MANUAL PARA EL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y NÓMINA INVERSIONES Y CONSTRUCCIONES LA MANSIÓN ANDREA NIETO PRIETO ALEJANDRA VELASCO BELTRÁN
MANUAL PARA EL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y NÓMINA
AUTORES: ANDREA NIETO PRIETO ALEJANDRA VELASCO BELTRÁN
CURSO DE PROFUNDIZACIÓN EN AUDITORÍA FORENSE FACULTAD DE CONTADURÍA BOGOTÁ D.C. MAYO DE 2012
MANUAL PARA EL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y NÓMINA
ANDREA NIETO PRIETO ALEJANDRA VELASCO BELTRÁN
Monografía para optar al título profesional en Contaduría Pública
Director: FRANCINI BERRIO Docente Académico
CURSO DE PROFUNDIZACIÓN EN AUDITORÍA FORENSE FACULTAD DE CONTADURÍA BOGOTÁ D.C. MAYO DE 2012
TABLA DE CONTENIDO Pág. 0.
INTRODUCCION ........................................................................................ 7
1.
OBJETIVOS................................................................................................ 8
1.1.
OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 8
1.2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................... 8
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................... 9
3.
MARCO TEORICO ................................................................................... 10
3.1.
LAVADO DE ACTIVOS............................................................................. 10
3.2.
RIESGOS ................................................................................................. 10
3.2.1.
Riesgo Inherente ...................................................................................... 10
3.2.2.
Riesgo de Control ..................................................................................... 10
13.2.3. Riesgo de detección ................................................................................. 11 3.3.
AUDITORIA FORENSE ............................................................................ 11
3.3.1.
Auditoría Forense de prevención .............................................................. 11
3.3.2.
Auditoría Forense de detección ................................................................ 11
3.4.
CARACTERÍSTICAS DEL AUDITOR FORENSE ..................................... 11
3.5.
CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA FORENSE .............................. 12
3.5.1.
Propósito................................................................................................... 12
3.5.2.
Alcance ..................................................................................................... 12
3.5.3.
Orientación ............................................................................................... 12
3.5.4.
Normatividad............................................................................................. 12
3.5.5.
Enfoque .................................................................................................... 12
4. FLUJOGRAMA DE PROCESO DE CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y NÓMINA ........................................... 13 4.1.1.
Control de lavado de activos en la contratación ....................................... 13
4.1.2.
Control de lavado de activos en la nómina ............................................... 14
5. MANUAL PARA EL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y NÓMINA ....................................................... 15 5.1.
MARCO GENERAL .................................................................................. 16
5.2. OBJETIVOS ADMINISTRACIÓN RIESGO LAVADO ACTIVOS EN PROCESO NOMINA.............................................................................................. 16 5.2.1.
Objetivo General ....................................................................................... 16
5.2.2.
Objetivos Específicos................................................................................ 16
5.3.
POLITICAS EN LOS PROCEDIMIENTOS ............................................... 16
5.3.1.
Procedimientos de selección y nombramiento de personal ...................... 16
5.3.1.1.
Convocatoria ......................................................................................... 16
5.3.1.2.
Inscripción de los aspirantes ................................................................. 16
5.3.1.3.
Pruebas ................................................................................................. 17
5.3.2.
Procedimientos en registro de nómina ..................................................... 18
5.3.2.1.
Novedades de Nómina .......................................................................... 18
5.3.2.2.
Cálculo de nómina ................................................................................. 19
5.3.3.
Factores constitutivos del salario .............................................................. 19
5.3.3.1.
Revisión de la nómina ........................................................................... 20
5.3.3.2.
Pago de la nómina ................................................................................. 20
5.4. COMPETENCIAS PARA EL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE NÓMINA ........................................................................................ 20 5.5.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EN EL PROCESO DE NÓMINA .......... 21
5.6.
CONTROLES ........................................................................................... 21
5.6.1.
Control de perfiles del personal ................................................................ 21
5.6.2.
Controles de asistencias del personal ...................................................... 22
5.6.3.
