Tesis0130cont by MAOSABO

DISEÑO Y PROPUESTA DE MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD, CARTERA Y TESORERÍA DE LA COMPAÑÍA CONSTRUVAL INGENIERÍA S.A.S.

CLAUDIA C. GUZMAN TULA CRISTIAN A. VALBUENA ROA

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTÁ 2012

DISEÑO Y PROPUESTA DE MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD, CARTERA Y TESORERÍA DE LA COMPAÑÍA CONSTRUVAL INGENIERÍA S.A.S.

CLAUDIA C. GUZMAN TULA CRISTIAN A. VALBUENA ROA

Práctica empresarial presentada como requisito para optar El Título De Contaduría Pública

Profesor. Cesar Yamit Beltrán Torres Coordinador De Investigación

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA BOGOTÁ 2012

Nota de Aceptaci贸n

Presidente del Jurado

Jurado

DEDICATORIA

DIOS, Primero que nada porque me da esa energía para levantarme y empezar cada día. A mi hija Laura Camila, porque es la razón de mi vida. Claudia Guzmán.

A Dios, que hace que todo sea posible. A mis padres Julio y Luz Marina, los cuales me han apoyado durante toda mi formación personal y académica. A todos los profesores que me han enseñado algo de sus conocimientos y a nuestro director de tesis Cesar Beltrán, quien apoyo para que este proyecto saliera adelante. Cristian Valbuena.

INDICE NÚMERO PÁGINA INTRODUCCIÓN JUSTIFICACIÓN 1. 2. 3.

TEMA... …………………………………………………………………...1 TÍTULO .………..…………………………………………………….…...2 METODOLOGÍA…………………………………...…………………..…3

4. 4.1. 4.2.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL…………………………………………….……..4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS……………………………………….……4

5. FUNDAMENTOS TEÓRICOS 5.1. CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA……………………..………..……5 5.2. CONTABILIDAD FINANCIERA……………………………...……..……7 5.2.1. SISTEMA CONTABLE………………………………………..…..9 5.3. PRESUPUESTOS……………………………………………………….10 5.4. CARTERA………………………………………………………………...11 5.5. TESORERÍA……………………………………………………………...15 5.5.1. ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO ...……………………… 17 5.5.2. CAJA MENOR……………………………………………………18 5.6. CONTROL INTERNO………………………………………………….. 19 5.6.1. CONTROLES ADMINISTRATIVOS………………………….. 20 5.6.2. CONTROLES CONTABLES……………………………………20 5.7. POLÍTICAS……………………………………………………………… 21 5.8. PROCEDIMIENTOS……………………………………………………..22 5.9. MANUALES………………………………………………………………23 6. DIAGNÓSTICO……………………………………………………………………...27 6.1. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS……………………………………..27 6.2. ASPECTOS DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA………….…...28 6.3. ASPECTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA…………………….29 6.4. ASPECTOS FINANCIEROS CARTERA……………………………...30 6.5. ASPECTOS FINANCIEROS TESORERIA…………………………...31 6.6. CONCLUSIÓN DIAGNÓSTICO………………………………………..32 6.7. DIAGRAMA DE ISHIKAWA (ESPINA DE PESCADO)……………...33

7. DISEÑO Y PROPUESTA DE MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD, CARTERA Y TESORERÍA ………………………………………………………………..……….36 7.1. REESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO CONTABLE Y FINANCIERO………………………………………………………….…36 7.2. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS…………………...38 7.3. DISEÑO DE MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS.…...39 8. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA DE CONTABILIDAD DESCRIPCCIÓN GENERAL…………………………………………...45 CONVENCIÓN DE FLUJOGRAMAS………………………………….46 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #1………………………….47 POLÍTICA DE CONTABILIDAD #1&2…………………………………48 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #2………………………….50 POLÍTICA DE CONTABILIDAD #3…………………………………….51 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #3………………………….53 POLÍTICA DE CONTABILIDAD #4…………………………………….54 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #4………………………….56 POLÍTICA DE CONTABILIDAD #5…………………………………….57 FUNCIONES ASISTENTE CONTABLE………………………………58 FUNCIONES CONTADOR PÚBLICO………………………………....59 FUNCIONES REVISOR FISCAL………...………………………….....60 9. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA DE TESORERÍA DESCRIPCCIÓN GENERAL…………………………………………..63 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #1…………………………64 POLÍTICA DE TESORERÍA#1………………...………………………65 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #2…………………………66 POLÍTICA DE TESORERÍA #2………………………………………..67 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #3……….………………...68 POLÍTICA DE TESORERÍA #3………………………………………..69 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #4………………….……...71 POLÍTICA DE TESORERÍA #4………………………………………...72 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #5………………………….74 POLÍTICA DE TESORERÍA #5……….………………………………..75 FUNCIONES JEFE TESORERÍA……………………………………..76

10. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA DE CARTERA DESCRIPCCIÓN GENERAL…………………………………………………..78 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #1………………………………....79 POLÍTICA DE CARTERA#1………….………………………………………..80 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #2…………………………………83 POLÍTICA DE CARTERA #2………..…………………………………………84 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #3………………………………....85 POLÍTICA DE CARTERA #3…………………………………………………..86 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS #4…………………………………88 POLÍTICA DE CARTERA #4…………………………………………………..89 FUNCIONES ENCARGADO DE CARTERA…….………………………….92 ESTRATEGÍAS PARA EL PRONTO PAGO DE LAS CUENTAS POR COBRAR ………………….……………………………………………………..93 11. SENSIBILIZACIÓN

IMPORTANCIA

NECESIDAD

EXISTENCIA DE MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CONSTRUVAL INGENIERÍA S.A.S……………………………………………..94

12. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA DE CONTABILIDAD, TESORERÍA Y CARTERA……………………………………………………………………………97 CONCLUSIONES…………………………………………………………………….100 BIBLIOGRAFÍA………………………..………………………………………………103 ANEXOS ANEXO 1 RESEÑA HISTÓRICA ANEXO 2 ENTREVISTA ANEXO 3 ENCUESTA ANEXO 4 TABULACIÓN ENCUESTA ANEXO 5 ESTADOS FINANCIEROS ANEXO 6 ANÁLISIS FINANCIERO ANEXO 7 CRONOGRAMA ANEXO 8. EXPOSICIÓN PARA DE LA PRUPUESTA A CONSTRUVAL ANEXO 9 ACTA # 1 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

ANEXO 10 ACTA IMPLEMENTACIÓN

PRESENTACIÓN

DEL

CRONOGRAMA

CONTENIDO FLUJOGRAMAS NÚMERO PÁGINA

FLUJOGRAMAS DE CONTABILIDAD 1. 2. 3. 4.

CAUSACIÓN DE DOCUMENTOS…………………………………………44 CAUSACIÓN DE NOMINA………………………………………………….47 LEGAL Y TRIBUTARIO ..…………………………………..………………50 INFORMES DE CONTABILIDAD……………………….………………….53

FLUJOGRAMAS DE TESORERÍA 1. 2. 3. 4. 5.

INFORMES DE TESORERÍA ......………………………………………….61 RECAUDO DE CUENTAS POR COBRAR CLIENTES……………….…63 MANEJO DE EFECTIVO – CAJE MENOR……………………………….65 PAGO A PROVEEDORES Y TERCERAS PERSONAS………………...68 CONCILIACIÓN BANCARIA………………………………………………..71

FLUJOGRAMAS DE CARTERA 1. 2. 3. 4.

GESTIÓN DE COBRO DE CARTERA………………………………...…..77 GESTIÓN DE RECAUDO DE CARTERA…………………………………80 CONTROL DE CARTERA...……………………………..………………....82 PROVISIÓN DE CARTERA………………………………………………...85

CONTENIDO DE TABLAS NÚMERO PÁGINA

TABLA 1. ASPECTOS DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA……..……………26 TABLA 2 ASPECTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA…………………………27 TABLA 3 ASPECTOS FINANCIEROS CARTERA…………………………………..28 TABLA 4 ASPECTOS FINANCIEROS TESORERÍA………………………………..29 TABLA 5 ASPECTOS CONSOLIDADOS POR PORCENTAJE…………….……..30 TABLA 6 CONTENIDO DE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CONTRUVAL INGENIERÍA S.A.S...…………………………………………..39 TABLA 7 CONVENCIÓN DE FLUJOGRAMAS……………………………………...43 TABLA 8 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE LOS MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIDAD, TESORERÍA Y CARTERA……………………………….………………………………………………92

CONTENIDO DE GRÁFICOS NÚMERO PÁGINA

1. ASPECTOS CONSOLIDADOS PORCENTUALMENTE %.........................30 2. DIAGRAMA ISHIKAWA (ESPINA DE PESCADO)………………………….31 3. MAPA DE PROCESOS CONTRUVAL INGENIERÍA S.A.S..………………33 4. MAPA DA PROCESO CONTABLE Y FINANCIERO CONTRUVAL INGENIERÍA S.A.S.……….…………………………………………………….34

INTRODUCCIÓN

La compañía CONSTRUVAL INGENIERIA S.AS, fue creada en Bogotá en el año 2009. Desarrolla proyectos de construcción específicamente obras civiles y preparación de terrenos, cuenta además con una buena experiencia en el sector de construcción, pero también con diferentes problemas administrativos que generan diversos riesgos impidiendo de esta manera cumplir con los objetivos propuestos. Uno de los objetivos de este trabajo consta en diagnosticar los procesos contables y financieros para así diseñar y proponer un manual de políticas y procedimientos en dicha área, (específicamente en cartera y tesorería) garantizando la sostenibilidad económica de CONSTRUVAL INGENIERIA S.A.S y permitiendo que la organización tome parte activa en la consolidación de su futuro como una compañía sólida y lucrativa. Las compañías sólidas y lucrativas han reconocido y obtenido los beneficios de los manuales de políticas y procedimientos en distintos procesos, ya que son una herramienta indispensable para dirigir las actividades hacia un mismo objetivo y delegar funciones a cada uno de los integrantes de la organización, economizando tiempo y evitando errores y defectos en los procesos. Dichas actividades deben estar basadas en una serie de lineamientos y políticas que garanticen su funcionamiento y el control por la dirección administrativa. Por medio de este proyecto se busca una reestructuración en los procesos contables y financieros de la empresa CONSTRUVAL INGENIERIA S.A.S. Para lo cual se determinará mediante un diagnóstico previo posibles soluciones para la optimización en el proceso contable y financiero. En este proyecto se plantearán políticas y procedimientos bajo fundamentos teóricos y regulaciones legales que garanticen la eficiencia en los procesos contables y financieros de la compañía. CONSTRUVAL INGENIERIA S.A.S se verá beneficiada debido a que una vez

reestructurado el departamento de contabilidad se minimizar谩n los riesgos econ贸micos y financieros que surgen en el desarrollo de las actividades de este proceso.

JUSTIFICACIÓN

Uno de los pilares fundamentales para el desarrollo de una organización lo constituye la documentación de sus operaciones, por tanto se hace necesario contar con una guía sobre la actuación individual o por funciones para tener un control adecuado y lógico dentro de cada una de las actividades que la compañía lleve a cabo. Cobra mayor importancia cuando se reconoce que tales funciones están limitadas en unas áreas relevantes como son la Contabilidad Administrativa y Financiera.

Con base en lo antes mencionado se considera necesario que unos de los proyectos principales que debe emprender una empresa, es la preparación de un manual de políticas y procedimientos, que permita al personal conocerlos y guiarse en determinada situación.

Los manuales de políticas y procedimientos para el proceso contable y financiero serán de gran utilidad para la compañía, incluso ahora que carece de estructura organizacional, permitiendo de manera práctica y oportuna, el correcto funcionamiento del área de contabilidad, tesorería y cartera. Dichos manuales proporcionaran beneficios como lo son aumentar la eficiencia del personal involucrado en indicadas áreas, proporciona control en todas las actividades de operación y minimiza tiempo brindando eficiencia y eficacia en las operaciones.

Para el profesional, es importante poner en practica lo aprendido durante el pregrado, debido a que realizar un proyecto requiere de diferentes exigencias mínimas como son; fundamentarse teóricamente, recordando conceptos contables y financieros. Utilizar técnicas para diagnosticar la gestión de una compañía y diseñar diferentes herramientas para garantizar una óptima administración por parte de los funcionarios.

Crear un vínculo entre universidad y empresa termina siendo muy beneficioso para ambos entes. Para la universidad porque los estudiantes validan sus conocimientos adquiridos desde la práctica empresarial y por otra parte la empresa se ve beneficiada, porque los estudiantes complementan los procesos de la organización con sus conocimientos académicos, generando a la empresa la minimización de costos y la capacitación del personal para fortalecer toda clase de procesos.

1. TEMA. Los manuales de polĂticas y procedimientos para el proceso contable y financiero, tienen como finalidad documentar las actividades, implementar controles y enfocar los procedimientos hacia un mismo objetivo ofreciendo sostenibilidad econĂłmica y eficiencia a la compaĂąĂa.

2. TITULO Diseño y propuesta de manuales de políticas y procedimientos para el área de contabilidad, cartera y tesorería de la compañía Construval Ingeniería S.A.S.

3. METODOLOGÍA ESTUDIO DE CASO Esta metodología se basó en la recopilación de información detallada sobre el mismo individuo o grupo a lo largo de un tiempo considerable en las instalaciones de la compañía. El material

que se obtuvo, proviene principalmente de

entrevistas, observaciones, encuestas directas y otras herramientas descriptivas que fueron la base para diagnosticar el área a trabajar. A continuación se presenta una matriz que relaciona los objetivos específicos, con actividades y productos, todos con el propósito de cumplir el objetivo general. Diseñar un manual de políticas y procedimientos para el área contable y financiera específicamente en cartera y tesorería, que garanticen la sostenibilidad económica para CONSTRUVAL INGENIERIA S.A.S.

OBJETIVO GENERAL

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

ACTIVIDADES

Fundamentar conceptualmente el área de contabilidad

administrativa y

el área de

contabilidad financiera, específicamente

PRODUCTOS

 

Investigar diferentes autores. Leer diferentes teorías.

 

Hacer análisis horizontal vertical a los EE FF. Diseñar Espina de Pescado.

 

Diseñar Encuesta y Entrevista. Realizar la Encuesta y Entrevista.



Diseñar Manuales de políticas y procedimientos para el área de cartera.

1. Fundamento Teóricos

los aspectos relativos a la cartera y tesorería. 2. Diagnostico 2.

Evaluar los procesos contables y financieros, que permita reconocer, medir y evaluar y resumir los Estados Financieros

Evaluar la existencia de herramientas de contabilidad

los

procesos

prácticas

contables administrativas y financiera.

Proponer políticas y procedimientos contables y financieros para el área de cartera que garantice el recaudo de la misma.

Proponer políticas y procedimientos contables y financieros para el área de tesorería que garanticen el correcto manejo y control del efectivo.



Proponer políticas generales para el área de Contabilidad que garantice la sostenibilidad en los ciclos Contables.



Sensibilizar la importancia y necesidad de la existencia de manuales y procedimientos.



Diseñar Manuales de políticas y procedimientos para el área de Tesorería.

Diseñar Manuales de políticas y procedimientos para el área de Contabilidad.

Realizar Reunión con la juta directiva y socios de la compañía.

