PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA DE CALIDAD ISO 9001, MEDIO AMBIENTE ISO 14001 Y PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES OHSAS 18001 PARA LA EMPRESA DALI SOLUCIONES S.A.S.
YOVANI ANDRÉS COLORADO ROJAS LINA GARAVITO ORMAZA PROFESIÓN ADMINISTRADOR FINANCIERO Correo electrónico: yovani37@hotmail.com Orliga47@hotmail.com Director: JAIME ROLDÁN PARRA Correo electrónico: roldan.jaime@uniagraria.edu.co
Modalidad: TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE Y PREVENCION DE RIESGOS LABORALES BOGOTÁ D.C. 2.015
TABLA DE CONTENIDO 1.
RESUMEN .............................................................................................................. 5
2.
METODO GENERAL ............................................................................................ 8 2.1.
Problema a Solucionar ..................................................................................... 8
2.2.
Justificación ..................................................................................................... 8
2.3.
Objetivos .......................................................................................................... 9
2.3.1.
Objetivo General: ......................................................................................... 9
2.3.2.
Objetivos Específicos ................................................................................... 9
2.4.
Marco de Referencia ...................................................................................... 10
2.4.1.
Marco teórico ............................................................................................. 10
2.4.1.
Marco conceptual ....................................................................................... 13
2.4.2.
Marco Institucional .................................................................................... 17
3.
DESARROLLO .................................................................................................... 18 3.1.
Realizar el diagnostico a la empresa Dali soluciones S.A.S. ........................ 18
3.2.
Establecer la planeación del Sistema de Gestión Integrada. .......................... 23
3.3.
Realizar la caracterización de un proceso “tipo” en la empresa Dalí Soluciones
S.A.S.
29
3.4.
Plan de Acción ............................................................................................... 29
2
4.
CONCLUSIONES ................................................................................................ 32
5.
RECOMENDACIONES ....................................................................................... 33
6.
REFERENCIAS .................................................................................................... 34
7.
ANEXOS ............................................................................................................... 35
3
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Matriz DOFA………………………………………………………………..18 Figura 2. Organigrama ................................................................................................... 25
4
1. RESUMEN
La siguiente monografía de grado plantea la planeación del Sistema de Gestión Integrada – SGI, de la empresa Dalí Soluciones S.A.S del sector de soluciones tecnológicas, basados en las normas ISO 9001:2008. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007.
El diagnóstico y la planeación de la empresa ofrecen una herramienta clave en la gestión que permita lograr una futura implementación y certificación de un sistema de gestión integrada de la calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales. La gerencia y los colaboradores de la empresa son pieza fundamental en todas las fases del proyecto.
Al realizar la matriz DOFA se tiene un diagnóstico general de la empresa donde se evidencia la necesidad de una estructura organizacional. En general este proyecto fortalecerá la empresa con una mayor competitividad en el sector, puesto que en el momento de implementar el SGI asegurará altos estándares de calidad en sus procesos, buenas prácticas ambientales y cuidado de sus empleados en el desempeño de las actividades en de la organización.
Como resultado de la planificación del SGI se obtuvo una estructura organizacional,
una
política Integrada que la empresa puede dar a conocer con sus clientes externos e internos, y encaminarla frente a su futura implementación del SGI, esto permitirá que las actividades realizadas en la empresa tengan como finalidad la satisfacción del cliente, el cuidado del medio ambiente y la seguridad de sus trabajadores. 5
PALABRAS CLAVES: GestiĂłn integral, calidad, Ambiente, Soluciones de TecnologĂa
ABSTRACT The following grade paper raises planning Integrated Management System - SGI Solutions Company DalĂ SAS technology solutions industry based on ISO 9001: 2008. ISO 14001: 2004 and OHSAS 18001: 2007.
The diagnosis and planning of the company offer a key management tool that would achieve future implementation and certification of an integrated management system for quality, environment and occupational risk prevention. The management and employees of the company are fundamental to all phases of the project.
In making the SWOT matrix has a general diagnosis of the company where the need for an organizational structure is evident. Overall this project will strengthen the company more competitive in the sector, since at the time of implementing the SGI ensure high standards of quality in its processes, good environmental practices and care for their employees in the performance of activities in the organization.
As a result of SGI planning an organizational structure, an integrated policy that the company may disclose its internal and external customers, and direct it against future implementation of
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SGI, this will allow activities in the company have obtained aimed at customer satisfaction, environmental care and safety of their workers.
KEYWORDS: Comprehensive Management, Quality, Environment, Technology Solutions
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2. METODO GENERAL
2.1. Problema a Solucionar Dalí Soluciones S.A.S., es una empresa que tiene como actividad principal la prestación de servicios, suministros e instalaciones de redes eléctricas y cableado estructurado entre otros, en los cinco años que ha estado en funcionamiento no ha definido una estructura jerárquica con sus respectivas funciones y no ha establecido procesos. Esto ha ocasionado que la compañía no pueda participar en actividades comerciales más competitivas por no contar con certificaciones.
La falta de una estructura administrativa y operativa, ha originado que en la prestación de servicios, se generen demoras en la entrega e incumplimiento de los requisitos a los clientes, desperdicios en las obras y gastos adicionales en los proyectos, todo esto
disminuye la
rentabilidad. Adicionalmente la falta de elementos y equipo de protección personal generan incidentes afectando el bien estar de los empleados.
2.2. Justificación Dada la competitividad que existe en las empresas de soluciones tecnológicas, Dali Soluciones S.A.S busca que a través de la Planeación del Sistema de Gestión Integrada Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales, se pueda ofrecer un servicio diferenciado del resto de sus competidores, asegurando que todas sus actividades cumplan con los requisitos legales y del servicio.
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Es importante para la empresa disponer de una estructura organizacional, que le permita tener claridad de cada una de las áreas y sus responsabilidades, así mismo plantear soluciones para la reducción de impactos ambientales y de riesgos laborales. Es por ello que se deben establecer criterios para la caracterización de los procesos y el establecimiento de un plan de acción para una futura implementación.
2.3. Objetivos
2.3.1. Objetivo General: Planear un sistema de gestión integrada calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales, basados en las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS18001:2007 para la empresa Dalí Soluciones como herramienta organizacional que permita su progreso y mejoramiento.
2.3.2. Objetivos Específicos
Realizar el diagnóstico a la empresa Dali Soluciones S.A.S.
Elaborar la planeación estratégica del Sistema de Gestión Integrada.
Realizar la caracterización de un proceso “tipo” en la empresa Dalí Soluciones S.A.S.
Definir el Plan de Acción para una futura implementación.
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2.4. Marco de Referencia
2.4.1. Marco teórico En el desarrollo de la planificación del sistema de gestión integrada de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales de la empresa Dali Soluciones S.A.S, se tendrá como referencia las teorías de gestión empresarial y gestión integrada, para mayor claridad del tema.
Teoría de gestión empresarial: Es posible dar un concepto de la teoría de gestión empresarial como la acción de liderar un grupo de personas con un objetivo común las cuales no tendrían el mismo resultado trabajando individualmente.
Henri Fayol, quien fue uno de los principales colaboradores en la consolidación del enfoque clásico de la administración, realizo propuestas las cuales son bases para generar un sobresaliente desempeño
en la gestión empresarial. Fayol nombra catorce
principios basados en su
conocimiento y experiencia, se pueden resumir de la siguiente manera: 1. División del Trabajo: La especialización genera eficiencia en el trabajo, tanto en actividades administrativas y operativas o técnicas. 2. Autoridad y Responsabilidad: Convertirse en líder, Encargado del desempeño del grupo, generando respeto y admiración entre sus colaboradores para que cumplan las actividades asignadas. 3. Disciplina: Lealtad a los acuerdos adquiridos en donde se declare el respeto, con el fin de evitar conflictos que lleven a la organización a inversiones en solución de actividades no propias de está generando riesgo de destrucción. 10
4. Unidad de mando: Definir quien le va a entregar las instrucciones a los empleados. 5. Unidad de dirección: Diferentes actividades en lograr alcanzar el objetivo común. 6. Subordinación del interés particular al general: No anteponer sus intereses particulares por encima de los de la organización. 7. Remuneración del personal: Retribución justa buscando la satisfacción del trabajador y el empresario. 8. Centralización: La meta es lograr el grado de centralización que permita el mejor uso de las habilidades de los empleados. 9. Jerarquía de autoridad: Una cadena de autoridad, desde los rangos más altos hasta los bajos. 10. Orden: Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, correctamente ubicados y perfectamente organizados para que la organización funcione normalmente. 11. Equidad: Igualdad y respeto con el personal, demostrando cortesía y justicia en su trato. 12. Estabilidad del personal: La alta rotación en el personal puede crear la sensación de inestabilidad entre los empleados. 13. Iniciativa: Los líderes de la organización deben ser quienes alienten a sus empleados a cargo en tener buenas ideas que le aporten a la organización. 14. Espíritu de grupo: El trabajo en grupo lleva a la consecución de los objetivos trazados.
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Teoría gestión integrada: se tendrá como referencia la norma NC-PAS 99:2008 en el desarrollo del trabajo, ya que está principalmente pensada para ser utilizada por aquellas organizaciones que disponen o implementan los requisitos de varias normas del sistema de gestión.
El enfoque integrado de NC-PAS 99:2008 (Aguiar, s.f.) incorpora, entre otros:
Un enfoque integrado para la política y establecimiento de objetivos.
Un enfoque integrado para los aspectos, impactos y riesgos asociados al negocio.
La disponibilidad de una documentación integrada de un modo adecuado.
Un enfoque integrado de la planificación, con un buen uso.
Un enfoque integrado de los procesos del sistema.
Un enfoque integrado de los procesos de mejora (acciones correctivas, mediciones y mejora continua).
Un enfoque integrado de las auditorías internas.
La revisión por la dirección debe considerar la estrategia global del negocio y de su despliegue.
La NC-PAS 99:2008 “es la primera norma que surge de requisitos gestión integrada, tiene el enfoque de planificar, hacer, verificar y actuar (PHVA) y concibe la gestión holística e integral.” (Aguiar, s.f.)