Control de salarios de trabajadores .......................................................... 22
6. MODELO DE CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE NÓMINA......................................................................................................... ..23 7.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................ 24
8.
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................... 25
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0. INTRODUCCION El área de nómina en el interior de una empresa es un sitio bastante importante, debido a que es el lugar encargado de realizar el control de los pagos y salarios a todos y cada uno de los empleados de una determinada empresa, sin importar el tipo de contrato por el cual se encuentren vinculados. En el presente trabajo se busca realizar una identificación, medición y administración de riesgos en el área de nómina, con el fin de disminuir posibles malos manejos o fraudes que se puedan ocasionar en esta dependencia. Se propone mantener un buen seguimiento a todo el personal que es adicionado a la nómina de la empresa, con el fin de conocer las actividades de quien ingresa. Como propósito, se busca brindar a la entidad una visión objetiva acerca del tema de lavado de activos, realidad que se palpa en nuestro país, hecho delictivo que implica permitir al crimen organizado, financiar y mantener sus organizaciones criminales, mientras se realiza un grave daño sobre la reputación de la entidad, así como pérdidas económicas y sociales, al recibir la empresa el ostracismo y criminalización en toda su extensión por parte de las empresas públicas y privadas. Se analizará lo más conveniente para la empresa, buscando darle ideas claras e innovadoras en la lucha contra la filtración de dineros ilícitos, y se buscará revisar que por ningún lado existan políticas empresariales que permitan y den espacios para cometer ilícitos, todo enmarcándolo en el cumplimiento de las leyes y normatividades, incentivando a un mayor estándar de calidad en la gestión y control de riesgos.
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1. 1.1.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Crear un manual de control interno para el área de nómina, en el cual se prevenga el lavado de activos de dicho proceso. 1.2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Proponer un modelo de control interno para evitar el lavado de activos en el proceso de nómina de la empresa INVERSIONES Y CONSTRUCCIONES LA MANSIÓN. Plantear medidas efectivas de control tendientes a la mitigación del riesgo del lavado de dinero. Plantear recomendaciones para que se haga el debido manejo en el proceso de nómina.
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2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Dentro del área contable encontramos que el proceso de nómina es uno de los procesos que conlleva consigo un sin número de riesgos, y por lo tanto, como cualquiera de los procesos financieros, tiene distintas posibilidades de incurrir en operaciones de ilegalidad en el manejo de los recursos, ya sea que “se adquiera, resguarde, invierta, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de inmigrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro o extorsión”`[Ley 599 de 2003], en el caso específico del proceso de nómina encontramos riesgos como lo son el análisis de los perfiles al momento de contratar el personal, el hecho que se pague a cualquier empleado más de lo que se pactó en el contrato, el inadecuado control en la asistencia de trabajadores, y de una forma más general, se pueden presentar fraudes y lavado de dinero filtrados por este proceso. En la actualidad, INVERSIONES Y CONSTRUCCIONES LA MANSION S.A.S, no lleva a cabo procesos que permitan la prevención y la eliminación del riesgo del lavado de activos y financiación del terrorismo en el proceso de la nómina, y la no mitigación de este riesgo, puede ocasionar perjuicios económicos y puede acarrear pérdidas tanto financieras como reputacionales a nivel empresarial. Por la problemática anteriormente descrita, es necesario que los directivos de la empresa actúen de manera diligente para evitar servir de medio en actividades ilícitas, y es indispensable para la organización desarrollar controles y procedimientos que permitan generar pautas para prevenir y detectar el lavado de activos en el proceso de nómina de la empresa.
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3. 3.1.
MARCO TEORICO
LAVADO DE ACTIVOS
Es el proceso por el cual los funcionarios, las personas o las entidades, tratan de darle legalidad a dinero o recursos provenientes de actividades ilegales filtrados mediante el proceso de nómina, estos recursos provenientes de actividades ilícitas como el narcotráfico, extorsión, secuestro, trata de personas y demás actividades consideradas como delito. 3.2.
