Tesis / 0576 / S.H.G. by MAOSABO

DISEÑO DE UNA GUÍA PARA LA AUDITORIA TÉCNICA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE ARMAS DE FUEGO Y MUNICIÓN Y DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS, PARA SEGURIDAD NAPOLES LTDA., QUE PRESTA SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA EN LAS MODALIDADES DE FIJA Y MÓVIL.

ALEJANDRO RAMIREZ AYALA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INDUSTRIAL, HIGIENE Y GESTIÓN AMBIENTAL FACULTAD DE INGENIERIA BOGOTÁ DC. 2015

ALEJANDRO RAMIREZ AYALA

Trabajo de grado para obtener el título de Especialista en Seguridad Industrial, Higiene y Gestión Ambiental   DOCUMENTO FINAL

DIRECTOR: JULIO RICARDO PATARROYO MONTEJO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA ESPECIALIZACIÓN EN SEGURIDAD INDUSTRIAL, HIGIENE Y GESTIÓN AMBIENTAL FACULTAD DE INGENIERIA BOGOTÁ DC. 2015

1. TÍTULO DEL PROYECTO DE TRABAJO DE GRADO:

Diseño de una guía para la auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, para seguridad NAPOLES LTDA., que presta servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de fija y móvil. 2. ESTUDIANTE(S) RESPONSABLE(S):

NOMBRE

FIRMA

Alejandro Ramírez Ayala

3. DIRECTOR DEL TRABAJO DE GRADO:

NOMBRE

Julio Ricardo Patarroyo Montejo 4. FECHA DE RECEPCIÓN DEL ANTEPROYECTO EN LA SECRETARÍA DE LA ESPECIALIZACIÓN: 2015 – 01 - 20 5. FIRMA Y SELLO DE LA SECRETARÍA DE LA ESPECIALIZACIÓN:

__________________________________

Nota de aceptación

Firma del jurado LEONARDO GUTIÉRREZ AVILA

Bogotá D.C., 2015

CONTENIDO pág.

RESUMEN

INTRODUCCIÓN

1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA

2. JUSTIFICACIÓN

3. OBJETIVOS

4. MARCO TEORICO

4.1 ANTECEDENTES

4.2 MARCO CONCEPTUAL

4.3 MARCO JURÍDICO

5. DISEÑO METODOLÓGICO

6. RESULTADOS

6.2.2 Objetivo de la guía de auditoria

6.2.3 Plan de auditoria 6.2.4 Elaboración de documentos de trabajo (guías estandarizadas para la verificación técnica) 47 6.2.5 Ejecución de auditoria

58 5

6.2.6 Recolección de evidencias de auditoria

6.2.7 Hallazgos de auditoria

6.2.8 Conclusiones de auditor

6.2.9 Preparación y distribución de informe de auditoria

6.2.10 Actividades complementarias de auditoria

8. CONCLUSIONES

9. RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS

RESUMEN

Diseñar una guía para la auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, para seguridad Nápoles Ltda., que presta servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de fija y móvil permitió establecer estándares tanto técnicos como legales, que facilitaran la realización de auditorias, la presentación de informes de auditoria y las acciones de mejora que se pueden implementar a estos procesos por pare de sus lideres y demás personas que participan. Al no existir antecedentes de este tipo de guía hace que el trabajo investigativo sea de gran valor por las personas interesadas en su aplicación tanto en el sector de vigilancia y seguridad privada como en otros sectores, que usen la guía como un referente para la elaboración de otras guías de este tipo. El desarrollo de este proyecto se enmarcó bajo los lineamientos de la investigación cuantitativa de alcance descriptivo; investigación aplicada documental y de campo. La recolección de datos se planifica con base en el objetivo general de tal manera que facilite la interpretación de los mismos y se obtenga un resultado acorde al objeto de estudio, esta se presenta inicialmente mediante procesos de observación a la organización objeto de estudio y mediante los mecanismos de recolección de información primaria y secundaria (revisión de la documentación de los procesos, legal, técnica y del sector de vigilancia y seguridad privada, con encuestas y entrevistas). Con los datos recogidos y su análisis, se procedió a la identifición de requisitos legales y técnicos aplicables, para elaborar la guía de estandarizada de auditoria, tomando como base las técnicas, métodos y recomendaciones dadas en la norma internacional ISO 19011:2011, y posteriormente ser entregada la guía estandarizada de auditoria a expertos, quienes por su experiencia en el sector de vigilancia y seguridad privada, experiencia en auditoria, formación académica y conocimiento técnico y legal, realizaron una apreciación cualitativa y cuantitativa de la guía de auditoria y de su contenido. Esta validación permitió corroborar la calidad y aplicabilidad de la guía de auditoria, permitiendo alcanzar los objetivos propuestos en este trabajo.

INTRODUCCIÓN

La auditorias técnicas a los sistemas de gestión en seguridad y salud en el trabajo son necesarias para asegurar el cumplimiento de todos los requisitos que establecidos para un proceso o sistema específico, en el caso de los procesos de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento de vehículos, son muy importantes la realización de auditorias técnicas confiables, que permita la mejora de estos procesos. Para SEGURIDAD NAPOLES LTDA, es imprescindible que los anteriores procesos se mantengan con un alto estándar de cumplimiento frente a los requisitos legales y otros ya que son procesos claves en la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de fija y móvil. Las auditorias convencionales que se han realizado no han asegurado la verificación de todos los requisitos aplicables, exponiendo a los procesos y las personas que participan en ellos a riesgos que pueden causar daños irreparables. El propósito de este trabajo es el diseño de una guía para la auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, para SEGURIDAD NAPOLES LTDA., que presta servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de fija y móvil, que permita ser un referente para la realización de futuras auditorias confiables, que incluyan la verificación de los aspectos legales, técnicos y normativos. Al no existir antecedente alguno de este tipo de guía, se hace de gran valor técnico y de fácil aplicabilidad por parte de auditores que tengan los conocimientos básicos en las técnicas de auditoria a sistemas de gestión y procesos y conocimiento de los servicios y modalidades que presta una empresa de seguridad privada en Colombia. Al desarrollar los objetivos de este trabajo, se puede tener claridad por parte del auditor, cuales son los requisitos técnicos y legales aplicables a los proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos en materia de seguridad y salud en el trabajo, tener claridad del paso a paso del proceso de auditoria mediante las guías estandarizadas de auditoria y tener validación por juicio de los expertos en el tema que den la confiabilidad del contenido y de la viabilidad técnica para la aplicación de la guía. Se debe tener en cuanta que los requisitos identificados y que la metodológica establecida en la guía, no tendrán aplicación vigente, en la medida que los requisitos legales o técnicos en seguridad y salud en el trabajo cambien, se modifiquen o se establezcan nuevos en el tiempo por parte de los entres gubernamentales o técnicos, obligando al lector a incluir estas modificaciones o nuevos requisitos dentro de la metodología de auditoria.

El desarrollo de este proyecto se enmarcó bajo los lineamientos de la investigación cuantitativa de alcance descriptivo; investigación aplicada documental y de campo. La recolección de datos se planifica con base en el objetivo general que es diseñar de una guía para la auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, para seguridad NAPOLES LTDA., que presta servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de fija y móvil, de tal manera que facilite la interpretación de los mismos y se obtenga un resultado acorde al objeto de estudio, esta se presenta inicialmente mediante procesos de observación a la organización objeto de estudio y mediante los mecanismos de recolección de información primaria y secundaria.

1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA

Los sistemas de gestión enmarcado en normas internacionales, como el sistema de gestión ambiental o el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, tienen establecido dentro de sus requisitos la realización de auditorias internas. Estas auditorias se realizan para verificar el cumplimiento de los requisitos de estas normas y para determinar la eficacia de los sistemas de gestión implementados. En algunas ocasiones las auditorias se realizan con base en listas de chequeo o verificación, preparadas anticipadamente a la realización de la auditoria en sitio, pero en la mayoría de los casos, se configuran estas listas, para verificar si se tiene o no el documento, o si se cumple o no el requisito, pero no establecen los requisitos técnicos por verificar, relacionados con, Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se determine si estos documentos o requisitos cumplen lo mínimo necesario. En los procesos de almacenamiento de armas de fuego y munición y de mantenimiento preventivo e vehículos, de las empresas del sector de vigilancia y seguridad privada, se establecen requisitos y condiciones técnicas especiales, que deben tenerse en cuenta para asegurar la eficacia de estos procesos, el cumplimiento legal y el cumplimiento de los requisitos de las normas internacionales. Esto procesos son críticos para la operación de los servicios de vigilancia y seguridad privada, ya que muchas empresa dependen de las armas y de los vehículos para poder prestarlos. actualmente no hay antecedentes de un documento que consolide los requisitos (legales, normativos y técnicos) que en materia de seguridad y salud en el trabajo deban cumplir. Por lo anterior ¿son suficientes las listas de chequeo convencionales para realizar las auditorias o se hace necesario diseñar guías para la auditoria técnica relacionados con Seguridad y Salud en el Trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, que asegure una verificación integral de dichos procesos, donde se incluyan los aspectos legales, técnicos y normativos, haciendo que el ejercicio de auditoria sea un mecanismo que aporte al control y mejora de los procesos y que finalizada la auditoria se pueda determina si esta es confiable o no, por la verificación de todos los requisitos aplicables?.

