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INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIAL DEL REDISEÑO DE PROCESOS DE COMISIONES Y CAJAS MENORES DEL SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO

SINDY MILENA SEPÚLVEDA DÍAZ

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y DE SISTEMAS BOGOTÁ D.C. 2.015

INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIAL DEL REDISEÑO DE PROCESOS DE COMISIONES Y CAJAS MENORES DEL SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO

SINDY MILENA SEPÚLVEDA DÍAZ

Trabajo de Grado para optar al título de Administrador Financiero y de Sistemas

Sandra Carolina Rivera Torres Magister en Administración. Directora

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA Y DE SISTEMAS BOGOTÁ D.C. 2.015

A Dios quien me guio en la elaboraci贸n de este trabajo y a mi familia a quien amo con toda el alma, este trabajo de grado es por ellos y para ellos, gracias a su apoyo y fortaleza, durante toda mi carrera.

CONTENIDO pág. INTRODUCCIÓN

1. 1.1 1.2

PROBLEMA PLANTEAMIENTO FORMULACIÓN

9 9 11

2. 2.1 2.2

OBJETIVOS GENERAL ESPECÍFICOS

11 11 11

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

MARCO REFERENCIAL ANTECENDENTES RESULTADOS ESPERADOS MARCO TEÓRICO MARCO CONCEPTUAL MARCO NORMATIVO

12 12 13 14 18 20

DISEÑO METODOLÓGICO

5. 5.1 5.2

31 31 32

5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 5.4.7 5.5 5.5.1 5.5.2

CASO DE ANÁLISIS CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN MARCO ESTRATÉGICO ESTRUCTURA INTERNA DEL SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN Sistema de Gestión Institucional del SGC Mapa de procesos del SGC Procesos de Servicio Geológico Colombiano Política de administración del riesgo Gestión documental Responsabilidades de Dirección Objetivos de la calidad DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA EMPRESARIAL Proceso de comisiones de servicio Procedimiento de cajas menores

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

130

BIBLIOGRAFÍA

133

5.3

34 36 36 37 41 43 47 49 50 52 54 98

LISTA DE TABLAS

pág. Tabla 1. Tabla 2. Tabla 3. Tabla 4. Tabla 5. Tabla 6. Tabla 7.

Modelo de gestión normalizados Herramientas básicas para el mejoramiento de los procesos de las organizaciones Convenciones empleadas en la elaboración de los diagramas de procesos Cuadro de macroprocesos sistema de gestión institucional Comparativo Manual de Procedimiento de Comisiones de Servicio Controles procedimiento de comisiones de servicio Comparativo instructivos con manual de procedimiento de cajas menores

21 29 30 42 57 61 64

LISTA DE FIGURAS

pág. Figura 1. Figura 2. Figura 3. Figura 4. Figura 5. Figura 6. Figura 7. Figura 8. Figura 9.

Jerarquía de los procesos Tipos y estructuras de la documentación utilizada en los sistemas de gestión de calidad Estructura organizacional Servicio Geológico Colombiano Mapa de procesos Cuadro comparativo Mapa de Proceso de la NTCG1000:2009 Proceso del Servicio Geológico Colombiano Identificación del riesgo del proceso de gestión financiera Seguimiento Mapa de Riesgo Beneficios de la implementación de firmas digitales y documentación digital en el proceso de comisiones de servicios.

26 28 35 38 40 41 45 45 132

LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Anexo 2. Anexo 3. Anexo 4. Anexo 5. Anexo 6. Anexo 7. Anexo 8. Anexo 9. Anexo 10. Anexo 11. Anexo 12. Anexo 13.

Manual de Calidad Política de administración del riesgo Responsables de aprobación de documentos Procedimiento de comisiones de servicios versión 5 Modelo – Diagrama de flujo procedimiento comisiones de servicios versión 5 Instructivo constitución de cajas menores versión 1 Modelo – Diagrama de flujo instructivo constitución cajas menores versión 1 Instructivo ejecución de recursos por caja menor, versión 1 Modelo – Diagrama de flujo instructivo ejecución de recursos por cajas menores versión 1 Instructivo legalización de cajas menores, versión 1 Modelo – Diagrama de flujo instructivo legalización de cajas menores versión 1 Instructivo arqueo de caja menor, versión 1 Modelo – Diagrama de flujo instructivo arqueo de caja menor versión 1

INTRODUCCIÓN

Este trabajo es el informe de la opción de grado Práctica empresarial, realizada en el Servicio Geológico Colombiano –SGC- anteriormente, denominado INGEOMINAS; en la que se desarrolló la práctica empresarial que consistió en rediseñar y documentar los procesos de comisiones y cajas menores de la entidad, desde el mes de junio del 2014 hasta abril de 2015.

El desarrollo de la práctica empresarial es de gran importancia para la entidad, dado que los cambios en la estructura organizacional adoptada, implicaron la definición de funciones y responsabilidades en distintas unidades; por este motivo, surge la necesidad de documentar las modificaciones y ajustes en los procesos, lo que significó actualizar, cumpliendo con los lineamientos en la gestión por procesos que hacen parte de los sistemas de gestión institucional del SGC.

En términos generales, los resultados obtenidos, fueron revisados y aprobados por el doctor Edgar González Sanguino, Jefe de la Unidad de Recursos Financieros y Coordinador del Grupo de Planeación, lo que permitió dar cumplimiento a lo establecido en las directrices del sistema de gestión de institucional en lo referente a la actualización de los procedimientos; de acuerdo a los cambios generados en la reestructuración y, posterior implementación de los sistemas de información financiera del Ministerio de Hacienda y Crédito Público –MHCP-, que afectaron la gestión administrativa del Servicio Geológico Colombiano -SGC-.

De otro lado, este trabajo brindó aprendizajes para los involucrados de las áreas administrativas y de planeación, así como al grupo de trabajo encargado del rediseño de los procesos. En forma complementaria, en los últimos meses se evidencio que los procesos son comprendidos y ejecutados en las distintas áreas de la entidad; gracias a la documentación de los procesos mediante diagramas; los cuales brindan una herramienta de consulta y de capacitación para la entidad. A la vez, las actividades desarrolladas en esta práctica empresarial, permitieron atender los hallazgos de la Oficina de Control Interno resultado del proceso de auditoría efectuado en el año 2014.

Este informe, comprende cuatro (4) secciones que se describen a continuación. La primera, aborda los lineamientos de la práctica empresarial, aprobados por el comité de investigación del programa de Administración Financiera y de Sistemas; la segunda sección, comprende los aspectos teóricos y conceptuales de los sistemas integrados de gestión por procesos y sistemas de calidad. La tercera sección, borda los aspectos metodológicos, en particular las directrices para la aplicación de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP1000, 7

versi贸n a帽o (2009) y finalmente, se describe el proceso adelantado en el marco de la pasant铆a y los resultados generados para la Unidad de Recursos Financieros del SGC, a modo de conclusiones y recomendaciones de la adopci贸n y puesta en marcha de los procesos de comisiones de servicio y cajas menores.

PROPUESTA DE PRÁCTICA EMPRESARIAL EN LA UNIDAD DE RECURSOS FINANCIEROS DEL SGC Este aparte del documento, describe los aspectos propuestos en el desarrollo de este proyecto; considerando las condiciones iniciales en que se propuso la práctica empresarial en el Servicio Geológico Colombiano.

1.1

PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Con la reciente reestructuración de INGEOMINAS, surgieron dos entidades: el Servicio Geológico Colombiano -SGC- y la Agencia Nacional de Minería -ANM-, trayendo consigo modificaciones en la estructura organizacional, de las dos entidades; lo que conlleva la definición de cargos y responsabilidades.

Así mismo, la reestructuración incluyó fuentes de financiación alternativas al SGC, como las provenientes del Sistema General de Regalías -SGR-, lo que le significó a la entidad la adopción de nuevos lineamientos, entre los que se cuentan el sistema de información financiera, denominado: Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías -SPGR-, y con su puesta en marcha, la necesidad de rediseñar parte de las funciones que se adelantan en las distintas unidades y grupos de trabajo que soportan la gestión del SGC, entre los procesos de comisiones de servicios y de gestión de cajas menores en la entidad.

Los procesos de comisiones de servicios y de gestión de cajas menores, presentaron cambios significativos que al interior de la Unidad de Recursos Financieros, requerían documentarse y ajustarse a las nuevas directrices. Previo al ajuste de estos procesos, se presentaron reprocesos en el trámite de las solicitudes, generadas por el desconocimiento en el flujo de la información a seguir y las instancias responsables de cada fase.

Lo anterior, planteó la necesidad de ajustar los procesos existentes y documentarlos de acuerdo a los lineamientos de la entidad, razón por la cual se hizo necesario documentar estos cambios, y así, obtener versiones actualizadas, que permitan a los involucrados desarrollar correctamente las actividades y garantizar un flujo adecuado de los recursos de la entidad. 9

En lo referente a los procesos que se abordaron en esta práctica empresarial, es posible afirmar que en materia del manejo de recursos de cajas menores, los nuevos lineamientos trazados en la circular externa 038 y 039 de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público estableció la implementación del nuevo SIIF Nación en el año 2011. Esta implementación que abarco el proceso de cajas menores, la cual no se incluyó en la versión 1, vigente desde el 29 de agosto de 2009 de los manuales de del proceso de cajas menores.

En el año 2012 se determinó por parte de la Secretaria General del SGC la exclusión del módulo de caja menor del aplicativo Web SAFI a partir de la vigencia 2013, situación que tampoco se documentó, además de omitir la actualización de la base legal.

A 2012, no se contaba con la caracterización de todos los procesos de la Unidad de Recursos Financieros, y por tanto, se construyeron instructivos para guiar los procesos de constitución, ejecución, arqueo y legalización de caja menor. Si bien, esta documentación no contaba con una visión integral de los procesos, razón por la cual, los responsables del manejo de las mismas no tenían claridad en el proceso y el Grupo de presupuesto debía resolver consultas al respecto.

En forma complementaria, en lo que respecta al proceso de comisiones de servicios se observaron cambios, entre los que se cuentan la reestructuración del SGC, la inclusión del presupuesto general de regalías, generó la implementación del sistema de presupuesto y giro de regalías SPGR.

A la vez, al no existir un control de la apropiación por comisiones por parte de la Oficina Asesora de Planeación, era difícil dar cumplimiento a los informes requeridos periódicamente, por parte de entidades externas como el Ministerio de Minas y Energía y el ministerio de Hacienda y Crédito Público.

De otro lado, los funcionarios comisionados, los programadores y el personal de la Unidad de Recursos Financieros, no contaban con claridad en el flujo de información del proceso, lo que generaba constantes consultas para aclarar dudas de los lineamientos recogidos en la versión 5 del manual de procedimiento de comisiones de servicios del (Servicio Geológico Colombiano, 2013), o en su defecto, reprocesar las distintas solicitudes.

La información existente, en particular, el manual del procedimiento versión 5 no contaba con documentación complementaria los manuales e instructivos del

Sistema de Información Financiera SIIF y Sistema, requeridos para el desarrollo del proceso.

La situación antes descrita, le significó a la Unidad de Recursos Financieros, como instancia responsable del SGC, rediseñar los procesos mencionados, dar cuenta de la normatividad vigente para el desarrollo continuo de estas actividades y avanzar en las etapas de: divulgación, socialización y capacitación que requirió la entidad, como respuesta a los cambios organizacionales adoptados desde 2012.

1.2

FORMULACIÓN

¿Cuáles son los factores críticos, asociados al flujo de los procesos de comisiones y cajas menores del SGC y las posibles alternativas de ajuste, para mejorar la operación de la unidad?

OBJETIVOS

2.1 GENERAL

Rediseñar los procesos de comisiones y cajas menores del Servicio Geológico Colombiano (SGC), que permitan cumplir con los requerimientos de la entidad.

2.2 ESPECÍFICOS  Evaluar el manual del proceso de comisiones, mediante la inclusión de actividades correspondientes a la adopción de sistemas de información financiera.  Rediseñar el proceso de cajas menores, recopilando los instructivos existentes, para documentar un solo manual del proceso que sea integral, generando una versión unificada, global y clara de la gestión del proceso de cajas menores.  Actualizar los manuales para facilitar los procesos de evaluación, estableciendo los puntos a vigilar, y los responsables de ejercer dicha evaluaciones.

3.1

MARCO REFERENCIAL

ANTECEDENTES

A partir de la reciente reestructuración de INGEOMINAS, realizada mediante el Decreto-Ley 4131 del 03 de noviembre de 2011, “por el cual se cambia la Naturaleza Jurídica del Instituto Colombiano de Geología y Minería INGEOMINAS- de establecimiento público a Instituto Científico y Técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa, técnica, financiera y patrimonio independiente, que se denominará Servicio Geológico Colombiano -SGC-, adscrito al Ministerio de Minas y Energía, el cual hará parte del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación -SNCTI-” y se crea la Agencia Nacional de Minería -ANM-, trayendo consigo que mediante el Decreto 2703 del 2013 se estableciera la nueva estructura interna y se determina las funciones de las dependencias del SGC.

Igualmente, esta reestructuración conllevo a la inclusión de recursos de regalías en su presupuesto, según los lineamientos planteados en la reforma al Sistema General de Regalías, definidos en el (Acto Legislativo 005 del 18 de julio de 2011 Por el cual se se contituye el sistema general de regalías.); se prevé que un 2% de las regalías totales serán distribuidas según las políticas y prioridades sectoriales en cartografía y conocimiento geológico del subsuelo y en la fiscalización de los yacimientos, como se define el plan estratégico institucional 2014 - 2023 (2014),.para lo cual se requirió la adopción e implementación del Sistema de Información Financiera -SIIF- y del Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías SPGR-.

De acuerdo a lo anterior y al informe de evaluación y seguimiento al sistema de control interno, así como el informe de gestión del 2013 en los cuales se hace mención a que “el Sistema Global de calidad con respecto al modelo NTCGP1000:2009 presentó a diciembre de 2012 un puntaje del 78%, según el instrumento definido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, para su medición y evaluación” (Informe de Evaluación y Seguimiento 2013, pág. 2).

Lo anterior, se presentó como consecuencia del cambio de naturaleza jurídica de la entidad, debido a que el Decreto 4131 de 2011 estableció dicho cambio para el Instituto Colombiano de Geología y Minería, INGEOMINAS a Servicio Geológico Colombiano (SGC), pasando de establecimiento público, a Instituto Científico y Técnico. 12

Para implementar esta transformación, desde el segundo semestre de 2012 la entidad ha venido generando un nuevo sistema de gestión y adaptando la planta de personal con base en el nuevo marco estratégico, a fin de cumplir con las nuevas funciones relacionadas con la investigación geológica básica y aplicada, la investigación en tecnologías nucleares y el control de fuentes radiactivas”. (Informe de Evaluación y Seguimiento 2013, pág. 186).

Para dar cumplimiento a lo anterior es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación, velar por el cumplimiento del sistema de gestión de institucional, del manejo de la herramienta ISOLUCIÓN para actualizar y ajustar los procesos de las diferentes direcciones y las áreas de Secretaria General, y es aquí donde se desarrolla esta práctica empresarial desde la Unidad de Recursos Financieros, del grupo de presupuesto realizando el rediseño y documentación de los procesos de comisiones y cajas menores a nivel nacional de la entidad.

Para ser adoptados y divulgados a través de ISOLUCIÓN, permitiendo tener una versión actualizada de los procesos para que sea una herramienta útil, práctica y de fácil consulta para cada funcionario tanto de la unidad y a su vez atender la necesidad de la entidad en general ajustar y actualizar sus procesos en pro de cumplir con las nueva estructura y funciones.

3.2 RESULTADOS ESPERADOS

Los resultados esperados son los siguientes:  Actualizar los manuales del proceso de comisiones, evidenciando las actividades correspondientes a la adopción de sistemas de información financiera del MHCP.  Recopilar los instructivos existentes del proceso de cajas menores, generando una versión unificada, global y clara de la gestión del proceso de cajas menores.  Facilitar los procesos de evaluación y auditorias mediante la actualización de los manuales.  Disminuir el nivel de reprocesos por el desconocimiento del flujo de los procesos.

3.3 MARCO TEÓRICO

Esta sección aborda los aspectos conceptuales que desde la teoría administrativa soporta los sistemas integrales de gestión asociados al manejo de procesos y los sistemas de calidad, los cuales sirven de referencia para el desarrollo de la práctica empresarial en la Unidad de Recursos Financieros del SGC y la aplicación de la norma como insumo para el diseño de procesos de comisiones de servicios y cajas menores.

Para el desarrollo de la práctica empresarial se articulan diferentes conceptos, teorías y normatividad, que se señalan a continuación y sirvieron como referencia para el desarrollo de la práctica empresarial y la reformulación de los procesos al interior del SGC.

Inicialmente es preciso mencionar la importancia de la gestión por procesos en las organizaciones, dado que con el desarrollo de los años y los modelos de gestión, las organizaciones requieren una integralidad de sus actividades, con el fin de cumplir y satisfacer las necesidades de sus clientes; para ello se ha usado diferentes técnicas y herramientas de acuerdo a las teorías administrativas que han surgido a lo largo de la evolución de las teorías administrativas orientadas al mejoramiento de la productividad, las que surgieron durante la revolución industrial y hasta el día de hoy con los enfoques de calidad y de sistemas, lo que facilita la unificación de muchos campos del conocimiento.

Los modelos que representan a las organizaciones sociales se han movido en dos tendencias fundamentales según Barley y Kunda (1996), citado por ( González Viloria, 2011): 



Modelos de control normativo, fundamentados en la autopoiesis de normas de comportamiento de integrantes de la organización. Se enmarcan aquí los Modelos gerenciales como el de la teoría de las relacione humanas o el de la teoría de la cultura organizacional. Modelos de control racional, también son normas de comportamiento, se rigen por imperativos que están por fuera de la voluntad de quienes los tienen que aplicar. Estos suelen ser establecidos por la alta dirección o por el Estado. En caso de desobedecerlas el individuo está sometido a un castigo y podría incluso ser retirado de la organización social, el más tradicional de estos modelos es “la administración científica” de Frederick Taylor que fue el origen de la ingeniería industrial, y que sigue siendo referente administrativo en muchas organizaciones.

En este sentido, la teoría tradicional propone una visión de la organización, como un sistema cerrado, mientras que el enfoque vigente la considera un sistema abierto en interacción permanente con su ambiente ( González Viloria, 2011) y las normas ISO 9000 en búsqueda de tener una mejora continua y calidad total en las organizaciones.

Lo anterior, se inscribe en que las organizaciones trabajan en función de optimizar sus procesos para lograr la satisfacción del cliente y el fortalecimiento de los procesos. La gestión integral según el texto gestión por procesos. A este respecto Agudelo Tobón y Escobar Bolívar indican que la gestión por procesos “es una propuesta que apunta a lograr la productividad y competitividad, por medio del desarrollo y satisfacción de los integrantes de la organización, con el fin de mejorar su conocimiento y competencia para el desempeño. Esta propuesta permite atender las expectativas de los clientes con servicios y productos de calidad” (Agudelo Tobón & Escobar Bolivar, 2007, pág. 19). En este sentido, la gestión integral contiene tres elementos: el direccionamiento estratégico, la gerencia del día a día y la transformación organizacional que se interrelacionan entre sí.

De acuerdo a ( González Viloria, 2011), citando a Castillo y Martínez (2010), indica que el sistema de gestión cuenta con tres componentes básicos, así: Elemento de revisión inicial: identificación de los requisitos legales relacionados con los productos, servicios, el medio ambiente, la seguridad y la salud ocupacional, las obligaciones fiscales y sociales de la organización. Se identifican las partes interesadas que deben dar cumplimiento a los requisitos y definir con la mayor claridad posible las implicaciones del no cumplimiento en cada uno de éstos. Elemento estratégico: hace referencia a las políticas y objetivos que definen el norte de la compañía y a los lineamientos que deberán seguir quienes la componen, hasta alcanzar los resultados esperados. Elemento operativo: consiste en la implementación de la estrategia, etapa en la cual se destacan tres componentes básicos de verificación y cierre de ciclo con la acción, el componente humano y de recursos en el cual se define la función, autoridad y responsabilidad y la autoridad de todos los empleados de la organización, para que contribuyan al cumplimiento de los objetivos de la organización. ( González Viloria, 2011, pág. 76)

Por lo anterior, es relevante reconocer los tres (3) componentes mencionados en la configuración del sistema de gestión, tomando los aspectos estratégicos los que definen el norte de la organización, tales como la misión, visión, políticas, objetivos; en segundo lugar, los elementos que se asocian a sus requisitos legales e identificar a las partes interesadas por las cuales se debe dar cumplimiento a

estos requisitos; y en tercer lugar, los recursos tanto humanos, materiales y económicos que contribuyen en la implementación de la estrategia con la cual se dará cumplimiento a los objetivos de la organización.

De acuerdo a Castillo y Martínez (2010), citado por González Vitoria (2011), indican que la organización entendida como un sistema cuenta con un conjunto de elementos interrelacionados para lograr unos objetivos propuestos, como por ejemplo, aumentar las utilidades, mejorar las condiciones de salud de los trabajadores, prevenir la contaminación ambiental, entre otros. Estos elementos que se relacionan dentro de la organización se denominan procesos y son la base para la gestión.

En este sentido la Norma Técnica Colombiana - ISO 9000 versión 2005, gestión se define como el conjunto de “Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización” (Norma Internacional - ISO 9000: 2005, pág. 10); de este mismo modo, Atehortua citado por ( González Viloria, 2011, pág. 80) considera que la ISO 9001, comprende la gestión como una dimensión más amplia, la cual contempla las cuatro etapas del ciclo conocido como PHVA, con las actividades del proceso administrativo: planificar, hacer, verificar y actuar. Las etapas del ciclo PHVA, son definidas por la norma en los siguientes términos: Planificar. Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados, teniendo en cuenta los requisitos del cliente y las políticas de la organización. Esta etapa corresponde a la función de dirigir (Norma Técnica Colombiana - NTC- ISO 9001: 2008, pág. i). Hacer. Implementar los procesos. Corresponde a la función de controlar (Norma Técnica Colombiana - NTC- ISO 9001: 2008, pág. i). Verificar. Realizar seguimiento y medición a los procesos, teniendo como base la política, objetivos y los requisitos del producto. También corresponde a la función de controlar. (Norma Técnica Colombiana - NTC- ISO 9001: 2008, pág. i). Actuar. Tomar acciones para el mejoramiento continuo de los procesos. Forma parte de la función de dirigir. (Norma Técnica Colombiana - NTC- ISO 9001: 2008, pág. i).

En forma complementaria, el trabajo Gerencia de Procesos de Mariño Navarrete, (2001) indica que: “La gerencia de procesos forma parte de la cultura de las organizaciones exitosas”, en este sentido, se puede afirmar que es uno de los fundamentos de la calidad total, que surge con el objetivo del mejoramiento de los

procesos, que inicia viendo los procesos de forma holística e integral y no de forma individual y fragmentada. A este respecto Mariño Navarrete resalta que: La concepción de la organización como un conjunto de procesos que generan un bien o servicio de valor para el cliente. Los procesos son las actividades estructuradas sistemáticamente para producir un resultado que tenga valor para sus clientes. La orientación hacia los procesos implica un énfasis en la forma como se realiza el trabajo en la organización identificado y gestionando los diferentes proceso, en contraste con el énfasis en el que se produce. La gerencia de procesos no es otra cosa distinta que establecer metas y llevar al equipo humano bajo el liderazgo de un gerente a que los logre, mediante la ejecución de un plan de acción enfocado en el mejoramiento de los procesos bajo su autoridad y responsabilidad. (Mariño Navarrete, 2001, pág. 6).

En forma complementaria, en el texto citado se evidencia que actualmente, la gerencia de procesos es una parte inherente al trabajo diario de las organizaciones por lo cual la organización internacional de normalización -ISO- ha establecido que la orientación hacia los procesos es esencial en la gestión y en el aseguramiento de la calidad, estimulando la adopción e implementación del sistema de gestión de calidad. En la ISO 9001 aparecen conceptos claves:  Las organizaciones pueden ser más efectivas si se gerencia un sistema interrelacionado de procesos.  El enfoque de procesos ha sido adoptado como medio para facilitar el mejoramiento del sistema de gerencia de calidad. La noción de mejora continua es un concepto de gran importancia en un sistema de gestión de calidad dado que es la “acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño” (Norma Técnica de Calidad de la Gestión Publica - NTCGP1000:2009, pág. 12). El factor antes mencionado, es clave para la implementación del sistema de calidad en cualquier entidad razón por la cual este trabajo significa el diseño e implementación de mecanismos de mejora de procesos bajo un principio de calidad en el Servicio Geológico Colombiano en el cual se adoptó el ciclo PHVA planeado inicialmente, por Deming en el año 1950 como elemento esencial del sistema de gestión de calidad.