RIESGOS
El control de riesgos es un área que involucra la observación de toda clase de información y dato que llegue a lo cual el contador deberá usar el mejor juicio y conocimiento profesional adquirido para evaluar el riesgo y diseñar procedimientos tales que permitan asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo. Los tipos de riesgos que existen son: 3.2.1. Riesgo Inherente En los sistemas de contabilidad se busca lograr que: Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorización general o específica de la administración. Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el monto correcto, en las cuentas apropiadas, en las cuentas apropiadas y en el período contable apropiado. El acceso a activos y registros es permitido sólo de acuerdo con la autorización de la administración. Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos razonables y se toma la acción apropiada respecto de cualquier diferencia. 3.2.2. Riesgo de Control La evaluación preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad de una entidad para prevenir o detectar y corregir representaciones erróneas de importancia relativa. Siempre habrá algún riesgo de control a causa de las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad.
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3.2.3. Riesgo de detección El riesgo de detección siempre estará presente porque la mayor parte de la información recaudada siempre es sujeta a errores humanos. 3.3.
AUDITORIA FORENSE
La auditoría forense es una auditoría especializada enfocada en la prevención y detección de un posible fraude financiero a través de dos enfoques, el de prevención y de detección. Así como se detallan a continuación: 3.3.1. Auditoría Forense de prevención La prevención en la auditoría forense busca dar una asesoría a una organización dada, en su capacidad para disuadir, prevenir, detectar y reaccionar ante fraudes financieros. También permite implementar programas y controles anti fraude, así como establecer esquemas de alerta temprana de irregularidades. 3.3.2. Auditoría Forense de detección En esta fase se busca la identificación de la existencia de fraudes mediante la investigación profunda de los mismos, llegando a establecer entre otros aspectos los siguientes:
Cuantía del fraude Efectos directos e indirectos Posible tipificación (según normativa penal aplicable) Presuntos autores, cómplices y encubridores
Los trabajos de una auditoría forense de detección son muy valorados para ponerlos a consideración de la justicia como pruebas, dónde se encargarán de analizar, juzgar y dictar la sentencia respectiva. Este enfoque es reactivo por cuanto implica tomar acciones y decisiones en el presente respecto de fraudes sucedidos en el pasado. 3.4.
CARACTERÍSTICAS DEL AUDITOR FORENSE
El auditor forense debe ser un profesional altamente capacitado, experto conocedor de: contabilidad, auditoría, control interno, administración de riesgos, tributación, finanzas, informática, técnicas de investigación, legislación penal y otras disciplinas.
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En cuanto a su formación personal, el auditor forense debe ser objetivo, independiente, justo, honesto, inteligente, analítico, astuto, sagaz, planificador, prudente y precavido. El auditor forense debe ser intuitivo, debe sospechar permanentemente de todo y de todos, capaz de identificar oportunamente cualquier síntoma de fraude, su trabajo debe ser guiado siempre por el escepticismo profesional. El auditor forense es un profesional valioso y altamente necesario en nuestra actual sociedad, es uno de los llamados a combatir la corrupción financiera, pública y privada. 3.5.
CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA FORENSE
3.5.1. Propósito Prevención y detección del fraude financiero. Debe señalarse que es competencia exclusiva de la justicia establecer si existe o no fraude. El auditor forense llega a establecer indicios de responsabilidades penales que junto con la evidencia obtenida pone a consideración del juez correspondiente para que dicte sentencia. 3.5.2. Alcance El periodo que cubre el fraude financiero sujeto a investigación (auditoría). 3.5.3. Orientación Retrospectiva respecto del fraude financiero auditado; y, prospectiva a fin de recomendar la implementación de los controles de prevención, detección y corrección necesarios para evitar a futuro fraudes financieros. Cabe señalar que todo sistema de control interno proporciona seguridad razonable pero no absoluta de evitar errores y/o irregularidades. 3.5.4. Normatividad Normas de auditoría financiera e interna en lo que fuere aplicable; normas de investigación; legislación penal; disposiciones normativas relacionadas con fraudes financieros. 3.5.5. Enfoque De manera de prevención y/o detección combatir la corrupción financiera, pública y privada.
