades detectadas. Analizar las causas de cada debilidad. Enumerar las posibles acciones que permitirían corregir o eliminar los factores 54

 

que provocan la situación actual. Analizar la viabilidad de cada acción en: tiempo, costo, proveedores, recursos técnicos, etc. Seleccionar las acciones factibles de cumplir e indicar en qué proporción permitirán superar la debilidad y el plazo de tiempo cuando se llevarán a cabo.

4.3.3 Diseño de plan de mejora Componentes de un Plan de Mejoramiento: 

Debilidad: Debe expresarse con claridad y sencillez en qué consiste.



Objetivo: Representa el estado del sistema que se pretende alcanzar al superar las debilidades actuales.



Acciones: Son las actividades y tareas que permitirán reducir la brecha entre la situación actual y la situación deseada.



Etapas: Cada acción debe establecer una frontera ideal, que corresponde al momento en que la debilidad es superada. Por tanto, la meta se debe plantear en términos cuantitativos de lo que se espera realizar, en un tiempo determinado, para esa actividad, con el fin de cumplir con el objetivo trazado.



Indicadores: Son muestras observables del avance hacia el objetivo deseado, o que demuestran que el objetivo se ha alcanzado. Para cada indicador se debe especificar: la fecha, el responsable, la cantidad y calidades de lo que se va a alcanzar. Al verificar el cumplimiento y del mejoramiento, en el sistema de monitoreo y seguimiento el punto de referencia principal serán los indicadores.



Cronograma: Cada acción planteada en el Plan de Mejoramiento debe establecer un intervalo de tiempo determinado para su realización, por tanto, es necesario definir cuándo comienza y cuándo termina la actividad.



Recursos e Insumos requeridos: Se debe precisar, en este ítem, todos los requerimientos que los responsables necesitan para asegurar que las acciones programadas se lleven a cabo. Se debe incluir Recursos de talento humano Recursos Físicos, Recursos, Financieros, Recursos Tecnológicos



Responsables: Este aspecto debe detallar los responsables de cada una de las acciones o actividades del plan a realizar.



Medio de Verificación: Se debe dejar consignado, la manera en la cual se verificará con evidencias físicas, los avances o el cumplimiento de la meta propuesta en cada una de las acciones.

4.3.4 Jerarquizar las acciones de mejora (Plan de mejoras) Ahora se está en condiciones de jerarquizar las acciones a implementar y de establecer el resto de elementos que son necesarios para conseguir el mejoramiento del programa. 

Grado de dificultad de la implementación de la acción (alto, medio, bajo, o ninguno). La dificultad en la implementación de una acción de mejora puede ser un factor clave a tener en cuenta, puesto que puede llegar a determinar la consecución de la mejora.



Plazo requerido para su implementación (largo, mediano, corto, inmediato). Es importante tener en cuenta que hay acciones de mejora cuyo alcance está totalmente definido y no suponen un esfuerzo excesivo, por lo que pueden realizarse de forma inmediata o a corto plazo. Por otro lado, existirán acciones que necesiten la realización de actividades previas o de un mayor tiempo de implementación.



El impacto logrado con la acción (ninguno, bajo, mediano, alto). Se define como impacto el resultado de la acción a implementar, medido a través del grado de mejora conseguido.

4.3.5 Diseño del Plan de Acción El plan de acción incorpora al plan de mejoras los elementos que permiten realizar su seguimiento detallado para garantizar eficacia y eficiencia. La jerarquización de las acciones implicará especificar tareas y asignar responsables, lo que obligará a realizar gestiones para negociarlas de manera que se asegure el logro de los objetivos propuestos y por consiguiente la mejora de la calidad del servicio prestado. 4.3.6 Desarrollo de la propuesta 4.3.6.1. Propiedad, Planta y Equipo. Asignado Tarea 1

Tiempos Recursos Necesarios Costos Responsable Seguimiento

Brayan Alexis Vásquez Controlar que la persona encargada del área de contabilidad haga el traslado oportunamente de las instalaciones en proceso al activo fijo. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recurso tecnológico como Programa de contabilidad No se requiere incurrir en costos – Yaneth Avendaño

Asignado Tarea 2

Tiempos Recursos Necesarios

Costos Responsable Seguimiento Asignado Tarea 3

Tiempos Recursos Necesarios Costos Responsable Seguimiento Asignado Tarea 4

Tiempos Recursos Necesarios Costos Responsable Seguimiento Asignado Tarea 5

Tiempos Recursos Necesarios

Brayan Alexis Vásquez Efectuar evaluaciones periódicas tanto del inventario físico como el que se encuentra registrado en el sistema, permitiendo realizar una conciliación y así tener un mejor control del inventario de propiedad planta y equipo. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recurso tecnológico como Programa de contabilidad Recurso financiero para la Utilización de kardes para controlar el inventario físico Se debe incurrir en la compra de tarjetas kardes - Yaneth Avendaño

Brayan Alexis Vásquez Hacer evaluaciones periódicas para determinar la existencia del inventario físico de propiedad planta y equipo. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos tecnológicos. Computador e impresora. No se requieren costos importantes. - Yaneth Avendaño Brayan Alexis Vásquez Entregarle al gerente general un informe mensual del estado de los activos fijos para una mejor toma de decisiones Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos tecnológicos. Computador e impresora. No se requieren costos importantes. - Yaneth Avendaño Brayan Alexis Vásquez Para controlar la entrada como salida del inventario de propiedad planta y equipo , se deben diseñar formularios pre enumerados y dos sellos que estampen la salida y la entrada y a este se le debe anexar aprobación escrita del gerente como medida de control Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recurso tecnológico disponibilidad de computador e impresora. Recursos financieros para compra de tinta para la impresora, compra de papel para impresiones, 57

Costos

compra de los sellos. Se deben incurrir en costos para compra de tinta para la impresora, compra de papel para impresiones, compra de los sellos. - Yaneth Avendaño

Responsable Seguimiento Fuente: Empresa de Seguridad Delfos 4.3.6.2. Compras Asignado Tarea 1

Tiempos Recursos Necesarios

Costos Responsable Seguimiento Asignado Tarea 2

Tiempos Recursos Necesarios

Costos Responsable Seguimiento Asignado Tarea 3

Tiempos

Ana Gómez Aquira Explorar las condiciones generales de mercado. Estudiar precios descuentos, impuestos de importación. Disponibilidad de trasporte y tarifas. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recurso tecnológico como computador con internet, periódicos y revistas. Es importante contar con un plan de telefonía e internet para realizar cotizaciones a nivel nacional e internacional Incurrirá en costos para plan de telefonía e internet. - Yaneth Avendaño

Ana Gómez Aquira Realizar cotizaciones mensualmente para saber que nuevas tendencias se están dando en el mercado Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recurso tecnológico como computador con internet, periódicos y revistas. Es importante contar con un plan de telefonía e internet para realizar cotizaciones a nivel nacional e internacional Incurrirá en costos para plan de telefonía e internet. - Yaneth Avendaño Ana Gómez Aquira Localizar seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios necesarios para la empresa. Hacer visitas al establecimiento de los proveedores Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 58

Recursos Necesarios

Costos

Responsable Seguimiento Asignado Tarea 4 Tiempos Recursos Necesarios

Costos Responsable Seguimiento Asignado Tarea 5

Recursos tecnológicos Computador e impresora. Recursos de talento humano, una persona encargada disponible para diseño, del manual aconsejablemente un practicante del Sena ya que representa un menor costo de nómina. Incurrirá en costos de internet, tinta para impresiones, costos de papelería e incurrirá e costos de nómina. - Yaneth Avendaño

Ana Gómez Aquira Crear un manual de funciones departamento de compras.

para

Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recurso de talento humano un persona encargada del departamento de compras. Ya que en este momento no hay una persona que se encargue específicamente de estas funciones Se debe incurrir en costos de nómina. - Yaneth Avendaño Ana Gómez Aquira Se le debe atribuir a un solo departamento las facultades para realizar todas las operaciones de compras, así resultara más sencillo estandarizar los artículos comprados Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13

Tiempos Recursos Necesarios Costos Responsable - Yaneth Avendaño Seguimiento Fuente: Empresa de Seguridad Delfos

4.3.6.3. Recursos Humanos Asignado Tarea 1

Bibiana Suarez Arango 1. Definir los cargos a desarrollar en la empresa. 2. Crear un manual de funciones a los trabajadores. 3. Crear parámetro de control y de esta manera analizar si se están cumpliendo las funciones.