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La gestión integrada exige un gran esfuerzo de convencimiento e interiorización de los trabajadores y jefes en todos los niveles, los cuales solamente puede lograrse mediante la puesta en práctica de eficientes vías de comunicación, con una cultura participativa y un ambiente de credibilidad entre la Dirección y los trabajadores.
2.4.1. Marco conceptual En el marco teórico se obtuvo un concepto macro del desarrollo del trabajo sobre las teorías de gestión empresarial y gestión integrada,
con el fin de aumentar el conocimiento. A
continuación se especifican de manera detalla estos conceptos para su mejor entendimiento:
PLANEACION: Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la planeación se inicie con la identificación de un problema y continúe con el análisis de las diferentes opciones disponibles. El sujeto o la compañía deberán escoger la opción que le resulte más propicia para solucionar el problema en cuestión e iniciar la puesta en marcha de un plan.
Es posible clasificar la planeación de distintas maneras, según las expectativas temporales, la amplitud y la especificidad. Ej.
* Planeación estratégica: la realizan los directivos de una empresa, para analizar factores internos y externos y su efecto en los objetivos de la compañía. Suele trazarse a largo plazo, y consiste en el diseño detallado de su incorporación en el mercado, de su comunicación con los 13
medios, de sus campañas publicitarias y establecer los medios financieros que serán necesarios para el funcionamiento de la organización. Es necesario que todas las partes que se verán involucradas conozcan las metas que se están buscando y de qué forma se van a alcanzar. Generalmente las organizaciones entregan planes escritos con las expectativas de cada participante y lo que espera de la planeación.
La planeación se lleva a cabo en diferentes niveles, la estratégica que ya está definida, siguiente esta la planeación táctica,
operativa y normativa. Para las empresas del sector
tecnológico se puede aplicar la planeación interactiva.
* Planeación táctica: Se concentra en las áreas principales de la organización y al uso eficiente de los recursos asignados para cumplir los objetivos ya entregados, a diferencia de la planeación estratégica esta se concentra en la planeación de un producto o su publicidad. * Planeación operativa: Enfocada a las actividades operativas de la organización orientada a la optimización de los recursos, se detallan las tareas y operaciones y está conectada con los objetivos de la planeación táctica entregando planes y procedimientos detallados. * Planeación normativa: Como definición de esta planeación es válido decir que es el establecimiento de una serie de políticas y leyes que le permitan a la organización tener el control y desarrollar las normas y políticas establecidas. * Planeación interactiva: es la más utilizada por empresas que ofrecen productos tecnológicos. Se basa en trazar soluciones a problemas en un futuro ideal, así como el camino para alcanzar dicho futuro. Cuando no se cuenta con las herramientas o la infraestructura 14
necesaria para lograr ciertos objetivos, se analiza el accionar necesario para conseguir esos recursos. (http://www.gestiopolis.com/que-son-calidad-aseguramiento-de-la-calidad-y-control-decalidad/, s.f.).
CALIDAD: La calidad fue definida por Joseph M. Juran como “adecuación al uso”. La adecuación al uso (calidad) implica todas aquellas características de un producto que el usuario reconoce que le benefician. La siguiente figura resume los parámetros que determinan la adecuación al uso. (http://www.gestiopolis.com/que-son-calidad-aseguramiento-de-la-calidad-ycontrol-de-calidad/, s.f.)
Concepto de Calidad ISO9000:2005: grado en el que un conjunto de características (3.5.1) inherentes cumple con los requisitos (3.1.2) (ISO, 2005)
Según la ONU define el medio ambiente como “El conjunto de todas las cosas vivas que nos rodean. De este obtenemos agua, comida, combustibles y materias primas que sirven para fabricar las cosas que utilizamos diariamente” y la Norma ISO define Medio Ambiente ISO 14001:2004: entorno en el cual una organización (3.1.6) opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.
RIESGOS LABORALES: Son los accidentes y enfermedades que pueden ocurrir con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan las personas. 15
(http://www.mintrabajo.gov.co/medios-febrero-2014/3090-cartilla-de-riesgos-laborales-paratrabajadores.html)
Concepto de Riesgo OHSAS 18001:2007: combinación de la posibilidad de la ocurrencia de un evento peligroso o exposición y la severidad de lesión o enfermedad (3.8) que puedan ser causados por el evento o la exposición.
La definición de Peligro se puede interpretar como la cercanía de un posible daño, es una posibilidad de la ocurrencia de una situación peligrosa con causas de tipos naturales, antrópicos con relación al tema van relacionados con una actividad.
La norma ISO OSHAS18001:2007 define peligro “fuente, situación, o acción con un potencial de producir daño, en termino de daños a la salud o enfermedad profesional (3.8) (independiente de su severidad) o fatalidad.”
El Ministerio de Minas y Energía ha expedido la Resolución No. 90708 del 30 de Agosto de 2013 “Por la cual se expide el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas – RETIE”.
Este reglamento establece medidas que garanticen la SEGURIDAD de las personas, de la vida animal y vegetal y de la preservación del medio ambiente; previniendo, minimizando o eliminando los riesgos de origen eléctrico.
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Dadas las condiciones de la normatividad estatal el RETIE aplica a toda nueva instalación, la ampliación de esta, en la remodelación de una instalación que realice los procesos de generación, transmisión, transformación, en instalaciones de corriente continua mayores o iguales a 50 V y de corriente alterna entre 25 V y 500 kW, en Instalaciones eléctricas de frecuencia inferior a 1000 Hz. También en Instalaciones públicas o para la prestación del servicio público y privadas e Instalaciones de menos de 10 KVA no les cubre la obligatoriedad de tener diseños eléctricos. (http://www.colombianaing.com/contenido.php?id_contenido=5, s.f.)
2.4.2. Marco Institucional Dali Soluciones S.A.S es una empresa creada hace cinco años en la ciudad de Bogotá D.C. Su objeto principal es el suministro e instalaciones en redes eléctricas, cableado estructurado, venta de equipos de telecomunicaciones, equipo de cómputo, equipos electrónicos e importar toda clase de bienes y comercializarlos.
La idea surgió de dos profesionales con amplia experiencia en el sector; una administradora Financiera de Un agraria, que gracias a su formación cuenta con las bases necesarias para la creación de una empresa, y sabiendo que esto impulsa la generación de empleo, mejoramiento de la economía y progreso del país. El segundo socio, Ingeniero Eléctrico, posee un amplio conocimiento en las soluciones tecnológicas para grandes compañías, persona emprendedora, actualmente Gerente de una multinacional de gran proyección en el país, gracias a la cual cuenta con excelentes relaciones comerciales. Su cargo le ha permitido ver las necesidades del mercado
17
y por ello vio la oportunidad de que a través de Dali Soluciones SAS, se den soluciones acertadas y gran proyección para el sector tecnológico.
3. DESARROLLO
3.1. Realizar el diagnostico a la empresa Dalí soluciones S.A.S. En el desarrollo de la planificación del SGI de la empresa se busca tener un conocimiento amplio de la situación actual, que permita dar solución a los problemas que se encuentren y así tener un eficiente control de las actividades que se realizan. Diagnóstico General: Se realizó un matriz DOFA que permita determinar la situación de la empresa Dali Soluciones S.A.S. frente al mercado.
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Figura 1. Matriz DOFA FORTALEZAS Compromiso de mejora continua y planeación de un SGC, SGA, OSHAS. Confiabilidad en los servicios prestados. Liquidez y estabilidad financiera
ANALISIS DOFA DALI SOLUCIONES S.A.S
DEBILIDADES No existe un sistema de planeación, evaluación y control de estrategias y objetivos
Equipo humano calificado
No hay procesos y programas de desarrollo humano y una estructura organización definida.
Materiales de alta tecnología
No hay programa o proceso de atención al cliente y servicio postventa
Cumplimiento de requisitos de ley
No hay un plan bien definido de mercado, seguimiento de mercado No hay un sistema de costos y presupuestos No hay un plan de responsabilidad ambiental y S&SO
OPORTUNIDADES
Crecimiento en cobertura del mercado local para la prestación de servicios
ESTRATEGIAS DO
Acceso a nueva tecnologías en los materiales y servicios
Planeación de un sistema de gestión integral para la organización
Promover una cultura organizacional para facilitar una identidad que permita el proceso de sociedades con inversionistas.
Creación de pagina web, reconocimiento local, nacional.
Penetración en el mercado local
Creación y mejoramiento de los programas y procesos que le falta a la organización
Reconocimiento y experiencia en la costa caribe colombiana
Búsqueda de nuevos proveedores con ultima tecnología. Amplio mercado potencial. Ingreso de nuevos competidores nacionales e internacionales Inestabilidad económica del país
AMENAZAS
ESTRATEGIAS FO
Optimizar el proceso de innovación con el fin de generar valores agregados que fidelicen más al cliente
ESTRATEGIAS FA Diseñar una estrategia de diferenciación Crear un plan de liderazgo en costos y análisis financiero
Devaluación de la moneda nacional
Búsqueda de nuevos proveedores con ultima tecnología y precios competitivos
Competencia consolidad en el mercado
Ampliacion del portafolio de servicios con tecnologia de punta
Planeación de un sistema de gestión integral para la organización
ESTRATEGIAS DA Creación y mejoramiento de los programas y procesos que le falta a la organización Crear un proyecto de responsabilidad ambiental con el fin de fomentar una cultura organizacional y así mismo una comunicación interpersonal.
Definir los procedimientos en el plan de compras.
Aumento de precio de materia prima importada.
Fuente: Autores del Trabajo En la realización de la matriz DOFA se evidenciaron falencias en la empresa, como lo son: la falta de una estructura organizacional, control en las actividades en las obras, no se cuenta con estrategias comerciales que permitan obtener una mayor participación en el mercado.
Una fortaleza de la empresa es que cuenta con un portafolio de servicios amplio, que le permite tener líneas de negocio en cualquier ámbito empresarial.
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Servicios que presta: 1. Sistemas de interconexión en fibra óptica 2. Sistemas de interconexión Wireless y satelitales. 3.