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4.
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y NÓMINA
4.1.1. Control de lavado de activos en la contratación PROCESO DE CONTRATACIÓN
Convocatoria
Inscripción de Aspirantes
Pruebas
Entrevista
No ¿Aprueba?
Descartado Si
Chequear antecedentes penales y disciplinarios
Solicitar referencias personales
No ¿Cumple requisitos?
Si
¡Contratado!
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4.1.2. Control de lavado de activos en la nómina PROCESO DE NÓMINA
Consta de
Salario
Registro de Nómina
Cálculo de Nómina
No
¿Existen Anomalías?
Pago de Nómina
Revisión de Nómina
Novedades en Nómina
¿Existen Anomalías? Si
Si Realizar Investigación Administrativa
Terminar Indagación
Realizar Investigación Disciplinaria
No
¿Incurre en Falta?
Si
Remitir caso al departamento de jurídica con información de auditoría
Realizar informe y contribuir en investigación
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5. MANUAL PARA EL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN Y NÓMINA La nómina es la suma de todos los registros de salarios para cada empleado, incluyendo sueldo, bonos y deducciones. En términos contables, la nómina se refiere a la suma pagada a los empleados por servicios provistos durante un cierto periodo de tiempo. Por lo tanto esta área es crucial en una compañía pues es considerada el ingreso neto de las compañías y está sujeta a las leyes y regulaciones del país. La misión principal del departamento de nómina es asegurar que todos los empleados sean pagados a tiempo y correctamente, incluyendo las deducciones y retenciones. El lavado de activos, es decir el encubrimiento de dineros obtenidos por medio de actividades ilícitas involucra cualquier área de la compañía, en este caso se elabora el presente manual para realizar un control preventivo de las actividades en el área de nómina de la empresa INVERSIONES Y CONSTRUCCIONES LA MANSION S.A.S que puedan conllevar al lavado de dinero. Debido al origen ilícito de los dineros, estos no se pueden utilizar ni disfrutar. Como los bienes de origen ilícito representan un riesgo de detección de las actividades ilícitas del delincuente, entonces los delincuentes requieren de circuitos económicos para el disfrute de sus ganancias ilícitas. El que comete el delito de lavado de activo busca: Alejar las ganancias ilícitas de cualquier relación con el delito. Borrar el rastro ilícito para evitar cualquier intento de seguimiento. Poner de nuevo a disposición del delincuente las ganancias ilícitas, una vez ocultado su origen y con apariencia de legalidad. El siguiente manual contempla la metodología a seguir en la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo mediante el proceso de nómina. Los procedimientos establecidos son para la mejoría y el desarrollo de las actividades relacionadas con todo el proceso de nómina, que va desde el proceso de selección del personal, hasta el retiro de los funcionarios, y los aspectos relacionados con las distintas prestaciones sociales y demás situaciones administrativas. 5.1.
MARCO GENERAL
Inversiones y Construcciones La Mansión, es una empresa líder en el área de construcción en el municipio de Cajicá, dedicada a la edificación de viviendas y 15
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proyectos industriales. Desde hace 12 años empiezan sus operaciones para brindarles nuevas alternativas a las personas que deseen adquirir obras con altos estándares de calidad y exclusividad. 5.2.
OBJETIVOS ADMINISTRACIÓN RIESGO LAVADO ACTIVOS EN PROCESO NOMINA
5.2.1. Objetivo General Facilitar el cumplimiento de la misión y objetivos de Inversiones y construcciones La Mansión, a través del Sistema de administración del Riesgo de Lavado de Activos en el proceso de nómina. 5.2.2. Objetivos Específicos
Evitar que Inversiones y Construcciones La Mansión sea utilizado para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos destinados a actividades terroristas, mediante el proceso de la nómina. Incorporar los controles necesarios para mitigar el riesgo del Lavado de activos en el proceso de nómina y sus diferentes subprocesos. Comprometer a las personas que laboran en Inversiones y Construcciones La Mansión, en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir y administrar el riesgo del Lavado de activos en el proceso de nómina. Definir los lineamientos para la identificación del riesgo del lavado de activos en el proceso de nómina de Inversiones y Construcciones La Mansión. 5.3.