Tiempos Recursos Necesarios

Costos

Responsable Seguimiento Asignado Tarea 2

Tiempos Recursos Necesarios

Costos

Responsable Seguimiento Asignado Tarea 3

Tiempos Recursos Necesarios

Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos tecnológicos como computador e impresora. Recursos de talento humano se necesita una persona con conocimientos en administración del talento humano, para diseñar el manual de funciones de la empresa y pueda crear parámetros de control para analizar si se están dando cumplimiento las funciones de cada empleado. Se debe incurrir en costos de nómina para contratar otra persona con conocimientos en talento humano. Se debe incurrir en costos de papelería, de tinta para las impresiones en el diseño del manual. - María Elsa Vergara

Bibiana Suarez Arango Iidentificar las necesidades de la empresa y así definir que perfiles se necesitan para mitigar esas necesidades mediante test psicotécnicos, cuestionario de personalidad, prueba profesional, dinámica de grupo y entrevistas Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos tecnológicos como computador e impresora. Recursos de talento humano se necesita una persona con conocimientos en administración del talento humano, para diseñar, implementar analizar las diferentes pruebas psicológicas de conocimiento y personalidad. Se debe incurrir en costos de nómina para contratar otra persona con conocimientos en talento humano. Se debe incurrir en costos de papelería, de tinta para las impresiones y fotocopiado en el diseño e implementación de las diferentes pruebas. - María Elsa Vergara

Bibiana Suarez Arango Diseñar evaluaciones que permitan evidenciar las necesidades organizacionales y personales de los empleados de la empresa para así hacer un seguimiento y seguir mejorando cada día más. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos tecnológicos como computador e 60

Costos

Responsable Seguimiento Asignado Tarea 4

Tiempos Recursos Necesarios Costos Responsable Seguimiento

impresora. Recursos de talento humano recursos de talento humano se necesita una persona con conocimientos en administración del talento humano con la capacidad para diseñar e implementar y analizar las evaluaciones realizadas a los empleados esta persona debe conocer a fondo la empresa. Se debe incurrir en costos de nómina para contratar otra persona con conocimientos en talento humano. Se debe incurrir en costos de papelería, de tinta para las impresiones y fotocopiado en el diseño e implementación de las diferentes pruebas. - María Elsa Vergara

Bibiana Suarez Arango No tener en cuenta solamente la capacidad y el desempeño, si no tener en cuenta el nivel educacional, emocional ya que para actividades de vigilancia hay que tener en cuenta estos factores. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 No requiere la utilización de recursos importantes para llevar a cabo esta tarea. No requiere incurrir en costos importantes para llevar a cabo esta tarea. - María Elsa Vergara

Asignado Tarea 5

Bibiana Suarez Arango Definir las competencias y los perfiles requeridos para así disminuir la rotación de personal y el costo que representa la contratación y capacitación Tiempos Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos Necesarios Recursos de talento humano Se necesita una persona con conocimientos en administración del talento humano con la capacidad para definir las competencias y los perfiles más adecuados para la empresa. Costos Se debe incurrir en costos de nómina para contratar otra persona con conocimientos en talento humano. Responsable - María Elsa Vergara Seguimiento Asignado Bibiana Suarez Arango

Tarea 6

Crear un cronograma de actividades y capacitaciones buscando la manera de integrar a los empleados mirar que necesidades tienen y ver cómo se pueden fortalecer, actualizar. Tiempos Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos Necesarios Recursos tecnológicos como computador e impresora. Recursos de talento humano Se necesita una persona con conocimientos en administración del talento humano. Recursos financieros hay que tener en cuenta en que costos de inversión de persona, de operación, organización se debe incurrir, para el desarrollo de las capacitaciones y que tan pertinente es llevarlas a cabo. Costos Costos de inversión. Costos de operación. Costos de personal. Costos de organización Responsable - María Elsa Vergara Seguimiento Asignado Bibiana Suarez Arango Tarea 7 Anualmente se debe hacer un presupuesto teniendo en cuenta ingresos mensuales y anuales, costos de operación, de personal, de inversión, organizativos para así evaluar los recursos que se necesitan para suplir esta necesidad. Tiempos Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos Necesarios Recursos financieros Estados financieros. Flujos de caja. Informes de análisis financiero. Costos Se deberán incurrir en costos de operación, de personal, de inversión, organizativos Responsable - María Elsa Vergara Seguimiento Asignado Bibiana Suarez Arango Tarea 8 Es importante que la administración de la empresa seguridad Delfos se preocupe por las necesidades de los empleados, es necesario diseñar un formato donde cada empleado pueda expresarle a la gerencia del concepto de lo que ellos consideran puntual capacitarse para mejorar sus competencias. Tiempos Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos Necesarios Recursos tecnológicos computador e impresora. Costos Se podrá incurrir en costos de papelería y tinta para la impresora, para la impresión de los formularios 62

Responsable - María Elsa Vergara Seguimiento Fuente: Empres de Seguridad Delfos

4.3.6.4. Manejo de Información. Asignado Tarea 1 Tiempos Recursos Necesarios

Costos

Responsable Seguimiento Asignado Tarea 2

Tiempos Recursos Necesarios

Costos

Responsable Seguimiento

Claudia Bibiana Cristancho Crear e implementar un manual de funciones de acuerdo a las tareas que el empleado realice. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos tecnológicos como computador e impresora. Recursos de talento humano se necesita una persona con conocimientos en administración del talento humano, para diseñar el manual de funciones de la empresa y pueda crear parámetros de control para analizar si se están dando cumplimiento las funciones de cada empleado. Se debe incurrir en costos de nómina para contratar otra persona con conocimientos en talento humano. Se debe incurrir en costos de papelería, de tinta para las impresiones en el diseño del manual. - José Alfonzo Suarez Arango

Claudia Bibiana Cristancho Crear e implementar un manual de procesos, para así saber y entender de qué manera se debe ejecutar los diferentes procesos. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos tecnológicos como computador e impresora. Nota: la persona que lleve a cabo esta tarea debe entender el funcionamiento de la empresa y de qué manera se deben ejecutar los procesos de forma correcta. Se debe incurrir en costos de papelería, de tinta para las impresiones y fotocopiado en el diseño e implementación del manual de procesos. - José Alfonzo Suarez Arango

Asignado Tarea 3

Tiempos Recursos Necesarios Costos

Responsable Seguimiento Asignado Tarea 4 Tiempos Recursos Necesarios Costos Responsable Seguimiento Asignado Tarea 5

Tiempos Recursos Necesarios

Claudia Bibiana Cristancho Conocer, determinar y comunicar a los empleados de la manera más precisa posible, la forma en que están desempeñando su trabajo, sus actitudes comportamiento y rendimiento laboral. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 No requiere de ningún recurso específico. No se debe incurrir en ningún costo. Nota: para esta actividad es muy importante tener el manual de funciones de los empleados. - Claudia Bibiana Cristancho

