FRAUDE EN EL INVENTARIO DE LA ESTACION DE SERVICIO XY
ANGIE KARIME RUIZ VARGAS KEYLA CATHERINE HERRERA FORERO
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FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD CONTADURIA PÚBLICA MONOGRAFIA BOGOTA D.C. 2012 FRAUDE EN EL INVENTARIO DE LA ESTACION DE SERVICIO XY
ANGIE KARIME RUIZ VARGAS KEYLA CATHERINE HERRERA FORERO
Monografía para optar título de Contador Público
Dra. Myriam Galvis Gómez Contadora Pública
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FUNDACION UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA FACULTAD CONTADURIA PÚBLICA MONOGRAFIA BOGOTA D.C. 2012 PALABRAS CLAVES
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Auditoria Forense Auditor Forense Fraude Efectivo Inventario Malversación Fondos Control Delito Evidencia Ética Contador Publico Eficiencia Veracidad Riesgo Procesos Impacto económico
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AGRADECIMIENTOS En primer lugar a DIOS por brindarnos la oportunidad de vivir esta experiencia que ha enriquecido nuestro conocimiento y así podercumplir con la meta que nos hemos propuesto. A nuestra familia por brindarnos apoyo incondicional a lo largo de la carrera y confiar en nosotras, acompañarnos. A la Universidad Agraria de Colombia por el soporte institucional brindado y a la Facultad de Contaduría Pública por su apoyo, por abrirnos las puertas de esta institución para formarnos como buenos profesionales, con docentes profesionales de buena calidad. A nuestra Directora de Monografía, Dra. Myriam Galvis Gómez por su acompañamiento y guía en este proceso que culmina la primera parte de nuestra formación como profesionales. A nuestros compañeros por hacernos disfrutar día a día de este proceso.
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TABLA DE CONTENIDO Introducción ........................................................................................................... 6 Tema ....................................................................................................................... 7 Título Provisional .................................................................................................. 7 Descripción del problema ..................................................................................... 7 Planteamiento del problema ................................................................................. 7 Alcance ................................................................................................................. 8 Limitación ............................................................................................................. 8 Justificación ........................................................................................................... 9 Objetivos .............................................................................................................. 10 Objetivo General ................................................................................................. 10 Objetivos Específicos ......................................................................................... 10 Presupuesto ......................................................................................................... 11 Presupuesto Financiero ...................................................................................... 11 Presupuesto de Recurso Humano ...................................................................... 11 Materiales y Métodos ........................................................................................... 12 Marco Teórico ...................................................................................................... 19 Antecedentes 19
......................................................................................................
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Modernidad 20
.........................................................................................................
Siglo XXI ............................................................................................................. 22 Diseño Metodológico ........................................................................................... 27 Resultados............................................................................................................ 28 Conclusiones ....................................................................................................... 34 Bibliografía ........................................................................................................... 35 Glosario ................................................................................................................ 36 INTRODUCCION
A raíz de los hechos delincuenciales ocurridos en nuestro País que han ocasionado pérdida en el patrimonio económico, se ha creado la necesidad de realizar estudios que aporten a la mitigación del delito en Colombia; analizando estas causas se crean controles, uno de estos ha sido la entrada en vigencia del Sistema Penal Acusatorio en Colombia (Ley 906 de 2004), donde se abre campo a la Auditoria Forense.
Esta Auditoría desarrolla procedimientos, que constituyen el conjunto de técnicas que en forma simultánea se aplican para poder obtener evidencias, elementos materiales probatorios o evidencias físicas suficientes, competentes, relevantes y útiles con el fin de ser admitidas como prueba en un juicio; es decir, cubre las necesidades de formación, actualización y solución de problemas teórico-prácticos en fallas de los procesos de control interno y en las actividades de investigación, prevención y detección de dichos delitos.
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TEMA: Auditoria Forense aplicada al manejo del efectivo y el inventario
TITULO PROVISIONAL: Fraude en el Inventario y Pérdida del Efectivo en la Estación de Servicio XY.
DESCRIPCION DEL PROBLEMA En la actualidad se ha visto como el movimiento ilícito se ha involucrado con el movimiento licito en Pequeñas, Medianas y Grandes Empresas y ha causado un problema económico en el País, en donde ya es difícil solucionarlo puesto que no se lleva un control adecuado o un modelo apropiado para prever este fenómeno.
Por tal motivo para nosotras surge la necesidad de realizar este trabajo con el fin de diseñar e implementar controles para detectar y corregir el fraude en el proceso.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Anteriormente se hablaba de una crisis mencionada por “El Doctor Balaguer, antes de ser Presidente de la Republica Dominicana en los periodos de 1960.1962, 19661678 y 1986-1996, admitió que durante sus 12 años de gobierno (19661978) hubo
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cerca de 300 personas que se hicieron millonarias utilizando recursos y la influencia de sus funciones dentro del aparato estatal.
Surge con mayor intensidad la malversación de fondos, definido como el acto de apropiarse indebidamente de valores o fondos, es decir es el robo de un empleado hacia su empleador; esta práctica en muchas ocasiones es ignorada por alguna parte de la administración por motivos generalmente de exceso de confianza y falta de supervisión. Actualmente en todo el mundo, pero hablando de Colombia y específicamente de Bogotá encontramos que existen diferentes medios, formas y sistemas de fraude, en cualquier sector, empresarial o no; existe la posibilidad de que se dé este delito.