POLITICAS EN LOS PROCEDIMIENTOS
5.3.1. Procedimientos de selección y nombramiento de personal El procedimiento de selección y nombramiento de personal en INVERSIONES Y CONSTRUCCIONES LA MANSIÓN, establece lo siguiente: 5.3.1.1.
Convocatoria
Se fija formato de convocatoria en un lugar público visible en las instalaciones de la compañía y en la página web con 5 días de anticipación a la fecha de iniciación de la inscripción de aspirantes. 5.3.1.2.
Inscripción de los aspirantes
El jefe de personal procede hacer las inscripciones de los aspirantes mediante la entrega de un formulario de registro para que el aspirante en el término de dos (2) 16
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días hábiles presente el formulario debidamente diligenciado y la entrega de la documentación. El jefe de personal debe hacer el debido estudio de los aspirantes, para determinar si es apto para la vacante, y si tiene el perfil para desempeñar el cargo. 5.3.1.3.
Pruebas
A los ocho (8) días siguientes de fijada la lista de los aspirantes aceptados se realizan las pruebas conducentes para seleccionar el personal que va a ocupar el/los cargo/s requerido/s. 5.3.1.3.1. Pruebas de conocimiento o de capacidad Las pruebas de conocimiento tienen como objetivo evaluar el grado de conocimientos y habilidades adquiridos mediante el estudio, la práctica o el ejercicio. Con este examen se hará por escrito, y se evaluarán las competencias del aspirante y sus conocimientos para desempeñarse en el cargo. 5.3.1.3.2. Pruebas psicométricas Se basan en el análisis del comportamiento humano, sometiéndose a examen bajo condiciones normativas, verificando la aptitud, para intentar generalizar y prever cómo se manifestara ese comportamiento en determinada forma de trabajo. 5.3.1.3.3. Pruebas de personalidad Analizan los rasgos determinados por el carácter (rasgos adquiridos) y por el temperamento (rasgos innatos). Se pretende determinar los rasgos de personalidad como equilibrio emocional, interés, frustraciones, ansiedad, agresividad, nivel de motivación, etc. 5.3.1.3.4. Entrevista La entrevista personal es un factor determinante en la decisión final respecto de la aceptación o no de un candidato al empleo. La entrevista de selección debe ser dirigida con gran habilidad y tacto, para que realmente pueda producir los resultados esperados. El jefe de Recursos Humanos, deberá realizar la entrevista con gran destreza para conocer al aspirante al cargo, y determinar si es una persona fiable y con el perfil para desempeñarse en el cargo que la empresa requiere. Es importante que el jefe de Recursos Humanos estudie en esta etapa si la persona entrevistada cumple con todos los requisitos para desempeñar el cargo, determine que el aspirante sea de fiar para laborar en la empresa, y no tenga
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antecedentes que muestren que pueda ser o haya sido persona que lave activos, narcotraficante, secuestrador o que haya colaborado con grupos al margen de la ley, entre otros. 5.3.1.3.5. Selección Es la etapa final del proceso de selección del trabajador, en el que se decide quién ocupará el puesto. Esta decisión la tomará el jefe de Recursos humanos de la manera más objetiva posible, después de haber evaluado las pruebas, la entrevista y los datos del aspirante, y de haber identificado las habilidades, intereses, aptitudes y personalidad, junto con sus antecedentes y relaciones personales y laborares y según las necesidades de la empresa. En todos los casos, previo a la incorporación de un nuevo funcionario se deberá:
Chequear que su nombre no se encuentre registrado en las listas públicas, o que tenga antecedentes penales o disciplinarios. Solicitar y verificar al menos dos referencias personales, laborales y una bancaria si hubiese.