Claudia Bibiana Cristancho Se debe verificar si las estrategias han alcanzado los objetivos a largo plazo. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 No requiere de ningún recurso específico. No se debe incurrir en costos importantes - José Alfonzo Suarez Arango Claudia Bibiana Cristancho Desarrollar un sistema para identificar los problemas y así tomar una acción inmediata, antes de que ocurra la eventualidad. Nota: para esta tarea es importante tener en cuenta que las acciones correctivas son importantes, pero si se pueden determinar problemas potenciales antes de que ocurran evitara que se tengan que incurrir en costos y utilización de recursos necesarios para llevar a cabo una acción correctiva. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 En este punto son importantes los siguientes puntos. Identificar las posibles no conformidades. Registrar las no conformidades que a futuro potencialmente se puedan desarrollar. Analizar las causas de las no conformidades. Definir las acciones e indicadores de eficacia que de manera preventiva se debe llevar a cabo. Implementación Seguimiento cierre Para llevar a cabo esta actividad los recursos varían dependiendo de las no conformidades que se presente, y las acciones que se tengan que tomar. 64

Costos

Se debe incurrir en costos de nómina para contratar otra persona con conocimientos en talento humano. - José Alfonzo Suarez Arango

Responsable Seguimiento Fuente : Empres de Seguridad Delfos 4.6.3.5. Proveedores Asignado Tarea 1

Luis Antonio López ramos Mantener una historia detallada de los pagos a cada proveedor, llevar un cronograma visible donde se evidencien las fechas de vencimientos de las facturas que aún están por pagar. Tiempos Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 Recursos Necesarios No requiere la utilización de recursos importantes para llevar a cabo esta tarea. Costos No requiere incurrir en costos importantes para llevar a cabo esta tarea. Responsable - Yaneth Avendaño Seguimiento Asignado Tarea 2 Tiempos Recursos Necesarios

Costos

Luis Antonio López ramos Capacitar al auxiliar contable para que realice la tarea del manejo de proveedores. Inicio: 01/09/13 Fin: 31/12/13 No requiere incurrir en costos importantes ya que la capacitación se la dará la contadora de la empresa. No requiere incurrir en costos importantes para llevar a cabo esta tarea.

Responsable - Yaneth Seguimiento Avendaño Fuente: Empres de Seguridad Delfos

Análisis de las Propuestas

Propiedad, Planta y Equipo. En cuanto a la propiedad planta y equipo se detectaron ciertos aspectos que pueden mejorarse con una mayor organización y una mínima o nula inversión optimizando los procesos efectuados tales como controles en los traslados oportunos de las instalaciones de activo fijo ya que esto puede reducir costos y tiempos en la compañía. Por otra parte

se hace necesario realizar una planeación bien estructurada en la cual se establezcan etapas dentro de las cuales se encuentre la evaluación periódica del inventario físico comparado con el registrado en el sistema para de tal forma establecer su existencia, concordancia y control. En cuanto al inventario también se estableció que es importante diseñar. Además resulta importante que siempre se mantenga informado al gerente de la compañía a través de un informe mensual acerca del estado de los activos fijos para que este pueda tomar decisiones más acertadas.

Compras Para una empresa de cualquier tipo es importante contar con diversas opciones para adquirir sus materias primas y dotaciones, en un contexto competitivo como el actual se hace necesario realizar previamente el ejercicio de explorar el mercado y establecer los costos, beneficios, contacto y fuentes de abastecimiento que pueda tener realizar las compras que requiere la compañia. Es importante internacionalizar a mayor grado las relaciones comerciales para tener mejores opciones de compra, si es posible viajar a otros países para establecer la calidad y conveniencia de los productos para la empresa, también se recomienda hacer un sondeo mensual a través de cotizaciones de los precios en el mercado y de las innovaciones que van surgiendo en él.

Por otra parte también se sugiere crear un manual de funciones para esta área de la empresa que permita delimitar de manera exacta los cargos y las responsabilidades de los mismos para mejorar los procesos además de establecer las facultades de compras a una sola área o departamento.

Recursos Humanos

En esta área se detectó que es de vital importancia reforzar el sistema interno de control para lo cual es indispensable definir y delimitar los cargos que además deben contar con manual de funciones en cada caso y además hacer un seguimiento a los empleados para comprobar que efectivamente cumplen con estos parámetros.

Por otra parte es necesario realizar un trabajo de identificación de las necesidades de la organización para de tal forma crear los perfiles y competencias que la misma requiere y por ende aplicar las herramientas necesarias para contratar al personal más idóneo según esta información. Con estas medidas se reducirá la posible rotación continua de personal y por ende se ahorrarían costos y se maximizaría la competitividad. Así mismo es necesario diseñar y aplicar evaluaciones periódicas que permitan establecer un control de calidad sobre las labores que realizan los empleados y también una fuente de información acerca del ambiente laboral y las motivaciones y expectativas de los trabajadores

Otro aspecto a mejorar según lo observado en la empresa de Seguridad Delfos es la necesidad de crear un cronograma de actividades y capacitación como parte de la continua actualización necesaria de los empleados y también aportando a su integración y relaciones interpersonales positivas.

Es necesario también realizar un presupuesto anual que permita establecer los costos relacionados con todos los aspectos organizacionales tales como empleados, funcionamiento, capacit ación etc.

Además es importante crear mecanismos que permitan al empleado comunicarse de forma más efectiva los ejecutivos de la compañía o altos cargos, de forma tal que puedan expresar sus opiniones y sugerencias.

Manejo de Información A este respecto es importante diseñar e implementar un manual de funciones y procesos de acuerdo a las labores a realizadas por cada cargo y así poder evaluar y retroalimentar a los empleados acerca de su desempeño a nivel laboral y además se debe

realizar un seguimiento de las estrategias aplicadas a nivel organizacional para establecer si se han cumplido los objetivos de su implementación.

Por otro lado es importante mantener el seguimiento a los procesos además para detectar y solucionar a tiempo inconvenientes que de ser pasados por alto pueden afectar el funcionamiento de la compañía. Es importante también el registro oportuno de las inconformidades presentadas por parte de los clientes, proveedores, trabajadores o de cualquier departamento de la empresa, así mismo diseñar y hacer seguimiento y evaluación de los indicadores de eficiencia y crear estrategias para atender los inconvenientes que puedan presentarse con el manejo de la información, además de seleccionar correctamente el personal que debe manejar la información confidencial. 4.8 Proveedores

En cuanto a los proveedores es importante realizar un seguimiento a los procesos de pedidos, pagos y cotizaciones que se realizan de los insumos de la empresa para de tal forma crear un perfil por cada proveedor y así determinar la calidad de sus productos, el cumplimiento y la variedad de los productos que ofrece cada uno. Además es relevante brindar la capacitación adecuada al auxiliar contable para manejar de manera rigurosa el tema de proveedores.

4.7. Llevar a cabo un seguimiento y evaluación del plan de acción. El siguiente paso es el seguimiento y evaluación del plan de acción. Es importante asignar el responsable de su seguimiento, control y evaluación. El monitoreo de las acciones de mejora y el cumplimiento de las tareas a ejecutar son aspectos importantes a tener en cuenta. ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA DEPARTAMENTO

ANTES DEL SIC

DESPUES DEL SIC

Propiedad, Planta y Equipo

*No se realiza el traslado oportunamente de las instalaciones en proceso al activo fijo.

*Se tiene un sistema que permite controlar y realizar este tipo de traslados en el momento requerido.