De esta manera es cómo se da con gran importancia la necesidad de crear e implementar controles, con un mayor grado de exactitud, que genere confiabilidad y veracidad en la información.
¿Qué medidas de control deberían ser establecidas para mitigar el riesgo de fraude en el manejo del inventario y la pérdida del efectivo?
ALCANCE:
El alcance en esta auditoría implicará la revisión del inventario de galones de gasolina y el impacto económico que esta genera sobre el efectivo.
LIMITACION
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Se ha restringido el acceso a los soportes contables, ya que la parte administrativa no autoriza esta entrega por motivos de seguridad, confiabilidad de su información y prestigio de la organización.
JUSTIFICACIÓN
Es muy importante aplicar la auditoría forense en áreas administrativas y financieras, debido al nivel de fraudes que se han presentado, dados por la ineficiencia de las mismas entidades por la inconsistencia o inexistencia de control o simplemente no poseen el conocimiento necesario acerca del tema.
Debido a los fraudes que se han presentado, se hace necesaria la presencia de auditores y contadores altamente capacitados y preparados en el campo contable, administrativo y financiero que aporten sus conocimientos y ayuden a minimizar el hecho.
Algunos aspectos como la falta de una correcta segregación de funciones, el desorden documental y la inexistencia de un sistema de control interno, dificultan la eficiencia y veracidad en la información, permitiendo que la organización sea vulnerable a este tipo de delitos.
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OBJETIVOS
1. Objetivo General: Identificar las causas que generan la malversación en el inventario de la Estación de Servicio de Gasolina XY y su repercusión en el efectivo.
2. Objetivos Específicos: 2.1.
Identificar los riesgos más relevantes en el proceso a auditar.
2.2.
Determinar las formas de fraude que puedan presentarse a lo largo del proceso.
2.3.
Medir el impacto económico que el hecho genera sobre los Estados Financieros.
2.4.
Establecer medidas de control que permitan mitigar el riesgo del fraude en el proceso.
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PRESUPUESTO PRESUPUESTO FINANCIERO CONCEPTO/FECHA
29 de Abril
06 de Mayo
13 de Mayo
20 de Mayo
25 de Mayo
Total
PAPELERÍA FOTOCOPIAS
-
-
4.000 2.000
6.000 3.000
-
10.000 5.000
IMPRESIONES INTERNET TELÉFONO/CELULAR
-
1.500 -
4.500 -
3.000 -
10.500 3.000 -
12.000 10.500 20.000
-
-
-
-
-
10.000 14.000 -
10.000 10.000 -
10.000 14.000 -
10.000 14.000 15.000 -
50.000 66.000 15.000 188.500
EGRESOS
COMPUTADOR TRANSPORTES REFRIGERIOS ENCUADERNACIÒN TEXTOS O LIBROS IMPREVISTOS (10%)
10.000 14.000 -
PRESUPUESTO DE RECURSO HUMANO Valor Unit HORAS DEDICADAS U. 1 5.000
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29 de Abril
06 de Mayo
13 de Mayo
20 de Mayo
25 de Mayo
Total
CANT
VALOR
CANT
VALOR
CANT
VALOR
CANT
VALOR
CANT
VALOR
CANT
VALOR
6
30.000
7
35.000
3
15.000
3
15.000
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80.000
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175.000
MATERIALES Y METODOS En el proceso que se realizó en la Estación de Servicio XY se tuvo en cuenta una serie de pasos que se nombran a continuación: 1. Visita Preliminar: Se realiza la visita preliminar con el objetivo de verificar las instalaciones, la rotación que tiene el personal y las personas encargadas del manejo del inventario. 2. Descripción de la primera visita: En esta visita nos enfocamos en: o Conocer las políticas de la Estación de Servicio Política empresarial siempre ha procurado que tanto su personal como sus clientes se sientan satisfechos, los primeros en su puesto de trabajo ofreciendo un esmerado servicio,
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y los segundos quedando complacidos por el mismo. Queremos que nuestros clientes se sientan como en casa, y nos esforzamos en proporcionarles la atención que necesiten y el servicio que más les convenga, y si nosotros no lo tenemos, les indicaremos dónde pueden conseguirlo. Para nosotros el cliente es lo primero
o Ver su funcionamiento en un día ordinario de su negocio Se observa un flujo vehicular amplio, y el personal rota de acuerdo a los turnos establecidos: • •
De 6:00 a.m. a 2:00 p.m. De 2:00 p.m. a 10:00 p.m.
•
De 10:00 p.m. a 6:00 a.m. Se observa que las instalaciones están bien distribuidas que cuentan con suficiente personal para realizar cada labor, existe una persona encargada del manejo del combustible y su existencia en el inventario. En esta visita realizamos:
•
Una inspección a todo el proceso que se lleva a cabo desde la adquisición y el consumo que tiene a diario.
•
Comparación con los ingresos efectivamente realizados a diario
•
Entrevistar una(s) de las personas encargadas del área, que tenga el conocimiento del proceso, para determinar el modo en el que se opera.