Agudelo y Escobar (2007) mencionan que la perspectiva inicial de Deming (1950) contribuyo a ajustar “el ciclo de Schewart y lo mejoro, el cual consiste en localizar el problema y atacarlo de raíz, a través de cuatro (4) etapas las cuales son “Planear, Hacer, Verificar y Actuar”. .Este mecanismo fue aplicado a la economía

japonesa después de la Segunda Guerra Mundial con su concepto de mejoramiento continuo basado en el ciclo PHVA y de aplicación mundial en los sistemas de calidad, como lo propone la serie de normas ISO 9000, especialmente en la ISO 9001. (Agudelo Tobón & Escobar Bolivar, 2007, pág. 13) .

Así mismo, Agudelo y Escobar (2007) mencionan que Deming propone ajustes procurando dar satisfacción al cliente. Para ello, parte del concepto reacción en cadena explica el incrementó en el desempeño de la organización. De acuerdo con este concepto, al partir de la calidad, los costos se reducen porque generan menos errores y menos reprocesos, por lo tanto hay más tiempo disponible de las maquinas, las personas y una mejor utilización de los materiales, esto de por sí genera una mejora en la productividad (Agudelo Tobón & Escobar Bolivar, 2007, pág. 78).

Para lograr el propósito en mención, Deming propone 14 puntos que consisten en crear una visión, ser constantes en el propósito de mejorar los productos y los servicios, adoptar la nueva filosofía, no depender de la inspección masiva, dejar de tomar decisiones basadas únicamente en el precio, mejorar continuamente y por siempre, instituir la capacitación, el liderazgo, eliminar el miedo, derribar las barreras que hallan entre áreas de dirección, eliminar los lemas, eliminar las cuotas numéricas, derribar las barreras que impiden el sentimiento de orgullo que produce un trabajo bien hecho, establecer un riguroso programa de educación y de reentrenamiento y tomar medidas para lograr la transformación. (Agudelo Tobón & Escobar Bolivar, 2007, págs. 78 -79).

En este sentido, los catorce (14) puntos básicos de Deming son la base sobre la que se sustentan las demás teorías o métodos para el mejoramiento de las organizaciones.

3.4 MARCO CONCEPTUAL

A continuación se presentan algunas de las definiciones de conceptos utilizados en la práctica empresarial y en el informe derivado de esta, como se enuncian a continuación. Proceso. Según la norma ISO 9000:2005, es el “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. (Norma Internacional - ISO 9000: 2005, pág. 12) Enfoque basado en procesos. Según la (Norma Internacional - ISO 9000: 2005, pág. 6) es un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las 18

actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. En la (Norma Técnica de Calidad de la Gestión Publica - NTCGP1000:2009, pág. 11) el concepto de enfoque basado en procesos es definido como “la gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado”. Concepto que se implementó en el desarrollo de la práctica empresarial dado que el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad está basado en procesos, ya que su misión y naturaleza jurídica es prestar un servicio al país por lo cual debe organizar sus actividades en función de sus servicios y productos en consecución de resultados efectivos, la optimización de los recursos y el fortalecimiento y calidad de sus servicios, para ellos los procesos se han clasificado en estratégicos, misionales, de apoyo y de evolución y control, que más adelante se profundizara al respecto.

Procedimiento documentado. Según la (Norma Técnica de Calidad de la Gestión Publica - NTCGP1000:2009, pág. 18), significa que hay que establecer, documentar, implementar y mantener el procedimiento. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos.

Gestión documental. Según la (Norma Técnica de Calidad de la Gestión Publica - NTCGP1000:2009, pág. 11), como un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Dentro de este trabajo se implementa en los dos procesos dado que los documentos generados por las cajas menores y las comisiones de la entidad deberán ser archivados de acuerdo a la norma de gestión documental a este mismo proceso.

Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. Según la (Norma Técnica de Calidad de la Gestión Publica - NTCGP1000:2009, pág. 11).

Este documento se encuentra en actualización en el Servicio Geológico Colombiano, dado que por la reestructuración también requería ser ajustado, se encuentra en el 95% de su elaboración, revisión y aprobación, que se encuentra publicada en el aplicativo ISOLUCIÓN. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo (Norma Técnica de Calidad de la Gestión Publica - NTCGP1000:2009, pág. 13). Evidencia de ello en este trabajo 19

son los manuales de procedimiento de comisiones y cajas menores en los cuales se especifica y estandariza la forma para llevar a cabo cada uno de los procesos, los cuales fueron ajustados y actualizados

Sistema de Gestión de la Calidad para entidades. En la norma (Norma Técnica de Calidad de la Gestión Publica - NTCGP1000:2009, pág. 14) se define como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. En el contexto de la organización se evidenciara la implementación del sistema de gestión de calidad en el Servicio Geológico Colombiano, de acuerdo a este se desarrollan los procesos de la entidad, es el marco de referencia para que cada dependencia determine sus procedimientos para llegar a los resultados y objetivos propuestos.

Política de calidad de una entidad. Según la norma ISO 8402, son las «directrices y objetivos generales de una empresa relativos a la calidad, expresados formalmente por la dirección general». La norma (Norma Internacional - ISO 9000: 2005, pág. 9) la define como «intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección». Dentro de este trabajo se evidencia que la entidad cuenta con una política de calidad acorde a su nueva naturaleza jurídica.

Estas nociones soportaron las fases de diseño y ajuste de los procesos de comisiones y cajas menores al interior del servicio geológico, que contemplaron la revisión del estado de los procesos y los referentes institucionales en términos de calidad, la generación de espacios participativos con los involucrados tanto para el diseño como para los procesos de aval, para su posterior aprobación. Finalmente, se documentó el proceso e inclusión de las versiones finales en el aplicativo ISOLUCIÓN, para su puesta en marcha entre diciembre de 2014 y abril de 2015.

3.5 MARCO NORMATIVO De esta manera, Atehortua (2008) citado por ( González Viloria, 2011) manifiesta que desde finales de la década de los 90’ hasta nuestros días ha aparecido un paradigma de modelos gerenciales representado en los modelos de gestión normalizados o estandarizados que son producto de la organización internacional de normalización (ISO) desde 1987, que se evidencian en la Tabla 1. En el contexto internacional, la entidad que acoge los estudios sobre estandarización es la American National Standard Institute (ANSI por sus siglas en 20

inglés) (Ministerio de Paneación Nacional y Politica Economica, 2009, pág. 9). El Instituto Nacional de Normalización Estadounidense -ANSI- es una organización privada sin fines lucrativos que administra y coordina la normalización voluntaria y las actividades relacionadas a la evaluación de conformidad en los Estados Unidos. El ANSI ha desarrollado una simbología para que sea empleada en los diagramas orientados al procesamiento electrónico de datos -EDP- con el propósito de representar los flujos de información, la Tabla 1 presenta los modelos de gestión normalizados. Tabla 1. Modelos de Gestión Normalizados

MODELO ISO 9001

ÚLTIMA VERSIÓN

TÍTULO Sistema de gestión de la calidad. Requisitos

MECI 1000 ISO26000

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública: sistema de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicio. Requisitos Sistema de gestión de la salud ocupacional y la seguridad Industrial. Requisitos Sistema de gestión de la seguridad de la información Modelo Estándar de Control Interno Responsabilidad Social Corporativa

NTC5254

Gestión del riesgo

NTCGP 1000

OHSAS18001 ISO 27001

2008

FUENTE EN COLOMBIA Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (Icontec)

2004

Departamento Administrativo de la Función Pública

2007

Consejo colombiano de seguridad Icontec

2006

Icontec

2005 2009

DAFP Icontec

2004

Icontec

Fuente: Tomado de González Viloria (2011).

Lo anterior evidencia que existen números modelos de gestión que pueden ser implementados en las empresas, para las empresas públicas existen unos especialmente paras estas, como NTCGP 1000 y MECI 1000.

En el caso de la ISO 9000, esta describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica la Terminología para los sistemas de gestión de la calidad. Define sistema de gestión como “sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos” (Norma Internacional - ISO 9000: 2005, pág. 9).

En particular, la Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su

capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación. Esta norma expresa que la adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica de la organización, y promueve la adopción de un enfoque basado en procesos para aumentar la satisfacción del cliente (Norma Técnica Colombiana NTC- ISO 9001: 2008, pág. iii).

Para las organizaciones de carácter gubernamental, se expidió el Decreto 4485 de 2009 la gestión pública, por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, así como la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 - Versión 2009, En cumplimiento de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, esta norma establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Esta norma está dirigida a todas las entidades, y tiene como propósito mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes. La orientación de esta norma promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, el cual consiste en identificar y gestionar, de manera eficaz, numerosas actividades relacionadas entre sí. Una ventaja de este enfoque es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales que hacen parte de un sistema conformado por procesos, así como sobre su combinación e interacción. (ICONTEC, 2009, pág. 1).

Por lo anterior el Servicio Geológico Colombiano al ser una entidad pública prestadora de servicios, aplica la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública – NTCGP1000:2009, mediante su manual de calidad que tiene el objetivo de presentar la estructura del Sistema de Gestión de Calidad del Servicio Geológico Colombiano, así como su alineación con el Modelo Estándar de Control Interno MECI, dentro de un enfoque integral orientado a satisfacer las necesidades de las partes vinculadas al SGC.

4. DISEÑO METODOLÓGICO Esta sección presenta algunos de los lineamientos metodológicos que guiaron la construcción de este trabajo, que se desarrolló a través de la aplicación de un método analítico que permite la identificación de las características de la entidad, desde su historia para poder comprender de forma integral su función y misión como organización en sí, y el carácter del Servicio Geológico Colombiano -SGC-.

El Servicio Geológico Colombiano -SGC-, como entidad pública que aporta al país a través de la investigación científica para generar conocimiento geocientífico integral del territorio nacional, la investigación, seguimiento y monitoreo de las amenazas geológicas que sirva de base para la gestión integral del riesgo, ordenamiento territorial y planificación de desarrollo igualmente la gestión de conocimiento geocientífico y nuclear, como se evidenció en el aparte que describe el contexto de la organización.

En un segundo momento, se efectuó la revisión del sistema de gestión de calidad, de cara a comprender los elementos que desde la gestión por procesos y los sistemas integrales de calidad, aplican para el rediseño de procesos al interior de servicio geológico, en este sentido, se buscó validar la normatividad que rige al sistema implementado y evaluar si este cumple con lo establecido tanto en los lineamientos estratégicos, organizacionales, normativos propuestos.

El enfoque metodológico de la práctica, se orienta a un método inductivo, dado que desde el análisis y los resultados de la aplicación de los lineamientos de gestión de procesos al interior del SGC, fue posible establecer las opciones de mejora del proceso de comisiones y cajas menores para realizar el rediseño y documentación de los mismos, lo cual se refleja en este trabajo.

A partir de lo anterior, es preciso aclarar que los procesos son el eje de la práctica, en particular el rediseño de los procesos de comisiones y cajas menores, en la medida que estos soportan la organización de una de las funciones de la Unidad de Recursos Financieros que permiten ser efectivos y eficientes, a la vez, entregar valor a los clientes de la entidad.

En consecuencia es el cliente, interno o externo, el que está en mejor posición para evaluar la calidad de los procesos; de otro lado, la satisfacción del cliente es uno de los principios esenciales de la calidad total. En este caso, los procesos están enfocados en su mayoría, a los clientes internos del SGC.

Si bien, un modelo de gestión comprende diferentes dimensiones de la organización, es preciso indicar que la orientación para el rediseño y documentación de los procesos en el marco de esta práctica, se soportan en los criterios de las normas ISO que se han elaborado para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de sistemas de gestión de la calidad eficaces.  La Norma ISO 9000 describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica la terminología para los sistemas de gestión de la calidad.  La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación, y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente.  La Norma ISO 9004 proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas.  La Norma ISO 19011 proporciona orientación relativa a las auditorías de sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental.

Todas estas normas juntas forman un conjunto coherente de normas de sistemas de gestión de la calidad que facilitan la mutua comprensión en el comercio nacional e internacional. (Norma Internacional - ISO 9000: 2005, pág. vi).

A este respecto, la norma ISO 9000 versión 2005, define un proceso como el “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” (Norma Internacional - ISO 9000: 2005, pág. 12).

De otro lado, Camison y colegas (2006) introducen en su libro Gestión de Calidad un concepto más amplio de la noción de proceso y lo definen como “el conjunto de recursos y actividades interrelacionados que posibilitan la transformación de elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso suelen ser resultados de otros procesos. El movimiento por la calidad, sobre todo desde el desarrollo del enfoque de aseguramiento, ha consagrado el principio de que los procesos de una organización deben ser planificados, documentados y puestos en Práctica bajo condiciones controladas para que creen valor.” (Camisón, Cruz, & González, 2006, pág. 148).

Así mismo, concluyen afirmando que el “proceso es la secuencia de actividades lógica diseñada para generar un output preestablecido para unos clientes identificados a partir de un conjunto de inputs necesarios que van añadiendo valor”. (Camisón, Cruz, & González, 2006, pág. 844).

El Servicio Geológico Colombiano -SGC- al ser una entidad gerenciada bajo el enfoque de procesos debe identificar y diseñar los procesos. En la teoría del enfoque sistémico, cuya definición es reconocida en el ámbito de la administración como “conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para el logro de un objetivo común” enfoque del cual se puede inferir que un proceso “se contempla como un sistema y como tal su comportamiento está determinado por las mismas leyes del enfoque de sistemas”; es decir que tendrá elemento de entrada, tendrá actividades de transformación cuyo resultado es un producto y debe tener retroalimentación que permita determinar si el proceso está logrando su propósito. (Agudelo Tobón & Escobar Bolivar, 2007, pág. 30).

Entonces un buen proceso se reconoce al tener claramente definidas y establecidas las siguientes características, definidas por Agudelo Tobón y Escobar Bolívar (2007), bajo los siguientes criterios: -

Objetivo: propósito del proceso, qué se pretende lograr con él. Responsable: persona que orienta, observa y mantiene el proceso bajo control y asigna los recursos necesarios para lograr los objetivos. Alcance: determinación de la responsabilidad del proceso, de tal manera que facilite la labor; determina el inicio y fin del proceso como referencia. Recursos. Todo aquello que permite transformar los insumos en producto, clasificados como mano de obra, maquinas, medios logísticos o tecnología dura y blanda (hardware y software), en general todo ello que se utiliza pero no se consume a través de la transformación. (Agudelo Tobón & Escobar Bolivar, 2007, págs. 30 -31).

Luego, se debe proceder a realizar la clasificación y elaboración del mapa de procesos; que “es el método más extendido de definir la secuencia e interacciones entre procesos de la organización” (Camisón, Cruz, & González, 2006, pág. 655). Los procesos se pueden clasificar dependiendo del impacto, el alcance o el aporte que le hacen a la organización. Según Serrano Gómez y Ortiz Pimiento (2012) los procesos se pueden clasificar en cuatro niveles, definidos como: Macroprocesos, Procesos, Actividades y Tareas.

En cuanto a la organización de los procesos, Harrington (1993) citado por Serrano y Ortiz (2012) ha propuesto que los procesos pueden operar a nivel macro en la organización, denominados macroprocesos; como se refleja en la Figura 1. Cada 25

macroproceso, a su vez, está constituido por múltiples actividades que actúan a un nivel micro de la estructura jerárquica de la organización, los microprocesos o subprocesos. Cada microproceso se encuentra conformado por un grupo de operaciones más específicas que se denominan actividades que, como su nombre indica, son entendidas como una unidad del proceso que puede realizar un trabajo o una tarea específica.

Figura 1. Jerarquía de los procesos

Fuente: Serrano Gómez & Ortiz Pimiento, 2012 citan a Harrington J. Mejoramiento de los procesos de la empresa, 1993, p, 34.

De otro lado, la Organización Internacional para la Estandarización (ISO por sus siglas en inglés) ha estructurado la gestión de la calidad en las organizaciones bajo el enfoque basado en procesos y, a manera de orientación, la ISO propone organizar o agrupar los procesos por su función o por el papel que toman dentro de la organización, dividiéndolos en grupos, de acuerdo a la estructura funcional de la organización.

En el primer grupo, aparecen los procesos para la gestión de una organización. Estos incluyen procesos relativos a la planificación estratégica, el establecimiento de políticas, la fijación de objetivos, las comunicaciones, el garantizar la disponibilidad de recursos para la organización de otros objetivos de calidad y los resultados deseados y para evaluaciones de la gestión.

En el segundo grupo, relacionado con los procesos para la gestión de los recursos, se incluyen todos los procesos que son requeridos para proporcionar los recursos necesarios para la organización de los objetivos de calidad y los resultados deseados.

El tercer grupo, hace referencia a los procesos de realización; entre ellos se incluyen todos los procesos que proporcionan los resultados deseados de la organización. Por último, el grupo de procesos relacionados con la medición, análisis y procesos de mejora. Estos hacen referencia a los procesos para medir y recopilar datos para el análisis y la mejora de la eficacia y la eficiencia. (Serrano Gomez & Ortiz Pimiento, 2012).

En forma complementaria, otro de los pasos a seguir en el diseño de los procesos es la documentación de los mismos. “la documentación es importante porque conserva el conocimiento de la organización y asegura que no se cambie o se pierda; documentar es definir ampliamente las responsabilidades, el lugar, el momento y la forma como debe ejecutarse cualquier actividad, pero en un sentido más amplio.

Cualquier sistema implementado en la organización debe documentarse, particularmente cuando requiere que esas actividades se repitan de la mejor manera; busca adoptar soluciones adecuadas en el momento oportuno, con el fin de evitar proliferación de métodos y procesos, y la toma de decisiones incoherentes o complejas. Además, la documentación es la base para todos los procesos de estandarización de una organización” (Agudelo Tobón & Escobar Bolivar, 2007, págs. 34-35); en la Figura 2 se enmarcan los tipos y la estructura de la documentación.

Figura 2. Tipos y estructura de la documentación utilizada en los sistemas de gestión de la calidad

Política de Calidad

Manual de Calidad

•Debe incluir el objetivo de la calidad , el compromiso que existe con el cliente y de que manera se va a lograr una mejora continua.

•Describe el SGC de acuerdo con la politica y los objetivos de calidad establecidos.

Caracterización

•Describe el modelo de operación y establecen requisitos por procesos de la entidad.

Manual de procedimientos, cargos, operaciones.

•Describe sistematicamente la secuencia de actividades que se deben seguir por las personas de las areas involucradas en el desarrollo del proceso. •Documentos que presentan resultados obtenidos o que proporcionan evidencias de actividades desempeñadas.

Registros

•Describen de manera especifica la elaboración de los formatos o de algunas actividades o tareas.

Guias, fichas tecnicas, protocolos e instrucciones

Fuente: Elaboración propia apartir de la ISO 9000 versión 2005, pág, 4.

En la Tabla 2 se contemplan las herramientas básicas para el mejoramiento de los procesos de las organizaciones, los cuales fueron aplicados al rediseño y documentación de los procesos de comisiones y cajas menores al interior del SGC.

Tabla 2. Herramientas básicas para el mejoramiento de los procesos de las organizaciones

Diagramas de flujo

• Herramienta más práctica para ilustrar un proceso, permita ver de una forma ágil y amplia todo el alcance del proceso. Es la representación gráfica de los pasos que se deben dar en forma secuencial para llevar a cabo un proceso

Hoja de verificación

• Es la herramienta que permite visualizar los datos de forma ágil y precisa.Se utiliza se necesita reunir datos basados en observación directa o en la clasificación de muestras. Se requiere siempre que se vaya a solucionar algun tipo de problema.

Tormenta de ideas

• Se utiliza para recolectar la información sobre las posibles causas de un problema, aprovechando el conocimiento de las personas que conforman el grupo de trabajo.

Estratificación

• Es la manera como se agrupan los datos, de acuerdo con los factores de interes. Ayuda a analizar casos en los cuales la información esta oculta entre muchos datos.

Histograma de frecuencia

• Grafico de barras que permite describir el comportamiento de un conjunto de datos agrupados en intervalos, en cuanto a su tendencia central, forma y dispersión.

Gráfico de Pareto

• Grafico de barras que permite determinar que problemas y en que orden se deben responder. Ayuda a orientar los esfuerzos hacia los problemas realmente importantes para darles solución prioritaria.

Diagrama causa y efecto Diagrama de dispersión Gráficos de tendencia Cartas de control

• Sirve para ilustrar con claridad las diferentes causas que afectan un proceso; es conocido tambien como diagrama de espiga de pescado. • Se utuliza para observar la relación entre dos variables, permitiendo determinar el tipo de relación entre causa y efecto. • Utilizado cuando se espera conocer el comportamiento de una variable en un determinado perioso de timpo. • Es un grafico de tendencia al cual se le han determinado limite de control estadistico superior e inferior. Se utiliza para controlar procesos, de acuerdo con la variabilidad esperada que puede ser asignable o aleatoria.

Fuente: Elaboración propia a partir de (Agudelo Tobón & Escobar Bolivar, 2007, págs. 83 - 91)

En el desarrollo del rediseño y actualización de los manuales de los procesos de la práctica empresarial se acordó la utilización del diagrama de flujo por ser la “herramienta más práctica para ilustrar un proceso, dado que este permite ver de una forma ágil y amplia todo el alcance del proceso. En otras palabras, es la representación gráfica de los pasos que se deben dar en forma secuencial para llevar a cabo un proceso” (Agudelo Tobón & Escobar Bolivar, 2007, pág. 83).

La utilidad del diagrama de flujo consiste en contar con un mecanismo para que todas las personas relacionadas con el proceso, obtengan una visión clara y concisa acerca de las principales actividades que se realizan en él. Esto permite

detectar donde no hay claridad sobre lo que se debe hacer o desviaciones entro lo que dice el procedimiento y lo que se debe hacer y lo que en realidad se hace. Esto es importante en el caso del Servicio Geológico colombiano, porque explica la necesidad de modificar los procesos existentes y ajustarlos de acuerdo a la estructura organizacional adoptada. Además un diagrama de flujo es un medio muy eficaz para capacitar a las personas novatas en el proceso y son una base de documentación muy valiosa. (Mariño Navarrete, 2001, pág. 118). De acuerdo a lo mencionado en el aparte de normatividad, para la documentación de los procesos en el SGC, se adoptaron ampliamente algunos símbolos para la elaboración de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramación administrativa, simbología que se muestra en la Tabla 3. Tabla 3. Convenciones empleadas en la elaboración de los diagramas de procesos SÍMBOLO

SIGNIFICADO Inicio / Fin

¿PARA QUE SE UTILIZA? Indica el inicio y el final del diagrama de flujo.

Operación/Actividad

Símbolo de proceso, representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento.

Documento

Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Datos

Indica la salida y entrada de datos.

Almacenamiento / Archivo

Indica el depósito permanente de un documento o información dentro de un archivo.

Decisión

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos.

Líneas de flujo

Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

Conector

Conector de página

Conector dentro de página. Representa la continuidad del diagrama dentro de la misma página. Enlaza dos pasos no consecutivos en una misma página Representa la continuidad del diagrama en otra página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo.

Fuente: Elaboración propia a partir del documento Guía para la Elaboración de Diagramas de Flujo del (Ministerio de Paneación Nacional y Politica Economica, 2009).

5. CASO DE ANÁLISIS

Como se mencionó en la sección inicial, la práctica empresarial se realizó en el Servicio Geológico Colombiano, anteriormente INGEOMINAS, creado como Instituto Científico y Técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa, técnica, financiera y patrimonio independiente, adscrita al Ministerio de Minas y Energía.

5.1 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

A un año del cumplimiento del primer centenario del Servicio Geológico Colombiano (anteriormente INGEOMINAS) es importante resaltar las contribuciones que ha hecho a Colombia, como lo evidencia su historia a lo largo de este siglo, que tiene su origen en 1916, cuando se creó y organizó la Comisión Científica Nacional. “Sus mayores desarrollos ocurrieron en las épocas de guerra (Primera y Segunda guerras mundiales) cuando la Comisión Científica Nacional y el Servicio Geológico Nacional tuvieron como misión buscar yacimientos de materias primas; estas eran entonces casi todas importadas y las guerras habían interrumpido su abastecimiento. (Servicio Geológico Colombiano , 2014, pág. 3)

En la década del cincuenta del siglo pasado, el servicio geológico fue uno de los motores de la industrialización del país, pues asumió el liderazgo de proyectos como la siderúrgica de Paz de Río y la primera industria cementera nacional. Los estudios geológicos básicos, en particular la cartografía geológica sistemática del territorio nacional, han sido un objetivo fundamental del Servicio Geológico y han apoyado el desarrollo del país en muchas áreas como obras de infraestructura, minería, aspectos ambientales y ordenamiento del territorio, entre otras.