3. Diagnostico (Entrevista y encuesta.)

4. Manual de procedimiento en el área de cartera. Manual de políticas para el área de cartera 5. Manual de procedimiento en el área de Tesorería. Manual de políticas para el área de Tesorería 6. Manual de procedimiento en el área de Contabilidad. Manual de políticas para el área de Contabilidad. 7. Informe final a gerencia (Diagnostico y Propuesta.) Reunión con la dirección administrativa

4. OBJETIVOS

4.1.

Objetivo General

Diseñar un manual de políticas

y procedimientos para el área contable y

financiera específicamente en cartera y tesorería,

que garanticen la

sostenibilidad económica para CONSTRUVAL INGENIERIA S.A.S 4.2. 

Objetivos Específicos

Fundamentar conceptualmente el área de contabilidad administrativa y la contabilidad financiera específicamente los aspectos relativos a la cartera y tesorería.



Evaluar los procesos Contables y Financieros que permitan reconocer, medir, revelar y resumir los Estados Financieros.



Evaluar la existencia de herramientas de contabilidad los procesos y prácticas contables administrativas y financiera.



Proponer políticas y procedimientos contables y financieros para el área de Cartera que garantice el recaudo de la misma.



Proponer políticas y procedimientos contables y financieros para el área de Tesorería que garantice el correcto manejo y control del efectivo.



Proponer políticas y procedimientos generales para el área de contabilidad que garanticen confiabilidad en el ciclo contable.



Sensibilizar la importancia y necesidad de la existencia de manuales y procedimientos.

5. FUNDAMENTOS TEORICOS DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA. Por medio de este capítulo se busca conceptualizar todos los aspectos teóricos que se emplearán en la práctica empresarial de la compañía CONSTRUVAL INGENIERIA S.A.S. Estos referentes bibliográficos servirán de

apoyo en el

transcurso del desarrollo de este proyecto. Es pertinente consultar con diferentes autores, los cuales servirán como guía en el planteamiento del diagnóstico y la propuesta. 5.1.

Contabilidad Administrativa

El concepto de contabilidad ha evolucionado de forma permanente. Con el pasar del tiempo la contabilidad ha avanzado y ha pasado de ser una técnica usada por las organizaciones a ser una ciencia que usan las compañías para el desarrollo y crecimiento económico. Por lo tanto, la contabilidad ahora se divide en diferentes ramas. Parte de la contabilidad administrativa, que se usa para fines específicos y para generar informes internos que proyecten la situación financiera de la compañía. Según La Asociación Nacional de Contadores de los Estados Unidos (NAA) define la contabilidad administrativa como:

El proceso de identificación, medición, acumulación, análisis, preparación, interpretación y comunicación de la información financiera que será utilizada por la administración para planear, evaluar y controlar dentro de una organización, asegura la contabilización y el uso adecuado. La contabilidad administrativa comprende también la responsabilidad de preparar informes financieros para los grupos no administrativos, como agencias de control y autoridades fiscales. En otras palabras la contabilidad administrativa se usa en las actividades de planeación, control y la toma de decisiones de una organización. La contabilidad Administrativa de otro lado, esta primariamente interesada en el suministro de la información para administradores internos encargados de la planeación y control de las 5

operaciones

administrativas.

empresa

Debido

que

toman

utilización

diferentes

interna,

decisiones contabilidad

administrativa no está sujeta a P.C.G.A. (Shim & Siegel, 1988, págs. 1, 2)

El autor Shim (1998) citado anteriormente, define la contabilidad administrativa como un proceso para aquellas compañías organizadas y dedicadas. Por ejemplo las empresas productoras

donde se

manejan costos de producción, tienen

estructurada una dirección de contabilidad administrativa, la cual realiza procedimientos para la planeación, evaluación y control de producción, para que se cumplan los objetivos propuestos. Por esta razón la contabilidad administrativa es importante, así no sea obligatoria porque genera

información relevante y

oportuna para el análisis de una situación económica especifica. Por otro lado el autor Guajardo Cantú (2008) define y afirma la contabilidad administrativa: Todas las herramientas del subsistema de información administrativa se agrupan en la contabilidad administrativa, la cual es un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, orientando a facilitar las funciones administrativas de planeación y control, así como la toma de decisiones. Entre las aplicaciones más típicas de esta herramienta se cuentan la elaboración de presupuestos, la determinación de costo de producción y la evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas operativas de la organización, así como el desempeño de los distintos ejecutivos de la misma. Este tipo de contabilidad es útil para los usuarios internos de la organización, como directores, gerentes de área, jefes de departamento, entre otros. (Guajardo & Andrade, 2008, pág. 18) Para este autor Guajardo & Andrade (2008), la contabilidad administrativa es tomada desde un punto global, que hace parte fundamental dentro de los procesos administrativos, contribuyendo a la planeación y la toma de decisiones

organizacionales. Porque aunque no tenga un proceso obligatorio o enmarcado por una normatividad, su organización y confiabilidad hacen que apoye considerablemente la elaboración de presupuestos, manejo de costos entre otras. Se concluye según las teorías de los autores consultados, que la Contabilidad Administrativa es la encargada de utilizar herramientas de medición, análisis, preparación y de comunicación, para la consolidación de la información permitiendo la planeación y control de la Compañía, sin estar regidos por los P.C.G.A1. Por lo tanto, el obtener los presupuesto, la evaluación de costos, entre otras, suministran datos para usuarios internos los cuales son necesarios para la toma de decisiones de una organización. La contabilidad administrativa, da la posibilidad a sus participantes de hacerla creativa y organizada para lograr de manera ordenada y amigable el cumplimiento de sus objetivos. Ahora conoceremos el concepto de la contabilidad financiera y su relevancia en la empresa. 5.2.

Contabilidad financiera.

La contabilidad financiera es una herramienta fundamental para

todo tipo de

organizaciones, desde las PYMES, hasta las más grandes compañías. Ya que permite conocer aspectos históricos de su información, la posición financiera, su grado de liquidez y rentabilidad. Como

el principal interés de la contabilidad

enmarcamos el siguiente:

La contabilidad financiera son los aspectos históricos de la información externa, esto es, suministra información financiera a personal externo a la empresa tales como inversionistas, acreedores y gobierno. Para proteger a este personal, la contabilidad financiera está regida

por los llamados

Principios Generales de Contabilidad Generalmente aceptados (P.C.G.A.). (Shim & Siegel, 1988, pág. 18)

Principios Generales de Contabilidad Generalmente aceptados

El autor Shim & Siegel (1998) enfoca su mayor interés a proveer información a usuarios externos, en donde se conoce la realidad económica de la entidad; además se rige por los P.C.G.A. Donde se establecen el límite de identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera por medio de los Estados Financieros de la entidad. Por otro lado el autor Guajardo & Andrade (2008) se enfoca en: Una serie de elementos tales como las normas de registro, criterios de contabilización, Formas de presentación, etc. A este tipo de contabilidad se le conoce como Contabilidad Financiera, debido a que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad, así como determinados acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos para la toma de decisiones. Este tipo de contabilidad es útil para acreedores, accionistas, e intermedios financieros, el público inversionista y organismos reguladores entre otros, todos usuarios externos de la información contable (Guajardo & Andrade, 2008, pág. 18) La Contabilidad Financiera está encargada de suministrar información para usuarios externos como proveedores, inversionistas, organismos reguladores, ya que esta información esta a sujeta a P.C.G.A. con normas de registro, formas de presentación y otras. Dando a conocer datos razonables y útiles, que hace énfasis al pasado histórico de la Compañía. En la actualidad la Contabilidad Financiera es una herramienta útil y práctica, en donde se encamina la información al momento de realizar la proyección de la compañía. Como se menciona anteriormente, la contabilidad financiera y administrativa brinda soporte y conclusiones importantes para la compañía, ya que estas al ser específicas,

contribuyen

correcto

funcionamiento

los

procesos

organizacionales. Esto permite un óptimo cumplimiento del Sistema contable y de las actividades ligadas de manera ordenada a las

normas y procedimientos

correspondientes al ciclo contable. Por lo tanto se toma en cuenta el aporte teórico de Horngren (2009) quien aporta los siguientes conceptos:

5.2.1. Sistema Contable Es el conjunto de

registros, procedimientos y equipo que se ocupa,

sistemáticamente, de los eventos que afectan su desempeño y su posición financiera de la entidad. Lleva la contabilidad del activo y pasivo. El sistema se centra en operaciones repetitivas y voluminosas, que casi siempre caen dentro de cuatro categorías: 1. Desembolso de efectivo. 2. Entradas de efectivo. 3. Compra de bienes y servicios, entre ellos la nómina. 4. Ventas u otras actividades generadoras de bienes y servicios. A menudo, resulta abrumadora la magnitud de la manipulación física de los registros. Los sistemas contables bien diseñados y administrados son una contribución positiva a las empresas y a la economía. (Horngren, 2009, pág. 189) El sistema contable es la base para saber que tiene y que debe la compañía, donde el eje principal es el manejo de sus activos, pasivos y el efectivo. De estos, depende la posición financiera de la compañía, ya que los movimientos que se realice dentro del sistema, afecta directamente el desempeño. Por lo tanto, aquellos quienes interactúen dentro del mismo hacen que los resultados que obtenga la compañía sean positivos o negativos. Para el correcto y respectivo cumplimiento de metas y planes propuestos, además de que haga parte del sistema Contable es de vital importancia, cumplir con los presupuestos programados o si no se cumplen a cabalidad, tratar de estar cerca de cumplirlos. Estos brindan la posibilidad de medir cuantitativamente y valorar de manera real los procesos de la organización. 9

5.3.

Presupuestos

Son considerados una herramienta relevante al ser útiles, prácticos y minimizar el riesgo de las operaciones de una entidad. Además es un mecanismo para la revisión de políticas y estrategias direccionándolas hacia lo que verdaderamente busca la empresa.

La mayoría de organizaciones, brindan importancia a los

presupuestos como un plan dirigido a cumplir metas previstas, expresadas en valores y términos financieros. En los cuales

existen aspectos teóricos de

diferentes autores de conocimiento en los procesos contables, que contribuya a la contextualización general el autor Del Rio, (2009) define: “Presupuesto, es la estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operaciones y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado” (Del Rio, 2009, pág. 3) El autor Del Rio (2009), considera que los presupuestos deben cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, aplicando a cada centro de responsabilidad de la organización. Por otro lado para el autor Meyer (1991) es “Un conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa” (Meyer, 1991, pág. 21) Este concepto tiene relación con el autor (Del Rio, 2009) ya que permite cumplirse en determinado tiempo y obtener resultados anticipados. Con el fin de arrojar información para la toma de decisiones de la alta gerencia. Otro concepto muy importante de los presupuestos es el que describe el autor Glenn (2005) afirma que es un

Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. En particular comprende el desarrollo de la aplicación de: -

Objetivos empresariales generales a largo plazo.

Especificación de las metas de la empresa. 10

Desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo.

Un plan de utilidades a largo plazo, detallado por responsabilidades particulares ( divisiones, productos, proyectos)

Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas.

Procedimiento de seguimiento. (Glenn, 2005, pág. 3)

El autor Gleen (2005) da a conocer las aplicaciones que inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de la compañía, a dedicarse a planear, coordinar, controlar de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. Se presenta con las definiciones de los diferentes autores Del Rio (2009), Meyer (1991) y Gleen (2005) que el Presupuesto es una herramienta de apoyo a las directivas para planear, coordinar y controlar las actividades económicas de una organización. En la actualidad el enfoque no es el mismo. Los resultados por lo general dependen de un grupo que se compromete y lucha por unos objetivos trazados de manera conjunta. Al concluir y tomar las definiciones de cada uno de los autores mencionados y relacionados a la actualidad, se marca la relación que existe entre los presupuestos y la Cartera, ya que esta es quien se encargara de recaudar los dineros que permitirán el cumplimiento de los mismos. Por lo tanto, se definirá a continuación el concepto de cartera para mayor claridad. 5.4.

La Cartera.

Para cualquier organización los movimientos que presente el departamento de cartera, trazan de forma relevante e importante la posición de liquidez de la organización. La responsabilidad que recae en esta área o departamento incurre en las decisiones importantes para cualquier compañía, ya que representara la liquidez. Por lo tanto, se mencionan la siguiente definición “La Cartera es el eje

sobre el cual gira la liquidez de la empresa, es el componente Principal del flujo de efectivo”. (González J. , 2007, pág. 45) A continuación el autor González (2007) da a conocer cada componente perteneciente a cartera como:

Rotación. No es el monto de la cartera lo que determina su importancia. Es su rotación. A menor número de días de rotación, o dicho de otra forma, a mayor rotación, mayor eficiencia.

Antigüedad. Ya hemos dicho que no es el monto de la cartera lo que la hace favorable o desfavorable. Es la antigüedad, es decir, el grado de concentración porcentual o absoluta entre los distintos rangos de días.

Composición por cliente. Algunos clientes (especialmente los principales) concentran altos porcentajes de la cartera de la empresa. Lo importante es determinar dos cosas: a) grado de vulnerabilidad o dependencia de mercado concentrado en pocos clientes b) los niveles en que dichos clientes mantienen sus obligaciones. No se debe olvidar que financiar cartera tiene un alto Costo se oportunidad.

Ecuación de la liquidez. Si vende de contado, compre de contado. Si el número de días de Cuentas x Pagar es menor a número de días de Cuentas x Cobrar el flujo de efectivo será negativo. Habrá equilibrio cuando los días de cartera son iguales a los días de Cuentas x pagar. Habrá efecto positivo cuando los días de Cuentas x pagar.

Cartera óptima En principio sí existe. Olvidando el efectivo en bancos, la cartera es el componente más líquido del activo corriente. Existe una parte mínima de inversión en cartera que la empresa necesita en todo momento y es la cartera constante, por otro lado y como consecuencia de mayor crecimiento en facturación existe lo que se denomina cartera variable, esta 12

es la que hay que controlar, puesto que en sanas finanzas, hay que determinar cuanta cartera debe ser financiada con fuentes de largo plazo y cuanta de corto plazo. El no manejo de este concepto es la causa principal de problemas de insolvencia. (González J. , 2007, pág. 862)

En resumen, el manejo de cartera exige políticas, normas y procedimientos. El control financiero de la misma requiere un manejo basado en los indicadores que permitan resultados. Los efectos negativos que un mal manejo de cartera pueden acarrear, costos y problemas de liquidez.

Citando el concepto del

autor Ettinger & Gobieb (2002) define 3 etapas de

cobranza para el recaudo de la cartera en su libro de Créditos y Cobranzas.