•
Inspección salida de combustible.
•
Inspección de almacenamiento/ ingreso de combustible.
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•
Inspección al momento de surtir el combustible.
Nuestro trabajo lo hemos basado en artículos de revistas, periódicos, internet, algunos libros, entrevistas y una breve información obtenida del personal de la entidad
ENTREVISTAS REALIZADAS o Entrevista Operario Nombre: Pedro Pérez
Cargo: Operario Supervisor
1. ¿Cuánto tiempo lleva laborando en esta Estación de Servicio? Rta: 5 años desempeñando el mismo cargo 2. ¿Qué profesión tiene? Rta: Ninguna. 3. ¿Qué funciones desempeña en la empresa? Rta: Soy la persona encargada de manejar los galones de gasolina para distribuirlos, recibo el dinero y las relaciones de la ventas que realiza cada operario, también entrego el dinero en efectivo que se recibe a diario al medio día, las facturas que se generan de cada venta y las copias de los recibos por pago con tarjeta 4. ¿Quién es su jefe directo y que cargo desempeña él o ella?
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Rta: Mi jefe directo es la señorita Suarez, ella controla el inventario, nomina, y parte de la administración de aquí. 5. ¿Existe un control sobre el trabajo que usted realiza en la empresa? Rta: Ahora sí, pero antes únicamente entregaba los recibos y ya. 6. Tiene personal a cargo Rta: Si, a mi cargo están 12 operarios, que son con los que cuenta la estación. 7. ¿Lleva alguna clase de control respecto al trabajo que ellos desempeñan? Rta: No, únicamente recibo los desprendibles, los relaciono en una lista con fecha y valor y se los entregó a la señorita Suarez 8. ¿Cuáles son los modos de pago permitidos en esta Estación de Servicio? Rta: En efectivo y con tarjeta débito y crédito. 9. ¿Cómo se lleva el control del ingreso diario? Rta: Únicamente manejo un listado en el que relaciono la fecha, el valor de la venta y la clase de combustible. 10. ¿Quien ejerce el control sobre el inventario? Rta: hasta hace poco lo empezó a ejercer la señorita Suarez, pero antes solo era yo el que lo manejaba.
o Entrevista con el personal del Departamento de Contabilidad Nombre: María Suarez
Cargo: Asistente Administrativa y Contable.
1. ¿Cuánto tiempo lleva laborando en esta Estación de Servicio? Rta: Un año. 2. ¿Qué profesión tiene? Rta: Técnico en Gestión Contable y Financiera, y octavo semestre de Contaduría Pública.
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3. ¿Qué funciones desempeña en la empresa? Rta: Manejo toda la parte contable, y ciertas funciones administrativas, en la parte contable estoy a cargo de realizar causaciones, pago a proveedores, recibos de caja, costos, nomina, manejo del inventario. 4. ¿Quién es su jefe directo y que cargo desempeña él o ella? Rta: Mi jefe directo es el contador. 5. ¿Existe un control sobre el trabajo que usted realiza en la empresa? Rta: Si, el control lo ejercen dos personas, que son el administrador que es el dueño de la empresa y el Contador. 6. ¿Tiene personal a cargo? Rta: Si, son los operarios. 7. ¿Lleva alguna clase de control respecto al trabajo que ellos desempeñan? Rta: Si, desde el momento en el que me vincule noté que no existían controles, entonces inicie por conocer el negocio y como estaban registrando, principalmente en el inventario porque no había ningún control en esta parte de la empresa, entonces comencé con algunas capacitaciones, supervisar e inspeccionar el trabajo de los operarios, adquirir el nuevo software, empecé con la parametrización para que los datos que nos arrojara el sistema comparados con los datos dados por el encargado fueran exactos y verídicos. 8. ¿Cuáles son los modos de pago permitidos en esta Estación de Servicio? Rta: En esta estación de servicio se reciben pagos en efectivo y en tarjeta débito y crédito. 9. ¿Cómo se lleva el control del ingreso diario? Rta: En el momento que yo inicie mi trabajo en esta estación, no existía ningún control en la parte de inventario, entonces al iniciar la conciliación de gasto de combustible comparado con los ingresos, note que existía una gran diferencia y que era en el efectivo porque las partidas del banco individuales
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existían, percibí que había un mal manejo del efectivo, por tal motivo ahora se lleva con una planillas que se diseñaron, en donde se registra el consecutivo que antes no estaba, la fecha, el valor y el tipo de combustible que se está vendiendo, el operario que estuvo a cargo de la venta, con su respectiva firma, luego lo confirmo con el movimiento del banco y las consignaciones que se realizaron. 10. ¿Quien ejerce el control sobre el inventario? Rta: En este momento lo está ejerciendo el operario “jefe” y yo la supervisión del trabajo de él diariamente.