2. JUSTIFICACION

La selección específica de este problema de investigación responde a mejorar la auditoria a los procesos de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, para seguridad napoles ltda., que prestan los servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de fija y móvil. Asegurar el almacenamiento de armas de fuego y su munición en condiciones adecuadas y con las practicas que eviten riesgos para quien las almacena, son aspectos prioritarios para las empresas del sector de seguridad que prestan los servicios de vigilancia. Aunque existen disposiciones legales relacionados con el almacenamiento y manejo de armas de fuego, no se tiene modelos estandarizados de auditoria que contemplen temas técnicos de en relación con la seguridad y salud en el trabajo. Los temas tecnicos que se deberian establecer van desde la recepción del armanento y la munición despues de la compra, seguido de la inspección en recepción, clasificación, almacenamiento físico y entrega a los trabajadores que las manejaran en los servicios que se prestan. En cada uno de estos temas existen requisitos técnicos que normalmente no se incluyen en las listas de verificación de auditoría, bien sea por desconocimiento por parte del auditor o por no considerarse importante. El mantenimiento preventivo de los vehículos utilizados en la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada en la modalidad fija y móvil, asegura tener la disponibilidad permanente de estos vehículos, que son fundamentales para la continuidad del servicio de vigilancia a los clientes, las 24 horas del día, los 356 días del año. Estos vehículos automotores (automoviles, camionestas y/o motocicletas) deberian tener unas condiciones tecnicomecánicas y físicas especificas que muchas de ellas estan establecidas por disposiciones legales, otras por recomendación de los fabricantes y otras por las condiciones propias del servicio. El diseño de una guia, permitiria al auditor tener un referente de auditoria, para que no omita verificar, ningún aspecto o requisito legal, técnico o normativo internacional aplicable.

3. OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar una guía para la auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, para seguridad Nápoles Ltda., que presta servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de fija y móvil. 5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 5.2.1 Identificar los requisitos establecidos en las normas técnicas y disposisiones legales aplicables en materia de seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos. 5.2.2 Elaborar la estructura, estándares y registros para la guía de auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos. 5.2.3 Realizar una validacion por juicio de los expertos en el tema, de la guia para la auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos.

4. MARCO TEORICO

4.1 ANTECEDENTES La auditoria como herramienta de verificación de la seguridad y salud en el trabajo, se ha utilizado en casi todas las actividades industriales y empresariales. En este numeral expondré algunos de los apartes que describer a la auditoria como parte fundamental de las organizaciones para asegurar y gestionar sus procesos y los productos y servicios que resultan de ellos y la prevención y minimización de riesgos laborales de los trabajadores que los desarrollan. A lo largo de la historia, empresas, agremiasiones, gobiernos, entes acerditadores, organismos de certificación y en general cualquier sector interesado en la industria, han elaborado documentos relacionados con la auditoria bien sea a sistemas de gestión como a la parte técnica en Seguridad y salud en el trabajo y en su mayoria se centran a establecer, que la auditoria nace de la necesidad de hacer que todo funcione bien en terminos laborales, tal es el caso de un manual de auditoria elaborado en españa que nos dice: La protección de la seguridad y salud de los trabajadores es uno de los deberes básicos de todo empresario, de ahí la importancia del establecimiento de una acción preventiva integrada en la empresa, con la correspondiente implantación de un plan de prevención de riesgos en el que se indique la modalidad de organización de la prevención elegida. En unos casos se faculta o se obliga al empresario a que desarrolle las actividades preventivas con medios propios, mientras que en otros casos y de forma voluntaria, el empresario puede recurrir a contratar con entidades especializadas la gestión de la prevención en su empresa. Precisamente, y desde el análisis de estas dos circunstancias nace el criterio de la necesidad y la obligación de realizar las auditorias de prevención de riesgos laborales ya que si la gestión de la prevención la realiza una entidad externa, debidamente acreditada y autorizada a nivel administrativo, se confía en su eficacia y, por tanto, no se considera necesario realizar auditorias específicas, pero si la gestión de la prevención se desarrolla con medios propios, nace cierta desconfianza de la garantía que pueda ofrecer a los trabajadores, por lo que se obliga a que dicha gestión sea verificada por una empresa especializada que de forma periódica compruebe la calidad de la prevención1. 1

CONFEDERACIÓN GRANADINA DE EMPRESARIOS – FUNDACIÓN PARA LA PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES. Manual de auditoria SG Seguridad y Salud Laboral. Manual Técnico. España: Edición 0 de mayo de 2009. p. 1. [on line].[consultado 17 noviembre, 2014]. Disponible en internet:< http://www.cge.es.

La auditoria a los sistemas de gestión en seguridad y salud en el trabajo se han centrado a verificar el cumlimiento de los requisitos de normas internacionales, como el caso de la norma OHSAS 18001, que ha motivado a varios entes certificadores del mundo a desarrollar guias para la auditoria de esta norma, como es el caso de AENOR, elaboro en el 2008 la guia para la auditoría de los sistemas de gestión, que utiliza como elementos principales de entrada OHSAS 18001, donde pretende dar orientación sobre la realización de auditorías de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, basados en OHSAS 18001, sobre la competencia de los auditores de sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, así como sobre las actuaciones de los auditados durante el proceso de auditoría, y en ningún caso exime a las organizaciones de las obligaciones de carácter legal que le sean de aplicación2. Por otra parte la auditoria técnica al sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo se ha tenido en cuenta para determinar la conformidad por los requisitos que establecen especificaciones técnicas, definidas normalmente en las normas técnicas o en disposiciones legales. Este tipo de auditoria técnica ya es difundida y abiertamente es promovida en seminarios, diplomados o cursos, como es el caso en el diplomado SART SISTEMA DE AUDITORIAS RIESGOS DEL TRABAJO, promovido por el Ingeniero Industrial Walter Chávez, de la organización E-XPERTO, donde en su marco técnico establece: En un entorno organizacional todo proceso o procedimiento que se desarrolle tiene que ser ejecutado en función a normas técnicas (INEN-ISO), y ser evaluados por procedimientos técnicos de metrología (medición técnico profesional). El proceso de auditoría interna de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SGSST, es un protocolo profesional basado en normas técnicas; que tiene por objeto revisar la conformidad de los procesos y procedimientos dentro de un entorno de trabajo. El proceso de auditoría interna del SGSST más que un requerimiento normativo; es una necesidad en una organización; ya que permite amigablemente observar los procedimientos para que estos tomen acciones de fortalecimiento, correctivas, prevengan acciones de riesgo o apliquen innovaciones en los procesos; antes que estos se transformen en una amenaza o que sean conocidos por auditores externos, autoridades u organismos de control, afectando la responsabilidad patronal, social, laboral, civil, penal, con el consumidor, organismos de control y auditoría, etc.3 Como guia para la auditoria a los sistemas de gestión en seguridad y salud en el trabajo se han escrito varias textos, ajustados de acuerdo a las disposiciones legales de cada 2

SÁNCHEZ Agustín - LEDESMA Toledo. AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), 2008. Guía para la auditoría de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. OHSAS 18001. España. 2008. p. 8. 3 E-XPERTO. SISTEMA DE AUDITORIAS RIESGOS DEL TRABAJO Pre-auditorias PYMES. [on line].[consultado 17 noviembre, 2014]. Disponible en internet:< http://www.experto.com/pdf/auditorias.

pais y tomando como referencia los sistemas de gestión enmarcados en normas internacionales y legales, tal es el caso de la guia Española para la auditoria del sistema de gestion de prevención de riesgos laborales, que incluye temas legales, requisitos de la norma OHSAS 18001 y criterios de la OIT (Organización Internacional del Trabajo), donde en 10 capitulos establece metodologías, técnicas, directrices y documentos para la realización de auditoria de prevención de riesgos laborales4. En Colombia la auditoria al sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo, tambien se ha basado en modelos diseñados de auditoria bajo la norma OHSAS 18001, hasta el 31 de julio de 2014, donde el gobierno nacional a través del minieterio de trabajo emite el decreto 1443, donde se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión. En este decreto se exigue la realización de una auditoria de cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST. Sin embargo no se ha establecido una guia de cómo auditar estos requisitos legales, sin embargo nos serviran de referente para la preparación de las auditorias, como la elaboración de las listas de verificación, que deberian incluir aspectos legales, técnicos y de gestión. Los articulos y su descripción relacionados con el requisito de auditoria son: Artículo 29. Auditoria de cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST. El empleador debe realizar una auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Sí la auditoría se realiza con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad, área o proceSQ objeto de verificación. Parágrafo: El programa de auditoría debe comprender entre otros, la definición de la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes, y debe tomarse en consideración resultados de auditorías previas. La selección del personal auditor no implicará necesáriamente aumento en la planta de cargos existente. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Los resultados de la auditoría deben ser comunicados a los responsables de adelantar las medidas preventivas, correctivas o de mejora en la empresa. 4

Artículo 30. Alcance de la auditoria de cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. El proceso de auditoría de que trata el presente capítulo, deberá abarcar entre otros lo siguiente: 1. El cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo; 2. El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado; 3. La participación de los trabajadores; 4. El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas; 5. El mecanismo de comunicación de los contenidos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, a los trabajadores; 6. La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST; 7. La gestión del cambio; 8. La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones; 9. El alcance y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST frente a los proveedores y contratistas; 10. La supervisión y medición de los resultados; 11. El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, y su efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa; 12. El desarrollo del proceso de auditoría; y 13. La evaluación por parte de la alta dirección5. Si se quiere usar un referente para la auditoria al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, se tiene que referenciar la guia internacional de auditorias a sistemas de gestión basada en la norma ISO 19011:2011 ―Directrices para la auditoria a sistemas de gestión”, donde el proposito de su última revisión es el de proporcionar una guía de buenas prácticas de auditoría de acuerdo con el entorno de hoy, donde muchas organizaciones han implementado sistemas de gestión.

