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PROPUESTA DE UN PROTOTIPO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS EN PLANETA MOTOS LTDA

SERGIO ANDRES OLAYA ALONSO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y DE SISTEMAS BOGOTÁ D.C. 2015

PROPUESTA DE UN PROTOTIPO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS EN PLANETA MOTOS LTDA

SERGIO ANDRES OLAYA ALONSO

Trabajo de grado para optar por el título de Administrador Financiero y De Sistemas

José Ovidio Salamanca López Ingeniero de Sistemas

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y DE SISTEMAS BOGOTÁ D.C. 2015

A papĂĄ Dios principalmente por permitirme culminar con este proceso, a mi familia por el apoyo incondicional y la lucha desde el dĂa cero, a mis amigos y compaĂąeros por el tiempo vividas.

compartido

las

experiencias

AGRADECIMIENTOS

El autor expresa agradecimiento a: La empresa Planeta Motos LTDA y sus gerentes quienes me colaboraron y me brindaron la información suficiente para el desarrollo de este proyecto La Fundación Universitaria Agraria de Colombia y su equipo de educadores El Dr. José Ovidio Salamanca López por la dedicación y apoyo constante A mis compañeras Andrea Mestre y Alexandra Galindo por su apoyo incondicional

CONTENIDO pág.

INTRODUCCION

TEMA

TITULO

3. 3.1 3.2

PROBLEMA PLANTEAMIENTO FORMULACION

13 13 14

4. 4.1 4.2

OBJETIVOS GENERAL ESPECIFICOS

15 15 15

JUSTIFICACION

6. 6.1 6.2 6.3 6.4

MARCO REFERENCIAL MARCO TEORICO MARCO CONCEPTUAL MARCO LEGAL MARCO INSTITUCIONAL

18 18 21 22 23

7. 7.1 7.2 7.3 7.3.1

DISEÑO METODOLOGICO TIPOS DE INVESTIGACION METODOS POBLACION Y MUESTRA RESULTADOS DE LA ENCUESTA

26 26 27 29 29

7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3 8. 8.1

INGENIERIA DEL SOFTWARE ANALISIS DISEÑO DESARROLLO ANALISIS FINANCIERO COSTO DE LA ELABORACIÓN DEL PROTOTIPO

29 29 38 62 67

8.2

8.3

DE UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS. 67 COSTO DEL APLICATIVO PROPUESTO EN ESTE PROYECTO PARA CONTROLAR LOS INVENTARIOS EN PLANETA MOTOS LTDA. 68 FLUJO DE CAJA PROYECTADO 69

9. MANUAL DEL USUARIO

10. MANUAL DEL SISTEMA

11. CONCLUCIONES

12. RECOMENDACIONES

13. BIBLIOGRAFIA

14. ANEXOS

LISTA DE FIGURAS pág. Figura1, formulario de artículos.

Figura 2, formulario de categorías.

Figura 3, formulario de personas.

Figura 4, formulario de operaciones.

Figura 5, formulario de marcas.

Figura 6, formulario de consultas por movimiento.

Figura 7, formulario de consultas.

Figura 8, pantalla de entrada al sistema.

Figura 9, entrada a consultas.

Figura 10, informe de clientes en PDF.

Figura 11, pantalla de transacciones.

Figura 12, comprobante de transacción.

Figura 13, archivo del aplicativo.

Figura 14, entrada al sistema.

Figura 15, categoría de tablas – botón artículos.

Figura 16, categoría de tablas – botón artículos diligenciados.

Figura 17, categoría de tablas – botón marcas.

Figura 18, categoría de tablas – botón categorías.

Figura 19, categoría de tablas – botón operaciones.

Figura 20, categoría de tablas – botón personas.

Figura 21, categoría de movimientos – botón consultas.

pĂĄg. Figura 22, informe de los artĂculos por referencia en orden alfanumĂŠrico en PDF.

Figura 23, registro de transacciones.

Figura 24, ejemplo de comprobante de venta.

LISTA DE GRÁFICAS pág. Gráfica 1. Estructura organizacional de PLANETA MOTOS LTDA.

Gráfica 2. Diagrama de flujo de nivel 1, del proceso actual de solicitud de repuestos de alta rotación a la ensambladora.

Gráfica 3. Diagrama de flujo de nivel 2, del proceso actual de solicitud de repuestos de media y baja rotación a la ensambladora.

Gráfica 4. Diagrama de flujo de nivel 3, del proceso actual de solicitud de una motocicleta por parte de un cliente en un color especifico.

Gráfica 5. Diagrama de flujo de nivel 4, del proceso actual de solicitud de la gerencia a los empleados del inventario real en un determinado tiempo.

Gráfica 6. Diccionario de datos.

Gráfica 7. Diagrama de flujo de nivel 1, del nuevo proceso de solicitud de repuestos de alta rotación a la ensambladora.

Gráfica 8. Diagrama de flujo de nivel 2, del nuevo proceso de solicitud de repuestos de rotación media y baja a la ensambladora.

Gráfica 9. Diagrama de flujo de nivel 3, del proceso de solicitud de una motocicleta en un color especifico por parte de un cliente.

Gráfica 10. Diagrama de flujo de nivel 4, del proceso de solicitud del inventario de existencias en tiempo inmediato.

LISTA DE TABLAS pág. Tabla 1, tabla de artículos con sus atributos y relaciones.

Tabla 2, tabla de categorías con sus atributos y relaciones.

Tabla 3, tabla de documentos con sus atributos y relaciones.

Tabla 4, tabla de existencias con sus atributos y relaciones.

Tabla 5, tabla de marcas con sus atributos y relaciones.

Tabla 6, tabla de movimiento con sus atributos y relaciones.

Tabla 7, tabla de operaciones con sus atributos y relaciones.

Tabla 8, tabla de personas con sus atributos y relaciones.

Tabla 9, modelo entidad relación de la base de datos con sus entidades

Tabla 10, balance general de Planta Motos LTDA.

Tabla 11, promedio de costos del software en el mercado.

Tabla 12, flujo de caja proyectado.

LISTA DE ANEXOS pรกg. Anexo A, encuesta aplicada al personal en Planeta Motos LTDA.

INTRODUCCIÓN

El inicio de una carrera como administrador financiero y de sistemas, lleva atado consigo un sueño en las personas que decidimos iniciarla, y es poder llegar algún día a crear nuestra propia empresa o ayudar al mejoramiento de las empresas, con el fin de ejercer nuestra labor, basados en la teoría aprendida en las aulas de clase semestre tras semestre; de forma práctica en las organizaciones. Con el desarrollo de este proyecto, bajo el método de práctica empresarial se cumple la meta del autor, ya que con este culmina su proceso profesional aportando los conocimientos adquiridos a la empresa Planeta Motos LTDA, con la satisfacción del trabajo realizado. El presente trabajo tiene como objetivo general desarrollar un prototipo de aplicación para Planeta Motos LTDA, que le permita automatizar los procesos de control de inventarios, soportado sobre la realización y culminación de ciertas actividades claves predeterminadas, que fueron: El análisis de los procesos y procedimientos iniciales de la empresa Planeta Motos LTDA, respecto al control de los inventarios. La identificación y selección de los datos para la creación de la base de datos, basado en el modelo de prototipos para la gestión de inventarios Se establecieron los lineamientos de los inventarios como política de Planeta Motos LTDA, para el control por áreas. El diseño de un sistema de inventarios basado en las necesidades de la empresa.

1. TEMA Control de inventarios. 2. TÍTULO

Propuesta de un prototipo para el control de inventarios en Planeta Motos LTDA.

3. PROBLEMA 3.1 PLANTEAMIENTO

Planeta Motos LTDA, es una empresa dedicada a la venta de motocicletas nuevas de la marca AUTECO, también presta servicio técnico y vende accesorios y repuestos de la misma. Actualmente Planeta Motos LTDA controla el inventario de la motocicletas de forma básica, en una carpeta donde se archivan los empadronamientos (certificado individual de aduana de quien importa la motocicleta –AUTECO SAS), allí se describe el vehículo y se registra su nacionalización. Cuando alguna motocicleta es requerida por un cliente y el asesor comercial no tiene el conocimiento de su existencia, debe ir a preguntarle a la persona que administra la disponibilidad del producto, en este proceso el asesor requiere de 5 minutos aproximadamente. Se cuenta con una sala de espera, donde se atiende al cliente mientras se confirma la existencia. Otro problema referente al inventario es el no manejo de un stock mínimo lo que afecta de forma directa las ventas, por lo tanto los ingresos de la empresa. Además la baja rotación de algunas referencias, no generan una liquidez óptima para la reinversión en productos de mayor rotación para la empresa, y es natural en un administrador saber que las referencias que no rotan generan costos de almacenamiento entre otros. Además Planeta Motos LTDA, cuenta con otras líneas de inventarios que son repuestos y accesorios, su control es diferente al de las motocicletas, ya que en cierto momento de acuerdo a la necesidad el gerente diseño una tabla básica en Excel donde solo se registran entradas y salidas con fecha de ingreso de pedidos, la cantidad de unidades, las referencias, el precio al público y la firma del

empleado responsable quien a su vez es el encargado de vender repuestos y accesorios. Este control de inventarios en el cual solo se registran entradas y salidas, no soporta una toma de decisiones a nivel gerencial respaldado en información verídica y real, debido a las falencias de control interno y planeación estratégica para llevar a cabo una buena toma de decisiones. Por otra parte la solicitud de pedidos a proveedores da lugar solicitar referencias de repuestos de motocicletas descontinuadas en el mercado que ya no demandan repuestos, y la falta de conocimiento del personal calificado que lo administra genera para la empresa costos como: almacenamiento, recursos humanos, bodegaje y gastos terceros. Todo lo anterior se puede corregir y lograr una optimización de los inventarios, diseñando un sistema de información para el control de inventarios en Planeta Motos LTDA. Ya que este sistema permitirá tomar decisiones rápidas, concretas y eficaces en el momento de generar una solicitud de pedido a los proveedores, convirtiéndose en una herramienta de apoyo no solo a los vendedores del área de motocicletas sino a cualquier empleado de la empresa que requiera, como el área administrativa, accesorios, repuestos, y cumplirá con la necesidad del cliente, organización, mejoramiento en la calidad del servicio y optimación en el tiempo de cada proceso.