*No se realizan las evaluaciones periódicas tanto del inventario físico como el que se encuentra registrado en el sistema,

*Se realizan las evaluaciones periódicas del inventario en su totalidad permitiendo tener un conocimiento exacto de las mercancías que se encuentran a disposición del *No existen formatos que cliente y de las que se debe permitan dejar constancia y

controlar la salida y entrada realizar pedido. de mercancía del inventario. *Se diseñan los formatos *La empresa no tiene una necesarios para controlar el cuenta bancaria que le manejo del inventario con lo permita posteriormente cual se tiene una constancia acceder a préstamos para física firmada por el mejorar la tecnología de la encargado de inventarios que empresa. asegura su destino en la empresa o fuera de ella. *Apertura de una cuenta corriente de la empresa para empezar a aprovechar los beneficios bancarios. Compras

*Poca exploración mercado.

del *Amplia exploración del mercado nacional y exterior, variedad de precios, calidad *No se realizan cotizaciones y materiales. mensuales para determinar las tendencias del mercado. *Se realizan cotizaciones * No se hacen mayores mensualmente que permiten esfuerzos por ubicar fuentes determinar las tendencias del de abastecimiento de mercado y así analizar si la materias primas, suministros empresa de Seguridad Delfos y servicios necesarios para está acorde con dichas la empresa. tendencias o debe ajustarse a ellas. *El departamento de compras se encuentra *Se realiza la ubicación de descentralizado. fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros *No se ha designado una y servicios necesarios para persona encargada del la empresa. Además de hacer departamento de Compras. visitas al establecimiento de los proveedores. *Centralizar el Departamento de compras para que sea más eficiente y también establecer el manual de funciones del departamento para establecer responsabilidades concretas. *Designación de una persona con experiencia en el sector que se encargue del departamento de compras para que de tal forma se coordines acciones sobre las oportunidades en el mercado y la diversificación de proveedores.

Recursos Humanos

*No

existe

manual

de *Se

genera

manual

funciones ni mecanismos funciones para el área y para el control de las mismas. mecanismos de control para las mismas por lo que la *No se le realizan pruebas a compañía puede determinar los aspirantes a cargos de la con más facilidad los perfiles compañía en materia de para los cargos requeridos y aptitudes, psicológicas y de las tareas de los mismos. personalidad. *Se determinan pruebas de *No existen evaluaciones conocimiento y psicológicas diseñadas para medir el para los casos vacantes desempeño de los dependiendo de las trabajadores y su funciones, generando mayor mejoramiento en las labores competitividad a la empresa que realiza en la empresa. y disminuyendo el riesgo de *No se le da prioridad a la continua rotación de educación sino a la personal. experiencia en materia de *Diseñar evaluaciones selección de personal. periódicas a los empleados *La empresa no cuenta con para medir sus un cronograma de conocimientos en la actividades de capacitación e actividad que realizan, lo integración de los empleados. cual sirve para detectar *No se asigna un presupuesto falencias y corregirlas. anual para el departamento *Se tiene en cuenta el factor de Recursos Humanos. académico y de educación de los aspirantes a cargos en la empresa complementados con su experiencia y se motiva e incentiva a los empleados a estudiar y profesionalizarse lo que beneficia la compañía al contar con personal calificado y certificado. *Se establece un cronograma de actividades de capacitación e integración de los empleados, lo que permite que el personal este continuamente actualizado, mantenga un adecuado ambiente laboral y sea competitivo ante los cambios del mercado. *Se asigna un presupuesto para el departamento de recursos humanos que permita incentivar al personal en materia de estudio o capacitación y

brindarles espacios de integración patrocinados por la empresa. Manejo de Información

*No existe Manual de *Se diseña un manual de Funciones y Procesos para el funciones de acuerdo a las departamento. necesidades del departamento, estableciendo *No se le dice al trabajador responsabilidades y como está desempeñando su delimitando competencias lo trabajo de acuerdo a las cual permitirá dar más funciones y no se le hacen las seguridad a la información observaciones pertinentes que se maneja. sobre su desenvolvimiento en el ambiente laboral. *Se realiza un seguimiento al trabajo realizado por los *No se hace seguimiento a empleados y su las estrategias diseñadas para comportamiento en la cumplir los objetivos del empresa y se les hace departamento. observaciones constructivas para mejorar su desempeño. *Realización del seguimiento de las estrategias que se han establecido para lograr los objetivos del departamento, para de tal forma reestructurarlas si no se obtienen los resultados planteados en un principio en el periodo de tiempo establecido para ello.

Proveedores

*No se lleva un historial de *Se establece un sistema que los pagos a los proveedores. permita tener un historial de los proveedores, los pagos *No se tiene un plan de realizados y el cumplimiento internacionalización de de estas empresas frente a los clientes y proveedores para la anticipos para evitar el hurto empresa. de los recursos por parte de proveedores incumplidos. *Internacionalizar la empresa en materia de proveedores para que tenga más opciones de compra, calidad y precio

Presupuesto

Para implementar las mejoras propuestas por el Sistema Interno de Control la empresa tendrá que realizar la siguiente inversión:

PRODUCTO

VALOR

TARJETAS KARDEX POR UN AÑO RESMA PAPEL POR UN AÑO

$50.000 $100.000

TINTA IMPRESORAS

$70.000

SELLOS

$20.000

PLAN INTERNET Y TELEFONIA POR UN AÑO CONTRATAR UNA PERSONA QUE SE ENCARGUE DE ABASTECIMIENTOS CONTRATAR UNA PERSONA ESPECIALISTA EN TALENTO HUMANO DISEÑAR E IMPLEMENTAR PROGRAMA DE CAPACITACIONES E INTEGRACIÓN TOTAL ANUAL

$1.000.000 $10.000.000 ANUALES 10.000.000 ANUALES $20.000.000 ANUALES

VALOR MENSUAL A INVERTIR

$3.435.83.3

$41.230.000

Fuente: Autoría Propia

Teniendo en cuenta que si se hace esta inversión mensual la empresa obtendrá muchos benéficos a nivel de competitividad, fidelización de clientes, mejora de procesos, posicionamiento en el mercado, cumplimiento, diversificación de materias primas y productos, eficiencia en el área contable que se verá reflejada en otras áreas es pertinente realizar la inversión y a corto plazo se verán reflejados los beneficios no solamente en utilidades económicas, sino también en materia de mejoramiento del ambiente laboral, las condiciones de trabajo, la satisfacción de los empleados en la empresa y su aumento de sentido de pertenencia por la misma.

5. RETROALIMENTACIÓN CON EL EMPRESARIO

De acuerdo a las observaciones realizadas al entorno de la empresa de seguridad Delfos LTDA teniendo en cuenta el sistema interno de control en el área contable y financiera se ha realizado una retroalimentación con el empresario acerca de las medidas que se le sugiere tomar para mejorar los procesos que se llevan a cabo en esta área.

Para comenzar es importante tener en cuenta que es la primera experiencia que se realiza a la empresa con el objetivo de observar y realizar un diagnóstico con respecto al sistema interno de control en un área específica.

De lo expuesto en la presente investigación es pertinente mencionar que el empresario expresó su descocimiento puntual en la existencia y la utilidad del sistema de control interno como un proceso que debe estructurarse desde la planeación y posterior seguimiento y evaluación para de tal forma detectar y corregir los errores o fallos en los procesos que se realizan a nivel interno, para así lograr mantener altos estándares de calidad y competitividad dentro del mercado.

Por lo tanto se mostró muy receptivo con respecto a los resultados que se le entregaron dentro de los cuales se evidencian diferentes matrices mediante las cuales se analizaron varios aspectos del área contable y financiera permitiendo observar los aspectos a mejorar con respecto a las funciones de los empleados, el manejo adecuado de los proveedores, de los formatos, de los manuales entre otros aspectos que en su mayoría no requieren grandes inversiones, pero si tendrían un gran impacto en la mejora de las debilidades presentadas en el área estudiada.

A este respecto el gerente de la compañía presentó su perspectiva estableciendo la necesidad de generar propuestas para obtener ingresos no operacionales que permitan financiar las medidas que deben implementarse debido a que con anterioridad en las prioridades anuales establecidas por la empresa no se encontraba especificado este rubro dentro del presupuesto.