COLOMBIA. MINISTERIO DE TRABAJO. DECRETO 1443 (31, julio, 2014). Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST).. Bogotá D.C.: El Ministerio, 2014.

La norma ISO 19011:2011, proporciona orientación para todos los usuarios, incluidas las pequeñas y medianas organizaciones, y se concentra en lo que se llama comúnmente "auditorías internas" (primera parte) y "las auditorías realizadas por los clientes en sus proveedores" (segunda parte). Desde la primera edición de la Norma Internacional ISO 19011 (2002) existen más normas de gestión y en el año 2006 el comité de la ISO (CASCO) desarrolló la ISO/IEC 17021 con la segunda edición publicada en 2011, donde se amplió, para transformarla en la gestión y desarrollo de las auditorías de certificación. Para las auditorias de tercera parte por ejemplo las realizadas por los organismos de certificación, utilizan la norma ISO/IEC 17021:2011, también podrían encontrar la orientación útil en esta Norma Internacional. En Colombia como en muchos paises la norma ISO 19011 es utilizada dentro de los procesos de auditoria interna y externa y es adoptada como norma nacional, bajo la identificación de NTC-ISO 19011:2012.

4.2 MARCO CONCEPTUAL Los términos mas relevantes del Trabajo de Grado son: Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan 6. Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera 6

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPUBLICA. Ley 1562. (11, julio, 2012). Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional. Diario Oficial. Bogotá, D.C, 2012. articulo 1.

accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión7. Enfermedad laboral: Es la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales serán reconocidas como enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes8. Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada: Son las actividades que en forma remunerada o en beneficio de una organización pública o privada, desarrollan las personas naturales o jurídicas, tendientes a prevenir o detener perturbaciones a la seguridad y tranquilidad individual en lo relacionado con la vida y los bienes propios o de terceros y la fabricación, instalación, comercialización y utilización de equipos para vigilancia y seguridad privada, blindajes y transporte con este mismo fin9. Vigilancia fija: Es la que se presta a través de vigilantes o de cualquier otro medio, con el objeto de dar protección a personas o bienes muebles o inmuebles en un lugar determinado10. Vigilancia móvil: Es la que se presta a través de vigilantes móviles o cualquier otro medio, con el objeto de dar protección personal, bines muebles o inmuebles en un área o sector delimitado11. Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría12. Guía: Tratado en que se dan preceptos para encaminar o dirigir en cosas, ya espirituales o abstractas, ya puramente mecánicas13.

Ibíd., articulo 3. Ibíd., articulo 4. 9 COLOMBIA. MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL. DECRETO 356 (11, febrero, 1994). por el cual se expide el Estatuto de Vigilancia y Seguridad Privada. Bogotá D.C.: El Ministerio, 1994. Artículo 2. 10 Ibíd., articulo 6. 11 Ibíd., articulo 6. 12 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma NTC-ISO 19011:2012. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión. Bogotá D.C.: El instituto, 2012. Numeral 3.1.p. 2. 8

Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos14. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo: Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y que incluye la política, la organización, la' planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo15. Almacenamiento: Acción y efecto de almacenar16. Arma de Fuego: Son armas de fuego las que emplean como agente impulsor del proyectil la fuerza creada por expansión de los gases producidos por la combustión de una sustancia química17. Munición: Se entiende por munición, la carga de las armas de fuego necesaria para su funcionamiento y regularmente esta compuesta por vainilla, fulminante y proyectil18. Mantenimiento: Efecto de mantener o mantenerse. Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que instalaciones, edificios, industrias, etc., puedan seguir funcionando adecuadamente19. Mantenimiento Preventivo: En las operaciones de mantenimiento, el mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante realización de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento preventivo se realiza en equipos en condiciones de funcionamiento20.

REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la lengua española. Versión electrónica permite acceder al contenido de la 22.ª edición. 2012. [on line].[consultado 17 noviembre, 2014]. Disponible en internet:< http/:lema.rae.es/drae/?val=guía. 14 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma NTC-ISO 9000:2014. Sistema de Gestión de Calidad-Fundamentos y Vocabulario. Bogotá D.C.: El instituto, 2014. Numeral 3.2.2 .p. 9. 15 COLOMBIA. MINISTERIO DE TRABAJO. DECRETO 1443 (31, julio, 2014). Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).Bogotá D.C.: El Ministerio, 2014. Articulo 4. p. 6. 16 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la lengua española. Versión electrónica permite acceder al contenido de la 22.ª edición. 2012. [on line].[consultado 17 noviembre, 2014]. Disponible en internet:< http/:lema.rae.es/drae/?val=almacenamiento. 17 COLOMBIA. MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL. DECRETO 2535 (17, diciembre, 1993). por el cual se expiden normas sobre armas, municiones y explosivos. Bogotá D.C.: El Ministerio, 1993. Articulo 6. p. 2. 18 Ibíd., articulo 46. 19 REAL ACADEMIA ESPAÑOLA. Diccionario de la lengua española. Versión electrónica permite acceder al contenido de la 22.ª edición. 2012. [on line].[consultado 18 noviembre, 2014]. Disponible en internet:< http/:lema.rae.es/drae/?val=mantenimiento. 20 WIKIPEDIA. Enciclopedia Libre. [on line].[consultado 18 noviembre, 2014]. Disponible en internet:< http://es.wikipedia.org/wiki/Mantenimiento_preventivo.

Vehículo: Medio de transporte de personas o cosas21.

4.3 MARCO JURÍDICO DECRETO 723 DE 2013 Como objeto, el establecimiento de reglas para la afiliación al sistema general de riesgos laborales en personas o instituciones públicas o privadas donde los trabajadores laboren en actividades de alto riesgo, para aplicar a personas con contratos superiores a un mes y a los trabajadores independientes vinculados. Los servicios de vigilancia en la modalidad de fija y móvil esta clasificado como Clase IV según el decreto 2100 de 1995. Entre las condiciones allí estipuladas el trabajador cuenta con el derecho de ser afiliado a una ARL (aseguradora de riesgos laborales) un día antes de su inicio de laborales. El pago de la cotización deberá ser por anticipado por el contratante, de acuerdo al riesgo de la labor y del ingreso base. Adicionalmente deben ser reportadas el mismo día que ocurren todas las novedades, máximo al día siguiente. Entre las obligaciones del contratante se encuentran: 1. Reportar a la Administradora de Riesgos Laborales los accidentes de trabajo y enfermedades laborales. 2. Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo. 3. Realizar actividades de prevención y promoción. 4. Incluir a las personas que les aplica el presente decreto en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 5. Permitir la participación del .contratista en las capacitaciones que realice el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo. 6. Verificar en cualquier momento el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud necesarios para cumplir la actividad contratada de las personas a las que les aplica el presente decreto.

7. Informar a los contratistas afiliados en riesgo IV y/o V sobre los aportes efectuados al Sistema General de Riesgos Laborales. 8. Adoptar los mecanismos necesarios para realizar el pago anticipado de la cotización, cuando el pago del aporte esté a su cargo. Entre las obligaciones del contratista se encuentran: 1. Procurar el cuidado integral de su salud. 2. Contar con los elementos de protección personal necesarios para ejecutar la actividad contratada, para lo cual asumirá su costo. 3. Informar a los contratantes la ocurrencia de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales. 4. Participar en las actividades de Prevención y Promoción organizadas por los contratantes, los Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo o Vigías Ocupacionales o la Administradora de Riesgos Laborales. 5. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. 6. Informar oportunamente a los contratantes toda novedad derivada del contrato Entre las obligaciones de la ARL: 1. Afiliar y registrar en la Administradora de Riesgos Laborales al trabajador independiente. 2. Recaudar las cotizaciones, efectuar el cobro y distribuir las mismas conforme al artículo 11 de la Ley 1562 de 2012 y lo establecido en el presente decreto. 3. Garantizar a los trabajadores independientes, la prestación de los servicios de salud y el reconocimiento y pago oportuno de las prestaciones económicas en el Sistema General de Riesgos Laborales. 4. Realizar actividades de prevención y control de riesgos laborales para el trabajador independiente. 5. Promover y divulgar al trabajador independiente programas de medicina laboral, higiene industrial, salud ocupacional y seguridad industrial. 6. Fomentar estilos de trabajo y vida saludables para el trabajador independiente. 7. Investigar los accidentes de trabajo y enfermedades laborales que presenten los trabajadores independientes afiliados. 8. Suministrar asesoría técnica para la realización de estudios evaluativos de higiene ocupacional o industrial, diseño e instalación de métodos de control de ingeniería, según el grado de riesgo, para reducir la exposición de los trabajadores independientes a niveles permisibles.