Video vigilancia y control de acceso
4.
Servicios en Consultoría integral
5.
en proyectos de implementación, integración y actualización de sistemas y tecnología informática.
6. Administración de redes, servidores y acceso a la información. 7. Administración de datos, aplicaciones y respaldos. 8. Asesoría para la adquisición de nuevas tecnologías informáticas. 9. Capacitación avanzada en sitio para aplicaciones y herramientas informáticas. 10. Auditoría de mecanismos de control implantados en su compañía, determinando. 11. Soluciones de ingeniería eléctrica en Distribución en media tensión. 12. Subestaciones eléctricas. 13. Sistemas de emergencia y transferencia. 14. Redes eléctricas acondicionadas (reguladas). 15. Tableros de distribución, medida y control. 16. Sistemas de puesta a tierra. 17. Sistemas de protección contra rayos.
Se considera amenaza para la empresa que sus competidores tienen más experiencia en el mercado y la llegada de nuevos competidores. 20
Competencia. 1. ITT Ingeniería: es una empresa constituida en 1991 construcción de proyectos e
especializada en el diseño y
infraestructura en las áreas de datacenter, energía,
seguridad electrónica, eficiencia energética y telecomunicaciones” (Itt Ingeniería, 2011) 2. Savera Ltda.: Es una compañía integradora de soluciones IT, con de 18 años de experiencia en el mercado Colombiano, la cual ofrece Networking, soluciones de procesamiento y almacenamiento, cloud, y servicios de mantenimiento y soporte, gestión de plataformas y call center.(Savera Ltda., 2015) 3. Comware Colombia: cuenta con un amplio portafolio de productos y servicios que involucra asesoría, consultoría, diseño, suministro, y puesta en marcha de soluciones de tecnología informática, Outsourcing, Data Center, Infraestructura y redes de comunicaciones y telefonía IPO Ofrece soluciones con toda la cadena de valor resuelta bajo la capacidad de gestión de un solo interlocutor (Comware Colombia, 2012). 4. Alcalá Arquitectura & Comunicaciones S.A.S: Cuenta con 13 años de experiencia para los diferentes montajes en soluciones integrales para las telecomunicaciones los servicios que presta son: Montaje de Sistemas para Telecomunicaciones, (Voz, Datos, Video) Interconexiones en Fibra Óptica, Redes Eléctricas Reguladas, de Baja , Media y Alta Tensión, Redes Eléctricas Industriales, Redes Eléctricas Comerciales, Solución en Redes de Comunicación (Plantas Telefónicas, strips Telefónicos, cuartos de 21
Telecomunicación),Adecuación de Centros de Cómputo (Alcalá Arquitectura & Comunicaciones ,2012) 5. Ingeal S.A. Cuenta con 30 años de experiencia, son Integradores en Infraestructura para Data Centers Sostenibles, con tecnología de punta y de mayor experiencia en Colombia. Es una compañía que tiene
experiencia y conocimiento en Diseño,
Venta, Cuenta con el respaldo y distribución directa de las fábricas más prestigiosas en nuestro “Business Core” como son: Schneider Electric, CANATAL, EATON, ABB y CA Technologies (Ingeal S.A., 2015).
Dentro del diagnóstico que se realizó a la empresa Dali Soluciones S.A.S, se usaron dos (2) herramientas la primera es una Matriz DOFA, la segunda una lista de chequeo para tener una claridad más profunda de la empresa y su situación frente a los requerimientos a la planificación del SGI y su futura implementación. (Anexo. 1 Lista de Chequeo).
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3.2. Establecer la planeación del Sistema de Gestión Integrada.
De acuerdo con la estructura organizacional propuesta para Dali Soluciones S.A.S. La planeación del SGI le permite a la empresa demostrar su compromiso hacia todas las partes interesadas.
Se propone a la empresa contar con una misión y visión que orienten mejor sus acciones, ya que tanto sus directivos como los empleados deben estar comprometidos con el futuro y presente de la empresa.
Misión: Proporcionamos conectividad a nuestros clientes a través de nuestros servicios integrados de manera segura y eficaz utilizando materiales de excelente calidad a precios competitivos, propiciando crecimiento a sus socios, clientes y proveedores basado en una labor de mejoramiento continuo, con personal calificado y comprometido en el desempeño de sus funciones y protección con el Medio Ambiente.
Visión: Dali Soluciones S.A.S. tiene como visión, en el 2017 consolidarnos como una empresa líder en consultoría, diseño, implementación y mantenimiento de sistemas integrados de telecomunicaciones, infraestructura para data center, seguridad electrónica preventiva e instalaciones eléctricas de media y baja tensión a nivel nacional y regional, de forma ética y responsable.
23
Se proponen los siguientes Valores a la empresa. Valores corporativos. Sus valores corporativos corresponden a la cultura organizacional de la Dali Soluciones, nos definen y marcan las condiciones del entorno y expectativas de nuestros grupos de interés como clientes, proveedores, directivos y empleados: Calidad Cumplimiento Marca Precio Innovación Transparencia Liquidez.
Se propone que Dali Soluciones S.A.S cuente con un organigrama que represente la estructura organizacional de la empresa, donde se evidencie la
posición por áreas que la
integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, y que permitan líneas de comunicación y de asesoría.
24
Organigrama Dalí Soluciones S.A.S. Figura 2. Organigrama.
Fuente: Autores del Trabajo
Se propone que Dali Soluciones S.A.S. cuente con un manual de funciones y Responsabilidades para las Áreas de Trabajo. Ya que es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de la empresa. (Anexo. 2 Manual de Funciones)
Se propone que Dali Soluciones S.AS, adopte un SGI y se establece una Política integrada, tal como se señala a continuación:
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Dali Soluciones S.AS. Como empresa proveedora de servicios considera como principio básico, contribuir al cuidado y satisfacción de las necesidades de sus grupos de interés (Funcionarios, Clientes, socios, proveedores y entorno socio-ambiental), a través de la definición y desarrollo de un SIG. Comprometiéndonos en mejorar continuamente nuestro sistema de gestión, procesos y el la actitud de servicio. Fortalecer la ventaja tecnológica en nuestros servicios, Disminuir el uso de recursos no renovables en las actividades que realizamos, Identificar, valorar, controlar y disminuir el nivel de riesgo presente en las actividades laborales realizadas por todo el personal, cumplir con las normas legales que regulan nuestra actividad económica.
La política Integrada
debe ser comunicada a todos los clientes internos y externos,
proveedores a través de diferentes medios de divulgación.
La política Integrada se revisa cada vez que la Alta Dirección lo considera necesario, por cambios en la legislación, sugerencias del comité del SGI.
Se propone que Dali Soluciones S.A.S cuente con unos objetivos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional para su sistema de SGI, los relacionados a continuación que permitan evaluar la eficaz implementación.
Objetivos:
Aumentar la satisfacción de los clientes. 26
Brindar un servicio de calidad.
Incrementar la reutilización de los materiales utilizados en las obras.
Reducir el nivel de accidentes en las obras.
Los procesos
identificados
están enunciados en el Mapa de Procesos y descritos de
conformidad con los principales aspectos, secuencia, interacción, entradas, salidas, entre otros. (Anexo 3. Mapa de procesos).
De acuerdo con el estudio se plantea los siguientes procesos identificados y relacionados a continuación:
PROCESOS ESTRATEGICOS o Gestión Gerencial.
PROCESOS MISIONALES o Gestión Comercial, o Gestión Compras o Gestión Tecnología o Instalación o Pruebas Técnicas o Entrega del Servicio o Facturación y Recaudo. 27
PROCESOS DE APOYO o Selección y Contratación de Proveedores o Gestión Logística o Gestión de Diseño o Gestión HSEQ o Gestión de Recursos Humanos
Los criterios y métodos, para la operación de los procesos, se describen en los Procedimientos documentados que se llevan a cabo en cada proceso. Estos Procedimientos se relacionan en la caracterización del proceso respectivo.
28
3.3. Realizar la caracterización de un proceso “tipo” en la empresa Dalí Soluciones S.A.S.
La caracterización de procesos es el mecanismo a través del cual se planifica la manera como se llevan a cabo los procesos del Sistema de Gestión Integrada. Para tal efecto se describe la identificación del objetivo del proceso, responsable(s), proveedores, entradas, actividades (Ciclo PHVA) salidas, clientes, recursos, parámetros de medición, documentos descriptivos, requisitos legales aplicables, requisitos aplicables de la norma y riesgos del proceso. (Anexo 4. Caracterización de los Procesos).
Dentro del desarrollo de la planificación del SGI para Dali Soluciones S.AS. Se recomienda los siguientes planes de mejora.
3.4. Plan de Acción 1. Comunicar el organigrama propuesto en la planificación del sistema SGI. 2. En el análisis de la matriz DOFA se recomienda para el área comercial las siguientes estrategias Comerciales: Participar en licitaciones públicas (Gobierno) y privadas participando en las propuestas
que
se
encuentren
en
el
mercado,
como:
http://www.colombiacompra.gov.co/es/proveedores Empresas Privadas que busquen soluciones a través de proveedores que ofrezcan buenos servicios y con un ágil cumplimento en ellos. 29
Constructoras que buscan integrar todo lo que requiere un proyecto, no solo la edificación si no ofrecer los servicios de automatización y redes eléctricas, Dalí Soluciones busca ser aliado de las constructoras como subcontratistas en los servicios que estas ofrezcan. 3. La empresa presta servicios que tienen un riesgo o condición ambiental o humana cuya presencia o modificación puede producir un accidente o una enfermedad ocupacional. Por regla general, todas las instalaciones eléctricas tienen implícito un riesgo (Anexo 5 Matriz Salud Ocupacional) Compromiso ambiental 4. En la ejecución e instalación de las obras de Dali Soluciones S.A.S se busca soluciones ambientales para aumentar la competitividad y la innovación al interior de la empresa, abriendo paso a nuevos mercados que actualmente tienden a restringir servicios que no contribuyen al cuidado del medio ambiente, esto genera confianza ante los clientes. Compromisos: o Reducir desperdicios como son cables, tuberías, pedazos de canaleta, plásticos, cajas, empaques de accesorios. o Proporcionar el reciclaje en las obras ya que muchos de estos materiales son reutilizables y se reducen costos. (Anexo .6 Matriz Ambiental) 5. El área de compras debe tener conocimiento de los servicios que presta la empresa Dali Soluciones S.A.S ya que en el momento de las negociaciones con los proveedores, es de suma importancia que maneje un lenguaje acorde al servicio y no 30
se preste para dar información demás ante los proveedores que manejan otras empresas del mismo sector y esto ponga en alerta a los competidores. (proveedores; Cisco System, Daga, Siemens, Eléctricos del Valle, Emerson Electric, Schneider Electric, Anixter. 6.
