POLITICA CONTABLE PARA LA MEDICIÓN DE LA MAQUINARIA DE LA EMPRESA BOTERO IBAÑEZ Y CIA LTDA SEGÚN LA SECCIÓN 17 “PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO” DE LAS NIIF PARA PYMES
MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO
FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA 2014
MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO
POLITICA CONTABLE PARA LA MEDICIÓN DE LA MAQUINARIA DE LA EMPRESA BOTERO IBAÑEZ Y CIA LTDA SEGÚN LA SECCIÓN 17 “PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO” DE LAS NIIF PARA PYMES
MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO
Monografía
Director de trabajo: Profesora July Carolina Rojas
FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTA 2014
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MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO
Nota de Aceptaci贸n _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________
_______________________________________ Firma del Presidente del Jurado
_______________________________________ Firma del Jurado
_______________________________________ Firma del Jurado
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MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO
Dedicatoria
MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO Se agradece primeramente a Dios por conceder el tiempo, sabidur铆a y entendimiento para este trabajo, a los hijos por comprender los momentos de sacrificio, a los padres por su apoyo incondicional, por la paciencia y comprensi贸n, a los hermanos por apoyo y ayuda cuando fue necesario, a la docente July Rojas quien gui贸 y aconsejo durante todo el trabajo y a todas las personas que estuvieron de una u otra forma al pendiente del desarrollo de este proyecto. MAURICIO AVELLA MURILLO Se agradece primeramente a Dios por guiar e iluminar el desarrollo de este trabajo, a los padres por el apoyo incondicional y paciencia durante el desarrollo de este trabajo investigativo.
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MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO
Agradecimientos
Agradecemos primeramente a Dios por su gu铆a, sabidur铆a y entendimiento brindado para realizar esta investigaci贸n, a toda nuestra familia, padres, hijos, abuelos y hermanos por su apoyo infinito y a nuestra directora de trabajo la profesora July Rojas por su paciencia y orientaci贸n profesional durante este tiempo.
AUTORES
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MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO
TABLA DE CONTENIDO PAG. INTRODUCIÓN ............................................................................................................................ 10 1
OBJETIVOS .......................................................................................................................... 12 1.1
OBJETIVO GENERAL .................................................................................................... 12
1.2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................. 12
2
JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................... 13
3
METODOLOGIA .................................................................................................................. 14
4
MARCO TEORICO ................................................................................................................ 16 4.1
RECONOCIMIENTO DEL INMOVILIZADO MATERIAL ................................................... 16
4.2
MEDICIÓN DEL INMOVILIZADO MATERIAL ................................................................. 18
4.2.1
Medición inicial del activo fijo ............................................................................ 18
4.2.2
Medición posterior del activo fijo ....................................................................... 22
5 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ACTUALES DE RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DE LA MAQUINARIA ............................................................................................................................. 27
6
5.1
LA COMPAÑÍA ............................................................................................................ 27
5.2
RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DE LA MAQUINARIA................................................ 28
5.3
PROCESO DE TRANSICION A NIIF PARA PYMES .......................................................... 32
ANÁLISIS Y RESULTADOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ................................... 34 6.1
RECONOCIMIENTO DE LA MAQUINARIA .................................................................... 34
6.2
MEDICIÓN INICIAL DE LA MAQUINARIA ..................................................................... 35
6.2.1
Forma de adquisición ......................................................................................... 35
6.2.2
Costos directamente atribuibles......................................................................... 36
6.2.3
Desmantelamiento, retiro y rehabilitación del lugar .......................................... 36
6.3
MEDICIÓN POSTERIOR DE LA MAQUINARIA .............................................................. 37
6.3.1
Mantenimientos, reparaciones y repuestos ....................................................... 38
6.3.2
Vida útil y depreciación ...................................................................................... 38
7 PROPUESTA DE POLÍTICA CONTABLE DEL RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DE LA MAQUINARIA DE LA EMPRESA BOTERO IBAÑEZ Y CIA LTDA ...................................................... 41 7.1
OBJETIVO .................................................................................................................... 41
7.2
ALCANCE .................................................................................................................... 41
7.3
POLITICA CONTABLE GENERAL ................................................................................... 42
7.3.1
Reconocimiento de la maquinaria ...................................................................... 42
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MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO 7.3.2
Medici贸n inicial de la maquinaria ....................................................................... 42
7.3.3
Medici贸n posterior de la maquinaria ................................................................. 43
7.4
CONTROLES CONTABLES ............................................................................................ 45
7.5
REFERENCIAS NORMATIVAS ....................................................................................... 46
7.6
DEFINICIONES ............................................................................................................. 46
CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 48 RECOMENDACIONES .................................................................................................................. 50 BIBLIOGRAFIA............................................................................................................................. 51 ANEXOS ...................................................................................................................................... 53
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LISTA DE ILUSTRACIONES Pag. Ilustración 1: Representación contable de la maquinaria - autoria propia ................................ 28 Ilustración 2: Proceso de la maquinaria en la empresa Botero Ibañez - autoria propia ............. 31 Ilustración 3: Clasificación grupo 2 pymes, realizado por los autores teniendo en cuenta el Decreto 3022 de 2013. ............................................................................................................... 32 Ilustración 4: Clasificación grupo 2 pymes, tomado de Diapositivas de Diego Gonzalez, NIIF EN COLOMBIA ................................................................................................................................. 32
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LISTA DE ANEXOS Pag. Anexo 1: Formato de recolección de datos…………………..……………….. 53 Anexo 2: Matriz analítica 1………………………………………………………. 54 Anexo 3: Matriz analítica 2………………………………………………………. 55 Anexo 4: Política contable………………………………………………………. 56 Anexo 5: Ejemplos contables…………………………………………………… 58
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INTRODUCIÓN La empresa Botero Ibañez & Compañía Ltda pertenece al sector de la construcción y para desarrollar su actividad principal requiere de una maquinaria especializada, por ello es uno de los principales recursos para la compañía. En la actualidad la maquinaria se mide inicialmente al costo de compra más los cargos necesarios hasta ser puesta en funcionamiento y posteriormente se toma su costo histórico menos la depreciación, el cual se realiza por el método de línea recta y su vida útil es de 10 años. Esto se evidencia en las notas a los estados financieros del año 2013. Esta compañía al cumplir con la obligatoriedad de implementar las Normas Internacionales de Información Financiera para Pymes, en la sección 17 “Propiedad Planta y Equipo”, se encuentran problemáticas en la medición inicial y posterior de la maquinaria dependiendo de los siguientes factores: 1. FORMAS DE ADQUISICIÓN: Se encuentran varias alternativas de compra (VASQUEZ BERNAL & FRANCO FRANCO, 2013) que son necesarias de analizar para tener claro los desembolsos involucrados, de forma que no se omitan y se pueda reflejar el valor real del activo y obtener una información confiable y razonable del costo del mismo. (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012) 2. MOVILIDAD DE LA MAQUINARIA: La maquinaria durante su vida útil no se ubica en un solo sitio, esta es trasladada a diferentes obras y en ocasiones puede durar en reposo por un determinado tiempo. Esta condición puede alterar la medición actual al momento de la implementación en los siguientes factores: ¿cómo se medirá la provisión por desmantelamiento, rehabilitación del lugar y retiro del activo ya que la norma no lo indica?, ¿será necesario provisionar este concepto al final de cada obra?, ¿cuál sería la vida útil y el método de depreciación más apropiado para valuar realmente el desgaste de la maquinaria teniendo en cuenta sus traslados y el tiempo que dura en reposo entre el final e inicio de una obra?. Por lo anterior es necesario desarrollar un trabajo de investigación, encaminado a solventar las inquietudes mencionadas, para lograr proponer una política contable con principios y procedimientos que permitan revelar una información contable fiable, oportuna, comparable y razonable en los estados financieros. Para lograr los objetivos propuestos en esta investigación, se desarrollará en el primer capítulo el marco teórico a través de un análisis documental, necesario para identificar la forma de implementación de la Normas Internacionales de Información Financiera en la Propiedad Planta y Equipo en otros países, que permitan conocer las diferentes formas de adquisición, que sirvan de referencia al procedimiento de provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar ya que la norma no lo menciona. Igualmente conocer diferentes posturas de autores con relación a los métodos de depreciación y la vida útil para activos que se movilizan.
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En el segundo capítulo se recopila la información levantada a través de la observación directa, sobre el proceso actual de la maquinaria en la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda durante su vida útil, la forma de adquisición, transporte, mantenimientos, ubicación en el lugar de trabajo, depreciación, dada de baja y vida útil. Esto con el fin de poder analizarlos con la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera. A continuación, en el tercer capítulo se comparan los procesos actuales del capítulo anterior con las posturas de los autores del marco teórico con relación a la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera para pymes en la sección 17 “Propiedad Planta y Equipo”, para determinar la medición más conveniente y apropiada para la Compañía sujeto de estudio. Por último, en el cuarto capítulo, se desarrolla la propuesta de la política contable de reconocimiento y medición de la maquinaria para la empresa, recopilando las conclusiones y recomendaciones desarrolladas en el capítulo tres.
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1 1.1
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Proponer la política contable de medición inicial y posterior de la maquinaria en la Empresa Botero Ibañez y Cia Ltda , según la SECCIÓN 17 “Propiedad Planta y Equipo” de las NIIF PARA PYMES aplicable a partir del 2015. 1.2
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Realizar una revisión bibliográfica de los casos aplicativos a nivel mundial y local, sobre la medición inicial y posterior en los rubros de la propiedad planta y equipo, para determinar las formas de valuación de los componentes del costo. Describir los procesos actuales en la medición inicial y posterior de la maquinaria de la propiedad planta y equipo de la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda. Determinar las diferencias y semejanzas entre los procesos actuales de la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda y los casos aplicativos encontrados a nivel mundial, para encontrar los ajustes a realizar. Construir la política contable para el reconocimiento y medición de la maquinaria de la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda, que determine las características apropiadas a tener en cuenta en la forma de valuación.
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JUSTIFICACIÓN
Esta investigación es importante para la empresa Botero Ibañez y Cia ltda porque busca proponer una política contable que brinde una medición confiable y razonable de la maquinaria de la propiedad planta y equipo, de acuerdo a la SECCION 17 DE LA NIIF PARA PYMES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, donde se obtenga claridad al medir las formas de adquisición, la mejor valuación teniendo en cuenta que la maquinaria se traslada a diferentes obras y se debe provisionar el desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar y los criterios más convenientes para que la vida útil y el método de depreciación reflejen la realidad del desgaste del activo. Esta investigación también se realiza con el fin de aportar un conocimiento práctico y teórico para estudiantes, docentes, profesionales de Contaduría pública y material de consulta en la implementación de las NIIF PARA PYMES para empresas del sector de la construcción e ingenieros civiles que deseen tener una guía para la medición inicial y posterior teniendo en cuenta el desmantelamiento, retiro y rehabilitación del lugar de la maquinaria en las obras, ya que no se evidencia en la norma una guía específica para ello. Teniendo una medición fiable y razonable de la maquinaria, permitirá que los estados financieros de la empresa cumplan con las características de información enunciados por el marco conceptual de las normas internacionales de información financiera, le permite observar la inversión realizada, llevar un control adecuado de sus bienes, obtener información veraz y útil que le permita tomar decisiones. (HURTADO ROSERO & SANCHEZ QUINTERO, 2009) Igualmente le permitirá continuar destacándose en el mercado de la construcción por su eficiencia, calidad y cumplimiento al cumplir con la información financiera bajo estándares internacionales.