Etapa de recordatorio: El primer recordatorio debe ser moderado e impersonal. Puede ser un estado o factura por duplicado, marbetes, engomados, cartas, tarjetas impresas o estados divididos en periodo y recordatorios. Etapa de persecución: Este procedimiento busca, usualmente, un programa de acciones sucesivas para aplicarse a intervalos regulares según que la cuenta no responda al esfuerzo de la cobranza. Etapa drástica: Le quedan únicamente dos recursos: cobrar mediante letras de cambios, o bien a través de una agencia o de un abogado. (Ettinger & Golieb, 2002, pág. 87) Para la gestión del cobro de la cartera según el autor Ettinger & Gobieb (2002) y la actividad comercial que lleva la compañía es importante aplicar lineamientos en las etapas antes mencionadas que bridan seguridad y control. A continuación conoceremos otros conceptos que son relevantes en cartera. Ventas a crédito y cuentas por cobrar. 13

Para cada compañía el crecimiento organizacional atiende también a la facilidad de acceso a los productos y servicios con que cuente una compañía. Por lo tanto, el crédito generara riesgos y trámites adicionales como los que menciona Horngren (2009) de la siguiente manera:

Las ventas de crédito de una cuenta abierta aumentan las cuentas por cobrar, cantidades que los clientes deben a la compañía por la entrega de bienes o por la prestación de servicios. Estas cuentas, a veces llamadas documentos comerciales por cobrar, se presentan cuando la compañía conduce crédito permanente a sus clientes. Estos significa que se compromete a aceptar que le paguen en el futuro los bienes o servicios entregados hoy. Cuentas por cobrar (documentos comerciales por cobrar) cantidades que los clientes adeudan a la compañía por la entrega de bienes o la presentación de servicios y por otorgar crédito dentro del curso ordinario de los negocios. Cuenta incobrable (cuentas malas) cuentas que se juzgan incobrables por que los deudores no pueden o no están dispuestos a pagarlas. La cuestión del crédito entraña los costos y beneficios. El principal beneficios es que aumentan considerablemente las ventas y las utilidades que se perderían en caso de no otorgar el crédito. Muchos prospectos no comprarían si no hubiera crédito o acudirían a un competidor que se los ofreciera. Uno de los costos es administrar y cobrar la deuda. (Horngren, 2009, pág. 180) Con el adecuado control de las cuentas por cobrar y con el resultado del análisis del comportamiento de la cartera, se debe considerar que cuentas son de difícil cobro y otras que quizá no se puedan recuperar, por tanto esas cuentas de difícil

cobro se deben provisionar, el autor Guzmán & Romero (2005) define el siguiente concepto. Las empresas que no están vigiladas por organismos de control gubernamentales pueden aplicar esta metodología. La empresa debe realizar un estudio estadístico para determinar el porcentaje que regularmente pierde de la cartera comercial; definido este porcentaje, establece la provisión en cada cierre contable, como un porcentaje de las cuentas por cobrar. (Guzman, Guzman, & Romero, 2005, pág. 107)

El crédito y más en el auge de alternativas financieras actuales, hace que las ventas aumenten considerablemente a respuesta de una aprobación de crédito. Esto permite que se consoliden las alianzas comerciales con clientes normales y aumente la posibilidad de atraer nuevos clientes para la compañía. Sin olvidar que al existir un crédito hay unos valores adicionales como intereses y demás, que puede favorecer a compañía desde que cumpla con los plazos establecidos. Esto hace rentable y favorable dichos créditos, aunque existe el riesgo de llegar a cuentas incobrables que por diferentes razones son de difícil cobro, allí es cuando complica a la compañía y trae inconvenientes de Liquidez. Los dineros recaudados por cartera y sus condiciones de pago, son manejados directamente por el departamento de tesorería, Este es el encargado de velar por el cumplimiento de obligaciones y las programaciones correspondientes de pagos. Por lo tanto, se tomara la definición y sus responsabilidades en el siguiente concepto.

5.5.

Tesorería.

Para el concepto de Tesorería, se cita los conceptos de González (2007) y Fernández (2003) quienes enmarcar al departamento de tesorería como pilar de los movimientos de dinero de cualquier compañía. Por lo cual los definen de la siguiente manera. “Recoge los medios líquidos disponibles o efectivo, cualquiera

que sea la moneda que se trate y la forma concreta en que se tengan, tanto en caja como en los bancos”. (González P. J., 2007, pág. 1135) Dicho concepto trata la acción de recibir los dineros por la actividad económica que realice la compañía, sin definir un tipo de moneda unificada. Por el contrario trabaja con dinero en efectivo y en bancos. Por otra parte el autor Fernández (2007) lo cita de la siguiente manera: A instancias de una empresa, una organización o una institución, la tesorería es aquella área de la misma en la cual se gestionan y concretan todas las acciones relacionadas con operaciones de tipo monetario. Es decir, en la tesorería se llevan a cabo los pagos a los proveedores, los cobros por las actividades que presta la empresa en cuestión, las gestiones bancarias y todo cuanto tiene que ver con los movimientos de la caja de una empresa. Mientras tanto, cada una de las acciones que se van desarrollando y ejecutando en la Tesorería son cuidadosamente seguidas y asentadas por el área de contabilidad. Aunque es frecuente que muchos confundan los quehaceres del área de tesorería con por ejemplo los de recursos humanos y contabilidad, vale destacar un ejemplo: el sector de recursos humanos calcula cuánto hay que pagarle a tal o cual empleado, una vez que el monto está definido, él área de tesorería debe ocuparse de constatar que se encuentre disponible el dinero en cuestión para efectuar el pago y por último, el área de contabilidad, se ocupará de asentar ese movimiento cuidadosamente en sus registros. En las empresas más grandes, la tesorería, generalmente, se suele ocupar de reunir todo el dinero que producen sus sucursales para luego ese dinero reinvertirlo en el mercado, o en su defecto, en otras actividades financieras. (Fernandez, 2003, pág. 415)

El autor Fernández (2003) concentra el departamento como un todo, aunque dividiendo o clasificando el área de nomina. Ya que este se encarga de provisionar nomina y sus adicionales, pero quien finalmente gira o realiza el pago es tesorería. Así, como existe otras áreas como compras entre otras, que intervienen en movimientos de pagos. Siempre deberá dinamizar en tesorería. Para cualquier empresa o persona, el manejo del efectivo es muy importante porque el dinero es el elemento que permite conseguir cualquier otro elemento o bien que la empresa o la persona necesite ya que es un "instrumento de cambio". Por ende la buena administración de efectivo es un factor importante, a continuación conoceremos la definición de cómo administrar el efectivo el autor Munch & García (2003).

5.5.1. Administración del efectivo. El efectivo suele ser una parte pequeña del activo total de las compañías. Pese a ello, los gerentes dedican mucho tiempo a administrarlo. ¿Por qué? Por mucha razones. Primero, aunque el saldo de efectivo sea pequeño en un momento dado, el flujo de efectivo puede ser enorme. Los ingresos y egresos semanales de efectivo a veces son tan grandes como el saldo de efectivo. Segundo, porque el efectivo es el activo más líquido y por lo tanto, atrae a los ladrones y estafadores. Si las compañías no lo vigilan rigurosamente, alguien podría robárselo. Tercero, es indispensable disponer de suficiente efectivo para que las operaciones fluyan sin problemas. Las compañías lo necesitan para todo: desde las compras ordinarias, hasta las grandes inversiones, desde el pago de comida de un socio de negocios hasta la adquisición de una empresa. Finalmente, el efectivo no es propiamente utilidad y por consiguiente, no conviene tenerlo en cantidades excesivas. El departamento de tesorería se encargara de administrar los niveles de efectivo eficientemente y de asegurarse de que el sobrante se deposite en cuentas generadoras de intereses. (Munch & García, 2003, pág. 56) 17

La mayoría de las organizaciones cuentan con procedimientos detallados y específicos para recibir, registrar y desembolsar efectivo. Casi siempre, lo depositan en una cuenta bancaria y periódicamente, concilian sus libros con los registros del banco. Conciliar un estado de cuenta bancario significa verificar que el saldo de banco coincida con los registros contables. El contador de la compañía registra un depósito en el momento de efectuarlo y un pago en el momento de extender el cheque. Todos estos movimiento deben ser avalados por el contador y /o el revisor fiscal. Para toda compañía, el manejo del efectivo es una necesidad y a su vez una responsabilidad. Razón por la cual deben implementar normas de cumplimiento para el manejo de dineros y transacciones dentro de la compañía. Estos hacen que exista una confiabilidad de los manejos y a su vez permita ver reflejada la liquidez real de la compañía. Para permitir que tesorería centre su vista a lo más relevante, se crea la caja menor las cuales son manejadas por personas de confianza para el pago de recibos de menores cuantías y sus límites son estipulados con anterioridad por contabilidad. Dicha caja se define a continuación. 5.5.2. Caja Menor. Con el fin de dar una adecuada organización del dinero dentro de una compañía se crea la caja menor, que en este capítulo fue citado el concepto teórico de los siguientes autores Granados, Ismael (2007) y Checo, Orlando (2007) para contextualizar y hacer un comparativo. Dichos conceptos son: “Caja Menor: es un fondo fijo creado para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por cantidades irrisorias, según la empresa y sus requerimientos”. (Granados, 1992, págs. 4 - 2) Y para el autor Checo (2007) “Cantidad de dinero disponible en efectivo utilidad para gastos menores. A medida que se consume y se rinde cuentas de los gastos efectuados se reponen los fondos. En constitución, se debita la cuenta por importe contra caja y bancos u se le acredita por cada

rendición de gastos, esta se define también como Caja menor”. (Checo, 2007, pág. 45)

Como en su misma definición y concepto general, la caja menor es dinero que una compañía utiliza para realizar pagos en mínimas cuantías de inmediato. Esta facilita, o da complemento a la tesorería ya que en la mayoría de casos es manejado por personas de responsabilidad que controlen y respondan por estos dineros. Como se enmarca en conceptos anteriores, todo debe contar con una serie de condiciones o variables que conlleven al cumplimiento del sistema contable y por lo tanto se incluyen diferentes temas que aportan a la reglamentación correcta. Por lo tanto, el control interno, es el encargado y hace parte activa para el desarrollo y cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos. En el siguiente concepto se especificara de manera sencilla los mínimos controles existentes, pero que a su vez son fundamentales para el desarrollo de las actividades.

5.6.

El Control Interno

Cualquier tipo de organización no puede crecer si no cuenta con medidas importantes y más de control que le permita verificar y trazar los objetivos a cumplir. Por lo tanto, según Horngren (2009) aporta los siguientes conceptos:

El control, consiste en crear un sistema de comprobaciones y balances que garantice que todas las actividades de una compañía son compatibles con sus objetivos y tienen la aprobación general de la alta gerencia. En un aspecto, lo anterior significa que un ejecutivo importante no deberá exponer a la empresa a perdidas especulativas no autorizadas, debidas, por ejemplo, a valores comerciales exóticos. Aquí, el control interno busca, ante todo, vincular las decisiones ordinarias a las estrategias corporativas.

El control interno se refiere al control administrativo y al contable: 5.6.1. Controles administrativos: incluye plan de organización (por ejemplo, el organigrama oficial que describe las relaciones jerárquicas), así como los métodos y procedimientos que facilitan la planeación de la administración y el control de las operaciones. 5.6.2. Controles contables. Abarcan los métodos y procedimientos gracias a los cuales se autorizan las transacciones, se salvaguardan los activos y se garantiza la exactitud de los registros financieros. Los controles contables eficientes contribuyen a aumentar al máximo la eficiencia, además de que sirven para reducir al mínimo el desperdicio, los errores involuntarios y fraudes. Esta práctica se concentra en los controles contables internos que deberían ofrecer una seguridad razonable en lo referente a: 

Autorización.

Las

transacciones

realizan

atendiendo

las

intenciones generales o especificas de la gerencia. 

Registro. Todas las transacciones autorizadas en las cantidades, periodo y cuentas adecuadas. No se registran las transacciones ficticias.



Medidas de seguridad. Las precauciones y los procedimientos limitan adecuadamente el acceso a los activos.



Conciliaciones. Los registros se comparar con otros documentos conservados aparte y con conteos físicos. Gracias a estas comparaciones se garantiza la realización de otros controles objetivos.



Valuación. Los motores registrados se revisan periódicamente para estimar el deterioro de los valores y la devaluación inevitable.

Los tres objetivos generales (autorización, registro y medidas de seguridad) se relacionan con el establecimiento del sistema contable y

se proponen prevenir errores e irregularidades.

Los dos últimos

(conciliación y valuación) tienen por objeto detectar errores e irregularidades”. (Horngren, 2009, pág. 188) El autor Horngren (2009) enfoca el control interno de diferentes maneras, en la cual toca los procesos que intervienen dentro de los manejos del día a día, que garantizan el cumplimiento el proceso normal en los cuales intervienen los controles administrativos y contables. Una de las razones por las cuales la mayoría de empresas evidencian inconvenientes y retrasos en sus procesos, es debido a la falta de control en actividades operativas, administrativas o contables. Al no existir dichos controles se muestran desperdicios, desorden y destiempo en el cumplimiento de solicitudes o requerimientos que son necesarios para en buen funcionamiento de la compañía. En especial el control interno es clave para determinar la vida de la compañía, ya que con este el paso a paso y el cumplimiento de normas y procedimientos hace que sus resultados mejoren y sea posible cumplir con los objetivos de la compañía. Dichos controles deben contar con políticas claras que enmarquen el buen funcionamiento y cumplimiento de los controles anteriormente mencionados. Por lo tanto, citamos a continuación el concepto de autores que definen el concepto de política, permitiendo mayor entendimiento del mismo. 5.7.

Políticas.

Para cualquier organización las políticas son los pilares del funcionamiento, ya que son en las que cada una se apoya para operar y direccionar sus actividades. Por tanto, se cita a los autores,

Munch & García (2003) y Melinkoff (1990) para

orientarnos. “Política: son la guía esencial que conduce las actividades hacía los fines y objetivos. (Munch & García, 2003, pág. 38) y para el Melinkoff (1990) define que: Las políticas son guías para orientar la acción; son criterios lineamientos

generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. (Melinkoff, 1990, pág. 22) Una política enmarca en el que hace una organización, a su vez debe trabajar de la mano y con claridad de la Misión y Visión de la organización, buscando que sus procesos y actividades sean acordes y coherente con la Compañía. En esta se inmiscuye el detalle de cada proceso, en que se deberá tener en cuenta a la hora de proponer o implementar una política. Al contar con las políticas, creadas y justificadas, permite que trabaje de la mano con los procedimientos ya que estos responden a los valores corporativos que cuente una organización. Por lo tanto, se tratara el concepto de procedimiento en el siguiente capítulo.

5.8.

Los Procedimientos.

Dentro de las organizaciones, los procedimientos son de suma importancia ya que por lo generar esto garantiza la calidad y cumplimiento. El procedimiento se resumiría en él como hace una organización un procesos o una actividad. Por lo tanto citamos al siguiente autor Munch & Gracia (2003) quien define y explica el concepto: “Un procedimiento puede considerarse como la sucesión cronológica y secuencial de operaciones, que se constituyen en una unidad, en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. (Munch & García, 2003, pág. pag 87)

Es el cómo se aplica una norma, política, entre otras. En la que se define paso a paso, para cumplir con un cronograma de actividades para lograra el objetivo propuesto. En el área contable los procedimientos son de importancia, debido a que estos mejoran la organización y minimizan el los errores posiblemente existentes a la horade dar consecución a un proceso.

Los procedimientos generalmente y por el correspondiente orden deben ser plasmados en los manuales, ya que en estos se estudia y se define el cómo y en qué momento se desarrollan las actividades. Por lo tanto se explica en el siguiente concepto.

5.9.

Los Manuales.

Proceden de decisiones de la gerencia en la cual estipula o nombran las actividades que debe realizar cada colaborador. Por tanto, se cita el siguiente concepto:

Manual: los manuales representan un medio de comunicar las decisiones de

administración,

concernientes

organización,

políticas

procedimientos. Son documentos detalladlos que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

De políticas.