Se define un diagrama de Gantt que sirve de guía a una futura implementación como una decisión estratégica a la compañía (Anexo 7. Plan de Acción.)
31
4. CONCLUSIONES
1. Mediante este trabajo se diagnosticó a la empresa Dali Soluciones S.A.S, con una matriz Dofa, dando como resultado conocer sus fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades frente al mercado donde presta sus servicios. 2. De acuerdo al manual de funciones realizado en la planificación del SGI, la empresa dispondrá
de una base sólida
y fundamentada para una previa calificación y
selección de su personal de trabajo, logrando así que Dali Soluciones S.A.S, pueda contar con un personal competente en educación, formación y experiencia. 3.
Como resultado de la planificación del SGI se obtuvo una plataforma estratégica y una política integral que la empresa puede dar a conocer con sus clientes externos e internos, y encaminarla frente a su futuro competitivo.
4. La futura implementación del SGI le proporcionara que las actividades realizadas en la empresa tengan como finalidad la satisfacción del cliente, el cuidado del medio ambiente y la seguridad de sus trabajadores.
32
5. RECOMENDACIONES
1. La empresa Dali Soluciones S.A.S debe informar a la organización sobre las funciones en el SGI, garantizando la continuidad de los procesos. 2. Revisar y actualizar periódicamente los documentos entregados para el SGI, lo mismo la estructura organizacional para que estos permanezcan en coordinación con el plan de Gestión. 3. Seguir los procesos incluidos en este proyecto que fueron elaborados y revisados con el fin de proporcionar una guía de actividades. 4. Con el fin de implementar y buscar una futura certificación es necesario que el personal de la empresa se comprometa con el sistema de SGI y que así su implementación aumente la competitividad de la empresa. 5. Se recomienda mantener al personal siempre capacitado y realizando evaluaciones sobre los procesos que manejan. 6. Crear o constituir un cargo que verifiqué, controle el SGI propuesto en este trabajo para una futura implementación.
33
6. REFERENCIAS
AlcalĂĄ Arquitectura & Comunicaciones S.A.S. (20). http://www.alcala.com.co/. [Consultado: 22 de agosto de 2015, 4:25 p.m.] Comware Colombia. (2012). Disponible en: http://www.comware.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=49&Ite mid=102. [Consultado: 22 de agosto de 2015, 4:20 p.m.] Ingeal. (2015). Disponible en: http://www.ingeal.com/. [Consultado: 22 de agosto de 2015, 4:30 p.m.] ITT IngenierĂa. (2011). Disponible en: http://www.ittingenieria.com/espanol/itt.html. [Consultado: 22 de agosto de 2015, 4:10 p.m.] Savera Ltda. (2015). Disponible en: http://www.saveraservice.com/quienes_somos/quienes.html http://www.grandespymes.com.ar/2011/11/09/tipos-y-sistemas-de-organizacion/. (s.f.). http://aidima.es/servicios/formacion/Manual%20de%20funciones.html http://www.rdm.com/Portaldata/1/Resources/esp/descargas/01.47851L01NOVA_IG_Manual _E_V5.2_ES.pdf. http://www.rcysostenibilidad.telefonica.com/blogs/colombia/2013/02/18/la-importancia-dela-gestion-ambiental-en-las-empresas-3/ Normas Icontec: ISO 14001:2004, ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007.
34
ANEXOS Anexo 1. Lista de Chequeo
LISTA DE CHEQUEO EMPRESA ISO ISO OHSAS CRITERIOS NO EXISTE 9001:2008 14001:2004 18001:2007 Determina los procesos necesarios para el sistema de gestión calidad Determina la secuencia e interacción de estos procesos Determinar los criterios y lo métodos de la operación y los procesos Mantiene la 4.1 4.1 4.1 disponibilidad de recursos y la información seguimiento, medición y análisis de los procesos Implementación de acciones para la mejora continua Sistema de gestión ambiental
DALI SOLUCIONES S.A.S NO EXISTE CUMPLE CUMPLE
x
x
x
x
x
x
x
OBSERVACIONES
La empresa no tiene determinado los procesos del SGC dado que tiene muy poco tiempo en el mercado, pero a futuro se implementara.
Al no contar con sus procesos establecidos no se puede determinar la interacción de los mismos.
Los criterios y métodos en la empresa no se encuentran establecidos ya que son muy informales y esto afecta su operación.
La empresa actualmente no cuenta con los recursos necesarios y posee muy poca información. Los seguimientos que se manejan actualmente son informales, no cuenta con una plataforma estratégica que diferencie los procesos.
Al no tener los procesos definidos, no se puede contar con una mejora continua. En las obras se maneja los reglamentos de ley, no cuenta con prevenciones ambientales.
5.3
4.2
4.2
Sistema de gestión de SYSO
x
La empresa no cuenta con capacitaciones e informaciones de cómo evitar los riesgos en las obras , solo maneja los reglamentos obligatorios de ley.
Posee política de Calidad, medio ambiente y SYSO
x
No cuenta con una Política del SGI ya que es muy poco el tiempo que tiene en el mercado.
Se determinan y se cumplen los requisitos del cliente Se determina los requisitos del cliente, actividades de entrega y posteriores a la misma Se determina los requisitos no establecidos del cliente 5.2; 5.4.2; 4.3.1 7.2.1; 7.2.2
4.3.1
Se determinan los requisitos legales Determina cualquier requisito adicional Existe algún procedimiento que permita la identificación de aspectos ambientales del x servicio que influya dentro del alcance del sistema de gestión ambiental
x
La empresa cumple con los requisitos que el cliente requiere, pero se tarda mucho en las entregas ya que no tiene determinado los procesos.
x
los requisitos del cliente se realizan se tienen fallas en la entrega. x
x
x
Pocas veces se tiene en cuenta los requisitos adiciónales de los clientes.
La empresa tiene en cuenta siempre los requisitos legales ante las negociaciones con los clientes.
Cuando se realizan las cotizaciones a los clientes se deja un porcentaje para adicionales o imprevistos en las obras.
La empresa no tiene en cuenta los impactos ambientales que puede ocasionar en las obras.
36
Determina aspectos que puedan tener impactos significativos sobre el medio ambiente Existe algún procedimiento que permita la identificación de peligros valoración de riesgos y determinación de los controles Se tiene en cuenta procedimientos que identifiquen peligros y valoración de riesgos: actividades rutinarias y no rutinarias
x La empresa no tiene en cuenta al iniciar las obras los impactos que puedan generar sus servicios.
x La empresa cuenta con los requisitos de la ARL a sus trabajadores en las obras, pero no cuenta con ningún otro procedimiento.
x La empresa no tiene ningún procedimiento en identificación de Riesgos y peligros. x
Actividades de todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo
comportamientos, aptitudes y otros factores humanos Los peligros que se originan fuera x del lugar de trabajo los peligros generados en la vecindad del lugar
Los servicios que presta la empresa son totalmente diferentes en cada obra en esto varia la actividad.
x
Los instaladores cortan cable, hacen conexiones de Ups y tableros eléctricos, tienden fibra óptica, los comerciales visitan clientes, cierran negocios, el área de compras compra y los de logísticas se encargan de llevar los materiales a las obras. x
La empresa no cuenta con un manual de funciones y responsabilidades para contratar sus empleados.
En caso de los instaladores no se tienen en cuenta ya que se subcontratan y de ningún empleados administrativo. x No se tienen en cuenta actualmente.
37
de trabajo Infraestructura, equipo y materiales en el lugar de trabajo Cambios realizados o propuestos en la Promotora Modificaciones al sistema de SYSO
x
x No tiene cambios en este momento. x
No cuenta con un sistema de SYSO
Cualquier obligación legal aplicable
8.3
4.4.7
4.4.7
La Promotora debe tratar las no conformidades toma acciones que eliminan la no conformidad Autorizando su uso, liberación o aceptación toma de acciones para su uso o aplicación prevista originalmente toma acciones apropiadas a los efectos, reales o potenciales después de la entrega del producto al cliente Identifica situaciones de emergencia y minimiza consecuencias de SYSO e impactos ambientales
La empresa cuenta con una oficina que tiene todo para su funcionamiento y a las obras se cuenta con el material necesario.
x
La empresa tiene todos los requisitos legales de funcionamientos al día, parafiscales ARL a todos sus trabajadores.
x En el momento no cuenta con SGI. x No cuenta con ningún proceso establecidos. x
Cuando la empresa decida implementar un SGI autoriza su aceptación.
x No existe ninguna toma de acciones.
x Si existe actualmente por parte del área comercial y de soluciones un trabajo Posventa, para revisar el servicio que se entregó.
x
La empresa no cuenta un plan de emergencias
38
5.4.1
5.5
4.3.3
4.4.1
4.3.3
4.4.1
Respuesta ante situaciones de x emergencia y situaciones reales Los objetivos de calidad se establecen según las funciones y los niveles pertinentes. Establece implementa y mantiene objetivos y metas de calidad, ambientales y S & SO Se asegura la alta dirección de definir las responsabilidades, autoridad, rendición de cuentas, funciones del delegado para que el sistema de gestión sea eficaz El delegado informa sobre el desempeño del sistema de gestión integrado El delegado se encarga de concientizar a su equipo de trabajo sobre la importancia del sistema de gestión hacia el cliente El delegado establece y mantiene los procesos del sistema de gestión
Son pocas las emergencias que se presenta ya que se subcontrata para la instalación en las obras.