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METODOLOGIA
Esta investigación es de tipo proyectiva, ya que busca realizar una propuesta de política contable, bajo Niif para pymes, que permita reconocer y medir de la forma más real, fiable y rentable, la maquinaria de la empresa Botero IBañez & Cia Ltda, teniendo en cuenta que este activo se traslada de una obra a otra. El desarrollo de esta investigación se basa en dos estrategias: diseño de campo, ya que hay una recolección de datos a través de la técnica de observación en la empresa objeto de estudio y la de diseño documental, donde se realiza una revisión bibliográfica de casos prácticos, la norma y documentos de la empresa. Estas estrategias se desarrollaron a través de las siguientes técnicas de investigación durante las siguientes fases: FASE 1 – Revisión documental: consistió en realizar una revisión bibliográfica consultando bases de datos, que se listan más adelante, en busca de textos relacionados con la aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera en la Propiedad Planta y Equipo. Luego se realizó una selección de estos documentos, considerando criterios como fuentes de aprobación académica, que fueran generadoras de análisis, críticas, comparables y compatibles con el tema. En total se utilizaron una revista académica, tres libros, siete tesis de grado profesional y una tesis de grado maestría y una memoria de conferencia. ITEM 1 2 3 4 5 6 7 8 9
BASES DE DATOS http://www.cervantesvirtual.com/ http://www.tesisenred.net/ http://www.scielo.cl/ http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/indice http://www.bibliotecasdelecuador.com/ http://www.cybertesis.net/ http://www.europeana.eu/portal/ http://dialnet.unirioja.es/ http://redalyc.uaemex.mx/
Igualmente se revisó el Balance General y Notas a los estados financieros del 2013 de la compañía objeto de investigación, la representación valorativa de la maquinaria con relación a los activos que posee, la vida útil y el método de depreciación aplicado a este activo.
FASE 2 – Trabajo de Campo: Para desarrollar esta fase, los autores de la investigación María Elena Ortiz Perdomo y Mauricio Avella Murillo, realizaron
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tres visitas de campo al taller de la empresa Botero Ibañez & Cia Ltda, durante hora y media cada una. En este tiempo se realizó una observación directa de los procesos de recepción, armado, mantenimiento y uso de la maquinaria, con el fin de identificar y clasificar el reconocimiento y medición durante la vida útil de este activo. La recolección de datos se plasmó en un formato que se puede evidenciar en el ANEXO 1. FASE 3 – Análisis de los resultados: En esta fase se desarrolló la práctica de comparación analítica a través de una revisión y análisis documental de los casos aplicativos identificados en la literatura, con el fin de contrastar la postura teórica de los autores con la norma internacional de información financiera para pymes y la realidad actual de la empresa a través de matrices analíticas (ANEXO 2 Y ANEXO 3). Esto permitió reconocer algunos componentes que la regla no especifica o no es clara, contradicciones, aportes y/o limitaciones con relación al tema a investigar y con esto se pudo recomendar la forma más apropiada de reconocimiento y medición de la maquinaria de una empresa del sector de la construcción (ANEXO 4 Modelo de Política Contable). FASE 4 – Propuesta: El resultado de esta investigación se expresará mediante la propuesta de una política contable donde evidencie el reconocimiento, la medición inicial y la medición posterior de la maquinaria de la empresa Botero Ibañez & Cia Ltda, que revele el verdadero costo de este activo y el desgaste real durante su vida útil en razón a su uso.
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CAPITULO I 4
MARCO TEORICO
Este marco teórico tratará sobre la perspectiva que tienen algunos autores y casos prácticos, en el proceso de reconocimiento y medición de la propiedad planta y equipo, en la aplicación de las normas internacionales de información financiera para pymes (sección 17), en vista de que la norma no especifica algunos aspectos para medir una maquinara que se traslada de un lado a otro durante su vida útil, es decir, no se asienta en un solo sitio durante su servicio en la empresa, como la provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar, la vida útil y el método de depreciación. En las siguientes líneas se explicará el proceso de reconocimiento de la propiedad planta y equipo, en la cual los autores no difieren de la normatividad internacional, posteriormente las características de la medición inicial y posterior, determinando así, los argumentos de elección ante estos autores.
4.1
RECONOCIMIENTO DEL INMOVILIZADO MATERIAL
En el presente tema se mencionarán las características a tener en cuenta en el momento del reconocimiento de un bien, para determinar si es un activo fijo tangible o por lo contrario, haría parte de un gasto o un inventario. Para determinar lo anterior, la norma internacional de información financiera para pymes en la Sección 17: propiedad planta y equipo y en coherencia con el autor (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012), indican que para que un elemento sea considerado activo debe reunir las siguientes características, de lo contrario podría ser un gasto: “a) Que sea controlado por la empresa b) Que la entidad espere obtener beneficios futuros para su uso c) Que pueda ser medido con fiabilidad.” (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012) y (IASB, 2009). Teniendo claro lo anterior y como el objeto de análisis central es el inmovilizado material o activo fijo, se va a plantear la definición concreta de este, que se enmarca dentro del anterior. Entre los diferentes autores analizados, la definición es la misma y no difieren de la norma pero existen diferentes enfoques porque enfatizan o resaltan la importancia a ciertas características, en general el activo inmovilizado se refiere a: un bien tangible, controlado por la empresa, que espera ser usado más de un periodo y no está destinado para la venta.
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Los autores (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012) enfatizan su definición en el hecho de que se considera un bien tangible, por su parte (MOROCHO MOROCHO & CARDENAS VERA, 2013) dicen que es muy importante el control de la empresa sobre el bien y que en realidad le genere un beneficio económico futuro. Si miramos los énfasis de los autores son compatibles con lo que plantea la norma de NIIF PARA PYMES en la Sección 2: Conceptos y principios generales en los párrafos 2.17, 2.18 y 2.19: “2.17 Los beneficios económicos futuros de un activo son su potencial para contribuir directa o indirectamente, a los flujos de efectivo y de equivalentes al efectivo de la entidad. Esos flujos de efectivo pueden proceder de la utilización del activo o de su disposición. 2.18 Muchos activos, como por ejemplo las propiedades, planta y equipo, son elementos tangibles. Sin embargo, la tangibilidad no es esencial para la existencia del activo. Algunos activos son intangibles. 2.19 Al determinar la existencia de un activo, el derecho de propiedad no es esencial. Así, por ejemplo, una propiedad mantenida en arrendamiento es un activo si la entidad controla los beneficios que se espera que fluyan de la propiedad.” (IASB, 2009) Igualmente la norma en la sección 17: Propiedad planta y equipo indica que “Se reconocerá el costo de una partida de propiedades, planta y equipo como un activo si, y solo si: a) es probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros asociados con la partida y b) el costo de la partida puede medirse con fiabilidad.” (IASB, 2009) Por lo tanto, recopilando todo lo anterior se determina que la partida de un elemento es considerado un activo, propiedad planta y equipo si reúne las siguientes condiciones, o de lo contrario, puede ser un gasto o parte del inventario. (SARMIENTO CARDENAS| & HERAS MONTESDEOCA, 2010)
a. Es un activo tangible. b. Es controlado por la empresa. c. Está destinado a actividades administrativas o productivas. d. Se espera que deriven beneficios económicos futuros. e. Sera utilizado por más de un periodo contable. f. El costo puede ser valorado con fiabilidad. Posterior a este proceso de reconocimiento, ya cuando se ha definido que el elemento es considerado propiedad planta y equipo se continúa con la medición del mismo, por ello, a continuación se describen los componentes.
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4.2
MEDICIÓN DEL INMOVILIZADO MATERIAL
Este es el proceso mediante el cual se caracterizan los flujos que se involucran según la norma, es decir, las características o factores que intervienen para poder dar un valor monetario y así valuar a la mayor exactitud posible la propiedad planta y equipo. (ARIAS BELLO & SANCHEZ SERNA, 2011) Esto permite aclarar que el objetivo de este trabajo es proponer una política contable de medición y no de valuación para la medición inicial de la maquinaria, ya que la medición son los factores que intervienen para dar un valor monetario y valuación es el valor monetario como tal. En el proceso de medición se hará referencia a etapas de la misma, la medición inicial y la medición posterior, las cuales permiten determinar el valor de adquisición del inmovilizado material y la forma como se manejarán los cambios, tal como menciona el autor (ARIAS BELLO & SANCHEZ SERNA, 2011), la medición inicial cuantifica los hechos económicos que impactan la situación financiera y económica de la empresa y la medición posterior solo tiene en cuenta actualizaciones del valor del rubro. Por lo tanto, a continuación se explica la medición inicial de un activo fijo propiedad planta y equipo.
4.2.1 Medición inicial del activo fijo La medición inicial posee unos componentes que permiten determinar todos los factores que intervienen para hallar el valor inicial con el cual se registra el costo del activo, estos son la forma de adquisición, los costos directamente atribuibles y el desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar. (IASB, 2009); (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012); (MENDIETA CORDERO & OJEDA BENAVIDES, 2010) y (GUTIERREZ DUTAN & MORQUECHO CALLE, 2010). Formas de adquisición: Se analizará el primer componente ya que es muy importante saber que hay diferentes formas de adquirir un bien o activo fijo, pues cada una nos permite analizar los desembolsos que intervienen, cuales se incluyen, cuales se excluyen de su medición inicial, cuáles son gastos y cuales son costos del activo para no afectar la razonabilidad del valor del mismo. Las formas de adquisición encontradas de la propiedad planta y equipo y su forma de medición son: a). INSTRUMENTO FINANCIERO: se registrar el valor del título como costo de adquisición pero no los intereses, estos últimos son un gastos. (VASQUEZ BERNAL & FRANCO FRANCO, 2013) Sin embargo el autor (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012) aporta que si el préstamo es a largo plazo, es
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decir, más allá de los términos normales de crédito, el costo es el valor presente de todos los pagos futuros. b) PERMUTA: se medirá al valor razonable del bien que se entrega, postura que asumen los dos autores ( (VASQUEZ BERNAL & FRANCO FRANCO, 2013) y (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012). c) ARRENDAMIENTO FINANCIERO: se registra el menor valor entre el valor razonable y el valor presente de los pagos de arrendamiento (VASQUEZ BERNAL & FRANCO FRANCO, 2013). d) MONETARIA: Puede ser dentro y fuera del país, esta es la forma más común de adquisición. Si se realiza en el interior se incluye el valor facturado de la máquina descontando los descuentos o rebajas y se excluye el iva. Si se realiza en el exterior se incluye el valor facturado, flete, seguros, los gastos directos o indirectos para la adquisición, los aranceles de importación, divisas, impuestos indirectos no recuperables y la nacionalización del bien. (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012) e) INCREMENTO DE CAPITAL (Aporte de capital y donación) Se medirá al valor razonable al momento de su entrega si es un aporte de socios y si es una donación se evaluará por un perito. (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012) f) ACTIVO FIJO CONSTRUIDO Hay casos en que la empresa fabrica sus propios activos fijos, en este caso, el costo del activo será igual a la sumatoria de los costos directos e indirectos, incluyendo el valor de los intereses, en caso de que la construcción haya sido financiada. (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012). De los anteriores conceptos se determina que la forma de adquisición en que incurre la empresa objeto de estudio, es la monetaria fuera del país, por lo tanto se tendrán en cuenta los desembolso por conceptos de compra, fletes, seguros, aranceles, honorarios de intermediación, impuestos no recuperables y nacionalización. Es importante no omitir ningún gasto para reflejar el valor real del activo, obteniendo así una información confiable y razonable del costo de la máquina. Analizado el primer componente de la medición inicial, se continúa con el componente de los costos directamente atribuibles. Costos directamente atribuibles: Este componente no tiene mayor discusión entre los autores, ya que es muy sencillo de entender, pues consta de todos los gastos necesarios para la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar. Algunos ejemplos de costos directamente atribuibles son: Beneficios a empleados relacionados con construcción o adquisición del bien, preparación del emplazamiento físico, instalación y montaje, comprobación de que el activo funciona adecuadamente. (GONZALEZ VASQUEZ, 2014) Ahora se continúa con el análisis del último componente de la medición inicial, el desmantelamiento, retiro y rehabilitación del lugar.