Además el ejecutivo de la compañía afirmó su satisfacción con el trabajo realizado haciendo conciencia de la importancia además de la inserción de los recién egresados al mercado laboral y la relevancia de sus aportes para mejorar el sector productivo y la calidad y competitividad de las empresas colombianas dejando a disposición de esta clase de experiencias enriquecedoras a su compañía y sus empleados.

CONCLUSIONES Es indispensable que todas las empresas implementen un sistema interno de control para detectar, gestionar y evaluar los procesos que se realizan en todas las áreas de la empresa para de tal forma prevenir perdidas, generar efectividad y eficiencia y ser más competitivas en el mercado.

La empresa de Seguridad Delfos LTDA es una compañía con grandes perspectivas de crecimiento, sin embargo las matrices DOFA realizadas en todas las áreas de la compañía muestran que es importante que se fortalezca su sistema interno de gestión dado que presenta debilidades en factores que resultan indispensables para su mantenimiento en el mercado tales como el recurso humano, el control en algunos procesos contables, la calidad de los productos y la diversificación y cumplimiento de los proveedores.

En cuanto a los resultados arrojados por la matriz de riesgo realizada a todas las áreas de la empresa objeto de estudio de la presente Monografía, se observa que alrededor del 80% de las áreas de la empresa se encuentran afectadas dentro del nivel medio – alto del riesgo.

Según el análisis realizado y las acciones de mejoramiento propuestas a las debilidades presentadas a lo largo del presente trabajo, es aconsejable que la empresa de Seguridad Delfos LTDA, tome las medidas necesarias para implementar lo más pronto posible tales acciones, debido a que en un contexto de globalización y competencia como el actual, no pueden descuidarse aspectos sensibles de la empresa que en un momento dado puedan sacarla del mercado.

Es de vital importancia que la empresa implemente tecnologías e innovación en diferentes áreas para ser más competitiva, ya que este es un factor ineludible que puede aportar el valor agregado necesario para atraer más clientes y mejorar la imagen corporativa.

Es importante mencionar que en términos contables, los aspectos más relevantes a mejorar residen en la necesidad de abrir una cuenta bancaria que permita a la empresa realizar operaciones de forma más segura y controlada, evitando flujo de efectivo que sea fácilmente sustraído por empleados, clientes o personas externas. Además es necesario realizar auditoria constante al área contable en todos sus procesos para garantizar el cumplimiento de todos los procesos generalmente aceptados y legalmente establecidos en el país.

En la empresa objeto de investigación es aconsejable implementar el Modelo Estándar de control interno ya que por medio de sus tres subsistemas en los que se lleva a cabo el

control en el ámbito estratégico, de gestión y de evaluación se pueden minimizar de una forma eficaz las debilidades y riesgos de la compañía.

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EMPRESA DE SEGURIDAD DELFOS LTDA. CRA 50 N 145ª 60 Barrio Santa Helena de Babiera Norte de Bogotá D.C.

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REALIZACION DE MATRICES DE RISGO. Consulta Electrónica realizada el 10 de marzo de 2014. Disponible en http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/982/4/Capitulo_3.pdf

ZONA ECONOMICA. Definición de Competitividad. . Consulta Electrónica realizada el 10 de marzo de 2014. Disponible en http://www.zonaeconomica.com/definicion/competitividad

6. ANEXOS DE LA PRÁCTICAREALIZADA EN LA EMPRESA DE SEGURIDAD DELFOS LTDA

CUESTIONARIOS PARA EVALUAR PROCESOS DE EMPRESA DE SEGURIDAD DELFOS LTDA.

EVALUACIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTE DE CONTROL INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS PREGUNTAS

1. ¿se han establecido de forma documentada los principios de integridad y valores éticos de la organización a través de un código de conducta?

Observación

EVALUACIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTE DE CONTROL MISION OBJETIVOS Y POLITICAS PREGUNTAS

1. ¿existe un plan que incluya misión, visión, principios o valores de la organización, objetivos?

NO Observación

EVALUACIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTE DE CONTROL ORGANIGRAMA Observac PREGUNTAS

1. ¿cuenta la entidad con una estructura organizativa?

2. ¿se manifiestan claramente las relaciones jerárquicofuncionales de la organización? 3. ¿se permite el flujo de información entre áreas?

x x

4. ¿hay una clara definición de responsabilidades y las mismas son adecuadamente conocidas por los responsables en cargos críticos?

4. ¿son los cargos más altos de la organización cubiertos por personal con la competencia, capacidad, integridad y experiencia profesional?

ión

EVALUACIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTE DE CONTROL COMPETENCIA PROFESIONAL Observ PREGUNTAS

1. ¿se han definido los puestos necesarios para llevar adelante los objetivos esperados? 2. ¿se han definido las competencias y los perfiles requeridos?

ación

x x

3. ¿existe un plan de la capacitación de la organización que favorezca el mantenimiento y mejora de la competencia para cada uno de los puestos? 4. ¿se realiza una evaluación periódica del desempeño que identifique las necesidades organizacionales y personales de una mayor capacitación?

EVALUACIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTE DE CONTROL PERSONAL Observació PREGUNTAS

1. ¿existen procedimientos claros para la selección, capacitación, y evaluación del personal? 2. ¿los procesos de selección de personal están basados solamente en capacidad y desempeño? 3. ¿se verifican los antecedentes judiciales de los postulantes previos a su ingreso? 4. ¿se evalúan periódicamente las necesidades de la entidad para mantener actualizado el proceso? 4. ¿son los cargos de la organización cubiertos por personal con la competencia, capacidad, integridad y experiencia profesional?

x x x X

EVALUACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS RECURSOS HUMANOS CAPACITACIÓN

PREGUNTAS

SI NO Observación

1. ¿existen políticas definidas para la capacitación del personal de la organización? 2. ¿el departamento de recursos humanos toma en cuenta las necesidades de capacitación de los empleados? 3. ¿cada cuánto tiempo se brindan las capacitaciones al personal?  Mensual  Trimestral  Semestral  Anual 4. ¿las capacitaciones al personal se desarrollan dentro o fuera de la empresa? 5. ¿existe un plan anual de capacitaciones para el personal de la empresa? 6. ¿existe un presupuesto anual para el desarrollo de estas capacitaciones?

X x

x x X

EVALUACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS AREA DE SALARIOS Observaci PREGUNTAS

1. ¿existen planillas y recibos que amparen los pagos de los X salarios? 2. ¿existe una persona independiente encargada de realizar X los pagos? 3. ¿en las constancias de pago detallan el salario ordinario X y extraordinario cobrado en jornada diurna o nocturna?

ón

4. ¿están definidas las políticas de indemnización y X liquidación anual? 5. ¿las nóminas son firmadas antes de su pago por las personas que las preparan, revisan y autorizan? 6. ¿las nóminas son revisadas en cuanto a sueldos, cálculos, aritméticos, impuestos y otras retenciones por un empleado responsable? 7. ¿se verifica que personal incapacitado no cobre sueldo X durante el periodo citado? 8. ¿se obtiene la constancia de incapacidad del personal X que esta accidentado o enfermo?

EVALUACION PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROVEEDORES Observac PREGUNTAS

1. ¿Existen procedimientos para evaluar y verificar los saldos de los proveedores? 2. ¿cuenta la empresa con una base de proveedores locales? 3. ¿recibe la empresa estados de cuenta de los proveedores? 4. ¿existen procedimientos de conciliación entre contabilidad y los proveedores? 5. ¿efectúa la empresa procedimientos de confirmaciones de saldos con los proveedores de la empresa? 6. ¿cuenta la empresa con un control de cartera de proveedores? 7. ¿cuenta la empresa con una persona asignada para el

manejo de los proveedores?