A pesar de que el tema de los fenómenos geológicos dañinos no estuvo incluido en las funciones del Servicio Geológico Colombiano en sus primeras décadas, los acontecimientos lo fueron llevando a ocuparse de él, en casos como los terremotos de 1917 en Bogotá, de 1979 en el antiguo Caldas y de 1983 en Popayán, deslizamientos en muchas regiones del país desde la década de 1930 y la erupción del Nevado del Ruiz en 1985. Finalmente, el gobierno nacional puso a su cargo las redes sismológicas, de acelerógrafos, de GPS y GNSS, de los observatorios vulcanológicos, y el liderazgo en el tema de las amenazas geológicas.” (Servicio Geológico Colombiano , 2014) Luego, mediante el Decreto 4131 Artículo 1, el 3 de noviembre 2011 “se cambia la naturaleza jurídica del Instituto Colombiano de Geología y Minería- INGEOMINAS 31

de establecimiento público a Instituto Científico y Técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa, técnica, financiera y patrimonio independiente, que se denominará Servicio Geológico Colombiano, adscrito al Ministerio de Minas y Energía, el cual hará parte del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación-SNCTI” (Ministerio de Minas y Energia, 2011). Generando así “un cambio radical acaba de producirse en su mandato institucional, al incluirse el Programa de Ciencias de la Tierra dentro del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación. Este cambio trascendental, de forma coherente con la tendencia internacional, ubica a la investigación en geología, geoquímica y geofísica entre los procesos de desarrollo científico que impulsan al país en la dinámica de desarrollo global, además de que se constituye en insumo importante para el desarrollo de las políticas de Estado” (Plan Estrategico Institucional 2014 - 2023, pág. 4).

Una vez conocida la historia y funciones que le han sido asignadas al SGC, permite comprender la importancia del proceso de comisiones y cajas menores, dado que son procesos que aportar al cumplimiento de su misión. Las comisiones permite a los funcionarios y contratistas ejercer sus funciones fuera de su lugar habitual de trabajo, para hacer parte del cumplimiento de las funciones de la entidad, igualmente el procedimiento de caja menor permite que la entidad cuente con recursos para cubrir imprevistos de carácter urgente.

5.2 MARCO ESTRATÉGICO Dada la reestructuración el “SGC en el segundo semestre del 2012 inicio el rediseño del sistema de gestión institucional con el acompañamiento de una consultoría especializada, logrando la construcción de la Visión, Política de Calidad y objetivos estratégicos, a partir de las cuales se definió el mapa de procesos de la entidad, acorde con las funciones establecidas por el Decreto 4131 de 2011 (Informe de Gestión 2013, 2014)”. Adoptando así su marco estratégico (Servicio Geológico Colombiano), en el que se determinan los lineamientos que guían su acción, entre los que se cuenta la misión, la visión, política de calidad y los objetivos estratégicos. Los cuales se enuncian a continuación. En términos de la misión, el SGC debe “contribuir al desarrollo económico y social del país, a través de la investigación en geociencias básicas y aplicadas del subsuelo, el potencial de sus recursos, la evaluación y monitoreo de amenazas de origen Geológico, la gestión integral del conocimiento geocientífico, la investigación y el control nuclear y radiactivo, atendiendo las prioridades de las políticas del Gobierno Nacional.” (Servicio Geológico Colombiano)

Así mismo, la visión busca “consolidar para su centenario en el año 2016, al Servicio Geológico Colombiano como la autoridad geocientífico del territorio nacional y entidad líder en la investigación de aplicaciones nucleares y radiactivas.” (Marco Estrategico)

Igualmente se ajustó el Manual de Funciones (Servicio Geológico Colombiano, 2014) y se estableció la Política de Calidad. “en la que el Servicio Geológico Colombiano como Instituto de Ciencia y Tecnología se compromete con el desarrollo social y económico del país, a través de la gestión integral del conocimiento geocientífico del subsuelo del territorio nacional, la investigación nuclear y radiactiva y la divulgación de la información, mediante:     

La investigación en geociencias básicas. La investigación del potencial de recursos del subsuelo. La investigación, evaluación y monitoreo de amenazas de origen Geológico. La gestión integral del conocimiento geocientífico del subsuelo. La investigación y aplicación de tecnologías nucleares, el control del uso y disposición de materiales nucleares y radiactivos.

Con servidores públicos expertos, competentes y comprometidos con el mejoramiento continuo, infraestructura adecuada para el cumplimiento de la misión de la entidad, mediante el uso de herramientas y mecanismos de comunicación, que permiten la interacción y satisfacción de los diferentes grupos de interés, para garantizar el logro de las metas institucionales.” (Servicio Geológico Colombiano) De otro lado, en lo relacionado con los objetivos y funciones de la entidad, se establecieron las siguientes:  Realizar investigación científica básica y aplicada para generar conocimiento geocientífico integral del territorio nacional.  Realizar investigación de recursos del subsuelo para evaluar su potencial.  Realizar investigación, seguimiento y monitoreo de las amenazas geológicas que sirva de base para la gestión integral del riesgo, ordenamiento territorial y planificación de desarrollo.  Gestionar integralmente el conocimiento geocientífico del territorio nacional para garantizar su disponibilidad.  Fomentar la investigación y aplicación de tecnologías nucleares con fines pacíficos.  Garantizar el control en el uso y disposición segura de los materiales nucleares y radiactivos del país.

 

Promover la formación de capital humano altamente especializado, para dar continuidad y vincular nuevas generaciones al desarrollo de la gestión de conocimiento geocientífico y nuclear. Satisfacer las necesidades de los grupos de interés mediante el cumplimiento de la misión institucional.

5.3 ESTRUCTURA INTERNA DEL SERVICIO GEOLÓGICO COLOMBIANO El SGC, está conformado por un consejo directivo conformado por las entidades del sector, una dirección general, en cabeza del representante legal, una Secretaria General en cabeza del Secretario General y siete direcciones técnicas como se refleja en la Figura 3.

Figura 3. Estructura organizacional Servicio Geol贸gico Colombiano

Fuente: Servicio Geol贸gico Colombiano, disponible en http://www.sgc.gov.co/Nosotros/Estructura/Organigrama.aspx * Los procesos de comisiones y cajas menores, que hacen parte de esta pr谩ctica empresarial, se ubican dentro del mapa de procesos de la entidad, como procesos de apoyo. Los procesos mencionados, est谩n a cargo del Grupo de presupuesto, que hace parte de la Unida d de Recursos Financieros adscrita a la Secretaria General de la Entidad.

5.4 ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN En esta sección se hace un comparativo de la norma NTCGP 1000:2009 con el sistema de gestión de calidad adoptado por el Servicio Geológico Colombiano, como insumo para contextualizar el cumplimiento de la misma en la entidad.

5.4.1 Sistema de Gestión Institucional del Servicio Geológico Colombiano. El Servicio Geológico Colombiano da cumplimiento al numeral 4: Sistema de Gestión de Calidad de la NTCGP1000:2009 definiendo su Sistema de Gestión Institucional como “un sistema conformado por los sistemas de Control Interno, Gestión de Calidad, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, y el sistema de calidad para acreditación de competencia de los laboratorios, garantizando el enfoque de los mismos en el cumplimiento de las metas institucionales. (Sistema de Gestión Institucional) En este sentido, la descripción y documentación del Sistema de Gestión Institucional está consolidado en la herramienta ISOLUCIÓN a través de los módulos: manual, procesos y documentación.”

El aplicativo ISOLUCIÓN es una herramienta que permite a los funcionarios y contratistas de la entidad realizar la consulta, administración y mejora de los procesos a través de los módulos: Manual, Procesos, Documentación, Indicadores, Mejoramiento, Tareas, Calibración, Riesgos, MECI, Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional y Administración. Con base al Sistema de Gestión Institucional el SGC, determino sus procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación en pro de dar cumplimiento a las funciones asignadas. En el aplicativo ISOLUCIÓN se cuenta con un botón de “Procesos” el cual despliega el mapa de procesos en el que se representa en forma gráfica los procesos de la entidad y la interacción entre ellos. Desde la aplicación, se puede acceder a la caracterización, que es una descripción del proceso, donde se presentan el objetivo y alcance, las principales actividades de acuerdo con el ciclo PHVA, los indicadores, riesgos y la normativa aplicable. Este mapa es el marco de referencia inicial de la práctica, dado que allí es donde se evidencia donde se encuentran los procesos trabajados en la práctica empresarial. Igualmente en el aplicativo se cuenta con el botón de “Documentación” el cual permite crear, modificar y consultar la documentación del Sistema de Gestión Institucional, a través de diferentes opciones; la consulta del listado maestro permite buscar la documentación a partir de su nombre, código, proceso, o tipo de documento. Es allí donde se crearon y modificaron los manuales del proceso de 36

comisiones y cajas menores, que son el resultado de la práctica empresarial. (Servicio Geológico Colombiano )

Con base en el marco estratégico y a lo anterior se observa que el SGC cumple con los requisitos generales del numeral 4 la NTCGP1000:2009 dado que estableció, implemento, documenta, y mantiene un Sistema de Gestión de Calidad y está en busca de la mejora continua reflejo de ellos es este trabajo con el cual se rediseña, documenta y actualizan el proceso de comisiones y cajas menores de la entidad.

5.4.2 Mapa de procesos: en la Figura 4 se ilustra la interacción entre los procesos de la entidad y su respectivo flujo de información, de acuerdo a su sistema de gestión institucional. (Servicio Geológico Colombiano).

Figura 4. Mapa de procesos

Fuente: Servicio Geol贸gico Colombiano, tomado de http://www2.sgc.gov.co/Nosotros/Estructura/Organigrama.aspx

En la Figura 5 se evidencia que el mapa de procesos del SGC cumple con los requisitos de la norma NTCGP 1000:2009 que se enmarcan en el Modelo de un Sistema de Gestión de la Calidad basado en procesos:  El mapa de procesos del SGC ilustra la relación entre los procesos, por lo cual se puede deducir que cumple con los requisitos de la norma.  La retroalimentación entre los procesos, conlleva a una estar en búsqueda de una mejora continua, para satisfacer las necesidades de los grupos de interés.  Se tiene las necesidades de los grupos de interés, es decir los requisitos para prestar el servicio de forma tal que se obtenga la satisfacción de las necesidades de los mismos.  Se cuenta con procesos misionales cada uno con actividades y plenamente definidas con unas entradas y salida en pro de cumplir con sus funciones generando un valor agregado a los servicios de la entidad, todo esto definido y en responsabilidad de las respectivas direcciones, pero en un trabajo en conjunto para un fin común.  Los procesos de apoyo están determinados y clasificados de forma tal que permita a los demás procesos cumplir con sus objetivos una gestión de los recursos adecuada y eficiente.  Los procesos de evaluación trabajan en pro de realizar mediciones, análisis y determinar acciones de mejora en los procesos para así aportar a la entidad una mejora continua mediante la retroalimentación a los procesos estratégicos para que desde allí se establezcan las políticas y se divulguen.

Figura 5. Cuadro comparativo mapa de Proceso de la NTCGP1000:2009. MAPA DE PROCESOS SERVICIO GEOLร GICO COLOMBIANO

NTCGP 1000:2009

* Los procesos de esta prรกctica empresarial estรกn ubicados dentro de los procesos de apoyo y a su vez hace parte del proceso de gestiรณn financiera que se resalta en el cuadro anterior Fuente: Elaboraciรณn propia a partir de la NTCGP1000 y el mapa de procesos del SGC.

5.4.3 Procesos del Servicio Geológico Colombiano. La oficina asesora de planeación para la realización de la planeación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, en el cual se determinó los procesos que se enmarcan en la Figura 6. Figura 6. Procesos del Servicio Geológico Colombiano

Estratégicos:

Misionales:

De apoyo:

De evaluación:

• Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

• Incluye todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

• Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

• Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

Fuente: Elaboración propia partir del manual de calidad del Servicio Geológico Colombiano.

Dentro del trabajo de revisión se observó que con el proceso de reestructuración, ha modificado la orientación misional y por tanto, funciones del Servicio Geológico Colombiano definidas en el Decreto 4131 del 3 de noviembre de 2011.

El SGC, se vio en la necesidad de evaluar los procesos de la entidad, para determinar su eliminación o rediseño, dando cumplimiento a su nueva estructura, y es así que se determinan los macroprocesos y procesos con sus respectivos códigos de proceso, como se enmarca en la Tabla 4.

Para cada uno de los procesos del Servicio Geológico Colombiano cuenta con la caracterización correspondiente que describe entre otros aspectos, la secuencia e interacción entre procesos, la identificación del objetivo y alcance, así como de las actividades relevantes enmarcadas dentro del ciclo de gestión: Planear, Hacer, Verificar y Actuar, y los responsables correspondientes, los recursos y la documentación necesarios para la ejecución del proceso.

Tabla 4. Cuadro de macroprocesos sistema de gestión institucional

MACROPROCESOS 1

Direccionamiento Estratégico Institucional (DIR)

Implementación y Desarrollo de Sistemas de Gestión Institucional (SGI)

Comunicaciones y Participación Ciudadana (COM)

Investigación y cartografía geológica (GEO)

Investigación y Evaluación de Recursos del Subsuelo (SUB)

Evaluación y Monitoreo de Amenazas Geológicas del Territorio Colombiano (AME)

Gestión de la Información Geocientífica (GIG)

Ensayos Geológico Mineros (LAB)

Mejoramiento de la Seguridad Nuclear y Protección Radiológica (NUC)

Gestión de Talento Humano (GTH)

PROCESOS 1. Planeación Institucional (PLI) 2. Revisión por la Dirección (RDI) 3. Control de Documentos (CDT) 4. Diseño de Procesos (DPR) 5. Acciones Correctivas y Preventivas (ACP) 6. Control de Producto NO Conforme (PNC) 7.Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles (PEL) 8. Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales (IAA) 9. Comunicación Interna (CMI) 10. Comunicación Externa (CME) 11. Participación ciudadana (PCI) 12. Derechos de petición, quejas, reclamos y denuncias. (PQR) 13. Servicio al Cliente (SCL) 14. Catalogación De Piezas Paleontológicas, Petrográficas y Mineralógicas (CAT) 15. Cartografía Geológica (CAR) 16. Geodesia Tectónica y Volcánica (GTV) 17. Investigación y Evaluación de Recursos del Subsuelo (REC) 18. Evaluación de Amenazas Sísmicas (EAS) 19. Evaluación de la Amenaza Volcánica (EAV) 20. Evaluación de Amenazas por Movimientos en Masa (EMM) 21. Vigilancia y Monitoreo de la actividad sísmica del país. (RSN) 22. Monitoreo de la actividad Volcánica del País. (OVR) 23. Operación de la red de nacional de Acelerógrafos (RNA) 24. Oficialización de Productos Geocientíficos (OPG) 25. Almacenamiento de los datos Geocientíficos en el Sistema de Información Georreferenciada –SIGER (GSI) 26. Inventario, Catalogación y Administración de la Información Geocientífica (ICV) 27. Prestación Ensayo o Servicio (PES) 28. Investigación de Nuevas Metodologías (INM) 29. Mantenimiento y Operación del Reactor Nuclear IAN R-1 (MRN) 30. Gestión Metrológica (MTR) 31. Licenciamiento y control de las fuentes radiactivas (RAD) 32. Gestión de Desechos Radiactivos (GDR) 33. Vinculación (VIN) 34. Evaluación de Desempeño Laboral y Capacitación (DES) 35. Bienestar Social e Incentivos (BIS) 36. Administración y Desarrollo del Talento Humano (ATH) 37. Nómina Periódica (NOM) 38. Control Interno Disciplinario (CID) 39. Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (GSO)

Contratación Institucional (CIN)

Servicios Administrativos (SAD)

Sistemas, tecnologías y gestión de la información (TEC)

14 15 16

Gestión Documental (DOC) Gestión Jurídica y Legal (JUR) Evaluación y Control (OCI)

40. Preparación y Respuesta ante Emergencias (EME) 41. Reporte e Investigación de Incidentes y Enfermedad Profesional (INC) 42. Contratación de personal (PER) 43. Contratación por Licitación (LIC) 44. Contratación por selección abreviada (ABV) 45. Contratación por Concurso de méritos (MER) 46. Convenios Inter administrativos (CIA) 47. Mantenimiento infraestructura física (INF) 48. Almacén e Inventarios (INV) 49. Servicios Generales y Seguros (SGS) 50. Adquisición de Bienes o Servicios de hasta el 10% de la Menor Cuantía (MIC) 51. Desarrollo de Sistemas de Información (SIN) 52. Enlace y Comunicaciones (ECO) 53. Plataforma e Infraestructura (PLA) 54. Servicio de Atención al Usuario y Centro de Soporte IT (SIT) 55. Gestión Documental (DTO) 56. Gestión Jurídica y Legal ( LEG)

57. Evaluación, auto evaluación y seguimiento (EVA) 58. Ingresos (ING) 59. Gastos (GAS) Gestión de Recursos 17 60. Contabilidad (CTA) Financieros (FIN) 61. Comisiones de Servicios (COM) 62. Cajas Menores (CAM) Fuente: ISOLUCIÓN, aplicativo Sistema de Gestión Institucional, Servicio Geológico Colombiano.

5.4.4 Política de administración del riesgo. Cada proceso identificó los riesgos de mayor importancia y sus controles de acuerdo con la Política de Riesgo que tiene como propósito orientar las acciones necesarias que conduzcan a la disminución de la frecuencia o el impacto, frente a situaciones que puedan interferir en el cumplimiento sus objetivos y su misión institucional; establece los siguientes lineamientos:  Todos los funcionarios del Servicio Geológico Colombiano deben conocer la metodología para la identificación y evaluación de riesgos de la entidad.  Los líderes de los procesos, deben identificar los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos propuestos y determinar los controles que permitan disminuir su impacto y/o la probabilidad de ocurrencia.  Los líderes de procesos, deben implementar planes de contingencia que permitan continuar con el desarrollo de las actividades y el logro de los objetivos propuestos, cuando el cálculo del riesgo residual sea calificado con impacto catastrófico.  Cuando el cálculo del riesgo residual los ubique en zona de riesgo aceptable, tolerable o moderado, no requerirá implementar acciones preventivas, sin

embargo se debe continuar con la aplicación de los controles establecidos y el monitoreo permanente del comportamiento del riesgo.  Con base en la valoración de los riesgos, los líderes de los procesos, deben tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la administración de los riesgos de sus procesos, teniendo en cuenta las siguientes opciones:  Evitar el riesgo: Tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización.  Reducir el riesgo: Implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad como el impacto.  Compartir o transferir el riesgo: Reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones o la distribución de una porción del riesgo con otra entidad.  Asumir el riesgo: Luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el responsable del proceso acepta la pérdida residual probable.  Los líderes de procesos deben realizar la medición de sus controles para determinar la pertinencia, la necesidad de ajuste o modificación en caso de presentarse.  Dado que todos los procesos son susceptibles de ser afectados por la ocurrencia de eventos de riesgo, los líderes de procesos deben adelantar la gestión de sus riesgos y reportar al Proceso de Planeación de Sistemas de Gestión, la materialización de ellos cada vez que se presenten.” (Servicio Geológico Colombiano, 2013, págs. 1 -2) Evidencia de lo anterior en el Mapa de Riesgos se identifican los riesgos asociados al proceso de Gestión Financiera, que se muestra en la al cual corresponde el procedimiento de comisiones de servicios y cajas menores.

Figura 7. Identificación del Riesgo del Proceso de Gestión Financiera

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

GESTIÓN FINANCIERA

PROCESO:

OBJETIVO DEL PROCESO

RIESGO

Hurto de efectivo o cheques

Administrar los recursos financieros del Servicio Geológico a través de la ejecución y seguimiento presupuestal que permitan el funcionamiento de la entidad y generar información veraz y oportuna para la toma de decisiones.

DESCRIPCION

CAUSAS

CLASE DE RIESGO

EFECTOS

Perdida de dinero asignado a los contratistas o funcionarios de la entidad para el cumplimiento de las actividades del Servicio Geológico Colombiano

* Fallas en el sistema de seguridad de acceso al área * Fallas en la política de acceso a personal no autorizado * No cumplimiento de las políticas de custodia de dinero y cheques * No renovación oportuna de pólizas

Financiero

Investigación disciplinaria, Investigación entes de control (Procuraduría y Fiscalía)

Financiero

Perdía de recursos Investigación disciplinaria, Investigación entes de control (Procuraduría y Fiscalía)

Financiero

Perdía de recursos Investigación disciplinaria, Investigación entes de control (Procuraduría y Fiscalía)

Cumplimiento

Sanciones, multas, Investigación disciplinaria, Investigación entes de control (Procuraduría y Fiscalía)

Corrupción

Sanciones, multas, Investigación disciplinaria, Investigación entes de control (Procuraduría y Fiscalía)

Corrupción

Sanciones, multas, Investigación disciplinaria, Investigación entes de control (Procuraduría y Fiscalía)

Cumplimiento

Sanciones, multas, Investigación disciplinaria, Investigación entes de control (Procuraduría y Fiscalía)

* No cumplimiento No legalización de comisiones No legalización del dinero en el comisiones dentro el tiempo * Caso fortuito (muerte plazo establecido (5 días hábiles) establecido * Cambios de políticas * Fallas técnicas en el

Hurto de los fondos cuentas bancarias

No cumplimiento normatividad

Perdida de física o digital

Inconsistencia información reportada

de las

Perdía de dinero depositado en * Fallas las cuentas bancarias del banco Servicio Geológico Colombiano

la Incumplimiento a la aplicable al proceso

información

las

políticas

sistema

seguridad

del

* Falta de capacitación oportuna sobre normativa normativa * No acceso consultas externas sobre temas especializados (tributario) * Falta de alertas sobre la actualización de normas

Perdida de la información * Incumplimiento resultante de las actividades seguridad ejecutadas del proceso

Los saldos de los estados en la financieros no sean consistentes contable con la situación financiera de la entidad

Incumplimiento en entrega de informes

o robo) del Estado Sistemas

con

las

políticas

* Inconsistencia en la información contable reportada por las áreas * Inoportunidad en el reporte por parte de las áreas

Entrega inoportuna de los * Falta de planeación de las informes solcitados por los entes proceso de control y/o clientes internos

actividades del

Fuente: Mapa de Riesgos Gestión Financiera, tomado del aplicativo ISOLUCIÓN - Servicio Geológico Colombiano.

Figura 8. Seguimiento mapa de riesgo. De acuerdo a los riesgos identificados financiera, se establece el siguiente seguimiento.

en el proceso de gestión

Inicio

SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGO

PROCESO:

GESTIÓN FINANCIERA

OBJETIVO

RIESGO

Hurto de efectivo o cheques

ZONA DE RIESGO

ACCION RECOMENDADA

8. A: Zona de riesgo Alta

Reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o transferir.

No legalización de comisiones 2. B: Zona de Riesgo dentro el tiempo establecido Baja

Hurto de los fondos cuentas bancarias

No cumplimiento normatividad

de las

Realizar seguimiento al cumplimiento de los criterios establecidos Establecer mecanismos de control en la facturación en los puntos de venta POS

Asumir el riesgo, reducir el riesgo.

Establecer la política de las firmas autorizadas en las entidades financieras

3. M: Zona de riesgo Moderada

Asumir el riesgo, reducir el riesgo.

Establecer plan de contingencia en caso que se presente

6. M: Zona de riesgo Moderada

Evitar el riesgo, reducir el riesgo, compartir o Transferir

Asumir el riesgo, reducir el riesgo.

Sensibilización a las información contable

áreas

sobre

reporte

6. M: Zona de riesgo Moderada

Asumir el riesgo, reducir el riesgo.

Establecer los mecanismos de control de Jefe de facturación en los puntos POS Financieros

No. De perdida de fondos

Recursos

30-Abr-13

Documentar la Políticas de registro de firmas

No. De ocasiones de Establecer el plan de contingencia incumplimiento de normatividad

Numero de reportes con inconsistencias / Total de reportes mensuales

Establecer, documentar e implementar los mecanismos de seguridad de información física y digital Establecer planes de contingencia para recuperación de la información en caso que sea posible Establecer programa de sensibilización a las áreas Establecer programas de capacitación al personal

Coordinador de Tesorería

30-Abr-13

Jefe de Financieros

Recursos

30-Abr-13

Jefe de Financieros

Recursos

Jefe de Financieros

Recursos

Coordinador Contabilidad

Número de informes entregados Establecer como politica el cumplimiento de Establecer metodología de planeación de las actividades por fuera de los tiempos Jefe de los tiempos establecidos para entrega de del proceso establecidos / Total de informes Financieros informes presentados

Fuente: Mapa de Riesgos Gestión Financiera, tomado del aplicativo ISOLUCIÓN - Servicio Geológico Colombiano.

FECHA SEGUIMIENTO

RESPONSABLE

No. De perdida de efectivo

No. Eventos de perdida de información

Mecanismos de control de la información física y digital

Capacitación al personal del grupo de contabilidad Incumplimiento en la entrega de informes

(No. De cheques perdidos/No. De cheques emitidos) * 100

PLAN DE ACCION

(No. De comisiones no Documentar los controles establecidos Documentar las actividades legalizadas / Total de comisiones Establecer plan de contingencia en caso que se presente Procedimiento de Comisiones autorizadas) * 100

3. M: Zona de riesgo Moderada

Perdida de información física o 16. E: Zona de riesgo digital Extrema

Inconsistencia en la información contable reportada

Asumir el riesgo.

INDICADOR MATERIALIZACION DEL RIESGO

CONTROL OPTIMO

Recursos

30-May-13

30-Abr-13

30-Sep-13

30-Abr-13

La Figura 7 y Figura 8 evidencian el cumplimiento del numeral 4.1 literal g) de la NTCGP al “establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente y el logro de los objetivos de la entidad.”