3.2 FORMULACIÓN ¿Mediante qué herramienta se puede optimizar la administración de los inventarios en Planeta Motos LTDA?

4. OBJETIVOS 4.1 GENERAL Desarrollar un prototipo de aplicación para Planeta Motos LTDA, que le permita automatizar los procesos de control de inventarios.

4.2 ESPECÍFICOS  Analizar los procesos y procedimientos actuales de la empresa Planeta Motos LTDA, respecto al control de los inventarios  Identificar y seleccionar los datos para la creación de la base de datos, basado en el modelo de prototipos para la gestión de inventarios  Establecer los lineamientos de los inventarios como política de Planeta Motos LTDA, para el control por áreas  Diseñar el sistema a proponer y establecer la interfaz sistema-usuario de entradas y salidas de inventarios, con los nuevos procesos y procedimientos para el desarrollo óptimo del prototipo

5. JUSTIFICACIÓN Este trabajo se desarrolla con el fin de adoptar en la Empresa PLANETA MOTOS LTDA prototipo de inventarios, enfocándonos hacia el área de ventas de repuestos, accesorios y motos, donde se hizo necesario una investigación detallada sobre los requisitos y lineamientos que se deben abordar para la preparación y presentación de la informes de inventaros reales y verídicos de una manera clara y comparativa con absoluta integridad y de acuerdo a las normas establecidas por los diferentes entes que nos regulan, buscando consolidar los procesos. Teniendo en cuenta el estudio que se le está realizado a la empresa, surge la necesidad de ampliar nuestros conocimientos, ya que la intención es mejorar el servicio al cliente optimizando los tiempos de entrega, que para los clientes de Planeta Motos LTDA es muy importante; Para esto tenemos en cuenta la creación de un prototipo como base en la información estructural de Planeta Motos LTDA, esta debe cumplir con exigencias de altos estándares a medida que va evolucionando el tiempo. Las crecientes necesidades para administrar los inventarios se enfocan en el diagnóstico que arrojo el estudio previo realizado en Planeta Motos LTDA. Una serie de inconvenientes transmitidos a los clientes con incumplimientos lo que genera molestias y crea una mala imagen de la empresa ante el público, por tanto el objetivo es implementar una herramienta que supla todas estas necesidades e inconvenientes. Para hacer posible esto debemos actualizar la manera en la que se manejan los inventarios. También será una herramienta para los empleados y la gerencia: Para empleados: De gran apoyo, que permitirá conocer a los empleados las existencias, y se podrá divulgar con mayor certeza. Contará con una herramienta de trabajo concisa y precisa en el momento de uso. Para la gerencia: Como plan de estrategia la gerencia podrá contar con inventario justo para ofrecer el servicio deseado, utilizar el sistema de control de inventarios para la toma de decisiones sobre las referencias que no tenga rotación, y las referencias que no pueden faltar en el inventario por su alta demanda; también le permitirá saber en un momento determinado la existencia real y el valor total de sus activos en cuanto a inventarios, cuando este lo necesite de manera inmediata.

La información que se puede extraer del sistema de control de inventarios puede ser utilizada en muchas formas por la gerencia ya que es información real y en tiempo óptimo, como por ejemplo crear estrategias comerciales según las referencias más demandadas. Otra ventaja que se puede sacar del sistema de control de inventarios es tomar decisiones respecto a las referencias que llevan mucho tiempo en el inventario y que no rotan, como por ejemplo hacerle una propuesta al proveedor de devolución, lo que generaría una mayor capacidad de poder adquisitivo para la empresa. Por último un beneficio más que recibirá la empresa Planeta Motos LTDA con el desarrollo de este proyecto en cuanto al factor económico es la disminución de gastos, tanto de almacenamiento como de bodegaje y recorte de personal, debido a que automatizando el control de sus inventarios, se puede llegar a un stock mínimo, siempre con el fin de prestarle un excelente servicio al cliente y cumpliendo con todas las demandas sobre los productos de los mismos; de igual manera esto va a generar un desarrollo del flujo de caja más eficaz ya que este va ligado a la rotación de inventarios que es uno de los aspectos principales a mejorar con el proyecto en la empresa, ello va a permitir un mayor capital de trabajo y así suplir las necesidades en tiempo óptimo para Planeta Motos LTDA. Esta propuesta del prototipo para el control de inventarios en Planeta Motos LTDA, es una herramienta que trae numerosas ventajas ya mencionadas anteriormente que pueden utilizar de diferentes maneras en la organización, con el fin de aportarle al desarrollo y a que la empresa siga creciendo como hasta ahora lo ha venido haciendo de manera óptima.

6. MARCO REFERENCIAL 6.1 MARCO TEÓRICO

El sistema de control de inventarios es la herramienta precisa que se requiere en una empresa, ya que este permite una planificación en cuanto a la base de inventarios que debe tener una organización, con el fin de disminuir los costos tanto de personal como de almacenamiento de los productos. Uno de los planteamientos de Max Muller sobre la ejecución de los inventarios hace referencia al orden en el cual se debe vender cada producto en una organización, para ello establece el método (MULLER, 2004) LIFO, que consiste en que las primeras referencias que están disponibles a la venta, son las ultimas adquiridas por la organización, debido a que las referencias que se acaban de comprar suelen costar más que las adquiridas en el pasado. Este método no aplica para el desarrollo de prototipo de sistema de control de inventarios en la empresa en estudio, puesto que la demanda de los clientes no tiende a tener un orden específico, lo que hace imposible aplicar esta teoría. (KENDALL & KENDALL, 2009) El desarrollo de un prototipo de sistema para el control de los inventarios, es un registro documental de los productos, bienes y/o servicios de una empresa en una fecha determinada hecho de forma ordenada, el cual debe mostrar el número de unidades existenciales, la descripción de los artículos, los precios unitarios, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y por último el total de inventarios. El sistema de control de inventarios permite registrar los productos de una empresa de forma ordenada en un documento, esto es aplicable en este proyecto debido a que lo que se espera es proponer un prototipo para el control de inventarios en la empresa, con el fin de crear una herramienta en la cual se puedan basar tanto operarios como gerentes, para el desarrollo óptimo de sus actividades en la empresa; y así hacer de esta una empresa reconocida en el mercado por brindar al cliente un valor agregado en cuanto a su cumplimiento eficaz y eficiente en la entrega de los productos que a la empresa le demandan (KENDALL & KENDALL, 2009). Con el fin de optimizar la liquidez de la empresa, el proyecto estará basado en el procedimiento planteado por (GITMAN, 2010) sobre los inventarios, que parte de calcular la rotación de la caja en un periodo determinado, y lo llamo el ciclo de caja. Este planteamiento me permite establecer algunas referencias de inventarios 18

como, activos a corto plazo Planeta Motos LTDA lo que permitirá tener un mejor flujo de caja. Sistematizando y optimizando el inventario, el tiempo que tarda este ciclo en retornar será reducido, generando así una mayor liquidez para la empresa, lo que llevaría a la gerencia a poder aplicar estrategias comerciales para aumentar sus ventas, todo esto basado en información verídica para la toma de decisiones, extraída del sistema propuesto. Otro aspecto importante en la aplicación de este proyecto en la empresa, es la disminución del costo básico de los inventarios, para el cual se tendrá en cuenta el planteamiento de (ROSS & GITMAN, 1986), que dicen que los inventarios involucran tres tipos de costos diferentes que son el costo de mantenimiento o manejo, el costo de pedido y los costos totales. Para el cual se referenciara la definición de costos de mantenimiento o manejo que dicen que: (ROSS & GITMAN), 1986) Están representados por todos los costos que Involucra mantener la existencia de un artículo de inventario durante un período específico. Son costos variables por unidad. Este costo incluye los costos de almacenaje, costos de seguro e impuestos, costos de pérdida (deterioro, robo, obsolescencia) y el más importante costo de oportunidad del capital invertido. Este planteamiento sobre los costos que una empresa debe asumir para mantener sus inventarios es muy acertado en cuanto a los productos manejados en la empresa en estudio, ya que muchas de las referencias de repuestos que allí se comercializan, se ven afectado por deterioros, algunas son robadas y otras se vuelven obsoletas, debido a discontinuidad de ciertas motocicletas en el mercado por parte de la ensambladora, lo que genera la no rotación de inventarios de repuestos, por tanto esto aumenta los costos de mantenimiento o manejo, planteados por Ross y Gitman. Sobre la ingeniería del software, el autor más relevante para este proyecto es el ingeniero de software (PRESSMAN, 2010) quien afirma en su séptima edición del libro Ingeniería del software, que “el software de gestión, es el proceso de la información comercial que constituye mayor área de aplicación de un software por ejemplo: nominas e inventarios. En cuanto a la aplicación plantea una serie de pasos que se deben seguir y cumplir a tiempo con el fin de entregar los resultados esperados en el tiempo deseado del diseño y la creación del software o aplicación, que ajusta de forma

perfecta para el prototipo propuesto para el control de inventarios en la empresa, los cuales son: (PRESSMAN, 2010) Análisis previo de la situación; -Diseño del proyecto; Desarrollo del software; -Pruebas necesarias para comprobar su funcionamiento; Implementación del sistema. En el cual, el análisis previo de la situación en la empresa, lo desarrolle en una serie de visitas a la organización en las cuales me entrevisté con el personal a cargo del manejo de los inventarios con el fin de generar un diagnostico en el cual basarme para comenzar con el desarrollo del proyecto. Para el diseño del proyecto, se establecieron una serie de necesidades a suplir, con el fin de brindar a los usuarios (empleados) de la empresa, una herramienta de apoyo para mejorar el desarrollo de sus actividades y funciones en la empresa; con el fin de dar orden al control y manejo de los inventarios, de igual manera prestarle a los cliente un servicio con mejor calidad, más eficaz y eficiente. En el diseño del aplicativo se realiza como tal el prototipo de control de inventarios, en el cual se alimenta el software con información extraída de la bodega y la sala de ventas de la empresa así como con la base de datos actual, información que será seleccionada en datos específicos, que suplan las necesidades del usuario. La etapa de prueba del funcionamiento, es fundamental en la culminación del desarrollo del aplicativo puesto que con esta etapa se encuentran los errores que hay que corregir para ultimar la entrega del prototipo a la organización; posteriormente se hace una primera entrega al usuario con el objetivo de ultimar, corregir y detallar las solicitudes pertinentes. Por último para terminar la entrega del prototipo a la organización está la etapa de implementación del sistema en los ordenadores de la empresa, que será desarrollada continuamente con una capacitación del uso del aplicativo al personal calificado y un manual de uso en el que se especifique el procedimiento para introducir pedidos provenientes de los proveedores y las salidas de las demandas de los clientes Por lo tanto esta serie de pautas son las que se van a ejecutar para llevar a cabo el diseño del prototipo de control de inventarios para la empresa, previo a esto se establece un paso muy importante que es la recolección de la información y la selección de datos, que se van a utilizar en el sistema.