X X X X X

ión

EVALUACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTABILIDAD AREA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Observac PREGUNTAS

1. ¿se llevan auxiliares del activo fijo?

2. ¿el método de políticas de valuación, actualización y depreciación están aprobadas por la gerencia? 3. ¿se hacen oportunamente los traslados al activo fijo las instalaciones en proceso? 4. ¿se requiere una aprobación por escrito para la venta, retiro o desecho de los activos fijos? 5. ¿se utiliza dicha depreciación para acreditar a la cuenta de activos fijos y cargar a la depreciación? 6. ¿se establece en los procedimientos informar y registrar con rapidez la eliminación de activos fijos?

X X X X X

7. ¿son adecuadas las tasas para depreciar activos fijos? 9. ¿es uniforme el método y las tasas de depreciación aplicadas de un año a otro?

X X

10. ¿se realiza inventarios físicos del activo fijo? 11. ¿se ajustan los registros contables como consecuencia de los recuentos físicos? 12. ¿se informa a la gerencia general las diferencias resultantes? 13 ¿existe una adecuada protección de los bienes, por medio de un aseguramiento?

X X X

ión

EVALUACION PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTABILIDAD AREA DE CUENTAS POR COBRAR Observac PREGUNTAS

1. ¿con que periodicidad se efectúan conciliaciones entre la suma de auxiliares y la cuenta de mayor correspondientes? 2. ¿existe personal responsable de la custodia física de los documentos que amparen cuentas por cobrar? 3. ¿se efectúan arqueos periódicos y sorpresivos de los documentos que amparan las cuentas por cobrar? 4. ¿existen controles permanentes que permita evaluar la existencia de cuentas por cobrar con problemas de recuperación? 5. ¿la empresa cuenta con una base de datos nombres, teléfonos, direcciones etc. de los clientes que tienen pagos pendientes? 6. ¿se hace la respectiva causación de las cuentas por cobrar en los libros de contabilidad?

X X X

X X

ión

EVALUACIÓN PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTABILIDAD COMPRAS PREGUNTAS

1. ¿se encuentra la sección de compras centralizada? 2. ¿en caso contrario existen argumentos que justifiquen la descentralización? 3. ¿se emiten órdenes de compra para todas las adquisiciones que no sean las realizadas por el sistema de caja menor? 4. ¿los proveedores son confiables, se puede ejecutar con confiabilidad las compras?

Observación

x x

x x x

5 .¿hay exploración de mercados internacionales? 6 .¿la empresa se mantiene en contacto con nuevas tendencias? 7. ¿son aprobadas por gerencia los siguientes detalles a la hora de comprar dotación o artículos para la empresa?  Precio  Cantidad y articulo  Proveedor  Plazo de entrega X  Condiciones de pago

EVALUACION PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTABILIDAD TESORERIA

PREGUNTAS

1. ¿la empresa tiene una cuenta bancaria? 2. ¿hay una persona asignada para el manejo de efectivo de la empresa? 3. ¿se le prohíbe a terceras personas a que tengan acceso a los fondos de caja menor? 4. ¿Los desembolsos de caja menor son consignados en recibos de caja?

NO Observación x

x x x

5 .¿los desembolsos de efectivo son aprobados por gerencia?

6 .¿es oportuno el registro contable de estas operaciones?

4.6. Manual de Procesos y Procedimientos Los siguientes procesos tiene el objetivo de describir los procedimientos enunciados anteriormente del área contable, con el fin de obtener una información fidedigna. 4.6.1. Alcance Estos procesos aplican para todo el personal de la empresa Seguridad Delfos Ltda cuyos procedimientos son atribuibles al área contable.

4.6.2. Definiciones Procesos Contables: Es una secuencia lógica de pasos que están relacionados entre sí. El inicio del proceso contable puede concretarse en el momento en que una empresa empieza su actividad o al comienzo de un ejercicio contable. Procedimientos Contables: es el medio mediante el cual se logra, de forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de una empresa, queda expuesta la forma de hacer cumplir las políticas, interrelaciones, flujos de operaciones, códigos, procedimientos y rutinas de trabajo, alcance de funciones, sistemas de información y otros elementos que son el soporte de cualquier organización. Documentos Contables: Son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. 4.6.3. Bases Legales • Decreto 2649 de 1993. • Plan Único De Cuentas (Decreto Reglamentario 2650 de 1993). • Estatuto tributario. 76

4.7 Área de Salarios Objetivo Elaboración de nómina, descuentos de nómina pensión, salud. Liquidación de horas extras, liquidación de planilla SOI de pago de aportes.

Alcance Desde la elaboración de la planilla de nómina, planilla de aportes parafiscales, liquidación de personal y provisiones.

Responsable Auxiliar contable. 4.7.1. Conceptos Relacionados Seguridad Social: Salud: El 12.5% del Salario Base de Cotización (8.5% empleador y 4% trabajador). Pensión: El 16% del Salario Base de Cotización (12% empleador y 4% trabajador). ARP: El 100% o la totalidad la paga el empleador. Prestaciones Sociales Prima de servicios: Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince días se deben pagar, por tardar el último día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del mes de diciembre. Cesantías: El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado. Intereses a la Cesantías: El empleador debe pagar a sus empleados intereses sobre las cesantías que tenga acumuladas a 31 de diciembre, a una tasa del 12% anual. Vacaciones: Es el derecho que tiene todo trabajador a que el empleador le otorgue un descanso remunerado por el hecho de haberle trabajado un determinado tiempo. Las vacaciones corresponden a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año de trabajo. Condiciones: a. La nómina se cancela mensualmente. b. Dos días antes debe estar liquidada para su respectiva revisión por parte de la gerencia. c. Las horas extras que se generen en el mes serán liquidadas en el siguiente mes.

Procedimiento: AUXILIAAR CONTABLE Pasar la planilla cada mes con las horas extras de cada trabajador debe Verificar las respectivas planillas del mes, realizando la liquidación de las horas extras, verificando a su vez que todos hayan laborado el mes completo. Se debe liquidar de la siguiente forma: • Salario de días trabajados • Más auxilio de transporte por días trabajados durante el mes. • Más horas extras del mes. • Menos 4% salud, pensión. Al tener la planilla elaborada por parte del auxiliar contable, el colocar su firma de verificación y de aprobación contador debe verificar uno a CONTADOR uno el valor por cada empleado y colocar su firma de verificación y de aprobación. PUBLICO AUXILIAR CONTABLE

Al tener la aprobación del contador, se procede a realizar la contabilización en el sistema WORLD OFICCE

Al tener la respectiva firma de aprobación del contador en la planilla de nómina, el tesorero procede a montar la planilla del banco para efectuar la TESORERIA Transferencia en cada una de las cuentas de los empleados.

JEFE RRHH

DE Provisión de Prestaciones Sociales Debe registrar según la nómina, por cada empleado : Registrar el cálculo del gasto mensual de Cesantías, Intereses a la cesantías, prima y vacaciones Al final del año se debe hacer una conciliación de prestaciones sociales y hacer los respectivos ajustes.

CONTADOR Revisa y autoriza el pago de dicha planilla. PUBLICO Realiza el comprobante de egreso debitando en el sistema WOLD OFICCE, la cuenta por pagar a cada entidad contra el banco. Procede a TESORERIA montar el sistema, de acuerdo a como lo indique el banco. 4.8. Área de Proveedores

Objetivo Registrar las respectivas cuentas por pagar de manera oportuna y teniendo en cuenta los principios contables para el control de caja y bancos.