5.4.5 Gestión documental. De acuerdo con las directrices del numeral 4.2. Gestión Documental de la NTCGP1000:2009, el Servicio Geológico Colombiano da cumplimiento en vista de que:  Literal a) se cuenta con una política de calidad y unos objetivos de calidad claramente definidos, identificado anteriormente en la sección del contexto de la organización; cabe resaltar que esta es divulgada, mediante su manual de calidad, su página web http://www.sgc.gov.co talleres de socialización que se realizan en todas las sedes de la entidad en los cuales se hace entrega de folletos y materiales como cuadernos de uso personal donde se enmarca esta política y su mapa de procesos entre otros, igualmente en las instalaciones de la entidad se encuentran paneles donde están plasmada la política de calidad, sus objetivos y marco estratégico, estos paneles están en cada una de las oficinas de los Grupos de Trabajo, y en los pasillos se encuentran pantallas de televisión donde se realiza igualmente la proyección de la misma con otra información de interés tanto para los colaboradores como los usuarios.  Literal b) Se tiene establecido un manual de calidad, el cual se encuentra publicado en la aplicación ISOLUCIÓN, a disposición de los funcionarios y contratistas de la entidad, el cual se ha venido ajustando a las funciones de acuerdo a la reestructuración. (ver Anexo, Manual de Calidad) Igualmente cabe indicar que este cumple con lo establecido en el numeral 4.2.2  Literal c) los procedimientos se encuentran documentados, y muchos de estos están pasando por una revisión para el respectivo ajuste y rediseño como el caso específico de esta práctica empresarial en cuanto a los procesos de comisiones de servicios y cajas menores. En cumplimiento con el numeral 4.2.2 el Manual de Calidad del SGC describe el sistema de gestión de calidad, su objetivos es “presentar la estructura del sistema de gestión de calidad de la Calidad del Servicio Geológico Colombiano, con base en los requisitos de las Normas NTC GP 1000:2009, así como su alineación con el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, dentro de un enfoque integral orientado a satisfacer las necesidades de todos las partes interesadas”. Aplica para todas las dependencias que hacen parten del Servicio Geológico Colombiano, no tiene exclusiones a la norma e identifica las interrelaciones y los deberes de los colaboradores responsables del óptimo desempeño del sistema.

El Servicio Geológico Colombiano cuenta con el procedimiento de control de documentos, en el cual define las disposiciones para los documentos de origen interno y externo; adicionalmente se cuenta con el procedimiento de identificación y evaluación de la normatividad aplicable a la entidad para el control de los mismos. Los documentos se encuentran relacionados en el listado de documentos en el aplicativo de ISOLUCIÓN para los internos y en el normograma para los de origen externo. Según las directrices del numeral 4.2.3 control de documentos se pudo evidenciar dentro del desarrollo de la práctica empresarial y la elaboración de este trabajo que los documentos del sistema de gestión institucional tiene establecidos los siguientes controles:  Los documentos son aprobados antes de ser emitidos y publicados en ISOLUCIÓN, labor que está establecida en él (Servicio Geologico Colombiano, 2015).  La revisión y actualización de los documentos está a cargo del Grupo de Trabajo Planeación, que se encargan de validar si los procesos siguen vigentes o han presentado cambios, para así solicitar a las respectivas áreas la actualización, aprobación y publicación en el aplicativo, y a su vez la respectiva divulgación.  La oficina asesora de planeación quien tiene a su cargo la administración del aplicativo ISOLUCIÓN, se encarga de identificar los cambios, el estado de la versión vigente de los documentos, que estos sean legibles y de fácil identificación.  El control de la distribución de los documentos está a cargo de la oficina asesora de planeación, por ende cualquier documento que se requiera se debe solicitar a ellos por escrito, y así ellos realizan el respectivo control, evidencia de ello son algunos de los anexos de este trabajo, en los cuales se observa un texto de fondo que dice “ COPIA NO CONTROLADA”, estos documentos están para consulta en el aplicativo pero no pueden ser descargados, si se requiere se debe hacer la respectiva solicitud.

Igualmente las directrices del numeral 4.2.4 Control de los registros, el Servicio Geológico Colombiano cuenta con el procedimiento de Control de Registros que define las disposiciones establecidas para su acceso, recuperación y consulta en las tablas de retención documental, acorde con la ley 594 de 2002. Todos los registros pertenecientes al SGI se identifican, almacenan, protegen y recuperan de acuerdo a lo establecido en las tablas de retención documental definidas para cada dependencia. El control de los registros magnéticos está establecido mediante las políticas del proceso de Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones.

5.4.6 Responsabilidades de la dirección. Por otra parte en cuanto a las responsabilidades de la Dirección de las que se habla en el numeral 5, se puede evidenciar lo siguiente:  El numeral 5.1 Compromiso de la dirección, en el SGC este numeral se cumple mediante el compromiso de la alta dirección encabeza del Director General, (Servicio Geólogico Colombiano) se evidencia en las actividades descritas en el proceso de direccionamiento estratégico Institucional (Servicio Geólogico Colombiano)las cuales incluyen entre otras las disposiciones para:    

Divulgación de la política y objetivos de calidad. Cumplimiento de la normatividad aplicable. Revisión por la dirección del SGI. Asegurar los recursos necesarios para la implementación y mantenimiento del SGI.

 En cuanto al numeral 5.2 Enfoque al cliente (Servicio Geólogico Colombiano) La Dirección de la entidad dentro del proceso de direccionamiento estratégico institucional asegura dentro del marco estratégico de la entidad las necesidades y expectativas de sus clientes adicionalmente dentro del proceso de Comunicaciones. Se caracterizaron las partes interesadas del Servicio Geológico Colombiano y se identifican sus necesidades y expectativas en el proceso de Comunicación y participación ciudadana, adicionalmente dentro del proceso de Direccionamiento Estratégico Institucional se define el marco estratégico institucional el cual incluye el enfoque del cliente para asegurar su cumplimiento. Adicionalmente los procesos misionales, se realizó la identificación de los clientes del Servicio Geológico Colombiano, de acuerdo a los diferentes productos y servicios, se conocen los requisitos y las necesidades a cumplir, los cuales se encuentran documentados en las fichas de la planificación del producto y/o servicio y los requisitos legales aplicables relacionados en el Normograma para cada uno de los procesos.  Numeral 5.3 Política de calidad, el SGC con la alta Dirección definieron la política y objetivos de calidad, que se ajusta al objeto para el cual fue creada la entidad, igualmente es coherente con el plan de desarrollo, los planes sectoriales y de desarrollo administrativo, el Sistema de Control Interno, los planes estratégicos establecidos y ha sido divulgada a los funcionarios públicos. Una vez al año se realiza una actividad de socialización y entendimiento con los colaboradores y se revisa su conveniencia mínimo una vez al año por la Dirección para una adecuación continua.

De acuerdo al numera 5.4 el Servicio Geológico colombiano estableció lo siguiente: 5.4.7 Objetivos de calidad: Mediante la metodología de despliegue de la Política de calidad se identificaron y definieron los objetivos de calidad, los cuales permiten identificar los mecanismos de seguimiento y medición de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema de gestión de la calidad. 5.4.7.1 Planificación del sistema de gestión de calidad: la planificación del SGI se realiza y revisa de acuerdo a las competencias del Servicio Geológico Colombiano. La normatividad aplicable, su misión, el alcance del SIG, de tal forma que las actividades que se ejecutan tienen al cumplimiento de su función para satisfacer las necesidades de los usuarios y clientes. La planeación de mediano plazo se evidencia a través de los planes de acción anuales, los cambios que afecten la operación de los proceso incluyendo la normatividad aplicable, son insumo para actualizar la documentación del SIG y su planificación. Para dar cumplimiento al numeral 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación, el SGC estableció para ello lo siguiente: 5.4.7.2 Responsabilidad y autoridad: la alta Dirección encabeza del Director General han definido las líneas de responsabilidad y autoridad de las diferentes instancias, mediante la expedición de actos administrativos para la asignación de funciones y competencias de cada una de las dependencias de la Entidad mediante la conformación de grupos de trabajo y áreas de desempeño. Además la responsabilidad y autoridad se apoya en el organigrama y dentro de cada uno de procedimientos y caracterizaciones de procesos se identifica el responsable asignado.

5.4.7.3 Representante de la Dirección El Director General asigna la responsabilidad y autoridad para la implementación del SGI al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como representante de la dirección.

5.4.7.4 Comunicación interna el proceso de comunicación y participación ciudadana, mediante su plan comunicaciones establece la comunicación interna de doble vía, que permiten la unidad de criterios y la permanente actualización de funcionarios y contratistas, en el contexto de una eficaz gestión de la calidad dentro de la Entidad. Para ello cuenta con herramientas como página Web, carteleras, boletines, geoflash, medios audiovisuales, correo electrónico; de tal forma que se garanticen los mecanismos de difusión de las comunicaciones organizacional e informativa.

 En el consecución del numeral 5.6 Revisión por la Dirección el sistema de gestión institucional se revisa mínimo una vez al año o cuando se detecte la necesidad de revisar su eficacia, eficiencia y efectividad y a su vez determinar las oportunidades de mejora.  La información que se revisa se compone de los siguientes elementos:          

Resultado de las auditorías Retroalimentación satisfacción usuario Informe de peticiones, quejas y reclamos Resultado de indicadores Estado de las acciones correctivas y preventivas Informe de servicios no conformes El resultado de la gestión realizadas a los riesgos identificados Seguimiento a resultados de revisión por la dirección anteriores Cambios que puedan afectar el Sistema de Gestión Institucional Recomendaciones para la mejora

 Resultado de la revisión Los compromisos resultantes de la revisión por la dirección se incluyen en el acta, tales como:  Propuesta de mejora de los servicios y productos  Propuestas de mejora de los procesos del SGI.  Necesidades de recursos para el SGI.  La Revisión por la Dirección deja evidencia de los temas tratados en el acta de comité directivo SGI en la cual participan los líderes de los procesos.  Para la gestión de los recursos del que establece el numeral 6, el SGC se cuenta con el proceso de gestión financiera, planifica los recursos necesarios para asegurar la sostenibilidad financiera del Instituto. Los recursos necesarios para cada uno de los procesos relacionados con el recurso humano y físico se identificaron y documentaron en sus correspondientes caracterizaciones y para la prestación del producto y/o servicio se documentaron en la ficha de planificación de la realización del producto y/o servicio.

De acuerdo con lo anterior y con el manual de calidad (Servicio Geólogico Colombiano) se puede evidenciar que el Sistema de Gestión Institucional da cumplimiento a la NTCGP1000:2009. Y es en este punto de la provisión de recursos donde se encuentran los procesos trabajados en la práctica empresarial, y a continuación se evidenciara su desarrollo.

5.5 DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA EMPRESARIAL

Como parte de la opción de grado de práctica empresarial, se acordó con el doctor Edgar González Sanguino, Jefe de la Unidad de Recursos Financieros a finales de marzo de 2014, la realización de la práctica empresarial en la entidad, orientada a la actualización y documentación del proceso de comisiones. A la vez, un manual que ilustre el uso del aplicativo Web SAFI que sirva de herramienta práctica empresarial para los comisionados de la entidad, así como del proceso de constitución, ejecución, legalización y cierre de las cajas menores a nivel nacional de la entidad, solicitud que se hace por la necesidad de unificar, actualizar y documentar dichos procesos, debido a los cambios que se han presentado por la reestructuración del Servicio Geológico Colombiano.

Los procesos desarrollados en la práctica empresarial, se encuentra dentro de los procesos de apoyo, para el SGC, requeridos para proveer los recursos necesarios en los demás procesos, donde se encuentran los de la Unidad de Recursos Financieros en la cual se desarrollan diferentes procesos que lleva a cabo una secuencia de actividades en las que las entradas y salidas del procedimiento de comisiones y el de cajas menores conforman las entradas y salidas de otros.

De acuerdo con los aspectos teóricos y conceptuales, los procesos de comisiones de servicio y cajas menores cumplen con la definición de proceso dado que, en estos se debe realizar una secuencia de actividades que se evidencian en el manual de cada proceso, que se desarrollan con recurso humano como lo es personal de la Unidad de Recursos Financieros y demás áreas, tecnológico sistemático, es decir el SIIF, SPGR, y Web SAFI, para obtener una salida como resultado del proceso ya sea la ejecución y legalización de la comisión o de recursos de caja menor para cubrir gastos de emergencia e imprevisto, para cumplir con la misión de la Entidad.

La práctica empresarial inicio con la revisión del sistema de gestión Institucional, como se evidenció anteriormente, posteriormente se revisaron los documentos de los procesos de comisiones de servicios y cajas menores, para definir los aspectos y actividades a rediseñar y/o actualizar en pro de cumplir con la política y los objetivos de calidad, para un mejoramiento continuo. Para el desarrollo de la práctica, se contó con la asesoría del Grupo de Trabajo de Planeación del SGC, quienes tienen la función de velar por el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos exigidos, por la norma para los procesos; igualmente mantuvo el contacto permanente con la Coordinadora del Grupo de Trabajo Presupuesto quien es la líder de los dos procesos, por ende está encargada de 52

revisar la documentación para posterior aprobación del Jefe de la Unidad de Recursos Financieros.

Se realizó la consulta de las manuales, instructivos y formatos vigentes de los procesos en ISOLUCIÓN, para establecer y solicitar la anulación, modificación o creación de los que se requieran, solicitud que es validada y aprobada por el personal del Grupo de Trabajo de Planeación que a su vez emiten los códigos y versiones de los mismos en el aplicativo.

Para el levantamiento de la información se realizaron reuniones con las personas responsables que intervienen en los procesos, para establecer inicialmente si conocen el proceso y a su vez conocer como ejecutan las actividades a cargo.

Una vez recopilada esta información se reconoce que se debe incluir y que no se debe incluir, se procedió a redefinir el objeto y el alcance los procesos, se determinó que personas y aéreas pueden utilizar y hacer parte de los procesos, se generó lista de las actividades y sus respectivos responsables, identificando con que otros procesos interactúan.

De acuerdo con lo obtenido y definido anteriormente se inició la elaboración de los manuales de procedimiento, en el cual se establece el objetivo, el alcance, la base legal, las condiciones generales, definiciones y el desarrollo de las actividades con su respectiva descripción para una clara comprensión y estableciendo cual es la evidencia o soporte de dichas actividades.

Se realizaron reuniones de socialización con el Jefe de La Unidad de Recursos Financieros y el Grupo de Trabajo de Presupuesto, por ser los administradores de los procesos, reuniones que permitieron obtener opiniones, recomendaciones y aportes para mejorar el documento; proceso que conllevo cerca de cuatro meses, por falta de tiempo para llevar dichas reuniones, pero una vez ajustado en su totalidad los manuales se cargaron en el aplicativo ISOLUCIÓN, para que por este medio se diera revisión por parte de Martha Capera, Coordinadora del Grupo de Trabajo de Presupuesto, y aprobación del Doctor Edgar González Sanguino como Jefe del Grupo de Trabajo de Planeación.

Con la aprobación y publicación de los manuales de los procesos y la guía, se procede a elaborar el diagrama de flujo de proceso, como una herramienta que representa gráficamente los procesos, dando una mayor precisión y claridad de las actividades de los procesos el cual no existía en las versiones anteriores, 53

dado que no son requisito en la Entidad para aprobación de los manuales. A continuación se enuncian los problemas de cada uno de los procesos y a su vez el resultado de la práctica empresarial en cada uno.

5.5.1 Proceso de comisiones de servicio. Las comisiones surgen cuando un funcionario o contratista de la entidad mediante acto administrativo proferido por el ordenador del gasto debe ejercer temporalmente las funciones de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo, o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del que es titular.

Para cumplir los objetivos y la misión institucional del Servicio Geológico Colombiano, se deben realizar comisiones, para ello se estableció el procedimiento de Comisiones de Servicios, cabe mencionar que por el volumen de comisiones y el presupuesto asignado para ellas es importante contar con un procedimiento claramente definido, documentado y divulgado. En la vigencia 2014 se solicitaron un total de 3.578 comisiones ejecutadas con un presupuesto total de $12.744.521.001 con recursos del Presupuesto General de la Nación y Sistema General de Regalías.

Al inicio de la práctica empresarial se encontraba vigente la versión 5 del procedimiento (Ver anexo 5) de acuerdo a este se realizó la respectiva actualización y rediseño dado que se encontraron las siguientes falencias:  Dentro del objetivo solo se hacía referencia a los criterios del desarrollo de las comisiones.  Desactualización de la base legal.  Algunas definiciones no estaban ajustadas a la normatividad.  No hay claridad en algunas actividades por ejemplo la actividad 2 y 4 son la misma pero su descripción varía muy poco, y en la práctica empresarial en la actividad 4 es otra que no coincide con lo que está documentado en dicha actividad.  El flujo del proceso presenta inconsistencia, porque está documentado de forma errónea.  Se omitió la actividad de realizar solicitud de elementos a almacén, actividad que si era realizada.

 El Grupo de Planeación solo intervenía en el proceso cuando la financiación de la comisión era con recursos de inversión, (actividad que no estaba documentada, pero si se realizaba.  En el aplicativo Web SAFI, no existe una clasificación de la dirección por la cual fue programada las comisiones, por ende al momento de generar informes se realizaban filtros manuales, dado que un proyecto puede ser utilizado por más de una dirección.  Se incluyó la fuente de financiación con recursos del sistema general de regalías, generando así la implementación del Sistema Presupuestal y Giro de Regalías -SPGR-, y no se encuentra documentado.  Reproceso por no encontrarse documentado la inclusión del SPGR.  No existen alertas en el aplicativo que indique que las comisiones han excedido el tiempo para ser legalizadas.  No existe diagrama de proceso.  No existe instructivos de legalización de comisiones, de elaboración de las resoluciones y del manejo en general del Web SAFI.  Las resoluciones de desplazamiento sin gastos, adición de destinos, modificación o anulación, eran elaboradas manualmente, generando errores y reimpresiones.  Se omitieron formatos en la documentación complementaria, los cuales son necesarios en el proceso.  En la documentación complementaria no se contempla los manuales, instructivos y guías de SIIF.  El proceso genera numerosas impresiones, que no aportan a la política de cero papeles.

De acuerdo con estas falencias en el proceso, con la práctica empresarial se buscó eliminarlas o minimizarlas, aportando así a la mejorara del proceso. En la Tabla 5, se hace un comparativo del contenido de la versión 5 y la versión 6 del procedimiento de comisiones, y el resultado obtenido en esta última.

Tabla 5. Comparativo Manual de Procedimiento de Comisiones de Servicio Versión 5 (ver anexo)

Versión 6 (Resultado del rediseño)

Objetivo: Establecer los criterios para el desarrollo de las comisiones de servicios y desplazamientos de funcionarios y contratistas del Servicio Geológico Colombiano.

Objetivo: Establecer los criterios para la programación y legalización de las comisiones de servicios y desplazamientos de los funcionarios y contratistas del Servicio Geológico Colombiano.

Alcance: Este procedimiento aplica para la elaboración del Plan de Comisiones, el registro, la legalización y cierre de la misma.

Alcance: Este procedimiento aplica para la elaboración de la programación de comisiones, el acto administrativo que la autoriza, el pago, la legalización y cierre de la misma.

Base legal: no está en orden cronológico de expedición de las leyes y Decretos. Se omitieron Leyes y Decretos.

Base legal: Se organizaron las leyes y Decretos en orden cronológico de su expedición. Se actualizo la base legal y se incluyó normatividad omitida en la anterior versión:  Ley 819 de 2003, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.  Decreto 4730 de 2005, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto.  Decreto 1957 de 2007, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia.  Decreto 4836 de 2011, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010 y se dictan otras disposiciones en la materia.  Resolución 131 del 25 de febrero de 2014 emitida por el Servicio Geológico Colombiano, "Por medio de la cual se adopta el Reglamento de Comisiones".

Resultados En la versión 5 solo se contempló como objetivo el desarrollo, es decir su ejecución, y este proceso está contemplado con las actividades desde la programación hasta la legalización. El desarrollo de las comisiones es una actividad de los procesos de cada una de las áreas que requieren realizar comisiones, por ende no está inmerso en este proceso. En la versión 5 se omitieron aspectos importantes como lo son el acto administrativo que autoriza la comisión y el pago de la mismas para su ejecución.

Se cuenta con una base legal más completa y organizada, para mayor comprensión.

Versión 5 (ver anexo) Definiciones: Se contemplaron definiciones que no corresponden como por ejemplo:

Versión 6 (Resultado del rediseño) Definiciones: Las definiciones fueron tomadas de la normatividad y de la Resolución 131 de 2014. Se realizó la inclusión de definiciones que fueron omitidas anteriormente, y de definiciones necesarias por la incorporación del presupuesto del sistema de regalías, como lo son:

 Autorización para el desplazamiento de un contratista de prestación de servicios: El desplazamiento de un contratista  de prestación de servicios se autoriza por el mismo procedimiento utilizado para autorizar las comisiones de  servicios de los empleados públicos del Instituto  

Condiciones generales: a. El Director General del Servicio Geológico Colombiano, anualmente expide la resolución por medio de la cual se adopta el reglamento de comisiones para los funcionarios y contratistas de prestación de servicios.

La definición de Autorización para el desplazamiento de un contratista de prestación de servicios, fue remplazada por la definición de desplazamiento de un contratista de prestación de servicios. Resolución de desplazamiento sin gastos, definición que no había sido contemplada, pero que si es utilizada en el proceso. Sistema de presupuesto y giro de regalías (SPGR), necesaria por la fuente de financiación de regalías. Web SAFI ERP – SGR, necesario porque una vez incorporado el presupuesto de regalías, se requirió implementar este aplicativo.

Resultados

Se actualizaron la definición de los términos utilizados en el proceso.

Condiciones generales: a. El Director General del Servicio Geológico Colombiano, expide la resolución por medio de la cual se adopta el Reglamento de Comisiones para los Empleados Públicos del Servicio Geológico Colombiano que sean comisionados a prestar sus servicios fuera de la sede habitual de trabajo y el reconocimiento de los gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios y delega una función en el Secretario General del Servicio Geológico Colombiano o quien haga sus veces. La función es actualizar y modificar las tarifas señaladas en la Tabla de tarifa de viáticos para los contratistas, las cuales serán proferidas e informadas mediante circular suscrita por el Secretario General y el Jefe de la Unidad de Recursos Financieros o quien haga sus veces.

a. Para dar cumplimiento a la política de cero papel, solo se realizara actualización de las tarifas mediante circular expedida por el Secretario General y el Jefe de la Unidad de Recursos Financieros, dado que se observó que año a año la resolución solo cambiaba en sus tarifas, por ende en la 131 de 2014, se ajustó de tal forma que no requiera expedirse anualmente, sino que sea esta la que quede vigente, evitando así un desgaste administrativo.

b. La programación de recursos por comisión o desplazamiento con la solicitud de CDP se deberá entregar en la Unidad de Recursos Financieros - Grupo de Presupuesto, diez (10) días antes de la fecha de salida a la comisión, con el fin de tener la resolución que la autoriza ocho (8) días antes de la fecha de salida, tiempo mínimo que exige el Grupo de Servicios Administrativos para realizar la solicitud del tiquete aéreo.

Desarrollo:

No hay claridad ni consistencia en las actividades 2 y 4 y sus respectivas descripciones. La actividad 20 tiene como responsable al Profesional del Grupo de Presupuesto y el responsable de esta actividad es del Técnico del Grupo de Contabilidad.

Se incluyó la actividad 6 de solicitud de elementos al almacén, que había sido omitida.

La actividad 22 no se debe realizar después del pago de la comisión, al contrario debe realizarse en la programación de la comisión, dado que si la entidad no suministra el servicio de transporte, se debe asignar presupuesto para cubrir este gasto.

Se incluyó la actividad 8, dado que no se diferenciaba que esta actividad la realizaba una persona distinta al responsable asignado por el área con perfil programador. Se incluye la actividad 10 y 11 como una actividad de control, permitiendo así que el Grupo de Planeación, verifiquen la disponibilidad de recursos dentro del presupuesto de cada proyecto del Plan Operativo Anual de cada Dirección. Se incluyó la actividad 30 evidenciando la carga Masiva de CDP’s, RP´s y órdenes de pago de SIIF a Web SAFI. Se incluye las actividades 40, 41 y 43 con respecto a los reintegros y que había sido omitida. Se incluye las actividades 48 y 49, que habían sido omitidas y no reflejaban el fin del proceso.

Se incluyó los tiempos para entregar la programación de comisión, con el fin de cumplir con la política de austeridad, dado que estos tiempos permite solicitar tiquetes con anterioridad a menor costo.

Se incluyeron las directrices g, I, j, m, n, r, t, u. Dado que se presentaban numerosas consultas, por la falta de claridad en estos temas.

Las actividades van en la secuencia del flujo del proceso, permitiendo así una secuencia lógica con las actividades existentes. Se incluyeron actividades que habían sido omitidas. Se incluye las actividades concernientes al manejo de los aplicativos de Web SAFI-PGN y SGR, SIIF y SPGR, adoptados como sistemas de información financiera según la fuente de financiamiento de los recursos.