A raíz de la investigación descriptiva que realizamos en la Estación de Servicio XY encontramos que en el 2011 a partir del cambio que se hizo en el área Administrativa se vio la necesidad de adquirir personal con mejor conocimiento contable que implementará controles en el manejo del Inventario. De esta manera llegó una persona a la entidad que fue nombrada para encargarse de supervisar, controlar y vigilar la parte contable del inventario de la estación. Al iniciar con la correspondiente observación del proceso que se llevó a cabo en la anterior administración, se logró evidenciar la carencia de controles en la verificación de salida del inventario, por esta razón la persona que fue asignada para realizar la labor notó que existían ciertas irregularidades en el control de los ingresos. Se generaron dos hipótesis del porqué sucedía este hecho en la empresa: 1. Falta de conocimiento en el manejo del mecanismo de control de inventarios 2. No se estaban entregando todos los soportes del ingreso generado.
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Para definir cuál de las dos hipótesis era la correcta se tomaron ciertas medidas por parte de la administración, una de ellas fue enviar al personal de la entidad a capacitaciones y charlas con expertos donde obtenían más información y adquirían conocimientos en el área de trabajo en el que se desempeñaban. Con el transcurrir del tiempo, la administración se dio cuenta que la medida tomada anteriormente no había tenido mucho éxito dentro del proceso, porque seguía existiendo la misma falla sin una razón lógica que pudiese darles indicios de lo que estaba sucediendo en su empresa. Siguiendo con la misma idea , se recurrió a la segunda hipótesis, la cual consistía en que no se estaban entregando todos los soportes del ingreso generado, de allí nace la sugerencia de que se adquiera un nuevo mecanismo, que permita llevar un mejor control del ingreso diario de la estación según el inventario de gasolina que posee está. Al realizar la conciliación de los soportes que entregaba cada operario contra el soporte que arrojado por el equipo que media el suministro de gasolina se continuaba evidenciando la misma irregularidad que se venía presentando anteriormente; entonces la persona encargada de la contabilidad se tomó el trabajo de verificar manualmente el proceso, ya que creía que podía ser error del sistema teniendo en cuenta el hecho que era nuevo. De esta manera se intensificó un poco más el control, se realizó una inspección más intensiva, se revisó cada uno de los soportes que los operarios entregaban y el inventario de galones de gasolina, se confrontó el consecutivo de los recibos tanto en efectivo como con otro medio de pago, encontrando así el error que se presentaba, es decir qué;
no coincidía el ingreso recibido Vs los galones de
gasolina vendidos.
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Al realizar la comparación de lo que el operario entregaba, teniendo en cuenta los consecutivos y verificando los saltos que se generaban en la facturación, se evidenció que estos correspondían solamente a pagos hechos en efectivo, los cuales no eran debidamente soportados ya que el operario tomaba este dinero, sin fijarse que el error en los consecutivos tarde o temprano terminaría por delatarlo. La falta de controles sobre el proceso trajo consigo muchas consecuencias que con el tiempo se fueron aplacando gracias a las medidas que se tomaron de una o de otra forma, las cuales enunciamos a continuación: 1. Implementación del nuevo mecanismo de control de inventarios que permite obtener una información veraz muy aproximada a la realidad. 2. Verificación del cumplimiento de los manuales de procesos internos del control del inventario. 3. Verificación el consecutivos de facturación. 4. Verificar la filosofía empresarial para que esta vaya de acuerdo al cumplimiento del objetivo empresarial. 5. Auditorias no programadas a los empleados para verificar la autenticidad de toda la documentación. 6. Capacitación del personal por parte de la compañía para desempeñar sus funciones en cada cargo 7. Revisar la estructura organizacional de la empresa para así mismo verificar y evaluar las capacidades del personal contratado para ejercer cada función. 8. Seguimiento continúo en el proceso de inventarios.
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9. Se establecieron turnos organizados de trabajo en los que se contaba con el control de la facturación que estuvo a cargo de cada empleado en su turno correspondiente. 10. Unificación de los datos de inventario implementado con la contabilidad en general.
Las personas involucradas en dicho fraude, fueron destituidas de su cargo y retiradas de la entidad, la persona encargada del control y la inspección del proceso continuó por un tiempo en la empresa desempañándose en el mismo cargo, en los estados financieros se realizó un ajuste respectivo a lo sucedido con el efectivo evidenciando los faltantes de dinero que se producían por la entrega incompleta de “facturas” por parte del operario.
MARCO TEORICO Antecedentes: Existe la evidencia de que alguna especie de auditoria se practicó en tiempos remotos. El hecho de que los soberanos exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos escribanos independientes, pone de manifiesto que fueron tomadas algunas medidas para evitar desfalcos en dichas cuentas. A medidas que se desarrolló el comercio, surgió la necesidad de las revisiones independientes para asegurarse de la adecuación y finalidad de los registros mantenidos en varias empresas comerciales. La auditoría como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de Sociedades Anónimas de 1862 y el reconocimiento general tuvo lugar durante el período de mandato de la Ley "Un sistema metódico y normalizado de contabilidad era deseable para una adecuada información y para la prevención del fraude". También reconocía..."Una aceptación general de la 20
necesidad de efectuar una versión independiente de las cuentas de las pequeñas y grandes empresas". Desde 1862 hasta 1905, la profesión de la auditoria creció y floreció en Inglaterra, y se introdujo en los Estados Unidos hacia 1900. En Inglaterra se siguió haciendo hincapié en cuanto a la detección del fraude como objetivo primordial de la auditoria.