x No se cuenta con un SGC
X
No se cuenta con SGI
X
No se cuenta con SGI
X La empresa no cuenta con una implementación de ningún sistema.
x
No aplica a la empresa ya que no cuenta con un SGI
X No aplica a la empresa ya que no cuenta con un SGI
39
integrado
5.6.1; 4.6 5.6.2; 5.6.3
4.6
El personal es competente de acuerdo a su educación, experiencia, formación y habilidades según el cargo Se cuenta con la infraestructura adecuadas para establecer el sistema de gestión integrado Se cuenta con los recursos financieros y tecnológicos La Alta dirección revisa el sistema integrado de gestión según la planificación La revisión de entradas debe incluir: Resultados de auditorias Retroalimentación y comunicados de las partes interesadas El desempeño del sistema integrado de gestión y conformidades Estado de las acciones correctivas y preventivas Cambios que pueden afectar el
X Al no contar con un Manual de funciones no se puede determinar si es competente.
x La empresa cuenta con la infraestructura necesaria para una futura implementación del SGI. x
La empresa cuenta con los recursos financieros y tecnológicos para una futura implementación del SGI
x La empresa no cuenta con un SGI X La empresa no cuenta con un SGI X
La empresa no cuenta con un SGI
X La empresa no cuenta con un SGI X La empresa no cuenta con un SGI X La empresa no cuenta con un SGI X La empresa no cuenta con un SGI
40
sistema integrado de gestión
7
4.4.6
4.4.6
Recomendaciones para la mejora Resultados por la Revisión deben incluir: Mejora de la eficacia del sistema integrado de gestión y sus procesos Mejora continua del servicio hacia el cliente Necesidades de recursos Identifica y planea aquellas actividades asociadas a los peligros y operaciones asociadas con los aspectos ambientales a las cuales se pueda implementar medidas de control para gestionar los riesgos de SYSO y medidas ambientales según sus especificaciones Se establece, mantiene y documenta los procedimientos que permitan la ejecución de la una política, objetivos y metas del sistema
X
La empresa no cuenta con un SGI
X La empresa no cuenta con un SGI
X La empresa no cuenta con un SGI X La empresa no cuenta con un SGI X
La empresa no cuenta con un SGI
X
No la empresa no toma ninguna medida de prevención.
X
La empresa no tiene implementado ningún SGI.
41
integrado
los procedimientos se asignan de acuerdo sus criterios operacionales se establecen procedimientos relacionados con los riesgos identificados y los aspectos ambientales significativos Se determinan los requisitos relacionados al servicio Se establecen los procedimientos, documentos y recursos específicos para el servicio Se establecen actividades de control especifico para el servicio Se establece registros que sean evidencia que el servicio cumple los requisitos Se determina e implementa la disposición de la información sobre el servicio
X Los procedimientos se asignan de acuerdo a las solicitudes del cliente.
x
La empresa no establece ningún procedimiento significativo. x Los requisitos se relacionan de acuerdo a la solicitud del cliente.
x
x
La empresa envía la cotización y cuando esta es aprobada por el cliente envía la orden de compra y a la vez se firma un contrato de servicio.
La empresa lo maneja a través de un contrato de servicio con fechas específicas de entrega.
x Si el contrato y las pólizas que respaldan el servicio de entrega.
x La empresa cuenta con un registro de órdenes de compras y actas de entrega.
42
Se determina e implementa la disposición consultas, contratos de pólizas, atención a solicitudes y modificaciones del servicio Se retroalimenta al cliente sobre sus solicitudes o quejas Se determina el diseño y desarrollo del servicio Se establece algún método de medición en la etapa del diseño y desarrollo del servicio se delega a un responsable para realizar los adecuadas mediciones
x
La empresa al momento de la contratación del servicio, requiere de pólizas. x
x
Es muy importante porque puede aplicarse la póliza en algún incumplimiento de las partes involucradas.
La empresa cuenta con un área de soluciones que determinan y diseñan el servicio a prestar.
x La empresa no realiza a través de visitas al cliente y a las obras antes de enviar la propuesta.
X Lo realiza el área de soluciones.
Determina las interfaces de los grupos involucrados
x
Los resultados son actualizados
x
Se estipula medidas para verificación de los servicios o productos adquiridos cuenten con los requisitos
x
El primero que realiza la visita es el área de comercial y este informa al área de soluciones para que visite al cliente y verifique cual solución es la más pertinente.
Si los resultados varían de acuerdo a la solución y la disposición del cliente en tiempo y presupuesto.-
El área de soluciones trabaja sobre un cuadro de costos que puede verificar los requisitos solicitados.
43
solicitados
Establece evaluaciones de control y criterios de selección de proveedores La comunicación establecida al proveedor especifica los requisitos del producto o servicio, procedimientos, procesos o equipos) Criterios para calificar al personal Control de la prestación del servicio
x
Dispone de las instrucciones de trabajo
6
4.4.1, 4.4.2
4.4.1, 4.4.2
establece los usos de los equipos Disponibilidad de los recursos para x la medición Establece la disponibilidad de los recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar el sistema integrado de
No existe un control en las evaluaciones de los mejores proveedores.
x Al proveedor se le envía un cuadro de solicitud donde se encuentra las marcas y referencias que se requieren para las obras. x
La empresa no cuenta con un formato donde pueda calificar su personal.
x La empresa no realiza una encuesta de satisfacción del servicio.
x Los servicios que presta la empresa son muy específicos, cuando se subcontrata los instaladores el Ing. de obras explica y supervisa que se cumplan los requerimientos establecidos. x
La empresa da usos a los equipos que tiene. La empresa tiene la disponibilidad para la medición, pero actualmente no existe.
x La empresa no cuenta con un SGI pero si tiene la disponibilidad para realizarlo.
44
gestión
Se establecen los recursos para aumentar la satisfacción del cliente Se delega el responsable de acuerdo a su nivel de educación, formación, habilidades y experiencia apropiada se comunica sus funciones y responsabilidades a este delegado Determinar las competencias necesarias del personal que se vea directamente con el sistema de gestión integrado Complementa y refuerza las competencias que sean necesarias mediante capacitaciones Fomenta campañas para la concientización del personal frente al sistema de gestión integrado Mantiene los registros de educación, formación,
x
La empresa en el momento no cuenta con encuestas que le permitan determinar que tan alta es su satisfacción ante los clientes.
x
La empresa delega responsabilidades a los gerentes de cada área. x
La comunicación interna en la empresa no es muy buena porque no se tiene claro las funciones y responsabilidades.
x La empresa como no cuenta con un manual de funciones no puede determinar las competencias del personal.
x La empresa no cuenta con un manual de funciones y responsabilidades pero piensa realizarlo.
x
No existe campañas de concientizaron del personal. x
La empresa tiene las hojas de vida de cada unos de sus trabajadores.
45
habilidades y experiencias Se estableces la infraestructura para la operación del sistema integrado de gestión plantea política, objetivos y metas integrados de gestión posee manual de la calidad
4.2
establece el alcance del sistema integrado de gestión Establece los procedimientos y elementos principales del sistema integrado de gestión y su interacción, los 4.4.4, 4.4.5, 4.4.4, 4.4.5, cuales deben ser 4.5.4 4.5.4 documentados Se encuentra establecido el procedimiento para aprobar los documentos con relación a si adecuación antes de su emisión Se establece la revisión y actualización de documentos cuando sea necesario Asegura que se idéntica los cambios y los
x La empresa cuenta con la estructura adecuada para una futura implementación. x
La empresa no cuenta con un SGI pero si tiene la disponibilidad para realizarlo.
x La empresa no cuenta con un manual de calidad. x La empresa no tiene establecido un SGI.
x
No cuenta con los procedimientos establecidos.
x
No existe el procedimiento.
x Al no tener establecido el SGI no se puede revisar. x
No existe una revisión porque actualmente la empresa no tiene implementado el SGI.
46
5.5.3, 7.2.3, 5.3(d), 5.5.1
4.4.3
4.4.3
estados de la revisión actual de los documentos Facilita la disponibilidad de las versiones de los documentos Debe establecer medios para que los documentos permanezcan legibles Para la planificación y operación del sistema integrado de gestión se identifican los documentos de origen externo que sean necesarios para este Prevenir el uso de documentos obsoletos Se ha establecido los procedimientos de x comunicación adecuados Asignar Los procedimientos para la comunicación x interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización Define las responsabilidades y autoridades, las cuales se comunican a la organización
x
Los documentos se pueden revisar, pero la empresa no tiene establecido ningún sistema.
x La empresa cuando implemente el SGI tendrá en cuenta que los documentos estén legibles.
x
La empresa no tiene implementado el SGI. x La empresa no cuenta con documentos obsoletos.
La empresa no cuenta con los procedimientos de comunicación adecuada.
No existe en la empresa una estructura organizacional con las funciones y los diferentes niveles de responsabilidad.
x la empresa tiene definido directivos de áreas, pero no cuenta con una estructura organizacional.
47
8.1
4.5.1
4.5.1
Es clara la información dirigida a los x visitantes en el sitio de trabajo Se recibe, documenta y responde las comunicaciones de las partes interesadas externas Tiene establecido procedimientos que permita hacer seguimiento a las X operaciones que tengan un impacto significativo en el medio ambiente Los procedimiento se encuentran documentados para realizar el seguimiento del sistema de gestión integrado Tiene establecido procedimientos que permita hacer seguimiento al x desempeño al programa de seguridad y salud en el trabajo Los procedimientos establecidos en SYSO prevén medidas cuantitativas y cualitativas apropiadas a las necesidades de la organización
No existe una planilla de registro de ingreso de visitantes.
x
Se recibe correspondencia y se da respuesta oportuna.
No tiene establecido ningún procedimiento.
x Algunos procedimientos como son comerciales y de obras si están documentados.
No cuenta con los procedimientos en desempeño en seguridad y salud del trabajo.
x
No se tiene establecido las medidas en SYSO.