Versión 5 (ver anexo) Documentación complementaria:

Versión 6 (Resultado del rediseño) Documentación complementaria:

Resultados

o Informe ejecutivo de comisión Se incluyeron formatos, guías y manuales tales como: o Certificado de permanencia  Solicitud de certificado de  Solicitud de elementos almacén disponibilidad presupuestal - CDP  Manual ejecución presupuestal cadena básica SIIF  Solicitud de pasajes aéreos  Guía como aplicar reintegros en SIIF nación  Solicitud de vehículos para  Pago de obligaciones presupuestales y no comisión presupuestales.  Procedimiento de pago de Gastos de transporte en campo. obligaciones presupuestales y no  Recibo de campo. Se incluyeron formatos que fueron presupuestales omitidos, guías y manuales de SIIF que  Instructivo de elaboración y son necesarios para el desarrollo de entrega de certificado de algunas actividades del proceso. disponibilidad presupuestal.  Instructivo de expedición y entrega de registro presupuestal. Instructivo de cuentas por pagar.  Instructivo de solicitud de transporte Instructivo legalización de comisiones en aplicativo SAFI.  Formato de Programación de Recursos por comisión o desplazamiento.  Formato de Registro presupuestal Fuente: elaboración propia a partir de (Manual Procedimiento de Comisiones de Servicios- Versión 5 , 2013) y (Manual Procedimiento de Comisiones de Servicios- Versiòn 6, 2014)

De otro lado, considerando los riesgos identificado en el mapa de riesgo de la Gestión Financiera, se establecieron los siguientes controles en el rediseño del proceso de comisiones de servicios, como se presenta en la Tabla 6.

Tabla 6. Controles procedimiento de comisiones de servicio CONTROLES RIESGO

No legalización de comisiones dentro el tiempo establecido

EXISTE

DESCRIPCIÓN 

Se solicitó a Software House, administrador del aplicativo Web SAFI, la elaboración de un informe de comisiones pendientes de legalizar, con el fin de realizar filtros, correspondientes a los tiempos de ejecución y legalización. Los comisionados que presenten mora en sus legalizaciones se les envía correo electrónico recordándole las directrices del procedimiento y de la normatividad a cumplir.



Una vez enviado el correo de alerta de legalización y no ser atendida, se envía correo al jefe inmediato.



El incumplimiento de los tiempos de legalización es causal para ser reportado a la oficina de control interno.

Fuente: Elaboración propia a partir del (Manual Procedimiento de Comisiones de ServiciosVersiòn 6, 2014)

5.5.1.1 Manual de procedimiento de comisiones versión 6 (resultado del rediseño).

PROCEDIMIENTO COMISIONES DE SERVICIOS

VERSIÓN: 6 CÓDIGO: PR-FINCOM-001 FECHA VIGENCIA: 29/Dic./2014

1. OBJETIVO Establecer los criterios para la programación y legalización de las comisiones de servicios y desplazamientos de los funcionarios y contratistas del Servicio Geológico Colombiano.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la elaboración de la programación de comisiones, el acto administrativo que la autoriza, el pago, la legalización y cierre de la misma.

3. BASE LEGAL Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación, Decreto 111 del 15 de enero de 1996. Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único en lo concerniente a las responsabilidades administrativas y disciplinarias previstas en la presente Ley. Ley 819 de 2003, por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Decreto 4730 de 2005, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto. Decreto 1957 de 2007, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. Decreto 4836 de 2011, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010 y se dictan otras disposiciones en la materia. Ley Anual del Presupuesto y su Decreto de Liquidación. Promulgación y actualización anual de las disposiciones generales. Decreto Anual expedido por el Gobierno Nacional mediante el cual se fijan las asignaciones básicas mensuales de las escalas de remuneración mensual correspondiente a los empleados públicos. Decreto anual expedido por el Gobierno Nacional mediante el cual se fija la escala de viáticos para los empleos públicos. Resolución 131 del 25 de febrero de 2014 emitida por el Servicio Geológico Colombiano, "Por medio de la cual se adopta el Reglamento de Comisiones".

4. DEFINICIONES CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Documento expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso.

CLASES DE GASTOS AUTORIZADOS: Para toda comisión de servicio o desplazamiento y según la característica de la misma se podrán autorizar viáticos, gastos de viaje, jornales, materiales y suministros, mantenimiento y los demás gastos requeridos para el cumplimiento del objeto de la comisión de servicios o desplazamiento, siempre que hayan sido estipulados en la programación de recursos por comisión o desplazamiento. COMISIÓN DE SERVICIOS: Cuando un empleado mediante acto administrativo proferido por el Ordenador del Gasto debe ejercer temporalmente las funciones de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo, o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del que es titular. CERTIFICADO DE PERMANENCIA: Es el documento expedido por autoridad o empleado competente, en el cual certifica el sitio de estadía, el día de llegada y el día de salida de un empleado público o de un contratista de prestación de servicios del SGC en cumplimiento de una comisión de servicios o desplazamiento. En el certificado además de la firma se debe indicar el nombre, apellido, cargo y entidad del empleado que certifica, así como el lugar y la fecha de expedición del mismo; en las observaciones se debe aclarar el número de días pernoctados y sin pernoctar. COMISIONES EXTRAORDINARIAS: Son aquellas que se requieren para atender casos urgentes, imprevistos o extraordinarios, que tienen su origen en peticiones expresas de autoridades judiciales u otros entes gubernamentales o particulares; para tramitar estas comisiones se debe anexar a la programación de recursos por comisión o desplazamiento, copia de los oficios mediante los cuales se hacen los requerimientos a las diferentes dependencias del SGC. DESPLAZAMIENTO DE UN CONTRATISTA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Cuando el contratista de prestación de servicios debe cumplir temporalmente las obligaciones estipuladas en su contrato en lugares diferentes al lugar de ejecución del contrato, estos desplazamientos se autorizan con el mismo procedimiento de las comisiones de servicios de los empleados. GASTOS DE VIAJE: Reconocimiento a los empleados públicos y contratistas de prestación de servicios (cuando el respectivo contrato lo estipule) para gastos de transporte (taxis entre aeropuertos que se encuentren fuera del perímetro urbano, transporte intermunicipal, servicios de transporte contratado, transporte de carga, transporte fluvial o marítimo), en cumplimiento de una comisión de servicios o desplazamiento y la entidad no suministre el respectivo transporte. OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL: Es el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos,

servicios prestados y demás exigibles pendientes de pago, incluido los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. PROGRAMACIÓN DE RECURSOS POR COMISIÓN O DESPLAZAMIENTO: Es el documento con el cual se programan las comisiones de servicio o desplazamiento para los funcionarios y contratistas (cuando el respectivo contrato lo estipule) y contiene la siguiente información: área, tipo de comisión, proyecto interno, objetivos y actividades de la comisión de servicios o desplazamiento, el nombre de los comisionados, el sueldo y la tarifa de viáticos, los días de comisión, la fecha de salida, el tipo de transporte y los objetos de gasto con sus respectivos valores. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO (RP): Es La imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Indica el valor y plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso. RESOLUCIÓN DE COMISIÓN DE SERVICIOS: Acto Administrativo mediante el cual se ordena la realización de una comisión de servicio a un empleado público, cuando debe desarrollar sus funciones fuera de la sede habitual de trabajo, en ella se estipulará el tipo de transporte, el nombre, la dependencia, la tarifa de viáticos, los días de la comisión, la fecha de salida, el valor de los viáticos y gastos de viaje y otros gastos. RESOLUCIÓN DE DESPLAZAMIENTO: Acto Administrativo mediante el cual se ordena la realización de un desplazamiento a un contratista de prestación de servicios, cuando debe desarrollar sus actividades fuera del lugar de ejecución del contrato, en ella se estipulará el tipo de transporte, el nombre, la dependencia, la tarifa de viáticos, los días de la comisión, la fecha de salida, el valor de los viáticos y gastos de viaje y otros gastos. RESOLUCIÓN DE DESPLAZAMIENTO SIN GASTOS: Acto administrativo mediante el cual se ordena el desplazamiento de un funcionario o contratista del Servicio Geológico Colombiano dentro del perímetro de la sede habitual de trabajo para atender casos relacionados con la misión institucional ó cuando por convenios o solicitudes expresas de otras entidades requieran desplazarse fuera del perímetro de la sede habitual de trabajo y estas entidades asuman los gastos. SEDE O LUGAR HABITUAL DE TRABAJO: Se entiende por ciudad sede o lugar habitual de trabajo, el perímetro o límite territorial del municipio o localidad 63

donde se encuentra situada la oficina o dependencia a la cual ha sido asignado el empleado o contratista de prestación de servicios y en la cual presta sus servicios en forma regular. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF NACIÓN): Constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional y sus subunidades descentralizadas, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. SISTEMA DE PRESUPUESTO Y GIRO DE REGALÍAS (SPGR): Es la herramienta informática a través de la cual el Ministerio de Hacienda y Crédito Público desarrolla las funciones que le fueron otorgadas por la Constitución Política y las leyes en relación con el Sistema General de Regalías -SGR-, especialmente en lo concerniente a la consolidación, asignación, administración y giro de los recursos entre los beneficiarios, destinatarios y administradores del SGR; la formulación y presentación del proyecto de presupuesto del SGR ante el Congreso de la República y la elaboración de los estados financieros del SGR. VIÁTICOS: Reconocimiento realizado a los empleados públicos y contratistas de prestación de servicios (cuando el respectivo contrato lo estipule), de los gastos por concepto de alojamiento y alimentación, cuando previo acto administrativo, deben desempeñar las funciones y/o actividades en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo o de ejecución del contrato. WEBSAFI ERP - PGN: Sistema Administrativo Financiero Integrado Enterprise Resource Planning, para proyectos internos financiados con recursos del Presupuesto General de la Nación. WEBSAFI ERP - SGR: Sistema Administrativo Financiero Integrado Enterprise Resourse Planning, para proyectos internos financiados con recursos del presupuesto del Sistema General de Regalías.

5. CONDICIONES GENERALES a. El Director General del Servicio Geológico Colombiano, expide la resolución por medio de la cual se adopta el Reglamento de Comisiones para los Empleados Públicos del Servicio Geológico Colombiano que sean comisionados a prestar sus servicios fuera de la sede habitual de trabajo y el

reconocimiento de los gastos de desplazamiento para los contratistas de prestación de servicios y delega una función en el Secretario General del Servicio Geológico Colombiano o quien haga sus veces. La función es actualizar y modificar las tarifas señaladas en la Tabla de tarifa de viáticos para los contratistas, las cuales serán proferidas e informadas mediante circular suscrita por el Secretario General y el Jefe de la Unidad de Recursos Financieros o quien haga sus veces. De igual forma se actualizarán las siguientes tarifas: •Taxis entre aeropuertos se incrementará de acuerdo al IPC establecido anualmente por el Gobierno Nacional. •Jornales se incrementará en la misma proporción del aumento del salario mínimo legal mensual vigente establecido anualmente por el Gobierno Nacional. b. La programación de recursos por comisión o desplazamiento con la solicitud de CDP se deberá entregar en la Unidad de Recursos Financieros - Grupo de Presupuesto, diez (10) días antes de la fecha de salida a la comisión, con el fin de tener la resolución que la autoriza ocho (8) días antes de la fecha de salida, tiempo mínimo que exige el Grupo de Servicios Administrativos para realizar la solicitud del tiquete aéreo. c. El Secretario General como ordenador del gasto, firmará los actos administrativos que autorizan las comisiones de servicio y de desplazamiento de los comisionados del Servicio Geológico Colombiano, de conformidad con la programación de recursos por comisión. Le corresponde a la Secretaría General numerar, fechar y llevar el control de los actos administrativos de los comisionados autorizados para desplazarse dentro y fuera de la sede habitual de trabajo o de ejecución de su objeto contractual en el Servicio Geológico Colombiano. d. En ningún caso podrá realizarse una comisión de servicio o de desplazamiento sin que medie la respectiva Resolución de comisión. e. En las comisiones de servicio o desplazamiento a sitios cuya distancia de la sede habitual de trabajo sea inferior o igual a 40 kilómetros no se autorizará pernoctar, por lo tanto, se autorizará medio día de viáticos y los gastos requeridos para el cumplimiento de la comisión. f. Una comisión de servicio y/o desplazamiento en el territorio nacional podrá programarse inicialmente hasta por veintidós punto cinco (22.5) días, dicho término es prorrogable hasta por un término igual, cuando por la naturaleza especial de las tareas que deban desarrollarse así se requiera. En casos especiales plenamente justificados, los ordenadores del gasto podrán solicitar

una segunda prórroga hasta por un máximo de quince (15) días adicionales. En ningún caso podrá ordenarse una comisión mayor a sesenta (60) días o de carácter permanente. g. Los ordenadores del gasto no podrán ordenar comisiones a un mismo comisionado del Servicio Geológico Colombiano, donde sumados el total de días de viáticos superen 179 días de comisión en el año. h. En la programación de recursos por comisión se deberá estipular sobre las comisiones que requieran realizarse con INTERRUPCIONES, estas comisiones a partir de la fecha en que se empiecen a ejecutar no podrán exceder treinta (30) días calendario, tampoco podrá prorrogarse y no deberán programarse otras comisiones dentro de este período de tiempo, con excepción de aquellas que correspondan a comisiones extraordinarias. i. A través del aplicativo Web-SAFI los comisionados recibirán en el correo electrónico la programación de recursos por comisión o desplazamiento, en ella se describirá el valor de los viáticos y el sueldo base con el cual fueron liquidados, así como el valor de los gastos de viaje y demás objetos de gasto programados para desarrollar las actividades de la comisión. El funcionario o contratista deberá cerciorarse de contar con la disponibilidad de tiempo para ejecutar la comisión, que el sueldo base sea el que se encuentre devengando, que los sitios correspondan a los programados a visitar y que el presupuesto asignado para cada uno de los objetos de gasto obedezca a los gastos que se efectuarán en la comisión. Cualquier inconsistencia deberá ser informada al jefe inmediato y/o jefe de proyecto para que se realice oportunamente la corrección. Si al recibir la resolución de comisión o desplazamiento persiste el error, el comisionado deberá informar al jefe de presupuesto y no podrá ejecutar la comisión hasta tanto se haya corregido el error. j. Cuando para el cumplimiento de las labores no se requiera pernoctar en el lugar de la comisión se reconocerá el cincuenta por ciento (50%) del valor fijado en la tabla de viáticos respectiva para empleados y contratistas. k. Cuando el Instituto o cualquier entidad pública o privada en desarrollo de contratos o convenios o por situaciones especiales suministre alojamiento o alimentación o reconozca un valor equivalente, se reconocerá únicamente el cincuenta por ciento (50%) de los viáticos. En caso que suministre tanto el alojamiento como la alimentación, no se reconocerán viáticos. l. Las comisiones deberán iniciarse dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de salida programada en la resolución de comisión, de no ser así el primer día hábil siguiente se deberá reintegrar el valor pagado y legalizar la comisión. m. A los comisionados se les podrá programar y autorizar máximo hasta dos (2)

comisiones ordinarias, las cuales deberán ser legalizadas dentro de los términos establecidos. No se podrá programar una tercera comisión, hasta que haya legalizado por lo menos una de las anteriores. n. Las comisiones extraordinarias deberán ejecutarse y legalizarse en las fechas establecidas en la resolución de reglamento de comisión, teniendo en cuenta que estas se solicitan para desarrollar actividades que no pueden ser programadas con anticipación. No se podrá programar una comisión extraordinaria si el comisionado tiene pendiente de legalizar otra comisión de la misma clase. o. Las comisiones de servicio o desplazamiento, se pagarán directamente a los empleados públicos y contratistas por intermedio de la Tesorería del instituto, de conformidad con la respectiva resolución que así lo autorice. p. En caso de pérdida del pasa bordo que sirven como constancia del uso de los servicios de una empresa de aviación, el comisionado deberá adjuntar una certificación de la aerolínea en la que conste el uso del servicio con fecha y hora, para efectos de la legalización. q. En el Servicio Geológico Colombiano, son competentes para expedir el cumplido de comisión o certificado de permanencia el Director General, el Secretario General, Directores Técnicos, Jefe de Oficina Asesora Jurídica, Jefe de Control Interno, Coordinadores de Grupo de Trabajo. r. Cuando por medio de acto administrativo a un empleado público o contratista le corresponda ejecutar una comisión, deberá legalizar lo concerniente a la misma ante el ordenador del gasto, jefe inmediato y/o jefe de proyecto, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al regreso a la sede habitual de trabajo. s. Orden en el que se deben presentar los documentos de la legalización de comisión de servicios. •Informe Resumen de Legalización de Comisiones (Web SAFI). •Informe Ejecutivo de Comisión. •Copia Resolución de Comisión. •Consignación del reintegro y/o retenciones de la comisión. (Si las hay). •Informe Legalización Detallada (Web SAFI). •Soportes organizados de acuerdo con el Informe Legalización de Comisión Detallada (pegados en hojas ordenadamente), empezando por el Certificado de Permanencia. En los casos donde se haya efectuado retención, Original de la consignación deberá anexarse al correspondiente recibo, (no al final de la legalización), así mismo copia del ingreso al Almacén de los elementos de

consumo con control que sean comprados en comisión. •Formato de solicitud de vehículo donde se específica la no disponibilidad de transporte. •Los documentos exigidos como soporte del recibo de gastos de transporte de vehículo son fotocopia de la licencia de conducción, fotocopia de la tarjeta de propiedad del vehículo, fotocopia del Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOAT) y fotocopia de la cedula y carta de autorización firmada por el propietario del vehículo cuando no sea él mismo quien lo maneje. •Copia de la carta dirigida al Jefe del Grupo de Servicios Administrativos, en la que informe la no utilización de los tiquetes aéreos, en caso de que esto haya sucedido. •Oficios aclaratorios a la legalización de comisión. t. Cuando se requiera la adición de destinos, modificación ó anulación de una comisión se debe enviar memorando de solicitud indicando la razón de dicha situación, dirigido al Coordinador del Grupo de Presupuesto, suscrito por el ordenador del gasto, o por el comisionado o jefe inmediato con visto bueno del ordenador del gasto. Las resoluciones de anulación y modificación se realizan en el aplicativo Web-SAFI, de acuerdo con el manual correspondiente. u. Para solicitar una resolución de desplazamiento sin gastos, se debe diligenciar la programación de recursos por comisión o desplazamiento sin incluir valores, y en el caso que se realice por un convenio o solicitud de otra entidad que financie los viáticos y/o tiquetes aéreos, esta información se debe registrar en las observaciones generales. La resolución de desplazamiento se genera automáticamente en el aplicativo Web-SAFI, de acuerdo con el manual correspondiente.

6. DESARROLLO No ACTIVIDAD .

RESPONSABLE

Proyecta comisión de Responsable servicios y/o asignado por desplazamie área nto.

¿Se requiere vehículo para comisión?

DESCRIPCIÓN Proyecta los gastos necesarios para realizar comisión de servicios y/o desplazamiento según las necesidades de las labores a realizar y los cronogramas detallados de las actividades del proyecto. Si: Continuar con la actividad No.3 No: Continuar con la actividad

EVIDENCIA

No. 6

Realiza solicitud de Comisionado vehículo para comisión.

¿Existe disponibilidad de vehículo?

No: Continuar con la actividad No. 5

¿Se requiere elementos de almacén?

Asigna recursos para servicio de transporte contratado o tiquetes intermunicipales según lo requerido. Si: Continuar con la actividad No.7 No: Continuar con la actividad No. 8 Realiza solicitud mediante el formato de solicitud de elementos a almacén.

Realiza solicitud de Comisionado elementos a almacén

•Solicitud Si no hay existencia en el elementos almacén asignar recursos para la compra de elementos según lo requerido.

Realiza y entrega la programación de comisión con todos los gastos requeridos, al responsable asignado por el área con perfil programador en el aplicativo Web SAFI, con Vo. Bo del Coordinador del Grupo de trabajo.

Responsable asignado por el área con perfil programador

Efectúa la programación de comisión de acuerdo con el presupuesto que financie la comisión PGN ó SPGR se ingresa al aplicativo Web Safi PGN ó Web Safi SGR, módulo de Comisiones y se registra en el formato A-70-F2 la Programación de Recursos por Comisión o Desplazamiento, teniendo en cuenta los recursos asignados en el Plan Operativo de la vigencia para comisiones y

Realiza y Responsable entrega la asignado por programación área de comisión.

Efectúa la programación de recursos por comisión ó desplazamie nto en el aplicativo Web SAFI.

de para

Si: Continuar con la actividad No.6

Asigna Responsable recursos para asignado por transporte en área comisión.

Solicita el transporte de •Solicitud acuerdo a los criterios vehículos establecidos en el Instructivo comisión de Solicitud de Transporte.

Programación de Recursos por Comisión o desplazamiento Solicitud Certificado Disponibilidad Presupuestal

de de

gastos de viaje. Imprimir la Programación de recursos por comisión o desplazamiento y la Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Radique los documentos de la comisión debidamente firmados por el Director Técnico o Secretario General, en la Oficina Asesora de Planeación para Vo.Bo., del Coordinador del Grupo de Planeación. Recibe los documentos de la comisión. Revisa: Que los documentos estén debidamente firmados. El tipo de comisión y que la fecha de salida cumpla con lo establecido en la Resolución de reglamento de comisiones.

Recibe y revisa los Técnico Grupo de documentos La disponibilidad de recursos Planeación de la de acuerdo al informe de comisión Ejecución Presupuestal de SIIF y/o SPGR. Si presenta inconsistencias y/o no existe disponibilidad de recursos se devuelven los documentos al Programador. No presenta inconsistencias continuar con la actividad N°11.

Registra solicitud CDP

Registra la solicitud de CDP en la base de datos Control de Registro base de CDP. datos Control de CDP la Solicita firma del Coordinador Técnico Grupo de de Grupo de Planeación. Solicitud de CDP Planeación Firmada Recibe y radica solicitud de CDP en el libro Libro Control de correspondiente, indicando Solicitud de CDP fecha, tipo de comisión, N° de

plan, valor y firma de quien recibe. Entrega la solicitud de CDP con sus soportes al Grupo de Presupuesto

Recibe documentos para comisión

Efectúa el Certificado de Disponibilida d Presupuestal (CDP).

Recibe del Grupo de Planeación debidamente diligenciada y firmada la solicitud de CDP y la Asistente Grupo Libro de Radicación programación de recursos por de Presupuesto de Presupuesto. comisión, los radica en el libro correspondiente y entrega al Profesional Grupo de Presupuesto. Efectúa el CDP de acuerdo con los criterios establecidos en la Instructiva expedición Profesional Grupo certificada de disponibilidad CDP de Presupuesto presupuestal. Entrega CDP al Asistente Grupo de Presupuesto.

Recibe el CDP y en el aplicativo Websafi/ Presupuesto/control/presupue stal/resolución de comisión/ Genera la clic en círculo verde/diligencia Resolución de Resolución tipo, firma, No. CDP generado Comisión de de Comisión Asistente Grupo en SIIF, No. del plan de Servicios de Servicios de Presupuesto comisión y guardar. y/o Resolución de desplazamie Genera e imprime la desplazamiento nto. resolución y junto con el CDP se entregan para revisión y firma al Coordinador del Grupo de Presupuesto.

Revisa y firma el CDP y da Vo.Bo. en la Coordinador Resolución Grupo de Comisión Presupuesto de Servicios o desplazamie nto.

¿Se presentaron inconsistenci

Verifica que los datos registrados en el CDP y en la resolución de comisión de servicios y/o desplazamiento estén de acuerdo con la de programación de recursos y la solicitud de CDP. Firma el CDP y da Vo.Bo en la resolución. Si: Continuar con la actividad No. 17

CDP

firmado.

Resolución de Comisión de Servicios o desplazamiento con Vo.Bo.

as?

No: Continuar con la actividad No. 18 Devuelve e informa verbalmente las inconsistencias encontradas en los documentos a los responsables de su de elaboración. Continuar con la actividad No. 13 en caso de CDP y/o la actividad No. 14 en caso de Resolución de comisión de servicios o desplazamiento.

Devuelve e Coordinador informa Grupo inconsistenci Presupuesto. as

Registra la Resolución de Comisión en el libro de radicación de Presupuesto especificando el número de Entrega el CDP, la fecha de entrega, CDP y la Asistente Grupo nombre y firma de quien Libro de Radicación Resolución de Presupuesto. recibe. Entrega el CDP y la de Presupuesto. de Comisión. Resolución de Comisión de Servicios o desplazamiento con los soportes en la Secretaria General solicitando la firma de quien recibe.

Verifica que la información contenida en la resolución esté de acuerdo con el CDP y la programación de recursos por comisión o Revisa la desplazamiento. resolución de Profesional de la En caso de inconsistencias comisión y/o Secretaría informe al Asistente Grupo de desplazamie General Presupuesto para las nto. correcciones pertinentes. De no presentar inconsistencias solicitar firma de la resolución al Secretario General.

Autoriza la Secretario Resolución General de Comisión

Enumera y Técnico de fecha la Secretaría Resolución General de Comisión.