En los que podría llamarse los días en los que se formó la auditoria, a los estudiantes se les enseñaban que los objetivos primordiales de ésta eran: •
La detección y prevención de fraude.
•
La detección y prevención de errores.
Sin embargo, en los años siguientes hubo un cambio decisivo en la demanda y el servicio, y los propósitos actuales son: •
El cerciorarse de la condición financiera actual y de las ganancias de una empresa.
•
La detección y prevención de fraude, siendo éste un objetivo menor.
Este cambio en el objetivo de la auditoria continuó desarrollándose, no sin oposición, hasta aproximadamente 1940. En este tiempo “Existía un cierto grado de acuerdo en que el auditor podía y debería no ocuparse primordialmente de la detección de fraude".
Paralelamente al crecimiento de la auditoría independiente en lo Estados Unidos, se desarrollaba la auditoría interna y del Gobierno, lo que entró a formar parte del campo de la auditoría. A medida que los auditores independientes percibieron la importancia de un buen sistema de control interno y su relación con el alcance de las pruebas a efectuar en una auditoría independiente, se mostraron partidarios del crecimiento de los departamentos de auditoría dentro de las organizaciones de los clientes, que se encargaría del desarrollo y mantenimiento de unos buenos
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procedimientos de control interno, independientemente del departamento de contabilidad general. Progresivamente, las compañías adoptaron la expansión de las actividades del departamento de auditoría interna hacia áreas que están más allá del alcance de los sistemas contables. En nuestros días, los departamentos de auditoría interna son revisiones de todas las fases de las corporaciones, de las que las operaciones financieras forman parte. La auditoría gubernamental fue oficialmente reconocida en 1921 cuando el Congreso de los Estados Unidos estableció la Oficina General de contabilidad.
Modernidad: Es un proceso cuyo resultado final es la emisión de un informe, en el que el auditor da a conocer su opinión sobre la situación financiera de la empresa, este proceso solo es posible llevarlo a cabo a través de un elemento llamado evidencia de auditoria, ya que el auditor hace su trabajo posterior a las operaciones de la empresa. La auditoría financiera tiene como objetivo principal, dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros preparados por la administración de las entidades públicas. La auditoría financiera examina los estados financieros y a través de ellos las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinión técnica y profesional.
Las disposiciones legales vigentes que regulan las actividades de la Contraloría General del Estado, definen a la Auditoría Financiera así: "Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los
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cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las
disposiciones
legales
y
para
formular
comentarios,
conclusiones
y
recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestión financiera y al control interno".
Para que el auditor esté en condiciones de emitir su opinión en forma objetiva y profesional, tiene la responsabilidad de reunir los elementos de juicio suficientes que le permitan obtener una certeza razonable sobre:
1. La autenticidad de
los hechos y fenómenos que reflejan los estados
financieros. 2. Que son adecuados los criterios, sistemas y métodos utilizados para captar y reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y fenómenos. 3. Que los estados financieros estén preparados y revelados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas de Contabilidad y la normativa de contabilidad gubernamental vigente.
Para obtener estos elementos, el auditor debe aplicar procedimientos de auditoría de acuerdo con las circunstancias específicas del trabajo, con la oportunidad y alcance que juzgue necesario en cada caso, los resultados deben reflejarse en papeles de trabajo que constituyen la evidencia de la labor realizada.
Siglo XXI: El término forense inicialmente se asocia con la medicina legal y con quienes la practican, inclusive la mayoría de las personas identifican este vocablo con necropsia (necro que significa muerto o muerte) patología (ciencia médica que
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estudia las causas, síntomas y evolución de las enfermedades) y autopsia (examen y disección de un cadáver, para determinar las causas de su muerte).
Observando su taxonomía, el término forense corresponde al latín forensis, que significa público y su origen del latín fórum que significa foro, plaza pública donde se trataban las asambleas públicas y los juicios; por extensión, sitio en que los tribunales oyen y determinan las causas; por lo tanto, lo forense se vincula con lo relativo al derecho y la aplicación de la ley, en la medida en que se busca que un profesional idóneo asista al juez en asuntos legales que le competan y para ello aporte pruebas de carácter público para presentar en el foro, en la actualidad, la corte.
La Contabilidad existe desde hace mucho tiempo, hoy su protagonismo es indudable y la comunidad entera reconoce la importancia del papel que juega en la sociedad y del largo camino que aún hay por recorrer, uno de estos caminos es la Contaduría Forense (o Auditoria Forense; llamada así por algunos autores) de la cual su origen no es claro aún, pero se habla de que está puede ser tan antigua que nace cuando se vincula lo legal con los registros y pruebas contables. El Código de Hammurabi de Babilonia primer documento legal conocido por el hombre en algunos de sus fragmentos da a entender el concepto básico de contaduría forense: demostrar con documentación contable un fraude o una mentira.