Departamentales.

De bienvenida,

De organización,

De procedimientos,

De contenido múltiple,

De técnicas (Rodriguez, 1991, pág. 315)

Dichos manuales son de gran ayuda y utilidad, ya que uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa, delimitando así, las actividades permitiendo que sean asignadas las responsabilidades y funciones individuales, esto hace que cada individuo aumente su efectividad dando como resultado el aumento de la productividad y cumplimiento. Estos no solo facilita el desarrollo de 23

actividades, sino que a la vez genera reducción de costos y aumenta la productividad.

Los manuales políticos de flujos de procedimientos

son herramientas que

garantizan una guía para la optimización del desarrollo de las actividades generando una seria de lineamientos, que se complementan entre sí. Es decir las políticas muestran lo que la dirección administrativa ha decidido hacer en una situación determinada y los procedimientos son formalizados de acuerdo a esas políticas, el autor Martin G, Álvarez Torres (2006) en su libro Manual Para La Elaboración De Manuales De Políticas Y Procedimientos determina que: “A partir de las políticas se puedes desarrollar los procedimientos. A partir del desarrollo de procedimientos se descubre y se proponen las políticas que la organización requiere (Alvarez Torres, 2006) El autor da a conocer que primero se deben establecer una o más políticas para formalizar un procedimiento, debido a que la política es reforzada por el procedimiento, además el autor aclara: “Una política sin procedimiento(s) se puede quedar solamente en buenos deseos, unos procedimientos sin política (s), está incompleto. Las políticas revisten al procedimiento dándole cuerpo y funcionalidad. Los procedimientos aseguran la implementación de la(s) política(s). Las políticas y los procedimientos son las caras de una misma moneda, se complementan mutuamente (Alvarez Torres, 2006) En conclusión las políticas y los procedimientos son fundamentos básicos que establecen un proceso óptimo, debido a que son un instrumento que se emplea para asegurar que dicho proceso funcione debidamente. A continuación se presenta el Articulo 4 de la Ley 87 de 1993 con sus respectivos literales: Toda la entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno.

La Ley 87 de 1993 establece básicamente una guía de parámetros para implementar un Sistema de Control Interno que permite un esquema de organización para los procesos, procedimientos, funciones y herramientas que le permiten evaluar y velar por el buen funcionamiento de las actividades operacionales de una compañía.

Adicional se tomo de referencia el libro “Manual Para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos” del autor Matín G. Alvares Torres, donde especifica aspectos principales que debe tener un Manual de políticas y procedimientos. El siguiente contenido es solamente una referencia de lo que podría incluir un Manual de Políticas y Procedimientos

Portada Índice I.

Hoja de autorización de área.

II.

Política de calidad (cuando sea aplicable).

III.

Objetivo (s) del manual.

IV.

Bitácora de revisiones y modificaciones a políticas y procedimientos.

Políticas.

VI.

Procedimientos.

VII.

Formatos.

VIII.

Anexos.

Cada área autorizada debe tener su propio manual de políticas y procedimientos” (Alvarez Torres, 2006) El autor define que el manual debe contener unos instrumentos que permitan lograr integridad, coherencia y dinámica en las diferentes actividades que se desarrollen en un área específica.

6. DIAGNÓSTICO Determinar una problemática es un paso importante en el desarrollo de un proyecto, porque ofrecerá por medio de técnicas usadas la recopilación de datos que arrojan hallazgos a distintos problemas que la organización incurre. A continuación se presenta el diagnostico realizado en la compañía Construval Ingeniería S.A.S. El día 23 de julio de 2012 se realizó una visita inicial a las instalaciones de la Compañía CONSTRUVAL INGENIERIA SAS, la cual está dedicada a la construcción y edificación de obras civiles. En la actualidad

cuenta

aproximadamente con 15 empleados entre administrativos y operativos, los cuales ascienden según los proyectos a ejecutar. Cuenta también con áreas estructuradas como el departamento de Contabilidad y de Recursos Humanos. Su trayectoria en la prestación de sus servicios ha sido exitosa. Dicha visita se realizó con el fin de adquirir la suficiente información correspondiente al departamento contable y financiero. Se practicó la técnica de entrevista y encuesta, tomando 10 empleados administrativos de la Compañía, realizando una serie de preguntas abiertas y cerradas, que arrojó como resultado el diagnóstico, que se presentará en los siguientes aspectos. 6.1. Aspectos Administrativos En la actualidad ésta constructora tiene creada su planeación estratégica en lo que incluye todo lo referente a su misión, visión, objetivos y propósitos. A pesar de que existe es evidente la falta de conocimiento de la misma, su difusión y compromiso por parte de sus colaboradores. Al no existir una organización definida,

hace que sea difícil crear o plantear

estrategias posibles, que contribuyan a cumplir con los objetivos propuestos y sus respectivos procesos que lleven a la compañía a su mejoramiento y aumento de su productividad. 27

La Compañía cuenta con personal capacitado para desempeñar las labores y actividades que se requieran, pero debido a la falta de procedimiento y políticas claras, no se establece el cómo realizarlas y tampoco existen medidas de control y seguimiento. Esto hace que se pierda el orden cronológico, necesario para cumplir con el ciclo contable y sus características. Por no tener definidas medidas necesarias de control y aseguramiento de la información, se generan informes tan solo para cumplir con las exigencias mínimas ante las entidades de control fiscal u otras. Esto le podría

acarrear

inconvenientes económicos en sanciones a la compañía, por causa de no suministrar la información contable financiera, oportuna y verídica.

6.2. Aspectos Contabilidad Administrativa En cuanto a su contabilidad administrativa, en el momento no existe un proceso u orden de recepción y organización de la información, generando diferentes inconvenientes a la hora de generar informes económicos para apoyar al área financiera. Adicionalmente, al no existir una programación de sus presupuestos y manejos económicos, se realizan gastos de acuerdo a intuición y al día a día, mas no a una proyección anticipada de estos. Además, se afirma según la encuesta que tampoco se realizan flujos de caja, no se miden los indicadores económicos los cuales son herramientas que permiten el debido análisis de los estados financieros. (Anexo Tabla 1) ASPECTOS DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA (Tabla 1) Respuestas Importancia Criterio Nunca se conoce si realizan 3% presupuestos mensuales, trimestrales, 90% semestrales o anuales Nunca se realizan flujos de caja para los proyectos que emplea la 5% 90% compañía, los cuales permitan liquidez y rendimiento financiero de los

mismos. No se conoce ningún manual de procedimientos empleados en el 90% 4% compañía Nunca se analizan de los indicadores 5% financieros como Endeudamiento, 90% liquidez y rentabilidad de la compañía. Total 17% Fuente: Encuesta Realizada en Construval Ingeniería S.A.S. 23 de Julio de 2012 (Elaboración propia) 6.3. Aspectos De Contabilidad Financiera De acuerdo con la información adquirida dentro del mismo personal de la compañía, se hace evidente la no existencia de procedimientos, ni políticas, para cumplir con el ciclo contable. Esto dificulta el aprovechamiento de herramientas tecnológicas y el capital intelectual de sus colaboradores, de manera organizada. Afectando tener a su alcance información confiable con resultados reales para el direccionamiento y productividad de la Compañía Su contabilidad financiera presenta inconvenientes que genera la falta de información, ya que la contabilidad administrativa no está debidamente estructurada donde se deben generar datos confiables para la proyección financiera. Esto afecta la realización de informes y consolidación de los mismos para fines contables que refleje la verdadera situación económica de la compañía. Según entre el 80% y 90% de los encuestados afirmaron que existen problemas de planeación financiera a corto y largo plazo, tales como proyección de flujo de caja y presupuestos. Esto es debido a que no cuenta con un proceso de planeación por parte de la dirección administrativa y adicional no se usan técnicas contables y financieras que se ajusten para realizar

la proyección financiera.

Trayendo como consecuencia iliquidez, altos índices de endeudamiento y pago de intereses a terceros (Anexo tabla 2)

ASPECTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA (Tabla 2) Respuestas Importancia Criterio La gerencia nunca toma decisiones relevantes para la compañía de acuerdo a 4% 80% la información extraída de los Estados Financieros Nunca se conoce si emiten informes de la situación financiera de la compañía mensual o trimestralmente.

90%

No se conoce ninguna política contable

90%

No se conoce ninguna política financiera

90%

No se Conocen cada uno de los ciclos 70% contables Nunca se da a conocer el capital de trabajo 90% al comenzar el período contable

2% 2%

80% 3% No existen los cierres contables Total 24% Fuente: Encuesta Realizada en Construval Ingeniería S.A.S. 23 de Julio de 2012 (Elaboración propia)

6.4. Aspectos Financieros - Cartera Según la encuesta, no se lleva ningún tipo de control con la cartera, existen problemas en el recaudo y el índice de rotación es variable. Reflejando que la compañía carece de liquidez, ya que los deudores equivalen al 85,34% del total de los activos de Construval Ingeniería S.A.S considerándolo como el rubro más relevante según los estados financieros con cierre a 31 de Diciembre de 2011. Por esta razón se enfatizó en hacer preguntas relacionadas específicamente con la cartera, obteniendo un promedio del 83% en los

encuestados afirmando que

existen dichos problemas en la compañía. (Anexo tabla 3)

ASPECTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA - CARTERA(Tabla 3) Respuestas Importancia Criterio Siempre existen problemas con el recaudo 12% 90% de la cartera Nunca existe una programación de tiempo 10% 70% en el recaudo de la cartera La cartera siempre afecta la liquidez de la 13% 90% compañía Total 35% Fuente: Encuesta Realizada en Construval Ingeniería S.A.S. 23 de Julio de 2012 (Elaboración propia)

6.5. Aspectos Financieros - Tesorería La encuesta afirma la falta de controles en el manejo del efectivo y asegura que presentan continuamente problemas de liquidez. Por otra parte, no existen políticas para el manejo de la caja. Existen cajas menores que no tienen el debido manejo, ni auditorias periódicas para el control de las mismas. (Anexo Tabla 4). Al analizar los estados financieros a corte de 31 de Diciembre de 2011, se encontró que el efectivo está representado con Corriente. No es

el 1,28% del total del Activo

normal que tenga un rubro con esta representación en sus

activos corrientes, ya que es

una compañía constructora, que por lo general

deben manejar efectivo a diario para la continuidad y desarrollo

de sus

actividades y proyectos a ejecutar ASPECTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA - DISPONIBLE (Tabla 4) Respuestas Importancia Criterio Nunca existe una caja con un monto mínimo No existen políticas adecuadas para el funcionamiento de la caja

70%

90%

10%

La compañía siempre tiene problemas de 10% 90% liquidez Total 24% Fuente: Encuesta Realizada en Construval Ingeniería S.A.S. 23 de Julio de 2012

6.6. Conclusión Diagnostico Se realizó una distribución porcentual en las tablas anteriores según el criterio profesional de un contador público, una vez revisada la encuesta y los resultados encontrados que arrojó el análisis vertical y horizontal de los estados financieros con cierre a 31 de Diciembre de 2011, se evidenció que la mayor problemática se centra en el recaudo de la cartera, por su relevancia en los Estados Financieros y su bajo índice de rotación generando inconvenientes económicos para Construval Ingeniería S.A.S.. En el estado de resultados se encontró que los Gastos Operacionales por Ventas en la subcuenta de Diversos crecieron un 847% con respecto al año 2010, un asunto importante a tratar en la administración del efectivo ya que la compañía puede incurrir en riesgo de fraude. A continuación se encuentra una tabla que resume el porcentaje de relevancia detallado en las tablas anteriores (Tabla 1, 2 ,3 ,4). Como se comentaba anteriormente este porcentaje fue dado a criterio profesional según los aspectos más relevantes a tratar en la compañía. ASPECTOS CONTABILIDAD FINANCIERA ASPECTOS CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA ASPECTOS DE CONTABILIDAD FINANCERA – CARTERA ASPECTOS DE CONTABILIDAD FINANCIERA TESORERÍA

24% 17% 35% 24%

(Tabla 5 Aspectos diagnóstico consolidados %) (Fuente: Elaboración propia)

ASPECTOS FINANCIERA 24%

24%

17% 35%

ASPECTOS CONTABILDIAD ADMINISTRATIVA ASPECTOS FINANCIEROS CARTERA ASPECTOS FINANCIEROS TESORERÍA

(Gráfico # 1 Aspectos diagnóstico consolidados %) (Fuente: Elaboración propia)

Se concluye también que para la compañía es necesario la implementación de políticas y manuales de procedimientos generales para sus procesos en cuanto a la contabilidad financiera y administrativa, políticas que garanticen controles a los riesgos que se

presentan en los ciclos contables y manuales de

procedimientos que faciliten la emisión y análisis de informes financieros los cuales sean relevantes para la toma de decisiones gerenciales. Finalmente esta práctica empresarial se centrara en los aspectos financieros puntualmente en cartera y tesorería. En la cartera por su alta relevancia en los Estado Financieros y la tesorería por su falta de controles. 6.7.

Diagrama de Ishikawa (Espina de pescado)

Para determinar el problema principal de la compañía Construval Ingeniería S.A.S. se opta por desarrollar el diagrama de Ishikawa que permite mediante una representación gráfica reflejar las causas principales en un plano horizontal el cual que lleva a un efecto o a una problemática relevante que surge en la compañía, permitiendo analizar y proponer soluciones al problema.

(Gráfico # 2 Diagrama de Ishikawa (Espina de pescado) (Fuente: Elaboración propia)

Las principales causas para la empresa Construval Ingeniería S.A.S. son:  PRESUPUESTO: Se determina que la compañía no utiliza la herramienta financiera de proyectar sus presupuestos, los cuales permiten una planeación financiera y un flujo de caja óptimo para la buena administración del efectivo y así desempeñar los diferentes proyectos en lo que incurre la compañía.  ANÁLISIS FINANCIERO: Debido a la falta de informes financieros oportunos e incompletos no se analiza la situación financiera de la compañía y los indicadores financieros tales como endeudamiento, liquidez, rentabilidad y la rotación de las cuentas por cobrar.  CONTROL: No existe control interno en la compañía, debido a que no hay implementadas políticas que garanticen el debido control para las actividades operacionales por parte de la dirección administrativa.  CLIENTES: La compañía no gestiona debidamente el cobro y el recaudo de la cartera y se evidencia que las cuentas por cobrar representan más del 80% de los activos totales.

 PROCEDIMIENTOS: No existen procedimientos formalizados los cuales optimizan las actividades en la compañía brindando eficiencia y eficacia.  COMUNICACIÓN: Rara vez se convocan a reuniones con la dirección administrativa para tomar decisiones mediante informes financieros. Para cumplir el objetivo principal,

la compañía deberá diseñar e implementar

políticas y procedimientos para el proceso contable y financiero, que brinden controles, los cuales sirvan para optimizar los procedimientos y mitigar riesgos en los que actualmente la compañía incurre. También se debe diseñar presupuestos para que la compañía obtenga un flujo de caja que le brinde liquidez y pueda administrar de mejor manera sus recursos financieros.