(PRESSMAN, 2010) Por otra parte en cuanto a la metodología de prototipos, Pressman menciona como paso principal, identificar los requisitos para llevar a cabo el desarrollo del prototipo, como la información, los objetivos y el uso final del mismo. Esta metodología estará basada como eje fundamental del desarrollo del proyecto, ya que como Pressman lo plantea lo que se pretende es primero recolectar una serie de datos para obtener la información con la cual se va a alimentar la base de datos, segundo, plantear una serie de objetivos a cumplir, los cuales se verán reflejados en una serie de beneficios para la empresa, en cuanto a economía, liquidez, mayor capacidad de endeudamiento para reinversión, control y una administración más óptima de los inventarios. La teoría en cuanto a base de datos se refiere, la define como los bancos de información con una cantidad (n) de datos de naturaleza distinta pero que entre ellos toman una serie de vínculos o relaciones que permite su fácil clasificación en conjunto, esto con el fin de extraer de los datos información importante en tiempos óptimos y eficaces.

6.2 MARCO CONCEPTUAL INVENTARIO. La aplicación de la palabra inventario en administración se refiere a la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, así como las existencias de un artículo o recurso utilizado en una empresa. También existe el inventario inicial que es el que representa el valor de la existencia de la mercancía cuando inicia. EL SISTEMA DE INVENTARIO. Para el desarrollo del proyecto el sistema de inventario se establece como las políticas y controles que determina los niveles de inventario que se deben mantener, para cubrir las demandas, y se representa en las existencias de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período determinado. ROTACIÓN DE INVENTARIOS. Este término referido a la administración es el indicador que dice el número de veces en que el inventario tarda en acabarse y este se mide en un periodo determinado. Permite identificar las veces que el inventario se convierte en dinero según las cantidades vendidas. STOCK DE INVENTARIOS. Para el proyecto se toma como, el total de mercancía almacenada o el producto listo para ser vendido, distribuido o usado por el

comerciante. El stock de inventarios se clasifica en dos partes, el stock de inventarios mínimo, que es la mínima cantidad de producto que se debe almacenar en una bodega, para poder cumplir con las demandas de la empresa; y el stock de inventarios máximo, que es la cantidad de producto capaz de almacenarse en un determinado almacén también hace referencia a la cantidad máxima del producto en cuestión que forma el stock en el espacio del que dispone el negocio. COSTOS DE INVENTARIOS. Es el concepto de costos relacionados con el almacenamiento y el mantenimiento de un inventario durante un determinado período de tiempo. Generalmente, los costos de inventario se describen como un porcentaje del valor de inventario. PROTOTIPO DE INVENTARIOS. Es un conjunto de procesos, aplicados y diseñados en un programa que utiliza una herramienta tecnológica, para la gestión de inventarios que sea capaz de identificar los productos por referencias, su bodegaje, ubicación, almacenamiento y que sean actualizables en menor tiempo posible de manera óptima.

6.3 MARCO LEGAL Planeta Motos LTDA, fue fundado y constituido bajo el proceso de escritura pública inscrito en el registro mercantil de la ley 222 de 1995, (DÍAZ, 2006) que expresa que una sociedad de responsabilidad limitada puede tener mínimo (2) socios y máximo (25), para el caso figuran los socios, José Daniel Quiroga Araque e Ingrid Vanessa Bustos Alonso, sin una cuantía monetaria de capital expresada por la ley mínima o máxima, ya que para la figura “LTDA” no aplica un rango posible de establecer el monto del capital. Además de esto la ley permite que la administración de una empresa “LTDA” sea directa por los socios con responsabilidades iguales o delegables a terceros cuando una de las partes así lo desee. Según lo anterior Planeta Motos LTDA es una empresa en la cual los socios tienen el derecho a administrar por partes iguales, para esto se dividen las responsabilidades de manera equitativa para llevar a cabo un desarrollo de la empresa en forma óptima.

6.4 MARCO INSTITUCIONAL

Planeta Motos LTDA es una empresa colombiana fundada en mayo de 2007, dedicada a la distribución y venta exclusiva de motocicletas, repuestos genuinos, accesorios y servicio técnico autorizado AUTECO en la ciudad de Bogotá, maneja un amplio inventario de todas las referencias. (BAJAJ, PULSAR, KTM, KAWASAKI Y KYMCO). La imponente sala de ventas, el centro de servicio técnico autorizado, el almacén de repuestos y accesorios de línea originales le permite abarcar un amplio stock de referencias que los cataloga como los líderes indiscutibles del mercado de Motocicletas AUTECO en el sur occidente de la capital colombiana.

MISIÓN:

Proporcionar motocicletas y servicios de calidad optimizando e integrando el manejo de los recursos, el mejoramiento continuo, la conservación del medio ambiente, el entusiasmo y la satisfacción de los clientes y usuarios.

VISIÓN:

Ser reconocidos como líderes en el mercado de motocicletas en la ciudad de Bogotá logrando la preferencia de los clientes y usuarios a través de la anticipación de sus necesidades, del trabajo en equipo, de la motivación de su equipo humano, de los más altos estándares de calidad y la conservación del medio ambiente.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Planeta Motos LTDA actualmente cuenta con 6 áreas importantes específicas las cuales las dividen así: departamento administrativo, departamento comercial, departamento legal, departamento de servicio técnico, departamento de repuestos 23

y departamento de créditos, además existen dos departamentos de apoyo que como tal no intervienen en el core de la empresa pero están disponibles para el desarrollo y función de Planeta Motos LTDA que son servicios generales y carga y transporte, en cada una de estas áreas hay un encargado y responsable del manejo y funcionamiento.

Gráfica 1. Estructura organizacional de PLANETA MOTOS LTDA

Fuente: (elaboración propia, 2014)

Se agrupan y se delegan funciones de esta manera:

Departamento administrativo: -Vanessa Alonso. -Daniel Quiroga.

Departamento comercial: -Paola Alonso (Encargada), Paula Plazas, Yoni Amariles, Neomar Alonso, Edwin Rico, Andrés Marín, Carolina Rodríguez, Martha Sepúlveda. Como apoyo al área comercial ante transito está encargado en señor Luis Alfonso Bustos, quien es la persona encargada de toda la legalización y matricula de las motocicletas ante el SIMIT, ente del estado dispuesto para la asignación de placas a los vehículos nuevos.

Departamento técnico: - Henry Chacón (Encargado), Eduardo Vargas, Oscar Ortiz, Maicol Plazas, Pedro Lara, Jonh Martínez, Alex González, Víctor Jiménez. Para la colaboración de la recepción de motos en servicio técnico está encargado el señor Cristian Ordoñez.

Departamento de repuestos: -Olga Guerrero (encargada), Milena Araque y Diana Pardo. Para la venta de accesorios la persona encargada es, Sara Giraldo. Además del personal ya mencionado anteriormente, Planeta Motos LTDA, cuenta con talento humano que ejerce otras funciones en la empresa como:

Departamento de créditos: -José Alfredo, Adriana Gómez y Elkin Daza. Este departamento está en función de ayudar a los asesores comerciales en sus ventas, con el financiamiento de las motocicletas mediante las diferentes entidades financieras con las que Planeta Motos LTDA tiene convenios.

Auxiliar contable: Martha Bustos, quien es la persona encargada de los pagos de nómina, parafiscales, impuestos entre otros.

Transporte y carga: Juan David Veloza, en función de transportar los productos al lugar requerido por los clientes, siempre y cuando ellos lo soliciten. También del cambio de motocicletas con otros concesionarios por el tema de disponibilidad de colores o referencias que demandan los clientes en Planeta Motos LTDA.

Servicios generales: María Araque, quien trabaja en la empresa cumpliendo la función de mantener la limpieza general. Quienes complementan a Planeta Motos LTDA, para obtener así un excelente equipo de trabajo, que cada día se enfoca más en su reconocimiento en cuanto a la calidad de servicio que se le presta al cliente.

7. DISEÑO METODOLÓGICO

7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN El tipo de investigación que se ha tomado en este proyecto es descriptivo, ya que se presentan características de recolección de datos basados en un problema, con el fin de aplicarlos en un estudio minucioso.

Además describe y se generaliza varios aspectos homogéneos, mediante la exploración y descripción de situaciones que se presentan a raíz del problema, lo que conllevara a una respuesta de forma detallada y directa para así obtener datos verídicos que permitan responder de manera concisa a la pregunta problema.

Esta investigación se torna de forma cuantitativa debido a que estará basada en una serie de encuestas y entrevistas, formuladas con el fin de obtener información sobre el manejo y control actual de los inventarios en Planeta Motos LTDA, mediante la tabulación de las respuestas y así contestar a la hipótesis del funcionamiento actual del manejo y control de los inventarios en la empresa.

7.2 MÉTODOS En cuanto al desarrollo del proyecto, basado en la ingeniería del software se desarrolla en una serie de etapas específicas.

El análisis de requerimientos, en esta etapa se extrae de la empresa todos los requisitos en cuanto al manejo y control del sistema de los inventarios actual, para ello el marco teórico es fundamental como punto de comparación de lo actual en la organización y el objetivo que se quiere alcanzar con el desarrollo del proyecto.

Esta es quizá la etapa más difícil de desarrollar ya que el administrador de la organización no tiene un visión completa del panorama actual, y piensa que todo marcha correctamente y que no hay nada que mejorar, pero para ello se hace un análisis de requerimientos en el cual se le pueda dejar ver con facilidad al administrador las evidentes fallas o actividades contradictorias en el desarrollo de la empresa.

Especificación, en esta etapa se elabora un informe en el cual se describe puntualmente el proyecto a ejecutar, así como los beneficios que se esperan obtener del mismo a corto, mediano y largo plazo.