48
8.2.4
4.5.2
4.5.2
Los procedimientos establecidos en SYSO prevé para el seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos SYSO Tiene procedimientos que verifiquen la X eficacia de los controles para SYSO Existen otras medidas que permitan identificar la X conformidad del programa de SYSO Se realizan encientas de X satisfacción al cliente Se analizan datos que permita evidenciar la conformidad sobre el servicio Se establece mejora continua en los procedimientos Existen procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales Existe procedimientos para evaluar la
X
No cuenta con los objetivos de SYSO.
No existe como se pueda verificar la eficacia de los controles en SYSO-
No existen medida para identificar va conformidad del programa de SYSO.
No existen encuestas de satisfacción al cliente.
x No solo se realizan en las obras actas de entrega donde se aplica la conformidad del servicio. x
En las actas de entregas los auditores de las obras generan recomendaciones.
x La empresa cuenta con un revisor fiscal que verifica que todo se esté cumpliendo. x No aplica a la empresa.
49
8.2.2
4.5.5
8.3, 8.5.1, 4.5.3 8.5.2, 8.5.3
4.5.5
4.5.3
conformidad de otros requisitos que suscriba Ha establecido seguimientos para evaluar el servicio que cumpla con las características y es desarrollado mediante las etapas del proceso establece procedimientos y un programa para la realización de auditorías internas al sistema integrado de gestión La auditoría interna determina la conformidad del sistema integrado de gestión Se ha implementado y de ser así se mantiene de manera eficaz Establece acciones x preventivas y correctivas Las acciones son eficaces Las acciones son verificadas antes de su uso para disminuir el riesgo Establece procedimientos para el control del servicio no
x La empresa cumple con los requisitos en las obras, en los procesos no cuenta con ellas.
x
No aplica en la empresa ya que no tiene un SGI.
X No aplica ya que la empresa no tiene implementado un SGI.
X No se ha implementado un SGI pero a futuro se realizara.
Solo en las obras que realiza la empresa. x
Se demora por la falta de comunicación interna.
x No siempre en algunas ocasiones si se realiza una obra similar. x No aplica en la empresa ya que no tiene un SGI.
50
conforme Se analizan los datos de las encuestas de satisfacci贸n para tomar acciones ante la no conformidad del servicio Se establecen procedimientos para que los resultados de las auditorias, an谩lisis de datos, acciones correctivas y preventivas permitan mejora continua al sistema integrado de gesti贸n
x
No realiza encuestas de satisfacci贸n
x
La empresa no cuenta con un SGI.
Fuente: Autores del trabajo
51
Anexo 2. Manual de Funciones.
MANUEL DE FUNCIONES CODIGO Version IDENTIFICACION DEL CARGO DIRECTOR COMERCIAL COMERCIAL 1 GERENCIA GENERAL
NOMBRE DEL CARGO DEPENDENCIA NUMERO DE CARGOS Reporta a:
REQUISITOS MINIMOS Título en Carreras Administrativas o Ingenieria REQUISITOS DE FORMACION Experiencia de 5 años en cargos similares. REQUISITOS DE EXPERIENCIA OBJETIVO PRINCIPAL Organizar y controlar las estrategias comerciales del funcionamiento del área de ventas. Orientando los esfuerzos comerciales hacia los sectores comerciales e industriales que ofrezcan oportunidades ne geocio manejables para la organización. FUNCIONES ESENCIALES Identif ique permanentemente las principales f uentes de inf ormacion sobre la situacion economica y evolucion que son objetivo de la gestion comercial
Apoyar el des arrollo de nuevos negocios para la em pres a, a travez de una perm anente inves tigacion de m ercados y de la com petencia, para poder detectar las tendencias del s ector de s oluciones tecnologicas Con el apoyo de la Gerencia General, def inir las nuevas politicas y estrategias (de corto, mediana y largo plazo) que en materia comercial se estan tomando en la empresa.
-Encargado de las relaciones com erciales en la región atlántica, donde es tá ubicado s u s itio de trabajo actualm ente. -Recibir y enviar propues tas com erciales a las com pañías s olicitadas . Creado por: Fecha de creacion
Revisado por: 12/09/2015
Aprobado por:
Fecha aprobacion
Fecha de Revision
Version
Fuente: Autores del trabajo
52
Anexo 3. Mapa de Procesos
Fuente: Autores del Trabajo
53
Anexo 4. Caracterizaci贸n de los Procesos CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA DALI SOLUCIONES S.A.S
DALI SOLUCIONES S.A.S
FECHA: 12/09/2015 HOJA: 1/1
PROCESO : GESTION COMERCIAL OBJETIVO: Establecer contactos comerciales adecuados que permitan generar y definir negocios convenientes para el cliente y confiables para DALI SOLUCIONES. Bajo el control de las condiciones y requisitos normativos y legales que le son aplicables en el cumplimiento de su gestion integrada.
PROVEEDORES
MERCADOS DE CLIENTES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Informacion y documentacion de clientes. Listado del mercado objetivo. Referencias legales de aplicaci贸n. Programas Ambientales Programas de seguridad y salud ocupacional
Presupuesto y control de ingresos y gastos. Estudio de clientes y mercancia Estudio financiero del clientes Definicion del contrato. Elaboracion y aprobacion del contrato.
P I de nti fi ca ci on de me rca dos , cl i e nte s pote nci a l e s , re qui s i s tos de l cl i e nte , ca pa ci da d de compromi s o, i de nti fi ca ci on de e s que ma s de ne goci a ci on de s e guri da d y prote cci on a mbi e nta l .
A
RESPONSABLES: Director comercial _ Ejecutiva de Cuenta. PARTICIPANTES : Gerente General- Director de Soluciones- Ejecutivo de compras logistica-Tecnicos Instaladores.
Ajustes a la orden o ratificion del servicio , acciones preventivas, y planes de
CLIENTES Clientes objetivo. Proceso de selecci贸n y subcontratcion de proveedores. Medio ambiente Partes interesadas (Funcionarios, visitantes, contratistas.)
SALIDAS Listado maestro de clientes. Contrato Clientes referenciados Optimizacion de los recursos naturales. Prevencion de la contaminancion Actividades realizadas en conservacion de la salud y la seguridad de las partes interesadas.
H Referenciacion de clientes , contacto comercial, definicion de condiciones de prestacion del servicio, Buenas practicas para el uso de los recursos naturales.
mejora
V Ratificacion del contrato , seguimiento de indicadores.
Procesos/Procedimientos
Documentacion /Registros
Identificacion de mercados. Identificacion de clientes Contratacion de proveedores de soporte Atencion de requerimientos, quejas y reclamos. Control de producto no conforme Manejo de residuos domesticos y de oficina. Comite paritario de Salud Ocupacional.
Formato para cliente estudio financiero. Ratificacion de servicios. Matriz de aspectos e impactos ambientales.
Indicadores de gestion : Cumplimiento presupuesto efectividad en oferta
Recursos: Software - Sistemas de comunicaci贸n interna Hardware - agua, luz , papel.
Elaborado por :
Revisado por : Gerencia General
Autorizado por: Gerencia General
Fuente: Autores del trabajo
54
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA DALI SOLUCIONES S.A.S
DALI SOLUCIONES S.A.S
FECHA: 12/09/2015 HOJA: 1/1
PROCESO : FACTURACION Y RECAUDO OBJETIVO: Garantizar la facturacion correcta de los servicios prestados y su entrega RESPONSABLES: Gerente genral -Director comercial - Ejecutiva de Cuenta. oportuna, asi como el recaudo oportuno de los dineros generados por la prestacion PARTICIPANTES : Gerente General- Director Comercial del servicio.
PROVEEDORES
ENTREGA DEL SERVICIO
ENTRADAS
ACTIVIDADES
Listado de cartera. Contratos de los clientes. Servicios instalados y Elaboracion de facturas. entregados. Proceso de cobro. Programas ambientales. Elaboracion recibos de caja. Programas de seguridad y salud Envio correspondencia. ocupacional. Resolucion DIAN de facturacion.
P Identifi ca ci on de procedi mi entos pa ra ejecuci on de fa ctura ci on y reca udos , i dentifi ca ci on de venci mi ento de fa ctura s , i dentifi ca ci on meta de reca udos , Defi ni ci on de reca udo pendi ente.
A Acciones correctivas, acciones preventivas y planes de mejora. Capacitacion
CLIENTES La Empresa. Clientes Externos. Partes interesadas. (Funcionarios, visitantes, contratistas). Medio Ambiente.
SALIDAS
Factura entregada. Actividades realizadas en conservacion de la salud y la seguridad de las partes interesadas.
H Proceso de cobro, elaboracion facturacion, envio correspondencia, buenas practicas para el uso de los recursos naturales.
V Identificacion de inconsitencias, retroalimentacion con el cliente, seguimiento indicadores de gestion, Encuestas satisfaccion del cliente, Listado de facturas pendientes.
Procesos/Procedimientos
Documentacion /Registros
Seguimiento de las condiciones de la prestacion del servicio. Atencion requerimientos, quejas y reclamos. Control de producto no conforme Manejo de residuos domesticos y de oficina. Comite paritario de salud ocupacional.
Software . Estado de cartera DALI SOLUCIONES S.A.S. Matriz de aspectos e impactos ambientales. Listado de cartera. Factura.
Indicadores de gestion : Facturacion pendiente cartera vencida/cartera total cartera entre 0-30 dias cartera entre 31 y 60 dias, cartera entre 61 y 90 dias, cartera mas de 90 dias.
Recursos: Software - Sistemas de comunicaci贸n interna Hardware - agua, luz , papel.- Sistema de informacion contable.