9. Adelantar las acciones de cobro, previa constitución en mora del contratante o del contratista de acuerdo a la clase de riesgo y el requerimiento escrito donde se consagre el valor adeudado y los contratistas afectados. Para tal efecto, la liquidación mediante la cual determine el valor adeudado, prestará mérito ejecutivo. 10. Verificar la clasificación de la actividad económica con la cual fue afiliado el contratista. Todo lo anterior expuesto está sujeto a la verificación por la superintendencia nacional de salud, artículo 15 de la Ley 1562 de 2012. El incumplimiento de lo anteriormente expuesto será sancionado por las Direcciones Territoriales del Ministerio del Trabajo, conforme al artículo 91 del Decreto-ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 115 del Decreto-ley 2150 de 1995 y los artículos 13, 30 y 32 de la Ley 1562 de 2012. LEY 61 DE 1993 -Reviste al presidente de la republica de facultades para dictar normas sobre armas, municiones y explosivos, y reglamentar la vigilancia y seguridad privadas. -En su numeral J del artículo 1 establece las facultades del presidente de la república para expedir el estatuto de vigilancia y seguridad privada, sobre: principios generales, constitución, licencias de funcionamiento y renovación de empresas de vigilancia privada y departamentos de seguridad, régimen laboral ; régimen del servicio de vigilancia y seguridad privada y control de las empresa ; seguros, garantías del servicio de la vigilancia privada ; reglamentación sobre adquisición y empleo de armamento ; reglamento de uniformes ; regulación sobre equipos electrónicos para vigilancia y seguridad privada y equipos de comunicaciones y transporte ; mecanismos de inspección y control a la industria de la vigilancia privada ; protección, seguridad y vigilancia no armada, asesorías, consultorías en seguridad privada e investigación privada ; colaboración de la vigilancia y seguridad privada con las autoridades ; régimen de sanciones, regulación de establecimientos de capacitación y entrenamiento en técnicas de seguridad de vigilancia privada. LEY 62 DE 1993 "Por la cual se expiden normas sobre la Policía Nacional, se crea un establecimiento público de seguridad social y bienestar para la Policía Nacional, se crea la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se reviste de facultades extraordinarias al Presidente de la República". En su decreto 2453 de 1993, determinar la estructura orgánica, objetivos, funciones y régimen de sanciones de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, por tanto se establece como el ente que regula la prestación del servicio de seguridad privada en campos como:

1. Servicios de vigilancia y seguridad privada. 2. Servicios de transporte de valores. 3. Servicios de seguridad y vigilancia interna de empresas, públicas o privadas. 4. Servicios de capacitación y entrenamiento en vigilancia y seguridad privada. 5. Servicios de asesoría, consultoría e investigación en seguridad. 6. Otros servicios especiales de vigilancia y seguridad privada. 7. Fabricación, instalación o comercialización de equipos para vigilancia yseguridad privada, de acuerdo con la reglamentación que expida el GobiernoNacional. 8. Fabricación, instalación o comercialización de blindajes. DECRETO 356 DE 1994 Su objeto establecer el estatuto para la prestación por particulares de servicio de vigilancia y seguridad privada. Entendiéndose por servicios de vigilancia y seguridad privada, las actividades de que en forma remunerada o en beneficio de una organización pública o privada, desarrollan las personas naturales o jurídicas, tendientes a prevenir o detener perturbaciones a la seguridad y tranquilidad individual en lo relacionado con la vida y los bienes propios o de terceros y la fabricación, instalación, comercialización y utilización de equipos para vigilancia y seguridad privada, blindajes y transporte con este mismo fin. DECRETO 2535 DE 1993 El presente Decreto tiene por objeto fijar normas y requisitos para la tenencia y el porte de armas, municiones, explosivos y sus accesorios; clasificar las armas; establecer el régimen para la expedición, revalidación y suspensión de permisos, autoridades competentes; condiciones para la importación y exportación de armas, municiones y explosivos; señalar el régimen de talleres de armería y fábricas de artículos pirotécnicos, clubes de tiro y caza, colecciones y coleccionistas de armas, servicios de vigilancia y seguridad privada; definir las circunstancias en las que procede la incautación de armas, imposición de multas y decomiso de las mismas y establecer el régimen para el registro y devolución de armas. Las armas, municiones, explosivos y sus accesorios destinados a la Fuerza Pública para el cumplimiento de su misión constitucional y legal, así como su fabricación y comercialización en las empresas estatales no son objeto del presente Decreto.

DECRETO 1443 DE 2014 El presente decreto tiene por objeto definir las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST, que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión. RESOLUCION 2852 DE 2006 Por la cual se unifica el Régimen de Vigilancia y Seguridad Privada. DECRETO 1979 DE 2001 Por el cual se expide el Manual de Uniformes y Equipos para el personal de los servicios de la Vigilancia y Seguridad Privada. Quedan sometidos al presente decreto, los servicios de vigilancia y seguridad privada que utilicen para el desarrollo de sus actividades armas de fuego, recursos humanos, animales, tecnológicos o materiales, vehículos y cualquier otro medio autorizado por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

5. DISEÑO METODOLÓGICO

5.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN El desarrollo de este proyecto se enmarcó bajo los lineamientos de la investigación cuantitativa de alcance descriptivo; investigación aplicada documental y de campo. La recolección de datos se planifica con base en el objetivo general de tal manera que facilite la interpretación de los mismos y se obtenga un resultado acorde al objeto de estudio, esta se presenta inicialmente mediante procesos de observación a la organización objeto de estudio y mediante los mecanismos de recolección de información primaria y secundaria. 7.2 ESTRATEGIA Partiendo de la documentación suministrada por la empresa SEGURIDAD NAPOLES LTDA., donde se concentra la información acerca de las relaciones establecidas con respecto al problema a investigar, se procedió a la elaboración del procedimiento para la identificación de requisitos legales y otros, para esto se estableció el siguiente contenido del procedimiento: Titulo, Código, Fecha de Emisión, Versión, Paginación, Objetivo y Alcance, Definiciones, Procedimiento, Revisión y Aprobación, (Ver figura 1). El titulo es ―PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ACCESO A REQUISITOS LEGALES Y OTROS EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO‖, este se debe escribir en el cuadro central del encabezado del procedimiento. Como aspecto opcional en el cuadro izquierdo del encabezado puede ponerse el logo o nombre de la empresa para mayor personalización. En el mismo encabezado en los cuadros de la derecha, debe escribirse el código del documento, teniendo en cuenta el proceso que origina el documento, el tipo de documento y su consecutivo como parte de la identificación del procedimiento, posteriormente se escribe la fecha en que es emitido el documento utilizando primero el año, seguido del mes y por ultimo el día que es emitido de la siguiente forma: AAAA-MM-DD, seguido se registra la versión del procedimiento empezando por 01 y por ultimo la paginación del documento. En el cuerpo del procedimiento se registra el objetivo del procedimiento, entendiendo este como la finalidad de estandarizar el procedimiento, seguido del alcance del procedimiento, donde se determina a que procesos, unidades organizacionales y modalidades de servicio servicios que les aplica este procedimiento. Se debe registrar en definiciones, los términos técnicos que requieran de un significado o explicación, dado la complejidad del término y la necesidad de que el lector del procedimiento lo entienda en su totalidad. En la parte de Procedimiento se debe registrar en cinco columnas que se diseñaron la siguiente información: En la columna identificada como ―No‖., va el consecutivo de la etapa del procedimiento empezando por 1, en la columna identificada como ―Etapa‖, va el diagrama

flujo del procedimiento con el nombre de la etapa, empezando el nombre por infinitivo, en la columna identificada como ―Responsable‖, va el cargo responsable por la ejecución de la etapa, en la columna identificada como ―Documento‖, va el nombre del documento de referencia (como por ejemplo: una disposición legal, un libro, una norma técnica, un procedimiento, un manual, entre otros), o un registro que evidencie la implementación de la etapa. Por último en la columna de ―Descripción de la Etapa‖, se debe registrar la explicación de la etapa, de forma clara, precisa y concisa, de tal manera que el lector pueda entender de que se trata la etapa o el responsable de la etapa, pueda implementarla de forma adecuada. Al final del procedimiento están los espacios de revisión y aprobación, con el fin de que los responsables de estas actividades, dejen evidencia y la fecha de su realización. FIGURA 1 FORMATO PARA PROCEDIMIENTO

Con la información contenida en el procedimiento para la identificación y acceso a requisitos legales y otros en seguridad y salud en el trabajo, se procedió a diseñar la matriz de identificación de requisitos legales y otros, para los procesos de almacenamiento de armas de fuego y mantenimiento preventivo de vehículos. La matriz de identificación de requisitos legales y otros se construyó como lo muestra la figura 2, de la siguiente manera: se diseñaron siete columnas en las cuales se colocaron los siguientes títulos, en la primera se anota el año de emisión del documento, en la segunda columna se escribe el tipo de documento por ejemplo si es una ley, un decreto ley, un decreto, una resolución, una norma técnica, entre otros, en la tercer columna

correspondiente al documento, se colocan el nombre del documento, tal y como aparece originalmente, en la cuarta columna expedida por: se registra el organismo o ente que emite el documento, en la quinta columna denominada aspectos tratados, se registra el texto del articulo tal y como aparece en el documento que lo describe y finalmente las columnas número seis y siete que se denominan mantenimiento preventivo de vehículos y almacenamiento de armas de fuego, se coloca una X en el proceso al cual le aplica dicho articulo, puede ser que una misma disposición le aplique a los dos procesos, en ese caso se registra X en las dos columnas. FIGURA 2 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS PROCESO QUE APLICA AÑO

TIPO

DOCUMENTO

EXPEDIDA POR:

ASPECTO TRATADO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS

ALMACENAMIENTO DE ARMAS DE FUEGO

Con los elementos establecidos en la matriz de identificación de requisitos legales y otros, se procedió al diseño de los instrumentos para la recolección de la información primaria: la encuesta y entrevista.