7. DISEÑO Y PROPUESTA DE MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD, CARTERA Y TESORERÍA. En este capítulo se presenta la reestructuración del mapa de procesos, específicamente en el proceso contable y financiero de la compañía, con el propósito de invitar a la dirección administrativa de la compañía a crear las áreas de cartera y tesorería, las cuales se involucran directamente con un área de contabilidad, y de esta manera proceder a diseñar los manuales de políticas y procedimientos para el área de contabilidad, tesorería y cartera con el fin de consolidar el proceso contable y financiero de Construval Ingeniería S.A.S: 7.1. Reestructuración Del Proceso Contable Y Financiero Se presenta el mapa de procesos generales de la compañía Construval Ingeniería S.A.S., en el que se propone una restructuración el proceso en el área contable, debido a que no desglosan los procesos internos en el departamento de contabilidad que sirven como apoyo para el buen funcionamiento del proceso contable y financiero.

(Gráfico # 3 Mapa de procesos Construval Ingeniería S.A.S.) (Fuente: Documentación Construval Ingeniería S.A.S.) 36

Es evidente que la compañía no tiene estructurado el departamento de contabilidad,

el cual presenta falencias que generan diferentes riesgos

económicos y financieros, como se pudo analizar y evaluar en el diagnostico presentado en la fecha 22/Agosto/2012. organizacional,

Por esta razón se diseñó un modelo

en el cual se dividen las actividades que se realizan en el

departamento de contabilidad, dando así autonomía al área de tesorería, de cartera y específicamente a procesos de asuntos contables. Estas áreas deben estar directamente relacionadas, para cumplir los diferentes objetivos inicialmente propuestos, que garanticen la mejora continua, la sostenibilidad económica y financiera en la compañía.

(Gráfico # 4 Mapa de proceso contable y financiero Construval Ingeniería S.A.S.) (Fuente: Elaboración propia.)

Según el esquema anterior, hace referencia a la importancia que tiene dentro de las organizaciones constructoras la independización

de los procesos internos,

dentro de uno general, en donde se estructura la dirección financiera en:



Un área de tesorería para la administración de los recursos financieros de la compañía.



Un área cartera para gestionar el cobro y recaudo de las cuentas de difícil cobro y que así garantice liquidez y la rotación de las cuentas por cobrar.



Y finalmente, un área de Contabilidad que se especifique únicamente en los ciclos contables, asuntos de nómina, legales y tributarios y la generación de informes financieros para la toma de decisiones.

Construval Ingeniería S.A.S. presenta problemas de liquidez y su vez genera problemas de endeudamiento y rentabilidad, la compañía puede tener rentabilidad pero aún con problemas de liquidez que se generan frecuentemente por su falta de organización general y específicamente financiera. La compañía debe emprender una responsabilidad por mantener una empresa sólida, optimizar sus activos y pasivos para que estos generen liquidez, concentrando los pagos para fechas determinadas y cobrar las facturas una vez estas se venzan, de lo contrario generar diferentes estrategias para el recaudo de la cartera Con esto la compañía logrará financiarse por si misma y podrá consolidarse a largo plazo, minimizando la cantidad de inconvenientes que pueda presentar a la hora de ejecutar un proyecto. Una vez estructurado el proceso contable y financiero se presenta a continuación el diseño de los manuales de políticas y procedimientos. 7.2. Manuales De Políticas Y Procedimientos. 

¿Cómo evidenciar la relación de políticas y manual de flujos y procedimientos?

Los manuales políticas de flujos de procedimientos

son herramientas que

garantizan una guía para la optimización del desarrollo de las actividades generando una seria de lineamientos que se complementan entre sí. Es decir las políticas muestran lo que la dirección administrativa ha decidido hacer en una situación determinada y los procedimientos son formalizados de acuerdo a esas 38

políticas, el autor Martin G, Álvarez Torres en su libro Manual Para La Elaboración De Manuales De Políticas Y Procedimientos determina que: “A partir de las políticas se pueden desarrollar los procedimientos. A partir del desarrollo de procedimientos se descubre y se proponen las políticas que la organización requiere” (Alvarez Torres, 2006) El autor da a conocer que primero se deben establecer una o más políticas para formalizar un procedimiento, debido a que la política es reforzada por el procedimiento, además el autor aclara: “Una política sin procedimiento(s) se puede quedar solamente en buenos deseos, un procedimiento sin política(s), está incompleto. Las políticas revisten al procedimiento dándole cuerpo y funcionalidad. Los procedimientos aseguran la implementación de la(s) política(s). Las políticas y los procedimientos son las caras de una misma moneda, se complementan mutuamente” (Alvarez Torres, 2006) En conclusión las políticas y los procedimientos son fundamentos básicos que establecen un proceso óptimo, debido a que son un instrumento que se emplea para asegurar que dicho proceso funcione debidamente. 7.3. Diseño del Manual de Políticas y Procedimientos. Para el diseño de los manuales de políticas y procedimientos en la compañía se tomó de referencia el artículo 4 de la Ley 87 decretada el 29 de noviembre 1993 en la que se establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, tomando de referencia algunos literales del artículo 4. A continuación se presenta el Artículo 4 de la Ley 87 de 1993 con sus respectivos literales: Toda la entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno.

a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios. b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos. c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad. e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos. f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones. g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno. h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades. i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control. j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión. k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad. l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos. (Colombia, 1993) La Ley 87 de 1993 establece básicamente una guía de parámetros para implementar un Sistema de Control Interno que permite un esquema de organización para los procesos, procedimientos, funciones y herramientas que le permiten evaluar y velar por el buen funcionamiento de las actividades operacionales de una compañía. Adicional se tomo de referencia el libro “Manual Para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos” del autor Alvares (2006), donde especifica aspectos principales que debe tener un Manual de políticas y procedimientos. 40

“El siguiente contenido es solamente una referencia de lo que podría incluir un Manual de Políticas y Procedimientos” Portada Índice I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.

Hoja de autorización de área. Política de calidad (cuando sea aplicable). Objetivo (s) del manual. Bitácora de revisiones y modificaciones procedimientos. Políticas. Procedimientos. Formatos. Anexos.

políticas

Cada área autorizada debe tener su propio manual de políticas y procedimientos” (Alvarez Torres, 2006)

El autor define que el manual debe contener unos instrumentos que permitan lograr integridad, coherencia y dinámica en las diferentes actividades que se desarrollen en un área específica. Teniendo en cuenta el artículo 4 de la Ley 87 de 1993 donde es decretada para empresas públicas, se empleara un diseño hecho para una empresa privada y tomando la metodología que especifica el autor Martín Álvarez, se presenta a continuación el diseño de los manuales de políticas y procedimientos ajustados a las necesidades de la compañía Construval Ingeniería S.A.S.

Relación con literales del art. 4 de la ley 87 de 1.993 y Metodología de Martín Álvarez

Martín Álvarez Martín Álvarez Martín Álvarez, Literal A Literal D

Literal B,K,L

CONTENIDO DEL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CONTRIVAL INGENIERIA S.A.S. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Portada Titulo - Código Área Especifica Proceso Fecha – Página Objetivo Del Manual Responsabilidad, autoridad o delegación de funciones del proceso las cuales entraran a formar parte de los ¨ manuales de funciones ¨ en los que es establecerá como parte de las labores asignadas la responsabilidad establecida individualmente en los diferentes procesos. 8. Descripción rutinaria del procedimiento u operación y sus participantes (pasos que se deben hacer, cómo y porqué) 9. Gráfica o diagrama de flujo del procedimiento 10. Firmas Para Supervisión

Martín Álvarez 11. Políticas Literal B Martín Álvarez

12. Funciones del Cargo

(Tabla 6: Contenido de Manual de Políticas y Procedimientos Para Construval Ingeniería S.A.S.) (Fuente: Elaboración Propia)

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABILIDAD MPP-CON-01

8. MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA CONTABILIDAD Este manual de políticas y procedimientos para el área de contabilidad se realizó como propuesta según el mapa de procesos contables y financieros modificado. El manual de procedimientos para el área de contabilidad se hace con el propósito de brindar una herramienta que le permita eficacia en los procedimientos del ciclo contable, como lo son: el registro de las transacciones que se realizan diariamente en el sistema contable; el proceso de ajuste a las cuentas que se realizan periódicamente, los balances de comprobación y nuevamente los ajustes y finalmente la emisión de los estados financieros para los diferentes fines.

(Fuente: Elaboración propia)

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

OBJETIVO: RESPONSABLE: ALCANCE: DESCRIPCIÓN GENERAL:

CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-CON-01

PÁGINA: 1 DE:16

Registrar, clasificar y ajustar de forma correcta las transacciones en el ciclo contable así como emitir oportunamente los estados financieros y los impuestos a pagar. Contador Público Contador Público y Asistente Contable  El ciclo contable será realizado por El Contador Público y Asistente contable  La actividad contable se realizará diariamente.  Los procedimientos que se llevan en área contable son los siguientes:  Causar y registrar las transacciones de los documentos contables tales como facturación, cuentas por cobrar, cuentas por pagar entre otras.  Causar y provisionar nómina y lo correspondiente a ésta.  Causar, registrar y emitir todo lo correspondiente a los requerimientos legales y tributarios.  Emisión de estados financieros generales y específicos según requerimientos de usuarios de la información internos y externos.  Son directamente responsables el Contador Público y el Asistente Contable de la información financiera, de los malos manejos y errores contables que presenten ó sean descubiertos en la compañía.  Son encargados el Contador Público y el Asistente Contable de todo lo concerniente con la seguridad social de los empleados vinculados a la compañía.

ELABORADO POR: REVISADOR POR: APROBADO POR:

8.1.

CONVENCIÓN DE FLUJOGRAMAS

A continuación se presenta la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman los manuales de contabilidad, tesorería y cartera, se utilizará los siguientes signos universales para la creación de flujogramas de procedimientos. INICIO O FIN

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Inicio o finalidad procedimiento

Se describe ejecutar.

del

la operación a

DECISIÓN

Pregunta breve sobre la cuál se toma alguna decisión ó inicio de procedimiento.

ARCHIVO

Archivo del documento.

FLECHA INDICADORA DE Flecha para indicar la FRECUENCIA continuidad de las actividades dentro del procedimiento. DOCUMENTO

Para indicar por ejemplo un pedido, requisición, factura, recibo, comprobante, correspondencia, etc.

BLOQUE DOCUMENTOS

Para indicar copias múltiples.

(Tabla 7: Convención de Flujo gramas) (Fuente: Elaboración Propia)

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-CON-01

PÁGINA: 3 DE:16

FLUJOGRAMA CONTABILIDAD 1 (CAUSACIÓN DOCUMENTOS)

(Fuente: Elaboración propia) 47

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-CON-01

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POLÍTICA CONTABILIDAD NÚMERO 1 & 2

POLÍTICAS ÁREA DE CONTABILIDAD Las siguientes políticas se establecen como lineamientos y controles para garantizar el buen funcionamiento de los procedimientos que se llevan en el área de contabilidad. Documentos por pagar a) Obligaciones Financieras Según el Decreto 2649 de 1993 en el artículo 74 donde especifica normas sobre los pasivos, la cual sirve como una guía de política para Construval Ingeniería S.A.S. -

“Las obligaciones financieras corresponden a las cantidades de efectivo recibidas a título de mutuo y se deben registrar por el monto de su principal. Los intereses y otros gastos financieros que no incrementen el principal se deben registrar por separado.

Por los inconvenientes de proyección financiera que lleva la compañía y lo establecido en el decreto 2649 de 1993 se establece la siguiente política.  POLÍTICA DE CONTABILIDAD #1 (POL.C.1) - Mensualmente revisar las diferentes obligaciones financieras y bancarias para su respectiva cancelación. - Mensualmente revisar el plan de pagos acordado con el banco Para que su cancelación oportuna. - Por cada obligación o crédito, tener una carpeta con sus respectivos soportes de pago. - Los gastos e intereses financieros se deben registrar por separado. - Llevar un seguimiento oportuno de los intereses en los que incurre tener obligaciones con los diferentes entes financieros.

b) Proveedores Teniendo en cuenta el artículo 617 del Estatuto Tributario para definir una política de los requisitos específicos que debe llevar una Factura de Venta. -

ARTICULO 617. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. . Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Por parámetros de control y evitar inconvenientes futuros se establece la siguiente política.  POLÍTICA DE CONTABILIDAD #2 (POL.C.2) - Las facturas de Compra deben cumplir con los parámetros legales establecidos por el código de comercio y el estatuto tributario. - No se podrán recibir facturas de proveedores, ni cuentas por pagar a de terceros después del día 26 de cada mes, de lo contrario la factura debe ser devuelta para el respectivo cambio de fecha. - Las facturas a proveedores o cuentas por pagar a terceros deben tener de respaldo su respectiva orden de compra con el número consecutivo y con su respectivas firmas de recibido, de lo contrario ese documento no será válido al momento de ser registrado en el sistema de información contable.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-CON-01

PÁGINA: 6 DE:16

FLUJOGRAMA CONTABILIDAD 2 (CAUSACIÓN NOMINA)

(Fuente: Elaboración propia)

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PROCESO:

CONTABLE Y FINANCIERO

ÁREA: CÓDIGO:

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-CON-01

PÁGINA: 7 DE:16

POLÍTICA CONTABILIDAD NÚMERO 3

Causación Y Liquidación de Nomina Las obligaciones laborales según el Artículo 76 del decreto 2649 de 1993, estipula: “Son obligaciones laborales aquellas que se originan en un contrato de trabajo. Se deben reconocer los pasivos a favor de los trabajadores siempre que:  

Su pago sea exigible o probable, y Su importe se pueda estimar razonablemente.

Para propósitos de estados financieros de períodos intermedios se pueden registrar estimaciones globales de las prestaciones sociales a favor de los trabajadores, calculadas sobre bases estadísticas. Las cantidades así estimadas se deben ajustar al cierre del período, determinando el monto a favor de cada empleado de conformidad con las disposiciones legales y los acuerdos laborales vigentes. El efecto en el importe de las prestaciones sociales originado en la antigüedad y en el cambio de la base salarial forma parte de los resultados del período corriente.” De acuerdo a lo estipulado en el Artículo 76, y a criterio en las entrevistas que se realizaron al personal administrativo de la compañía, se establece la siguiente política para minimizar los riesgos e inconvenientes con el personal.  POLITICA DE CONTABILIDAD #3 (POL.C.3 ) - Se debe realizar un estudio previo de hoja de vida al personal que va ser vinculado a la empresa para determinar si cumple con los requisitos y el perfil para determinado cargo. - Se debe definir la clase de contrato. (termino fijo o indefinido) ante de llegar a un acuerdo con el empleado. - La liquidación de la nómina debe ser revisada por el contador público y aprobada por la gerencia general y. El jefe de recursos humanos.

Todos los recibos de pago de nómina deben estar firmados por los empleados, si lo pagos se realizan con transferencias electrónicas los empleado tienen 3 días hábiles después de efectuado el pago para firmar los correspondientes recibos. Los recibos de pago deben archivarse en un lugar donde solo tenga acceso a la persona encargada. Provisionar las prestaciones sociales al final de cada periodo. Generar con anticipación el pago de seguridad social, para evitar intereses de mora y otros tipos de inconvenientes. Informar a la gerencia con antelación del pago oportuno y novedades de la liquidación de la nómina.