Está no tuvo trascendencia hasta el hecho histórico de los años 30 de apresar a Al Capone, personaje dedicado a prácticas criminales y al lavado de dinero, cuando un contador del departamento de impuesto se dedicó a buscar pruebas, encontrando una gran cantidad de evidencia, como ejemplo el libro de pagos, con el cual se pudo comprobar que el volumen de ventas superaba la capacidad teórica del negocio de los lavadores, de hecho, el volumen de ventas real y el volumen de
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ventas declarado iban lejanos. Con lo cual la fiscalía pudo demostrar fraude en el pago de impuestos en Al Capone y en sus lavadores y desmantelar la organización
Pero en esta época tampoco se dio el impulso suficiente a esta rama de las ciencias contables el cual fue diferido hasta los años 70 y 80; cuando con el caso Watergate en 1972 se dio inicio al análisis del fraude en los Estados Financieros, tan pronto como esté escándalo salió a la luz, fueron reveladas una serie de actividades ilegales paralelas que dieron como resultado la dimisión del presidente Richard Nixon y la formulación de una acusación contra el presidente o algún alto funcionario del gobierno de Estados Unidos. La Comisión Treadway de los Estados Unidos (Comisión Nacional sobre Reportes Financieros Fraudulentos) dio un impulso y direccionamiento importante frente al fraude administrativo y revelaciones financieras engañosas y algunas de las Normas Internacionales de Auditoría (NIA’s) emitidas por la Federación Internacional de Contadores IFAC, se refieren al Fraude y error, a la evidencia de auditoria, las consideraciones adicionales sobre partidas específicas, con respecto a las revelaciones de los Estados Financieros, a la observación de inventarios físicos, confirmación de cuentas por cobrar, indagación sobre litigios y reclamos.
La Declaración Estándar de Auditoria No. 53 (SAS 53/1988) Responsabilidad del auditor por detectar y reportar errores e irregularidades, es el primer estándar profesional de auditoría que identifica factores específicos de riesgo que deben ser considerados por el auditor cuando valora el potencial del fraude administrativo, y también es, la primera respuesta de la profesión contable americana frente a las exigencias de la Comisión Treadway, el cual fue reemplazado por el SAS No. 82 de 1.997 -Consideración del Fraude en una Auditoria de Estados Financieros-, que considera veinticinco factores de riesgo divididos en tres categorías: característica
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de la administración e influencia sobre el ambiente de control, condiciones de la industria y características de operación y estabilidad financiera
En los últimos años a raíz de las quiebras fraudulentas y escándalos contables en Estados Unidos, como ejemplos el caso Enron, Worldcom y Tyco, dieron como resultado que la Comisión de Valores de los Estados Unidos SEC investigará a cientos de empresas, y que dentro de esta se creara un organismo para supervisar los aspectos contables y de conflictos de interés; la promulgación de la LEY USA PATRIOT en octubre 26 de 2001 para unir y fortalecer a Norteamérica mediante la provisión de herramientas apropiadas para interceptar y destruir el terrorismo, esta ley aumento el tipo de delitos que se consideran actos terroristas incluyendo los delitos tipificados en los códigos penales y endurecen las penas por su comisión e incluye un incremento de la capacidad para investigar los movimientos de dinero de organizaciones terroristas enfocándose en la importancia que tiene tanto el origen de los recursos como su destino; la aprobación de la LEY SARBANES OXLEY en julio 30 de 2002, la cual establece parámetros de auditoria como control de calidad e independencia, servicios fuera del alcance de las prácticas del auditor (actividades prohibidas), normas de contabilidad, responsabilidad corporativa, informes, lineamientos para tratar el fraude corporativo y criminal, castiga con rigor los crímenes de cuello blanco, la desconfianza del mercado bursátil a nivel mundial; hechos que han dado como efecto la especialización en cuestiones legales e investigativas de la profesión contable en cuanto a Auditoria y el incremento de la Contaduría Forense en Estados Unidos.
El reciente caso de fraude de Parmalat, ha llevado a la Comisión Europea a establecer una directiva sobre auditorias la cual incluirá un endurecimiento de la supervisión a nivel nacional de los auditores e impulsará una estrecha colaboración entre las autoridades nacionales, así como con terceros países.
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“Esencial para prevenir operaciones fraudulentas en varios países como ha sido el caso Parmalat”, irregularidades empresariales que pueden afectar a la economía europea y así mismo a la recuperación de la eurozona.
La contaduría forense entonces surge con los intentos de detectar y corregir los fraudes en los estados financieros, su función inicial es estrictamente económicofinanciera, y los casos inmediatos se encuentran en los peritajes judiciales y las contrataciones de contables expertos por parte de Bancos Oficiales; actualmente ha ampliado su campo de acción en la medida que ha desarrollado técnicas específicas para combatir el delito y trabajar estrechamente con la aplicación de justicia, en la cual el funcionario de la Rama Jurisdiccional fundamenta sus decisiones en pruebas aportadas por peritos pero estos deben pasar a ser contadores forenses en el cual el producto de la contaduría forense es la prueba pericial contable especializada.
Durante los últimos diez años la contaduría forense se ha desarrollado significativamente, siendo su base el sector público en el cual se han desarrollado las mejores prácticas de este campo y un ejemplo de estas son las Auditorias Gubernamentales que articulan procesos de investigación con el de auditoría. La contaduría forense es una de las áreas menos mencionada. Sin embargo en el ambiente empresarial actual se está convirtiendo rápidamente en uno de los campos más fascinantes y perentorios.