5.3.2. Procedimientos en registro de nómina
5.3.2.1.
Novedades de Nómina
El responsable de cada área y/o departamento debe suministrar al jefe de recursos humanos un formato con la relación de incidencias o novedades de nómina a las que haya lugar, a más tardar 2 días hábiles anteriores a la fecha de pago de la nómina. Entre estas novedades se deben reportar las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina, horas extras, recargos, entre otras. Los directores de las obras en las que se están llevando a cabo actualmente las construcciones y los responsables de cada área dentro de la oficina principal, deben llevar a cabo un control de asistencia de los trabajadores. Este control se llevará a cabo mediante un formato en donde se verificará la asistencia de cada empleado, el cumplimiento del horario, y se llevará un sistema en el que se defina para cada usuario, vacaciones, turnos de trabajo, calendarios, etc. El responsable de cada área o departamento deberá observar cuidadosamente el comportamiento del personal a su cargo, con la finalidad de detectar e informar situaciones que impliquen posibles comportamientos dudosos o inusuales cambios en el estilo de vida.
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Una vez recibidas las novedades de nómina por parte del jefe de Recursos Humanos, éste deberá verificar su correcta aplicación, y la aprobará para suministrarla al departamento de contabilidad. 5.3.2.2.
Cálculo de nómina
Después de recibidas las novedades de nómina aprobadas y revisadas por el jefe de Recursos Humanos, el auxiliar contable procederá a realizar la nómina según el marco normativo general para salarios y prestaciones que establece lo siguiente: Los literales e) y f), numeral 19 del artículo 150 de la Constitución Política de Colombia. El artículo 12 de la Ley 4ª de1992 El Decreto 1919 de 2002. 5.3.3. Factores constitutivos del salario El artículo 42 del Decreto 1042 de 1978, al referirse al salario, consagra: Además de la asignación básica fijada por la ley para los diferentes cargos, del valor del trabajo suplementario y del realizado en jornada nocturna o en días de descanso obligatorio, constituyen salario todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el empleado como retribución por sus servicios. (Presidencia de la República, 1978, Art. 42).
De acuerdo con lo señalado por el Consejo de Estado (2002) en concepto radicado bajo número 1393, salario es: “La remuneración social más inmediata o directa que el trabajador recibe por la transmisión que hace de su fuerza de trabajo para ponerla a disposición del empleador.” El salario está integrado por los factores estipulados en el artículo 42 del Decreto Ley 1042 de 1978, así: 1. La asignación básica fijada por la ley para los diferentes cargos, 2. El valor del trabajo suplementario y del realizado en jornada nocturna o en días de descanso obligatorio, 3. Incrementos de salario por antigüedad (Prima de antigüedad) 4. Los gastos de representación; 5. La prima técnica; 6. El auxilio de transporte; 7. El subsidio de alimentación; 8. La prima de servicio;(prima semestral) 9. La bonificación por servicios prestados, y
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10. Los viáticos que reciban los funcionarios en comisión, siempre y cuando se hayan percibido por un término no inferior a 180 días en el último año de servicio, de acuerdo con lo consagrado en el artículo 45 del Decreto Ley 1045 de 1978. 5.3.3.1.
Revisión de la nómina
Una vez realizada la nómina, se entrega al gerente administrativo quién revisará que la información del listado de nómina y los soportes sean coincidentes y esté liquidada de acuerdo con la normatividad legal vigente. En caso existir alguna modificación, se canalizará la información al responsable de nómina para la respectiva corrección. El gerente administrativo dará el visto bueno en donde se aprobará la nómina para proceder a la cancelación. 5.3.3.2.
Pago de la nómina
El tesorero recibe la relación de la nómina autorizada por el gerente administrativo y con estos datos se procesa el archivo digital que se enviará al banco indicando el importe neto a consignar o transferir por cada uno de los empleados de la organización. El gerente administrativo, aprobará en el banco los importes de la nómina, corroborando y verificando que sean los valores que están en la nómina ya autorizada; de esta forma se podrá tener un mejor control con los valores que se consignarán a la cuenta de cada empleado. 5.4.