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PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-CON-01

PÁGINA: 9 DE:16

FLUJOGRAMA CONTABILIDAD 3 (LEGAL Y TRIBUTARIO)

(Fuente: Elaboración propia)

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PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-CON-01

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POLÍTICA CONTABILIDAD NÚMERO 4

Procedimiento Legal Y Tributario Según el Decreto 2649 de 1993 en el artículo 78 donde especifica normas sobre los pasivos, específicamente en aspectos tributarios el manejo y registro de los impuestos establece: -

“Los impuestos por pagar representan obligaciones de transferir al Estado o a alguna de las entidades que lo conforman, cantidades de efectivo que no dan lugar a contraprestación directa alguna. Teniendo en cuenta lo establecido en otras disposiciones, se deben registrar por separado cada uno de ellos, determinados de conformidad con las normas legales que los rigen. El impuesto de renta por pagar es un pasivo constituido por los montos razonablemente estimados para el período actual, años anteriores sujetos a revisión oficial y cualquier otro saldo insoluto, menos los anticipos y retenciones pagados por los correspondientes períodos. Para su determinación se debe considerar la ganancia antes de impuestos, la renta gravable y las bases alternativas para la fijación de este tributo. Se debe contabilizar como impuesto diferido por pagar el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un menor impuesto en el año corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que tales diferencias se revertirán”.

De acuerdo con lo estipulado en el artículo 78 del Decreto 2649, se establece la siguiente política para el control tributario y el oportuno pago de los impuestos:  POLITICA DE CONTABILIDAD #4 (POL.C.4 ) - De las respectivas cuentas por pagar de proveedores se establecen los impuestos de ley a pagar como rete fuente, IVA, ICA, Rte. ICA. - Hacer causación de los impuestos en el momento que se genera o se recibe la factura. - Al cierre de cada mes liquidar los impuestos correspondientes. - Conciliar mensualmente los impuestos a pagar antes de ser liquidados.

Los impuestos deben ser revisados por el contador y después por Revisor Fiscal con los respectivos soportes del sistema. Informar a la gerencia con antelación del vencimiento de dichos impuestos y su valor a pagar. Emitir con anticipación un informe a tesorería con el monto a pagar, la fecha de vencimiento de cada uno de los impuestos, además este informe debe estar firmado por el contador público. Crear una carpeta con todos los formularios ya cancelados. En caso de algún inconveniente.

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PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-CON-01

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FLUJOGRAMA CONTABILIDAD 4 (INFORMES DE CONTABILIDA)

(Fuente: Elaboración propia) 56

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO:

CONTABLE Y FINANCIERO

ÁREA: CÓDIGO:

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-CON-01

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POLÍTICA CONTABILIDAD NÚMERO 5

Informes de Contabilidad Toda empresa cualquiera que sea su objeto social, debe contar con elementos necesarios para controlar la marcha de sus actividades, y conocer al mismo tiempo, si su gestión cumple o no con las metas propuesta. El objetivo de los informes contables es comunicar sobre la situación económica- financiera, y ayudar a la administración a la toma de decisiones. Tomando en cuenta las entrevistas que se realizaron al personal administrativo de la compañía, Se establece la siguiente política para la compañía Construval Ingeniería S.A.S.  POLITICA DE CONTABILIDAD #5 (POL.C.5 ) -

Se debe emitir Estados Financieros específicamente Balance General y Estado de Resultados al finalizar cada trimestre. Se debe emitir Estados Financieros específicamente Estado de Patrimonio y Flujo de Efectivo semestralmente. Se debe realizar análisis financiero a los Estados Financieros donde se mida los índices de rentabilidad, endeudamiento, liquidez, entre otros. Convocar a una junta directiva para dar a conocer el respectivo análisis mediante un informe. Se debe realizar análisis de apalancamientos operativo y financiero. Los Estados Financieros deben tener notas adjuntas para la correcta interpretación de los saldos en cada rubro. Se deben emitir mensualmente informes de contabilidad sobre los gastos en los que incurre la compañía.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS |FUNCIONES DE CARGOS| NOMBRE DE CARGO: ASISTENTE CONTABLE CONTABLE Y PROCESO: FINANCIERO FECHA: ÁREA: CONTABILIDAD CÓDIGO: MP-CON-FUNC-01 PÁGINA:14 DE:16 PERSONAL A CARGO: SUPERVISOR INMEDIATO: Contador Público OBJETIVO: Apoyar la gestión del contador para garantizar la legalidad y en todos los procesos contables.  Causación de los egresos de caja menor.  Causación y realización de notas de contabilidad.

FUNCIONES DEL CARGO



Generación de Nomina.

 

Realizar Liquidación de contratos. Realizar liquidación de EPS y Pensiones.

 

Controlar y revisar los contratos de empleados. Revisar documentación para pago de IVA ICA Retención en la fuente. Recopilar la información de los clientes que pasen de los montos establecidos para remitir en medios magnéticos a la DIAN. Realizar las demás funciones que sean asignadas a su cargo por el Contador Público o Gerente General.

 



Fondos

Elaborar reportes solicitados por el Contador Público o Gerentes Administrativos.

ELABORADO POR: REVISADOR POR: APROBADO POR:

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS |FUNCIONES DE CARGOS| NOMBRE DE CARGO: CONTADOR PÚBLICO CONTABLE Y PROCESO: FINANCIERO FECHA: ÁREA: CONTABILIDAD CÓDIGO: MPP-CON-01 PÁGINA:15 DE:16 PERSONAL A CARGO: SUPERVISOR INMEDIATO: Gerencia General Garantizar la legalidad de la contabilidad de la compañía, analizando verificando y garantizando todos los asientos OBJETIVO: contables, pagos, cobros, manejo de nomina, impuestos y emitir la información financiera que refleja el resultado de la gestión.  Verificar a diarios los comprobantes tales como: comprobantes de egreso, facturas de compra, facturas de venta, recibos de caja entre otros.  Asegurarse que las causaciones contables estén debidamente registradas de los documentos por pagar.  Verificar la causación contable de las notas de tesorería.  Verificar la causación contable de recibos de caja.  Verificar todo lo concerniente en la nomina como FUNCIONES DEL provisiones, causar pagos a cajas de CARGO compensación familiar, fondos de cesantías y pensiones.  Revisar afiliaciones y contratación del personal.  Verificar los impuestos por pagar como IVA, ICA, RETE ICA, RENTE FUENTE.  Elaborar reportes solicitados por gerencia Administrativa y junta directiva.  . Firma de los Estados Financieros de la compañía, previa revisión de los mismos.  Realizar la Declaración de Renta. ELABORADO POR: REVISADOR POR: APROBADO POR:

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS |FUNCIONES DE CARGOS| NOMBRE DE CARGO: REVISOR FISCAL CONTABLE Y PROCESO: FINANCIERO FECHA: ÁREA: CONTABILIDAD CÓDIGO:

MP-CON-FUNC-01

PÁGINA:16 DE16

PERSONAL A CARGO: SUPERVISOR INMEDIATO: Revisor Fiscal Garantizar que la compañía revele su situación financiera OBJETIVO: y sus resultados económicos fielmente y cumpla con sus deberes legales y estatuarios.  Cerciorarse de que las operaciones se celebren o FUNCIONES DEL cumplan por cuenta de la sociedad se ajustan a las CARGO prescripciones de los Estatutos, a las decisiones de la Asamblea General o Junta Directiva.  Realizar y dictaminar por medio de auditorías financiera, de gestión y de cumplimento las operaciones de la compañía.  Dar por escrito a la Junta directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento y desarrollo de la compañía.  Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la Junta de socios, por que se lleven debidamente la correspondencia de la compañía y los comprobantes de las cuentas impartiendo las instrucciones para tales fines.  Autorizar con su firma cualquier Estado Financiero que se realice, con su dictamen o informe correspondiente.  Convocar a la Junta de socios a reuniones extraordinarias cuando sea necesario. ELABORADO POR: REVISADOR POR: APROBADO POR:

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA TESORERÍA MPP-TES-01

9. MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA TESORERÍA Este manual de políticas y procedimientos para el área de tesorería se realizó como propuesta según el mapa de procesos contables y financieros modificado. El manual de procedimientos para el área de tesorería se hace con el propósito de brindar una herramienta que le permita la creación del área de tesorería para así brindar eficacia en los procedimientos que se llevan en las transacciones del efectivo como el recaudo de los pagos que gestiona el área de cartera; la creación y el reembolso a las cajas menores para optimizar el manejo del efectivo; el pago a todo tipo de terceros como son los proveedores, los entes reguladores y las entidades financieras; las conciliaciones bancarías y garantizar mediante análisis y controles para que así la compañía mantenga un buen nivel de liquidez.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

CONTABLE Y FINANCIERO FECHA: TESORERÍA MPP-TES-01 PÁGINA:2 DE:15

OBJETIVO: Manejar los recursos financieros específicamente el disponible de la compañía. RESPONSABLE: Jefe Tesorería ALCANCE: Jefe Tesorería DESCRIPCIÓN GENERAL:

  



El proceso en el área de tesorería incluye todo lo referente a manejo del disponible tales como manejo de efectivo, cheques y transacciones bancarias. La actividad en tesorería se realizará diariamente. Los procedimientos que se llevan en área tesorería son los siguientes:  Recibir pagos de clientes y terceras personas que tengan relaciones económicas y comerciales con la compañía.  Importar los diferentes desembolsos a las cajas menores que maneje la compañía.  Realizar pagos de proveedores, cuentas por pagar y todo lo referente a pagos con terceros.  Realizar conciliaciones bancarias y emitir informes a contabilidad. Es directamente responsable el jefe de tesorería del manejo de los recursos financieros de la compañía por esta razón será encargado de velar por niveles de liquidez que maneja la compañía. El Jefe de Tesorería es encargado de autorizar desembolsos para los gastos en los que incurre la compañía bajo los parámetros establecidos por la junta directiva y la dirección administrativa.

ELABORADO POR: REVISADOR POR: APROBADO POR: 63

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

TESORERÍA MPP-TES-01

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FLUJOGRAMA TESORERÍA 1 (INFORMES DE TESORERÍA)

(Fuente: Elaboración propia)

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y FINANCIERO

PROCESO: ÁREA:

FECHA:

CONTABILIDAD

CÓDIGO:

MPP-TES-01

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POLÍTICA TESORERÍA NÚMERO 1

POLITICAS DE TESORERIA General y emisión de informes. Las siguientes políticas se crean con el propósito de brindar un complemento para el apoyo del proceso del área de Cartera y permitir que la compañía administre debidamente su efectivo y aumente sus niveles de liquidez.  POLÍTICA DE TESORERÍA #1 (POL.T.1 ) - El jefe de tesorería será el encargado de manejar y velar por los recursos financieros de la compañía tales como el efectivo, los cheques y todo tipo de transacciones bancarias. - El jefe de tesorería deberá pasar un reporte semanal al área de contabilidad de todos los movimientos de la subcuenta Disponible (Caja, Caja Menor, Bancos) para conciliar las cuentas en cada cierre contable. - El jefe de tesorería deberá pasar un reporte semanal al área de cartera de todos las cuentas por cobrar que hayan sido recaudadas en ese periodo de tiempo (7 días), así el encargado de cartera ajustará los saldos que se llevan con todos los clientes. - El jefe de tesorería deberá emitir informes a la dirección administrativa de como se encuentra la compañía sobre la gestión de cobros y de pagos y sus niveles de liquidez. - El jefe de tesorería convocará a reuniones con la dirección administrativa cuando se de por enterado que la compañía carece de liquidez, así se tomaran en estas reuniones decisiones para solucionar dichas inconsistencias.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO:

CONTABLE Y FINANCIERO

ÁREA: CÓDIGO:

FECHA:

TESORERÍA MPP-TES-01

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FLUJOGRAMA TESORERÍA 2 (RECAUDO DE CXC CLIENTES)

(Fuente: Elaboración propia)

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-TES-01

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POLÍTICA TESORERÍA NÚMERO 2

Recaudo de Cuentas Por Cobrar Clientes. Una función de Tesorería, es recibir los pagos de los clientes como lo cita en su concepto el autor Jesús Gonzales, quien enmarca al departamento de tesorería como pilar de los movimientos de dinero de cualquier compañía. Por lo cual define de la siguiente manera: “Recoge los medios líquidos disponibles o efectivo, cualquiera que sea la moneda que se trate y la forma concreta en que se tengan, tanto en caja como en los bancos.” (González J. , 2007, pág. 1135) Dicho concepto trata la acción de recibir los dineros por la actividad económica que realice la compañía, sin definir un tipo de moneda unificada. Con base por lo citado del autor Jesús Gonzales y mejorar gestión de la compañía en los procesos contables y financieros se establece la siguiente política como apoyo para recibir los cobros que notifica el área de cartera.  POLITICA DE TESORERIA #2 (POL.T.2 ) - Tesorería se encargará de administrar los cobros recaudados por cartera. - Confirmara nuevamente que los impuestos hayan sido liquidados correctamente. - Si el pago se realiza por medio de un cheque, deberá consignarlo en las cuentas corrientes o de ahorro de la compañía el mismo día en los horarios habituales ó por más tardar el día hábil siguiente. - Emitirá una notificación al área de cartera de los cobros que han sido efectuados.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO:

CONTABLE Y FINANCIERO

ÁREA: CÓDIGO:

FECHA:

TESORERÍA MPP-TES-01

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FLUJOGRAMA TESORERÍA 3 (MANEJO EFECTIVO CAJ MENOR)

(Fuente: Elaboración propia)

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLE Y FINANCIERO

PROCESO: ÁREA:

FECHA:

CONTABILIDAD

CÓDIGO:

MPP-TES-01

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POLÍTICA TESORERÍA NÚMERO 3

Manejo Del Efectivo Caja Menor Para Construval Ingeniería S.A.S., el manejo del efectivo es muy importante ya que el dinero es el elemento que permite conseguir cualquier otro elemento o bien lo que empresa necesite ya que es un "instrumento de cambio", y existen diversas razones para administrarlo correctamente como lo afirman los autores Lourdes Munch & García (2003), Granados (1992) Las compañías lo necesitan para todo: desde las compras ordinarias, hasta las grandes inversiones, desde el pago de comida de un socio de negocios hasta la adquisición de una empresa. Finalmente, el efectivo no es propiamente utilidad y por consiguiente, no conviene tenerlo en cantidades excesivas. El departamento de tesorería se encargara de administrar los niveles de efectivo eficientemente y de asegurarse de que el sobrante se deposite en cuentas generadoras de intereses” (Munch & García, 2003, pág. 56) Por esa razón es necesario crear cajas menores en los diferentes lugares o procesos que funciona la compañía con el fin de crear mayor y mejor organización del dinero dentro de una compañía, este texto fue citado del concepto teórico de Granados para contextualizar el concepto de caja menor. “Caja Menor: es un fondo fijo creado para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por cantidades irrisorias, según la empresa y sus requerimientos”. (Granados, 1992, págs. 4 - 2) Con base por los conceptos teóricos de Munch & García (2003) y Granados (1992), de acuerdo a la actividad operacional que lleva Construval Ingeniería S.A.S. se establece la siguiente política:

 POLITICA DE TESORERIA #3 (POL.T.3 ) - Se crearán cajas menores, en la oficina y en cada uno de los proyectos que se ejecutan.