El fraude es un engaño hacia un tercero, abuso de confianza, dolo. El término fraude se refiere al acto intencional de la administración, personal o terceros, que da como resultado una representación equivocada de los estados financieros, y puede implicar: 1. Manipulación, falsificación o alteración de registros o documentos.
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2. Malversación de activos. 3. Supresión u omisión de los efectos de ciertas transacciones en los registros o documentos. 4. Registro de transacciones sin sustancia o respaldo. 5. Mala aplicación de políticas contables.
La Procuraduría General de la Nación descubrió un fraude permanente en varias estaciones de servicio de Bogotá a través de la venta de gasolina. Un informe conocido por EL TIEMPO establece que los consumidores pierden entre 12 y 60 pesos, aproximadamente, por cada galón de combustible que adquieren. El hecho fue establecido por el Ministerio Público al realizar investigaciones en seis estaciones seleccionadas por sorteo. Se pudo comprobar que todos los expendios visitados tenían adulterados los medidores de venta. Los investigadores de la Procuraduría Delegada en lo Civil detectaron irregularidades que van desde la falta de control a los distribuidores mayoristas hasta el uso de equipos muy viejos, pasando por una legislación contradictoria y tolerante. DISEÑO METODOLOGICO
A continuación mencionamos los cuatro pasos principales a seguir para la realización de este trabajo: 1. Observar: Esta técnica es totalmente importante ya que detecta y asimila la información de un hecho, o el registro de los datos, para esta técnica se usa como instrumento principal los sentidos. El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza.
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2. Comprobación: Es importante realizar pruebas, para comprobar si se están cumpliendo con las políticas diseñadas por la empresa, esta técnica puede reflejar resultados importantes para el objetivo de la misma.
3. Entrevista: La entrevista es una de las actividades personales más importante del auditor; en ellas, éste recoge más información, y mejor matizada, que la proporcionada por medios propios puramente técnicos o por las respuestas escritas a cuestionarios. La entrevista entre auditor y auditado se basa fundamentalmente en el concepto de interrogatorio.
4. Inspección: Examen físico de los documentos, con el objeto de cerciorarse de reglamentos y normas que deben cumplirse dentro y fuera del lugar en el que se lleva a cabo el proceso.
RESULTADOS
1. Panorama general: •
Entrevista con el personal: Se logró una eficiente aunque breve conversación con el personal de la entidad, permitiendo así obtener información acerca de lo sucedido, evidenciando la ausencia de controles anteriormente y el exceso de confianza depositado en los trabajadores.
•
Evaluación de Políticas: Se realizó una valoración a las políticas de la empresa, teniendo en cuenta que estaban muy bien establecidas pero no se seguían al pie de la letra como debería ser, por esta razón se realizó también 29
un seguimiento al desarrollo de las mismas luego de identificar el fraude y su origen. •
Identificación de fraude e Implementación de controles: A pesar de que la tecnología normalmente está a nuestro favor, nos dimos cuenta que fue necesario volver a la parte manual para lograr identificar la falla, de allí surge el nuevo sistema para controlar los ingresos diarios que genera una estación de servicio, se implementó un orden consecutivo en los registros de los operarios y además cada uno de los suministros de combustible realizados al cliente son agrupados por vehículo, permitiendo un control efectivo, sin dejar de lado el Dispositivo electrónico
•
Medidas correctivas tomadas por la Administración: Seguir las políticas de la empresa que han sido establecidas anteriormente, enfocarse en los controles pertinentes en cada una de las funciones, realizar seguimiento al inventario de suministros además de otras medidas que se tomaron, como fue la destitución del cargo de la persona involucrada directamente con el fraude hallado en la empresa, el nombramiento de la persona encargada del control, que siguió con este proceso, y la autonomía de la administración de incluirse más en cada uno de los procesos, dejando de lado un poco el valor de la Confianza. Riesgos más Relevantes: -
Inexistencia de controles
-
Omisión de Políticas empresariales
-
Pérdida del efectivo
-
Falsificación de documentos
-
Alteración en la numeración de los documentos.
-
Desconocimiento de medidas.
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-
Personal no capacitado debidamente.
-
Abuso de confianza.
-
Falta de Supervisión en cada proceso.
Formas de fraude en el proceso: -
Alteración en la numeración.
-
No entrega de factura de venta.
-
Menos tanqueo con el combustible.
-
Omisión pagos en efectivo
-
Entrega de tickets con tarjeta de crédito únicamente.
-
Valerse de la evaporación del combustible (%) -
Problemas con la
maquinaria. Impacto Económico El impacto económico que éste hecho generó sobre los estados financieros fue notorio totalmente al realizar los controles respectivos sobre el proceso, a pesar de que no tuvimos acceso a los informes contables y a ésta información financiera, se obtenían pérdidas en la organización porque no concordaba el gasto del inventario con el ingreso que debía generar.