Resolución de Autoriza la comisión mediante comisión de firma en la resolución de Servicios o comisión de Servicios y/o desplazamiento desplazamiento. firmada. Enumera de acuerdo con el Libro Consecutivo de la Resoluciones de la Secretaría General, y fecha la Resolución firmada.

Resolución de comisión de Servicios o desplazamiento firmada y fechada.

Registra en el libro Fecha, el N° de resolución, Descripción, Tipo de Resolución y Firma de quien recibe.

Registro Libro Consecutivo de Resoluciones de la Secretaría General

Entrega al Grupo de Presupuesto, solicitando firma de recibido. Registra en el aplicativo Web SAFI según corresponda PGN ó SGR, por control presupuestal/resolución de comisión/filtra el No. del CDP/registra fecha resolución y No de resolución.

Registro de Registra la Notifica la resolución de Asistente Grupo resolución Resolución comisión y/o desplazamiento, de Presupuesto comisión en de comisión por control presupuestal/envío aplicativo. de resolución de comisión/filtra por CDP ó No. de resolución y clic en enviar correo.

la de el

Registra fecha y hora de la notificación en la resolución de comisión.

¿Se requieren solicitar pasajes aéreos?

Si: Continuar con la actividad No. 24 No: Continuar con la actividad No. 25 Diligencia el formato de solicitud de Pasajes Aéreos y •Solicitud lo entrega al encargado del pasajes aéreos Grupo de Servicios Administrativos.

Solicita pasajes aéreos

Entrega la resolución de comisión al Técnico Grupo de Entrega Presupuesto encargado de RP resolución de Asistente Grupo de Comisiones, anexando la comisión o de Presupuesto programación de recursos por desplazamie comisión o desplazamiento y nto CDP, para Registro Presupuestal.

Efectúa el Registro Presupuestal (RP)

Comisionado

Efectúa el registro del Técnico Grupo de Compromiso, en SIIF a través Presupuesto del perfil Gestión Presupuesto RP encargado de RP Gastos, de acuerdo a Manual de Comisiones Ejecución Presupuestal

Cadena Básica publicada en la página del MHCP http://www.minhacienda.gov.c o/ portal/page/portal/HomeMinha cienda/SIIF /8GestionGasto. Entrega RP y soportes al Coordinador Grupo de Presupuesto.

Recibe, Coordinador revisa y firma Grupo el registro Presupuesto presupuestal

Revisa que la información del registro presupuestal este de acuerdo con la programación de comisión y con la Registro resolución de comisión o de Presupuestal desplazamiento. firmado Firma el RP y lo entrega al Asistente del Grupo de Presupuesto. Relaciona la resolución en el libro de comisiones especificando el número de RP y la fecha de entrega.

Entrega copia de Asistente Grupo Resolución de Presupuesto Entrega copia de de Comisión Resolución de Comisión y y del RP RP al Técnico del Grupo Contabilidad encargado cuentas por pagar. Grupo Contabilidad/ Grupo Tesorería

Libro de radicación la de Comisiones. del de de

de Efectúa el pago de acuerdo con el procedimiento de pagos de presupuestales y no presupuestales.

Efectúa el pago del RP

Realiza la carga masiva de CDP’s, RP’s y Ordenes de Realizar la Pago, mediante los archivos carga Masiva Técnico Grupo de generados en SIIF y/o SPGR, de SIIF a Presupuesto de acuerdo con los criterios Web SAFI del instructivo Cargas masivas en Web SAFI.

Ejecuta comisión

Comisionado

Obligación, Orden de Pago y transferencia bancaria.

Ejecuta la comisión de Pasabordos de acuerdo a lo establecido en la pasajes aéreos. Programación de recursos de comisión o desplazamiento. Tiquete intermunicipal. Debe soportar los gastos con los recibos correspondientes Recibo de Servicios que cumplan con lo transporte

establecido por la ley y la contratado Resolución de reglamentación de comisiones del Servicio Facturas Geológico Colombiano. recibos. •Certificado permanencia

y/o de

Diligencia el formato Informe Ejecutivo de Comisión incluyendo los datos de contactos realizados cuando se trate de entes externos o compromisos adquiridos durante la comisión.

Realiza informe comisión

el de

Comisionado

El jefe inmediato o interventor •Informe ejecutivo podrá solicitar otros informes de comisión de acuerdo con la naturaleza de la comisión. Continuar con la actividad 34 En el caso de no ejecutar la comisión debe indicar en las observaciones la razón por la cual no se ejecutó. Continuar con la actividad 33. Realiza el registro del reintegro total en el aplicativo Web SAFI PGN y/o SGR según corresponda, indicando Resumen y Detalle en las observaciones la razón de Legalización de por la cual no se ejecutó la Comisiones comisión.

Realiza reintegro total Comisionado de la comisión

Registra el cumplido de comisión y los gastos en Comisionado el aplicativo Web SAFI, PGN o SGR.

Realiza la consignación por el valor a reintegrar, en la cuenta determinada en el resumen de legalización de comisiones del aplicativo Web SAFI y anexa la copia de la consignación a los documentos de la legalización. Continuar con la actividad N°35. Registra el cumplido de comisión y los gastos en el aplicativo de acuerdo a los criterios establecidos en el instructivo de legalización de comisiones en aplicativo web SAFI.

Formato Informe Ejecutivo de Comisión Copia de la consignación y /o transferencia

Resumen y Detalle de Legalización de Comisiones Web SAFI. Consignación original

Si presentó reintegro y/o retenciones realice la consignación de cada concepto por separado en la cuenta determinada en el resumen de legalización de comisiones del aplicativo Web SAFI y anexa la copia de la consignación a los documentos de la legalización. Entregue los soportes de la legalización Grupo de Presupuesto encargado de Legalizaciones en la Unidad de Recursos Financieros ordenados de acuerdo al ítem s. de las condiciones generales y la Resolución de reglamentación de comisiones.

Radica los soportes de Comisionado la legalización

Recibe soportes de legalización, debidamente organizados y registra en el aplicativo Web SAFI según Recibe corresponda PGN y/o SGR en soportes y Técnico Grupo de la opción de radicado de Registro de registra el Presupuesto comisiones; mediante el RP, radicado en radicado de encargado de indicando el número de folios. aplicativo Web SAFI la Legalizaciones. El número consecutivo de legalización. radicación emitido por el aplicativo se registra en el Resumen de la Legalización con fecha de recibido y número de folios.

Ingresa al aplicativo Web SAFI según corresponda PGN y/o SGPR en el módulo presupuesto en la opción de legalización de comisiones/novedades de Registra y comisión registrar la novedad Técnico Grupo de verifica los Revisión de Soportes Presupuesto soportes de Financiera y verifica los encargado de la soportes de acuerdo a los Legalizaciones legalización. siguientes criterios: - Que los datos del resumen de la legalización correspondan a la legalización. El certificado de

Registro novedad de comisiones en aplicativo Web SAFI.

permanencia se encuentre diligenciado según lo estipulado en la Resolución de reglamento de comisiones. - Verificación del estado, valor y veracidad de los soportes presentados y que estos correspondan a los exigidos por la Resolución de reglamentación de comisiones. - Verifica si según los pasa bordos aéreos se les reconoce la tarifa de taxis. - Verifica si las compras requieren ingreso al almacén. - Verificar si los gastos dan lugar a la causación de retenciones Si presenta inconsistencias Informa vía telefónica o por email al comisionado, explicando detalladamente las causales por las cuales la legalización no puede continuar con el proceso hasta no realizarse las correcciones. Ingresa al aplicativo Web SAFI, según corresponda PGN o SGR, modulo presupuesto en la opción de legalizaciones/novedades de comisiones y registrar la novedad “Corrección Legalización” indicando en las observaciones las inconsistencias encontradas. No presenta inconsistencias continuar con la actividad N°38

¿Se presentó reintegro y/o retenciones?

Entrega soportes de reintegro y/o retenciones.

Si: Continuar con la actividad No. 39 No: Continuar con la actividad No. 42 Ingresa al aplicativo Web Técnico Grupo de SAFI, según corresponda Presupuesto PGN ó SGR modulo encargado de presupuesto en la opción de Legalizaciones legalización de

Registro novedad en el aplicativo Web SAFI. Libro de Reintegros

comisiones/novedades de Tesorería. comisión y registrar la novedad "Reintegro Tesorería." Fotocopia la consignación de reintegro y/o retenciones y la anexa a los soportes de legalización. Entregar al Grupo de Tesorería la copia de la consignación y fotocopia del Resumen de Legalización de Comisiones; en caso de presentarse retenciones se anexan fotocopia de las facturas y/o recibos a los que se les causó retenciones. Registra en el Libro de Reintegros Tesorería la fecha de entrega, nombre del comisionado y número de registro presupuestal. Registra el reintegro y/o retenciones de acuerdo a los criterios establecidos en la Guía como aplicar reintegros en SIIF Nación.

Registra reintegro y/ o retenciones

En el caso de Reintegro se registra en Web SAFI PGN y/o SGR según corresponda en el módulo de Tesorería/ Bancos / Control bancos/ Movimiento de bancos/ selecciona el banco y la cuenta bancaria Técnico Grupo de correspondiente a la Tesorería consignación/ Tipo de movimiento : Reintegro de Pagos/ Tipo de documento: Consignación/ Numero de la consignación/ fecha/ Oficina / Tercero: cedula del comisionado/ Valor reintegro/ indicar en las observaciones el concepto del reintegro, RP y Resolución/ Aceptar/ ingresar el RP y dar click en Aceptar, en la consignación se debe indicar la fecha del registro en

Registro en el aplicativo SIIF y/o SPGR Registro en el aplicativo Web SAFI Correo electrónico

aplicativo.

En el caso de retenciones se registra en Web SAFI PGN y/o SGR según corresponda en el módulo de Tesorería/ Bancos / Control bancos/ Movimiento de bancos/ selecciona el banco y la cuenta bancaria correspondiente a la consignación/ Tipo de movimiento: Reintegro Retefuente Caja M/ Tipo de documento: Consignación/ Numero de la consignación/ fecha/ Oficina/Tercero: de acuerdo a la factura o recibo/ indicar en las observaciones el concepto de la retención, RP y Resolución/ dar click en agregar/ Retención: Seleccionar el concepto y dar click en Aceptar. Informa vía e-mail al Grupo de Legalizaciones el registro del reintegro. Entregar copia de consignación y fotocopia resumen de legalización Técnico del Grupo Legalizaciones, para reducción del RP y CDP.

Genera Informe Resumen de Legalización de Comisiones.

la del al de la

Ingresa al aplicativo Web SAFI, según corresponda PGN y/o SGR modulo presupuesto en la opción Legalización de comisiones/ Informe de Legalización, ingresa el RP y genera el PDF Técnico Grupo de e imprime el Resumen de Presupuesto Legalización de Comisiones encargado de con saldo cero en reintegro y Legalizaciones lo anexa a los soportes de legalización. Registra la novedad en el aplicativo Web SAFI, según corresponda PGN y/o SGR modulo presupuesto en la opción de legalización de

Resumen de Legalización de Comisiones Web SAFI con saldo en cero en reintegro. Registro Novedad en aplicativo Web SAFI.

comisiones/novedad de comisiones “Regresa Reintegro Tesorería”.

Ingresa al aplicativo Web SAFI, según corresponda PGN y/o SGR modulo presupuesto en la opción de Técnico Grupo de legalizaciones/novedad de Realiza el Registro de cierre Presupuesto comisiones y registrar el cierre de la en el aplicativo Web encargado de cierre. legalización SAFI Legalizaciones Indica en el informe Resumen de Legalización de Comisiones la fecha de cierre y firma. Recibe del Grupo de Tesorería fotocopia del informe de Resumen de Legalización de Comisiones y copia de la consignación de reintegro.

Recibe, documentos de reintegro para reducción de RP y CDP

Entrega las legalizaciones cerradas al Técnico Grupo de Entrega las Contabilidad encargado de Técnico Grupo de legalizacione Legalizaciones, mediante en Libro Presupuesto s cerradas al el Libro de Legalizaciones Legalizaciones encargado de Grupo de Contabilidad indicando la Contabilidad. Legalizaciones Contabilidad. fecha de entrega, registro presupuestal y nombre del comisionado.

Técnico Grupo de Presupuesto Verifica que la legalización se Registro aplicativo encargado de encuentre en estado cerrado. SIIF y/o SPGR. reducir RP y CDP de Comisiones. Reduce el RP y CDP en SIIF según Manual Ejecución Presupuestal Cadena Básica y devuelve soportes al Técnico Grupo de Tesorería para archivar.

Realiza la legalización en SIIF en el módulo de central de cuentas por pagar y el módulo de gestión contable. Recibe y Técnico Grupo de Cuenta por pagar Indica en el informe Resumen realiza la Contabilidad de Legalización de legalización encargado de Legalización de Comisiones el Consecutivo de en el SIIF Legalizaciones cuenta por pagar la cuenta por pagar y la legalización de la misma, y fecha del registro.

Devuelve al Técnico Grupo de Presupuesto encargado de Legalizaciones, solicitando firma y fecha de recibido en el Libro de Legalizaciones. Al finalizar la jornada laboral se genera el Informe de movimiento diario de comisiones en el aplicativo Técnico Grupo de Web Safi, según corresponda Presupuesto PGN y SGR modulo encargado de presupuesto en la opción de Legalizaciones legalización de comisiones/ Informe Movimiento Diario de Comisiones, genera el PDF e imprime.

Genera informe de movimiento diario.

Organiza las legalizaciones Técnico Grupo de cerradas de acuerdo al Organiza las Presupuesto Informe de Movimiento Diario legalizacione encargado de de Comisiones y entrega al s Legalizaciones Jefe de la Unidad de Recursos Financieros para firma.

Informe de movimiento diario de comisiones Web SAFI

Aprueba la legalización mediante firma del resumen Resumen de de de legalización de comisiones legalización de Web SAFI. comisiones Web SAFI aprobado Devuelve al Técnico Grupo de Legalizaciones para archivar.

Jefe Unidad Aprueba la Recursos legalización Financieros

Técnico Grupo de Archivo de Presupuesto Legalizacione encargado del s archivo de Legalizaciones

Archiva Legalizaciones de acuerdo a las tablas de retención y las normas Archivo vigentes de Gestión Documental

7. DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA Instructivo de elaboración y entrega de Certificado de Disponibilidad Presupuestal Instructivo de expedición y entrega de Registro Presupuestal. Instructivo de cuentas por pagar Instructivo de solicitud de transporte Formato de Programación de Recursos por comisión o desplazamiento SOLICITUD DE PASAJES AÉREOS SOLICITUD DE VEHÍCULOS PARA COMISIÓN SOLICITUD DE ELEMENTOS ALMACEN

INFORME EJECUTIVO DE COMISION MANUAL EJECUCIÓN PRESUPUESTAL CADENA BÁSICA SIIF GUÍA COMO APLICAR REINTEGROS EN SIIF NACIÓN PAGO DE OBLIGACIONES PRESUPUESTALES Y NO PRESUPUESTALES SOLICITUD DE VEHÍCULOS PARA COMISIÓN GASTOS DE TRANSPORTE EN CAMPO RECIBO DE CAMPO

8. HISTORIAL DE VERSIONES VERSIÓN

FECHA

23/Sep/2008

26/Jun/2009

28/Apr/2010

12/Aug/2011

31/May/2013

DESCRIPCIÓN Se realizan modificaciones en los numerales: 3 BASE LEGAL, 5 CONDICIONES GENERALES y 6 DESARROLLO (actividades 2, 6, 7, 8, 9, 12). Inclusión de los formatos de solicitud de pasajes aéreos, recibo de campo, actualización del listado de documentación complementaria. Inclusión del Instructivo para la legalización de comisiones en el aplicativo- SAFI. Actualización de la base legal, ampliación de las actividades de solicitud y legalización de comisiones (1, 2, 3, 14, 15, 16, 17 y 18) Se modifica el Objetivo, Alcance, Definiciones y Condiciones Generales. Se actualiza la Base Legal. Se agregan Instructivos a la Documentación Complementaria. Se excluyen las actividades 2 y 4, y se incluyen las actividades 10, 11, 12, 14, 21, 23, 24, 25. Se realiza actualización de las definiciones, se realiza inclusión de la columna de evidencia y se ajustan las actividades de acuerdo a los instructivos del proceso y se realiza la inclusión de las actividades de verificación de soportes para la legalización de las comisiones. Se relacionan las actividades referentes al manejo de los aplicativos de SIIF Nación 2 y Web SAFI Se realiza modificación del Objeto y el Alcance. Se realiza actualización de la Base Legal y Definiciones. Se incluye las actividades concernientes al manejo de los aplicativos de Web SAFI-PGN y SGR, SIIF y SPGR, adoptados como sistemas de información financiera según la fuente de financiamiento de los recursos.

ELABORÓ Nombre:

Sindy

REVISÓ Milena Nombre:

Martha Jeannette Nombre:

APROBÓ Edgar

González

Cargo: Fecha:

Sepúlveda Díaz TÉCNICO OPERATIVO 29/Oct/2014

Cargo: Fecha:

Capera PROFESIONAL ESPECIALIZADO 29/Dec/2014

Cargo: Fecha:

Sanguino COORDINADOR GRUPO DE PLANEACIÓN 29/Dec/2014

5.5.1.2 Diagrama de flujo procedimiento comisiones de servicios (versión 6).

5.5.1.3 Guía cargas masivas de CDP, RP y órdenes de pago en WEB SAFI

GUIA CARGAS MASIVAS DE CDP, RP Y ÓRDENES DE PAGO EN WEB SAFI

VERSIÓN: 1 CÓDIGO: GU-002 FECHA VIGENCIA: 28/Apr/2015

1. OBJETIVO Establecer el paso a paso para realizar la cargar en el aplicativo Web SAFI-PGN y SGR de la información de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registros Presupuestales y órdenes de pago elaborados en SIIF y SPGR.

2. ALCANCE Esta guía aplica para la carga de CDP, RP y órdenes de pago de los compromisos suscritos por la entidad y es realizada por la Unidad de Recursos Financieros-Grupo de Presupuesto para el funcionamiento de los módulos de contratación, presupuesto y tesorería del aplicativo Web SAFI. 3. BASE LEGAL Decreto 111 de 1996 - Estatuto Orgánico del Presupuesto. Compilación de la Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de 1995 y sus respectivas normas reglamentarias. Decreto 4730 de 2005, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto. Decreto 1957 de 2007, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se dictan otras disposiciones en la materia. Decreto 4836 de 2011, por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010 y se dictan otras disposiciones en la materia. Decreto 2674 de 2012, Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación. Ley Anual del Presupuesto y su Decreto de Liquidación. Promulgación y actualización anual de las disposiciones generales. 4. DEFINICIONES CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Documento expedido por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso

REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO (RP): Es La imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Indica el valor y plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA - SIIF NACIÓN: Es un sistema que coordina, integra, centraliza y estandariza la gestión financiera pública nacional, con el fin de propiciar una mayor eficiencia y seguridad en el uso de los recursos del Presupuesto General de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. SISTEMA DE PRESUPUESTO Y GIRO DE REGALÍAS (SPGR): Es la herramienta informática a través de la cual el Ministerio de Hacienda y Crédito Público desarrolla las funciones que le fueron otorgadas por la Constitución Política y las leyes en relación con el Sistema General de Regalías -SGR-, especialmente en lo concerniente a la consolidación, asignación, administración y giro de los recursos entre los beneficiarios, destinatarios y administradores del SGR; la formulación y presentación del proyecto de presupuesto del SGR ante el Congreso de la República y la elaboración de los estados financieros del SGR. WEB SAFI ERP - PGN: Sistema Administrativo Financiero Integrado Enterprise Resource Planning, para proyectos internos financiados con recursos del Presupuesto General de la Nación. WEBSAFI ERP - SGR: Sistema Administrativo Financiero Integrado Enterprise Resourse Planning, para proyectos internos financiados con recursos del presupuesto del Sistema General de Regalías. 5. CONDICIONES GENERALES a. Usar SIIF y SPGR únicamente en el navegador internet Explorer. b. Contar con perfil consulta de SIIF y SPGR. c. Los archivos deben ser guardados como Tipo: Libro de Excel (*.slsx.). d. Los archivos deben ser generados y cargados el mismo día.

6. DESARROLLO Reportes de SIIF y SPGR Los reportes de CDP, RP y órdenes de pago deben ser generados con el perfil Consulta.

Según el reporte a generar siga la siguientes ruta: *CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: CEN /EPG/Listado de CDP *REGISTROS PRESUPUESTALES: CEN/EPG/Listado de Compromisos *ORDENES DE PAGO: CEN/EPG/Listado de Órdenes de Pago

Nota: Son campos obligatorios: * Fecha inicial * Fecha final Dar clic en el bot贸n "Ver consulta". Se debe responder NO al mensaje 驴Desea detener la ejecuci贸n del script?

El aplicativo presenta todos los CDP麓s, compromisos (RP) y Ordenes de Pago registrados en el rango de fechas seleccionadas.

Dar clic en el bot贸n "Exportar contenido archivo", el sistema exportara toda la informaci贸n a un archivo Excel, esta opci贸n es la requerida para realizar la cargada masiva en web SAFI.

Dar clic en el bot贸n "Abrir", el sistema muestra la informaci贸n en una hoja de Excel as铆:

Este archivo debe ser guardado en una carpeta creada por el usuario en su PC, con el nombre "CARGAS MASIVAS", en la cual se deben crear una carpeta con el nombre "SIIF" y otra con el nombre "SGR" para archivar los reportes generados seg煤n corresponda

En cada una de estas carpetas debe crearse las siguientes sub-carpetas con los nombres: *CDP´s *RP´s *OP

archivo

guarda

carpeta

correspondiente

CDP´s,

RP´s,

OP.

En cada una de estas carpetas debe crearse otras con el nombre del mes al que correspondan los archivos generados.

Los archivos deberรกn ser guardados como Tipo: Libro de Excel (*.slsx.), y el nombre del archivo no debe tener espacios, lo recomendable es CDP01OCT-30OCT, RP01OCT-30OCT, OP01OCT30OCT, es decir se identifica el tipo de reporte y el rango de fecha con el que fue generado.

Los tres reportes de SIIF como de SPGR, deben ser generados y cargados el mismo dia. CARGA MASIVA DE ARCHIVOS EN WEB SAFI. Ingrese a Intranet/ Aplicaciones, al aplicativo Web SAFI segĂşn corresponda PGN o SPGR

Dar clic en el modulo Presupuesto.

Dar clic en la opci贸n "SIIF Presupuestal".

Dar clic en la opci贸n "Carga Masiva SIIF Presupuestal".

Seleccione el tipo de archivo seg煤n corresponda, oprima el bot贸n "Examinar" para buscar el archivo a subir en la carpeta que fue guardado.

Dar clic en el bot贸n "Generar" una vez se halla seleccionado el archivo correspondiente.

El aplicativo debe indicar la cantidad de registros que fueron cargados, de no ser as铆, favor comunicarse con Software House, para solicitar soporte.

7. DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA 8. HISTORIAL DE VERSIONES VERSIÓN ELABORÓ Nombre: Cargo: Fecha:

FECHA

DESCRIPCIÓN REVISÓ

APROBÓ

Sindy Milena Martha Jeannette Edgar González Nombre: Nombre: Sepúlveda Díaz Capera Sanguino TÉCNICO PROFESIONAL COORDINADOR Cargo: Cargo: GRUPO OPERATIVO ESPECIALIZADO DE PLANEACIÓN Fecha: 28/Apr/2015 24/Apr/2015 Fecha: 28/Apr/2015

Se elaboró esta guía de cargas masivas de CDP’s, RP’s y órdenes de pago a Web SAFI, como herramienta ilustrativa para desarrollar la actividad 30 del proceso.

5.5.2 Procedimiento de cajas menores. Las cajas menores son constituidas para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Jefe del respectivo órgano, en este caso por el Director General del Servicio Geológico Colombiano, con el fin de sufragar los gastos de funcionamiento y los gastos generales definidos en el presupuesto anual que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de la entidad. Por lo cual se es indispensable contar con un proceso de cajas menores.

Para la vigencia 2014 se constituyeron 7 cajas menores, 2 con recursos de inversión y el restante con recursos propios, y se ejecutaron gastos por valor de $37.299.368,84 de pesos.