Diseño y arquitectura, aquí se determina el funcionamiento del software o aplicación, por otra parte la interacción entre usuario y aplicativo mediante diagramas lo que va a permitir optimizar el desarrollo y la creación del aplicativo con el fin de no tener que realizar un número significativo de correcciones y llevar a cabo el desarrollo del proyecto en el tiempo optimo preestablecido.

Programación, para el desarrollo de este proyecto en esta etapa es donde se alimenta el aplicativo con la base de datos extraída en la organización y se programan específicamente los menús del aplicativo, en esta etapa también se podrán observar los primeros resultados tangibles del proyecto, es decir una estructura creada a partir de los requerimientos de la empresa.

Prueba, el tiempo tomado en el desarrollo de esta etapa está ligado al diseño y la arquitectura ya que si esta es desarrollada eficiente y estratégicamente, no habrá lugar a corregir numerosos errores, si no por el contrario se continuaría con el desarrollo de la siguiente etapa.

Documentación, en esta etapa es donde se da por culminado el proyecto en su primera fase. En esta etapa además de generar un manual de usuario del aplicativo se van a desarrollar una serie de capacitación al personal que está a cargo del manejo de los inventarios en Planeta Motos LTDA.

Mantenimiento, esta etapa NO concierne como tal el desarrollo del proyecto sino se entiende como una post-etapa en la cual se ayuda a mantener el aplicativo correctamente con el pasar del tiempo, de igual manera se pueden hacer una actualizaciones en las cuales se incluyan otros aspectos que la empresa en un futuro así requiera. Corregir errores y mejorar funciones.

7.3 POBLACIÓN Y MUESTRA Puntualizando la población en la cual se apoya el desarrollo de este proyecto, está en primera medida el estudio de la empresa Planeta Motos LTDA- Bogotá D.C, COLOMBIA. Muestra de población que fue tomada tanto a empleados (3) y personal administrativo (2), como a proveedor.

A quienes se les aplicó una encuesta (ver anexo A), con el fin de obtener información verídica del manejo actual en la empresa Planeta Motos LTDA del departamento de inventarios. 7.3.1 RESULTADOS DE LA ENCUESTA A partir de unas preguntas puntuales se puede analizar que los empleados de la empresa, conocen la importancia de adoptar un sistema para controlar los inventarios y además de esto que la empresa ya está lista para hacerlo. Por otra parte, el resultado de las preguntas (4, 5, 6, 7, 8, 9) permite concluir que el sistema actual de la empresa Planeta Motos LTDA para controlar los inventarios no es el adecuado, además este, dificulta el manejo de los inventarios para los empleados puesto que no saben qué referencias hay disponibles para ofrecer a los clientes y cuales hacen falta en el stock para solicitar al proveedor. Por último, el servicio al cliente se ve afectado por el sistema actual del control de inventarios, ya que los empleados en algunas ocasiones no tienen la respuesta inmediata a las solicitudes de los clientes, según las respuestas de las preguntas (10, 11, 12) lo que genera perdida de ventas y a su vez de clientes. Lo anterior refleja una necesidad inmediata de sistematizar el control de inventarios en Planeta Motos LTDA.

7.4 INGENIERIA DEL SOFTWARE 7.4.1 ANALISIS Procesos actuales: - Primer proceso de solicitud de repuestos de alta rotación a la ensambladora, cada vez que un repuesto de alta rotación se está agotando, el encargado del área

de repuestos lo apunta en una hoja y cuando se da cuenta que son muchos los repuestos faltantes se comunica con la ensambladora AUTECO, vía telefónica a informar que necesita ciertos repuestos a lo que le contestan, que envié un correo solicitando los mismos y las cantidades requeridas; en cuanto a repuestos de alta rotación el encargado de tiene la autonomía de solicitarlos por orden de la gerencia de Planeta Motos LTDA. Gráfica 2, diagrama de flujo de nivel 1, del proceso de solicitud de repuestos de alta rotación a la ensambladora.

Fuente: (elaboración propia, 2014)

Por consiguiente el pedido tarda de 1 a 2 días hábiles en llegar al concesionario ya que estos son enviados desde la ciudad de Medellín a Bogotá mediante una empresa de mensajería, posteriormente se verifica que los repuestos enviados sean los mismos que se pidieron, mediante un chequeo de la lista enviada por correo electrónico. Si el pedido llego completo se confirma a contabilidad, para que tengan presente el pago de la factura.

Si el pedido no llega correctamente, se hace un informe en el cual se plasman las referencias enviadas erróneamente, y se informa en contabilidad para que hagan la respectiva solicitud de corrección a la ensambladora en Medellín.

Luego de esto la ensambladora corrige el problema y envía lo que hace falta tiempo de espera (un día hábil), o manda a recoger lo que se envió mal, según el caso.

Así las cosas el encargado organiza la mercancía recibida, y la suma en sus carpetas de inventario.

- Segundo proceso de solicitud de repuestos de rotación media y baja a la ensambladora, para ello se da uso al inventario actual que se maneja en Planeta Motos LTDA, el cual es revisado por el encargado del área de repuestos quien determina a su criterio de ventas mensuales, una lista de repuestos y cantidades según la referencia que solicita para mantener el inventario básico con el fin de suplir las demandas de los clientes de Planeta Motos LTDA. Luego dicha lista es entregada a contabilidad y estos la revisan para dar una aprobación en la solicitud final del pedido, el cual por ultimo debe tener un visto bueno por parte del gerente para solicitarlo a la ensambladora en Medellín, posteriormente con la aprobación el encargado del área de repuestos debe solicitarlos mediante un correo electrónico y comunicarse con la persona encargada de los despachos desde Medellín para recordarle, luego de esto debe esperar entre 1 y 2 días hábiles para la llegada de los repuestos al concesionario. Los cuales llegan con una factura de plazo máximo de 30 días, para su cancelación y oportunidad de aprovechar el

descuento del pronto pago. (Lo anterior puede verse afectado en el momento de comunicarse con la persona encargada de los despachos de mercancía en Medellín vía telefónica, lo que haría más extenso el tiempo de espera de dichos repuestos). Posteriormente se verifica que los repuestos enviados sean los mismos que se pidieron, mediante un chequeo de la lista enviada por correo electrónico. Gráfica 3, diagrama de flujo de nivel 2, del proceso de solicitud de repuestos de media y baja rotación a la ensambladora.

Fuente: (elaboración propia, 2014)

Si el pedido llego completo se confirma a contabilidad, para que tengan presente el pago de la factura.

Luego de esto la ensambladora corrige el problema y envía lo que hace falta (tiempo de espera - un día hábil), o manda a recoger lo que se envió mal, según sea el caso.

Para finalizar el encargado organiza la mercancía recibida y la suma en sus carpetas de inventario. Luego le informa al departamento contable que el pedido se ha recibido de manera correcta; esto con el fin de que ellos lleven la contabilidad de la factura de los repuestos.

- Tercer proceso de solicitud de una motocicleta por parte de un cliente en un color especifico, si la motocicleta en el color requerido por el cliente no está disponible en Planeta Motos LTDA, el asesor comercial le informa al cliente que debe apartar la motocicleta con $200.000 (mínimo) para su compra, luego el asesor se dirige a contabilidad y con la copia del recibo de caja de los $200.000 e informa voz a voz la motocicleta y el color requerido de manera inmediata, para que este departamento se encargue de solicitar la motocicleta a la ensambladora en Medellín, el tiempo de colocación de la motocicleta en Planeta Motos LTDA es 3 días aproximadamente.

Tiempo que el cliente debe sumar a la espera normal que dura la compra de la motocicleta, pasados los 3 días la motocicleta llega a Planeta Motos LTDA y el asesor en cargado de la venta es quien debe recibir la motocicleta con ayuda de un técnico y revisar su estado estético y mecánico.

GrĂĄfica 4, diagrama de flujo de nivel 3, del proceso de solicitud de una motocicleta por parte de un cliente en un color especĂfico.

Fuente: (elaboraciĂłn propia, 2014)

Luego de esto le informa a contabilidad que la motocicleta ya llego y les entrega el empadronamiento para que ellos la registren en su inventario.

- Cuarto proceso de solicitud por parte de gerencia a los empleados del inventario real en determinado tiempo, dicha solicitud la hace el gerente en una comunicaciรณn voz a voz a todo su personal en una reuniรณn, la cual tarda aproximadamente entre 2 y 3 semanas en ser contestada mientras se hace un inventario de todo el รกrea de repuestos, motocicletas y accesorios.

Grรกfica 5, diagrama de flujo de nivel 4, del proceso de solicitud de la gerencia a los empleados del inventario real en un determinado tiempo.

Fuente: (elaboraciรณn propia, 2014)

Para dar respuesta a esta solicitud todos los encargados de cada área ya mencionada (repuestos, motocicletas y accesorios), deben generar un informe para presentarle al área de contabilidad, y de la misma manera allí se encargan de generar un informe final para presentarle a la gerencia. Posteriormente el gerente revisa el inventario, de la siguiente manera.

Se dirige al área de repuestos y solicita 50 referencias al azar y las verifica que las cantidades por referencias, del informe sean las mismas cantidades físicas disponibles en su inventario.

Si las cantidades coinciden el inventario está perfecto para una toma de decisiones.

Si algunas cantidades faltan, es probable que en el tiempo que tardaron los empleados en hacer el inventario se hayan vendido algunos repuestos, para ello se revisan las facturas de venta de las últimas 2 o 3 semanas (según el tiempo que haya tardado el inventario).

Para el caso de las motocicletas y accesorios, se maneja de la misma manera que los repuestos.

Por último el gerente toma decisiones, las cuales pueden afectar o favorecer el flujo de capital de la empresa; así como la optimización de gastos de almacenamiento.

Quinto, diccionario de datos:

Grﾃ｡fica 6, diccionario de datos.