Alcance: Inicia en la generación y contabilización de las facturas de proveedores y finaliza con la entrega al departamento de contabilidad de los documentos. Responsable: Auxiliar contable y contador Términos Relacionados Factura: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. Es un documento constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos. Proveedor: Es una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta. Condiciones: 1. El tiempo para entregar documentación al área de contabilidad a cierre de mes son los 5 primeros días de cada mes. 2. No se aceptan remisiones, únicamente facturas. 3. Todas las facturas deben ser original (no copias). 4. Toda factura tiene los siguientes requisitos: • Deben corresponder al mes en curso. • Fecha de Facturación • Nombre, Nit. dirección y teléfono del vendedor • Nombre, Nit. dirección y teléfono del Comprador • # de factura de venta • El detalle de servicio o el bien • Valor total e IVA.. • Debe tener la resolución de la Dian de Facturación.

AUXILIAR CONTABLE

        

Debe verificar que la factura se encuentre con: Las respectivas firmas, sello y fecha de recibido y quien autoriza Verificar que estén una original Al verificar estos documentos, se procede a realizar la respectiva contabilización de las facturas en WORLD OFICCE. En este proceso se registra: El valor de la Retención El valor del IVA Total

Tesorería debe analizar su fecha de pago y hacer la respectiva TESORERIA programación. REEMBOLSOS DE CAJA MENOR: La caja menor está compuesta por un valor de $ 800.000, donde se cancelan todos los gastos inferiores a $ TESORERIA 100.000, pero deben pasarse a cuentas por pagar de la siguiente manera: De manera organizada con un recibo de caja menor donde se especifique cada gasto con respectivo valor total, y firma de la persona quien autorizo y verifico que todos los gastos sean legales.

4.9. Compra de Propiedad, Planta y Equipo

Objetivo Crear mecanismos para el registro y control de propiedad planta y equipo, describiendo sus características, su costo, localización, con el fin de mantener actualizado el inventario de la propiedad, planta y equipo de la empresa.

Alcance Desde la adquisición, mantenimiento y reparación; depreciación, adición y retiro de un activo. Responsable Auxiliar contable, Contador

Definiciones Propiedad, planta y equipo: Las propiedades, planta y equipo, representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año. Activos Fijos: Un bien que la empresa ha construido o adquirido con el objetivo de conservarlo para utilizarlo, explotarlo, para ponerlo al servicio de la empresa. Es aquel que hace parte de la propiedad, planta y quipo, como son los automóviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, etc. Bienes: Bien mueble: Pueden trasladarse de un lugar a otro. Bien inmueble: Son todas aquellas cosas bienes en sentido objetivo que no pueden ser trasportadas o trasladas de un lugar a otro. Depreciación: La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce el desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él. Cuando un activo es utilizado para generar ingresos, este sufre un desgaste normal durante su vida útil que el final lo lleva a ser inutilizable. Condiciones: a. El registro de los activos fijos debe llevarse en una AZ, Donde se tiene copia de la factura de la compra del activo fijo. b. El registro de los activos fijos se debe llevar en el sistema WORLD OFICCE c. Se debe llevar un cuadro en Excel con las respectivas depreciaciones de cada activo. d. Todo activo se deprecia con el método de Línea Recta: • Inmuebles (incluidos los oleoductos) 20 años • Barcos, trenes, aviones, maquinaria, equipo y bienes muebles 10años • Vehículos automotores y computadores 5 años e. Los inventarios físicos deben estar valorizados correctamente y equivalente a la información contable. f. El sistema WORLD OFICCE, debe estar conciliado mes a mes con las existencias físicas.

Procedimiento

1. Asignación de responsabilidades:

CADA AREA

AREA SOLICITANTE

Se asigna una persona que se haga responsable del manejo y control (movimiento, salida, reparaciones y mantenimiento) de los activos fijos de cada área.

2. Adquisición de activo fijo

Realiza un documento con las siguientes características: • Fecha de requerimiento • Solicita el área de: • Detalle del activo • Motivo de solicitud de compra • Firma del solicitante

GERENTE Una vez hecha la solicitud debe ser verificada y firmada

AUXILIAR CONTABLE

En WORLD OFICCE, contabiliza el activo fijo, teniendo en cuenta la factura de compra, que tenga la orden de compra y cumplan con todas las Especificaciones:

Debe sacar 1 copias de la factura de la compra, uno para el AZ de activos fijos y otra la original para el respectivo pago.

Toda factura de un activo debe tener adjunta copia de la garantía. Cuando la empresa adquiera terrenos, instalaciones o edificios, se debe anexar copia de escritura y de los planos respectivos

Cuando se compre un activo fijo por valor inferior a 1 SMMLV, se deprecia a 12 meses, y si el activo es superior a 1 SMMLV, se Deprecia con el método de línea recta.

CADA AREA 1. Utilización y manejo de activos en cada área Cada área tendrá la relación de activos a cargo, esta deberá ser firmado por el encargado del manejo y cuidado de ellos y también por el Gerente igualmente cuando cambiarse la relación de ambas áreas y nuevamente firmar

Por lo tanto el responsable al finalizar el contrato laboral debe entregar el Inventario completo de los activos.

1. Mantenimiento y reparación El responsable de cada área debe informar y cotizar el mantenimiento o reparación del activo.

GERENTE

Recibe la solicitud y la cotización y debe autorizar el gasto, también autoriza la salida o retiro temporal del activo.

CONTADOR 2. Depreciaciones Teniendo en cuenta la vida útil de cada activo, el coherente uso o deterioro se realizara la respectiva depreciación, el contador debe comentar al gerente y debe realizar mensualmente este proceso.

AUXILIAR CONTABLE

3.Adiciones, retiros y valorizaciones El costo de un activo fijo influye todos los gastos razonable y necesarios para adquirir el activo y las y las condiciones para el uso cuando se realicen Construcciones nuevas o ampliaciones, hacen parte de la valorización de un activo. Las adiciones son aquellas erogaciones que aumentan el valor comercial del activo, su vida útil, capacidad y eficiencia

El retiro de un activo: debe estar plenamente justificado y verificado por la gerencia financiera y administrativa según los siguientes conceptos:

• Mal estado • Desuso (reemplazo) • Obsolencia • Perdida Debe hacer un acta donde se plasme el motivo por el cual se realizara el retiro del activo en sistema y este documento debe estar firmado por el responsable el área, el gerente general y el Contador 4.9. Área de Cuenta de Cobro Objetivo Registrar los pagos realizados por los clientes, realizando una revisión diaria de las facturas que tienen saldos pendientes. Alcance Desde el saldo pendiente de facturas, hasta el registro de los ingresos de cierto periodo. Responsable Auxiliar contable Documentos Relacionados Recibo de caja: Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. Notas crédito: Es el documento en el cual emite la empresa a su cliente, con el objetivo de comunicar que se acredita un valor en su cuenta por motivo expresado en la misma. Facturas: Es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. Una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial. Saldo: En contabilidad es la diferencia entre haber y deber, y puede dar como resultado 3 opciones: 

El debe es mayor al haber: la diferencia entre ambos se denomina saldo deudor 94

 

El haber es mayor al debe: la diferencia entre ambos se denomina saldo acreedor Ambos son iguales: se lo denomina saldo nulo, también puede decirse que las cuentas han quedado "saldadas"

Las cuentas de Activo y Pérdida deben tener saldo deudor o nulo. Las cuentas de Pasivo y Ganancia deben tener saldo acreedor o nulo. Proceso: Cobranza de los Servicios Prestados: Con base en lo facturado en el mes, con lo que pagan de contado y con lo que está por pendiente pago. Documentos: Factura Este documento debe ser diligenciado de la siguiente manera: 

Este documento tiene 1 original y 2 copias (una rosada y amarilla) por lo tanto el original debe ser para el cliente, la copia rosada debe entregarse al auxiliar contable para ser archivada en el AZ y la amarilla se debe anexar a la que se va a entregar al cliente

 

En caso de ser anulado este documento, debe marcarse como anulado y adjuntarse los original y copias recibos



Este documento no debe tener ni tachones, ni enmendaduras.