Al iniciar la práctica empresarial se encontraban vigentes los siguientes instructivos de cajas menores:  Constitución de cajas menores versión 1 del año 2009 (Servicio Geológico Colombiano, 2009).  Ejecución de recursos por caja menor, versión 1 del año 2009 (Servicio Geologico Colombiano, 2009).  Legalización de cajas menores, versión 1 del año 2009 (Servicio Geológico Colombiano, 2009).  Arqueo de caja menor, versión 1 del año 2009 (Servicio Geolóico Colombiano, 2011) En el levantamiento de la información se encontraron falencias tales como:  Que las cajas menores no estaban contempladas como un proceso de la gestión financiera.  Entre los instructivos de caja menor no existía una relación, eran vistos de forma independiente.  El instructivo de arqueo de cajas menores fue elaborado dos (2) años después de los otros instructivos, eso evidencia que no existía un control para el manejo de los recursos por caja menor, que es el objetivo del arqueo de caja, hacer una auditoria al funcionario responsable del manejo de la misma.  El Ministerio de Hacienda y Crédito Público estableció la implementación del nuevo SIIF Nación, mediante las circulares externas 038 y 039 del año 97

2011, aplicables al manejo de recursos de caja menor, implementación que no se encontraba documentada  En los instructivos hacen referencia al manejo de SAFI y a Excel como herramientas de registro de los gastos.  El aplicativo SAFI del cual se hace referencia en los instructivos, es diferente al Web SAFI, eso evidencia que la implementación de este último no se documentó.  Hasta el 2012 se registraban los gastos de cajas menores en el aplicativo Web SAFI y en SIIF, presentándose así inconsistencias entre la información de los dos sistemas por la contabilización paralela, razón por la cual en el año 2013 se determinó por parte de la Secretaria General del SGC excluir del aplicativo Web SAFI el módulo de cajas menores, quedando así solo SIIF como sistema para manejar y registrar los recursos de caja menor; situación que no se encontraba documentada.  En informes de auditoría de control interno, se generaron hallazgos por la desactualización de los instructivos.  Solo en el instructivo de arqueo de caja menor se evidencia la base legal.  No existe un diagrama de flujo de proceso.  La falta de relación entre los instructivos, generaba confusión para los mismos responsables del manejo de caja menor, conllevando así a reprocesos o cometer errores.

De acuerdo con estas falencias en el proceso, con la práctica empresarial se procuró identificarlas y adoptar los correctivos que permitieran eliminarlas o minimizarlas, aportando así a la mejorara del proceso. Se inició incorporando las cajas menores como un proceso de la gestión financiera.

Tabla 7. Comparativo instructivos con manual de procedimiento de cajas menores Instructivos cajas menores Objetivo: Constitución: Constituir las Cajas Menores de la Institución de acuerdo con las normas vigentes. Ejecución de recursos: manejar eficientemente los recursos de Cajas Menores de la Institución de acuerdo con las normas vigentes. Legalización: Describir las actividades para legalizar los dineros entregados por Caja Menor. Arqueo: Garantizar que las operaciones de las cajas menores estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos de efectivo y bancos sean reales. Base legal Constitución: No hay información Ejecución de recursos: No hay información Legalización: No hay información Arqueo: Resolución Anual del Ministerio de Hacienda y Crédito Público por la cual se reglamente la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores

Manual procedimiento cajas menores (Resultado del rediseño) Objetivo: Determinar las actividades para el manejo de los dineros entregados para ser ejecutados por las cajas menores constituidas en el Servicio Geológico colombiano, para lo cual se requiere la constitución, ejecución, reembolso y legalización de cajas menores para dar cumplimiento a la normatividad vigente. Garantizar mediante el arqueo que las operaciones de las cajas menores estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos de efectivo y bancos sean reales.

Base legal Decreto 111 DE 1996 - Estatuto Orgánico del Presupuesto. Compilación de la Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de 1995 y sus respectivas normas reglamentarias. Resolución 069 de 2011, por la cual se establece el Plan de Cuentas a que se refiere el artículo 5 del Decreto 4836 de 2011. Decreto 2768 de 2012, por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores. Ley Anual del Presupuesto y su Decreto de Liquidación. Promulgación y actualización anual de las disposiciones generales. Incluye un anexo del Presupuesto a nivel desagregado

Resultados Se unificó el objetivo, generando así una relación entre las fases del proceso de caja menor.

Se definió la base legal aplicable para el proceso y que había sido omitida en los instructivos.

Instructivos cajas menores Definiciones Arqueo de caja menor Caja menor Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Ordenador del gasto Registro presupuestal del compromiso Resolución de constitución de las cajas menores Responsable de la caja menor Solicitud certificado de disponibilidad presupuestal (SCDP)

Documentación complementaria: Constitución: No hay información Ejecución de recursos: No hay información Legalización: No hay información

Manual procedimiento cajas menores (Resultado del rediseño) Definiciones Se incluyeron:  Gravamen a los movimientos financieros (GMF): es un impuesto indirecto del orden nacional que se aplica a las transacciones financieras realizadas por los usuarios del sistema. Su administración corresponde a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que cumple este mandato desarrollando labores de investigación, control, determinación, discusión, cobro, devolución del impuesto y las demás funciones que le son propias de acuerdo con las facultades otorgadas en el Estatuto Tributario.  Sistema integrado de información financiera (SIIF NACIÓN): Constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. Documentación complementaria:  Formato Arqueo de Caja Menor  Guía de cierre definitivo de una caja menor SIIF Guía gestión caja menor  SIIF Guía reembolso recursos caja menor  SIIF Manual cadena presupuestal cadena básica

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Resultados Se unificaron las definiciones, dado que los instructivos no todos tenían las mismas definiciones. Se incluyeron definiciones que se habían omitido. Se actualizaron definiciones existentes.

las

Se eliminaron los informes y reportes correspondientes al módulo de caja menor de SAFI, que no son necesarios. Se incluyeron manuales y guías de SIIF, necesarios para el proceso.

Arqueo: 1. Formato Arqueo de Caja Menor 2. Informe Resumido 3. Informe Detallado 4. Informe consolidado de Bancos 5. Facturas y recibos 6. Libro Retención en la Fuente 7. Libro Retención ICA 8. Libro Retención IVA Fuente: Elaboración propia a partir del (Instructivo Constitución Cajas Menores -Versión 1, 2009), (Instructivo Ejecusión de Recursos por Caja Menor -versión 1, 2009), (Instructivo Legalización de Cajas Menores -versión 1, 2009), (Servicio Geolóico Colombiano, 2011) y (Manual Procedimiento de Cajas Menores- Versión 1, 2014).

En el desarrollo del proceso, se eliminaron las actividades referentes a los registros en Excel, dado que son obsoletos porque son susceptibles a errores, adicional que con la implementación del SIIF, no se requieren; se incluyeron actividades concernientes al manejo del SIIF, igualmente actividades de control por parte de la Unidad de Recursos Financieros, con el fin de detectares errores y corregirlos a tiempo; por otra parte se incluyó la actividad de archivo cumpliendo con la normatividad vigente de gestión documental.

101

5.5.2.1. Manual de procedimiento cajas menores versión 1

PROCEDIMIENTO

VERSION: 1 CODIGO: PR-FINCAM-001

CAJAS MENORES

FECHA VIGENCIA: 29/Dec/2014

1. OBJETIVO Determinar las actividades para el manejo de los dineros entregados para ser ejecutados por las caja Menores constituidas en el Servicio Geológico colombiano, para lo cual se requiere la constitución, ejecución, reembolso y legalización de cajas menores para dar cumplimiento a la normatividad vigente. Garantizar mediante el arqueo que las operaciones de las cajas menores estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos de efectivo y bancos sean reales. 2. ALCANCE Este instructivo aplica para todas las áreas que manejan cajas menores en el Servicio Geológico Colombiano. 3. BASE LEGAL • Decreto 111 DE 1996 - Estatuto Orgánico del Presupuesto. Compilación de la Ley 38 de 1989, Ley 179 de 1994 y Ley 225 de 1995 y sus respectivas normas reglamentarias. • Resolución 069 de 2011, por la cual se establece el Plan de Cuentas a que se refiere el artículo 5 del Decreto 4836 de 2011. • Decreto 2768 de 2012, por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las Cajas Menores. • Ley Anual del Presupuesto y su Decreto de Liquidación. Promulgación y actualización anual de las disposiciones generales. Incluye un anexo del Presupuesto a nivel desagregado. 4. DEFINICIONES ARQUEO DE CAJA MENOR: El arqueo de caja menor consiste en el análisis de las transacciones realizadas durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar que los gastos se hayan ejecutado y contabilizado, de tal forma que el saldo que arroja esta cuenta debe corresponder al dinero en efectivo, cheques y vales que se encuentren en la caja menor. CAJA MENOR: Es un fondo fijo y renovable establecido, de cuyo manejo se encarga a un funcionario, con el fin de sufragar gastos imprevistos y urgentes que requiera la entidad de acuerdo con la resolución de constitución y reglamentación de la caja menor. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP) Documento expedido

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por el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso GRAVAMEN A LOS MOVIMIENTOS FINANCIEROS (GMF):Ees un impuesto indirecto del orden nacional que se aplica a las transacciones financieras realizadas por los usuarios del sistema. Su administración corresponde a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que cumple este mandato desarrollando labores de investigación, control, determinación, discusión, cobro, devolución del impuesto y las demás funciones que le son propias de acuerdo con las facultades otorgadas en el Estatuto Tributario. ORDENADOR DEL GASTO: Es el jefe o Representante legal de cada órgano con facultad para ordenar el gasto, o el funcionario de nivel directivo o quien haga sus veces, en quien haya delegado dicha facultad, y en virtud de la cual puede ejecutar el presupuesto, o sea, decidir la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto a partir del programa de gastos aprobado ¿limitado por los recursos aprobados en la Ley de Presupuesto. REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO: La imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. Indica el valor y plazo de las prestaciones a las que haya lugar. El acto del registro perfecciona el compromiso. RESOLUCIÓN DE CONSTITUCIÓN DE LAS CAJAS MENORES: Documento expedido por el Director General de la entidad, por medio del cual constituyen y reglamentan las cajas menores del Servicio Geológico Colombiano. RESPONSABLE DE LA CAJA MENOR: Es el funcionario de la planta del Servicio Geológico Colombiano, responsable del manejo de la caja menor designada mediante resolución, emanada de la Dirección General. SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF NACIÓN): Constituye una iniciativa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional y sus subunidades descentralizada, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y de brindar información oportuna y confiable. SOLICITUD CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (SCDP) Formato diligenciado por las diferentes áreas mediante el cual se solicita se expida un CDP como respaldo para iniciar el proceso de ejecución presupuestal del gasto. En la solicitud se indica el proyecto, dependencia de afectación de gastos, rubro, valor y objeto a ser afectado. 5. CONDICIONES GENERALES a. Las cajas menores se constituirán, para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el Director General, en la que se indique la cuantía, el nombre e

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identificación del responsable para el manejo de los recursos de las caja menor, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar, así mismo se deberá indicar la unidad ejecutora, la cuantía de cada rubro presupuestal, la identificación de la entidad bancaria y el número de cuenta corriente para cada una de las cajas menores autorizadas. b. Los manejadores de caja menor deben estar afianzados en una Póliza de Manejo vigente. c. Bajo ninguna circunstancia se pueden aprobar gastos con cargo a la caja menor para ser ejecutados con anterioridad a la fecha de constitución de las cajas menores. d. Podrán destinarse recursos de las cajas menores para los gastos de alimentación de reuniones de trabajo requeridas para la atención exclusiva de la Dirección General, en las cuales asista y autorice el Director General. e. Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre en vacaciones, licencia o comisión, el funcionario que haya constituido la respectiva caja menor, podrá mediante resolución, encargar a otro funcionario debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras subsista la situación, para lo cual se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo, al momento del recibo y a la entrega de la misma, lo que deberá constar en el libro respectivo. f. Las cajas menores contemplan adquisición de bienes o de servicios, es decir, compra de elementos, insumos, materiales (cuando se compruebe la inexistencia en el almacén general ) y pago de servicios como jornales, alquiler de vehículos, de equipos, transporte de carga, servicios en general y en especial los gastos requeridos en desarrollo de las comisiones de campo autorizadas por el ordenador del gasto para el normal funcionamiento y alcance de los objetivos propuestos en el Plan operativo de la institución. g. En el Servicio Geológico Colombiano, el pago de viáticos y gastos de viaje por caja menor se efectuara únicamente en caso de emergencia y previa autorización del ordenador del gasto mediante Resolución. h. La legalización de los gastos se debe efectuar durante los cinco (5) días siguientes a su realización. i. No se podrán entregar nuevos recursos a un funcionario, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. j. Los gastos deberán ser soportados por facturas o recibos originales de acuerdo a la normatividad vigente para cada Régimen Tributario, así mismo deberán contener información clara. No deberán tener tachones ni enmendaduras, así mismo los recibos de campo deberán ser completamente legibles tanto en su descripción como en su valor en letras y números. k. Los dineros, la chequera y los soportes de los gastos deberán guardarse en una caja fuerte. l. Cuando se requiera cambiar el cheque para la provisión de efectivo de la caja menor o consignar los dineros correspondientes al reintegro, cuando se legalice la caja menor, se deberá realizar considerando las condiciones mínimas de seguridad (transporte,

104

acompañamiento). m. Todas las operaciones que se realicen a través de la caja menor deben ser registradas por el responsable en el aplicativo SIIF Nación. Esto incluye los procesos relacionados con la apertura, ejecución, reembolso y legalización para el cierre de la caja menor, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan. n. Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos a las cajas menores del Instituto, como mínimo dos veces al año en los Grupos de Trabajo Regionales y Observatorios Vulcanológicos y Sismológicos por parte de la Unidad de Recursos Financieros. En la sede central deberán realizarse arqueos mensuales por parte del Grupo de Presupuesto de la Unidad de Recursos Financieros. o. La legalización definitiva de las cajas menores constituidas durante la vigencia fiscal, se hará antes del 28 de diciembre, fecha en la cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo responsable de la caja menor responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo. p. Cuando por cualquier circunstancia una Caja Menor quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad. 6. DESARROLLO No.

ACTIVIDAD

Realiza análisis sobre el monto de constitución de la caja menor.

Solicita el nombre del responsable de la caja menor

¿El responsable de

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓN

EVIDENCIA

Realice análisis teniendo en cuenta el monto proyectado en el Plan Operativo Anual (POA), y los gastos efectuados en la vigencia Técnico Grupo inmediatamente anterior por de Presupuesto cada objeto de gasto de la encargado de caja menor. Cajas Menores/ Coordinador Una vez se conozca el Grupo de nombre del Responsable de Presupuesto la caja menor, informe verbalmente el resultado del análisis.

Solicite mediante correo Técnico Grupo electrónico el nombre y No. de Presupuesto Correo de cédula del responsable encargado de electrónico. de la caja menor para la cajas Menores vigencia. Si: Continuar actividad

105

con

la N.6

la caja menor ya tiene cuenta corriente para el manejo de los recursos?

No: continuar actividad N.4

con

Solicite mediante correo electrónico al Coordinador del Grupo de Tesorería, la apertura de la cuenta corriente indicando el tipo Técnico Grupo de recursos, el nombre y la de Presupuesto No. de cédula del Correo de encargado de responsable de la caja electrónico Cajas Menores menor con fotocopia de la cedula y resolución de nombramiento y/o certificación laboral del Responsable de la caja menor.

Solicita apertura cuenta.

Solicita mediante Oficio Coordinador dirigido al banco, la apertura Apertura de la Grupo de de la cuenta corriente para Oficio cuenta corriente Tesorería el manejo de recursos de caja menor.

Diligencia y radica formato Responsable de solicitud de Caja Menor CDP

Diligencie el formato de solicitud de CDP de acuerdo a lo informado por el Técnico Grupo de Presupuesto encargado de Cajas Menores. Formato Radique la solicitud solicitud debidamente firmada por el CDP Director Técnico o Secretario General, en la Oficina Asesora de Planeación para VoBo del Coordinador del Grupo de Planeación

Recibe y revisa la solicitud de CDP.

Revisa: Reciba, revise y - Que esté debidamente radica la Técnico Grupo firmada. solicitud de de Planeación Que exista la CDP disponibilidad de recursos de acuerdo al informe de ejecución presupuestal de SIIF.

106

Registro de Control CDP.

base datos de

Libro Control de Solicitud de CDP

Si presenta inconsistencias y/o no existe disponibilidad de recursos se devuelve la solicitud al responsable de caja menor. Si no presenta inconsistencias, registre la solicitud de CDP en la base de datos control de CDP, y solicite al Coordinador Grupo de Planeación el VoBo.

Radique solicitud de CDP en el libro correspondiente, indicando fecha, nombre de la dependencia de la caja menor, valor y firma de quien recibe, y entrega la solicitud de CDP al Grupo de Presupuesto.

Recibe del Grupo de Planeación debidamente diligenciada y firmada la Reciba solicitud Asistente Grupo Libro solicitud de CDP, la radica de CDP de Presupuesto radicación en el libro correspondiente y entrega al profesional Grupo de Presupuesto

Profesional Efectúa y Grupo entregar CDP Presupuesto

Efectúe el CDP. Según el Manual Cadena Presupuestal Básica CDP Entrega CDP para revisión y firma al Coordinador del Grupo de Presupuesto.

Verifica que los datos registrados en el CDP estén de acuerdo con la Coordinador Revisa y firma solicitud de CDP. Grupo de el CDP Firma el CDP y entrega Presupuesto al Técnico Grupo de Presupuesto encargado de cajas menores.

Recibe CDP y proyecta borrador de Resolución de constitución de caja menor.

Técnico Grupo de Presupuesto encargado de Cajas Menores

Recibe CDP y proyecta la resolución de constitución y reglamentación de cada una de las cajas menores que funcionaran en el Servicio Geológico en la vigencia, en

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Borrador de resolución de constitución de caja menor.

lo correspondiente a rubros presupuestales, valores, responsables, cuenta bancaria, de acuerdo con el Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012, expedido por el MHCP para la constitución y reglamentación de las cajas menores.

Revisa aprueba resolución definitiva.

Coordinador Grupo y Presupuesto, Jefe URF, Jefe Oficina Jurídica y Secretario General

Revisa el borrador de la resolución teniendo en cuenta los siguientes criterios: -Nombre completo -Monto -Rubros -Cuenta bancaria -Redacción Resolución con Si se presentaron Vo.Bo. observaciones informarlas verbalmente y/o correo electrónico al Técnico Grupo de Presupuesto encargado de cajas menores. No se presentaron observaciones, dar VoBo a la Resolución.

Revisa, aprueba y firma Resolución de constitución Revisa, de caja menor. Resolución aprueba y firma firmada, Resolución de Director General Entrega a la Secretaria para fechada constitución de numeración, fechado y enumerada. caja menor. envío de copia a la URF para expedición de RP.

Efectúa RP de acuerdo con los criterios establecidos en Efectúa el el Instructivo Expedición Profesional Registro Registro Presupuestal. Registro Grupo de Presupuestal Presupuestal Presupuesto (RP) Entrega RP para firma y Resolución al Coordinador Grupo de Presupuesto.

Revisa que la información Coordinador Registro Recibe, revisa y del RP esté de acuerdo con Grupo de presupuestal firma el RP la resolución de constitución Presupuesto firmado de caja menor.

108

Firma el RP y lo entrega al Asistente del Grupo de Presupuesto.

Recibe entrega RP Resolución Grupo Contabilidad

y y al de

Recibe y entregue RP y Resolución al Técnico Grupo de Contabilidad Asistente Grupo encargado de cuentas por de Presupuesto pagar, para el proceso de pago y solicite registro del reloj de radicación en la copia del RP. Efectué el pago de acuerdo con el procedimiento de pagos presupuestales y no presupuestales.

Grupo de Efectúa el pago Contabilidad/ Coordinador Grupo de del RP Grupo de Tesorería entrega soporte Tesorería de transferencia al Técnico Grupo de Presupuesto encargado de cajas menores.

Registro reloj radicación RP

del de en

Obligación, Orden de pago y transferencia bancaria.

Proyecte Comunicación Interna para envió de documentos de constitución de caja menor al Responsable de la misma, relacionando los documentos a enviar.

Fotocopia de la Resolución por la cual se Envía Técnico Grupo constituye la caja menor. documentos de de Presupuesto Comunicación - Fotocopia del Decreto constitución encargado de Interna 2768 de 2012. caja menor cajas menores. - Fotocopia del Registro Presupuestal de SIIF - Tabla de retenciones aplicables en la vigencia - Copia de la transferencia de los fondos de Caja Menor - Copia de la descripción de los Objetos de Gasto - Copia de la póliza Realiza ingreso apertura SIIF y cheque.

el Recibe documentos de de constitución y realice el Responsable de en ingreso de apertura caja la caja menor gira menor en SIIF, de acuerdo a la guía Gestión caja

109

Consecutivo de ingreso de apertura de caja menor y de pago sin egreso

menor.

en el aplicativo SIIF

Realice el giro del cheque a su nombre para provisión de efectivo. Guarde el efectivo en la caja de seguridad. Registre la transacción de pago sin egreso en el aplicativo.

¿Los recursos son propios?

SI: Continúe actividad

con

la 21.

NO: Continúe actividad 22.

con

Realice el registro del pago del GMF generado por el giro del cheque, en SIIF mediante la transacción Consecutivo Realiza el Egreso-Pago a nombre de Responsable de Egreso - pago registro del la DIAN, según Guía la caja menor en el aplicativo pago del GMF. Gestión Caja Menor. SIIF Registre el consecutivo y el valor del GMF en la colilla del cheque.

Reciba solicitudes recursos

Recibe las solicitudes a través de comunicación interna, resoluciones de comisión (en caso de emergencias) debidamente firmados por el Director Técnico y/o Secretario Comunicación General. interna o Resolución de Realiza la verificación de la comisión. Responsable de solicitud de acuerdo con los de la caja menor siguientes criterios Solicitud de - La no existencia en el elementos al almacén de equipos y/o almacén. insumos. - La no existencia de Cotización. contratos en curso en caso de prestación de servicios. - Verificar el valor de acuerdo a la cotización. Si

110

presentan

inconsistencias se devuelve e informa verbalmente las inconsistencias encontradas al solicitante. De no encontrar inconsistencias continuar con la actividad No. 23

¿Es necesario utilizar vale provisional?

Si: continuar actividad

con

la N.24

No: continuar actividad N.25

con

Elabora y solicita firma del Responsable de vale provisional respectivo Realiza vale la caja menor / Vale provisional con número de cédula, con provisional solicitante de firmado base en la solicitud recibida recursos y entrega el dinero. Realiza la compra de equipos, suministros y/o servicios y solicita el documento soporte:

Realiza el gasto Solicitante autorizado recursos

- Régimen simplificado: cuenta de cobro y copia del de RUT Facturas y/o -Régimen común: factura cuenta de cobro Entrega originales de recibos o facturas, al Responsable de la caja menor, y el dinero de las retenciones aplicadas si hubo.

Verifica que la documentación cumpla con los requisitos establecidos en la resolución del MHCP sobre Cajas Menores y la resolución de constitución de la respectiva caja menor. Verifica los Así mismo que los recibos recibos y/o Responsable de que entrega el solicitante facturas y sus la caja menor sean originales, firmados soportes por el proveedor, con identificación del nombre o razón social, facturas que cumplan con los requisitos mínimos de Ley. Si

111

presentaron

inconsistencias informa verbalmente al solicitante de recursos las inconsistencias presentadas y devolver los soportes para su respectiva corrección. De no presentar inconsistencias continuar con la actividad No. 27. Registra el gasto en el aplicativo SIIF mediante la transacción Egreso-pago de acuerdo a la guía Gestión caja menor. Registra el consecutivo del Egreso -pago en la factura o recibo.

Registra Egreso-Pago.

Organiza los soportes de los gastos por orden de Responsable de registro en SIIF, los recibos la caja menor pequeños se pegan en hojas tamaño carta y en ningún momento son perforados o grapados, lo que puede adulterar su contenido; para aquellas facturas en papel químico anexar el original y una fotocopia de la misma y archiva los soportes de gastos de acuerdo a las tablas retención documental.

Consecutivo Egreso-pago en el aplicativo SIIF. Archivo

Solicita al Coordinador Grupo de Tesorería, los saldos en bancos a la fecha del monitoreo o arqueo de todas las cuentas corrientes donde se manejan los Saldo de Realiza Técnico Grupo recursos de las cajas bancos monitoreo de Presupuesto menores. mensual de las encargado de Carpeta de cajas menores Cajas Menores Genera los Informes de SIIF informes medio ingresando a través del magnético perfil Gestión Caja menor, seleccione Reportes, EPG, -

112

EJECUCIÓN

CAJA

MENOR: Verificar los Objetos de Gasto que presentan ejecución, fecha del registro, valor del pago y saldo por rubro presupuestal. MOVIMIENTOS MENOR

CAJA

1) Efectivo: Verificará que los gastos que correspondan al medio de pago efectivo se encuentren registrados en la cuenta de efectivo, las facturas que presentaron retenciones se reflejen en esta cuenta menos las retenciones causadas. 2) Cuenta de Bancos: Verifica que el saldo en bancos sea igual al saldo suministrado por el portal bancario. Verifica los movimientos de la cuenta bancaria correspondiente al pago de reembolso, giro de cheques y el pago del GMF (si aplica) y las demás notas débito generadas por concepto de gastos financieros cobrados por la entidad bancaria. DEDUCCIONES CAJA MENOR Verifica que todas las retenciones efectuadas a los gastos por Caja Menor, estén debidamente causadas y registradas. Consolida informes y guarda en medio magnético para consulta. Si se presentan inconsistencias informa al Responsable de caja menor, mediante correo electrónico y/o verbalmente, indicando las acciones

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correctivas y de mejora. Continuar con la actividad N°29 No se presentaron inconsistencias continuar con la actividad No. 30 29

Realiza acciones correctivas

Responsable caja menor.