5.3 POBLACIÓN El almacenamiento de armas de fuego y munición y el mantenimiento preventivo de vehículos automotor en Seguridad Nápoles Ltda., se realiza en las 16 oficinas a nivel nacional, donde se conforma por 17 empleados de sexo masculino, la edad de la población osciló entre los 22-44 años, según las características de la sucursal, capacitados para las actividades propias de estos procesos. Adicionalmente la empresa cuenta con 32 auditores internos (dos por sucursal) quienes practicaron las auditorias a los sistemas integrados de gestión implementados, en los ciclos anuales programados, estos auditores fueron formados y calificados para la realización de auditorias internas al sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo. Para esta investigación se consideró población la suma de los responsables de proceso anteriormente mencionados y de los auditores internos.

5.4 MUESTRA El total de la población de la organización la conformaron 49 personas de las cuales se tomó una muestra de la siguiente forma: Para calcular el tamaño de una muestra se tomo en cuenta tres factores:



El porcentaje de confianza con el cual se quiere generalizar los datos desde la muestra hacia la población total.

Nivel de Confianza

99.73% 99% 98%

96%

95.45% 95%

90%

80%

68.27% 50%

Valores de Z

3.00

2.05

2.00

1.645

1.28

1.00

 

2.58

2.33

1.96

0.6745

El porcentaje de error que se pretende aceptar al momento de hacer la generalización. El nivel de variabilidad que se calcula para comprobar la hipótesis.

La confianza o el porcentaje de confianza es proporcionado a la seguridad que existe para generalizar los resultados obtenidos. Esto quiere decir que un porcentaje del 100% equivale a decir que no existe ninguna duda para generalizar tales resultados, pero también implica estudiar a la totalidad de los casos de la población. El error o porcentaje de error equivale a elegir una probabilidad de aceptar una hipótesis que sea falsa como si fuera verdadera, o la inversa: rechazar a hipótesis verdadera por considerarla falsa. Al igual que en el caso de la confianza, si se quiere eliminar el riesgo del error y considerarlo como 0%, entonces la muestra es del mismo tamaño que la población, por lo que conviene correr un cierto riesgo de equivocarse. Comúnmente se aceptan entre el 5% y el 1% como error, tomando en cuenta de que no son complementarios la confianza y el error. La variabilidad es la probabilidad (o porcentaje) con el que se aceptó y se rechazó la hipótesis que se quiere investigar en algún documento anterior o en un ensayo previo al documento actual. El porcentaje con que se aceptó tal hipótesis se denomina variabilidad positiva y se denota por p, y el porcentaje con el que se rechazó la hipótesis es la variabilidad negativa, denotada por q. Hay que considerar que p y q son complementarios, es decir, que su suma es igual a la unidad: p+q=1. Además, cuando se habla de la máxima variabilidad, en el caso de no existir antecedentes sobre la investigación (no hay otras o no se pudo aplicar una prueba previa), entonces los valores de variabilidad es p=q=0.5. Una vez que se han determinado estos tres factores, entonces se calculó el tamaño de la muestra como a continuación se expone.

Como se conoce el tamaño de la población entonces se aplicó la siguiente fórmula: donde n: es el tamaño de la muestra;

Z: es el nivel de confianza;

𝑍 2 𝑝𝑞 𝑁 𝑁𝐸 2 +𝑍 2 𝑝𝑞

p: es la variabilidad positiva; q: es la variabilidad negativa; N: es el tamaño de la población;

E. es la precisión o el error. Entonces reemplazando en la fórmula: n= (1,96*1,96*49*0,5*0,5) / (49)*(0,05*0,05)+(1,96*1,96)*(0,5)*(0,5) n=43.45 n=44. se evaluó a 44 personas del total de la población. La encuesta por muestreo, se planteó con preguntas cerradas por cada proceso y se determinaron los cargos a los cuales se les aplicó. Con los datos arrojados en la encuesta se diseñó una base de datos, revisando previamente la consistencia de los mismos es decir la calidad de la información y la veracidad de esta, que permitió establecer cuál de las disposiciones legales y otras fueron las más representativas para los procesos. Una vez diseñada y diligenciada la base de datos se procedió a establecer los gráficos estadísticos que permitieron el análisis adecuado de la información. De este análisis se obtuvieron los resultados e indicadores concluyentes. Para el análisis cuantitativo, la base de datos se construyó con los siguientes aspectos: nombre, cargo, proceso y todas las preguntas del formulario como se muestra a continuación: PROCESO

NOMBRE

CARGO A

PREGUNTAS 2

1 ¿CONOCE ALGUNA DISPOSICION LEGAL QUE SEA APLICABLES AL PROCESO DEL QUE USTED ES RESPONSABLE O QUE USTED AUDITA RELACIONADA CON SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO?

A=PROCESO DE AMLACENAMIENTO DE ARMAS DE FUEGO

NS/ NR

¿CUÁLES?

¿CONOCE ALGUNA NORMA TÉCNICA NACIONAL O INTERNACIONAL APLICABLE AL PROCESO DEL QUE USTED ES RESPONSABLE O QUE USTED AUDITA RELACIONADA CON SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO?

NS/ NR

¿CUÁLES?

M= PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS

¿CONOCE OTROS REQUISITOS TÉCNICOS QUE ESTÁN O NO EN ALGUNA NORMA TÉCNICA Y QUE DEBE CUMPLIR EL PROCESO QUE USTED ES RESPONSABLE O USTED AUDITA RELACIONADA CON SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO? NS/ ¿CUÁLES? SI NO NR

NS/NR= NO SABE /NO RESPONDE

Con la información diligenciada se procedió a la construcción de los gráficos por proceso y cargo del proceso.

Pregunta No.1 1 0,5 0 SI

Ns/Nr

nombre de la pregunta

Para la entrevista, se selecciono el tipo de entrevista semi estructurada acorde con el conocimiento que el entrevistador tuvo sobre el tema y la naturaleza de la información que se quiso obtener. La entrevista incluyó los aspectos relevantes de sus técnicas, como por ejemplo la formulación de preguntas abiertas, cerradas, de comprobación, de consentimiento, de sondeo, entre otras formas de clasificación, de acuerdo al objetivo que se persiguió al formular dicha pregunta. La entrevista se hizo teniendo en cuenta que es un ejercicio relajado y tranquilo que persigue unos fines de recopilación de información. De acuerdo a Bingham y Moore: "La entrevista es una conversación que se sostiene con un propósito definido y no por la mera satisfacción de conversar; lo que ya le da un carácter muy particular, en tanto se hace necesario definir cuál será nuestro propósito al entrevistar Por otro lado, destacan que: "Entre la persona que entrevista y la entrevistada existe una correspondencia mutua, y gran parte de la acción recíproca entre ambas consiste en ademanes, posturas, gestos y otros medios de comunicación. Incluso las palabras adquieren una gran variedad de significados y valores al ser pronunciadas con inflexiones diferentes o al formar parte de contextos distintos. Todos estos elementos de comunicación (...) concurren al intercambio intencionado de conceptos que constituye la entrevista‖22.

Bingham, W.; Moore, B. ¿Cómo entrevistar?. Madrid. Ediciones Rialp. 1960

El cuestionario de la entrevista, se diseñó con base en la identificación de requisitos legales y otros aplicables en seguridad y salud en el trabajo, a los procesos de almacenamiento de armas de fuego y munición, y de mantenimiento preventivo de vehículos, en esta se pretende determinar hechos, opiniones y actitudes del personal de los procesos mencionados. En este orden las entrevistas se realizan, mediante entrevista personal con la siguiente descripción: Tipo de preguntas: Abiertas. Lugar de las entrevistas: sedes de SEGURIDAD NAPOLES LTDA. Duración promedio de las entrevistas: 20 minutos. Perfil del entrevistado: 3 Auditores internos, 3 lideres nacionales de los procesos de almacenamiento de armas de fuego y munición, y 3 líderes de mantenimiento preventivo de vehículos. De acuerdo a la revisión por parte del investigador, se realizó la entrevista con 3 preguntas globalizadas, con el fin de hacer de esta un ejercicio mas sucinto y enriquecedor tanto para el investigador como para el entrevistado. Para el análisis de la entrevista se diseñó una base de datos con la siguiente información: Nombre del entrevistado, Cargo, Preguntas, respuestas e interpretación, ésta consiste en asignar a las respuestas atributos que se consignan en la columna interpretación para poder analizar la información obtenida en la respuesta dada por el entrevistado y construir las graficas con su análisis como lo muestra el siguiente ejemplo. NOMBRE

CARGO

PROCESO

PREGUNTA

RESPUESTA

INTERPRETACIÓN

JUAN PEREZ MARTINEZ

ALMACENISTA

ALMACENAMIENTO DE ARMAS DE FUEGO Y MUNICIÓN

¿Cuáles son las actividades principales que se realizan en el proceso de almacenamiento de armas de fuego?