Logramos obtener información estadística del nivel de fraude en COLOMBIA, tomando un estudio de sectores:
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Aquí debemos tener en cuenta que las empresas que representan este estudio son tanto compañías públicas como privadas, además encontraremos que el estudio también se hizo en comparación con empresas extranjeras, enfocándonos en Colombia. En la comunidad empresarial de Colombia existe cierta percepción de que los programas preventivos de riesgos de fraudes son más un costo que una inversión. Es allí donde vemos que en Colombia la mayoría de las empresas que operan no tienen un buen nivel para prever riesgos futuros, tampoco tienen una planeación que les puede servir para responder ante amenazas presentes o futuras.
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Empresas que cuentan con medidas de prevención de fraudes.
Incidencia de fraudes en empresas que operan en Colombia
Incidencia de fraudes en América Latina
El nivel de incidencia de fraudes internos se explica por la falta de mecanismos de control interno adecuados, se suele suponer que las mayores amenazas están en el ambiente externo de la empresa, sin darse cuenta que muchas veces la falla está dentro del entorno interno de la entidad.
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Mecanismos de Detecci贸n de fraude:
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CONCLUSIONES •
En consecuencia de problemas producidos por la ineficiencia, el control interno ha adquirido una gran importancia en la Estación de Servicios XY, y ha hecho necesario que los miembros de esta compañía asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora han generado una rentabilidad más alta en la compañía.
•
La Auditoría llevada a cabo en la Estación de Servicio XY, ha sido de vital importancia, con el fin de proveer los mecanismos de control, seguridad y respaldo de la información dentro de esta compañía pues se disminuirán los riesgos económicos, que conlleven a fraudes no solamente en esta área sino de información, es decir, pérdidas para la empresa.
•
El control de inventario se realiza con la finalidad de desarrollar pronósticos de ventas o presupuesto, para así determinar los costos de inventarios, con el fin de llevar un control más riguroso y así la veracidad de la información que este manejo desenlace.
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Investigan a 5 estaciones de Servicio. Disponible:
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http://www.larepublica.com.co/node/7819s
GLOSARIO Auditoria: La Auditoría es una función de dirección cuya finalidad es analizar y apreciar, con vistas a las eventuales las acciones correctivas, el control interno de las organizaciones para garantizar la integridad de su patrimonio, la veracidad de su información y el mantenimiento de la eficacia de sus sistemas de gestión. Auditoria Forense: La Auditoria forense es el uso de técnicas de investigación criminalística, integradas con la contabilidad, conocimientos jurídicoprocesales, y con habilidades en finanzas y de negocio, para manifestar información y opiniones, como pruebas en los tribunales. El análisis resultante además de poder usarse en los tribunales, puede servir para resolver las disputas de diversas índoles, sin llegar a sede jurisdiccional. // Es una auditoría especializada en descubrir, divulgar y atestar sobre fraudes y delitos en el desarrollo de las funciones públicas y privada Conciliación Contable: Como parte del control del activo fijo, siempre es necesaria la correlación entre los bienes existentes en el sistema contable y el inventario físico realizado, así como sus valores Control Interno Contable: Como parte del control del activo fijo, siempre es necesaria la correlación entre los bienes existentes en el sistema contable y el inventario físico realizado, así como sus valores Estados financieros: También denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para informar de la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para la
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Administración, los gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios Fraude: Engaño que se hace para sacar provecho o beneficio, especialmente si perjudica a alguien, y que está penado por la ley // Engaño que se hace a uno para procurarse una ventaja en detrimento de él. // Engaño económico en el que alguien sale beneficiado y otro perjudicado Inspección: Es el método de exploración física que se efectúa por medio de la vista. Sus objetivos son: •
Detectar características físicas significativas de su entorno.
•
Observar y discriminar en forma precisa los hallazgos anormales en relación con los normales.
Con fines didácticos la inspección se divide de acuerdo a los siguientes criterios: •
a) Según la región a explorar: o
Local: inspección por segmentos. o General: inspección
de conformación, actitud, movimientos, marcha, etc. •
b) Según la forma en que se realiza: o
Directa: Simple o inmediata. Se efectúa mediante la vista.
o Indirecta:
•
Instrumental, armada o indirecta.
c)Por el estado de reposo o movimiento: o
Estática: o de reposo de un órgano o cuerpo. o Dinámica:
mediante movimientos voluntarios e involuntarios. Malversación de Fondos: Es el acto de apropiarse indebidamente de valores o fondos, por uno o más individuos a los que éstos les han sido confiados en razón de un cargo. Es un tipo de fraude financiero. // Es una ofensa estatutaria, por lo que 39
la definición de este crimen varía de estatuto a estatuto. Sus elementos típicos son: (1) la conversión (2) fraudulenta (3) de la propiedad (4) de otro (5) por una persona que tiene posesión lícita de ella.1 En otras palabras, es un crimen contra el patrimonio, esto es, contra el derecho del propietario de controlar la disposición y uso de la propiedad. Riesgo: El término hace referencia a la proximidad o contingencia de un posible daño. La noción de riesgo suele utilizarse como sinónimo de peligro. El riesgo, sin embargo, está vinculado a la vulnerabilidad, mientras que el peligro aparece asociado a la factibilidad del perjuicio o daño. Es posible distinguir, por lo tanto, entre riesgo (la posibilidad de daño) y peligro (la probabilidad de accidente o patología). En otras palabras, el peligro es una causa del riesgo Software Contable: programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios. Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
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