Realiza las acciones Registro correctivas y de mejora. SIIF

Realiza arqueo con el saldo de bancos e informes de acuerdo con lo establecido en la actividad N° 28. Cuenta el efectivo y registra la cantidad en el formato de Arqueo de Caja Menor el total de cada una de las denominaciones de monedas y billetes, verifica el saldo en bancos con el existente en el aplicativo SIIF y lo registra en el formato Arqueo de Caja Menor.

Revisa cada uno de los soportes de los gastos: Técnico Grupo -Recibos Formato Realiza arqueo de Presupuesto -Facturas Arqueo de caja menor encargado de -Autorización del Director Menor Cajas Menores Técnico y/o Secretario General -Solicitud de elementos al almacén (si aplica) Verifica la fecha, el valor total, el IVA (si aplica), la descripción de la compra o el servicio, la causación de retenciones si da lugar, con la información registrada en el aplicativo SIIF, diligencia el formato Arqueo de Caja Menor en la casilla saldo en libros con el total de las facturas. Posteriormente se registra las observaciones sobre, diferencias, saldos a favor o

114

Caja

en contra, y sobre el manejo de la caja menor. Solicita firma por parte del responsable de la Caja Menor, y firma en la casilla designada para la Unidad de Recursos Financieros para realizar el Arqueo. Entregue copia de este Arqueo de Caja Menor al Responsable de la misma. Informa resultados del arqueo al Coordinador del Grupo de Presupuesto. Si se presentaron inconsistencias que ameriten investigación disciplinaria o penal, envía Informe mediante Comunicación Interna al Director Técnico que corresponda y/o Secretario General, indicando las inconsistencias encontradas en los arqueos de caja menor. Si no se presentaron inconsistencias archiva Arqueo de Caja Menor en la carpeta de los soportes de los gastos de la caja menor.

¿Se ha ejecutado más de un setenta por ciento (70%) de un rubro presupuestal y/o se causaron retenciones?

Informa al Responsable de caja menor la necesidad de un reembolso.

Registra solicitud reembolso

Si: continuar actividad

con

la 32

No: continuar actividad 54

con

Informa al Responsable de Técnico Grupo caja menor verbalmente de Presupuesto que se debe solicitar un encargado de reembolso. Cajas Menores

la Realiza el registro en SIIF Consecutivo Responsable de de de solicitud de reembolso. Solicitud de la caja menor Según guía gestión caja Reembolso

115

menor.

SIIF.

Genera e imprime los Comunicación siguientes informes en el interna solicitud módulo de reportes de SIIF. reembolso Ejecución caja menor. Formato de Deducciones (si aplica) solicitud de Movimientos caja menor CDP firmado (caja y bancos) Egresos caja menor Informes comprobante. firmados: - Ejecución caja Elabora comunicación menor. interna de solicitud de - Deducciones reembolso, dirigida al Jefe (si aplica) de la Unidad de Recursos - Movimientos Financieros, indicando el caja menor número de solicitud de (caja y bancos) reembolso emitido por el - Egresos caja SIIF, monto, periodo de las menor facturas, objeto de gasto a comprobante. reembolsar e informes firmados. Diligencia el formato de solicitud de CDP de la caja menor a su cargo; y solicita firma del Director Técnico y/o Secretario General. Organiza las facturas y documentos soportes a reembolsar, de la siguiente manera: - Comunicación interna - Solicitud CDP firmada por el Director Técnico o Secretario General Informes - Facturas con documentos soportes en orden cronológico Entrega al Técnico del Grupo de Legalizaciones para su revisión.

Verifica y radica comunicación interna de solicitud de

Técnico Grupo de Presupuesto encargado de cajas menores

Verifica en la comunicación interna la relación de los anexos entregados, verifica que las facturas sean

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Registro del reloj de radicado en copia de la

reembolso.

originales, que estén comunicación firmadas por el Director interna. Técnico y/o Secretario General y tengan los soportes correspondientes. En caso de presentarse inconsistencias informa verbalmente al responsable de caja menor para realizar los ajustes necesarios. En caso de no presentar inconsistencias radique la solicitud de reembolso con los soportes al Técnico del Grupo de Contabilidad para la cuenta por pagar y solicita el registro del reloj de radicado en una fotocopia de la comunicación interna.

Efectúa cuenta pagar

Efectúa en SIIF la cuenta por pagar según guía reembolso recursos caja menor en el aplicativo SIIF. Técnico Grupo Registra el consecutivo de Consecutivo de la de Contabilidad la cuenta por pagar en la cuenta por por encargado de comunicación interna. pagar en el Cuentas por aplicativo SIIF Pagar Entrega al Técnico del Grupo de Contabilidad para aprobación y legalización de la cuenta por pagar.

Aprueba cuenta pagar Legaliza egresos.

Registra en SIIF la aprobación de la cuenta por pagar y legaliza los egresos la Consecutivo de Técnico Grupo de la caja menor según guía por legalización de de Contabilidad reembolso recursos caja y la cuenta por encargado de menor. pagar en el Legalizaciones aplicativo SIIF Entrega al Profesional del Grupo de Contabilidad para su revisión y Vo.Bo.

Verifica que los soportes cumplan con las normas y Verifica la Profesional su contabilización en el SIIF contabilización Grupo de sea la correcta, da Vo.Bo en de los egresos Contabilidad los informes y entrega al Técnico del Grupo de Legalizaciones y continúa

117

con

actividad

N°38.

En caso de presentar inconsistencias informa verbalmente y devuelve los documentos al Técnico Grupo de Presupuesto encargado de cajas menores para los respectivos ajustes. Solicite firma del Jefe de la Unidad de Recursos Financieros en los informes.

Técnico Grupo Realice control de Presupuesto de los gastos Radique los documentos del encargado de de caja menor reembolso en la Oficina de Cajas Menores Planeación para Vo.Bo. Del Coordinador del Grupo de Planeación. Recibe la solicitud de CDP y los documentos del reembolso.

Revisa: Que la solicitud de CDP esté debidamente firmada. Que exista disponibilidad de recursos de acuerdo al informe de Ejecución Presupuestal de SIIF.

Recibe y revisa la solicitud de Responsable CDP y los Grupo de documentos del Planeación Si presenta inconsistencias reembolso y/o no existe disponibilidad de recursos se devuelve al Técnico Grupo de Presupuesto encargado de cajas menores. No presenta inconsistencias continuar con la actividad No.40.

Registra solicitud CDP

Registra la solicitud de CDP en la base de datos Control Registro base de CDP. de datos Control de CDP la Técnico Grupo Recoge la firma del Solicitud de de de Planeación Coordinador Grupo de CDP Firmada Planeación. Libro Control de Solicitud de Radica solicitud de CDP en CDP el libro correspondiente,

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indicando fecha, dependencia de la caja menor, valor y firma de quien recibe. Entrega la solicitud de CDP con sus soportes al Grupo de Presupuesto.

Recibe documentos para reembolso

Recibe del Grupo de Planeación debidamente diligenciada y firmada la solicitud de CDP y los Asistente Grupo Libro documentos del reembolso, de Presupuesto radicación los radica en el libro correspondiente y los entrega al profesional Grupo de Presupuesto.

Efectúa el Certificado de Profesional Disponibilidad Grupo Presupuestal Presupuesto (CDP).

Efectúa el CDP de acuerdo con los criterios establecidos en el Instructivo expedición certificado de disponibilidad CDP presupuestal. Entrega para revisión y firma al Coordinador del Grupo de Presupuesto Verifica que los datos registrados en el CDP estén de acuerdo con la solicitud de CDP.

Si presenta inconsistencias devuelve e informa Coordinador Revisa y firma verbalmente las Grupo de CDP firmado. el CDP inconsistencias encontradas Presupuesto para los ajustes correspondientes. De no presentar inconsistencias firma el CDP y entrega al asistente del Grupo de Presupuesto.

Entrega el CDP

Registra el CDP en el libro de radicación de Presupuesto especificando el número de CDP, la fecha Libro de Asistente Grupo de entrega, nombre y firma radicación de de Presupuesto de quien recibe. Presupuesto Entrega el CDP y los documentos del reembolso al Técnico Grupo de

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Presupuesto encargado de Cajas Menores y solicita firma de recibido.

Informa verbalmente y/o mediante correo electrónico al responsable de la caja Técnico Grupo menor el número de CDP, Informa el de Presupuesto fecha y valor, para que número de CDP encargado de proyecte la comunicación cajas menores interna solicitando el reembolso correspondiente al CDP.

Proyecta y entrega Responsable comunicación caja menor interna.

Proyecte la comunicación interna solicitando el reembolso correspondiente al CDP, indicando periodo de las facturas y rubros a reembolsar, valor, número y fecha del CPD, dirigida al Coordinador del Grupo de Presupuesto, y solicite firma del Director Técnico y/o Secretario General.

Comunicación interna de solicitud de reembolso correspondiente al CDP

Entregue al Técnico Grupo de Presupuesto encargado de Cajas Menores.

Radica comunicación interna y documentos de reembolso para RP

Recibe comunicación interna y Asistente Grupo documentos de de Presupuesto reembolso para RP

Técnico Grupo de Presupuesto encargado de cajas menores

Profesional Grupo Presupuesto

Reciba comunicación interna y anexe los documentos del reembolso y radíquelos al Grupo de Presupuesto para expedición de RP. Recibe comunicación interna y documentos de reembolso para efectuar Libro RP, radica en el libro radicación correspondiente y entrega al Profesional Grupo de Presupuesto. Efectúa RP según guía Reembolso recursos caja menor. RP Entrega para revisión y firma al Coordinador del Grupo de Presupuesto.

Efectúa RP

Verifica que los datos Coordinador Revisa y firma registrados en el RP estén Grupo de RP firmado el RP de acuerdo con los Presupuesto documentos de reembolso.

120

Si presenta inconsistencias devuelve e informa verbalmente las inconsistencias encontradas para los ajustes correspondientes. De no presentar inconsistencias firma el RP y entrega al Asistente Grupo de Presupuesto.

Entregue copia de RP y documentos de reembolso, al Técnico Grupo de Contabilidad encargado de cuentas por pagar para el Entregar copia pago y transferencia de RP y Asistente Grupo bancaria de acuerdo con el documentos de de Presupuesto procedimiento de pagos reembolso. presupuestales y no presupuestales.

Registro del reloj de radicado en una copia del RP

Solicite registro del reloj de radicado en la copia del RP

Informe de la transferencia del reembolso al Responsable de la caja Informa y Técnico Grupo menor para su registro en archiva la de Presupuesto SIIF. transferencia encargado de del reembolso cajas menores Archive soporte de transferencia en la carpeta de la caja menor correspondiente.

Realiza registro Responsable del pago del caja menor reembolso

Realice en SIIF el registro del pago del reembolso mediante transacción Ingreso de Reembolso, según guía gestión caja Consecutivo menor. Ingreso de Reembolso en Verifique mediante reportes el aplicativo movimiento de caja menor SIIF. que la transacción está registrada correctamente y el saldo de bancos corresponda al de la cuenta bancaria.

Establezca necesidad

Establece si se requieren Correo realizar gastos antes de la electrónico

la Responsable de caja menor

121

gastos

legalización de cierre de la caja menor. Informa al Técnico Grupo de Presupuesto encargado de Cajas Menores mediante correo electrónico para el inicio de legalización y cierre de la caja menor. Ingresa al aplicativo SIIF en el módulo Reportes, genera los informes y verifica los saldos: - Ejecución caja menor -Deducciones -Movimiento caja -Movimiento bancos

Genera entrega informes

Técnico Grupo Solicite saldo de la cuenta Informes de Presupuesto bancaria al Coordinador del correo encargado de Grupo de Tesorería. electrónico cajas menores Envía correo electrónico al Responsable de la caja menor informando las consignaciones a realizar producto de: Saldo en bancos Saldo en caja - Deducciones (si aplica) - Valor GMF (si aplica)

Realiza consignaciones a la cuenta determinada por el Coordinador del Grupo de Tesorería.

Realiza y Responsable registra las caja menor consignaciones.

Registra en SIIF las consignaciones mediante Consignaciones las transacciones Consecutivos Pago sin Pago sin egreso para las Egreso, consignaciones de reintegro Egreso-pago y de saldo del efectivo y consecutivo bancos. pago Egreso-Pago para el pago deducciones. del GMF (si aplica). Pago deducciones, (si aplica) para registrar la consignación por concepto de deducciones aplicadas. Según la guía de Gestión Caja Menor.

122

Informa verbalmente Técnico Grupo Presupuesto encargado cajas menores para revisión y verificación.

al de de su

Ingrese al aplicativo SIIF en el módulo Reportes y genere los informes: - Ejecución caja menor -Deducciones -Movimiento caja -Movimiento bancos

Genera verifica informes

Verifique que se encuentre con saldo en ceros, solicite saldo de bancos al Coordinador del Grupo de Tesorería para verificación Técnico Grupo de saldo de la cuenta Informes saldos y de Presupuesto bancaria. en cero y encargado de correo cajas menores Si existen saldos informe al electrónico responsable de caja menor para los ajustes correspondientes. Si el saldo está en ceros en los informes y la cuenta bancaria, envié mediante correo electrónico al Responsable de la caja menor estos informes para que proceda a registrar el cierre presupuestal de la caja menor. Registre en SIIF el cierre de caja menor mediante la transacción Cierre presupuestal según la guía de Gestión Caja Menor

Registra y solicita el cierre Responsable presupuestal de caja menor caja menor

Elabora, entrega y firma comunicación interna de solicitud de cierre de caja menor, dirigida al Jefe de la Unidad de Recursos Financieros, relacionando consecutivo de Cierre Presupuestal, informes, facturas y consignaciones. Entrega al Técnico Grupo

123

Consecutivo Cierre Presupuestal en el aplicativo SIIF

de Presupuesto encargado de cajas menores, comunicación interna de cierre de caja menor en carpeta con los informes debidamente firmados por el responsable de caja menor y el Director Técnico y/o Secretario General, las facturas y/o recibos con sus respectivos soportes, y las consignaciones originales del reintegro de saldos. Folie y archive de acuerdo a las normas vigentes de gestión documental. Verifique en la comunicación interna la relación de los anexos entregados, informes en ceros, consignaciones originales, que las facturas sean originales, que tengan Vo.Bo del Director técnico y/o Secretario General y tengan los soportes correspondientes.

Verifica comunicación interna y soportes de cierre de caja menor

Si se presentaron Técnico Grupo inconsistencias informar al de Presupuesto responsable de caja menor encargado de para los ajustes cajas menores correspondientes. En caso de no presentar inconsistencias radique la comunicación interna de solicitud de cierre de caja menor con los soportes al Técnico Grupo de Contabilidad encargado de Cuentas por Pagar, solicite el registro del reloj de radicado en una fotocopia de la comunicación interna.

Entrega chequera.

de Responsable caja menor

Entregue la chequera mediante comunicación interna dirigida al Coordinador del Grupo de Tesorería relacionando el número de chequera y número de cheques en

124

Comunicación interna de entrega de chequera.

blanco con el respectivo consecutivo. En caso de las cajas menores de las sedes regionales las chequeras deben permanecer guardadas bajo llave.

Registra cuenta pagar

Registre en SIIF la cuenta por pagar, mediante la transacción radicar cuenta por pagar para el cierre de caja menor según guía de Cierre Definitivo de una caja menor. Indique el consecutivo de cuenta por pagar en la comunicación interna y entregue al Técnico del Grupo de Contabilidad para legalización de egresos.

Consecutivo cuenta por pagar en el aplicativo SIIF.

Apruebe en SIIF la cuenta por pagar y legalice egresos Aprueba cuenta Técnico Grupo de caja menor según guía por pagar y de Contabilidad de cierre definitivo de una legaliza encargado de caja Menor. egresos de caja legalizaciones Indique en la comunicación menor. interna el consecutivo de la legalización.

Consecutivo Legalización de gastos en el aplicativo SIIF.

Técnico Grupo la de Contabilidad por encargado de cuentas por pagar

Verifica que los soportes cumplan con las normas y su contabilización en el SIIF sea la correcta, da Vo.Bo. En los informes y entrega al Grupo de Tesorería todos los soportes. Continúa con la actividad No. 64.

Verifica la Profesional contabilización Grupo de de los egresos Contabilidad En caso de presentar inconsistencias informa verbalmente y devuelve los documentos al Técnico Grupo de Presupuesto encargado de cajas menores para los respectivos ajustes. Registra las transacciones Grupo de cierre Tesorería definitivo

Registre en SIIF las transacciones causación de de deducciones de una caja menor (si aplica) y el reintegro presupuestal por

125

Consecutivo Causación de Deducciones y consecutivo de Reintegro en el

el cierre de caja menor aplicativo SIIF. según guía como aplicar reintegros en SIIF Nación. Imprima reporte de la transacción, firme y anexe a los demás soportes del cierre, y entregue al responsable de Grupo de Presupuesto para reducir de RP y CDP. Reduce en SIIF el RP y CDP, según Manual Ejecución Presupuestal Cadena Básica.

Realiza reducción RP y CDP

Responsable de Grupo Presupuesto

Imprime reporte de las transacciones, firme y Registro en el anexe a los demás soportes aplicativo de cierre. Entregue al Técnico Grupo de Presupuesto encargado de cajas menores para archivo.

Archiva Técnico Grupo soportes del de Presupuesto cierre de caja encargado de menor. cajas menores

Archive soportes del cierre de caja menor de acuerdo a Archivo las normas vigentes de gestión Documental.

7. DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA Formato Arqueo de Caja Menor GUÍA DE CIERRE DEFINITIVO DE UNA CAJA MENOR SIIF GUÍA GESTIÓN CAJA MENOR SIIF GUÍA REEMBOLSO RECURSOS CAJA MENOR SIIF MANUAL CADENA PRESUPUESTAL CADENA BÁSICA 8. HISTORIAL DE VERSIONES VERSIÓN

FECHA

29/Dec/2014

DESCRIPCIÓN Se unifican los instructivos de Constitución de Cajas Menores, Ejecución de Recursos por Cajas Menores, Legalización de Cajas Menores de la última versión correspondiente al año 2009, y el instructivo de Arqueo de Caja Menor versión 1 del año 2011, adoptando este procedimiento como la recopilación y consolidación de la gestión de cajas menores en la entidad. Se actualizan las definiciones, se realiza inclusión de de la evidencia y se ajustan las actividades de

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acuerdo a los instructivos del proceso y se realiza la inclusión de las actividades de verificación de soportes para la gestión de caja menor. Se relacionan las actividades referentes al manejo del aplicativo SIIF, haciendo inclusión de las guías de gestión caja menor emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en su página web, como documentación complementaria del instructivo. ELABORÓ Nombre: Cargo: Fecha:

REVISÓ

APROBÓ

Sindy Milena Martha Jeannette Edgar González Nombre: Nombre: Sepúlveda Díaz Capera Sanguino TÉCNICO PROFESIONAL COORDINADOR Cargo: OPERATIVO ESPECIALIZADO Cargo: GRUPO DE PLANEACIÓN Fecha: 29/Dec/2014 29/Dec/2014 Fecha: 29/Dec/2014

5.5.2.2 Diagrama procedimiento cajas menores versión 1.

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6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Se concluye que las comisiones de servicios presentan factores críticos en su proceso, inicialmente porque es un proceso que genera bastante documentos impresos, ocasionando mayores costos, y retrasos, esto puede ser solucionado mediante implementación de firmas digitales y una plataforma que permita tener los documentos digitales y en línea.

El enfoque basado en procesos permite a la entidad que los objetivos se logren eficientemente cuando los recursos y las actividades se gestionan como un proceso, en el que se integran todas las áreas en búsqueda de satisfacer al cliente interno, externo y los grupos interesados.

La mejora continua de los procesos se da con la administración de procesos, mediante la implementar y puesta en marcha adecuadamente de las normas ISO 9001 y NTCGP1000 de 2009, como marco de referencia para administrar por procesos la entidad, como se evidencia en la documentación del SGC.

El mapa de proceso del Servicio Geológico permite conocer la estructura y la interacción entre los procesos. Que a su vez deben ser documentados, dado que esto es una actividad que aporta valor al proceso y al cumplimiento de los objetivos de la entidad ya que se estandariza el proceso, Igualmente se convierte en una herramienta de capacitación del personal y la guía para su cumplimiento.

Para un mejor resultado de la documentación de los procesos se considera que estos deben ser desarrollada por los involucrados en el proceso, porque son los que mejor lo conocen, en el caso de la práctica empresarial se evidenció porque las versiones anteriores de los manuales fueron elaborados por personal externo al proceso, por ende se omitieron diversos elementos del proceso.

La documentación de los procesos de cajas menores y de comisiones, se convirtió en una herramienta de gran ayuda para los funcionarios y contratistas de la entidad, permitiéndoles comprender el flujo de cada proceso, y así evitando reprocesos y costos por el desconocimiento de los mismos; entre mejor estructurado este la documentación esta permitir que la organización en general comprenda sus funciones y estas como aportan a cumplir con el sistema de gestión institucional.

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El diagrama de procesos es una herramienta de gran valor la cual ayuda a comprender mejor la gestión de calidad por procesos mediante el flujo de información dentro del proceso.

Como resultado del rediseño y actualización de los procesos de comisiones y cajas menores se identificaron algunos aspectos que son susceptibles de mejora en el corto y mediano plazo, los cuales se presentan como recomendaciones y líneas de acción en la entidad.

En primer lugar el manual de calidad, debe terminar de ser publicado, dado que a la fecha la Oficina Asesora de Planeación indica que se está trabajando en unos apartados que están en revisión de las directivas y las áreas correspondientes para así terminar el manual y publicarlo en su totalidad.

En segundo lugar, se evidencia que en el proceso de comisiones de servicios, presenta difícil controlar a los “reintegros” dado que la entidad depende de un ente externo para efectuar este proceso en los aplicativos y así realizar el cierre de la legalización de comisiones, esta situación se presenta con las comisiones financiadas con recursos de regalías.

Lo anterior, dado que al realizar un reintegro el Tesorero debe realizar consignación de estos recursos en la cuenta del Tesoro Nacional para que así el Ministerio de Hacienda y Crédito Público –MHCP- genere el documento recaudo, el cual presenta demoras de más de dos meses, lo que implica que se encuentre represadas una gran cantidad de legalizaciones pendientes del cierre, afectando así la contabilización de las mismas.

Se considera que al ser esta una actividad donde interviene un ente externo, es de difícil control por parte del Servicio Geológico Colombiano, por ende se debe contar con un control de estas legalizaciones para que se les realice monitoreo del documento recaudo mediante comunicados o correos electrónicos al personal encargado del MHCP.

En tercer lugar, el procedimiento de comisiones de servicios requiere de más capacitaciones, dado que es uno de los procesos donde todo el personal puede llegar a ser parte como comisionado, por ende debe conocerlo y manejarlo. Las capacitaciones se realizan una vez al año, pero la participación en estas es escasa, por el cruce de horarios, para ellos se propone que los Coordinadores de los Grupos de Trabajo, solicite a la Unidad de Recursos Financieros, la asignación 129

de una capacitación al personal del área, para así poder contar con mayor participación y que esta sea más eficaz dado que sería más personalizada y particular.

En cuarto lugar, se recomienda que en el procedimiento de revisión y aprobación de los documentos del sistema de Gestión de Calidad, debe ser más rápido, para ello se propone, que el aplicativo ISOLUCIÓN sea conectado con el correo electrónico para que a este llegue la notificación de tareas.

Por último, se evidencia que el proceso de comisiones genera numerosas impresiones, por ende se recomendó solicitar a Software House, el desarrollo dentro del módulo de comisiones, que permita tener firmas digital, una base de datos de digitalización de los documentos, desde la programación, legalización reintegro y cierre de las legalizaciones, para dar cumplimiento a la política de cero papel, y de gobierno en línea, esto a su vez generaría beneficios para la entidad enmarcados en la Figura 9. Figura 9. Beneficios de la implementación de firmas digitales documentación digital en el proceso de comisiones de servicios.

Cero papel

Costos de archivo

Del proceso digital

•Se evitaria la impresión de: •Programación de Comisión •Solicitud de CDP •Libros de radicación •CDP •Resolución •RP •Obligación •Orden de pago •Informe de legalización Web SAFI •Informe ejecutivo •Fotocopias de retenciones y reintegros •Informe de legalización de web SAFI en ceros •Informe de movimiento diario

•Disminución en gastos de toner •Consumo de papel •Carpetas •Cajas de archivo •Personal de archivo •Mantenimiento del almacenamiento y custodia del archivo

•Los tiempos del paso a paso del proceso serian exactos al quedar registrados en el sistema y no en un libro de radicación. •Cuando el ordenador de gasto no se encuentre su lugar de trabajo podria firmar desde cualquier otra sede, sin tener que incurir en firmas scaneadas y posteriormente entregadas en original. •Las consultas de soportes por parte de cualquier area son más rapidias, dado que se realizarian en linea y no en fisico incurriendo en copia de la copia que podria ocacionar perdida de soportes.

Fuente: Elaboración propia.

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