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Desmantelamiento, retiro y rehabilitación del lugar: Este es un nuevo concepto que surge en la norma internacional, que en la actualidad o en los Colgaap no existe. Dentro de la normativa de las NIIF solo se menciona la definición de este componente y no indica nada sobre su manejo, por lo cual se investigó con muchos casos prácticos para tener una idea de su aplicación, cómo se maneja y sobre todo que pasa cuando una maquinaria se traslada constantemente a diferentes sitios, ¿será que se debe provisionar este concepto por cada traslado de la maquinaria? Por ello, sobre este tema se centrará principalmente el análisis de este trabajo. En este sentido la Sección 17: propiedad planta y equipo de las NIIF para Pymes plantea que el Desmantelamiento son “los costos de desmantelamiento o retiro del elemento, así como la rehabilitación del lugar sobre el que se asienta, es la obligación en que incurre una entidad cuando adquiere el elemento o como consecuencia de haber utilizado dicho elemento durante un determinado periodo, con propósitos distintos al de producción de inventarios durante tal periodo” (IASB, 2009). Lo anterior lo complementa el autor (GUTIERREZ DUTAN & MORQUECHO CALLE, 2010) indicando que los costos por desmantelamiento, rehabilitación del lugar o retiro no es una estimación contable sino una provisión, como también lo ratifica el autor (MENDIETA CORDERO & OJEDA BENAVIDES, 2010) ya que la estimación son los juicios sobre los que nos basamos para hallar una medición y la provisión es un gasto que nace de una obligación legal o de hechos habituales de la empresa. (Obligación implícita), donde este compromiso es futuro y la fecha y valor del pago son inciertos. Ya teniendo claro el concepto de este componente se analizará a continuación la medición del mismo, según lo enunciado por autores de casos prácticos aplicativos, ya que la norma no indica nada sobre las características de medición. Este tema se decidió analizar en vista que la norma y los diferentes autores mencionan que los componentes del costo de la propiedad planta y equipo son costo de adquisición, costos directamente atribuibles y desmantelamiento, retiro y rehabilitación del lugar, nada más, sin indicar que tipo de medición atribuye al último, por lo cual y teniendo en cuenta que con la definición de desmantelamiento la empresa se obliga aprovisionar este concepto, al preparar la aplicación de la norma internacional surge una duda, ¿qué sucede con el desmantelamiento si una maquinaria se traslada constantemente a realizar obras de construcción y no permanece su vida útil en un solo sitio?, se tendrá que medir el desmantelamiento, la rehabilitación del lugar o el retiro de la maquina cada vez que termine una obra?. Con relación a esta duda el autor (ARIAS BELLO & SANCHEZ SERNA, 2011) indica que esta provisión solo se puede tener en cuenta en la medición inicial, ya que la medición posterior solo relaciona la actualización del valor del rubro.
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Posteriormente los autores (MENDIETA CORDERO & OJEDA BENAVIDES, 2010), adicionan lo siguiente, discriminando cada elemento de este componente, que el desmantelamiento se provisiona solo al final de la vida útil, se rehabilita un lugar cuando el retiro de un activo daña o maltrata un terreno y se debe provisionar el retiro y traslado de la máquina. Esto lo ratifica (GUTIERREZ DUTAN & MORQUECHO CALLE, 2010) cuando indica que esta provisión se realiza por el hecho de que al terminar la vida útil se debe desmantelar el bien y dejar el sitio de asentamiento en el estado encontrado. Por lo tanto se puede determinar que en el traslado de la maquinaria a diferentes obras, no se desmantelan porque siguen en uso y no se rehabilita el lugar porque la obra se termina en una construcción, es decir, se edifica sobre el asentamiento del lote. Lo que se podría provisionar es el retiro y traslado de la máquina por la definición de provisión. En cuanto a la medición de la provisión (VILLAVICENCIO CATOTA, 2012) sugiere que se realice a través de un porcentaje del (5%) sobre el valor del activo para ser aplicado al final de su vida útil, valor que se suma en la medición inicial. Este porcentaje es determinado por un perito que busca obtener el valor por desmantelar, retirar o rehabilitar el lugar donde se ubica la máquina, al final de su vida útil pero asimilando que el activo va estar en un solo sitio durante su vida útil. Pero esta aplicación solo se tendría en cuenta para provisionar desmantelamiento y rehabilitación del lugar, pero no para el retiro del bien, pues este costo si se puede determinar con facilidad. Se continúa analizando la forma de medición de la provisión por retiro de la maquinaria, ya que se pudo determinar, con los anteriores autores, que para este caso práctico no se podría realizar por desmantelamiento ni por rehabilitación del lugar, cada vez que se traslade este activo a una obra. (GUTIERREZ DUTAN & MORQUECHO CALLE, 2010) Este autor ilustra un manejo contable de la provisión: Esta provisión en su medición inicial forma parte del activo y se acredita una obligación. Dentro de su proceso posterior, si se cancela, se debita la obligación y se acredita el pago. Si no hay salida de dinero para este concepto se debita la provisión y se acredita la propiedad planta y equipo. Se plantea que cualquier cambio futuro que afecte la obligación, se acredita la provisión y se debita un gasto, sin afectar la propiedad planta y equipo. Igualmente el autor, (FERNANDEZ SANTOS, 2009) refleja un tratamiento contable muy similar al exponente anterior, pero en la medición posterior de la provisión toma otro criterio: cuando hay incrementos o actualizaciones se aumenta la propiedad planta y equipo. Éste último criterio no es el adecuado porque si se provisiona el retiro de la máquina cada vez que termine una obra, esta medición sobrevaloraría el activo y no permitiría tener un valor real de la propiedad planta y equipo, alterando el objetivo de la información financiera, el de proporcionar información útil, confiable comparable a los usuarios a través de una información fiel, relevante, comparable, oportuna, prudente, integra, comprensible y verificable.
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Por lo tanto, analizando la postura de estos autores y la aplicación de la Sección 17: Propiedad Planta y Equipo en las NIIF para Pymes en la empresa sujeto de estudio, partiendo de lo propuesto por los autores (GUTIERREZ DUTAN & MORQUECHO CALLE, 2010) y descartando a (FERNANDEZ SANTOS, 2009), se proponen las siguientes tres alternativas ante el manejo contable de la provisión por el retiro de la maquina al trasladarse a diversas obras: 1. Tratar la provisión posterior por traslado del activo, en el gasto y aumentar la provisión, por lo cual, siempre estará aumentando el gasto. 2. Darle un tratamiento de gasto por traslado de la máquina y no como una provisión, es decir, no se provisiona este concepto sino que cuando se presente el servicio de transporte, se toma como un gasto por el mismo concepto. 3. Darle un tratamiento de costo al traslado de la maquinaria, para que este gasto se recupere en el momento de facturar al cliente la obra, es decir, no se provisiona este concepto sino que cuando se presente el servicio de transporte, se toma como un gasto por el mismo concepto y se registra en el centro de costos de la obra, para que en el momento de facturar se tenga en cuenta este valor. De estas tres formas que se proponen, se prefiere la número tres, ya que, en la primera opción el gasto puede variar al momento de hacerse efectiva la provisión y se tendrían que hacer ajustes por menor o mayor valor pagado, en la segunda, si bien es cierto, se tendría un gasto exacto pero con la tercera el gasto se puede recuperar como un costo cobrándolo en la factura del cliente, lo que sería lo más conveniente y rentable para la empresa y se obtendría razonabilidad y exactitud en el costo de la maquinaria. Por otro lado, si ya no se provisiona el retiro de la máquina, entonces ¿se tendrá que provisionar el desmantelamiento o rehabilitación del lugar en la medición inicial? Respondiendo esto (JIMENEZ CANO, 2013) indica que como no hay una obligación legal (contrato) de provisionar un desmantelamiento al final de la vida útil, ni una rehabilitación del lugar porque la maquina no va a estar asentada en un solo sitio, no se provisiona estos conceptos en la medición inicial, es decir, el costo del activo solo se compone por el costo de adquisición y los costos directamente atribuibles. Este era el último componente de la medición inicial por lo tanto se continúa con el análisis de la medición posterior.
4.2.2
Medición posterior del activo fijo
Como se había comentado anteriormente, la medición posterior busca determinar los rubros que pueden afectar o modificar el valor de un activo
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después de determinar su costo inicial, como la vida útil, la deprecación, el deterioro o la dada de baja de la propiedad planta y equipo. La medición posterior se determina por el MODELO DEL COSTO: costo del activo menos la depreciación acumulada, menos cualquier perdida por deterioro (VILLAVICENCIO CATOTA, 2012). Por lo tanto se comenzará a analizar el manejo de reparaciones o mantenimientos. Mantenimiento y reparación: Con la implementación de las normas internacionales, los repuestos importantes que se utilicen más de un periodo deben ser parte de la máquina y los que se cambian se dan de baja, el gasto de los mantenimientos periódicos se suman como parte del activo (JIMENEZ CANO, 2013), siendo este autor coherente con lo que dice la norma en su numeral 17.5 (IASB, 2009). Esta medición permite tener una valuación real del activo pues todos los arreglos que sean necesarios realizarle, muestran realmente el estado en que se encuentra una maquinaria, cumpliendo así con las cualidades de la información en las normas internacionales, que sea fiable, oportuna y exacta. A continuación se analizarán los principales componentes de la medición posterior que son la vida útil y la depreciación, ya que también es uno de los principales temas de este análisis. Vida útil y depreciación: Se entiende por vida útil el tiempo durante el cual un activo puede ser utilizado y el lapso de tiempo en el cual produce ingresos a la empresa (MOROCHO MOROCHO & CARDENAS VERA, 2013); (SARMIENTO CARDENAS| & HERAS MONTESDEOCA, 2010). Estos autores concuerdan con lo que enuncia la norma NIC 16: “(a) El periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o bien (b) El número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por parte de la entidad.” (IASB, 2009). Para determinar la vida útil de una activo, la norma SECCION 17: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO DE LAS NIIF PARA PYMES, lista unas características a tener en cuenta: a) b) c) d)
Utilización del activo, Desgaste físico (mantenimientos, reparaciones, cuidados..) Obsolescencia Restricciones legales. (IASB, 2009)
La vida útil puede determinarse por unidades que en verdad reflejen el uso del bien, como por ejemplo, años o unidades producidas. A su vez van muy de la mano con la depreciación, ya que con este se amortiza el desgaste que va teniendo el activo durante su vida útil, por ello a continuación se comenta la importancia, métodos que se pueden aplicar y cuál es el más conveniente para este caso práctico.