Elaborado por :
Revisado por : Gerencia General
Autorizado por: Gerencia General
55
Anexo 5. Matriz de Salud Ocupacional Planificación Operacional de la Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional DALI SOLUCIONES S.A.S Caracterización del proceso
Proceso
GESTION COMERCIAL
Caracterización del la tarea y el lugar de trabajo
Tarea
Cargo ejecutor de la tarea
Tipo de tarea
Valoración del Riesgo Inherente (sin controles)
Caracterización del Peligro
Lugar de Trabajo
Descripción
Fuente Consecuencia / Nivel de Clasificación generadora del Efecto deficiencia riesgo o peligro
Presupuesto y control de ingresos y gastos
Director comercial - Control documental, Ejecutivo de cuenta. administrativo.
Oficina Administrativa
Altos ritmos de trabajo,
Psicosocial
Acumulación de trabajo
Insatisfacción , estrés y poca disposición para hacer las tareas.
Estudio de Clientes y materiales
Director comercial - Control documental, Ejecutivo de cuenta. administrativo.
Oficina Administrativa
Supervisión estricta
Psicosocial
Manejo de los dineros de la empresa.
estrés, poca disposición para hacer las tareas.
Elaboración y aprobación del Director comercial - Control documental, contrato. Ejecutivo de cuenta. administrativo.
Oficina Administrativa
Fatiga física, Movimientos repetitivos, Posición Labores en general Biomecánicos. lesiones músculos sentado prolongado. oficina, Digitar. o huesos.
Ruido (De impacto, intermitente, continuo)
Canaletas
Fatiga física, Posturas(prolongada mantenida, Instalación, manejo Biomecánicos. lesiones músculos forzada, anti gravitacional.) de herramientas o huesos.
Físico
Instalación, Taladros, martillo.
Sordera parcial tiempo, dolor de cabeza.
Delimitación área de instalación
Nivel de Nivel de exposición Probabilidad
Interpretación Nivel de del nivel de consecuencia probabilidad
Controles propuestos Nivel de riesgo (NPXNC)
Interpretació n nivel de Prioridad riesgo
0
1
2
bajo
10
20
IV
baja
0
1
2
bajo
10
20
IV
baja
0
1
2
bajo
10
20
IV
baja
2
3
6
medio
10
60
III
media
2
4
8
medio
25
200
alta II
INSTALACION
Instalación de redes y cableado
Técnicos instaladores
Instalación cableado superior
Pruebas de energía eléctrica y datos.
Oficinas Cliente. Trabajo en alturas
Contacto directo (Alta y baja tensión)
Trabajo en Mecánicos o escaleras, de seguridad. andamios.
caídas, esguinces, fracturas
2
4
8
medio
25
200
II
alta
Mecánicos o subestación de de seguridad. energía
electrocución, quemaduras, amputación de partes del cuerpo, muerte, perdida conocimiento.
2
4
8
medio
25
200
II
alta
legislación vigente Acciones Propuestas Reorganización del trabajo. Proponer maneras diferentes de realizar las actividades diarias, implementar programas para el manejo del estrés. Implementar programas para el manejo del estrés, Promover estilos de dirección participativa. Higiene postural, pausas activas, puestos de trabajo ergonómico, organización del trabajo, asignación d e varias tareas. Rotación del puesto, pausas sin ruido, control del ruido en la herramienta, protección trabajadores. Higiene postural, pausas activas, puestos de trabajo ergonómico, organización del trabajo, asignación d e varias tareas. Elementos de protección personal, puntos de anclaje, rediseño de los trabajos para hacerlos desde el piso. Elementos de protección personal, sistemas GFCI (Interruptor de servicio de falla de tierra) Herramientas aisladas, tomas de seguridad, mantenimiento eléctrico.
Fuente: Autores del Trabajo. 56
Resolución 26462008
Resolución 26462008
Ley 100 1993
Resolución 8321 agosto 4 de 1983
Ley 100/93, Decretos 1295/94, 1771/94 y 1772/94
RESOLUCIÓN 1409 DE 2012
Ley 143 1994
Criterios de valoración del riesgo en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional Basados en la Guia Tecnica Colombiana GTC 45 La evaluaciòn de los riesgos corresponde al proceso de determinar la probabilidad de que ocurran eventos especificos y la magnitud de sus consecuencias, mediante el uso sistematico de la informaciòn disponible Para evaluar el nivel de riesgo (NR), se deberìa determinar lo siguiente: En donde NR = NP X NC. NP: Nivel de probabilidad NC: Nivel de consecuencia A su vez para determinar el NP se requiere En donde NP= ND X NE ND= Nivel de deficiencia NE= Nivel de exposiciòn TABLA No. 1 Determinación del nivel de deficiencia Nivel de deficiencia Valor de ND Significado Se han detectado peligros que determinan como posible generaciòn de incidentes o consecuencias muy Muy alto 10 significativas, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes respecto al riesgo es nula o no existe, o ambos. Se han detectado algunos peligros que pueden dar lugar a consecuencias significativas o la eficacia del conjunto Alto 6 de medidas preventivas existentes es baja o ambos. Se han detectado peligros que pueden dar lugar a consecuencias poco significativas o de menor importancia, o Medio 2 la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes en moderada o ambos. No se asigna No se ha detectado consecuencia alguna, o la eficacia del conjunto de medidas preventivas existentes es alta o Bajo valor ambos, el riesgo esta controlado. TABLA No. 2 Determinaciòn del nivel de exposiciòn Nivel de exposiciòn Valor de NE Significado La situaciòn de exposiciòn se presenta sin interrupciuòn o varias veces con tiempo prolongado durante la Continua 4 jornada laboral Frecuente 3 La situaciòn de exposiciòn se presenta varias veces durante la jornada laboral con tiempos cortos Ocasional 2 La situaciòn de exposiciòn se presenta alguna vez durante la jornada laboral y por un periodo de tiempo corto Esporadica 1 La situaciòn de expsosiciòn se presenta de manera eventual TABLA No. 3 Para determinar el nivel de probabilidad (NP) se combinan los resultados de las tablas anteriores asi: Niveles de probabilidad Niveles de deficiencia (ND)
10 6 2
4 MA - 40 MA- 24 MA - 8
Niveles de exposiciòn 3 2 MA - 30 A- 20 A- 18 A-12 M-6 B-14
1 A-10 M-6 B-2
TABLA No. 4 Significado de los diferentes niveles de probabilidad Nivel de probabilidad
Valor de NP
Significado
57
Muy alto
Entre 40 y 24
Alto
Entre 20 y 10
Medio
Entre 8 y 6
Bajo
Entre 4 y 2
Nivel de consecuencia Mortal o catastrofico Muy grave Grave Leve
Situaciòn deficiente con exposiciòn continua o muy deficiente con exposiciòn frecuente. Normalmente la materializaciòn del riesgo ocurre con frecuencia Situaciòn deficiente con exposiciòn frecuente u ocasional, o bien situaciòn muy deficiente con exposiciòn ocasional o esporàdica. La materializaciòn del riesgo es posible que suceda varias veces en la vida laboral. Situaciòn deficiente con exposiciòn esporadica, o bien situaciòn mejorable con exposiciòn continua o frecuente .Es posible que suceda el daño alguna vez . Situaciòn mejorable con exposiciòn ocasional o esporadica, o situaciòn sin anomalia destcable con cualquier nivel de exposiciòn. No es esperable que se materialice el riesgo aunque puede ser concedible. TABLA No. 5 Determinaciòn del nivel de consecuencia
Valor de NC
Significado
100
Muerte
60 25 10
Lesiones o enfermedades graves irreparables (incapacidad permanente parcial o invalidez) Lesiones o enfermedades con incapacidad laboral temporal (ILT) Lesiones o enfermedades que no requieren incapacidad TABLA No. 6 Determinaciòn del nivel de riesgo Niveles de riesgo NR: NP X NC 100 60
Nive de consecuencia (NC 25 10
Niveles de exposiciòn 40-24 20-10 8-6 4- 2 I I I II 4000-2000 2000-1200 800-600 400-200 I II II II - III 2400-1440 1200-600 480-360 240 - 120 I II II III 1000-600 500-250 200-150 100-50 II II - III III III - IV 400-240 200-100 80-60 40 - 20
TABLA No. 7 SIGNIFICADO DEL NIVEL DE RIESGO Y DE INTERVENCIÒN Nivel de riesgo y de intervenciòn I
Valor de NR
Significado
4000-600
Situaciòn crìtica. Suspender actividades hasta que el riesgo este bajo control intervenciòn urgente Corregir y adoptar medidas de control de inmediato. Sin embargo suspenda actividades si el nivel de riesgo esta por encima o igual de 360 Mejorar si es posible. Seria conveniente justificar la intervenciòn y su rentabilidad Mantener las medidas de control existentes pero se deberian considerar soluciones o mejoras y se deben hacer comprobaciones periodicas para asegurar que el riesgo aùn es aceptable TABLA No. 8 ACEPTABILIDAD DEL RIESGO
II
500- 150
III
120-40
IV
20
58
NIVEL DE RIESGO I II III IV
SIGNIFICADO No aceptable No aceptable o Aceptable con control especifico Aceptable Aceptable
Fuente: Autores del Trabajo
59
Anexo 5. Matriz Ambiental VISION GENERAL SOBRE LOS IMPACTOS ASOCIADOS A LA GESTION AMBIENTAL DE LA ORGANIZACIÓN Posibles Impactos Ambientales (Consecuencias de la ejecución de las actividades organizacionales)
RESIDUOS
CONSUMOS
VERTIMIENTOS
Impacto en los recursos. (Que se contamina)
Descripción.
* Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones locativas en las áreas eléctricas. *Instalación de redes y cableado. *Actividades administrativas.
SUELO: Los materiales utilizados en las actividades operativas de la organización no son biodegradables y su mala disposición son altamente contaminantes con el suelo.
* Consumo de energía al utilizar las herramientas para la instalación y mantenimiento de redes y cableado. *Consumo de energía y agua en las actividades administrativas.
AGUA : La utilización de agua para consumo domestico afecta la calidad final del agua pero su impacto no es relevante en las actividades de la organización.
* Aguas Residuales. *Alcantarillado sanitario
AGUA : La utilización de agua para consumo domestico afecta la calidad final del agua pero su impacto no es relevante en las actividades de la organización.
EMISIONES
La actividad que realiza DALI SOLUCIONES no genera emisiones contaminantes.