DATOS PERSONA CODIGO NOMBRE E-MAIL TIPO TELEFONO CELULAR DIRECCION CIUDAD ARTICULO REFERENCIA NOMBRE COLOR CILINDRAJE MODELO COSTO IVA PRECIO VENTA NOTA CATEGORIA CODIGO NOMBRE OPREACION CODIGO NOMBRE EFECTO MARCA CODIGO NOMBRE EXISTENCIA CODIGO_art PERIODO INICIAL ENTRADA SALIDA PERIODO FINAL DOCUMENTO CODIGO_operacion NUMERO_documento FECHA PERSONA CODIGO_persona VALOR IVA NETO DETALLE CODIGO_operacion NUMERO_documento CODIGO_articulo CANTIDAD_articulo

TIPO DE DATO NUMERICO TEXTO ALFANUMERICO TEXTO NUMERICO NUMERICO ALFANUMERICO TEXTO

LONGITUD - DATO 20 30 50 20 30 30 50 50

CARACTERES CARACTERES CARACTERES CARACTERES CARACTERES CARACTERES CARACTERES CARACTERES

ALFANUMERICO TEXTO TEXTO NUMERICO NUMERICO NUMERICO NUMERICO NUMERICO ALFANUMERICO

30 CARACTERES 50 CARACTERES 20 CARACTERES 4 CARACTERES 4 CARACTERES 100 CARACTERES 10 CARACTERES 100 CARACTERES 200 CARACTERES

NUMERICO TEXTO

2 CARACTERES 30 CARACTERES

NUMERICO TEXTO TEXTO

2 CARACTERES 30 CARACTERES 1 CARﾃ，TER

NUMERICO TEXTO

2 CARACTERES 30 CARACTERES

TEXTO FECHA NUMERICO NUMERICO FECHA

30 CARACTERES 8 CARACTERES 8 CARACTERES 8 CARACTERES 8 CARACTERES

TEXTO TEXTO FECHA TEXTO NUMERICO NUMERICO NUMERICO NUMERICO

2 CARACTERES 6 CARACTERES 8 CARACTERES 30 CARACTERES 20 CARACTERES 30 CARACTERES 30 CARACTERES 30 CARACTERES

NUMERICO TEXTO ALFANUMERICO NUMERICO

2 CARACTERES 6 CARACTERES 30 CARACTERES 20 CARACTERES

Fuente: (elaboraciﾃｳn propia, 2015)

7.4.2 DISEÑO: Procesos nuevos: - Primer proceso de solicitud de repuestos de alta rotación a la ensambladora, en el aplicativo que se propone el objetivo es que tenga un menú específico para los repuestos de alta rotación, con la opción de generar un informe semanal según la salida de los mismos de acuerdo a su demanda, dicho informe será tomado como lista de pedido con el fin de solicitar a la ensambladora los repuestos necesarios para completar el inventario base de Planeta Motos LTDA en cuanto a repuestos de alta rotación. Posterior a esto se envía la solicitud de pedido a la ensambladora mediante un correo electrónico con la copia del informe generado por el sistema propuesto, lo que evitara hacer un pedido de referencias ya existentes en la bodega del concesionario y también se evitara que el pedido se realice a criterio de la personas encargada del área de repuestos ya que esto permite que se cometa errores en la solicitud de los mismos, lo que trae como consecuencia acumulación exagerada de referencias y esto afecta directamente el flujo de efectivo de la empresa. Gráfica 7, diagrama de flujo de nivel 1, del proceso de solicitud de repuestos de alta rotación a la ensambladora.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Para la recepción de repuestos se facilitara su control debido a que la copia del informe permitirá verificar que lo que se solicitó, es lo que está enviando la ensambladora, de ser correcto el pedido, se anexa la factura con la copia del informe y se envía al departamento de contabilidad con un visto bueno de recibido, para que allí se tenga presente el pago de la factura lo más pronto posible con el objetivo de ganar los beneficios del pronto pago.

En caso que el pedido llegue a estar incorrecto, se hará una solicitud de corrección de pedido a la ensambladora con la copia del correo enviado inicialmente y el informe adjunto.

Luego de esto el encargado del área podrá alimentar su base de datos con informe en mano y así mantener un inventario base ordenado y al día para suplir las demandas de los clientes de Planeta Motos LTDA de manera eficaz y eficiente, prestando así un excelente servicio al cliente ya que este siempre ha sido un objetivo fundamental en la empresa.

- Segundo proceso de solicitud de repuestos de rotación media y baja la ensambladora, esta solicitud tendrá un funcionamiento similar a la solicitud de repuestos de alta rotación, ya que el objetivo es crear un menú específico para este tipo de repuestos en el cual se puedan generar informes mensuales de ventas, lo que se tomara como lista de pedido para enviar a la ensambladora mediante un correo electrónico.

Este proceso eliminara el paso numero dos (2) del proceso actual, que tiene como filtro el departamento de contabilidad para su solicitud ya que esto no será necesario revisarlo debido a que el informe generado por el sistema tiene como pedido las referencias que se vendieron en el mes y se deben solicitar para completar el inventario base de Planeta Motos LTDA en cuanto a repuestos de rotación media y baja, esto ahorrara el tiempo que actualmente se toma el departamento de contabilidad para verificar la solicitud de los mismos, lo que hará a Planeta Motos LTDA una empresa más eficaz y eficiente en cuanto al manejo de los tiempos en ente proceso específicamente.

En el momento de la recepción de los repuestos en encargado del área, podrá tomar como lista de chequeo el informe generado por el sistema propuesto lo que hará más fácil controlar su recepción y verificar que el pedido este llegando correctamente conforme a la factura; si el pedido llega completo se adjuntan la factura y el informe y se envía al departamento de contabilidad para que tengan presente el pago de la misma con el fin de aprovechar la oportunidad de pronto pago que le da AUTECO al concesionario debido a que es un porcentaje que la empresa puede ahorrarse si maneja más ordenadamente su inventario.

Gráfica 8, diagrama de flujo de nivel 2, del proceso de solicitud de repuestos de rotación media y baja a la ensambladora.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

En caso que el pedido este incorrecto se informa a la ensambladora para que genere una corrección y así se pueda mantener el inventario base en la empresa y al mismo tiempo el encargado del área de repuestos podrá enviar a contabilidad la factura con copia del informe para su respectivo pago.

- Tercer proceso de solicitud de una motocicleta en un color específico por parte de un cliente, con el sistema propuesto en este proceso el objetivo es que se mantenga un inventario base que supla las demandas de los clientes de Planeta Motos LTDA, mediante la generación de informes a diario en el sistema con el fin de saber el momento preciso de solicitar una referencia de motocicleta en un color especifico que complete el inventario base de la empresa.

Gráfica 9, diagrama de flujo de nivel 3, del proceso de solicitud de una motocicleta en un color especifico por parte de un cliente.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Lo anterior propone eliminar el momento de decirle al cliente que se le consigue la motocicleta siempre y cuando la deje apartada con algo de dinero (mínimo $200.000), si no por el contrario tener la capacidad de decirle que la motocicleta en el color que la requiere está disponible en la sala de ventas y que de inmediato se puede cerrar el negocio completamente.

Esto permitirá además, brindarle un mejor servicio al cliente lo que para mi proyecto es muy conveniente debido a que uno de los objetivos de la empresa Planeta Motos LTDA siempre ha sido la mejora en la prestación del servicio a sus clientes con el fin de mantenerlos siempre en su compañía.

- Cuarto proceso de solicitud por parte de gerencia a los empleados del inventario real en determinado tiempo, este inventario que actualmente tiene un tiempo estimado de entrega de 2 a 3 semanas tiene falencias en cuanto a su inmediatez y su exactitud debido a que en el transcurso de la realización del inventario Planeta Motos LTDA sigue vendiendo bien sea motocicletas, repuestos o accesorios a sus clientes y esto no permite establecer que el día 1 de inventario se cuenta con una cantidad de ciertas referencias y que el último día del inventario se tienen las mismas cantidades de dicha referencia, por el contrario el sistema propuesto que tiene actualización inmediata permitirá a cada departamento de Planeta Motos LTDA generar un informe del inventario de manera inmediata y así conocer el valor exacto de su inventario actual en una fecha determinada, lo que le permitirá a la gerencia tomar decisiones de inmediato cuando así lo requiera y no esperar 15 o 20 días para ello debido a que ya puede ser tarde según el objetivo para el cual quieran tomar la decisión.

Además de esto el control de cada referencia de los diferentes artículos que se venden en Planeta Motos LTDA se podrá realizar en cualquier momento por el gerente con inventario al azar de un número determinado de referencias y sus cantidades deben coincidir, de no ser así es porque algo que se sale de las manos de la gerencia está pasando y deberán tomar decisiones inmediatas con el personal que está a cargo de cada departamento tanto de motocicletas como de repuestos o accesorios.

Gr谩fica 10, diagrama de flujo de nivel 4, del proceso de solicitud del inventario de existencias en tiempo inmediato.

Fuente: (elaboraci贸n propia, 2015)

Vista Física:

A continuación se presenta la definición de cada una de las tablas, con su respectivas llaves primarias y secundarias, y la relación entre las mimas.

La tabla artículos, tiene como llave primaria el atributo “artcodigo”, que es el atributo único e irrepetible para la identificación de un artículo en el sistema, atributo que la hace autónoma, pero esta tabla se relaciona con la demás tablas como entidad mixta, debido a que tiene relaciones, de uno a varios y de varios a uno. Tabla 1, tabla de artículos con sus atributos y relaciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Por otra parte la tabla artículos, tiene dependencia en otros atributos como “catcodigo” y “marcodigo” que generan las llaves secundarias para esta tabla y son los atributos que identifican la categoría a la cual pertenece cada artículo, así como su marca, estas tablas sirven de apoyo a la tabla artículos, para dar particularidad a cada uno de los artículos en el sistema de inventarios.

La tabla categorías, tiene como llave primaria el atributo “catcodigo” que es el número único de identificación de la categoría a la cual pertenecen los artículos, ya que esta tabla solo tiene relación con la tabla artículos, por tanto apoya la categorización de los artículos que conforman el sistema de inventarios.

Tabla 2, tabla de categorías con sus atributos y relaciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Esta tabla es una entidad fuerte puesto que es autónoma y no depende de otra tabla para su desarrollo dentro en el sistema de control de inventarios.

La tabla documentos, es una tabla que se apoya en las demás entidades para llevar a cabo su propósito principal que es generar informes documentales como salidas del sistema.

Tabla 3, tabla de documentos con sus atributos y relaciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Esta tabla se relaciona con las demás entidades, de varios a uno, es decir sus dos llaves de relación son secundarias y su llave primaria no se relaciona con ninguna entidad ya que no les puede aportar nada al desarrollo de otras entidades. Es una entidad débil por existencia porque depende de las otras tablas para su desarrollo en el sistema de control de inventarios.