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La depreciación consiste en reflejar el patrón del consumo de los beneficios económicos futuros según lo enuncian los autores (HURTADO ROSERO & SANCHEZ QUINTERO, 2009) y se puede complementar con lo analizado por (MOROCHO MOROCHO & CARDENAS VERA, 2013) indicando que es la pérdida progresiva del valor de un activo por cada año que envejece, por ello, este desgaste va proporcional a la vida útil del activo. Es muy importante tener en cuenta que la depreciación del bien comienza desde cuando está listo para su uso y termina cuando se da de baja o cuando se deprecia por completo, según indica la norma internacional de información financiera en la sección 17: Propiedad Planta y Equipo para Pymes. Para valuar la depreciación del bien, la norma internacional en la sección 17: Propiedad Planta y Equipo en su numeral 17.16 y 17.17 indica que se debe descontar al costo del activo el valor residual o recuperable, que corresponde al costo que se espera recuperar del activo al finalizar su vida útil, esto nos determina el importe depreciable y sobre el cual se aplicará el método determinado por la empresa (IASB, 2009), lo cual los autores (MOROCHO MOROCHO & CARDENAS VERA, 2013) resaltan para tener muy en cuenta. La depreciación se debe amortizar cuando está sin utilizar el activo a menos que su desgaste sea en función de su uso. (IASB, 2009). Por lo cual, surge otra duda: ¿qué método de depreciación es el más apropiado para implementar en una maquinaria que se traslada a obras por un tiempo determinado y que durante la terminación e inicio de una obra queda en reposo por otro tiempo? Por lo anterior, se analizarán los diferentes métodos de depreciación para determinar cuál solventaría esta duda. Una de las principales problemáticas en la implementación de las normas internacionales de información financiera es la determinación del método de depreciación de la propiedad planta y equipo, según aporta (VILLAVICENCIO CATOTA, 2012), por lo cual, recomienda que la vida útil y método de depreciación sean determinados de acuerdo a la actividad para la que es destinada y así lograr obtener valuaciones confiables y reales del activo, compartiendo esta contribución con los autores (MENDIETA CORDERO & OJEDA BENAVIDES, 2010) Toda empresa debe determinar el método de depreciación que realmente revele el desgaste de su activo, por lo cual y para comenzar a resolver el cuestionamiento de los autores, (MOROCHO MOROCHO & CARDENAS VERA, 2013) enumeran tres métodos de depreciación, que a continuación se explican: Línea recta: Es cuando el activo se desgasta por igual, durante su vida útil (MOROCHO MOROCHO & CARDENAS VERA, 2013), por ello, el autor (SALAZAR LOPEZ, 2013) aporta que es el método más usado por ser tan sencillo y el más conveniente para aplicar.
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Costo histórico (valor actual) - Valor residual Vida útil Unidades producidas: Se basa en el desgaste del activo por el tiempo real de trabajo. Puede ser por unidades producidas, por horas trabajadas, por kilómetros recorridos, etc. Este método distribuye el gasto de la depreciación de forma equitativa (MOROCHO MOROCHO & CARDENAS VERA, 2013). Costo histórico (valor actual) - Valor residual Total unidades producidas
*
Número de unidades producidas en el periodo
Método de la suma de los dígitos de los años: Es una depreciación en forma descendente, el desgaste es mayor en el primer año y menor en los demás años de su vida útil. También va a ser durante su vida útil. Ante esta definición los autores (MOROCHO MOROCHO & CARDENAS VERA, 2013) presumen que este método se basa en la teoría de que los activos se deprecian más en sus primero años de vida. Años Suma de años
*
Valor actual - valor residual
A pesar de que el autor (MOROCHO MOROCHO & CARDENAS VERA, 2013) recomienda usar el método de línea recta para depreciar un activo por ser más sencillo, se considera que este no representaría el desgaste real de una máquina, en una empresa de construcción, que se traslada de una obra a otra, ya que en el tiempo que dure detenida será depreciada por igual como si estuviera en uso. Ante lo expuesto anteriormente, el autor (VILLAVICENCIO CATOTA, 2012) indica se puede determinar la vida útil y método de depreciación por unidades producidas, para un activo donde su uso sea intermitente, así mismo ratifica y concluye, (SALAZAR LOPEZ, 2013), que el mejor método para depreciar una máquina que trabaja por un determinado tiempo en una empresa de construcción es el método de UNIDADES PRODUCIDAS, para obtener un patrón real de desgaste del activo. Por lo anterior, la postura que se tomará al realizar la política contable de la medición de la maquinaria en la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda, será la propuesta por (SALAZAR LOPEZ, 2013), aplicar un método de depreciación por unidades producidas, ya que así se tendrá una estimación contable fiable del desgaste real de la maquinaria dado que no trabaja constantemente. Frente a los temas de deterioro y dada de baja del activo, no se presentan problemáticas ya que todos los autores coinciden en que se debe dar de baja cuando ya no se genera ningún beneficio económico futuro, como por venta o
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canje del activo, donaci贸n o destrucci贸n. En cuanto al deterioro, este se produce cuando el importe en libros (valor por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciaci贸n acumulada y las p茅rdidas por deterioro del valor acumuladas) de un activo es superior a su importe recuperable (es el mayor entre el valor razonable menos los costos de venta de un activo y su valor en uso).
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CAPITULO II 5 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ACTUALES DE RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DE LA MAQUINARIA En este capítulo se presenta la compañía objeto de estudio, se explica los procesos actuales que realiza empresa para reconocer y medir la maquinaria durante su vida útil y porqué debe involucrarse en el proceso de transición a Normas Internacionales de Información Financiera para pymes. Esto con el fin de analizar, en el capítulo siguiente, los procesos actuales con la implementación de la sección 17 de NIIF para pymes “Propiedad planta y Equipo” y determinar las falencias que se pueden presentar.
5.1
LA COMPAÑÍA
La empresa Botero Ibañez y Cia Ltda, opera en la ciudad de Bogotá y pertenece al sector de la construcción desde el año 1990 donde su objeto social es ejecución de obras civiles, trabajos de infraestructura vial, desarrollos urbanísticos y cimentaciones profundas. Esta compañía para desarrollar su objeto social cuenta con un principal recursos, la maquinaria de la Propiedad Planta y Equipo compuesta por:
Excavadoras Piloteadoras Motoniveladoras Minicargador Demoledora Compactadores
Este rubro de propiedad planta y equipo se refleja con relación al ACTIVO en un 40.79% en su costo de adquisición y un 24.09% en su importe en libros. Se destaca notablemente dentro de la propiedad planta y equipo la maquinaria con un 70,61%, por lo cual es el recurso más representativo de la compañía para desarrollar su objeto social, ilustrado así:
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Ilustración 1: Representación contable de la maquinaria - autoria propia
REPRESENTACION
TOTAL ACTIVO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Costo Adquisicion Depreciacion Acumulada
23.689.719.485,34
-
5.706.620.536,53 9.664.087.553,38 3.957.467.016,85
24,09% 40,79%
COMPONENTES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Inmueble cll 221 Maquinaria y equipo Muebles y Enseres Equipos de oficina Equipo de procesamiento de datos Equipo de comunicación Equipo de transportes Importaciones en transito
445.000.000,00 6.823.750.900,53 1.576.083,00 11.755.186,00 54.266.510,00 6.751.280,00 1.115.861.332,85 1.205.126.261,00
4,60% 70,61% 0,02% 0,12% 0,56% 0,07% 11,55% 12,47%
9.664.087.553,38
5.2
RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DE LA MAQUINARIA
En la actualidad la medición inicial de la propiedad planta y equipo se realiza al costo histórico más los cargos necesarios para colocar en funcionamiento los mismos y en la medición posterior se toma su costo histórico y se descuenta la depreciación por el método de línea recta así: maquinaria y equipo, muebles y enseres y equipos de oficinal al 10%; equipos de procesamiento de datos, comunicación y transporte al 20%. El proceso operativo de la maquinaria durante su vida útil en la empresa Botero Ibañez & Cia Ltda es el siguiente: La empresa reconoce la maquinaria como un activo cuando cumple con lo siguiente: a) Es un recurso obtenido por la empresa b) Se espera obtener beneficios económicos futuros, c) Es un activo tangible d) No está destinado para la venta en el curso normal de los negocios, e) La vida útil excede de un año, f) Tiene la factura a nombre de la empresa. La compañía adquiere la maquinaria en el exterior y para ello solicita al comprador enviar urgentemente la factura donde estipule el valor del activo, el costo del flete y del seguro. Cuando esta llega vía email, se realiza una transferencia sobre la factura enviada en euros o en dólares, contabilizándola en una subcuenta maquinaria y equipo en tránsito con un nit XXX de 3 dígitos que la diferencie de otra máquina, pero no se tiene un auxiliar por cada una y se registra la salida del banco.
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Después del pago la maquinaria, viaja por vía marítima alrededor de 15 a 30 días para llegar a puerto colombiano y es recibida por una empresa de legalización portuaria, contratada por la compañía, encargada del desembarque, bodegaje, legalización aduanera y nacionalización. Todos estos cargos o aranceles son facturados para su respectivo reembolso, igualmente incluyen los honorarios del servicio prestado de intermediación más iva por ese concepto. Todo esto se suma al valor de la maquinaria en tránsito. Luego de la nacionalización de la maquinaria, se contrata una empresa de transporte de carga para recogerla en la bodega donde estuvo mientras se legalizaba y llevarla al taller ubicado en la Calle 222 de la ciudad de Bogotá. Este costo de transporte también se registra como un valor de la maquinaria en tránsito. Una vez llegue la maquinaria al taller, se procede al desempaque, armado de piezas y acondicionamiento de la máquina, dejándola lista para su funcionamiento. Este proceso lo realizan dentro de sus labores, personal especializado contratado por la empresa como empleados en el taller. Estos son gastos de nómina y no se suman a la maquinaria. Si se llegase a necesitar contratar un servicio más especializado para el proceso de acondicionamiento de la máquina, se contabiliza como valor del activo. Ya lista para funcionar, se guarda en la bodega del taller mientras es enviada a obras. Terminado este proceso, contablemente se traslada la maquinaria en tránsito a un activo fijo y desde la fecha de compra empieza a depreciarse. Llegado el momento, la maquinaria se envía a la obra asignada a través de una cama baja de propiedad de la empresa. Este gasto no tiene ningún efecto contable en su medición posterior de la maquina ya que los gastos del conductor, combustible y salarios hacen parte del costo de la obra. Terminada la obra la maquina puede tomar alguno de los siguientes rumbos: 1) ser traslada a otra obra en una cama baja o 2) ser enviada al taller o bodega de la empresa en la cama baja. Estos gastos tienen el mismo manejo contable que el paso anterior. Si es llevada al taller, la maquina es puesta en mantenimiento o reparación si es necesario. Estos gastos son de nómina porque lo realizan los empleados del taller. Si se requiere de un repuesto importante para alguna máquina, se compra ya sea en Colombia o en el exterior y se contabiliza en una cuenta de repuestos. La empresa teniendo en cuenta la normativa del Decreto 2649, determina una vida útil para la maquinaria de 10 años y un método de depreciación en línea recta aplicando el 10% sobre el costo de adquisición, como se evidencia en las notas a los estados financieros del 2013. Cuando termina la vida útil sigue funcionando pero el valor en libros es de cero pesos.
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Los motivos por los cuales la compañía ha dado de baja una maquinaria, han sido por robo y por depreciación total. En este caso se retira de la contabilidad y el valor en libros es de cero. Este proceso se ilustra en la siguiente gráfica:
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MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO Ilustración 2: Proceso de la maquinaria en la empresa Botero Ibañez - autoria propia
CONTABLE
OPERATIVA DIA 1: Se pide la maquina al exterior
DIA 2: Se realiza transferencia con factura enviada poremail
RECONOCIMIENTO INICIAL
DIA 2: Se reconoce contablemente como maquinaria en transito si cumple con las siguientes caracteristicas: a) Es un recurso obtenido por la empresa y con titulo de propiedad (factura) b) Espera obtener beneficios futuros c) Es tangible d) Dura más de un periodo SI Se reconoce como propiedad planta y equipo.
Llega a puerto colombiano y es recibida por una empresa de legalizacion portuaria, contratada por la compañia, encargada del desembarque, bodegaje, legalizacion aduanera y nacionalizacion.