El área de tesorería desembolsará para las cajas menores establecidas los montos establecidos por la dirección administrativa. Se generará un comprobante de egreso cuando el desembolso sea efectuado con su respectiva firma de entregado y recibido. Normalmente se llevara un monto de $300.000 en la oficina principal, ese efectivo será manejado por una persona diferente al Jefe de tesorería. En las obras se manejara un monto de $3 000.000 y esta será modificado, sólo con autorización de la gerencia general. Los cruces de Caja menor deben ser soportados con recibos de caja y cada uno de estos con su factura soporte en lo posible, casos excepcionales cuando no emitan factura. La caja menor será reembolsada cuando se haya consumido el 70% de la misma.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO:

CONTABLE Y FINANCIERO

ÁREA: CÓDIGO:

FECHA:

TESORERÍA MPP-TES-01

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FLUJOGRAMA TESORERÍA 4 (PAGO PROVEEDORES Y 3 PERS)

(Fuente: Elaboración propia)

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-TES-01

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POLÍTICA TESORERÍA NÚMERO 4

Pagos a proveedores personas e Impuestos (Efectivo – Cheque – Transacciones Electrónicas) La siguiente política para el pago de proveedores, terceras personas e impuestos, se establece de acuerdo con la actividad económica y los ciclos transaccionales que lleva Construval Ingeniería S.A.S.  POLITICA DE TESORERIA #4 (POL.T.4.) - Se recibirá un informe de programación de pagos semanal entre el día Lunes y Miércoles por parte de la dirección administrativa y autorizado por la gerencia general de las cuentas que se pagarán. - Se programarán los pagos a proveedores u otros los días jueves y viernes siempre y cuando exista el informe de pagos autorizado por la gerencia. - Se pagará sólo si el documento por pagar está físicamente, cumple con los requisitos de una factura, fecha correcta y su orden de compra adjunta correspondiente y adicional la factura debe tener los siguientes sellos:  Sello de Recibido  Sello de Aprobado  Sello de Contabilizado - La factura debe estar con la firma de autorizado por la persona encargada de compras y dicha factura debe existir en el informe de programación de pagos. - Si el pago se realiza con efectivo se debe generar un comprobante de egreso y un recibo de caja con las firmas y sellos respectivos. - Si el pago se realiza con transacciones bancarias (Consignaciones ó transacciones electrónicas) se realizará un comprobante de egreso con firmas correspondientes y se adjuntará la consignación ó el comprobante de pago electrónico que emite el sistema del banco. - Todo cheque será emitido para pago si cumple con las siguientes condiciones.  Firma de la persona autorizada para emitir el cheque.  No se podrá generar cheques para que sean cobrados en ventanilla, con la excepción que sea generado para reembolsar una caja menor.

 El cheque se hará a nombre de la persona natural o jurídica que aparezca en la factura. Los cheques devueltos deben ser recaudados por el Jefe de tesorería, y una vez recibidos anularlos para evitar futuros inconvenientes. Se recibirá anticipadamente un informe de Contabilidad con montos a pagar y las fechas de vencimiento de los impuestos que serán liquidados, dicho informe debe estar autorizado por el contador público con el propósito de programar los pagos.

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CONTABLE Y FINANCIERO

ÁREA: CÓDIGO:

FECHA:

TESORERÍA MPP-TES-01

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FLUJOGRAMA TESORERÍA 5 (CONCILIACIÓN BANCARIA)

(Fuente: Elaboración propia)

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CONTABLE Y FINANCIERO

FECHA:

CONTABILIDAD MPP-TES-01

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POLÍTICA TESORERÍA NÚMERO 5

Conciliaciones Bancarias Las entidades deben realizar sus conciliaciones bancarias mes a mes, lo cual consiste en el cruce de los libros de contabilidad contra los extractos enviados por las entidades financieras, se realizan con el propósito de detectar errores de contabilidad de la compañía, errores del extracto bancario, desfases temporales o la sospecha de fraudes, teniendo en cuenta el contexto anteriormente mencionado se proponen como políticas para Construval lo siguiente:  POLITICA DE TESORERIA #5 (POL.T.5.) - Contabilidad estará encargada de entregar durante los primeros 3 días hábiles posteriores, al termino del mes, los estados de cuenta bancaria. - Las conciliaciones bancarias se realizarán en los 5 días hábiles seguidos cuando lleguen los extractos bancarios emitidos por las entidades financieras. - Mantener en custodia las conciliaciones bancarias y generar informe a gerencia. - Se hará seguimiento a las partidas detectadas según informe.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS |FUNCIONES DE CARGOS| NOMBRE DE CARGO: JEFE DE TESORERIA CONTABLE Y PROCESO: FINANCIERO FECHA: ÁREA: TESORERÍA CÓDIGO: MPP-TES-01 PÁGINA:15 DE:15 PERSONAL A CARGO: SUPERVISOR INMEDIATO: GERENCIA GENERAL Velar por el cumplimiento de las actividades que garanticen la recepción y control de los ingresos de la compañía y su adecuada y correcta distribución, coordinando y ejecutando OBJETIVO: los planes y programas de la unidad a su cargo apoyando la colocación y utilización adecuada de los recursos Financieros de la empresa.  Diligenciar y colocar los ingresos y egresos de dineros de la empresa por los diferentes conceptos FUNCIONES DEL preestablecidos, asumiendo la responsabilidad del CARGO depósito de dineros y títulos registrándolos debidamente.  Recibir informes de Cartera y realizar la debida confirmación de los pagos.  Autorizar los comprobantes de egreso y revisar la realización de cheques por diferentes conceptos y autorizar los giros para pago de obligaciones con proveedores.  Llevar a cabo mensualmente la conciliación bancaria, revisando los extractos, las cuentas contables de bancos y las consignaciones bancarias.  Presentar informes periódicos a la Gerencia General.  Verificar los saldos en bancos.  Verificar pagos o transferencias realizadas por clientes.  Asistir a las reuniones con la Dirección Administrativa y la Junta Directiva si es solicitada. ELABORADO POR: REVISADOR POR: APROBADO POR:

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10. MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA CARTERA Este manual de políticas y procedimientos para el área de cartera se realizó como propuesta según el mapa de procesos contables y financieros modificado. El manual de procedimientos para el área de cartera se hace con el propósito de brindar una herramienta que le permita la creación del área de cartera para brindar eficacia en los procedimientos que abarcan los créditos y cuentas por cobrar, tales como gestionar el cobro a los clientes, gestionar el recaudo de la cartera, mantener un control continuo de la rotación de las cuentas por cobrar para brindar liquidez a la compañía y provisionar las cuentas de difícil cobro por un método óptimo que refleje la realidad económica al momento de presentar los estados financieros.

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PROCESO: ÁREA: CÓDIGO:

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OBJETIVO: Gestionar el cobro a los clientes para garantizar el recaudo y una buena rotación de las Cuentas por Cobrar - Clientes. RESPONSABLE: Encargado De Cartera ALCANCE: Encargado De Cartera y Jefe de Tesorería DESCRIPCIÓN GENERAL:

  

El proceso en el área de cartera incluye todo lo referente a gestionar el cobro y recaudo de las cuentas por cobrar (Clientes). La actividad en Cartera se realizará diariamente. Los procedimientos que se llevan en área de Cartera son los siguientes:  Gestionar el cobro para el recaudo de las cuentas por cobrar.  Provisionar las cuentas de difícil cobro.  Controlar los índices de morosidad de los clientes, mediante informes periódicos a la dirección administrativa. Las facturas sin cancelar con más de 90 días en mora serán remitidas a la dirección administrativa para comenzar un proceso jurídico. El encargado de cartera será responsable de generar estrategias para el recaudo de las cuentas por cobrar. El encargado de cartera será responsable de generar informes de los cobros que han sido efectuados para realizar conciliaciones con el Jefe de Tesorería.

ELABORADO POR: REVISADOR POR: APROBADO POR: 79

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CARTERA MPP-CAR-01

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FLUJOGRAMA CARTERA 1 (GESTIÓN COBRO CARTERA)

(Fuente: Elaboración propia)

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CONTABILIDAD MPP-CAR-01

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POLÍTICA CARTERA NÚMERO 1

POLÍTICAS DE CARTERA Las políticas de cartera de una empresa son guías que se emplean para cobrar las cuentas cuando estas vencen proporcionando una eficiente administración de la cobranza y la recuperación del crédito. Además las políticas de cartera son lineamientos para asegurar el óptimo funcionamiento de los procedimientos que se llevan en dicha área tales como la gestión del cobro y el recaudo de la cartera, la provisión de las cuentas de difícil cobro y el control de los índices de morosidad de la cartera.

Gestión del cobro y el recaudo de las cuentas por cobrar. Las compañías emplean varías modalidades de cobro para agilizar el recaudo de la cartera, las etapas pueden cambiar según el tiempo de morosidad de la cuenta por cobrar y según la pacto que halla con el cliente, por eso se debe definir unas políticas para garantizar un cobro correcto para cualquiera que sea el caso. El autor Ettinger & Golieb (2002) define 3 etapas de cobranza para el recaudo de la cartera en su libro de Créditos y Cobranzas. Etapa de recordatorio: El primer recordatorio debe ser moderado e impersonal. Puede ser un estado o factura por duplicado, marbetes, engomados, cartas, tarjetas impresas o estados divididos en periodo y recordatorios. Etapa de persecución: Este procedimiento busca, usualmente, un programa de acciones sucesivas para aplicarse a intervalos regulares según que la cuenta no responda al esfuerzo de la cobranza. Etapa drástica: Le quedan únicamente dos recursos: cobrar mediante letras de cambios, o bien a través de una agencia o de un abogado. (Ettinger & Golieb, 2002)

Para la gestión del cobro de la cartera según el autor Richard Ettinger y la actividad comercial que lleva la compañía se definen las siguientes políticas de cobro.  POLITICA DE CARTERA #1 (POL.CART.1.) -

El encargado de cartera debera enviar notificaciones a los clientes 5 días antes del vencimiento de las cuentas. El encargado de cartera realizará una llamada telefonica para recordar el vencimiento de la factura y para exigir el pago de la de la deuda ó llegar a un acuerdo con el cliente si tiene una excusa razonable para la prolongación del pago. Después de 7 días de vencimiento de una cuenta por cobrar, la encargado de cartera emitirá una carta en buenos terminos, recordando al cliente la obligación que tiene con la compañía, si la carta no es contestada en los próximos 7 días el encargado de cartera emitirá una segunda carta en buenos terminos para su respectivo cobro.

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FLUJOGRAAMA CARTERA 2 (GESTIÓN RECAUDO CARTERA)

(Fuente: Elaboración propia)

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POLÍTICA CARTERA NÚMERO 2

Gestión del recaudo las cuentas por cobrar. Para la gestión del recaudo de las cuentas por cobrar por la actividad comercial que lleva la compañía se definen la siguiente política de recaudo la cual servirá de apoyo para el procedimiento de recaudo del área de tesorería :  POLITICA DE CARTERA #2 (POL.CART.2.) - El encargado de cartera deberá notificar el jefe de tesorería de los cobros que serán efectuados y adicional notificara el medio de pago que en su defecto sea cheque, efectivo o transacción electrónica. - En caso de que el pago sea en cheque deberá confirmar el día para ir a recogerlo y notificar al área de tesorería para que el cheque sea recogido y consignado en las cuentas bancarías. - El encargado de cartera debera verificar los montos de todos los impuestos tales como IVA, ICA y verificar la retención en la fuente antes de notificar los pagos para que el área de tesoería confirme la liquidación de impuestos en el momento que se efectue el pago. - Una vez reciba la notificación del pago por parte de tesoría deberá informar a la gerencia general por medio de una carta que el pago de un cliente ha sido efectuado

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FLUJOGRAMA CARTERA 3 (CONTROL DE CARTERA)

(Fuente: Elaboración propia)

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POLÍTICA CARTERA NÚMERO 3

Control de la cartera El control de la cartera se realiza con el propósito de llevar un adecuado seguimiento a todos los creditos que otorga la empresa y análizar factura por factura para así determinar el indice de la rotación de las cuentas por cobrar y así mantener un indice bajo de morosidad. El análisis y control de la cartera es importante, el autor Jesus Gonzáles en su libro Manual de presupuesto y Contabilidad de las Corporaciones define que “La Cartera es el eje sobre el cual gira la liquidez de la empresa, es el componente principal del flujo de efectivo.” (González J. , 2007, pág. 862) Adicional, aclara que no importa que tan alta sea la cartera de la compañía sino su índice de rotación. “No es el monto de la cartera lo que determina su importancia. Es su rotación. A menor número de días de rotación, o dicho de otra forma, a mayor rotación, mayor eficiencia.” (González J. , 2007) El autor plantea que la cartera es parte esencial para el apalancamiento de la compañía por si misma, debido a que es fuente de liquidez por esta razón debe estar controlada con una herramienta de análisis financiero para brindar informes oportunos para la toma de decisiones y de acuerdo a lo emitido en dicho informe la dirección financiera minimizará problemas y costos por falta de liquidez. Por lo planteado por el autor Jesús Gonzáles de definen las siguientes políticas de control de cartera que se ajustan a las necesidades de Construval Ingeniería S.A.S.  POLITICA DE CARTERA #3 (POL.CART.3.) - El encargado de cartera deberá pedir un informe semanal al área de Contabilidad de todas las cuentas por cobrar que están registradas en el sistema contable.

El encargado de cartera deberá clasificar las cuentas por cobrar por sus fechas de vencimiento y realizar un análisis detallado de cada cuenta y de cada cliente. El encargado de cartera deberá realizar un análisis financiero sobre la rotación de las cuentas por cobrar a un nivel general y por cada cliente para así determinar cual es el cliente que más se demora en cumplir con sus obligaciones. El encargado de cartera deberá generar quincenalmente un informe breve y consiso de lo que encontro en dicho análisis y deberá enviarlo a la dirección administrativa de la compañía y en caso que crea necesario convocar a una reunión con los directivos.