La tabla existencias, se relaciona con la entidad artículos, de varios a uno, debido a que es una tabla apoyada en la entidad artículos, que permite administrar las cantidades de los artículos que integran el sistema.

Por tanto es una entidad débil por existencia puesto que depende de otra tabla para su desarrollo en el sistema.

Tabla 4, tabla de existencias con sus atributos y relaciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Esta tabla se crea con el fin de generar en el sistema informes como salidas, en cuanto al volumen de los inventarios, referencia por referencia, por tanto la relación se da mediante la llave secundaria “artcodigo” que es la identificación única de cada una de las referencias.

Por otra parte su llave primaria “artano” es para dar a conocer al usuario el año de cada una de las existencias o el momento en el cual se genera bien sea la entrada o la salida de un artículo del sistema. 47

La tabla marcas, se relaciona con la entidad artículos, de uno a varios, debido a que es una tabla de apoyo a la entidad artículos, que permite la selección de las marcas de los artículos que integran el sistema.

Por tanto es una entidad fuerte, puesto que no depende de otra tabla para su desarrollo en el sistema.

Tabla 5, tabla de marcas con sus atributos y relaciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Esta tabla se crea con el fin de seleccionar de forma rápida las marcas de los artículos en el sistema, además de eso, esta entidad permite la identificación de los artículos por marcas, por eso la relación se da mediante la llave primaria “marcodigo” que es la identificación única de cada una de las marcas, con el fin de poder categorizar los artículos por marcas para la toma de decisiones en cuanto a los inventarios de cada una de las marcas. 48

La tabla movimiento, es una entidad apoyada en las demás tablas por tanto es una entidad débil por existencia, además de esto es una tabla con todas sus relaciones, de varios a uno, es decir todas sus llaves de relación son secundarias en el sistema.

Tabla 6, tabla de movimiento con sus atributos y relaciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Esta tabla, toma de las demás entidades cada uno de los movimientos que se realizan en el sistema, con el fin de generar informes detallados de cada movimiento de los artículos, lo que permite al usuario saber qué y a quien se le vendió o se le compró, la fecha en la que se hizo el movimiento y quien lo realizo.

La tabla operaciones, es una entidad fuerte debido a su autonomía, puesto que sus relaciones se originan en su llave primaria “opecodigo” en el orden “uno a varios.

Tabla 7, tabla de operaciones con sus atributos y relaciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Esta tabla es la que registra cada una de las transacciones que se haga en el sistema lo que va a permitir, administrar las operaciones con el fin de darle a conocer al usuario que referencias rotan contantemente y cuáles no, con el fin de apoyar la toma de decisiones desde un ámbito administrativo en pro del crecimiento de la empresa. 50

La tabla personas, es autónoma por tanto sus relaciones se dan de uno a varios, desde el atributo “percodigo” que es el código único de identificación de las personas que interactúan con el sistema, para este caso se utiliza como código único la cédula de cada persona.

Tabla 8, tabla de personas con sus atributos y relaciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Esta tabla, permite la administración de los datos más importantes de cada persona para su contacto en un momento determinado.

Lo que va a permitir que la comunicación con los clientes y proveedores sea más precisa; esto con el fin de comprobar circunstancias que se puedan presentar en la empresa. 51

Modelo entidad relación (M-E-R) en Access:

Es la percepción de lo real, plasmado en un conjunto de entidades con atributos que se relacionan entre sí para el desarrollo de un sistema.

Tabla 9, modelo entidad relación de la base de datos con sus entidades y relaciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

En este modelo están plasmadas todas las relaciones mediante las cuales el sistema interactúa, para su correcto funcionamiento, y así cumplir con sus objetivos principales, este modelo se crea basado en las necesidades básicas de la empresa.

Cada una de las entidades y sus atributos, fue pensado para que aportara un valor agrado tanto al sistema como a la empresa, lo que la llevará a ser una empresa reconocida en el mercado por su eficacia y eficiencia en los tiempos de respuesta al cliente, así como también permitirá a la gerencia controlar sus inventarios de manera óptima con el fin tomar las decisiones correctas en cuanto a la inversión del capital en artículos de mayor demanda por los clientes.

Vista lógica:

Entidades 1. Artículos: son los elementos y/o productos disponibles en un inventario para su comercialización. Referencia: es el código único que tiene cada artículo para su identificación. Nombre: es una breve descripción del artículo que permite al usuario conocer su utilidad. Categoría: es la clasificación que resalta los diferentes departamentos que manejan artículos de inventario dentro del sistema. Cilindraje: es la representación del tamaño del motor expresada en unidades propias de volumen. Modelo: es el año de fabricación y ensamble de una motocicleta. Marca: es la identificación comercial que se relaciona con un producto en el mercado. Costo: valor monetario que la empresa invierte para poder tener disponible los productos en su punto de venta.

IVA: impuesto sobre el valor agregado, es aquel impuesto que se grava al valor añadido de un producto con fines gubernamentales. Precio venta: es medido por unidades monetarias y se conoce como el costo final de un bien o servicio que debe pagar una persona para adquirirlo; dicho precio incluye el porcentaje de utilidad para el comerciante que lo ofrece.

Figura1, formulario de artículos.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

El formulario artículos, es el que permite la edición de cada uno de los productos del inventario, allí se puede modificar la referencia, el nombre, la categoría, cilindraje, modelo, marca, costo, IVA y precio venta.

Además de esto el formulario de artículos permite la inclusión de un producto nuevo cuando así lo requiera el usuario. Este formulario tiene como fin el mantenimiento de los datos de los artículos de la base de datos. 54

2. Categorías: es la clasificación que resalta y especifica los diferentes departamentos que manejan artículos de inventario dentro del sistema. Código: es un número único de identificación de cada una de las categorías. Nombre: es una forma de identificación de las categorías, que pueden ser duplicadas dentro del sistema.

Figura 2, formulario de categorías.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

El formulario de categorías permite editar y mantener las categorías del sistema, esto con el fin de que el sistema pueda generar informes por categorías y así por ejemplo saber el valor del inventario de los repuestos.

3. Personas: es la lista de integrantes que de una u otra forma interactúan con el sistema, dichos están categorizados según su interacción. Código: es un numero único e irrepetible de identificación de personas, para el caso este puede ser el número de cedula. Nombre: es una forma de identificación de personas, que puede ser repetido en cualquiera de sus formas. E-mail: sistema mediante el cual se hace saber a las personas información importante con el intercambio de mensajes a través de la red. Tipo: categorización de las personas según su forma de interacción con el sistema, con el fin de reconocer fácilmente su aporte al mismo. Teléfono fijo: número de contacto para la ubicación de las personas a larga distancia mediante el sonido y la voz. Teléfono celular: número de contacto para la ubicación de las personas a larga distancia mediante el sonido y la voz. Dirección: nombre o número de la calle, población, provincia y país donde una persona tiene ubicado su domicilio de vivienda. Ciudad: ubicación geopolítica de la población que habita una persona. Anotaciones: dato o información breve que permite el conocimiento de algo importante o relevante.

Figura 3, formulario de personas.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

El formulario personas, será uno de los más utilizados en el sistema debido a que por aquí se incluyen las personas tanto naturales como jurídicas, que sean empleados, cliente o proveedores.

Este formulario permite almacenar la información más importante de cada persona para su contacto, para ello el formulario solicita, código, nombre, e-mail, tipo de persona, teléfono, celular, dirección y ciudad.

El formulario tiene como fin la creación de informes por clientes, por empleados o proveedores, lo permite basarse en información verídica para la toma de decisiones en la empresa, como la aplicación de estrategias comerciales mediante los correos electrónicos de los clientes.

4. Operaciones: son el tipo de transacciones que el sistema permite realizar. Código: es el número único de identificación de las transacciones. Nombre: es una forma de identificación de las operaciones, que permite saber cuál es la operación se va a realizar. Efecto: es la causa final que va a generar la operación que se realice.

Figura 4, formulario de operaciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Este formulario, permite la modificación de las operaciones tanto de compras como de ventas para el mantenimiento de las existencias en el inventario en su proceso de entradas y salidas.

Además de esto genera un registro con un efecto positivo, negativo o neutro según el caso de la fecha en la que ingresan los productos al inventario mediante las compras o la fecha en la que salen del mismo, mediante las ventas.

5. Marcas: es el conjunto de atributos identificados comercialmente que se relacionan con un producto en el mercado. Código: es un número único creado para la identificación de las marcas dentro del sistema. Nombre: forma de identificación de marcas, con opción de duplicados en algún momento.

Figura 5, formulario de marcas.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Este formulario de marcas, se utiliza para la creación en el sistema de una nueva marca que llegue a la empresa, esto con el fin de poder visualizar en informes generados por el sistema, cuanto inventario se tiene de cada una de las marcas. Con el fin de apoyar la toma de decisiones desde el punto de vista de la gerencia de la empresa.

6. Existencias: conjunto de artículos mercantiles, ubicados en un almacén o bodega, disponibles para su comercialización.

Figura 6, formulario de consultas por movimiento.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Este formulario de consultas por movimiento permite el seguimiento de una entrada o una salida de cualquier producto, para saber la fecha en la que ingreso o la fecha en la que salió del sistema; esto con el fin de llevar un orden en las existencias de los artículos ubicados en la empresa.

En este formulario se puede generar toda serie de consultas en torno al sistema, allí le permite al usuario identificar un producto con su referencia o el nombre. Esto con el fin de apoyar como herramienta los tiempos de respuesta al cliente y así poder brindar un mejor servicio al mismo.

Figura 7, formulario de consultas.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Además de esto, el formulario permite las consultas básicas de marcas, categorías, operaciones, clientes, proveedores, empleados y movimientos. Con el fin de dar a conocer al usuario los distintos datos del sistema y así capacitarlo para su uso o apoyarlo en el proceso mientras la implementación del mismo. 61

7.4.3 DESARROLLO: A continuación se presenta el desarrollo del sistema, con las funciones principales y una descripción de cada proceso.