Se contratauna empresa de transporte para que la lleve a Bogotá
Llega a la bodegade la calle 222 en Bogotá, donde tambien se encuentra el taller, hay es armada y dejada lista para su funcionamiento.
NO Puede ser un gasto
Todos los aranceles son facturados para su respectivo reembolso, igualmente incluyen los honorarios del servicio prestado de intermediación más iva por ese concepto. Todo esto se suma al valor de la maquinaria en transito.
Se registra como valor de la maquinaria en transito
Estos son costos de nomina y no se suman a la maquinaria. Se termina el proceso de importacion y se traslada la maquinaria en transito a un activo fijo
RECONOCIMIENTO POSTERIOR
La maquinaria se envia a obraa través de una cama baja de propiedad de la empresa. Dura alrededor de 3 a 12 meses dependiendo del tipo de contrato adquirido. Terminada la obra se puede enviar a otra obra o se envia al taller
En el taller la maquina es puesta en mantenimiento o reparación si es necesario. Si se requiere de un repuesto importante para alguna maquina, se trae del exterior.
los gastos del conductor, combustible y salarios hacen parte del costo de la obra
Los gastos de mantenimiento o reparacion son nomina porque lo realizan los empleados del taller. Si se requiere de un repuesto importante para alguna maquina, se trae y se contabiliza en una cuenta de repuestos y no de la maquina a la cual va a pertenecer.
La vida util para la maquinaria es de 10 años, teniendo encuenta la normativa del Decreto 2649.
La maquina se deprecia por el metodo de linea recta aplicando el 10% sobre el costo de adquisicion, en una vida util de 10 años.
Se da debaja una maquinaria por robo y por depreciacion total
Se saca de la contabilidad y el valor en libros es cero.
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5.3
PROCESO DE TRANSICION A NIIF PARA PYMES
A partir de la Ley 1314 de 2009 LEY DE CONVERGENCIA, se desprende la obligación para todas las empresas de implementar las Normas Internacionales de Información Financiera en Colombia. Con el Decreto 3022 de 2013 indica que las empresas que cumplan con los siguientes criterios serán de grupo 2: (MINISTERIO DE COMERCIO INDUSTRIA Y TURISMO, 2013): Ilustración 3: Clasificación grupo 2 pymes, realizado por los autores teniendo en cuenta el Decreto 3022 de 2013.
CRITERIOS GRUPO DOS CUMPLE 1. NO Cotizar en Bolsa (No ser emisores de valores) X 2. NO Captar y/o Colocar masivamente dineros del Público (No ser Entidad de Interés Público) X 3. NO Ser subordinada o sucursal de una compañía nacional o extranjera que aplique NIIF Plenas X 4. NO Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una o más entidades extranjeras que apliquen NIIF Plenas X 5. NO Realizar importaciones o exportaciones que representen más del 50% de Ias compras o de las ventas respectivamente X 5.Tener más de 200 empleados X 6. Tener activos superiores a 30.000 SMMLV (año base 2013 $17.685.000.000). X Igualmente podemos aplicar el siguiente flujograma para determinar al grupo al cual pertenece la compañía: Ilustración 4: Clasificación grupo 2 pymes, tomado de Diapositivas de Diego Gonzalez, NIIF EN COLOMBIA
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Podemos observar que al desarrollar el check list o el flujograma, de los criterios mencionados, la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda cumple con todos, por lo tanto pertenece al grupo 2 de empresas pymes y está obligada a implementar las NIIF PARA PYMES a partir del año 2015, por exigencia de las leyes. Dado que la Compañía pertenece al grupo 2, debe dar cumplimiento al siguiente cronograma: PERIODO DE PREPARACIÓN: Del 1 de enero de 2014 hasta el 31 de diciembre de 2014 PERIODO DE TRANSICIÓN: 1 de enero de 2015 PERIODO DE APLICACIÓN: 1 de enero de 2016 a 31 de diciembre de 2016 Como se observa en todo lo enunciado anteriormente, la propiedad planta y equipo de la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda, se reconoce y se mide como lo determina el Decreto 2649/93 de la normativa colombiana. Sin embargo, se encuentran algunas falencias dentro de los procesos de la medición de la maquinaria, como lo es la aplicación del método de depreciación, ya que solo se enuncia en las notas a los estados financieros y no hay evidencias físicas del cálculo realizado, sino simplemente se aplica un porcentaje para determinar su desgaste. Igualmente en la actualidad se hubiera podido aplicar otro método de depreciación más conveniente al uso real de la maquinaria pero aplican el de línea recta, tal vez por ser el más sencillo. Los rubros de mantenimiento y repuestos no se suman al valor del activo sino se determinan como un gasto. Por lo anterior y estando la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda obligada a implementar las NIIF, a continuación se analizarán las formas de medición más convenientes para reflejar el valor y desgaste real de la maquinaria.
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CAPITULO III 6
ANÁLISIS Y RESULTADOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA
Para finalizar esta investigación se presenta a continuación un análisis entre los procesos actuales de reconocimiento, medición inicial y medición posterior de la maquinaria de la empresa Botero Ibañez y Cia ltda con la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, para determinar las falencia a presentarse en el momento de la transición y los ajustes a realizar.
6.1
RECONOCIMIENTO DE LA MAQUINARIA
De acuerdo a lo que se identificó en el tratamiento actual de la maquinaria y contrastando con la Norma Internacional de Información Financiera, se identifica solo una diferencia en el reconocimiento de la propiedad planta y equipo. Esta diferencia es que en la implementación se da prioridad al control y no a la forma legal, es decir, que para registrar un activo no es necesario tener un documento o propiedad legal, basta con solo tener el control del bien y que genere beneficios económicos futuros (GUAZHAMBO & LOPEZ, 2012). Con relación a esta prelación que da la norma en el control del bien sobre la tenencia legal, no se puede descartar la propiedad legal del bien (factura), ya que la empresa podrá tener el control de la maquinaria, pues será la compañía quien tomará los beneficios económicos futuros de este recurso y la manejará a su conveniencia, pero la factura es un documento necesario para tramitar la nacionalización de la máquina; aunque si se puede realizar la transferencia y registrar el activo sin que el documento haya llegado en el momento de la transacción. En la empresa Botero Ibañez se podrá registrar la maquinaria como un activo desde el momento que se realice la transferencia del pago sin necesidad que haya llegado la factura correspondiente, pero cumpliendo con todas las características solicitadas: 1) es un bien que va a ser controlado por la empresa, 2) Espera obtener beneficios económicos futuros, 3) Se mide con fiabilidad, 4) es tangible, 5) Va a durar más de un año, 6) No está destinado para la venta sino para desarrollar la actividad (SARMIENTO CARDENAS| & HERAS MONTESDEOCA, 2010). Sin embargo, como se mencionaba anteriormente, al finalizar la nacionalización de la misma es necesario tener la factura de venta para la legalización del bien. (Para visualizar este reconocimiento se puede trasladar al ejemplo del ANEXO 5 a).
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Posteriormente se analiza el proceso de medición el cual consta de dos partes: medición inicial y medición posterior. La primera valúa los hechos económicos que impactan la situación financiera y económica de la empresa y la segunda tiene en cuenta las actualizaciones en el valor de la maquinaria. (ARIAS BELLO & SANCHEZ SERNA, 2011).
6.2
MEDICIÓN INICIAL DE LA MAQUINARIA
Para analizar la medición inicial de un activo es necesario analizar por separado la forma de adquisición, costos directamente atribuibles y la provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar. En cuanto a estos aspectos se analiza lo siguiente:
6.2.1 Forma de adquisición
La empresa objeto de análisis, como se menciona en el reconocimiento y medición del capítulo anterior, actualmente maneja la forma de adquisición por importación. Contrastándolo con lo que solicita las NIIF, este proceso es muy similar, pues la norma menciona que se debe sumar el costo de la máquina y todos los desembolsos que se involucren en el momento. Sin embargo los autores analizados en el numeral 4.2.1. del marco teórico, enuncian que es muy importante conocer las 6 formas de adquisición utilizadas, en este caso la MONETARIA FUERA DEL PAIS A UN TERCERO (IMPORTACION), para tener en cuenta los desembolsos involucrados para no omitirlos, como son el costo del activo después de descuento o rebajas, todos los honorarios de intermediación, los aranceles de importación y los impuestos no recuperables, ya que permitirá reflejar el valor real del activo generando una información razonable, fiable y oportuna El registro contable es la maquinaria en tránsito contra la salida del banco, al momento de realizar el pago del activo. (Ver ejemplo en ANEXO 5 b y 5 c). Se recomienda a la empresa, registrar en cuentas auxiliares las máquinas para tener una clara, veraz y oportuna información de la maquinaria y facilidad para trasladarla de maquinaria en tránsito a los activos fijos al terminar su nacionalización.
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6.2.2 Costos directamente atribuibles
Posteriormente se tiene en cuenta el siguiente componente, el costo de traslado hasta dejar la máquina en condiciones óptimas para operar (costos directamente atribuibles). Como se mencionó en el capítulo anterior en el numeral 5.2., la empresa actualmente tiene en cuenta el transporte del puerto a la bodega, el desempaque y armado del activo. Al contrastarlo con las NIIF difiere en que el reconocimiento de los sueldos de los empleados que se encargan de acondicionar la máquina para su perfecto uso, no se registra como mayor valor del activo sino como gasto de nómina, lo cual ocasiona aumentar el rubro de gastos disminuyendo así la utilidad de la empresa Aplicándolo como indica las NIIF, permite obtener una medición razonable, fiable y exacta de los recursos de la empresa, pues el valor de las horas empleadas por los trabajadores para desempacar, armar y acondicionar la máquina, hacen parte del valor del activo, ya que sin ellos no se podría usar. Este aumento del activo permite incrementar el indicador de endeudamiento y obtener mayor respaldo de los activos ante los clientes, lo cual es ventajoso en el momento de aplicar a licitaciones. Durante este proceso la cuenta de maquinaria en tránsito se cancela y se registra a una propiedad planta y equipo activa. (Ver ejemplo en Anexo 5 d y 5 e).
6.2.3 Desmantelamiento, retiro y rehabilitación del lugar
El último componente a analizar en la medición inicial es el desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar, que como se enunciaba en el marco teórico es un nuevo concepto introducido por la Norma Internacional de Información financiera. En la actualidad, este concepto de provisión en la medición de una propiedad planta y equipo no se conoce, por lo tanto no se puede comparar con la implementación de las NIIF, pero se debe analizar para determinar su aplicación, ya que la norma no es clara en ello y se debe concluir cómo sería su medición para una maquinaria que se traslada constantemente durante su vida útil, como se mencionó en el primer capítulo en el numeral 4.2.1. ¿Será que se debe provisionar el desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar cada vez que mueva la maquina entre las obras?. Como se determinó en el marco teórico con los autores (GUTIERREZ DUTAN & MORQUECHO CALLE, 2010) y (MENDIETA CORDERO & OJEDA BENAVIDES, 2010), la compañía no está obligada a desmantelar la maquina al final de cada obra porque sigue en uso para la siguiente obra, pero tampoco se
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provisiona al final de la vida útil porque no hay una obligación legal (contrato) que se lo solicite según (JIMENEZ CANO, 2013), igualmente no se rehabilita el lugar porque la obra se termina en una construcción, es decir, se edifica sobre el asentamiento del lote. Tampoco se provisiona el retiro de la máquina porque analizando las tres propuestas del numeral 4.2.1. del marco teórico, que surgen al analizar los autores (GUTIERREZ DUTAN & MORQUECHO CALLE, 2010) y (FERNANDEZ SANTOS, 2009) sobre el manejo contable de este concepto así: 1. Tratar la provisión posterior por traslado del activo, en el gasto y aumentar la provisión, por lo cual, siempre estará aumentando el gasto. 2. Darle un tratamiento de gasto por traslado de la máquina y no como una provisión, es decir, no se provisiona este concepto sino que cuando se presente el servicio de transporte, se toma como un gasto por el mismo concepto. 3. Darle un tratamiento de costo al traslado de la maquinaria, para que este desembolso se recupere en el momento de facturar al cliente la obra, es decir, no se provisiona este concepto sino que cuando se presente el servicio de transporte, se toma como un gasto por el mismo concepto y se registra en el centro de costos de la obra, para que en el momento de facturar se tenga en cuenta este valor. La opción más conveniente y rentable para la empresa es medir el concepto de transporte entre obras como un gasto en el centro de costos del contrato, ya que se puede recuperar al cobrarlo en la factura. Por lo tanto, los componentes de la medición inicial de la maquinaria solo serán el costo de adquisición dependiendo de su forma de compra y los costos directamente atribuibles, sin incluir la provisión por desmantelamiento, retiro o rehabilitación del lugar por lo enunciado anteriormente. Se continúa con el análisis de la medición posterior, el cual se determina por el modelo del costo: valor del activo menos depreciación acumulada y menos cualquier deterioro según la sección 17 Propiedad planta y equipo de las NIIf para pymes y (VILLAVICENCIO CATOTA, 2012).