Debe ser diligenciado de manera completa y obligatoria: a. Nit b. Nombre del cliente. c. Fecha de elaboración de la factura. d. Subtotal o valor bruto de la factura. e. Valor del AIU del 16%, sobre el valor bruto de la factura. f. Valor del IVA 10% sobre el valor bruto de la factura. g. Retención en la fuente se realiza 3.5% sobre el valor bruto de la factura. h. Valor del CREE del 0.60, sobre el valor bruto de la factura i. Valor total de cancelación Recibo de Caja Este documento debe ser diligenciado de la siguiente manera:   

Este documento debe ser contabilizado en World oficce Imprimir original y copia, el original debe ser anexado a la factura original que se entrega al cliente La copia se debe anexar al AZ junto con la copia rosada de la factura 95

  

En caso de ser anulado este documento, debe marcarse como anulado y adjuntarse los originales y copias. Este documento no debe tener ni tachones, ni enmendaduras.

Debe ser diligenciado de manera completa y obligatoria: a. Nit b. Nombre del cliente c. Fecha de elaboración del recibo de caja d. Subtotal o valor bruto del recibo de caja e. Retención en la fuente se realiza 3.5% sobre el valor bruto f. Valor total de cancelación Si el pago es realizado en cheque debe colocarse los siguientes datos:  Valor del cheque  Banco  Fecha de consignación si es posfechado  Numero de cheque  Número de cuenta  Firma de la persona quien elabora el recibo de caja.

Proceso MENSAJERO 1. Elaboraciรณn y entrega de recibos de facturas El mensajero debe entregar mensualmente la facturaciรณn al encargado de cada puesto factura y recibo de caja con una copia de cada uno

Deben recibir el respectivo dinero y hacer firmar de recibido de la persona encargada en cada puesto, igualmente la copia del recibo de caja debe entregarse junto con la factura (amarilla) que es de contado, al auxiliar contable

TESORERIA

Al recibir los recibos de caja , debe firmar cada uno de los recibos sumando los valores y contando el dinero, ambos deben coincidir; seguido de este proceso, debe archivar los recibos de caja en el AZ y el dinero debe ser consignado a la cuenta corriente de la empresa.

3. Descargar recibos de caja de la Cartera CONTADOR 3.1. Cuando los recibos de caja son entregados, al contador debe

hacer una revisiรณn de todos y cada uno de los recibos de caja con su respectiva firma, asegurรกndose de que los valores fueron recibidos.

3.2 Luego de la verificaciรณn, deben ser descargados del sistema WORLD OFICCE, todos los recibos de caja.

3.3 Diariamente se debe realizar un chequeo, sacando un listado de la cuenta 130505, cartera a la fecha de los clientes de contado esto con 97

el fin de verificar que los servicios prestados a estos clientes hayan sido cobrado.

3.4 Al mismo tiempo semanalmente se debe imprimir la cartera por cliente con copia, de la cuenta 130505 a la fecha para realizar programación de pagos de la semana.

3.5 Cada 3 meses se deben seleccionar aproximadamente unos Clientes para realizar circularización de cartera y confirmar su deuda actual con la empresa.

5.0. Área de Compras Objetivo Registrar las respectivos gastos de la empresa de manera oportuna y teniendo en cuenta los principios contables. Alcance Inicia en la contabilización de las facturas de proveedores, acreedores y finaliza con la entrega a tesorería de los documentos.

Responsable Auxiliar contable, Contador y Gerente Términos Relacionados Factura: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. Es un documento constar la adquisición y entrega de un bien o servicio, en el cual se específica la fecha de la operación, el nombre de la artes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos. Acreedores: es cualquier persona, física o jurídica, que la empresa adeuda un dinero, sea por adquisición de un bien o por un servicio. Pero estos bienes no son relacionados con la actividad de la organización, si no por otros conceptos. Condiciones: Cada área tiene como tiempo establecido para entrega de cierre de mes, los 5 primeros días de cada mes.

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No se aceptan remisiones, únicamente facturas. En caso de ser Régimen Simplificado, se debe elaborar un Documento equivalente, adjuntando el RUT. Toda factura tiene los siguientes requisitos: Fecha de Facturación Nombre, Nit. dirección y teléfono del vendedor Nombre, Nit. dirección y teléfono del Comprador # de factura de venta El detalle de servicio o el bien Valor total e IVA si lo tiene. Debe tener la resolución de la Dian de Facturación

TESORERIA

GERENTE

COMPRA DE ACTIVOS FIJOS: Debe tener la cotización u orden de compra firmada y autorizada por el gerente, después de verificar estos la respectiva contabilización del valor del activo más el IVA COMPRAS DEL MES: Deben ser autorizados por el gerente y se deben contabilizar en WORLD OFICCE, en la (52) si son de venta en la (51) si son administrativos. GASTOS A DIFERIR: También deben estar autorizados por el gerente meses se va a diferir el gasto.

AUXILIAR CONTABLE

Cada una de las compras que se realice en la empresa deben ir organizada con un documento donde se especifique cada gasto con su respectivo valor total, y firma de la persona quien autorizo y verifico que todos los gastos sean legales. Causación de Cuentas por Pagar a Acreedores Debe revisar que todos los documentos estén autorizados, y realizar la causación de la siguiente manera: • Estos gastos deben ser entregados en el mes y si es cierre de mes, el último plazo son los primero días de cada mes.

Registrar las respectivas retenciones. • Estos gastos y cuentas por pagar a acreedores deben ser registrados en WORLD OFICCE Las facturas deben cumplir con los requisitos y debe realizar el siguiente proceso: • Verificar que todos los documentos se encuentren debidamente

autorizados. • Realizar la programación del pago. • Realizar los Comprobantes de egreso Anexando todos los soportes Archivarlas en la carpeta de los gastos de dicho mes

5.1. Área de Tesorería Objetivo: Parame trisar la apertura, reembolso, seguimiento y control para el adecuado manejo de tesorería, con el propósito de administrar los recursos financieros de la empresa. Alcance: Este procedimiento aplica para los gastos autorizados por el Jefe Comercial, Gerente General y Gerente financiero administrativo para efectuar compras o préstamos a terceros Responsable: Auxiliar de contabilidad, Jefe Comercial. Términos Relacionados: Reembolso: Es la solitud de reintegro de dinero de un determinado tiempo, cuando se haya agotado el 70%, con el fin de conservar el monto inicial y continuar las actividades propias del proceso. Gastos: es la corriente de recursos o potenciales de servicios que se consumen en la obtención del producto neto de la entidad. Caja menor: Es la cuantía establecida a un cargo de la empresa con el fin de atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos.

Condiciones La caja menor está compuesta por un valor de $ 800.000, donde se cancelan todos los gastos inferiores a $ 100.000.

El responsable del manejo de la caja menor, no podrá sobre pasar el 80% del desembolso.

Al cierre de cada periodo se debe legalizar los gastos que tenga hasta la fecha y solicitar el reintegro del dinero que haya ejecutado. 100

Se realizara arqueo como mínimo 2 vez al mes, solicitando los sopores y verificando que los documentos estén bien diligenciados y el dinero corresponda al valor total de la caja menor menos los egresos soportados.

Procedimiento

GERENTE 1. Autorización de Gastos Todos los gastos deben ser autorizados por la gerencia

AUXILIAR CONTABLE

2. Facturas o Recibos de Caja menor Todo gasto debe ser legalizado con facturas o recibos de caja menor. 4. Contabilización de Reembolso Se procede a la contabilización del reembolso de caja menor teniendo en cuenta que el soporte debe estar acorde con los soportes y estos deben estar con la firma de autorización del jefe comercial.

TESORERIA

5.Desembolso del dinero Se procede al desembolso del valor total del reembolso de caja menor.

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