Depende, si es por la solicitud de un arma nuevo o la recolección de un arma que estaba en un servicio y dicho servicio se termino. Si es una nueva arma, esta se adquiere en indumil y se procede a recibirla, con toda su documentación y se procese a inspeccionarla…sele mira todo….una vez inspeccionada y si todo esta bien, se ingresa a inventario y se traslada al armerillo con el salvo conducto…para esto se piden las autorizaciones de ingreso al armerillo tanto verbales como electrónicas, se ingresa se le asigna un espacio, se incorpora

Solicitar adquirir nueva arma  recepción  inspección física, funcional y documental.  ingresar a inventario  almacenar en armerillo.  registrar arma.  identificar lugar de almacenamiento.  cerrar almacenamiento.  controlar custodia.

Devolución arma en servicio  recepción  inspección física, funcional y documental.  ingresar a inventario

al resto de armas almacenadas, se hace cierre de la caja, se identifica la caja y se registra en el libro de armas…..se sale del armerillo dejando todos los niveles de seguridad…y controlando que el arma mantenga su buen almacenamiento……si no es nueva…se sigue lo mismo sin tanto rigor en la inspección…..

  

 

almacenar en armerillo. registrar arma. identificar lugar de almacenamiento. cerrar almacenamiento. controlar custodia.

Con las respuestas obtenidas y los temas sobresalientes, se les asignan unas palabras clave relacionadas con lo descrito, convirtiéndose en las características de las respuestas y por ende en la interpretación. Una vez realizada la entrevista se construyó la base de datos y con toda la información se procedió a totalizar las respuestas y a la construcción de las gráficas respectivas. La sistematización de la información se realizó en una hoja de cálculo en Excel, que permitió compilar la información obtenida de la aplicación de la entrevista. Con los resultados consolidados de las fuentes de información primaria y secundaria se procede a diseñar la guía para la auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos.

6. RESULTADOS

6.1 IDENTIFICACIÓN LOS REQUISITOS ESTABLECIDOS EN LAS NORMAS TÉCNICAS Y DISPOSICIONES LEGALES APLICABLES EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE ARMAS DE FUEGO Y MUNICIÓN Y DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS 6.1.1 Matriz de identificación de requisitos legales y otros En la matriz de identificación de requisitos legales y otros para los procesos de almacenamiento de armas y mantenimiento preventivo de vehículos de la empresa SEGURIDAD NAPOLES LTDA., para la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de fija y móvil, Anexo A. 6.1.2 Información resultante de la aplicación de la encuesta Con la información recopilada en las encuestas diligenciadas se procedió al análisis y elaboración de la base de datos encuesta, Anexo B. 6.1.2.1 Análisis pregunta 1: ¿conoce alguna disposición legal que sea aplicables al proceso del que usted es responsable o que usted audita relacionada con seguridad y salud en el trabajo? PREGUNTA 1: PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE ARMAS

4,5

4 3,5

3 2,5

2 1,5

1 SI

NS/NR

Para el proceso de almacenamiento de armas, los responsables de proceso conocen algunas disposiciones legales relacionadas con la operación del proceso, pero no en temas específicos de seguridad y salud en el trabajo. Cuatro de nueve responsables conocen alguna disposición legal.

PREGUNTA 1: PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS Y DE ARMAS

6 5 4 3

0 SI

NS/NR

El 75% de los responsables a nivel nacional del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, desconoce si existe alguna disposición legal aplicable a su proceso relacionado con seguridad y salud en el trabajo.

PREGUNTA 1: AUDITORES INTERNOS PARA LOS DOS PROCESOS 27

25 20 15 10 5

0 SI

0 NS/NR

El 100% de los auditores internos a nivel nacional, conoce al menos una disposición legal relacionada con seguridad y salud en el trabajo, aunque las disposiciones que conocen son disposiciones que le aplican a la organización y a cualquier proceso de la empresa, pero no especifica para los procesos de almacenamiento de armas y mantenimiento preventivo de vehículos.

6.1.2.2 Análisis pregunta 2: ¿conoce alguna norma técnica nacional o internacional aplicable al proceso del que usted es responsable o que usted audita relacionada con seguridad y salud en el trabajo?

PREGUNTA 2: PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE ARMAS

6 5 4

3 2 1

0 SI

NS/NR

Seis de cada nueve personas responsables del proceso de almacenamiento de armas no conoce ninguna norma técnica nacional e internacional relacionada con seguridad y salud en el trabajo con forme al proceso que realiza.

4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0

PREGUNTA 2: PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS Y DE ARMAS

0 SI

NS/NR

El 50% de los responsables a nivel nacional del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos conoce las normas técnicas relacionada con seguridad y salud en el trabajo, mientras que el otro 50% afirma desconocer las normas técnicas adaptables al proceso de mantenimiento preventivo.

PREGUNTA 2: AUDITORES INTERNOS PARA LOS DOS PROCESOS 22

25 20

15 10 5

0 SI

NS/NR

El 81% de los auditores internos a nivel nacional conocen las normas técnicas nacionales o internacionales aplicables al proceso, al cual auditan relacionada con seguridad y salud en el trabajo. 6.1.2.3 Análisis pregunta 3: ¿conoce otros requisitos técnicos que están o no en alguna norma técnica y que debe cumplir el proceso que usted es responsable o usted audita relacionada con seguridad y salud en el trabajo? PREGUNTA 3: PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE ARMAS

10 8 6 4 2

NS/NR

El 100% de los responsables del proceso de almacenamiento no conocen otros requisitos técnicos relacionados con seguridad y salud en el trabajo que estén en alguna norma técnica y que debe cumplir el proceso del cual usted es responsable.

PREGUNTA 3: PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS Y DE ARMAS

8 6 4 2 0

NS/NR

El 100% de los responsables a nivel nacional del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos no saben o no respondieron si conocen o no algún otro requisito técnico de salud y seguridad en el trabajo correspondiente al proceso de mantenimiento preventivo.

PREGUNTA 3: AUDITORES INTERNOS PARA LOS DOS PROCESOS

30 25 20 15 10 5

NS/NR

El 100% de los auditores internos a nivel nacional no conocen otro requisito técnicos que están o no en alguna norma técnica relacionado con seguridad y salud en el trabajo, que deban cumplir como auditores en los dos procesos.

6.1.3 Información resultante de la aplicación de la entrevista Con la información recopilada en las encuestas diligenciadas se procedió al análisis y elaboración de la base de datos entrevista, Anexo C. 6.1.3.1 Análisis entrevista pregunta 1: ¿Cuáles son las actividades principales que se realizan en el proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición o en el proceso de mantenimiento preventivo de vehículos según corresponda? PREGUNTA 1: PROCESOS DE ALMACENAMIENTO DE ARMAS DE FUEGO Y MUNICIÓN 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0

3 2

2 1

Para el proceso de almacenamiento de armas, tres de los responsables del proceso coinciden en que la recepción, ingreso a inventario y almacenar en armerillo, son actividades principales que se realizan para el proceso, a diferencia, tres actividades fueron identificadas por dos de los responsables y ocho de las actividades solo fueron identificadas por un responsable. En este sentido no existe coincidencia sobre cuáles son las actividades principales que caracterizan el proceso.

PREGUNTA 1: PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0

Los responsables a nivel nacional del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, al definir las actividades principales del proceso, difieren al punto de llegar a establecer diez actividades de las cuales, solo la actividad de mantenimiento en taller autorizado está presente en la respuesta de los tres responsables.

PREGUNTA 1: AUDITORES INTERNOS PARA LOS DOS PROCESOS 2,5 2 1,5 1 0,5 0

2 1

Dos de cada tres auditores internos a nivel nacional, propone que las actividades principales que se realizan en los procesos de almacenamiento de armas, son almacenar en armerillo y almacenar Munición. 6.1.3.2 Análisis entrevista pregunta 2: ¿cuáles son los requisitos técnicos, legales u organizacionales que deben tener estas actividades del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición o el proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, según corresponda?

PREGUNTA 2: PROCESOS DE ALMACENAMIENTO DE ARMAS DE FUEGO Y MUNICIÓN 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0

Cada uno de los responsables del proceso de almacenamiento de armas establece algún requisito técnico, legal u organizacional que deben tener las actividades del proceso, que no concuerda con la de los demás responsables, demostrando así la disimilitud entre ellos. PREGUNTA 2: PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS 2,5 2 1,5 1 0,5 0

2 1

Los requisitos técnicos, legales u organizacionales que deben tener las actividades del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, para dos de los encargados, es el cumplimiento del programa de mantenimiento. PREGUNTA 2: AUDITORES INTERNOS PARA LOS DOS PROCESOS 2

2,5 2 1,5 1 0,5 0

2 1

Cunmplir la Cumplir el Cumplir el Cumplir con Cumplir el ley 1383 DE decreto decreto 356 la resolución decreto 19 2010 2535 de 1994 2200 de de 2012. 2006.