6.3
MEDICIÓN POSTERIOR DE LA MAQUINARIA
De acuerdo a lo mencionado en el numeral 5.2. del capítulo anterior, sobre la medición posterior actual de la maquinaria y contrastándola con la Norma Internacional de Información Financiera, se identifican diferencias entre la
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medición de los mantenimientos, la vida útil y el método de depreciación a utilizar. 6.3.1 Mantenimientos, reparaciones y repuestos
Actualmente se registran los repuestos de las maquinas en una cuenta de repuestos generales y los mantenimientos periódicos se registran como un gasto, repercutiendo en la disminución de la utilidad por aumento del rubro de gastos. En la implementación de las NIIF, juntos conceptos deben reconocerse como un mayor valor de la máquina, permitiendo así incrementar los activos, por lo tanto aumenta la capacidad de endeudamiento y la capacidad de responder a los clientes. Si se reemplaza un repuestos o se realiza un nuevo mantenimiento, debe darse de baja el anterior y el nuevo se suma.(IASB, 2009) y (JIMENEZ CANO,2010). Por lo tanto también altera la depreciación de la máquina (Vea ejemplo en ANEXO 5 f). Esto permite tener una valuación real del activo pues todos los arreglos que sean necesarios realizarle, muestran realmente el estado en que se encuentra una maquinaria, cumpliendo así con las cualidades de la información en las normas internacionales, que sea fiable, oportuna y exacta.
6.3.2 Vida útil y depreciación
En cuanto a la vida útil y la depreciación, difieren bastante los procesos actuales de la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera. Comenzando por la vida útil, actualmente se determina por lo estipulado en el Decreto 2649/93, es decir, de 10 años. Con la transición a NIIF se debe reflejar realmente el tiempo que puede ser útil este activo, como lo plantean (HURTADO ROSERO & SANCHEZ QUINTERO, 2009) y (MOROCHO MOROCHO & CARDENAS VERA, 2013) la depreciación y la vida útil deben reflejar el patrón del consumo de los beneficios económicos futuros y el desgaste real del activo. Como lo enuncia la norma en el numeral 4.2.2. del marco teórico del presente trabajo, se debe tener en cuenta para determinar la vida útil de un activo: a) b) c) d)
Utilización del activo, Desgaste físico (mantenimientos, reparaciones, cuidados..) Obsolescencia Restricciones legales. (IASB, 2009)
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Por lo tanto, teniendo en cuenta lo enunciado, la vida útil debe determinarse con relación a la actividad para la cual será usada la máquina, es decir, teniendo en cuenta los intervalos reales en que se usará y desgastará. Para el caso de la empresa Botero Ibañez esto podría ser por unidades producidas (horas trabajadas) ya que el activo trabaja en obras por un tiempo determinado, en el cual hay días en que puede usarse más prolongadamente que otros y en otras ocasiones no se usa. Con relación al método depreciación, en el capítulo anterior se menciona que al revisar la nota numero 6 a los balances del año 2013, se enuncia que el método utilizado es el de línea recta, sin embargo no se evidencia que se use ese método, lo que se observa es una aplicación de un porcentaje del 10% sobre el valor del activo desde el momento de su compra. Al investigar el ¿por qué se aplica este método?, el contador de la compañía informa que es una práctica antigua que facilita el proceso. Por lo tanto, se piensa que no hay un juicio profesional para usarlo y no mide el desgaste real que genera la maquinaria de la empresa, pues deprecian aun el tiempo que dura este activo en reposo esperando el inicio de una obra. Con la implementación de las NIIF, la depreciación se aplica desde que la máquina esta lista para ser usada y no desde la compra. Igualmente se debe escoger el método que revele la pérdida progresiva del valor de un activo por cada año que envejece según (VILLAVICENCIO CATOTA, 2012) y (HURTADO ROSERO & SANCHEZ QUINTERO, 2009), por lo cual los autores (MENDIETA C. & OJEDA B., 2012) recomiendan que la vida útil y el método de depreciación se determinen de acuerdo a la actividad para la que es destinado el activo y así se logrará obtener valuaciones confiables y reales del activo. Por lo anterior el método de línea recta, usado actualmente, no revelaría el desgaste real de una maquinaria que se traslada a obras y que puede durar un tiempo en receso entre ellas, ya que este deprecia de forma constante durante su vida útil. Es por eso que analizados en el marco teórico los tres métodos de depreciación planteados (línea recta, unidades producidas y la suma de los dígitos de los años), atendiendo la recomendación de los autores (MENDIETA CORDERO & OJEDA BENAVIDES, 2010) y teniendo en cuenta que el activo se moviliza y recesa constantemente; el mejor método para depreciar es el de UNIDADES PRODUCIDAS (horas trabajadas), pues se basa en el desgaste por el tiempo real de trabajo. Igualmente su vida útil debe ser por unidades producidas, tal como lo recomienda el autor (VILLAVICENCIO CATOTA, 2012) en la implementación de normas internacionales en una empresa constructora.
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Para hallar el valor depreciable la Norma Internacional de Información Financiera indica que se debe descontar al costo del activo el valor residual o recuperable (importe que espero recuperar del activo al final de la vida útil), lo cual en la norma colombiana no se aplica, simplemente se deprecia desde el valor de compra. Este valor residual, la empresa Botero Ibañez Y Cia Ltda, lo hallará teniendo en cuenta el valor que se pueda recibir al vender las toneladas de hierro o metal que componen la maquinaria, al final de su vida útil. La contabilización de la depreciación actual no varía con la implementación de la Norma. (Ver ejemplo ANEXO 5g ). Por último, en cuanto al deterioro y dada de baja del activo, la empresa actualmente no determina deterioro y da de baja una maquinaria por robo o por depreciación total del activo. Con la implementación de las NIIF la empresa debe evaluar periódicamente si la maquina tiene algún indicio de deterioro, es decir, si ya no genera ningún beneficio económico futuro y reconocer la pérdida tan pronto como se identifique la reducción. Esta pérdida se calcula por la diferencia entre el importe recuperable a través de su utilización o de su venta y el valor en libros, si el primero es menor. (Ver ejemplo ANEXO 5h y 5i). De acuerdo a los resultados del análisis realizado en el presente capítulo, sobre el reconocimiento y la medición de la maquinaria que se traslada y recesa constantemente, en la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda del sector de la construcción, se propone una política contable para ser aplicada en la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera, la cual se enuncia en el siguiente capítulo.
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CAPITULO IV 7
PROPUESTA DE POLÍTICA CONTABLE DEL RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN DE LA MAQUINARIA DE LA EMPRESA BOTERO IBAÑEZ Y CIA LTDA
Con la finalidad de reflejar una información relevante, fiable y oportuna de la medición y reconocimiento de la maquinaria de la propiedad planta y equipo de la empresa, es necesario definir y aprobar políticas contables uniformes, teniendo en cuenta las normas Internacionales de información financiera para pymes. Por lo anterior, se presenta la propuesta de política contable, para ser aprobada en Asamblea de Socios:
7.1
OBJETIVO
Esta política contable tiene como objetivo definir los principios, procedimientos y bases para el reconocimiento y medición de la maquinaria de la propiedad planta y equipo de la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda; esto con el fin de obtener una información financiera relevante y fiable en los estados financieros que al ser observada por los usuarios pueda ser comprensible para la toma de decisiones.
7.2
ALCANCE
Esta política contable será aplicada para la maquinaria de la propiedad planta equipo que posee la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda, este activo debe ser: a) tangible, b) que sea utilizada por más de un año, c) que no esté destinada para la venta sino para desarrollar la actividad económica de obras civiles, trabajos de infraestructura vial, desarrollos urbanísticos y cimentaciones profundas.
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7.3
POLITICA CONTABLE GENERAL
7.3.1 Reconocimiento de la maquinaria
Se debe tener en cuenta las siguientes características, para determinar si un activo se puede incorporar en el rubro de maquinaria de la propiedad planta y equipo y ser reconocido en los estados financieros: a. Debe ser un activo tangible que tenga una presencia física y material, es decir, que se pueda tocar. b. La compañía recibirá y usará los beneficios económicos futuros que brinde la máquina, igualmente dispondrá de la misma a su conveniencia en el desarrollo de las obras civiles, trabajos de infraestructura vial, desarrollos urbanísticos y cimentaciones profundas. Esto permitirá que sea controlada por la empresa. c. La maquinaria no estará disponible para la venta en el curso normal de los negocios de la empresa, será utilizada como medio productivo en las obras civiles, trabajos de infraestructura vial, desarrollos urbanísticos y cimentaciones profundas. d. Se espera que la máquina a través de su uso en la ejecución de obras civiles, trabajos de infraestructura vial, desarrollos urbanísticos y cimentaciones profundas, genere satisfacción en el cliente para que él entregue un pago, aumentando el flujo de efectivo y utilidades para la empresa. Por lo tanto se espera que deriven beneficios económicos futuros. e. La máquina será utilizada por más de un año. f. El costo de la máquina se puede determinar sin inconvenientes de forma fiel y fácil. 7.3.2 Medición inicial de la maquinaria
La medición inicial de la maquinaria debe constar de dos componentes: el costo de adquisición y los costos directamente atribuibles. Los procedimientos para determinar el costo de adquisición serán los siguientes: Para la realización de la compra se solicitarán y recibirán tres cotizaciones del costo de la maquinaria solicitada, que incluya costo de compra, fletes de envío marítimo desde el país origen a puerto colombiano y el seguro de traslado.
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En Comité de Compras se escogerá la cotización de la máquina más apropiada con relación a las características solicitadas, el mejor costo, rapidez en la entrega y beneficios adicionales para la compañía. Con base a la cotización escogida, se solicitará a la compañía seleccionada el envío de la factura por vía email, para realizar la transferencia bancaria del costo indicado en el documento. Se tomará como valor de activo el costo de compra, los fletes de envió y el seguro estipulado en la cotización. La factura original viajará con el activo para que cuando llegue a Colombia se pueda tramitar la nacionalización del mismo. Cuando la máquina llegue a puerto colombiano, se contratará una empresa de intermediación aduanera, quien legalizará la nacionalización de la máquina y la mantendrá en bodega cuidadosamente, mientras se termina el proceso. Los costos de honorarios por intermediación, los aranceles, impuestos no recuperables y la nacionalización, se tomarán como un mayor valor del activo. Los documentos originales de la maquina (factura, legalización aduanera, nacionalización) serán entregados a la empresa transportadora que recoja el activo. En cuanto a los costos directamente atribuibles se aplicarán los siguientes procedimientos: Se contratará una empresa de transporte de carga que recoja la máquina en el puerto colombiano y la traslade a la Bodega de la Calle 222 en la ciudad de Bogotá. El desembolso de este servicio se sumará como un mayor valor del activo. Cuando llegue al taller de la bodega, será recibido por el jefe de taller, quien recibirá la documentación y ordenará el descargue, desempaque y armado de la máquina por parte de los empleados del área. El valor de las horas empleadas para este proceso se aplicarán como mayor valor del activo. Los documentos serán entregados al área de contabilidad para soporte.