DERRAMES
La actividad que realiza DALI SOLUCIONES no genera emisiones contaminates.
Fuente: Autores del Trabajo 60
ACTIVIDAD
DESEMPEﾃ前 AMBIENTAL ANALISIS DEL PROCESO DE PRODUCCION O PRESTACION DEL SERVICIO ASPECTO AMBIENTAL IMPACTO AMBIENTAL SIGNIFICANCIA DEL IMPACTO
Instalacion de redes y cableado
Residuos solidos
Contaminacion del suelo
NO RELEVANTE
Mantenimiento de redes y cableado
Residuos solidos
Contaminacion del suelo
NO RELEVANTE
Servicios de computo para las diferentes areas de la empresa.
Residuos solidos
Contaminacion del suelo
NO RELEVANTE
Servicio de impresiﾃｳn para la produccion de documentos.
Consumo de energia, Residuos solidos.
Agotamiento de recursos naturales (Suelo, Aire)
NO RELEVANTE
Residuos solidos, Residuos quimicos especiales.
Agotamiento de recursos naturales (Suelo, Aire)
NO RELEVANTE
Mantenimiento locativo del area administrativa de la organizaciﾃｳn.
ESTADO DE CUMPLIMIENTO Dali soluciones creara planes de manejo de residuos Dali soluciones creara planes de manejo de residuos Dali soluciones le dara una correcta disposicion a elemetos de computo que no esten en funcionamiento. Dali soluciones tendra una politica de reutilizacion de material reciclaje e impresiﾃｳn minima. Los materiales utilizados para la limpieza y mantenimiento deben ser biodegradables.
Fuente: Autores del Trabajo
61
DESEMPEÑO AMBIENTAL
REDES Y CABLEADO
MANTENIMIENTO
EQUIPOS DE COMPUTO
IMPRESIONES
Mantenimiento locativo
ANALISIS DEL PROCESO DE PRODUCCION O PRESTACION DEL SERVICIO Los materiales utilizados ni la instalación de redes y cableado están fabricados con materia prima no biodegradable que con una disposición final inadecuada es altamente contaminante, motivo por el cual DALI SOLUCIONES debe de capacitar al personal para disminuir los residuos generados y darle un correcto manejo a el material sobrante, se propone contratar una empresa especializada en el manejo de este tipo de residuos. Los materiales utilizados ni la instalación de redes y cableado están fabricados con materia prima no biodegradable que con una disposición final inadecuada es altamente contaminante, motivo por el cual DALI SOLUCIONES debe de capacitar al personal para disminuir los residuos generados y darle un correcto manejo a el material sobrante, se propone contratar una empresa especializada en el manejo de este tipo de residuos. DALI SOLUCIONES utiliza equipos de ultima tecnología que buscan el menor impacto ambiental en el ahorro de energía y el aumento de la vida útil de estos elementos, en el caso de daño y reemplazo los equipos inservibles se darán de baja y serán entregados a instituciones que les darán una disposición final adecuada sin afectar el medio ambiente. DALI SOLUCIONES les recomienda a todos sus colaboradores evitar realizar impresiones que no sean estrictamente necesarias no solo por evitar los impactos que esto causa al medio ambiente si no también como ahorro económico para la organización, en caso de ser necesario se recomienda utilizar material reciclaje y hojas por los lados, al menos que el documento sea legal y existan normas que se deban cumplir. La disprosio final del tóner es entregado a una empresa autorizada para el manejo de estos residuos. DALI SOLUCIONES en sus actividades de mantenimiento locativo compra insumos que sean amigables con el medio ambiente y cumplan con los requisitos exigidos por la ley colombiana y que no afecten el medio ambiente, su manipulación y almacenamiento se deben de hacer de forma adecuada que no afecten al personal que lo utiliza.
Fuente: Autores del Trabajo
62
Anexo 6. PLAN DE ACCIÓN PLAN DE ACCIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADA EN LA EMPRESA DALI SOLUCIONES S.A.S BASADO EN LAS NORMAS ISO 9001:2008 , ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 No. PHVA Actividad Apropiación de la política del sistema de gestión integrado Realizar capacitaciones para dar a conocer y comprender la Misión, Visión, la Política y Objetivos de la Calidad Ambiental y seguridad y salud. Establecer implementar y mantener procedimientos para identificar aspectos ambientales, identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinar aquellos que pueden tener impacto significativo en el medio ambiente y de los controles necesarios. Establecer implementar y mantener Procedimientos para la identificación, de los requisitos legales y otros requisitos aplicables al SGI Establecer implementar y mantener procedimientos para el cumplimiento de los objetivos y las metas del SGI
Responsable
Apoya
9001
14001 18001
Meses
Gerente General
Consultoría Interna
5.1
4.2
4.2
12
Consultoría Interna
5.1
4.2
4.2
1
4.3.1
4.3.1
2
1
P
2
P
3
P
4
P
5
P
6
P
Revisión por la Dirección
P-H
Establecer implementar y Gerente mantener procedimientos General para controlar situaciones
7
Gerente Recursos Humanos
de
Jefe de Área
Consultoría Interna
Gerente General
Consultoría Externa
7.2.1
4.3.2
4.3.2
6
Gerente General
Consultoría Externa
5.4.1
4.3.3
4.3.3
1
Gerente General
Socios
5.6
4.6
4.6
12
Consultoría Interna
7.5.1
4.3.3 4.4.6
AÑO 2016 ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
DIC
4
63
donde haya aspectos significativos identificados que puedan causar una desviación de la política los objetivos, las metas ambiéntale y los objetivos S&SO dentro de la empresa. Planificar la prestación de los servicios que ofrece la empresa, mediante seguimientos o mediciones posteriores a la entrega, para el proceso Comercial. Establecer, implementar y mantener objetivos y metas en la empresa, para el SGI Realizar controles en la empresa que tomen conciencia de los peligros y riesgos que se exponen en cada servicio y los impactos ambientales que se generan.
La empresa debe establecer, implementar campañas de clasificación de residuos en las obras para mitigar el impacto ambiental. La empresa debe realizar capacitaciones de prevención de lesiones y enfermedades que se puedan generar en las obras. Implementar y mantener documentado los objetivos S&SO, sus funciones y metas
Gerencia Comercial
Gerente General
4
Gerencia General
Consultoría Interna
4
Jefe de Área
Consultoría Interna
4.3.3 4.4.6
4
Gerente Soluciones ingeniería
de Consultoría e Interna
4
Gerente Soluciones ingeniería
de Gerente de e Recursos Humanos
4
Jefe de Área
Consultoría Interna
4
64
ambientales para cada area correspondiente. La empresa debe planificar una implementación de su SGI basado en la Gerente información que aporte General sus empleados en cada área , adoptando conciencia del servicio que se esta prestando. 8
H
9
H
10
H
11
H
12
H
13
H
14
H
15
V
Establecer las funciones, responsabilidades , autoridades y recursos Designación de los recursos necesarios para el Sistema de Gestión Integrada. Establecer y Mantener procedimientos de Competencia, formación y toma de conciencia. Elaborar y mantener registros para verificar las evaluaciones de competencias del personal Establecer, implementar y mantener procedimientos para la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización; y también con los clientes. establecer implementar y mantener procedimientos para el control de documentos Establecer los requisitos relacionados con el producto Revisar los requisitos relacionados con el
Gerente Recursos Humanos
Consultoría Externa e Interna.
de
4
Consultoría Interna
5.5.1
4.4.1
4.4.1
1
Gerente General
Socios
6.1
4.4.1
4.4.1
1
Jefe de Área
Consultoría Interna
6.2
4.4.2
4.4.2
3
Jefe Área
6.2.2
4.4.2
4.4.2
12
Gerente Recursos Humanos
de
de
Gerente General
Consultoría Interna
5.5.3 7,2,3
4.4.3
4.4.3
2
Jefe de Área
Consultoría Interna
4.2.3
4.4.5
4.4.5
3
Jefe de Área
Consultoría Interna
7,2,1
12
Jefe de Área
Consultoría Interna
7,2,2
12
65
17
H
18
H
19
H
20
H
21
22
V
V
23
H
24
V
producto Establecer implementar y mantener un procedimiento para el proceso de compras Establecer procedimientos para la elaboración del producto hasta la disposición final del cliente Establecer procedimientos documentados para el control de producto no conforme Establecer procedimientos documentados para identificar situaciones de emergencia que puedan causar un impacto al medio ambiente, prevenir o mitigar consecuencias S&SO adversas y dar respuesta a ellas.
Jefe de Área
Consultoría Interna
7,4,1 7,4,2 7,4,3
3
Jefe de Área
Consultoría Interna
7,5,1 7,5,2 7,5,5
3
Jefe de Área
Consultoría Externa
8,3
3
Jefe de Área
Consultoría Externa
Establecer Gerente procedimientos para General seguimiento y medición Establecer implementar y mantener procedimientos para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales Establecer procedimientos para tratar las no conformidades y tomar acciones correctivas y preventivas Establecer procedimientos documentado para definir los controles necesarios con los registros
Consultoria Interna
7,6 8,1 8,2,3 8,2,4 8,4
4,4,7
4.4.7
3
4,5,1
4.5.1
3
4,5,2
4.5.2
3
Gerente General
Consultoria Interna
Gerente General
Consultoria Externa
8,3 8,4 8,5,2 8,5,3
4,5,3
4.5.3
3
Jefe de Área
Consultoria Interna
4,2,4
4,5,4
4.5.4
3
66
25
26
V
A
Establecer procedimientos para definir responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar auditorias Incluir la información de Medio Ambiente de cambios en el sistema de gestión S&SO , incluyendo la política y objetivos S&SO en la revisión por la dirección para monitorear la eficacia del sistema
Gerente General
Consultoria Externa e 8.2.2 Interna.
4.5.5
4.5.5
6
Gerente General
5,1 5,6 Consultoria 5,6,1 Externa e 5,6,2 Interna. 5,6,3 8,5,1
4.6
4.6
12
Fuente: Autores del Trabajo
67