Figura 8, pantalla de entrada al sistema.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Esta es la presentación principal de la entrada al sistema de control de inventarios de la empresa Planeta Motos LTDA, en la cual se puede hacer el mantenimiento del inventario mediante las tablas: (artículos, marcas, categorías, operación y personas). Por otra parte se realizan los movimientos de las transacciones y consultas, es allí donde es usuario registra una venta o una compra, también se apoya en esta herramienta para consultar la existencia de algún referencia, cuando así lo requiera con el fin de brindar información inmediata a quien la solicite. 62

En el cuadro de consultas es donde el usuario tiene acceso a la base de datos, en el momento que quiera saber sobre algún dato particular referente al control de los inventarios de la empresa Planeta Motos LTDA. Figura 9, entrada a consultas.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Para el ejercicio se selecciona de qué forma quiere el usuario que el sistema le dé la salida a la información que solicita, esta puede ser por hoja de datos o un informe en PDF, luego se escribe el rango de la información que se requiere para el caso de los clientes se escribe como rango inicial el 0 y rango final el 999999999999, ya que estos se identifican en el sistema por su número de cedula.

Posterior a esto el sistema genera un informe como el que se presenta a continuación: Figura 10, informe de clientes en PDF.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Este informe permite la toma de decisiones para la aplicación de planes estratégicos desde la administración como brindar información al cliente mediante correos electrónicos, que logren una fidelización de los clientes puesto que Planeta Motos LTDA, sería el concesionario que los mantiene informados de descuentos o eventos que les gustan a los usuarios de las motocicletas. Además de esto mediante este informe la empresa puede tener un contacto más preciso con el cliente en cualquier situación que así lo requiera. 64

A continuación se presenta la pantalla de registro de transacciones en el inventario, en esta pantalla es donde el usuario accede a transar una compra o una compra entre otras; esta pantalla también exige el código de usurario lo que permite al sistema tener un registro de la persona que realiza la transacción, y posteriormente solicita una persona conocida como tercero, quien es la persona a la cual se le vende o se le compra, esta persona puede ser natural o jurídica. Figura 11, pantalla de transacciones.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Luego de esto el sistema solicita la referencia del artículo que se transa, lo que lleva al sistema a generar automáticamente la información pertinente en cuanto al artículo, para finalizar la transacción el usuario debe digitar el número de unidades que se van a transar del artículo en proceso, y así el sistema calculara el valor final del proceso; para el cual el usuario deberá hacer clic en el botón actualizar, lo que actualiza toda la base de datos en un efecto de suma o de resta a las unidades del inventario según la operación realizada. 65

Independientemente del proceso, en el sistema genera un comprobante de la transacción realizada. Figura 12, comprobante de transacción.

Fuente: (elaboración propia, 2015)

Este comprobante, tiene toda la información tanto de usuario y cliente, como la del artículo transado, y la fecha en la que se realizó la operación, esto con el fin de controlar los inventarios de una manera adecuada.

8. ANALISIS FINANCIERO A continuación se presenta el balance general de Planeta Motos LTDA de los dos últimos periodos.

Tabla 10, balance general de Planta Motos LTDA.

PATRIMONIO

PASIVO

ACTIVO

BALANCE GENERAL

PLANETA MOTOS LTDA 900137429 - 1 2013

2014

13.086.258 37.668.000 138.771.244 7.587.217 197.112.719

12.133.621 57.209.674 163.189.795 8.265.000 240.798.090

7.926.501 8.118.319 6.218.073 1.855.241 20.407.652

12.747.188 13.199.323 17.417.194 3.613.642 39.750.063

TOTAL ACTIVOS

217.520.371

280.548.153

CORRIENTE Proveedores Acreedores Varios Prestaciones y Cesantías Impuestos por Pagar TOTAL PASIVO CORRIENTE TOTAL PASIVO Capital Autorizado (-) Capital por suscribir y cobrar Capital suscrito y pagado Utilidad ejercicio anterior Utilidad neta del ejercicio TOTAL PATRIMONIO

130.655.793 6.312.812 7.318.520 7.744.000 152.031.125 152.031.125 35.000.000 25.000.000 15.000.000 187.941.234 21.692.582 219.633.816

126.815.845 21.290.750 15.862.848 13.727.244 177.696.687 177.696.687 35.000.000 25.000.000 15.000.000 224.811.194 31.646.294 266.457.488

371.664.941

444.154.175

CORRIENTE Disponible Deudores Inventarios Otros activos TOTAL ACTIVO CORRIENTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Equipo de Oficina Equipo de Computo Maquinaria y Equipo (-) Depreciación Acumulada TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

Fuente: Auxiliar contable de Planeta Motos LTDA, Martha Bustos. 01-mayo-2015

8.1 Costo de la elaboración del prototipo de un sistema para el control de inventarios. De acuerdo con los costos del mercado un aplicativo de software estándar tiene un valor promedio de $2´500.00, y un aplicativo desarrollado a la medida de la empresa tiene un valor aproximado de $6´000.000. 67

El costo total del sistema que controla los inventarios para Planeta Motos LTDA, se ajusta al presupuesto que destinaria la empresa para su realización, de acuerdo a los datos brindados por Martha Bustos (Auxiliar contable), que dice, que la empresa está dispuesta a invertir en promedio hasta el 4% de las utilidades netas obtenidas en el último año para fortalecer el control de los inventarios. Tabla 11, promedio de costos del software en el mercado.

APLICATIVO SOFTWARE

COSTO

ESTANDAR

$ 2.500.000

DISEÑADO ESPECIFICAMENTE

$ 6.000.000

PROMEDIO

$ 4.250.000

Fuente elaboración propia, 2015.

En el año 2014 se obtuvo una utilidad neta de $ 224.811.194 y el 4% de este valor corresponde a la cifra de $ 8’992.446,16, valor que respaldaría la creación total de un aplicativo de software para control de inventarios bien sea estándar o diseñado específicamente para la empresa.

8.2 Costo del aplicativo propuesto en este proyecto para controlar los inventarios en Planeta Motos LTDA.

El tiempo invertido en el análisis, el diseño, el desarrollo y las pruebas del prototipo creado para la empresa Planeta Motos LTDA, tiene un valor aproximado en el mercado de $30.000 por hora de una persona profesional que programe un aplicativo en Access para el control de inventarios. El desarrollo de este proyecto me tomo un tiempo aproximado de 80 horas en la ejecución como tal del aplicativo partiendo desde un análisis de las necesidades de Planeta Motos LTDA y llegando a un producto final detallado y hecho a la medida para controlar los inventarios mediante un sistema. Lo anterior suma un valor neto de $2´400.000 para el desarrollo únicamente del aplicativo en un tiempo aproximado de 2 semanas y media, partiendo del supuesto 68

que la empresa tuviese una base de datos de su inventario real, de no ser así la empresa debe cubrir los costos de los tiempos que el personal tome para sacar un inventario preciso y detallado, lo que aumentaría los costos aproximadamente $430.000 (si la empresa decide solicitarle a 10 empleados un dominical la realización del inventario). Concluyendo Planeta Motos LTDA, ahorro $2´830.000 con mi desarrollo en el proyecto; partiendo de un supuesto que la empresa hubiese invertido este dinero por decisión propia, el tiempo de recuperación de este será presentado a continuación mediante un flujo de caja proyectado. 8.3 Flujo de caja proyectado.

Para la proyección del flujo de caja se tomó la información del departamento de contabilidad de Planeta Motos LTDA, los valores de ventas de los (2) últimos años (tomado para la proyección como periodo 1 y 2) los demás rubros tienen un aumento del 11,25% por sugerencia de la auxiliar contable de Planeta Motos LTDA, ya que este el pronóstico de la empresa.

Tabla 12, flujo de caja proyectado.

INGRESOS Ventas Cuentas por cobrar Prestamos TOTAL INGRESOS EGRESOS Cuentas por pagar Gastos de admón. Gastos de ventas Pago de impuestos TOTAL EGRESOS FLUJO NETO

PERIODO 1

PERIODO 2

PERIODO 3

918.512.839 37.668.000

3.004.391.000 57.209.674

5.090.269.161 31.430.641

956.180.839

3.061.600.674

5.121.699.802

152.031.125 90.238.530 149.463.380 1.781.388 393.514.423

177.696.687 61.103.293 233.095.577 5.652.244 477.547.801

151.917.255 67.213.622 256.405.135 6.217.468 481.753.480

562.666.416

2.584.052.873

4.639.946.322

Fuente elaboración propia, 2015.

Soportando lo anterior, la aplicación del sistema para el control de inventarios permitiría a Planeta Motos LTDA una mayor fluidez de su capital, es decir que el inventario rota más rápido debido al manejo óptimo del mismo, lo que trae consigo un aumento considerado en el nivel de ventas, gracias a la eficacia y eficiencia en los tiempos de respuesta a las demandas de los clientes. Además permitirá a los gerentes de la empresa tomar decisiones basados en información real y verídica extraída del sistema de control de inventarios, como por ejemplo la inversión en artículos destacados, que puedan aumentar la rentabilidad; y es allí donde la recuperación de inversión se vería reflejada en unidades monetarias.

Adicional a esto la empresa dejaría de gastar dinero en arriendos de bodegas para almacenar el inventario, y reduciría de manera considerable el riesgo de pérdida o deterioro de los artículos que comercializa, ya que el sistema le permitiría el manejo de un inventario base, preciso para elevar las ventas; por otra parte uno de los valores agregados intangibles que obtendría la empresa seria la fidelización de los clientes, ya que estos en el ejercicio se darían cuenta que Planeta Motos LTDA es un concesionario en el que se encuentran todas las referencias de la marca AUTECO, desde las motocicletas en los colores deseados hasta los repuestos y accesorios para el uso de las mismas; lo que llevaría a Planeta Motos LTDA a un reconocimiento y un posicionamiento en el mercado, como lo desean los administradores de la empresa.

9. MANUAL DEL USUARIO El aplicativo para controlar los inventarios en la empresa Planeta Motos LTDA fue desarrollado en el programa Access de Microsoft Office.

A continuación se presenta paso a paso la forma en la que el usuario debe interactuar con el mismo adecuadamente para su correcto funcionamiento.

Figura 13, archivo del aplicativo.

Fuente elaboración propia, 2015.

Hacer doble clic sobre el archivo de Access con el nombre “Planeta Motos LTDA.accdb”

Posterior a esto el usuario entra al sistema y en la siguiente pantalla encuentra un menú con las categorías de tablas y movimientos que contienen una serie de botones que le permiten interactuar con el sistema.

Figura 14, entrada al sistema.

Fuente elaboración propia, 2015.

Para la modificación de algún dato referente a los artículos, el usuario debe hacer clic en el botón artículos debajo de la categoría tablas donde se encontrara con la siguiente pantalla (ver, Figura 14).