7.3.3 Medición posterior de la maquinaria
En la medición posterior se aplicará el modelo del costo: COSTO DEL ACTIVO – DEPRECIACION ACUMULADA - DETERIORO Para lo anterior, se tendrán en cuenta los cambios generados en la maquinaria, por lo cual se deberá aplicar los siguientes procedimientos relacionados con mantenimientos, cambios de repuestos, vida útil, depreciación y deterioro.
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Cuando el jefe de taller identifique e informe sobre la necesidad de adquirir un repuesto para alguna maquinaria, se aplicarán los procedimientos relacionados en la medición inicial de costos de adquisición y costos directamente atribuibles. Estos desembolsos se tomarán como parte del valor de la maquinaria para la cual se instalará el repuesto. Cuando se reemplace el repuesto se debe dar de baja el anterior y sumarse al activo, el valor del nuevo repuesto. La maquinaria tendrá mantenimientos periódicos cada 4 meses. Estos serán realizados por el personal del taller de la compañía, por lo tanto, los desembolsos de las horas utilizadas por los empleados para este proceso, se tomarán como parte del valor de la maquinaria para la cual se realiza el mantenimiento. Cuando se realice el siguiente mantenimiento se debe dar de baja el anterior y sumarse al activo el valor del nuevo. La vida útil de la maquinaria será determinada por el tiempo real de uso, que se le dará a la máquina, es decir, por la producción que genere en obras de construcción, esto será por UNIDADES PRODUCIDAS en la escala de horas trabajadas. Esta vida útil permitirá no tener en cuenta el tiempo que la maquina dura en receso o en traslado entre las diferentes obras. Estas horas se determinan a través de un perito especializado en maquinaria de construcción y aprobadas por la gerencia, quienes consideran que la maquinaria podrá servir a la compañía durante las siguientes horas:
Excavadoras Piloteadoras Motoniveladoras Minicargador Demoledora Compactadores
41.400 Horas 27.648 Horas 41.400 Horas 51.850 Horas 27.648 Horas 34.560 Horas
El método de depreciación, que determina el desgaste real de la maquinaria durante el uso en su vida útil, teniendo en cuenta que este activo se traslada y recesa constantemente, es el MÉTODO DE UNIDADES PRODUCIDAS (horas trabajadas) y comenzará a aplicarse desde el momento que la máquina esté lista para usar. Este método realmente mostrará el consumo de los beneficios económicos futuros durante el tiempo que realmente trabaje y no cuando se encuentre en reposo. La fórmula aplicar es:
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Costo histórico (valor actual) - Valor residual Total unidades producidas
*
Número de unidades producidas en el periodo
El valor depreciable se hallará descontando al costo de la maquinaria el valor residual o recuperable (importe que espero recuperar del activo al final de la vida útil), el cual la empresa Botero Ibañez Y Cia Ltda, lo hallará teniendo en cuenta el valor que se pueda recibir al vender las toneladas de hierro o metal que componen la maquinaria, al final de su vida útil. La empresa debe revisar cada fin o comienzo de año, si la maquinaria tiene algún indicio de deterioro. El deterioro es la cantidad en que excede el valor en libros a su importe recuperable (es el mayor valor entre el valor razonable menos el costo de disposición y su valor residual traído a valor presente) y reconocer esta pérdida tan pronto como se identifique la reducción. Al encontrarse deterioro en el activo, se debe tener en cuenta la política contable de DETERIORO DEL VALOR DE LOS ACTIVOS basada en la sección 27 de las NIIF para Pymes que permitirá indicar cómo reconocer y medir la pérdida por deterioro. Se dará de baja una maquinaria cuando ya no genere beneficios económicos futuros, como por robo, depreciación total (cuando la depreciación acumulada es igual al valor en libros de la máquina), por venta o permuta del activo. Esta pérdida se debe reflejar en el estado de resultado.
7.4
CONTROLES CONTABLES
La política contable será emitida por la Gerencia Financiera debidamente aprobada en Junta de Socios. Igualmente será monitoreada, protegida y actualizada a través del Director del área contable, quien velará por el cumplimiento, aplicación de la misma y periódicamente revisará que todas las transacciones de la maquinaria se encuentren contenidas en la misma. Se actualizará la política contable si y solo si, se presentan modificaciones en las Normas Internacionales de Información Financiera, cambios en las estimaciones para aumentar la fiabilidad en la información y si se presentan discrepancias con las demás políticas contables emitidas para la empresa.
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7.5
REFERENCIAS NORMATIVAS
La realización de esta política contable se desarrolla bajo las siguientes regulaciones de las Normas Internacionales de Información Financiera para Pymes: Sección 2: Conceptos y principios generales Sección 10: Políticas contables, estimaciones y errores Sección 17: Propiedad planta y equipo
7.6
DEFINICIONES
Dentro de la presente política contable se debe tener presente los siguientes conceptos: Activo: es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos. Depreciación: es la distribución sistemática del valor a depreciar de un activo a lo largo de su vida útil. Medición: Proceso de determinación de los importes monetarios por los que se reconocen y registran los elementos de los estados financieros en el estado de situación financiera y el estado del resultado integral. Pérdida por deterioro: es el monto en que excede el valor libro de un activo a su monto recuperable. Política Contable: Principios específicos, bases, convencionalismos reglas y procedimientos adoptados por una entidad para la elaboración y presentación de sus estados financieros. Propiedad planta y equipo: son activos tangibles que posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos o para propósitos administrativos; y se esperan usar durante más de un período. Reconocimiento: Proceso de incorporación, en el estado de situación financiera o en el estado del resultado integral de una partida que cumpla la definición de un elemento y que satisfaga los siguientes criterios: (a) que sea probable que cualquier beneficio económico asociado con la partida llegue a, o salga, de la entidad, y (b) que la partida tenga un costo o un valor que pueda ser medido con fiabilidad. Valor en libros: es el valor por el que se reconoce un activo, una vez deducida cualquier depreciación acumulada y pérdidas por deterioro acumuladas. Valor recuperable de un activo: es el mayor entre su valor razonable menos los costos de venta y su valor en uso.
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Vida útil: es el período durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad.
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CONCLUSIONES
Finalizado todo el proceso investigativo y desarrollada la política contable para el reconocimiento y medición de la maquinaria de la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda según las Niif para pymes, se pudo determinar que los aportes importantes para la compañía son: 1. Independiente que la Norma Internacional de Información Financiera dé prioridad al control de la empresa sobre un activo y no a la forma legal del mismo, para su reconocimiento, no se puede obviar este requisito por la normatividad tributaria colombiana, ya que para poder nacionalizar la maquinaria es necesaria la factura. 2. En los costos directamente atribuibles, a pesar que en el marco teórico no se encontró mayor diferencia entre los autores, la empresa debe tener en cuenta, que en la implementación de las Normas Internacionales e Información Financiera se debe incorporar al activo los valores correspondientes a las horas empleadas por los trabajadores de bodegas, en el desempaque, armado y acondicionamiento de la máquina, para valuar el costo real que se obtuvo para el perfecto funcionamiento. 3. Para la medición inicial de una maquinaria del sector de la construcción, que se traslada entre obras durante su vida útil, solo se tienen en cuenta el costo de adquisición y los costos directamente atribuibles. Durante la vida útil del activo la provisión por desmantelamiento, rehabilitación del lugar y retiro del activo no se miden, ya que este activo no se desmantela al final de cada obra, no se rehabilita el lugar porque la máquina no lo daña y el retiro de la máquina se registra como un costo que será recuperado al cobrarle a la obra este valor, en el momento de emitir la factura. Al final de la vida útil no hay una obligación legal (contrato) que solicite la provisión de estos conceptos, por lo tanto, solo se medirá su costo de adquisición y los desembolsos involucrados para traslado y ubicación del activo hasta dejarlos listo para usar. 4. Los mantenimientos periódicos y repuestos importantes serán parte del activo, permitiendo tener una valuación real del activo pues todos los arreglos que sean necesarios realizarle, permiten mejorar su utilización y muestran realmente el estado en que se encuentra una maquinaria,
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cumpliendo así con las cualidades de la información en las normas internacionales, que sea fiable, oportuna y exacta. 5. La vida útil y método de depreciación se deben determinar teniendo en cuenta su uso, ya que se reflejaría realmente su desgaste o consumo de los beneficios económicos futuros, por ello, el más apropiado para la maquinaria de una empresa constructora que se traslada y recesa constantemente, es por UNIDADES PRODUCIDAS (horas trabajadas). La depreciación comienza desde que la máquina esté lista para usar no desde su compra. 6. El principal aporte que obtiene la compañía a través de esta investigación, es la implementación de procedimientos que permitirán medir y revelar realmente el costo de la maquinaria en la información de los estados financiero, permitiendo así, que los clientes observen valuaciones reales que al compararlas con otras empresas, les ratifique que Botero Ibañez y Cia Ltda sigue a la cabeza del sector de la construcción. 7. La vida útil y métodos de depreciación se cambian totalmente, ya que se determinarán teniendo en cuenta el uso real que se le aplique a la maquinaria, por lo tanto, reflejará realmente el desgaste que tenga el activo durante la utilización en las obras. 8. Esta investigación permite orientar a otras empresas del sector de la construcción en la medición más conveniente de la maquinaria, teniendo en cuenta que es un activo se debe trasladar constantemente entre obras y no se asienta en un solo sitio durante su vida útil.
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RECOMENDACIONES
Se recomienda que la empresa apruebe la política contable propuesta, ya que indica los procedimientos necesarios para reconocer y medir real y fielmente la maquinaria de la empresa Botero Ibañez y Cia Ltda. Los procedimientos propuestos pueden ser un poco dispendiosos pero la empresa debe guiarse no por la facilidad de realizarlos sino por el objetivo de medir la realidad en la valuación de la maquinaria. Es imprescindible que todo el personal se capacite en el conocimiento de las políticas contables establecidas, para que con una buena comunicación de los procedimientos, todos actúen hacia un mismo fin. Por último, se debe profundizar en el tema de deterioro de activos para emitir la política contable correspondiente, ya que va ligada al presente documento.