Cumplir la resolución 3500 de 2005.

Cumplir la Ley 769 de 2002.

El 67% de los auditores afirman que Cumplir la ley 1383 de 2010 y el Decreto2535 son requisitos técnicos, legales u organizacionales que deben tener las actividades de los dos procesos. 6.1.3.3 Análisis entrevista pregunta 3: ¿cuál es y qué condiciones especiales de seguridad debe tener la infraestructura (equipos, espacios de trabajo, software, hardware, herramientas) necesaria para que el proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición o el proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, según corresponda, se pueda llevar a cabo? PREGUNTA 3: PROCESOS DE ALMACENAMIENTO DE ARMAS DE FUEGO Y MUNICIÓN 2,5

2 1,5

1 0,5 0

Según los responsables del proceso de almacenamiento de armas son 18 las condiciones especiales de seguridad que debe tener la infraestructura, de las cuales solo la de Armerillo empotrado y cajas fuertes custodiadas está presente en 2 de los responsables.

2,5 2 1,5 1 0,5 0

PREGUNTA 3: PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE 2 VEHÍCULOS 1

Según los responsables del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos son 9 las condiciones especiales de seguridad que debe tener la infraestructura, de las cuales solo la de Taller Autorizado está presente en 2 de los responsables. Las demás fueron

mencionadas solo por un responsable. PREGUNTA 3: AUDITORES INTERNOS PARA LOS DOS PROCESOS 2,5 2 2 1,5 1

1 0,5 0 Almacenamiento Procedimientos Hoja de seguridad Señalización y tipo bunquer. de manejo y de la munición. demarcación. emergencia.

Mantenimientos Taller autorizado periodicos.

Los Auditores de los dos procesos demuestran no tener claro las condiciones especiales de seguridad que debe tener la infraestructura, puesto que solo una de las condiciones mencionadas está presente en dos de los auditores mientras que el resto de la condiciones solo fue mencionada por uno de los auditores.

6. 2 GUIA PARA LA AUDITORIA TÉCNICA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE ARMAS DE FUEGO Y MUNICIÓN Y DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS, PARA SEGURIDAD NAPOLES LTDA., QUE PRESTA SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA EN LAS MODALIDADES DE FIJA Y MÓVIL. 6.2.1 Introducción Esta guía es una herramienta que permite seguir el paso a paso de la realización de la auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, que involucra los temas legales aplicables, los requisitos técnicos y las buenas practicas que deberían tenerse para asegurar la eficacia de estos procesos y determinar donde puede mejorarse al momento de establecer las conclusiones de auditoria para SEGURIDAD NAPOLES LTDA. La guía se estructura estableciendo las actividades de planeación dentro del proceso de auditoria, las actividades del hacer o realización de auditoria, las actividades de verificación y complementarias a la auditoria. para lo anterior se establece una estructura documental de apoyo y que sirve para dejar evidencia de la realización de una auditoria debidamente estructurada. 6.2.2 Objetivo de la guía de auditoria Establecer los lineamientos, métodos, documentos y requisitos a verificar en la auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, para seguridad Nápoles Ltda., que presta servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de fija y móvil. 6.2.3 Plan de auditoria Como preparación del proceso de auditoria es necesario establecer aspectos necesarios para la planeación de dicho proceso, con el fin de asegurar la realización eficaz de las actividades de auditoria en sitio. El plan de auditoría debería considerar el efecto de las actividades de auditoría en los procesos del auditado y proveer la base para el acuerdo entre el cliente de auditoría, el equipo auditor y el auditado referente a la realización de la auditoría. El plan debería facilitar la programación y coordinación eficiente de las actividades de auditoría a fin de alcanzar efectivamente los objetivos23.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma NTC-ISO 19011:2012. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión. Bogotá D.C.: El instituto, 2012. Numeral 3.1.p. 28.

Teniendo en cuenta las orientaciones de la norma NTC-ISO 19011:2012, El plan de auditoría debería cubrir o hacer referencia a lo siguiente: a) los objetivos de la auditoría; b) el alcance de auditoría, incluyendo la identificación de las unidades organizacionales y funcionales, así como los procesos a ser auditados; c) los criterios de auditoría y cualquier documento de referencia; d) la ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría a realizar, incluyendo reuniones con la gerencia del auditado; e) los métodos de auditoría a utilizar, incluyendo el grado de muestreo requerido para obtener suficiente evidencia de auditoría; f) los roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, g) la adjudicación de recursos apropiados para áreas críticas de la auditoría24. Por lo anterior el modelo de plan de auditoria para la auditoria técnica en seguridad y salud en el trabajo, del proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición y del proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, para seguridad Nápoles Ltda., que presta servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de fija y móvil, es el siguiente:

PLAN DE AUDITORIA INTERNA Ciudad Fecha: Objetivo: Alcance:

Criterios auditoría: Equipo Auditor:

FECHA DE LA AUDITORIA

y BOGOTA D.C., Empresa. SEGURIDAD NAPOLES LTDA. AAAA/MM/DD Verificar el cumplimiento de los requisitos técnicos y legales en seguridad y salud en el trabajo. A nivel de todas las agencias y sucursales autorizadas por la Supervigilancia, para los procesos de almacenamiento de armas de fuego y munición y de mantenimiento preventivo de vehículos, en el periodo comprendido entre el AAAA/MM/DD y el AAAA/MM/DD. de Todas las disposiciones legales y de otra índole establecidas en la matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole establecida en SEGURIDAD NAPOLES LTDA. NOMBRE Y APELLIDOS COMPLETOS DE TODOS LOS AUDITORES QUE PARTICIPARAN A NIVEL NACIONAL CON SUS INICIALES, EJEMPLO: ALEJANDRO RAMIREZ AYALA (ARA).

DURACION DE LA AUDITORIA

HORA DE INICIO Y FIN

AUDITADO O PARTICIPANTES

ACTIVIDADPROCESO

AUDITOR

OFICINAS EN: BOGOTÁ, CALI, BARRANQUILLA, MEDELLÍN, CUCUTA, IBAGUE, QUIBDO, 24

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma NTC-ISO 19011:2012. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión. Bogotá D.C.: El instituto, 2012. Numeral 6.3.2.p. 29.

MANIZALES, PEREIRA, GIRARDOT, VILLAVICENCIO, CARTAGENA, BUCARAMANGA, ARMENIA, PASTO Y PALMIRA.

30 min.

8:00 8:30

LIDERES DE PROCESOS, EQUIPO AUDITOR

Reunión de apertura

EQUIPO AUDITOR

3 horas y 30 min.

8:30-12:00

ALMACENISTA

ALMACENAMIENTO DE ARMAS

EQUIPO AUDITOR

1 hora

12:00 – 13:00

3 horas y 30 min.

13:00 – 16:30

ALMACENISTA

ALMACENAMIENTO DE ARMAS

EQUIPO AUDITOR

30 min.

16:3017:00

EQUIPO AUDITOR

BALANCE FINAL

EQUIPO AUDITOR

4 horas

08:00 – 12:00

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS

EQUIPO AUDITOR

1 hora

12:00 – 13:00

3 horas

13:00 – 16:00

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS

EQUIPO AUDITOR

30 min.

16:0016:30

EQUIPO AUDITOR

BALANCE FINAL

EQUIPO AUDITOR

30 min.

16:30 – 17:00

REUNIÓN BALANCE CON GERENTE DE OFICINA

EQUIPO AUDITOR

REUNIÓN DE CIERRE

EQUIPO AUDITOR

AAAA/MM/DD (DIA 1) AAAA/MM/DD (DIA 1) AAAA/MM/DD (DIA 1) AAAA/MM/DD (DIA 1) AAAA/MM/DD (DIA 1) AAAA/MM/DD (DIA 2) AAAA/MM/DD (DIA 2) AAAA/MM/DD (DIA 2) AAAA/MM/DD (DIA 2) AAAA/MM/DD (DIA 2)

RECESO

GERENTE DE OFICINA EQUIPO AUDITOR

AAAA/MM/DD 30 min. (DIA 2)