En la cual puede ingresar una nueva referencia de artículo y sus datos correspondientes, luego de digitar toda la información requerida por el sistema.

Figura 15, categoría de tablas – botón artículos.

Fuente elaboración propia, 2015.

El usuario tiene que oprimir el botón enter del teclado cuando haya terminado y digitado la casilla “P venta” y así quedara registrado el nuevo artículo en el sistema. Así queda registrado un artículo en el sistema. Figura 16, categoría de tablas – botón artículos diligenciados.

Fuente elaboración propia, 2015.

Para ingresar una nueva marca al sistema el usuario debe hacer clic en el botón marcas de la categoría tablas, en la cual el sistema le solicita la referencia y el nombre de la marca como se presenta a continuación. Figura 17, categoría de tablas – botón marcas.

Fuente elaboración propia, 2015.

Para finalizar el registro de la marca al sistema de control de inventarios, el usuario debe hacer oprimir el botón enter en el teclado. En el menú tablas también se encuentra el botón de categorías que permite editar las categorías del sistema, actualmente se encuentran (3) categorías que son las partes en las que se divide el inventario (motocicletas, repuestos y accesorios). Figura 18, categoría de tablas – botón categorías.

Fuente elaboración propia, 2015.

Para el modificar o incluir una nueva marca el usuario debe registrarla con un código, para poder identificar la marca dentro del sistema, por ejemplo la pantalla nos muestra que todos los artículos referenciados con el código 10 pertenecen a la categoría de las motocicletas. El siguiente botón que el usuario encuentra en la categoría tablas es operaciones, el cual le permite editar y saber qué operación puede realizar en el sistema y el efecto que esta operación causara según su efecto, (+) cuando se va a sumar al inventario productos de pedidos solicitados al proveedor, o (-) cuando se resta del inventario un artículo vendido a un cliente, y (N) para el caso de los saldos iniciales Figura 19, categoría de tablas – botón operaciones.

Fuente elaboración propia, 2015.

Por ultimo en la categoría tablas el usuario encuentra el botón de personas en el cual puede editar los datos de las personas que interactúan con el sistema de forma directa como los empleados de la empresa o indirecta como los clientes y proveedores. 75

Figura 20, categoría de tablas – botón personas.

Fuente elaboración propia, 2015.

Para ingresar una nueva persona al sistema es necesario digitar los datos de información en cada casilla como lo requiere el sistema. Por ultimo para terminar el registro, en la casilla ciudad, el usuario debe oprimir el botón enter del teclado para terminar.

A continuación se explica el uso de la categoría movimientos que se encuentra en el menú de la pantalla de entrada al sistema.

En esta categoría se encuentra el botón consultas donde el usuario tiene acceso a la información detallada y organizada de los artículos o hacer consultas básicas de los datos del sistema, en el momento que quiera saber sobre algún dato particular referente al control de los inventarios de la empresa Planeta Motos LTDA. Para hacer una consulta de los artículos ordenados por referencia en orden alfabético de la (A) a la (Z). el usuario debe ingresar la letra (A) en la casilla de rango de consulta inicial y la letra (Z) en la casilla de rango de consulta final, y hacer clic en el botón (por referencia) de la categoría artículos. Figura 21, categoría de movimientos – botón consultas.

Fuente elaboración propia, 2015.

Luego de este proceso el sistema genera un informe en PDF, con la información requerida por el usuario. Como el que se presenta a continuación.

Figura 22, informe de los artículos por referencia en orden alfanumérico en PDF.

Fuente elaboración propia, 2015.

Esta clase de informes que el sistema genera, le sirven a la empresa Planeta Motos LTDA, para que los empleados tengas una lista de los artículos disponibles y sus principales características, con el fin de dar una respuesta rápida a las solicitudes de los clientes y así mejorar el servicio al cliente, aspecto que ha sido esencial para Planeta Motos LTDA desde su fundación.

Además en la categoría movimientos del menú principal, se encuentra el botón transacciones, en esta pantalla es donde el usuario accede a transar una compra o una compra, entre otras; esta pantalla también exige el código de usurario lo que permite al sistema tener un registro de la persona que realiza la transacción, y posteriormente solicita una persona conocida como tercero, quien es la persona a la cual se le vende o se le compra, esta persona puede ser natural o jurídica. Figura 23, registro de transacciones.

Fuente elaboración propia, 2015.

Una vez diligenciada la información en el sistema el usuario tiene que ingresar la cantidad de unidades que va a transar y oprimir el botón enter en el teclado (este último proceso lo debe repetir por cada artículo que trance) hacer clic en la opción copia impresa y hacer clic en el botón actualizar para terminar la transacción e imprimir el respectivo comprobante.

Figura 24, ejemplo de comprobante de venta.

Fuente elaboración propia, 2015.

En el ejemplo de esta transacción de venta generado por el sistema de control de inventarios en la empresa Planeta Motos LTDA se registra el usuario con el código “1090725” donde indica que le vendió al cliente Carlos Guerrero (2) impermeables, (2) cascos y una motocicleta naked, para un total a pagar de $5´936.128 y la transacción se realizó el día jueves 14 de mayo de 2015. Para el proceso de inclusión de inventario a la base de datos, cuando llegan los pedidos del proveedor, se hace de igual manera pero se selecciona en la transacción la operación compras y se registran las cantidades recepcionadas.

10. MANUAL DEL SISTEMA

Para la ejecución del prototipo propuesto para Planeta Motos LTDA, es necesario el uso de un ordenador que cuente como mínimo con las siguientes características:

1. Ordenador con una versión de Windows XP. 2. Una versión de Microsoft Office 2013, ya que el aplicativo en Access fue creado en la misma. 3. Capacidad en la memoria RAM de 8GB 4. Capacidad en la memoria del disco duro de 1 TB 5. Un procesador Intel inside CORE i3 de (2) núcleos. 6. Adicional se recomienda aunque no es necesario instalar un programa que se llama Runtime de Access versión 2013 el cual le va a permitir ejecutar más rápido cualquier función del aplicativo.

Lo anterior se condiciona como requisito, con el fin de no alterar las demás funciones de los ordenadores y permitir que su capacidad y rendimiento sean óptimos con referencia al uso del aplicativo propuesto.

11. CONCLUSIONES



Posterior al análisis general de la empresa se determinó la necesidad del desarrollo de un sistema para controlar los inventarios, porque aunque funcione bien actualmente, requiere de los controles mínimos que toda organización que tiene inventarios para comercializar, debe tener para lograr la mejora continua y el crecimiento que la empresa desea.



El sistema de control de inventarios es una herramienta que todas las empresas del sector comercial deberían utilizar, esto con el fin de llevar un orden de sus productos lo que va a permitir la toma de decisiones en los tiempos precisos debido a que, el mercado presenta oportunidades, que en cierto momento los administradores de las empresas dejan pasar, puesto que no conocen con precisión el inventario con el que tienen en sus bodegas, además de esto controlar los inventarios en un sistema optimo, le da un valor agregado a las empresas, ya que le pueden brindar un mejor servicio a sus clientes y dar respuesta más eficaz y eficiente a las demandas de los mismos.



El control interno de las existencias, permite también encaminar los recursos e invertir en los productos estrellas de cada tipo de empresa comercial, es decir invertir en productos que tengan una demanda alta, para así poder tener una liquidez en tiempos cortos, con el fin de capitalizar la empresa y poder tomar decisiones administrativas en pro del crecimiento y posicionamiento de la empresa en el mercado.



Luego de la creación de un prototipo para el control de inventarios en Planeta Motos LTDA, se concluye que se debería adoptar el prototipo de manera permanente, porque a partir de controlar el inventario de forma óptima se puede generar planes estratégicos en la organización para aumentar su competitividad en un mercado global que cada día es más exigente.



12. RECOMENDACIONES 

La recomendación principal luego del desarrollo del proyecto, es que la empresa Planeta Motos LTDA, debería adoptar el sistema de forma permanente, luego de aplicar las pruebas de ensayo y error en las que se refleja que el aplicativo es óptimo para el control de los inventarios.



Para una organización dedicada a la compra y venta de productos, es de suma importancia desde un punto de vista administrativo, controlar las entradas y salidas de los productos que comercializa, puesto que es en este control donde se pueden encontrar infinidad de situaciones que lleven a una empresa al éxito o al fracaso, la razón de esto es que allí es donde se encuentran las utilidades de una organización o el desfalco de la misma por pérdida o deterioro. Además de esto la organización debe saber muy bien que mercancía tener disponible para sus clientes, y este aspecto se maneja de la mejor manera cuando la empresa conoce muy bien a sus clientes y tiene claro la mayor demanda de los mismos.



El desarrollo de un sistema parte desde una necesidad que se debe suplir en una organización, dicha necesidad se conoce con un análisis previo a la situación de la empresa; para el excelente desarrollo del sistema es fundamental descubrir la verdadera necesidad, ya que este es el punto de partida y si se comienza a desarrollar un sistema basado en una necesidad errada o quizá inexistente, el trabajo de la creación del sistema va a ser desarrollado en vano, puesto que la organización no va a suplir su verdadera necesidad de raíz, por el contrario incurrirá en gastos adicionales innecesarios que se ven reflejados pérdidas para las empresas.

13. BIBLIOGRAFIA

Kennet KENDALL & Julie KENDALL. (2009). Análisis y diseño de sistemas. México: Pearson. Lawrence GITMAN. (2010). Principios de administración financiera. México: Pearson. Max MULLER. (2004). Fundamentos de administración de inventarios. Colombia: Norma. Mandy ROSS. Lawrence GITMAN. (1986). Fundamentos de administración financiera. México: Harla. Mandy ROSS. Lawrence GITMAN. (1986). Fundamentos de administración financiera. México: Harla. Roger PRESSMAN. (2010). Ingeniería del software. España: McGraw Hill. Roger PRESSMAN. (2010). Ingeniería del software. España: McGraw Hill. Roger PRESSMAN. (2010). Ingeniería del software. España: McGraw Hill. Sergio Díaz Granados. (2006). Sociedad de responsabilidad limitada. 14/11/2014, de Ministerio de comercio industria y turismo Sitio web: http://www.mincit.gov.co/mipymes/publicaciones.php?id=21955

14. ANEXOS

Anexo A, encuesta aplicada al personal en Planeta Motos LTDA.