COMPETENCIAS PARA EL CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE NÓMINA
Competencias para controlar el posible lavado de activos en el área de nómina de la empresa INVERSIONES Y CONSTRUCCIONES LA MANSIÓN: La ley 599 del 2000, consagra: Lavado de activos. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, delitos contra el sistema financiero, la administración pública, o vinculados con el producto de los delitos objeto de un concierto para delinquir, relacionadas con el tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derechos sobre tales bienes, o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de seis (6) a quince (15) años y multa de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
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Diplomado en Auditoría Forense Control del lavado de activos en el proceso de nómina Junio 2012 La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada. El lavado de activos será punible aun cuando las actividades que provinieren los bienes, o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o parcialmente, en el extranjero. (Congreso de la República de Colombia, 2000, Art. 323)
Según legislación Colombiana, el lavado de activos es un delito punible, con penas privativas de la libertad. Por lo tanto, la competencia para realizar este manual se basa en los artículos 323, 324, 325, 326, 327 de la mencionada ley, dónde se detallan las acciones que conducen y generan lavado de activos. Cabe destacar que como la nómina es un parte integral dentro del presupuesto y los gastos de la empresa, entonces es un sitio muy vulnerable para ser víctima del lavado de activos. 5.5.
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EN EL PROCESO DE NÓMINA
El riesgo en primer lugar es alto, debido a la existencia de negocios ilícitos en nuestro país (narcotráfico, extorsión, robo, secuestro, tráfico ilegal de armas, tráfico ilegal de recursos naturales). El principal riesgo para el lavado de activos se encuentra en las transacciones de dinero, que para el pago de la nómina es algo básico, dada la necesidad de entrega del dinero adeudado a los trabajadores. El otro factor de riesgo destacable que se debe tener en cuenta en la nómina, es el ingreso de deducciones ilegales filtradas a través de las deducciones en las cuentas que se realizan en la nómina. 5.6.
CONTROLES
Los controles deben ser realizados para poder desarrollar una perspectiva clara de los movimientos que se realizan en la nómina. 5.6.1. Control de perfiles del personal Aquí se determina si las personas que se han contratado cumplen con los requisitos básicos para el cargo al que han sido asignados. Por lo que constantemente debe existir una sinergia entre el departamento de nómina y el departamento de recursos humanos de la empresa, en los cuales se retroalimenten ambos para buscar el mejor personal posible.
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5.6.2. Controles de asistencias del personal Para que las acciones o actividades empresariales se cumplan, es necesario que haya un adecuado registro y control del capital intelectual, mediante la asistencia, es posible evidenciar fallas intencionales o por omisión en la existencia de personal que trabaje de forma irregular en la empresa, para el control de personal o control de colaboradores es necesario integrar una serie de procedimientos con el fin de registrar y controlar al personal que trabaja en una empresa o institución. En primer lugar, los medios físicos conocidos como los terminales de control de personal, tales como terminales de control de presencia, control de asistencia, control de horario o relojes de fichar. Estos sistemas tienen definidos para cada usuario registrado, unos calendarios, horarios, vacaciones, turnos de trabajo, etc. en que el usuario registrado tiene permiso. El control de personal permite gestionar el saldo de horario de cada trabajador, permisos laborales, horas extras, asistencia y control de turnos, con lo que en primer lugar se determinan los salarios para ser liquidados en nómina de acuerdo con la intensidad horaria de cada trabajador, y por otra parte determinar qué trabajadores incurren en faltas graves de asistencia, que sean reportadas a recursos humanos para considerar si esta persona se encuentra percibiendo remuneraciones sin cumplir con los lineamientos empresariales, lo que los hará inmediatamente producto de seguimiento laboral. 5.6.3. Control de salarios de trabajadores Para los trabajadores de la empresa, se establece un escalafón de salarios de acuerdo con las prácticas tradicionales de las empresas del sector, tanto para profesionales de las ramas afines, es decir, ingenierías, administrativas y para los técnicos, tecnólogos y miembros del sector operativo. Si se descubren desfases salariales, es decir, personal que dada su hoja de vida, y trayectoria, no cumplan con los mínimos que se requieren, deben ser objeto de un seguimiento, para determinar si fue un error del sector de recursos humanos su contratación en dicho sitio, o si deliberadamente se encuentra allí por otra condición, que lo hará objeto de una investigación para determinar discrepancias.