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FLUJOGRAMA CARTERA 4 (PROVISIÓN DE CARTERA)

(Fuente: Elaboración propia)

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POLÍTICA CARTERA NÚMERO 4

Provisión de las cuentas de difícil cobro Con el adecuado control de las cuentas por cobrar y con el resultado del análisis del comportamiento de la cartera, se debe considerar que cuentas son de difícil cobro y otras que quizá no se puedan recuperar por tanto esas cuentas de difícil cobro se deben provisionar, el autor Charles Horngren define: Que las cuentas que se juzgan incobrables por que los deudores no pueden o no están dispuestos a pagarlas. La cuestión del crédito entraña los costos y beneficios. El principal beneficios es que aumentan considerablemente las ventas y las utilidades que se perderían en caso de no otorgar el crédito. Muchos prospectos no comprarían si no hubiera crédito o acudirían a un competidor que se los ofreciera. Uno de los costos es administrar y cobrar la deuda. (Horngren, 2009, pág. 180) Horngren plantea que siempre que una compañía venda a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, generando pérdidas para la compañía, puesto que no le será posible recuperar los servicios que se prestan a crédito. Por otro lado el artículo 62 del Decreto 2649 menciona que Al menos al cierre del período, debe evaluarse técnicamente su recuperabilidad y reconocer las contingencias de pérdida de su valor. Teniendo en cuenta la naturaleza de la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir que estos activos se reconozcan o valúen a su valor presente. Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados financieros de períodos intermedios es admisible el reconocimiento de las contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas. (Colombia Congreso de la república) En marco de la contabilidad en Colombia da unos lineamientos para que la compañía provisione su cartera antes de cerrar el periodo. 89

El marco de la contabilidad nos menciona que la provisión para las cuentas de dificil cobro se debe evaluar tecnicamente y se debe reconocer con base en estimaciones estadisticas, es decir que la compañía debe adoptar para efectos contables un método de evaluación que sea más preciso al momento de reconocer la provisión más no el método general e individual que menciona en el decreto 187 de 1975 en los artículos 74 y 75 el cual se refiera únicamente para efectos tributarios. Los autores Guzmán y Romero en su libro de Contabilidad Financiera nombran un método para la provisión de cartera. Método de porcentaje sobra la cartera comercial: Las empresas que no están vigiladas por organismos de control gubernamentales pueden aplicar esta metodología. La empresa debe realizar un estudio estadístico para determinar el porcentaje que regularmente pierde de la cartera comercial; definido este porcentaje, establece la provisión en cada cierre contable, como un porcentaje de las cuentas por cobrar. (Guzman, Guzman, & Romero, 2005, pág. 147) Según lo establecido por el artículo 62 del decreto 2649 y el método para reconocer la provisión de los autores Guzmán y Romero se estable la siguiente política para la compañía Construval Ingeniería S.A.S.  POLITICA DE CARTERA #4 (POL.CART.4.) - Es obligación de la empresa y responsabilidad del encargado de cartera provisionar cuentas de cobro dudoso y dicha provisión debe estar aprobada por el Contador Público y el Revisor Fiscal y contabilizada por el área de contabilidad. - La provisión requiere como mínimo ser revisada y ajustada mensualmente. - La provisión se calculará con base en el método de porcentaje sobre la cartera comercial y un análisis estadístico del procedimiento de control de la cartera y los montos actualizados de las facturas a cobrar. - Las facturas de los clientes inconsistentes en sus pagos deberán ser clasificadas estadísticamente para el reconocimiento de la provisión a continuación se presenta un ejemplo de cómo se reconocer la provisión: Ejemplo: Supongamos que la compañía establece mediante su análisis estádistico que su cartera regularmente, el 5% se convierte en deudas incobrarbles; por ende, en cada cierre contable de establecerá la provisión de cartera como el 5% de la cartera total: Total de Cartera Provisión del 5%

20´000.000 1’000.000

Se emitirรก un informe mensualmente a contabilidad con los montos establecidos a provisionar para que se encarge de contabilizarlos y ajustar las provisiones si se presentan pagos por parte del cliente.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS |FUNCIONES DE CARGOS| NOMBRE DE CARGO: ENCARGADO DE CARTERA CONTABLE Y PROCESO: FINANCIERO FECHA: ÁREA: CARTERA CÓDIGO: MPP-CAR-01 PÁGINA:14 DE:15 PERSONAL A CARGO: SUPERVISOR INMEDIATO: GERENCIA GENERAL Realizar cobros de facturas pendientes a los clientes OBJETIVO: buscando mantener una buena rotación de cartera y garantizando el logro de los objetivos y metas de la empresa. FUNCIONES DEL  Llamar a los clientes para realizar el cobro de facturas CARGO vencidas.  Verificar el pago realizado por los clientes contra facturas.  Realizar las liquidaciones correspondientes de las facturas.  Informar a los clientes de las diferencias en pagos después de la realización de la liquidación de los pagos.  Recibir los cobros diarios realizados en efectivo y cheques.  Realizar los listados diarios de pago de clientes en efectivo y cheques para ser remitidos al jefe tesorería con las facturas correspondientes debidamente liquidadas.  Remitir al jefe de tesorería la información de los clientes que realizan el pago de facturas por medio de transacciones electrónicas  Descontar de las facturas pagadas las notas crédito que tengan pendientes los clientes  Hacer una programación de llamadas diarias para confirmar pagos.  Pasar el reporte al Gerente las facturas vencidas con más de 90 días de vencidas. ELABORADO POR: REVISADOR POR: APROBADO POR: 92

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ESTRATEGIAS DE CARTERA

ESTRATEGIAS PARA EL PRONTO PAGO DE LAS CUENTAS POR COBRAR Para recaudar las cuentas por cobrar no basta sólo con tener unas políticas y unos procedimientos definidos, teniendo en cuenta que Construval Ingeniería S.A.S. ejecuta sus proyecto a crédito y se reciben pocos anticipos por parte de los clientes se debe poner en práctica con una serie de estrategias para que la compañía agilice el pago por parte de los clientes A continuación se presenta una sería de estrategias para el recaudo de la cartea:  

Establecer en la factura de venta intereses por mora de facturas vencidas, hará que los clientes se preocupen por incurrir en más gastos y pagar a tiempo sus obligaciones. Otorgar a los clientes descuentos comerciales por pronto pago, incitará a los clientes a recibir dicho descuento y pagar antes de que se venza la fecha para recibir el descuento.

11. SENCIBILIZACIÓN

IMPORTANCIA

NECESIDAD

EXISTENCIA DE MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CONSTRUVAL INGENIERÍA S.A.S. Para lograr completamente los objetivos propuestos y llegar al verdadero fin de esta práctica empresarial, es importante integrar y dar a conocer el proyecto con los socios de la compañía y la dirección administrativa, que tomen parte activa en la participación de implementar dicho proyecto principalmente bajo el liderazgo de la gerencia general y

el departamento de contabilidad. Y así contar con la

participación de todas las áreas de la compañía Se hizo necesario sensibilizar a todo el personal administrativo de la compañía, especialmente a los integrantes del departamento de contabilidad que asumiera la documentación de los manuales de políticas y procedimientos como un compromiso de todos, no sólo de la gerencia, logrando de manera eficiente la posibilidad de la implementación del proyecto. El proceso de sensibilización se llevó a cabo a través de dos reuniones que se hicieron con la dirección administrativa. El 22 de octubre de 2012 se realizó la primera reunión donde se dio a conocer la problemática que hay en el proceso contable y financiero y también se dio a conocer la propuesta de los manuales de políticas y procedimientos para el área de contabilidad, cartera y tesorería. En esta reunión se establecieron los siguientes aspectos. 

El reconocimiento y afirmación por parte de la dirección administrativa de la problemática en el proceso contable y financiero.



El reconocimiento de la falla del proceso contable en estructura del mapa de procesos.



La aceptación de la propuesta por parte de los socios y la gerencia



El interés de la gerencia por cada una de los manuales de políticas y procedimientos para las áreas de Contabilidad, Cartera y Tesorería.



El reconocimiento de la importancia de los manuales de políticas y procedimientos por parte de la dirección administrativa.

 La gerencia se comprometió a liderar y apoyar la implementación del proyecto y adicional contar con la colaboración de los demás directores administrativos.

 El gerente y el subgerente se comprometieron a tomar decisiones bajo la información financiera brindada por el contador público y aprobado por el revisor fiscal, sin necesidad de implementar los manuales de políticas y procedimientos.



El Contador Público

se comprometió a emitir los informes financieros

oportunos y fidedignos de la organización y sensibilizar a los socios la importancia de tomar decisiones bajo dicha información (Revisar: Anexo # 9) El 24 de octubre de 2012, se realizó una segunda reunión con la dirección administrativa de la compañía, con el propósito de validar la propuesta y dar a conocer el cronograma de implementación de los manuales de políticas y procedimientos, adicionalmente concluir si la compañía necesita pasantes para dicha implementación o si se valida por si misma para implementar la propuesta. En la reunión se concluyeron los siguientes aspectos: 

La dirección administrativa acepta el cronograma de implementación de la propuesta con cada una de sus fases.



Nuevamente el gerente se compromete a liderar la gestión de la implementación siempre y cuando cuente con el apoyo de los demás integrantes de la compañía.



Se valida la propuesta, para revisión por parte de la dirección administrativa para posibles correcciones antes de su implementación.



Se entrega un archivo que contiene el informe final y los anexos.



Finalmente los estudiantes agradecen la colaboración a los integrantes de la compañía por suministrar todo tipo de información para que el proyecto se hiciera realidad.



Los directivos administrativos agradecen y aceptan la colaboración de los estudiantes por dar a conocer las problemáticas de la compañía y sensibilizar la importancia de dichos manuales. (Revisar: Anexo # 10)

12. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA DE CONTABILIDAD, TESORERÍA Y CARTERA. La práctica empresarial para Construval Ingeniería S.A.S. tiene como alcance proponer una serie de manuales de políticas y procedimientos para los procesos contables y financieros específicamente en el área de Contabilidad, Tesorería y Cartera. Dicha propuesta queda abierta para dos prácticas empresariales que solicite la compañía como lo es crear manuales de políticas y procedimientos y formatos para el área de presupuestos que este muy enlazada con el área de Contabilidad, Compras y la Dirección de Proyectos y la implementación de los manuales propuestos en esta práctica empresarial. A continuación se cita el autor Marcial Córdoba Padilla quien propone en su libro de Formulación y Evaluación De Proyectos un plan para la ejecución de un proyecto. Un proyecto define combinación de actividades interrelacionadas que deben ejecutarse en un cierto orden, antes que finalice el trabajo completo. Las actividades están interrelacionadas en una secuencia lógica, en el sentido en que algunas de ellas no pueden comenzar hasta que otras se hayan terminado. Un proyecto es una actividad, un trabajo que requiere tiempo y recursos para su terminación (Córdoba, 2006, pág. 156) El autor define que se deben crear una serie de etapas o fases que estén interrelacionadas para que al momento de ejecutar un proyecto sea lógico y conciso, el autor define 3 etapas básicas para la ejecución de un proyecto, La planeación, La programación y El Control. Planeación: Se inicia descomponiendo el proyecto en actividades distintas, después se determina las estimaciones de tiempo para cada actividad y se construye un diagrama de red para estas actividades (flechas) donde cada una de las flechas representa una actividad (Córdoba, 2006)

Se concentrara en la etapa de Planeación para crear un cronograma de actividades que sirvan como guía la implementación de la propuesta. Teniendo en cuenta lo escrito por Córdoba y el orden lógico del proyecto se propone el siguiente cronograma de implementación para la propuesta manual de políticas y procedimientos para el área de contabilidad, tesorería y cartera.

CRONOGRAMA PARA IMPLEMENTACIÓN DE LOS MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ÁREA DE CONTABILIDAD, TESORERÍA Y CARTERA. ORDEN 1

2 3

5 6 7 8 9 10 11

ACTIVIDAD

FECHA

RESPONSABLE

Sensibilizar a la dirección administrativa la implementación de políticas y procedimientos Validación de la propuesta

22/OCT/2012

Estudiantes práctica empresarial #1

24/OCT/2012

Creación del presupuesto para la implementación del proyecto Capacitación del personal administrativo del proceso contable y financiero Implementación del manual de tesorería y cartera Implementación del manual de contabilidad. Primer monitoreo posimplementación Corrección de posibles errores e inconsistencias. Segundo Monitoreo

De 05/NOV/2012

Estudiantes práctica empresarial #1 Estudiantes práctica empresarial #2 Estudiantes práctica empresarial #2

Evaluación del proyecto en funcionamiento Auditoria de control interno para el cumplimiento de políticas y procedimientos Informe Final presentado a la Gerencia General y Dirección Administrativa.

14/ENE/2013

12/NOV/2012

26/NOV/2012 04/DIC/2012 18/DIC/2012 27/DIC/2012 07/ENE/2013

21/ENE/2013

28/ENE/2013

Estudiantes práctica empresarial #2 Estudiantes práctica empresarial #2 Estudiantes práctica empresarial #2 Estudiantes práctica empresarial #2 Estudiantes práctica empresarial #2 Estudiantes práctica empresarial #2 Estudiantes práctica empresarial #2 Estudiantes práctica empresarial #2

(Tabla 8) (Fuente: Elaboración Propia)

CONCLUSIONES Con base a la observación directa, a la entrevista y encuesta estructurada y no estructurada aplicada al personal que labora en la compañía y el proceso de diseñar los manuales de políticas y procedimientos para CONSTRUVAL INGENIERIA S.A.S; se establecen las siguientes conclusiones: 

Los manuales de políticas y procedimientos son una herramienta importante para administrar una organización a través de estos, ya que brinda diferentes beneficios como lo son: documentar los procesos de una organización para el entrenamiento y capacitación de sus funcionarios, brindar una estrategia de calidad para la certificación de la compañía, fortalecer la cultura empresarial e implementar controles para garantizar el buen funcionamientos de los procedimientos. Sin embargo es importante generar en la organización la conciencia y la importancia de la utilización y aplicación de los manuales de funciones y procedimientos como instrumento para el logro de los objetivos y metas de la empresa.



Garantizar la sostenibilidad económica de la compañía mediante unos manuales de políticas y procedimientos para los procesos contables y financieros es significativo ya que estos mitigan los diferentes riesgos financieros en los que incurre la compañía. Mediante estos manuales los directivos administrativos y financieros podrán gestionar correctamente el recaudo de la cartera, la administración del efectivo y formalizar los procedimientos del área de contabilidad.



En lo concerniente a los beneficios que se obtendrán en un manual de políticas y procedimientos contables se tiene que este definirá claramente ciertas funciones dentro de la compañía, es decir se traduce en beneficios generales a la organización al ser desempeñadas de una mejor forma las obligaciones de los empleados, estableciendo entonces un ambiente en el

100

que estos o cualquier persona que ingrese nuevo a la compañía se sienta agradado con su trabajo. 

elaborar un manual de políticas y procedimientos contables y

financieros en el área de tesorería, contabilidad y cartera, es importante, ya que se conocen las funciones que se realizan en cada uno de los cargos y en los procesos dentro de la compañía, en donde se busca llevar un adecuado seguimiento con el fin de brindar un control eficaz y efectivo, para poder establecer los procedimientos a ejecutar y así llegar a optimizar los procesos operacionales y administrativos

que

agilicen la toma de

decisiones de la organización. 

El proceso de diseñar la propuesta de manuales de políticas y procedimientos es una experiencia significativa para un estudiante a punto de obtener el título como Contador Público, porque permite al estudiante investigar e indagar sobre aspectos contables y financieros y recordar temas que son importantes durante la formación, esto con el propósito de adoptar competencias y conocimiento intelectual para el momento de enfrentarse en el mercado laboral.



Los socios y la dirección administrativa de Construval Ingeniería S.A.S. emprenden una actitud para reconocer los errores y las problemáticas en las cuales incurre la compañía y así aceptar la propuesta de implementar manuales de políticas y procedimientos, no sólo para el proceso contable y financiero sino también para los demás procesos, con el objetivo de consolidar la compañía a largo plazo.



Uno de los inconvenientes en esta práctica empresarial fue lograr los resultados del diagnóstico, debido a que la información extraída de las entrevistas que se realizaron al personal de la compañía, arrojaban diferentes respuestas que no eran coherentes entre sí. 101



La empresa Construval Ingeniería S.A.S. deja abierta la práctica empresarial a estudiantes de la Universidad Agraria de Colombia para aquellos interesados en desarrollar sus conocimientos y habilidades, no solo en la parte contable y financiero sino para otras áreas. Beneficio así para las dos partes.

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BIBLIOGRAFÍA

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