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BIBLIOGRAFIA ARIAS BELLO, M. L., & SANCHEZ SERNA, A. D. (2011). VALUACION DE ACTIVOS: UNA MIRADA DESDE LAS NIIF Y EL CONTEXTO COLOMBIANO. En M. L. ARIAS BELLO, & A. D. SANCHEZ SERNA, CUADERNOS DE CONTABILIDAD (Vol. 12, págs. 95-126). BOGOTA, COLOMBIA. CASTILLO LUCERO, A. P., & FAJARDO CORONEL, S. M. (2011). GUIA DE APLICACION PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO NIC16, PARA EMPRESASA Y PERSONAS NATURALES OBLIGADAS A LLEVAR CONTABILIDAD EN ECUADOR DESDE EL AÑO 2009. CUENCA, ECUADOR. FERNANDEZ SANTOS, Y. (2009). EL INMOVILIZADO MATERIAL. (U. D. LEON, Ed.) PECVNIA, 3-29. GONZALEZ VASQUEZ, D. (2014). PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. DIAPOSITIVAS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, 3-64. BOGOTA, COLOMBIA. GUAZHAMBO, L. M., & LOPEZ, M. D. (2012). Reconocimiento y medicion en el momento inicial de la Propiedad Planta y Equipo segùn NIIF PARA PYMES. En Reconocimiento y medicion en el momento inicial de la Propiedad Planta y Equipo segùn NIIF PARA PYMES (págs. 16-47). Quito, Ecuador: Universidad de Cuenca - Tesis de grado. GUTIERREZ DUTAN, A. L., & MORQUECHO CALLE, J. G. (2010). NIIF PARA LAS PYMES: PROVISIONES Y CONTINGENCIAS. (TESIS, Ed.) CUENCA, ECUADOR: UNIVERSIDAD DE CUENCA. HURTADO ROSERO, J. E., & SANCHEZ QUINTERO, R. A. (2009). IMPLEMENTACION DE LAS NIIFA EN LA NIC 16, EN LOS ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA COMERCIAL TOMEBOMBA CIA LTDA. GUAYAQUIL, ECUADOR: UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO - TESIS DE GRADO. IAB. (2009). SECCION 20: POLITICAS Y ESTIMACIONES. En IASB, NIIF PARA PYMES. LONDRES. IASB. (2009). NIC 16: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. En NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA. LONDRES. IASB. (2009). SECCION 17: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. NIIF PARA LAS PYMES, 98-102. Londres, Inglaterra. IASB. (2009). SECCION 2: CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES. En IASB. LONDRES. JIMENEZ CANO, J. J. (2013). NIC- NIIF SUPUESTOS PRACTICOS. NIC- NIIF SUPUESTOS PRACTICOS (págs. 26-47). BOGOTA: MEMORIAS DE CONFERENCIA. MENDIETA CORDERO, P., & OJEDA BENAVIDES, A. (2010). POLITCA CONTABLES, ESTIMACIONES Y CORRECCIONES DE ERRORES EN PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. CUENCA, ECUADOR: UNIVERSIDAD ESTATAL DE CUENCA-TESIS DE GRADO. MINISTERIO DE COMERCIO INDUSTRIA Y TURISMO. (27 de DICIEMBRE de 2013). DECRETO 3022. REGLAMENTACION LEY 1314. BOGOTA, COLOMBIA.
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MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO MINISTERIOS DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO Y MINISTERIO DE COMERCIO INDUSTRIA Y TURISMO. (13 de JULIO de 2009). LEY 1314. LEY DE CONVERGENCIA. BOGOTA, COLOMBIA. MOROCHO MOROCHO, K. A., & CARDENAS VERA, Y. E. (2013). NIIF PARA PYMES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO APLICADO EN EL CENTRO QUIRURGICO METROPOLITANO LOPEZ ORDOร EZ. CUENCA, ECUADOR: UNIVERSIDAD DE CUENCA- TESIS DE GRADO. SALAZAR LOPEZ, J. P. (2013). EFECTOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS POR EL METODO DE DEPRECIACION EN LA MAQUINARIA EN UNA EMPRESA DE CONSTRUCCION. CIUDAD DE GUATEMALA, GUATEMALA: UNIVERSIDAD PANAMERICANA - TESIS DE MAESTRIA. SARMIENTO CARDENAS|, M. A., & HERAS MONTESDEOCA, J. L. (2010). NIC 16: GUIA TEORICA Y PRACTICA DELINMOVILIZADO MATERIAL. CUENCA, ECUADOR: UNIVERSIDAD DE CUENCA- TESIS DE GRADO. VASQUEZ BERNAL, R., & FRANCO FRANCO, W. (2013). CAPITULO XIII: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. En R. VASQUEZ BERNAL, ABC DE LAS NIIF (pรกgs. 115-124). Bogota: LEGIS EDITORES. VILLAVICENCIO CATOTA, P. F. (SEPTIEMBRE de 2012). MODELO DE IMPLEMENTACION DE NIIF COMOINFORMACION BASICA PARA LA TOMA DE DECISIIONES EN UNA EMPRESA DE CONSTRUCCION CONSTRUCTORA APLICA CIA LTDA. QUITO, ECUADOR: UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR - TESIS DE GRADO.
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ANEXOS
ANEXO 1. FORMATO RECOLECCION DE DATOS
FORMATO PARA RECOLECCION DE DATOS PROCESO DE LA MAQUINARIA DURANTE SU VIDA UTIL DIA
FECHA
ACTIVIDAD
AREA ENCARGADA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
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OBSERVACION
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ANEXO 2: MATRIZ ANALÍTICA 1 CITA
OBJETIVO
ANALISIS DEL LIBRO APORTE A LA INVESTIGACION
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ANALISIS DE LA EMPRESA
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ANEXO 3: MATRIZ ANALÍTICA 2 ACTUAL R E C O N O C I
NIIF
ANALISIS
M I E N T O PRECIO DE ADQUISICION
M E D I C I O N I N I C I A L
COSTOS DIRECTAMENTE ATRIBUIBLES - EROGACIONES Y CARGOS NECESARIOS PARA COLOCARLO EN
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ANEXO 4. MODELO POLITICA CONTABLE EMPRESA BOTERO IBAÑEZ Y CIA LTDA NIT 900.XXX.XXX-X POLITICA CONTABLE DE LA MAQUINARIA Con la finalidad de reflejar una información relevante, fiable y oportuna de la medición y reconocimiento de la maquinaria de la propiedad planta y equipo, es necesario definir y aprobar políticas contables uniformes, teniendo en cuenta las normas Internacionales de información financiera para pymes. 1. RECONOCIMIENTO DE LA MAQUINARIA Se debe tener en cuenta para reconocer un activo como maquinaria de la propiedad planta y equipo las siguientes características: a. Es un activo tangible. b. Es controlado por la empresa. c. Está destinado a actividades administrativas o productivas. d. Se espera que deriven beneficios económicos futuros. e. Sera utilizado por más de un periodo contable. f. El costo puede ser valorado con fiabilidad. 2. MEDICION INICIAL DE LA MAQUINARIA La medición inicial de la maquinaria debe constar de dos componentes: el costo de adquisición, en el cual se deben tener en cuenta todos los desembolsos en que incurra para su compra, como el valor de adquisición, fletes, seguros, aranceles, honorarios de intermediación, impuestos no recuperables y la nacionalización; los costos necesarios para la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar (costos directamente atribuibles) como el transporte del puerto a la bodega y el costo de nómina de los empleados que desempaquen, armen y acondicionen el activo. 3. MEDICIÓN POSTERIOR DE LA MAQUINARIA Los mantenimientos permanentes y repuestos importantes serán parte del activo. Cuando se reemplace un repuesto o se realice el siguiente mantenimiento se debe dar de baja el anterior y sumarse el nuevo. La vida útil de la maquinaria será por UNIDADES PRODUCIDAS así:
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Excavadoras Piloteadoras Motoniveladoras Minicargador Demoledora Compactadores
41.400 Horas 27.648 Horas 41.400 Horas 51.850 Horas 27.648 Horas 34.560 Horas
El método de depreciación se determina por UNIDADES PRODUCIDAS (horas trabajadas) y comenzará desde el momento que la máquina esté lista para usar. Costo histórico (valor actual) - Valor residual Total unidades producidas
*
Número de unidades producidas en el periodo
El valor depreciable se hallará descontando al costo de la maquinaria el importe recuperable, el cual se determinará teniendo en cuenta la compra de toneladas de hierro o metal al final de su vida útil. Se dará de baja una maquinaria cuando ya no genere beneficios económicos futuros y al finalizar cada periodo contable se revisará si hay indicio de deterioro y se reconocerá la pérdida tan pronto como se identifique, esta pérdida se calcula por la diferencia entre el importe recuperable través de su utilización o de su venta y el valor en libros, si el primero es menor.
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ANEXO 5
EJEMPLO 5 a. La empresa Botero Ibañez compra una Piloteadora a una compañía en Italia a un costo de US$40.000. En primer lugar se analiza si cumple con las condiciones de Propiedad Planta y Equipo o Activo Fijo: 1) ¿Es un recurso controlado por la empresa, resultado de sucesos pasados del que se espera obtener beneficios económicos futuros? SI 2) ¿Es tangible, se espera que dure por más de un periodo y que sea utilizado en la producción de bienes y servicios, para arrendamiento o para sede administrativa? SI Por lo anterior, la Piloteadora se registra en el rubro de maquinaria de la propiedad planta y equipo.
EJEMPLO 5 b. La empresa italiana informa que la Piloteadora tiene un costo de US$40.000, flete por valor de US$100 y seguro por US$200, la tasa de cambio para ese día es de $2.050=. Valor del activo $82.000.000= Flete $205.000 Seguro $410.000= TOTAL $82.615.000=
El valor total hace parte del costo de adquisición de la maquina Piloteadora.
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ANEXO 5 c. La empresa de legalización portuaria ha cancelado aranceles de importación por $2.300.000 y factura honorarios de intermediación aduanera por $3.000.000 más iva del 16% $480.000.
ANEXO 5 d. La empresa Botero Ibañez y Cia Ltda contrata una transportadora para que traslade la Piloteadora del Puerto a la bodega de la Calle 222 en la ciudad de Bogotá. Esta compañía factura el transporte por valor de $7.000.000=.
ANEXO 5 e. La empresa Botero Ibañez recibe la Piloteadora en su bodega y necesita que la misma sea armada y dejada en condiciones de uso, para lo cual el jefe de taller y dos operarios más tardan 2 días en su jornada completa para lograrlo.
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MARIA ELENA ORTIZ PERDOMO MAURICIO AVELLA MURILLO
JEFE DE TALLER $2.000.000= OPERARIO 1 $900.000= OPERARIO 2 $1.200.000=
ANEXO 5 f. El 1 de Marzo de 2014, la empresa trae un piloteador (repuesto) por valor de $22.000.000=, para la Piloteadora que se compró el 1 de marzo de 2009 avaluada en $95.395.000, se estima una vida útil de la máquina de 8 años. La depreciación acumulada de la máquina es: Cuota de depreciación anual 95.395.000/8= 11.924.375 Amortización acumulada de la Piloteadora: Dic. 31 2009 Año 1 $8.943.281= Dic. 31 2010 Año 2 $11.924.375= Dic. 31 2011 Año 3 $11.924.375= Dic. 31 2012 Año 4 $11.924.375= Dic. 31 2013 Año 5 $11.924.375= Feb. 28 2014 Año 5 $1.987.396= TOTAL $58.628.177=
La empresa en sus estudios ha determinado que el repuesto representa un 20% del costo de la máquina, estos datos nos servirán para dar de baja la parte del activo cambiada.
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ANEXO 5 g. Depreciación anual de la Piloteadora que tiene como vida útil 30.000 horas y trabajo durante el año 1.600 horas. Como valor residual se determina que se recuperará por esta máquina el valor de $40.000.000 correspondiente a la compra por 50.000 kilos de hierro
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ANEXO 5h La empresa emite una acta de baja por robo de una Piloteadora el 24 de agosto de 2014, donde a la fecha tiene una depreciación acumulada de $65.600.000=.
ANEXO 5i. Valor en Libros > Importe Recuperable 251750.00 > 200.000,00 Pérdida por deterioro = 51750,00 Costo Histórico 265.000,00 Depreciación Acumulada 13250.00 Valor en Libros 251750.00 Perdida por Deterioro 51750.00 Valor en Libros después de deducir la pérdida por deterior (IMPORTE RECUPERABLE) 200000.00
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