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6. MODELO DE CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS EN EL PROCESO DE NÓMINA Se propone la creación de un modelo de control de lavado de activos en la empresa, que consta de tres fases, explicadas previamente: -
Control de perfiles del personal Control de asistencias del personal Control del salario de los trabajadores
PROCESO DE NÓMINA
Control de perfiles del personal
Control de asistencias del personal
Control del salario de los trabajadores
¿Existen Discrepancias?
SI
NO
Realizar Seguimiento
Terminar Proceso
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Diplomado en Auditoría Forense Control del lavado de activos en el proceso de nómina Junio 2012
7.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Para el proceso contable de la nómina se requieren realizar pagos a todo el personal. El hecho de manejar dinero líquido, inmediatamente convierte a esta actividad en propicia para realizar movimientos que permitan el encubrimiento de actividades ilegales de lavado de activos. La empresa INVERSIONES Y CONSTRUCCIONES LA MANSION en la actualidad no maneja un sistema de control de lavado de activos en el proceso de nómina, por eso la necesidad de llevar a seguir los lineamientos del manual y llevar a cabo los modelos de control. El proceso de contratación y nómina, es un proceso indispensable para la compañía, en el que se pueden filtrar dineros ilícitos, por los que se requiere llevar controles para mitigar este riesgo. Se deben realizar trabajos de identificación y control de riesgos de lavado de activos en el proceso de nómina, muy de la mano con los departamentos de recursos humanos. Se deben reportar todas las actividades sospechosas e irregulares como parte de la ética integral como contador público, dejando constancia de estos hechos así en ramas superiores de la empresa se estén orquestando actividades ilícitas.
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8. BIBLIOGRAFÍA Congreso de la República (2000). Ley 599. Bogotá D.C.: Gaceta Oficial Bareño-Dueñas, Sandra Milena (2009). Mecanismos de contabilidad para prevenir y detectar el lavado de activos en Colombia. Cuadernos de Contabilidad, 10 (27), 341-357. Bancolombia S.A. Manual de políticas y procedimientos del SARLAFT. Vicepresidencia de gobierno corporativo. 2012 GRUPO BANCOLOMBIA Rodríguez-Cárdenas, Juan Pablo (2004). USA Patriot Act o Ley Patriótica: una norma que va más allá de las fronteras de los Estados Unidos. En Auditoría forense en la investigación criminal de lavado de dinero y activos. Bogotá: Editorial ECOE. Rodríguez-Cárdenas, Juan Pablo (2004). El lavado de activos culposo o imprudente y sus implicaciones en el sector financiero. Revista Con-texto, Revista de Derecho y Economía, 8 (18), 75-86. Badillo, Jorge (2007). Auditoría forense. [En línea]. Recuperado el 20 de mayo de 2012. Cano, Miguel Antonio & Lugo, Danilo (2005). Auditoría forense en la investigación criminal del lavado de dinero y activos. Bogotá: ECOE Ediciones Cano, Miguel Antonio (2000). Prácticas contables para detectar el lavado de activos. Bogotá: G&D Impresores. Rodríguez-Castro, Braulio (2002). Una aproximación a la auditoría forense. Cuadernos de Contabilidad, Una profesión que está cambiando, 3 (17), 233-300 Maldonado, Milton (2003). Auditoría forense: prevención e investigación de la corrupción financiera. Quito: Editora Luz de América. Osorio, Luis Camilo (2004). Cuarto Congreso Panamericano en Prevención y control del Lavado de Activos [en línea]. Recuperado el 26 de marzo de 2007.
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