17:0017:30

LIDERES DE PROCESO EQUIPO AUDITOR

MÉTODO DE AUDITORIA: En la reunión de apertura se precisarán los horarios detalladamente. La duración de las entrevistas puede variar dependiendo del tema y hallazgos de la auditoría. Se hará el seguimiento a las acciones correctivas

planteadas para las no conformidades pendientes y a los aspectos por mejorar establecidos en la auditoría anterior (si se ha realizado), por lo que se requieren las evidencias documentadas de las acciones realizadas para efectuar el cierre respectivo. Para la auditoria al proceso de almacenamiento de armas y munición se utilizará la metodología enfocada al PLANEAR – HACER-VERIFICAR Y ACTUAR, enfocándose en la verificación de requisitos vigente tanto técnicos como legales, identificados por SEGURIDAD NAPOLES LTDA., utilizando la entrevista con el responsable del proceso, la observación de la infraestructura establecida y la revisión documental /cualquier información relacionada con el proceso), en las instalaciones de la oficina tanto del armerillo como de los puestos de trabajo del almacenista. Una vez finalizada la auditoria en sitio se procede a la elaboración del informe de auditoria y será entregado 8 días posteriores a la Gerencia de la oficina y al responsable del proceso. Posterior a la entrega del informe se acordarán las acciones complementarias para su posterior seguimiento y cierre. Para la auditoria al proceso de mantenimiento preventivo de vehículos se utilizará la metodología enfocada al PLANEAR – HACER-VERIFICAR Y ACTUAR, enfocándose en la verificación de requisitos vigente tanto técnicos como legales, identificados por SEGURIDAD NAPOLES LTDA., utilizando la entrevista con el responsable del proceso y el responsable del taller autorizado para la realización del mantenimiento preventivo de los vehículos, la observación de la infraestructura establecida y la revisión documental /cualquier información relacionada con el proceso), en las instalaciones de la oficina tanto los puestos de trabajo del asistente administrativo como validación de la información en las instalaciones del proveedor calificado para la realización del mantenimiento preventivo de los vehículos. Una vez finalizada la auditoria en sitio se procede a la elaboración del informe de auditoria y será entregado 8 días posteriores a la Gerencia de la oficina y al responsable del proceso. Posterior a la entrega del informe se acordarán las acciones complementarias para su posterior seguimiento y cierre. MUESTREO REQUERIDO: Para el proceso de almacenamiento de armas de fuego y munición, la verificación del cumplimiento de los requisitos técnicos y legales aplicables se hará con el 100% de las armas asignadas para cada oficina (agencia o sucursal) y que se encuentren en el lugar de almacenamiento de dicha oficina. Para el proceso de mantenimiento preventivo de vehículos, la verificación del cumplimiento de los requisitos técnicos y legales aplicables se hará con el 100% de los vehículos asignados y utilizados para cada oficina (agencia o sucursal), dado que el sitio con mas vehículos asignados y utilizados es Bogotá D.C., con 15 vehículos. RECURSOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DELA AUDITORIA: Se requiere coordinar el transporte para los desplazamientos a los talleres autorizados, y facilitar el acceso al equipo auditor. Se requiere un espacio para la realización de la reunión de apertura y cierre con un video proyector para la presentación del plan de auditoria en reunión de apertura y balance final en la reunión de cierre. Se requiere una oficina y equipo de computo con insumos de oficina para el balance del equipo auditor y preparación del informe parcial y final de la auditoria.

APRUEBA: GERENTE SEGURIDAD NAPOLES REVISA: LÍDER LTDA. AUDITOR.

DEL

EQUIPO

6.2.4 Elaboración de documentos de trabajo (guías estandarizadas para la verificación técnica) Los documentos de trabajo del equipo auditor son los ruteros por los cuales se permite enlistar y organizar tanto las preguntas a realizar como los requisitos técnicos y legales a verificar en la auditoria interna, asegurando no dejar de lado algún aspecto importante por verificar en dicha auditoria. Dentro de los documentos de trabajo estas las listas de verificación, pero estas listas no deben inducir al auditor a solo verificar si se cumple o no el requisito o si se tiene o no el documentos, si no a determinar también la forma como lo están cumplimiento el requisito o la forma de cómo se ha implementado actividades y/o recursos para asegurar el adecuado cumplimiento de algún requisito. La estructura que se utiliza en este caso es primero definiendo los requisitos legales por verificar, después los requisitos puramente técnicos y por último los requisitos que SEGURIDAD NAPOLES LTDA., haya establecido dentro de su sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo para los procesos de almacenamiento de armas y munición y mantenimiento preventivo de vehículo. El uso de listas de verificación y formularios no debería restringir la extensión de las actividades de auditoría, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoría. Los documentos de trabajo, incluyendo los registros que resultan de su uso, deberían retenerse al menos hasta que finalice la auditoría. Aquellos documentos que contengan información confidencial o de propiedad privada deberían ser guardados con la seguridad apropiada en todo momento por los miembros del equipo auditor25. A continuación se presentan las guías o listas estandarizadas para se utilizadas en la auditoria. 6.2.4.1 Guía estandarizada para la verificación técnica del proceso de almacenamiento de armas y munición TITULO: FECHA DE ELABORACIÓN: AAAA-MM-DD

Guía estandarizada para la verificación técnica del proceso de almacenamiento de armas y munición ELABORADA POR:

PROCESO:

CARGO DEL AUDITADO

AUDITOR

NOMBRE DEL AUDITOR QUE ELABORA LA GUIA

ALMACENA MIENTO DE ARMAS Y

ALMACENISTA

NOMBRE DEL AUDITOR ASIGNADO PARA REALIZAR LA AUDITORIA AL PROCESO

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma NTC-ISO 19011:2012. Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión. Bogotá D.C.: El instituto, 2012. Numeral 6.3.4.p. 30.

No. cons ecuti vo

REQUISITO POR VERIFICAR Se enlista los requisitos a cumplir por parte del proceso y el personal que participa.

¿se tiene el pago de aportes parafiscales y al sistema de seguridad social integral de los almacenistas? ¿El proceso esta incluido dentro del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo? ¿Los almacenistas trabajan las 8 horas establecidas como jornada de trabajo? ¿Se tiene claro la definición de armas de fuego y munición por parte del Almacenista? ¿ Se tienen los permisos de tenencia y porte y están vigentes, de las armas que la autoridad militar competente, le concedió a SEGURIDAD NAPOLES LTDA.? ¿Se tiene una

MUNICIÓN CRITERIO DE EVIDENCIA AUDITORIA Establezca los Registre los documentos registros, como, políticas, declaraciones disposiciones de hecho o legales, normas información técnicas, recopilada por procedimientos, observación. instructivos y en general Ejemplo: Libro cualquier de armas 2015, información que con código rcestablezca am-001, requisitos y que registros de se use de enero a febrero referencia para de 2015. la auditoria.

Decreto 3667 de 1979

Decreto 1443 del 31 de julio de 2014. Código sustantivo del trabajo, Ley 50 de 1990. Decreto 2535 DE 1993 (diciembre 17)

Decreto 2535 DE 1993 (diciembre 17)

Decreto 2535

HALLAZGO

OBSERVACIONES

Establezca los resultados de auditoria, definiendo si es CONFORME o NO CONFORME, frente al cumplimiento de los requisitos.

Si requiere amplíe la información que soporte los hallazgos de auditoria o haga cualquier otro comentario que necesite para la elaboración del informe final de la auditoria al proceso.

proporción máxima de un arma por cada tres vigilantes que actualmente estén en nómina? ¿Se ha presentado devolución de armas y/o munición al Comando General de las Fuerzas Militares? si es así, se tiene evidencia del acta de devolución? ¿El sitio de almacenamiento de armas y munición es clasificado como de alto grado de riesgo?. ¿El área de almacenamiento tiene instalaciones eléctricas aisladas y bien protegidas para encriptar las posibles chispas y/o cortos circuitos que se pudieran generar? ¿La iluminación del lugar de almacenamiento de armas y munición tiene lámparas anti chispas?. ¿Se tiene un sistema de iluminación alógeno protegido con una lámina de plástico o policarbonato de espesor mínimo de 4 milímetros, con el objeto de detener partículas incandescentes producidas por la explosión de un artefacto eléctrico? ¿En el sitio de almacenamiento

DE 1993 (diciembre 17)

Decreto 2535 DE 1993 (diciembre 17)

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hoja de seguridad de materiales - im fj dvp hs 001 (INDUMIL) 2014 - Manual logístico de la policía nacional - 2012

hoja de seguridad de

tiene señalización de prohibido fumar en este lugar, no consumir o preparar alimentos?

¿Se almacena en recipientes cerrados las armas y munición?

¿El lugar de almacenamiento de armas y munición es ventilado de acuerdo con el volumen de gases a extraer mínimo un extractor de tiro forzado de diámetro de 10 pulgadas con rejilla acerada de seguridad? ¿El lugar de almacenamiento de armas y munición es libre de humedad? ¿El lugar de almacenamiento de armas y munición No tiene temperaturas altas? ¿El almacén dispone de los elementos de protección individual para el almacenista? ¿Las armas y la munición no se almacena con productos combustibles, oxidantes ni explosivos primarios, alimentos o medicamentos? ¿El sitio de almacenamiento

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Decreto 4741 de 2005 - hoja de

tiene un lugar o recipiente para el almacenamiento de cartuchos o munición fallidos o deteriorados considerados como residuos peligrosos? ¿Si existen cartuchos o munición fallidos o deteriorados se han reintegrado a INDUMIL de acuerdo a lo establecido en el Instructivo para la Destrucción de Munición - IM FJ DVP IN 047.? ¿El almacenista conoce el decálogo de seguridad de las armas de fuego? ¿ En la entrada del almacén de municiones, se tiene instalado en el exterior una tubería de cobre con polo a tierra, con el fin de que todo el personal que ingrese toque la superficie del tubo descargando la energía electrostática? ¿La munición que no se encuentre en su empaque original deberá ser expuesta al sol, por lo menos 2 veces al mes, para minimizar el efecto degradante de la atmósfera e impurezas del medio ambiente (humedad, calor,

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Manual logístico de la policía nacional - 2012 Manual logístico de la policía nacional - 2012